Wprowadzenie instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2017.58

Akt utracił moc

Wersja od: 30 października 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 54

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 30 października 2017 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2016 r. poz. 277 i 2043 oraz z 2017 r. poz. 2, 38, 624 i 715) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się instrukcję obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych

w oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuje się dyrektorów oddziałów regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Kasą" do:

1) przygotowania instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w oddziałach regionalnych Kasy uwzględniającej organizację i strukturę organizacyjną oddziałów regionalnych Kasy oraz przedłożenia do akceptacji Głównego Księgowego Kasy, w terminie do dnia 15 grudnia 2017 r.;

2) wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w oddziałach regionalnych Kasy, w formie komunikatu wchodzącego w życie z dniem 1 stycznia 2018 r.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA OBIEGU, KONTROLI I PRZECHOWYWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ODDZIALE REGIONALNYM KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO w ............

Spis treści

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Rozdział 2 Cechy i funkcje dowodów księgowych

Rozdział 3 Warunki prawidłowości dowodów księgowych

Rozdział 4 Rodzaje dowodów księgowych, zasady ich sporządzania i obiegu

Rozdział 5 Zasady kontroli dowodów księgowych

Rozdział 6 Obieg dowodów księgowych

Rozdział 7 Przechowywanie dowodów księgowych

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. W celu zapewnienia kontroli finansowej ponoszonych kosztów, terminowości przekazywania dokumentacji księgowej, zapewnienia terminowości regulowania zobowiązań finansowych, ustala się zasady przyjmowania, sprawdzania i przechowywania dowodów księgowych.

§ 2. Instrukcja obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwana dalej "Instrukcją", określa tryb i zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów powodujących skutki prawne, gospodarcze i finansowe oraz kompetencje i odpowiedzialność związaną z prawidłowym, rzetelnym opracowywaniem dowodów od momentu ich wystawienia lub wpływu z zewnątrz do chwili ich przekazania do archiwum zakładowego w oddziałach regionalnych Kasy.

§ 3. Zagadnienia nie objęte niniejszą Instrukcją regulują odrębne przepisy, które na dzień sporządzenia Instrukcji są następujące:

1) zarządzenie nr 37 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

2) zarządzenie nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

3) zarządzenie nr 13 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 27 maja 2015 r. w sprawie zasad używania samochodów służbowych i samochodów prywatnych do celów służbowych oraz zasad wymiany samochodów osobowych w Centrali, Oddziałach Regionalnych wraz z podległymi Placówkami Terenowymi Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, z późn. zm.;

4) zarządzenie nr 38 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie zasad rachunkowości;

5) zarządzenie nr 36 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 3 sierpnia 2016 r. w sprawie realizacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, z późn. zm. ;

6) zarządzenie nr 24 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 1 czerwca 2017 r. w sprawie realizacji zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych;

7) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.);

8) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221, z późn. zm.);

9) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.);

10) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.);

11) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca z 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, z późn. zm.);

12) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2011 r. Nr 298, poz. 1766, z późn. zm.);

13) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922);

14) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579);

15) zarządzenie nr 50 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 18 listopada 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji techniczno - biurowej w zakresie wykonywania zadań dotyczących podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz rozliczeń z tytułu składek na te ubezpieczenia;

16) zarządzenie nr 20 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 17 czerwca 2015 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji techniczno-biurowej w zakresie świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego rolników z późn.zm.;

17) zarządzenie nr 16 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 maja 2016 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego Polityki bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych, z późn. zm.

§ 4. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) jednostka organizacyjna - Centralę, oddział regionalny, placówkę terenową;

2) komórka organizacyjna - wydział, referat, stanowisko pracy, wieloosobowe stanowisko pracy;

3) rzeczowe składniki majątku trwałego - środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, pozostałe środki trwałe, pozostałe wartości niematerialne i prawne;

4) osoba delegująca - dyrektora oddziału regionalnego Kasy, kierownika placówki terenowej;

5) osoba delegowana - pracownika oddziału regionalnego Kasy, pracownika placówki terenowej;

6) osoba upoważniona - osobę upoważnioną przez Prezesa Kasy lub dyrektora oddziału regionalnego Kasy, który posiada upoważnienie Prezesa Kasy, z prawem cesji do udzielania dalszych upoważnień pracownikom oddziału regionalnego Kasy;

7) osoba uprawniona - osobę, której w karcie czynności zostały wskazane obowiązki, szczegółowy zakres czynności, uprawnienia do wykonywania określonych czynności i zakres odpowiedzialności za wykonywane zadania.

§ 5. Dyrektor oddziału regionalnego Kasy, występuje do Prezesa Kasy z wnioskiem

o wydanie upoważnień dla pracowników oddziału regionalnego Kasy i placówek terenowych. Przedmiotowy zakres upoważnień, w odniesieniu do każdej osoby, dyrektor oddziału regionalnego Kasy uzgadnia z Głównym Księgowym Kasy.

Rozdział  2

Cechy i funkcje dowodów księgowych

§  6. 

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym fakt dokonania operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Dowód księgowy określa zdarzenie podmiotowo i przedmiotowo, a jednocześnie wymiar liczbowy zdarzenia: ilościowo, lub ilościowo - wartościowo. Dowód księgowy może dotyczyć: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia lub zniszczenia środków rzeczowych oraz wszelkich operacji finansowych, gotówkowych lub bezgotówkowych.

2. Dowodem księgowym jest dokument stwierdzający dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej podlegającej ewidencji księgowej.

Prawidłowo i starannie sporządzony dowód księgowy jest podstawą do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych oraz stwarza podstawy zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanej operacji gospodarczej.

3. Do normatywno - prawnych cech dowodu księgowego zalicza się:

1) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (tzn. dokumentuje zdarzenia lub stany w dowolnym miejscu i czasie);

2) trwałość wpisanej treści i liczb (tzn. powinien być sporządzony w sposób trwały zapobiegający usunięciu, wymazaniu, przeprawieniu lub ich wyblaknięciu z upływem czasu);

3) rzetelność danych (tzn. zgodność z rzeczywistością; dane w dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący);

4) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (tzn. że na jednym dowodzie księgowym można dokumentować tylko operacje tego samego rodzaju);

5) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (tzn. że dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną w każdym miesiącu roku obrotowego zgodnie z podziałem określonym w Zasadach Rachunkowości Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, stanowiącymi załącznik do zarządzenia nr 38 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5 lipca 2017 r. Numer powinien określać powiązanie dowodu księgowego z zapisami w księgach rachunkowych, nadawany z uwzględnieniem rodzaju dowodu oraz chronologii. Zabrania się oznaczać tym samym numerem dwóch lub więcej dowodów księgowych jednorodnych;

6) kompletność danych (tzn. że dowód księgowy musi zawierać wszystkie dane wynikające z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości);

7) chronologiczność wystawianych kolejno dowodów księgowych (tzn. kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym; prawo nie pozwala antydatować dowodów księgowych);

8) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (tzn. obowiązek tworzenia dowodu księgowego według ustalonego wzoru, o nazwie dokładnie określonej, łatwej do zidentyfikowania np. nazwa, numer, ewentualnie symbol literowy lub alfanumeryczny);

9) poprawność formalna (tzn. że dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami);

10) poprawność merytoryczna (tzn. zgodność danych na dowodzie księgowym ze stanem rzeczywistym; zgodność operacji z podjętymi decyzjami, planem), celowość operacji, uzasadnienie gospodarcze, rzetelność przeprowadzenia operacji. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również szczegółowy opis operacji gospodarczej;

11) poprawność rachunkowa (tzn. że dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych);

12) podmiotowość dowodu księgowego (tzn. że każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej).

