Wprowadzenie instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2018.16

Akt utracił moc

Wersja od: 29 marca 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 22 maja 2018 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2017 r. poz. 2336 oraz z 2018 r. poz. 650 i 858) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się Instrukcję obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 39 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. Urz. KRUS poz. 43).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA OBIEGU, KONTROLI I PRZECHOWYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W CENTRALI KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

Spis treści

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Rozdział 2 Cechy i funkcje dowodów księgowych

Rozdział 3 Warunki prawidłowości dowodów księgowych

Rozdział 4 Rodzaje dowodów księgowych, zasady ich sporządzania i obiegu

Rozdział 5 Zasady kontroli dowodów księgowych

Rozdział 6 Obieg dowodów księgowych

Rozdział 7 Przechowywanie dowodów księgowych

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. W celu zapewnienia kontroli finansowej ponoszonych kosztów, terminowości przekazywania dokumentacji księgowej, zapewnienia terminowości regulowania zobowiązań finansowych, ustala się zasady przyjmowania, sprawdzania i przechowywania dowodów księgowych.

§ 2. Instrukcja obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwana dalej "Instrukcją", określa tryb i zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów powodujących skutki prawne, gospodarcze i finansowe oraz kompetencje i odpowiedzialność związaną z prawidłowym, rzetelnym opracowywaniem dowodów od momentu ich wystawienia lub wpływu z zewnątrz do chwili ich przekazania do archiwum zakładowego w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "KRUS".

§ 3. Zagadnienia nie objęte niniejszą Instrukcją regulują odrębne przepisy, które na dzień sporządzenia Instrukcji są następujące:

1) zarządzenie nr 9 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

2) zarządzenie nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

3) zarządzenie nr 13 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 27 maja 2015 r. w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasad wymiany samochodów osobowych w Centrali, Oddziałach Regionalnych wraz z podległymi Placówkami Terenowymi Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, z późn. zm.);

4) zarządzenie nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie zasad rachunkowości;

5) zarządzenie nr 36 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 3 sierpnia 2016 r. w sprawie realizacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, z późn. zm.;

6) zarządzenie nr 24 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 1 czerwca 2017 r. w sprawie realizacji zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych;

7) zarządzenie nr 30 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 1 czerwca 2017 r. w sprawie zagranicznych wyjazdów służbowych, rozliczenia kosztów zagranicznych wyjazdów służbowych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

8) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.);

9) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.);

10) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.);

11) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, z późn. zm.);

12) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca z 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.);

13) rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109);

14) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2011 r. Nr 298, poz. 1766, z późn. zm.);

15) rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 6 października 2006 r. w sprawie trybu zgłaszania kandydatów na członków Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników oraz regulaminu i zasad wynagradzania jej członków (Dz. U. z 2006 r. Nr 189 poz. 1394, z późn. zm.);

16) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922, z późn, zm.);

17) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.).

§ 4. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) kierownik jednostki - Prezes KRUS;

2) zastępca Prezesa - I Zastępca Prezesa KRUS, II Zastępca Prezesa KRUS, III Zastępca Prezesa KRUS;

3) osoba delegująca - Prezes KRUS, Zastępca Prezesa KRUS, kierownik komórki organizacyjnej w Centrali KRUS;

4) osoba delegowana - Prezes KRUS, Zastępca Prezesa KRUS, kierownik komórki organizacyjnej w Centrali KRUS, pracownik Centrali KRUS;

5) osoba upoważniona - osoba upoważniona przez Prezesa KRUS;

6) komórki organizacyjne - biuro, zespół, stanowisko pracy;

7) rzeczowe składniki majątku trwałego - środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, pozostałe środki trwałe, pozostałe wartości niematerialne i prawne.

Rozdział  2

Cechy i funkcje dowodów księgowych

§  5. 

1. Dowód księgowy jest dokumentem stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Dowód księgowy określa zdarzenie podmiotowo i przedmiotowo, a jednocześnie wymiar liczbowy zdarzenia: ilościowo lub ilościowo-wartościowo. Dowód księgowy może dotyczyć: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia lub zniszczenia środków rzeczowych oraz wszelkich operacji finansowych, gotówkowych lub bezgotówkowych.

2. Dowodem księgowym jest dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej.

Prawidłowo i starannie sporządzony dowód księgowy jest podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych oraz stwarza podstawy zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanej operacji gospodarczej.

3. Do normatywno-prawnych cech dowodu księgowego zalicza się:

1) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (tzn. dokumentuje zdarzenia lub stany w dowolnym miejscu i czasie);

2) trwałość wpisanej treści i liczb (tzn. powinien być sporządzony w sposób trwały zapobiegający usunięciu, wymazaniu, przeprawieniu lub ich wyblaknięciu z upływem czasu);

3) rzetelność danych (tzn. zgodność z rzeczywistością; dane w dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący);

4) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (tzn. że na jednym dowodzie księgowym można dokumentować tylko operacje tego samego rodzaju);

5) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (tzn. że dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną w każdym miesiącu roku obrotowego, zgodnie z podziałem określonym w Zasadach Rachunkowości Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, wprowadzonymi zarządzeniem Prezesa KRUS. Numer powinien określać powiązanie dowodu księgowego z zapisami w księgach rachunkowych, nadawany z uwzględnieniem rodzaju dowodu oraz chronologii. Zabrania się oznaczać tym samym numerem dwóch lub więcej dowodów księgowych jednorodnych;

6) kompletność danych (tzn. że dowód księgowy musi zawierać wszystkie dane wynikające z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości);

7) chronologiczność wystawianych kolejno dowodów księgowych (tzn. kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym; prawo nie pozwala antydatować dowodów księgowych);

8) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (tzn. obowiązek tworzenia dowodu księgowego według ustalonego wzoru, o nazwie dokładnie określonej, łatwej do zidentyfikowania np. nazwa, numer, ewentualnie symbol literowy lub alfa- numeryczny);

9) poprawność formalna (tzn. że dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami);

10) poprawność merytoryczna (tzn. zgodność danych na dowodzie księgowym ze stanem rzeczywistym; zgodność operacji z podjętymi decyzjami, planem), celowość operacji, uzasadnienie gospodarcze, rzetelność przeprowadzenia operacji. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej;

11) poprawność rachunkowa (tzn. że dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych);

12) podmiotowość dowodu księgowego (tzn. że każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej).

4. Każdy dowód księgowy pełni następujące funkcje:

1) dokumentu, co oznacza, że wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentacji jednostki;

2) dowodową, co oznacza, że opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym, ilościowym bądź ilościowo-wartościowym - jest to dowód w sensie prawa materialnego;

3) księgową, co oznacza, że dowód ten jest podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych;

4) informacyjną, co oznacza, że dane wynikające z tych dowodów, pogrupowane (zaksięgowane) w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawę ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach dostarczają informacji o poszczególnych operacjach;

5) kontrolną, co oznacza, że pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

Rozdział  3

Warunki prawidłowości dowodów księgowych

§  6. 

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji i jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i pkt 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

3. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

4. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", na które składają się dowody:

1) zewnętrzne obce - oryginały lub ich duplikaty otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - kopie, oryginały przekazywane są kontrahentom;

3) wewnętrzne - oryginały, dotyczące operacji wewnątrz jednostki, w której uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki (np. polecenie księgowania PK, lista płac, polecenie wyjazdu służbowego, OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku, PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych), LT1 - likwidacja całkowita składnika majątku).

5. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące - "noty księgowe" służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowania zapisów;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, dotyczące przeksięgowań np. przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.

