Dziennik resortowy

Dz.Urz.MSZ.2013.3

| Akt utracił moc
Wersja od: 15 lutego 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 3
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH1)
z dnia 15 lutego 2013 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:
§  1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych:
1) "Instrukcję Kancelaryjną";
2) "Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne";
3) "Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych";
4) "Instrukcję Archiwalną".
§  2.
1. Instrukcja Kancelaryjna stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia, określa proces obiegu dokumentów począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji jawnej wewnątrz jednostki organizacyjnej do momentu jej uznania za część dokumentacji Archiwum MSZ.
2. Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD).
3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, określonego w ust. 2, poprzez określenie symboli klasyfikacyjnych z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, dla których ustanawia się odrębny sposób dokumentowania spraw.
4. Do zakończenia wdrażania systemu EOD w Ministerstwie i placówkach zagranicznych, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją upoważniony jest do wydawania wytycznych określających proces obiegu i gromadzenia dokumentów w formie tradycyjnej.
§  3.
1. Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia, określa symbole literowe dla placówek zagranicznych, które stosuje się do oznaczania spraw.
2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych oraz z Biurem Dyrektora Generalnego, po uzyskaniu akceptacji dyrektora generalnego służby zagranicznej, aktualizuje wykaz, o którym mowa w ust. 1.
§  4.
1. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz służy do grupowania dokumentacji nie tworzącej akt spraw, zarówno w przypadku dokumentacji zawierającej informacje jawne i niejawne.
2. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§  5. Instrukcja Archiwalna, stanowiąca załącznik nr 4 do Zarządzenia, określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych przekazywaną do Archiwum MSZ.
§  6.
1. W przypadku spraw niezakończonych, powstałych i zgromadzonych w Ministerstwie i placówkach zagranicznych przed dniem wejścia w życie Zarządzenia, sprawy należy zakończyć w prowadzonych dotychczas rejestrach i założyć pod nowym numerem sprawy w systemie EOD. W rejestrach spraw czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje się poprzedni oraz nowy znak sprawy w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw.
2. W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w nowym jednolitym rzeczowym wykazie akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.
3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została w Ministerstwie i placówkach zagranicznych zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.
§  7. Traci moc:
1) zarządzenie nr 25 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 2000 r. sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, misjach dyplomatycznych urzędach konsularnych oraz instytutach polskich.;
2) zarządzenie nr 31 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 31 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2010 r. Nr 1, poz. 2, z 2011 r. Nr 2, poz. 5, Nr 5, poz. 37 i Nr 6, poz. 49.
§  8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 lutego 2013 r.
______

1) Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Spis treści:

Rozdział I

Przepisy ogólne

Rozdział II

Rejestracja i znakowanie spraw

Rozdział III

Zakres czynności kancelaryjnych

Rozdział IV

Zasady sporządzania, podpisywania, rejestrowania, wysyłania i składowania jawnych wiadomości poczty elektronicznej w domenie msz.gov.pl

Rozdział V

Zakładanie i prowadzenie spraw

Rozdział VI

Sporządzanie odpisów i kopii

Rozdział VII

Wysyłanie przesyłek

Rozdział VIII

Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum MSZ

Rozdział IX

Postępowanie z dokumentacją spraw w przypadku zmiany stanowiska pracy, reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej

Rozdział X

Postępowanie z dokumentacją podczas awarii systemu oraz w placówkach zagranicznych, w których system EOD nie został wdrożony

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§  1.
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa zasady obiegu dokumentów, w tym obiegu elektronicznego oraz tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej "MSZ" i w placówkach zagranicznych.
2. Instrukcja reguluje zasady tworzenia, rejestracji, gromadzenia, przechowywania i obiegu dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą od chwili wytworzenia lub wpływu do MSZ do czasu ekspedycji i przekazania dokumentacji spraw zakończonych w formie elektronicznej lub papierowej:
1) w MSZ: do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum MSZ;
2) w placówce zagranicznej: do komórki organizacyjnej nadzorującej daną placówkę, która zakończone sprawy przekazuje do archiwum MSZ.
§  2. Komórka właściwa do spraw zarządzania procesami odpowiada za wdrażanie procesów w systemie EOD oraz dokonywanie w systemie niezbędnych modyfikacji i usprawnień wdrożonych procesów.
§  3.
1. W MSZ i placówkach zagranicznych obowiązuje system kancelaryjny oparty na Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt.
2. Dokumentację nadsyłaną, wytwarzaną, składowaną w MSZ i w placówkach zagranicznych ze względu na sposób rejestrowania i przechowywania dzieli się na:
1) tworzącą akta spraw;
2) nietworzącą akt spraw;
3) nierejestrowaną.
§  4. Podstawowym systemem do wykonywania czynności kancelaryjnych jest system EOD, w którym prowadzi się:
1) rejestracje pism przychodzących i wychodzących, rejestry pism wewnętrznych oraz spisy spraw;
2) dekretacje;
3) akceptacje pism w szczególności poprzez podpisanie elektronicznym podpisem bezpiecznym lub resortowym;
4) inne potrzebne rejestry, z wyłączeniem rejestrów prowadzonych w innych niż system EOD systemach dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw, w tym: finansowo - księgowych, osobowych, konsularnych.
§  5. Akceptacje i parafowania wykonywane są w ramach systemu EOD.
§  6. Terminy użyte w instrukcji oznaczają:
1) administrator poczty elektronicznej - osobę zarządzającą systemem poczty elektronicznej oraz odpowiedzialną za jego prawidłowe funkcjonowanie;
2) administrator procesów - osoba zajmującą się zarządzaniem zbiorem procesów dedykowanych obsługiwanych przez system EOD i odpowiadającą za działanie procesów zgodne z definicją procesów określoną przez ich właścicieli;
3) administrator systemu EOD - osobę zarządzającą systemem EOD oraz odpowiedzialną za jego prawidłowe funkcjonowanie;
4) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy, ostateczną aprobatę treści pisma, poprzez złożenie podpisu elektronicznego lub własnoręcznego;
5) akta sprawy - wszelką dokumentację, niezależnie od klauzuli jawności, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, multimedialną, filmową, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą sposób jej załatwienia;
6) archiwum - archiwum MSZ mające status archiwum wyodrębnionego w państwowej sieci archiwalnej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
7) dekretacja - adnotację, umieszczaną na formatce dokumentu, zawierającą wskazania dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy;
8) dokumentacja nierejestrowana - dokumentację niewprowadzaną do systemu EOD;
9) dokumentacja nietworząca akt sprawy - dokumentację, która nie została przyporządkowana do żadnej sprawy;
10) dokumentacja tworząca akta sprawy - dokumentację, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
11) dyrektor komórki organizacyjnej/kierownik placówki zagranicznej - osobę kierującą komórką organizacyjną/placówką zagraniczną;
12) elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do ministerstwa lub placówki zagranicznej przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej;
13) faks serwer - oprogramowanie pracujące na komputerze wyposażonym w minimum jeden faks-modem lub kartę faksową podłączoną do linii telefonicznej. Zadaniem serwera faksowego jest zamiana dokumentu otrzymanego od użytkownika na faks i wysłanie go do odbiorcy oraz odbieranie przychodzących faksów i przekazywanie ich do użytkowników. Użytkownicy mogą komunikować się z serwerem faksowym poprzez LAN (sieć lokalną) lub Internet;
14) formatka - zestawienie określające szczegółowe pola do wprowadzenia danych przez użytkownika systemu;
15) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - tematyczny podział dokumentacji spraw załatwianych przez MSZ i placówki zagraniczne. Podstawową funkcją wykazu akt jest klasyfikowanie (tzn. przyporządkowanie do konkretnej grupy tematycznej) i kwalifikowanie (tzn. określenie okresu przechowywania) spraw;
16) kancelaria - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania, rejestrowania i wysyłania korespondencji:
a) w MSZ: Wydział ds. obsługi kancelaryjnej w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją,
b) w placówce zagranicznej: osoba wyznaczona przez kierownika placówki;
17) komórka/placówka prowadząca sprawę - komórkę organizacyjną w MSZ lub placówkę zagraniczną odpowiedzialną za prowadzenie oraz załatwienie sprawy;
18) kod kreskowy - identyfikator umieszczany na przesyłkach przychodzących lub wychodzących w formie papierowej lub na nośniku informatycznym;
19) kod kreskowy pracownika - unikalny kod kreskowy naklejany lub utrwalany na karcie pracownika, umożliwiający jednoznaczną identyfikację użytkownika w systemie EOD;
20) koordynator do spraw kancelaryjno-archiwalnych - osobę wyznaczoną przez dyrektora komórki organizacyjnej/kierownika placówki zagranicznej do:
a) w MSZ: rozdziału przesyłek do dekretacji adresowanych do członków Kierownictwa, pełnomocników, właściwych dyrektorów komórek organizacyjnych oraz do przygotowania i przekazywania spisem zdawczo-odbiorczym paczek archiwalnych danej komórki organizacyjnej i nadzorowanych placówek zagranicznych do archiwum,
b) w placówce zagranicznej: rozdziału przesyłek do dekretacji wpływających do placówki zagranicznej, odbioru spraw zakończonych od pracowników i przekazaniu ich po utworzenia paczki archiwalnej, o której mowa w Instrukcji Archiwalnej, koordynatorowi w komórce organizacyjnej nadzorującej daną placówkę;
21) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z poszczególnymi pismami i sprawami, ułatwiający ich wyszukiwanie, kontrolę oraz przechowywanie i zarządzanie;
22) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
23) nota dyplomatyczna - forma urzędowej komunikacji między państwami: wymiana korespondencji w formie not dyplomatycznych odbywa się między ministerstwem spraw zagranicznych a misjami dyplomatycznymi państw akredytowanych w państwie przyjmującym oraz między samymi misjami dyplomatycznymi państw obcych, a także między ministerstwami spraw zagranicznych;
24) obieg ogólny - sposób załatwiania spraw, w którym kolejne zadania i osoby bądź grupy osób odpowiedzialnych za ich wykonanie są ustalane na bieżąco, w toku załatwiania spraw;
25) odwzorowanie cyfrowe (skan) - kopia elektroniczna dokumentu, umożliwiająca zapoznanie się z jego treścią bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału w formie papierowej;
26) osoba prowadząca sprawę - osobę odpowiadającą za prowadzenie danej sprawy;
27) parafa - sygnowanie pisma podpisem, oznaczające zapoznanie się i aprobatę treści projektu pisma w zakresie kompetencji parafującego, wynikającym z zakresu obowiązków, regulaminów, upoważnień lub przepisów prawa;
28) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci umieszczany na przesyłkach przychodzących na papierowym/informatycznym nośniku danych, zawierający nazwę ministerstwa lub/i placówki zagranicznej, datę wpływu, numer ewidencyjny wygenerowany przez system EOD oraz informację o liczbie załączników;
29) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia na nośniku papierowym lub cyfrowym;
30) podpis elektroniczny bezpieczny - podpis określony w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym. Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej;
31) podpis elektroniczny resortowy - podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem wystawionym przez MSZ. Opatrzenie pisma resortowym podpisem elektronicznym wywołuje w MSZ i placówkach zagranicznych podległych Ministrowi SZ taki sam skutek prawny, jak podpisanie go własnoręcznie; nie wywołuje takiego skutku w korespondencji z adresatami zewnętrznymi. Resortowy podpis elektroniczny może być składany przy wykorzystywaniu wiersza podpisu, przedstawionego w następującej formie graficznej:

grafika

(tzw. podpis widoczny), jeżeli aplikacja MS Office zawiera formularz z taką funkcjonalnością lub bez wiersza podpisu, (tzw. podpis niewidoczny, np. składany przy podpisywaniu wiadomości poczty elektronicznej);

32) proces dedykowany - listę uporządkowanych i wzajemnie powiązanych sekwencji zadań w systemie EOD, które należy wykonać w celu rozpatrzenia sprawy. Sformalizowany proces, w którym każde zadanie jest wykonywane wg. ustalonego schematu i w określonej kolejności przez konkretne osoby bądź grupy osób, w ramach przydzielonych uprawnień;
33) przesyłka - korespondencję otrzymaną lub wysyłaną, w szczególności za pomocą listu, paczki, środków komunikacji elektronicznej w tym wiadomości poczty elektronicznej przesyłane w domenie "msz.gov.pl" oraz dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;
34) rejestr - narzędzie w systemie EOD służące do rejestrowania pism określonego typu lub rodzaju, stanowiący odrębny dokument elektroniczny lub generowany raport;
35) rejestr przesyłek przychodzących - rejestr służący do rejestrowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez MSZ/placówkę zagraniczną, przy czym w systemie EOD prowadzone są oddzielne rejestry dla placówek zagranicznych, dostępne z poziomu MSZ;
36) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do rejestrowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych przez MSZ/placówkę zagraniczną, przy czym w systemie EOD prowadzone są oddzielne rejestry dla placówek zagranicznych, dostępne z poziomu MSZ;
37) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór oryginałów pism w postaci nieelektronicznej przechowywany w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia ich do systemu EOD;
38) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia ich do systemu EOD;
39) spis spraw - wygenerowany przez system EOD rejestr spraw z danego symbolu klasyfikacyjnego z JRWA, w danym roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej;
40) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
41) system EOD - system teleinformatyczny typu workflow służący do organizacji przepływu pracy i informacji umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, realizację i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentów elektronicznych;
42) tryb ad hoc - przekazanie aktualnego kroku w procesie dedykowanym do wybranego użytkownika lub użytkowników. Uruchamiany jedynie dla wybranych kroków procesu. Wyjście z trybu ad hoc i przejście do kolejnego kroku w procesie dedykowanym posiada jedynie użytkownik który uruchomił tryb ad hoc;
43) urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) - wiadomość elektroniczna, stanowiąca dowód dostarczenia dokumentu elektronicznego do adresata/nadawcy. Dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego MSZ i połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonywana w dokumencie jest rozpoznawalna;
44) weryfikacja podpisu elektronicznego - proces umożliwiający identyfikację osoby podpisującej dokument elektroniczny w systemie. Informuje, że podpisany dokument nie został zmodyfikowany (zmieniony) od momentu złożenia podpisu, oraz ustala status certyfikatu;
45) właściciel procesu - osoba odpowiadająca za prawidłowe zorganizowanie podległego procesu w taki sposób, aby realizował on stawiany mu cel; jest odpowiedzialny za przekazywanie do administratora procesów informacji o problemach z prawidłowym funkcjonowaniem procesu, jak również za występowanie do komórki właściwej w sprawach zarządzania procesami z uzasadnionymi wnioskami odnośnie modyfikacji i usprawnień podległych procesów.

Rozdział  II

Rejestracja i znakowanie spraw

§  7.
1 Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) skrót nazwy komórki organizacyjnej określony w regulaminie organizacyjnym MSZ;
2) symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności określonej w ust. 3 i oddziela w następujący sposób: np. BDG.0230.77.2012 gdzie:
1) BDG - to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 0230 - to symbol klasyfikacyjny z JRWA;
3) 77 - to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2012 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej BDG, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 0230;
4) 2012 - to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. W przypadku placówek zagranicznych w znaku sprawy stosuje się oznaczenie placówki zagranicznej wraz z lokalizacją w następujący sposób: np.AMB.MOS.302.8.2012, gdzie:
1) AMB - to oznaczenie placówki zagranicznej, według klasyfikacji określonej w regulacjach wewnętrznych:
a) AMB - Ambasada,
b) KG - Konsulat Generalny,
c) SP - Stałe Przedstawicielstwo,
d) IP - Instytut Polski,
e) AK - Agencja Konsularna.
2) MOS - to symbol lokalizacji geograficznej lub nazwy miasta siedziby organizacji międzynarodowej;
3) 302 - to symbol klasyfikacyjny z JRWA;
4) 8 - to liczba określająca ósmą sprawę rozpoczętą w 2012 roku w jednostce organizacyjnej oznaczonej AMB.MOS, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 302;
5) 2012 - to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
§  8.
1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przypisana do akt sprawy. Dokumentację taką przyporządkowuje się do symbolu klasyfikacyjnego 0121. Sposób oznaczenia dokumentacji: np. BDG.0121.1.2012
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią m.in.:
1) wewnętrzne pisma, które inicjują sprawę będącą w kompetencji innej komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej;
2) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy.
§  9.
1. Dokumentacja nierejestrowana to dokumentacja, która nie jest wprowadzana do systemu EOD ze względu na brak znaczenia dla działalności MSZ.
2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, stanowią m.in.:
1) niezamawiane przez MSZ oferty, które nie zostały wykorzystane;
2) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma.
§  10.
1. Komórka prowadząca sprawę, współpracująca przy załatwianiu danej sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EOD, określając równocześnie użytkownika lub grupę użytkowników oraz definiując poziom uprawnień do odczytu lub zapisu danego dokumentu.
2. Komórki organizacyjne współpracujące przy załatwianiu danej sprawy prowadzą sprawę pod znakiem komórki prowadzącej, która włącza wszystkie materiały do akt sprawy.
3. W sytuacji, wystąpienia pisma niejawnego o klauzuli "zastrzeżone" w sprawie, istnieje możliwość przeniesienia dokumentów jawnych w danej sprawie do środowiska niejawnego EOD-Z. Szczegółowe postępowanie z dokumentami niejawnymi o klauzuli "zastrzeżone" reguluje Instrukcja Kancelaryjna obiegu dokumentów o klauzuli "zastrzeżone".

Rozdział  III

Zakres czynności kancelaryjnych

§  11. Obsługę korespondencji jawnej przychodzącej i wychodzącej zapewnia:
1) w MSZ:
a) dziennik podawczy,
b) kancelaria Sekretariatu Ministra,
c) kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą,
d) kancelaria obsługująca korespondencję wychodzącą;
2) w placówce zagranicznej: pracownik uprawniony do przyjmowania lub/i wysyłania przesyłek.
§  12.
1. Dziennik podawczy ewidencjonuje przesyłki przychodzące do MSZ.
2. Kancelaria rejestruje korespondencję przychodzącą w systemie EOD, poprzez przyporządkowanie do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
3. Zestaw obowiązkowych metadanych opisujących przesyłkę określa część A załącznika nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej.
4. Kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą, przekazuje przesyłkę w systemie EOD zgodnie z kompetencją do koordynatora ds. kancelaryjno-archiwalnych właściwej komórki organizacyjnej celem dekretacji.
5. System EOD nadaje automatycznie niektóre metadane, w szczególności: data rejestracji, osoba rejestrująca, numer ewidencyjny.
6. Pracownicy prowadzący sprawę zobowiązani są do uzupełniania brakujących metadanych opisujących przesyłkę, które wcześniej nie zostały wprowadzone do systemu EOD.
7. Dziennik podawczy na żądanie składającego przesyłkę, wydaje potwierdzenie jej złożenia.
8. Po godzinach urzędowania i w dni wolne od pracy przesyłki przychodzące do MSZ przyjmuje za pokwitowaniem w książce dyżurów wyznaczony pracownik Centrum Operacyjnego.
9. W najbliższym dniu roboczym, dyżurny Centrum Operacyjnego przekazuje przesyłkę do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą, celem jej zarejestrowania.
10. W przypadku przesyłki natychmiastowej dyżurny przekazuje ją za pokwitowaniem adresatowi. Po zapoznaniu się z materiałem adresat w najbliższym dniu roboczym przekazuje przesyłkę do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą, celem zarejestrowania i przekazania do składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych.
11. Szczegółowe zasady postępowania z przesyłkami dostarczanymi po godzinach pracy określa dyrektor Centrum Operacyjnego w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją.
§  13.
1. Dziennik podawczy, w razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
2. W sytuacji wskazanej w ust. 1 sporządza się odręcznie protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Wzór protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej.
5. Przesyłki z dziennika podawczego kierowane są do kontroli pirotechnicznej.
6. Po sprawdzeniu pirotechnicznym przesyłki przekazywane są do kancelarii dla pism przychodzących.
§  14. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane do innego adresata) dziennik podawczy zwraca bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata, odnotowując ten fakt w rejestrze przesyłek przychodzących.
§  15.
1. Kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą nie otwiera przesyłek

z napisem "do rąk własnych", "nie otwierać do dnia..." i adresowanych do Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Przesyłki w formie papierowej kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych na kopercie i w treści pisma - w przypadku, gdy dopuszcza się otwarcie koperty i zapoznanie się z treścią pisma;
2) danych na kopercie, w przypadkach określonych w ust. 3 pkt 7, 8, 9.
3. Kancelaria wykonuje odwzorowanie cyfrowe koperty i dołącza ją do przesyłek w następujących sytuacjach:
1) przy przesyłkach wartościowych;
2) przy przesyłkach poleconych;
3) przy przesyłkach, dla których obowiązują terminy załatwienia (np. odwołania, rozliczenia dotacji);
4) przy przesyłkach, w których brak jest nazwiska, adresu nadawcy lub daty pisma;
5) przy skargach i wnioskach;
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością oraz wtedy, gdy koperta zawiera załącznik lub załączniki bez pisma przewodniego;
7) przy kopertach z napisem "do rąk własnych";
8) przy kopertach z napisem "nie otwierać do dnia....";
9) przy kopertach adresowanych do Ministra Spraw Zagranicznych.
4. W sytuacji doręczenia przesyłki niejawnej kancelaria odnotowuje w rejestrze przesyłek przychodzących, informację o klauzuli oraz dane komórki organizacyjnej do której adresowana jest przesyłka.
5. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę adresowaną "do rak własnych" i stwierdził, po jej otwarciu, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do kancelarii lub/i sekretariatu w celu, dokonania odwzorowania cyfrowego i uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek przychodzących.
§  16.
1. Dziennik podawczy oznacza wszystkie przesyłki kodem kreskowym.
2. Kancelaria rejestruje przesyłki w systemie EOD, wypełniając zestaw metadanych opisujących przesyłkę.
3. Kancelaria umieszcza duplikat kodu kreskowego na pierwszej stronie pisma oprócz przypadków określonych w § 15 ust. 3 pkt. 7, 8, 9.
4. Po zarejestrowaniu przesyłki kancelaria umieszcza na niej pieczęć wpływu oraz numer ewidencyjny z systemu EOD.
5. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym kodu kreskowego oraz pieczęci wpływu, kancelaria wykonuje pełne odwzorowanie cyfrowe (tj. wszystkich stron przesyłki wraz z załącznikami i/lub kopertę), z wyłączeniem przesyłek, których nie skanuje się ze względu na format (np. A3 i większe) lub liczbę stron powyżej 20.
6. W przypadkach, określonych w ust. 5, wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe pisma przewodniego wraz z pierwszą stroną załącznika i/lub kopertą, odnotowując w metadanych opisujących tę przesyłkę informację o niepełnym odwzorowaniu cyfrowym.
7. Noty dyplomatyczne kancelaria rejestruje w systemie EOD poprzez przyporządkowanie do każdej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę oraz wybiera w systemie formę/rodzaj przesyłki "nota".
8. Jeśli kancelaria nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, wówczas odwzorowanie cyfrowe:
1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty i wykonania odwzorowania cyfrowego;
2) może być wykonane w kancelarii i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią przesyłki przez adresata;
3) może nie być wykonane, a w systemie EOD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.
9. Kancelaria po zarejestrowaniu przesyłki i wykonaniu odwzorowania cyfrowego przekazuje korespondencję w systemie EOD zgodnie z kompetencją do dekretacji.
10. Przesyłki na nośniku papierowym przekazywane są za pośrednictwem kancelarii do składu chronologicznego dla pism przychodzących.
11. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do oryginału dokumentu.
12. Odwzorowania cyfrowe wykonuje się za pomocą zdefiniowanych profili, w zależności od formy dokumentu wpływającego (np. faks, pismo w formie papierowej).
13. W przypadku braku możliwości wykonania odwzorowania cyfrowego na skanerach stanowiskowych, odwzorowanie cyfrowe wykonuje się na urządzeniu wielofunkcyjnym systemu wydruku.
§  17.
1. Przesyłki przekazane na informatycznych nośnikach danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą rejestruje dołączając do metadanych opisujących przesyłkę dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych.
3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, kancelaria obsługująca korespondencję przychodzącą rejestruje, tak jak przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.
4. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, które przekraczają rozmiar 50 MB nie włącza się do systemu EOD i odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek przychodzących.
5. Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, przekazywane są za pośrednictwem kancelarii do składu informatycznych nośników danych dla przesyłek przychodzących.
§  18.
1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej "ESP", są kierowane do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO).
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, kancelaria rejestruje w systemie EOD dołączając do metadanych opisujących przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny i wysyła do nadawcy UPO z informacją o numerze, pod którym zarejestrowano przesyłkę.
§  19. Dokumenty przesyłane faks-serwerem pracownik sekretariatu rejestruje w systemie EOD, dołączając metadane opisujące przesyłkę.
§  20.
1. Za organizację i prowadzenie składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych odpowiadają:
1) w MSZ: kancelarie obsługujące korespondencję jawną przychodzącą i wychodzącą;
2) w placówce zagranicznej: pracownik uprawniony do przyjmowania lub/i wysyłania przesyłek.
2. Dopuszcza się prowadzenie w MSZ kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione organizacyjnie lub lokalowo.
3. Wypożyczenie przesyłki ze składu odbywa się w systemie EOD w procesie dedykowanym, za pomocą zdefiniowanego wniosku, wypełnionego przez pracownika i zaakceptowanego przez bezpośredniego przełożonego.
4. Kancelaria na podstawie zatwierdzonego wniosku wypożycza uprawnionemu pracownikowi przesyłkę ze składu.
5. W przypadku wypożyczenia przesyłki ze składu kancelaria:
1) identyfikuje w systemie pracownika odbierającego przesyłkę poprzez wprowadzenie do systemu kodu kreskowego pracownika;
2) skanuje kod kreskowy wypożyczanej przesyłki;
3) umieszcza w miejsce wypożyczonej przesyłki wydrukowany wniosek.
6. Dopuszcza się wykonanie kopii wypożyczonej dokumentacji i włożenie jej w miejsce oryginału.
§  21.
1. Kancelaria dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek przychodzących do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji określonych w regulaminach, upoważnieniach lub przepisach prawa.
2. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EOD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EOD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym oraz informatycznych nośnikach danych przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego/informatycznych nośników danych.
3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie zwraca je w systemie EOD do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą, z adnotacją o przyczynie odesłania lub przesyła zgodnie z kompetencją.
4. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EOD, przekazanie dokumentów odbywa się poza systemem EOD.
5. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 4, realizowane jest poprzez zarejestrowanie w systemie EOD faktu przekazania przesyłek poprzez zeskanowanie kodów kreskowych pracownika oraz pisma lub ręczne wprowadzenie danych.
6. Po zakończeniu sprawy:
1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, osoba prowadząca sprawę zwraca do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą. Kancelaria odnotowuje zwrot przesyłki w systemie EOD poprzez zeskanowanie osobistego kodu kreskowego pracownika, kodu kreskowego przesyłki i przekazuje przesyłkę do odpowiedniego składu chronologicznego. Wniosek o wypożyczenie dokumentacji zostaje dołączony do dokumentacji;
2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EOD, osoba prowadząca sprawę zwraca do kancelarii obsługującej korespondencję przychodzącą. Kancelaria odnotowuje zwrot przesyłki w systemie EOD poprzez zeskanowanie osobistego kodu kreskowego pracownika oraz kodu kreskowego przesyłki i przekazuje przesyłkę do odpowiedniego składu informatycznych nośników danych. Wniosek o wypożyczenie dokumentacji zostaje dołączony do dokumentacji.
§  22.
1. Czynności kancelaryjne w placówce zagranicznej wykonuje koordynator do spraw kancelaryjno - archiwalnych.
2. W przypadku czynności konsularnych sprawy prowadzi się w odrębnych systemach teleinformatycznych.
3. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach konsularnych określi rzeczowy zakres spraw prowadzonych w systemie EOD oraz w odrębnych systemach teleinformatycznych.

