Wprowadzenie "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej".
Dz.Urz.KGPSP.2012.24
Akt obowiązującyDECYZJA Nr 33
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 27 września 2012 r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej"
(DOWODÓW KSIĘGOWYCH)
W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
BIURO FINANSÓW
KOMENDY GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
Warszawa, dnia ..... września 2012 r.
SPIS TREŚCI:
1. Rozdział I - Zasady ogólne.
2. Rozdział II - Dowody księgowe i ich obieg.
3. Rozdział III - Kontrola dowodów księgowych.
4. Rozdział IV - Dokumenty gospodarki finansowej.
5. Rozdział V - Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej.
6. Rozdział VI - Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe.
Tabele, zasady, wzory, druki i wykazy do "Instrukcji":
nr 1 Tabela obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych;
nr 2 Zasady gospodarki kasowej;
nr 3 Wzór - druk własny - Rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej;
nr 4 Wzór - druk własny - Zbiorcze zestawienie dokumentów;
nr 5 Wzór - druk własny - Dyspozycja płatnicza przelewu (z tytułu odpisów FŚS, przekazania dochodów budżetowych, potrąceń, omyłkowych wpływów, itp);
nr 6 Wzór - druk własny - Dyspozycja płatnicza (zwrot niewykorzystanych środków niewygasających);
nr 7 Wzór - druk własny - Dyspozycja płatnicza (zwrot kaucji gwarancyjnych należytego wykonania dostaw, robót i usług oraz wadium);
nr 8 Wzór - druk własny - Dyspozycja przekazania gwarancji, poręczeń przewidzianych prawem zamówień publicznych;
nr 9 Wzór - druk własny - Dyspozycja płatnicza przekazania zasilenia w środki budżetowe dysponentów III stopnia;
nr 10 Wzór - druk własny - Dyspozycja płatnicza na przekazanie dotacji z budżetu w ramach realizacji programów i projektów z udziałem środków europejskich;
nr 11 Wzór - druk własny - Dyspozycja dokonania płatności na rachunki bankowe zagranicznych kontrahentów;
nr 12 Druk zewnętrzny - Rozliczenie środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa;
nr 13 Wzór - Umowa zlecenia oraz rachunek za wykonanie zlecenia;
nr 14 Wzór - Umowa o dzieło oraz rachunek za wykonanie dzieła;
nr 15 Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów;
nr 16 Wykaz pracowników uprawnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej dokumentów.
ROZDZIAŁ I
Zasady ogólne
Zasady ogólne
oraz przepisy wykonawcze do tych ustaw.
a także za przygotowywanie propozycji zmian, w ramach przyznanego limitu środków budżetowych.
ROZDZIAŁ II
Dowody księgowe i ich obieg
Dowody księgowe i ich obieg
ROZDZIAŁ III
Kontrola dowodów księgowych
Kontrola dowodów księgowych
" Sprawdzono pod względem merytorycznym
................. ......................
data podpis, pieczęć"
Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli pod względem merytorycznym stanowi wykaz nr 15 do Instrukcji.
"zakwalifikowano do wydatków strukturalnych
kategoria ............................... kwota ..................
słownie ...............................................................
................. ...............................
data podpis, pieczęć"
"zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego
funkcja ............................ zadanie ............................
podzadanie ..................... działanie ...........................
kwota ........................ słownie ..................................
...................................................................................
.................. .............................
data podpis, pieczęć"
" Sprawdzono pod względem formalno- rachunkowym
................. ...................................
data podpis, pieczęć"
Osoby uprawnione do kontroli formalno-rachunkowej dokumentów zawiera wykaz nr 16.
"Dokonano kontroli wstępnej zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych
rozdział .............. § ........... poz. ...........
.................... .......................
data podpis, pieczęć"
"Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ..................
słownie:..............................................................................
