Wprowadzenie "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGPSP.2015.16

Akt utracił moc
Wersja od: 17 sierpnia 2015 r.

DECYZJA Nr 27
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 17 sierpnia 2015 r. r.
w sprawie wprowadzenia "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej"

Na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), w związku z art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) postanawiam, co następuje:
§  1.
Wprowadzam do stosowania "Instrukcję obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej", zwaną dalej "Instrukcją", która stanowi załącznik do niniejszej decyzji.
§  2.
1.
Instrukcja ma na celu określenie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami księgowości.
2.
Instrukcja określa sposób sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dowodów księgowych zapewniający prawidłowy przebieg operacji gospodarczych oraz ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.
3.
Sposób sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych zapewniający prawidłowy przebieg realizacji projektów i programów z udziałem środków europejskich mogą dodatkowo określać odrębne, szczegółowe procedury.
§  3.
Zobowiązuję pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu wykonywanych obowiązków, do zapoznania się z Instrukcją i przestrzegania zawartych w niej postanowień.
§  4.
Traci moc Decyzja nr 33 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 27 września 2012 r. w sprawie wprowadzenia "Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej".
§  5.
Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (DOWODÓW KSIĘGOWYCH) W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej

z dnia 17 sierpnia 2015 r.

Rozdział  I.

Zasady ogólne

§  1.
1.
Instrukcja obiegu dowodów księgowych ma na celu określenie właściwego prowadzenia gospodarki finansowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "KG PSP", zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, a także określa metody i formy sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dowodów księgowych w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych.
2.
Instrukcja obiegu dowodów księgowych, zwana dalej "Instrukcją", określa:
1)
zasady przyjmowania i przekazywania dokumentów potwierdzających wykonanie operacji gospodarczej;
2)
rodzaje własnych dokumentów finansowych wystawianych przez poszczególne komórki organizacyjne KG PSP i ich obieg;
3)
terminy sporządzania własnych dokumentów finansowych;
4)
wymogi, jakie muszą spełniać dowody księgowe;
5)
terminy przekazania do Biura Finansów dokumentów finansowo- księgowych po ich merytorycznej weryfikacji.
3.
Znaczenie używanych w Instrukcji terminów i pojęć z zakresu finansów publicznych i rachunkowości określają:
1)
ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 późn. zm.);
2)
ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.);
3)
ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.);

oraz przepisy wykonawcze do tych ustaw.

§  2.
1.
Dyrektorzy biur merytorycznych KG PSP są odpowiedzialni za prawidłowe i rzetelne zaplanowanie wydatków oraz sporządzenie:
1)
planu rzeczowo-finansowego w układzie wydatków paragrafowych;
2)
planu finansowego w układzie zadaniowym;
3)
planu wydatków budżetu środków europejskich; a także za przygotowywanie propozycji zmian, w ramach przyznanego limitu środków budżetowych.
2.
Plany, o których mowa w ust. 1, podlegają zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę.
3.
Ocena celowości i gospodarności w zakresie wydatkowania środków finansowych w ramach przyznanego limitu leży w gestii dyrektora biura KG PSP, który podejmuje decyzje o zakupie towaru lub usługi i jest odpowiedzialny za merytoryczne rozliczenie zakupu.
4.
Na dyrektorze biura KG PSP spoczywa obowiązek udokumentowania celowości zakupu, a w przypadku dokonywania zakupów nie objętych procedurami ustawy Prawo zamówień publicznych, również jego gospodarności.
5.
Udokumentowanie celowości i gospodarności zakupu powinno mieć formę notatki wewnętrznej, zatwierdzonej przez dyrektora biura merytorycznego KG PSP lub jego zastępcę.
6.
Zasady oraz uprawnienia do podpisywania umów, z których wynikają zobowiązania finansowe określa Regulamin Organizacyjny KG PSP.
7.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej zatwierdza Komendant Główny PSP lub jego Zastępca.
8.
Wydatki z tytułu przyjęcia gości zagranicznych mogą być ponoszone zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami podczas służbowej podróży zagranicznej, każdorazowo za zgodą Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcy.
§  3.
1.
W przypadku powstania szkody w majątku KG PSP fakt zaistniałej szkody należy zgłosić niezwłocznie Komisji d/s Szkód w Majątku KG PSP, zgodnie z § 4 ust. 2a Regulaminu Organizacyjnego KG PSP.
2.
Do udokumentowania ujawnionej szkody służy "Protokół ujawnienia szkody" sporządzany w biurze merytorycznym KG PSP, gdzie szkoda wystąpiła (decyduje merytoryczny zakres funkcjonowania biura) i składany nie później niż 7 dni od daty ujawnienia szkody.
3.
Postępowanie w celu wyjaśnienia okoliczności i przyczyn powstania szkody w mieniu, ustalenie jej wysokości i osób odpowiedzialnych za szkodę prowadzi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP przy współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi KG PSP.
4.
Dokumenty dotyczące szkód w mieniu lub środkach pieniężnych, ich obieg i tryb kontroli określa pkt 7 tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  4.
1.
Prowadzenie gospodarki środkami trwałymi oraz rzeczowymi składnikami majątku KG PSP należy do zadań Biura Logistyki KG PSP (§ 8 ust. 1 pkt 15 Regulaminu Organizacyjnego KG PSP).
2.
Biuro Logistyki KG PSP prowadzi ewidencję analityczną środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, pozostałych środków trwałych w użytkowaniu oraz rzeczowych składników majątku obrotowego w postaci ksiąg pomocniczych.
§  5.
1.
W KG PSP udzielane są zaliczki na wydatki:
1)
związane z realizacją polecenia krajowego wyjazdu służbowego, przy czym zaliczka przyznawana jest na niezbędne koszty podróży służbowej;
2)
związane z realizacją służbowej podróży zagranicznej, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach odrębnych;
3)
zaliczki stałe na cały rok budżetowy (lub okres krótszy) dla KCKRiOL KG PSP na utrzymanie gotowości funkcjonowania, dla Kancelarii Ogólnej KG PSP na koszty związane z zabezpieczeniem terminowego i sprawnego jej funkcjonowania oraz dla Gabinetu Komendanta Głównego PSP na wydatki w celu zabezpieczenia bieżącej sprawnej obsługi kierownictwa KG PSP;
4)
jednorazowe zaliczki na pokrycie drobnych wydatków, jeśli istnieje uzasadniona przyczyna gotówkowej formy płatności za zakup materiałów lub usług;
5)
związane z realizacją przyjęcia delegacji zagranicznych przez Komendanta Głównego PSP.
2.
Zaliczki, o których mowa w ust. 1 pkt 3, 4 i 5 udzielane są każdorazowo za zgodą Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcy, wyrażoną w formie pisemnej.
3.
Pracownicy/strażacy pobierający zaliczki zobowiązani są do ich rozliczania:
1)
w odniesieniu do ust. 1 pkt 1 i 2 w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, z zastrzeżeniem ust. 4, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej;
2)
w odniesieniu do ust. 1 pkt 3 przed końcem roku budżetowego;
3)
w odniesieniu do ust. 1 pkt 4 nie później niż 14 dni po wykonaniu zadania, z zastrzeżeniem ust. 4;
4)
w odniesieniu do ust. 1 pkt 5 nie później niż 14 dni od daty zakończenia przyjęcia delegacji zagranicznej, z zastrzeżeniem ust. 4.
4.
W okresie przed zakończeniem roku budżetowego pracownicy/strażacy zobowiązani są do rozliczenia pobranych zaliczek w trybie natychmiastowym, najpóźniej do 27 grudnia każdego roku.
5.
Jeżeli zaliczka podjęta przez pracownika/strażaka nie została rozliczona w ustalonym terminie potrąca się ją z najbliższego wynagrodzenia/uposażenia pracownika/strażaka, przy czym do czasu rozliczenia poprzednio wypłaconej zaliczki pracownikowi/strażakowi nie udziela się dalszych zaliczek.
6.
Zaliczki związane z realizacją krajowego wyjazdu służbowego oraz służbowej podróży zagranicznej wypłacane są delegowanym nie wcześniej niż na dwa dni robocze przed wyjazdem w podróż służbową. Jeżeli z ważnych przyczyn służbowych wypłata powinna mieć miejsce wcześniej, niezbędny jest pisemny wniosek delegowanego parafowany przez dyrektora lub zastępcę biura merytorycznego KG PSP, w którym jest on zatrudniony lub pełni służbę, a w przypadku dyrektorów biur KG PSP przez Komendanta Głównego PSP bądź jego Zastępcę.
7.
W przypadku delegowania w służbową podróż zagraniczną strażaków lub pracowników spoza KG PSP wcześniejsza wypłata zaliczek związanych z realizacją służbowej podróży zagranicznej jest możliwa po uzyskaniu pisemnej zgody dyrektora Biura Współpracy Międzynarodowej KG PSP.
8.
W KG PSP funkcjonują służbowe karty płatnicze. Zasady przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej określa odrębna procedura.
§  6.
1.
Po zakończeniu każdego kwartału biura merytoryczne KG PSP dokonują analizy wydatków zgodnie z posiadanym zakresem działania. Sporządzony dokument powinien zawierać szczegółowe wyjaśnienie przyczyn realizacji wydatków niezgodnie ze wskaźnikiem upływu czasu określonym dla danego okresu sprawozdawczego.
2.
Analiza, o której mowa w ust. 1, przekazywana jest do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP najpóźniej 8 dnia miesiąca po zakończeniu każdego kwartału i stanowi podstawę do sporządzenia Informacji, która składana jest w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych wraz ze sprawozdaniami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.).
3.
Na podstawie Informacji, o której mowa w ust. 2, Komendant Główny PSP podejmować będzie decyzje o ewentualnej zmianie limitów środków budżetowych przewidzianych do wykorzystania przez komórkę organizacyjną w roku budżetowym.
§  7.
1.
Wypłaty wynagrodzenia/uposażenia oraz dodatkowych należności i świadczeń, za wyjątkiem zasiłków pogrzebowych i odszkodowań dokonywane są na podstawie list płac sporządzanych w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP.
2.
Listy płac podpisane przez pracownika/strażaka, który je sporządził podlegają kontroli formalno-rachunkowej, kontroli merytorycznej, kontroli wstępnej oraz zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego PSP lub Zastępcę. Kontrola merytoryczna obejmuje również zakwalifikowanie wydatków w układzie budżetu zadaniowego, co powinno być dokonane równocześnie, niezwłocznie po otrzymaniu list płac do merytorycznego zatwierdzenia.
3.
Listy płac oraz listy płatnicze dodatkowych należności i świadczeń sporządzane są przez Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP na podstawie poniżej określonych dokumentów:
1)
decyzji lub innych dyspozycji Komendanta Głównego PSP o wysokości należnych pracownikowi/strażakowi należności i świadczeń wypłacanych ze środków budżetowych;
2)
zatwierdzonych przez Komendanta Głównego PSP protokołów komisji d/s funduszu socjalnego pracowników cywilnych oraz emerytów strażaków w zakresie wypłat z Funduszy Świadczeń Socjalnych;
3)
angaży pracowników i strażaków (dotyczy wypłat wynagrodzenia i uposażenia) przekazywanych do komórki płacowej w przypadkach zmiany elementów płacowych;
4)
decyzji lub innych dyspozycji Ministra Spraw Wewnętrznych oraz innych jednostek i organizacji w odniesieniu do nagród i zapomóg przyznanych pracownikom i strażakom KG PSP, wypłacanych ze środków pozabudżetowych;
5)
dyspozycji pisemnej dyrektora Biura Logistyki KG PSP lub jego zastępcy w zakresie wypłat równoważnika za remont i brak lokalu mieszkalnego oraz ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.
4.
Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1-3 i 5 należy złożyć w Biurze Finansów KG PSP co najmniej 5 dni przed terminem wypłaty.
5.
W zakresie wypłat z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło ustala się poniższe zasady:
1)
wypłaty należności z tytułu umów zlecenia lub umowy o dzieło dokonywane są na podstawie umowy zawartej między Komendantem Głównym PSP lub jego Zastępcą, a wykonawcą zlecenia/dzieła (wzory umów i rachunków stanowią odpowiednio wzory określone w załączniku nr 11 i nr 12 do Instrukcji);
2)
umowę zlecenia lub umowę o dzieło przedkładaną do podpisu przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę parafuje dyrektor biura merytorycznego KG PSP lub jego zastępca, a następnie radca prawny oraz główny księgowy KG PSP lub osoba zastępująca głównego księgowego;
3)
podpisana przez obie strony umowa zlecenia lub umowa o dzieło składana jest niezwłocznie w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP w celu jej zarejestrowania w KG PSP oraz, jeśli taka konieczność istnieje, dokonania zgłoszenia w ZUS (zgłoszenia w ZUS obowiązkowo dokonać należy w terminie do 7 dni od daty zawarcia umowy);
4)
rachunek do umowy zlecenia lub umowy o dzieło przedkładany jest przez wykonawcę zlecenia/dzieła po wykonaniu przedmiotu umowy. Potwierdzenia wykonania zlecenia/dzieła dokonuje dyrektor biura merytorycznego KG PSP lub jego zastępca, co stwierdza swoim podpisem. Naliczeń dokonuje pracownik/strażak Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP, następnie rachunek jest zatwierdzany w sposób przyjęty w KG PSP dla dowodów księgowych, określony w §§ 16-19 Instrukcji;
5)
na podstawie zatwierdzonego do wypłaty rachunku sporządzana jest w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych lista płac, która podlega kontroli odpowiednio jak w ust. 2;
6)
opracowanie i obieg umowy zlecenia lub umowy o dzieło odbywa się zgodnie z pkt 1c-e tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  8.
1.
Wypłaty należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej dokonuje się na podstawie wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny sporządzonego przez Biuro Współpracy Międzynarodowej KG PSP i zatwierdzonego przez Komendanta Głównego PSP lub upoważnioną przez niego osobę. Wniosek winien zawierać wszystkie elementy, które należy uwzględnić zarówno w naliczeniu zaliczki, jak i podlegające opłacie poza udzieloną zaliczką. Obieg wg pkt 4 tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
W związku z realizacją zadań związanych z udziałem przedstawicieli Polski w pracach Rady UE i grup roboczych Rady UE ustala się następujące zasady:
1)
"wniosek o refundację kosztów podróży związanych z udziałem przedstawicieli Polski w pracach Rady UE i grup roboczych Rady Nr ....." wraz z "zestawieniem kosztów podróży na posiedzenia Rady UE i grup roboczych Rady UE zatwierdzonych do refundacji w okresie .........................." sporządzany jest przez Biuro Współpracy Międzynarodowej KG PSP w dwóch egzemplarzach;
2)
wniosek, o którym mowa w pkt 1, podpisywany jest przez pracownika/strażaka merytorycznego Biura Współpracy Międzynarodowej KG PSP w miejscu "wystawił" oraz przez dyrektora Biura Współpracy Międzynarodowej KG PSP lub jego zastępcę w miejscu "Dyrektor";
3)
kompletna dokumentacja, o której mowa w pkt 1 i 2, przekazywana jest do Biura Finansów KG PSP;
4)
pracownik/strażak merytoryczny Biura Finansów KG PSP uzupełnia dokumentację o potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur, a główny księgowy KG PSP lub osoba zastępująca głównego księgowego podpisuje wniosek o refundację;
5)
jeden egzemplarz wniosku wraz załącznikami zwracany jest do Biura Współpracy Międzynarodowej KG PSP w celu przekazania do Ministerstwa Spraw Zagranicznych; drugi egzemplarz pozostaje w Wydziale Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP;
6)
Biuro Współpracy Międzynarodowej KG PSP prowadzi rejestr sporządzanych wniosków o refundację kosztów podróży związanych z udziałem przedstawicieli Polski w pracach Rady UE i grup roboczych Rady UE.
3.
Płatności z tytułu opłat konferencyjnych, składek członkowskich itp. dokonywanych na rachunki bankowe zagranicznych kontrahentów realizowane są na podstawie pisma z biura merytorycznego KG PSP, które zawiera dane określone we wzorze, stanowiącym załącznik nr 10 do Instrukcji, lub na podstawie dokumentu określonego w tym wzorze.
§  9.
1.
Postępowanie w zakresie pobierania, gromadzenia i egzekwowania dochodów budżetowych odbywa się według poniższych zasad:
1)
wpływy na rachunek bieżący subkonta wydatków, z wyjątkiem środków przekazanych od dysponenta głównego, podlegają ocenie i kwalifikacji na dochody budżetu państwa lub zaliczeniu na zwrot wydatków. Kwalifikacji wpłat dokonuje upoważniony pracownik/strażak Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP, który sporządza polecenie przelewu i przedstawia do zatwierdzenia głównemu księgowemu KG PSP lub pracownikowi zastępującemu głównego księgowego;
2)
wpływy stanowiące dochód budżetu państwa przekazywane są niezwłocznie na subkonto dochodów;
3)
w przypadku dokonania wpłaty gotówki do kasy stosuje się zasadę, że przyjęta gotówka zostaje następnego dnia roboczego odprowadzona do banku i przekazana na właściwy rachunek bieżący dochodów;
4)
z tytułu nieterminowej lub nieprawidłowej realizacji umów Biuro Finansów KG PSP nalicza kary umowne na podstawie dyspozycji biura merytorycznego (przez dyspozycję należy rozumieć zawarcie odpowiedniego zapisu w ramach dokonywanego merytorycznego sprawdzenia faktury lub odrębne pismo). Naliczanie kary następuje w formie noty obciążeniowej ze wskazaniem konta rachunku bieżącego - subkonta dochodów;
5)
w przypadku niewpłacenia przez kontrahenta kwoty należności wynikającej z noty obciążeniowej (lub faktury), Biuro Finansów KG PSP sporządza:
a)
monit pierwszy - przypominający o terminie płatności, który wystawiany jest po 7 dniach od daty płatności określonej w nocie (lub fakturze),
b)
monit drugi - ostateczne wezwanie do zapłaty (przedsądowe), który wystawiany jest po 21 dniach od daty wystawienia monitu pierwszego.
2.
Monity podpisywane są przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę po uprzednim parafowaniu przez głównego księgowego KG PSP lub osobę zastępującą głównego księgowego, z tym że monit drugi parafuje również radca prawny.
§  10.
1.
Wadia przetargowe wniesione w formie gotówkowej zwracane są beneficjentowi na podstawie dyspozycji płatniczej dokonania przelewu (wzór określony w załączniku nr 7 do Instrukcji) wraz z odsetkami bankowymi należnymi na koniec miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym następuje zwrot wadium. Odsetki bankowe należne za ilość dni danego miesiąca (do dnia dokonania zwrotu) przekazywane są beneficjentowi po zakończeniu danego miesiąca na podstawie rozliczenia przekazanych przez bank odsetek bankowych.
2.
Wadia przetargowe wniesione w formie bezgotówkowej (gwarancje bankowe, gwarancje ubezpieczeniowe) zwracane są beneficjentowi na podstawie dyspozycji przekazania gwarancji, poręczeń (wzór określony w załączniku nr 8 do Instrukcji).
3.
Zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione w formie gotówkowej zwracane są beneficjentowi na podstawie dyspozycji płatniczej dokonania przelewu (wzór określony w załączniku nr 7 do Instrukcji) wraz z odsetkami bankowymi należnymi na koniec miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym następuje zwrot zabezpieczenia. Odsetki bankowe należne za ilość dni danego miesiąca (do dnia dokonania zwrotu) przekazywane są beneficjentowi po zakończeniu danego miesiąca na podstawie rozliczenia przekazanych przez bank odsetek bankowych.
4.
Zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione w formie bezgotówkowej (gwarancje bankowe, gwarancje ubezpieczeniowe) zwracane są beneficjentowi na podstawie dyspozycji przekazania gwarancji, poręczeń (wzór określony w załączniku nr 8 do Instrukcji).
5.
Podstawą przekazania środków pieniężnych z tytułu dotacji dla jednostek ochrony przeciwpożarowej w ramach KSRG jest podpisana obustronnie umowa dotacji (wraz z ewentualnymi aneksami).
6.
Przekazanie środków finansowych tytułem dofinansowania zadań dla jednostek organizacyjnych PSP ze środków firm ubezpieczeniowych dokonywane jest na podstawie dyspozycji płatniczej dokonania przelewu (wzór określony w załączniku nr 7 do Instrukcji).