4. Każdy dowód księgowy pełni następujące funkcje:

1) dokumentu, co oznacza, że wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentacji jednostki;

2) dowodową, co oznacza, że opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym, ilościowym bądź ilościowo - wartościowym - jest to dowód w sensie prawa materialnego;

3) księgową, co oznacza, że dowód ten jest podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych;

4) informacyjną, co oznacza, że dane wynikające z tych dowodów, pogrupowane i zaksięgowane w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawę ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach dostarczają informacji o poszczególnych operacjach;

5) kontrolną, co oznacza, że pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

Rozdział  3

Warunki prawidłowości dowodów księgowych

§  7. 

1. Dowód księgowy, zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości powinien zawierać w szczególności:

1) określenie rodzaju dowodu księgowego i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji i jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu księgowego;

5) podpis wystawcy dowodu księgowego oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu księgowego w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1 - 3 i pkt 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

3. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

4. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej, zwane dalej "dowodami źródłowymi', na które składają się dowody księgowe:

1) zewnętrzne obce - oryginały lub ich duplikaty otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - kopie, oryginały przekazywane są kontrahentom;

3) wewnętrzne - oryginały, dotyczące operacji wewnątrz jednostki, w której uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki (np. polecenie księgowania PK, lista płac, polecenie wyjazdu służbowego, OT - przyjęcie rzeczowego składnika majątku, PP - zmiana użytkownika środka trwałego, PT - przekazanie środka trwałego, LT - likwidacja rzeczowego składnika majątku).

5. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące - "noty księgowe" służące do korekt dowodów księgowych obcych lub własnych zewnętrznych, sprostowania zapisów;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, dotyczące przeksięgowań np. przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.

6. Zbiorczy dowód księgowy służący do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów księgowych powinien:

1) zawierać co najmniej określenie komórki organizacyjnej jednostki wystawiającej dowód księgowy, nazwę zestawienia, datę lub okres, którego dotyczą objęte nim dowody księgowe, kwoty do księgowania, podpisy osoby sporządzającej, sprawdzającej oraz zatwierdzającej dokument księgowy;

2) obejmować dowody księgowe wyrażające operacje gospodarcze lub finansowe dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części;

3) zapewnić sprawdzalne powiązania ujętych w nim kwot z dowodami księgowymi, na podstawie których zbiorczy dowód księgowy został sporządzony, przez pojedyncze wymienienie wszystkich dowodów źródłowych.

7. Komórka organizacyjna, która składa dokument powinna zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów księgowych, sporządzonych w języku obcym.

8. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską, według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie księgowym lub w załączniku do dowodu księgowego chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej przyjmuje się kurs waluty po jakim wyceniono zaliczkę (kurs zakupu waluty).

9. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały.

10. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w ust. 1 oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

11. Błędy w księgowych dowodach źródłowych zewnętrznych można korygować jedynie zgodnie z art. 106j i art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

12. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane, zarówno poprzez wystawienie odpowiedniego dowodu korygującego, jak również poprzez czytelne skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, umieszczenie daty dokonania poprawki i złożenie podpisu przez osobę dokonującą poprawki (nie można poprawiać pojedynczych cyfr).

Rozdział  4

Rodzaje dowodów księgowych, zasady ich sporządzania i obiegu

§ 8. W działalności oddziału regionalnego Kasy stosowane są różnego rodzaju dowody księgowe. Do podstawowych grup rodzajowych dowodów księgowych należą:

1) dowody zewnętrzne obce, do których w szczególności zaliczamy:

a) faktury, duplikaty faktur, faktury korygujące, rachunki,

b) polisy ubezpieczeniowe dotyczące osób oraz majątku,

c) deklaracja na podatek od nieruchomości,

d) decyzje i inne dokumenty o podobnym charakterze wynikające z przepisów prawa, rodzące skutki finansowe dla oddziału regionalnego;

2) dowody zewnętrzne własne, do których w szczególności zaliczamy:

a) faktury,

b) noty obciążeniowe i uznaniowe;

3) dowody wewnętrzne, które dzielimy na:

a) dowody płacowe:

– listy wypłat wynagrodzeń osobowych,

– listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych,

– listy wypłat zasiłku z ubezpieczenia społecznego,

– listy wypłat z innych tytułów (np. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, zwany dalej "ZFŚS", dofinansowanie zakupu okularów),

– zbiorcze zestawienie z list wypłat,

– karta wynagrodzenia pracownika,

– listy wypłat nagród z funduszu motywacyjnego,

b) dowody księgowe dotyczące majątku trwałego, do których zalicza się:

– dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku,

– dokument PP - zmiana użytkownika (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych),

– dokument PT - protokół przekazania (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych),

– dokument LT 1 - likwidacja całkowita składnika majątku,

– dokument LT 2 - likwidacja częściowa składnika majątku,

– informacja o wysokości kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,

– protokół szkód środka trwałego,

– protokół fizycznej likwidacji środka trwałego lub pozostałego środka trwałego,

c) dowody inwentaryzacyjne, do których zalicza się:

– arkusze spisu z natury, które stają się drukami ścisłego zarachowania w chwili wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej,

– zatwierdzony protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych wraz z zestawieniami różnic,

– sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji,

d) dowody bankowe, do których zalicza się:

– polecenie przelewu,

– nota bankowa memoriałowa,

– raport z wyciągu bankowego (pierwsza i ostatnia strona z rachunku pomocniczego),

– wyciąg bankowy rachunku depozytowego,

– wyciąg bankowy rachunku bieżącego,

– wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej, OVN,

– zlecenie sprzedaży zagranicznych środków płatniczych,

– zlecenie skupu/wpłaty zagranicznych środków płatniczych,

e) dowody księgowe rozliczeniowe, do których w szczególności zalicza się:

– wniosek o zaliczkę,

– rozliczenie zaliczki,

– polecenie wyjazdu służbowego,

– dyspozycja przelewu,

– polecenie księgowania PK,

– "dokument wewnętrzny nr ...",

– zestawienie miesięcznych obrotów i wpływów oraz rozliczenie przypisanych składek na ubezpieczenie społeczne, kontrolki obrotów i sald (UD -8, UD-10, UD-1, UD-12, RS-38N, RS-42A, RS 42-N, RS 43-N, RS-91), zestawienie zadłużeń z tytułu kosztów upomnień (RS-110),

– zestawienie miesięcznych obrotów i wpływów oraz rozliczenie przypisanych składek na ubezpieczenie zdrowotne, kontrolki obrotów i sald (UD-Z1A, UD-Z3, UD-Z4, UD-Z7, UD-Z22, UD-Z25, UD-Z26, UD-Z27),

– informacja o podatku dochodowym i składce na ubezpieczenie zdrowotne (KRUS 19Z),

– zestawienie kwartalne o wysokości naliczonych odsetek RS13,

– zestawienie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń,

f) dowody uzasadniające wypłaty i zwroty świadczeń oraz inne zobowiązania z zakresu ubezpieczeń społecznych rolników, do których zalicza się:

– wnioski na wypłatę świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników (KRUS SR-45, KRUS SR-45A) również świadczeń zagranicznych, zgodnie z zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego UE/EOG oraz o realizację dwustronnych umów międzynarodowych o zabezpieczeniu społecznym, załącznikiem do wniosku na wypłatę świadczeń są spisy przekazów i inne zestawienia tworzone w systemach komputerowych FARMER, nSIU, KACHNA,

– spis przekazów pocztowych (KRUS SR-43),

– zestawienie zwróconych przekazów (KRUS SR-46),

– wniosek o uregulowanie prowizji bankowych z tytułu doręczania świadczeń za pośrednictwem banku (KRUS FK-2),

– zestawienie zbiorcze do polecenia przelewu dotyczącego wypłat z funduszu (KRUS FK-3),

– wniosek o uregulowanie opłat pocztowych/bankowych (FK-4),

– zestawienie zwrotu kosztów stawiennictwa na badanie lekarskie (KRUS FK-7B),

– zestawienie zwrotów nadpłaconych składek z ubezpieczenia społecznego (UD-20),

– zestawienie zwrotów nadpłaconych składek z ubezpieczenia zdrowotnego (UD Z34),

– formularze E 125 Imienne zestawienia faktycznie poniesionych wydatków (podstawa wypłaty kosztów badania lekarskiego wykonanego przez zagraniczną instytucję właściwą na zlecenie instytucji właściwej w Kasie celem zaocznego rozpatrzenia sprawy i wydania orzeczenia przez lekarza rzeczoznawcę - komisję lekarską).