6. Zbiorczy dowód księgowy służący do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów powinien:

1) zawierać co najmniej określenie komórki organizacyjnej jednostki wystawiającej dowód, nazwę zestawienia, datę lub okres, którego dotyczą objęte nim dowody, kwoty do księgowania, podpisy osoby sporządzającej, sprawdzającej oraz zatwierdzającej dokument;

2) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze lub finansowe dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części;

3) zapewnić sprawdzalne powiązania ujętych w nim kwot z dowodami, na podstawie których zbiorczy dowód został sporządzony, przez pojedyncze wymienienie wszystkich dowodów źródłowych.

7. Komórka organizacyjna, która składa dokument powinna zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

8. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie lub w załączniku do dowodu chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej przyjmuje się kurs waluty po jakim wyceniono zaliczkę (kurs zakupu waluty).

9. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały.

10. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w ust. 1 oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

11. Błędy w księgowych dowodach źródłowych zewnętrznych można korygować jedynie zgodnie z art. 106j i art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

12. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane, zarówno poprzez wystawienie odpowiedniego dowodu korygującego, jak również poprzez czytelne skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, umieszczenie daty dokonania poprawki i złożenie podpisu przez osobę do tego upoważnioną (nie można poprawiać pojedynczych cyfr).

Rozdział  4

Rodzaje dowodów księgowych, zasady ich sporządzania i obiegu

§ 7. W Centrali KRUS stosowane są różnego rodzaju dowody księgowe. Do podstawowych grup rodzajowych dowodów księgowych należą:

1) dowody zewnętrzne obce, do których w szczególności zaliczamy:

a) faktury, duplikaty faktur, faktury korygujące, rachunki,

b) polisy ubezpieczeniowe dotyczące osób oraz majątku,

c) deklaracja na podatek od nieruchomości,

d) decyzje i inne dokumenty o podobnym charakterze wynikające z przepisów prawa, rodzące skutki finansowe dla Centrali KRUS;

2) dowody zewnętrzne własne, do których w szczególności zaliczamy:

a) faktury,

b) noty obciążeniowe i uznaniowe,

c) noty korygujące;

3) dowody wewnętrzne, które dzielimy na:

a) dowody płacowe:

– listy wypłat wynagrodzeń osobowych,

– listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych,

– listy wypłat wynagrodzeń i zwrotu kosztów podróży członkom Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników,

– listy wypłat zasiłku z ubezpieczenia społecznego,

– listy wypłat z innych tytułów (np. Zakładowy fundusz Świadczeń Socjalnych, zwany dalej "ZFŚS", dofinansowanie zakupu okularów),

– zbiorcze zestawienie z list wypłat,

– karta wynagrodzenia pracownika,

b) dowody księgowe dotyczące majątku trwałego, do których zalicza się:

– dokument OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku,

– dokument OT2+ zwiększenie wartości składnika majątku - ulepszenie,

– dokument PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych

i prawnych, pozostałych środków trwałych),

– dokument PT2- przekazanie części składowej składnika majątku,

– dokument PT1+ przyjęcie składnika majątku,

– dokument PT2+ przyjęcie części składowej składnika majątku,

– dokument LT1- likwidacja całkowita składnika majątku,

– dokument LT2- likwidacja częściowa składnika majątku,

– protokół Komisji ds. Złomowania w zakresie złomowania składników rzeczowego majątku ruchomego,

– informacja o wysokości kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

c) dowody inwentaryzacyjne, do których zalicza się:

– arkusze spisu z natury, które stają się drukami ścisłego zarachowania w chwili wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

– zatwierdzony protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych wraz z zestawieniami różnic,

– sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji,

d) dowody bankowe, do których zalicza się:

– zlecenie sprzedaży zagranicznych środków płatniczych,

– zlecenie skupu/wpłaty zagranicznych środków płatniczych,

– polecenie przelewu,

– wyciąg bankowy rachunku bieżącego, pomocniczego (do przekazania środków w depozyt terminowy u Ministra Finansów),

– wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej, OVN;

e) dowody księgowe rozliczeniowe, do których w szczególności zalicza się:

– wniosek o zaliczkę,

– rozliczenie zaliczki,

– polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego,

– dyspozycja przelewu,

– polecenie księgowania PK,

– "dokument wewnętrzny nr... ".

§  8. 

1. Dowody zewnętrzne obce, takie jak: faktury, duplikaty faktur, faktury korygujące, rachunki, służą do udokumentowania dostawy materiałów lub wykonania robót lub usług oraz rozliczenia finansowego z kontrahentem.

W przypadku otrzymania faktur, których treść jest niezgodna z zawartymi umowami, postępowanie wyjaśniające prowadzą komórki organizacyjne, które dokonują zakupu materiałów lub usług.

2. Opracowanie i obieg:

1) dostawca przesyła oryginał dokumentu lub jego duplikat nabywcy (odbiorcy);

2) dokument podlega procedurze kontroli opisanej w § 38 Instrukcji;

3) fakturę korygującą lub notę korygującą sporządza dostawca i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Potwierdzenia wymagają faktury korygujące, które zmniejszają podstawę opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze. Potwierdzenia odbioru faktury korygującej dokonują upoważnione osoby w komórkach organizacyjnych w Centrali KRUS i przesyłają potwierdzony egzemplarz do wystawcy faktury;

4) faktura korygująca podlega kontroli i zatwierdzeniu analogicznie jak faktura oraz przekazaniu do Biura Finansowego, gdzie stanowi podstawę zapisów księgowych. W przypadku oczekiwania na fakturę korygującą, komórka organizacyjna w Centrali KRUS dokonuje opisu merytorycznego błędnie wystawionej faktury i przekazuje ją do Biura Finansowego, w celu ujęcia dokumentu w ewidencji księgowej;

5) realizacja następuje w formie przelewu bankowego. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z poszczególnymi fakturami, rachunkami, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia ........." i składa własnoręczny podpis.

§  9. 

1. Dowody zewnętrzne własne służą do udokumentowania transakcji sprzedaży aktywów lub świadczenia usług oraz rozliczenia finansowego z odbiorcą. Treść i forma dokumentów musi spełniać wymagania zawarte w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokumenty sprzedaży sporządza pracownik Biura Finansowego w trzech egzemplarzach tj.: oryginał dla odbiorcy, jedna kopia dla rejestracji podatku VAT, druga kopia dla zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego;

2) pracownik Biura Finansowego prowadzi zbiorczy rejestr sprzedaży i zakupu VAT na podstawie faktur wystawianych przez Centralę KRUS i oddziały regionalne KRUS oraz sporządza zbiorczą deklarację podatku VAT;

3) fakturę korygującą sporządza w 3 egzemplarzach upoważniony pracownik Biura Finansowego i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Odbiorca przesyła potwierdzony egzemplarz do Biura Finansowego;

4) noty księgowe obciążeniowe i uznaniowe wystawiane między jednostkami organizacyjnymi Kasy lub kontrahentami dotyczące refundacji kosztów wystawia pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego.

Noty podpisuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona oraz kierownik właściwej komórki organizacyjnej lub osoba upoważniona.

Noty obciążeniowe dotyczące odsetek z tytułu nieterminowej płatności oraz noty dotyczące Funduszu Emerytalno - Rentowego wystawia pracownik zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego.

