Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRiF.2017.43

Akt obowiązujący

Wersja od: 20 września 2022 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA ROZWOJU I FINANSÓW ¹

z dnia 28 lutego 2017 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2e pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania:

1) instrukcję kancelaryjną izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w izbach administracji skarbowej, stanowiącą załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Zadania realizowane przed dniem 1 marca 2017 r. przez izby celne, urzędy celne oraz urzędy kontroli skarbowej z wykorzystaniem dziedzinowych systemów teleinformatycznych przeznaczonych do realizacji niektórych zadań prowadzi się w izbach administracji skarbowej, urzędach skarbowych i urzędach celno-skarbowych w dotychczasowych systemach dziedzinowych, które będą używane w tych jednostkach od dnia 1 marca 2017 r.

§  3. 

1. Sprawy niezakończone prowadzone w izbach administracji skarbowej, urzędach skarbowych, izbach celnych, urzędach celnych i urzędach kontroli skarbowej przed dniem 1 marca 2017 r. rejestruje się ponownie najpóźniej do dnia 31 grudnia 2017 r.

2. Jeżeli w sprawach, o których mowa w ust. 1, wpłynie lub zostanie utworzony nowy dokument sprawę należy dokonać niezwłocznie ponownego zarejestrowania.

§  4. 

1. Dokumentacja spraw zakończonych do 28 lutego 2017 r. wytworzona przez izby skarbowe i izby administracji skarbowej oraz urzędy skarbowe, przekazywana do archiwum zakładowego izby administracji skarbowej po dniu wejścia w życie zarządzenia, jest rejestrowana w ewidencji prowadzonej w archiwum zakładowym izby skarbowej.

2. Środki ewidencyjne prowadzone przed dniem 1 grudnia 2016 r. w archiwach zakładowych izb skarbowych oraz przed dniem 1 marca 2017 r. w archiwach zakładowych izb celnych i urzędów kontroli skarbowej oraz w składnicach akt urzędów celnych zachowują ważność w archiwum zakładowym izby administracji skarbowej.

§ 5. Organizację, wyposażenie i zabezpieczenie archiwum zakładowego funkcjonującego w izbie administracji skarbowej dyrektor izby administracji skarbowej jest obowiązany dostosować do wymagań określonych w niniejszym zarządzeniu, w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 6. Traci moc:

1) zarządzenie Nr 65 Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach celnych i urzędach celnych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 59);

2) zarządzenie Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zmienione zarządzeniem Nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003 r., zarządzeniem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2005 r., zarządzeniem Nr 1 Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w izbach skarbowych i urzędach skarbowych oraz zarządzeniem Nr 47 Ministra Finansów z dnia 15 lipca 2015 r.

3) zarządzenie Nr 85 Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w urzędach kontroli skarbowej w zakresie instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w urzędach kontroli skarbowej, stanowiącej załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2017 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1  ²  

INSTRUKCJA KANCELARYJNA IZB ADMINISTRACJI SKARBOWEJ, URZĘDÓW SKARBOWYCH I URZĘDÓW CELNO-SKARBOWYCH

SPIS TREŚCI

ROZDZIAŁ 1

PRZEPISY OGÓLNE

ROZDZIAŁ 2

PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE, SPRAWDZANIE I REJESTROWANIE PRZESYŁEK

ROZDZIAŁ 3

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W SKŁADACH CHRONOLOGICZNYCH I SKŁADACH INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH

ROZDZIAŁ 4

DEKRETOWANIE PRZESYŁEK

ROZDZIAŁ 5

REJESTRACJA SPRAW I SPOSÓB ICH DOKUMENTOWANIA

ROZDZIAŁ 6

ZAŁATWIANIE SPRAW

ROZDZIAŁ 7

AKCEPTACJA, PODPISYWANIE I WYSYŁANIE PISM

ROZDZIAŁ 8

PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

ROZDZIAŁ 9

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU USTANIA DZIAŁALNOŚCI IZBY ALBO URZĘDU, ICH REORGANIZACJI, ZMIAN STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ ORAZ W ZWIĄZKU ZE ZMIANAMI O CHARAKTERZE KADROWYM

ROZDZIAŁ 10

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU PRZERWY W DZIAŁANIU SYSTEMU EZD LUB NIEMOŻNOŚCI JEGO UŻYTKOWANIA

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w izbach i urzędach oraz reguluje postępowanie z wszelką dokumentacją, w tym dokumentacją kadrową i finansową oraz dokumentacją zawierającą tajemnice prawnie chronione, o ile powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej:

1) od wpływu lub powstania dokumentacji w izbie lub urzędzie do jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym izby albo przekazania do zniszczenia;

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci oraz informacji w niej zawartych.

2. Przepisy instrukcji stosuje się do dokumentacji wpływającej do izby lub urzędu za pośrednictwem systemów teleinformatycznych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, które odzwierciedlają obieg dokumentów zgodny z założeniami instrukcji, zwanych dalej "systemami dziedzinowymi" oraz do dokumentacji powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów.

3. Przepisy instrukcji stosuje się odpowiednio przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych wspierających realizację określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw oraz do dokumentacji o charakterze pomocniczym, wpływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych.

4. W systemie EZD nie rejestruje się dokumentacji przetwarzanej w systemach, o których mowa w ust. 2 i 3, jeżeli systemy te nadają UNP oraz jeżeli szczegółowe regulacje wewnętrzne dotyczące obsługi dokumentacji w tych systemach nie stanowią inaczej.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) adres do doręczeń elektronicznych - adres elektroniczny, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344), podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług;

2) akceptacja - zgodę osoby uprawnionej na sposób załatwienia sprawy, treść pisma lub podpis;

3) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, graficzną, dźwiękową, filmową lub multimedialną, zawierającą informacje potrzebne do rozpatrzenia danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

4) archiwista - pracownika archiwum zakładowego;

5) archiwum zakładowe - komórkę organizacyjną izby wykonującą zadania archiwum zakładowego w rozumieniu ustawy archiwalnej;

6) centrum kompetencyjne właściwe dla obiegu dokumentów i spraw - komórkę organizacyjną w izbie, właściwą w szczególności w sprawach związanych z wykonywaniem centralnego nadzoru nad prawidłowością obiegu dokumentów i spraw oraz zadaniami realizowanymi przez koordynatorów czynności kancelaryjnych w izbach;

7) czynności kancelaryjne - działania związane z przyjmowaniem, rozdzielaniem, doręczaniem i rejestrowaniem przesyłek, uzupełnianiem metadanych, znakowaniem i załatwianiem spraw, tworzeniem projektów, akceptacją, podpisywaniem i wysyłaniem pism, a także przechowywaniem akt spraw bieżących i załatwionych;

8) dekretacja - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

9) dekretacja automatyczna - dekretację dokonywaną automatycznie przez system EZD po uprzednim wprowadzeniu konfiguracji w zakresie dekretacji pism do tego systemu;

10) dekretacja uproszczona - dekretację dokonywaną przez punkt kancelaryjny w oparciu o wytyczne wskazane przez dyrektora izby lub naczelnika urzędu, polegającą na przekazywaniu dokumentów bezpośrednio do komórki organizacyjnej lub do pracownika;

11) dekretacja zastępcza - dołączony do pisma wydruk dekretacji z systemu EZD potwierdzony podpisem odręcznym osoby, która dołącza wydruk do pisma, lub adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie EZD i potwierdzoną podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo w postaci papierowej albo wydruk dokumentu elektronicznego, które stanowią część akt sprawy w systemie papierowym;

12) dokument elektroniczny - dokument elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070 oraz z 2022 r. poz. 1087);

13) dyrektor izby - osobę kierującą izbą, osobę zastępującą lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

14) elektroniczne zarządzanie dokumentacją - sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz tworzenia i gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej;

15) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą w rozumieniu art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

16) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

17) izba - izbę administracji skarbowej;

18) JPK - Jednolity Plik Kontrolny;

19) Kancelaria Główna - stanowisko pracy wydzielone w komórce organizacyjnej, do której zadań, zgodnie z regulaminem organizacyjnym izby albo urzędu, należy prowadzenie obsługi administracyjno-kancelaryjnej izby albo obsługi kancelaryjnej urzędu;

20) kierujący komórką organizacyjną - osobę kierującą komórką organizacyjną, osobę zastępującą lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

21) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy, do których zadań należy załatwianie danej sprawy, i które w związku z tym rejestrują sprawę i gromadzą całość akt sprawy lub grupują dokumentację nietworzącą akt sprawy;

22) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część izby albo urzędu, określoną w regulaminie organizacyjnym odpowiednio izby albo urzędu;

23) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

24) naczelnik urzędu - osobę kierującą urzędem, osobę zastępującą lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

25) naturalny dokument elektroniczny - dokument stanowiący od początku swojego istnienia elektroniczny zbiór danych możliwy do odczytania wyłącznie przy użyciu urządzeń elektronicznych, nieposiadający nieelektronicznego pierwowzoru;

26) odwzorowanie cyfrowe - kopię elektroniczną treści w postaci nieelektronicznej, umożliwiającą zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez dostępu do jej pierwowzoru;

27) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci, nadruk lub kod kreskowy umieszczany przez punkt kancelaryjny na wpływających przesyłkach papierowych, zawierający co najmniej oznaczenie izby albo urzędu oraz datę wpływu, a w przypadku odcisku pieczęci - także miejsce na umieszczenie UNP i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

28) pismo - wyrażoną tekstem informację, każdą utrwaloną w różnej postaci treść, stanowiącą dowód prawa, stosunku prawnego, okoliczności mającej znaczenie prawne lub zawierającą oświadczenie woli lub wiedzy podmiotu, od którego pochodzi;

29) podpis elektroniczny - kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaawansowany, zaawansowaną pieczęć elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną;

30) pracownik - osobę zatrudnioną w izbie oraz funkcjonariusza służby celno-skarbowej pełniącego służbę w izbie;

31) prowadzący sprawę - osobę odpowiedzialną za merytoryczne załatwienie danej sprawy, wykonującą w tym zakresie czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy lub grupującą dokumentację nietworzącą akt sprawy;

32) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez izbę albo urząd w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej;

33) punkt kancelaryjny - wydzielone stanowisko lub stanowiska pracy realizujące obsługę kancelaryjną, w szczególności w zakresie przesyłek elektronicznych oraz zarządzania składami chronologicznymi, w tym Kancelaria Główna, sekretariaty komórek organizacyjnych oraz stanowiska pracy, których pracownicy są upoważnieni do przyjmowania lub wysyłania korespondencji;

34) rejestr przesyłek - narzędzie służące do rejestracji pojedynczych przesyłek lub pism pod względem ich typu lub rodzaju, umożliwiające w systemie EZD generowanie automatycznych raportów na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych przesyłek;

35) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji nieelektronicznej w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, który jest przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające pochodzenie dokumentacji nieelektronicznej oraz stopień jej odwzorowania cyfrowego w systemie EZD;

36) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja wpływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez izbę albo urząd, przechowywana w podziale na zbiory uwzględniające pochodzenie tej dokumentacji oraz stopień jej odwzorowania cyfrowego w systemie EZD;

37) spis spraw - wykaz spraw tworzony na podstawie metadanych spraw w obrębie klasy z wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej albo formularz w postaci papierowej lub elektronicznej służący do rejestrowania spraw;

38) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

39) system EZD - podstawowy system teleinformatyczny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej, w ramach którego jest realizowane elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz równocześnie wspomagający obsługę spraw dokumentowanych w systemie papierowym;

40) system papierowy - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji wskazany jako wyjątek od podstawowego sposobu dokumentowania, który polega na wykonywaniu czynności kancelaryjnych oraz ich dokumentowania w postaci nieelektronicznej;

41) UNP - automatycznie nadany w danym systemie teleinformatycznym identyfikator, unikalny w całym zbiorze przesyłek;

42) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru w rozumieniu art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

43) urząd - urząd skarbowy albo urząd celno-skarbowy;

44) ustawa archiwalna - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

45) właściwe archiwum państwowe - archiwum państwowe właściwe miejscowo dla izby albo archiwum państwowe wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;

46) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną akt.

§  3. 

1. Nadzór nad prawidłowością stosowania instrukcji w danej izbie lub urzędzie sprawuje dyrektor izby lub naczelnik urzędu, za pośrednictwem osób kierujących komórkami organizacyjnymi.

2. Kierujący komórkami organizacyjnymi informują pracowników zatrudnionych w danej komórce organizacyjnej o obowiązku zapoznania się z przepisami instrukcji, w szczególności kierujący komórkami organizacyjnymi niezwłocznie informują nowych pracowników danej komórki organizacyjnej o obowiązku zapoznania się z przepisami instrukcji w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez tych pracowników w izbie albo urzędzie.

3. Kierujący komórkami organizacyjnymi w razie potrzeby opracowują szczegółowe zasady obiegu dokumentów obowiązujące w kierowanych komórkach organizacyjnych i przedstawiają je do zaopiniowania przez koordynatora czynności kancelaryjnych odpowiednio w izbie albo urzędzie.

4. Kierujący komórkami organizacyjnymi regularnie nadzorują czynności kancelaryjne wykonywane przez podległych im pracowników. Nadzór ten polega w szczególności na sprawdzaniu:

1) prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności prawidłowości obiegu pism i dokumentów, prawidłowości gromadzenia dokumentacji w akta sprawy oraz przyporządkowywania ich do właściwych klas z wykazu akt;

2) prawidłowości obsługi kancelaryjnej dokumentacji nietworzącej akt sprawy, w szczególności przyporządkowywania do klas końcowych z wykazu akt w danej komórce organizacyjnej, w danym roku podatkowym;

3) prawidłowości opisów spraw i dokumentów oraz uzupełniania metadanych;

4) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego;

6) realizacji zadań wskazanych w § 65 ust. 2;

7) zasad obiegu dokumentów przyjętych w kierowanej komórce organizacyjnej.