Rozdział  IV

Zasady sporządzania, podpisywania, rejestrowania, wysyłania i składowania jawnych wiadomości poczty elektronicznej w domenie msz.gov.pl

§  23. System poczty elektronicznej MS Outlook służy jako pomocnicze narzędzie do prowadzenia korespondencji służbowej, między użytkownikami poczty elektronicznej w domenie msz.gov.pl z zachowaniem zasad określonych w § 4.
§  24.
1. System poczty elektronicznej MS Outlook w domenie msz.gov.pl i inne aplikacje MS Office umożliwiają uwierzytelnianie pism za pomocą resortowego podpisu elektronicznego.
2. Odbiorca korespondencji opatrzonej resortowym podpisem elektronicznym nie jest uprawniony do żądania ponownego przesłania jej na nośniku papierowym z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem zgodnie z § 50.
3. Przygotowując pismo do podpisu resortowym podpisem elektronicznym, autor pisma powinien wykorzystywać funkcjonalność tworzenia wiersza podpisu, jeżeli stosowana aplikacja posiada taką funkcjonalność (np. MS Word, MS Excel).
4. Osoba podpisująca elektronicznie pismo powinna określić cel w jakim jest ono podpisywane, jeżeli zastosowana aplikacja posiada taką funkcjonalność.
§  25. Autor pisma przekazywanego za pomocą wiadomości poczty elektronicznej obowiązany jest podpisać je resortowym podpisem elektronicznym oraz zarejestrować w systemie EOD w następujących przypadkach:
1) jeżeli pismo zawiera wiążące rozstrzygnięcie bądź ostateczne stanowisko w określonej sprawie;
2) jeżeli pismo wysyłane jest w ramach procedury prawnej, której nadawca jest uczestnikiem, a jego charakter wskazuje na potrzebę jednoznacznej identyfikacji nadawcy;
3) ilekroć zażąda tego adresat pisma.
§  26. Prowadzenie korespondencji służbowej za pomocą systemów poczty elektronicznej powinno odbywać się bezpośrednio pomiędzy służbowymi adresami imiennymi pracowników zajmujących się określoną sprawą, zgodnie z ich zakresem obowiązków, a w przypadkach określonych w instrukcji między adresami instytucjonalnymi komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych z zastrzeżeniem § 27.
§  27.
1. W sytuacji, w której nadawca wiadomości w domenie msz.gov.pl nie może dokonać identyfikacji właściwego odbiorcy, powinien wysłać wiadomość na właściwy adres instytucjonalny komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej.
2. Wiadomość powinna być skierowana na właściwy adres instytucjonalny lub imienny osoby zastępującej również w przypadku, gdy adresat korespondencji przebywa na urlopie wypoczynkowym lub zwolnieniu lekarskim, o czym jest zobowiązany powiadomić nadawcę poprzez odpowiednie skonfigurowanie autoodpowiedzi w swoim koncie poczty elektronicznej.
§  28. Podpisywanie korespondencji w imieniu dyrektora komórki organizacyjnej/kierownika placówki zagranicznej odbywa się na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym MSZ, wewnętrznym regulaminie organizacyjnym komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej.
§  29. Przełożony pracownika może zastrzec, aby określony rodzaj korespondencji służbowej otrzymywanej przez pracownika na jego imienny adres służbowy w domenie msz.gov.pl pracownik przekazywał mu do wiadomości. Zastrzeżenie takie może zostać przekazane także w odniesieniu do wiadomości otrzymywanych od adresatów zewnętrznych spoza domeny msz.gov.pl.
§  30. Odbiorca korespondencji, którą otrzymał omyłkowo na adres imienny obowiązany jest do jej niezwłocznego przekazania właściwemu adresatowi oraz do powiadomienia o tym fakcie nadawcy korespondencji.
§  31. Wiadomości poczty elektronicznej należy sporządzać stosując zalecenia określone w netykiecie służby zagranicznej.
§  32.
1. Pisma, które mają istotne znaczenie merytoryczne i dokumentują proces podejmowania decyzji lub formułowania stanowisk, oraz wszystkie pisma wysyłane do adresatów zewnętrznych należy opatrywać w polu temat znakiem sprawy zgodnie z § 7 oraz określić precyzyjną i zwięzłą informację czego dotyczy sprawa, a następnie dołączyć do akt sprawy prowadzonej w systemie EOD.
2. Pisma przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EOD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane.
§  33.
1. Zapisywanym plikom nadajemy nazwy według następujących zasad:
1) nazwa pliku musi być precyzyjna i odpowiadać treści pisma;
2) słowo kluczowe powinno być użyte w mianowniku;
3) nazwa powinna zawierać słowa kluczowe związane z nazwą dokumentu wymienioną w treści pisma np. nazwę państwa, którego dotyczy treść dokumentu, rodzaj dokumentu;
4) nazwa pliku powinna zawierać datę wytworzenia danej wersji dokumentu w formacie rrmmdd, np. 120903 plan.BAZI.2013;
5) nazwa pliku nie powinna przekraczać 20 znaków.
2. Z pism oraz załączników tworzonych w aplikacji MS Office wysyłanych do adresatów zewnętrznych, należy usunąć zestaw metadanych zapisywanych automatycznie przez tę aplikacje.
3. Załączniki pism tworzonych w aplikacji MS Office wysłanych za pomocą systemu EOD lub poczty elektronicznej do adresatów wewnętrznych należy zapisywać i przesyłać w standardowym formacie.
4. Wersje ostateczne podpisanych pism tworzonych w aplikacji MS Office, wysłane jako załączniki za pomocą poczty elektronicznej do adresatów zewnętrznych, należy zapisywać i przesyłać w formacie PDF, chyba że pismo, lub zawarte w nim dane, mają podlegać dalszemu przetwarzaniu przez adresata.
§  34. Nadawca pisma wysyłanego do adresatów zewnętrznych, które ma istotne znaczenie merytoryczne, dokumentuje proces podejmowania decyzji lub formułowania stanowisk, powinien każdorazowo wysyłać to pismo w trybie "do wiadomości" na adres poczty elektronicznej sekretariatu komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej oraz zarejestrować pismo w systemie EOD w celu składowania dla potrzeb archiwizacji.
§  35. W przypadkach uzasadnionych koniecznością ograniczenia dostępu do treści wiadomości poczty elektronicznej ze strony innych osób niż adresat, można odstąpić od wykonania obowiązku określonego w § 34. W takim przypadku nadawca jest obowiązany składować taką wiadomość dla potrzeb archiwizacji na koncie poczty elektronicznej, z którego wysyła wiadomość.
§  36. W sytuacji wszczęcia sprawy lub gdy nadawca wiadomości w domenie msz.gov.pl nie może dokonać identyfikacji właściwego odbiorcy, należy wysłać wiadomość na właściwy adres instytucjonalny komórki organizacyjnej / placówki zagranicznej, której sprawa dotyczy.
§  37. W systemie poczty elektronicznej stosuje się następujące klauzule pilności:
1) "zwykła";
2) "pilna" - która wymaga reakcji odbiorcy w pierwszej kolejności, w określonym przez nadawcę terminie przed materiałem zwykłym. Wiadomość nieoznaczona klauzulą pilności traktowana jest jako "zwykła".
§  38. Zakazuje się usuwania plików elektronicznych, które mają istotne znaczenie merytoryczne oraz dokumentują proces podejmowania decyzji lub formułowania stanowisk, w szczególności wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami.
§  39. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją upoważniony jest do wydawania bieżących wytycznych zawierających zalecenia dotyczące sposobów redagowania wiadomości poczty elektronicznej i zasad składowania poczty elektronicznej na kontach instytucjonalnych i imiennych oraz precyzyjnych standardów tworzenia nazw plików tworzonych w aplikacjach MS Office.

Rozdział  V

Zakładanie i prowadzenie spraw

§  40.
1. Pisma dekretuje się w systemie EOD.
2. Dekretacji korespondencji dokonują członkowie Kierownictwa, pełnomocnicy, dyrektorzy komórek organizacyjnych/kierownicy placówek zagranicznych lub inne osoby upoważnione, zgodnie z regulaminami organizacyjnymi, upoważnieniami lub przepisami prawa.
3. Korespondencję dekretuje się poprzez wskazanie osoby prowadzącej sprawę. Pracownicy mogą dokonywać dalszej dekretacji wyłącznie w ramach posiadanych uprawnień określonych w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych. Dalsza dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji osoba, na którą zadekretowano pismo, niezwłocznie odsyła je do dekretującego z adnotacją o przyczynie odesłania i/lub wskazuje osobę, do której pismo powinno zostać skierowane.
5. Zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.
§  41.
1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej jednocześnie w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub osób prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się dyrektora komórki właściwej do załatwienia sprawy lub osobę prowadzącą sprawę, do której należy jej ostateczne załatwienie.
2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się dyrektorów komórek organizacyjnych właściwych do załatwienia poszczególnych spraw.
3. Spory kompetencyjne w zakresie wyznaczenia komórki merytorycznej rozstrzyga dyrektor generalny służby zagranicznej.
§  42.
1. Osoba prowadząca sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) skutkuje rozpoczęciem nowej sprawy.
2. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza się do akt sprawy prowadzonej w procesie dedykowanym lub obiegu ogólnym.
3. W sytuacji określonej w ust. 1 pkt 2 zakłada się nową sprawę poprzez:
1) wybranie procesu dedykowanego dla załatwienia określonego typu sprawy a jeżeli brak jest takiego procesu to przejście do obiegu ogólnego;
2) przyporządkowanie właściwego symbolu klasyfikacyjnego z JRWA wprowadzonego do systemu EOD w przypadku obiegu ogólnego;
3) opcjonalne określenie instytucji, kraju lub organizacji międzynarodowej, których sprawa dotyczy.
4. Sprawy załatwiane w EOD tworzy się i prowadzi w oparciu o procesy dedykowane.
5. Każdy uczestnik procesu dedykowanego ma możliwość przejścia do trybu ad-hoc z poziomu procesu dedykowanego i późniejszego powrotu z trybu ad-hoc do procesu dedykowanego, o ile zostało to zdefiniowane w procesie.
6. Obieg ogólny jest obiegiem wspierającym procesy dedykowane. Sprawy prowadzi się w obiegu ogólnym, jeżeli brak jest procesu dedykowanego dla załatwienia danego typu sprawy.
7. Dopuszcza się założenie i prowadzenie w obiegu ogólnym sprawy, dla której istnieje proces dedykowany, wyłącznie w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu uprzedniej zgody właściciela procesu.
8. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do osoby prowadzącej sprawę kończy sprawę, tzn. nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, osoba prowadząca sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EOD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EOD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej zamknięcia.
§  43. System EOD pozwala na wygenerowanie spisów i raportów spraw.
§  44.
1. Sprawy niezakończone ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego w systemie EOD obsługiwane są w latach kolejnych, bez zmiany dotychczasowych znaków spraw.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić w sytuacji, gdy sprawę ostatecznie zakończoną wszczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, przy sprawach wprowadza się informację o ponownym założeniu sprawy i odnotowuje poprzedni znak sprawy w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw.
§  45. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1) sporządza w aktach sprawy adnotację o sposobie załatwienia sprawy;
2) odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EOD.
§  46.
1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana na osobę prowadzącą sprawę nie kończy sprawy, wówczas osoba prowadząca sprawę załatwia ją w odpowiednim trybie, w tym przygotowując projekty pism.
2. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się szablony zdefiniowane w systemie EOD.
§  47.
1. W trakcie załatwiania sprawy do akt sprawy prowadzonej w systemie EOD dołącza się:
1) zarejestrowane przesyłki;
2) notatki służbowe, notatki informacyjne o realizacji sprawy poza systemem EOD;
3) wiadomości poczty elektronicznej, o których mowa w § 32 ust. 1;
4) projekty pism odrzucone w toku parafowania i akceptacji przez Kierownictwo, Pełnomocników, dyrektorów komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje opisanych podmiotów, odnoszące się do projektów pism;
5) formularze wypełniane i modyfikowane w kolejnych krokach w procesach dedykowanych.
2. Osoba prowadząca sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy, w tym:
a. nadaje sprawie tytuł lub krótki opis;
b. wpisuje do systemu EOD metadane dla przesyłek lub pism, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie;
c. uzupełnia metadane przesyłek przychodzących, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez kancelarię, zgodnie z zestawem metadanych;
d. wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.
3. Zestaw obowiązkowych metadanych opisujących dokument elektroniczny określa część C załącznika nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej.
4. Zestaw obowiązkowych metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą określa część B załącznika nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej.
5. Zestaw metadanych opisujących sprawę określa część D załącznika nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej.
§  48.
1. Parafowanie i akceptacja (podpisywanie) projektów pism dokonywana jest w systemie EOD.
2. Dopuszcza się jedno- lub wielostopniowe parafowanie projektów pism. W procesach dedykowanych parafowanie i akceptacja dokumentów odbywa się zgodnie ze zdefiniowanym procesem.
3. Parafowanie wielostopniowe polega na parafowaniu pisma przez osoby wskazane, aż do przesłania osobie upoważnionej do akceptacji (podpisania).
4. Jeżeli nie narusza to odrębnych przepisów prawa, wymagających formalnego złożenia parafy przez określoną osobę, to nieparafowanie projektu pisma w wyznaczonym terminie przy jednoczesnym niezgłoszeniu uwag do jego treści można uznać za aprobatę projektu.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji (podpisu) nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo.
6. Jeśli projekt pisma przedstawiony do akceptacji (podpisu) wymaga poprawek, akceptujący udziela osobie prowadzącej sprawę niezbędnych wskazówek dotyczących jego modyfikacji:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej, bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;
2) ustnie, po odesłaniu pisma w systemie do poprawy, zaznaczając w systemie fakt udzielenie ustnych wskazówek;
3) pocztą elektroniczną, gdy nie ma czasowo dostępu do systemu EOD.
7. Akceptujący może także:
1) zaakceptować (podpisać) pismo po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek;
2) utworzyć samodzielnie nową wersję pisma dołączyć ją do sprawy, a następnie skierować ją do paraf lub zaakceptować (podpisać).
§  49.
1. W przypadku akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej do adresata zewnętrznego, akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym bezpiecznym, chyba że przepisy odrębne wskazują inny sposób składania podpisu.
2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
3. Pisma w postaci elektronicznej, przesyłane w systemie EOD, podpisuje się resortowym podpisem elektronicznym.
4. Resortowy podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 3, dzięki certyfikatowi wydawanemu przez komórkę właściwą w sprawach teleinformatyki, identyfikuje osobę, która go złożyła oraz zapewnia integralność i wiarygodność dokumentu.
5. Odbiorca korespondencji opatrzonej resortowym podpisem elektronicznym nie jest uprawniony do żądania ponownego przesłania jej na nośniku papierowym z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem zgodnie z § 50.
6. Przygotowując pismo do podpisu resortowym podpisem elektronicznym, autor pisma powinien wykorzystywać funkcjonalność wstawiania wiersza podpisu, jeżeli aplikacja MS Office zawiera formularz z taką funkcjonalnością.
7. Osoba podpisująca pismo powinna określić cel w jakim jest ono podpisywane oraz datę złożenia podpisu, jeżeli aplikacja MS Office zawiera formularz z taką funkcjonalnością.
§  50.
1. Formę papierową oraz podpis własnoręczny stosuje się ze względu na przepisy prawa oraz bezpieczeństwo obrotu gospodarczego przy sporządzaniu następujących dokumentów:
1) aktów normatywnych i innych aktów prawnych, decyzji administracyjnych, postanowień, upoważnień, pełnomocnictw oraz innych dokumentów stanowiących dowód dokonanych czynności prawnych;
2) umów cywilnoprawnych i innych dowodów dokonanych operacji gospodarczych;
3) zaświadczeń;
4) dokumentów, dla których zastrzeżono określoną prawem formę lub wzór;
5) dokumentacji z zakresu prawa pracy, włączanej do akt osobowych pracownika;
6) dokumentów, które zgodnie z przepisami prawa opatrywane są pieczęciami urzędowymi, bądź adnotacjami mającymi znaczenie prawne;
7) dokumentów tworzonych w ramach określonych prawem procedur, jeżeli z przepisów wynika obowiązek dochowania formy pisemnej bądź innej formy kwalifikowanej;
8) w sytuacjach przewidzianych szczególnymi przepisami prawa.
2. W sytuacjach dopuszczalnych przepisami prawa do dokumentów określonych w ust. 1 można stosować także formę elektroniczną i bezpieczny podpis elektroniczny.
§  51.
1. W korespondencji urzędowej z komórkami organizacyjnymi, placówkami zagranicznymi, jak również z instytucjami zewnętrznymi stosuje się, w zależności od stopnia pilności sprawy, następujące zasady co do terminów udzielania odpowiedzi, z zastrzeżeniem sytuacji określonych odrębnymi przepisami prawa:
1) Natychmiast - nie później niż 24 godziny, od momentu jej otrzymania;
2) Pilne - 3 dni robocze, od momentu jej otrzymania;
3) Pozostałe - 14 dni roboczych od momentu jej otrzymania.
2. Stopień pilności umieszcza się:
1) na pismach w formie papierowej - w prawym górnym rogu pod datą;
2) w wiadomościach poczty elektronicznej - w polu temat.

Rozdział  VI

Sporządzanie odpisów i kopii

§  52.
1. Odpisy sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.
2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału sporządzonego w formie papierowej, to w prawym górnym rogu, na każdej stronie nad tekstem, umieszcza się wyraz "Odpis", a jeżeli z innego niż oryginał dokumentu umieszcza się np. napis "odpis z odpisu".
3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.
4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".
§  53.
1. Zgodność odpisu lub kopii z oryginałem potwierdza dyrektor komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik, używając pieczęci imiennej i "za zgodność z oryginałem". Jeżeli odpis przeznaczony jest dla urzędów, instytucji lub obywateli, umieszcza się również pieczęć okrągłą z godłem (urzędową).
2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.
3. W odniesieniu do naturalnych dokumentów elektronicznych, oryginałem jest dokument w systemie, zaś wydruk tego dokumentu jest kopią.

Rozdział  VII

Wysyłanie przesyłek

§  54.
1. W przypadku pism wytworzonych w systemie EOD i przeznaczonych do wysyłki w formie papierowej, osoba prowadząca sprawę drukuje odpowiednią liczbę egzemplarzy zaakceptowanej wersji pisma i przedkłada do własnoręcznego podpisu dyrektorowi komórki organizacyjnej/kierownikowi placówki zagranicznej lub innej upoważnionej osobie.
2. Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się w systemie EOD.
3. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa w ust. 2.
4. Obowiązkowo należy włączać do akt sprawy odwzorowanie cyfrowe podpisanego własnoręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.
5. Egzemplarz aktowy pisma przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek przychodzących, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
6. Noty dyplomatyczne wychodzące sporządza się w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Każdy egzemplarz podpisuje się podpisem własnoręcznym. Egzemplarz aktowy z podpisem własnoręcznym przechowuje się w składzie chronologicznym.
7. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej są wysyłane przez kancelarię obsługującą korespondencję wychodzącą lub/i komórkę organizacyjną właściwą w sprawach poczty dyplomatycznej na podstawie zdefiniowanej przez prowadzącego sprawę listy adresatów oraz parametrów (np. list polecony, list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, list priorytetowy, poczta wymienna, poczta dyplomatyczna) wysyłki w systemie EOD.
8. Kancelarie, dokonując wysyłki odnotowują w systemie EOD sposób wysłania przesyłki na podstawie parametrów, o których mowa w ust. 7 i uzupełniają inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez osobę prowadzącą sprawę.
9. Przesyłki przekazuje się do adresatów, operatorowi pocztowemu na podstawie wygenerowanej książki nadawczej z systemu EOD.
10. Wysyłce za pośrednictwem kancelarii nie podlegają wiadomości poczty elektronicznej oraz faksy. Są one wysyłane bezpośrednio przez osobę prowadzącą daną sprawę lub sekretariat komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej.
§  55. Pisma wytworzone w systemie EOD i przeznaczone do wysyłki tym systemem, wysyła się po ich podpisaniu podpisem elektronicznym resortowym lub podpisem elektronicznym bezpiecznym:
1) w ramach systemu EOD;
2) za pomocą faks serwera;
3) jako wiadomość poczty elektronicznej w domenie msz.gov.pl;
4) przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń ESP.

Rozdział  VIII

Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum MSZ

§  56.
1. Z dokumentacją spraw zakończonych postępuje się zgodnie z trybem i na warunkach określonych w Instrukcji Archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.
2. Po upływie roku, licząc od pierwszego stycznia roku, w którym sprawa została zakończona, dokumentacja podlega archiwizacji i przekazaniu do archiwum MSZ.
3. Pisma na nośniku papierowym wpływające do placówki zagranicznej, a przyporządkowane do spraw zakończonych, brakuje się nie później niż po upływie 2 lat, jeśli nie zachodzą inne okoliczności wskazujące na dalsze ich przechowywanie.
§  57.
1. Dokumentacja w formie papierowej ze składu chronologicznego, po upływie pełnego roku kalendarzowego, licząc od pierwszego stycznia roku dla którego powstał zbiór, przekazywana jest na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego przez kancelarie do archiwum MSZ, w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji Archiwalnej.
2. Informatyczne nośniki danych ze składu informatycznych nośników danych, po upływie pełnego roku kalendarzowego, licząc od pierwszego stycznia roku dla którego powstał zbiór, kancelarie przekazują do archiwum MSZ zgodnie z ust. 1.
3. Spisy brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy zdawczo - odbiorcze akceptuje dyrektor komórki organizacyjnej/kierownik placówki zagranicznej.
§  58.
1. Dokumenty oraz sprawy prowadzone w systemie EOD przekazuje się w całości wraz z metadanymi, formularzami, załącznikami, formatkami w formie uporządkowanej pod względem klasyfikacji z JRWA. Podstawą przekazania jest spis zdawczo-odbiorczy, dostępny w formie elektronicznej i generowany przez system EOD.
2. Koordynatorzy ds. kancelaryjno-archiwalnych w komórkach organizacyjnych, są odpowiedzialni za przygotowanie i przekazanie paczki archiwalnej z dokumentacją danej komórki organizacyjnej oraz podległych placówek zagranicznych do archiwum MSZ.
3. W skład paczki archiwalnej wchodzą wyłącznie sprawy zakończone przekazywane:
1) w MSZ: koordynatorowi przez poszczególnych pracowników danej komórki organizacyjnej;
2) w placówce zagranicznej: osobie odpowiedzialnej za przejęcie spraw zakończonych i przekazanie uprawnień do utworzenia paczki archiwalnej koordynatorowi z komórki organizacyjnej nadzorującej daną placówkę.
4. Koordynator do spraw kancelaryjno - archiwalnych w komórce organizacyjnej przesyła do akceptacji dyrektorowi danej komórki organizacyjnej przygotowany spis zdawczo-odbiorczy. Po zatwierdzeniu spisu zdawczo - odbiorczego paczkę archiwalną wraz ze spisem przesyła się w systemie EOD do Archiwum Elektronicznego MSZ.
5. Sposób postępowania w przypadku spraw niezakończonych reguluje § 44 ust.1.

Rozdział  IX

Postępowanie z dokumentacją spraw w przypadku zmiany stanowiska pracy, reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej

§  59.
1. W przypadku zmian organizacyjnych, w szczególności zmian pracowników na stanowiskach merytorycznych, zmian kompetencji komórek organizacyjnych/placówek zagranicznych, przekształceń komórek organizacyjnych następuje konieczność przekazania spraw:
1) zakończonych, koordynatorowi do spraw kancelaryjno - archiwalnych lub osobie wskazanej przez dyrektora komórki organizacyjnej/kierownika placówki zagranicznej. W sytuacji likwidacji komórki organizacyjnej paczki archiwalne spraw zakończonych przekazuje się do archiwum MSZ;
2) niezakończonych, dyrektorowi komórki organizacyjnej/kierownikowi placówki zagranicznej lub osobie przez niego wskazanej.
2. Potwierdzeniem przekazania jest protokół przekazania spraw, generowany za pośrednictwem systemu EOD, który przesyła się do wiadomości dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw archiwum i zarządzania informacją.
3. Komórka organizacyjna/placówka zagraniczna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania zgodnie z § 44 ust. 2.
§  60.
1. Likwidator placówki powołuje komisję, której zadaniem jest wydzielenie dokumentów i spraw prowadzonych w systemie EOD wraz z metadanymi oraz dokumentacji spraw prowadzonych w formie papierowej i protokolarne przekazanie:
1) w przypadku spraw zakończonych - do właściwych komórek organizacyjnych nadzorujących dane sprawy w MSZ, w tym teczki osobowe pracowników krajowych i miejscowych i dokumentację finansowo - administracyjną;
2) w przypadku spraw niezakończonych - następcy prawnemu.
2. Likwidator przekazuje następcy prawnemu sprawy prowadzone w systemie EOD, a administrator systemu EOD wprowadza konieczne zmiany konfiguracji systemu.
3. Następca prawny, który przejął dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania w systemie EOD, zgodnie z § 44 ust. 2.
4. Likwidator przekazuje następcy prawemu:
1) protokoły brakowania;
2) spisy zdawczo - odbiorcze dokumentów i spraw zarejestrowanych prowadzonych w systemie EOD;
3) spisy teczek spraw prowadzonych w formie papierowej.

Rozdział  X

Postępowanie z dokumentacją podczas awarii systemu oraz w placówkach zagranicznych, w których system EOD nie został wdrożony

§  61.
1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach teleinformatyki powiadamia użytkowników systemu EOD o dłuższej awarii bądź planowanym przestoju systemu oraz o terminie usunięcia awarii.
2. W przypadku braku dostępności do systemu EOD spowodowanego problemami technicznymi, następuje przejście na papierową rejestrację korespondencji. W takim przypadku:
1) kancelaria obsługująca przesyłki przychodzące, rejestruje je w rejestrze prowadzonym w formie papierowej. Zachowuje się w danym roku ciągłość numeracji zaczynając od numeru 1 z dopisaną literę A, która oznacza awarię systemu i pozwala uniknąć podwójnej rejestracji, np.:
a) w MSZ: np.MSZ.1.A.2012,
b) w placówce zagranicznej: np.AMB.MOS.1.A.2012;
2) skanuje i wysyła odwzorowanie cyfrowe za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres instytucjonalny komórki organizacyjnej;
3) osoba obsługująca konto instytucjonalne przesyła odwzorowanie cyfrowe dyrektorowi komórki organizacyjnej w celu dokonania dekretacji;
4) pracownicy prowadzący sprawy, nanoszą znak sprawy na pismo sporządzone w formie elektronicznej z literą A, w przypadku kiedy pracownik nie może odtworzyć znaku sprawy, należy pismo oznaczyć symbolem klasyfikacyjnym II, III lub IV rzędu z JRWA: np.BDG.0020.A.2012;
5) w placówce zagranicznej w przypadku awarii systemu EOD należy postępować zgodnie z ust. 2 pkt 1- 4.
3. Rejestr przesyłek przychodzących/wychodzących stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej.
4. Pracownikom kancelarii zakazuje się w trakcie trwania awarii systemu EOD wypożyczania oryginałów dokumentów ze składów chronologicznych/informatycznych nośników danych.
5. W czasie awarii systemu pracownikowi, który zobowiązany jest zapoznać się z dokumentacją znajdującą się w składzie chronologicznym/składzie informatycznych nośników danych, kancelaria na podstawie wypełnionego wniosku o wypożyczenie wydaje kopię dokumentacji.
6. W trakcie trwania awarii systemu EOD w MSZ, komunikacja z placówką zagraniczną odbywa się za pomocą poczty elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale IV niniejszej instrukcji. Odwzorowania cyfrowe pism papierowych przysyłane są za pośrednictwem poczty elektronicznej.
7. W sytuacji trwania awarii systemu EOD w placówce zagranicznej, komunikacja z MSZ odbywa się, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale IV niniejszej instrukcji. Odwzorowania cyfrowe pism papierowych przesyła się za pośrednictwem poczty elektronicznej.
8. W przypadku awarii systemu EOD i systemu poczty elektronicznej obieg korespondencji odbywa się w formie papierowej.
9. Po usunięciu awarii systemu EOD kancelaria rejestruje przechowywane oryginały przesyłek, odnotowując w polu adnotacje nadany numer z literą A i przesyła odwzorowanie cyfrowe w systemie EOD zgodnie z kompetencją do dekretacji.
10. Pracownicy zobligowani są przy uzupełnianiu metadanych przesyłki w systemie EOD, w polu "adnotacje" wpisać znak sprawy nadany podczas awarii.
§  62.
1. W placówce zagranicznej, w której nie wdrożono systemu EOD, komunikacja z/do MSZ oraz z zewnętrznymi z instytucjami miejscowymi, w zależności od formy i rodzaju korespondencji, odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie papierowej.
2. Kierownik placówki zagranicznej, wyznacza pracownika który odpowiedzialny jest za obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz uprawniony jest do:
1) przyjmowania, otwierania i sprawdzania wpływów załatwianych przez placówkę zagraniczną;
2) umieszczania pieczątki wpływu i daty wpływu na przychodzącej korespondencji;
3) prowadzenia rejestru korespondencji przychodzącej do placówki zagranicznej;
4) przedstawiania przychodzącej korespondencji do wglądu i dekretacji przełożonych;
5) rozdzielania wpływów po dekretacji;
6) przyjmowania wysyłanych pism do podpisu przełożonego i wysyłki pism;
7) sprawdzania, czy formalne elementy wysyłanych pism zostały poprawnie sporządzone;
8) prowadzenia rejestru wysyłanych pism;
9) przechowywania dokumentacji spraw załatwionych.
3. W placówkach zagranicznych pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie spraw zobligowani są do:
1) rejestracji spraw w rejestrze spraw;
2) gromadzenia dokumentacji załatwianych spraw w teczkach spraw;
3) przygotowywania projektów pism, które przekazywane są przełożonemu w celu aprobaty;
4) oznaczania pism znakiem sprawy;
5) przygotowywania korespondencji do wysyłki;
6) gromadzenia dokumentacji zakończonych spraw;
7) przekazania zakończonych spraw do kancelarii lub innej wyznaczonej osoby wyznaczonej przez kierownika placówki zagranicznej.
4. Szczegółowy podział prac kancelaryjnych ustalają kierownicy placówek zagranicznych.