..................... .........................................
data podpis, pieczęć"
FVS faktura VAT -sprzedaż,
PK polecenie księgowania - budżet,
PK/BZ polecenie księgowania - budżet zadaniowy
PK-P polecenie księgowania - pozabudżet,
RK raport kasowy budżet,
RK-P raport kasowy pozabudżet,
RK/FE raport kasowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,
RK/FP raport kasowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
RK/B raport kasowy przeksięgowanie,
RK/Z raport kasowy dewizowy,
WB wyciąg bankowy budżet,
WB/D wyciąg bankowy - dochody budżetowe,
WB-P wyciąg bankowy - pozabudżet,
WB/FE wyciąg bankowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,
WB/FP wyciąg bankowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
WB/UE wyciąg bankowy środków zagranicznych lub na prefinansowanie projektów UE.
В ххх/уу/ dla dokumentów dotyczących wydatków budżetowych,
DB ххх/уу/ dla dokumentów dot. rozliczeń z tyt. dochodów budżetowych, sum na zlecenie, sum depozytowych i środków specjalnych,
FP ххх/уу/ dla dokumentów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
FE ххх/уу/ dla dokumentów funduszu świadczeń socjalnych emerytów i rencistów byłych funkcjonariuszy,
UE ххх/уу/ dla dokumentów dotyczących wydatków ze środków zagranicznych lub na prefinansowanie projektów UE.
Symbol xxx oznacza kolejny numer w segregatorze według rodzaju działalności, natomiast yy, kolejny numer dokumentu źródłowego w ramach danego rodzaju (xxx).
ROZDZIAŁ IV
Dokumenty księgowe gospodarki finansowej
Dokumenty księgowe gospodarki finansowej
Obieg wg pkt 4c tabeli nr 1 do Instrukcji.
ROZDZIAŁ V
Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej
Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej
Obieg wg pkt 3 b tabeli nr 1 do Instrukcji.
Obieg wg pkt 2c tabeli nr 1 do Instrukcji.
Obieg wg pkt 2b tabeli nr 1 do Instrukcji.
ROZDZIAŁ VI
Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe
Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe
Nr 1
TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
Lp. | Określenie lub nazwa dowodu finansowo-księgowego | Przeznaczenie dokumentu | Miejsce opracowania, sporządzenia dowodu | Ilość egz. | Miejsce przekazania (przeznaczenia) dowodu | Terminy przekazania, doręczenia | Osoby odpowiedzialne za sprawdzanie i zatwierdzanie dowodu finansowo-księgowego | |||||
pod względem merytorycznym | pod względem formalno- rachunkowym | kontrola wstępna dokonana zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych | zatwierdza/ podpisuje | |||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | ||
1. | Dowody związane z wypłatą wynagrodzeń należności oraz świadczeń. | |||||||||||
a/ | listy płac | Lista płacy stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 1 | Kasa/ROR | 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępca | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | ||
b/ | listy płatnicze dodatkowych należności i świadczeń | Lista płatnicza stanowi dokument do wypłaty dodatkowych należności. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych na podstawie listy osób uprawnionych do otrzymania należności, przekazanej przez odpowiedzialne komórki merytorycznie | 1 | Kasa/ROR | w terminach wypłaty dodatkowych należności | Dyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępca, Dyrektor Biura Logistyki lub zastępca | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | ||
c/ | umowa zlecenia/o dzieło | Stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy zlecenia/dzieła. | Biuro merytoryczne | 2 | a/ 1 egz. Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych b/ 2 egz. - wykonawca | przed upływem 7 dni od daty podpisania | Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | ||
d/ | rachunek do umowy zlecenia i o dzieło | jw. | Wykonawca zlecenia/dzieła oraz Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych w zakresie naliczeń | 2 | Kasa/ROR | 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | ||
2. | Dowody związane z gospodarką materiałowo- magazynową oraz zakupem usług | |||||||||||
a/ | przyjęcie materiału "MP" (asygnata magazyn przyjmie) | "MP" stanowi dokument (dowód) przyjecia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy przez jeden magazyn. | magazyn | 2 | a/ oryginał - Wydział Administracyjny BT b/ kopia magazyn | w dniu wystawienia | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego ВT | ||
b/ | pobranie materiałów "MW" (asygnata magazyn wyda) | Dowód "MW" jest poleceniem wydania z magazynu materiałów na potrzeby własne KG PSP. | Wydział Administracyjny BT | 2 | a/ oryginał - Wydział Administracyjny BT b/ kopia magazynier | w dniu wystawienia | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego ВT | ||
