Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2014.12

Akt utracił moc

Wersja od: 25 czerwca 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 10

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 25 czerwca 2014 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2013 r. poz. 1403, 1623 i 1650), art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się:

1) instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2. Do spraw niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§  3. 

1. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje w Centrali kierownik komórki organizacyjnej, a w oddziale regionalnym dyrektor oddziału regionalnego.

2. Kierownik komórki organizacyjnej w Centrali, odpowiedzialny za archiwum zakładowe, a w oddziale regionalnym dyrektor oddziału regionalnego oraz archiwista zakładowy sprawują nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności związanych z archiwizowaniem dokumentacji oraz współpracują z komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za kompletowanie i porządkowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

§ 4. Znakowanie spraw z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego oraz spraw z zakresu rozpatrywania uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników realizowanych poprzez teleinformatyczne systemy dedykowane do prowadzenia spraw z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego oraz spraw z zakresu rozpatrywania uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników odbywa się w sposób określony w przepisach wewnętrznych do czasu zakończenia prac związanych z modyfikacją oraz integracją tych systemów z systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją.

§  5. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia była kwalifikowanana podstawie obowiązującego wówczas rzeczowego wykazu akt, podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w załączniku nr 2 do zarządzenia, z zastrzeżeniem ust. 2

2. Ponownej kwalifikacji nie przeprowadza się w stosunku do dokumentacji, która nie mieści się w kwalifikacji na podstawie załącznika nr 2 do zarządzenia. Dokumentacja zachowuje kategorię archiwalną określoną na podstawie rzeczowego wykazu akt, obowiązującego przed dniem wejścia w życie zarządzenia.

3. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie zarządzenia.

4. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia, nie była kwalifikowana na podstawie rzeczowego wykazu akt, jest kwalifikowana na podstawie załącznika nr 2 do zarządzenia.

§ 6. Tracą moc zarządzenie nr 30 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 18 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej oraz zarządzenie nr 133 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 31 lipca 2008 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2015 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

SPIS TREŚCI

		Numer strony
Rozdział 1	Przepisy ogólne	3
Rozdział 2	System kancelaryjny oraz wykaz akt	7
Rozdział 3	Przyjmowanie i rozdzielanie przesyłek	8
Rozdział 4	Przeglądanie i przydzielanie przesyłek	14
Rozdział 5	Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania	15
Rozdział 6	Załatwianie spraw	18
Rozdział 7	Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism	20
Rozdział 8	Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego	21
Rozdział 9	Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kasy lub jej reorganizacji	26

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

2. Za jednostki organizacyjne Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego uznaje się, w rozumieniu instrukcji:

1) Centralę Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwaną dalej "Centralą";

2) oddziały regionalne Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwane dalej "oddziałami", przy czym placówki terenowe są częścią oddziału.

3. Określone w instrukcji zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz Centrali lub oddziałów Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Kasą", do momentu uznania jej za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub do momentu jej zniszczenia.

4. Instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wykonania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, o ile przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej.

5. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Centrali i oddziałach w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Centrali lub oddziałów.

6. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, odpowiednio w Centrali, Prezes Kasy oraz w oddziale Dyrektor oddziału, wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

7. Funkcję, określoną w ust. 6 powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Centrali lub oddziału, pod warunkiem, że ten pracownik dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.

§ 2. Dla dokumentacji w postaci papierowej o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. Dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i pism wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja jaką przewidziano dla tych rejestrów.

§  3. 

1. Czynności kancelaryjne w Centrali i oddziałach oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dokonywane są w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, zwanym dalej "systemem EZD". W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności poprzez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw w systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;

5) tworzenia możliwych do zrealizowania w ramach systemu EZD raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

6) gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

2. Prezes Kasy, ustala wyjątki od zasady, określonej w ust. 1, przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, czy dokumentowanie załatwiania spraw będzie prowadzone w postaci nieelektronicznej, czy w ramach dedykowanego systemu teleinformatycznego.

3. Wskazanie wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odnoszące się do określonej klasy z wykazu akt może być także wskazaniem na system teleinformatyczny dedykowany do realizowania określonych usług lub do prowadzenia określonych rodzajów spraw, jeżeli zapewnia on gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Centrali lub oddziałów oraz tworzonej w Centrali lub oddziałach w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, jej przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej jej dokumentacji nieelektronicznej.

4. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji;

2) udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym, o którym mowa w ust. 3, wskazanym w aktach prawnych Prezesa Kasy, a w szczególności w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez Prezesa Kasy, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez Kasę,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu pomiędzy podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji elektronicznej usługi publicznej, w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 1 i 3 czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

2) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

6. Przy realizacji spraw, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 3 czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, wykorzystując system EZD w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji.

7. Przy realizacji spraw, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 3 dopuszcza się wykorzystywanie systemu EZD w celu:

1) dokonania dekretacji pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej;

2) przesyłania przesyłek;

3) prowadzenia spisów spraw;

4) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Centrali lub oddziału.

8. Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek wpływających, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

9. W Centrali lub oddziale prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących.

§  4. 

1. Użytkownicy systemu EZD posiadają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych nadane przez administratora danych.

2. Użytkownicy systemu EZD przetwarzają dane osobowe zgodnie z indywidualnym zakresem obowiązków.

§  5. 

1. Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w Centrali lub oddziale.

2. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w Centrali lub oddziale.

§ 6. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

4) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Centrali lub oddziału;

5) dekretacja - w przypadku pism w postaci elektronicznej adnotację dołączaną do pisma, a w przypadku pism nieelektronicznych adnotację umieszczaną na piśmie, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

6) dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie w postaci nieelektronicznej, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo;

7) Dyrektor oddziału - Dyrektora oddziału lub upoważnioną przez niego osobę;

8) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, określoną w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235, z późn. zm.);

9) Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.);

10) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

11) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań oraz kierownika placówki terenowej;

12) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Centrali lub oddziału wymienioną w regulaminie organizacyjnym Centrali lub oddziału, np. biuro, zespół, wydział, referat, stanowisko pracy, placówka terenowa;

13) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

14) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

15) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

16) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę Centrali lub oddziału, nazwę komórki organizacyjnej w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i informacji o liczbie załączników;

17) pieczęć wysyłki - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wychodzących w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Centrali lub oddziału, w którym znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wysyłki, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wychodzących i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

18) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

19) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;

20) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Kasę, w szczególności za pomocą listu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

21) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię lub stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne;

22) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (na przykład rejestr przesyłek wpływających, rejestr przesyłek wychodzących, rejestr pism wewnętrznych, rejestr zarządzeń), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych pism i przesyłek;

23) rejestr pism wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny Centrali lub oddziału;

24) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Centralę lub oddział, prowadzony jest jako jeden rejestr dla całej Centrali lub oddziału;

25) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Centralę lub oddział, prowadzony jest jako jeden rejestr dla całej Centrali lub oddziału;

26) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;

27) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych;

28) spis spraw - narzędzie w systemie EZD do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

29) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

30) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynność kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

31) teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw w postaci nieelektronicznej, objętych tą samą klasą ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą akta jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą;

32) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

33) właściwe miejscowo archiwum państwowe - archiwum państwowe właściwe dla Centrali lub oddziału; wykaz właściwych miejscowo archiwów państwowych dla Centrali i oddziałów stanowi załącznik nr 1 do instrukcji.

Rozdział  2

System kancelaryjny oraz wykaz akt

§  7. 

1. W Centrali i oddziałach obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Centrali lub oddziale i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

§  8. 

1. Jeżeli w działalności Centrali lub oddziału pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom, wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Centralę lub oddział.

2. Zmiany w wykazie akt polegające na dodaniu nowych klas dokonuje, w drodze zarządzenia Prezes Kasy, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

§  9. 

1. W wykazie akt ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.

2. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy.

3. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwieniu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.

4. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, inne komórki organizacyjne niż komórka merytoryczna włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, dopuszcza się, dla wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

6. System EZD umożliwia ustalenie pracownika, włączającego opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz terminu włączenia tej dokumentacji.

7. System EZD umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zaangażowanie innych komórek organizacyjnych niż merytoryczne przy załatwianiu spraw, w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta spraw przez inne komórki organizacyjne w podziale na:

1) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka merytoryczna;

2) komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka inna niż merytoryczna.

8. Informacje lub dokumentacja o charakterze wewnętrznym mogą być przekazywane pocztą elektroniczną.

9. Informacje lub dokumentacja, o których mowa w ust. 8, mogą być włączane do akt spraw przez prowadzących sprawy w sposób określony w § 17 jeżeli zostaną przez nich uznane za mające znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych w Centrali lub oddziale.

Rozdział  3

Przyjmowanie i rozdzielanie przesyłek

§  10. 

1. W Centrali i oddziałach punktami kancelaryjnymi są:

1) kancelaria;

2) sekretariaty komórek organizacyjnych;

3) uprawnieni pracownicy.

2. Punkty kancelaryjne przyjmują i odbierają całość przesyłek kierowanych do Centrali lub oddziałów, w tym przesyłki przekazane pocztą elektroniczną na oficjalny adres zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, przesyłki przekazane na ESP, przesyłki przekazane przez ePUAP oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych.

§  11. 

1. Zarejestrowanie przesyłki wpływającej polega na przyporządkowaniu do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

2. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

3. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

4. Każda przesyłka otrzymuje automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

5. Identyfikator zawiera:

1) kod przypisany dla Centrali lub oddziału, (0000- Centrala). Wykaz kodów stanowi załącznik nr 2 instrukcji;

2) symbol oznaczający rejestr przesyłek, (WP- rejestr Przesyłek Wpływających);

3) numer roku (2014- rok);

4) kolejny numer w obrębie danego rejestru i roku (3- kolejny numer).

6. Poszczególne elementy identyfikatora oddziela się kropkami w następujący sposób: 0000.WP.2014.3.

7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa załącznik nr 3 do instrukcji.

8. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Centrali lub oddziałów, takich jak kartki z życzeniami, reklamy.

§  12. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach, punkt kancelaryjny sprawdza stan ich opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki nieelektronicznej w stopniu, umożliwiającym osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, punkt kancelaryjny sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W sytuacji, wskazanej w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół po podpisaniu przez doręczającego i pracownika wykonującego czynności kancelaryjne dołącza się do uszkodzonej przesyłki.

§  13. 

1. Przesyłkę mylnie doręczoną, punkt kancelaryjny zwraca bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata, zawiadamiając o tym nadawcę.

2. Jeżeli przesłanie przesyłki właściwemu adresatowi jest niemożliwe lub byłoby nadmiernie utrudnione zostaje ona bezzwłocznie zwrócona do nadawcy.

3. Ujawnione w przesyłkach pieniądze i inne walory, po ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do komórki organizacyjnej Centrali lub oddziału właściwej w sprawach finansowych, dokonując odpowiedniej adnotacji o walorach obok pieczęci wpływu.

4. Na żądanie składającego przesyłkę kancelaria wydaje potwierdzenie jej otrzymania.

§ 14. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której zamknięte są pisma - w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

§  15. 

1. Punkty kancelaryjne otwierają wszystkie przesyłki za wyjątkiem przesyłek:

1) adresowanych imiennie;

2) których nie otwiera się ze względu na regulacje zawarte w przepisach odrębnych, w szczególności:

a) przesyłek niejawnych,

b) ofert składanych na podstawie przepisów dotyczących zamówień publicznych,

c) ofert kandydatów złożonych w odpowiedzi na ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w Kasie.