Rozdział  II.

Dowody księgowe i ich obieg

§  11.
1.
Dowód księgowy stanowi udokumentowanie dokonanego zdarzenia gospodarczego w określonym miejscu i czasie. Stanowi on podstawę zapisów w księgach rachunkowych.
2.
Dowód księgowy uważa się za prawidłowy, jeśli wystawiony jest przez uprawniony podmiot oraz stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierający w szczególności:
1)
określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;
2)
określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3)
datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu;
4)
opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
5)
podpis wystawcy dowodu oraz osoby;
6)
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania lub sporządzenie wydruku z systemu finansowo-księgowego zawierającego dekretację oraz identyfikację osoby upoważnionej do jej sporządzenia.
§  12.
1.
Zakupy rzeczowych składników majątku oraz zakupy usług dokumentowane są wyłącznie fakturami i rachunkami dostawców z wyjątkiem sytuacji opisanych w ust. 3, 4, 5, 6, 7 i 8.
2.
Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku i zakupu usług: paragony, asygnaty kasowe, pokwitowania, oświadczenia.
3.
W sytuacjach braku możliwości uzyskania faktur lub rachunków, w rozliczeniu podróży służbowej na terenie kraju dopuszcza się dokumentowanie przejazdów autostradami przy pomocy wydruków fiskalnych.
4.
Dopuszcza się również dokumentowanie w rozliczeniu podróży służbowej poza granicami kraju:
1)
wydrukami z kasy fiskalnej zakupu paliwa do samochodów służbowych;
2)
winietami lub pokwitowaniami z zamieszczoną ceną za przejazd - przejazdu płatnymi autostradami;
3)
pokwitowaniami opłat parkingowych;
4)
blankietami opłat recepcyjnych z tytułu uczestnictwa w konferencjach i zawodach sportowych poza granicami kraju.
5.
Dowodem zapłaty usługi ubezpieczenia może być oryginał polisy ubezpieczeniowej lub pismo z komórki merytorycznej, do którego załączona jest kserokopia polisy.
6.
Zakup wizy dla osób delegowanych w zagraniczną podróż służbową przez Komendanta Głównego PSP dokumentuje się przedkładając dowód wpłaty wystawiony przez ambasadę lub inną instytucję przyjmującą wpłaty z tego tytułu. Po uzyskaniu wizy należy dołączyć również kserokopię strony paszportu z wklejoną wizą. Wydatek na zakup wizy powinien być uwzględniony we wniosku o delegowanie na służbowy wyjazd zagraniczny.
7.
Wzajemne rozliczenia z różnych tytułów z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i innymi urzędami administracji centralnej oraz innymi jednostkami organizacyjnymi PSP (np. ubezpieczenie OC samochodów, zwrot wypłaconych wynagrodzeń i innych należności, zwrot poniesionych kosztów) dokumentowane są notami obciążeniowymi, przy czym wyjątek określony jest w § 8 ust. 2.
8.
Do dokonywania płatności niestanowiących wynagrodzenia za świadczoną usługę, ale opłaty kwalifikowane jako dochód publiczny, nie wymaga się faktur ani rachunków. Płatność realizowana jest na podstawie pisma uzasadniającego dany wydatek, podpisanego przez dyrektora lub zastępcę biura merytorycznego KG PSP posiadającego upoważnienie do zaciągania zobowiązań finansowych.
9.
Podstawę dokonywania płatności z tytułu odszkodowań stanowi ugoda zawarta przez Komendanta Głównego PSP z kontrahentem lub wyrok sądowy.
10.
Do rozliczania obciążenia pracowników/strażaków z różnych tytułów stosuje się faktury sporządzane przez biura merytoryczne KG PSP. Biura merytoryczne KG PSP sporządzają również faktury korygujące i noty korygujące do w/w faktur, jeśli taka konieczność zaistnieje.
11.
Dokument nazywany fakturą proforma, jako dokument wystawiany jedynie celem potwierdzenia złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji nie będzie stanowił dowodu księgowego. Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach na podstawie sprawdzonej merytorycznie, formalnie i rachunkowo oraz zatwierdzonej faktury proforma można dokonać przelewu środków (dyspozycja przelewu). Po dokonaniu zapłaty odpowiedzialne biuro merytoryczne jest zobowiązane do dostarczenia właściwej faktury.
§  13.
1.
Dokument własny "polecenie księgowania" sporządzany jest w jednym egzemplarzu.
2.
Na podstawie "polecenia księgowania" dokonuje się w księgach rachunkowych zapisów zobowiązań i należności, sum zbiorczych wynikających z rejestrów, zestawień i tabel oraz korekty wcześniej dokonanych zapisów i księgowych rozliczeń dotyczących zamknięcia okresu sprawozdawczego oraz zapisów wynikających z dokumentów źródłowych np. OT, LT, niezdefiniowanych w systemie finansowo-księgowym.
3.
Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu NBP obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, przy czym wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, po wykonaniu operacji.
§  14.
1.
Każdy dokument zewnętrzny, z wyjątkiem faktur i rachunków płatnych gotówką, stanowiący podstawę dokonania zapłaty przez KG PSP:
1)
wpływa do KG PSP, rejestrowany jest przez Kancelarię Ogólną KG PSP i bezwzględnie winien posiadać stempel z datą wpływu do KG PSP;
2)
przekazywany jest w dniu wpływu do KG PSP do sekretariatu Biura Finansów KG PSP, następnie dostarczany jest w możliwie najkrótszym czasie pracownikowi Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP w celu zarejestrowania zobowiązania w księgach rachunkowych KG PSP (nie księgowane jest na tym etapie zobowiązanie wynikające z dowodu w innej walucie niż PLN), a później przekazywany jest pracownikowi Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP prowadzącemu likwidaturę płatności;
3)
rejestrowany jest w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP i przekazywany za pokwitowaniem w celu właściwej weryfikacji do biura merytorycznego KG PSP odpowiedzialnego za dokumentowaną operację gospodarczą;
4)
opis merytoryczny dokonywany jest na odwrotnej stronie dokumentu lub na oddzielnej kartce, na której obligatoryjnie podać należy dane dowodu księgowego (np. "Dotyczy faktury nr wystawionej dnia ..... przez ..... z tytułu ..... na kwotę .....");
5)
faktury i rachunki płatne gotówką przekazywane są bezpośrednio do pracownika Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP po dokonaniu kontroli merytorycznej.
2.
Zweryfikowany pod względem merytorycznym dokument zwracany jest niezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatności, do Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP w celu umożliwienia jego uregulowania w oznaczonym terminie. Wyjątek stanowią dowody księgowe dokumentujące obrót środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz materiałami, które po dokonaniu kontroli merytorycznej zgodnie z § 16 Instrukcji, przekazywane są przez Biuro Finansów KG PSP do Biura Logistyki KG PSP jako odpowiedzialnego za gospodarkę majątkiem KG PSP. Biuro Logistyki KG PSP dokonuje właściwej ewidencji, sporządza i załącza wymaganą dokumentację, dokonuje na fakturze adnotacji i cały komplet dokumentacji przekazuje do Biura Finansów KG PSP.
3.
W przypadku nie przekazania do Biura Finansów KG PSP przez biuro merytoryczne KG PSP dokumentów w określonym terminie, którego skutkiem jest zapłata odsetek lub kar, osoba odpowiedzialna za to ponosi odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
§  15.
1.
Podstawą zakwalifikowania i przekazania na właściwy rachunek dochodów (rachunek dochodów budżetowych lub wyodrębniony rachunek Ministerstwa Finansów) wpływów z tytułu zwrotu poniesionych kosztów związanych z pobytem lub transportem delegowanych za granicę jest pismo podpisane przez dyrektora biura merytorycznego KG PSP lub jego zastępcę.
2.
Biuro merytoryczne KG PSP zobowiązane jest do złożenia pisma, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie, co uzasadnione jest trybem i terminami przekazywania dochodów budżetowych, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 82 z późn. zm.).
3.
W przypadku, kiedy ustalenie przez biuro merytoryczne KG PSP niezbędnych danych dotyczących wpływu środków wymaga czasu, należy w piśmie, o którym mowa w ust. 1, określić w jakim terminie informacje te zostaną przekazane do Biura Finansów KG PSP.