Załącznik Nr  1

A - Struktura metadanych opisująca przesyłkę przychodzącą

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność*Powtarzalność
1Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym:tak
1anazwa podmiotu niebędącego osobą fizycznątekstwymagane jeśli nie określono 1bnie
1bnazwisko i imiona osoby fizycznejtekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne

rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane jeśli nie określono 1anie
2Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:nie
2akod pocztowyTekstwymaganenie
2bmiejscowośćTekstwymaganenie
2culicaTekstwymaganenie
2dbudynekTekstwymaganenie
2elokalTekstopcjonalnenie
2fskrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)Tekstopcjonalnenie
2gkrajTekstwymaganenie
2he-mail (adres poczty elektronicznej)tekstopcjonalnetak
3Data widniejąca na piśmiedata w formacie DD - MM - RRRR

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

wymaganenie
4Data nadania przesyłkidata w formacie DD - MM - RRRR

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

opcjonalnenie
5Data wpływu przesyłkidata w formacie DD - MM - RRRR gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

wymaganenie
6Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w EOD (zapisywana automatycznie)data w formacie DD- MM- RRRR hh: mm.

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to dwie ostatnie cyfry roku, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, np. 08/01/12 10:20

wymaganenie
7Oznaczenie typu pisma na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (np. pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka, itd.)Tekstopcjonalnetak
8Nadany automatycznie unikatowy w całym EOD

identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znaków:

( \) - ukośnik lewy,

( /) - ukośnik prawy,

( *) - gwiazdka,

(?) - znak zapytania,

(:) - dwukropek,

( =) - znak równości,

(,) - przecinek,

(;) - średnik.

wymaganynie
9Dotyczy - zwięzłe treści dokumentu (np. projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)Tekstwymaganytak
10Liczba załącznikówliczba naturalnaWymaganenie
11Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuWymagany dla dokumentów elektronicznychnie
12Adnotacje - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej, (np. skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3)tekstopcjonalnytak
13Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)

http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

Możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy)

PhysicalObject (obiekt fizyczny)

Software (oprogramowanie)

Sound (dźwięk)

StillImage (obraz nieruchomy)

Text (tekst) - Oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia. W tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym lub tekstowym Zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text.

wymaganynie
14Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (np. list zwykły, list polecony, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza, itd.)tekstopcjonalnynie
B - Struktura metadanych opisująca przesyłkę wychodzącą
Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność*Powtarzalność
1Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki, w tym:tak
1aImię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EODtekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EOD użytkownika)wymaganenie
1bStanowisko pracownika dokonującego czynności w systemieTekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EOD użytkownika)wymaganenie
2Oznaczenie adresata, a w tym:tak
2anazwa podmiotu niebędącego osobą fizycznątekstwymagane jeśli nie określono 2bnie
2bnazwisko i imiona osoby fizycznejtekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imionwymagane jeśli nie określono 2anie
3Adres podmiotu, o którym mowa w pkt 1, a w tym:nie
3akod pocztowytekstwymaganenie
3bmiejscowośćtekstwymaganenie
3culicatekstwymaganenie
3dbudynektekstwymaganenie
3elokaltekstopcjonalnenie
3fskrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)tekstopcjonalnenie
3gkrajtekstwymaganenie
3he-mail (adres poczty elektronicznej)tekstopcjonalnetak
4Data widniejąca na piśmiedata w formacie DD - MM - RRRR

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

wymaganenie
5Data nadania przesyłkidata w formacie DD - MM - RRRR

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

opcjonalnenie
6Oznaczenie typu pisma na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (np. pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka, itd.)tekstopcjonalnetak
7Nadany automatycznie unikatowy w całym EOD identyfikator dokumentutekst bez spacji i znaków:

( \) - ukośnik lewy,

( /) - ukośnik prawy,

( *) - gwiazdka,

(?) - znak zapytania,

(:) - dwukropek,

( =) - znak równości,

(,) - przecinek,

(;) - średnik.

wymaganynie
8Dotyczy - zwięzłe określenie treści dokumentu (np. projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)tekstwymaganynie
9Liczba załącznikówliczba naturalnawymaganenie
11Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuWymagany dla dokumentów elektronicznychnie
12Adnotacje - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłkitekstopcjonalnytak
13Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary)

http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

Możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy)

PhysicalObject (obiekt fizyczny)

Software (oprogramowanie)

Sound (dźwięk)

StillImage (obraz nieruchomy)

Text (tekst) - Oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia. W tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym lub tekstowym Zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text.

wymaganynie
14Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (np. list zwykły, list polecony, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza, itd.) tekstwymaganynie

C - Struktura metadanych opisująca elementy dokumentów elektronicznych

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność*Powtarzalność
1Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treśćtak
1aImię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EODtekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EOD użytkownika)wymaganenie
1bStanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1aTekst

(zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w EOD systemie użytkownika)

wymaganenie
2Data i czas włączenia do akt sprawy w EOD (zapisywana automatycznie)data w formacie DD- MM- RRRR hh:mm.

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to dwie ostatnie cyfry roku, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, np. 08/01/12 10:20

wymaganenie
3Oznaczenie typu pisma na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (np. pismo, notatka, opinia, prezentacja, itd.)tekstopcjonalnetak
4Nadany automatycznie unikatowy w całym EOD identyfikator dokumentutekst bez spacji i znaków:

( \) - ukośnik lewy,

( /) - ukośnik prawy,

( *) - gwiazdka,

(?) - znak zapytania,

(:) - dwukropek,

( =) - znak równości,

(,) - przecinek,

(;) - średnik.

wymaganynie
5Dotyczy - zwięzłe określenie treści dokumentu (np. projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)tekstwymaganynie
6Formattekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentuWymagany dla dokumentów elektronicznychnie
7Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/Możliwe wartości:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych),

Dataset (uporządkowany zbiór danych),

MovingImage (obraz ruchomy)

PhysicalObject (obiekt fizyczny)

Software (oprogramowanie)

Sound (dźwięk)

StillImage (obraz nieruchomy)

Text (tekst) - Oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia. W tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym lub tekstowym Zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text.

wymaganynie

D - Struktura metadanych opisująca sprawę

Lp.Nazwa elementuSposób zapisuWymagalność*Powtarzalność
1Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treśćtak
1aImię nazwisko pracownika zakładającego sprawętekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EOD użytkownika)wymagane jeśli nie określono 1bnie
1bImię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawętekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EOD użytkownika)wymagane jeśli nie odkreślono 1atak
2Data i czas założenia sprawy w EZD (zapisywana automatycznie) data w formacie DD- MM- RRRR hh:mm.

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to dwie ostatnie cyfry roku, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, np. 08/01/12 10:20

wymaganenie
3Data i czas zakończenia sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)data w formacie DD - MM - RRRR

gdzie

DD to dwie cyfry dnia, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, RRRR to cztery cyfry roku.

wymagany w momencie eksportu danych do paczki archiwalnejnie
4znak sprawy

(zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej w § 8. ust. 4wymaganynie
5Dotyczy - zwięzłe określenie treści sprawy (np. przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)tekstwymaganynie
6Formatustalona wartośćwymagany w momencie eksportu danych do paczki archiwalnejnie
8Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/Ustalona wartość:

Collection (nieuporządkowany zbiór danych)

wymagany w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej o którejnie

Załącznik Nr  2

PROTOKÓŁ

(pieczątka/nazwa komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej)

o doręczeniu przesyłki uszkodzonej

spisany w...........................................................dnia........20.......r.

o godzinie..... w obecności następujących osób (imię, nazwisko, stopień służbowy): .......................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................

PRZEDMIOT PROTOKOŁU

Stanowi:........................ nr................. ,masa ..........................kg ....g,

zadeklarowana wartość .....zł ......gr. (słownie....................................../100),

nadana dnia .....................w ...............nadawca................................

..............................................................................adresat........................................................................................................................................................

OPIS STANU RZECZY

1. Opis uszkodzenia:

Podpisy osób sporządzających protokół:

....................................

....................................

....................................

Załącznik Nr  3

Rejestr przesyłek przychodzących /wychodzących

L.P

(z literą "A")

Data wpływu/data wysłaniaAdresat/ NadawcaDotyczy/znak sprawyUwagi
1.A
2.A
3.A
4.A

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wykaz stosowanych oznaczeń przez placówki zagraniczne

Nazwa placówkiskrót
Ambasada RP w AfganistanieAMB.KAB
Ambasada RP w AlbaniiAMB.TIR
Ambasada RP w AlgieriiAMB.ALG
Ambasada RP w AngoliAMB.LUA
Ambasada RP w Arabii SaudyjskiejAMB.RIJ
Ambasada RP w ArgentynieAMB.BAI
Ambasada RP w ArmeniiAMB.ERY
Ambasada RP w AustraliiAMB.CAN
Ambasada RP w AustriiAMB.WIE
Ambasada RP w AzerbejdżanieAMB.BAK
Ambasada RP w BelgiiAMB.BRU
Ambasada RP na BiałorusiAMB.MIN
Ambasada RP w Bośni i HercegowinieAMB.SAR
Ambasada RP w BrazyliiAMB.BRA
Ambasada RP w BułgariiAMB.SOF
Ambasada RP w ChileAMB.SCH
Ambasada RP w ChinachAMB.PEK
Ambasada RP w ChorwacjiAMB.ZAG
Ambasada RP na CyprzeAMB.NIK
Ambasada RP w CzarnogórzeAMB.POD
Ambasada RP w CzechachAMB.PRA
Ambasada RP w DaniiAMB.KOP
Ambasada RP w EgipcieAMB.KAI
Ambasada RP w EstoniiAMB.TAL
Ambasada RP w EtiopiiAMB.ADD
Ambasada RP w FinlandiiAMB.HEL
Ambasada RP we FrancjiAMB.PAR
Ambasada RP w GrecjiAMB.ATE
Ambasada RP w GruzjiAMB.TBI
Ambasada RP w HiszpaniiAMB.MAD
Ambasada RP w HolandiiAMB.HAG
Ambasada RP w IndiachAMB.NDE
Ambasada RP w IndonezjiAMB.DZA
Ambasada RP w IrakuAMB.BAG
Ambasada RP w IranieAMB.TEH
Ambasada RP w IrlandiiAMB.DUB
Ambasada RP w IzraeluAMB.TAW
Ambasada RP w JaponiiAMB.TOK
Ambasada RP w JordaniiAMB.AMM
Ambasada RP w KanadzieAMB.OTT
Ambasada RP w KatarzeAMB.DOH
Ambasada RP w KazachstanieAMB.AST
Ambasada RP w KeniiAMB.NAI
Ambasada RP w KolumbiiAMB.BOG
Ambasada RP w Korei PołudniowejAMB.SEU
Ambasada RP w Korei PółnocnejAMB.PJO
Ambasada RP na KubieAMB.HAW
Ambasada RP w KuwejcieAMB.KUW
Ambasada RP w LibanieAMB.BEJ
Ambasada RP w LibiiAMB.TRY
Ambasada RP na LitwieAMB.WIL
Ambasada RP w LuksemburguAMB.LUK
Ambasada RP na ŁotwieAMB.RYG
Ambasada RP w MacedoniiAMB.SKO
Ambasada RP w MalezjiAMB.KLU
Ambasada RP w MarokuAMB.RAB
Ambasada RP w MeksykuAMB.MEK
Ambasada RP w MołdawiiAMB.KIS
Ambasada RP w NiemczechAMB.BER
Ambasada RP w NigeriiAMB.ABU
Ambasada RP w NorwegiiAMB.OSL
Ambasada RP w Nowej ZelandiiAMB.WEL
Ambasada RP w PakistanieAMB.ISL
Ambasada RP w PeruAMB.LIM
Ambasada RP w PortugaliiAMB.LIZ
Ambasada RP w RosjiAMB.MOS
Ambasada RP w RPAAMB.PRE
Ambasada RP w RumuniiAMB.BUK
Ambasada RP w SerbiiAMB.BEL
Ambasada RP w SingapurzeAMB.SIN
Ambasada RP na SłowacjiAMB.BRT
Ambasada RP w SłoweniiAMB.LUB
Ambasada RP w Stanach ZjednoczonychAMB.WAS
Ambasada RP w SyriiAMB.DAM
Ambasada RP w SzwajcariiAMB.BEN
Ambasada RP w SzwecjiAMB.SZT
Ambasada RP w TajlandiiAMB.BAN
Ambasada RP w TunezjiAMB.TUN
Ambasada RP w TurcjiAMB.ANK
Ambasada RP na UkrainieAMB.KIJ
Ambasada RP w UzbekistanieAMB.TAS
Ambasada RP w WatykanieAMB.WAT
Ambasada RP w WenezueliAMB.CAR
Ambasada RP na WęgrzechAMB.BUD
Ambasada RP w Wielkiej BrytaniiAMB.LON
Ambasada RP w WietnamieAMB.HAN
Ambasada RP we WłoszechAMB.RZY
Ambasada RP w Zjednoczonych Emiratach ArabskichAMB.AZA
Biuro Przedstawiciela RP w RamallahSP.RAM
Instytut Polski w BerlinieIP.BER
Instytut Polski w BratysławieIP.BRT
Instytut Polski w BrukseliIP.BRU
Instytut Polski w BudapeszcieIP.BUD
Instytut Polski w BukareszcieIP.BUK
Instytut Polski w DüsseldorfieIP.DUS
Instytut Polski w KijowieIP.KIJ
Instytut Polski w LondynieIP.LON
Instytut Polski w MadrycieIP.MAD
Instytut Polski w MińskuIP.MIN
Instytut Polski w MoskwieIP.MOS
Instytut Polski w Nowym JorkuIP.NJO
Instytut Polski w ParyżuIP.PAR
Instytut Polski w PradzeIP.PRA
Instytut Polski w RzymieIP.RZY
Instytut Polski w Sankt PetersburguIP.SPE
Instytut Polski w SofiiIP.SOF
Instytut Polski w SztokholmieIP.SZT
Instytut Polski w Tel AwiwieIP.TAW
Instytut Polski w TokioIP.TOK
Instytut Polski w WiedniuIP.WIE
Instytut Polski w WilnieIP.WIL
Konsulat Generalny RP w AłmatyKG.ALM
Konsulat Generalny RP w BarcelonieKG.BAR
Konsulat Generalny RP w BrześciuKG.BRZ
Konsulat Generalny RP w CharkowieKG.CHA
Konsulat Generalny RP w ChicagoKG.CHI
Konsulat Generalny RP w DonieckuKG.DON
Konsulat Generalny RP w EdynburguKG.EDY
Konsulat Generalny RP w GrodnieKG.GRO
Konsulat Generalny RP w HamburguKG.HAM
Konsulat Generalny RP w HongkonguKG.HON
Konsulat Generalny RP w IrkuckuKG.IRK
Konsulat Generalny RP w KaliningradzieKG.KAL
Konsulat Generalny RP w KantonieKG.KAN
Konsulat Generalny RP w KoloniiKG.KOL
Konsulat Generalny RP w KurytybieKG.KUR
Konsulat Generalny RP w LilleKG.LIL
Konsulat Generalny RP w Los AngelesKG.LAN
Konsulat Generalny RP we LwowieKG.LWO
Konsulat Generalny RP w LyonieKG.LYO
Konsulat Generalny RP w ŁuckuKG.LUK
Konsulat Generalny RP w MalmöKG.MAL
Konsulat Generalny RP w ManchesterzeKG.MAN
Konsulat Generalny RP w MediolanieKG.MED
Konsulat Generalny RP w MonachiumKG.MON
Konsulat Generalny RP w MontrealuKG.MOT
Konsulat Generalny RP w MumbajuKG.MUM
Konsulat Generalny RP w Nowym JorkuKG.NJO
Konsulat Generalny RP w OdessieKG.ODE
Konsulat Generalny RP w OstrawieKG.OST
Konsulat Generalny RP w ReykjavikuKG.REY
Konsulat Generalny RP w Sankt PetersburguKG.SPE
Konsulat Generalny RP w Sao PauloKG.SPA
Konsulat Generalny RP w SewastopoluKG.SEW
Konsulat Generalny RP w StambuleKG.STA
Konsulat Generalny RP w SydneyKG.SYD
Konsulat Generalny RP w SzanghajuKG.SZA
Konsulat Generalny RP w TorontoKG.TOR
Konsulat Generalny RP w VancouverKG.VAN
Konsulat Generalny RP w WinnicyKG.WIN
Agencja Konsularna RP w IrbiluAK.IRB
Agencja Konsularna RP w SmoleńskuAK.SMO
Stałe Przedstawicielstwo RP przy NATO w BrukseliSP.NATO.BRU
Stałe Przedstawicielstwo RP przy OBWE w WiedniuSP.OBWE.WIE
Stałe Przedstawicielstwo RP przy Biurze NZ i Organizacjach Międzynarodowych w WiedniuSP.ONZ.WIE
Stałe Przedstawicielstwo RP przy OECD w ParyżuSP.OECD.PAR
Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w GenewieSP.ONZ.GEN
Stałe Przedstawicielstwo RP przy ONZ w Nowym JorkuSP.ONZ.NJO
Stałe Przedstawicielstwo RP przy RE w StrasburguSP.RE.STR
Stałe Przedstawicielstwo RP przy UE w BrukseliSP.UE.BRU
Stałe Przedstawicielstwo RP przy UNESCO w ParyżuSP.UNESCO.PAR
Warszawskie Biuro Handlowe w TajpejWBH.TAJ
Biuro Przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej przy Palestyńskiej Władzy NarodowejBPPWN.RAM
* Skróty tworzone są z trzech pierwszych liter nazwy miasta, w którym znajduje się placówka. W przypadkach skrótów identycznych stosowana jest kolejna litera z nazwy miasta. Przy miastach, których nazwa składa się z dwóch członów skrót jest tworzony z pierwszej litery pierwszego członu i dwóch pierwszych z drugiego członu.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

MINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCH

I PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH

SPIS TREŚCI

Rozdział I Zasady ogólne

Rozdział II Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych

Rozdział  I

Zasady ogólne

§  1.
1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych wprowadza się jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.
2. Dokumentacja powstająca i napływająca do MSZ i placówek zagranicznych jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) przez oznaczenie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jest grupowana jako dokumentacja nietworząca akt spraw.
3. Czynności, o których mowa w ust. 2 dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
§  2.
1. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:
1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;
2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.
2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej MSZ i placówek zagranicznych oraz od podziału kompetencji komórek organizacyjnych.
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, i polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się MSZ i placówki zagraniczne, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw.
4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej:
1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną oznacza się kat. A;
2) dokumentację niearchiwalną, posiadającą czasową wartość użytkową oznacza się kat. B.
5. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:
1) dla klas pierwszego rzędu - symbole jednocyfrowe od "0" do "9";
2) dla klas drugiego rzędu - symbole dwucyfrowe od "00" do "99";
3) dla klas trzeciego rzędu - symbole trzycyfrowe od "000" do "999";
4) dla klas czwartego rzędu - symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".
§  3.
1. Jeżeli w działalności MSZ i placówek zagranicznych pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań.
2. Zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas wprowadzane są poprzez zarządzenie Ministra Spraw Zagranicznych w porozumieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją.
3. Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w § 2. ust. 5;
2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;
3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w § 2. ust. 4.
4. W razie potrzeby na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
5. Podane w jednolitym rzeczowym wykazie akt kategorie archiwalne i oznaczone okresy przechowywania stosuje się do całości dokumentacji wytwarzanej, niezależnie od formy jej zapisu i statusu dostępu.
6. Symbole wprowadzone w jednolitym rzeczowym wykazie akt w rubryce 8 dotyczą postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny i odnoszą się do akt spraw przechowywanych w formie papierowej oraz elektronicznej w MSZ i placówkach zagranicznych:
1) E - akta spraw podlegają ewakuacji;
2) Z - akta spraw podlegają fizycznemu zniszczeniu;
3) P - akta spraw mogą pozostać w miejscu przechowywania.

Rozdział  II

Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych

Spis

klas pierwszego i drugiego rzędu

0Zarządzanie
00Organy kolegialne
01Organizacja i zarządzanie
02Legislacja. Opinie i porady prawne
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
04Informatyka/Informatyzacja. Bezpieczeństwo teleinformatyczne
05Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją
06Wydawnictwa. Prace naukowo-badawcze
07Skargi i wnioski
08Kontrola
09Audyt
1Protokół dyplomatyczny
10Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnych
11Uroczystości, przyjęcia, imprezy
12Ordery i odznaczenia
13Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularne
14Ułatwienia dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
15Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w RP
16Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych
17Sprawy policyjne
18Legitymacje pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych
2Polityka zagraniczna RP
20Założenia polityki zagranicznej
21Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
22Stosunki dyplomatyczne Polski
23Koordynacja współpracy zagranicznej jednostek samorządu terytorialnego - współpraca transgraniczna i międzyregionalna
24Stosunki gospodarcze RP z zagranicą
25Polityka bezpieczeństwa
26Sprawy Polonii i Polaków zagranicą
27Prawo traktatów
28Prawo międzynarodowe - zagadnienia ogólne
29Prawo międzynarodowe - zagadnienia dot. bezpieczeństwa i sporów, roszczenia
3Służba Konsularna
30Organizacja służby konsularnej
31Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą
32Obywatelstwo polskie. Dokumenty paszportowe. Dowody osobiste
33Wizy. Cudzoziemcy
34Repatriacje
35Aresztowania, wydalenia, deportacje. Nieszczęśliwe wypadki i zgony
36Sprawy komunikacyjne i celne
37Opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami, ekshumacje
38Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskich
39Pośrednictwo w przekazywaniu informacji o charakterze prywatnym. Depozyty
4Udział Polski w pracach instytucji i organizacji międzynarodowych
40Organizacje i instytucje międzynarodowe
41Organizacje i instytucje wyznaniowe
42Organizacja Narodów Zjednoczonych
43Prawa człowieka
44Pomoc humanitarna i rozwojowa
45Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwoju stosunków między RP a innymi krajami
46Międzynarodowe kongresy, konferencje, sympozja i imprezy
5Dyplomacja publiczna i kulturalna
50Organizacja dyplomacji publicznej i kulturalnej
51Współpraca kulturalna i naukowa
52Pośrednictwo naukowe
53Promocja
54Działalność promocyjna własna
55Obchody, uroczystości
56Wydawnictwa
57Sport i turystyka
6Kadry
60Zasady pracy i płacy
61Zatrudnienie i wynagradzanie pracowników
62Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
63Wykorzystanie czasu pracy
64Sprawy socjalno - bytowe
65Emerytury, renty, ubezpieczenia
66Bezpieczeństwo i higiena pracy
67Ochrona danych osobowych
7Finanse
70Podstawowe zasady gospodarki finansowej
71Budżet, realizacja dochodów i wydatków
72Świadczenia
73Inwentaryzacja
74Zamówienia publiczne
75Dyscyplina finansów publicznych
8Administracja
80Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami
81Administrowanie nieruchomości
82Utrzymanie lokali i pomieszczeń
83Bezpieczeństwo dyplomatyczne. Ochrona obiektów i mienia
84Transport i łączność
85Zaopatrzenie
86Inwestycje i remonty
87Ewidencja majątku
88Ubezpieczenia majątku
89Intendentura
9Unia Europejska
90Programowanie i koordynacja polityki integracyjnej
91Dokumentowanie procesu integracyjnego
92Wykonywanie prawa UE
93Koordynacja współpracy z instytucjami i organami UE
94Polityki UE
95Relacje z państwami członkowskimi UE, inicjatywy europejskie o charakterze wewnętrznym
96Sprawy zagraniczne UE
97Wdrażanie programów i wykorzystanie środków finansowych z UE
98Działalność informacyjno - edukacyjna dotycząca UE
99Współpraca z Fundacją Fundusz Współpracy
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoStatus zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne
000Posiedzenia kierownictwa MSZAMateriały na posiedzenia, porządek obrad, listy obecności, wystąpienia, uchwały, protokoły z posiedzeń, sprawozdania

Kat. A; korespondencja ws. organizacji, przebiegu i zamknięcia posiedzeń Kat. B5

E
001Posiedzenia Zarządu MSZAJak w klasie 000
002Zespoły koordynacyjne MSZAJak przy klasie 000. Dokumentację każdego spotkania i zespołu gromadzi się w osobnych teczkach sprawE
003Komisje i Zespoły własne (stałe lub doraźne) Jak przy klasie 000. Zarządzenia, decyzje, skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski, postulatyE
0030Powoływanie komisji, zespołówAZarządzenia, decyzje, uchwałyE
0031Ewidencja komisji, zespołówARejestry, wykazyE
0032Ewidencja prowadzonych postępowańAm.in. stenogramy, protokoły, uchwałyE
0033Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej oraz oceny wniosków o zwolnienie z odbycia służby przygotowawczej w służbie cywilnejBE5Kopia zarządzenia ws. powołania Komisji, imienna lista członków, protokoły posiedzeń, wnioskiZ
0034Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętności praktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas służby przygotowawczej w służbie zagranicznejBE5Dokumentacja jak w klasie 0023Z
004Pełnomocnicy, Specjalni Wysłannicy i specjalni doradcy Ministra Spraw ZagranicznychDla każdej instytucji pełnomocnika zakłada się odrębne teczki
0040Plany pracy pełnomocnikówAZ
0041Programy realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez pełnomocnikówAZ
0042Koordynacja prac dotyczących realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez pełnomocnikówBE5Z
0043Sprawozdania i analizy realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez pełnomocnikówAE
0044Działania podejmowane przez Pełnomocników, Specjalnych Wysłanników i specjalnych doradcówBE5Dotyczy materiałów, które nie kwalifikują się do innych klas kwalifikacyjnychZ
005Komisje międzyresortoweADo Kat. A kwalifikuje się materiały jeśli sekretariat danej komisji działa przy MSZ. W innym wypadku tylko własne opracowania, teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad. Pozdostała dokumentacja z prac zespołów Kat. B5Z
006Narady, konferencje
0060Własne zjazdy, konferencje, sympozja, foraAProgramy, stenogramy obrad, notatki, referaty, protokoły, sprawozdania, lista uczestników. Obsługa organizacyjno techniczna Kat. B2Z
0061Narady (zebrania) pracownikówAProtokoły, sprawozdania, notatki, wnioskiZ
0062Udział w krajowych naradach i konferencjachB10Do Kat. A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. Pozostała dokumentacja Kat. B10Z
01Organizacja i zarządzanie
010Organizacja organów nadrzędnych i współdziałającychB5Ustawy, statuty, zakresy działania, wykazy imienne obsady stanowisk kierowniczychZ
011Organizacja resortu spraw zagranicznychE - w centrali Z - na placówkach
0110Podstawy prawne działaniaAAkty normatywne, dokumenty rejestracyjne MSZ tj, NIP, REGON
0111Struktura Ministerstwa i ogólny zakres działania komórek organizacyjnychAStatut. Regulamin organizacyjny MSZ
0112Struktura komórek organizacyjnych i placówek zagranicznych oraz szczegółowy zakres ich działaniaAWewnętrzne regulaminy organizacyjne. Statuty placówek zagranicznych. Korespondencja w sprawie Kat. B10
0113Reorganizacja ministerstwa powołanie lub likwidacja komórek organizacyjnych i placówek zagranicznychADecyzja i korespondencja dot. przeprowadzenia reorganizacji lub likwidacji
0114Organizacja jednostek nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychARegulaminy organizacyjne.
0115Reorganizacja lub likwidacja jednostek nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychAJak w klasie 0113
0116Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra, wzory podpisów, podpisy elektroniczneAPelnomocnictwa ws. krajoiwych. Korespondencja w sprawie Kat. B5
0117Pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora Generalnego, Pełnomocników, dyrektorów komórek organizacyjnych, kierowników placówek zagranicznych, wzory podpisów, podpisy elektroniczneBE10W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia. Korespondencja w sprawie Kat. B5
012Organizacja biurowościZ
0120Akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługi kancelaryjnej, administracyjnej, archiwalnej, bibliotecznej, ich interpretacje, wyjaśnienia i opinieAInstrukcja kancelaryjna; jednolity rzeczowy wykaz akt; instrukcja archiwalna; rejestry spraw.
0121Dokumentacja nietworząca akt sprawyBcWewnętrzne pisma, które inicjują sprawy w innej komórce organizacyjnej; zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawyZ
0122Formularze i drukiB10Gospodarka formularzami Kat. B3
0123Ewidencja pieczęci, pieczątek oraz ich odciskówARejestry pieczęci, pieczątek Kat. A. Zamawianie pieczęci, pieczątek i stempli oraz ich likwidacja Kat. B5
0124Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych między komórkami i jednostkami organizacyjnymi w związku ze zmianami organizacyjnymiAProtokoły przekazania spraw
0125Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pismB5Dotyczy obiegu przesyłek jawnych
0126Obsługa poczty dyplomatycznejB10Korespondencja w sprawie. przesyłek przekazywanych pocztą dyplomatyczną. Wykazy przesyłek. Notyfikacje kurierów Kat. B2
013Zarządzanie Archiwum MSZ
0130Organizacja zarządzaniaARegulaminy, instrukcje, wytyczne itp. ArchiwumZ
0131Gromadzenie zasobu aktowegoADo Kat. A należą wykazy spisów zda.-odb. księgi nabytków i ubytków.E
0132Ewidencja i opracowywanie zasobu aktowegoASpisy. zd.-odb. akt i pamiątek historycznych przekazywanych do archiwum. Karty zespołów, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy.E
0133Brakowanie aktADokumentację brakowania wykonuje się w 1 egz.,w MSZ przekazuje się do archiwum MSZ; placówka zagraniczna przechowuje w odpowiedniej kancelariiZ
0134Ewidencja udostępniania i wypożyczenia.B5Decyzje, zezwolenia. Karty udostępniania dokumentów niejawnych w Archiwum MSZ Kat. B20Z
0135KwerendyBE5P
0136Konserwacja zbiorów archiwumB25P
0137Zagubienie bądź utrata aktAProtokoły, wyjaśnieniaP
0138Współpraca z innymi archiwami i instytucjami gromadzącymi materiały źródłoweB5KorespondencjaZ
014Biblioteka/MediatekaP
0140Ewidencja zbiorów bibliotecznychAKsięgi inwentarzowe, katalogi analogowe/cyfrowe, protokoły skontrum, księgi ubytków/protokoły zniszczenia, protokoły przekazania
0141Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla MSZBE5Korespondencja, zakupy, wymiana, dary, komputerowe programy biblioteczne
0142Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla placówek zagranicznychBE5Korespondencja, zakupy, wymiana, dary, komputerowe programy biblioteczne
0143Udostępnianie zasobu biblioteki/mediatekiB5Rejestr korzystającychZ
0144Wypożyczenia międzybiblioteczneB2Korespondencja
015Ochrona informacji niejawnychZ
0150Regulacje z zakresu ochrony informacji niejawnychAKat. A Przepisy wewnętrzne dot. przetwarzania, informacji niejawnych, instrukcje, wytyczne, zalecenia, wyjaśnienia, interpretacje, opinie.