2. Jeżeli po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości, okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1:

1) pkt 1 - przekazywane są adresatom;

2) pkt 2 lit. a - przekazywane są za pokwitowaniem do komórki organizacyjnej właściwej do obsługi informacji niejawnych;

3) pkt 2 lit. b i c - przekazywane są za pokwitowaniem komórce organizacyjnej właściwej dla prowadzonego postępowania.

4. Jeżeli pracownik Centrali lub oddziału otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, zobowiązany jest przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu odnotowania jej w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:

1) czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego;

2) czy wymienione w piśmie załączniki zostały załączone do przesyłki.

§  16. 

1. Punkty kancelaryjne umieszczają na przesyłkach wpływających niepowtarzalny w całym zbiorze przesyłek identyfikator oraz pieczęć wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przesyłek, do otwierania których punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

3. W przypadku, gdy do pisma dołączone są załączniki, podaje się w obrębie pieczęci wpływu liczbę załączników, z zastrzeżeniem ust. 2 pkt 1.

4. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania również bez konieczności stosowania urządzeń technicznych.

5. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony;

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

7. Prezes Kasy, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może ustalić wielkości graniczne parametrów, o których mowa w ust. 5, określając rozmiar strony, liczbę stron, wielkość pliku wynikowego, od których nie wykonuje się już pełnych odwzorowań cyfrowych, a także określić rodzaje dokumentacji, której się nie odwzorowuje cyfrowo ze względu na jej formę lub postać.

8. Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

9. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

10. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 4 do instrukcji.

§  17. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z Centralą lub oddziałem;

2) przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:

a) mające znaczenie dla przebiegu załatwiania spraw przez Centralę lub oddział,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez Centralę lub oddział;

c) pozostałe, nie odzwierciedlające działalności Centrali lub oddziału.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą archiwalną".

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

7. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw to, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:

1) przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a, drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;

3) przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.

§  18. 

1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu oraz podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.

§  19. 

1. Jeżeli przesyłki, o których mowa w § 18 stanowią część akt spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je wraz z UPO i włącza w takiej postaci do akt sprawy.

2. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

§  20. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD.

5. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej to, po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

6. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

7. Prezes Kasy, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może ustalić maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§ 21. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, będące częścią akt spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania rozstrzygania spraw, zawierają podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w art. 20 a ust. 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwanej dalej "ustawą o informatyzacji", na wydruku przeznaczonym do włączenia do akt sprawy nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego oraz dacie weryfikacji podpisu (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ........... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji"), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

§  22. 

1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji określonych w regulaminie organizacyjnym Centrali lub oddziału.

2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się do składu chronologicznego bezpośrednio po zarejestrowaniu

4. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

5. W przypadku przesyłek, będących częścią akt spraw stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie całości przesyłki.

6. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

7. Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych;

3) przesyłki, o których mowa w ust. 5 pkt 2, gromadzi się w aktach sprawy oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 33 instrukcji.

§  23. 

1. W Centrali i oddziale dopuszcza się prowadzenie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

2. W Centrali i oddziale funkcjonują składy chronologiczne:

1) skład chronologiczny przesyłek wpływających, dla których wykonano pełne odwzorowania cyfrowe;

2) skład chronologiczny przesyłek wpływających, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego;

3) skład chronologiczny przesyłek wychodzących;

4) skład chronologiczny pism wewnętrznych, dla których przepisy prawa wymagają utworzenia jego postaci papierowej.

3. W składach informatycznych nośników danych, przesyłki z których zawartość skopiowano w całości do systemu EZD przechowuje się oddzielnie od informatycznych nośników danych, z których nie skopiowano w całości zawartości do systemu EZD.

§  24. 

1. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej identyfikator przesyłki, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano oraz termin zwrotu albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

2. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 1.

Rozdział  4

Przeglądanie i przydzielanie przesyłek

§  25. 

1. Jeżeli z regulaminu organizacyjnego Centrali, oddziału lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej komórki organizacyjnej lub na określone stanowisko pracy, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych lub na stanowiska pracy. Rozdziału może dokonać punkt kancelaryjny bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki.

2. Jeżeli nie jest jednoznaczne gdzie ma być skierowana przesyłka przesyłki kieruje się do dekretacji.

3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

4. Przesyłki dekretuje się w systemie EZD, w tym także przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD.

5. W przypadku przesyłek, będących częścią spraw, o których mowa w § 3 ust. 4 pkt 1 i 3, dekretację wykonaną w systemie EZD przenosi się na przesyłkę w postaci nieelektronicznej w formie dekretacji zastępczej.

6. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

7. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

8. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

§  26. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona w ten sposób komórka organizacyjna stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Rozdział  5

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  27. 

1. Dokumentacja nadsyłana, składana oraz powstająca w Centrali i oddziałach dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

§  28. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt sprawy, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej, na które składa się kod przypisany dla Centrali lub oddziału oraz oznaczenie komórki organizacyjnej wynikające z regulaminu organizacyjnego Centrali lub oddziału, oddzielone od siebie znakiem rozdzielającym minus "-";

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami i umieszcza w kolejności, określonej w ust. 3, w następujący sposób: 0000-ABC.123.77.2014, gdzie:

1) 0000-ABC to oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej, na które składa się kod przypisany dla Centrali lub oddziału oraz oznaczenie komórki organizacyjnej wynikające z regulaminu organizacyjnego Centrali lub oddziału;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2014 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w Centrali lub w oddziale.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to do danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej, na które składa się kod przypisany dla Centrali lub oddziału oraz oznaczenie komórki organizacyjnej wynikające z regulaminu organizacyjnego Centrali lub oddziału, oddzielone od siebie znakiem rozdzielającym minus "-";

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6 oddziela się w następujący sposób: 0000-ABC.123.78.2.2014, gdzie:

1) 0000-ABC to oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej, na które składa się kod przypisany dla Centrali lub oddziału oraz oznaczenie komórki organizacyjnej wynikające z regulaminu organizacyjnego Centrali lub oddziału;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2014 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

5) 2014 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

§  29. 

1. Całość dokumentacji służącej rozpatrywaniu uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia społecznego rolników, do obsługi której wykorzystywane są dedykowane systemy teleinformatyczne, znakowana jest symbolem i numerem świadczenia np. GI-12345678-1/15, GZO-12345.

2. Symbol świadczenia oraz sposób gromadzenia dokumentacji określany jest w przepisach wewnętrznych.

3. Całość dokumentacji w sprawach ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego dodatkowo znakowana jest identyfikatorami np. NKP, NKU, UNO.

4. Sposób gromadzenia dokumentacji, o którym mowa w ust. 3, określany jest w przepisach wewnętrznych.

§  30. 

1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w wykazie akt. 2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez Centralę i oddziały oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

4) dokumentacja finansowo-księgowa (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

5) listy obecności;

6) wnioski urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

10) rejestry i ewidencje (np. środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych);

11) dokumentacja pomocnicza, o której mowa w § 2.

§  31. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy otrzymana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej;

2) rozpoczyna nową sprawę.

2. W przypadku, określonym w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza się do akt sprawy, a w przypadku, określonym w ust. 1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

4. W przypadku spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw:

1) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, pracownik dołącza do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik traktuje jako podstawę założenia sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.

§  32. 

1. System EZD pozwala, w szczególności na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) wnioskodawca lub nazwa podmiotu od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

 1) dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

2) dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego jakiego rzędu jest to klasa.

§ 33. W przypadku spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw:

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywana w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;

2) na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;

3) dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok; w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;

4) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw w obrębie tej samej grupy rzeczowej, zarejestrowanych w jednym spisie spraw. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;

5) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe);

6) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

§  34. 

1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić, gdy:

1) sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa;

2) w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych, przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje krzyżowo znaki spraw. Wymagane jest dokonanie połączenia tych spraw w systemie EZD. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego dokumentacji znaku sprawy.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§  35. 

1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

1) sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz

2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.

2. Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana w odniesieniu do spraw, niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.

§  36. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

3. W przypadku, gdy prowadzącym sprawę jest Prezes Kasy, Dyrektor oddziału lub kierownik komórki organizacyjnej, czystopis pisma może sporządzić wyznaczony przez niego pracownik.

§  37. 

1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności poza siedzibą Kasy, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 17 ust. 2 pkt 2 lit. a i b;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;

5) inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wewnętrznych dla których wymagana jest postać papierowa.

2. Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje metadane dotyczące przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 3 do instrukcji;

3) uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 3 do instrukcji;

4) wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych określonych w załączniku nr 3 do instrukcji.

3. Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

§  38. 

1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, sporządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, mogą być udostępniane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych.

2. Przy wykonywaniu odwzorowania cyfrowego pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa, stosuje się odpowiednio przepisy § 16 ust. 5-11 dotyczące wykonywania odwzorowań cyfrowych przesyłek.

3. Pisma o których mowa w ust. 2 po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie chronologicznym, o którym mowa w § 23 ust. 2 pkt 4.

§ 39. W przypadku spraw, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpis itp.). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału, czy z odpisu - należy u góry zaznaczyć "odpis" lub "odpis z odpisu", a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem" lub: "Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem", a następnie umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści z podaniem stanowiska służbowego.

Rozdział  7

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  40. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  41. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza Centralę lub oddział akceptujący podpisuje pismo podpisem elektronicznym, który identyfikuje go w sposób określony w art. 20 a ust. 1 ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

3. Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, jest częścią akt spraw, o których mowa w § 3 ust. 4 pkt 1 i 3, to podpisujący podpisuje także odręcznie wydrukowaną treść pisma (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy), na którym umieszcza się informację, co do sposobu wysyłki - np. doręczenie elektroniczne.

§  42. 

1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

2. Wydruk, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

3. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym, który identyfikuje akceptującego w sposób określony w art. 20 a ust.1 ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 3.

5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba, że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w Centrali lub oddziale takiego

egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, o którym mowa w § 23 ust. 2 pkt 3, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

7. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej stanowi część akt sprawy, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, sporządza się dwa egzemplarze pisma (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy). Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy umieszcza się informację, co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy) oraz potwierdzenie dokonania wysyłki lub jej osobistego doręczenia.

§ 43. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.

§  44. 

1. Punkt kancelaryjny dokonując wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.

2. Każda przesyłka otrzymuje automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wychodzących identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wychodzących, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

3. Identyfikator zawiera:

1) kod przypisany dla Centrali lub oddziału (0000- Centrala);

2) symbol oznaczający rejestr przesyłek, (WY- rejestr Przesyłek Wychodzących);

3) numer roku (2014- rok);

4) kolejny numer w obrębie danego rejestru i roku (3- kolejny numer).

4. Poszczególne elementy identyfikatora oddziela się kropkami w następujący sposób: 0000.WY.2014.3.

5. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wychodząca określa załącznik nr 3 do instrukcji.

6. W przypadku przesyłek w postaci papierowej, stanowiących część akt sprawy, stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, punkt kancelaryjny potwierdza na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy dokonanie wysłania przesyłki poprzez umieszczenie na niej numeru z rejestru przesyłek wychodzących oraz pieczęci wysyłki.

7. Po wykonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, egzemplarze pism przeznaczone do włączenia do akt sprawy zwracane są prowadzącym sprawę.

Rozdział  8

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  45. 

1. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD.