§  9. 

1. Dowody zewnętrzne obce, takie jak: faktury, duplikaty faktur, faktury korygujące, rachunki, służą do udokumentowania dostawy materiałów lub wykonania robót lub usług oraz rozliczenia finansowego z kontrahentem.

W przypadku otrzymania faktur, których treść jest niezgodna z zawartymi umowami, postępowanie wyjaśniające prowadzą komórki organizacyjne, które dokonują zakupu materiałów lub usług.

2. Opracowanie i obieg:

1) dostawca przesyła oryginał dokumentu lub jego duplikat nabywcy (odbiorcy);

2) dokument podlega procedurze kontroli opisanej w § 33 Instrukcji;

3) fakturę korygującą lub notę korygującą sporządza dostawca i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Potwierdzenia wymagają faktury korygujące, które zmniejszają podstawę opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze. Potwierdzenia odbioru faktury korygującej dokonują upoważnione osoby w komórkach organizacyjnych oddziału regionalnego i przesyłają potwierdzony egzemplarz do wystawcy faktury;

4) faktura korygująca podlega kontroli i zatwierdzeniu analogicznie jak faktura oraz przekazaniu do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, gdzie stanowi podstawę zapisów księgowych. W przypadku oczekiwania na fakturę korygującą, komórka organizacyjna jednostki dokonuje opisu merytorycznego błędnie wystawionej faktury i przekazuje ją do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych w celu ujęcia dokumentu w ewidencji księgowej.

§  10. 

1. Dowody zewnętrzne własne służą do udokumentowania transakcji sprzedaży aktywów lub świadczenia usług oraz rozliczenia finansowego z odbiorcą. Treść i forma dokumentów musi spełniać wymagania zawarte w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokumenty sprzedaży sporządza pracownik komórki organizacyjnej wskazanej przez Dyrektora OR w trzech egzemplarzach, tj. oryginał dla odbiorcy, jedna kopia dla jednostki organizacyjnej, druga kopia dla Biura Finansowego Centrali Kasy;

2) pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych na koniec każdego miesiąca wystawia notę uznaniową na kwotę podatku VAT z tytułu wystawionych faktur sprzedaży, następnie wraz z kopiami faktur przesyłają do Centrali Kasy celem rozliczenia podatku VAT. Noty są podpisywane przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną oraz przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

3) fakturę korygującą sporządza w 3 egzemplarzach uprawniony pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Odbiorca przesyła potwierdzony egzemplarz do oddziału regionalnego Kasy, który przesyła go do Biura Finansowego Centrali Kasy;

4) noty księgowe obciążeniowe i uznaniowe wystawiane są między jednostkami organizacyjnymi Kasy lub kontrahentami nie będącymi płatnikami podatku VAT oraz w celu udokumentowania naliczonych kar umownych. Noty obciążeniowe z tytułu kar umownych wystawiają pracownicy komórek organizacyjnych dokonujący kontroli merytorycznej faktur lub rachunków dokumentujących zakupy. Noty są podpisywane przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną oraz przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną.

§  11. 

1. Lista płac wynagrodzeń osobowych stanowi udokumentowanie naliczenia i wypłaty wynagrodzenia oraz dokonania potrąceń pracownikom oddziału regionalnego Kasy.

2. Opracowanie i obieg:

1) listy płac sporządzane są w jednym egzemplarzu przez pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych na podstawie posiadanych kopii umów o pracę, zatwierdzonych wniosków nagrodowych i premiowych, pism Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi Centrali Kasy lub komórki organizacyjnej ds. ogólnych w przypadku: należnych jubileuszy, odpraw emerytalno - rentowych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zaświadczeń w przypadku usprawiedliwionych nieobecności w pracy, pism komórki organizacyjnej zajmującej się naliczaniem ekwiwalentu za używanie odzieży roboczej oraz ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;

2) podstawę dokonania potrącenia egzekwowanych kwot z wynagrodzenia pracownika stanowi tytuł wykonawczy dotyczący egzekucji sądowej lub administracyjnej, dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia dokonywane są za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie;

obliczenia wynagrodzeń oraz dokonania potrąceń z wynagrodzeń dokonuje pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych;

3) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym kierujący komórką organizacyjną ds. ogólnych, ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, konserwowanie i pranie odzieży roboczej oraz ryczałtów za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych kierujący komórką organizacyjną ds. administracyjno - gospodarczych, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

4) wstępnej kontroli listy płac dokonuje zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona, a zatwierdza dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

5) wynagrodzenia przekazywane są przelewami na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo - płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

6) listy płac są przechowywane w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego.

§  12. 

1. Lista wypłat wynagrodzeń bezosobowych służy do wyliczenia wynagrodzeń za prace wykonane w ramach umów zleceń i umów o dzieło.

2. Opracowanie i obieg:

1) listę wypłat wynagrodzeń bezosobowych sporządza w jednym egzemplarzu pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, na podstawie wystawionego rachunku, uprzednio sprawdzonego, po odnotowaniu, że praca została wykonana i zatwierdzonego do wypłaty, zgodnie z zawartą umową - zleceniem lub umową o dzieło. Podpisanie rachunku przez kierującego komórką organizacyjną odpowiedzialnego za realizacje umowy lub w przypadku jego nieobecności osobę upoważnioną jest równoznaczne z wydaniem dyspozycji sporządzenia listy płac wynagrodzenia bezosobowego w celu dokonania wypłaty;

2) listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych podpisuje pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, kontrolę merytoryczną wykonuje kierujący komórką organizacyjną odpowiedzialną za wykonanie zlecenia, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy wypłat wynagrodzeń dokonuje zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona, a zatwierdza dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

4) wypłata następuje w formie przelewu bankowego. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych sprawdza zestawienie przelewów z listą wynagrodzeń bezosobowych, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia ..........." i składa własnoręczny podpis;

5) listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych są przechowywane w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego.

§  13. 

1. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia lekarzy pracujących na podstawie umowy zlecenia jest podpisana, aktualna umowa zlecenie.

2. Opracowanie i obieg:

1) wypełniony rachunek lekarz przedkłada upoważnionemu pracownikowi komórki organizacyjnej ds. prewencji, rehabilitacji i orzecznictwa lekarskiego lub placówki terenowej, który po sprawdzeniu wyszczególnionych w rachunku spraw i porównaniu ich z danymi zawartymi w rejestrze, podpisuje rachunek pod względem merytorycznym. Rachunek ten następnie przedkładany jest do aprobaty kierownikowi placówki terenowej lub kierującemu komórką organizacyjną ds. prewencji, rehabilitacji i orzecznictwa lekarskiego;

2) rachunek opisany przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej ds. prewencji, rehabilitacji i orzecznictwa lekarskiego lub placówki terenowej pod względem merytorycznym, lekarz składa w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, najpóźniej do 6-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Należność zawarta w przedłożonym rachunku winna obejmować wyłącznie wynagrodzenie za sprawy załatwione, oddane i odnotowane w rejestrze prowadzonym przez pracownika zatrudnionego na stanowisku obsługującym orzecznictwo lekarskie do ostatniego dnia danego miesiąca włącznie. Po przeprowadzeniu kontroli pod względem formalno - rachunkowym przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, a w czasie jego nieobecności upoważnionego pracownika, rachunek zostaje poddany wstępnej kontroli przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzony przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

3) lekarzowi przysługuje, oprócz wynagrodzenia za przeprowadzone badania, zwrot kosztów za dojazd:

a) do miejsca zamieszkania lub pobytu chorego,

b) na naradę zorganizowaną przez lekarza regionalnego inspektora orzecznictwa lekarskiego oddziału regionalnego Kasy lub Centralę Kasy.