Noty podpisuje Wicedyrektor ds. finansowych Biura Finansowego lub osoba upoważniona i Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona;

5) noty obciążeniowe z tytułu kar i odsetek umownych wystawiają pracownicy komórek organizacyjnych dokonujący kontroli merytorycznej faktur lub rachunków dokumentujących zakupy. Noty podpisuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona oraz kierownik właściwej komórki organizacyjnej lub osoba upoważniona;

6) noty korygujące do faktur otrzymanych od kontrahentów w zakresie przewidzianym w Ustawie z dnia 11 marca 20°4 r. o podatku od towarów i usług, wystawia pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego. Noty podpisuje Wicedyrektor ds. finansowych Biura Finansowego lub osoba upoważniona.

§  10. 

1. Lista płac wynagrodzeń osobowych stanowi udokumentowanie naliczenia i wypłaty wynagrodzenia oraz dokonania potrąceń pracownikom Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg:

1) listy płac sporządzane są w jednym egzemplarzu przez pracownika zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego na podstawie posiadanych kopii umów o pracę, zatwierdzonych wniosków premiowych, pism Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi w przypadku: należnych jubileuszy, odpraw emerytalno-rentowych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zaświadczeń w przypadku usprawiedliwionych nieobecności w pracy, pism Biura Administracji i Inwestycji w przypadku: wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej oraz ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;

2) podstawę dokonania potrącenia egzekwowanych kwot z wynagrodzenia pracownika stanowi tytuł wykonawczy dotyczący egzekucji sądowej lub administracyjnej, dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia dokonywane są za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie;

3) obliczenia wynagrodzeń oraz dokonania potrąceń z wynagrodzeń dokonuje pracownik zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego;

4) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi lub osoba upoważniona, w przypadku wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej oraz ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych dyrektor Biura Administracji i Inwestycji lub osoba upoważniona;

5) wstępnej kontroli listy płac dokonuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona, a zatwierdza kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

6) wynagrodzenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

7) listy płac są przechowywane w Biurze Finansowym do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego Centrali KRUS.

§  11. 

1. Lista wypłat wynagrodzeń bezosobowych służy do wyliczenia wynagrodzeń za prace wykonane w ramach umów zleceń i umów o dzieło.

2. Opracowanie i obieg:

1) listę wypłat wynagrodzeń bezosobowych sporządza w jednym egzemplarzu pracownik zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego, na podstawie wystawionego rachunku, uprzednio sprawdzonego i zatwierdzonego do wypłaty, zgodnie z zawartą umową- zleceniem lub umową o dzieło. Sporządzenie i podpisanie rachunku przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej jest równoznaczne z wydaniem dyspozycji sporządzenia listy płac wynagrodzenia bezosobowego w celu dokonania wypłaty;

2) listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych podpisuje pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, kontrolę merytoryczną wykonuje kierownik komórki organizacyjnej, który zawarł umowę i zaciągnął zobowiązanie finansowe, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy wypłat wynagrodzeń dokonuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona, a zatwierdza kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

4) wypłata następuje w formie przelewu bankowego. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z listą wynagrodzeń bezosobowych, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia ........." i składa własnoręczny podpis;

5) listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych są przechowywane w Biurze Finansowym do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego Centrali KRUS.

§  12. 

1. Lista wypłat wynagrodzeń członkom Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników zwanej dalej "Radą Rolników" oraz zwrot kosztów podróży stanowi dokument wypłaty świadczeń za udział w posiedzeniu Rady Rolników, prezydium Rady Rolników oraz Komisji Rady Rolników. Zasady wynagradzania członków Rady Rolników określa rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 6 października 2006 r. w sprawie trybu zgłaszania kandydatów na członków Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników oraz regulaminu i zasad wynagradzania jej członków.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego, na podstawie pisma Zespołu Obsługi Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników z dołączoną listą obecności członków na posiedzeniu Rady Rolników, Prezydium Rady Rolników lub Komisji Rady Rolników. Zwrot kosztów podróży następuje na podstawie oświadczeń, złożonych przez członków Rady Rolników. Pracownik sporządzający listę wypłat wynagrodzeń podpisuje ją pod względem rachunkowym;

2) listę wypłat wynagrodzeń pod względem merytorycznym podpisuje osoba upoważniona, kontroli wstępnej dokonuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona, a zatwierdza kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

3) wypłata następuje w formie przelewu bankowego. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia ..." i składa własnoręczny podpis;

4) listy wypłat wynagrodzeń są przechowywane w Biurze Finansowym do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego Centrali KRUS.

§  13. 

1. Lista wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego stanowi dokument będący podstawą do wypłaty świadczeń za czas zwolnień lekarskich.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego na podstawie zwolnień lekarskich;

2) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi lub osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy płac dokonuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona, a zatwierdza kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

4) wynagrodzenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

5) listy płac są przechowywane w Biurze Finansowym do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego Centrali KRUS.

§  14. 

1. Lista wypłat z innych tytułów sporządzana jest w celu udokumentowania wypłat pieniężnych z ZFŚS (np. zapomogi, wyprawki) oraz częściowego dofinansowania zakupu okularów przez pracowników. Podstawą sporządzenia listy częściowego dofinansowania zakupu okularów przez pracowników jest pismo Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi wraz z załączoną do mego fakturą lub rachunkiem potwierdzającym zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze.

Wypłaty świadczeń finansowanych z ZFŚS dokonuje się na podstawie pisma Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego na podstawie pisma Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi;

2) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym dyrektor Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi lub osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy płac dokonuje Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona, a zatwierdza kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

4) świadczenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

5) listy płac są przechowywane w Biurze Finansowym do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego Centrali KRUS.

§  15. 

1. Zbiorcze zestawienie listy wypłat stanowi podstawę do księgowania kosztów wynagrodzeń osobowych, wynagrodzeń bezosobowych, wynagrodzeń członków Rady Rolników i z innych tytułów,

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument jest drukowany z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR;

2) dokument podpisuje osoba sporządzająca oraz Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona.

§  16. 

1. Karta wynagrodzenia pracownika służy do całorocznej ewidencji wynagrodzeń pracownika. Powinna zawierać wszystkie składniki naliczenia i potrąceń, jakie wykazano w listach płac. Na karcie winny być odnotowane także otrzymane świadczenia z ubezpieczenia społecznego lub świadczenia otrzymane z innych tytułów. Karta wynagrodzeń jest pomocniczym dokumentem odzwierciedlającym naliczone wynagrodzenia, dokonane potrącenia z tytułu składek społecznych, podatków i innych.

2. Opracowanie i obieg: karty wynagrodzenia pracowników (w jednym egzemplarzu) prowadzi pracownik zespołu ds. rachuby płac Biura Finansowego.

§  17. 

1. Dokument OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku stanowi potwierdzenie faktu przyjęcia do użytkowania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

2. Podstawę wystawienia dokumentu OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku stanowią:

1) faktura lub rachunek - w sytuacjach nie wymagających odbioru technicznego;

2) protokół odbioru oraz faktura lub rachunek - w przypadkach wymagających odbioru technicznego; jeżeli zakup dotyczy sprzętu i oprogramowania komputerowego członkiem komisji jest pracownik Biura Informatyki i Telekomunikacji;

3) faktura lub rachunek wraz z protokołem odbioru - przy zakupach połączonych z montażem;

4) protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji - w przypadku inwestycji budowlano-montażowych;

5) protokół ustalenia różnic inwentaryzacyjnych - w przypadku ujawnienia środków trwałych w trakcie inwentaryzacji.