c/ | wydanie materiału "Wz" | Dowód "Wz" jest poleceniem wydania materiałów na zewnątrz KG PSP, potwierdza fakt wydania materiałów przez magazyniera oraz potwierdza otrzymanie materiałów przez odbiorcę. | Wydział Administarcyjny BT | 3 | a/ oryginał dla Wydziału Administracyjnego b/ 1-sza kopia dla odbiorcy c/ 2-ga kopia dla magazynu | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub zastępcy | ||
d/ | dowody obce - faktury (rachunki) za wykonane roboty, dostawy i świadczone usługi | Faktura (rachunek) dostawcy dokumentuje transakcję sprzedaży towarów i usług na rzecz KG PSP. | X | X | Biuro Finansów | niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 (przy uwzględnieniu zapisu w § 2 ust. 15) | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy. | ||
е/ | dowody obce - noty księgowe (dotyczy obciążenia KG PSP płatnością) | Nota księgowa obciążeniowa dokumentuje obciążenie KG PSP z różnych tytulów (np. udział w kosztach OC itp.). | X | X | Biuro Finansów | niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy. | ||
3. | Inwestycje i dokumenty obrotu środkami trwałymi | |||||||||||
a/ | przyjęcie środka trwałego "OT" | Dokument "OT" służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Sporządza się na podstawie faktury dostawcy oraz protokołu odbioru faktycznego. | Wydział Administracyjny BT | 2 | Biuro Finansów | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | ||
b/ | likwidacja środka trwałego "LT" | Służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego. | Wydział Administracyjny BT | 2 | Biuro Finansów | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | ||
c/ | przekazanie środka trwałego "PT" | Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce PSP. | Wydział Administracyjny BT | 4 | a) 4 egz.adresat (zwrot za potwierdzeniem 2 egz.) b) 1-szy egz. potwierdzony Wydział Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów c) 2-gi egz. potwierdzony BT | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT | X | X | Komendant Główny, Zastępca Komendanta, Dyrektor BT lub jego zastępcy | ||
d/ | protokół odbioru (środka trwałego, usługi, materiału) | Służy do udokumentowania kompletności oraz faktu odbioru zakupionego środka trwałego, usług i materiałów. | miejsce odbioru faktycznego | 2 | Biuro Finansów Wydział Księgowości i Sprawozdawczości - oryginał protokołu wraz z fakturą dostawcy; Biuro Logistyki Wydział Administracyjny- kserokopia protokołu wraz z kserokopią faktury dostawcy | bieżąco | X | X | X | upoważnieni przedstawiciele dostawcy i odbiorcy | ||
4. | Gospodarka finansowa | |||||||||||
a/ | czek gotówkowy/rozrachunkowy | Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. | Kasa KG PSP | 1 | X | X | X | x | X | dwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów | ||
b/ | dowód kasowy "Kasa przyjmie" | Stosowany w przypadkach wpłat gotówkowych za usługi, zwroty zaliczek, innych opłat na rzecz KG PSP oraz dokumentujący pobranie gotówki z banku. | Kasa KG PSP | 3 | a/ oryginał pod raport kasowy b/pierwsza kopia dla wpłacającego c/ druga kopia w bloczku do rozliczenia | x | x | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | ||
c/ | dowód kasowy "Kasa wypłaci" | Stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy, które nie mogą być udokumentowane żródłowymi dowodami kasowymi. | Kasa KG PSP | 2 | a/ oryginał pod raport kasowy b/kopia w bloczku do rozliczenia | X | x | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | ||
d/ | wniosek o zaliczkę | Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe | biuro merytoryczne | 1 | Kasa KG PSP | X | Dyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | ||
е/ | rozliczenie zaliczki | Służy do udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki. | biuro merytoryczne | 1 | Kasa KG PSP | nie póżniej niż 14 dni od daty wykonania zadania | Dyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | uprawniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | ||
f/ | rozliczenie polecenia krajowego wyjazdu służbowego | Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. | polecenie wyjazdu służbowego pracownika delegowanego, wystawione przez Biuro Kadr i Organizacji | 1 | Kasa KG PSP | nie póżniej niż 14 dni od daty powrotu z delegacji. | Dyrektor lub zastępca dyrektora biura merytorycznego - przełożony delegowanego; Dla dyrektorów biur - Komendant Główny lub Zastępca | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | ||
g/ | rozliczenie delegacji służbowej zagranicznej | Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. | dowód własny pracownika delegowanego | 1 | Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BF | j.w | Dyrektor lub zastępca Biura Współpracy Międzynarodowej oraz Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego - przełożony delegowanego pracownika | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | ||