2. Dokumentację w postaci elektronicznej spraw zakończonych uznaje się za dokumentację archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

3. W systemie EZD przekazywanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:

1) udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;

2) przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.

4. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3 może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2.

5. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 3, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.

6. System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 3.

§  46. 

1. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

2. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie przekazuje się do archiwum zakładowego.

3. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

4. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) dla całego spisu:

a) nazwę Centrali lub oddziału i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 1,

c) określenie typu nośnika,

d) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,

e) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.

§ 47. Przekazanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na jej przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę Centrali lub oddziału i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) informację, czy jest to dokumentacja ze składu chronologicznego, dla której dokonano pełne odwzorowanie cyfrowego, lub też czy jest to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

d) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) informację o skrajnych identyfikatorach przesyłek,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.

§  48. 

1. W przypadku dokumentacji będącej częścią akt spraw stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy można ją pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

2. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę Centrali lub oddziału i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie przynależności do komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej,

f) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

g) oznaczenie kategorii archiwalnej.

3. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

4. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 3, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Centrali lub oddziału, lub zaleceń dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego, jeśli dane wymienione w ust. 2 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

5. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.

6. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

7. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję, albo

2) na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.

8. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej:

1) w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.

9. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 8, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

§  49. 

1. Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;

5) sprawdzeniu czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą Centrali lub oddziału oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą Centrali lub oddziału,

c) informacją czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,

d) informacją, z jakiego składu chronologicznego jest to dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. c,

e) skrajnymi identyfikatorami przesyłek, o których mowa w instrukcji - pod informacją, o której mowa w lit. d;

4) w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).

4. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 51 instrukcji, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",

g) opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudlach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§  50. 

1. Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych w postaci nieelektronicznej powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy jednostki organizacyjnej oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej, które wytworzyły dokumentację - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 28 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;

6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;

7) numeru tomu, jeżeli akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w:

1) § 33 pkt 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) § 33 pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) § 33 pkt 6 - zamiast części znaku sprawy, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§  51. 

1. Wewnątrz teczki aktowej, o której mowa w § 49 akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.

2. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdział  9

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kasy lub jej reorganizacji

§  52. 

1. W przypadku, gdy wszczynane jest postępowanie zmierzające do likwidacji lub reorganizacji Centrali lub oddziału, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, Prezes Kasy lub Dyrektor oddziału zawiadamia o tym fakcie odpowiednio Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego.

2. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji likwidowanej lub reorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę:

1) akta spraw niezakończonych w postaci elektronicznej komórka przekazująca udostępnia w systemie EZD nowej komórce organizacyjnej z pełnymi uprawnieniami do zarządzania dokumentami sprawy;

2) akta spraw niezakończonych w postaci nieelektronicznej komórka przekazująca przekazuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego nowej komórce organizacyjnej.

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 34 ust. 3.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji.

Załącznik Nr  1

Właściwe miejscowo archiwa państwowe dla Centrali i oddziałów regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

1. Centrala Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

- Archiwum Akt Nowych w Warszawie

2. Oddział Regionalny KRUS w Białymstoku

- Archiwum Państwowe w Białymstoku

3. Oddział Regionalny KRUS w Bydgoszczy

- Archiwum Państwowe w Bydgoszczy

4. Oddział Regionalny KRUS w Częstochowie

- Archiwum Państwowe w Częstochowie

5. Oddział Regionalny KRUS w Gdańsku

- Archiwum Państwowe w Gdańsku

6. Oddział Regionalny KRUS w Kielcach

- Archiwum Państwowe w Kielcach

7. Oddział Regionalny KRUS w Koszalinie

- Archiwum Państwowe w Koszalinie

8. Oddział Regionalny KRUS w Krakowie

- Archiwum Narodowe w Krakowie

9. Oddział Regionalny KRUS w Lublinie

- Archiwum Państwowe w Lublinie

10. Oddział Regionalny KRUS w Łodzi

- Archiwum Państwowe w Łodzi

11. Oddział Regionalny KRUS w Olsztynie

- Archiwum Państwowe w Olsztynie

12. Oddział Regionalny KRUS w Opolu

- Archiwum Państwowe w Opolu

13. Oddział Regionalny KRUS w Poznaniu

- Archiwum Państwowe w Poznaniu

14. Oddział Regionalny KRUS w Rzeszowie

- Archiwum Państwowe w Rzeszowie

15. Oddział Regionalny KRUS w Warszawie

- Archiwum Państwowe w Warszawie

16. Oddział Regionalny KRUS we Wrocławiu

- Archiwum Państwowe we Wrocławiu

17. Oddział Regionalny KRUS w Zielonej Górze

- Archiwum Państwowe w Zielonej Górze z siedzibą w Starym Kisielinie

Załącznik Nr  2

Kody Centrali i oddziałów regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

0000	Centrala KRUS
0100	Białystok
0101	Augustów
0102	Bielsk Podlaski
0103	Dąbrowa Białostocka
0104	Grajewo
0105	Hajnówka
0106	Kolno
0107	Łomża
0108	Mońki
0109	Siemiatycze
0110	Sokółka
0111	Suwałki
0112	Wysokie Mazowieckie
0113	Zambrów
0200	Bydgoszcz
0201	Aleksandrów Kujawski
0202	Brodnica
0203	Golub-Dobrzyń
0204	Grudziądz
0205	Inowrocław
0206	Lipno
0207	Radziejów Kujawski
0208	Rypin
0209	Sępólno Krajeńskie
0210	Świecie
0211	Toruń
0212	Wąbrzeźno
0213	Włocławek
0214	Żnin
0300	Częstochowa
0301	Bielsko Biała
0302	Cieszyn
0303	Gliwice
0304	Katowice
0305	Kłobuck
0306	Koniecpol
0307	Lubliniec
0308	Myszków
0309	Pszczyna
0310	Racibórz
0311	Rybnik
0312	Żywiec
0400	Gdańsk
0401	Bytów
0402	Chojnice
0403	Człuchów
0404	Kartuzy
0405	Kościerzyna
0406	Kwidzyn
0407	Lębork
0408	Malbork
0409	Słupsk
0410	Starogard Gdański
0411	Sztum
0412	Tczew
0413	Wejherowo
0500	Kielce
0501	Busko Zdrój
0502	Jędrzejów
0503	Kazimierza Wielka
0504	Końskie
0505	Opatów
0506	Ostrowiec Świętokrzyski
0507	Ożarów
0508	Pińczów
0509	Sandomierz
0510	Starachowice
0511	Staszów
0512	Włoszczowa
0600	Koszalin
0601	Chojna
0602	Choszczno
0603	Dębno
0604	Drawsko Pomorskie
0605	Gryfice
0606	Kołobrzeg
0607	Pyrzyce
0608	Stargard Szczeciński
0609	Szczecin
0610	Szczecinek
0611	Wolin
0700	Kraków
0701	Bochnia
0702	Brzesko
0703	Dąbrowa Tarnowska
0704	Gorlice
0705	Limanowa
0706	Miechów
0707	Myślenice
0708	Nowy Sącz
0709	Nowy Targ
0710	Oświęcim
0711	Proszowice
0712	Sucha Beskidzka
0713	Tarnów
0714	Tuchów
0715	Wadowice
0716	Wolbrom
0717	Zakopane
0800	Lublin
0801	Bełżyce
0802	Biała Podlaska
0803	Biłgoraj
0804	Bychawa
0805	Chełm
0806	Hrubieszów
0807	Janów Lubelski
0808	Kock
0809	Krasnystaw
0810	Kraśnik
0811	Lubartów
0812	Łęczna
0813	Łuków
0814	Opole Lubelskie
0815	Parczew
0816	Piaski
0817	Puławy
0818	Radzyń Podlaski
0819	Ryki
0820	Tomaszów Lubelski
0821	Włodawa
0822	Zamość
0900	Łódź
0901	Bełchatów
0902	Brzeziny
0903	Kutno
0904	Łask
0905	Łęczyca
0906	Łowicz
0907	Opoczno
0908	Pajęczno
0909	Piotrków Trybunalski
0910	Poddębice
0911	Radomsko
0912	Rawa Mazowiecka
0913	Sieradz
0914	Skierniewice
0915	Tomaszów Mazowiecki
0916	Wieluń
0917	Wieruszów
0918	Zduńska Wola
0919	Zgierz
1000	Olsztyn
1001	Braniewo
1002	Działdowo
1003	Ełk
1004	Giżycko
1005	Iława
1006	Kętrzyn
1007	Lidzbark Warmiński
1008	Morąg
1009	Mrągowo
1010	Nidzica
1011	Nowe Miasto Lubawskie
1012	Olecko
1013	Ostróda
1014	Pasłęk
1015	Pisz
1016	Szczytno
1100	Opole
1101	Brzeg
1102	Głubczyce
1103	Kluczbork
1104	Nysa
1105	Olesno
1106	Strzelce Opolskie
1200	Poznań
1201	Czarnków
1202	Gniezno
1203	Gostyń
1204	Grodzisk Wielkopolski
1205	Jarocin
1206	Kalisz
1207	Kępno
1208	Koło
1209	Konin
1210	Kościan
1211	Krotoszyn
1212	Leszno
1213	Międzychód
1214	Nowy Tomyśl
1215	Ostrów Wlkp
1216	Ostrzeszów
1217	Piła
1218	Pleszew
1219	Rawicz
1220	Słupca
1221	Szamotuły
1222	Śrem
1223	Środa Wielkopolska
1224	Turek
1225	Wągrowiec
1226	Wolsztyn
1227	Września
1228	Złotów
1300	Rzeszów
1301	Brzozów
1302	Dębica
1303	Jarosław
1304	Jasło
1305	Kolbuszowa
1306	Krosno
1307	Leżajsk
1308	Lubaczów
1309	Mielec
1310	Nisko
1311	Przemyśl
1312	Przeworsk
1313	Ropczyce
1314	Sanok
1315	Stalowa Wola
1316	Strzyżów
1317	Tarnobrzeg
1400	Warszawa
1401	Białobrzegi
1402	Błonie
1403	Ciechanów
1404	Garwolin
1405	Gostynin
1406	Grójec
1407	Kozienice
1408	Lipsko
1409	Łosice
1410	Maków Mazowiecki
1411	Mińsk Mazowiecki
1412	Mława
1413	Myszyniec
1414	Nowy Dwór Mazowiecki
1415	Ostrołęka
1416	Ostrów Mazowiecka
1417	Piaseczno
1418	Płock
1419	Płońsk
1420	Przasnysz
1421	Przysucha
1422	Pułtusk
1423	Radom
1424	Siedlce
1425	Sierpc
1426	Sochaczew
1427	Sokołów Podlaski
1428	Węgrów
1429	Wołomin
1430	Wyszków
1431	Wyszogród
1432	Zwoleń
1433	Żuromin
1434	Żyrardów
1500	Wrocław
1501	Bolesławiec
1502	Bystrzyca Kłodzka
1503	Góra
1504	Jelenia Góra
1505	Kamienna Góra
1506	Legnica
1507	Lubań
1508	Oleśnica
1509	Polkowice
1510	Strzelin
1511	Środa Śląska
1512	Świdnica
1513	Trzebnica
1514	Wałbrzych
1515	Wołów
1516	Ząbkowice Śląskie
1600	Zielona Góra
1601	Gorzów Wielkopolski
1602	Krosno Odrzańskie
1603	Nowa Sól
1604	Sulęcin
1605	Świebodzin
1606	Żary

Załącznik Nr  3

A. 

- Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność^*	Powtarzalność
1	Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym:			tak
1a	nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 1a	nie
2	Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
2a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
2b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
2c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
2g	kraj	tekst	wymagane	nie
2h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
3	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
4	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
5	Data wpływu przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia	wymagane	nie
6	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
7	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
8	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: () - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
9	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
10	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
11	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
12	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
13	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)	tekst	opcjonalne	tak
14	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
15	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	opcjonalne	nie
16	Znak nadany przesyłce przez nadawcę	tekst	wymagane, jeżeli jest	nie

B. 

- Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności - za treść przesyłki, w tym			tak
1a	imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie	wymagane	nie
		EZD użytkownika)
2	Oznaczenie adresata, w tym:			tak
2a	nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 2b	nie
2b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 2a	nie
3	Adres adresata, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
3a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
3b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
3c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
3g	kraj	tekst	wymagane	nie
3h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
4	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
5	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko RRRR albo RRRR-MM, jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
6	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka itd.)	tekst	opcjonalne	tak
7	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: () - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
8	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
9	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
10	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
11	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
12	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki	tekst	opcjonalne	tak
13	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z	wymagane	nie
		wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text
14	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)	tekst	wymagane	nie

C. 

- Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 36 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 6 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)	tekst	opcjonalne	tak
4	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: () - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny - w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
7	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Dataset (uporządkowany zbiór danych), MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), StillImage (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie

D. 

- Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność^*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1a	tak
2	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)	data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
4	Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)	zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
7	Format	ustalona wartość "Multipart/Header-Set"	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie	nie
			art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych)	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
9	Opis	Tekst	opcjonalny	Nie

^* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  4

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia^*), format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	≥ 50%
teksty drukowane -czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	≥ 50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie^**)	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	≥ 50%

^*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy itp. są w innym kolorze.

^**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki itp.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

OBJAŚNIENIA:

1. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej wykazem akt, opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt;

4) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Centrala i oddziały, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.

2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Centrali i oddziałów i od podziału kompetencji wewnątrz Centrali i oddziałów.

3. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Centrala i oddziały, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

Symbole klasyfikacyjne
I	II	III	IV
0
	00
		000
			0000
			0001
		001
	01
		010
		011
			0110
			0111
1
	10
		100
		101
			1010
			1011
	11
		110
		111

7. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez Kasę do dodania nowych klas, w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Kasy.

8. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE KASĄ
00	Organy i gremia kolegialne
01	Organizacja działalności Kasy
02	Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna
03	Strategie, programy, prognozy, planowanie, sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności Centrali i oddziałów
04	Informatyzacja
05	Skargi, wnioski, interpelacje i inne wystąpienia
06	Działalność informacyjna i promocyjna Centrali i oddziałów
07	Współdziałanie Centrali i oddziałów z innymi instytucjami w kraju i za granicą
08	Kontrola, audyt, kontrola zarządcza
1	SPRAWY KADROWE
10	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych
11	Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12	Ewidencja osobowa
13	Bezpieczeństwo i higiena pracy
14	Dyscyplina pracy
15	Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych
16	Sprawy socjalno-bytowe oraz ubezpieczenia społeczne i opieka zdrowotna
2	ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA
20	Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych
21	Inwestycje i remonty w obiektach Centrali i oddziałów
22	Administrowanie i eksploatowanie obiektów
23	Gospodarka materiałowa
24	Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
25	Ochrona osób i mienia oraz sprawy obronne
26	Zamówienia publiczne
3	FINANSE CENTRALI I ODDZIAŁÓW I ICH OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA
30	Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe
31	Planowanie i realizacja budżetu
32	Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa
33	Obsługa i realizacja funduszy i środków specjalnych
34	Inwentaryzacja
35	Dyscyplina finansowa
4	UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
40	Ubezpieczenie społeczne rolników
41	Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników
42	Ubezpieczenie zdrowotne
43	Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne
44	Akta płatników składek
5	KOORDYNACJA SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
50	Zadania Kasy wynikające z funkcji instytucji łącznikowej, instytucji właściwej
51	Zadania Kasy wynikające z koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego dotyczące spraw indywidualnych
52	Akta dłużnika unijnego
6	ŚWIADCZENIA WYNIKAJĄCE Z UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ORAZ ŚWIADCZENIA W SZCZEGÓLNYM TRYBIE
60	Pieniężne świadczenia krótkoterminowe
61	Pieniężne świadczenia długoterminowe
62	Świadczenia w szczególnym trybie
63	Orzecznictwo lekarskie
64	Windykacja nienależnie pobranych świadczeń
65	Wypłata świadczeń krajowych
7	AKTA ŚWIADCZENIOBIORCÓW DŁUŻNIKÓW
70	Akta emerytalno-rentowe
71	Akta wypadkowe
72	Akta przedłużonych zasiłków chorobowych
73	Akta dłużnika
8	PREWENCJA I REHABILITACJA
80	Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu prewencji i rehabilitacji
81	Prewencja wypadkowa
82	Rehabilitacja lecznicza

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Oznaczenie kategorii archiwalnej

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

w Centrali

w Oddziałach

1

2

3

4

5

6

7

8

0

ZARZĄDZANIE KASĄ

00

Organy i gremia kolegialne

000

Rada Ubezpieczenia Społecznego Rolników

0000

Organizacja Rady Rolników

A

w tym powołania, oświadczenia członków Rady Rolników

0001

Organizacja posiedzeń Rady Rolników, Prezydium, Komisji

A

w tym porządek posiedzeń, listy uczestników, protokoły z załącznikami

0002

Kontrola i ocena działalności Kasy

A

-

informacje, wyjaśnienia

0003

Opiniowanie dokumentów przekazanych do Rady Rolników

A

w tym projektów aktów normatywnych, programów działania i planów finansowych Kasy; uchwały, wnioski, stanowiska, opinie

0004

Inicjatywy i działania podejmowane przez Radę Rolników w sprawach związanych z ubezpieczeniem

A

w tym uchwały, wnioski, korespondencja w sprawie

001

Kolegium Kasy

A

-

002

Komisje, zespoły, grupy robocze (własne i doraźne) Centrali i oddziałów

A

A

003

Udział w obcych komisjach, zespołach, grupach roboczych

A

A

w tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących oraz w komisjach, zespołach i grupach o charakterze międzynarodowym

004

Narady i zebrania pracowników

A

A

inne niż gremia wymienione w klasach 000-003

01

ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KASY

010

Organizacja organów i jednostek nadrzędnych i współdziałających

BE10

BE10

011

Organizacja jednostek organizacyjnych Kasy

0110

Organizacja Centrali

A

BE10

dot. m. in. statutów, regulaminów organizacyjnych, ich zmian, informacji o zmianach w organizacji i w adresach do kontaktu, szczegółowe regulacje wewnętrzne w sferze organizacyjnej, nadawanie numeru NIP, REGON, itp.

0111

Organizacja oddziałów

A

A

jak przy klasie 0110; w tym placówek terenowych

012

Organizacja jednostek nadzorowanych przez Prezesa Kasy

0120

Organizacja zakładów rehabilitacji leczniczej

A

-

dla każdego zakładu można tworzyć zbiory, o których mowa w § 28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej

0121

Nadzór i koordynacja działalności zakładów rehabilitacji leczniczej

BE5

-

w tym plany, sprawozdania (analizy, zestawienia) miesięczne, kwartalne

013

Zintegrowany System Zarządzania

0130

Dokumentacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz jej aktualizacja

A

A

dokumenty systemowe wymagane normami ISO, procedury, instrukcje

0131

Audyt Zintegrowanego Systemu Zarządzania

A

A

dokumentacja dotycząca audytów zewnętrznych i wewnętrznych

0132

Nadzorowanie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania

BE5

BE5

w tym wnioski, sprawozdania, rejestry: incydentów, incydentów związanych z bezpieczeństwem teleinformatycznym, niezgodności działań korygujących, sprawozdania z działań korygująco-zapobiegawczych

0133

Prowadzenie i koordynacja działań w zakresie wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania

BE5

BE5

014

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne

BE10

BE10

w tym m. in. rejestry

015

Zarządzanie bezpieczeństwem informacji oraz informacją publiczną

0150

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz informacją publiczną

A

A

w tym m. in. polityka bezpieczeństwa w zakresie ochrony danych osobowych Kasy, instrukcja zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych w Kasie

0151

Ochrona informacji niejawnych

BE10

BE10

w tym m. in. instrukcje, ewidencja zasobu dokumentów niejawnych, korespondencja prowadzona w sprawach ochrony informacji, zmiana klauzuli tajności

0152

Ochrona danych osobowych

BE10

BE10

w tym rejestr wniosków o udostępnienie danych osobowych

0153

Zgłoszenia zbiorów danych do rejestracji Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych

A

A

0154

Wykazy obszarów przetwarzania danych osobowych

BE10

BE10

0155

Naruszenia ochrony danych osobowych

BE10

BE10

0156

Upoważnianie osób do przetwarzania danych osobowych

BE10

BE10

w tym m. in. ewidencja

0157

Udostępnianie informacji publicznej

BE10

BE10

w tym sprawy ponownego wykorzystania informacji publicznej

0158

Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej

A

A

udostępnianie informacji publicznej w BIP - materiały przekazywane przez biura merytoryczne oraz redakcyjna obsługa BIP; przy czym obsługa techniczna serwisu przy klasie 044

016

Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji jawnych

0160

Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo

A

A

w tym instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja archiwalna, inne instrukcje oraz korespondencja w tych sprawach

0161

Środki do ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji jawnej (w tym przesyłek i pism)

B5

B5

m. in. rejestr przesyłek wpływających i wychodzących

0162

Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

A

A

0163

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe

A

A

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasach 2300 i 261

0164

Ewidencja druków ścisłego zarachowania

B10

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasach 2300 i 261

0165

Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych

A

A

dotyczy dokumentacji przekazywanej między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymi

0166

Niezamawiane oferty wprowadzone do rejestrów przesyłek

Bc

Bc

017

Obsługa kancelaryjna w zakresie informacji niejawnych

0170

Rejestr teczek i urządzeń ewidencyjnych dotyczących informacji niejawnych

A

A

0171

Urządzenia ewidencyjne dla dokumentacji o różnych klauzulach niejawności

BE50

BE50

018

Obsługa archiwów zakładowych Centrali i oddziałów

przy czym sprawy przekazywania archiwum zakładowego w związku ze zmianami organizacyjnymi - por. odpowiednio klasa 0110 i 0111

0180

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwach zakładowych

A

A

przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

0181

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A

A

0182

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

A

0183

Ocena wartości archiwalnej dokumentacji lub prawidłowości jej uporządkowania

A

A

w tym m. in. wnioski, notatki, korespondencja w sprawie

0184

Udostępnianie i wycofywanie dokumentacji w archiwach zakładowych

B5

B5

w tym ewidencja

0185

Kwerendy archiwalne w dokumentacji w archiwach zakładowych

BE5

BE5

w tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kopii, itp.

