Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2021.30

Akt obowiązujący

Wersja od: 15 grudnia 2021 r.

ZARZĄDZENIE Nr 30

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 15 grudnia 2021 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad wprowadza się:

1) Instrukcję kancelaryjną Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity rzeczowy wykaz akt Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia

- zwane dalej przepisami kancelaryjnymi i archiwizacyjnymi.

§ 2. Kierujący komórkami organizacyjnymi w centrali i w oddziałach Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad są odpowiedzialni za przestrzeganie stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwizacyjnych, w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie narastającej dokumentacji.

§ 3. Od dnia 1 stycznia 2022 r. podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad jest system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.

§  4. 

1. Sprawy wszczęte i niezakończone przed dniem 1 stycznia 2022 r., prowadzi się w sposób obowiązujący przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia aż do ostatecznego zakończenia sprawy.

2. Do postępowania ze sprawami ostatecznie zakończonymi przed dniem 1 stycznia 2022 r., które nie zostały przekazane do archiwum zakładowego przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, mają zastosowanie przepisy obowiązujące przed dniem jego wejścia w życie, z zastrzeżeniem § 5 i 6.

§  5. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, jest przeprowadzana w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 6. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie była w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, jest kwalifikowana na podstawie Jednolitego rzeczowego wykazu akt, o którym mowa w § 1 pkt 2.

§ 7. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwach zakładowych centrali oraz oddziałów Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia zachowują ważność.

§ 8. Traci moc:

1) zarządzenie Nr 61 Generalnego Dyrektora Dróg Kraj owych i Autostrad z dnia 18 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad;

2) zarządzenie Nr 42 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 17 grudnia 2019 r. w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zmienione zarządzeniem Nr 10 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 19 marca 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zarządzeniem Nr 47 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 23 listopada 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad i zarządzeniem Nr 12 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 5 maja 2021 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT Generalnej dyrekcji dróg Krajowych i Autostrad

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

grafika