h/ | raport kasowy "RK" | Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczacych wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub w okresie kilkudniowym. | Kasa KG PSP | 2 | 1-szy egzemplarz wraz z dowodami - księgowość 2-gi egzemlarz kasa | przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany niezależnie od ilości obrotów kasowych na koniec każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiąca | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | ||
i/ | raport kasowy "RK" walorów zagranicznych | Służy do ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z wypłatą i rozliczaniem zagranicznych podróży służbowych | Wydział Płac i Rozliczeń BF | 2 | 1-szy egzemplarz do Wydziału Księgowowości i Sprawozdawczości 2-gi egzemlarz wraz z dowodami Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiąca | pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych BF | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | ||
j/ | wniosek o zakup dewiz | Służy jako dokument umożliwiający zakup dewiz na podróż służbową zagraniczną. | Biuro Współpracy Międzynarodowej | 1 | Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BF | bieżąco, nie później niż do godz. 15.00 dnia roboczego poprzedzającego dzień udzielenia zaliczki delegowanemu, pod warunkiem że środki na ten cel zostały przez BWM zapotrzebowane w terminach właściwych do ich składania | Dyrektor Biura Współpracy Międzynarodowej lub jego zastępca | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP lub osoba upoważniona | ||
k/ | bankowy dowód wpłaty | Służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy KG PSP do banku | Kasa KG PSP | 1 | bank finansujący | X | X | X | x | X | ||
l/ | polecenie przelewu | Polecenie przelewu wystawia się na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych faktur (rachunków, not itp.) lub na podstawie list płac, umów zlecenia i o dzieło i innych dowodów okreslonych w § 2 Instrukcji. | Biuro Finansów | 1 | X | bieżąco | X | X | x | dwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów | ||
5. | Dokumentacja własna | |||||||||||
a/ | polecenie księgowania "PK" | "PK" stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | 1 | X | bieżąco | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | ||
b/ | faktura VAT, faktura korygująca, nota korygująca | Służy do udokumentowania sprzedaży własnej. | biuro merytoryczne | 3 | a/ oryginał dla kupującego b/ 1-sza kopia dla Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości c/ 2-ga kopia dla kasy(gotówka) | bieżąco | X | X | X | Dyrektor biura merytorycznego lub zastępca, Redaktor Naczelny "Przeglądu Pożarniczego" lub osoba upoważniona do zastępowania Redaktora Naczelnego | ||
c/ | nota księgowa -zewnętrzna | Służy do udokumentowania obciążenia innych podmiotów z tytułu kar umownych, lub innych rozliczeń. | biuro merytoryczne/Biuro Finansów | 2 | 1-szy adresat 2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | bieżąco | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca/Dyrektor Biura merytorycznego lub zastepca | ||
d/ | nota księgowa -wewnętrzna | Służy do udokumentowania obciążenia pracowników/ funkcjonariuszy z tytułu odsetek za zwłokę. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | 2 | 1-szy adresat 2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | bieżąco | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Dyrektor Biura Finansów lub zastępca / dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca | ||
6. | Dokumenty inwentaryzacyjne | |||||||||||
a/ | arkusz spisu z natury | Służy do spisania rzeczywistych stanów np. w magazynie, w Kasie. | Komisja inwentaryzacyjna bezpośrednio podczas spisu | 2 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | zespół spisowy | ||
b/ | zestawienie róznic inwentaryzacyjnych | Służy do zestawienia różnic inwentaryzacyjnych ilościowo - wartościowych pomiedzy stanem rzeczywistym a stanem księgowym. | Wydział Administracyjny BT | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT | ||
c/ | protokół komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic | Służy do wyjaśnienia przyczyn różnic inwentaryzacyjnych. | Komisja inwentaryzacyjna | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Komisja inwentaryzacyjna | ||
d/ | sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji | Podsumowanie inwentaryzacji - zatwierdzenie rozliczenia róznic inwentaryzacyjnych. | Przewodniczący GKI | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | ||
7. | Dokumenty dotyczące szkód w mieniu lub w środkach pieniężnych | |||||||||||
a/ | protokół szkody | Służy do udokumentowania ujawnionej szkody w mieniu lub środkach pieniężnych. | biuro merytoryczne (zgodnie z § 1 ust. 7 pkt 1) | 3 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości b/ 2-gi i 3-ci egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP | nie później niż 7 dni od daty ujawnienia szkody | X | X | X | Dyrektor Biura merytorycznego lub jego zastępca | ||