Kat. B20 Plany ochrony informacji niejawnych. Dokumentacja dot. oceny zagrożeń, szacowania ryzyka oraz zarządzania ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych.

Kat. B10 Dokumentacja w sprawie realizacji umów związanych z dostępem do informacji niejawnych

0151Postępowania sprawdzająceBE20Postępowanie sprawdzające zwykłe prowadzone przez pełnomocnika OIN. Wnioski o przeprowadzenie poszerzonego postepowania sprawdzającego, kierowane do ABW/SKW oraz wnioski o rozszerzenie dostępu do informacji niejawnych międzynarodowych Kat. B2 Umorzone postepowania sprawdzające Kat. BE5 Zgoda na dostęp do informacji niejawnych do czasu zakończenia postępowania sprawdzającego Kat. BE5, Upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" Kat. BE5
0152Kontrole ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów w tym zakresie.B10Protokoły kontroli. Korespondencja w sprawach dot. stosowania wymaganych środków bezpieczeństwa fizycznego informacji niejawnych. Opinie w sprawie założeń funkcjonalno-użytkowych obiektów, placówek zagranicznych, wytyczne dla organizacji stref ochronnych. Korespondencja w sprawach naruszenia przepisów, Dokumentacja postępowań wyjaśniających
0153Szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnychB10Wykazy osób przeszkolonych. Oświadczenia i zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie OIN oraz specjalistycznego szkolenia kancelaryjnego.
0154Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych/PODNADecyzje o utworzeniu/likwidacji KT/PODN. Protokoły zdawczo-odbiorcze
0155Dzienniki ewidencjiB25Rejestry dzienników ewidencji i teczek - Kat. B25

Kat. B10 - Dzienniki ewidencyjne, rejestry wydanych przedmiotów (okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia wszystkich pozycji); książki doręczeń przesyłek miejscowych, inne urządzenia używane do ewidencji i obiegu materiałów niejawnych (okres przechowywania liczy się o daty ostatniego wpisu)

0156Decyzje ws zmian/zniesienia klauzul tajności oraz okresów ochronnych.ADecyzje w sprawie zmian/zniesienia klauzul tajności. z innych jednostek organizacyjnych Kat. B10
0157Zwolnienie od obowiązku zachowania w tajemnicy informacji niejawnychA
016Ochrona innych tajemnic ustawowo chronionychABez ochrony danych osobowych
017System Zarządzania Jakością. System Zapobiegania Zagrożeniom KorupcyjnymZ
0170Dokumentacja SZJ i SZZK, jej opracowanie oraz aktualizacjaAWdrażanie, polityka jakości, Misja, Księga Jakości, procedury i instrukcje, rejestr zmian Kat. A. Korespondencja związana z aktualizacjami dokumentacji SZJ i SZZK Kat. B5
0171Elektroniczny zbiór dokumentów SZJ i SZZKBE5Baza danych systemu, narzędzia udostępniania dokumentacji w środowisku sieciowym
0172Doskonalenie SZJ i SZZKBE5Korespondencja dotycząca przeglądów zarządzania, informacje dla kierownictwa z przeglądów, protokoły z przeglądów
0173Usprawnianie organizacji resortu, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzaniaA
0174Audity jakościBE5Dokumentacja i korespondencja związana z przeprowadzaniem auditów jakości
0175CeryfikacjaBE5Dokumentacja i korespondencja związana z certyfikacją SZJ i SZZK
018Kontrola zarządcza
0180Dokumentacja kontroli zarządczejARegulacje wewnętrzne, opinie, opracowania
0181Samoocena kontroli zarządczejB10Kwestionariusze samooceny kontroli zarządczej, bazy danych
0182Oświadczenia o stanie kontroli zarządczejAOświadczenia, korespondencja z kierownictwem, komitetem Audytu oraz komórką organizacyjną właściwą do spraw kontroli i audytu
0183Działania zaradcze i usprawniająceB10Plany działań, dokumentacja monitorująca, sprawozdania dla Dyrektora Generalnego SZ, bazy danych
0184Sprawozdania nt. kontroli zarządczejASprawozdania, korespondencja z kierownictwem, Komitetem Audytu oraz komórką organizacyjną właściwą do spraw kontroli i audytu
019Zarządzanie ryzykiem
0190Dokumentacja zarządzania ryzykiemARegulacje wewnętrzne, opinie, wyjaśnienia, opracowania
0191Prace zespołu ds. zarządzania ryzykiemB10Korespondencja zespołu
0192Wykaz ryzykAWykazy, monitoring działań usprawniających
0193Sprawozdania nt. zarządzania ryzykiemASprawozdania, korespondencja
0194Działania ograniczające ryzykaBE10
02Legislacja. Opinie i porady prawne
020Zbiór zewnętrznych aktów normatywnychZ
0200Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane) BE10Uchwały dot. resortu kwalifikuje się do Kat. A
0201Inne zewnętrzne akty normatywneB10Przechowuje się od momentu zniesienia danego aktu prawnego
021Zewnętrzne akty normatywne opracowywane w MSZProjekty przygotowywane w MSZ wraz z korespondencją prowadzeną w ramach uzgodnień międzyresortowych oraz z Sejmem, Senatem i Kancelarią PrezydentaE
0210Projekty ustawA
0211Projekty założeń projektów ustawA
0212Projekty rozporządzeń Rady Ministrów
0213Projekty rozporządzeń Prezesa RMA
022Akty prawne i zarządcze Ministra Spraw ZagranicznychAZachowuje się komplet oryginałów podpisanych aktów prawnych. Akty prawne przekazuje do archiwum komórka organizacyjna właściwa ds. legislacji w MSZ po zniesieniu aktu prawnegoE - w centrali

Z - na placówce

0220RozporządzeniaA
0221ZarządzeniaA
0222DecyzjeA
0223Instrukcje i pozostałe akty zarządczeA
023Akty prawne i zarządcze Dyrektora Generalnego, dyrektorów komórek organizacyjnych, kierowników placówek zagranicznychAkty prawne Dyrektora Generalnego SZ - jak w klasie 021 Akty zarządcze dyrektorów komórek organizacyjnych, kierowników placowek zagranicznych przekazują do archiwum odpowiednie biura i departameny, placówki zagraniczne po zniesieniu aktu prawnegoE - w centrali

Z - na placówce

0230ZarządzeniaA
0231DecyzjeA
0232InstrukcjeA
0233WytyczneA
0234Pozostałe
024Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych, dokumentów rządowychZ
0240Uzgodnienia międzyresortowe dotyczące projektów aktów normatywnych i innych dokumentów rządowychANie dotyczy uzgodnień i opinii w zakresie zgodności z prawem UE. Inne materiały źródłowe niezbędne do opracowania opinii Kat. B 5
0241Opinie i stanowiska w zakresie aktów normatywnych i dokumentów rządowych oraz ich projektów, poza procesem uzgodnień międzyresortowych.ABez opinii w zakresie zgodności z prawem UE. Inne materiały źródłowe niezbędne do opracowania opinii Kat. B 5
025Opinie i porady prawne
0250Opinie w sprawie stosowania przepisów wewnętrznych MSZA
0251Opinie w sprawie stosowania aktów normatywnychA
0252Opiniowanie projektów umów zawieranych przez Ministerstwo i placówki zagraniczneBE10
0253Opinie i porady prawne w pozostałych sprawachBE5Bez kwestii procesowych - 026
0254Analizy i ekspertyzy dotyczące systemu prawnegoAWłasne lub na zlecenie MSZ Kat. A; zewnętrzne analizy, ekspertyzy Kat. B5
026Rejestry przepisów prawnych MSZAE
027Sprawy sądowe, w tym przed sądami administracyjnymiBE10Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia oraz korespondencja z tym związana. Dla każdej sprawy prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od uprawomocnienia się wyroku. Pełnomocnictwa procesowe, pisma procesoweE
03Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
030Zasady planowania i sprawozdawczościAWłasne ustalenia Kat. A, zewnętrzne Kat. B5Z
031Prognozowanie i planowanie perspektywiczneZ
0310Projekty wstępne, opracowania roboczeB5
0311Wersje ostateczneA
0312Opracowania jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanychA
0313Opracowania innych resortówB5
032Plany i sprawozdania roczneWersje ostateczne planów i zmiany ustaleń oraz sprawozdań rocznych Kat. A. Wersje robocze, materiały pomocnicze, plany i sprawozdania dekadowe, półroczne i inne Kat. BE5Z
0320MinisterstwaA
0321Komórek organizacyjnych ministerstwaA
0322Placówek zagranicznychAm.in. raporty polityczne, ocena działalności placowek
0323Jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychA
0324Zbiorcze resortuA
033Statystyka
0330Źródłowe materiały statystyczneBE5Ankiety, karty i inne formularze statystyczneZ
0331Statystyczne opracowania cząstkoweB5Z
0332Statystyczne opracowania końcoweAE - w centrali

Z - na placówce

034Analizy kompleksowe i problemoweE - w centrali Z- na placówce
0340WłasneA
0341Jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychA
035Analizy wycinkoweBcAnalizy wycinkowe kwalifikuje się do Kat. A jeśli nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym.

Pozostałe Kat. Bc

Z
04Informatyka/Informatyzacja. Bezpieczeństwo teleinformatyczne
040Projektowanie, homologacje i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznychBE10Opracowania i akty wykonawczeZ
041Projektowanie, wdrażanie i eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowaniaKat. A dokumentacja projektowa, instrukcje eksploatacji systemów, ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych, dokumentacja bezpieczeństwa dla systemówE
0410Systemy biurowe, Elektroniczny Obieg DokumentówAj. w
0411Systemy zarządzania zasobami ludzkimi, ERPAj. w
0412Systemy konsularneAj. w
0413Systemy do przetwarzania informacji niejawnychAj. w
0414Wdrażanie i użytkowanie systemów oraz programówBE5Protokoły, ocenyZ
0415Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczneB10Ewidencja licencji i dokumentacja systemów zakupionych na potrzeby Ministerstwa. Okres przechowywania liczymy od daty wygaśnięcia licencjiE
042Koordynacja działalności sieci teleinformatycznych i informatycznych w resorcie i na placówkachB5
0420Dane teleadresoweB5Z
043Zakup sprzętu komputerowego, programów oraz usług informatycznychBE5Z
044Administrowanie oprogramowaniem oraz sprzętem komputerowymB5P
045Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznychDotyczy incydentów TI (np. notatki, protokoły korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemu)
0450Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwaBE10E
0451Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia państwaBE10E
0452Zasady przetwarzania informacji niejawnych w sieciach i systemach teleinformatycznychA
0453Dokumentacja dotycząca kont i osób. Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemówBE10Z
0454Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznychAZ
0455Kontrola systemów teleinformatycznychBE5Z
046Elektroniczne nośniki danychBE5EOD - Kat. B10,E
ERP - Kat. B50
05Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją
050Założenia polityki informacyjnej w resorcie spraw zagranicznychAZ
051Informacje w środkach masowego przekazu. Udostępnianie informacji publicznejOrganizacja i obsługa spotkań i wystąpień, oraz konferencji prasowych, zaproszenia, harmonogramy Kat. B2.P
0510Informacje własne dla prasy, radia i telewizjiA
0511Monitoring środków publicznego przekazuAPrzeglądy i analiza doniesień medialnych wykonywanych wewnętrznie i zlecanych na zewnątrz. Wycinki prasowe, kronika, informatory
0512Konferencje prasowe i wywiadyAKomunikaty prasowe, relacje z konferencji, karty wystąpień
0513Odpowiedzi na krytykę prasowąA
0514Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędówBE5
0515Konferencje prasowe Ministra i wystąpienia kierownictwa w tym na uczelniach, w instytucjach typu think-tank itp.A
0516Artykuły Ministra lub członków kierownictwa publikowane w prasie krajowej i zagranicznejA
0517Obsługa techniczna i merytoryczna Biuletynu Informacji PublicznejA
0518Udostępnianie informacji publicznej w ramach ustawy o dostępie do informacji publicznejBE5Wnioski i odpowiedzi w sprawie udostępnienia informacji publicznej
0519Bezpieczeństwo publiczne - potwierdzanie profilu zaufanego ePUAPB20
052Współpraca w dziedzinie zarządzania informacjąWłasne ustalenia, materiały analityczne Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5Z
0520Współpraca z krajowymi i zagranicznymi agencjami informacyjnymiA
0521Współpraca i kontakty z departamentami i biurami informacji w innych krajachA
0522Akredytacja zagranicznych dziennikarzy w PolsceB10
0523Akredytacja polskich dziennikarzy za granicąBc
053Serwisy informacyjne MSZ
0530Działania internetoweBE10P
0531Działania internetowe służące promocji RP/MSZBE10
0532Koordynacja działań internetowychB3
0533Przeglądy informacyjneB5Z
0534Zewnętrzne bazy wiedzyB5Korespondencja z firmami dostawcami usług. Umowy licencyjne Kat. B10. Okres przechowywania liczy się daty wygaśnięcia umowyZ
054Raporty i oceny działalności informacyjnejZ
0540Raporty i oceny działalności informacyjnej placówek zagranicznych RPA
0541Zbiorcze oceny i raporty z działalności informacyjno-prasowej w resorcie Spraw ZagranicznychA
055Zarządzanie informacją wewnątrzną
0550IntranetBE3
056Zarządzanie informacją krytyczną (Centrum Operacyjne)
0560Zewnętrzna współpraca instytucjonalna COAZ
0561Działalność operacyjna COAE
06Wydawnictwa. Prace naukowo - badawcze
060Wydawnictwa własne oraz udział w obcych wydawnictwach (teki wydawnicze) AKażdy tytuł (w tym glosariusze) stanowi odrębną sprawę w obrębie, ktorej gromadzi się: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje, projekty graficzne, opinie o wydanym tytule oraz 1 egz. wydawniczyZ
061Dziennik Urzędowy MSZAKorespondencja w sprawie, m..in. publikacja karty w Dz. U. MSZ Kat. B5Z
062Prace naukowo-badawcze
0620Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa) AWłasne wytyczneE
0621Programy badawczeAE
0622Prace naukowo-badawczeAAnalizy, prace studialne, ekspertyzy własne lub na zlecenie MSZE
0623Wykonanie poligraficzne wydawnictw i ich upowszechnienieB2P
07Skargi i wnioskiZ
070Procedury załatwiania skarg i wnioskówAKat. A zarządzenia; Kat. B2 inne dokumenty dotyczące procedury skargowo - wnioskowej
071Skargi i wnioski dotyczące działalności Ministerstwa i polskich placówek zagranicznych (załatwiane bezpośrednio) B25Kat. Bc w przypadku dokumentacji skarg rozpatrywanych przez placówki zagraniczne, otrzymanych z Ministerstwa, które są zarejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w komórce organizacyjnej właściwej ds. koordynacji załatwiania skarg i wniosków.
072Skargi i wnioski dotyczące działalności innych polskich organów (przekazywane do załatwienia według właściwości) B2Skargi przekazywane do organów właściwych zgodnie z art. 231 kodeksy postępowania administracyjnego lub § 10 rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
073Ewidencja skarg i wnioskówAProwadzi się w sposób określony Zarządzeniem Ministra SZ
074Sprawozdania roczne, analiza skarg i wnioskówAPrzygotowuje się w sposób określony zarządzeniem Ministra SZ; Kat. Bc w przypadku sprawozdań rocznych placówek zagranicznych przesyłanych do komórki organizacyjnej właściwej do spraw. koordynacji załatwiania skarg i wniosków
08KontrolaZ
080Zasady i tryb przeprowadzania kontroliB10Opracowania, procedury i instrukcje dotyczące przeprowadzania kontroli
081Kontrole przeprowadzane w MSZ i placówkach zagranicznych przez inne uprawnione organy i instytucje kontroliB10Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z kontroli, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
082Roczne plany kontroli.

Roczne i okresowe sprawozdania oraz informacje o wynikach kontroli.

B10
083Kontrole przeprowadzane w komórkach organizacyjnychB10
084Kontrole przeprowadzane w placówkach zagranicznych, jednostkach nadzorowanych przez Ministra SZ oraz podmiotach, które otrzymały środki budżetowe z części budżetu państwa, której dysponentem jest Minister SZB10
085Postępowania wyjaśniająceB5Plany, czynności, wyjaśnienia, notatki służbowe oraz sprawozdania
086Monitoring wykonywania zaleceń pokontrolnychB5
087Działania modernizacyjne i usprawniająceB10Inne niż podejmowane w ramach SZJ, SPZK, procesów kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem.
09AudytZ
090Audyt wewnętrzny
0900Zasady i tryb przeprowadzania audytuAOpracowania i ustalenia własne, procedury, instrukcje przeprowadzania audytu
0901Komitet AudytuAZarządzenia, przygotowanie posiedzeń oraz dokumentacja prac Komietu Audytu, powoływanie, odwoływanie oraz korespondencja z członkami komitetu
0902Akta bieżące prowadzone w ramach audytuAProgramy zadania audytowego, testy, kwestionariusze, protokoły, dokumenty i dowody z przeprowadzonego zadania audytowego, sprawozdania, audyt sprawdzający
0903Czynności doradcze audytuBE10
0904AnalizyA
0906Plany roczne audytuA
0907Plany strategiczne audytuA
0908Sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznegoA
0909Szacowanie ryzyka dla realizacji zadańA
091Audyt zewnętrznyASprawozdanie z audytu, wnioski, zaleceniaZ
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
1PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY
10Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnych
100Akredytowanie i odwołanie przedstawicieli dyplomatycznych i konsularnychASprawy udzielenia agrement, składanie listów uwierzytelniających, udzielanie exequatur, przyjmowanie listów komisyjnych, odwoływanie, uznanie za persona non grata, itp.E
101Obsada personalna zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w PolsceB3Zmiany bieżące dot. przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w Polsce, nieobecność szefów misji, adresy i telefony przedstawicielstw w Polsce, dane personalne i teleadresowe do listy korpusu przedstawicielstw zagranicznych w PolsceE
102Zatrudnienie polskich pracowników w zagranicznych przedstawicielstwach dyplomatycznych i konsularnych w PolsceBE10E
103Umowy o zatrudnienie członków pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychAE
1030Sprawy zatrudnienia członka rodziny pracownika dyplomatycznego i konsularnego w PolsceBE5Podjęcie pracyZ
104Lista korpusu dyplomatycznegoAE
105Skład rządów państw obcychB2Z
11Uroczystości, przyjęcia, imprezyPrzyjęcia oficjalne, święta narodowe, składanie wieńców itp.Z
110Życzenia, gratulacje, kondolencje,ADo Kat. A zalicza się księgi kondolencyjne. Pozostała dokumentacja Kat. B5
111Obsługa protokolarna wizyt członków korpusu dyplomatycznego u władz RPB3Korespondencja organizacyjno - techniczna
112Organizacja kontaktów członków korpusu dyplomatycznego z terenową administracją rządową i instytucjami samorządowymiB3Korespondencja dot. przygotowania oraz obsługi organizacyjno - technicznej
113Organizacja przyjęć, uroczystości i innych imprez dla korpusu dyplomatycznegoB3Obsługa konsultacji, uroczystości i innych imprez dla gości i delegacji krajowych
1130TłumaczeniaB2
114Nazwy państw, hymny, godła, flagi i inne symbole państw obcychA
12Ordery i odznaczeniaZ
120Ordery i odznaczenia polskie nadawane obywatelom państw obcychADokumentację w sprawie gromadzi i przekazuje do archiwum komórka organizacyjna właściwa w sprawie protokołu
121Ordery i odznaczenia państw obcych nadawane obywatelom polskimADokumentację w sprawie gromadzi i przekazuje do archiwum komórka organizacyjna właściwa w sprawie protokołu
13Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularneZ
130Status i zakres przywilejów i immunitetów