Rozdział  III.

Kontrola dowodów księgowych

§  16.
1.
Kontrola dowodów księgowych polega na ustaleniu, czy dowód odpowiada stawianym wymogom. W tym celu powinien być zweryfikowany pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz poddany kontroli wstępnej przez głównego księgowego.
2.
Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z rzeczywistym przebiegiem dokumentowanej operacji gospodarczej (czas, miejsce i wielkość).
3.
Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym polega w szczególności na zbadaniu, czy operacja gospodarcza, której podstawę stanowi dowód księgowy jest:
1)
zgodna z obowiązującymi przepisami (legalna);
2)
gospodarczo uzasadniona (celowa) i zgodna z zasadami racjonalnego i oszczędnego gospodarowania;
3)
została dokonana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy - Prawo zamówień publicznych;
4)
przewidziana jest w planie rzeczowo-finansowym biura KG PSP;
5)
zgodna co do ilości i jakości robót i usług, cen oraz terminu realizacji, wykazanych w dowodzie z warunkami określonymi w umowie lub zamówieniu;
6)
treść dokumentu jest zgodna ze stanem faktycznym, który dokumentuje.
4.
Pracownik/strażak odpowiedzialny za kontrolę merytoryczną zakupu wyposażenia i materiałów sprawdza także prawidłowość udokumentowania obrotu środkami trwałymi i materiałami. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno być potwierdzone przez umieszczenie na fakturze (rachunku) zapisów: "magazyn przyjął" oraz daty i podpisu magazyniera, "wpisano do ewidencji magazynowej" oraz daty i podpisu pracownika prowadzącego ewidencję magazynową. Wydanie materiałów do bezpośredniego użytkowania z pominięciem magazynu powinno być potwierdzone przez umieszczenie na fakturze (rachunku) adnotacji o celu i osobie pobierającej materiały. Osoba pobierająca materiały potwierdza odbiór materiałów własnoręcznym podpisem wraz z adnotacją o miejscu użytkowania. Na fakturze (rachunku) dokumentującej zakup środków trwałych umieszcza się nr dowodu OT oraz termin rozpoczęcia ich eksploatacji.
5.
W przypadku zakupu wartości niematerialnych i prawnych na fakturze musi znaleźć się informacja:
1)
czy jest to zakup nowej licencji, czy aktualizacji;
2)
w przypadku zakupu nowej licencji czas jej obowiązywania;
3)
w przypadku zakupu programu określenie jego charakteru (użytkowy czy systemowy);
4)
termin rozpoczęcia eksploatacji.
6.
Sygnowanie kontroli merytorycznej powinno być poprzedzone odnotowaniem istotnych cech dokonanego zakupu takich jak: powołanie się na zapisy zawartych umów i ich sygnatury, wskazanie terminowości i kompletności prac i dostaw, wskazanie potrzeb danego biura, rodzaj wykonywanych prac itp. oraz wskazanie kwalifikacji wydatku w szczegółowości rozdział, paragraf, pozycja zgodnie z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym biura KG PSP lub wskazaniem środków pieniężnych z których ma być poniesiony wydatek (w przypadku pozabudżetowych źródeł płatności). W przypadku faktur/rachunków dotyczących noclegów podczas delegacji służbowych, należy w opisie merytorycznym podać numer polecenia wyjazdu służbowego.
7.
Każdy dokument powinien być skontrolowany zgodnie z zasadą celowości i gospodarności dokonanego zakupu materiałów lub usług, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie - Prawo zamówień publicznych. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 000 EURO w danym roku budżetowym, należy dokonać adnotacji: "Zakup do równowartości kwoty 30 000 EURO nie podlega ustawie Prawo zamówień publicznych".
8.
Fakt dokonania sprawdzenia dowodu księgowego pod względem merytorycznym powinien być odnotowany poprzez odciśnięcie stempla o poniższej treści oraz złożenie podpisu wraz z pieczęcią imienną, o wzorze:

" Sprawdzono pod względem merytorycznym

..........................

.......................... data

podpis, pieczęć"

Wykaz stanowisk, na których zatrudnione osoby uprawnione są do dokonywania kontroli pod względem merytorycznym stanowi załącznik nr 13 do Instrukcji.

9.
Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodu księgowego obejmuje również:
1)
zakwalifikowanie wydatków zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 44, poz. 255), przy czym fakt zakwalifikowania powinien zostać odnotowany przez zamieszczenie na dowodzie księgowym stempla o treści:

"zakwalifikowano do wydatków strukturalnych

kategoria ........................... kwota ......................

słownie ................................................................

................ ...........................

data podpis, pieczęć"

2)
zakwalifikowanie wydatków w układzie budżetu zadaniowego, przy czym fakt zakwalifikowania powinien zostać odnotowany przez zamieszczenie na dowodzie księgowym stempla o treści:

"zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego

funkcja ............................ zadanie ............................

podzadanie ........................ działanie ........................

kwota ...................... słownie ....................................

...................................................................................

................ ..................................

data podpis, pieczęć"

10.
W przypadkach, kiedy w sprawdzanej merytorycznie fakturze występują błędy, nieścisłości lub zmiany wymaga termin płatności, do obowiązków biura merytorycznego KG PSP należy wyegzekwowanie od dostawcy towarów lub usług faktury korygującej lub wystawienie noty korygującej.
11.
Stosowanie faktur korygujących i not korygujących w zakresie dokonywania zmian w fakturach określa ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.).
§  17.
1.
Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym polega na zbadaniu, czy dowody:
1)
odpowiadają obowiązującym przepisom (pod względem formy), są kompletne, posiadają niezbędne elementy, określone w § 11 ust. 2 Instrukcji, czy do zasadniczego dokumentu są dołączone niezbędne dowody uzupełniające (np. wynikające z umowy protokoły odbioru itp.);
2)
są zupełne, tj. czy zawierają wszystkie dane niezbędne do zobrazowania czynności, których udokumentowaniu mają służyć;
3)
są wolne od błędów rachunkowych i formalnych.
2.
Sprawdzenia dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym dokonuje upoważniony pracownik Biura Finansów KG PSP. Na potwierdzenie dokonanego sprawdzenia odciska się stempel o treści:

"Sprawdzono pod względem formalno- rachunkowym

................ ..................................

data podpis, pieczęć"

Wykaz osób uprawnionych do kontroli formalno-rachunkowej dokumentów zawiera załącznik nr 14 do instrukcji.

3.
W przypadku, kiedy pracownik Biura Finansów KG PSP dokonujący kontroli formalno-rachunkowej stwierdzi, że badany dowód nie spełnia wymogów formalno-rachunkowych, wówczas pod pieczęcią opisaną w ust. 2 zapisuje uwagę, czego dotyczy zastrzeżenie i jakie podjął działania w celu jego usunięcia. Przykładowo:
1)
stwierdzono błędny NIP nabywcy; Biuro ...... zostało zobowiązane do wystawienia noty korygującej;
2)
stwierdzono błąd rachunkowy; Biuro ......... zostało zobowiązane do wyegzekwowania faktury korygującej od wystawcy faktury VAT.
4.
Przyjmuje się, że dopiero faktura korygująca łącznie z fakturą, do której została wystawiona, stanowią kompletną dokumentację danej operacji gospodarczej.
5.
Faktura korygująca do faktury podlega kontroli stosownie do przepisu § 16 ust. 1.
6.
Do zatwierdzenia do wypłaty przedkładane są wyłącznie kompletne dowody księgowe.
7.
Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym i pod względem formalno- rachunkowym należy do osób funkcyjnych wymienionych w tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  18.
1.
Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają kontroli wstępnej przez głównego księgowego KG PSP lub w przypadku jego nieobecności przez osobę zastępującą głównego księgowego zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.
2.
Fakt dokonania kontroli wstępnej odnotowany jest na dokumencie poprzez odciśnięcie stempla o treści:

"Dokonano kontroli wstępnej zgodnie z art. 54 ustawy o finansach publicznych rozdział

... ... ... ... ...§ ... ... ... ... ... poz. ... ... ... ... ... ...

... ... ... ... ...

... ... ... ... ... ... ... data

podpis, pieczęć"

3.
Złożenie podpisu, o którym mowa w ust. 2 na dokumencie oznacza, że:
1)
brak jest zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników/ strażaków oceny prawidłowości merytorycznej tej operacji i jej zgodności z prawem;
2)
brak jest zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;
3)
zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym oraz harmonogramie wydatków, a jednostka posiada środki finansowe na ich realizację.
4.
Główny księgowy KG PSP w razie ujawnienia nieprawidłowości, zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi/strażakowi KG PSP, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania, powiadamiając pisemnie Komendanta Głównego PSP.
5.
W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo żądać udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.
§  19.
1.
Dowody księgowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz po dokonaniu kontroli wstępnej podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Komendanta Głównego PSP lub upoważnioną przez niego osobę zgodnie z zakresem upoważnienia.
2.
Zatwierdzenie dowodów do wypłaty następuje przez zamieszczenie przez osoby wymienione w ust. 1, adnotacji o treści:

"Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ...................

słownie:............................................................................

..........................

................................. data

podpis, pieczęć"

3.
Pieczęć i podpis, o którym mowa w ust. 2, umieszcza się na każdym dowodzie finansowo-księgowym dokumentującym operację gospodarczą.
4.
Z kwot zawartych w zatwierdzonych do realizacji fakturach nie dokonuje się żadnych potrąceń, poza określonymi w fakturach korygujących sporządzonych zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz z tytułu kar umownych, w przypadku kiedy zapisy umowy zawartej z Wykonawcą to dopuszczają.
5.
Opis merytoryczny oraz wymienione wyżej pieczęcie i adnotacje dokonywane na kolejnych etapach kontroli dowodów księgowych powinny być sporządzane na odwrotnej stronie dokumentu lub oddzielnej kartce dołączonej do dowodu księgowego, przy uwzględnieniu zasad określonych w § 14 ust. 1 pkt 4 Instrukcji.
§  20.
1.
Spełnieniem wymogów wynikających z ustawy o rachunkowości dotyczących kompletności dowodów księgowych jest wykonanie wydruku dekretacji (ujęcia na kontach księgowych) wynikającej z techniki dokumentowania zapisów księgowych w użytkowanym programie Ft-FK7 wersja 7.0* opracowanego przez Przedsiębiorstwo Innowacyjno-Wdrożeniowe FORTECH Sp. z o.o.
2.
Rejestracji dowodów księgowych dokonuje się w KG PSP stosując technikę komputerową. W użytkowanym systemie Ft-FK7 mogą zostać zarejestrowane tylko zdefiniowane rodzaje dokumentów. Przyjęta opcja systemowa polega na wprowadzaniu następujących rodzajów dowodów księgowych:

FVS faktura VAT - sprzedaż,

PK polecenie księgowania - budżet,

PKZ polecenie księgowania - zaangażowanie,

PKBZ polecenie księgowania - budżet zadaniowy

PKP polecenie księgowania - pozabudżet,

RK raport kasowy budżet,

RKP raport kasowy pozabudżet,

RKFE raport kasowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,

RKFP raport kasowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,

RKB raport kasowy przeksięgowanie,

RKZ raport kasowy dewizowy,

WB wyciąg bankowy budżet,

WBD wyciąg bankowy - dochody budżetowe,

WBP wyciąg bankowy - pozabudżet,

WBFE wyciąg bankowy - Fundusz Socjalny b. funkcjonariuszy emerytów,

WBFP wyciąg bankowy - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,

WBUE wyciąg bankowy środków europejskich lub zagranicznych.

3.
Zdefiniowane w systemie Ft-FK7 powyższe dowody księgowe uzyskują następującą numerację:
1)
nadawaną automatycznie według liczby dziennika bez rozróżnienia rodzaju dokumentu (kolejne rejestrowane, chronologicznie od początku roku);
2)
nadawaną automatycznie dla każdego rodzaju dokumentu odrębną numerację w ramach każdego miesiąca.
4.
W celu zagwarantowania sprawnego odszukiwania poszczególnych dokumentów oraz ochrony ich kompletności zdefiniowane powyżej dowody księgowe gromadzi się w odrębnych segregatorach według rodzaju działalności stosując poniższe oznaczenia nanoszone ręcznie:

B xxx/yy/ dla dokumentów dotyczących wydatków budżetowych,

DB xxx/yy/ dla dokumentów dot. rozliczeń z tyt. dochodów budżetowych, sum na zlecenie, sum depozytowych i środków specjalnych,

FP xxx/yy/ dla dokumentów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

FE xxx/yy/ dla dokumentów funduszu świadczeń socjalnych emerytów i rencistów byłych funkcjonariuszy,

UE xxx/yy/ dla dokumentów dotyczących wydatków ze środków europejskich lub zagranicznych. Symbol xxx oznacza kolejny numer w segregatorze według rodzaju działalności, natomiast yy, kolejny numer dokumentu źródłowego w ramach danego rodzaju (xxx).

5.
Szczególne zasady obiegu oraz weryfikacji dokumentów finansowych odnoszących się do wydatków i płatności realizowanych ze źródeł zagranicznych regulują odrębne procedury.

Rozdział  IV.