5. Do monitorowania prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w izbie dyrektor izby wyznacza Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w danej izbie. O każdej zmianie osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Koordynatora Czynności Kancelaryjnych dyrektor izby niezwłocznie informuje centrum kompetencyjne właściwe dla obiegu dokumentów i spraw.

6. Dyrektor izby może podjąć decyzję o utworzeniu komórki organizacyjnej do realizacji zadań przez Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie.

7. Funkcję Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie powierza się pracownikowi, który dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań związanych z zarządzaniem dokumentacją.

8. Do zadań Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie należy w szczególności:

1) monitorowanie prawidłowości stosowania instrukcji i wykonywania czynności kancelaryjnych w izbie, w szczególności w zakresie przypisywania pism do spraw albo zbiorów pism nietworzących akt spraw, doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwej rejestracji spraw i prowadzenia akt spraw oraz w zakresie doboru klas z wykazu akt dla dokumentacji nietworzącej akt spraw;

2) prowadzenie w izbie działań doradczych w zakresie stosowania instrukcji i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw;

3) akceptowanie wniosków o zmianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

4) informowanie dyrektora izby o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw;

5) współpraca z administratorami lokalnymi systemu EZD;

6) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw, w tym wskazywanie obszarów do audytu lub kontroli wewnętrznej;

7) opiniowanie opracowanych przez kierujących komórkami organizacyjnymi procedur dotyczących obiegu dokumentów w komórkach organizacyjnych;

8) opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych pod względem zgodności z przepisami kancelaryjnymi;

9) współudział w projektowaniu zmian organizacyjnych, w szczególności w nadawaniu nazw i symboli literowych komórkom organizacyjnym.

9. Koordynator Czynności Kancelaryjnych w izbie wykonuje zadania, o których mowa w ust. 8, we współpracy z kierującymi komórkami organizacyjnymi izb i urzędów, w szczególności na podstawie raportów z systemu EZD przedstawionych na jego prośbę przez kierujących komórkami organizacyjnymi.

10. Koordynator Czynności Kancelaryjnych w izbie jest wspomagany w wykonywaniu zadań, o których mowa w ust. 8, przez komórkę organizacyjną izby właściwą do spraw kancelaryjnych, komórkę organizacyjną izby właściwą do spraw archiwum oraz Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych w urzędach.

§  4. 

1. Do monitorowania prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie naczelnik urzędu wyznacza Koordynatora Czynności Kancelaryjnych. O każdej zmianie osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Koordynatora Czynności Kancelaryjnych naczelnik urzędu niezwłocznie informuje Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie.

2. Dyrektor izby, na wniosek naczelnika urzędu, może podjąć decyzję o utworzeniu komórki organizacyjnej do realizacji zadań przez Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w urzędzie.

3. Do zadań Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w urzędzie należy:

1) monitorowanie prawidłowości stosowania instrukcji i wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie, w szczególności w zakresie przypisywania pism do spraw albo zbiorów pism nietworzących akt spraw, doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwej rejestracji spraw i prowadzenia akt spraw oraz w zakresie doboru klas z wykazu akt dla dokumentacji nietworzącej akt spraw;

2) prowadzenie w urzędzie działań doradczych w zakresie stosowania instrukcji i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw;

3) akceptowanie wniosków o zmianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w urzędzie;

4) informowanie naczelnika urzędu oraz Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w urzędzie;

5) współpraca z Koordynatorem Czynności Kancelaryjnych w izbie oraz administratorem lokalnym systemu EZD;

6) udział w spotkaniach roboczych inicjowanych przez Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie;

7) opiniowanie opracowanych przez kierujących komórkami organizacyjnymi procedur dotyczących obiegu dokumentów w komórkach organizacyjnych;

8) współudział w projektowaniu zmian organizacyjnych, w szczególności w nadawaniu nazw i symboli literowych komórkom organizacyjnym;

9) wykonywanie innych zadań określonych przez naczelnika urzędu, dyrektora izby lub Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie.

§  5. 

1. Dokumentację składaną przez pracowników w sprawach dotyczących zatrudnienia, a także pisma doręczane pracownikom w tych sprawach uważa się za pisma wewnętrzne.

2. Dokumentacji i pism, o których mowa w ust. 1, nie rejestruje się w rejestrach pism wewnętrznych pod warunkiem, że w systemach teleinformatycznych jest możliwa rejestracja tej dokumentacji i tych pism.

3. W przypadku braku możliwości przekazania dokumentacji i pism, o których mowa w ust. 1, jako pisma wewnętrzne ze względu na miejsce przebywania pracownika lub brak dostępu do systemów teleinformatycznych, przesyłka jest rejestrowana w systemie EZD odpowiednio jako pismo przychodzące albo wychodzące.

§  6. 

1. W izbie i urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta sprawy oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt sprawy.

3. W wykazie akt ustala się kwalifikację archiwalną dokumentacji przy użyciu odpowiednich kategorii archiwalnych.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2, są dokonywane przy rejestracji spraw w izbie albo urzędzie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

5. Dla wyodrębnionych komórek, w których funkcjonariusze służby celno-skarbowej wykonują czynności operacyjno-rozpoznawcze, minister właściwy do spraw finansów publicznych ustala odrębne zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w tych komórkach.

6. W izbie i urzędach prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących. Rejestry przesyłek kierowanych do komórek organizacyjnych oraz przesyłek wysyłanych przez te komórki są częścią tych rejestrów. Dane z obu rejestrów są widoczne w systemie EZD w zależności od uprawnień użytkowników.

§  7. 

1. Jeżeli w działalności izby lub urzędu pojawią się nowe zadania, wówczas klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po ustaleniu konieczności realizowania nowych zadań przez izby lub urzędy.

2. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.

3. Wniosek dotyczący potrzeby wprowadzenia zmiany w wykazie akt, o której mowa w ust. 1, dyrektor izby składa, za pośrednictwem centrum kompetencyjnego właściwego dla obiegu dokumentów i spraw, do dyrektora komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej.

§  8. 

1. Komórka merytoryczna współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi udostępnia im tę sprawę w systemie EZD, decydując równocześnie, które pisma ze sprawy będą udostępnione.

2. Komórka organizacyjna, inna niż merytoryczna, włącza dokumentację wynikającą ze współpracy z komórką merytoryczną, w szczególności pisma, opinie, notatki lub stanowiska, do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt sprawy oznaczonych własnym znakiem sprawy, przy czym w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu opinii Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w izbie albo Koordynatora Czynności Kancelaryjnych w urzędzie, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

§ 9. Czynności kancelaryjne oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wykonuje się w systemie EZD, w szczególności w zakresie:

1) rejestracji przesyłek oraz spraw;

2) dekretacji i przekazywania przesyłek;

3) zakładania i prowadzenia akt sprawy;

4) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz izby lub urzędu;

5) akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

6) prowadzenia innych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach dziedzinowych oraz w systemach wspierających realizację określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw;

7) tworzenia raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;

8) wysyłania przesyłek;

9) gromadzenia wszelkich dokumentów elektronicznych oraz odwzorowań cyfrowych, mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, które są przyporządkowane do właściwych spraw;

10) przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego.

§  10. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej wskaże wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej, o którym mowa w ust. 1, może wskazać klasy z wykazu akt, które będą prowadzone przy użyciu systemu dziedzinowego, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej wpływającej do izby lub urzędu oraz tworzonej w izbie lub urzędzie, w sposób odzwierciedlający proces załatwiania, przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania spraw, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji nieelektronicznej.

3. Wyjątki od elektronicznego zarządzania dokumentacją wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania określonych spraw;

2) dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych spraw lub wykonywania określonych usług elektronicznych może być dokonywane w systemie dziedzinowym;

3) istnieją uzasadnione przyczyny prawne, organizacyjne lub techniczne uniemożliwiające stosowanie elektronicznego zarządzania dokumentacją;

4) jest to uzasadnione stopniowym przechodzeniem spraw dokumentowanych w systemie papierowym na podstawowy sposób dokumentowania spraw w ramach systemu EZD.

4. Jeżeli ze względów technicznych jest wymagany inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania sprawy niż przyjęty albo wymagają tego odrębne przepisy prawa, dopuszcza się zmianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania sprawy na poziomie danej sprawy. Zmiany dokonuje prowadzący sprawę lub kierujący komórką organizacyjną, do której pracownik jest przypisany, pod warunkiem uzyskania akceptacji takiej zmiany odpowiednio przez dyrektora izby albo naczelnika urzędu, po zaopiniowaniu przez koordynatora czynności kancelaryjnych. Wniosek o zmianę sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania sprawy na poziomie danej sprawy wraz z uzasadnieniem składa się odpowiednio do dyrektora izby albo naczelnika urzędu za pośrednictwem koordynatora czynności kancelaryjnych.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3 i 4, czynności kancelaryjne oraz dokumentowanie spraw wykonuje się w systemie papierowym w szczególności:

1) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych;

2) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych.

6. Przy realizacji spraw w systemie papierowym wykorzystuje się system EZD jako system wspomagający do:

1) rejestracji przesyłek wpływających i wychodzących oraz spraw;

2) prowadzenia rejestrów i ewidencji;

3) gromadzenia przyporządkowanych do spraw papierowych albo papierowych zbiorów dokumentacji nietworzącej akt spraw, zarejestrowanych w systemie EZD, dokumentów elektronicznych, w tym odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych oraz naturalnych dokumentów elektronicznych;

4) dekretacji pod warunkiem dokonania dekretacji zastępczej;

5) akceptacji pod warunkiem umieszczenia jej także na pismach w postaci papierowej i wydrukach dokumentów elektronicznych;

6) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz izby albo urzędu;

7) podpisywania pism w postaci elektronicznej;

8) wysyłania przesyłek;

9) przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

7. Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie papierowym, przechowuje się przez taki okres jak dokumentację w postaci papierowej, do której się odnoszą.

8. W przypadku gdy odstępuje się od wskazania wyjątku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, 3 i 4, to dla sprawy wszczętej i prowadzonej w systemie papierowym, wykonuje się łącznie następujące czynności:

1) odnotowuje się przy aktach sprawy w postaci papierowej w formie notatki służbowej informację o zmianie sposobu prowadzenia sprawy, ze sposobu papierowego na elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz kontynuacji sprawy w systemie EZD pod nowym znakiem sprawy;

2) przy nowo zarejestrowanej sprawie w tytule sprawy wprowadza się oprócz właściwego tytułu sprawy adnotację "kontynuacja sprawy papierowej ze znaku ";

3) dla danych i dokumentów zgromadzonych w systemie EZD dotyczących tych spraw prowadzonych w systemie papierowym stosuje się przepis ust. 7.

§  11. 

1. Użytkownicy systemów teleinformatycznych posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i przetwarzają dane osobowe zgodnie z zakresem obowiązków służbowych i zgodnie z uprawnieniami.

2. Uprawnienia do pracy oraz dostęp do poszczególnych dokumentów, spraw i raportów w systemie EZD są udzielane zgodnie z zasadami dostępu do dokumentów obowiązującymi w izbach i urzędach.

§  12. 

1. Dokumentacja elektroniczna, stanowiąca odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w izbie albo urzędzie.

2. Dokumentacja nieelektroniczna zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji elektronicznej, jeżeli taka istnieje w systemie EZD.

Rozdział  2

Przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek

§  13. 

1. Punkty kancelaryjne odpowiedzialne w danej izbie albo w danym urzędzie za przyjmowanie, otwieranie, sprawdzanie i rejestrowanie przesyłek przychodzących określa odpowiednio dyrektor izby albo naczelnik urzędu.

2. Punkt kancelaryjny wydaje, na żądanie składającego przesyłkę, potwierdzenie jej otrzymania.

3. Punkt kancelaryjny przyjmuje przesyłki wpływające do izby albo urzędu:

1) za pośrednictwem operatora pocztowego;

2) w punkcie podawczym;

3) na adres do doręczeń elektronicznych i ESP;

4) na adres poczty elektronicznej izby albo urzędu;

5) na inne adresy poczty elektronicznej.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 1, przyjmuje wyłącznie Kancelaria Główna.

5. Przesyłki, o których mowa w ust. 3 pkt 2-5, mogą przyjmować inne niż Kancelaria Główna punkty kancelaryjne.

6. Nie podlegają rejestracji w systemie EZD wpływające do izby albo urzędu przesyłki zawierające prywatną korespondencję kierowaną do pracowników.

§  14. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach, paczkach lub innych opakowaniach pracownik punktu kancelaryjnego sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania, a także potwierdza przyjęcie przesyłek poleconych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki, pracownik punktu kancelaryjnego sporządza w obecności doręczającego odpowiednią adnotację na kopercie, paczce lub innym opakowaniu oraz na druku potwierdzenia odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, pracownik punktu kancelaryjnego sporządza protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół zostaje dołączony do uszkodzonej przesyłki.

§  15. 

1. Pracownik punktu kancelaryjnego odmawia przyjęcia przesyłki adresowanej do innego adresata, która została błędnie zaadresowana do izby albo urzędu, o ile obowiązek przyjęcia przesyłki nie wynika z odrębnych regulacji.

2. W przypadku przesyłki niewiadomego pochodzenia, podejrzanej o zakażenie substancjami biologicznymi lub skażenie środkami chemicznymi, lub budzącej uzasadnione podejrzenie, że przesyłka stanowi zagrożenie dla osób, mienia lub środowiska, punkt kancelaryjny przyjmujący tę przesyłkę podejmuje czynności określone przez dyrektora izby.