dyplomatycznych i konsularnych

A
131Status instytutów kultury państw obcych w PolsceA
14Ułatwienia dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznych
140Użytkowanie samochodów przez zagraniczne i polskie przedstawicielstwa dyplomatyczneZ
1400Porozumienia i uzgodnienia dotyczące ułatwień w użytkowaniu samochodówAPlacówki przechowują przez okres 5 lat od daty wygaśnięcia lub zmiany aktów prawnych
1401Ułatwienia w użytkowaniu samochodówB5Ułatwienia w zakupie i sprzedaży samochodów, zwolnienia od cła, rejestracja, prawa jazdy.
141Ułatwienia celne dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznychZ
1410Porozumienia i uzgodnienia w sprawach ułatwień celnychAJak w klasie 1400
1411Ułatwienia celneB3Sprawy wywozów i przywozów mienia przesiedleńczego
142Ułatwienia dotyczące podatków i opłat dla zagranicznych i polskich przedstawicielstw dyplomatycznychZ
1420Porozumienia i uzgodnienia w sprawach podatków i opłatAJak w klasie 1400
1421Ułatwienia w sprawach podatkowych i opłatachB5
143Ułatwienia dotyczące spraw lotniskowych i broniZ
1430Ustalenia w sprawach przepustek na lotnisko, pozwoleń na brońA
1431Ułatwienia w sprawach przepustek na lotnisko i pozwolenia na brońB5
144Inne ułatwienia i zwolnienia dla zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych w RPB5Telefony, parkingi, sprawy porządkowe, posiadanie broni, itp.Z
15Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w RP
150Ewidencja nieruchomości zagranicznych przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych w PolsceAE
151Ułatwienia w nabywaniu i użytkowaniu nieruchomości przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne i konsularne w PolsceAZ
16Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychZ
160Porozumienia i uzgodnienia w sprawach opieki zdrowotnej i ubezpieczeń pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychA
161Opieka lekarska i ubezpieczenia pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB5
17Sprawy policyjne
170Ochrona przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB10z
171Sprawy wykroczeń i przestępstwB5Sprawy wypadów i kolizji drogowych, napady, włamania, kradzieże i rozboje
172Ochrona policyjna wydarzeńB3Demonstracje, przyjęcia
18Legitymacje pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychZ
180Porozumienia i uzgodnienia w sprawie legitymacji pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychA
181Wystawianie, notyfikacja, zwroty legitymacji pracowników przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB5
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
2POLITYKA ZAGRANICZNA RP
20Założenia polityki zagranicznejE
200Strategia i planowanie polityki zagranicznejAWłasne opracowania, analizy. Pozostała dokumentacja Kat. B5
201Opracowanie dokumentu założeń PPZA
21Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi
210Kancelaria Prezydenta RPAE
211Sejm i Senat RP
2110Exposė ministra spraw zagranicznychAE
2111Dokumentacja posiedzeń Sejmu i SenatuB5Z
2112Uchwały Sejmu i Senatu RPBcDo Kat. A kwalifikuje się uchwały niepublikowane dot. MSZ i resortu, pozostałe Kat. BcZ
2113Interpelacje, zapytania posłów i senatorówAMateriały własne, odpowiedzi na zapytania i interpelacje na nie Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
2114Wystąpienia poselskie i wystąpienia senatorów dotyczące spraw zagranicznych i działalności resortuAZ
2115Udział członków kierownictwa MSZ w posiedzeniach Komisji SZ Sejmu i SenatuAZ
2116Dezyderaty komisji sejmowychAJak w klasie 2113Z
2117Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP, Senatu RP i ich komisjiAOpracowania własne przygotowane na potrzeby komisji, analizy, raporty, wystąpienia Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
212Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, Radą Ministrów oraz Komitetami RM
2120Przygotowanie i obsługa organizacyjno - techniczna posiedzeń Rady Ministrów oraz Komitetów Rady MinistrówB2Korespondencja, pisma przekazujące informacje porządkowe, uzupełniające itp.Z
2121Karty informacyjne zadań przewidzianych dla ministra spraw zagranicznych i resortu zgodnie z protokołami ustaleń Rady MinistrówAE
2122Opracowania i informacje MSZ dla Rady Ministrów dot. PPZAE
2123Opracowania i informacje innych resortów dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotyczą MSZBE5Z
2124Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów Rady MinistrówBcZ
213Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi. Opiniowanie strategii współpracy zagranicznejBE5Korespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy opracowania dot. założeń PPZ. Dla każdej instytucji zakłada się oddzielną teczkęZ
214Kontakty z partiami politycznymi, organizacjami społecznymi i gospodarczymiBE5Korespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy odpowiedzi na memoriały i wnioskiZ
215Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi i obywatelamiBE5W tym, dokumentacja dotycząca organizacji i przeprowadzenia wyborów i referendów Kat. BE5, chyba że przepisy odrębne określają inny czas przechowywaniaZ
216Współpraca ze społecznymi ciałami doradczymi przy ministrze SZAZ
217Współpraca z instytucjami nadzorowanymi przez ministra SZBE5Korespondencja min. z PISM, IŻ, IEŚWZ
22Stosunki dyplomatyczne Polski.
220Stosunki bilateralne
2200Nawiązywanie stosunków dyplomatycznychAKorespondencja dyplomatyczna, notatki informacyjneE
2201Spotkania i rozmowy z przedstawicielami korpusu dyplomatycznegoA
221Reprezentowanie państw przez inne państwa i wspólne placówkiAjw.E
222WizytyWizyty państwowe, rządowe, ministerialne, parlamentarne, partii politycznych, związków zawodowych, konsultacje polityczne. Każda wizyta stanowi odrębną sprawę, w ramach której gromadzi się całość dokumentacji
2220Materiały na wizytyATezy do rozmów, program wizyty, notatki z rozmów, wystąpienia, oświadczenia oficjalne i komunikaty, korespondencja dyplomatycznaE
2221Przygotowanie i organizacja wizytB5Korespondencja organizacyjno-techniczna, sugestie do rozmówZ
2222Konsultacje, spotkania i rozmowy z przedstawicielami rządów państw obcychANotatki z rozmów
223Sytuacja państw obcychNotatki, analizy opracowane w centrali i przez placówki zagraniczneE - w centrali Z - na placówce
2230Informacje o międzynarodowej sytuacji politycznejA
2231Sytuacja wewnętrzna państw obcychBE10
2232Sytuacja gospodarcza państw obcychBE10
2233Stosunki zewnętrzne państw obcychAOpracowania opisujące stosunki polityczne, ekonomiczne poszczególnych państw z Polską Kat. A
23Koordynacja współpracy zagranicznej jednostek samorządu terytorialnego - współpraca transgraniczna i międzyregionalna
230Współpraca podmiotów samorządowych z partnerami państw sąsiedzkichOpracowania własne analityczne, notatki problemowe Kat. A. materiały nie merytoryczne Kat. B10E
2300Republika BiałoruśA
2301Republika CzeskaA
2302Republika LitewskaA
2303Republika Federalna NiemiecA
2304Federacja RosyjskaA
2305Republika SłowackaA
2306UkrainaAW tym pomoc techniczna dla Ukrainy i przygotowanie projektów umów międzynarodowych z Ukrainą Kat. B10
231Współpraca podmiotów samorządowych z partnerami innych państwAE
232Komisje i Rady Międzyrządowe do spraw Współpracy Regionalnej i PrzygranicznejA
233Jednostki samorządu terytorialnego w międzynarodowych zrzeszeniach społeczności lokalnych i regionalnychAZ
234Inicjatywy wielostronneOpracowania własne, analizy, notatki, raporty Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
2340Grupa WyszehradzkaA
2341Trójkąt WeimarskiA
2342Inicjatywa Środkowo-Europejska -IŚEA
2343Współpraca państw bałtyckich - RPMBA
2344Euro-Arktyczna Rada Morza Barentsa - BEARA
2345Organizacja Współpracy Gospodarczej Państw Morza Czarnego - BSECA
2346Konwencja KarpackaA
2347Inne inicjatywy i formy współpracy wielostronnejANp. Nordycka Rada Ministrów (NRM), Arktyka
235EuroregionyAPoszczególny Euroregion stanowi odrebną sprawę.E
236Europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej - EUWTAPoszczególne EUWT stanowią odrebne sprawy.E
237Strategie makroregionalneA
238Wzajemne roszczenia i odszkodowaniaAProtesty polityczne, polemiki w sprawach politycznych, konflikty regionalne. Akty terrorystyczne. Odszkodowania z tytułu nacjonalizacji, sprawy o zajęte obiekty, ruchomości, itp. należą do spraw konsularnych - hasło 315 i 316E
24Stosunki gospodarcze RP z zagranicą
240Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawie polityki gospodarczej RPWyłącznie własne opracowania, analizy, notatki, materiały analityczne Kat. A, opinie i inne materiały przesyłane w ramach uzgodnień Kat.B5Z
2400Współpraca naukowo-technicznaBE5
2401Prywatyzacja sektora publicznegoBE5
2402Restrukturyzacja sektora publicznegoBE5
2403Współpraca z przedsiębiorstwami o znaczeniu strategicznymBE5
2404PrzemysłBE5
2405Infrastruktura i transportBE5
2406TurystykaBE5
2407Konkurencyjność gospodarki polskiejA
2408Korporacja Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych - KUKEBE10
241Współpraca gospodarcza z zagranicąAnalizy makroekonomiczne, notatki, raporty własne i przesłane przez placówki Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
2410Współpraca z krajami Europy i UEADokumentacja jw.
2411Współpraca z krajami WNPADokumentacja jw.
2412Współpraca z krajami Azji i OceaniiADokumentacja jw.
2413Współpraca z krajami Afryki i Bliskiego WschoduADokumentacja jw.
2414Współpraca z krajami Ameryki Północnej i PołudniowejADokumentacja jw.
2415Organizacja na rzecz rozwoju i demokracji - GUUAM (Gruzja, Ukraina, Uzbekistan, Azerbejdżan, Mołdawia)ADokumentacja jw.
2416Pomoc w nawiązywaniu kontaktów gospodarczych z zagranicąB10
242Współpraca z organami i komisjami organizacji międzynarodowych w zakresie spraw gospodarczychARaporty, analizy dot. sytuacji i stanu gospodarki PolskiE
243EnergetykaWłasne opracowania, analizy Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
2430Polska polityka energetycznaA
2431Europejska polityka energetycznaBE10
2432Energetyka nuklearnaBE10
2433Odnawialne źródła energiiBE5
2434Ropa i gazBE10
2435CzarnobylB10
244Ochrona środowiskaWłasne, opracowania, raporty, analizy Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
2440Zmiana klimatu i europejska polityka klimatycznaA
2441Realizacja postanowień konwencji klimatycznychB5
2442Programy ochrony środowiska i ich realizacjaBE5
245Sprawy weterynaryjne i fitosanitarneZ
2450Bezpieczeństwo żywnościBE5
2451Aspekty weterynaryjne i fitosanitarne w produkcji żywnościBE5
2452Rośliny zmodyfikowane genetycznie -GMOBE5
246Rynki pracy.AWłasne opracowania, analizy, prognozy, raporty Kat. A, korespondencja nie merytoryczna Kat. B5E
2460Migracja zarobkowa Polaków do krajów UEA
2461Powroty migrantów zarobkowych do krajuA
247Międzynarodowa współpraca finansowaE
2470Międzynarodowe rynki finansoweB10
2471Zadłużenie RPA
2472Zobowiązania finansowe wobec RPA
248Inwestycje zagraniczne w PolsceB10Analizy i informacje opracowywane na potrzeby innych jednostekZ
249Inwestycje RP za granicąB10Analizy i informacje opracowywane na potrzeby innych jednostekZ
25Polityka bezpieczeństwa
250Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawie polityki bezpieczeństwaE
2500Spotkania uzgodnienioweBE10Notatki, sprawozdania
2501Udział w posiedzeniach komitetów i komisji rządowych dot. polityki bezpieczeństwa państwaAWłasne sprawozdania, referaty, materiały przygotowane na posiedzenia. Pozostałe materiały - Kat. B5
2502Opiniowanie projektów dokumentów rządowych dotyczących polityki bezpieczeństwaBE5
251Zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego i konflikty międzynarodoweE
2510Spory i konflikty międzynarodoweA
2511Naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznegoA
2512Inne zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego, w tym piractwoBE10
2513Ekstremizm, radykalizm, terroryzm - sprawy ogólnopolityczneBE10
2514Działalność instytucji krajowych RP w zakresie przeciwdziałania i zwalczania terroryzmuAWłasne opracowania, opinie. Pozostałe materiały Kat. B10
2515Współpraca bilateralna RP w dziedzinie zwalczania terroryzmuA
2516Walka z terroryzmem w ramach ONZ, UE, NATO, OBWE, Rady Europy oraz koalicji antyterrorystycznych i udział RPA
2517Pozaeuropejskie organizacje i inicjatywy regionalne: Organizacja Państw Amerykańskich (OAS), Stowarzyszenie Państw Azji Południowo-Wschodniej (ASEAN), Forum Regionalne Stowarzyszenia Narodów Azji Południowo-Wschodniej (ARF), Forum Współpracy Gospodarczej Azji Pacyfiku (APEC), Unia Afrykańska itp.A
252NATOWłasne opracowania, analizy, opinie, strategie, programy Kat. A, materiały źródłowe dostępne elektronicznie Kat. B10E
2520Rada PółnocnoatlantyckaA
2521Planowanie strategiczne, operacyjne, dokumenty strategiczneA
2522Zgromadzenie Parlamentarne NATOA
2523Rada Partnerstwa Euroatlantyckiego, Partnerstwo dla PokojuA
2524Rozszerzenie NATO, Plan Działań na Rzecz Członkostwa - MAPA
2525Stosunki NATO - Rosja; Stosunki NATO - Ukraina; Stosunki NATO - GruzjaA
2526Stosunki NATO z państwami pozaeuropejskimi, w tym Dialog Śródziemnomorski, Stambulska Inicjatywa WspółpracyA
2527Aspekty obronne i wojskowe transformacji NATOB5
2528Sprawy administracyjno - finansowe, sprawy promocji i naukiB5
253Operacje i ćwiczenia NATO i UEZ
2530Operacje NATOBE5
2531Operacje UEBE5
2532Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne NATOB5
2533Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne UEB5
2534Ćwiczenia NATOB5
2535Ćwiczenia UEB5
254Europejska Polityka Bezpieczeństwa i ObronyE
2540Komitet Polityczny i BezpieczeństwaA
2541Rozwój cywilnych zdolności w zakresie zarządzania kryzysowego UEA
2542Rozwój wojskowych zdolności w zakresie zarządzania kryzysowego UEA
2543Usprawnienie mechanizmów planowania i prowadzenia operacji zarządzania kryzysowego UEB5
2544Polityka szkoleniowa, programy szkoleniowe, Europejskie Kolegium ds. Bezpieczeństwa i Obrony - ESDCB5
2545Współpraca UE z partnerami w zakresie WPBiOB5
2546Finansowe aspekty cywilnych operacji zarządzania kryzysowego UE. Budżet Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa - CFSPB5
2547Finansowe aspekty wojskowych operacji zarządzania kryzysowego - mechanizm ATHENAB5
2548Instytut Studiów nad Bezpieczeństwem UE w ParyżuA
2549Kontrola parlamentarna nad WPBiOA
255Wymiar bezpieczeństwa Narodów ZjednoczonychE
2550Rada BezpieczeństwaA
2551Operacje pokojowe ONZADokumentacja dot. Operacji pokojowych na forum IV komitetu, Komitet specjalny ds. operacji pokojowych C-34
2552Komisja budowania pokojuA
2553Bezpieczeństwo humanitarneAOdpowiedzialność za ochronę, ochrona ludności cywilnej, bezpieczeństwo ludzkie
256OBWEE
2560Sprawy ogólnopolityczne, reforma organizacjiB10
2561Wymiar ekonomiczny OBWEA
2562Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka w WarszawieA
2563Przewodnictwo OBWE. Stała RadaA
2564Forum Bezpieczeństwa OBWE - FSCA
2565Misje OBWE w terenieA
2566Konflikty regionalneA
2567Obserwacje wyborówA
257Kontrola zbrojeń konwencjonalnychE
2570Traktat o konwencjonalnych siłach zbrojnych w Europie - CFEA
2571Traktat o otwartych przestworzach - Open SkiesA
2572Środki Budowy Zaufania i Bezpieczeństwa - CSBMs: Dokument Wiedeński 1999 r., Kodeks Postępowania w sferze Polityczno - Wojskowych Aspektów BezpieczeństwaA
2573Wymiar regionalny polityki bezpieczeństwaA
258Nieproliferacja i rozbrojenie globalneE
2580Nieproliferacja środków przenoszenia broni masowego rażenia: Reżim Kontrolny Technologii Rakietowych (MTCR), Haski Kodeks Postępowania przeciw proliferacji rakiet balistycznych (HCOC), bezpieczeństwo w przestrzeni kosmicznejA
2581Nieproliferacja i rozbrojenie globalne na forum ONZ - (I Komitet, Konferencja Rozbrojeniowa), UE, globalne Partnerstwo G8 przeciw proliferacji broni masowego RażeniaA
2582Obrona przeciwrakietowa (MD). Współpraca strategiczna z USA. Umowa SOFA Supplemental,A
2583Inicjatywa Krakowska (PSI), Międzyresortowy Zespół ds. zapobiegania proliferacji i implementacji PSIA
2584Broń biologiczna i chemiczna - BTWC, CWC, OPCW, Grupa AustralijskaA
2585Broń jądrowa -MAEA, CTBT, grupa Dostawców Jądrowych, Globalna Inicjatywa Zwalczania Terroryzmu Jądrowego, kwestie regionalneA
2586Współpraca w dziedzinie nieproliferacji i rozbrojenia na forum UE, OBWE, NATO i in.A
259Rozbrojenie konwencjonalne i obrót dobrami o znaczeniu strategicznymE
2590Kontrola eksportu uzbrojeniaA
2591Miny przeciwpiechotne, Konwencja Ottawska, Amunicja Kasetowa, CCWA
2592Porozumienie z WassenaarA
2593Kontrola eksportu - outreachA
2594Broń strzelecka i lekka (ATT, PoA)B5
2595Współpraca przemysłów obronnychA
2596Rezolucje ws. nałożenia sankcjiA
2597Europejska Agencja Obrony - współpraca przemysłowaB10
2598OffsetB10
26Sprawy Polonii i Polaków za granicą
260Prawodawstwo emigracyjne polskie i obceAZ
261Uzgodnienia dokumentów w ramach współpracy Międzyresortowego Zespołu ds. Polonii i Polaków za granicąAE - w centrali

Z - na placówce

262Współpraca z urzędami i organizacjami społecznymi zaangażowanymi w sprawy Polonii i Polaków za granicąB5Z
263Organizacja współdziałania emigracji z krajemAWłasne ustalenia, instrukcje, programy, analizy Kat. A. pozostałe materiały, korespondencja Kat. B5E
2630Współpraca z organizacjami polonijnymi i polskimi za granicąAOpracowania własne, analizy, notatki, sprawozdania Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5
2631Szkolnictwo polonijne i polskie za granicąAWłasne ustalenia, wytyczne, notatki Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5Z
2632Media polonijne i polskie za granicąAOpinie, analizy, notatki Kat. A. Egzemplarze wydawnicze i prasę polonijną przesyła się do Biblioteki NarodowejZ
264Kreowanie pozytywnego wizerunku Polski i Polaków w świecie: reakcja na wystąpienia antypolskieAZ
265Diaspora żydowska polskiego pochodzeniaAE
266Analizy, sprawozdania i opinie dotyczące środowisk polonijnych i polskich za granicąAE
27Prawo traktatów
270Umowy międzynarodoweCała dokumentacja dotycząca procedury traktatowej, m.im opinie prawmne dotyczące umów
2700Umowy polityczneATraktaty o pokoju, przyjaźni i sojuszu; nawiązanie stosunków dyplomatycznych; deklaracje i oświadczenia o wzajemnych stosunkach ogłaszane podczas wizyt oficjalnych
2701Umowy ekonomiczneAUmowy podatkowe; umowy finansowe; umowy celne; umowy kredytowe; umowy odszkodowawcze; umowy dot. współpracy gospodarczej i handlowej; umowy dot. współpracy gospodarczej i handlowej; umowy dot. inwestycji; umowy w ramach UNDP i UNIDO; umowy w ramach międzynarodowych instytucji finansowych
2702Umowy dot. pracy i zabezpieczenia społecznego. Umowy dot. ochrony zdrowia. Umowy dot. praw człowiekaAUmowy o zabezpieczeniu społecznym; umowy emerytalno-rentowe; umowy w sprawie wzajemnego zatrudnienia; konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy; umowy dot. ochrony zdrowia; umowy dot. ochrony praw człowieka; umowy dot. mniejszości narodowych
2703Umowy w sprawach prawnych i konsularnychAUmowy o pomocy prawnej; umowy o ekstradycji, readmisji, umowy o zwalczaniu przestępczości, terroryzmu, handlu, narkotykami; umowy dot. ochrony informacji niejawnych; umowy dot. ochrony danych osobowych; umowy dot. przywilejów i immunitetów, konwencje konsularne; umowy dot. ruchu osobowego i współpracy trans granicznej; umowy dot. ochrony grobów; umowy dot. sytuacji prawnej nieruchomości, konwencje Haskiej Konferencji Prawa Prywatnego
2704Umowy graniczneAUmowy o wytyczeniu demarkacji i delimitacji granic; umowy o oznaczeniu i ochronie granic; umowy dot. porządku prawnego na granicach; umowy dot. przejść granicznych; umowy dot. styków granic
2705Umowy dot. rolnictwa i wyżywienia, rybołówstwa, ochrony środowiska. Umowy dot. współpracy w dziedzinie energii jądrowejAUmowy weterynaryjne; umowy o ochronie roślin i zwierząt; umowy o przeciwdziałaniu klęskom żywiołowym; Spitsbergen; Antarktyda; Antarktyka; Konwencje zawarte w ramach MAEA
2706Umowy dot. transportu, komunikacji i łącznościAUmowy kolejowe; umowy morskie i dot. żeglugi; umowy lotnicze; umowy drogowe; umowy pocztowe i w spr. telekomunikacji
2707Umowy w sprawach wojskowych i w dziedzinie obronności.

Umowy dot. likwidacji skutków konfliktów zbrojnych

AUmowy o współpracy wojskowej; umowy o ochronie informacji niejawnych w sprawach wojskowych; umowy dot. uzbrojenia; umowy zawarte w ramach NATO i UZE; umowy w sprawach wojskowych zawarte w ramach ONZ; konwencje genewskie; konwencja ottawska; konwencja w sprawie amunicji kasetowej
2708Umowy w sprawie nauki, edukacji, kultury, turystyki i sportuAUmowy naukowo-techniczne; umowy o współpracy naukowej i kulturalnej; umowy dot. edukacji; umowy dot. uznawalności wykształcenia; umowy dot. szkolnictwa wyższego, umowy dot. współpracy w dziedzinie sportu; umowy dot. wymiany młodzieży; umowy dot. instytutów kultury oraz ośrodków naukowo-badawczych; umowy dot. ochrony dóbr kultury; umowy w ramach UNESCO i WIPO
2709Umowy zawarte w ramach UEAE
271Przegląd stosunków traktatowych
272SukcesjaA
273Sprzeciwy do zastrzeżeń i deklaracjeA
274PełnomocnictwaAPełnomocnictwa do prowadzenia negocjacji, przyjęcia tekstu umowy, podpisania umowy oraz uczestnictwa w konferencjachE
275Depozytariat RPA
276Rejestracja umów międzynarodowych w ONZA
277Sprawy ogólne dot. umów międzynarodowychB10Pisma, notatki, opinie dot. spraw związanych z problematyką umów międzynarodowych i procedury traktatowej
278Analizy i prace studialne dot. stosunków traktatowych RP z zagranicąAWłasne opracowania lub wykonane na zlecenie MSZ. Inne opracowania Kat. B10
279Doradczy Komitet Prawny przy Ministrze Spraw ZagranicznychB10
28Prawo międzynarodowe - zagadnienia ogólne
280Prawno-międzynarodowe aspekty dot. terytorium
2800Granica państwa i stosunki prawne na granicyAP
2801Prawo lotnicze i kosmiczneB10P
2802Prawno-międzynarodowe aspekty związane z Arktyką i AntarktykąB20P
281Prawo morza
2810Zalew WiślanyAE
2811Zatoka PomorskaAE
2812Grupa robocza UE ds. Prawa Morza (COMAR)B10P
282Prawno-międzynarodowe aspekty ochrony środowiskaP
2820Zmiany klimatu, handel emisjami, Protokół z KiotoB10
283Prawno-międzynarodowe aspekty atomistyki; współpraca z Międzynarodową Agencją Energii AtomowejB10P
284Prawo organizacji międzynarodowychB20P
285Problematyka instytucjonalno-prawna ONZB10P
2850Komisja Prawa Międzynarodowego
2851VI Komitet Zgromadzenia Ogólnego NZ
286Problematyka instytucjonalno-prawna UEB10P
287Prawo międzynarodowe handloweB10WTO, UNCITRAL, OECD itp.P
288Prawo dyplomatyczne i konsularneAP
289Grupa robocza ds. Prawa Międzynarodowego Publicznego (COJUR)B10P
29Prawo międzynarodowe - zagadnienia dot. bezpieczeństwa i sporów, roszczenia
290Prawno-międzynarodowe aspekty zwalczania terroryzmu międzynarodowegoB10P
291Prawno-międzynarodowe aspekty pokoju i bezpieczeństwa międzynarodowegoB10P
292Pokojowe rozwiązywanie sporów międzynarodowychP
2920Prawne aspekty sankcji międzynarodowychB10
293Sądownictwo międzynarodoweP
2930Międzynarodowy Trybunał SprawiedliwościB10
2931Międzynarodowy Trybunał KarnyB10
2932Międzynarodowy Trybunał Karny dla byłej JugosławiiB10
2933Międzynarodowy Trybunał Karny dla RwandyB10
2934Stały Trybunał ArbitrażowyB10
2935Pozostałe trybunały ad hocB10
2936Grupa robocza Rady UE COJUR ICCB10
294Współpraca międzynarodowa w zakresie wymiaru sprawiedliwościB5P
295Prawo konfliktów zbrojnych (prawo humanitarne)B5P
2950Międzyresortowy Zespół ds. Prawa Humanitarnego
2951Międzynarodowa Komisja ds. Międzynarodowej Służby Poszukiwań
296Prawo międzynarodowe prywatneB10P
297RoszczeniaRoszczenia reparacyjne i humanitarne
2970Roszczenia obywateli polskichB10P
2971Roszczenia obce wynikające z uregulowań powojennychB10P
2972Problematyka umów indemnizacyjnychB10P
2973Restytucja dóbr kulturyAE
298Nieruchomości dyplomatyczne
2981Sprawy dot. nieruchomości dyplomatycznych w stosunkach RP-FRAP
2982Opiniowanie spraw dot. nieruchomości dyplomatycznych w stosunkach RP z innymi państwamiB10P
299ZezwoleniaP
2990Zezwolenie na przeloty samolotów z materiałami niebezpiecznymi na pokładzieB5
2991Zezwolenie na przeloty i lądowanie na terytorium RP samolotów wojskowychB5
2992Zezwolenie na rejsy statków polskich i rejsy statków obcychB5
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
3SŁUŻBA KONSULARNA
30Organizacja służby konsularnejE - w centrali

Z - na placówce

300Upoważnienia do czynności konsularnychB20Upoważnienia do czynności notarialnych, sądowych, do podpisywania wiz i paszportów, do legalizacji dokumentów
301Ewidencja czynności konsularnychARejestr, w którym odnotowywane są wszystkie dokonane zgodnie z prawem czynności konsularne m.in. udzielenie ślubu, uzyskanie polskiego obywatelstwa, ewidencja opłat konsularnych itp.
302Raporty konsularne i sprawozdaniaARaporty konsularne przesyłane przez Konsulaty Generalne otrzymują w MSZ komórce do spraw. konsularnych Kat. A, pozostałe Kat. B10
303Opłaty konsularneB5Z
304Wykaz urzędów konsularnychADla każdego urzędu prowadzi się odrębną teczkę i sprawy dot. Konsulów Honorowych
31Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą
310Rekwizycje sądowe i administracyjneZ
3100Obywateli polskichBE10
3101Obywateli państw obcychBE10
311Pomoc prawna obywatelom polskim za granicąB5Z
312Sprawy wojskowe obywateli polskichB10m.in. sprawy kombatanckieZ
313Wydobycie dokumentów i ich legalizacjaZ
3130Wydobycie dokumentów z PolskiB2Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy
3131Wydobycie dokumentów z zagranicyB2Okres przechowywania liczy się od momentu zakończenia sprawy
3132Legalizacja i uwierzytelnieniaB2Tylko korespondencja, księgi Kat. A
314Sprawy stanu cywilnegoZ
3140Małżeństwa i rozwodyB10Okres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku. Zaświadczenia wydawane obywatelom polskim informujące, że zgodnie z prawem polskim mogą zawrzeć małżeństwo za granicą Kat. B5
3141Alimenty, uznania, adopcjeB10Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy
3142Ubezwłasnowolnienie, opieka, kuratelaB10Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy
3143Zmiana nazwiskaB10Okres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku
3144Uznanie osób za zaginione lub zmarłeB10
3145Narodziny, zgonyB10Okres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów do Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku
3146Spadki, zapisyAPlacówka przechowuje dokumenty, protokoły przez okres 20 lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do departamentu właściwego w sprawach konsularnychE
3147DarowiznyAPlacówka przechowuje dokumenty, protokoły przez okres 20 lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do departamentu właściwego w sprawach konsularnychE
315OdszkodowaniaAE
316Roszczenia władz i obywateliE
3160Roszczenia władz i obywateli polskich do władz i obywateli państw obcychBE10
3161Roszczenia władz i obywateli państw obcych do władz i obywateli polskichBE10
317Karta Polaka
3170Przepisy regulujące przyznawanie Karty PolakaB10Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnegoZ
3171Korespondencja z petentami, jednostkami organizacyjnymi w kraju i w kraju urzędowania ws. Karty PolakaB5W tym, korespondencje w sprawach bieżących z Radą ds. Polaków na WschodzieZ
3172Przyznawanie Karty PolakaB10E
3173Unieważnianie Karty PolakaB10E
3174Zgłoszenia utraty, zniszczenia, odnalezienia Karty PolakaB2Z
3175Rejestr Kart PolakaBE10Sposób prowadzenia określony przez rozporządzenie rady Ministrów z dnia 21 marca 2008 w sprawie Rejestrów Kart Polaka (DZ.U. 2008, Nr 53, poz. 314)E
3176Ewidencja wydanych i unieważnionych Kart Polaka; przekazywanie danych do ewidencji centralnejBE20Ewidencja centralna prowadzona jest przez Radę ds. Polaków na WschodzieZ
32Obywatelstwo polskie. Dokumenty paszportowe. Dowody osobiste
320Obywatelstwo polskie
3200Przepisy prawne w sprawach obywatelstwa polskiegoB10Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnegoZ
3201Ustalanie, stwierdzanie obywatelstwa polskiegoBE25Korespondencja z organami i instytucjami, udzielanie informacji Kat. B5Z
3202Nabywanie, nadanie, wybór i odzyskanie obywatelstwa polskiegoBE25Korespondencja z organami opiniującymi udzielanie informacji, zapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiego Kat. B5E
3203Utrata, zrzeczenie się obywatelstwa polskiegoBE25Jak w klasie 3201E
3204Przywrocenie obywatelstwa polskiegoBE25
3205Obywatelstwo innych państwB25Z
3206Korespondencja z organami zewnętrznymi w spawach bieżącychB5Z
321Dokumenty paszportowe
3210Przepisy, podstawowe zasady polityki paszportowejB10Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnegoZ
3211Wydanie paszportu (akta osobowe, kartoteka)B60Okres przechowywania liczy się od momentu założenia teczkiE
3212Korespondencja w sprawach paszportowych z urzędami i interesantami w przypadku braku teczki paszportowejB10
3213Blankiety paszportoweB10Asygnaty, korespondencjaZ
3214Paszporty dyplomatyczne i służboweB5Z
3215Dokumenty paszportowe odnalezione, dostarczone przez podmioty kraju urzędowania, itp.B10Z
3216Odmowa wydania i unieważnienie dokumentu paszportowego.B10Decyzje wydane przez konsula w tym zakresieZ
3217Wydanie ETD obywatelowi państwa członkowskiego UEB10
3218Zezwolenie konsula RP na wydanie obywatelowi polskiemu ETD przez konsula państwa członkowskiego UE, potwierdzenie danychB10
3219Paszporty, dokumenty podróży, dokumenty innych państwB10
322Inne sprawy paszportowe
3220Utrata, zniszczenie dokumentu paszportowegoB10Z
3221Wydanie paszportu tymczasowegoB60Z
3222Paszporty wadliwie spersonalizowaneB5Paszporty wykonane z błędemZ
3223Remanent paszportów i paszportów tymczasowychB5Z
3224Protokół zniszczenia dokumentów paszportowychAZ
323Dowody osobiste
3230Nadanie nr PESELB10
3231Utrata, zniszczenie dowodu osobistegoB10
3232Dowody osobiste odnalezione, przekazane do urzędu przez podmioty kraju urzędowaniaB10
33Wizy. Cudzoziemcy
330WizyZ
3300Wizy jednolite SchengenB5Wnioski wizowe rozpatrzone pozytywnie Kat. B2, odmowa Kat. B5
3301Współpraca wizowa Schengen,B5
3302Lokalna Współpraca KonsularnaB5
3303Wizy krajoweB5
3304Wizy repatriacyjneB10
3305Remanenty wizoweB5
3306Ponowne rozpatrzenie wniosku o wizę SchengenB5
3307Ponowne rozpatrzenie wniosku o wizę krajowąB5
3308Korespondencja w sprawach wizowych z urzędami i interesantamiB5
331Ruch osobowy: Polska-kraj urzędowaniaB5
332Ruch granicznyB5
333CudzoziemcyZ
3330Polityka migracyjna państw obcychB10Przepisy prawne. Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnego
3331Zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczonyB5
3332Uchodźcy i azylanciB5
3333Wydanie tymczasowego polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemcaB5
34Repatriacje.Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR
340Repatriacja obywateli polskichB25Dokumentacja osobowa i postępowanie w sprawie wydanie wizy repatriacyjnej.