Dokumenty księgowe gospodarki finansowej

§  21.
1.
Dowód "Kasa przyjmie KP" jest księgowym dowodem kasowym dokumentującym wpłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w kasie KG PSP.
2.
Dowód wpłaty "Kasa przyjmie KP" powinien zawierać:
1)
nazwę jednostki budżetowej;
2)
kwotę wpłaty (cyfrą i słownie);
3)
tytuł wpłaty;
4)
wskazanie imiennie osoby lub grupy pracowniczej, której wypłata jest dokonywana;
5)
datę wpłaty;
6)
podpisy kasjera w pozycji "wystawił" i pozycji "wypłacił";
7)
zatwierdzenie przez głównego księgowego lub osobę jego zastępującą.
3.
Dowód wpłaty "Kasa przyjmie KP" wystawia się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz (kopia) otrzymuje wpłacający, oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego, druga kopia pozostaje u kasjera lub w bloczku formularzy.
4.
Dowody wpłaty "Kasa przyjmie KP" są drukami ścisłego zarachowania. Każdy poszczególny dowód wpłaty posiada odrębny numer, powtórzony na kopiach zachowujący ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego.
5.
Na dowodach wpłaty "Kasa przyjmie KP" nie mogą być dokonywane żadne poprawki. W przypadku pomyłki wszystkie egzemplarze dowodu wpłaty anuluje się. Anulowane formularze dowodu "Kasa przyjmie KP" podlegają przechowaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia 1 . Obieg wg pkt 4b tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  22.
1.
Dowód "Kasa wypłaci KW" jest księgowym dowodem kasowym dokumentującym wypłatę gotówkową, używanym w obrocie gotówkowym w kasie KG PSP.
2.
Dowód wypłaty "Kasa wypłaci KW" powinien zawierać:
1)
nazwę jednostki budżetowej;
2)
kwotę wypłaty (cyfrą i słownie);
3)
tytuł wypłaty;
4)
wskazanie imiennie osoby lub grupy pracowniczej, której wypłata jest dokonywana;
5)
datę wypłaty;
6)
podpisy kasjera w pozycji "wystawił" i pozycji "wypłacił";
7)
zatwierdzenie przez głównego księgowego lub osobę jego zastępującą.
3.
Dowód wypłaty "Kasa wypłaci KW" wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których oryginał stanowi załącznik do raportu kasowego, a kopia pozostaje u kasjera.
4.
Dowód wypłaty "Kasa wypłaci KW" jest drukiem ścisłego zarachowania i zasady postępowania są takie same jak w odniesieniu do dowodów "Kasa przyjmie KP".
5.
Dowód "Kasa wypłaci KW" jako dowód księgowy podlega w zakresie dokonywania poprawek zasadom jak dowód "Kasa przyjmie KP".
6.
Na podstawie dowodu "Kasa wypłaci KW" dokonywane są w szczególności wypłaty:
1)
będące wynikiem rozliczenia zaliczki;
2)
wynagrodzenia dla osób, które nie otrzymały tego wynagrodzenia w ustalonym terminie płatności; w tym przypadku w dowodzie wypłaty powinno się powołać na odpowiednią listę płac;
3)
inne jednorazowe wypłaty wynikające ze źródłowych dowodów kasowych zatwierdzonych przez głównego księgowego lub osobę go zastępującą;
4)
w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego np. zwrot wadium itp.

Obieg wg pkt 4c tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.

§  23.
1.
Raport kasowy jest prowadzony w celu bieżącej ewidencji środków pieniężnych w kasie. Sporządzany jest w programie "Ft-KASA7" opracowanym przez Przedsiębiorstwo Innowacyjno-Wdrożeniowe FORTECH Sp. z o.o.
2.
Raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach. Oryginał raportu kasowego oraz jego kopię wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie i odpowiednio zszytymi, kasjer przekazuje głównemu księgowemu lub osobie jego zastępującej. Do raportów kasowych wpisuje się na bieżąco w kolejności realizacji, wszystkie dowody indywidualne dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych w dniu ich dokonania.
3.
Raport kasowy zawiera oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzony, numer kolejny raportu z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku sprawozdawczego, odcisk pieczęci Biura Finansów KG PSP. Obieg wg pkt 4h tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
4.
Raport kasowy walorów zagranicznych sporządza pracownik/strażak Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP na zasadach określonych w ust. 2, na koniec każdego dnia roboczego (w przypadku kiedy obrót kasowy danego dnia nie występuje - raportu nie sporządza się). Dopuszcza się, aby raport sporządzany był techniką komputerową poza programem "Ft-KASA7". Jeden egzemplarz przekazywany jest do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP, drugi egzemplarz wraz z dowodami księgowymi przechowywany jest w Wydziale Płac i Rozliczeń Finansowych Biura Finansów KG PSP. Obieg wg pkt 4i tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
5.
Szczegółowe unormowania w zakresie gospodarki kasowej w KG PSP zawarte są w "Zasadach gospodarki kasowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej", stanowiących załącznik nr 2 do Instrukcji.
§  24.
1.
Czek gotówkowy i rozrachunkowy stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej sumy gotówki.
2.
Książeczka czeków gotówkowych i rozrachunkowych oraz poszczególne blankiety czeków gotówkowych i rozrachunkowych podlegają ewidencji i kwitowaniu w księdze druków ścisłego zarachowania. Zasady kontroli i obieg w tabeli obiegu dokumentów pkt 4a tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
3.
Bankowy dowód wpłaty służy do udokumentowania wpłaty do banku gotówki z kasy KG PSP. Dokument wypełniany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach składanych w banku. Obieg wg pkt 4k tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  25.
1.
Wniosek o zaliczkę służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowe. Zasady opracowania i obieg wg tabeli obiegu dokumentów pkt 4d tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
Dokument Rozliczenie zaliczki służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie którego kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę. Sporządza go zaliczkobiorca wypełniając drugą stronę dokumentu, podając wszystkie dowody źródłowe (rachunki) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych. Na stronie pierwszej wypełnia część górną, ustalając sumę do zwrotu lub pobrania z kasy dopłaty. Obieg i zasady kontroli wg pkt 4e tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji. Zaliczkobiorcy zaliczek stałych przedstawiają do wypłaty w kasie KG PSP dowody zakupu w formie zbiorczego zestawienia dokumentów (wg wzoru określonego w załączniku nr 4 do Instrukcji).
§  26.
1.
Dokument Rozliczenie polecenia krajowego wyjazdu służbowego służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika/strażaka w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji.
2.
W przypadku pobrania przez pracownika/strażaka udającego się w delegację zaliczki dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest odcinek "polecenia wyjazdu służbowego". Zaliczka przyznawana jest na niezbędne koszty podróży służbowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Obieg i zasady kontroli zgodnie z pkt 4f tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
3.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownik/strażak załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Pracownikowi/strażakowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, tj. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe lub inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej uznane przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę zwraca się w udokumentowanej wysokości.
4.
Na delegacji winno znaleźć się oświadczenie delegowanego czy korzystał lub nie z bezpłatnego wyżywienia i zakwaterowania.
5.
Jeżeli pracownik/strażak nie może przedstawić dokumentu, o którym mowa w ust. 3, powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku oraz przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie akceptuje Komendant Główny PSP lub jego Zastępca.
6.
Rachunek kosztów po odbyciu krajowej podróży służbowej sporządza delegowany pracownik/strażak.
7.
Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
§  27.
1.
Dokument Rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji, służy do rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej. Obieg i zasady kontroli zgodnie z pkt 4g tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki lub w walucie polskiej, zgodnie z poniższymi zasadami:
1)
w przypadku gdy kwota wydatkowana przez delegowanego jest równa wysokości otrzymanej zaliczki, rozliczenie następuje według kursu walut NBP z dnia, w którym zakupiono walutę przeznaczoną na wypłatę zaliczki (kurs sprzedaży banku);
2)
w przypadku zwrotu niewykorzystanej zaliczki przez delegowanego, rozliczenie następuje według kursu walut NBP z dnia, w którym zakupiono walutę przeznaczoną na wypłatę zaliczki (kurs sprzedaży banku). Zwrot do NBP niewykorzystanej zaliczki następuje w walucie obcej według kursu z dnia wpłaty (kurs kupna banku);
3)
w przypadku wydatkowania przez delegowanego kwoty wyższej niż udzielona na ten wyjazd wysokość zaliczki, rozliczenie następuje według ogłoszonego przez NBP dla danej waluty kursu średniego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej, a wypłata dokonywana jest w walucie polskiej;
4)
w przypadku gdy delegowany nie pobrał zaliczki na zagraniczną podróż służbową w przysługującej walucie, rozliczenie następuje według ogłoszonego przez NBP dla danej waluty kursu średniego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia zagranicznej podróży służbowej, a wypłata dokonywana jest w walucie polskiej;
5)
w wyjątkowych sytuacjach, w przypadku braku możliwości uzyskania informacji odnośnie zastosowanego kursu wymiany waluty na rachunkach potwierdzających dokonanie wydatku, rozliczenie następuje na podstawie wysokości kursu podanego przez delegowanego w oświadczeniu pisemnym, które zawierać winno również wyjaśnienie przyczyn braku danych dotyczących kursu wymiany walut.
3.
Rozliczenie kosztów odbywa się na zasadach określonych w § 26 ust. 3. W przypadku jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
4.
Koszty podróży służbowych zagranicznych, których część odbywa się na terenie kraju, rozliczane są łącznie, jako podróż zagraniczna.
5.
Rozliczenia polecenia krajowego wyjazdu służbowego, o którym mowa w § 26 oraz podróży służbowej zagranicznej należy dokonać nie później niż 14 dni od daty powrotu z delegacji.
6.
W przypadku niedotrzymania terminu określonego w ust. 4, należy do rozliczenia dołączyć oświadczenie wyjaśniające przyczyny opóźnienia. Oświadczenie zatwierdza Komendant Główny PSP lub jego Zastępca. W przypadku osób delegowanych spoza KG PSP oświadczenie wyjaśniające przyczyny opóźnienia zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej PSP delegowanego pracownika/strażaka.
7.
Wysokość oraz warunki ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
§  28.
1.
Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych należności i zobowiązań, sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też korekty mylnych zapisów. Poleceniem księgowania można także dokonywać zapisy księgowe wynikające z dokumentów źródłowych (np. OT, LT) niezdefiniowanych w systemie finansowo-księgowym.
2.
Polecenia księgowania sporządzane są na bieżąco przez pracownika księgowości w jednym egzemplarzu. Dokument podlega zatwierdzeniu przez głównego księgowego KG PSP lub osobę go zastępującą. Dokonanie zatwierdzenia dokumentowane jest złożeniem podpisu i pieczęci. Obieg zgodnie z pkt 5a tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  29.
1.
Nota księgowa zewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia podmiotów zewnętrznych z różnych tytułów, tj.:
1)
w zakresie kar umownych z tytułu niezgodnej z umową realizacji dostaw towarów i usług, napraw gwarancyjnych zakupionego sprzętu oraz innych uregulowań wynikających z zapisów zawartych umów i porozumień np. refundacja poniesionych kosztów delegacji. Notę księgową sporządza biuro merytoryczne KG PSP lub składa do Biura Finansów KG PSP zatwierdzoną przez Komendanta Głównego PSP lub jego Zastępcę dyspozycję w celu jej sporządzenia. Notę księgową podpisuje główny księgowy KG PSP lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz Komendant Główny PSP lub jego Zastępca. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów pkt 5c, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji;
2)
w zakresie odsetek za zwłokę w regulowaniu płatności, notę księgową sporządza Biuro Finansów KG PSP, podpisuje główny księgowy KG PSP lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor biura merytorycznego KG PSP lub jego zastępca.
2.
Nota księgowa wewnętrzna służy do udokumentowania obciążenia pracowników KG PSP w zakresie odsetek za zwłokę w regulowaniu płatności. Notę księgową wewnętrzną sporządza Biuro Finansów KG PSP, podpisuje główny księgowy KG PSP lub osoba zastępująca głównego księgowego oraz dyrektor Biura Finansów KG PSP lub jego zastępca. Opracowanie i obieg zgodnie z pkt 5d tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  30.
1.
Wyciąg bankowy stanowiący wydruk z systemów komputerowych Bankowości Elektronicznej lub oryginał dokumentu bankowego "wyciąg z konta" dokumentuje operacje pieniężne na prowadzonych rachunkach bankowych.
2.
Wyciąg bankowy jest dla Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP podstawą ujęcia przelewu środków w księgach rachunkowych.
3.
Osoba otrzymująca wyciąg bankowy wraz z załączonymi dowodami przed dokonaniem zapisów w księgach rachunkowych sprawdza czy: saldo końcowe podane w wyciągu jest zgodne z kwotami wynikającymi z załączonych dowodów.
4.
W przypadku wystąpienia nieprawidłowego salda lub nie załączenia do wyciągu bankowego wszystkich dowodów, należy natychmiast zawiadomić o tym fakcie bank.
5.
W odniesieniu do płatności dokonywanych ze środków europejskich za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego sporządzany jest wydruk pod nazwą: "Zbiorcza informacja o zleceniach płatności zrealizowanych przez BGK", która stanowi podstawę ujęcie operacji dokonania zapłaty w księgach rachunkowych KG PSP.
§  31.
1.
Polecenie przelewu stanowiące dyspozycję przekazania środków pieniężnych na wskazany rachunek bankowy podpisywane jest przez dwie osoby upoważnione z karty wzorów podpisów.
2.
Dokument polecenie przelewu jest sporządzany po otrzymaniu:
1)
zatwierdzonej faktury (rachunku, noty itp.) do zapłaty;
2)
pisemnego polecenia głównego księgowego KG PSP lub osoby zastępującej głównego księgowego (np. odpis na ZFŚS, przekazanie dochodów budżetowych, przekazania potrąceń z list płac, przekazania omyłkowych wpływów), sporządzonego wg wzoru, stanowiącego załącznik nr 5 do Instrukcji;
3)
zatwierdzonych do zapłaty not księgowych MSW i innych;
4)
podpisanych przez dyrektora Biura Finansów lub jego zastępcę rozdzielników zasileń w środki budżetowe dla jednostek organizacyjnych PSP;
5)
zatwierdzonych przez Komendanta Głównego KG PSP lub jego Zastępcę wysokości środków z wpływów z firm ubezpieczeniowych przekazywanych dla jednostek ochrony przeciwpożarowej (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Instrukcji);
6)
zatwierdzonych przez Komendanta Głównego KG PSP lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu wadium przetargowego złożonego w formie środków pieniężnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Instrukcji);
7)
zatwierdzonych przez Komendanta Głównego KG PSP lub jego Zastępcę dyspozycji składanych przez biura merytoryczne KG PSP w zakresie zwrotu kwot z tytułu należytego zabezpieczenia wykonania umowy złożonych w formie środków pieniężnych (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do Instrukcji);
8)
zatwierdzonych przez Komendanta Głównego KG PSP lub jego Zastępcę dyspozycji zwrotu niewykorzystanych środków niewygasających (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do Instrukcji).
§  32.
Sprzedaż towarów i odpłatne świadczenie usług jest dokumentowane fakturami wystawianymi przez biura merytoryczne KG PSP odpowiedzialne za dokonywaną sprzedaż. Opracowanie i obieg dokumentu wg pkt 5b tabeli, stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.