0186

Skontrum dokumentacji w archiwach zakładowych

A

A

0187

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

A

A

019

Zbiory biblioteczne

0190

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

BE50

BE50

0191

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

BE5

BE5

m. in. zakupy, prenumeraty, dary, wymiana

0192

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5

B5

02

ZBIORY AKTÓW NORMATYWNYCH, LEGISLACJA I OBSŁUGA PRAWNA

020

Ewidencja i zbiory aktów normatywnych

0200

Zbiór aktów prawnych innych podmiotów

BE10

BE10

0201

Zbiór aktów normatywnych Prezesa Kasy

A

A

komplet podpisanych zarządzeń, komunikatów, obwieszczeń oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów grupuje się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu

0202

Zbiór aktów normatywnych dyrektorów oddziałów

A

A

sposób postępowania określono przy klasie 0201

021

Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów prawnych, dokumentów programowych i strategicznych

BE10

BE10

022

Opinie prawne

BE10

BE10

opinie o właściwym zastosowaniu przepisów prawa w konkretnym stanie faktycznym, a także interpretacje przepisów prawa

023

Zbiór umów

BE10

BE10

jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiał źródłowy wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała

024

Prowadzenie spraw sądowych

0240

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami powszechnymi

BE10

BE10

0241

Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

BE10

BE10

03

STRATEGIE, PROGRAMY, PROGNOZY, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ANALIZY DOTYCZĄCE DZIAŁALNOŚCI CENTRALI I ODDZIAŁÓW

030

Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej)

A

A

założenia, wskaźniki, instrukcje, interpretacje, opinie i wyjaśnienia dotyczące sposobu opracowywania strategii, programów, planów, prognoz, analiz i sprawozdawczości opisowej i statystycznej

031

Strategie, programy, plany, prognozy, sprawozdania otrzymane z innych podmiotów

BE5

BE5

przesyłane do wiadomości lub wykorzystania; w tym plany finansowe i sprawozdania finansowe zakładów rehabilitacji leczniczej Kasy

032

Strategie, prognozy i programy własne Kasy

A

A

w tym sprawozdania, raporty z ich realizacji

033

Planowanie i sprawozdawczość

0330

Planowanie i sprawozdawczość na poziomie Kasy

A

A

w tym m. in. program działania Kasy; sprawozdawczość wymagana przepisami

0331

Planowanie i sprawozdawczość na poziomie Centrali

A

A

0332

Planowanie i sprawozdawczość na poziomie oddziału

BE10

BE10

w tym plan działania oddziału oraz sprawozdawczość wymagana przepisami

0333

Planowanie i sprawozdawczość na poziomie komórek organizacyjnych

B5

B5

0334

Planowanie i sprawozdawczość prac indywidualnych

B5

B5

0335

Meldunki i raporty sytuacyjne

BE10

BE10

w tym informacja o podatku dochodowym i składce na NFZ 19 Z

034

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja Kasy

A

A

035

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych jednostek organizacyjnych

A

A

inne niż przy klasach 032-035; publikacje statystyczne GUS

036

Opracowania i informacje z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego

0360

Informacje o rozliczeniach z tytułu składek

B10

B10

0361

Informacje i opracowania z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i ubezpieczenia zdrowotnego

B10

B10

0362

Sprawozdania i informacje dotyczące pomocy publicznej

B10

B10

04

INFORMATYZACJA

040

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Kasy

A

A

w tym polityka bezpieczeństwa informatycznego

041

Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

BE10

042

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

BE10

BE10

043

Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania

0430

Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego

BE5

BE5

0431

Dokumentacja eksploatacyjna systemów informatycznych

BE5

BE5

w tym m.in. instrukcje obsługi, kody źródłowe

0432

Administrowanie siecią i systemami informatycznymi

BE5

BE5

w tym kopie bezpieczeństwa, przeglądu urządzeń informatycznych

0433

Zarządzanie uprawnieniami dostępu do danych i systemów

BE5

BE5

dokumentacja dotyczy każdej osoby tj. historii jej uprawnień. Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień

0434

Zabezpieczenia kryptograficzne systemów i oprogramowania

A

A

044

Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych Centrali i oddziałów

BE10

BE10

045

Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych

BE10

BE10

dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)

05

SKARGI, WNIOSKI, INTERPELACJE I INNE WYSTĄPIENIA

050

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu skarg, wniosków, petycji oraz postulatów i inicjatyw obywateli

A

A

051

Obsługa skarg i wniosków

A

A

w tym ich rejestr

052

Przesyłanie skarg i wniosków do załatwienia według właściwości

BE5

BE5

053

Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie oraz inne wystąpienia

A

A

054

Interpelacje i zapytania

A

A

w tym posłów, senatorów, radnych, rzeczników

055

Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom

B2

B2

dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy

06

DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNA I PROMOCYJNA CENTRALI I ODDZIAŁÓW

060

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne w zakresie informowania i promowania

A

A

061

Patronaty

A

A

062

Kontakty ze środkami masowego przekazu

0620

Informacje własne dla środków masowego przekazu, odpowiedzi prasowe

A

A

w tym między innymi sprostowania

0621

Konferencje prasowe i wywiady

A

A

0622

Monitoring środków masowego przekazu

A

A

w tym wycinki prasowe

063

Działalność informacyjno-promocyjna Kasy

A

A

w tym sprawy związane z prowadzeniem akcji promujących i popularyzujących działania podejmowane przez Kasę, z udziałem w akcjach promocyjnych prowadzonych przez inne podmioty, opracowywanie materiałów promocyjnych

064

Wydawnictwa

0640

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

A

A

na każde wydawnictwo książkowe, broszurowe, czy kolejne numery periodyków zakłada się odrębne teki wydawnicze (akta sprawy), Miesięczna Informacja o Świadczeniach Pieniężnych z Ubezpieczenia Społecznego Rolników, Kwartalna Informacja Statystyczna

0641

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie

B5

B5

065

Materiały fotograficzne lub audiowizualne z wydarzeń, akcji i imprez

A

A

066

Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji

BE5

BE5

inne niż związane z załatwianiem określonej sprawy

067

Kroniki, książki pamiątkowe

A

A

07

WSPÓŁDZIAŁANIE CENTRALI I ODDZIAŁÓW Z INNYMI INSTYTUCJAMI W KRAJU I ZAGRANICĄ

070

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące współdziałania z innymi instytucjami w kraju

A

A

071

Zawieranie umów w zakresie współpracy z innymi podmiotami w kraju i za granicą

A

A

072

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym

A

A

073

Działalność w sprawach zagranicznych

0730

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania w sprawach zagranicznych

A

A

0731

Spotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymi

A

A

0732

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Centrali i oddziałów

BE10

BE10

w tym programy i sprawozdania

0733

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

BE10

BE10

074

Zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

0740

Własne zjazdy, konferencje, seminaria, sympozja, fora

A

A

0741

Udział w obcych zjazdach, konferencjach, seminariach, sympozjach, forach

BE5

BE5

075

Programy i projekty realizowane przez Kasę, współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej

0750

Wyjaśnienia, rekomendacje, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

A

0751

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych

A

A

0752

Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

A

A

08

KONTROLA, AUDYT, KONTROLA ZARZĄDCZA

080

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka dla realizacji zadań

A

A

081

Kontrole i inspekcje

0810

Kontrole zewnętrzne w Kasie

A

A

0811

Kontrole wewnętrzne

A

A

komórka ds. kontroli w Centrali przeprowadza kontrole w Centrali i oddziałach, zakładach rehabilitacji leczniczej Kasy oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy. Komórki ds. kontroli oddziałów przeprowadzają kontrole w oddziałach i podległych placówkach terenowych

0812

Książki kontroli

BE5

BE5

0813

Inspekcje przeprowadzane przez komórki organizacyjne Centrali

BE5

BE5

komórki organizacyjne Centrali przeprowadzają inspekcje w oddziałach, placówkach terenowych, zakładach rehabilitacji leczniczej Kasy

082

Audyt wewnętrzny

0820

Bieżące akta audytu wewnętrznego

A

A

0821

Stałe akta audytu wewnętrznego

A

A

083

Audyt zewnętrzny

A

A

084

Kontrola zarządcza

A

A

w tym oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Kasie, dokumentacja samooceny,

085

Szacowanie i analizowanie ryzyka dla realizacji zadań

A

A

szacowanie ryzyka dla realizacji zadań, dokumentacja analizy ryzyka, planowanie postępowania z ryzykiem

086

Badanie satysfakcji klienta Kasy

BE10

BE10

1

SPRAWY KADROWE

10

REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW KADROWYCH

100

Własne regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

A

A

m. in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe

101

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

BE10

BE10

jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników Kasy to dokumentację kwalifikuje się do kategorii A

102

Opisy i wartościowanie stanowisk pracy

A

A

103

Restrukturyzacja zatrudnienia

A

A

104

Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych

A

A

11

NAWIĄZYWANIE, PRZEBIEG I ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY ORAZ INNYCH FORM ZATRUDNIENIA

110

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B5

B5

korespondencja z kandydatami, dokumentacja dotycząca ogłoszeń o wolnych stanowiskach; przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów

111

Konkursy na stanowiska

BE5

BE5

akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 001

112

Obsługa zatrudnienia

1120

Obsługa zatrudnienia Kierownictwa Kasy

BE10

w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników włącza się do akt osobowych

1121

Obsługa zatrudnienia kierownictwa oddziałów

BE10

BE10

w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników włącza się do akt osobowych

1122

Obsługa zatrudnienia dyrektorów jednostek nadzorowanych przez Prezesa Kasy

BE10

BE10

w tym zakończenia stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych

1123

Obsługa zatrudnienia pracowników Kasy

B5

B5

w tym zakończenie stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników włącza się do akt osobowych

1124

Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników

B5

B5

m. in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

1125

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

-

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 5 lat

1126

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

BE5

BE5

113

Staże, wolontariat, praktyki

1130

Staże zawodowe

BE10

BE10

1131

Wolontariat

BE10

BE10

1132

Praktyki

BE10

BE10

114

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

1140

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

B50

1141

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B5

B5

115

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

1150

Nagrody

B10

B10

1151

Podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały

BE10

BE10

1152

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

BE10

BE10

akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

1153

Karanie

B*)

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

1154

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

116

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

BE10

BE10

117

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

BE20

BE20

między innymi akta postępowań sprawdzających

12

EWIDENCJA OSOBOWA

120

Akta osobowe osób zatrudnionych i powołanych

BE50

BE50

121

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

BE50

BE50

w tym dane systemu teleinformatycznego do obsługi spraw kadrowych

122

Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych

B5

B5

123

Legitymacje służbowe

B5

B5

w tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.

124

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

B5

13

BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

130

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

A

A

131

Działania w zakresie zapobiegania wypadkom, chorobom zawodowym i ryzyku zawodowemu w miejscu pracy

A

A

132

Wypadki

1320

Wypadki przy pracy

BE10

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

1321

Wypadki w drodze do pracy i z pracy

BE10

BE10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A

133

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

1330

Warunki szkodliwe

BE10

BE10

1331

Rejestr warunków szkodliwych

B40

B40

1332

Choroby zawodowe

BE10

BE10

14

DYSCYPLINA PRACY

140

Czas pracy

1400

Dowody obecności w pracy

B3

B3

1401

Absencje w pracy

B3

B3

1402

Rozliczenia czasu pracy

B5

B5

1403

Delegacje służbowe

B3

B3

w tym ich ewidencja

1404

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

B3

1405

Praca w godzinach nadliczbowych

B5

B5

141

Urlopy osób zatrudnionych

1410

Urlopy wypoczynkowe

B5

B5

1411

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, itp.

