Wprowadzenie "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej".
Dz.Urz.KGPSP.2015.16
Akt utracił mocDECYZJA Nr 27
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 17 sierpnia 2015 r. r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej"
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (DOWODÓW KSIĘGOWYCH) W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (DOWODÓW KSIĘGOWYCH) W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 17 sierpnia 2015 r.
Rozdział I.
Zasady ogólne
Zasady ogólne
oraz przepisy wykonawcze do tych ustaw.
Rozdział II.
Dowody księgowe i ich obieg
Dowody księgowe i ich obieg
Rozdział III.
Kontrola dowodów księgowych
Kontrola dowodów księgowych
" Sprawdzono pod względem merytorycznym
..........................
.......................... data
podpis, pieczęć"
Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli pod względem merytorycznym stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji.
"zakwalifikowano do wydatków strukturalnych
kategoria ........................... kwota ......................
słownie ................................................................
................ ...........................
data podpis, pieczęć"
"zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego
funkcja ............................ zadanie ............................
podzadanie ........................ działanie ........................
kwota ...................... słownie ....................................
...................................................................................
................ ..................................
data podpis, pieczęć"
"Sprawdzono pod względem formalno- rachunkowym
................ ..................................
data podpis, pieczęć"
Wykaz osób uprawnionych do kontroli formalno-rachunkowej dokumentów zawiera załącznik nr 14 do instrukcji.
"Dokonano kontroli wstępnej zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych rozdział
... ... ... ... ...§ ... ... ... ... ... poz. ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... data
podpis, pieczęć"
"Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ...................
słownie:............................................................................
..........................
................................. data
podpis, pieczęć"
FVS faktura VAT - sprzedaż,
PK polecenie księgowania - budżet,
PKZ polecenie księgowania - zaangażowanie,
PKBZ polecenie księgowania - budżet zadaniowy
PKP polecenie księgowania - pozabudżet,
RK raport kasowy budżet,
RKP raport kasowy pozabudżet,
RKFE raport kasowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,
RKFP raport kasowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
RKB raport kasowy przeksięgowanie,
RKZ raport kasowy dewizowy,
WB wyciąg bankowy budżet,
WBD wyciąg bankowy - dochody budżetowe,
WBP wyciąg bankowy - pozabudżet,
WBFE wyciąg bankowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,
WBFP wyciąg bankowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
WBUE wyciąg bankowy środków europejskich lub zagranicznych.
B xxx/yy/ dla dokumentów dotyczących wydatków budżetowych,
DB xxx/yy/ dla dokumentów dot. rozliczeń z tyt. dochodów budżetowych, sum na zlecenie, sum depozytowych i środków specjalnych,
FP xxx/yy/ dla dokumentów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
FE xxx/yy/ dla dokumentów funduszu świadczeń socjalnych emerytów i rencistów byłych funkcjonariuszy,
UE xxx/yy/ dla dokumentów dotyczących wydatków ze środków europejskich lub zagranicznych. Symbol xxx oznacza kolejny numer w segregatorze według rodzaju działalności, natomiast yy, kolejny numer dokumentu źródłowego w ramach danego rodzaju (xxx).
Rozdział IV.
Dokumenty księgowe gospodarki finansowej
Dokumenty księgowe gospodarki finansowej
Obieg wg pkt 4c tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
Rozdział V.
Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej
Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej
Obieg wg pkt 3 b tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
Obieg wg pkt 2c tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
Obieg wg pkt 2b tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
Rozdział VI.
Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe
Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe
Załącznik Nr 1
TABELA OBIEGU I KONTROLI
DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
TABELA OBIEGU I KONTROLI
DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH
W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ | |||||||||||
Lp. | Określenie lub nazwa dowodu finansowo-księgowego | Przeznaczenie dokumentu | Miejsce opracowania, sporządzenia dowodu | Ilość egz. | Miejsce przekazania (przeznaczenia) dowodu | Terminy przekazania, doręczenia | Osoby odpowiedzialne za sprawdzanie i zatwierdzanie dowodu finansowo- księgowego | ||||
pod względem merytorycznym | pod względem formalno-rachunkowym | kontrola wstępna dokonana zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych | zatwierdza/ podpisuje | ||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |
1. Dowody związane z wypłatą wynagrodzeń, należności oraz świadczeń | |||||||||||
a/ | listy płac | Lista płacy stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 1 | Kasa/ROR | 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępca | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
b/ | listy płatnicze dodatkowych należności i świadczeń | Lista płatnicza stanowi dokument do wypłaty dodatkowych należności. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych na podstawie listy osób uprawnionych do otrzymania należności, przekazanej przez odpowiedzialne komórki merytorycznie | 1 | Kasa/ROR | w terminach wypłaty dodatkowych należności | Dyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępca, Dyrektor Biura Logistyki lub zastępca | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
c/ | umowa zlecenia/o dzieło | Stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy zlecenia/dzieła. | Biuro merytoryczne | 2 | a/ 1 egz. Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych b/ 2 egz. - wykonawca | przed upływem 7 dni od daty podpisania | Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
d/ | rachunek do umowy zlecenia i o dzieło | jw. | Wykonawca zlecenia/dzieła oraz Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych w zakresie naliczeń | 2 | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
e/ | listy płac do umów zlecenia/o dzieło | jw. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 1 | Kasa/ROR | w ustalonych terminach wypłaty | Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego | upoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
2. Dowody związane z gospodarką materiałowo-magazynową oraz zakupem usług | |||||||||||
a/ | przyjęcie materiału "MP" (asygnata magazyn przyjmie) | "MP" stanowi dokument (dowód) przyjecia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy przez jeden magazyn. | magazyn | 2 | a/ oryginał - Wydział Administracyjny BT b/ kopia magazyn | w dniu wystawienia | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | |
b/ | pobranie materiałów "MW" (asygnata magazyn wyda) | Dowód "MW" jest poleceniem wydania z magazynu materiałów na potrzeby własne KG PSP. | Wydział Administracyjny BT | 2 | a/ oryginał - Wydział Administracyjny BT b/ kopia magazynier | w dniu wystawienia | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | |
c/ | wydanie materiału "Wz" | Dowód "Wz" jest poleceniem wydania materiałów na zewnątrz KG PSP, potwierdza fakt wydania materiałów przez magazyniera oraz potwierdza otrzymanie materiałów przez odbiorcę. | Wydział Administarcyjny BT | 3 | a/ oryginał dla Wydziału Administracyjnego b/ 1-sza kopia dla odbiorcy c/ 2-ga kopia dla magazynu | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub zastępcy | |
d/ | dowody obce - faktury (rachunki) za wykonane roboty, dostawy i świadczone usługi | Faktura (rachunek) dostawcy dokumentuje transakcję sprzedaży towarów i usług na rzecz KG PSP. | X | X | Biuro Finansów | niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 (przy uwzględnieniu zapisu w § 2 ust. 15) | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy. | |
e/ | dowody obce - noty księgowe (dotyczy obciążenia KG PSP płatnością) | Nota księgowa obciążeniowa dokumentuje obciążenie KG PSP z różnych tytulów (np. udział w kosztach OC itp.). | X | X | Biuro Finansów | niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności | Dyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy. | |
3. Inwestycje i dokumenty obrotu środkami trwałymi. | |||||||||||
a/ | przyjęcie środka trwałego "OT" | Dokument "OT" służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Sporządza się na podstawie faktury dostawcy oraz protokołu odbioru faktycznego. | Wydział Administracyjny BT | 2 | Biuro Finansów | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | |
b/ | likwidacja środka trwałego "LT" | Służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego. | Wydział Administracyjny BT | 2 | Biuro Finansów | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | X | X | Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | |
c/ | przekazanie środka trwałego "PT" | Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce PSP. | Wydział Administracyjny BT | 4 | a) 4 egz.adresat (zwrot za potwierdzeniem 2 egz.) b) 1-szy egz. potwierdzony Wydział Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów c) 2-gi egz. potwierdzony BT | bieżąco | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | X | X | Komendant Główny, Zastępca Komendanta, Dyrektor BT lub jego zastępcy | |