Rozdział  V.

Dokumenty gospodarki środkami trwałymi i gospodarki materiałowej

§  33.
1.
Protokół odbioru robót, usług, dostaw, (odbiór faktyczny) jest sporządzany przez biuro merytoryczne przy odbiorze składników majątku od dostawcy i podpisywany przez przedstawicieli dostawcy i odbiorcy, przy czym protokół odbioru stanowi dokument równoważny z fakturą dostawy. Obieg - wg pkt 3d tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
Protokół zdawczo-odbiorczy, jest sporządzany przez biuro merytoryczne na podstawie rozdzielników zatwierdzonych przez Komendanta Głównego KG PSP lub jego Zastępcę w przypadku przekazywania składników majątku do innych jednostek.
3.
Faktura dostawcy towarów i usług służy do udokumentowania zakupu sprzętu, materiałów i usług.
§  34.
1.
Przyjęcie środka trwałego "OT" służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Dokument "OT" wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji przez pracownika/strażaka odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Obieg - wg pkt 3a tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
Dowód przyjęcia środka trwałego "OT" wypełniany jest w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
1)
oryginał do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP;
2)
kopia dla pracownika/strażaka odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
3.
Podstawę sporządzenia dowodu "OT" stanowią: faktura dostawcy wraz z protokołem odbioru faktycznego, dowód "PT" z innej jednostki, umowa darowizny, sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacji. Do protokołu odbioru faktycznego należy załączyć opis środka trwałego, uwzględniający jego części składowe oraz numery seryjne.
4.
W dowodzie "OT" podane są: pełna nazwa środka trwałego, numer dowodu OT, data wystawienia i data operacji, określenie stron, miejsce użytkowania, numer inwentarzowy. Numer inwentarzowy jest trwale nanoszony na środek trwały przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
5.
Dowód "OT" podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód "OT" zatwierdza dyrektor Biura Logistyki KG PSP lub jego zastępca, po uprzedniej kontroli merytorycznej dokonanej przez Naczelnika Wydziału Administracyjnego Biura Logistyki KG PSP lub osobę zastępującą Naczelnika Wydziału.
6.
Czynności kontrolne ze strony Biura Finansów polegają na sprawdzeniu zgodności formalnej dowodu "OT" z dokumentami towarzyszącymi: protokołem odbioru faktycznego i fakturą dostawcy.
§  35.
1.
Protokół przekazania-przejęcia środka trwałego "PT" służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce.
2.
W przypadku nowo zakupionych środków trwałych dokument PT winien być wystawiony, w tym samym miesiącu, w którym dokonano zakupu.
3.
W odniesieniu do przekazania używanych środków trwałych podstawę wystawienia dowodu "PT" stanowi decyzja Komendanta Głównego PSP lub Zastępcy albo dyrektora Biura Logistyki KG PSP lub jego zastępcy oraz protokół zdawczo-odbiorczy. Decyzję o nieodpłatnym przekazaniu składników majątku znacznej wartości (powyżej 7 000 Euro) podejmuje Komendant Główny PSP.
4.
Do obowiązków Biura Logistyki KG PSP należy niezwłoczne egzekwowanie zwrotu potwierdzonych kopii "PT" i przekazywanie ich do Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów KG PSP.
5.
Dowód "PT" powinien zawierać co najmniej:
1)
nazwę środka trwałego, jego numer inwentarzowy i symbol klasyfikacji środków trwałych;
2)
wartość początkową i wysokość dotychczasowego umorzenia, nazwę i adres jednostki przekazującej i otrzymującej środek trwały oraz podpisy osób reprezentujących jednostkę;
3)
adnotację z jakich środków finansowych dokonano zakupu.
§  36.
1.
Likwidacja środka trwałego "LT" służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego. Ponadto jest potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego.
2.
Do dowodu "LT" powinny być załączone następujące dokumenty:
1)
orzeczenie techniczne rzeczoznawcy, serwisu lub merytorycznej komórki nadzorującej eksploatację środka trwałego;
2)
komisyjny protokół likwidacyjny;
3)
faktura sprzedaży materiałów powstałych z likwidacji;
4)
dowody przyjęcia do magazynu części powstałych z rozbiórki.

Obieg wg pkt 3 b tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.

§  37.
1.
Przyjęcie materiału "MP" stanowi dowód przyjęcia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy z zewnątrz przez magazyn. Obieg wg pkt 2a tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
2.
Dowód "WZ" jest:
1)
poleceniem wydania materiałów z magazynu na zewnątrz KG PSP;
2)
dowodem wydania materiałów przez magazyniera;
3)
potwierdzeniem otrzymania w/w materiałów przez odbiorcę.

Obieg wg pkt 2c tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.

3.
Pobranie materiałów "MW" (asygnata magazyn wyda) jest:
1)
poleceniem wydania materiałów z magazynu na potrzeby własne KG PSP;
2)
dowodem wydania materiałów przez magazyniera;
3)
potwierdzeniem otrzymania w/w materiałów przez odbiorcę.

Obieg wg pkt 2b tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.

4.
Zasady gospodarki magazynowej w KG PSP oraz wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1-3 reguluje Instrukcja magazynowa Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, określająca zasady prowadzenia gospodarki magazynowej i obiegu dokumentów związanych z gospodarka magazynową.
§  38.
Zasady gospodarki majątkiem KG PSP oraz wzory dokumentów, o których mowa w §§ 33-37, za wyjątkiem opisanym w § 33 ust. 3, określi odrębnie dyrektor Biura Logistyki KG PSP, stosownie do § 8 ust. 1 pkt 15 Regulaminu Organizacyjnego KG PSP.

Rozdział  VI.

Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej i postanowienia końcowe

§  39.
1.
Druk dyspozycji płatniczej według wzoru określonego w załączniku nr 5 dokumentujący polecenie dokonania przelewu z tytułu odpisu na FŚS, przekazania dochodów budżetowych, potrąceń pracowniczych, omyłkowych wpływów itp. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów odpowiednio pkt 8e tabeli będącej załącznikiem nr 1 do Instrukcji.
2.
Druk dyspozycji płatniczej według wzoru określonego w załączniku nr 7 dokumentujący polecenie dokonania przelewu ze środków depozytowych kaucji gwarancyjnych należytego wykonania dostaw, robót i usług oraz zwrotu wadium. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów pkt 8b i 8c tabeli będącej załącznikiem nr 1 do Instrukcji.
3.
Druk dyspozycji płatniczej według wzoru określonego w załączniku nr 7 dokumentujący polecenie dokonania przelewu środków pieniężnych pochodzących z wpływów na rachunek sum na zlecenie środków ubezpieczeniowych. Obieg i zasady kontroli wg tabeli obiegu dokumentów pkt 8a tabeli będącej załącznikiem nr 1 do Instrukcji.
4.
Druk dyspozycji płatniczej według wzoru określonego w załączniku nr 10 dokumentujący polecenie dokonania przelewu ze środków rachunku bieżącego wydatków budżetowych (współfinansowanie) oraz złożenia zlecenia płatności w ramach budżetu środków europejskich (finansowanie) - dotacji dla partnerów współrealizujących programy i projekty z udziałem środków europejskich. Obieg i zasady kontroli pkt 8g tabeli stanowiącej załącznik nr 1 do Instrukcji.
§  40.
Dopuszcza się modyfikowanie określonych w załącznikach nr 3 - 12 do Instrukcji wzorów dokumentów w zakresie wynikającym z bieżących potrzeb jednostki.
§  41.
1.
Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe) jest przechowywana w pomieszczeniach Biura Finansów.
2.
Dowody księgowe są na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych. Kompletowanie dowodów księgowych powinno zapewniać:
1)
łatwe odszukanie i sprawdzenie;
2)
ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych.
3.
Zbiory dokumentów w segregatorach oznacza się:
1)
nazwą jednostki organizacyjnej PSP;
2)
nazwą dokumentacji ( np. finansowo-księgowa, inwentaryzacyjna itp.);
3)
okresem roku obrotowego którego dotyczą;
4)
pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych znajdujących się w segregatorze.
4.
Dokumenty księgowe mogą być udostępniane tylko w uzasadnionych przypadkach osobom trzecim za zgodą głównego księgowego KG PSP na ich pisemny wniosek zawierający oświadczenie o celu wypożyczenia i terminie zwrotu dokumentu.
5.
Okres przechowywania dowodów księgowych określa instrukcja kancelaryjna KG PSP.

Załącznik Nr  1

TABELA OBIEGU I KONTROLI

DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH

W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

TABELA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
Lp.Określenie lub nazwa dowodu finansowo-księgowegoPrzeznaczenie dokumentuMiejsce opracowania, sporządzenia dowoduIlość egz.Miejsce przekazania (przeznaczenia) dowoduTerminy przekazania,

doręczenia

Osoby odpowiedzialne za sprawdzanie i zatwierdzanie dowodu finansowo-

księgowego

pod względem merytorycznympod względem formalno-rachunkowymkontrola wstępna dokonana zgodnie

z art. 54 ustawy o finansach publicznych

zatwierdza/

podpisuje

1234567891011
1. Dowody związane z wypłatą wynagrodzeń, należności oraz świadczeń
a/listy płacLista płacy stanowi dokument do wypłaty wynagrodzeń.Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych1Kasa/ROR3 dni przed upływem terminu płatnościDyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępcaupoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń FinansowychGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
b/listy płatnicze dodatkowych należności i świadczeńLista płatnicza stanowi dokument do wypłaty dodatkowych należności.Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych na podstawie listy osób uprawnionych do otrzymania należności, przekazanej przez odpowiedzialne komórki merytorycznie1Kasa/RORw terminach wypłaty dodatkowych należnościDyrektor Biura Kadr i Organizacji lub zastępca, Dyrektor Biura Logistyki lub zastępcaupoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń FinansowychGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
c/umowa zlecenia/o dziełoStanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy zlecenia/dzieła.Biuro merytoryczne2a/ 1 egz. Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych

b/ 2 egz. - wykonawca

przed upływem 7 dni od daty podpisaniaDyrektor lub zastępca biura merytorycznegoXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
d/rachunek do umowy zlecenia i o dziełojw.Wykonawca zlecenia/dzieła oraz Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych w zakresie naliczeń2Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych3 dni przed upływem terminu płatnościDyrektor lub zastępca biura merytorycznegoupoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń FinansowychGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
e/listy płac do umów zlecenia/o dziełojw.Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych1Kasa/RORw ustalonych terminach wypłatyDyrektor lub zastępca biura merytorycznegoupoważniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń FinansowychGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
2. Dowody związane z gospodarką materiałowo-magazynową oraz zakupem usług
a/przyjęcie materiału "MP" (asygnata magazyn przyjmie)"MP" stanowi dokument (dowód) przyjecia materiałów otrzymanych od jednego dostawcy przez jeden magazyn.magazyn2a/ oryginał - Wydział Administracyjny

BT

b/ kopia magazyn

w dniu wystawieniaXXXNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału
b/pobranie materiałów "MW" (asygnata magazyn wyda)Dowód "MW" jest poleceniem wydania z magazynu materiałów na potrzeby własne KG PSP.Wydział Administracyjny BT2a/ oryginał - Wydział Administracyjny BT

b/ kopia magazynier

w dniu wystawieniaXXXNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału
c/wydanie materiału "Wz"Dowód "Wz" jest poleceniem wydania materiałów na zewnątrz KG PSP, potwierdza fakt wydania materiałów przez magazyniera oraz potwierdza otrzymanie materiałów przez odbiorcę.Wydział Administarcyjny BT3a/ oryginał dla Wydziału Administracyjnego

b/ 1-sza kopia dla odbiorcy

c/ 2-ga kopia dla magazynu

bieżącoNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika WydziałuXXDyrektor BT KG PSP lub zastępcy
d/dowody obce - faktury (rachunki) za wykonane roboty, dostawy i świadczone usługiFaktura (rachunek) dostawcy dokumentuje transakcję sprzedaży towarów i usług na rzecz KG PSP.XXBiuro Finansówniezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatnościDyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15 (przy uwzględnieniu zapisu w § 2 ust. 15)upoważniony pracownik Biura FinansówGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy.
e/dowody obce - noty księgowe (dotyczy obciążenia KG PSP płatnością)Nota księgowa obciążeniowa dokumentuje obciążenie KG PSP z różnych tytulów (np. udział w kosztach OC itp.).XXBiuro Finansówniezwłocznie, nie później niż 3 dni przed upływem terminu płatnościDyrektor biura odpowiedzialnego za wydatek lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15upoważniony pracownik Biura FinansówGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta Głównego PSP oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy.
3. Inwestycje i dokumenty obrotu środkami trwałymi.
a/przyjęcie środka trwałego "OT"Dokument "OT" służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Sporządza się na podstawie faktury dostawcy oraz protokołu odbioru faktycznego.Wydział Administracyjny BT2Biuro FinansówbieżącoNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika WydziałuXXDyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy
b/likwidacja środka trwałego "LT"Służy do

udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego.

Wydział Administracyjny BT2Biuro FinansówbieżącoNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika WydziałuXXDyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy
c/przekazanie środka trwałego "PT"Służy do

udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce PSP.