B5

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

1412

Urlopy bezpłatne

B5

B5

przy czym akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

142

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych

B5

B5

15

SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE OSÓB ZATRUDNIONYCH

150

Ustalanie ścieżek rozwoju zawodowego dla osób zatrudnionych

BE10

BE10

151

Programy oraz zasady szkolenia i doskonalenia zawodowego

A

A

152

Szkolenia organizowane we własnym zakresie dla osób zatrudnionych w Centrali i oddziałach

BE10

BE10

w tym przy pomocy jednostek zewnętrznych; współudział w organizacji szkoleń dla zakładów rehabilitacji leczniczej KRUS

153

Dokształcanie pracowników

B5

B5

studia, szkolenia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

16

SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE ORAZ UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE I OPIEKA ZDROWOTNA

160

Sprawy socjalno-bytowe

1600

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

BE5

BE5

1601

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

B5

1602

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

BE5

BE5

1603

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

BE5

BE5

1604

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

B5

161

Ubezpieczenia społeczne

1610

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

B10

1611

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B10

B10

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

1612

Legitymacje ubezpieczeniowe

B5

B5

1613

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

B5

1614

Emerytury i renty

B10

B10

1615

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.

B10

B10

162

Opieka zdrowotna

1620

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

BE10

BE10

1621

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

B10

zaświadczenia lekarskie pracowników przechowuje się w aktach, pisma dotyczące współpracy ze służbą zdrowia oraz do kierujących komórkami organizacyjnymi w zakresie przeciwskazań przy pracy dla pracowników, dokumentacja związana z refundacją zakupu okularów korygujących wzrok do pracy przy monitorach

2

ŚRODKI RZECZOWE I SPRAWY ADMINISTROWANIA

20

REGULACJE ORAZ WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE, AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU SPRAW ADMINISTROWANIA I ŚRODKÓW RZECZOWYCH

200

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach administrowania i środków rzeczowych

A

A

201

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych

BE10

BE10

21

INWESTYCJE I REMONTY W OBIEKTACH CENTRALI I ODDZIAŁÓW

BE5

BE5

dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A

22

ADMINISTROWANIE I EKSPLOATOWANIE OBIEKTÓW

220

Stan prawny nieruchomości

A

A

221

Udostępnianie lub oddawanie w najem, dzierżawę albo użyczenie nieruchomości własnych lub ich części innym podmiotom

B5

B5

222

Najmowanie, dzierżawa albo użyczenie nieruchomości od innych podmiotów na potrzeby własne

B5

B5

223

Konserwacja i eksploatacja nieruchomości przez Centralę i oddziały

2230

Przygotowanie i realizacja remontów bieżących budynków, lokali i pomieszczeń

B5

B5

2231

Dokumentacja techniczna prac remontowych

BE5

BE5

2232

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

B5

korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania, utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie, itp.

224

Podatki i opłaty publiczne

B10

B10

225

Gospodarowanie terenami wokół obiektów

B5

B5

tereny zielone itp.

23

GOSPODARKA MATERIAŁOWA

230

Zaopatrzenie

2300

Zaopatrzenie materiałowe

B5

B5

zapotrzebowania, zamówienia, zapytania, potwierdzenia, korespondencja, reklamacje; dla każdego zlecenia można tworzyć zbiory, o których mowa w § 28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej

2301

Zamawianie pieczątek i pieczęci urzędowych

B10

B10

231

Gospodarka środkami rzeczowymi

2310

Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych

B5

B5

dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia

2311

Obsługa wypożyczania i wywozu środków rzeczowych

B5

B5

w tym przepustki zwrotne i bezzwrotne

2312

Gospodarka narzędziami

B5

B5

jak przy klasie 2311

2313

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

B10

2314

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

B10

dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka

2315

Konserwacja i remonty środków trwałych

B5

B5

2316

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych

BE5

BE5

opisy techniczne, instrukcje obsługi. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji urządzenia

232

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B5

B5

233

Gospodarka drukami

B5

B5

formularze używane w Kasie

24

TRANSPORT, ŁĄCZNOŚĆ, INFRASTRUKTURA INFORMATYCZNA I TELEKOMUNIKACYJNA

240

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

B5

241

Ewidencja środków transportu

B5

B5

242

Eksploatacja własnych środków transportowych

B5

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni

243

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

244

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej

BE10

BE10

25

OCHRONA OSÓB I MIENIA ORAZ SPRAWY OBRONNE

250

Strzeżenie mienia

BE10

BE10

plany ochrony obiektów, umowy z firmami ochroniarskimi, przepustki, karty magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych, upoważnienia. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej planu

251

Ubezpieczenia majątkowe

B10

B10

m. in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się oda daty wygaśnięcia umowy

252

Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe

BE10

BE10

253

Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe

2530

Programowanie, planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności

A

A

2531

Realizacja zadań z zakresu obronności

B10

B10

2532

Zarządzanie kryzysowe

A

A

26

ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

260

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych

A

A

261

Dokumentacja zamówień publicznych

B5

B5

postępowania podlegające procedurom przetargowym

262

Dokumentacja zamówień publicznych finansowanych ze środków UE

B5

B5

3

FINANSE CENTRALI I ODDZIAŁÓW I ICH OBSŁUGA FINANSOWO-KSIĘGOWA

30

REGULACJE I ZASADY EKONOMICZNO-FINANSOWE

300

Polityka rachunkowości i plany kont

A

A

w tym jej projekty, uzgodnienia

301

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych, rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

A

A

31

PLANOWANIE I REALIZACJA BUDŻETU

w tym państwowe fundusze celowe

310

Planowanie budżetu

3100

Fundusz emerytalno-rentowy

A

A

w tym wieloletnia prognoza finansowa, przygotowanie budżetu, budżet i jego zmiany, analizowanie i weryfikowanie planów finansowych

3101

Fundusz prewencji i rehabilitacji

A

A

jak przy klasie 3100

3102

Fundusz administracyjny

A

A

jak przy klasie 3100

3103

Pozostałe wydatki Kasy

A

A

jak przy klasie 3100

311

Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany

3110

Fundusz emerytalno-rentowy

BE5

BE5

w tym wieloletnia prognoza finansowa, przygotowanie budżetu, budżet i jego zmiany, analizowanie i weryfikowanie planów finansowych

3111

Fundusz prewencji i rehabilitacji

BE5

BE5

jak przy klasie 3110

3112

Fundusz administracyjny

BE5

BE5

jak przy klasie 3110

3113

Pozostałe wydatki Kasy

BE5

BE5

jak przy klasie 3110

312

Realizacja budżetu

3120

Plan finansowy budżetu

A

A

3121

Przekazywanie środków finansowych do jednostek podległych

B5

B5

3122

Rozliczanie dochodów, wydatków, subwencji i dotacji

B5

B5

3123

Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, dotacji i subwencji

B5

B5

3124

Sprawozdania z wykonania budżetu oraz sprawozdania o stanie należności i zobowiązań

BE5

BE5

w tym sprawozdania z funduszu administracyjnego, funduszu prewencji i rehabilitacji i funduszu emerytalno-rentowego; Rb-23, Rb-27, Rb-28, fundusz motywacyjny, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

3125

Sprawozdania roczne - bilans i analizy z wykonania budżetu

A

A

3126

Rewizja budżetu i jego bilansu

A

A

3127

Realizacja budżetów komórek organizacyjnych

BE10

BE10

3128

Sprawozdania z wykonania budżetu w układzie zadaniowym

BE5

BE5

np.: RB-BZ1, RB-BZ2

3129

Pozostałe sprawozdania

BE5

BE5

313

Finansowanie i kredytowanie

3130

Finansowanie działalności Centrali

B5

B5

środki z MF

3131

Finansowanie działalności Oddziałów

B5

B5

zapotrzebowania z OR

3132

Finansowanie funduszy celowych

B5

B5

dla każdego funduszu (fundusz emerytalno-rentowy (FER), fundusz prewencji i rehabilitacji (FPiR), fundusz administracyjny (FA) można tworzyć zbiory, o których mowa w § 28 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej; w tym sprawozdania RB 33, Rb-40 które zawierają wykonanie planu finansowego FER, FPiR, FA

3133

Finansowanie inwestycji

BE5

BE5

3134

Finansowanie remontów

B5

B5

3135

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

B5

umowy z NBP, BGK

3136

Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych, w tym Unii Europejskiej

B*)

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych regulacji i umów, w innym przypadku wynosi co najmniej 5 lat

3137

Gospodarka pozabudżetowa

B5

B5

314

Egzekucja i windykacja

3140

Egzekucja należności pieniężnych

B5

B5

3141

Egzekucja administracyjna

B5

B5

3142

Windykacja należności

B5

B5

32

RACHUNKOWOŚĆ KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA

320

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

3200

Obrót gotówkowy

B5

B5

plany i raporty kasowe (nie stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

B5

wyciągi bankowe, przelewy

3202

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

B5

321

Księgowość

3210

Dowody księgowe

B5

B10

np.: faktury własne, obce, polecenia księgowania, wyciągi bankowe, PZ, RW, WZ, MM, ZW, dowody wpłat, dyspozycja przelewu, noty

3211

Dokumentacja księgowa

B5

B5

rejestry, karty kontowe, zestawienia, kontrolka obrotów, rozliczenia obrotów

3212

Rozliczenia

B5

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty, PFRON

3213

Księgi rachunkowe - ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

B5

m.in. dziennik, księga główna, księgi pomocnicze

3214

Uzgadnianie sald

B5

B5

3215

Kontrole i rewizje kasy

B5

B5

3216

Zabezpieczenia, poręczenia

B5

B5

3217

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

B5

3218

Podatek VAT

B5

B5

deklaracje VAT, zestawienia zbiorcze, rejestry sprzedaży dot. podatku VAT

322

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

3220

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

B5

materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii, dodatków i potrąceń z płac (podatki, składki, pożyczki itp.)

3221

Listy płac pracowników Kasy

B50

B50

imienne karty zbiorcze płac, w tym listy płac z funduszu motywacyjnego, zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, karty zasiłkowe, listy płac z ZFSS, listy płac za ekwiwalent za pranie, dofinansowanie na zakup okularów

3222

Kartoteki wynagrodzeń

B50

B50

3223

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

B5

3224

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

B50

3225

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

B50

3226

Dokumentacja wynagrodzeń Rady Rolników

B50

-

listy płac, karty podatkowe osób

33

OBSŁUGA I REALIZACJA FUNDUSZY I ŚRODKÓW SPECJALNYCH

B5

B5

34

INWENTARYZACJA

340

Wycena i przecena

B10

B10

341

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

B5

35

DYSCYPLINA FINANSOWA

350

Interwencje Głównego Księgowego

A

A

351

Inne sprawy nadzoru finansowego

BE5

BE5

4

UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW I UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

40

UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW

400

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników

A

A

w tym projekty wewnętrznych aktów prawnych. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wydania wyjaśnienia, opinii, wewnętrznego aktu prawnego.