d/ | protokół odbioru (środka trwałego, usługi, materiału) | Służy do udokumentowania kompletności oraz faktu odbioru zakupionego środka trwałego, usług i materiałów. | miejsce odbioru faktycznego | 2 | Biuro Finansów Wydział Księgowości i Sprawozdawczości - oryginał protokołu wraz z fakturą dostawcy; Biuro Logistyki Wydział Administracyjny- kserokopia protokołu wraz z kserokopią faktury dostawcy | bieżąco | X | X | X | upoważnieni przedstawiciele dostawcy i odbiorcy | |
4. | Gospodarka finansowa | ||||||||||
a/ | czek gotówkowy/rozrachunkowy | Służy do udokumentowania podjęcia gotówki z banku. | Kasa KG PSP | 1 | X | X | X | x | X | dwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów | |
b/ | dowód kasowy "Kasa przyjmie" | Stosowany w przypadkach wpłat gotówkowych za usługi, zwroty zaliczek, innych opłat na rzecz KG PSP oraz dokumentujący pobranie gotówki z banku. | Kasa KG PSP | 3 | a/ oryginał pod raport kasowy b/pierwsza kopia dla wpłacającego c/ druga kopia u kasjera lub w bloczku do rozliczenia | x | x | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | |
c/ | dowód kasowy "Kasa wypłaci" | Stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy, które nie mogą być udokumentowane żródłowymi dowodami kasowymi. | Kasa KG PSP | 2 | a/ oryginał pod raport kasowy b/kopia u kasjera lub w bloczku do rozliczenia | X | x | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | |
d/ | wniosek o zaliczkę | Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe | biuro merytoryczne | 1 | Kasa KG PSP | X | Dyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | |
e/ | rozliczenie zaliczki | Służy do udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki. | biuro merytoryczne | 1 | Kasa KG PSP | nie póżniej niż 14 dni od daty wykonania zadania | Dyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 | uprawniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | |
f/ | rozliczenie polecenia krajowego wyjazdu służbowego | Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. | polecenie wyjazdu służbowego pracownika delegowanego, wystawione przez Biuro Kadr i Organizacji | 1 | Kasa KG PSP | nie póżniej niż 14 dni od daty powrotu z delegacji. | Dyrektor lub zastępca dyrektora biura merytorycznego - przełożony delegowanego; Dla dyrektorów biur - Komendant Główny lub Zastępca | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy | |
g/ | rozliczenie delegacji służbowej zagranicznej | Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji. | dowód własny pracownika delegowanego | 1 | Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BF | j.w | Dyrektor lub zastępca Biura Współpracy Międzynarodowej oraz Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego - przełożony delegowanego pracownika | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP | |
h/ | raport kasowy "RK" | Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczacych wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub w okresie kilkudniowym. | Kasa KG PSP | 2 | 1-szy egzemplarz wraz z dowodami - księgowość 2-gi egzemlarz kasa | przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany niezależnie od ilości obrotów kasowych na koniec każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiąca | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | |
i/ | raport kasowy "RK" walorów zagranicznych | Służy do ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z wypłatą i rozliczaniem zagranicznych podróży służbowych | Wydział Płac i Rozliczeń BF | 2 | 1-szy egzemplarz do Wydziału Księgowowości i Sprawozdawczości 2-gi egzemlarz wraz z dowodami Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiąca | pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych BF | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | |
j/ | wniosek o zakup dewiz | Służy jako dokument umożliwiający zakup dewiz na podróż służbową zagraniczną. | Biuro Współpracy Międzynarodowej | 1 | Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BF | bieżąco, nie później niż do godz. 15.00 dnia roboczego poprzedzającego dzień udzielenia zaliczki delegowanemu, pod warunkiem że środki na ten cel zostały przez BWM zapotrzebowane w terminach właściwych do ich składania | Dyrektor Biura Współpracy Międzynarodowej lub jego zastępca | upoważniony pracownik Biura Finansów | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP lub osoba upoważniona | |
k/ | bankowy dowód wpłaty | Służy do udokumentowania wpłaty gotówki z kasy KG PSP do banku | Kasa KG PSP | 1 | bank finansujący | X | X | X | x | X | |
l/ | polecenie przelewu | Polecenie przelewu wystawia się na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych faktur (rachunków, not itp.) lub na podstawie list płac, umów zlecenia i o dzieło i innych dowodów okreslonych w § 2 Instrukcji. | Biuro Finansów | 1 | X | bieżąco | X | X | x | dwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów | |
5. Dokumentacja własna | |||||||||||
a/ | polecenie księgowania "PK" | "PK" stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | 1 | X | bieżąco | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | |
b/ | faktura VAT, faktura korygująca, nota korygująca | Służy do udokumentowania sprzedaży własnej. | biuro merytoryczne | 3 | a/ oryginał dla kupującego b/ 1-sza kopia dla Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości c/ 2-ga kopia dla kasy(gotówka) | bieżąco | X | X | X | Dyrektor biura merytorycznego lub zastępca, Redaktor Naczelny "Przeglądu Pożarniczego" lub osoba upoważniona do zastępowania Redaktora Naczelnego | |