Wydział Administracyjny BT4a) 4 egz.adresat (zwrot za potwierdzeniem 2 egz.)

b) 1-szy egz. potwierdzony Wydział Księgowości i Sprawozdawczości Biura Finansów

c) 2-gi egz. potwierdzony BT

bieżącoNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika WydziałuXXKomendant Główny, Zastępca Komendanta, Dyrektor BT lub jego zastępcy
d/protokół odbioru (środka trwałego, usługi, materiału)Służy do

udokumentowania kompletności oraz faktu odbioru zakupionego środka trwałego, usług i materiałów.

miejsce odbioru faktycznego2Biuro Finansów Wydział Księgowości i Sprawozdawczości - oryginał protokołu wraz z fakturą dostawcy; Biuro Logistyki Wydział Administracyjny- kserokopia protokołu wraz z kserokopią faktury dostawcybieżącoXXXupoważnieni przedstawiciele dostawcy i odbiorcy
4.Gospodarka finansowa
a/czek gotówkowy/rozrachunkowySłuży do

udokumentowania podjęcia gotówki z banku.

Kasa KG PSP1XXXxXdwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów
b/dowód kasowy "Kasa przyjmie"Stosowany w przypadkach wpłat gotówkowych za usługi, zwroty zaliczek, innych opłat na rzecz KG PSP oraz dokumentujący pobranie gotówki z banku.Kasa KG PSP3a/ oryginał pod raport kasowy

b/pierwsza kopia dla wpłacającego

c/ druga kopia u kasjera lub w bloczku do rozliczenia

xxXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego
c/dowód kasowy "Kasa wypłaci"Stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy, które nie mogą być udokumentowane żródłowymi dowodami kasowymi.Kasa KG PSP2a/ oryginał pod raport kasowy

b/kopia u kasjera lub w bloczku do rozliczenia

XxXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego
d/wniosek o zaliczkęSłuży jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówkowebiuro merytoryczne1Kasa KG PSPXDyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15XGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy
e/rozliczenie zaliczkiSłuży do

udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki.

biuro merytoryczne1Kasa KG PSPnie póżniej niż 14 dni od daty wykonania zadaniaDyrektor biura merytorycznego lub osoba uprawniona do merytorycznej kontroli zgodnie z wykazem nr 15uprawniony pracownik Wydziału Płac i Rozliczeń FinansowychGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy
f/rozliczenie polecenia krajowego wyjazdu służbowegoSłuży do

udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji.

polecenie wyjazdu służbowego pracownika delegowanego, wystawione przez Biuro Kadr i Organizacji1Kasa KG PSPnie póżniej niż 14 dni od daty powrotu z delegacji.Dyrektor lub zastępca dyrektora biura merytorycznego - przełożony delegowanego;

Dla dyrektorów biur - Komendant Główny lub Zastępca

upoważniony pracownik Biura FinansówGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny lub jego Zastępca oraz Dyrektor BT KG PSP lub jego zastępcy
g/rozliczenie delegacji służbowej zagranicznejSłuży do

udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w delegację służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji.

dowód własny pracownika delegowanego1Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BFj.wDyrektor lub zastępca Biura Współpracy Międzynarodowej oraz Dyrektor lub zastępca biura merytorycznego - przełożony delegowanego pracownikaupoważniony pracownik Biura FinansówGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP
h/raport kasowy "RK"Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczacych wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub w okresie kilkudniowym.Kasa KG PSP21-szy egzemplarz wraz z dowodami - księgowość

2-gi egzemlarz kasa

przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany niezależnie od ilości obrotów kasowych na koniec każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiącaXXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego
i/raport kasowy "RK" walorów zagranicznychSłuży do ewidencji księgowej operacji gospodarczych związanych z wypłatą i rozliczaniem zagranicznych podróży służbowychWydział Płac i Rozliczeń BF21-szy egzemplarz do Wydziału Księgowowości i Sprawozdawczości

2-gi egzemlarz wraz z dowodami Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych

przekazywany niezwłocznie po sporządzeniu; wykonywany każdego dnia roboczego oraz bezwzglednie na koniec miesiącapracownik Wydziału Płac i Rozliczeń Finansowych BFXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego
j/wniosek o zakup dewizSłuży jako dokument umożliwiający zakup dewiz na podróż służbową zagraniczną.Biuro Współpracy Międzynarodowej1Kasa KG PSP/ Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych BFbieżąco, nie później niż do godz. 15.00 dnia roboczego poprzedzającego dzień udzielenia zaliczki delegowanemu, pod warunkiem że środki na ten cel zostały przez BWM

zapotrzebowane w terminach właściwych do ich składania

Dyrektor Biura Współpracy Międzynarodowej lub jego zastępcaupoważniony pracownik Biura FinansówGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny lub Zastępca Komendanta Głównego PSP lub osoba upoważniona
k/bankowy dowód wpłatySłuży do

udokumentowania wpłaty gotówki z kasy KG PSP do banku

Kasa KG PSP1bank finansującyXXXxX
l/polecenie przelewuPolecenie przelewu wystawia się na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych faktur (rachunków, not itp.) lub na podstawie list płac, umów zlecenia i o dzieło i innych dowodów okreslonych w § 2 Instrukcji.Biuro Finansów1XbieżącoXXxdwie osoby funkcyjne wg karty wzorów podpisów
5. Dokumentacja własna
a/polecenie księgowania "PK""PK" stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych sum zbiorczych, wynikających z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych bądź też mylnych zapisów.Wydział Księgowości i Sprawozdawczości1XbieżącoXXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego Księgowego
b/faktura VAT, faktura korygująca, nota korygującaSłuży do

udokumentowania sprzedaży własnej.

biuro merytoryczne3a/ oryginał dla kupującego

b/ 1-sza kopia dla Wydziału Księgowości i Sprawozdawczości

c/ 2-ga kopia dla kasy(gotówka)

bieżącoXXXDyrektor biura merytorycznego lub zastępca, Redaktor Naczelny "Przeglądu Pożarniczego" lub osoba upoważniona do zastępowania Redaktora Naczelnego
c/nota księgowa - zewnętrznaSłuży do

udokumentowania obciążenia innych podmiotów z tytułu kar umownych, lub innych rozliczeń.

biuro merytoryczne/Biuro Finansów21-szy adresat

2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości

bieżącoXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub

Zastępca/Dyrektor Biura merytorycznego lub zastepca

d/nota księgowa - wewnętrznaSłuży do

udokumentowania obciążenia pracowników/ funkcjonariuszy z tytułu odsetek za zwłokę.

Wydział Księgowości i Sprawozdawczości21-szy adresat

2-gi - Wydział Księgowości i Sprawozdawczości

bieżącoXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoDyrektor Biura Finansów lub zastępca / dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępca
6. Dokumenty inwentaryzacyjne
a/arkusz spisu z naturySłuży do spisania rzeczywistych stanów np. w magazynie, w Kasie.Komisja inwentaryzacyjna bezpośrednio podczas spisu2zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjnąXXXXZespół spisowy
b/zestawienie różnic inwentaryzacyjnychSłuży do zestawienia róznic inwentaryzacyjnych ilościowo - wartościowych pomiedzy stanem rzeczywistym a stanem księgowym.Wydział Administracyjny BT1zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjnąXXXXNaczelnik Wydziału Administracyjnego BT lub osoba zastępująca Naczelnika Wydziału
c/protokół komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnicSłuży do wyjaśnienia przyczyn różnic inwentaryzacyjnych.Komisja inwentaryzacyjna1zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjnąXXXXKomisja inwentaryzacyjna
d/sprawozdanie z przeprowadzonej inwentaryzacjiPodsumowanie inwentaryzacji - zatwierdzenie rozliczenia róznic inwentaryzacyjnych.Przewodniczący GKI1zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjnąXXXXKomendant Główny PSP
7. Dokumenty dotyczące szkód w mieniu lub w środkach pieniężnych
a/protokół szkodySłuży do

udokumentowania ujawnionej szkody w mieniu lub środkach pieniężnych.

biuro merytoryczne (zgodnie z § 1 ust. 7 pkt 1)3a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF

b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP c/ 3-ci egz. Wydział Administracyjny BT

nie później niż 7 dni od daty ujawnienia szkodyXXXDyrektor Biura merytorycznego lub jego zastępca
b/sprawozdanie z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającegoWskazanie sposobu rozliczenia szkody.Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP2a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF

b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP

c/ kopia Wydział Administracyjny BT

XXXXKomendant Główny PSP
c/orzeczenie o umorzeniuWskazanie sposobu rozliczenia szkody.Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym2a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Sprawozdawczości BF

b/ 2-gi Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP

c/ kopia Wydział Administracyjny BT

XXXXKomendant Główny PSP
d/ugoda między pracownikiem a pracodawcą dotycząca zapłaty odszkodowania.Wskazanie sposobu rozliczenia szkodyKomisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym3a/ 1-szy egz. Wydz. Księg.- Sprawozd. b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP

c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę

XXXxKomendant Główny PSP
e/oświadczenie (opis) przeprowadzonego postępowania wyjaśniającegoSłuży do wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności zaistnienia szkody.Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP21egz. Wydział Księgowości

i Sprawozdawczości

2 egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP

XXXxosoba składająca oświadczenie
f/orzeczenie o odszkodowaniuWskazanie sposobu rozliczenia szkody.Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym3a/ 1-szy egz. Wydział Księgowości i Spawozdawczości

b/ 2-gi egz. Komisja d/s Szkód w Majątku KG PSP

c/3-ci egz. odpowiedzialny za szkodę

XXXXKomendant Główny PSP
g/zobowiązanie do zapłaty odszkodowaniaUdokumentowanie zobowiązania do naprawienia szkody.Komisja ds. Szkód w Majątku KG PSP we współpracy z Biurem Prawnym1Wydział Księgowości i SprawozdawczościniezwłocznieXXXosoba zobowiązująca się
8. Pozostałe dokumenty gospodarki finansowej
a/dyspozycja płatnicza dokonania przelewu środków pieniężnych pochodzących z wpływów na rachunek sum na zlecenie środków ubezpieczeniowychDecyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych.Wydział Planowania i Analiz Budżetowych BF1Wydział Księgowości i SprawozdawczościXDyrektor Biura Logistyki lub zastępcyXXKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta
b/dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu kaucji należytego wykonania robót, usług i dostawDecyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych.Merytoryczne biuro odpowiedzialne za realizację zakupu robót, usług, dostaw w związku z którymi zleceniobiorcy zostali zobowiązani do zdeponowania na rachunku KG PSP kaucji należytego wykonania1Wydział Księgowości i SprawozdawczościXDyrektor Biura merytorycznegoXXKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta
c/dyspozycja płatnicza dokonania przelewu - zwrotu wadium przetargowegoDecyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnych.Wydział Zamówień Publicznych BF1Wydział Księgowości i SprawozdawczościXDyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie z wykazem nr 15XXKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta
d/dyspozycja płatnicza dokonania przelewu zasilenia w środki budżetowe dysponentów III stopnia (raport - dzienne zapotrzebowanie na środki)Decyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnychWydział Planowania i Analiz Budżetowych BFWydział Księgowości i SprawozdawczościXDyrektor Biura Finansów, zastępca lub osoba z Biura Finansów uprawniona do kontroli merytorycznej zgodnie wykazem nr 15XXX
e/dyspozycja płatnicza dokonania przelewu: potrąceń z list płac, przekazu na ZFŚS, przekazu na Fundusz Świadczeń Socjalnych Emerytów PSP, pomyłkowych wpływów, podatków i składek ZUS, dochodów budżetowych, zwrotu wydatków itp. transferów pieniężnychDecyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnychWydział Księgowości i Strawozdawczości / Wydział Płac i Rozliczeń Finansowych1w miejscuXXXXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego

Księgowego/ Dyrektor Biura Finansów lub zastępca

f/dyspozycja przekazania gwarancji i poręczeń przewidzianych prawem zamówień publicznychDecyzja wskazania adresata zwrotu poręczeń i gwarancji.Wydział Zamówień Publicznych dla zwrotu wadium wniesinego w innej formie niż środki pieniężne. Merytoryczne biuro dla kaucji i poręczeń należytego wykonania umów, wniesionych w innej formie niż środki pieniężne.1w miejscuXDyrektor Biura Finansów lub zastępca / Dyrektor biura merytorycznego lub jego zastępcaXXKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta
g/dyspozycja płatnicza przekazania dotacji z budżetu w ramach realizacji programów i projektów z udziałem środków europejskichDecyzja wskazania beneficjenta przelewu środków pieniężnychKierownik Finansowy Projektu/ Zastępca Kierownika Finansowego Projektu/ Specjalista ds. obsługi finansowej Projektu1Wydział Księgowości i SprawozdawczościXKoordynator Projektu/ Pełnomocnik ds. realizacji ProjektuXGłówny Księgowy lub osoba zastępująca Głównego KsięgowegoKomendant Główny PSP lub Zastępca Komendanta

Załącznik Nr  2

ZASADY GOSPODARKI KASOWEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ

PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

CZĘŚĆ  I.

OGÓLNA

Zasady gospodarki kasowej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej opracowano na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 roku w sprawie wymagań jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128 z późń. zm.).

CZĘŚĆ  II.