3. Za przesyłki, o których mowa w ust. 2, uważa się w szczególności przesyłki:

1) których masa jest nieadekwatna do opakowania;

2) na których naklejono znacznie większą liczbę znaczków pocztowych niż jest to wymagane;

3) budzące uzasadnione wątpliwości co do ich zawartości po dokonaniu oględzin przesyłki;

4) na których powierzchni opakowań stwierdzono obecność substancji proszkowych;

5) mające podejrzany kolor lub zapach opakowania;

6) zaadresowane do osoby niebędącej pracownikiem;

7) które zostały nadmiernie opakowane;

8) noszące oznaczenia optyczne, mogące wskazywać na zawartość materiałów niebezpiecznych.

4. Ujawnione w przesyłkach pieniądze i inne cenne przedmioty, po ustaleniu ich liczby i wartości, punkt kancelaryjny przekazuje za pokwitowaniem, zamieszczając o tym adnotację obok pieczęci wpływu, do komórki organizacyjnej wyznaczonej przez dyrektora izby albo naczelnika urzędu.

§  16. 

1. Pracownik punktu kancelaryjnego otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) przesyłek oznaczonych "do rąk własnych";

2) przesyłek noszących znamiona korespondencji prywatnej;

3) przesyłek zaadresowanych imiennie do dyrektora izby albo naczelnika urzędu;

4) przesyłek zawierających materiały niejawne, które zostały oznaczone klauzulą tajności;

5) przesyłek na informatycznych nośnikach danych, dla których wskazano odrębny sposób obsługi, w szczególności zawierających JPK;

6) przesyłek adresowanych do Pełnomocnika do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych;

7) przesyłek oznaczonych jako wartościowe;

8) ofert składanych w trybie przepisów o zamówieniach publicznych;

9) ofert w przetargach i konkursach ogłoszonych przez izbę albo urząd;

10) ofert kandydatów składanych w ramach naborów na stanowiska pracy, praktykę, staż lub wolontariat;

11) kwestionariuszy danych osobowych składanych w związku z zatrudnieniem albo pełnieniem służby w izbie;

12) oświadczeń o stanie majątkowym składanych przez pracowników;

13) innych przesyłek wskazanych przez dyrektora izby albo naczelnika urzędu.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1:

1) pkt 1-3 - są przekazywane adresatom;

2) pkt 4 - są przekazywane kancelarii tajnej;

3) pkt 5-7 - są przekazywane właściwej osobie lub komórce organizacyjnej;

4) pkt 8 i 9 - są przekazywane komórce organizacyjnej obsługującej przetarg lub konkurs;

5) pkt 10 i 11 - są przekazywane komórce właściwej do spraw kadrowych;

6) pkt 12 - są przekazywane osobie odpowiedzialnej za obsługę oświadczeń o stanie majątkowym;

7) pkt 13 - są przekazywane adresatowi, a jeśli nie jest wskazany - dyrektorowi izby albo naczelnikowi urzędu.

3. Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że przesyłka ta stanowi jedną z przesyłek, o których mowa w ust. 1, pracownik punktu kancelaryjnego niezwłocznie przekazuje przesyłkę w oryginalnym opakowaniu właściwym osobom lub komórkom organizacyjnym.

4. Jeżeli pracownik otrzyma przesyłkę, o której mowa w ust. 1 pkt 1-3, w zamkniętym opakowaniu i po zapoznaniu się z jej treścią stwierdzi, że dotyczy ona spraw służbowych, to pracownik uzupełnia odpowiednie metadane tej przesyłki w systemie EZD i włącza przesyłkę do akt sprawy albo do zbioru dokumentacji nietworzących akt sprawy.

5. Jeżeli po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, pracownik stwierdzi, że przesyłka została skierowana niewłaściwie, pracownik niezwłocznie zwraca przesyłkę do punktu kancelaryjnego, wskazując, o ile to możliwe, komórkę organizacyjną, do której przesyłka powinna być przekazana.

6. Jeżeli pracownik otrzyma przesyłkę na informatycznym nośniku danych nieoznaczoną na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości, niezwłocznie przekazuje przesyłkę właściwym osobom lub komórkom organizacyjnym, w których są przetwarzane JPK.

§  17. 

1. Po otwarciu przesyłki pracownik punktu kancelaryjnego sprawdza, czy:

1) w przesyłce znajdują się wszystkie pisma, których oznaczenia umieszczono na przesyłce;

2) do pisma głównego zostały dołączone wszystkie wskazane w nim załączniki, a w przypadku stwierdzenia braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego - punkt kancelaryjny odnotowuje ten fakt w systemie EZD oraz odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.

2. W przypadku przekazania w jednej przesyłce więcej niż jednego pisma, nie uwzględniając załączników, opakowanie przesyłki dołącza się do jednego z pism, a do pozostałych pism dołącza się informacje o piśmie, do którego dołączono opakowanie.

3. W przypadku wpływu do izby albo urzędu przesyłki zawierającej więcej niż jedno pismo, nie uwzględniając załączników, każde z tych pism podlega odrębnej rejestracji w systemie EZD.

4. W przypadku gdy w przesyłce nieotwieranej w punkcie kancelaryjnym znajduje się więcej niż jedno pismo, nie uwzględniając załączników, pracownik otwierający przesyłkę przekazuje pozostałe pisma do zarejestrowania do punktu kancelaryjnego wraz z kopertą lub innym opakowaniem albo informacją o dacie wpływu przesyłki.

§  18. 

1. Pracownik punktu kancelaryjnego umieszcza na przesyłkach przychodzących w postaci papierowej pieczęć wpływu. W przypadku gdy do pisma dołączone są załączniki, w obrębie pieczęci wpływu podaje się liczbę załączników, chyba że niemożliwe jest otwarcie koperty (opakowania). Analogiczna informacja zamieszczana jest w metadanych przesyłki w systemie EZD.

2. Pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) opakowaniu - w przypadku przesyłki, do otwarcia której punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;

2) pierwszej stronie pisma lub - w przypadku gdy układ pierwszej strony na to nie pozwala - kolejnej stronie tego pisma.

3. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność, w szczególności dyplomie lub certyfikacie;

2) załącznikach, chyba że z uwagi na ich postać albo treść data wpływu ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy;

3) przesyłkach niewymagających merytorycznego załatwienia, w szczególności czasopismach, niezamówionych ofertach i materiałach reklamowych, katalogach, prospektach;

4) umowach oraz aneksach do umów;

5) wnioskach o odznaczenia państwowe;

6) aktach mianowania;

7) pismach, na których ze względu na ich postać umieszczenie pieczęci wpływu jest utrudnione, mogłoby je uszkodzić lub spowodować ich nieczytelność.

4. Po naniesieniu na przesyłkę papierową pieczęci wpływu pracownik punktu kancelaryjnego wykonuje pełne odwzorowanie cyfrowe przesyłki obejmujące wszystkie strony pisma wraz z załącznikami i opakowaniem.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może określić rodzaje przesyłek, których nie odwzorowuje się cyfrowo ze względu na ich rozmiar, treść, formę, postać lub zawartość.

6. W przypadkach, w których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, jeżeli to możliwe, wykonuje się odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i koperty lub innego opakowania, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informację o objętości lub rozmiarze przesyłki.

7. Jeżeli punkt kancelaryjny nie posiada uprawnień do otwarcia przesyłki, to punkt kancelaryjny dokonuje odwzorowania cyfrowego koperty lub, o ile to możliwe, innego opakowania.

8. Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po rejestracji przesyłki z uwagi na brak uprawnień do otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe może:

1) zostać wykonane i dołączone do metadanych opisujących przesyłkę w komórce organizacyjnej uprawnionej do otwarcia przesyłki;

2) zostać wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się adresata z treścią przesyłki;

3) nie zostać wykonane, jeżeli przesyłek tego rodzaju nie odwzorowuje się cyfrowo, przy czym w takim przypadku w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

9. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

10. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną.

11. Jeżeli zostanie sporządzone i włączone do systemu EZD odwzorowanie cyfrowe przesyłki, której nie odwzorowuje się cyfrowo, to uprawniony pracownik może usunąć z systemu EZD takie odwzorowanie cyfrowe.

12. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 1 do instrukcji.

§  19. 

1. Pracownik punktu kancelaryjnego rejestruje przesyłki wpływające. Przesyłki w postaci elektronicznej mogą być rejestrowane automatycznie.

2. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności izby albo urzędu, w szczególności kartek z życzeniami, podziękowań, gratulacji, reklam, ofert handlowych, newsletterów, ogólnych informacji i zaproszeń nieskierowanych do konkretnych osób.

3. Pracownik punktu kancelaryjnego rejestruje przesyłki papierowe na podstawie danych:

1) zawartych w treści pisma - gdy punkt kancelaryjny jest uprawniony do otwarcia przesyłki i zapoznania się z jej zawartością;

2) znajdujących się na opakowaniu przesyłki - gdy punkt kancelaryjny nie jest uprawniony do otwarcia przesyłki.

4. Rejestracja przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

5. Strukturę obowiązkowych metadanych opisujących:

1) przesyłkę wpływającą,

2) przesyłkę wychodzącą,

3) elementy akt sprawy niebędące przesyłkami,

4) sprawę

- określa załącznik nr 2 do instrukcji.

6. Metadane są uzupełniane automatycznie lub ręcznie przez pracownika punktu kancelaryjnego lub przez prowadzącego sprawę.

7. Każda zarejestrowana przesyłka otrzymuje UNP.

8. Pracownik punktu kancelaryjnego nanosi UNP na przesyłkę wpływającą w postaci papierowej albo wydruk przesyłki wpływającej w postaci elektronicznej. UNP na przesyłkę wychodzącą i wewnętrzną nanosi pracownik odpowiedzialny za pismo, o ile nie został naniesiony automatycznie. UNP umieszcza się w sposób umożliwiający jego odczytanie również bez stosowania urządzeń technicznych.

9. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą niewpisane podczas rejestracji przez punkt kancelaryjny mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

10. Za prawidłowość i kompletność metadanych dodawanych do dokumentu elektronicznego odpowiada pracownik przypisujący pismo do sprawy albo zbioru dokumentacji nietworzącej akt sprawy.

11. W przypadku otrzymania przesyłki przez pracownika, który nie posiada uprawnień do rejestracji przesyłek przychodzących, obowiązany jest on do przekazania przesyłki do właściwego punktu kancelaryjnego, w celu rejestracji przesyłki w systemie EZD.

§  20. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, pracownik punktu kancelaryjnego dokonuje ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na przesyłki przesłane na:

1) adres poczty elektronicznej podany w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwy do kontaktu z izbą albo urzędem;

2) indywidualne adresy poczty elektronicznej pracowników, w tym przesyłki:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw w izbie albo urzędzie,

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych w izbie albo urzędzie,

c) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności izby albo urzędu.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje pracownik punktu kancelaryjnego, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki odpowiednie wiadomości przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej wraz z załącznikami.

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza jako pismo wewnętrzne bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD.

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się ani nie włącza się do akt sprawy.

6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego bez ingerencji w integralność dokumentu wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były załączone do przesyłki.

7. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, to:

1) po dekretacji przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 lit. a, prowadzący sprawę:

a) drukuje te przesyłki,

b) nanosi na pierwszej stronie wydruku datę i godzinę wpływu przesyłki, UNP oraz w górnym rogu wydruku znak sprawy, o ile wydruk nie zawiera tych danych,

c) włącza wydruk przesyłki do akt sprawy;

2) przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę:

a) drukuje,

b) nanosi na pierwszej stronie wydruku datę i godzinę wpływu przesyłki oraz w górnym rogu wydruku znak sprawy, o ile wydruk nie zawiera tych danych,

c) włącza wydruk przesyłki do akt sprawy bez uprzedniej rejestracji i dekretacji;

3) przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, prowadzący sprawę nie drukuje, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.

§  21. 

1. Przesyłki doręczone na adres do doręczeń elektronicznych i ESP są rejestrowane automatycznie przez dołączenie do nich metadanych opisujących te przesyłki oraz UPO lub dowodu otrzymania.

2. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, to prowadzący sprawę:

1) drukuje te przesyłki wraz z UPO lub dowodem otrzymania;

2) nanosi na pierwszej stronie wydruku datę i godzinę wpływu przesyłki, UNP oraz w górnym rogu wydruku znak sprawy, o ile wydruk nie zawiera tych danych;

3) włącza wydruk przesyłki wraz z UPO lub dowodem otrzymania do akt sprawy.

§  22. 

1. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, to punkt kancelaryjny weryfikuje w systemie EZD ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu, a jeśli nie ma możliwości zweryfikowania podpisu w systemie EZD - weryfikuje go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki raport lub odnotowuje informację z przeprowadzonej weryfikacji.

2. W przypadku gdy informatyczny nośnik danych zawiera plik podpisany podpisem elektronicznym identyfikującym jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, punkt kancelaryjny kopiuje plik na dysk komputera i weryfikuje ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki raport lub odnotowuje informację z przeprowadzonej weryfikacji.

3. Po dokonaniu przez punkt kancelaryjny weryfikacji podpisu, o której mowa w ust. 1 i 2, pracownik komórki merytorycznej weryfikuje uprawnienia osoby, która podpisem elektronicznym opatrzyła przesyłkę w postaci elektronicznej, do reprezentowania podmiotu, stanowiącego nadawcę tego pisma i odnotowuje ten fakt w systemie EZD lub na wydrukowanym dokumencie.

4. Weryfikacji nie wymagają podpisy nadawane automatycznie przez systemy teleinformatyczne.

§  23. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane wyłącznie na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma papierowego.