401

Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników i wymiaru składek

B5

B5

w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do teczek zbiorczych klasa 440

402

Ustalanie ubezpieczenia społecznego rolników i wymiaru składek

B5

B50

jak przy klasie 401

403

Potwierdzanie / poświadczanie podlegania ubezpieczeniu społecznemu rolników/opłacenia składek

B5

B5

jak przy klasie 401

404

Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów z zakresu ubezpieczenia społecznego rolników

BE5

B50

jak przy klasie 401

41

ROZLICZENIA Z TYTUŁU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE SPOŁECZNE ROLNIKÓW

410

Wyjaśnienia i informacje w

B5

B5

jak przy klasie 401

sprawach indywidualnych z zakresu rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników

411

Ulgi i umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników oraz odpisy z tytułu przedawnienia składek

B10

B10

jak przy klasie 401

412

Przymusowe dochodzenie należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie społeczne rolników

B5

B5

jak przy klasie 401

413

Nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników

B5

B10

jak przy klasie 401

42

UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

420

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego

A

A

w tym projekty wewnętrznych aktów prawnych

421

Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego i wymiaru składek

B5

B5

w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do teczek zbiorczych klasa 441

422

Ustalanie ubezpieczenia zdrowotnego i wymiaru składek

B5

B50

jak przy klasie 421

423

Potwierdzanie okresów podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i opłaconych składkach

B5

B5

jak przy klasie 421

424

Wydawanie indywidualnych interpretacji przepisów z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego

BE5

B50

jak przy klasie 421

43

ROZLICZENIA Z TYTUŁU SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

430

Wyjaśnienia i informacje, w sprawach indywidualnych z zakresu rozliczeń z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne

B5

B5

jak przy klasie 421

431

Ulgi i umorzenia należności z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz odpisy z tytułu przedawnienia składek

B10

B10

jak przy klasie 421

432

Przymusowe dochodzenie

B5

B5

jak przy klasie 421

należności z tytułu nieopłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne

433

Nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne

B5

B10

jak przy klasie 421

44

AKTA PŁATNIKÓW SKŁADEK

440

Teczki zbiorcze akt płatnika składek na ubezpieczenie społeczne rolników

-

B50

w oddziałach i placówkach terenowych, prowadzi się teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych w szczególności przy klasach 401, 402, 403, 404, 410, 411, 412, 413, 510, 511, 512, 513. Okres przechowywania w oddziałach i placówkach terenowych akt płatnika liczy się od daty ustalenia ostatniej w kolejności ubezpieczonej osobie w danej teczce prawa do emerytury lub renty

441

Teczki zbiorcze akt płatnika składek na ubezpieczenie zdrowotne

-

B50

w oddziałach i placówkach terenowych, prowadzi się teczkę zbiorczą na akta spraw zarejestrowanych w szczególności przy klasach 421, 422, 423, 424, 430, 431, 432, 433, 510, 511, 512, 513. Okres przechowywania w oddziałach i placówkach terenowych akt płatnika liczy się od

daty ustalenia ubezpieczenia zdrowotnego lub od końca roku następującego po roku, w którym zakończono sprawy sporne z zakresu ubezpieczenia zdrowotnego

442

Pomoce ewidencyjne

BE10

BE50

rejestry decyzji wydawanych dla poszczególnych grup spraw

5

KOORDYNACJA SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

50

ZADANIA KASY WYNIKAJĄCE Z FUNKCJI INSTYTUCJI ŁĄCZNIKOWEJ, INSTYTUCJI WŁAŚCIWEJ

500

Współpraca Kasy z ministrem właściwym do spraw zabezpieczenia społecznego wykonującym zadania władzy właściwej w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz z innymi ministerstwami

A

-

korespondencja właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Centrali

501

Współpraca z polskimi i zagranicznymi instytucjami łącznikowymi i instytucjami właściwymi w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

A

B10

w tym m. in. korespondencja z polskimi i zagranicznymi instytucjami w sprawach stosowania przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, opracowywanie nowych i zmienionych formularzy,

dokumentacja z rozmów roboczych instytucji łącznikowych/ właściwych; nie dotyczy współpracy z oddziałami jako instytucjami właściwymi do załatwiania indywidualnych spraw na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

502

Wyjaśnienia w sprawach z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

A

w tym m. in. procedury wykonawcze, wyjaśnienia i wskazówki opracowywane przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Centrali

51

ZADANIA KASY WYNIKAJĄCE Z KOORDYNACJI SYSTEMÓW ZABEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO DOTYCZĄCE SPRAW INDYWIDUALNYCH

510

Wyjaśnienia i informacje w sprawach indywidualnych z zakresu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

B5

B5

w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw osób figurujących w ewidencji ubezpieczonych odkładane są do teczek zbiorczych klasa 440, 441, akta spraw świadczeniobiorców odkładane są do

teczek zbiorczych

511

Zaświadczenia o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej

B5

B10

jak przy klasie 510

512

Wymiana informacji i innych danych z zagranicznymi instytucjami właściwymi i łącznikowymi

B5

B10

wymiana informacji z wykorzystaniem papierowych formularzy E oraz standardowych dokumentów elektronicznych (SED), jak przy klasie 510

513

Obsługa spraw unijnych z zakresu odzyskiwania należności w związku z zadaniami powierzonymi Kasie do realizacji

B5

B10

w przypadku spraw związanych z odzyskiwaniem należności innego państwa członkowskiego, dokumentacja podlega zgromadzeniu w aktach dłużnika unijnego w oddziale wyznaczonym do realizacji tego zadania

514

Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

5140

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich

5141

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych

5142

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków

chorobowych w przedłużonym okresie; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

5143

Ustalanie uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

5144

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych; w przypadku oddziałów akta spraw dotyczących zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych

5145

Nadpłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

B5

B15

za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń; w przypadku oddziałów akta spraw dotyczących

jednorazowych odszkodowań, zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie oraz zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych

515

Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń

B5

B50

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalania uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

516

Nadpłata świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń

B5

B50

za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

517

Dokumentacja orzeczniczo-lekarska stanowiąca podstawę wydania opinii i orzeczeń lekarskich

B5

B5

w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do teczek zbiorczych

518

Wypłata świadczeń zagranicznych

5180

Wypłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

-

B5

przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210

5181

Wypłata świadczeń długoterminowych

B5

przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210

52

AKTA DŁUŻNIKA UNIJNEGO

-

B10

6

ŚWIADCZENIA WYNIKAJĄCE Z UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ORAZ ŚWIADCZENIA W SZCZEGÓLNYM TRYBIE

60

Pieniężne świadczenia krótkoterminowe

600

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

A

A

w tym m. in. dokumentacja dotycząca sporządzania wewnętrznych aktów prawnych, poleceń, wytycznych i wyjaśnień oraz współpracy z organami władzy państwowej i administracyjnej, współpracy z innymi organami rentowymi. Za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę wydania wyjaśnienia, opinii, wewnętrznego aktu prawnego

601

Wyjaśnienia w sprawach indywidualnych z zakresu świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

B5

B5

w tym m.in. sprawy dotyczące warunków przyznawania świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych, współpraca z innymi organami rentowymi

602

Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

6020

Ustalanie uprawnień i wysokości

B5

B15

w tym m. in.

zasiłków macierzyńskich

dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków macierzyńskich

6021

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych

6022

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

6023

Ustalanie uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości jednorazowych odszkodowań; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

6024

Ustalanie uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych

B5

B15

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalenia uprawnień i wysokości zasiłków pogrzebowych; w przypadku oddziałów akta spraw dotyczących zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin

odkładane są do teczek zbiorczych

603

Nadpłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

B5

B15

za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń; w przypadku oddziałów akta spraw dotyczących jednorazowych odszkodowań, zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie oraz zasiłków pogrzebowych po emerytach, rencistach oraz członkach ich rodzin odkładane są do teczek zbiorczych

61

Pieniężne świadczenia długoterminowe

610

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu świadczeń długoterminowych oraz świadczeń w szczególnym trybie i świadczeń zleconych

A

A

w tym m. in. dokumentacja dotycząca sporządzania wewnętrznych aktów prawnych, poleceń wytycznych i wyjaśnień oraz współpracy z organami władzy państwowej i administracyjnej, współpracy z innymi organami rentowymi. Za datę zakończenia sprawy przyjmuj się datę

wydania wyjaśnienia, opinii, wewnętrznego aktu prawnego.

611

Wyjaśnienia w sprawach indywidualnych z zakresu świadczeń długoterminowych i świadczeń w szczególnym trybie oraz świadczeń zleconych

B5

B5

w tym m. in. sprawy dotyczące warunków przyznawania świadczeń długoterminowych, współpraca z innymi organami rentowymi

612

Ustalanie uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń

B5

B50

w tym m. in. dokumentacja dotycząca ustalania uprawnień i wysokości świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń; w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

613

Nadpłata świadczeń długoterminowych i dodatków do tych świadczeń

B5

B50

za datę zakończenia sprawy przyjmuje się datę całkowitego uregulowania zadłużenia, umorzenia albo odstąpienia od dochodzenia zwrotu nienależnie pobranych świadczeń w przypadku oddziałów akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

62

Świadczenia w szczególnym trybie

620

Świadczenia przyznawane przez Prezesa Kasy w drodze wyjątku

B15

B15

w przypadku oddziałów akta tych spraw odkłada się do teczek zbiorczych

621

Świadczenie dla osób które ukończyły 100 lat

B5

B5

w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do

teczek zbiorczych

622

Emerytury i renty specjalne przyznane przez Prezesa Rady Ministrów

B5

B5

w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do teczek zbiorczych

63

Orzecznictwo lekarskie

630

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne o charakterze ogólnym dotyczące zagadnień z zakresu orzecznictwa lekarskiego

A

A

631

Orzecznictwo dla celów świadczeń z ubezpieczenia społecznego

6310

Dokumentacja orzeczniczo-lekarska stanowiąca podstawę wydania opinii i orzeczeń lekarskich

B5

B5

Okres przechowywania liczy się od śmierci ubezpieczonego. Wskazanym jest przekwalifikowanie przykładowych akt spraw dla każdego roku kalendarzowego do kategorii A; w przypadku oddziałów akta spraw dotyczące świadczeń długoterminowych, jednorazowych odszkodowań oraz zasiłków chorobowych w przedłużonym okresie odkładane są do teczek zbiorczych

6311

Sprawy indywidualne rozpatrywane w ramach zwierzchniego nadzoru Prezesa Kasy nad orzecznictwem lekarskim sprawowanym przez Naczelnego Lekarza Kasy

BE3

BE3

w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do teczek zbiorczych

6312

Kontrole prawidłowości orzekania

BE5

BE5

w przypadku oddziałów akta spraw odkłada się do teczek zbiorczych

64

Windykacja nienależnie pobranych świadczeń

640

Wyjaśnienia, opinie, akty prawne

A

A

w tym m. in.

dotyczące zagadnień z zakresu windykacji nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń

informacje, wyjaśnienia, wytyczne, interpretacje przepisów prawnych dotyczące windykacji nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń

641

Dochodzenie nienależnie lub bezpodstawnie pobranych świadczeń

B5

B5

w tym m. in. dokumentacja dotycząca zabezpieczeń należności i ulg w spłacie należności; wszelka korespondencja z dłużnikiem dotycząca prowadzonej windykacji w oddziałach stanowi część akt dłużnika

65

Wypłata świadczeń krajowych

650

Wypłata świadczeń krótkoterminowych i zasiłków pogrzebowych

-

B5

przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210

651

Wypłata świadczeń długoterminowych

-

B5

przy czym dokumentacja finansowa w klasie 3210

7

AKTA ŚWIADCZENIOBIORCÓW I DŁUŻNIKÓW

70

Akta emerytalno-rentowe

-

BE50

Okres przechowywania liczy się od początku roku następnego od daty zgonu

71

Akta wypadkowe

-

BE50

jeśli są wytworzone akta emerytalno-rentowe, to dokumentacja z tej klasy stanowi ich integralną część. Okres

przechowywania liczy się od początku roku następnego od daty zgonu

72

Akta przedłużonych zasiłków chorobowych

-

B15

73

Akta dłużnika

-

B5

8

PREWENCJA I REHABILITACJA

80

WYJAŚNIENIA, INTERPRETACJE, OPINIE ORAZ AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE ZAGADNIEŃ Z ZAKRESU PREWENCJI I REHABILITACJI

A

A

81

PREWENCJA WYPADKOWA

810

Postępowanie powypadkowe - przyczyny i okoliczności wypadków i chorób zawodowych

B3

B15

w oddziałach i placówkach terenowych akta spraw odkładane są do teczek zbiorczych

811

Szkolenia rolników

B5

B5

dokumentacja szkoleń z zakresu BHP w gospodarstwie rolnym

812

Prewencja pozaszkoleniowa

B5

B5

dokumentacja dotycząca konkursów, pokazów, udziału w imprezach masowych, targach, wystawach itp.