b/ | sprawozdanie z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP | 3 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości b/ 2-gi i 3-ci egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | ||
c/ | orzeczenie o umorzeniu | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 2 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | ||
d/ | ugoda między pracownikiem a pracodawcą dotycząca zapłaty odszkodowania. | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 3 | a/ 1-szy egz. Wydz. Księg.-Sprawozd. b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę | X | X | X | x | Komendant Główny PSP | ||
e/ | oświadczenie (opis) przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego | Służy do wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności zaistnienia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP | 2 | 1egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości 2 egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP | X | X | X | x | osoba składająca oświadczenie | ||
f/ | orzeczenie o odszkodowaniu | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 3 | a/ 1-szy egz. Wydz. Księg.i Spawozd. b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | ||
g/ | zobowiązanie do zapłaty odszkodowania | Udokumentowanie zobowiązania do naprawienia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | niezwłocznie | X | X | X | osoba zobowiązująca się | ||
8. | Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej | |||||||||||
a/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu środków pieniężnych pochodzących z wpływów na rachunek sum na zlecenie środków ubezpieczeniowych | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Wydział Planowania i Analiz Budżetowych BF | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Logistyki lub zastępcy | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | ||
b/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu kaucji należytego wykonania robót, usług i dostaw | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Merytoryczne biuro odpowiedzialne za realizację zakupu robót, usług, dostaw w związku z którymi zleceniobiorcy zostali zobowiązani do zdeponowania na rachunku KG PSP kaucji należytego wykonania | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura merytorycznego | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | ||
c/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu wadium przetargowego | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Wydział Zamówień Publicznych BF | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie z wykazem nr 15 | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | ||
d/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu zasilenia w środki budżetowe dysponentów III stopnia | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych | Wydział Planowania i Analiz Budżetowych BF | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie wykazem nr 15 | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | |||
е/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu: potrąceń z list płac, przekazu na ZFŚS, przekazu na Fundusz Świadczeń Socjalnych Emerytów PSP, pomyłkowych wpływów, podatków i składek ZUS, dochodów budżetowych, zwrotu wydatków itp. transferów pieniężnych | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Wydział Księgowości i Strawozdawczości / Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 1 | w miejscu | X | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego/ Dyrektor Biura Finansów lub zastępca | ||
f/ | dyspozycja przekazania gwarancji i poręczeń przewidzianych prawem zamówień publicznych | Decyzja wskazania adresata zwrotu poręczeń i gwarancji. | Wydział Zamówień Publicznych dla zwrotu wadium wniesinego w innej formie niż środki pieniężne. Merytoryczne biuro dla kaucji i poręczeń należytego wykonania umów, wniesionych w innej formie niż środki pieniężne. | 1 | w miejscu | X | Dyrektor Biura Finansów lub zastępca / Dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | ||
g/ | dyspozycja płatnicza przekazania dotacji z budżetu w ramach realizacji programów i projektów z udziałem środków europejskich | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych | Kierownik Finansowy Projektu/ Zastępca Kierownika Finansowego Projektu/ Specjalista ds. obsługi finansowej Projektu | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Koordynator Projektu/ Pełnomocnik ds. realizacji Projektu | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta |
ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
CZĘŚĆ I
OGÓLNA
OGÓLNA
CZĘŚĆ II
SZCZEGÓŁOWA
SZCZEGÓŁOWA
Transport wartości pieniężnych jest chroniony co najmniej przez:
Jednostka obliczeniowa określa dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. Jednostkę obliczeniową określa się jako 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał ogłaszanego przez GUS.