2. Po dokonaniu wstępnej weryfikacji pod względem szkodliwego oprogramowania, pracownik punktu kancelaryjnego rejestruje przesyłki, o których mowa w ust. 1, dołączając dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych do metadanych opisujących tę przesyłkę. W takim przypadku informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość została w całości przeniesiona do systemu.

3. Rejestracja przesyłki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, polega dodatkowo na:

1) zarejestrowaniu pisma papierowego tak jak pozostałych przesyłek w postaci papierowej, dołączeniu do metadanych opisujących to pismo odwzorowania cyfrowego danego pisma oraz wpisaniu UNP załączonego informatycznego nośnika danych;

2) wpisaniu w metadanych zarejestrowanego informatycznego nośnika danych, UNP pisma wskazanego w pkt 1.

4. Jeżeli nie jest możliwe ze względu na rozmiar pliku lub zasadne z innych przyczyn włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych, zawierającej w szczególności materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne lub szkodliwe oprogramowanie, pracownik punktu kancelaryjnego odnotowuje ten fakt w systemie EZD, nie włączając zawartości informatycznego nośnika danych do systemu EZD. W takim przypadku informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość nie została w całości przeniesiona do systemu. Udostępnienie takiego informatycznego nośnika danych prowadzącemu sprawę jest możliwe w trybie wypożyczenia tego nośnika ze składu.

5. Do systemu EZD nie włącza się plików JPK.

6. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, to, po ich rejestracji przez pracownika punktu kancelaryjnego, prowadzący sprawę:

1) drukuje przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych, jeżeli jest to możliwe;

2) nanosi na pierwszej stronie wydruku UNP oraz w górnym rogu wydruku znak sprawy oraz datę wpływu, o ile przesyłka ich nie zawiera;

3) włącza do akt sprawy wydruk przesyłki albo informację o zawartości i miejscu przechowywania informatycznego nośnika danych.

7. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek przekazanych na informatycznych nośnikach danych, których zawartości nie włączono do systemu EZD.

8. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne określa, w drodze odrębnych regulacji, maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, której zawartość przenosi się bezpośrednio do systemu EZD albo systemu dziedzinowego.

9. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej określa zasady drukowania przesyłek przekazanych na informatycznych nośnikach danych.

§  24. 

1. Po przyjęciu i rejestracji przesyłek punkt kancelaryjny rozdziela je w celu przekazania:

1) zgodnie z oznaczeniem adresata;

2) komórkom organizacyjnym, zgodnie z zakresami zadań określonymi w regulaminie organizacyjnym izby albo urzędu.

2. Rozdzielanie przesyłek może odbywać się automatycznie w ramach systemu EZD.

3. W przypadku przesyłek elektronicznych w całości włączonych do systemu EZD, przesyłek papierowych w całości odwzorowanych cyfrowo oraz przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których zawartość została w całości przeniesiona do systemu EZD, rozdział przesyłek, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym punkt kancelaryjny przekazuje bezpośrednio po rejestracji odpowiednio przesyłki papierowe do składu chronologicznego oraz informatyczne nośniki danych do składu informatycznych nośników danych.

4. W przypadku przesyłek papierowych, które nie zostały w całości odwzorowane cyfrowo oraz przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których zawartość nie została w całości przeniesiona do systemu EZD, rozdział przesyłek, o którym mowa w ust. 1, następuje przez przekazanie metadanych opisujących te przesyłki w systemie EZD oraz przekazanie danej przesyłki poza systemem EZD.

5. Pracownicy komórek organizacyjnych odbierający korespondencję z Kancelarii Głównej weryfikują zgodność liczby odbieranych przesyłek w postaci papierowej z liczbą przesyłek przekazanych w systemie EZD, a w przypadku stwierdzenia braków lub niezgodności przesyłki otrzymanej w systemie EZD z pobraną przesyłką poza systemem EZD - niezwłocznie, nie później niż w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania przesyłki w systemie EZD - powiadamiają o stwierdzonym braku lub stwierdzonej niezgodności pracowników Kancelarii Głównej, przy czym brak takiej informacji we wskazanym terminie jest uznawany za potwierdzenie odbioru przesyłki.

6. Po załatwieniu sprawy, przesyłki:

1) papierowe stanowiące element akt sprawy prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie EZD oraz dokumentacja nietworząca akt sprawy, przyporządkowana do klasy z wykazu akt, wskazanej do prowadzenia w postaci elektronicznej w systemie EZD, są zwracane przez prowadzącego sprawę do składów chronologicznych, o których mowa w § 25 ust. 1;

2) na informatycznych nośnikach danych są zwracane przez prowadzącego sprawę do składów informatycznych nośników danych, o których mowa w § 25 ust. 2;

3) papierowe stanowiące element akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym oraz dokumentację nietworzącą akt sprawy, przyporządkowaną do klasy z wykazu akt, wskazanej do prowadzenia w systemie papierowym, są przez prowadzącego sprawę gromadzone i przechowywane w teczkach aktowych.

Rozdział  3

Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych

§  25. 

1. W izbach i urzędach prowadzi się następujące składy chronologiczne odrębnie dla każdego systemu teleinformatycznego:

1) przesyłek przychodzących, które zostały w całości odwzorowane cyfrowo;

2) przesyłek przychodzących, które nie zostały w całości odwzorowane cyfrowo;

3) przesyłek wychodzących, w odniesieniu do których odrębne przepisy prawa wymagają wykonania i przechowywania w izbie albo urzędzie drugiego egzemplarza przesyłki w postaci papierowej;

4) przesyłek wewnętrznych, które zostały w całości odwzorowane cyfrowo;

5) przesyłek wewnętrznych, które nie zostały w całości odwzorowane cyfrowo.

2. W izbach i urzędach prowadzi się następujące składy informatycznych nośników danych odrębnie dla każdego systemu teleinformatycznego:

1) których zawartość została w całości przeniesiona do systemu;

2) których zawartość nie została w całości przeniesiona do systemu.

3. Składy, o których mowa w ust. 1 i 2, są prowadzone w punktach kancelaryjnych, o których mowa w § 13 ust. 1.

§ 26. W ramach izby albo urzędu dopuszcza się jednoczesne prowadzenie składów chronologicznych, o których mowa w § 25 ust. 1, lub składów informatycznych nośników danych, o których mowa w § 25 ust. 2, w kilku punktach kancelaryjnych wspólnie, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem przesyłek, terminem i sposobem ich obsługi, albo strukturą organizacyjną tej izby albo tego urzędu lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

§  27. 

1. Przesyłki wpływające do izby albo urzędu są rejestrowane w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w systemie EZD.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej ustala rodzaj przesyłek wpływających, które nie będą podlegały rejestracji w składzie chronologicznym lub składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w odpowiednim systemie teleinformatycznym.

§  28. 

1. W składzie chronologicznym jest przechowywana dokumentacja papierowa, która stanowi element akt sprawy prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie EZD, lub dokumentacja nietworzącą akt sprawy przyporządkowana do klasy z wykazu akt, wskazanej do prowadzenia w postaci elektronicznej w systemie EZD.

2. W składzie informatycznych nośników danych są przechowywane wszystkie informatyczne nośniki danych niezależnie od sposobu dokumentowania sprawy, do której przynależą, a w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy - niezależnie od przyporządkowania do klasy z wykazu akt.

3. Dokumentacja przechowywana w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych, która nie została przypisana do sprawy albo zbioru dokumentacji nietworzącej akt sprawy, podlega zwrotowi do komórki organizacyjnej, do której została zadekretowana, albo w której została wytworzona.

§  29. 

1. W składzie chronologicznym są przechowywane przesyłki i pisma w postaci papierowej, stanowiące element akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej w systemie EZD, w tym:

1) przesyłki wpływające, obejmujące dokumentację papierową i dokumentację elektroniczną zapisaną na informatycznym nośniku danych, które są przechowywane w odrębnych składach chronologicznych, o których mowa odpowiednio w § 25 ust. 1 lub 2;

2) pisma wewnętrzne lub przesyłki wychodzące, na które naniesiono odręczną akceptację, w szczególności podpis;

3) zwrotne potwierdzenia odbioru;

4) zwroty nieodebranych przesyłek.

2. W składzie chronologicznym nie rejestruje i nie przechowuje się:

1) wydruków przesyłek w postaci elektronicznej, chyba że wykonano na nich dekretacje, które nie mają swojego odzwierciedlenia w systemie EZD, lub zawierają one istotne w sprawie adnotacje, w szczególności zostały opatrzone parafą lub podpisem i datą ich wykonania;

2) załączników w postaci przedmiotów, publikacji lub gadżetów reklamowych, pozostawiając je do dyspozycji komórek organizacyjnych, do których właściwości została przypisana przesyłka, przy czym prowadzący sprawę może podjąć decyzję o odesłaniu do nadawcy załączonych do przesyłki przedmiotów, publikacji lub gadżetów reklamowych.

§  30. 

1. Dokumentację w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych układa się w punkcie kancelaryjnym według kolejności jej wprowadzania do danego systemu teleinformatycznego w ramach każdego z otwartych pudeł.

2. Dokumentację przechowuje się odrębnie dla każdego składu w numerowanych kolejno pudłach. Każde pudło oznaczone jest skrajnymi UNP dokumentów umieszczonych w pudle.

3. Dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym oraz składzie informatycznych nośników danych jest chroniona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą.

§  31. 

1. Obowiązkiem przekazującego dokumentację do składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych jest:

1) weryfikacja kompletności przekazywanej dokumentacji i informatycznych nośników danych oraz uzupełnienie metadanych w systemie EZD;

2) umieszczenie na przesyłce UNP;

3) w przypadku pism wewnętrznych i pism przechowywanych w składach, o których mowa w § 25 ust. 1 pkt 3, umieszczenie UNP w górnej części pisma, jeżeli pismo go nie posiada.

2. Obowiązkiem przyjmującego:

1) dokumentację do składu chronologicznego jest:

a) weryfikacja kompletności przekazanej dokumentacji,

b) potwierdzenie przyjęcia dokumentacji do składu chronologicznego w systemie EZD,

c) umieszczenie i przechowywanie dokumentacji w odpowiednim składzie chronologicznym, w specjalnie do tego przeznaczonych materiałach archiwizacyjnych, zgodnie z przyjętym układem i podziałem na poszczególne rodzaje składów,

d) prowadzenie i bieżące aktualizowanie elektronicznego rejestru składu chronologicznego w systemie EZD, w tym realizacja zgłoszeń w zakresie wypożyczeń, zwrotów lub wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego;

2) dokumentację do składu informatycznych nośników danych jest:

a) weryfikacja kompletności informatycznych nośników danych,

b) potwierdzenie przyjęcia dokumentacji na informatycznym nośniku danych do składu informatycznych nośników danych, przez wygenerowanie i naniesienie UNP na informatyczny nośnika danych, a w przypadku braku możliwości naniesienia UNP na ten nośnik - na kopertę lub inne zastępcze opakowanie, w którym umieszcza się informatyczny nośnik danych,

c) umieszczenie i przechowywanie dokumentacji w odpowiednim składzie informatycznych nośników danych, w specjalnie do tego przeznaczonych materiałach archiwizacyjnych, zgodnie z przyjętym układem i podziałem na poszczególne rodzaje składów,

d) prowadzenie i bieżące aktualizowanie elektronicznego rejestru składu informatycznych nośników danych w systemie EZD, w tym realizacja zgłoszeń w zakresie wypożyczeń, zwrotów lub wyjęcia informatycznych nośników danych ze składu informatycznych nośników danych.

§  32. 

1. Dokumentację zgromadzoną w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych można czasowo wypożyczyć albo wyjąć na stałe z danego składu.

2. Wypożyczenie albo wyjęcie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych odbywa się po przypisaniu dokumentu do sprawy. Możliwe jest wypożyczenie przesyłki przed jej przypisaniem do sprawy, jeżeli odwzorowana część dokumentu nie pozwala na jego prawidłową dekretację.

3. Wypożyczenie albo wyjęcie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych odbywa się w punkcie kancelaryjnym prowadzącym dany skład. Wypożyczana albo wyjmowana dokumentacja jest odbierana przez prowadzącego sprawę.

§  33. 

1. Jeżeli prowadzący sprawę otrzyma w systemie EZD przesyłkę, której odwzorowania cyfrowego nie włączono w całości do systemu EZD, lub przesyłkę na informatycznym nośniku danych, której zawartość nie została w całości przeniesiona do systemu EZD, to wypożycza on taką przesyłkę z odpowiedniego składu w celu zapoznania się z jej pełną zawartością.

2. Wypożyczeniu ze składu chronologicznego podlegają jedynie kompletne przesyłki.

3. Przesyłki, których odwzorowania cyfrowe zostały w całości włączone do systemu EZD oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których zawartość została w całości przeniesiona do systemu EZD, są wypożyczane z odpowiedniego składu tylko w uzasadnionych przypadkach. W takich przypadkach prowadzący sprawę sporządza i umieszcza w systemie EZD uzasadnienie wypożyczenia takiej przesyłki.

4. Wypożyczeniu podlegają w szczególności przesyłki:

1) których odwzorowanie cyfrowe nie pozwala na zapoznanie się z ich zawartością w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości;

2) które podlegają rozpatrzeniu na posiedzeniach organów kolegialnych.