3. Opracowanie i obieg:

1) dokument OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku wystawia w dwóch egzemplarzach pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, z przeznaczeniem:

a) jeden egzemplarz (oryginał) dla zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego,

b) jeden egzemplarz dla wystawcy dowodu;

2) dokument OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku podpisuje osoba upoważniona, która dokonała odbioru składnika majątkowego od dostawcy oraz osoba, której powierzono pieczę nad składnikiem majątkowym przyjętym do użytkowania;

3) zatwierdzony dokument OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku jest przekazywany do Biura Finansowego i stanowi podstawę zapisów w ewidencji księgowej.

4. Ewidencję analityczną środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzi pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Zapisy w ewidencji dokonywane są w porządku chronologicznym, z jednoczesnym nadaniem środkowi trwałemu odpowiedniego numeru inwentarzowego. Numery te są nadawane obiektom inwentarzowym na cały okres ich użytkowania tak, aby przy ich pomocy można było zidentyfikować dany obiekt. Ewidencja zawiera takie elementy jak: numer inwentarzowy, nazwę i charakter obiektu, wartość początkową, przychód, rozchód, uwagi.

5. Dokumenty OT1+ przyjęcie nowego składnika majątku wystawia się na poszczególne obiekty otrzymane z inwestycji i przyjmuje się do ewidencji według grup i rodzajów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 r. poz. 1864).

6. W przypadku zakupu działek, budynków, gruntów i lokali, przeniesienie własności nieruchomości na kupującego następuje z chwilą podpisania przez notariusza umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego. Podstawą przyjęcia na ewidencję środków trwałych nieruchomości jest akt notarialny. Faktura VAT /faktura/ lub rachunek stanowi tylko podstawę rozliczenia między stronami, a zarazem dowód księgowy w postępowaniu podatkowym.

7. W sytuacji, gdy Biuro Administracji i Inwestycji finansuje ze środków Funduszu Administracyjnego Centrali KRUS inwestycje budowlane dla potrzeb oddziałów regionalnych KRUS, pracownik Biura Administracji i Inwestycji Centrali KRUS sporządza rozliczenie inwestycji i wykaz pierwszego wyposażenia. Wykaz stanowi podstawę wprowadzenia wyposażenia do ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w oddziałach regionalnych KRUS, po potwierdzeniu przyjęcia do ewidencji i przesłaniu do Centrali KRUS. Wykaz stanowi podstawę do rozliczenia nakładów inwestycyjnych ujętych na koncie księgowym 080.

8. W przypadku centralnych zakupów składników majątkowych bezpośrednio do oddziałów regionalnych KRUS, każda jednostka organizacyjna otrzymuje fakturę, na podstawie której sporządza dokument OT1 i przyjęcie nowego składnika majątku i wprowadza do ewidencji.

§  18. 

1. Dokument OT2+ zwiększenie wartości składnika majątku - ulepszenie, wystawiany jest jeżeli nakłady poniesione na ulepszenie danego składnika majątku są w skali roku równe, bądź wyższe od istotnej wartości początkowej środka trwałego. Rodzaje ulepszeń: rozbudowa, przebudowa, modernizacja, rekonstrukcja.

2. Podstawę wystawienia dokumentu OT2+ zwiększenie wartości składnika majątku - ulepszenie stanowią:

1) faktura lub rachunek - w sytuacjach nie wymagających odbioru technicznego;

2) protokół odbioru oraz faktura lub rachunek - w przypadkach wymagających odbiorą technicznego; jeżeli ulepszenie dotyczy sprzętu komputerowego członkiem komisji jest pracownik Biura Informatyki i Telekomunikacji;

3) faktura lub rachunek wraz z protokołem odbioru - przy ulepszeniach połączonych z montażem; protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji - w przypadku inwestycji budowlano-montażowych.

3. Opracowanie i obieg:

1) dokument OT2+ zwiększenie wartości środka trwałego - ulepszenie wystawia w dwóch egzemplarzach pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, z przeznaczeniem:

a) jeden egzemplarz (oryginał) dla zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego,

b) jeden egzemplarz dla wystawcy dowodu;

2) dokument OT2+ zwiększenie wartości składnika majątku - ulepszenie, podpisuje osoba upoważniona, która dokonała odbioru składnika majątkowego po ulepszeniu oraz osoba, której powierzono pieczę nad składnikiem majątku który uległ ulepszeniu;

3) zatwierdzony dokument OT2+ zwiększenie wartości składnika majątku - ulepszenie jest przekazywany do Biura Finansowego i stanowi podstawę zapisów w ewidencji księgowej.

§  19. 

1. Dokument PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych) wystawiany jest w momencie nieodpłatnego przekazania składnika majątku przez Centralę KRUS do oddziału regionalnego KRUS lub z oddziału regionalnego KRUS do Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych) wystawia pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w czterech egzemplarzach:

a) dwa egzemplarze dla odbierającego,

b) dwa egzemplarze dla przekazującego;

2) dokument podpisuje dyrektor Biura Administracji i Inwestycji lub osoba upoważniona oraz Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona;

3) dokument PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych) zostaje wysłany do oddziału regionalnego KRUS celem potwierdzenia odbioru;

4) w oddziale regionalnym KRUS na dowód przyjęcia składnika majątkowego, wystawia się dokument PT1+ przyjęcie składnika majątku, który podpisują osoby do tego upoważnione;

5) dwa egzemplarze dowodu PT1- przekazanie (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych) zostają zwrócone do Centrali KRUS z czego jeden egzemplarz dokumentu /oryginał/ przekazywany jest do Biura Finansowego celem zdjęcia z ewidencji księgowej, jeden egzemplarz pozostaje w Biurze Administracji i Inwestycji u osoby zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

§  20. 

1. Dokument PT2- przekazanie części składowej składnika majątku wystawiany jest w momencie nieodpłatnego przekazania części składowej składnika majątku przez Centralę KRUS do oddziału regionalnego KRUS lub z oddziału regionalnego KRUS do Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg: dokument PT2- przekazanie części składowej składnika majątku, wystawia pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w czterech egzemplarzach:

a) dwa egzemplarze dla odbierającego,

b) dwa egzemplarze dla przekazującego;

2) dokument podpisuje dyrektor Biura Administracji i Inwestycji lub osoba upoważniona oraz Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona;

3) dokument PT2- przekazanie części składowej składnika majątku, zostaje wysłany do oddziału regionalnego KRUS celem potwierdzenia przyjęcia;

4) w oddziale regionalnym KRUS na dowód przyjęcia składnika majątkowego, wystawia się dokument PT1+ przyjęcie składnika majątku, który podpisują osoby do tego upoważnione;

5) dwa egzemplarze dowodu PT2- przekazanie części składowej składnika majątku zostają zwrócone do Centrali KRUS, z czego jeden egzemplarz dokumentu /oryginał/ przekazywany jest do Biura Finansowego i stanowi podstawę zapisu w ewidencji księgowej, jeden egzemplarz pozostaje w Biurze Administracji i Inwestycji u osoby zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

§  21. 

1. Dokument PT1+ przyjęcie składnika majątku, wystawiany jest w przypadku nieodpłatnego przyjęcia składnika majątku przez Centralę KRUS z oddziału regionalnego KRUS lub przez oddział regionalny KRUS od Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg - dokument PT1+ przyjęcie składnika majątku wystawia pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w dwóch egzemplarzach:

1) jeden egzemplarz dokumentu /oryginał/ przekazywany jest do Biura Finansowego celem ujęcia w ewidencji księgowej;

2) jeden egzemplarz pozostaje w Biurze Administracji i Inwestycji u osoby zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

§  22. 