Udzielanie informacji, zapytania, zgłoszenia, oraz skargi i wnioski ws. z zakresu repatriacji Kat. B5

E
341PrzesiedleńcyB10Wykaz mienia przesiedleńczego. Udzielanie informacji, zapytania, zgłoszenia, oraz skargi i wnioski Kat. B5Z
35Aresztowania, wydalenia, deportacje. Nieszczęśliwe wypadki i zgony.Z
350Aresztowania
3500Aresztowania obywateli polskich za granicąB5
3501Aresztowania obywateli państw obcych w PolsceB5
351Wydalenia i deportacjeZ
3510Wydalenia i deportacje obywateli polskichB5
3511Wydalenia i deportacje obywateli państw obcych z PolskiB5
352EkstradycjeB5Z
353Nielegalne przekraczanie granicyB5Z
354Nieszczęśliwe wypadkiB5Z
355Zgony nienaturalneB5Z
36Sprawy komunikacyjne i celneZ
360Sprawy komunikacyjne
3600Sprawy lotniczeB2Zgody na przeloty samolotów
3601Sprawy kolejoweB2
3602Sprawy morskieB2Meldunki statków
3603Statki i porty morskieB2
3604Dokumenty żeglarskieB2m.in. książeczki żeglarskie
3605Opieka nad marynarzamiB2
3606TranzytB5
361Sprawy celneZ
3610Przepisy celneB10.
3611Sprawy celne indywidualneB2
3612Przewóz broni do PolskiB5
3613Wywóz broni z PolskiB5
37Opieka nad miejscami pamięci narodowej, cmentarzami, ekshumacjeZ
370Groby polskie za granicąAWykazy
371Groby zagraniczne w PolsceB10
372Przewóz zwłok, ekshumacjeB2
373Miejsca pamięci narodowej, pomniki i tablice pamiątkoweAWykazy
38Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskichZ
380Emerytury i rentyB5
381ZapomogiB5
382Leczenie obywateli polskich za granicąB5
383Pożyczki konsularneB10
39Pośrednictwo w przekazywaniu informacji o charakterze prywatnym. DepozytyZ
390Poszukiwanie osób i instytucji, ustalanie adresów osób i instytucjiB5
391Przesłanie korespondencji zgodnie z kompetencjąBc
392Poszukiwanie osób w PolsceB5
393Depozyty. Rzeczy odnalezioneAmin. inne dokumenty niż wymienione w klasie 3225, 3232
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
4UDZIAŁ POLSKI W PRACACH INSTYTUCJI I ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
40Organizacje i instytucje międzynarodowe
400Współpraca z przedstawicielami organizacji i instytucji międzynarodowych w PolsceAWłasne raporty i analizy, opracowania przygotowane dla przedstawicielstw tych organizacji oraz korespondencję merytoryczną. Pozostałe dokumenty Kat. B2E
401Rada EuropyE - w centrali

Z - na placówce

4010Komitet MinistrówA
4011Zgromadzenie ParlamentarneA
4012Sekretarz Generalny Rady EuropyA
4013Kongres Władz Lokalnych i Regionalnych EuropyA
4014Komisarz Praw Człowieka Rady EuropyA
4015Instytucje działające w ramach Rady EuropyBE10
4016Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach RE oraz delegowanie ekspertów narodowychA
402Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju - OECDE - w centrali

Z - na placówce

4020Rozszerzenie OECDBE10
4021Komitet Stosunków Zewnętrznych OECDB5
4022Sesje Komitetu Wykonawczego/ECSS i Ministerialne Rady/MCMB5
4023Finansowanie i budżet OECDB3
403Światowa Organizacja Handlu - WTOBE10E - w centrali

Z - na placówce

404Międzynarodowe organizacje finansoweE - w centrali

Z - na placówce

4040Grupa Banku ŚwiatowegoA
4041Międzynarodowy Fundusz Walutowy - MFWA
4042Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju - EBORA
4043Inne międzynarodowe organizacje finansoweBE5Dot. organizacji działających poza ONZ
405Organizacje państw Afrykańskich, Arabskich i niezaangażowanychAE - w centrali

Z - na placówce

406Inne organizacje międzynarodowe, w tym regionalneA
41Organizacje i instytucje wyznanioweE
410Kościół katolickiA
411Kościoły innych wyznańA
412Organizacje wyznanioweA
42Organizacja Narodów ZjednoczonychE - w centrali

Z - na placówce

420Zgromadzenie Ogólne ONZA
4200Rada Praw CzłowiekaA
4201Reforma systemu NZAZagadnienia dot. Systemu Wide Coherence, reforma: RB, problematyki praw człowieka, ECOSOC
421Współpraca z organizacjami i grupami międzynarodowymi i regionalnymiAWspółpraca z UA, UE, OPA, G77, NAM, CARICOM, JUNSCANZ, etc.
422Rada Gospodarcza i Społeczna ONZ ECOSOCB10
423ECOSOC - Komisje FunkcjonalneWłasne notatki, analizy, sprawozdania - Kat. A. Opracowania z zewnątrz, korespondencja Kat. B10
4230Komisja ds. NarkotykówA
4231Komisja ds. Zapobiegania PrzestępczościA
4232Komisja ds. Nauki i technologii na rzecz RozwojuA
4233Komisja ds. Zrównoważonego RozwojuA
4234Komisja ds. Statusu KobietA
4235Komisja ds. Ludności i RozwojuA
4236Komisja ds. Społecznego RozwojuA
4237Komisja ds. StatystykiA
424ECOSOC - Komisje RegionalneAm.in. EKG
425Agendy wyspecjalizowane ONZDla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę
4250Agendy społeczneB10ILO, UNWTO, IMO
4251Agendy kulturalne, naukowe, oświatoweB10UNESCO, WIPO, WMO, CERN, COPUOS, UNSCEAR
4252Agendy w zakresie transportu i telekomunikacjiB10ICAO, ITU, UPU
4253Agendy rozwojoweB10FAO, IFAP, UNIDO, UNCTAD
426Programy i fundusze ONZProgramy, w których Polska bierze udział, założenia, sprawozdania oraz rozliczenia Kat. A. Korespondencja niemerytoryczna Kat. B10
4260UNEPA
4261UNICEFA
4262UNDPA
4263UNFPAA
4264UNHCRA
4265WFPA
4266UN - HabitatA
427Naukowe instytuty ONZBE10UNITAR, UNIDIR, Uniwersytet PokojuZ
428Wybory do wszystkich organizacjiB10Uzyskiwanie i udzielanie poparć.Z
43Prawa człowiekaZ
430Programy na rzecz rozwoju demokracjiAWłasne opracowania, analizy, instrukcje Kat. A. Korespondencja niemerytoryczna Kat. B5
431Sprawy ogólne związane z funkcjonowaniem międzynarodowych organów ochrony praw człowiekaAm.im. wybór kandydatów na sędziego w ETPCz
432Postępowania przed międzynarodowymi organami ochrony praw człowiekaAPostępowania skargowe przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka oraz innymi organami, wykonywanie orzeczeń organów, w tym dokonywanie zasądzonych płatności.
433Rozwijanie standardów w dziedzinie praw człowiekaAUdział w grupach roboczych m.in. Rady Europy (np. CDDH, DH-DEV, DH-PR), reforma ETPCz
434OBWE - wymiar ludzki
4340Wysoki Komisarz ds. Mniejszości Narodowych i Przedstawiciel OBWE ds. Wolnych MediówA
4341Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka - ODHIRA
435Grupa Robocza ds. Praw Człowieka UE - COHOMA
436Wspólnota DemokracjiB10
44Pomoc humanitarna i rozwojowaZ
440Sprawy ogólne
4400Przepisy prawne krajoweA
4401Przepisy prawne państw obcychB10
4402Informacja i promocja w zakresie pomocy humanitarnej i współpracy rozwojowejAWlasne programy, materiały
4403Sprawy budżetowo-finansowe. Środki z rezerwy budżetowejB5
4404Edukacja rozwojowaB10
441Projekty dwustronne pomocy rozwojowejZ
4410Ogólna pomoc budżetowaBE10
4411Pomoc sektorowaBE10
442Pomoc rozwojowa kanałami wielostronnymiZ
4420Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucji Systemu NZBE10
4421Pomoc za pośrednictwem wielostronnych banków rozwoju i funduszy globalnychBE10
4422Pomoc żywnościowaB10
443Systemy pomocowe organizacji międzynarodowych, UE i państw członkowskichZ
4430Komitet pomocy rozwojowej - DAC/OECDBE10
4431Systemy pomocowego UEBE10
4432Sprawy komitetów współpracujących z Komisją EuropejskąB10
4433Grupa Robocza ds. Współpracy Rozwojowej - CODEVB10
4434Grypa Państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku - AKP-UEB10
4435Systemy pomocowe państw członkowskichA
444Pomoc bilateralna i pomoc organizacji międzynarodowychZ
4440Podstawy prawne przyznawania pomocyAUmowy i memoranda międzynarodowe
4441Komisje. Porozumienia dwustronneARegulaminy prac, protokoły z posiedzeń, porozumienia Kat. A Korespondencja ws. ustaleń dot. komisji, projekty regulaminów ws. pomocy, porozumień Kat. B5
4442Opinie dotyczące charakteru pomocy oraz poszczególnych projektówB10Korespondencja, opinie
4443Koordynacja projektów z różnych źródeł pomocy bilateralnejB5Korespondencja
4444Kontakty z jednostkami rządowymi i organizacjami pozarządowymiB10Umowy, korespondencja. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
4445Pozyskiwanie dofinansowania z budżetuB5korespondencja
445WolontariatB10Z
446Pomoc humanitarnaZ
4460Międzynarodowe organizacje humanitarneA
4461Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucji Systemu NZBE10
4462Pomoc udzielana za pośrednictwem polskich organizacji pozarządowychA
45Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwoju stosunków między RP a innymi krajamiZ
450Stowarzyszenia zagraniczneB5Bieżąca korespondencja. Umowy o współpracy, sprawozdania - Kat. A
451Stowarzyszenia z siedzibą w PolsceA
46Międzynarodowe kongresy, konferencje, imprezyAWłasne sprawozdania, notatki, wystąpienia. Zewnętrzne materiały - Kat. B5Z
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
5DYPLOMACJA PUBLICZNA I KULTURALNA
50Organizacja dyplomacji publicznej i kulturalnej
500Przygotowywanie i uzgadnianie dokumentacji w sprawie negocjacji oraz podpisania międzyrządowych umów i programów wykonawczych w dziedzinie nauki, kultury i edukacjiB5Z
501Umowy międzyrządowe (w tym umowy o instytutach kultury), programy wykonawcze do umów oraz przygotowywanie posiedzeń Komisji MieszanychAWłasne materiały, wytyczne, umowy - Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5E
502Plany i sprawozdania z działalności kulturalno - naukowej, promocyjnej i dyplomacji publicznejE - w centrali

Z - na placówce

5020Plany resortuA
5021Plany placówek zagranicznychA
5022Sprawozdania resortuA
5023Sprawozdania placówek zagranicznychA
503Rozwój polskiej dyplomacji publicznej i kulturalnej na tle organizacji zagranicznej polityki kulturalnej innych państwAAnalizy, notatki, własne opracowania - Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5Z
504Finansowanie działalności kulturalno - naukowej, promocyjnej resortu i placówek zagranicznychZ
5040Umowy w sprawach realizacji projektów z dziedziny promocji kultury, nauki i dyplomacji publicznejB5
5041Dotacje w zakresie realizacji projektów promocyjnych, kulturalno-naukowychB5Konkursy dotacyjne
5042Rozliczenia finansowe z udzielonych dotacjiB10
51Współpraca kulturalna i naukowa
510Instytuty kulturyProgramy, własne opracowania dotyczące działalności - Kat. A. korespondencja nie merytoryczna Kat. B5Z
5100Polskie za granicąA
5101Państw obcych w PolsceA
511Współpraca i stosunki z krajowymi i zagranicznymi instytucjami kulturalno-naukowymiZ
5110Współpraca z instytucjami krajowego zaplecza dyplomacji publicznej i kulturalnejB10
5111Współpraca z instytucjami krajowymi na rzecz rozwoju współpracy naukowej z zagranicąB10
5112Współpraca z krajowymi i zagranicznymi fundacjami, think tankami i instytutami badawczymi w zakresie stosunków międzynarodowych i polityki bezpieczeństwaB10
5113Współpraca z zagranicznymi instytucjami i środowiskami działającymi na rzecz popularyzacji polskiej kultury i naukiB10
512Konkursy, nagrody oraz patronaty ministra SZAWykazy nagrodzonych, programy konkursów, nagrodzone praceZ
513Dary dla instytucji kulturalnych i naukowychB5Korespondencja ws. pośrednictwaZ
514Analizy i raporty dotyczące stosunków kulturalno-naukowych i oświatowych z zagranicąAE - w centrali

Z - na placówce

52Pośrednictwo naukoweZ
520Wymiana międzypaństwowa zbiorów bibliotecznych, naukowych, muzealiów, archiwaliówB10
521StypendiaZ
5210RP dla cudzoziemcówB10
5211Państw obcych dla obywateli polskichB10
5212RP dla Polaków z zagranicyB10
522Wymiana naukowaB10
523Nagrody i odznaczenia obywateli państw obcych za zasługi dla kultury i nauki polskiejB5
53Promocja
530Organizacja działań promocyjnych
5300Tworzenie wieloletnich i rocznych rządowych priorytetów promocji RP za granicąAWłasne opracowania, programy, strategie lub opracowania przygotowane na zlecenie Ministerstwa, także własne uwagi i opinieE - w centrali
5301Celowe programy promocyjne angażujące różne instytucje, organizacje i stowarzyszeniaAMateriały merytoryczne. Pozostałe materiały i korespondencja nie merytoryczna Kat. B5Z
5302Koordynacja międzyresortowej promocji RP za granicąB5Z
5303Informacje na temat systemów promocyjnych innych państwB5Z
531Współpraca i finansowanie projektów TV i RadiaB5Z
54Działalność promocyjna własnaZ
540Wizyty studyjneB5
541Pozyskiwanie materiałów informacyjnych i promocyjnychB2
542Zamawianie materiałów służących promocji RPB2
543Promocja kulturyZ
5430Promocja w dziedzinie nauki i technikiB5
5431Promocja nauki jęz. polskiego i wspierania polonistykB5
5432Promocja w dziedzinie literaturyB5
5433Promocja w dziedzinie muzykiB5
5434Promocja w dziedzinie sztuk wizualnychB5
5435Promocja w dziedzinie teatru, opery, baletuB5
5436Promocja w dziedzinie filmu, fotografiiB5
5437Promocja w dziedzinie historii i wiedzy o PolsceB5
5438Spotkania z wybitnymi osobistościami z PolskiB5
544Wystawy w kraju i zagranicąWłasne scenariusze wystaw i ich realizacja, dokumentacja wystaw (zdjęcia, wycinki prasowe, itp.) Kat. A, pośrednictwo, korespondencja Kat. B5Z
5440Wystawy artystyczneB5
5441Wystawy gospodarcze, targiB5
5442InneB5
55Obchody, uroczystościB10Z
56WydawnictwaZ
560Polskie o zagranicyB5
561Zagraniczne o PolsceB5
57Sport i turystykaZ
570Programy współpracy w dziedzinie sportu i turystykiAWłasne opracowania, wytyczne, korespondencja nie merytoryczna Kat. B5
571Raporty i analizy ze współpracy w dziedzinie sportu i turystykiA
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
6KADRY
60Zasady pracy i płacy
600Własne regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowychAZalicza się własne ustalenia w tym zakresie. Dotyczy także korpusu służby cywilnej. Zewnętrzne Kat. BE10E - w centrali
6000Wykazy etatówA
A
601Zasady wynagradzania, nagradzania i premiowaniaAWłasne, zewnętrzne Kat. B5Z
602Ewidencja osobowa
6020Akta osobowe pracownikówBE50Prowadzi się w sposób określany w rozporządzeniu MPiPSE
6021Pomoce ewidencyjne do akt osobowychBE50W tym programy i systemy teleinformatyczneZ
6022Kadra kierownicza MSZAKomunikaty o zmianach personalnychZ
6023Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5Z
6024Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członków ich rodzinB6*Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawaZ
6025Oświadczenia lustracyjneBE50Z
6026Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostkiB5Z
61Zatrudnienie i wynagradzanie pracownikówZ
610Zatrudnienie
6100Normy zatrudnienia i obsady stanowiskAWłasne ustalenia Kat. A, wytyczne zewnętrzne Kat. B10
6101Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy w MSZB5Przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
6102Rozmieszczenie i przeniesienia pracownikówB5
6103Protokoły przekazania stanowiska pracyB10
6104Konkurs na aplikację dyplomatyczno-konsularnąB5
6105Klasyfikacja i opis stanowisk pracy, wartościowanie stanowisk pracyA
6106Przeglądy i oceny kadroweBE5
6107Współpraca z Krajową Szkołą Administracji Publicznej ws. zatrudnienia absolwentów szkołyB5
6108Urzędnicy służby cywilnejBE5
6109Analizy i oceny dotyczące zatrudnienia i wynagrodzeń pracownikówA
611Wynagradzanie, nagradzanie, awansowanieZ
6110WynagradzanieB5
6111Nagradzanie pracowników z funduszu nagródB5Kopie decyzji o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
6112Dodatkowe wynagrodzenie roczneB5
6113Awanse, podwyżki, dodatki za wysługę latB10
6114Nagrody jubileuszoweB10
612Prace zleconeB10Umowy, zezwoleniaZ
6120Ze składką na ubezpieczenie społeczneB50
6121Bez składki na ubezpieczenie społeczneB10
6122Umowy o dziełoB10
613Nagrody, kary, odznaczeniaZ
6130Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjneBE10Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
6131OdznaczeniaBE10jw.
6132KaranieB**Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
6133Postępowanie dyscyplinarneB**Okres przechowywania akt z postępowania dyscyplinarnego wynosi 10 lat.

Uchwały Komisji Dyscyplinarnej MSZ oraz protokoły z posiedzeń KDMSZ - kat. A.

Odpis prawomocnego orzeczenia KDMSZ o ukaraniu dołącza się do akt osobowych członka korpusu służby cywilnej.

614Sprawy wojskoweBE10
62Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracownikówZ
620Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowegoDo Kat. A kwalifikuje się własne programy i plany, formy i metody, inne do Kat. B5
6200Akty wewnętrzne dotyczące szkolenia i rozwoju zawodowegoA
6201Plany i programy szkoleniaA
6202Analizy i oceny form szkoleniowychA
621Szkolenia i egzaminyZ
6210Szkolenia powszechne, centralne i specjalistyczneBE10
6211Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracyB5
6212Organizacja egzaminów resortowych z języków obcychB5
6213Organizacja egzaminu dyplomatyczno-konsularnegoB5
6214Ewidencja osób szkolonych, protokoły egzaminacyjne i świadectwa naukiB50Kopie świadectw odkłada się do akt osobowych
6215Dokształcanie pracownikówB5Studia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inne instytucje dla osób zatrudnionych: kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych
622Praktyki, staże, wolontariatZ
6220Praktyki studenckie, zawodowe i absolwenckie, staże z urzędu pracy, wolontariatBE10Wolontariat na podstawie przepisów o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
6221Wymiana zagraniczna w zakresie stażyBE10
B10
63Wykorzystanie czasu pracyZ
630Dokumentacja obecności w pracyB3Listy obecności, książki wyjść w godzinach pracy
6300Rozliczenie czasu pracyB5
6301Ustalanie i zmiany czasu pracyB3
631Absencje w pracyB3
632Urlopy pracowniczeZ
6320Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowychB5
6321Urlopy okolicznościoweB3
6322Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze itp.B5
6323Urlopy bezpłatneB5
6324Urlopy zdrowotneB5
633Ewidencja delegacji służbowychB3Rejestr delegacji krajowych i zagranicznych. Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych Kat. B5Z
634Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych oraz umowy o zakazie konkurencjiB5
64Sprawy socjalno-bytoweZ
640Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowychBE10Regulamin ZFŚS.

Jak w klasie 600

641Pożyczki mieszkanioweB5Wnioski, umowy
642Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB5
643Ogródki działkoweB5Podania, przydziały
644Opieka zdrowotna
6440AmbulatoriumAPodstawowe zasady funkcjonowania w resorcie służby
zdrowia. Dokumentacja dot. np.: gospodarki lekami, sprzętem Kat. B10
6441Sanatoria, wczasy leczniczeB3Decyzje o dofinansowaniu, kopie faktur. Oryginały faktur stanowią dowody księgowe
6442Zasiłki choroboweB5Dokumentacja stanowiąca podstawę przyznania
6443Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inneB3Jak w klasie 641
6444Opieka nad inwalidamiBE5
6445Opieka nad emerytami i rencistamiBE5
645Wypoczynek pracowników i ich rodzin
6450Wczasy pracownicze i rodzinneB5Jak w klasie 6441
6451Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieżyB5
646Imprezy sportowe, oświatowe i kulturalneBE5
647Akcje socjalneBE5Sprawozdania, analizy, wnioski z realizacji akcji socjalno-bytowych
65Emerytury, renty, ubezpieczeniaZ
650Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczenioweB5Przepisy ZUS i PZU
651Emerytury i renty
6510Ewidencja emerytów i rencistówB10
6511Wnioski o emerytury i rentyB3
6512Wnioski o renty inwalidzkie i specjalneB3
6513Dodatki do rent i emeryturB3
652Ubezpieczenia społeczne
6520Składki ubezpieczenia społecznegoB10Podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, korespondencja, deklaracje rozliczeniowe dla ZUS
6521Ubezpieczenia grupoweB10Okres przechowywania liczy się od daty upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
6522Dowody uprawnień do zasiłkówB5Chorobowych, pogrzebowych, rodzinnych
66Bezpieczeństwo i higiena pracyZ
660Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracyBE5Własne przepisy Kat. A
661Stan bezpieczeństwa i higieny pracyWłasne opracowania i analizy Kat. A
6610Przegląd i kontrola stanu bezpieczeństwa i higieny pracyA
6611Działania w zakresie zwalczania wypadków, ryzyka w pracyA
6612Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higienyA
pracy
662Środki ochronneZ
6620Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistejB3
6621Urządzenia ochronne i sanitarneB3
6622Środki utrzymania czystościB3
663Wypadki przy pracy, zdrowieZ
6630Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkieA
6631Inne wypadkiBE10
6632Analizy i oceny wypadkowości i chorób zawodowychA
6633Badania okresowe pracownikówB** Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danym stanowisku pracy
67Ochrona danych osobowychAKat. A przepisy własne, wykazy zbiorów danych osobowych. Korespondencja niemerytoryczna Kat. B5Z
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIV5678
1234
7FINANSE
70Podstawowe zasady gospodarki finansowejB10Własne ustalenia. Pozostałe przepisy Kat. B10Z
71Budżet, realizacja dochodów i wydatków
710Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu planowania i realizacji budżetuB10Z
711Budżet
7110Opracowanie i materiały dotyczące projektowania budżetuB15Z
7111Budżet zmiany i realizacjaB15Realizacja w zakresie m.in.: układu wykonawczego, harmonogramu i zasilania w środki budżetowe, przekazywania środków, zgłoszeń w zakresie wydatków niewygasających, monitorowania budżetuE - w centrali

Z - na placówce

7112Plany finansoweB15Z
712Przekazywanie środków, realizacja wydatków i dochodówZ
7120Opracowania i materiały dotyczące wykonania budżetu, przekazywania środków i realizacji pozostałych wydatkówB5Dokumentacja dotycząca przekazania środków budżetowych, realizacji wydatków i dochodów budżetowych oraz środków i wydatków pozabudżetowych
7121InwentaryzacjaB5Kontrola kasy, protokoły zdawczo- odbiorcze kasy, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy, blankiety czeków anulowanych, KP, KW
7122Deklaracje i rozliczenie podatku VATB5Z
7123Zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tyt. umów cywilno - prawnychB5
7124Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznychB5Pisma w sprawie
7125Ustalenie i odprowadzenie składek ZUSB5Pisma w sprawie
7126Rozliczenie delegacji służbowychB5
7127Dowody księgoweB5Raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury/rachunki, polecenia księgowania, listy wypłat wynagrodzeń bezosobowych
7128InwestycjeB5Okres przechowywania liczy się od zakończenia inwestycji
7129Umowy cywilno-prawne, umowy dotacjiB5Pożyczki z ZFŚS, umowy zlecenia/o dzieło, umowy z kontrahentami.

Okres przechowywania liczy się od zakończenia umowy

713Sprawozdawczość
7130Roczne sprawozdania finansowe, w tym bilansA
7131Sprawozdania budżetoweB10
7132Sprawozdania statystyczneB5
7133Pozostałe sprawozdania dotyczące realizacji wydatków i dochodów, w tym sprawozdania komórek organizacyjnych oraz opisowe sprawozdania dot. wykonania budżetu cz. 45B5
714Rachunkowość
7140Plan kontA
7141Potwierdzenia sald, weryfikacja saldB5
715Windykacja konsularnej pomocy finansowej
7150Opracowania i materiały dotyczące konsularnej pomocy finansowejB5
7151Windykacja konsularnej pomocy finansowejB5Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy
716Dotacje
7160Opracowania i materiały dotyczące dotacjiB5
7161Rozliczenie dotacjiB5Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy
717Ogólne
7170Korespondencja z bankamiB5Karty wzoru podpisów, upoważnienia finansowe, upoważnienia, regulaminy bankowe.