5. Wypożyczenie dokumentacji ze składu chronologicznego lub informatycznych nośników danych ze składu informatycznych nośników danych jest dokumentowane przez:

1) włożenie w miejsce wypożyczonej dokumentacji lub informatycznego nośnika danych karty zastępczej, zawierającej co najmniej znak i tytuł sprawy, nazwę komórki organizacyjnej lub imię i nazwisko pracownika wypożyczającego albo nazwę i adres izby albo urzędu, do której wypożyczono dokumentacje oraz termin zwrotu, jeżeli został określony oraz

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wypożyczeniu dokumentacji lub informatycznego nośnika danych z odpowiadającymi im aktami sprawy.

6. W przypadku gdy sprawa jest prowadzona przez dwie lub więcej komórek organizacyjnych, wypożyczenie dokumentacji ze składu może zostać udokumentowane przez wykonanie kopii wypożyczanej dokumentacji lub kopii zawartości informatycznego nośnika danych. Wykonana kopia posiada wówczas kategorię Bc i podlega zniszczeniu po zwróceniu oryginału do odpowiedniego składu.

§  34. 

1. Za stan dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego oraz za stan informatycznego nośnika danych wypożyczonego ze składu informatycznych nośników danych, a także za ochronę przed uszkodzeniem i zniszczeniem tej dokumentacji i tego informatycznego nośnika danych oraz terminowy ich zwrot odpowiada prowadzący sprawę.

2. W przypadku zwrotu do odpowiedniego składu niekompletnej dokumentacji lub niekompletnego informatycznego nośnika danych prowadzący sprawę umieszcza w widocznym miejscu na zwracanej do składu części przesyłki adnotację o przyczynach zdekompletowania oraz miejscu przechowywania brakujących części przesyłki, opatrując adnotację datą oraz swoim podpisem. Jednocześnie informację o zdekompletowaniu dokumentacji lub informatycznego nośnika danych umieszcza się w systemie EZD.

3. W przypadku braku możliwości ustalenia okoliczności zdekompletowania dokumentacji lub informatycznego nośnika danych, stwierdzenia ich zaginięcia lub uszkodzenia, prowadzący sprawę lub osoba, która stwierdziła całkowity lub częściowy brak przesyłki, sporządza stosowny protokół zawierający co najmniej:

1) UNP przesyłek wpływających;

2) znak sprawy, której przesyłka dotyczy, o ile został nadany;

3) krótki opis okoliczności zdarzenia;

4) imię, nazwisko i podpis kierującego komórką organizacyjną odpowiedzialną za podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie braków, uszkodzenia lub zaginięcia przesyłki;

5) datę i podpis osoby sporządzającej protokół.

4. Protokół stwierdzający zaginięcie lub uszkodzenie dokumentacji lub informatycznego nośnika danych jest przechowywany w miejscu, w którym była przechowywana ta dokumentacja lub ten informatyczny nośnik danych.

5. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki, której zawartość została w całości odwzorowana cyfrowo w systemie EZD lub jej zawartość została w całości włączona do systemu EZD, w systemie EZD umieszcza się informację o stwierdzeniu braków lub zaginięciu oryginału tej przesyłki.

6. Po zwróceniu wypożyczonej dokumentacji karta zastępcza jest przekazywana prowadzącemu sprawę lub niszczona w jego obecności.

§  35. 

1. Wyjęcie przesyłki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych może nastąpić tylko ze sprawy zawierającej oryginał tej przesyłki.

2. Wyjęciu ze składu chronologicznego podlegają:

1) przesyłki, na podstawie których jest rejestrowana sprawa prowadzona w systemie papierowym;

2) przesyłki będące częścią spraw prowadzonych w systemie papierowym;

3) przesyłki nietworzące akt sprawy, przyporządkowane do klasy z wykazu akt, wskazanej do prowadzenia w systemie papierowym;

4) przesyłki zawierające dokumenty wymagające uzupełnienia odręcznego przez przedstawicieli izby lub urzędu, w szczególności umowy jednostronnie podpisane;

5) przesyłki, które ze względu na brak właściwości danej izby albo urzędu podlegają przekazaniu w całości innej jednostce.

3. Jeżeli przesyłka wpływająca jest podstawą do wszczęcia kilku spraw, o miejscu przechowywania papierowej przesyłki decyduje sposób dokumentowania sprawy założonej w oparciu o oryginał przesyłki:

1) w przypadku założenia sprawy w systemie papierowym przesyłkę przechowuje się w teczce aktowej dla danej sprawy, natomiast na podstawie kopii przesyłki zakłada się sprawę prowadzoną elektronicznie;

2) w przypadku założenia sprawy elektronicznej, przesyłkę w postaci papierowej rejestruje się w odpowiednim składzie chronologicznym, natomiast w oparciu o kopię przesyłki zakłada się sprawę prowadzoną w systemie papierowym a do teczki aktowej, w której jest prowadzona sprawa papierowa, odkłada się uwierzytelnioną kopię przesyłki;

3) prowadzący sprawę zarejestrowaną jako pierwsza, wykonuje kopię tej przesyłki w systemie EZD i rejestruje ją w kolejnej prowadzonej przez siebie sprawie albo przekazuje tę kopię do pracownika albo komórki merytorycznej rejestrującej kolejną sprawę.

4. Jeżeli przesyłka wpływająca jest podstawą do wszczęcia przynajmniej dwóch spraw, w tym sprawy prowadzonej przez inną jednostkę, i nie ma możliwości fizycznego podziału tej przesyłki, to oryginał przesyłki kopiuje się, a wykonaną kopię przekazuje się do właściwej jednostki.

5. W przypadku wyjęcia przesyłki z odpowiedniego składu pracownik obsługujący skład wydaje przesyłkę prowadzącemu sprawę, odnotowując w systemie EZD:

1) imię i nazwisko prowadzącego sprawę;

2) przyczynę wyjęcia przesyłki ze składu.

6. W przypadku konieczności wyjęcia części przesyłki, która została oznaczona UNP, prowadzący sprawę informuje pracownika obsługującego odpowiedni skład o konieczności wyjęcia części przesyłki. W takim przypadku pracownik obsługujący odpowiedni skład dzieli przesyłkę na części, a następnie rejestruje wyjętą część przesyłki w systemie EZD, nadając jej nowy numer UNP i opisując jej zawartość.

7. Jeśli prowadzący sprawę nie poinformuje pracownika obsługującego odpowiedni skład o konieczności rozdzielenia przesyłki albo jeżeli prowadzący sprawę wypożyczy lub wyjmie całość tej przesyłki, to prowadzący sprawę postępuje zgodnie z § 34 ust. 2.

Rozdział  4

Dekretowanie przesyłek

§  36. 

1. Przesyłki mające znaczenie dla udokumentowania działalności izby albo urzędu, w tym przesyłki, które nie zostały w całości odwzorowane cyfrowo w systemie EZD oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których zawartość nie została w całości przeniesiona do systemu EZD, dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. Nie dekretuje się przesyłek niemających znaczenia dla udokumentowania działalności izby albo urzędu.

3. Przesyłki zawierające informacje niejawne są dekretowane w systemie EZD na podstawie danych z koperty.

4. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, po dekretacji w systemie EZD wykonuje się dekretację zastępczą.

5. Jeżeli z regulaminu organizacyjnego izby albo urzędu lub odrębnej dyspozycji dyrektora izby albo naczelnika urzędu wynika, że przesyłka dotyczy spraw załatwianych przez daną komórkę organizacyjną lub danego pracownika, to bezpośrednio po rejestracji przesyłki w sposób automatyczny lub przez punkt kancelaryjny albo innego uprawnionego pracownika przekazuje się tę przesyłkę, bez dekretacji, do właściwej komórki organizacyjnej lub właściwego pracownika.

6. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierującego komórką organizacyjną albo mogą zostać ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja przesyłki nie może zmieniać dyspozycji dekretującego dotyczących sposobu załatwienia sprawy oraz nie może wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

7. Błędną dekretację zmienia dekretujący lub upoważniony do tego pracownik. Pracownik, do którego przesyłka została błędnie zadekretowana, zwraca błędnie zadekretowaną przesyłkę w systemie EZD do osoby, od której przesyłkę otrzymał, wskazując propozycję zmiany dekretacji lub przyczynę zwrotu. Osoba, która otrzymała błędnie zadekretowaną przesyłkę, zwraca również przesyłkę w postaci papierowej przekazaną poza systemem EZD, o ile ją otrzymała.

8. Każda przesyłka jest dekretowana oddzielnie. Z uwagi na usprawnienie i ułatwienie dekretacji dopuszcza się grupowe przekazywanie lub dekretowanie przesyłek w systemie EZD.

§  37. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy właściwości jednej komórki organizacyjnej, dekretujący wskazuje sposób realizacji sprawy oraz wskazuje komórkę merytoryczną lub osobę odpowiedzialną za merytoryczne załatwienie sprawy (prowadzącego sprawę).

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, dekretujący lub upoważniony pracownik dekretuje ją do komórek organizacyjnych właściwych do załatwienia tych spraw. Wyznaczone w ten sposób komórki organizacyjne stanowią wówczas komórki merytoryczne dla poszczególnych spraw.

§  38. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i komórki te zostały wskazane w dekretacji, to dekretujący lub upoważniony pracownik wskazuje komórkę organizacyjną, do której należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona w ten sposób komórka organizacyjna stanowi wówczas komórkę merytoryczną.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych, dekretujący wskazuje w treści dekretacji:

1) komórkę organizacyjną albo prowadzącego sprawę, do których należy ostateczne załatwienie sprawy, przy czym wyznaczona w ten sposób komórka organizacyjna stanowi w tym przypadku komórkę merytoryczną, do której należy ostateczne załatwienie sprawy i koordynowanie prac wykonywanych przez komórki organizacyjne współpracujące przy załatwianiu sprawy;

2) komórki organizacyjne albo pracowników:

a) współpracujących przy realizacji sprawy w zakresie swojej właściwości wynikającej z regulaminu organizacyjnego izby albo urzędu,

b) upoważnionych do zapoznania się z treścią dokumentacji.

3. Dokumentację powstającą w wyniku współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

Rozdział  5

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  39. 

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w izbie albo urzędzie oraz w nich powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy wymaga przyporządkowania do sprawy i otrzymania znaku sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie wymaga przyporządkowania do sprawy, a jedynie do klasy końcowej z wykazu akt.

§  40. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. W przypadku przesyłek, stanowiących część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, prowadzący sprawę nanosi znak sprawy w górnej części pisma na jego pierwszej stronie, o ile nie znajduje się na wydruku pisma.

3. Znak sprawy zawiera kolejno:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, obejmujące:

a) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w art. 37 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 813, 835, 1079, 1301 i 1488) - kod izby oraz symbol komórki merytorycznej zgodnie z regulaminem organizacyjnym izby, przy czym w przypadku gdy sprawy są prowadzone przez komórki organizacyjne wskazane w regulaminach organizacyjnych urzędu, to symbol komórki merytorycznej składa się z kodu urzędu oraz symbolu komórki organizacyjnej tego urzędu,

b) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym izby innych niż wskazane w lit. a - kod izby oraz symbol komórki merytorycznej w izbie,

c) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym urzędu - kod urzędu oraz symbol komórki merytorycznej w urzędzie;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku kalendarzowym;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano sprawę.

4. Elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropkami w następujący sposób [kod-komórka].[symbol].[numer kolejny].[rok], gdzie:

1) [kod-komórka] to wyrażony ciągiem znaków z zakresu [0-9], [A-Z], [a-z], zawierającym co najmniej jedną literę, w szczególności ABC, Bo2, SO3, 10B lub b99:

a) kod izby oraz symbol komórki merytorycznej zgodnie z regulaminem organizacyjnym, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. a, przy czym w przypadku gdy sprawy są prowadzone przez komórki organizacyjne wskazane w regulaminach organizacyjnych urzędu, symbol komórki merytorycznej poprzedza kod urzędu oddzielony znakiem "-",

b) odpowiednio kod izby albo kod urzędu oraz symbol komórki merytorycznej, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b i c;

2) [symbol] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) [numer kolejny] to kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce merytorycznej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) [rok] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy z wykazu akt w osobny zbiór, to dla sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, obejmujące:

a) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w art. 37 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej - kod izby oraz symbol komórki merytorycznej zgodnie z regulaminem organizacyjnym izby, przy czym w przypadku gdy sprawy są prowadzone przez komórki organizacyjne wskazane w regulaminach organizacyjnych urzędu, to symbol komórki merytorycznej składa się z kodu urzędu oraz symbolu komórki organizacyjnej tego urzędu,

b) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym izby innych niż wskazane w lit. a - kod izby oraz symbol komórki merytorycznej w izbie,

c) w odniesieniu do spraw prowadzonych w związku z realizacją zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym urzędu - kod urzędu oraz symbol komórki merytorycznej w urzędzie;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego dla numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym zarejestrowano sprawę.

6. Elementy znaku sprawy, o których mowa w ust. 5, umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 5, i oddziela kropkami w następujący sposób: [kod-komórka].[symbol].[numer kolejny].[drugi numer kolejny].[rok], gdzie:

1) [kod-komórka] to wyrażony ciągiem znaków z zakresu [0-9], [A-Z], [a-z], zawierającym co najmniej jedną literę, w szczególności ABC, Bo2, SO3, 10B lub b99:

a) kod izby oraz symbol komórki merytorycznej zgodnie z regulaminem organizacyjnym, o których mowa w ust. 5 pkt 1 lit. a, przy czym w przypadku gdy sprawy są prowadzone przez komórki organizacyjne wskazane w regulaminach organizacyjnych urzędu, symbol komórki merytorycznej poprzedza kod urzędu oddzielony znakiem "-",

b) odpowiednio kod izby albo kod urzędu oraz symbol komórki merytorycznej, o których mowa w ust. 5 pkt 1 lit. b i c;

2) [symbol] to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) [numer kolejny] to kolejny numer sprawy będącej podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce merytorycznej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) [drugi numer kolejny] to liczba określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3;

5) [rok] to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

7. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego "-" lub innych znaków wynikających z regulaminów organizacyjnych izb lub urzędów.

8. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i ust. 5 pkt 1, jest przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w izbie albo urzędzie.

9. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można:

1) po znaku sprawy umieścić kolejny numer pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od znaku sprawy kropką, w następujący sposób: [znak sprawy].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;

2) po znaku sprawy lub po numerze, określonym w pkt 1, umieścić literowe oznaczenie systemu teleinformatycznego, w którym sprawa została zarejestrowana, jeżeli sprawa jest prowadzona poza systemem EZD.

10. Dla dokumentów i spraw generowanych automatycznie w systemach teleinformatycznych dopuszczalne jest zastąpienie w znaku sprawy kodu izby albo urzędu oraz symbolu komórki organizacyjnej oznaczeniem generowanym przez ten system.

§  41. 

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz przyporządkowywana do klas końcowych z wykazu akt w danej komórce merytorycznej, w danym roku kalendarzowym. Dokumentację przyporządkowaną do klasy z wykazu akt prowadzonej w systemie papierowym przechowuje się w teczkach aktowych.

2. Dokumentację nietworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje lub kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane oferty, które nie zostały wykorzystane, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

3) publikacje, w szczególności czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze lub ogłoszenia oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

4) dokumenty finansowo-księgowe, w szczególności rachunki, faktury lub inne dokumenty księgowe, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

5) listy płac i kartoteki wynagrodzeń;

6) listy obecności;

7) wnioski urlopowe;

8) dokumenty magazynowe;

9) karty drogowe;

10) karty wyposażenia;

11) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

12) dane w systemach dziedzinowych, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z rejestru oraz dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

13) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczania sprzętu, materiałów biurowych lub zbiorów bibliotecznych;

14) inne dokumenty określone odpowiednio przez dyrektora izby albo naczelnika urzędu.

§  42. 

1. Prowadzący sprawę rejestruje sprawę wraz z rejestracją pierwszego pisma, która tej sprawy dotyczy. Sprawę rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana w drodze dekretacji uproszczonej lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już zarejestrowanej;

2) rozpoczyna nową sprawę;

3) nie stanowi akt sprawy;

4) stanowi kontynuację sprawy zarejestrowanej przed wprowadzeniem systemu EZD;

5) dotyczy sprawy dokumentowanej w systemie dziedzinowym lub stanowi informację niejawną.

3. Prowadzący sprawę w przypadku określonym w ust. 2:

1) pkt 1 - dołącza przesyłkę do akt sprawy;

2) pkt 2 - na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę w danym roku, wybierając właściwą klasę z wykazu akt;

3) pkt 3 - przyporządkowuje przesyłkę do odpowiedniej klasy z wykazu akt;

4) pkt 4 - rejestruje sprawę w systemie EZD j ako kontynuację sprawy, wskazując w systemie EZD dotychczasowy znak sprawy; znak nowej sprawy odnotowuje w teczce aktowej sprawy niezakończonej;

5) pkt 5 - rejestruje i dokumentuje sprawę poza systemem EZD na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

4. Zakończenie sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej załatwienia.

5. Prowadzący sprawę odpowiada za terminowe kończenie spraw.

6. Dokumentację spraw zakończonych prowadzący sprawę porządkuje bezpośrednio po ich zakończeniu.

§  43. 

1. System EZD pozwala na wygenerowanie spisu spraw zawierającego w szczególności dane odnoszące się do:

1) całego spisu spraw, w tym co najmniej:

a) oznaczenie roku rejestracji spraw przyporządkowanych do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej;

2) każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do jej przedmiotu, a w przypadku spraw zarejestrowanych w podteczkach - także tytuł podteczki,

d) nazwę i adres nadawcy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce stanowiącej podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma stanowiącego podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę rejestracji sprawy,

h) datę załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

2. System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat spraw zarejestrowanych w dowolnie wybranych:

1) okresach chronologicznych;

2) klasach z wykazu akt, w których zostały zarejestrowane sprawy.

§ 44. W przypadku akt spraw prowadzonych w systemie papierowym:

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej akt spraw załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;

2) dopuszcza się układanie dokumentacji w ramach akt jednej sprawy według wątków tej sprawy, w szczególności dla akt składających się z postępowań wzajemnie powiązanych;

3) na każdy rok zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;

4) w sytuacji niewielkiej liczby spraw, nieprzekraczającej 10 spraw zarejestrowanych w ciągu roku w danej klasie z wykazu akt, dopuszcza się prowadzenie teczek aktowych przez okres dłuższy niż jeden rok, przy czym w takim przypadku dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw;

5) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla danego podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych znakach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej; w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;

6) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw, w szczególności akta osobowe;

7) dopuszcza się zakładanie teczki aktowej na akta jednej sprawy;

8) sprawy dotyczące nadzwyczajnego trybu wzruszenia rozstrzygnięć ostatecznych oraz dokumenty wszczynające odrębne postępowanie procesowe podlegają rejestracji jako odrębna sprawa, przy czym akta wcześniejszej sprawy mogą być włączane do akt nowej sprawy a w spisach spraw umieszcza się odpowiednie informacje, w szczególności temat i znak sprawy, będącej podstawą kwestionowanego rozstrzygnięcia.

§  45. 

1. Sprawę niezałatwioną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Prowadzący sprawę każdorazowo decyduje o zamknięciu sprawy lub jej kontynuacji w kolejnych latach. W uzasadnionych przypadkach prowadzący sprawę może otworzyć ponownie sprawę ostatecznie zakończoną.

3. Zmiana znaku sprawy z równoczesną ponowną rejestracją sprawy następuje, gdy:

1) wskutek reorganizacji izby albo urzędu akta spraw niezałatwionych przejmuje nowa komórka organizacyjna albo

2) w toku prowadzenia sprawy wprowadzono nowy system teleinformatyczny lub zmieniono system EZD na inny system teleinformatyczny.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, prowadzący sprawę zamieszcza w systemie EZD wzmiankę o ponownej rejestracji sprawy, chyba że taka wzmianka jest automatycznie odnotowywana przez system EZD. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy. Przy dokumentowaniu sprawy w systemie papierowym przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

5. Prowadzący sprawę w treści wzmianki o ponownej rejestracji sprawy wskazuje znak sprawy niezałatwionej w aktach nowej sprawy oraz znak nowej sprawy w aktach sprawy niezałatwionej, w sposób umożliwiający wzajemne powiązanie spraw.

6. Jeżeli przerejestrowanie sprawy, ze względu na błędne przypisanie do wykazu akt, wiąże się ze zmianą sposobu jej prowadzenia, to:

1) w przypadku zmiany sprawy prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie EZD na sprawę prowadzoną w systemie papierowym, prowadzący sprawę wycofuje pozostające w składzie chronologicznym elementy akt sprawy i tworzy dla nich papierową teczkę aktową, w której:

a) dokumentację układa w sposób odzwierciedlający załatwienie tej sprawy,

b) umieszcza dekretację zastępczą oraz potwierdzony za zgodność z dokumentem elektronicznym wydruk pisma podpisanego podpisem elektronicznym z pełną datą wraz z informacjami o akceptacjach i podpisie elektronicznym, stanowiącymi metadane tego pisma wychodzącego;

2) w przypadku zmiany sprawy prowadzonej w systemie papierowym na sprawę prowadzoną w postaci elektronicznej w systemie EZD, prowadzący sprawę przekazuje całość dotychczasowych akt sprawy do punktu kancelaryjnego w celu ich rejestracji odpowiednio w składzie chronologicznym przesyłek wewnętrznych, które zostały w całości odwzorowane cyfrowo, albo przesyłek wewnętrznych, które nie zostały w całości odwzorowane cyfrowo, na podstawie odwzorowania cyfrowego akt sprawy lub ich części.

7. Zmiany sposobu prowadzenia sprawy dokonuje się po uzgodnieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych odpowiednio izby albo urzędu. Informację o przyczynach zmiany sposobu prowadzenia sprawy umieszcza się w metadanych sprawy.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§  46. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę wymaga jej załatwienia lub rozstrzygnięcia, to prowadzący sprawę w odpowiednim dla niej trybie, według kolejności wpływu i stopnia pilności, realizuje ją w szczególności przez przygotowanie projektu pism.

2. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku.

3. Jeżeli przesyłka została przekazana jedynie do wiadomości, nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie, a z treści przesyłki lub dekretacji:

1) wynika, że sprawa została załatwiona, to prowadzący sprawę włączą przesyłkę do akt sprawy oraz kończy sprawę w systemie EZD;

2) nie wynika, że sprawa została załatwiona, to prowadzący sprawę włącza przesyłkę do akt sprawy, sporządza notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy lub wpisuje komentarz albo odpowiednią informację w metadanych pisma oraz kończy sprawę w systemie EZD.

4. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze obowiązujące w izbach i urzędach.

5. W przypadku gdy prowadzącym sprawę jest dyrektor izby albo naczelnik urzędu, projekt pisma do podpisu w postaci papierowej lub elektronicznej może sporządzić wyznaczony pracownik.

§  47. 

1. W trakcie załatwiania sprawy prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy:

1) przesyłki zarejestrowane w systemie EZD;

2) notatki służbowe i protokoły z rozmów z interesantami lub z czynności wykonanych poza siedzibą izby albo urzędu;

3) wiadomości przesłane na adres poczty elektronicznej, a w przypadku akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym - wydruki dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 20 ust. 6;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;

5) dokumentację wewnętrzną istotną przy załatwianiu sprawy;

6) inne elementy akt sprawy;

7) odwzorowania cyfrowe pism wychodzących i wewnętrznych, dla których jest wymagana postać papierowa, w szczególności gdy wynika to z przepisów prawa.

2. Do odwzorowań cyfrowych pism, o których mowa w ust. 1 pkt 7, przepisy § 18 ust. 68 i 10 stosuje się odpowiednio.

3. Pisma, o których mowa w ust. 1 pkt 7, przechowuje się w odpowiednim składzie chronologicznym, o którym mowa w § 25 ust. 1.

4. Prowadzący sprawę odpowiada za kompletność i poprawność metadanych opisujących sprawę oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadaje sprawie temat;

2) wpisuje metadane opisujące przesyłki i dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie;

3) uzupełnia metadane opisujące przesyłki wpływające, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;

4) poprawia metadane opisujące przesyłki wpływające, w szczególności typ pisma i opis, jeżeli zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny w sposób nieodzwierciedlający stanu faktycznego;

5) wpisuje metadane opisujące przesyłki przeznaczone do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

5. Korespondencja wewnętrzna stanowiąca korespondencję przekazywaną między komórkami organizacyjnymi oraz między izbą i urzędami:

1) jest prowadzona w systemie EZD;

2) w postaci papierowej jest prowadzona wyłącznie w przypadku gdy prowadzenie tej korespondencji w postaci papierowej wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;

3) jest rejestrowana jako pismo wewnętrzne w systemie EZD;

4) jest włączana do akt sprawy, której dotyczy, przez komórkę organizacyjną, która jest komórką merytoryczną w zakresie realizacji sprawy;

5) zawiera kompletne metadane w dokumentach stanowiących wkład z komórki współpracującej przy załatwianiu sprawy z komórką merytoryczną, przy czym za kompletność tych metadanych odpowiada pracownik komórki współpracującej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5 pkt 2, pismo wewnętrzne rejestruje się i przekazuje do adresata w systemie EZD, zamieszczając informację o przekazaniu pisma w postaci papierowej, jednocześnie przekazując adresatowi pismo w postaci papierowej poza systemem EZD.

7. W sprawach prowadzonych w systemie papierowym w systemie EZD umieszcza się:

1) odwzorowania cyfrowe przesyłek wpływających, z wyjątkiem przesyłek wskazanych przez dyrektora komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie § 18 ust. 5;

2) przesyłki wpływające w postaci naturalnych dokumentów elektronicznych;

3) naturalne dokumenty elektroniczne przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

4) metadane przesyłki wychodzącej, niezależnie od sposobu realizacji wysyłki.

8. Przed zakończeniem sprawy prowadzący sprawę sprawdza, czy:

1) papierowe elementy akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej w systemie EZD zostały przekazane do składu chronologicznego;

2) dokumentacja na informatycznych nośnikach danych została przekazana do składu informatycznych nośników danych;

3) dokumentacja elektroniczna została skompletowana w systemie EZD i uporządkowana zgodnie z § 55 ust. 4;

4) w sprawach prowadzonych w systemie papierowym lub w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy, przyporządkowanej do klasy z wykazu akt, prowadzonej w systemie papierowym, całość akt została zgromadzona w postaci papierowej w teczce aktowej i uporządkowana zgodnie z § 55 ust. 7.

9. Prowadzący sprawę w razie potrzeby dokonuje stosownych uzupełnień i poprawek w zakresie metadanych oraz akt sprawy.

Rozdział  7

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  48. 

1. Akceptacja projektów pism jest dokonywana w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa, wielostopniowa lub równoległa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na zaakceptowaniu pisma kolejno przez kilka wskazanych osób, z tym że osobą ostatecznie akceptującą pismo jest osoba upoważniona do podpisania pisma.

4. Akceptacja równoległa polega na akceptacji pisma przez wszystkie osoby wskazane w treści pisma bez względu na kolejność przekazania do akceptacji. Zaakceptowane przez wszystkich pismo zostaje przekazane do podpisu osobie podpisującej, a w przypadku gdy wymagają tego przepisy odrębne, wszyscy akceptujący podpisują pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący zwraca pismo odpowiedzialnemu za pismo, udzielając mu wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu, w tym w formie komentarza w systemie EZD;

2) ustnie, odnotowując w systemie EZD, że zmiany uzgodniono w rozmowie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD lub taka konieczność wynika ze sposobu załatwienia sprawy.