Dojazd może odbywać się pociągiem, autobusem lub prywatnym samochodem na podstawie zlecenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

§  14. 

1. Lista wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego stanowi dokument będący podstawą do wypłaty świadczeń za czas zwolnień lekarskich.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych na podstawie zwolnień lekarskich;

2) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym kierujący komórką organizacyjną ds. ogólnych, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy płac dokonuje zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona, a zatwierdza dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

4) wynagrodzenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

5) listy płac są przechowywane w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego.

§  15. 

1. Lista wypłat z innych tytułów sporządzana jest w celu udokumentowania wypłat pieniężnych z ZFŚS (np. zapomogi, wyprawki) oraz częściowego dofinansowania zakupu okularów przez pracowników, a także wypłat ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, ekwiwalentu za konserwowanie i pranie odzieży roboczej oraz ryczałtu za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych.

2. Wypłaty świadczeń finansowanych z ZFŚS dokonuje się na podstawie pisma komórki organizacyjnej ds. ogólnych. Podstawą sporządzenia listy częściowego dofinansowania zakupu okularów przez pracowników jest pismo komórki organizacyjnej ds. ogólnych wraz z załączoną do niego fakturą lub rachunkiem potwierdzającym zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze. Podstawą do sporządzenia listy płac w przypadku wypłaty: ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, ekwiwalentu za konserwowanie i pranie odzieży roboczej jest pismo z właściwej komórki merytorycznej. W przypadku ryczałtu za używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych podstawą do sporządzenia listy płac jest pismo komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych.

3. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych na podstawie pisma właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej;

2) listy płac podpisuje: pod względem rachunkowym osoba sporządzająca listę, pod względem merytorycznym kierujący właściwą komórką merytoryczną, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

3) wstępnej kontroli listy płac dokonuje zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona, a zatwierdza dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

4) świadczenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu kadrowo - płacowego SATURN-HR do systemu NBE. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych sprawdza zestawienie przelewów z listą płac, nanosi adnotację "zapłacono przelewem dnia..." i składa własnoręczny podpis;

5) listy płac są przechowywane w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego.

§  16. 

1. Zbiorcze zestawienie listy wypłat stanowi podstawę do księgowania kosztów wynagrodzeń osobowych, wynagrodzeń bezosobowych.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument jest drukowany z systemu kadrowo-płacowego SATURN-HR;

2) dokument podpisuje osoba sporządzająca oraz zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona.

§  17. 

1. Karta wynagrodzenia pracownika służy do całorocznej ewidencji wynagrodzeń pracownika. Powinna zawierać wszystkie składniki naliczenia i potrąceń, jakie wykazano w listach płac. Na karcie winny być odnotowane także otrzymane świadczenia z ubezpieczenia społecznego lub świadczenia otrzymane z innych tytułów. Karta wynagrodzeń jest pomocniczym dokumentem odzwierciedlającym naliczone wynagrodzenia, dokonane potrącenia z tytułu składek społecznych, podatków i innych.

2. Opracowanie i obieg: karty wynagrodzenia pracowników (w jednym egzemplarzu) prowadzi pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych.

§  18. 

1. Dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku stanowi potwierdzenie faktu przyjęcia do użytkowania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

2. Podstawę wystawienia dokumentu OT - przyjęcie nowego składnika majątku stanowią:

1) faktura lub rachunek - w sytuacjach nie wymagających odbioru technicznego;

2) protokół odbioru oraz faktura lub rachunek - w przypadkach wymagających odbioru technicznego; jeżeli zakup dotyczy sprzętu i oprogramowania komputerowego członkiem komisji jest pracownik komórki organizacyjnej ds. informatyki i telekomunikacji;

3) faktura lub rachunek wraz z protokołem odbioru - przy zakupach połączonych z montażem;

4) protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji - w przypadku inwestycji budowlano - montażowych;

5) protokół ustalenia różnic inwentaryzacyjnych - w przypadku ujawnienia środków trwałych w trakcie inwentaryzacji.

3. Opracowanie i obieg:

1) dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku wystawia w trzech egzemplarzach pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, z przeznaczeniem:

a) jeden egzemplarz (oryginał) dla komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych,

b) jeden egzemplarz dla komórki organizacyjnej otrzymującej środek trwały do użytkowania,

c) jeden egzemplarz dla wystawcy dowodu;

2) dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku podpisuje osoba upoważniona, która dokonała odbioru składnika majątkowego od dostawcy oraz osoba, której powierzono pieczę nad składnikiem majątkowym przyjętym do użytkowania;

3) zatwierdzony dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku jest przekazywany do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych i stanowi podstawę zapisów w ewidencji księgowej.

4. Ewidencję analityczną środków trwałych i pozostałych środków trwałych prowadzi pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Zapisy w ewidencji dokonywane są w porządku chronologicznym, z jednoczesnym nadaniem środkowi trwałemu odpowiedniego numeru inwentarzowego. Numery te są nadawane obiektom inwentarzowym na cały okres ich użytkowania tak, aby przy ich pomocy można było zidentyfikować dany obiekt. Ewidencja zawiera w szczególności: numer inwentarzowy, nazwę i charakter obiektu, wartość początkową, przychód, rozchód, uwagi.

5. Dokumenty OT - przyjęcie nowego składnika majątku wystawia się na poszczególne obiekty otrzymane z inwestycji i przyjmuje się do ewidencji według grup i rodzajów, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 r., poz. 1864).

6. W przypadku zakupu działek, budynków, gruntów i lokali, przeniesienie własności nieruchomości na kupującego następuje z chwilą podpisania przez notariusza umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego. Podstawą przyjęcia na ewidencję środków trwałych nieruchomości jest akt notarialny. Faktura VAT /faktura/ lub rachunek stanowi tylko podstawę rozliczenia między stronami, a zarazem dowód księgowy w postępowaniu podatkowym.

7. W sytuacji, gdy Biuro Administracji i Inwestycji Centrali Kasy finansuje ze środków funduszu administracyjnego Centrali Kasy inwestycje budowlane, zakupy środków trwałych i pozostałych środków trwałych dla potrzeb oddziałów regionalnych Kasy, pracownik Biura Administracji i Inwestycji Centrali Kasy sporządza rozliczenie inwestycji i wykaz pierwszego wyposażenia. Wykaz stanowi podstawę wprowadzenia wyposażenia do ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w oddziałach regionalnych Kasy, po potwierdzeniu przyjęcia do ewidencji i przesłaniu do Centrali Kasy.

8. W przypadku centralnych zakupów składników majątkowych bezpośrednio do oddziałów regionalnych Kasy, każda jednostka organizacyjna otrzymuje fakturę, na podstawie której sporządza dokument OT - przyjęcie nowego składnika majątku i wprowadza do ewidencji.

§ 19. Dokument - PP - zmiana użytkownika środka trwałego (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych pozostałych środków trwałych) - sporządza się w celu udokumentowania przemieszczenia środka trwałego wewnątrz oddziału regionalnego Kasy, tj. między komórkami organizacyjnymi. Wiąże się to ze zmianą osoby odpowiedzialnej za dany składnik majątku.

§  20. 

1. Dokument - PT - protokół przekazania (środka trwałego, wartości niematerialne i prawnej, pozostałych środków trwałych) - wystawiany jest w momencie nieodpłatnego przekazania składnika majątkowego lub przejęcia środka trwałego pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Kasy.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument wystawia pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych zatrudniony na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w czterech egzemplarzach:

a) dwa egzemplarze dla odbierającego,

b) dwa egzemplarze dla przekazującego;

2) dokument podpisuje dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona oraz zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona. Dokument parafuje osoba zatrudniona na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych;

3) dokument zostaje wysłany do jednostki organizacyjnej, do której składnik majątkowy został przekazany, celem potwierdzenia odbioru;

4) w jednostce organizacyjnej, na dowód przyjęcia składnika majątkowego, dokument PT - przekazanie środka trwałego podpisują osoby do tego upoważnione;

5) dwa egzemplarze dowodu pozostają w jednostce organizacyjnej odbierającej składnik majątkowy;

6) dwa egzemplarze dowodu zostają zwrócone do jednostki organizacyjnej przekazującej, jeden egzemplarz dokumentu /oryginał/ przekazywany jest do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, celem zdjęcia z ewidencji księgowej, jeden egzemplarz pozostaje w komórce organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych u osoby zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych;

7) w przypadku nieodpłatnego przejęcia środka trwałego przez oddział regionalny Kasy dokument PT - (środka trwałego, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych), stanowi podstawę ujęcia tego składnika w ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych, prowadzonej w komórce organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych przez osobę zatrudnioną na stanowisku ds. ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz w ewidencji syntetycznej prowadzonej w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych.