Okres przechowywania liczy się od zakończenia obowiązywania

718Rozliczenie płac i wynagrodzeń
7180Dokumentacja płac i potrąceń z płacB5Z
7181Listy płac z osobowego funduszu płac pracownikówB50

* dla

pracowników miejscowych placówek zgodnie z prawem miejscowym - jeżeli wymogi>B50

Na placówkach również listy wypłat dodatków zagranicznych i walutowych oraz listy pracowników miejscowychE
7182Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płacB50E
7183Karty wynagrodzeń i świadczeń pracowniczychB50E
7184Deklaracje podatkoweB5Z
7185Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczneB50Z
7186Zaświadczenia o płacachB5Druki Rp7 - zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuZ
7187Korespondencja dotycząca VAT od bezzwrotnej pomocy zagranicznejB5Np. wnioski o rejestrację umowy, wnioski o wydanie zaświadczenia
Z
72ŚwiadczeniaZ
720Listy płatnicze z tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznegoB10
721Deklaracje rozliczeniowe z tytułu świadczeń z ubezpieczenia społecznegoB10
722Dokumentacja środków specjalnychB10
73InwentaryzacjaZ
730Inwentaryzacja w Ministerstwie
7300Komisje inwentaryzacyjneB5
7301Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnychB5
7302Dokumentacja inwentaryzacyjnaB5Arkusze spisowe, protokoły, sprawozdania
731Inwentaryzacja w jednostkach podległych lub nadzorowanychZ
7310Spisy z natury majątku użyczonegoB5Dokumentacja dotycząca przeprowadzonych inwentaryzacji w jednostkach użytkujących składniki mienia będące własnością MSZ
732Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowych składników mieniaB5
733Wycena i przecena, amortyzacjaB10
74Zamówienia publiczneZ
740Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznychAWłasne opracowania i ustalenia
741Dokumentacja postępowań w sprawie udzielenia zamówień publicznychB5
742Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznychB10W tym dokumentacja z realizacji tych umów - B5
743Rejestr zamówień publicznychA
744Dokumentacja postępowań oraz zawarte umowy w sprawie zamówień publicznych realizowanych poza ustawąB5W tym oryginały umów i dokumentacja z ich realizacji
745SprawozdaniaBE10Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroliZ
75Dyscyplina finansów publicznychBE10Z
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnaUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
8ADMINISTRACJA
80Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościamiZ
800Przepisy własneA
801Przepisy zewnętrzneB5Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu
81Administrowanie nieruchomościE
810Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna nieruchomości MSZBE50Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą komplet oryginałów dokumentacji lub książki obiektów nieruchomości będących własnością lub we władaniu resortu. Dokumentacja obiektów zabytkowych, dokumentacja projektowa biura projektów Kat. A
811Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez ministerstwoA
8110Przydział lokali i pomieszczeń komórkom organizacyjnymB5
812Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez placówki zagraniczneA
813Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali i pomieszczeńDokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu. Dla każdego obiektu zakłada się oddzielną teczkę
8130na potrzeby ministerstwaA
8131na potrzeby placówekA
814Najem, dzierżawa nieruchomościBE5
815Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomościB10Oryginały faktur stanowią dowody księgoweZ
82Utrzymanie lokali i pomieszczeńP
820Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeńB5
821Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnychB5
822Utrzymanie czystościB5
823Ogrzewanie lokali i pomieszczeńB5
824OświetlenieB5
825Woda, kanalizacja (ścieki) B5
826Dekoracja, flagowanie, estetykaB5
827Gospodarka energetycznaP
8270Ogólne zasady gospodarki energetycznej, cieplnej i paliwamiAWłasne przepisy. Pozostała dokumentacja Kat. B10
8271Limitowanie paliw i energiiB5
83Bezpieczeństwo dyplomatyczne. Ochrona obiektów i mienia
830Podstawowe regulacje dotyczące bezpieczeństwa dyplomatycznegoAE
8300Przepisy własneA
8301Przepisy zewnętrzneB5Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu
8302Kategoryzacja bezpieczeństwa dyplomatycznegoA
831Stan bezpieczeństwa i zagrożenia dla ministerstwa, placówek i personeluE
8310Koordynacja bezpieczeństwa dyplomatycznegoB10
8311Współpraca z instytucjami zewnętrznymi. Analizy, oceny i opracowania innych podmiotówB10
8312Analizy, opinie i opracowania własneA
8313Analizy, opinie i opracowania komórek organizacyjnychA
8314Analizy, opinie i opracowania placówek - Europa Zach. i Płd. - Wsch.A
8315Analizy, oceny i opracowania placówek - Afryka i Bliski Wsch.A
8316Analizy, oceny i opracowania placówek - Europa Wsch., Zakaukazie i Azja CentralnaA
8317Analizy, oceny i opracowania placówek - Azja i OceaniaA
8318Analizy, oceny i opracowania placówek - AmerykaA
8319Analizy, oceny i opracowania służb ochrony państwaA
832Polityka bezpieczeństwa osobowegoZ
8320Plany i materiały szkolenioweA
8321Osobowe karty szkoleńB50
8322Oceny pracowników krajowychB50
8323Oceny pracowników miejscowychB50
8324Monitorowanie bezpieczeństwa osobowegoB10
8325Monitorowanie procesów kadrowychB10
8326Monitorowanie projektów infrastrukturalnychB10
8327Ewidencja naruszeń przepisów i standardów bezpieczeństwa osobowegoB5
8328Ewidencja wydanych przepustek, kart magnetycznychBE10
833Ochrona fizyczna obiektówZ
8330Służby BORB10
8331Służby MONB10
8332Inne formy ochrony fizycznejB10
834Ochrona przeciwpożarowaInstrukcje, plany ochrony ppoż., interwencje jednostek ppoż.Z
8340Szkolenia przeciwpożaroweBE10
8341Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowychBE10
8342Sprzęt i instalacje przeciwpożaroweBE10
8343Komisje, opinie, odbioryB5
835Techniczne aspekty bezpieczeństwa obiektówOkres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się z chwilą wymiany systemów bezpieczeństwa i ochronyE
8350Dokumentacja i materiały dotyczące elektronicznych systemów ochrony placówekB25
8351Dokumentacja i materiały dotyczące mechanicznych systemów ochrony placówekBE50
8352Dokumentacja i materiały dotyczące systemów bezpieczeństwa ministerstwaA
8353Nadawanie uprawnień w systemach technicznego zabezpieczeniaB5
836Kategoryzacja i standaryzacja zabezpieczeńZ
8360Wykazy placówek pod kątem kategoryzacjiB10
8361Specyfikacje standardów zabezpieczeń dla odpowiednich kategoriiB10Podlegają bieżącej aktualizacji adekwatnie do zmieniających się uwarunkowań
837Gotowość obronna i zarządzanie kryzysowe
8370Plan operacyjny funkcjonowania działu administracji rządowej-sprawy zagraniczne i członkostwo RP w UE w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojnyAE - centrali
8371Plany obrony i zarządzania kryzysowegoADla każdej placówki prowadzi się odrębną teczkęE - w centrali

Z - na placówce

8372Plany ewakuacji planowejA
8373Szkolenia obronne
8374Współpraca z MON i innymi jednostki organizacyjnymi w zakresie spraw obronnychAMateriały analityczne, opracowania własne. Pozostała korespondencja Kat. B5Z
8375Uczestnictwo MSZ w narodowych programach obronnychAZ
8376Ewidencja przydziałów mobilizacyjnychAE
8377Ewidencja pracowników reklamowanychB10E
838Podstawowe regulacje dotyczące zarządzania kryzysowego
8380Przepisy własneAE
8381Przepisy zewnętrzneB5Okres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacji danego przepisu
8382Zarządzanie kryzysoweAE
8383Planowanie obrony cywilnejB10E
8384Ćwiczenia obrony cywilnejB3Z
84Transport i Łączność
840Gospodarka samochodowaZ
8400Zasady gospodarowania sprzętem samochodowymB10W tym ewidencja środków transportu
8401Eksploatacja własnych środków transportuB5W tym gospodarka paliwem
8402Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna samochodówB5Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania samochodu z eksploatacji
8403Wypadki i uszkodzenia samochodów. OdszkodowaniaB10
8404Użytkowanie obcych środków transportowychB5Zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
8405Kierowcy - ewidencja pracyB3
841Łączność
8410Organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografiiB5E
8411Organizacja i funkcjonowanie łączności rządowejB5E
8412Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łącznościB20E
842Zabezpieczenie łączności w sytuacjach kryzysowych i dużych operacjiB10E
843Ewidencja sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnychB10E - w centrali

Z - na placówce

844Eksploatacja środków łącznościZ
8440Świadectwa homologacyjne urządzeń telekomunikacyjnychB10
8441Eksploatacja środków bezprzewodowychB10
8442Eksploatacja środków przewodowychB10
85ZaopatrzenieZ
850Zaopatrzenie w materiały biurowe, techniczne i inneB5M.in. umowy z dostawcami Kat. B5. Oferty, katalogi, zaopatrzenie w dekoracje kwiatowe, wiązanki i wieńce Kat. Bc
851Zaopatrzenie w środki trwałeB5
852Zaopatrzenie w pozostałe środki trwałe/niskocenneB5
853Zaopatrzenie w artykuły spożywcze do celów reprezentacyjnychBcW tym przydział art. spożywczych dla Biur/Departamentów, zabezpieczenie recepcyjne spotkań służbowych w obiektach Ministerstwa
854Zakupy i magazyn upominkówB5
855Magazynowanie i użytkowanieB10
856Konserwacja i remonty środków trwałych i pozostałychB5Renowacja
857Dokumentacja techniczna i eksploatacji maszyn i urządzeńB5
858Analizy, oceny i wyceny wyposażenia - okresoweAW tym środków trwałych np. samochody
86Inwestycje i remontyZ
860Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontówAWłasne wytyczne, analizy, potrzeby. Pozostałe przepisy Kat. B10
861Przygotowanie inwestycji i remontówB5Wnioski, opinie, zezwolenia
862Realizacja inwestycji i remontówB5Umowy z wykonawcami, harmonogram robót, rozliczenia. Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę
863Odbiór i rozliczenie inwestycji oraz remontówB5W tym dokumentacja techniczna prac remontowych
864Zaopatrzenie materiałowe i wyposażenioweB3
865Ewidencja inwestycji i remontówA
866Nadzór techniczno-budowlanyB5
87Ewidencja majątku
870Gospodarowanie składnikami majątkuAWłasne wytyczne. Przepisy zewnętrzne Kat. B5Z
871Wartości środków trwałychB10Kartoteki analityczneZ
8710Dowody księgowe środków trwałychB10Protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji,
8711Dowody księgowe wyposażenia pozabilansowegoB10Protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji,
8712Dowody księgowe dla wartości niematerialnych i prawnychB10Protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji,
8713Dowody księgowe wewnętrzneB10Protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji,
8714Przeceny i wyceny majątkuB10
8715Protokoły zniszczenia - zagubieniaB10
8716Gospodarka środkami rzeczowymiB5Dokumentacja dotycząca wyposażania w środki trwałe i pozostałe środki trwałe; protokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania, likwidacji
872Ewidencja środków trwałychE
8720InwentarzeB10Okres przechowywania liczy się od momentu wycofania środka trwałego z eksploatacji
8721Pozostała ewidencjaB5Kartoteki, rejestry podstawowe i pomocnicze
8722Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB10
8723Dzieła sztuki (depozyty) BE10Ewidencja dzieł sztuki wypożyczonych, wynajętych oraz będących własnością MSZ i/lub placówki
8724Środki obceBE10
88Ubezpieczenia majątkuB10M.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, ubezpieczenia nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowyE
89IntendenturaZ
890Recepcja obiektów MSZB2m.in. udostępnienie pomieszczeń MSZ na potrzeby firm zewnętrznych i osób prywatnych
891Sprawy wypożyczenia salB2
892Prace porządkoweB2
893Gospodarka odpadami i surowcamiB5
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkres zagrożenia
IIIIIIIV5678
1234
9UNIA EUROPEJSKAE - podlega cała dokumentacja w centrali i na placówce
90Programowanie i koordynacja polityki integracyjnej
900Posiedzenia centralnego zespołu roboczego ds. przygotowywania prac KSEB2Zaproszenia, materiały informacyjne do uzgodnień, listy obecności, ustalenia
901Komitetu d spraw EuropejskichKERM
9010Organizacja prac Komitetu ds. EuropejskichARegulaminy, plany i średniookresowe programy prac wraz z pismem przekazującym Kat. A, korespondencja, uwagi Kat. B5
9011Posiedzenia Komitetu do spraw EuropejskichAMateriały na posiedzenia wraz z pismami przekazującymi z resortów, porządek obrad wraz z rozdzielnikiem, uwagi do materiałów na posiedzenie, teksty ostateczne dokumentów po posiedzeniach, stenogramy, protokoły z listą obecności Kat. A.

Uwagi do materiałów Kat. B5

9012Dokumenty uzgadniane w ramach obiegowego trybu Komitetu do spraw EuropejskichADokumenty przekazane do uzgodnień wraz z pismami przekazującymi z resortów, ostateczne teksty dokumentów wraz z pismami przekazującymi z resortów, komunikaty dotyczące przyjęcia dokumentów Kat. A.

Uwagi do dokumentów Kat. B5

9013Dokumenty przekazywane Członkom Komitetu do spraw Europejskich do wiadomościBE5
9014Obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeń Komitetu do spraw EuropejskichB2Korespondencja dotycząca dokonanych ustaleń i aktów legislacyjnych i pozalegislacyjnych UE, zgłoszenia obecności, wystąpienia dla Przewodniczącego Komitetu, korespondencja organizacyjna przed i po posiedzeniach
9015Monitorowanie realizacji ustaleń Komitetu do spraw EuropejskichB5Korespondencja, uwagi, karty realizacji zobowiązań
9016Współpraca z Radą Ministrów oraz jej komitetamiB5
902Współpraca z Sejmem i Senatem ws związanych z członkostwem RP w UEW tym ustawa z dnia 8 października 2010 r.. o współpracy Rady Ministrów z Sejmem i Senatem
9020Współpraca z ministerstwami oraz Sejmem i Senatem w sprawach związanych z pracami nad projektami stanowisk Rządu dotyczącymi projektów aktów prawnych UE oraz informacjami Rządu w odniesieniu do projektów UEADokumentacja ws opracowań projektów stanowisk RP Kat. B5
9021Opinie Sejmu i Senatu odnoszące się do projektow aktow prawnych UE oraz stanowisk RząduAJak w klasie 9020
9022Informacje Rządu dla Sejmu i Senatu o udziale RP w pracach UEAJak w klasie 9020
91Dokumentowanie procesu integracyjnego
910Baza danych zawierająca akty prawne UEBE5
911Tłumaczenia aktów prawnych UEB2Udostępnianie tłumaczeń aktów prawa wspólnotowego, spisów aktów prawnych
912Gromadzenie aktów prawnych UEB5Akty prawne nadsyłane w ramach realizacji. Harmonogramu tłumaczeń
913Tłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UEB5Tłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UE na prośbę zainteresowanych resortów
914Sprostowania do polskich wersji językowych aktów prawa UE przyjętych przed 1 maja 2004B10
92Wykonywanie prawa UE
920Opiniowanie projektów aktów prawnych pod kątem ich zgodności z prawem UEAKorespondencja merytoryczna, projekty aktów prawnych, opinie prawne. Zawiadomienia o spotkaniach Kat. B2
921Wsparcie eksperckie w zakresie prawa UEAKorespondencja merytoryczna w sprawach prawa UEniezwiązanych z opiniowaniem projektów aktów prawnych pod kątem ich zgodności z prawem UE
922Koordynacja transpozycji aktów prawnych UEAKorespondencja w sprawach terminów i harmonogramów wykonywania prawa UE, właściwości resortowej i opóźnień w tym zakresie
923Koordynacja spraw dotyczących postępowań Komisji Europejskiej w sprawie naruszeń prawa UE przez RPAKorespondencja w sprawach zarzutów formalnych i uzasadnionych opinii z KE i resortami, a także4 korespondencja związana z systemem UE - Pilot
93Koordynacja współpracy z instytucjami i organami UE
930Reforma traktatowaAStanowisko Polski, dokumentacja merytoryczna
931Organizacja prac Rady UE
9310COREPER IIAPorządek obrad, instrukcje, sprawozdania, materiały merytoryczne Kat. A.

Pozostałe materiały Kat. B5

9311COREPER IAJak w klasie 9310
9312Komitet Polityczny i BezpieczeństwaA
932Instytucje UE
9320Rada EuropejskaBE10Materiały przekazywane euro parlamentarzystom, analizy
9321Parlament EuropejskiBE10
9322Komisja EuropejskaBE10Dokumentacja merytoryczna w tym analizy, sprawozdania, stanowiska prawne i polityczne
9323Trybunał Sprawiedliwości Unii EuropejskiejBE10W tym sprawy Sądu UE i Sądu ds. Służby Publicznej, a także sprawy Trybunału EFTA, z wyłączeniem spraw gromadzonych w klasie 923
9324Europejski Trybunał ObrachunkowyBE10
9325Pozostałe instytucje UEBE10
9326Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach UE oraz delegowanie ekspertów narodowychBE10Informacje na KSE, listy pracowników, dossier kandydatów
9327Przedstawiciele Polski w grupach roboczych i komitetach Rady Komisji Europejskiej oraz radach zarządzających i komitetach agencjiB5Wykaz przedstawicieli Polski
9328Mechanizm wymiany poparćA
9329Tłumaczenia podczas posiedzeń grup roboczychB5
933Udział w pracach Rady UE
9330Rada do Spraw OgólnychBE10
9331Rada do Spraw ZagranicznychBE10
9332Rada ds. Gospodarczych i FinansowychBE10
9333Rada ds. Wymiaru Sprawiedliwości i Spraw WewnętrznychBE10
9334Rada ds. Zatrudnieni, Polityki Społecznej, Zdrowia i Polityki dotyczącej KonsumentówBE10
9335Rada ds. Konkurencyjności (rynek wewnętrzny, przemysł, badania) BE10
9336Rada ds. Transportu, Telekomunikacji i EnergiiBE10
9337Rada ds. Rolnictwa i RybołówstwaBE10
9338Rada ds. ŚrodowiskaBE10
9339Rada ds. Edukacji, Młodzieży i KulturyBE10
934Organy doradcze
9340Komitet RegionówA
9341Europejski Komitet Ekonomiczno-SpołecznyA
935Organy wspierające Radę UEAW tym organy wspierające Radę UE w zakresie Wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa tj.: EUMC, EUMS
936Prezydencja innych państw w Radzie UEAZałożenia programowe, własne analizy, sprawozdania, notatki. Pozostała korespondencja Kat. B5
937Prezydencja Polski w Radzie UEA
94Polityki UEStanowiska ostateczne MSZ i materiały źródłowe z placówek niezbędne do opracowania stanowiska RP - Kat. A. Pozostałe dokumenty gromadzone w tej klasie Kat. BE10
940Sprawy ogólne w ramach obszarów działalności UEAProgramy działań integracyjnych, harmonogramy, realizacja Kat. A.. Pozostała korespondencja Kat. B5
9400Polityka rozszerzenia UEA
9401Polityka arktycznaA
941Polityki sektorowe
9410Sprawy Gospodarcze, Finansowe i PodatkiBE10W tym polityka budżetowa, NPF, WRF
9411Stosunki zewnętrzne i Spraw zagraniczneBE10
9412Zatrudnienie, Polityka Społeczna, Zdrowie i Polityka dotycząca KonsumentówBE10
9413KonkurencyjnośćBE10
9414Transport, Telekomunikacja i Energia i Zasoby naturalneBE10
9415Rolnictwo, Rybołówstwo i ŻywnośćBE10
9416ŚrodowiskoBE10
9417Edukacja, Młodzież i KulturaBE10
9418Nauka, Badania i RozwójBE10
9419Wymiar Sprawiedliwości, Sprawy Wewnętrzne i Prawa ObywateliBE10
942Polityki horyzontalne UEA
943Strategie UE, w tym makroregionalneA
95Relacje z państwami członkowskimi UE, inicjatywy europejskie o charakterze wewnętrznym
950Podstawy prawne uczestnictwaADecyzje Rady Stowarzyszenia
951Stosunki dwustronne państw członkowskich UEADokumentacja merytoryczna, w tym analizy stosunków między państwami członkowskimi UE. Dalszy podział według krajów
952Inicjatywy regionalne i ogólnoeuropejskieB10Korespondencja nie merytoryczna
96Sprawy Zagraniczne UE
960Wspólna Polityka Zagraniczna i BezpieczeństwaAWłasne opracowania
961Europejska Polityka Bezpieczeństwa i ObronyAWłasne opracowania dotyczące spraw ogólnych. Szczegółowe zagadnienia w klasie 254
962Instrumenty StabilnościAJak w klasie 960
9620Posiedzenia Komitetu Zarządzającego ds. Instrumentu StabilnościAJak w klasie 960
963Europejska Polityka Sąsiedztwa (EPS)
9630Europejski Instrument Sąsiedztwa i PartnerstwaAWłasne opracowania
9631Partnerstwo WschodnieAJak w klasie 9630
9632Proces Barceloński. Unia na rzecz Regionu morza ŚródziemnegoAJak w klasie 9630
9634Synergia CzarnomorskaAJak w klasie 9630
964Stosunki UE z państwami trzecimiAKorespondencja merytoryczna, w tym analizy stosunków z poszczególnymi krajami. Dla każdego państwa lub programu prowadzi się odrębną teczkę
9640Wymiar Północny
965UE - organizacje międzynarodoweA
97Wdrażanie programów i wykorzystanie środków finansowych z UEMateriały analityczne, finansowe i raporty Kat. A
970Udział Polski w programach wspólnotowych UEBE10
971Współpraca z jednostkami wdrażającymi i ministerstwamiB5
972Wydatkowanie środków finansowych z UEBE10
973Monitorowanie programów pomocowych
9730Bazy danych programów pomocowychBE10Raporty końcowe
9731Raporty i sprawozdania dotyczące realizacji programówBE10
9732Komitety MonitorująceAKat. A regulaminy organizacyjne Komitetów. Kat. B10 raporty monitorujące, notatki ze spotkań
9733Nominacje Pełnomocników ds. Realizacji Projektów (PAO), sektorowych Pełnomocników ds. realizacji projektów (SAO) i ich zastępcówAProcedury dotyczące powołania Pełnomocników, nominacje Kat. A. Korespondencja merytoryczna Kat. B5
9734Nominacje Narodowego Koordynatora Pomocy (NAC) i jego zastępcyAJak w klasie 9733
974Ewaluacja
9740Raporty i sprawozdania dotyczące programówAOstateczne wersje raportów i sprawozdań - Kat. A, korespondencja w sprawie sporządzania raportów i sprawozdań, materiały źródłowe Kat. B10
9741Współpraca z jednostkami wdrażającymi, ministerstwami, Komisją EuropejskąAJak w klasie 9740
9742Oceny programówAJak w klasie 9740
975Rezerwa celowa
9750Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszane przez województwaB5Korespondencja, formularze
9751Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszane przez resortyB5Jak w klasie 9750
9752Wnioski o zapewnienie dofinansowaniaB5Jak w klasie 9750. Materiały dot. uzgodnienia tekstu procedury rezerwy celowej. Informacje dot. pozyskiwania środków z rezerwy celowej
9753Zlecenie realizacji programów jednostkom niepaństwowymB5Umowy, korespondencja
9754Nadzór i ocena realizacji projektów oraz wydatkowania środków budżetowychARaporty, korespondencja Kat. A. Materiały nie merytoryczne Kat. B5
976Program rozwoju instytucjonalnego
9760Inicjowanie i programowanie działań związanych z pozyskiwaniem środków z funduszu PHAREAProgramowanie pomocy we współpracy z Komisją Europejską.

Krajowe programy operacyjne, memoranda finansowe, harmonogramy realizacji Kat. A

Pozostała dokumentacja Kat. B5

9761Koordynacja i nadzór nad wdrażaniem programów współpracy bliźniaczej oraz instrumentem TAIEXB10Kontrakty współpracy bliźniaczej oraz instrumenty TAIEX, agenda i side letters do ww. kontaktów. Korespondencja bieżąca dot. ww. kontaktów, raporty kwartalne. Współpraca twinningowa - Polska jako beneficjent pomocy / współpraca twinningowa oraz instrument TAIEX - Polska jako dawca pomocy
9762Nadzór i ocena realizacji programów pomocowych oraz pozyskiwania i wydatkowania środków finansowychAMateriały analityczne, zmiany fiszek projektowych, przedłużenia okresów kontraktacji i wydatkowania. Korespondencja dot. sporów oraz zgód zawieranych przed sądami powszechnymi oraz arbitrażowymi Kat. A.

Korespondencja ws. realizacji projektów, dokumenty finansowe, harmonogramy płatności, raporty skrócone o współfinansowaniu, zasilania kont i płatności Kat. B10

977Ułatwienia podatkowe dla środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Monitoring programów pomocowych
9770Wnioski i projekty o dofinansowanie i realizacja umów. PHAREB5Formularze wniosków, korespondencja ws. wniosków i projektów o dofinansowanie
9771InneB5
9772ZaświadczeniaB5
9773Decyzje odmowneB5
9774Wyjaśnienia dotyczące ułatwień podatkowychB5
98Działalność informacyjno-edukacyjna dotycząca UE
980Założenia polityki informacyjnejAWłasne opracowania
981Seminaria i sympozja organizowane przez ministerstwo w zakresie polityki informacyjnejAProgramy, wystąpienia, referaty
982Współpraca z ośrodkami badania opinii publicznejB5
983Współpraca z mediami, organizacjami pozarządowymi i samorządowymi w zakresie polityki informacyjnej
9830Umowy z przedstawicielami mediów, organizacji pozarządowych i samorządówB10Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
9831Spotkania z przedstawicielami mediów, organizacji pozarządowych i samorządówADokumentacja merytoryczna
9832Udział w pracach zespołów doradczych, grup roboczych i rad konsultacyjnych w zakresie polityki informacyjnejAMateriały własne, protokoły, sprawozdania. Pozostałe materiały Kat. B5
984Sprawy kształcenia europejskiego
9840Współpraca z krajowymi instytucjami w zakresie kształcenia europejskiegoAKorespondencja merytoryczna, własne programy szkoleń, listy uczestników, materiały konferencyjne Kat. A. Pozostałe Kat. B5. Dalszy podział klas wg. instytucjiB5
9841Współpraca z instytucjami UE w zakresie kształcenia europejskiegoAJak w klasie 9840
9842Współpraca z państwami członkowskimi UE w zakresie kształcenia europejskiegoAJak w klasie 9840
9843Współpraca z państwami stowarzyszonymi UE w zakresie kształcenia europejskiegoAJak w klasie 9840
9844Programy wielostronne dotyczące kształcenia europejskiegoA
9845Curricula programoweA
9846Wnioski o dofinansowanieB5
9847WykładowcyB5
9848Studia europeistyczneB2Materiały informacyjne, rekrutacja, podstawy współpracy
9849Strategie i analizy dotyczące kształcenia europejskiegoAWłasne materiały analityczne, pozostałe Kat. B5
985Realizacja umowy o delegację z Komisją Europejską - projekt Europe DirectB10Korespondencja, sprawozdania finansowe, raporty, umowy z ośrodkami Europa Direct
986Współpraca z krajowymi i zagranicznymi instytucjami i partnerami społecznymi, placówkami oświatowymi oraz osobami fizycznymi w zakresie informacji europejskiej i promocjiB3Przekazywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych. Organizacja spotkań, wykładów, lekcji europejskich, stoisk informacyjnych i promocyjnych. Udział w konferencjach, seminariach. Udzielanie odpowiedzi na pytania merytoryczne
987Bezzwrotna pomoc zagraniczna
9870Współpraca z jednostkami wdrażającymi i

ministerstwami

B5Dokumentacja przetargowa, wnioski o dofinansowanie, kontrakty, opinie. Okres przechowywania liczy się od zakończenia programu
9871Inicjowanie, programowanie działań, wdrażanie projektów oraz pozyskiwanie i wydatkowanie środków finansowychAMateriały analityczne i finansowe, raporty
9872Ocena i nadzór nad wdrażaniem projektów oraz pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków finansowychAModyfikacja fiszek, przedłużenia okresów kontraktacji i wydatkowania środków, relokacje środków
9873Koordynacja wdrażania programówAKorespondencja merytoryczna dot. wdrażania programów oraz kwestii proceduralnych. Współpraca z ministerstwami i jednostkami wdrażającymi. Korespondencja nie merytoryczna Kat. B5
9874Informacje o programachB2
99Współpraca z Fundacją Fundusz Współpracy
990Umowy zlecenia oraz umowy o dziełoB5
991Umowy darowiznyB5

ZAŁĄCZNIK Nr  4

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Spis treści

Rozdział I

Przepisy ogólne

Rozdział II

Organizacja archiwum

Rozdział III

Gromadzenie akt

Rozdział IV

Ewidencja akt

Rozdział V

Przechowywanie akt

Rozdział VI

Opracowywanie akt i cyfryzacja

Rozdział VII

Udostępnianie akt

Rozdział VIII

Brakowanie akt

Rozdział IX

Informacja archiwalna

Rozdział X

Sprawozdawczość archiwum

Rozdział XI

Składowanie naturalnych dokumentów elektronicznych

Rozdział XII

Postanowienia końcowe

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§  1. Instrukcja określa:
1) zasady i tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych przekazywaną do archiwum, niezależnie od techniki jej wytworzenia, nośnika danych oraz klauzuli tajności;
2) zasady regulowania składów naturalnych dokumentów elektronicznych niestanowiących akt spraw.
§  2. Terminy użyte w Instrukcji oznaczają:
1) archiwum - archiwum Ministerstwa Spraw Zagranicznych, mające status archiwum wyodrębnionego w państwowej sieci archiwalnej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
2) Archiwum Elektroniczne - zbiór systemów informatycznych w MSZ służących do archiwizacji zakończonych spraw w postaci elektronicznej względem JRWA oraz składowania naturalnych dokumentów elektronicznych niestanowiących akt spraw;
3) brakowanie akt - wydzielenie dokumentacji kat. B do zniszczenia po upływie okresu przechowywania;
4) dokumentacja archiwalna - wszelką dokumentację spraw zakończonych (tj. materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna) przekazywana do archiwum w celu archiwizacji niezależnie od okresu przechowywania oraz, niezależnie od nośnika na którym została zapisana i klauzuli tajności;
5) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - tematyczny podział dokumentacji spraw załatwianych przez MSZ i placówki zagraniczne. Podstawową funkcją wykazu akt jest klasyfikowanie (tzn. przyporządkowanie do konkretnej grupy tematycznej) i kwalifikowanie (tzn. określenie okresu przechowywania) dokumentu;
6) kategoria archiwalna - kategorie (grupy) dokumentacji wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami literowymi: A, B, BE, Bc;
7) klasyfikacja rzeczowa - system podziału dokumentacji według grup rzeczowych określonych w JRWA;
8) komórka organizacyjna - wydzieloną w strukturze organizacyjnej część ministerstwa np. departament, biuro, wydział, samodzielne stanowisko pracy, przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi SZ, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;
9) koordynator ds. informacji naukowo-archiwalnej - pracownika archiwum odpowiedzialnego za komunikację między archiwum a użytkownikiem w zakresie zasad udostępniania zasobu archiwalnego, przeprowadzania kwerend oraz przyjmowania zgłoszeń w sprawie oddania dokumentów do archiwizacji;
10) koordynator do spraw kancelaryjno-archiwalnych - osobę wyznaczoną przez dyrektora komórki organizacyjnej/placówki zagranicznej do:
a) w MSZ: rozdziału przesyłek do dekretacji adresowanych do członków Kierownictwa, pełnomocników, właściwych dyrektorów komórek organizacyjnych oraz do przygotowania i przekazywania spisem zdawczo-odbiorczym paczek archiwalnych danej komórki organizacyjnej i nadzorowanych placówek zagranicznych do archiwum;
b) w placówce zagranicznej: rozdziału przesyłek do dekretacji wpływających do placówki zagranicznej, odbioru spraw zakończonych od pracowników i przekazaniu ich po utworzenia paczki archiwalnej, o której mowa w Instrukcji Archiwalnej, koordynatorowi w komórce organizacyjnej nadzorującej daną placówkę;
11) księga nabytków archiwalnych - pomoc ewidencyjną w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania nabytków archiwalnych oraz stanowiącą podstawę do określenia sygnatury archiwalnej;
12) księga wypożyczeń - pomoc ewidencyjną w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania jawnych dokumentów archiwalnych, które zostały wypożyczone poza budynek archiwum do celów służbowych;
13) kwalifikacja archiwalna - sposób dzielenia dokumentacji pod względem okresu przechowywania za pomocą zaliczania ich do odpowiednich kategorii archiwalnych (kat. A lub kat. B) określonych w JRWA;
14) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z poszczególnymi pismami i sprawami, ułatwiającymi ich wyszukiwanie, kontrolę oraz przechowywanie i zarządzanie;
15) nabytek archiwalny - przekazaną z komórki organizacyjnej dokumentację archiwalną za dany rok lub okres kilku lat;
16) odwzorowanie cyfrowe (skan) - dokument elektroniczny, będący kopią elektroniczną umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
17) paczka archiwalna - zbiór plików o określonej strukturze zawierający dokumentację spraw zakończonych w postaci elektronicznej oraz opisujące je metadane;
18) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór oryginałów pism w postaci nieelektronicznej przechowywany w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia ich do systemu EOD;
19) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia ich do systemu EOD;
20) skład naturalnych dokumentów elektronicznych - miejsce gromadzenia i przechowywania służbowych wiadomości elektronicznych (e-mail, kryptomail, sms), które nie zostały włączone do prowadzonych spraw w systemie EOD oraz niepoddanych archiwizacji względem JRWA;
21) skontrum (weryfikacja) - kontrolę przekazywanego zbioru dokumentów pod względem stanu liczbowego poprzez porównanie z zapisami spisu zdawczo-odbiorczego;
22) sygnatura archiwalna - cechę rozpoznawczą dla nabytku archiwalnego, w skład której wchodzą co najmniej następujące dane: liczba porządkowa i dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, np. 1/10;
23) system informatyczny archiwum - system teleinformatyczny, wchodzący w skład Archiwum Elektronicznego, służący do importowania elektronicznych paczek archiwalnych z systemu EOD w części jawnej, zarządzania zasobem archiwalnym oraz przeprowadzania procesu cyfryzacji zbiorów archiwalnych;
24) system EOD - system teleinformatyczny typu workflow służący do organizacji przepływu pracy, umożliwiający wykonanie w nim czynności kancelaryjnych, realizację i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentów elektronicznych;
25) zasób archiwalny - całość dokumentacji zgromadzonej i przechowywanej w archiwum.
§  3.
1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych, z wyjątkiem dokumentacji przekazanej ze składu chronologicznego, pod warunkiem, że ma pełne lub częściowe odwzorowanie cyfrowe w systemie EOD.
2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt obowiązujący w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona.
3. Dokumentację powstającą w wyniku działalności MSZ i placówek zagranicznych dzielimy ze względu na okres przechowywania na:
1) Materiały archiwalne - wszelka dokumentacja, którą ze względu na wartość historyczną kwalifikuje się do wieczystego przechowywania i jest w związku z tym oznaczona kategorią archiwalną "A";
2) Dokumenty niearchiwalne - dokumentacja mająca znaczenie praktyczne do czasowego przechowywania i jest w związku z tym oznaczona kategorią archiwalną "B":
- Kategorią archiwalną "B" z dodaniem cyfr arabskich np. B-5, B-10 oznacza się akta o czasowym znaczeniu praktycznym - cyfra oznacza liczbę lat obowiązkowego przechowywania - po czym mogą zostać wybrakowane;
- Kategorią archiwalną "Bc" oznacza się akta mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Okres przechowywania dokumentów "Bc" upływa wraz utratą ich znaczenia dla dalszego prowadzenia spraw. Dokumentów "Bc" nie przyjmuje się do archiwum;
- Kategorią archiwalną "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po okresie obowiązującego okresu przechowywania przeznacza się do ekspertyzy ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.