813

Przyznawanie Znaku bezpieczeństwa Kasy i wyrób zwiększający bezpieczeństwo pracy w gospodarstwie rolnym

B50

B3

decyzje przyznające, wykazy, wnioski producentów, wyniki badań

814

Postępowanie prewencyjne i regresowe wobec producentów sprzętu rolniczego

B10

B10

wnioski o wdrożenie postępowania, ekspertyzy, wystąpienia do producentów

82

REHABILITACJA LECZNICZA

820

Postępowanie dotyczące kierowania na rehabilitacje leczniczą

B5

B5

dokumentacja dotycząca rehabilitacji leczniczej, w tym: rehabilitacja wielokrotna, skrócenie okresu karencji, skierowanie dziecka wraz z opiekunem

821

Turnusy rehabilitacyjne dla dzieci rolników

B5

B5

822

Rozpatrywanie spraw indywidualnych związanych z kierowaniem na rehabilitację leczniczą

B3

B3

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH W KASIE ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

SPIS TREŚCI

		Numer strony
Rozdział 1	Przepisy ogólne	3
Rozdział 2	Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego	4
Rozdział 3	Obsada archiwum zakładowego	5
Rozdział 4	Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego	6
Rozdział 5	Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego	7
Rozdział 6	Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji	7
Rozdział 7	Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym	9
Rozdział 8	Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	10
Rozdział 9	Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego	11
Rozdział 10	Wydzielanie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	12
Rozdział 11	Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego	13
Rozdział 12	Sprawozdawczość archiwum zakładowego	13

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zwana dalej "instrukcją archiwalną" określa organizację, zadania i zakres działania archiwów zakładowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Centralą" oraz w oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanych dalej "oddziałami" oraz postępowanie w tych archiwach zakładowych z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

2) archiwum zakładowe - odpowiednio archiwum zakładowe Centrali lub archiwum zakładowe oddziału;

3) Dyrektor oddziału - Dyrektora oddziału lub upoważnioną przez niego osobę:

4) Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.);

5) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

6) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań oraz kierownika placówki terenowej;

7) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Centrali lub oddziału wymienioną w regulaminie organizacyjnym Centrali lub oddziału np. biuro, zespół, wydział, referat, stanowisko pracy, placówka terenowa;

8) Prezes Kasy - Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub upoważnioną przez niego osobę;

9) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD;

10) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych;

11) system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynność kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

12) teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw w postaci nieelektronicznej, objętych tą samą klasą ustaloną jednolitym rzeczowym wykazem akt, jak również teczkę obejmującą akta jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą;

13) właściwe miejscowo archiwum państwowe - archiwum państwowe właściwe miejscowo ze względu na siedzibę Centrali lub oddziału.

§  3. 

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w nim przechowywana musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "wykazem akt", obowiązujący w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba, że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§  4. 

1. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do obsługi dokumentacji stanowiącej wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:

1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) są zabezpieczone przed utratą przez co najmniej sporządzenie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się tak aby stale dysponować nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania, określone w ust. 2, uważa się za spełnione, jeśli dla Centrali lub oddziału został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polskimi Normami PN-ISO/IEC 27001 oraz PN ISO/IEC 17799.

Rozdział  2

Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

§  5. 

1. W Centrali działa jedno archiwum zakładowe.

2. W każdym z oddziałów działa odrębne archiwum zakładowe.

3. W archiwum zakładowym każdego z oddziałów prowadzona jest jedna ewidencja dla całego zasobu, bez względu na miejsce jego przechowywania.

4. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

§  6. 

1. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

7) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

8) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego miejscowo archiwum państwowego;

9) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

10) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją;

11) prowadzenie ewidencji wyników pomiaru wilgotności i temperatury w pomieszczeniach archiwum zakładowego niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD czy w postaci nieelektronicznej.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  7. 

1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.

2. Do obowiązków archiwisty, poza czynnościami wymienionymi w § 6 należy:

1) sporządzanie do dnia 31 marca każdego roku harmonogramu zdawania dokumentacji archiwalnej (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) do archiwum zakładowego oraz sprawozdania z rocznej jego działalności;

2) ścisła współpraca i konsultacje z pracownikami komórek organizacyjnych, odpowiedzialnymi za kompletowanie i porządkowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

3) utrzymywanie ścisłych kontaktów z właściwym miejscowo archiwum państwowym dotyczących prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego.

3. Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

4. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów wyznacza się spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

§  8. 

1. Archiwista musi posiadać co najmniej wykształcenie średnie i przeszkolenie archiwalne (co najmniej kurs archiwalny I stopnia) lub ukończoną specjalizację archiwalną.

2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Centrali lub oddziale.

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartuchy, rękawiczki lateksowe, maseczki z filtrem, itp.).

4. Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.

§ 9. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, w przypadku gdy był on tylko jeden lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego, gdy było co najmniej dwóch archiwistów, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej, odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

§  10. 

1. Na lokal archiwum zakładowego składają się magazyny oraz pomieszczenia umożliwiające pracę archiwiście i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

2. Pomieszczenia stanowiące magazyny archiwum zakładowego powinny zabezpieczać przechowywaną w nich dokumentację w postaci nieelektronicznej przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności pomieszczenia te powinny:

1) być usytuowane na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów;

2) być suche, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem poprzez co najmniej wzmocnione drzwi, z minimum dwoma zamkami, w tym jeden o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu. W przypadku zabezpieczenia drzwi w zamki elektroniczne nie jest wymagane ich plombowanie;

5) być zabezpieczone przed pożarem poprzez co najmniej system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych poprzez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  11. 

1. Pomieszczenia stanowiące magazyny archiwum zakładowego wyposaża się w:

1) ponumerowane szafy, regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;

4) podręczny sprzęt gaśniczy;

5) schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.

2. Numerowanie szaf, regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej szafom, regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie szafy, regału.

3. W pomieszczeniach stanowiących magazyny archiwum zakładowego:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);

6) należy utrzymywać odpowiednie warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu;

8) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§  12. 

1. Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

2. Po zakończeniu pracy, pomieszczenia archiwum zakładowego zamyka się i zabezpiecza w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieupoważnionym.

Rozdział  5

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  13. 

1. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację w postaci nieelektronicznej oraz dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, ze składu informatycznych nośników danych, do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą harmonogramu.

§  14. 

1. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w instrukcji kancelaryjnej, zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, jak również kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za archiwum zakładowe.

Rozdział  6

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 15. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku, gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1, archiwista kolejno:

1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) pełną nazwę Centrali lub oddziału i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest to inna niż nazwa Centrali lub oddziału i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

3) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego

4) na każdą teczkę aktową nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi się skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 16 ust. 1.

§  16. 

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 ust. 1.

§  17. 

1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, o których mowa w instrukcji kancelaryjnej i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii bezpieczeństwa dotyczy nośnika, o którym mowa w § 20 ust. 4, instrukcji kancelaryjnej, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę.

§ 18. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez Centralę lub oddział do realizacji zadań publicznych;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą archiwalną".

§ 19. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) akta osobowe;

3) listy płac;

4) dokumentację techniczną;

5) dokumentację ze składu chronologicznego;

6) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§  20. 

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Archiwista poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym.

§ 21. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialny za archiwum zakładowe w Centrali, a w oddziale Dyrektor oddziału powiadamia także właściwe miejscowo archiwum państwowe.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 22. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  23. 

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za archiwum zakładowe w Centrali, a w oddziale Dyrektora oddziału lub na wniosek dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego, komisja skontrowa, składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala w Centrali Prezes Kasy, a w oddziale Dyrektor oddziału.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać, co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 24. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 25. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem miejscowo właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 26. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  27. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się przez:

1) umożliwienie wglądu do niej na miejscu w archiwum zakładowym;

2) wypożyczenie;

3) wykonanie jej kopii, w tym kopii uwierzytelnionych;

4) przekazanie informacji o zawartości dokumentacji.

2. Wypożyczając lub udostępniając oryginalną dokumentację poza siedzibę Centrali lub oddziału można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§ 28. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującą ją komórkę organizacyjną oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§  29. 

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, poprzez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

c) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza Centrali lub oddziału:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Centrali lub oddziału jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje odpowiednio Prezes Kasy lub Dyrektor oddziału.

3. Do udostępniania dokumentacji osobom spoza Centrali lub oddziału jest wymagane zezwolenie odpowiednio Prezesa Kasy lub Dyrektora oddziału.

4. W systemie EZD prowadzi się rejestry wniosków, o których mowa w ust. 1.

§  30. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnych lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.

§  31. 

1. Archiwista sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza, co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu odpowiednio Prezes Kasy lub Dyrektor oddziału lub osoba przez niego upoważniona zarządza postępowanie wyjaśniające.

§ 32. Archiwista odnotowuje każde udostępnienie i wypożyczenie dokumentacji z podaniem daty od kiedy nastąpiło udostępnienie, wypożyczenie lub nadania uprawnień oraz daty zwrotu do archiwum zakładowego lub odebrania uprawnień.

Rozdział  9

Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 33. W przypadku wznowienia w komórce organizacyjnej sprawy, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki.

§  34. 

1. Wycofanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze wniosku o wycofanie do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofywana dokumentacja;

2) sporządzeniu wniosku wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego zawierającego:

a) datę wycofania,

b) numer wniosku,

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji w postaci nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej wniosek podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.

3. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku, o którym mowa w § 33.

4. Wniosek, o którym mowa w § 33, składa się w postaci elektronicznej.

5. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w § 33.

§  35. 

1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu kierownikowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku, o którym mowa w § 33.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  10

Wydzielanie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  36. 

1. Raz w roku brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1 archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Prezes Kasy lub Dyrektor oddziału.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu odpowiednio przez Prezesa Kasy lub Dyrektora oddziału.

§ 37. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy archiwalnej.

§ 38. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe miejscowo archiwum państwowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

3) spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, o których mowa w § 15 pkt 1.

§ 39. W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  40. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego

§ 41. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego następuje na podstawie przepisów art. 5 ustawy archiwalnej oraz przepisów wydanych na ich podstawie.

§ 42. W systemie EZD, przekazując do właściwego miejscowo archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

§  43. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego miejscowo archiwum państwowego jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  44. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane odpowiednio w Centrali Prezesowi Kasy a w oddziale Dyrektorowi oddziału oraz dyrektorowi właściwego miejscowo archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię i nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej;

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3-7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nie tworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Załącznik

Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	maks		min.	maks
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5