c/ | nota księgowa - zewnętrzna | Służy do udokumentowania obciążenia innych podmiotów z tytułu kar umownych, lub innych rozliczeń. | biuro merytoryczne/Biuro Finansów | 2 | 1-szy adresat 2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | bieżąco | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca/Dyrektor Biura merytorycznego lub zastepca | |
d/ | nota księgowa - wewnętrzna | Służy do udokumentowania obciążenia pracowników/ funkcjonariuszy z tytułu odsetek za zwłokę. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | 2 | 1-szy adresat 2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | bieżąco | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Dyrektor Biura Finansów lub zastępca / dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca | |
6. Dokumenty inwentaryzacyjne | |||||||||||
a/ | arkusz spisu z natury | Służy do spisania rzeczywistych stanów np. w magazynie, w Kasie. | Komisja inwentaryzacyjna bezpośrednio podczas spisu | 2 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Zespół spisowy | |
b/ | zestawienie różnic inwentaryzacyjnych | Służy do zestawienia róznic inwentaryzacyjnych ilościowo - wartościowych pomiedzy stanem rzeczywistym a stanem księgowym. | Wydział Administracyjny BT | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Naczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału | |
c/ | protokół komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic | Służy do wyjaśnienia przyczyn różnic inwentaryzacyjnych. | Komisja inwentaryzacyjna | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Komisja inwentaryzacyjna | |
d/ | sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji | Podsumowanie inwentaryzacji - zatwierdzenie rozliczenia róznic inwentaryzacyjnych. | Przewodniczący GKI | 1 | zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | |
7. Dokumenty dotyczące szkód w mieniu lub w środkach pieniężnych | |||||||||||
a/ | protokół szkody | Służy do udokumentowania ujawnionej szkody w mieniu lub środkach pieniężnych. | biuro merytoryczne (zgodnie z § 1 ust. 7 pkt 1) | 3 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/ 3-ci egz. Wydział Administracyjny BT | nie później niż 7 dni od daty ujawnienia szkody | X | X | X | Dyrektor Biura merytorycznego lub jego zastępca | |
b/ | sprawozdanie z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP | 2 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/ kopia Wydział Administracyjny BT | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | |
c/ | orzeczenie o umorzeniu | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 2 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/ kopia Wydział Administracyjny BT | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | |
d/ | ugoda między pracownikiem a pracodawcą dotycząca zapłaty odszkodowania. | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 3 | a/ 1-szy egz. Wydz. Księg.- Sprawozd. b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę | X | X | X | x | Komendant Główny PSP | |
e/ | oświadczenie (opis) przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego | Służy do wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności zaistnienia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP | 2 | 1egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości 2 egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP | X | X | X | x | osoba składająca oświadczenie | |
f/ | orzeczenie o odszkodowaniu | Wskazanie sposobu rozliczenia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 3 | a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Spawozdawczości b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę | X | X | X | X | Komendant Główny PSP | |
g/ | zobowiązanie do zapłaty odszkodowania | Udokumentowanie zobowiązania do naprawienia szkody. | Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | niezwłocznie | X | X | X | osoba zobowiązująca się | |
8. Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej | |||||||||||
a/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu środków pieniężnych pochodzących z wpływów na rachunek sum na zlecenie środków ubezpieczeniowych | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Wydział Planowania i Analiz Budżetowych BF | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Logistyki lub zastępcy | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | |
b/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu kaucji należytego wykonania robót, usług i dostaw | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Merytoryczne biuro odpowiedzialne za realizację zakupu robót, usług, dostaw w związku z którymi zleceniobiorcy zostali zobowiązani do zdeponowania na rachunku KG PSP kaucji należytego wykonania | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura merytorycznego | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | |
c/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu wadium przetargowego | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych. | Wydział Zamówień Publicznych BF | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie z wykazem nr 15 | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | |
d/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu zasilenia w środki budżetowe dysponentów III stopnia (raport - dzienne zapotrzebowanie na środki) | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych | Wydział Planowania i Analiz Budżetowych BF | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Dyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie wykazem nr 15 | X | X | X | ||