SZCZEGÓŁOWA

§  1.
1.
Budynek w którym znajduje się kasa jest wyposażony w elektroniczny system zabezpieczeń stopnia 3, klasa systemu SSWiN SA3 oraz system kontroli dostępu SKD. Obiekt jest wyposażony w system kamer telewizji dozorowej, obraz z kamer jest rejestrowany na nośnikach magnetycznych i jest pod stałym nadzorem służby dyżurnej KG PSP.
2.
Kasa znajduje się w wyodrębnionym pomieszczeniu oraz jest zlokalizowana w miejscu gwarantującym bezpieczeństwo obrotu, a także umożliwiającym sprawne jej funkcjonowanie.
3.
Drzwi są wzmocnione, metalowe z systemem antywłamaniowym. Okna są okratowane.
4.
Kasa jest wyposażona w szafy, sejfy i kasety metalowe trwale przymocowane do podłoża lub ściany pomieszczenia, w którym się znajdują.
5.
Pomieszczenia kasowe po zakończeniu pracy są plombowane.
§  2.
1.
W kasie mogą być przechowywane środki pieniężne w wysokości zapewniającej ich właściwą ochronę.
2.
Kasa jest wyposażona w szafę pancerną trwale przytwierdzoną do podłoża.
3.
Duplikaty kluczy do kasy są złożone w depozycie bankowym.
4.
Wysokość gotówki tzw. "pogotowie kasowe" określa się wysokości 10.000 PLN (dziesięć tysięcy złotych) z przeznaczeniem na niezbędne wydatki. Na koniec każdego miesiąca roku budżetowego (z wyłączeniem grudnia) wysokość pogotowia kasowego nie może przekroczyć 5.000 zł (pięć tysięcy złotych).
5.
Ustala się depozyt przechowywany w Kasie, stanowiący "dewizowe pogotowie kasowe" ze środków sum na zlecenie:
1)
z przeznaczeniem na akcje międzynarodowe z pomocą ratowniczą lub humanitarną 25.000 EURO (dwadzieścia pięć tysięcy euro) oraz 40.000 USD (czterdzieści tysięcy dolarów amerykańskich);
2)
w uzasadnionych ważnymi przedsięwzięciami międzynarodowymi przypadkach wysokość pogotowia dewizowego określonego w pkt 1 może zostać przejściowo zwiększona decyzją Komendanta Głównego PSP lub Zastępcy.
§  3.
1.
Transportu wartości pieniężnych dokonuje się samochodem po trasie najbardziej bezpiecznej, w miarę możliwości biegnącej między zabudowaniami, należycie oświetlonej i możliwie często patrolowanej przez policję.
2.
Transport wartości pieniężnych nieprzekraczających 1 jednostki obliczeniowej dokonywany jest samochodami nieprzystosowanymi do tego celu. Powyżej tej kwoty transport odbywa się wyłącznie samochodami dostosowanymi do przewozu wartości pieniężnych.
3.
Transport wartości do 0,2 jednostki obliczeniowej może odbywać się bez konwoju. Transport wartości pieniężnych jest chroniony co najmniej przez:
1)
jednego konwojenta - przy przewozie wartości pieniężnych od 1 do 8 jednostek obliczeniowych;
2)
dwóch konwojentów - przy przewozie wartości pieniężnych od 8 do 24 jednostek obliczeniowych;
3)
trzech konwojentów - przy przewozie wartości pieniężnych od 24 do 50 jednostek obliczeniowych;
4)
czterech konwojentów - przy przewozie wartości pieniężnych powyżej 50 jednostek obliczeniowych.
4.
Jednostka obliczeniowa określa dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. Jednostkę obliczeniową określa się jako 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał ogłaszanego przez GUS.
§  4.
1.
Kasjerem jest osoba:
1)
posiadająca minimum średnie wykształcenie (pożądane o profilu ekonomicznym);
2)
nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu;
3)
posiadająca nienaganną opinię;
4)
posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych;
5)
legitymująca się praktyką w księgowości finansowej lub posiadająca przeszkolenie w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej.
2.
Przejęcie - przekazanie kasy następuje tylko w drodze protokolarnej, w obecności komisji.
3.
Kasjer zobowiązany jest do podpisania oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej.
4.
Kasjer posiada aktualny wykaz osób upoważnionych do dysponowania środkami pieniężnymi i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów.
§  5.
1.
W kasie KG PSP może znajdować się:
1)
pogotowie kasowe na bieżące wydatki ustalone w § 2 ust. 4;
2)
gotówka podjęta z banku na określone rodzaje wydatków;
3)
gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy;
4)
druki ścisłego zarachowania (czeki gotówkowe "KP", "KW" i inne); druki te winny być ewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania;
5)
depozyt stanowiący dewizowe pogotowie kasowe, o którym mowa w § 2 ust. 5.
2.
Znajdującą się na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość odprowadza się - wpłaca do banku najpóźniej w następnym dniu roboczym.
3.
Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków powinna być wydatkowana na cel określony przy pobraniu.
4.
Gotówka podjęta z rachunku bankowego jednostki na pokrycie określonych wydatków a niezrealizowana w danym dniu może być przechowywana w kasie 7 dni, pod warunkiem należytego jej zabezpieczenia. Gotówki tej nie wlicza się do wielkości niezbędnego zapasu.
5.
Pobrane należności do kasy należy przekazać w następnym dniu roboczym na właściwy rachunek bankowy. W uzasadnionych przypadkach w zależności od wysokości wpływów gotówki oraz właściwego jej zabezpieczenia można podjąć decyzję określającą częstotliwość przekazywania gotówki do banku, nie dłuższy jednak niż 10 dni. Jeżeli jednak koszty bankowe przekraczałyby kwoty przekazywane, wówczas odprowadzenie do banku kwot winno być dokonywane raz w miesiącu na koniec miesiąca.
§  6.
1.
Dokumentację kasy stanowią:
1)
dokumenty operacyjne kasy:
a)
raport kasowy "RK",
b)
dowód wpłaty "KP",
c)
dowód wypłaty "KW";
2)
dokumenty źródłowe lub dyspozycyjne:
a)
dowody zakupu - faktury, rachunki, noty, itp,
b)
dowody sprzedaży - faktury, rachunki,
c)
wnioski o zaliczkę,
d)
rozliczenie delegacji służbowej,
e)
listy płac i innych należności,
f)
inne akceptowane przez głównego księgowego;
3)
dokumenty organizacyjne kasy:
a)
instrukcja kasowa,
b)
oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,
c)
zakres czynności kasjera,
d)
protokoły przyjęcia - przekazania kasy,
e)
protokoły inwentaryzacyjne.
2.
Wszystkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
1)
wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi generowanymi przez system "Ft-KASA7" lub wypisywanymi ręcznie "Kasa przyjmie KP";
2)
wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki "Kasa wypłaci KW" (mogą być generowane przez system "Ft-KASA7").
3.
Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera.
4.
Źródłowe dowody kasowe wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, poddane kontroli wstępnej oraz zatwierdzone zgodnie z zasadami określonymi w § 16 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych (dowodów księgowych) w KG PSP.
5.
Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione (np. wypłata wynagrodzeń nie podjętych w terminie).
6.
Na listach płacy powinny być podane następujące adnotacje:
1)
numer kolejnej listy płacy;
2)
osoba, która sporządziła listy płacy;
3)
osoba, która sprawdziła listy płacy pod względem formalno-rachunkowym;
4)
osoba, która sprawdziła listy płacy pod względem merytorycznym;
5)
osoba, która dokonała wypłaty wynagrodzenia;
6)
data wypłaty wynagrodzenia.

Czynności służbowe wymienione w podpunktach 2-5 nie powinny być wykonywane przez tą samą osobę.

7.
Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje odbiór na dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy wystawionych zbiorczych dowodów, gdzie jest wpisana słownie w złotych ogólna suma wypłat (np. listy płac, listy wypłat), każda osoba kwituje kwotę otrzymaną.
8.
Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym jego numer, datę wystawienia oraz nazwę wystawcy dokumentu.
9.
Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera może podpisać inna osoba (nie może to być kasjer), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt dokonania wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na dowodzie kasowym zamieszcza się numer i datę wystawienia oraz określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz dane osoby podpisującej jako świadek.
10.
Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowanym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowanego dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać tożsamość własnoręcznego podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd administracji państwowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. Małżonek pozostający we wspólnym pożyciu może bez pełnomocnictwa pobierać należności drugiego małżonka, chyba że sprzeciwia się temu małżonek, którego wypłata dotyczy.
11.
Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera.
12.
Raporty kasowe sporządza się w zasadzie codziennie. Dopuszcza się sporządzanie ich za okresy kilkudniowe w przypadkach małego obrotu. Na koniec każdego miesiąca musi być sporządzony raport kasowy. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie.
13.
Po sporządzeniu raportu kasowego za dzień lub dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dany dzień kasjer podpisuje raport i oryginał z dowodami kasowymi przekazuje głównemu księgowemu lub osobie zastępującej głównego księgowego.
14.
Rozchodu gotówki z kasy nieudokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustalaniu gotówki w kasie. Niedopuszczalne jest wydawanie z kasy gotówki na podstawie prowizorycznych pokwitowań. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
15.
Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi zyski nadzwyczajne - niewyjaśnione nadwyżki kasowe należy odprowadzić na dochody budżetowe.
16.
Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce organizacji społecznych, kas zapomogowo-pożyczkowych, a także innych pracowników jednostki, plombowane kasetki zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer:
1)
ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane:
a)
numer kolejny depozytu,
b)
określenie deponowanego przedmiotu, a przy gotówce określenie jej wysokości,
c)
określenie jednostki, której własność stanowi depozyt,
d)
datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia i podpis kasjera;
2)
przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki.
§  7.
1.
Dowody wpłaty "KP":
1)
dowód "KP" jest drukiem ścisłego zarachowania;
2)
dowód wpłaty wypełnia się w trzech egzemplarzach, w których:
a)
oryginał pozostaje jako załącznik do raportu kasowego,
b)
1-sza kopia jest dla wpłacającego,
c)
2-ga kopia pozostaje u kasjera lub w bloku formularzy;
3)
kasjer wystawiając dowód "KP" określa w nim:
a)
datę wpłaty,
b)
nazwisko i imię (nazwę) osoby dokonującej wpłaty lub nazwę banku w przypadku podjętej z banku gotówki,
c)
dokładne określenie tytułu wpłaty,
d)
kwotę wpłaty cyfrowo i słownie;
4)
w dowodzie "KP" nie można dokonać żadnych poprawek kwot wpłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnego dowodu i wystawienie nowego prawidłowego dowodu;
5)
na dowód wystawienia dowodu "KP" kasjer w pozycji "wystawił" składa własnoręczny podpis. Drugi podpis składa kasjer w pozycji "otrzymałem", jako potwierdzenie przyjęcia gotówki, a następnie przekazuje dowód do zatwierdzenia głównemu księgowemu lub osobie zastępującej głównego księgowego.

Udokumentowaniu "KP" podlega również gotówka podjęta z banku do kasy.

2.
Dowód wypłaty "KW":
1)
dowód "KW" jest również drukiem ścisłego zarachowania. W zakresie wydawania, oznakowania i rozliczenia wykorzystanych formularzy obowiązują te same zasady jakie dotyczą dowodów "KP";
2)
dowód "KW" stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat gotówkowych z kasy, w sytuacji gdy wypłaty nie mogą być udokumentowane dowodami źródłowymi (np. listą płac);
3)
dowód wypłaty wystawia się w przypadku:
a)
wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie podjętego w terminie,
b)
w innych przypadkach, gdy brak jest dowodu źródłowego;
4)
dokument "KW" powinien zawierać następujące dane:
a)
datę wypłaty,
b)
nazwisko i imię (nazwę) osoby na rzecz której dokonuje się wypłaty lub grupy pracowniczej, której wypłata jest dokonywana,
c)
tytuł wypłaty,
d)
kwotę wypłaty cyframi i słownie;
5)
dowód "KW" sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których:
a)
oryginał jest załącznikiem do raportu kasowego,
b)
kopia pozostaje u kasjera;
6)
w dowodzie "KW" nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłaty gotówki wyrażonej cyframi i słownie. Sprostowanie błędu możne nastąpić tylko w drodze anulowania błędnego dowodu i wystawienia nowego prawidłowego dowodu;
7)
dowód podpisują: kasjer jako wystawiający i wypłacający oraz otrzymujący gotówkę. Dowód wypłaty "KW" zatwierdza główny księgowy lub osoba zastępująca głównego księgowego.
3.
Raport kasowy "RK":
1)
raport kasowy służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu lub okresie. Należy on również do druków ścisłego zarachowania. Wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym tzn. w kolejności dokonywanych wypłat i wpłat;
2)
raport kasowy sporządza się w sposób następujący:
a)
w lewym górnym rogu raportu odbija się pieczęć firmową a w rubryce "kasa" wpisuje się oznaczenie kasy, dla której raport jest sporządzony,
b)
po prawej stronie w górnej rubryce, wpisuje się numer raportu kasowego; numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego,
c)
w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje się dowody kasowe na bieżąco w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce "dowód" symbol dokumentu wraz z jego numerem np. "KP -1", "KW -1",
d)
w dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach wpisuje się łączne kwoty operacji gotówkowych oraz liczbę operacji wpłat (oznaczenie np. KP-4) oraz liczbę operacji wypłat (oznaczenie np. KW-8, symbol KW w tym polu nie jest równoznaczny liczbie dowodów wypłaty, lecz liczbie operacji wypłaty);
3)
każda strona raportu kasowego podlega oddzielnemu zsumowaniu, a łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje się w wierszu "obroty dnia" na ostatniej stronie raportu kasowego. Po ustaleniu obrotów rubryk "przychód" i "rozchód", następuje obliczenie pozostałości gotówki na dzień następny w ten sposób, że do stanu poprzedniego wpisanego w wierszu "stan kasy poprzedni" przeniesionego z raportu kasowego na dzień (okres) poprzedni dodaje się obroty przychodowe i odejmuje obroty rozchodowe a kwotę ustalonej pozostałości wpisuje się w wierszu "stan kasy obecny";
4)
raport kasowy sporządza kasjer w dwóch egzemplarzach w okresach zależnych od wielkości obrotów kasowych, nie rzadziej niż co 10 dni i obowiązkowo na koniec miesiąca. Oryginał wraz ze wszystkimi załącznikami (dowodami przychodowymi i rozchodowymi) ułożonymi chronologicznie i odpowiednio zszytymi przekazuje głównemu księgowemu lub osobie zastępującej głównego księgowego. Kopia raportu kasowego pozostaje w bloku raportów;
5)
raporty kasowe prowadzi się odrębnie co najmniej dla:
a)
wpłat i wypłat ze środków budżetowych (z pogotowia kasowego oraz kwot pobranych z przeznaczeniem na konkretne wydatki),
b)
wpłat i wypłat ze środków sum na zlecenie,
c)
środków funduszy socjalnych,
d)
środków dochodów własnych,
e)
środków ze źródeł zagranicznych,
f)
środków dochodów budżetowych;
6)
dla każdego rodzaju raportów kasowych stosuje się odrębną numerację. Ewidencja prowadzona w raportach kasowych powinna zapewnić możliwość:
a)
rozliczenia kasjera z powierzonej gotówki,
b)
ustalenia stanu w kasie na dany moment.
4.
Raporty kasowe w KG PSP sporządzane są techniką komputerową przy zastosowaniu programu "Ft- KASA7" opracowanego przez Przedsiębiorstwo Innowacyjno-Wdrożeniowe "FORTECH" Sp. z o.o. Wyjątek stanowią raporty walorów zagranicznych, które mogą być sporządzane techniką komputerową poza programem "Ft-KASA7".
5.
Dokumenty "KP', "KW" sporządza się techniką komputerową przy zastosowaniu programu "Ft-KASA7" opracowanego przez Przedsiębiorstwo Innowacyjno-Wdrożeniowe "FORTECH" Sp. z o.o. Wyjątek stanowią dokumenty "KP" dokumentujące zakup waluty obcej, które mogą być sporządzane na dostępnych w sprzedaży formularzach przychodowych dowodów kasowych.
6.
Dokumenty księgowe, na podstawie których dokonano wypłat powinny być ostemplowane pieczątką o następującej treści "Wypłacono przelewem, czekiem Nr ....., gotówką dnia ....." i wypełnione.
7.
Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, o których mowa w ust. 5 mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy:
1)
formularze dowodów wpłat gotówki powinny być połączone w bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych, które należy ponumerować przed oddaniem do użytku zachowując ciągłość numeracji w okresie każdego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez głównego księgowego lub osobę zastępującą głównego księgowego;
2)
na okładce bloku formularzy należy odnotować:
a)
numer kolejny bloku formularzy,
b)
numer kart bloku formularzy (od nr ... do nr ...),
c)
okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia ... do dnia ...);
3)
anulowane formularze dowodu "KP" nie mogą być zniszczone, podlegają one przechowywaniu w bloku formularzy w celu ewidencyjnego rozliczenia.
§  8.
1.
Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej.
2.
Kontrola bieżąca kasy może ograniczać się do sprawdzania wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Przeprowadzenie kontroli potwierdza kontrolujący swoim podpisem. Raport kasowy wraz z załącznikami podlega kontroli merytorycznej przez głównego księgowego lub osobę zastępującą głównego księgowego.
3.
Okresowa kontrola kasy powinna nastąpić co najmniej w obowiązkowych terminach tj:
1)
przy przekazaniu - przyjęciu kasy;
2)
w dniu kończącym rok;
3)
w dniu, w którym stwierdzono powstałe szkody;
4)
w dniu poprzedzającym dzień zmiany formy prawnej jednostki.
4.
Inwentaryzacje okresowe kasy przeprowadzane są metodą spisu z natury przez komisję powołaną decyzją Komendanta Głównego PSP. Komisja inwentaryzacyjna dokonuje spisu z natury w obecności kasjera. W przypadku, gdy udział w spisie kasjera jest niemożliwy (np. z powodu nagłej choroby) w spisie powinna brać udział osoba przejmująca kasę na czas nieobecności kasjera. Dokumentację inwentaryzacyjną kasy stanowi protokół inwentaryzacji kasy z arkuszem spisu z natury.
5.
W celu zapewnienia skutecznej ochrony gotówki w kasie główny księgowy przeprowadza inwentaryzację tej gotówki w ciągu roku w terminach niezapowiedzianych.