§ 21. Informację o wysokości kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych sporządza uprawniony pracownik komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych i podpisuje kierujący komórką organizacyjną ds. administracyjno - gospodarczych, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona.

Dokument przekazywany jest do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych w celu ujęcia go w księgach rachunkowych.

§ 22. Dokument LT - likwidacja rzeczowego składnika majątku ruchomego wystawia się w przypadku zniszczenia, kradzieży, zużycia, sprzedaży lub nieopłacalności dalszej eksploatacji środka trwałego. Tryb likwidacji środków trwałych regulują odrębne przepisy wewnętrzne.

Do czasu fizycznej likwidacji składników majątkowych postawionych w stan likwidacji ich wartość początkową ujmuje się na koncie pozabilansowym "środki trwałe w likwidacji".

§ 23. Sposób oraz tryb przeprowadzania inwentaryzacji określa załącznik do zarządzenia nr 37 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

§  24. 

1. Dokument - polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument sporządza pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych;

2) podstawą do sporządzenia przelewu jest oryginał dowodu księgowego sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym, poddany wstępnej kontroli przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzony przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

3) przelewy sporządza się w centralnym systemie finansowo - księgowym w module KB, przelewy dla faktur, rachunków, not i importuje się do systemu bankowości elektronicznej NBE. Przelewy dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych sporządzane są w systemie kadrowo - płacowym SATURN-HR - Moduł Elektroniczne Przelewy Bankowe i są eksportowane z tego systemu do plików tekstowych w formacie wymaganym przez system NBE, a w przypadku świadczeń z ZFŚS do użytkowanego systemu bankowego;

4) wykaz przelewów sporządzony przez pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych podlega sprawdzeniu przez kierującego komórką organizacyjną ds. finansowo - księgowych, a w czasie jego nieobecności przez upoważnioną osobę. Przelewy podpisują /akceptują/ dwie osoby upoważnione do wydawania dyspozycji pieniężnych (osoby upoważnione w karcie wzorów podpisu złożonej w banku);

5) bank po otrzymaniu dyspozycji przelewu, obciąża rachunek bankowy i udostępnia w systemie bankowości elektronicznej wyciąg bankowy.

§  25. 

1. Wyciąg bankowy jest dokumentem stanowiącym podstawę zapisu operacji na rachunku bankowym.

2. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo księgowych drukuje wyciąg bankowy z systemu bankowości elektronicznej w dniu jego udostępnienia, sprawdza z dowodami księgowymi, na podstawie których zrealizowano przelewy, nanosi na nie adnotację "zapłacono przelewem dnia......" i składa własnoręczny podpis. Wyciąg bankowy nie podlega zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy.

§ 26. Oryginał wyciągu bankowego z rachunku lokaty terminowej, OVN sporządzany jest przez bank (wzory i symbole dowodów określają banki). Wyciąg bankowy rachunku lokaty terminowej, OVN sporządzony przez bank odbiera pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, który sprawdza zgodność kwot na wyciągu z zawartą umową.

Wyciąg bankowy nie podlega zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy.

§  27. 

1. Dokument - wniosek o zaliczkę - służy do udokumentowania pobrania zaliczki na dokonanie zakupów na rzecz oddziału regionalnego Kasy lub placówki terenowej Kasy. Wzór dokumentu określa załącznik nr 1 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu pracownik wnioskujący o wypłatę zaliczki. Wnioskujący określa rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka, termin rozliczenia oraz wnioskowaną wysokość. Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisywane są przez kierującego komórką organizacyjną, a w czasie jego nieobecności osobę upoważnioną. Podpisanie wniosku jest równoznaczne z dokonaniem kontroli merytorycznej wniosku;

2) dokument sprawdza pod względem formalnym i rachunkowym pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, który wpisuje dokument do kontrolki pobranych zaliczek, jednocześnie sprawdzając, czy osoba wnioskująca nie zalega z rozliczeniem poprzednio pobranych zaliczek;

3) wniosek o zaliczkę podlega kontroli wstępnej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

4) dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika kwoty, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z należnego wynagrodzenia, pod którą pobierający zaliczkę składa własnoręczny podpis;

5) pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów płatnych gotówką, mogą wnioskować o udzielnie zaliczki na okres 1 roku, zwanej dalej "zaliczką stałą". Rozliczenie zaliczki stałej jest możliwe w okresie dłuższym niż 7 dni, ale nie dłuższym niż 1 miesiąc, z obowiązkiem jej zwrotu na dzień 31 grudnia.

3. Wysokość stałych zaliczek oraz osoby, które nimi dysponują ustala dyrektor oddziału regionalnego Kasy.

§  28. 

1. Dokument - rozliczenie zaliczki - służy do rozliczenia pracownika z pobranej zaliczki. Na podstawie dokonanych wyliczeń, rozliczający zwraca niewykorzystaną kwotę na rachunek bankowy oddziału regionalnego Kasy lub otrzymuje kwotę, o którą wydatki przekroczyły pobraną zaliczkę na wskazany rachunek bankowy.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 2 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) zaliczkobiorca na jednym egzemplarzu dokumentu wypełnia odpowiednie rubryki, w których określa sumę do zwrotu lub do wypłaty oraz wpisuje wszystkie rachunki, faktury, które zostały przez niego zapłacone. Do wypełnionego formularza należy dołączyć dowody opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym;

2) dokument pod względem merytorycznym podpisuje kierujący komórką organizacyjną któremu podlega zaliczkobiorca, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona;

3) sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych;

4) rozliczenie zaliczki podlega kontroli wstępnej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności osobę przez upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną.

3. Termin rozliczenia pobranej zaliczki wynosi 7 dni od dnia dokonania zakupów. Przy zaliczkach stałych pracownik rozlicza się na koniec każdego miesiąca i otrzymuje zwrot wydatkowanych kwot na podstawie dołączonych dowodów dokumentujących wydatki.

§  29. 

1. Dokument - polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży.

Wzór dokumentu polecenie wyjazdu służbowego krajowego określa załącznik nr 3 do Instrukcji, natomiast wzór dokumentu polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego określa załącznik nr 4 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) dokument jest wystawiony w jednym egzemplarzu i wpisany w rejestr prowadzony przez pracownika komórki organizacyjnej ds. ogólnych lub placówki terenowej. Dokument zawiera kolejny numer wpisany do rejestru, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, cel podróży, miejscowość delegowania, daty oraz miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, określenie rodzaju i klasy środka lokomocji, rodzaj biletu. Wyjazd służbowy następuje na podstawie decyzji osoby delegującej, która podpisuje dokument;

2) pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży;

3) po zakończeniu podróży służbowej, osoba delegująca potwierdza wykonanie polecenia służbowego przez podpisanie rachunku kosztów podróży służbowych krajowych lub zagranicznych pod względem merytorycznym;

4) zaliczkę oraz należności z tytułu rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego przekazuje się na rachunek bankowy osoby delegowanej wskazany na poleceniu wyjazdu służbowego - zapis nie dotyczy zaliczek wypłacanych w walutach obcych;

5) dokument podlega kontroli formalno - rachunkowej, której dokonuje pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych;

6) rozliczenie dokumentu podlega kontroli wstępnej dokonanej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

7) w przypadku, gdy pracownik nie poniósł kosztów w czasie podróży służbowej, dokument polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego, przekazuje osobie delegującej w celu merytorycznego potwierdzenia odbycia podróży służbowej. W dokumencie tym oświadcza, że nie poniósł kosztów związanych z odbytą podróżą. W części dotyczącej rachunku kosztów podróży służbowej, pracownik wpisuje tylko miejsce oraz datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Wypełniony dokument pracownik przekazuje do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, który zabezpieczy jego przechowywanie przez okres wymagany instrukcją archiwalną.