1. Dokument PT2+ przyjęcie części składowej składnika majątku, wystawiany jest w przypadku nieodpłatnego przyjęcia części składowej składnika majątku przez Centralę KRUS z oddziału regionalnego KRUS lub przez oddział regionalny KRUS od Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg - dokument PT2+ przyjęcie części składowej składnika majątku wystawia pracownik Biura Administracji i Inwestycji zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w dwóch egzemplarzach:

1) jeden egzemplarz dokumentu /oryginał/ przekazywany jest do Biura Finansowego celem ujęcia w ewidencji księgowej;

2) jeden egzemplarz pozostaje w Biurze Administracji i Inwestycji u osoby zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

§ 23. Dokument LT1- likwidacja całkowita składnika majątku lub LT2- likwidacja częściowa składnika majątku, wystawia się w przypadku wycofania i postawienia w stan likwidacji z powodu: zniszczenia, kradzieży, zużycia, sprzedaży lub nieopłacalności dalszej eksploatacji, środka trwałego, wartości niematerialnej i prawnej, pozostałych środków trwałych.

Z uwagi na fakt, iż zaprzestanie używania składnika majątku nie zawsze oznacza jego faktyczną likwidację, występują dwa etapy likwidacji składnika majątku:

- likwidacja księgowa,

- likwidacja fizyczna.

Likwidacja księgowa polega na wyksięgowaniu danego składnika majątku z konta 011 i 070 lub z konta 013 i 072 lub z konta 020 lub 021 i 071. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę zapisów księgowych oraz powodującym postawienie składnika majątku w stan likwidacji jest dowód LT1- likwidacja całkowita składnika majątku lub LT2- likwidacja częściowa składnika majątku, sporządzany przez upoważnionego pracownika Biura Administracji i Inwestycji i podpisany przez kierownika jednostki.

Do czasu fizycznej likwidacji składników majątkowych postawionych w stan likwidacji ich wartość początkową ujmuje się na koncie pozabilansowym "środki trwałe w likwidacji".

§ 24. Likwidację fizyczną należy udokumentować protokołem złomowania, fakturą (w sytuacji sprzedaży składnika majątku) lub protokołem przekazania (w sytuacji przekazania w formie darowizny). Wymienione dokumenty stanowią podstawę do wyksięgowania składnika majątku z ewidencji pozabilansowej.

Komisja ds. Złomowania w zakresie złomowania składników rzeczowego majątku ruchomego sporządza protokół fizycznej likwidacji składnika majątku, którego podstawą jest wniosek komisji likwidacyjnej zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Sporządza się go w dwóch egzemplarzach - oryginał dla zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego, kopia dla pracownika Biura Administracji i Inwestycji zatrudnionego na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.

W celu ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń opisanych w protokole, pracownik Biura Finansowego na podstawie protokołu sporządza polecenie księgowania.

§ 25. Informację o wysokości kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych sporządza upoważniony pracownik Biura Administracji i Inwestycji i podpisuje dyrektor Biura Administracji i Inwestycji lub osoba upoważniona.

Dokument przekazywany jest do zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości w Biurze Finansowym w celu ujęcia kosztów amortyzacji w księgach rachunkowych.

§ 26. Sposób oraz tryb przeprowadzania inwentaryzacji określa załącznik do zarządzenia nr 9 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

§  27. 

1. Dokument - zlecenie sprzedaży zagranicznych środków płatniczych - służy do udokumentowania sprzedaży zagranicznych środków płatniczych przez Narodowy Bank Polski zwany dalej "NBP" na rzecz Centrali KRUS.

2. Opracowanie i obieg:

1) podstawą do sporządzenia zlecenia sprzedaży zagranicznych środków płatniczych jest pismo Biura Organizacyjno - Prawnego, sprawdzone pod względem formalno - rachunkowym, poddane wstępnej kontroli przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzone przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

2) pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego na podstawie pisma, o którym mowa w pkt 1, sporządza w systemie bankowości elektronicznej NBE zlecenie wypłaty gotówki, podając kwotę, rodzaj waluty, dane osoby upoważnionej do odbioru gotówki;

3) przelewy podpisują /akceptują/ dwie osoby upoważnione do wydawania dyspozycji pieniężnych (osoby upoważnione w karcie wzorów podpisu złożonej w banku);

4) upoważniony pracownik pobiera gotówkę w kasie NBP;

5) bank potwierdza dokonanie operacji sprzedaży zagranicznych środków płatniczych wystawiając dokument "potwierdzenie operacji zrealizowanej w kasie";

6) dokument "potwierdzenie operacji zrealizowanej w kasie" przekazywane jest do pracownika zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego.

§  28. 

1. Dokument - zlecenie skupu/wpłaty zagranicznych środków płatniczych - służy do udokumentowania zwrotu zagranicznych środków płatniczych do NBP.

2. Opracowanie i obieg:

1) podstawą do sporządzenia zlecenia skupu zagranicznych środków płatniczych jest rozliczenie delegacji dokumentującej zagraniczną podróż służbową;

2) pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego wypełnia dokument i przedkłada w NBP razem ze zwrotem zagranicznych środków płatniczych;

3) bank potwierdza dokonanie operacji skupu zagranicznych środków płatniczych wystawiając dokument "potwierdzenie operacji zrealizowanej w kasie";

4) pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sporządza "Zestawienie wpłaconych środków dewizowych do NBP w dniu i przekazuje do wstępnej kontroli Głównemu Księgowemu Kasy lub osobie upoważnionej oraz do zatwierdzenia kierownikowi jednostki lub osobie upoważnionej;

5) zatwierdzone zestawienie przekazywane jest do pracowników zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego.

§  29. 

1. Dokument - polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządza pracownik Biura Finansowego;

2) podstawą do sporządzenia przelewu jest oryginał dowodu księgowego sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym, poddany wstępnej kontroli przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzony przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

3) przelewy sporządza się w centralnym systemie finansowo-księgowym w module Kasa, Bank i importuje się do systemu bankowości elektronicznej NBE. Przelewy dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych sporządzane są w systemie kadrowo-płacowym SATURN-HR - Moduł Elektroniczne Przelewy Bankowe i są eksportowane z tego systemu do plików tekstowych w formacie wymaganym przez system NBE, a w przypadku nagród z funduszu motywacyjnego i świadczeń z ZFŚS do systemu BGK@24BIZNES. Sporządzanie przelewów na zasilenia oddziałów regionalnych KRUS w środki pieniężne (np. na wypłatę świadczeń, przekazanie dotacji na rachunek emerytalno-rentowy, opłaty pocztowe, inne wydatki z funduszu administracyjnego) dokonuje się bezpośrednio w systemie NBE.

Przelewy na pożyczki udzielone z ZFŚS sporządza się w systemie CSF-K w module Kasa, Bank i importuje się do systemu bankowości elektronicznej BGK@24BIZNES;

4) wykaz przelewów sporządzony przez pracownika zespołu ds. finansowych Biura Finansowego podlega sprawdzeniu przez Głównego Księgowego Kasy lub inną upoważnioną osobę. Przelewy podpisują /akceptują/ dwie osoby upoważnione do wydawania dyspozycji pieniężnych (osoby upoważnione w karcie wzorów podpisu złożonej w banku);

5) bank po otrzymaniu dyspozycji przelewu, obciąża rachunek bankowy i udostępnia w systemie bankowości elektronicznej wyciąg bankowy.

§  30. 

1. Wyciąg bankowy rachunku bieżącego, pomocniczego jest dokumentem stanowiącym podstawę zapisu operacji na rachunku bankowym.

2. Opracowanie i obieg:

1) pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego drukuje wyciąg bankowy z systemu bankowości elektronicznej NBE lub systemu BGK@24BIZNES w dniu jego udostępnienia, Wyciąg bankowy nie podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki;

2) wyciąg bankowy przekazywany jest do pracowników zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości w Biurze Finansowym.