7. Akceptujący może samodzielnie dokonać poprawek i zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

8. Pisma wewnętrzne przekazywane w systemie EZD podlegają akceptacji w tym systemie i nie wymagają podpisywania ich podpisem elektronicznym, chyba że podpisywanie pism wewnętrznych wynika z odrębnych regulacji, w tym wewnętrznych zaleceń dyrektora izby albo naczelnika urzędu.

§  49. 

1. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą w zastępstwie osoby podpisującej, treść pieczątki, nadruku lub informacji umieszczanej przed podpisem poprzedza adnotacja zawierająca sformułowanie "w zastępstwie" lub jego skrót "wz." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby zastępowanej.

2. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez podpisującego, treść pieczątki, nadruku lub informacji umieszczanej przed podpisem poprzedza adnotacja zawierająca sformułowanie "z upoważnienia" lub jego skrót "z up." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby, która udzieliła upoważnienia.

§  50. 

1. W przypadku przesyłek przeznaczonych do wysyłki w postaci elektronicznej, bez względu na system wykonywania czynności kancelaryjnych w sprawie i sposób ich dokumentowania, podpisujący podpisuje pismo podpisem elektronicznym, chyba że przepisy odrębne wskazują inny sposób autoryzacji dokumentów.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, w sprawach prowadzonych elektronicznie przechowuje się w systemie EZD.

3. Jeżeli pismo podpisane podpisem elektronicznym, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym, prowadzący sprawę:

1) drukuje to pismo wraz z datą oraz z informacjami o akceptacjach i podpisie elektronicznym, stanowiącymi metadane pisma wychodzącego;

2) potwierdza własnoręcznym podpisem zgodność wydruku, o którym mowa w pkt 1, z dokumentem elektronicznym;

3) umieszcza na wydruku, o którym mowa w pkt 1, adnotację o fakcie wysłania przesyłki oraz sposobie i dacie wysłania albo drukuje z systemu EZD kartę obiegu pisma, którą dołącza do wydruku pisma;

4) włącza wydruk do akt sprawy.

§  51. 

1. Jeśli przepisy prawa wymagają wytworzenia dokumentu podpisanego podpisem odręcznym, podpisujący podpisuje podpisem odręcznym wydruk ostatecznie zaakceptowanej wersji elektronicznej pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci papierowej, bez uprzedniego opatrywania tego pisma podpisem elektronicznym.

2. Odwzorowanie cyfrowe pisma, o którym mowa w ust. 1, prowadzący sprawę włącza do składu, o którym mowa w § 25 ust. 1 pkt 3.

3. Pisma przeznaczone do podpisania podpisem odręcznym sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym jeden z nich stanowi egzemplarz ad acta, który jest:

1) przechowywany w składzie chronologicznym, o którym mowa w § 25 ust. 1 pkt 3 - w przypadku sprawy prowadzonej elektronicznie;

2) włączany przez prowadzącego sprawę do akt sprawy wraz z adnotacją o fakcie wysłania przesyłki, sposobie i dacie wysłania oraz UNP albo włączany przez prowadzącego sprawę do akt sprawy wraz z wydrukiem karty obiegu pisma z systemu EZD - w przypadku sprawy prowadzonej w systemie papierowym.

§  52. 

1. W przypadku pism wydanych w formie dokumentu elektronicznego, które zostały opatrzone podpisem elektronicznym, wysyłka pisma może polegać na doręczeniu wydruku pisma odzwierciedlającego treść tego pisma, o ile przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk pisma zawiera:

1) informację, że pismo zostało wydane w formie dokumentu elektronicznego i podpisane podpisem elektronicznym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała;

2) identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny.

2. Prowadzący sprawę drukuje pismo, o którym mowa w ust. 1, wraz z datą oraz informacjami o podpisie elektronicznym, chyba że inny sposób dostarczenia dokumentu wynika z odrębnych regulacji.

3. Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, stanowi część akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym, to prowadzący sprawę wykonuje czynności, o których mowa w § 50 ust. 3.

§  53. 

1. Przesyłki wychodzące z izby albo urzędu są doręczane adresatom:

1) za pośrednictwem operatora pocztowego;

2) w odpowiednim systemie teleinformatycznym lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

3) bezpośrednio adresatowi lub osobie uprawnionej.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej, po podpisaniu podpisem elektronicznym, są wysyłane z systemu EZD przez prowadzącego sprawę lub osobę uprawnioną. Prowadzący sprawę lub osoba uprawniona wskazuje w systemie EZD adres odbiorcy pisma oraz określa sposób wysyłki.

3. W przypadku gdy na podstawie odrębnych przepisów skuteczność doręczenia jest uzależniona od potwierdzenia przez adresata UPO, a system teleinformatyczny go nie wytworzył albo wytworzył informację o niepotwierdzeniu go przez adresata w wymaganym terminie, przesyłkę wysyła się ponownie.

4. Prowadzący sprawę lub osoba uprawniona do wysyłki korespondencji odzwierciedlają w systemie EZD fakt wysłania korespondencji elektronicznie, jeżeli taka informacja nie jest dodawana w systemie EZD w sposób automatyczny.

5. Jeżeli system teleinformatyczny, za którego pośrednictwem doręcza się przesyłki elektroniczne, umożliwia wytworzenie poświadczenia odbioru, to wytworzone poświadczenie odbioru dołącza się do akt sprawy, której dotyczy przesyłka, jeżeli takie poświadczenie nie jest dodawane w systemie EZD w sposób automatyczny.

6. W przypadku przesyłek wychodzących w postaci papierowej, prowadzący sprawę przygotowuje odpowiednio zaadresowane koperty lub inne opakowania przesyłek, a w przypadku przesyłek wysyłanych za potwierdzeniem odbioru - także zwrotne potwierdzenia odbioru i dostarcza je do punktu kancelaryjnego.

7. Jeżeli jest to uzasadnione organizacją pracy, dyrektor izby albo naczelnik urzędu wskazuje inne osoby odpowiedzialne za wykonywanie zadań wskazanych w ust. 6.

8. Prawidłowo przygotowana koperta lub inne opakowanie przesyłki zawiera dane adresata oraz nadawcy, UNP pisma oraz znak sprawy lub pisma.

9. W przypadku gdy przesyłka jest przewidziana do nadania za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, prowadzący sprawę lub osoba odpowiedzialna wskazana zgodnie z ust. 7, wypełnia odpowiedni druk pocztowy przez umieszczenie w tym formularzu wszystkich informacji, które są niezbędne operatorowi pocztowemu do dostarczenia przesyłki do nadawcy oraz umieszcza inne dane niezbędne do wprowadzenia zwrotnego potwierdzenia odbioru do systemu EZD.

10. Dowodem nadania przesyłki jest informacja o jej wysłaniu dostępna bezpośrednio w systemie EZD.

11. Na wyraźne żądanie prowadzącego sprawę punkt kancelaryjny udostępnia informacje potrzebne do ustalenia numeru nadawczego przesyłki.

§  54. 

1. Prowadzony w izbie albo urzędzie rejestr wysłanych przesyłek zawiera w szczególności:

1) informację o sposobie doręczenia przesyłki (typ przesyłki);

2) datę przekazania do wysyłania;

3) adresata;

4) oznaczenie pisma.

2. Rejestr wysłanych przesyłek prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących, zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1 oraz datę wydruku na każdej stronie;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  8

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  55. 

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego jest uprzednio porządkowana przez prowadzącego sprawę.

2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w rozdziale 9, kierujący komórką organizacyjną może wyznaczyć pracownika innego niż prowadzący sprawę odpowiedzialnego za uporządkowanie dokumentacji podlegającej przekazaniu do archiwum zakładowego.

3. Archiwista ma prawo odmówić przyjęcia dokumentacji nieprawidłowo uporządkowanej. O przyczynie odmowy przyjęcia dokumentacji na stan archiwum archiwista informuje kierującego komórką organizacyjną, z której przekazywana jest dokumentacja.

4. Uporządkowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, ze szczególnym uwzględnieniem tematu sprawy oraz opisu pisma;

5) sprawdzeniu, czy przy każdej zakończonej sprawie odnotowano w systemie EZD informację o zakończeniu sprawy.

5. Uporządkowanie informatycznych nośników danych przekazywanych ze składów informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu ich w układzie określonym w § 30 ust. 1;

2) umieszczeniu ich w pudłach;

3) opisaniu pudeł kolejno następującymi informacjami na środku u góry odpowiednio każdego pudła:

a) pełną nazwą izby albo urzędu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład informatycznych nośników danych,

b) informacją, z jakiego składu informatycznych nośników danych pochodzi dokumentacja,

c) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD informatycznych nośników danych znajdujących się w pudle,

d) skrajnymi UNP, o których mowa w § 30 ust. 2.

6. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie określonym w § 30 ust. 1;

2) umieszczeniu jej w pudłach;

3) opisaniu pudeł lub paczek kolejno następującymi informacjami na środku u góry odpowiednio każdego pudła lub każdej paczki:

a) pełną nazwą izby albo urzędu oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny,

b) informacją, z jakiego składu chronologicznego pochodzi dokumentacja,

c) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle,

d) skrajnymi UNP, o których mowa w § 30 ust. 2.

7. Uporządkowanie dokumentacji akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym oraz dokumentacji nietworzącej akt sprawy, przyporządkowanej do klasy końcowej z wykazu akt, prowadzonej w systemie papierowym, polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek aktowych w kolejności spisu spraw, a w sprawie - chronologicznie, począwszy od pierwszego pisma w pierwszej sprawie na górze teczki, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) ułożeniu dokumentów chronologicznie w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy,

c) wyjęciu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

d) odłożeniu spisów spraw do teczek aktowych,

e) dopuszcza się włączenie wykazu dokumentów do dokumentacji nietworzącej akt spraw,

f) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych, w szczególności spinaczy, zszywek, wąsów lub koszulek,

g) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, to teczkę dzieli się na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

h) umieszczeniu dokumentacji stanowiącej akta osobowe w teczkach w sposób, o którym mowa w lit. g, lub w kopertach,

i) ponumerowaniu zapisanych stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu, przy czym liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki, używając sformułowania: "Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]",

j) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

k) opisaniu teczek zgodnie z § 56,

l) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt, a w ramach poszczególnych symboli klasyfikacyjnych chronologicznie, odrębnie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) ułożeniu wewnątrz teczek aktowych spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw,

b) wyjęciu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

c) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

d) odłożeniu spisów spraw do teczek aktowych,

e) dopuszcza się włączenie wykazu dokumentów do dokumentacji nietworzącej akt spraw,

f) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby - w pudłach,

g) opisaniu teczek zgodnie z § 56,

h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt, a w ramach poszczególnych symboli klasyfikacyjnych - chronologicznie.

§  56. 

1. Każdą zakończoną teczkę aktową, zawierającą dokumentację, należy opisać.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z:

1) w odniesieniu do dokumentacji wytworzonej:

a) w izbie - pełnej nazwy izby i pełnej nazwy komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumentację,

b) w urzędzie - pełnej nazwy izby, pełnej nazwy urzędu i pełnej nazwy komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumentację

- umieszczonych na środku u góry okładki;

2) znaku teczki, czyli oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 40 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i w razie potrzeby opisu wydzielonej grupy spraw oraz informacji o rodzaju dokumentacji, w szczególności określenia wniosek, faktura, skarga, nota księgowa, umowa, opinia lub notatka - na środku okładki;

5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;

6) rocznych dat skrajnych;

7) numeru tomu, jeżeli akta spraw lub dokumentacja nietworząca akt sprawy, przyporządkowana do tej samej klasy z wykazu akt, w danym roku obejmuje kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 44:

1) w pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których zostały przyporządkowane akta umieszczone w teczce;

2) w pkt 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą, w szczególności wskazanie imienia i nazwiska pracownika w przypadku akt osobowych;

3) w pkt 7 - zamiast części znaku teczki, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy, a tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§ 57. Do dokumentacji w postaci papierowej przekazywanej do archiwum zakładowego dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności:

1) rejestry;

2) ewidencje;

3) kartoteki;

4) skorowidze.

§  58. 

1. Dla dokumentacji elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

2. Dla dokumentacji elektronicznej w systemach dziedzinowych i wspierających, funkcję archiwum zakładowego pełni ten system albo moduł archiwum w systemie EZD, o ile rozwiązania techniczne przyjęte w tych systemach pozwalają na taką archiwizację. W innych przypadkach obowiązują zasady przyjęte przy archiwizacji dokumentacji w postaci papierowej wytworzonej poza systemem EZD.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw finansów publicznych odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru nad realizacją zadania centralnego w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją w Krajowej Administracji Skarbowej wskaże izbę, która będzie odpowiedzialna za nadzór nad realizacją funkcji archiwum zakładowego, o którym mowa w ust. 2, w odniesieniu do dokumentów i spraw elektronicznych wytwarzanych automatycznie.

4. Dokumentację spraw zakończonych prowadzonych w postaci elektronicznej w systemie EZD oraz dokumentację nietworzącą akt sprawy, przyporządkowaną do klasy z wykazu akt, prowadzonej w postaci elektronicznej w systemie EZD, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona albo w którym dokumentacja nietworząca akt sprawy została przypisana do klasy z wykazu akt.

5. W odniesieniu do spraw prowadzonych w postaci elektronicznej w systemie EZD przekazaniu do archiwum zakładowego podlegają poszczególne sprawy z tej samej klasy z wykazu akt, które zostały zakończone w okresie, o którym mowa w ust. 4.