Załącznik Nr  3

WZÓR

ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAGRANICZNEJ PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ

ROZLICZENIE

kosztów zagranicznej podróży służbowej

grafika

Załącznik Nr  4

WZÓR

ZBIORCZE ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW

Zbiorcze zestawienie dokumentów

złożonych przez ........................................................

(w ramach stałej zaliczki)

Lp.Pozycja wydatków (dokumentów)KwotaKonto
RAZEM

Sprawdzono pod względem Dokonano kontroli wstępnej zgodnie

formalnym i rachunkowym z art. 54 ustawy o finansach publicznych

dnia ................................... rozdział ............. § ........ poz. ................

podpis, pieczęć ..........................

....................... .....................................

data podpis, pieczęć

"Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ....................

słownie ...............................................................................

............................. .............................................

data podpis, pieczęć"

Załącznik Nr  5

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA PRZELEWU

Warszawa, dnia ............................

Wydział ...................................................

Biuro Finansów KG PSP

w miejscu

Proszę o przekazanie przelewem w dniu .........................................................................................

na konto ...........................................................................................................................................

(pełna nazwa kontrahenta)

w banku ...........................................................................................................................................

nr rachunku .....................................................................................................................................

kwoty ..............................................................................................................................................

tytułem .............................................................................................................................................

Płatności należy dokonać z *:
1.R-ku podstawowego - NBP O/Okr. W-wa

52 1010 1010 0047 9222 3000 0000

-rachunek bieżący - subkonto wydatków
2.R-ku podstawowego - NBP O/Okr. W-wa

02 1010 1010 0047 9222 3100 0000

-rachunek bieżący - subkonto dochodów
3.R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa

22 1010 1010 0047 9218 9110 0000

-zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
4.R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa

54 1010 1010 0047 9213 9120 1000

-sumy na zlecenie i depozytowe
5.R-ku pozabudżetowego - NBP O/Okr. W-wa

85 1010 1010 0047 9218 9110 1000

-fundusz socjalny emerytów PSP
* właściwe podkreślić

"Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego

funkcja ............................ zadanie ............................

podzadanie ........................ działanie ........................

kwota ...................... słownie ....................................

...................................................................................

................ ..................................

data podpis, pieczęć"

Sporządził:

................................................

podpis, pieczęć

...........................................................................

(zlecający dokonanie płatności podpis, pieczęć)

Załącznik Nr  6

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA ZWROTU ŚRODKÓW NIEWYGASAJĄCYCH

Warszawa, dnia ............................

Wydział Płac

i Rozliczeń Finansowych

Biuro Finansów KG PSP

w miejscu

Proszę o przekazanie przelewem w dniu ....................................................

na konto Ministerstwa Finansów

w Warszawie

Departament Budżetu Państwa

w banku NBP O/O Warszawa,

nr rachunku 48 1010 1010 0075 9122 2610 0000

kwoty: ..........................................................................................................

tytułem: zwrot niewykorzystanych środków niewygasających w ............... roku.

rozdział .........., paragraf .........., zadanie nr ..........

Płatności należy dokonać z:

1. R-ku podstawowego - NBP O/O Warszawa - r-k bieżący - subkonto dochodów

64 1010 1010 0047 9213 3930 0000

...............................................................

Komendant Główny PSP lub Zastępca

podpis, pieczęć

..........................................................................

Główny księgowy lub osoba zastępująca

głównego księgowego,

podpis i pieczęć

Załącznik Nr  7

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA DOKONANIA ZWROTU ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH POCHODZĄCYCH Z WPŁYWÓW NA RACHUNEK SUM NA ZLECENIE ŚRODKÓW Z FIRM UBEZPIECZENIOWYCH/WADIUM/KAUCJI

Warszawa, dnia ............................

Wydział ...................................................

Biuro Finansów

w miejscu

Proszę o przekazanie w dniu .................................................................

/dzień, miesiąc, rok/

Na konto ..........................................................................................................................................

/pełna nazwa i adres/

Kwotę ........................... (słownie: ...................................................................................................)

Tytułem ............................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

Płatności należy dokonać z:

R-ku pozabudżetowego - NBP O/O Warszawa sumy na zlecenie i depozytowe

54 1010 1010 0047 9213 9120 1000

Sprawdzono pod względem merytorycznym ........................................................

podpis i pieczęć wystawcy

.............. ..............................

data podpis, pieczęć

Zatwierdzam

.....................................................

Komendant Główny PSP/Zastępca

Załącznik Nr  8

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA GWARANCJI I PORĘCZEŃ

Warszawa, dnia ............................

Wydział ...................................................

Biuro Finansów

w/m

Proszę o przekazanie w dniu ...........................................................................................................

/dzień, miesiąc, rok/

Na adres: ..........................................................................................................................................

/pełna nazwa i adres Wystawcy/Gwaranta/Poręczyciela/

..........................................................................................................................................................

Gwarancji, poręczenia*) ..................................................................................................................

/numer dokumentu, data wystawienia, tytuł/

..........................................................................................................................................................

Tytułem:............................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

...........................................................

podpis i pieczęć wystawcy

Sprawdzono pod względem merytorycznym

.............. ..............................

data podpis, pieczęć

ZATWIERDZAM

.....................................................

Komendant Główny PSP/Zastępca

*) niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr  9

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA PRZEKAZANIA DOTACJI W RAMACH PROGRAMÓW, PROJEKTÓW

DYSPOZYCJA PŁATNICZA

w dniu

Program: ........................................................................................................................................

Nr i nazwa priorytetu: ...................................................................................................................

Nr i nazwa zadania/działania: .......................................................................................................

Nr i nazwa podzadania/poddziałania: ...........................................................................................

Tytuł projektu: ...............................................................................................................................

Nr porozumienia/umowy: ..............................................................................................................

Tytułem: ........................................................................................................................................

Nazwa banku i nr rachunku bankowego: ......................................................................................

Rozdział§Kwota wydatków kwalifikowanych w zł
RAZEM

Sporządził: ........................................................

podpis, pieczęć

Kierownik Finansowy Projektu/

Zastępca Kierownika Finansowego Projektu/

Specjalista ds. obsługi finansowej Projektu

Sprawdzono pod względem merytorycznym

............... ............................................

data podpis, pieczęć

Koordynator Projektu/

Pełnomocnik ds. realizacji Projektu

Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego

funkcja ............................ zadanie ..........................

podzadanie ........................ działanie .....................

kwota ...................... słownie ..................................

.................................................................................

........................... ........................................

data podpis, pieczęć

Dokonano kontroli wstępnej zgodnie

z art. 54 ustawy o finansach publicznych

rozdział ........... § .......... poz. .............

...................... .........................

data podpis, pieczęć

Zatwierdzono do wypłaty na kwotę złotych ....................

słownie...............................................................................

................................ .............................................

data podpis, pieczęć

Załącznik Nr  10

WZÓR

DYSPOZYCJA PŁATNICZA NA RZECZ BENEFICJENTA ZAGRANICZNEGO

Warszawa, dnia ............................

Wydział Płac

i Rozliczeń Finansowych

Biuro Finansów KG PSP

w miejscu

Proszę o przekazanie przelewem na konto:

nazwa beneficjenta: .........................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

adres beneficjenta: ...........................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

kraj beneficjenta: ...........................................

nazwa banku: ...................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................

numer rachunku bankowego beneficjenta: ......................................................................................

BIC CODE (CODE SWIFT): .........................................................................................................

kwoty: ...........................................................

tytułem: ............................................................................................................................................

"Zakwalifikowano w układzie budżetu zadaniowego

funkcja ............................ zadanie ............................

podzadanie ........................ działanie ........................

kwota ...................... słownie ....................................

...................................................................................

................ ..................................

data podpis, pieczęć"

Sporządził:

................................................

podpis, pieczęć

...........................................................................

Dyrektor lub Zastępca biura merytorycznego

podpis, pieczęć

Załącznik Nr  11

WZÓR

UMOWA ZLECENIA

Nr .......................... zawarta w dniu

grafika

Załącznik Nr  12

WZÓR

UMOWA O DZIEŁO

Nr .......................... zawarta w dniu

grafika

Załącznik Nr  13

WYKAZ STANOWISK, NA KTÓRYCH ZATRUDNIONE W KG PSP OSOBY SĄ UPRAWNIONE DO MERYTORYCZNEJ KONTROLI DOKUMENTÓW

Lp.Nazwa biuraStanowiska na których zatrudnione osoby są uprawnione do merytorycznej kontroli dokumentów
1.Gabinet Komendanta Głównegodyrektor biura
z-ca dyrektora biura
2.Redakcja Przegląd u Pożarniczegoredaktor naczelny "Przeglądu Pożarniczego"
zastępca redaktora naczelnego "Przeglądu Pożarniczego"
3.Biuro Kadr i Organizacjidyrektor biura
z-ca dyrektora biura
4.Biuro Szkoleniadyrektor biura
z-ca dyrektora biura
naczelnik wydziału organizacji kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
z-ca naczelnika wydziału organizacji szkolenia i doskonalenia zawodowego
5.Biuro Logistykidyrektor biura
z-ca dyrektora biura
naczelnik wydziału administracyjnego
pracownik zastępujący naczelnika administracyjnego
naczelnik wydziału gospodarczego
pracownik zastępujący naczelnika wydziału gospodarczego
naczelnik wydziału logistyki
pracownik zastępujący naczelnika wydziału logistyki
naczelnik wydziału infrastruktury i modernizacji
pracownik zastępujący naczelnika wydziału infrastruktury i modernizacji
naczelnik wydziału techniki i standaryzacji
pracownik zastępujący naczelnika wydziału techniki i standaryzacji
6.Biuro Kontroli, Skarg i Wnioskówdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
7.Biuro do spraw Ochrony Ludności i Obrony Cywilnejdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
8.Biuro Współpracy Międzynarodowejdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
9.Krajowe Centrum Koordynacji Ratownictwa i Ochrony Ludnościdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
10.Biuro Informatyki i Łącznościdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
11.Biuro Rozpoznawania Zagrożeńdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
12.Biuro Finansówdyrektor biura
z-ca dyrektora biura
naczelnik Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych
z-ca naczelnika Wydziału Planowania i Analiz Budżetowych

Załącznik Nr  14

WYKAZ PRACOWNIKÓW UPRAWNIONYCH DO KONTROLI DOKUMENTÓW POD WZGLĘDEM FORMALNO-RACHUNKOWYM

Lp.Nazwa wydziałuPracownicy uprawnieni do kontroli dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
1.Wydział Księgowości i SprawozdawczościHalina Broś
2.Wydział Księgowości i SprawozdawczościCecylia Grębosz
3.Wydział Księgowości i SprawozdawczościEmilia Klim
4.Wydział Księgowości i SprawozdawczościIwona Jabłońska
5.Wydział Płac i Rozliczeń FinansowychAlicja Przytuła
6.Wydział Płac i Rozliczeń FinansowychZbigniew Piątek
7.Wydział Płac i Rozliczeń FinansowychIlona Skibińska
8.Wydział Płac i Rozliczeń FinansowychJustyna Celej
1 Nie dotyczy dowodów wpłaty sporządzanych techniką komputerową przy zastosowaniu programu "Ft-KASA7"