§ 31. Oryginał wyciągu bankowego z rachunku lokaty terminowej, OVN sporządzany jest przez bank (wzory i symbole dowodów określają banki). Wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej, OVN sporządzony przez bank odbiera pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego i przekazuje do zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego, który sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową.

Wyciąg bankowy nie podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

§  32. 

1. Dokument - wniosek o zaliczkę - służy do udokumentowania pobrania zaliczki na dokonanie zakupów na rzecz KRUS.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 1 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu pracownik wnioskujący o wypłatę zaliczki. Wnioskujący określa rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka, termin rozliczenia oraz wnioskowaną wysokość. Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisywane są przez kierownika komórki organizacyjnej lub osobę upoważnioną. Podpisanie wniosku jest równoznaczne z dokonaniem kontroli merytorycznej wniosku;

2) dokument sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym pracownik Biura Finansowego, który wpisuje dokument do kontrolki pobranych zaliczek, jednocześnie sprawdzając, czy osoba wnioskująca nie zalega z rozliczeniem poprzednio pobranych zaliczek;

3) wniosek o zaliczkę podlega kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

4) dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika kwoty, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z należnego wynagrodzenia, pod którą pobierający zaliczkę składa własnoręczny podpis;

5) pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów płatnych gotówką, mogą wnioskować o udzielenie zaliczki na okres 1 roku, zwanej dalej "zaliczką stałą". Rozliczenie zaliczki stałej jest możliwe w okresie dłuższym niż 7 dni, ale nie dłuższym niż 1 miesiąc, z obowiązkiem jej zwrotu na dzień 31 grudnia.

3. Wysokość stałych zaliczek oraz osoby, które nimi dysponują ustala kierownik jednostki lub osoba upoważniona.

§  33. 

1. Dokument - rozliczenie zaliczki - służy do rozliczenia pracownika z pobranej zaliczki. Na podstawie dokonanych wyliczeń, rozliczający zwraca niewykorzystaną kwotę na rachunek bankowy Centrali KRUS lub otrzymuje kwotę, o którą wydatki przekroczyły pobraną zaliczkę na wskazany rachunek bankowy.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 2 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) zaliczkobiorca na jednym egzemplarzu dokumentu wypełnia odpowiednie rubryki, w których określa sumę do zwrotu lub do wypłaty oraz wpisuje wszystkie rachunki, faktury, które zostały przez niego zapłacone. Do wypełnionego formularza należy dołączyć dowody opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym;

2) dokument pod względem merytorycznym podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega zaliczkobiorca lub osoba upoważniona;

3) sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje pracownik Biura Finansowego;

4) rozliczenie zaliczki podlega kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną.

3. Termin rozliczenia pobranej zaliczki wynosi 7 dni od dnia dokonania zakupów. Przy zaliczkach stałych pracownik rozlicza się na koniec każdego miesiąca i otrzymuje zwrot wydatkowanych kwot na podstawie dołączonych dowodów dokumentujących wydatki.

§  34. 

1. Dokumenty - polecenie wyjazdu służbowego krajowego oraz polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego, służą do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży.

Wzór dokumentu polecenie wyjazdu służbowego krajowego określa załącznik nr 3 do Instrukcji, wzór dokumentu polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego określa załącznik nr 4 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument jest wystawiony w jednym egzemplarzu i wpisany w rejestr prowadzony przez pracownika Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Dokument zawiera kolejny numer wpisany do rejestru, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, cel podróży, miejscowość delegowania, daty oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, określenie rodzaju i klasy środka lokomocji, rodzaj biletu. Wyjazd służbowy następuje na podstawie decyzji osoby delegującej, która podpisuje dokument;

2) pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży;

3) po zakończeniu podróży służbowej, osoba delegująca potwierdza wykonanie polecenia służbowego przez podpisanie rachunku kosztów podróży służbowych krajowych lub zagranicznych pod względem merytorycznym;

4) zaliczkę oraz należności z tytułu rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego przekazuje się na rachunek bankowy osoby delegowanej wskazany na poleceniu wyjazdu służbowego. Wypłata środków w walucie obcej stanowiącej zaliczkę na zagraniczną podróż służbową następuje w formie gotówkowej;

5) rozliczenie podróży zagranicznej podlega kontroli merytorycznej dyrektora Biura Organizacyjno - Prawnego lub osoby upoważnionej. W przypadku rozliczenia wyjazdu zagranicznego dyrektora Biura Organizacyjno - Prawnego, dokument pod względem merytorycznym podpisuje kierownik jednostki lub osoba upoważniona;

6) dokument podlega kontroli formalno - rachunkowej, której dokonuje pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego;

7) rozliczenie dokumentu podlega kontroli wstępnej dokonanej przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

8) w przypadku, gdy pracownik nie poniósł kosztów w czasie podróży służbowej, dokument polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego, przekazuje osobie delegującej w celu merytorycznego potwierdzenia odbycia podróży służbowej. W dokumencie tym oświadcza, że nie poniósł kosztów związanych z odbytą podróżą. W części dotyczącej rachunku kosztów podróży służbowej pracownik wpisuje tylko miejsce oraz datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Wypełniony dokument pracownik przekazuje do sekretariatu Biura Finansowego, które zabezpieczy jego przechowywanie przez okres 5 lat.

3. Osoba delegowana ma obowiązek przedłożyć osobie delegującej rachunek kosztów podróży w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej z wyjątkiem sytuacji, w których opóźnienie nastąpiło z przyczyn uzasadnionych (np. nieobecność z powodu choroby).

§  35. 

1. Dokument - dyspozycja przelewu, służy do udokumentowania zapisów księgowych, dotyczących operacji gospodarczych nieudokumentowanych odrębnymi dowodami księgowymi, lub udokumentowanych dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi, a w szczególności do:

1) refundacji zobowiązań pomiędzy funduszami;

2) przekazywania środków pieniężnych pomiędzy Centralą KRUS, a oddziałami regionalnymi KRUS;

3) przekazania składek do PZU z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowniczego;

4) zwrotu kosztów na podstawie prawomocnego wyroku sądu przekazanego pismem przez komórkę organizacyjną zaciągającą zobowiązanie finansowe, związane z realizacją tego zadania;

5) faktur PRO FORMA.

Dokument - dyspozycja przelewu jest podstawą do sporządzenia przelewu.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 5 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) dyspozycja przelewu wystawiana jest w jednym egzemplarzu na podstawie dokumentów opisanych i zaakceptowanych przez kierownika komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę lub zapotrzebowań na środki pieniężne przesyłanych przez oddziały regionalne KRUS;

2) sporządzenie dyspozycji przelewu, sprawdzenie pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym należy do obowiązków pracowników Biura Finansowego;

3) dokument podlega kontroli wstępnej dokonanej przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

4) realizacja następuje w formie przelewu bankowego. Pracownik zespołu ds. finansowych Biura Finansowego sprawdza zestawienie przelewów z dyspozycją przelewu, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia ......" i składa własnoręczny podpis.

§ 36. Polecenie księgowania sporządza pracownik Biura Finansowego w celu dokonania korekty błędnego zapisu (dekretu lub księgowania), przeniesienia rocznych księgowań kosztów, przychodów, rozliczenia międzyokresowego kosztów, do protokołu fizycznej likwidacji środka trwałego/pozostałego środka trwałego lub w celu udokumentowania zapisów księgowych, które stanowią operacje gospodarcze nieudokumentowane odrębnymi dowodami księgowymi lub udokumentowane dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi.