Czynności służbowe wymienione w podpunktach 2-5 nie powinny być wykonywane przez tą samą osobę.
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym jego numer, datę wystawienia oraz nazwę wystawcy dokumentu.
Po sporządzeniu raportu kasowego za dzień lub dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dany dzień kasjer podpisuje raport i oryginał z dowodami kasowymi przekazuje głównemu księgowemu lub osobie zastępującej głównego księgowego.
Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi zyski nadzwyczajne - nie wyjaśnione nadwyżki kasowe należy odprowadzić na dochody budżetowe.
Udokumentowaniu "KP" podlega również gotówka podjęta z banku do kasy.
Dokumentację inwentaryzacyjną kasy stanowi protokół inwentaryzacji kasy z arkuszem spisu z natury.
Nr 3
Zbiorcze zestawienie dokumentów złożonych przez .........................
Zbiorcze zestawienie dokumentów złożonych przez .........................
Wykaz stanowisk, na których zatrudnione w KG PSP osoby są uprawnione do merytorycznej kontroli dokumentów
Wykaz stanowisk, na których zatrudnione w KG PSP osoby są uprawnione do merytorycznej kontroli dokumentów
Lp. | Nazwa biura | Stanowiska na których zatrudnione osoby są uprawnione do merytorycznej kontroli dokumentów |
1. | Gabinet Komendanta Głównego | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
2. | Redakcja Przegląd u Pożarniczego | redaktor naczelny "Przeglądu Pożarniczego" upoważniony pracownik zastępujący Redaktora Naczelnego "Przeglądu Pożarniczego" |
3. | Biuro Kadr i Organizacji | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
4. | Biuro Szkolenia | dyrektor biura z-ca dyrektora biura naczelnik wydziału organizacji szkolenia i doskonalenia zawodowego z-ca naczelnika wydziału organizacji szkolenia i doskonalenia zawodowego |
5. | Biuro Logistyki | dyrektor biura z-cy dyrektora biura naczelnik wydziału gospodarczego pracownik zastępujący naczelnika wydziału gospodarczego naczelnik wydziału administracyjnego pracownik zastępujący naczelnika wydziału administracyjnego naczelnik wydziału logistyki i infrastruktury pracownik zastępujący naczelnika wydziału logistyki i infrastruktury naczelnik wydziału modernizacji PSP pracownik zastępujący naczelnika wydziału modernizacji PSP |
6. | Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
7. | Biuro do spraw Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
8. | Biuro Współpracy Międzynarodowej | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
9. | Krajowe Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludności | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
10. | Biuro Informatyki i Łączności | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
11. | Biuro Rozpoznawania Zagrożeń | dyrektor biura z-ca dyrektora biura |
12. | Biuro Finansów | dyrektor biura z-ca dyrektora biura naczelnik Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych z-ca naczelnika Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych |
Wykaz pracowników uprawnionych do kontroli dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
Wykaz pracowników uprawnionych do kontroli dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
Lp. | Nazwa wydziału | Pracownicy uprawnieni do kontroli dokumentów pod względem formalno-rachunkowym |
1. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Halina Broś |
2. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Cecylia Grębosz |
3. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Emilia Klim |
4. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Katarzyna Figurska |
5. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Jolanta Matys |
6. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Zbigniew Piątek |
7. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Ilona Skibińska |
8. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Justyna Celej |