3. Osoba delegowana ma obowiązek przedłożyć osobie delegującej rachunek kosztów podróży w ciągu 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej z wyjątkiem sytuacji, w których opóźnienie nastąpiło z przyczyn uzasadnionych (np. nieobecność z powodu choroby).

§  30. 

1. Dokument - dyspozycja przelewu, służy do udokumentowania zapisów księgowych, dotyczących operacji gospodarczych nieudokumentowanych odrębnymi dowodami księgowymi, lub udokumentowanych dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi, a w szczególności do:

1) refundacji zobowiązań pomiędzy funduszami;

2) przekazywania środków pieniężnych pomiędzy Funduszem Składkowym Ubezpieczenia Społecznego Rolników a funduszem emerytalno - rentowym;

3) przekazania składek do PZU z tytułu grupowego ubezpieczenia pracowniczego;

4) zwrotu kosztów na podstawie prawomocnego wyroku sądu przekazanego pismem przez komórkę organizacyjną zaciągającą zobowiązanie finansowe, związane z realizacją tego zadania;

5) faktur PRO FORMA.

Dokument - dyspozycja przelewu jest podstawą do sporządzenia przelewu.

Wzór dokumentu określa załącznik nr 5 do Instrukcji.

2. Opracowanie i obieg:

1) dyspozycja przelewu sporządzana jest jednym egzemplarzu w komórce organizacyjnej ds. finansowo - księgowych na podstawie informacji sporządzonej w komórce organizacyjnej prowadzącej sprawę i zaakceptowanej przez kierującego tą komórką organizacyjną lub w przypadku jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

2) sprawdzenie dyspozycji przelewu pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym należy do obowiązków pracowników komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych;

3) dokument podlega kontroli wstępnej dokonanej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną.

§  31. 

1. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania korekty błędnego zapisu (dekretu lub księgowania), przeniesienia rocznych księgowań kosztów, przychodów, rozliczenia międzyokresowego kosztów lub w celu udokumentowania zapisów księgowych, które stanowią operacje gospodarcze nieudokumentowane odrębnymi dowodami księgowymi lub udokumentowane dowodami nie będącymi samodzielnymi dowodami księgowymi.

2. Dokument podpisuje osoba sporządzająca, osoba sprawdzająca, zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy.

§  32. 

1. "Dokument wewnętrzny nr ..." - wystawiany jest do transakcji objętej odwrotnym obciążeniem, która polega na tym, że obowiązek rozliczenia VAT z tytułu dostawy towaru zostaje przeniesiony ze sprzedawcy na nabywcę. Wzór dokumentu określa załącznik nr 6 do Instrukcji.

2. W momencie zrealizowania transakcji objętej odwrotnym obciążeniem, na podstawie otrzymanej faktury, upoważniony pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych wystawia "dokument wewnętrzny nr ...", na którym wylicza należny podatek od towarów i usług. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych wystawia notę uznaniową na kwotę podatku VAT z tytułu transakcji objętych odwrotnym obciążeniem i przesyła ją do Biura Finansowego Centrali Kasy, w celu rozliczenia podatku VAT. Noty są podpisywane przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną oraz przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną.

3. "Dokument wewnętrzny nr ..." wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, z których oryginał jest dowodem księgowym, podlegającym ewidencji w księgach rachunkowych natomiast kopia przekazywana jest do Biura Finansowego Centrali Kasy.

4. Dowody księgowe dotyczące wypłat świadczeń emerytalno - rentowych, zasiłków pogrzebowych i zasiłków macierzyńskich z ubezpieczenia społecznego są sporządzane przez komórkę organizacyjną ds. wypłat oddziale regionalnym Kasy, a także w placówkach terenowych Kasy w dwóch egzemplarzach. Dowody są podpisywane przez sporządzającego, sprawdzane pod względem merytorycznym przez komórkę organizacyjną ds. świadczeń oraz pod względem formalno - rachunkowym przez komórkę organizacyjn, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona i zatwierdza do wypłaty dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona. Następnie są przekazywane do: pierwszy egzemplarz do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do wypłaty lub innej realizacji, drugi egzemplarz pozostaje w aktach właściwej komórki organizacyjnej lub placówki terenowej. Wszystkie wypłaty świadczeń emerytalno-rentowych następują w oddziale regionalnym Kasy z rachunku funduszu emerytalno - rentowego.

5. Dowody księgowe dotyczące wypłat świadczeń jednorazowych i krótkoterminowych z ubezpieczenia społecznego są sporządzane przez komórkę organizacyjną ds. wypłat w oddziale regionalnym Kasy w dwóch egzemplarzach oraz przez placówki terenowe Kasy także w dwóch egzemplarzach. Dowody są podpisywane przez sporządzającego, sprawdzane pod względem merytorycznym przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej ds. świadczeń w oddziale regionalnym Kasy lub przez upoważnionego pracownika placówki terenowej. Dokumenty sprawdzane są pod względem formalno - rachunkowym przez komórkę organizacyjną ds. wypłat. Kontroli wstępnej dokonuje zastępca dyrektora ds. finansowych - Główny Księgowy w czasie jego nieobecności osoba upoważniona i zatwierdza do wypłaty dyrektor oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności osoba upoważniona. Przekazywane są: pierwszy egzemplarz do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do wypłaty lub innej realizacji, drugi egzemplarz pozostaje w aktach właściwej komórki merytorycznej. Wypłata świadczeń jednorazowych i krótkoterminowych finansowana jest z rachunku bankowego Funduszu Składkowego Ubezpieczenia Społecznego Rolników.

Rozdział  5

Zasady kontroli dowodów księgowych

§  33. 

1. Każdy dowód księgowy zewnętrzny powinien być szczegółowo opisany, z uzasadnieniem celowości dokonanej operacji gospodarczej, podaniem szczegółowej informacji dotyczącej przeznaczenia i umiejscowienia zakupionych materiałów np.: przekazano do bieżącej eksploatacji, wydano za pokwitowaniem itp. w przypadku usługi potwierdzenia wykonanej usługi ze wskazaniem protokołu odbioru.

2. Opisywanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych odbywa się w oddziale regionalnym Kasy w poszczególnych komórkach organizacyjnych i oznacza:

1) sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym (rzeczowym) przez kierującego komórką organizacyjną, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną. Sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym następuje po szczegółowym opisaniu dowodu księgowego, uzasadniającym celowość dokonanej operacji gospodarczej oraz:

a) podaniu numeru umowy, a w przypadku zakupu bez zawierania umowy podaniu numeru wniosku o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane wyłączone ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579);

b) wskazaniu właściwego paragrafu wydatków, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych,

c) każdy dowód księgowy, dotyczący poniesionych kosztów, należy również opisać zgodnie z klasyfikacją budżetu zadaniowego określając: funkcję, zadanie, podzadanie i działanie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (z uwzględnieniem ustawy budżetowej obowiązującej w danym roku),

d) dowód księgowy, dotyczący zakupu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, powinien zostać opisany i sprawdzony przez upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej ds. administracyjno - gospodarczych pod względem prawidłowości naliczonej i wskazanej na dowodzie wartości amortyzacji,

e) dowód księgowy, dotyczący zakupu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych (tj.: wyposażenia o wartości jednostkowej 500 zł - 3.500 zł) przekazywanych bezpośrednio do użytkowania, musi posiadać adnotację o przyjęciu go do ewidencji środków trwałych,

f) zamieszczeniu informacji na dowodzie księgowym w zakresie zgodności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;