Rozdział  II

Organizacja archiwum

§  4.
1. W działach administracji rządowej o nazwie sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej funkcjonuje jedno archiwum o statusie wyodrębnionym.
2. Do zadań archiwum w szczególności należy:
1) Kształtowanie państwowego zasobu archiwalnego powstającego w MSZ poprzez opracowywanie aktów normatywnych regulujących obieg dokumentów oraz sprawowanie nadzoru nad systemem kancelaryjnym;
2) Gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie dokumentacji archiwalnej MSZ;
3) Prowadzenie prac naukowych oraz wydawniczych w dziedzinie historii polskiej dyplomacji.
§  5.
1. Archiwum prowadzi dla dokumentacji jawnej w postaci elektronicznej odrębny system informatyczny.
2. Dokumentacja spraw zakończonych opatrzonych klauzulą tajności w postaci elektronicznej archiwizowana jest w systemach teleinformatycznych, w których była przetwarzana.
3. Funkcja archiwalna systemów teleinformatycznych do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej z klauzulą tajności powinna umożliwiać:
1) przeprowadzanie weryfikacji paczek archiwalnych przed formalną archiwizacją;
2) przeglądanie dokumentacji tworzącej akta spraw i nie tworzącej akt spraw;
3) przeprowadzanie ekspertyzy akt z kategorią BE;
4) przeprowadzanie procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B);
5) generowanie protokołów brakowania;

Rozdział  III

Gromadzenie akt

§  6.
1. Dokumentacja jawna oraz zastrzeżona na nośniku papierowym przekazywana jest ze składów chronologicznych archiwum w cyklu rocznym na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w trzech egzemplarzach.
2. Spis zdawczo-odbiorczy przekazywanych akt ze składu chronologicznego zawiera co najmniej następujące elementy:
1) Dla całego spisu:
a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) oznaczenie, czy jest to dokumentacja jawna, czy zastrzeżona,
c) daty skrajne wytworzenia dokumentacji,
d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
e) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
f) imię, nazwisko i podpis pracownika archiwum przyjmującego dokumentację,
g) informację o pełnym lub częściowym odwzorowaniu cyfrowym dokumentu w systemie EOD;
2) Dla każdej pozycji spisu:
a) numer ewidencyjny wynikający z systemu EOD,
b) znak kodu kreskowego umieszczonego na poszczególnych dokumentach, które są przekazywane do archiwum.
3. Porządkowanie akt i ich przekazywanie do archiwum odbywa się corocznie w I połowie roku.
4. Prawidłowe przygotowanie akt do przekazania obejmuje:
1) ułożenie dokumentów przychodzących i wychodzących w obrębie pudeł według kolejności ich zaewidencjonowania;
2) umieszczenie dokumentów w pudłach zamykanych o rozmiarach nie przekraczających w swej długości, szerokości i wysokości 350 mm;
3) przekazanie nabytku archiwalnego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego wygenerowanego przez system EOD.
5. Dokumenty przekazywane do archiwum zawierają kody kreskowe. Proces weryfikacji kodów kreskowych jest wspierany przez system EOD.
6. Pracownik archiwum odpowiedzialny za gromadzenie akt jest zobowiązany do przeprowadzenia skontrum wobec przyjmowanego nabytku archiwalnego. Przyjęcie dokumentacji na stan archiwum następuje wyłącznie w wymaganej formie przygotowania akt zgodnie z ust. 4.
7. W przypadku nieprawidłowego uporządkowania dokumentów archiwum odsyła je do komórki organizacyjnej celem dokonania odpowiednich zmian.
8. Czas przeprowadzenia skontrum wobec przyjmowanego nabytku archiwalnego wynosi nie więcej niż 14 dni od daty otrzymania akt.
§  7.
1. Informatyczne nośniki danych o niepełnym odwzorowaniu w systemie EOD, zawierające informacje jawne i o klauzuli zastrzeżone, przekazuje się ze składów informatycznych nośników danych do archiwum w cyklu rocznym na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w trzech egzemplarzach.
2. Spis zdawczo-odbiorczy dla dokumentacji w postaci elektronicznej przekazywanej ze składów informatycznych nośników danych powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
1) Dla każdego spisu:
a) nazwę komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b) oznaczenie, czy jest to informacja jawna, czy zastrzeżona,
c) datę wytworzenia dokumentacji,
d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
e) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
f) imię, nazwisko i podpis pracownika archiwum przyjmującego dokumentację;
2) Dla każdej pozycji spisu:
a) numer ewidencyjny wynikający z systemu EOD,
b) określenie typu nośnika.
3. Dyrektor właściwy do spraw teleinformatyki, w porozumieniu z dyrektorem właściwym do spraw archiwum, określi, w terminie 6 miesięcy od wejścia w życie niniejszej Instrukcji, wytyczne określające tryb cyklicznego przeglądania informatycznych nośników danych pod kątem stanu ich zabezpieczenia umożliwiającego odtwarzanie zapisanych treści. Wytyczne także określą procedurę przeniesienia zapisanych treści na nowe nośniki informatyczne, gdyby zachodziła uzasadniona taka potrzeba.
§  8.
1. Przygotowanie paczki archiwalnej w części jawnej systemu EOD wykonuje koordynator ds. kancelaryjno - archiwalnych.
2. Struktura opisu paczki archiwalnej powinna zawierać co najmniej następujący zestaw metadanych:
1) dla całego spisu zdawczo-odbiorczego:
a) numer wykazu,
b) data przekazania spisu,
c) imię i nazwisko przekazującego paczkę archiwalną;
2) dla poszczególnych teczek/jednostek spraw:
a) symbol z JRWA,
b) tytuł tematu z JRWA,
c) kategorię archiwalną,
d) daty skrajne (data założenia i zakończenia)
e) znak sprawy,
f) imiona i nazwiska nadawców i adresatów pism sprawy,
g) opis sprawy.
3. Koordynator ds. kancelaryjno-archiwalnych, po akceptacji swojego przełożonego, eksportuje przygotowaną paczkę archiwalną do systemu informatycznego archiwum.
4. Pracownicy archiwum po otrzymaniu paczki archiwalnej przeprowadzają weryfikację oraz udzielają zwrotnie informacji o jej formalnym przyjęciu lub odrzuceniu podając przyczynę decyzji.
5. W przypadku przygotowania paczki archiwalnej w systemie EOD w części zastrzeżonej struktura opisu metadanych powinna być taka sama, jak dla paczki archiwalnej w systemie EOD w części jawnej, przy czym przeprowadzenie weryfikacji przez pracowników archiwum i czynność archiwizacji odbywa się w obrębie systemu EOD w części zastrzeżonej.
§  9.
1. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym, tj. na nośniku papierowym, bez odwzorowania cyfrowego w systemie EOD, przeznaczone do archiwizacji muszą spełniać co najmniej następujące warunki:
1) pisma zostały ułożone według spraw;
2) sprawy zarejestrowano według JRWA;
3) z dokumentacji kat. A usunięto części metalowe i plastikowe. Spaginowano strony w obrębie teczek spraw;
4) dokumentacja spraw zakończonych kat. A i kat. B przekazywana jest oddzielnymi spisami zdawczo-odbiorczymi;
5) nabytek archiwalny przekazywany jest w formie wiązek tekturowych.
2. Zasady przekazania dokumentacji do archiwum określone w ust. 1 dotyczą także akt spraw o klauzulach tajności wyższych niż zastrzeżone.

Rozdział  IV

Ewidencja akt

§  10.
1. Każde przyjęcie dokumentacji do archiwum musi być zarejestrowane w księdze nabytków archiwalnych.
2. Na podstawie księgi nabytków archiwalnych ustala się sygnaturę dla przyjmowanego nabytku, którą nanosi się na wszystkie egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego oraz na pudła lub wiązki zawierające ten nabytek.
3. Sygnatura archiwalna stanowi cechę rozpoznawczą dla konkretnego nabytku archiwalnego.
4. Na podstawie rejestrów prowadzonych dla spisów zdawczo-odbiorczych ustala się kolejny numer spisu dla nowo przyjmowanego nabytku archiwalnego. Numer spisu wpisuje się na każdy z egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego.
5. Proces rejestracji nabytków archiwalnych jest wspierany przez system informatyczny archiwum.
6. Wszystkie wytworzone w trakcie przyjmowania nabytku archiwalnego środki ewidencyjne są wieczyście przechowywane.
§  11.
1. Rejestrowanie paczek archiwalnych w systemie informatycznym archiwum, systemie EOD części zastrzeżonej oraz w innych systemach teleinformatycznych, które będą przeznaczone do gromadzenia i przechowywania dokumentacji elektronicznej o klauzulach tajności, powinno być mechanizmem obligatoryjnym, generowanym przez te systemy.
2. Sposób rejestrowania paczek archiwalnych w systemach teleinformatycznych gwarantuje niepowtarzalność znaków, co stanowi cechę rozpoznawczą dla danego zbioru dokumentów.

Rozdział  V

Przechowywanie akt

§  12.
1. Przyjęte nabytki archiwalne układane są w magazynie na regatach według ustalonych sektorów, w kolejności ich napływu. Sektory stanowią odzwierciedlenie struktury organizacyjnej MSZ lub działów funkcjonalnych.
2. Pracownik zarządzający magazynem archiwalnym jest zobowiązany do kontrolowania urządzeń klimatyzacyjnych w celu utrzymania właściwych warunków mikroklimatycznych dla przechowywanej dokumentacji archiwalnej.
3. Zalecane warunki mikroklimatyczne dla przechowywanego zasobu w magazynie archiwalnym, to stabilna temperatura ok. 16-18°C i wilgotność względna powietrza (RH) pomiędzy 45% a 55%.
4. Pracownik zarządzający magazynem archiwalnym zgłasza przełożonemu ewentualne usterki urządzeń klimatyzacyjnych oraz planuje i nadzoruje prace porządkowe w pomieszczeniach magazynu archiwalnego.
5. Pracownik zarządzający magazynem archiwalnym zobowiązany jest do monitorowania dokumentacji archiwalnej wypożyczonej do celów służbowych.

Rozdział  VI

Opracowywanie akt i cyfryzacja

§  13.
1. Opracowanie dokumentacji archiwalnej to proces przetworzenia pierwotnej formy zbioru na zespół archiwalny z przeznaczeniem do udostępniania dla celów naukowo-badawczych.
2. Opracowywanie dokumentacji archiwalnej składa się z następujących czynności:
1) studia wstępne (analiza regulaminów i struktury organizacyjnej aktotwórcy);
2) wyodrębnianie lub scalanie zespołu archiwalnego;
3) selekcja dokumentów;
4) wybór metody porządkowania;
5) porządkowanie właściwe;
6) sporządzenie opisu archiwalnego na poziomie zespołu i jednostek archiwalnych.
3. Nadanie ostatecznego układu akt w zespole, następuje poprzez wybranie przez pracownika archiwum metody porządkowania:
1) kancelaryjnej;
2) strukturalno-organizacyjnej;
3) schematyczno-rzeczowej;
4) funkcjonalnej.
§  14.
1. Proces odwzorowania cyfrowego dokumentów archiwalnych zgromadzonych na nośniku papierowym zastępuje metodykę opracowywania akt w zespoły archiwalne.
2. Proces cyfryzacji zbiorów archiwalnych jest wykonywany w systemie informatycznym archiwum.
3. Proces cyfryzacji zbiorów archiwalnych składa się z następujących czynności:
1) wytypowanie zbioru archiwalnego i ustalenie harmonogramu cyfryzacji;
2) przeprowadzenie kwerendy i selekcji dokumentów archiwalnych w zbiorze przeznaczonym do cyfryzacji;
3) oczyszczenie dokumentów przeznaczonych do skanowania z elementów metalowych i plastikowych;
4) skanowanie i wprowadzanie opisu metadanych;
5) kontrola jakości dla wprowadzanych danych.
4. Głównym celem cyfryzacji jest zwiększenie dostępności dla pracowników MSZ najważniejszych zbiorów archiwalnych pod względem ich użyteczności, popularyzacja zbiorów archiwalnych do celów naukowo-badawczych oraz zabezpieczenie oryginalno-papierowych dokumentów przechowywanych w archiwum.

Rozdział  VII

Udostępnianie akt

§  15.
1. Archiwum udostępnia dokumentację archiwalną do celów służbowych oraz naukowo-badawczych.
2. Szczegółowe zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej do celów naukowo-badawczych określa Regulamin udostępniania dokumentów archiwalnych w czytelni archiwum MSZ wydany przez dyrektora właściwego do spraw archiwum w terminie 30 dni od wejścia w życie Instrukcji Archiwalnej.
3. Udostępnianie dokumentacji archiwalnej w formie papierowej do celów służbowych odbywa się na podstawie wniosku, zawierającego co najmniej następujący zestaw danych:
1) imię i nazwisko wnioskodawcy;
2) stanowisko i nazwa komórki organizacyjnej wnioskodawcy;
3) dane kontaktowe wnioskodawcy;
4) nazwę wytwórcy akt, które mają być udostępnione;
5) nazwę sprawy akt;
6) sygnaturę archiwalną (numer nabytku i wiązki);
7) datę sporządzenia wniosku;
8) podpis wnioskodawcy;
9) podpis przełożonego.
4. Dopuszcza się możliwość udostępniania oryginałów papierowych dokumentów poza budynkiem archiwum w przypadku do akt:
1) administracyjnych;
2) finansowych;
3) dokumentacji projektowo-technicznej;
4) akt osobowych pracowników.
5. Dostęp użytkowników do cyfrowych zbiorów archiwum odbywa się za pośrednictwem udostępnionej wyszukiwarki w domenie msz.gov.pl lub/i domenie spin.msz.
6. Zasady udostępniania cyfrowych zbiorów archiwum, poziomy dostępu oraz inne czynniki definiujące kwestie bezpieczeństwa teleinformatycznego zostaną określone przez dyrektora właściwego do spraw archiwum, w porozumieniu z dyrektorami właściwymi w sprawach informatycznych i ochrony informacji niejawnej, w terminie 6 miesięcy od wejścia w życie niniejszej Instrukcji.
7. Udostępnianie niejawnych dokumentów archiwalnych pracownikom MSZ i/lub innej osobie upoważnionej przez kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała do archiwum daną dokumentację, odbywa się po złożeniu wniosku i kserokopii aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do dokumentów o odpowiedniej klauzuli niejawności. Zapoznanie się z dokumentami niejawnymi potwierdza się w "Karcie zapoznania się z dokumentem".
8. Udostępnienie niejawnych dokumentów archiwalnych odbywa się wyłącznie w budynku archiwum, w tym w warunkach spełniających niezbędne normy bezpieczeństwa.
9. Odstępstwo od zasady udostępniania niejawnych dokumentów archiwalnych, może być dokonane na podstawie pisemnej decyzji dyrektora właściwego do spraw archiwum i musi zostać odnotowane w środkach ewidencyjnych.
10. Czynności udostępniania dokumentów archiwalnych należy obligatoryjnie rejestrować:
1) w budynku archiwum: dla każdego wnioskodawcy zakłada się obwolutę, w której gromadzi się wszystkie kwestionariusze związane z procesem udostępniania, np. rewers, wniosek o reprografię itp. Mechanizm rejestrowania jest wspierany przez system informatyczny archiwum;
2) poza budynkiem archiwum: każde udostępnienie dokumentacji archiwalnej musi zostać odnotowane w księdze wypożyczeń.
11. Podpisanie karty obiegowej pracownika, który rozwiązuje stosunek pracy z MSZ lub jest oddelegowany do innego miejsca pracy, następuje tylko wówczas, kiedy w księdze wypożyczeń nie jest zarejestrowany jako dłużnik archiwum.

Rozdział  VIII

Brakowanie akt

§  16.
1. Pracownicy archiwum regularnie dokonują przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych i kwalifikują papierową dokumentację do wybrakowania.
2. Brakowanie akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzi pracownik nadzorujący magazyn archiwalny, pracownik zarządzający magazynem archiwalnym oraz osoba wskazana przez dyrektora właściwego do spraw archiwum.
3. Z czynności wydzielania akt do zniszczenia sporządza się protokół brakowania, który wraz ze spisami zdawczo-odbiorczymi akt przeznaczonych do zniszczenia, przekazuje się do zatwierdzenia dyrektorowi właściwego do spraw archiwum.
4. Protokół brakowania powinien zawierać następujące elementy:
1) nazwę komórki organizacyjnej, której akta ulegają wybrakowaniu;
2) wykaz akt wybrakowanych (według haseł JRWA lub numerów ewidencyjnych, jeżeli dotyczy składu chronologicznego) z podaniem także ich rocznych dat wytworzenia przez aktotwórcę;
3) parafę dyrektora komórki organizacyjnej;
4) datę przeprowadzenia brakowania akt;
5) wykaz imion i nazwisk osób wchodzących w skład komisji ds. brakowania;
6) podpisy członków komisji, którzy zatwierdzają proces brakowania.
5. Po otrzymaniu zezwolenia od dyrektora właściwego do spraw archiwum wybrakowaną dokumentację można przeznaczyć do fizycznego zniszczenia.
6. Adnotację o wybrakowaniu akt nanosi się na spisy zdawczo-odbiorcze, które wraz z protokołem brakowania przechowuje się wieczyście.
§  17.
1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ oraz kierownicy placówek zagranicznych w przypadku zgromadzonej dokumentacji nieelektronicznej spraw zakończonych prowadzonej w formie tradycyjnej, tj. bez uwzględnienia systemu EOD, raz w roku, przeprowadzają przegląd w celu wyodrębnienia kwalifikujących się materiałów do wybrakowania.
2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ oraz kierownicy placówek zagranicznych powołują skład osobowy komisji ds. brakowania.
3. Komisja ds. brakowania sporządza z czynności wydzielania materiałów do zniszczenia protokół brakowania spełniający normy ustalone w § 16 ust. 4 niniejszej Instrukcji.
4. Po otrzymaniu zezwolenia od dyrektora komórki organizacyjnej MSZ lub/i kierownika placówki zagranicznej RP wybrakowane akta można przeznaczyć do fizycznego zniszczenia.
5. Proces niszczenia wybrakowanych dokumentów musi zostać zabezpieczony przed ryzykiem nieuprawnionego dostępu do służbowych treści MSZ, w tym: przewóz dokumentów z siedziby do miejsca, w którym zostanie przeprowadzone niszczenie/utylizacja dokumentów.
6. Protokół brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz jest przechowywany wieczyście w sekretariacie komórki organizacyjnej MSZ/placówki zagranicznej RP, która przeprowadziła proces brakowania. Natomiast drugi egzemplarz należy przesłać do archiwum.
§  18.
1. Brakowanie dokumentów w postaci elektronicznej pochodzących z systemu EOD części jawnej jest dokonywane w systemie informatycznym archiwum po upływie okresu przechowywania określonego w JRWA.
2. Proces brakowania jest wspomagany funkcjonalnością systemu informatycznego archiwum, który generuje protokół brakowania oraz prezentuje wykaz dokumentów kwalifikujących się do usunięcia z systemu.
3. Pracownik archiwum, po stwierdzeniu braku przeciwwskazań do usunięcia dokumentacji, dla których okres przechowywania już upłynął, przesyła protokół brakowania do dyrektora właściwego do spraw archiwum w celu zatwierdzenia procedury.
4. Protokół brakowania zatwierdzony przez dyrektora właściwego do spraw archiwum upoważnia pracownika archiwum do przeprowadzenia procedury usuwania wybranych dokumentów z systemu.
5. Czynności brakowania nie podlegają dokumenty o kategorii BE.
6. Protokół brakowania jest dokumentem kategorii A, który należy wydrukować i wieczyście przechowywać.
§  19.
1. Dokumentacja w postaci elektronicznej przetwarzana w systemie EOD części zastrzeżonej lub w innych systemach teleinformatycznych służących do zarządzania dokumentacją o klauzuli tajności jest poddawana brakowaniu po upływie określonego czasu przechowywania określonego w JRWA w tych systemach teleinformatycznych.
2. Brakowanie przeprowadzają upoważnieni pracownicy archiwum, wykorzystując do tego narzędzia dostępne w systemach teleinformatycznych oraz według metodyki brakowania określonej § 18 ust. od 3 do 6 niniejszej Instrukcji.

Rozdział  IX

Informacja archiwalna

§  20.
1. W archiwum wyznacza się pracownika do pełnienia funkcji koordynatora ds. informacji naukowo-archiwalnej.
2. Koordynator ds. informacji naukowo-archiwalnej odpowiada za:
1) udzielanie informacji z zakresu zasad udostępniania zasobu archiwalnego do celów służbowych oraz naukowo-badawczych;
2) opracowanie szablonów odpowiedzi na typowe zapytania użytkowników w celu spójnego przekazu informacji przez wszystkich pracowników archiwum;
3) prowadzenie kalendarza czytelni archiwum, w którym dokonuje rezerwacji miejsc dla użytkowników;
4) przyjmowanie zgłoszeń odnośnie planowanego przekazania dokumentów do archiwum;
5) przyjmowanie zleceń na wykonanie kwerend archiwalnych;
6) udzielanie informacji pracownikom MSZ z zakresu stanu realizowanych zadań wynikających z przyjętych od nich zgłoszeń.
3. Koordynator ds. informacji naukowo-archiwalnej jest zobowiązany do przekazywania przyjętych zgłoszeń pracownikom archiwum, którzy są wyznaczeni do realizowania tych zadań oraz monitorowania przebiegu załatwiania spraw.
§  21.
1. Dyżurni czytelni archiwum realizują zgłoszenia z zakresu działalności czytelni przyjęte przez koordynatora ds. informacji naukowo-archiwalnej.
2. Dyżurni czytelni udzielają interesantom, będącym na miejscu, informacji z zakresu przeprowadzania kwerend, wykonywania reprografii oraz innych praktycznych informacji, które mogą być pomocne w pracy naukowo-badawczej.

Rozdział  X

Sprawozdawczość archiwum

§  22. Pracownik nadzorujący działalność czytelni archiwum i zarządzania magazynem archiwalnym sporządza kwartalny raport zawierający:
1) liczbę metrów bieżących dokumentów na nośniku papierowym przejętych do archiwum;
2) liczbę metrów bieżących wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej;
3) liczbę jednostek archiwalnych udostępnionych w czytelni archiwum do celów naukowo-badawczych;
4) liczbę reprografii dokumentów archiwalnych sporządzonych na wniosek użytkowników;
5) liczbę użytkowników odwiedzających czytelnię archiwum.
§  23.
1. Dyrektor właściwy do spraw archiwum wyznacza pracownika do sporządzenia kwartalnego raportu z zakresu wprowadzania danych do systemu informatycznego archiwum.
2. Raport, o którym mowa w ust. 1, zawiera dane liczbowe z procesów: cyfryzacji zbiorów archiwalnych, importowania paczek archiwalnych z systemu EOD, budowy elektronicznego inwentarza zasobu archiwalnego MSZ. Raport określa również wielkość przyrostu danych w systemie od ostatniego pomiaru.

Rozdział  XI

Składowanie naturalnych dokumentów elektronicznych

§  24.
1. Naturalne dokumenty elektroniczne o treści służbowej, nietworzące akt spraw względem JRWA, jak: wiadomości e-mail i kryptomail nie włączone do systemu EOD oraz sms z terminali BlackBerry są poddawane składowaniu.
2. Dyrektor właściwy w sprawach informatycznych jest odpowiedzialny za zapewnienie infrastruktury potrzebnej do składowania naturalnych dokumentów elektronicznych oraz ich trwałego zabezpieczenia z możliwością do nich dostępu przez uprawnionych użytkowników.
3. W terminie 30 dni od wejścia w życie niniejszej Instrukcji:
1) dyrektor właściwy w sprawach teleinformatyki określi wykaz wszystkich prowadzonych składów naturalnych dokumentów elektronicznych;
2) dyrektor właściwy w sprawach archiwum określi zasady postępowania z dokumentacją zgromadzoną w tych składach, zwłaszcza przez pryzmat wymaganego okresu przechowywania;
3) dyrektor właściwy w sprawach ochrony informacji niejawnej określi zasady dostępu do dokumentów zgromadzonych w tych składach, które posiadają status kryptomaili.

Rozdział  XII

Postanowienia końcowe

§  25. Wszelkie zmiany technologiczne, które wpłyną na funkcjonalności archiwizacyjne w systemach informatycznych wchodzących w skład Archiwum Elektronicznego powinny być ujęte, w ciągu 60 dni, w następnych wersjach niniejszej Instrukcji.