Dokument podpisuje osoba sporządzająca, osoba sprawdzająca, dyrektor Biura Finansowego lub osoba upoważniona oraz Główny Księgowy Kasy lub osoba upoważniona.

§  37. 

1. "Dokument wewnętrzny nr ..." - wystawiany jest do transakcji objętej odwrotnym obciążeniem, która polega na tym, że obowiązek rozliczenia VAT z tytułu dostawy towaru zostaje przeniesiony ze sprzedawcy na nabywcę.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 6 do Instrukcji.

2. W momencie zrealizowania przez Centralę KRUS transakcji objętej odwrotnym obciążeniem, na podstawie otrzymanej faktury, upoważniony pracownik Biura Finansowego wystawia "dokument wewnętrzny nr ...", na którym wylicza należny podatek od towarów i usług. Wartości netto kupowanego towaru jak również wartość należnego VAT wpisuje w miesiącu nabycia towaru lub usługi do rejestru sprzedaży i deklaracji VAT-7 oraz odprowadza podatek VAT do Urzędu Skarbowego.

3. "Dokument wewnętrzny nr ..." wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których oryginał jest dowodem księgowym podlegającym ewidencji w księgach rachunkowych natomiast kopia po wpisaniu do rejestru sprzedaży pozostaje jako załącznik.

Rozdział  5

Zasady kontroli dowodów księgowych

§  38. 

1. Każdy dowód księgowy zewnętrzny powinien być szczegółowo opisany, z uzasadnieniem celowości dokonanej operacji gospodarczej, podaniem szczegółowej informacji dotyczącej przeznaczenia i umiejscowienia zakupionych materiałów np.: przekazano do bieżącej eksploatacji, wydano za pokwitowaniem itp. w przypadku usługi potwierdzenia wykonanej usługi ze wskazaniem protokołu odbioru.

2. Opisywanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych odbywa się w Centrali KRUS w poszczególnych komórkach organizacyjnych i oznacza:

1) sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym (rzeczowym) przez kierownika komórki organizacyjnej lub osobę upoważnioną. Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym następuje po szczegółowym opisaniu dowodu uzasadniającym celowość dokonanej operacji gospodarczej oraz:

a) podaniu numeru umowy, a w przypadku zakupu bez zawierania umowy podaniu numeru wniosku o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane wyłączone ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (nie dotyczy zamówień, których wartość brutto nie przekracza 3.500 zł),

b) wskazaniu właściwego paragrafu wydatków, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r., w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych,

c) każdy dowód księgowy, dotyczący poniesionych kosztów, należy również opisać zgodnie z klasyfikacją budżetu zadaniowego określając: funkcję, zadanie, podzadanie i działanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (z uwzględnieniem ustawy budżetowej obowiązującej w danym roku),

d) każdy dowód księgowy, dotyczący zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, opisany przez Biuro Informatyki i Telekomunikacji, powinien zostać sprawdzony przez upoważnionego pracownika Biura Administracji i Inwestycji pod względem prawidłowości naliczonej i wskazanej na dowodzie wartości amortyzacji,

e) każdy dowód księgowy, dotyczący zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych (tj.: wyposażenia o wartości jednostkowej 500 zł - 3.500 zł) przekazywanych bezpośrednio do użytkowania, musi posiadać adnotację o przyjęciu go do ewidencji środków trwałych,

f) po zamieszczeniu informacji na dowodzie księgowym w zakresie zgodności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych:

- w przypadku zakupu dokonanego w trybie przetargu nieograniczonego, opis powinien brzmieć:

"Zakupu dostawy/usługi dokonano w trybie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.)",

- w przypadku zakupów do kwoty 30.000 Euro, zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, opis powinien brzmieć:

"Zakupu dostawy/usługi dokonano w trybie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.)".

Analogicznie należy postępować z zakupami dokonywanymi w innym trybie ustawy prawo zamówień publicznych, wpisując odpowiedni przepis z ustawy;

2) w przypadku wystąpienia opóźnień w wykonaniu umowy, komórka organizacyjna która zawarła umowę, nalicza kary umowne, wystawia notę obciążeniową i tę informację przekazuje w opisie merytorycznym lub w odrębnym załączniku do dowodu księgowego (faktury);

3) przy sprawdzeniu dowodu księgowego pod względem merytorycznym, należy w szczególności sprawdzić:

a) prawidłowość nazewnictwa dokonanych operacji,

b) gospodarność, rzetelność i legalność dokumentowanych transakcji,

c) pomiar ilościowy i wartościowy (w tym: ceny, stawki),

d) informacje o formie płatności,

e) dane o numerze rachunku bankowego,

f) identyfikację podmiotową odbiorcy i dostawcy,

g) informacje dodatkowe (np. o udzieleniu wcześniejszych zaliczek, przedpłat, itp.);

4) stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być opisane na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu oraz przez kierownika komórki organizacyjnej lub osobę upoważnioną;

5) w kontroli merytorycznej dowodów księgowych uczestniczą wszystkie komórki organizacyjne Centrali KRUS, zaciągające zobowiązania finansowe związane z realizacją zadań wynikających z zakresu ich działania;

6) sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, czy dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym dokonują pracownicy Biura Finansowego;

7) dowody księgowe po sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego Kasy lub osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną.

3. Dekretacja dowodów księgowych następuje po zakończeniu czynności kontrolnych i weryfikacyjnych. Dekretacja dowodów obejmuje wykonanie czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wskazaniem sposobu ich księgowania i pisemnym jej potwierdzeniem.

4. Dekretacja obejmuje w szczególności:

1) segregację dowodów polegającą na wyłączeniu z nich tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu i nie stanowią załącznika dowodu oraz nie podlegają kontroli kompletności dokumentów na oznaczony dzień;

2) sprawdzenie prawidłowości dowodów tj.: ustalenie, czy są właściwie opisane, podpisane na dowód skontrolowania ich pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz czy są zatwierdzone do wypłaty przez osoby do tego upoważnione. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie są kompletne należy je zwrócić właściwej komórce organizacyjnej w celu niezwłocznego uzupełnienia;

3) oznaczenie sposobu księgowania (dekretacja właściwa) polegające na nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, wskazaniu kont syntetycznych i analitycznych, na jakich dowód ma być zaksięgowany, wskazaniu miesiąca księgowania oraz datę i podpis osoby odpowiedzialnej za dekretację.

5. Dowody księgowe dekretują upoważnieni pracownicy Biura Finansowego zgodnie z wewnętrznymi przepisami obowiązującymi w KRUS. Dekretacja dowodów spełnia również funkcję kontroli wtórnej dowodów księgowych.

Rozdział  6

Obieg dowodów księgowych

§  39. 

1. Sprawdzenia dowodów księgowych dokonują upoważnieni pracownicy komórek organizacyjnych. Upoważnienie wynika z karty czynności. W związku z tym zachodzi konieczność sprawnego i szybkiego przekazywania dowodów księgowych pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

2. Obieg dowodów księgowych rozpoczyna się od momentu ich wpływu z zewnątrz lub w dacie ich sporządzenia, aż do momentu ich zaksięgowania i archiwizowania.

3. Obieg dowodów księgowych w Centrali KRUS ma podstawowe znaczenie dla sprawnego i prawidłowego funkcjonowania jednostki, przede wszystkim ma bardzo duży wpływ na bieżące i terminowe regulowanie zobowiązań zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych, jak również na terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych.