2) w przypadku wystąpienia opóźnień w wykonaniu umowy, komórka organizacyjna, która odpowiada za realizację umowy, nalicza kary umowne i tę informację przekazuje w opisie merytorycznym lub w odrębnym załączniku do dowodu księgowego (faktury) w celu wystawienia przez komórkę organizacyjną ds. finansowo - księgowych noty obciążeniowej;

3) przy sprawdzeniu dowodu księgowego pod względem merytorycznym, należy w szczególności sprawdzić:

a) prawidłowość nazewnictwa dokonanych operacji,

b) gospodarność, rzetelność i legalność dokumentowanych transakcji,

c) pomiar ilościowy i wartościowy (w tym: ceny, stawki),

d) informacje o formie płatności,

e) dane o numerze rachunku bankowego,

f) identyfikację podmiotową odbiorcy i dostawcy,

g) informacje dodatkowe (np. o udzieleniu wcześniejszych zaliczek, przedpłat, itp.);

4) stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne powinny być opisane na dowodzie księgowym lub w załączniku do dowodu księgowego i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu księgowego oraz przez kierującego komórką organizacyjną, a w czasie jego nieobecności osobę upoważnioną;

5) w kontroli merytorycznej dowodów księgowych uczestniczą wszystkie komórki organizacyjne oddziału regionalnego Kasy, zaciągające zobowiązania finansowe związane z realizacją zadań wynikających z zakresu ich działania;

6) sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym polega na ustaleniu, czy dowody księgowe zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu księgowego oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym dokonują uprawnieni pracownicy komórek organizacyjnych oddziału regionalnego Kasy i placówek terenowych;

7) dowody księgowe po sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym oraz formalno - rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną.

3. Dekretacja dowodów księgowych następuje po zakończeniu czynności kontrolnych i weryfikacyjnych. Dekretacja dowodów obejmuje wykonanie czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wskazaniem sposobu ich księgowania i pisemnym jej potwierdzeniem.

4. Dekretacja obejmuje w szczególności:

1) segregację dowodów księgowych polegającą na wyłączeniu z nich tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu i nie stanowią załącznika dowodu księgowego oraz nie podlegają kontroli kompletności dokumentów na oznaczony dzień;

2) sprawdzenie prawidłowości dowodów tj. ustalenie, czy są właściwie opisane, podpisane na dowód skontrolowania ich pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym oraz czy są zatwierdzone do wypłaty przez osoby do tego upoważnione. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie są kompletne należy je zwrócić właściwej komórce organizacyjnej w celu niezwłocznego uzupełnienia;

3) oznaczenie sposobu księgowania (dekretacja właściwa) polegające na nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, wskazaniu kont syntetycznych i analitycznych, na jakich dowód ma być zaksięgowany, wskazaniu miesiąca księgowania oraz datę i podpis uprawnionego pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych.

5. Dowody księgowe dekretują upoważnieniu pracownicy komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowej, zgodnie z wewnętrznymi przepisami obowiązującymi w Kasie. Dekretacja dowodów spełnia również funkcję kontroli wtórnej dowodów księgowych.

6. Szczegółowy opis wydatku, podpis sprawdzającego pod względem merytorycznym oraz formalno - rachunkowym, kwota zatwierdzona do zapłaty, potwierdzenie dokonania kontroli wstępnej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzenie przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną, oznaczenie sposobu księgowania dokonywana jest na rewersie (odwrocie) faktury/rachunku. W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury/rachunku, dopuszcza się możliwość umieszczenia w/w informacji na kartce papieru - na stałe dołączonej do dokumentu księgowego - z nagłówkiem: "Załącznik do faktury/rachunku nr ... z dnia ....". W takim przypadku na fakturze/rachunku powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik.

Rozdział  6

Obieg dowodów księgowych

§  34. 

1. Sprawdzenia dowodów księgowych dokonują uprawnieni pracownicy komórek organizacyjnych. Pracownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do sprawnego i szybkiego przekazywania dowodów księgowych pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

Obieg dowodów księgowych rozpoczyna się od momentu ich wpływu z zewnątrz lub w dacie ich sporządzenia, aż do momentu ich zaksięgowania i archiwizowania.

2. Obieg dowodów księgowych w oddziale regionalnym Kasy ma podstawowe znaczenie dla sprawnego i prawidłowego funkcjonowania jednostki organizacyjnej, przede wszystkim ma bardzo duży wpływ na bieżące i terminowe regulowanie zobowiązań, zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych, jak również na terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych.

3. Osoby, którym imiennie wyznaczono odpowiednie zadania przy obiegu dowodów księgowych, ponoszą odpowiedzialność indywidualną za ich terminowe sporządzanie i przekazywanie do następnej komórki organizacyjnej. Zadania te powinny być szczegółowo określone w zakresie czynności każdego pracownika w oddziale regionalnym Kasy uczestniczącego w systemie obiegu dowodów księgowych.

W karcie czynności każdego pracownika oddziału regionalnego Kasy uczestniczącego w systemie obiegu dowodów księgowych należy, oprócz obowiązków, określić zakres uprawnień i odpowiedzialności za powierzony pracownikowi odcinek pracy. Dotyczy to również otrzymanych uprawnień do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym.

4. Dla poszczególnych pracowników uczestniczących w systemie obiegu dowodów księgowych należy ustalić:

1) obowiązki do:

a) przyjmowania dowodów zewnętrznych,

b) rejestrowania wszystkich przyjmowanych dowodów księgowych po uprzedniej wstępnej kontroli ich poprawności,

c) przekazywania przyjętych dowodów księgowych (oznaczonych datą wpływu i numerem rejestru) niezwłocznie do właściwych komórek organizacyjnych,

d) wystawiania dowodów księgowych;

2) uprawnienia do:

a) sprawdzania i podpisu dowodów księgowych pod względem merytorycznym,

b) sprawdzania dowodów pod względem formalno - rachunkowym,

c) zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty,

d) wystawiania faktur, not księgowych, faktur i not korygujących,

e) dekretacji dowodów księgowych na właściwe konta,

f) odbioru wyciągów bankowych;

3) odpowiedzialność:

a) materialną za powierzony do użytkowania majątek według oświadczenia o odpowiedzialności materialnej złożonego na piśmie,

b) służbową za przestrzeganie przepisów o obrocie pieniężnym i środkach płatniczych,

c) za sprawdzanie dowodów księgowych,

d) za terminowe przekazywanie dowodów księgowych, zgodnie z niniejszą Instrukcją.

5. Ustala się następujący obieg dowodów księgowych w oddziale regionalnym Kasy:

1) wszystkie dowody księgowe zewnętrzne obce przesłane pocztą oraz bezpośrednio przekazane przez kontrahentów do komórek organizacyjnych (poza fakturami za koszty hoteli załączanymi do polecenia wyjazdu służbowego/rachunku kosztów podróży służbowych oraz fakturami opłaconymi z pobranych zaliczek), muszą być przekazane do kancelarii oddziału regionalnego Kasy, skąd po zarejestrowaniu w systemie "Archiwum" i ostemplowaniu pieczątką wpływu przekazywane są do komórki organizacyjnej ds. finansowo-księgowych;

2) komórka organizacyjna ds. finansowo - księgowych otrzymane dowody księgowe rejestruje w dzienniku ewidencyjnym i przekazuje za pokwitowaniem do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej celem opisania i sprawdzenia pod względem merytorycznym;

3) poszczególne komórki organizacyjne oddziału regionalnego Kasy po opisaniu i sprawdzeniu pod względem merytorycznym oraz dołączeniu innych dokumentów np. protokołu odbioru potwierdzającego realizację transakcji, umieszczają na dowodzie księgowym pieczątkę z klauzulą "Sprawdzono pod względem merytorycznym" z podpisem i imienną pieczątką kierującego komórką organizacyjną, a w czasie jego nieobecności osoby upoważnionej oraz datą sprawdzenia;

4) dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym komórki organizacyjne oddziału regionalnego Kasy zwracają do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych, w terminie do 4-ch dni roboczych od daty ich otrzymania (nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym dowód księgowy wpłynął do komórki organizacyjnej).