e/ | dyspozycja płatnicza dokonania przelewu: potrąceń z list płac, przekazu na ZFŚS, przekazu na Fundusz Świadczeń Socjalnych Emerytów PSP, pomyłkowych wpływów, podatków i składek ZUS, dochodów budżetowych, zwrotu wydatków itp. transferów pieniężnych | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych | Wydział Księgowości i Strawozdawczości / Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | 1 | w miejscu | X | X | X | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego/ Dyrektor Biura Finansów lub zastępca | |
f/ | dyspozycja przekazania gwarancji i poręczeń przewidzianych prawem zamówień publicznych | Decyzja wskazania adresata zwrotu poręczeń i gwarancji. | Wydział Zamówień Publicznych dla zwrotu wadium wniesinego w innej formie niż środki pieniężne. Merytoryczne biuro dla kaucji i poręczeń należytego wykonania umów, wniesionych w innej formie niż środki pieniężne. | 1 | w miejscu | X | Dyrektor Biura Finansów lub zastępca / Dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca | X | X | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta | |
g/ | dyspozycja płatnicza przekazania dotacji z budżetu w ramach realizacji programów i projektów z udziałem środków europejskich | Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych | Kierownik Finansowy Projektu/ Zastępca Kierownika Finansowego Projektu/ Specjalista ds. obsługi finansowej Projektu | 1 | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | X | Koordynator Projektu/ Pełnomocnik ds. realizacji Projektu | X | Główny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego | Komendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta |
Załącznik Nr 2
ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ
PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ
PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
CZĘŚĆ I.
OGÓLNA
OGÓLNA
CZĘŚĆ II.
SZCZEGÓŁOWA
SZCZEGÓŁOWA
Czynności służbowe wymienione w podpunktach 2-5 nie powinny być wykonywane przez tą samą osobę.
Udokumentowaniu "KP" podlega również gotówka podjęta z banku do kasy.
Załącznik Nr 3
WZÓR
ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
WZÓR
ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
Załącznik Nr 4
WZÓR
ZBIORCZE ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW
WZÓR
ZBIORCZE ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW
złożonych przez ........................................................
(w ramach stałej zaliczki)
Lp. | Pozycja wydatków (dokumentów) | Kwota | Konto |
RAZEM |
Sprawdzono pod względem Dokonano kontroli wstępnej zgodnie
formalnym i rachunkowym z art. 54 ustawy o finansach publicznych
dnia ................................... rozdział ............. § ........ poz. ................
podpis, pieczęć ..........................
....................... .....................................
data podpis, pieczęć
"Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ....................
słownie ...............................................................................
............................. .............................................
data podpis, pieczęć"
Załącznik Nr 5
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA PRZELEWU
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA PRZELEWU
Wydział ...................................................
Biuro Finansów KG PSP
w miejscu
Proszę o przekazanie przelewem w dniu .........................................................................................
na konto ...........................................................................................................................................
(pełna nazwa kontrahenta)
w banku ...........................................................................................................................................
nr rachunku .....................................................................................................................................
kwoty ..............................................................................................................................................
tytułem .............................................................................................................................................
Płatności należy dokonać z *: | |||
1. | R-ku podstawowego - NBP O/Okr. W-wa 52 1010 1010 0047 9222 3000 0000 | - | rachunek bieżący - subkonto wydatków |
2. | R-ku podstawowego - NBP O/Okr. W-wa 02 1010 1010 0047 9222 3100 0000 | - | rachunek bieżący - subkonto dochodów |
3. | R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa 22 1010 1010 0047 9218 9110 0000 | - | zakładowy fundusz świadczeń socjalnych |
4. | R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa 54 1010 1010 0047 9213 9120 1000 | - | sumy na zlecenie i depozytowe |
5. | R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa 85 1010 1010 0047 9218 9110 1000 | - | fundusz socjalny emerytów PSP |
* właściwe podkreślić |
"Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego
funkcja ............................ zadanie ............................
podzadanie ........................ działanie ........................
kwota ...................... słownie ....................................
...................................................................................
................ ..................................
data podpis, pieczęć"
Sporządził:
................................................
podpis, pieczęć
...........................................................................