4. Osoby, którym imiennie wyznaczono odpowiednie zadania przy obiegu dowodów księgowych, ponoszą odpowiedzialność indywidualną za ich terminowe sporządzanie i przekazywanie do komórki organizacyjnej. Zadania te powinny być szczegółowo określone w zakresie czynności każdego pracownika Centrali KRUS uczestniczącego w systemie obiegu dowodów księgowych.

W karcie czynności każdego pracownika Centrali KRUS uczestniczącego w systemie obiegu dowodów księgowych należy, oprócz obowiązków, określić zakres uprawnień i odpowiedzialności za powierzony pracownikowi odcinek pracy. Dotyczy to również otrzymanych uprawnień do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

5. Dla poszczególnych pracowników uczestniczących w systemie obiegu dowodów księgowych należy ustalić:

1) obowiązki do:

a) przyjmowania dowodów zewnętrznych,

b) rejestrowania wszystkich przyjmowanych dowodów po uprzedniej wstępnej kontroli ich poprawności,

c) przekazywania przyjętych dowodów (oznaczonych datą wpływu i numerem rejestru) niezwłocznie do właściwych komórek organizacyjnych,

d) wystawiania dowodów księgowych;

2) uprawnienia do:

a) sprawdzania i podpisu dowodów księgowych pod względem merytorycznym,

b) sprawdzania dowodów pod względem formalno-rachunkowym,

c) zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty,

d) wystawiania faktur, not księgowych, faktur i not korygujących,

e) dekretacji dowodów księgowych na właściwe konta,

f) odbioru wyciągów bankowych;

3) odpowiedzialność:

a) materialną za powierzony do użytkowania majątek według oświadczenia o odpowiedzialności materialnej złożonego na piśmie,

b) służbową za przestrzeganie przepisów o obrocie pieniężnym i środkach płatniczych,

c) za sprawdzanie dowodów księgowych,

d) za terminowe przekazywanie dowodów księgowych, zgodnie z niniejszą Instrukcją.

6. Ustala się następujący obieg dowodów księgowych w Centrali KRUS:

1) wszystkie dowody księgowe zewnętrzne obce przesłane pocztą oraz bezpośrednio przekazane przez kontrahentów do komórek organizacyjnych (poza fakturami za koszty hoteli załączanymi do polecenia wyjazdu służbowego/rachunku kosztów podróży służbowych oraz fakturami opłaconymi z pobranych zaliczek) muszą być w pierwszej kolejności dostarczone do Kancelarii Centrali KRUS, skąd po zarejestrowaniu w systemie "Archiwum" i ostemplowaniu pieczątką wpływu przekazywane są do sekretariatu Biura Finansowego;

2) Biuro Finansowe otrzymane dowody rejestruje w dzienniku ewidencyjnym i przekazuje za pokwitowaniem do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej celem opisania i sprawdzenia pod względem merytorycznym;

3) poszczególne komórki organizacyjne Centrali KRUS po opisaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym oraz dołączeniu innych dokumentów np. protokołu odbioru potwierdzającego realizację transakcji, umieszczają na dowodzie pieczątkę z klauzulą "Sprawdzono pod względem merytorycznym" z podpisem i imienną pieczątką kierownika komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej oraz datą sprawdzenia;

4) 1  dowody księgowe, sprawdzone pod względem merytorycznym, komórki organizacyjne Centrali KRUS zwracają do sekretariatu Biura Finansowego, w terminie czterech dni roboczych od daty ich otrzymania (nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym dowód księgowy wpłynął do komórki organizacyjnej). W przypadku faktur, których weryfikacja wymaga zaangażowania innych komórek organizacyjnych czy wyjaśnień z wykonawcą, wydłuża się termin przekazania dowodów księgowych do Biura Finansowego do pięciu dni roboczych. W przypadku, gdy istnieje zagrożenie przekroczenia terminu płatności, jak również w przypadku, gdy dowód księgowy powinien być ujęty do odpowiedniego okresu sprawozdawczego, Biuro Finansowe wskazuje termin zwrotu dokumentu opisanego pod względem merytorycznym. Pracownik sekretariatu Biura Finansowego odnotowuje w dzienniku datę zwrotu sprawdzonego dowodu księgowego i potwierdza komórkom organizacyjnym otrzymanie dowodu;

5) należy przestrzegać określonego w umowie terminu płatności, a przy zakupach na wniosek komórki organizacyjnej - terminu określonego na fakturze. Za nieterminowe dokonanie płatności odpowiada pracownik, który spowodował opóźnienie;

6) pracownik Biura Finansowego w ciągu 2-dni roboczych od otrzymania prawidłowo opisanej pod względem merytorycznym faktury lub rachunku dokonuje kontroli dowodu księgowego pod względem formalno - rachunkowym, umieszcza na nim klauzulę sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym z oznaczeniem daty sprawdzenia oraz podpisem osoby sprawdzającej wraz z imienną pieczątką;

7) dowody sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez Głównego Księgowego Kasy lub osoby upoważnionej i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki lub osobę upoważnioną;

8) zatwierdzone dowody księgowe są niezwłocznie przekazywane do pracownika zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego uprawnionego do dekretacji i księgowania, celem ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych miesiąca, którego dotyczą. Pracownik zespołu ds. księgowości i sprawozdawczości Biura Finansowego dokonuje dekretacji, księguje dowody na właściwe konta, sporządza polecenie przelewu środków pieniężnych na konto dostawcy, celem realizacji terminowej zapłaty.

Rozdział  7

Przechowywanie dowodów księgowych

§  40. 

1. Dowody księgowe są gromadzone, przechowywane i archiwizowane w Centrali KRUS z uwzględnieniem czasu ich przechowywania.

2. Z uwagi na to, że dowody księgowe służą stałym wyjaśnieniom i podlegają kontroli, ustala się, że dowody te po ich zaksięgowaniu pozostają w pomieszczeniach Biura Finansowego przez 2 lata, a następnie przekazywane są do Archiwum zakładowego w Centrali KRUS.

3. Archiwum zakładowe w Centrali KRUS prowadzi Biuro Administracji i Inwestycji, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

4. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe przechowuje się w należyty sposób, chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

5. Przechowywanie dowodów księgowych odbywa się zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

6. Istnieje możliwość udostępniania dowodów księgowych lub zbiorów dowodów osobie trzeciej. Udostępnienie takie jest możliwe za pisemną zgodą kierownika jednostki lub osoby upoważnionej.

7. W przypadku konieczności wydania oryginalnych dowodów księgowych poza siedzibę Centrali KRUS wymagane jest, aby oprócz pisemnej zgody kierownika jednostki sporządzić zestawienie wydawanych dowodów z określeniem terminu ich zwrotu i uzyskać pisemne potwierdzenie odbioru tych dowodów.

8. Zasady udostępniania danych osobowych pracowników KRUS, osobom trzecim, prawnym i fizycznym, określają szczegółowo odrębne przepisy wewnętrzne.

Załącznik Nr  1

WNIOSEK O ZALICZKĘ

grafika

Załącznik Nr  2

ROZLICZENIE ZALICZKI

grafika

Załącznik Nr  3

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO KRAJOWEGO Nr ........

grafika

Załącznik Nr  4

POLECENIE WYJAZDU ZAGRANICZNEGO KRAJOWEGO Nr ........

grafika

Załącznik Nr  5

Dyspozycja przelewu

grafika

Załącznik Nr  6

Dokument wewnętrzny nr .....

grafika

¹ Załącznik § 39 ust. 6 pkt 4 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 16 z dnia 28 marca 2019 r. (Dz.Urz.PKRUS.2019.17) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 29 marca 2019 r.