W przypadku faktur, których weryfikacja wymaga zaangażowania innych komórek organizacyjnych lub wyjaśnień z wykonawcą, wydłuża się termin przekazania dowodów księgowych do komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych do 5 dni roboczych. Wymienione terminy ulegają skróceniu w przypadku, gdy istnieje zagrożenie przekroczenia terminu płatności, jak również w przypadku, gdy dowód księgowy nie będzie mógł być ujęty do odpowiedniego okresu sprawozdawczego.

Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych odnotowuje w rejestrze faktur datę zwrotu sprawdzonego dowodu księgowego i potwierdza komórkom organizacyjnym otrzymanie dowodu księgowego;

5) należy przestrzegać określonego w umowie terminu płatności, a przy zakupach na wniosek komórki organizacyjnej - terminu określonego na fakturze. Za nieterminowe dokonanie płatności odpowiada pracownik, który spowodował opóźnienie;

6) pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych w ciągu 2 - dni roboczych od otrzymania prawidłowo opisanej pod względem merytorycznym faktury lub rachunku, dokonuje kontroli dowodu księgowego pod względem formalno - rachunkowym, umieszcza na nim klauzulę "Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" z oznaczeniem daty sprawdzenia oraz podpisem osoby sprawdzającej wraz z imienną pieczątką;

7) dowody sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez zastępcę dyrektora ds. finansowych - Głównego Księgowego, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną i zatwierdzeniu przez dyrektora oddziału regionalnego Kasy, a w czasie jego nieobecności przez osobę upoważnioną;

8) zatwierdzone dowody księgowe są niezwłocznie przekazywane do pracownika komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych uprawnionego do dekretacji i księgowania, celem ujęcia dowodów księgowych w księgach rachunkowych miesiąca, którego dotyczą. Pracownik komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych dokonuje dekretacji, księguje dowody na właściwe konta, sporządza polecenie przelewu środków pieniężnych na konto dostawcy, celem realizacji terminowej zapłaty.

Rozdział  7

Przechowywanie dowodów księgowych

§  35. 

1. Dowody księgowe są gromadzone, przechowywane i archiwizowane w oddziale regionalnym Kasy z uwzględnieniem czasu ich przechowywania.

2. Z uwagi na to, że dowody księgowe służą stałym wyjaśnieniom i podlegają kontroli, ustala się, że dowody te po ich zaksięgowaniu pozostają w pomieszczeniach komórki organizacyjnej ds. finansowo - księgowych przez 2 lata, a następnie przekazywane są do Archiwum zakładowego.

3. Archiwum zakładowe w oddziale regionalnym Kasy prowadzi komórka organizacyjna ds. administracyjno - gospodarczych, zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia nr 10 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

4. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe przechowuje się w należyty sposób, chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

5. Przechowywanie dowodów księgowych odbywa się zgodnie z art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

6. Istnieje możliwość udostępniania dowodów księgowych lub zbiorów dowodów osobie trzeciej. Udostępnienie takie jest możliwe za pisemną zgodą dyrektora oddziału regionalnego Kasy lub osoby upoważnionej.

7. W przypadku konieczności wydania oryginalnych dowodów księgowych poza siedzibę oddziału regionalnego Kasy wymagane jest, aby oprócz pisemnej zgody dyrektora oddziału regionalnego Kasy sporządzić zestawienie wydawanych dowodów z określeniem terminu ich zwrotu i uzyskać pisemne potwierdzenie odbioru tych dowodów.

8. Zasady udostępniania danych osobowych pracowników Kasy, osobom trzecim, prawnym i fizycznym, określają szczegółowo odrębne przepisy wewnętrzne.

Załącznik Nr  1

WNIOSEK O ZALICZKĘ

Imię i nazwisko	Stanowisko służbowe
Komórka organizacyjna		Data
Proszę o wypłacenie zaliczki wg poniższej specyfikacji
Nazwa przedmiotu, materiału lub usługi	Ilość	Kwota
Razem

Słownie .....................................................................................................................................

Sprawdzono pod względem merytorycznym			Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
(data)	(podpis)		(data)	(podpis)
Dokonano kontroli wstępnej		Zatwierdzono do wypłaty
Główny Księgowy			Kierownik jednostki
(data)	(podpis)		(data)	(podpis)
Konto Wn			Kwota		Konto Ma

Zobowiązuję się rozliczyć nie później niż w ciągu 7 dni od dnia otrzymania (nie dotyczy zaliczek stałych). Upoważniam równocześnie zakład pracy do potrącenia kwoty nierozliczonej w terminie zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.

 .................................................................

 (data i czytelny podpis zaliczkobiorcy)

Załącznik Nr  2

ROZLICZENIE ZALICZKI

.................................................... (pieczęć)					Nr dowodu ..............................
			pobranej dnia .......................... 20 .... r.
Przez Imię i nazwisko .....................................................................................................................................................................
Zaliczka		.......................................		Załączone dowody sprawdzone pod względem merytorycznym
Wydatkowano (wg zestawienia poniżej)		.......................................
do wypłaty do zwrotu				.......................................... Data		...................................... (podpis)
				Zestawienie i załączone dowody sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
Ilość załączników				..........................................		..........................................
.................................................................................. (data i podpis pobierającego)				Data		(podpis)
				Dokonano kontroli wstępnej
Konto Wn	Symbol podz. klasyfikacyjnego		Kwota
				.......................................... Data		.......................................... Główny Księgowy
Konto Ma	RAZEM			Zatwierdzono do wypłaty
	Zaliczka
Do wypłaty - do zwrotu				.......................................... Data		.......................................... Kierownik jednostki
słownie zł ...................................................................

Wpłacono niewydatkowaną kwotę zł

słownie: ....................................................................... zł

L.p.	Zestawienie wydatków (dokumentów)	Kwota
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
	RAZEM

Załącznik Nr  3

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO KRAJOWEGO Nr .......

grafika

Załącznik Nr  4

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO ZAGRANICZNEGO Nr .......

grafika

Załącznik Nr  5

Dyspozycja Przelewu

	Nr dowodu .......................................................
	Księg.dnia ....................... podpis.....................

do przekazania kwota: ...............................................	słownie: .......................................................................
z banku: .......................................................................	do banku: ....................................................................
z konta nr: ...................................................................	na konto nr: ................................................................
przekazujący: .............................................................	odbiorca: .....................................................................
tytułem: ............................................................................................................

Sporządził:	Sprawdzono pod względem	Sprawdzono pod względem
	merytorycznym	formalno - rachunkowym
......................................	dnia .................... podpis ........................	dnia .................. podpis ........................

Dokonano kontroli wstępnej

Data ................................ Główny Księgowy ..........................................

Zatwierdzono do wypłaty:
Konto Wn	Symbol klasyfikacji	Kwota	Konto Ma

Data .............................	Kierownik jednostki .................................
Zapłacono przelewem z dnia ......................................	podpis ........................................................

Pieczątka

Załącznik Nr  6

Dokument wewnętrzny nr ............ Data wystawienia: ................................................................. Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi : ................................................................... Sprzedawca : DOSTAWCA TOWARU NIP .................. Nabywca: ......................................................................................... adres siedziby oddziału regionalnego lub Centrali KRUS NIP .............. Rodzaj transakcji: naliczenie podatku VAT z tytułu odwrotnego obciążenia, zgodnie z art.17 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku od towarów i usług - do faktury nr .............................. z dnia ..................... r. L.p. Nazwa towaru/usługi J.M. Ilość Cena jedn. netto Wartość netto Stawka VAT (%) Kwota VAT Wartość brutto RAZEM Słownie:.................................................................................................................................................................. Podpis i pieczątka imienna osoby upoważnionej Netto Stawka VAT (%) Kwota VAT Brutto w tym: 23 8 5 0 zw.