(zlecający dokonanie płatności podpis, pieczęć)
Załącznik Nr 6
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA ZWROTU ŚRODKÓW NIEWYGASAJĄCYCH
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA ZWROTU ŚRODKÓW NIEWYGASAJĄCYCH
Wydział Płac
i Rozliczeń Finansowych
Biuro Finansów KG PSP
w miejscu
Proszę o przekazanie przelewem w dniu ....................................................
na konto Ministerstwa Finansów
w Warszawie
Departament Budżetu Państwa
w banku NBP O/O Warszawa,
nr rachunku 48 1010 1010 0075 9122 2610 0000
kwoty: ..........................................................................................................
tytułem: zwrot niewykorzystanych środków niewygasających w ............... roku.
rozdział .........., paragraf .........., zadanie nr ..........
Płatności należy dokonać z:
1. R-ku podstawowego - NBP O/O Warszawa - r-k bieżący - subkonto dochodów
64 1010 1010 0047 9213 3930 0000
...............................................................
Komendant Główny PSP lub Zastępca
podpis, pieczęć
..........................................................................
Główny księgowy lub osoba zastępująca
głównego księgowego,
podpis i pieczęć
Załącznik Nr 7
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA ZWROTU ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH POCHODZĄCYCH Z WPŁYWÓW NA RACHUNEK SUM NA ZLECENIE ŚRODKÓW Z FIRM UBEZPIECZENIOWYCH/WADIUM/KAUCJI
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA ZWROTU ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH POCHODZĄCYCH Z WPŁYWÓW NA RACHUNEK SUM NA ZLECENIE ŚRODKÓW Z FIRM UBEZPIECZENIOWYCH/WADIUM/KAUCJI
Wydział ...................................................
Biuro Finansów
w miejscu
Proszę o przekazanie w dniu .................................................................
/dzień, miesiąc, rok/
Na konto ..........................................................................................................................................
/pełna nazwa i adres/
Kwotę ........................... (słownie: ...................................................................................................)
Tytułem ............................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
Płatności należy dokonać z:
R-ku pozabudżetowego - NBP O/O Warszawa sumy na zlecenie i depozytowe
54 1010 1010 0047 9213 9120 1000
Sprawdzono pod względem merytorycznym ........................................................
podpis i pieczęć wystawcy
.............. ..............................
data podpis, pieczęć
Zatwierdzam
.....................................................
Komendant Główny PSP/Zastępca
Załącznik Nr 8
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA GWARANCJI I PORĘCZEŃ
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA GWARANCJI I PORĘCZEŃ
Wydział ...................................................
Biuro Finansów
w/m
Proszę o przekazanie w dniu ...........................................................................................................
/dzień, miesiąc, rok/
Na adres: ..........................................................................................................................................
/pełna nazwa i adres Wystawcy/Gwaranta/Poręczyciela/
..........................................................................................................................................................
Gwarancji, poręczenia*) ..................................................................................................................
/numer dokumentu, data wystawienia, tytuł/
..........................................................................................................................................................
Tytułem:............................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
...........................................................
podpis i pieczęć wystawcy
Sprawdzono pod względem merytorycznym
.............. ..............................
data podpis, pieczęć
ZATWIERDZAM
.....................................................
Komendant Główny PSP/Zastępca
*) niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 9
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA DOTACJI W RAMACH PROGRAMÓW, PROJEKTÓW
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA DOTACJI W RAMACH PROGRAMÓW, PROJEKTÓW
w dniu
Program: ........................................................................................................................................
Nr i nazwa priorytetu: ...................................................................................................................
Nr i nazwa zadania/działania: .......................................................................................................
Nr i nazwa podzadania/poddziałania: ...........................................................................................
Tytuł projektu: ...............................................................................................................................
Nr porozumienia/umowy: ..............................................................................................................
Tytułem: ........................................................................................................................................
Nazwa banku i nr rachunku bankowego: ......................................................................................
Rozdział | § | Kwota wydatków kwalifikowanych w zł |
RAZEM |
Sporządził: ........................................................
podpis, pieczęć
Kierownik Finansowy Projektu/
Zastępca Kierownika Finansowego Projektu/
Specjalista ds. obsługi finansowej Projektu
Sprawdzono pod względem merytorycznym
............... ............................................
data podpis, pieczęć
Koordynator Projektu/
Pełnomocnik ds. realizacji Projektu
Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego
funkcja ............................ zadanie ..........................
podzadanie ........................ działanie .....................
kwota ...................... słownie ..................................
.................................................................................
........................... ........................................
data podpis, pieczęć
Dokonano kontroli wstępnej zgodnie
z art. 54 ustawy o finansach publicznych
rozdział ........... § .......... poz. .............
...................... .........................
data podpis, pieczęć
Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ....................
słownie...............................................................................
................................ .............................................
data podpis, pieczęć
Załącznik Nr 10
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA NA RZECZ BENEFICJENTA ZAGRANICZNEGO
WZÓR
DYSPOZYCJA PŁATNICZA NA RZECZ BENEFICJENTA ZAGRANICZNEGO
Wydział Płac
i Rozliczeń Finansowych
Biuro Finansów KG PSP
w miejscu
Proszę o przekazanie przelewem na konto:
nazwa beneficjenta: .........................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
adres beneficjenta: ...........................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
kraj beneficjenta: ...........................................
nazwa banku: ...................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
numer rachunku bankowego beneficjenta: ......................................................................................
BIC CODE (CODE SWIFT): .........................................................................................................
kwoty: ...........................................................
tytułem: ............................................................................................................................................
"Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego
funkcja ............................ zadanie ............................
podzadanie ........................ działanie ........................
kwota ...................... słownie ....................................
...................................................................................
................ ..................................
data podpis, pieczęć"
Sporządził:
................................................
podpis, pieczęć
...........................................................................
Dyrektor lub Zastępca biura merytorycznego
podpis, pieczęć
Załącznik Nr 13
WYKAZ STANOWISK, NA KTÓRYCH ZATRUDNIONE W KG PSP OSOBY SĄ UPRAWNIONE DO MERYTORYCZNEJ KONTROLI DOKUMENTÓW
WYKAZ STANOWISK, NA KTÓRYCH ZATRUDNIONE W KG PSP OSOBY SĄ UPRAWNIONE DO MERYTORYCZNEJ KONTROLI DOKUMENTÓW
Lp. | Nazwa biura | Stanowiska na których zatrudnione osoby są uprawnione do merytorycznej kontroli dokumentów |
1. | Gabinet Komendanta Głównego | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
2. | Redakcja Przegląd u Pożarniczego | redaktor naczelny "Przeglądu Pożarniczego" |
zastępca redaktora naczelnego "Przeglądu Pożarniczego" | ||
3. | Biuro Kadr i Organizacji | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
4. | Biuro Szkolenia | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
naczelnik wydziału organizacji kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego | ||
z-ca naczelnika wydziału organizacji szkolenia i doskonalenia zawodowego | ||
5. | Biuro Logistyki | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
naczelnik wydziału administracyjnego | ||
pracownik zastępujący naczelnika administracyjnego | ||
naczelnik wydziału gospodarczego | ||
pracownik zastępujący naczelnika wydziału gospodarczego | ||
naczelnik wydziału logistyki | ||
pracownik zastępujący naczelnika wydziału logistyki | ||
naczelnik wydziału infrastruktury i modernizacji | ||
pracownik zastępujący naczelnika wydziału infrastruktury i modernizacji | ||
naczelnik wydziału techniki i standaryzacji | ||
pracownik zastępujący naczelnika wydziału techniki i standaryzacji | ||
6. | Biuro Kontroli, Skarg i Wniosków | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
7. | Biuro do spraw Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
8. | Biuro Współpracy Międzynarodowej | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
9. | Krajowe Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludności | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
10. | Biuro Informatyki i Łączności | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
11. | Biuro Rozpoznawania Zagrożeń | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
12. | Biuro Finansów | dyrektor biura |
z-ca dyrektora biura | ||
naczelnik Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych | ||
z-ca naczelnika Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych |
Załącznik Nr 14
WYKAZ PRACOWNIKÓW UPRAWNIONYCH DO KONTROLI DOKUMENTÓW POD WZGLĘDEM FORMALNO-RACHUNKOWYM
WYKAZ PRACOWNIKÓW UPRAWNIONYCH DO KONTROLI DOKUMENTÓW POD WZGLĘDEM FORMALNO-RACHUNKOWYM
Lp. | Nazwa wydziału | Pracownicy uprawnieni do kontroli dokumentów pod względem formalno-rachunkowym |
1. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Halina Broś |
2. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Cecylia Grębosz |
3. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Emilia Klim |
4. | Wydział Księgowości i Sprawozdawczości | Iwona Jabłońska |
5. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Alicja Przytuła |
6. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Zbigniew Piątek |
7. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Ilona Skibińska |
8. | Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych | Justyna Celej |