6. Przyjęcie dokumentacji w systemie EZD na stan archiwum oznacza przejęcie przez archiwistę uprawnień umożliwiających:

1) udostępnianie dokumentacji tworzącej akta spraw oraz nietworzącej akt sprawy;

2) przeprowadzanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) uzupełnianie metadanych, jeżeli jest taka potrzeba;

4) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.

7. Przejęcie uprawnień, o których mowa w ust. 6, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4.

8. System EZD odnotowuje w sposób automatyczny datę przejęcia uprawnień, o których mowa w ust. 6.

9. Po przejęciu uprawnień, o których mowa w ust. 6, komórka organizacyjna, która wytworzyła dokumentację, zachowuje dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, przy czym jest to dostęp jedynie do odczytu bez możliwości edytowania tej dokumentacji oraz bez możliwości udostępniania jej innym komórkom.

10. Funkcję ewidencji dla spraw prowadzonych w postaci elektronicznej w systemie EZD spełnia raport wygenerowany z systemu EZD.

§  59. 

1. Dokumentacja zgromadzona w składzie informatycznych nośników danych, włączona do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, jest kwalifikowana do kategorii Bc i jest brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej, po uprzednim uzgodnieniu z prowadzącym sprawę, której elementem jest ta dokumentacja. Uzgodnienie sporządza się w formie protokołu podpisanego przez kierującego komórką organizacyjną, w której prowadzona jest sprawa, kierującego Kancelarią Główną i archiwistę.

2. Dokumentację zgromadzoną w składzie informatycznych nośników danych, która nie została włączona do systemu EZD ani systemów dziedzinowych, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór informatycznych nośników danych w składzie informatycznych nośników danych.

3. Informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

4. Ewidencja informatycznych nośników danych zawiera:

1) dla całej ewidencji:

a) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która przekazuje informatyczne nośniki danych zawierające dokumentacje gromadzoną w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która przekazuje informatyczne nośniki danych zawierające dokumentacje gromadzoną w urzędzie,

b) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację w urzędzie,

c) informację, z jakiego składu informatycznych nośników danych pochodzą informatyczne nośniki danych,

d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował ewidencję,

e) imię, nazwisko i podpis kierującego komórką organizacyjną odpowiadającą za skład informatycznych nośników danych,

f) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego informatyczne nośniki danych,

g) datę przekazania,

h) rozmiar lub liczbę dokumentów umieszczonych na informatycznym nośniku danych oraz liczbę przekazywanych informatycznych nośników danych;

2) dla każdej pozycji w ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie rodzaju informatycznego nośnika danych,

c) oznaczenie kancelaryjne, czyli znak akt lub znak sprawy, z którym powiązany jest informatyczny nośnik danych,

d) numer seryjny informatycznego nośnika danych, jeżeli występuje i można go odczytać bez użycia specjalistycznych programów,

e) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

f) datę zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego,

g) miejsce na ewentualne uwagi.

5. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. f i g oraz pkt 2 lit. e i f, uzupełnia archiwista.

§  60. 

1. Przesyłki papierowe, zgromadzone w składach chronologicznych, po upływie nie dłużej niż dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór przesyłek w składzie chronologicznym, przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie ewidencji zawierającej co najmniej:

1) dla całej ewidencji:

a) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która przekazuje dokumentację gromadzoną w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która przekazuje dokumentację gromadzoną w urzędzie,

b) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację w urzędzie,

c) informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,

d) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował ewidencję,

e) imię, nazwisko i podpis kierującego komórką organizacyjną odpowiadającą za skład chronologiczny,

f) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

g) datę przekazania,

h) liczbę metrów bieżących przekazywanej dokumentacji;

2) dla każdej pozycji w ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) UNP,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce,

d) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

e) datę zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego,

f) miejsce na ewentualne uwagi.

2. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. f i g oraz pkt 2 lit. d i e, uzupełnia archiwista.

§  61. 

1. W przypadku dokumentacji stanowiącej część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym oraz dokumentacji nietworzącej akt spraw, przyporządkowanej do klasy z wykazu akt, prowadzonej w systemie papierowym, teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona albo w którym dokumentacja nietworząca akt sprawy została przypisana do klasy z wykazu akt. Jeżeli dokumentacja podlegająca przekazaniu jest niezbędna do bieżącej pracy komórki organizacyjnej, to komórka organizacyjna może, po uprzednim przekazaniu dokumentacji do archiwum zakładowego, wypożyczyć tę dokumentację z archiwum zakładowego.

2. Dokumentację w systemie EZD oraz poza systemem EZD, będącą częścią akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, przekazuje się archiwiście zgodnie z § 55, z wykorzystaniem modułu archiwum w systemie EZD.

3. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie ewidencji zawierającej co najmniej:

1) dla całej ewidencji:

a) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, przekazującej dokumentację gromadzoną w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, przekazującej dokumentację gromadzoną w urzędzie,

b) pełną nazwę izby i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentacje w izbie, albo pełną nazwę izby, pełną nazwę urzędu i pełną nazwę komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację w urzędzie,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika przekazującego dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis kierującego komórką organizacyjną przekazującą dokumentację,

e) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,

f) datę przekazania,

g) liczbę metrów bieżących przekazywanej dokumentacji lub liczbę teczek;

2) dla każdej pozycji w ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) znak teczki, czyli oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w:

– § 40 ust. 5 - dodatkowo numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór,

– § 44 pkt 7 - pełny znak sprawy,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji, w szczególności określenia pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia lub notatka, a w przypadku o którym mowa w:

– § 40 ust. 5 - opisu wydzielonej grupy spraw,

– § 44 pkt 5 - nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw,

– § 44 pkt 7 - tytuł sprawy,

d) roczne daty skrajne,

e) liczbę tomów w obrębie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt przekazanych w danej pozycji ewidencji,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej,

g) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

h) datę zniszczenia lub przekazania dokumentacji do właściwego archiwum państwowego,

i) miejsce na ewentualne uwagi.

4. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. e i f oraz pkt 2 lit. g i h, uzupełnia archiwista.

5. Ewidencję dla spraw prowadzonych w systemie papierowym oraz dokumentacji nietworzącej akt sprawy, przyporządkowanej do klasy z wykazu akt, prowadzonej w systemie papierowym, sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

6. Uwzględniając odrębność ewidencji, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielną ewidencję dla szczególnych rodzajów dokumentacji, w szczególności dokumentacji technicznej, audiowizualnej lub osobowej, jeżeli:

1) wynika to z potrzeb izby lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego;

2) dane wymienione w ust. 3 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

7. Ewidencja jest sporządzana w postaci elektronicznej albo papierowej, w zależności od sposobu przyjętego w izbie.

8. Pozycje w ewidencji układa się chronologicznie według daty założenia teczki aktowej, a następnie według kolejności symboli klasyfikacyjnych w ramach wykazu akt.

9. Przekazanie ewidencji w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym albo

2) na opisanym informatycznym nośniku danych.

10. Jeżeli ze względów technicznych nie jest możliwe wykorzystanie narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, ewidencję w postaci papierowej sporządza się:

1) w czterech egzemplarzach - dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach - dla dokumentacji niearchiwalnej.

11. Archiwum zakładowe może wymagać przekazania dodatkowo, oprócz ewidencji w postaci papierowej, także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania tej ewidencji.

§  62. 

1. Archiwum zakładowe zwraca jeden egzemplarz ewidencji, o której mowa w § 61 ust. 10, komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację. Informacje z ewidencji są podstawą do udostępnia dokumentacji z archiwum zakładowego.

2. Za gromadzenie ewidencji dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego odpowiada kierujący komórką organizacyjną.

§ 63. Brakowanie dokumentacji może być przeprowadzone wyłącznie przez archiwum zakładowe lub - w przypadku dokumentacji kategorii Bc - przez daną komórkę organizacyjną w porozumieniu z archiwistą, zgodnie z przepisami instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego i innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Rozdział  9

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności izby albo urzędu, ich reorganizacji, zmian struktury organizacyjnej oraz w związku ze zmianami o charakterze kadrowym

§  64. 

1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności izby lub jej reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej izby, dyrektor izby podlegającej likwidacji lub reorganizacji zawiadamia o tym dyrektora właściwego archiwum państwowego, uzgadniając zasady przekazania dokumentacji do archiwum państwowego.

2. Przez reorganizację izby, nieprowadzącą do powstania nowej izby, rozumie się likwidację, łączenie albo utworzenie urzędu lub komórki organizacyjnej izby, niebędącej urzędem oraz łączenie, przejmowanie lub podział zadań, o ile jest to związane ze zmianą kodu urzędu lub symbolu komórki organizacyjnej wskazanej w regulaminie organizacyjnym izby.

3. Przez reorganizację urzędu rozumie się reorganizację komórki organizacyjnej wskazanej w regulaminie organizacyjnym urzędu oraz łączenie, przejmowanie lub podział zadań, o ile jest to związane ze zmianą symbolu komórki organizacyjnej wskazanej w regulaminie organizacyjnym urzędu.

4. W przypadku ustania działalności izby jej zadania są przekazywane do innej izby lub izb, przy czym:

1) akta spraw niezakończonych, dokumentację nietworzącą akt sprawy przypisaną do wykazu akt w roku, w którym następuje likwidacja oraz pisma nieprzypisane do spraw wyznaczona izba przejmuje protokolarnie;

2) akta spraw zakończonych oraz pisma nietworzące akt sprawy nieprzekazane do archiwum zakładowego w latach poprzedzających likwidację, izba likwidowana przekazuje do archiwum zakładowego;

3) archiwum zakładowe izby likwidowanej przejmuje inna izba.

5. W przypadku reorganizacji izby, nieprowadzącej do powstania nowej izby oraz reorganizacji urzędu, komórki objęte reorganizacją:

1) akta spraw niezakończonych oraz dokumentację nietworzącą akt sprawy przypisaną do wykazu akt w roku, w którym następuje reorganizacja, przekazują z wykorzystaniem systemu EZD do właściwej komórki organizacyjnej izby, w tym urzędu, przy czym dokumentację prowadzoną w systemie papierowym dodatkowo przekazują protokolarnie;

2) akta spraw zakończonych oraz pisma nietworzące akt sprawy, nieprzekazane do archiwum zakładowego w latach poprzedzających reorganizację, przekazują do archiwum zakładowego.

6. Protokolarne przyjęcie dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1 i ust. 5 pkt 1, jest odnotowywane w odpowiednich spisach spraw, a wyciągi tych spisów, obejmujące przekazywaną dokumentację, załącza się do protokołu, przy czym jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do archiwum zakładowego.

7. Urząd lub komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, rejestruje te sprawy ponownie, zgodnie z § 45 ust. 3-6.

8. Urząd lub komórka organizacyjna podlegająca reorganizacji niezwłocznie przekazuje uporządkowane akta spraw zakończonych oraz dokumentację nietworzącą akt sprawy do archiwum zakładowego. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku przez urząd lub komórkę organizacyjną podlegającą reorganizacji, dyrektor izby wskazuje urząd lub komórkę odpowiedzialną za uporządkowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.

9. Dokumentacja przechowywana w składach chronologicznych oraz informatyczne nośniki danych przechowywane w składach informatycznych nośników danych są przekazywane w ślad za dokumentacją przekazywaną w trakcie reorganizacji i podlegają ponownej rejestracji w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych, o ile system EZD nie dokona tego automatycznie.

10. Dokumentacja spraw zakończonych jest przekazywana do archiwum zakładowego w trybie i na zasadach, o których mowa w rozdziale 8.

§  65. 

1. Zakończenie świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienie pracownika do innej komórki organizacyjnej, które nie jest związane z reorganizacją komórki organizacyjnej, w której był zatrudniony, nie powoduje:

1) skrócenia okresu przechowywania akt spraw zakończonych oraz dokumentacji nietworzącej akt sprawy, przyporządkowanej do klasy z wykazu akt;

2) konieczności dokonania archiwizacji akt spraw prowadzonych przez tego pracownika oraz dokumentacji nietworzącej akt sprawy, przyporządkowanej do klasy z wykazu akt.

2. Pracownik przed zakończeniem stosunku pracy lub przeniesieniem do pracy w innej komórce organizacyjnej wykonuje następujące czynności:

1) zwraca wypożyczoną dokumentację odpowiednio do składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych;

2) zwraca wypożyczone akta do archiwum zakładowego, przy czym jeżeli nie ma możliwości zwrotu akt, kierujący komórką organizacyjną wyznacza nowego pracownika odpowiedzialnego za akta, a na wniosku o udostepnienie akt nanosi się stosowną adnotację;

3) porządkuje dokumentację elektroniczną, w tym uzupełnia metadane w systemie EZD zgodnie z § 55 ust. 4 pkt 4, a w przypadku spraw prowadzonych w systemie papierowym dodatkowo porządkuje teczki aktowe zawierające sprawy, które prowadził, zgodnie z § 55 ust. 7;

4) przekazuje kierującemu komórką organizacyjną lub osobie przez niego wskazanej akta spraw w postaci elektronicznej w systemie EZD z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami sprawy, o ile wymienione sprawy nie są dostępne również z poziomu kierującego komórką organizacyjną;

5) przekazuje kierującemu komórką organizacyjną lub osobie przez niego wskazanej protokolarnie akta spraw prowadzonych w systemie papierowym oraz znajdującą się w jego posiadaniu dokumentację nietworzącą akt sprawy przyporządkowaną do klasy z wykazu akt, prowadzoną w systemie papierowym.

Rozdział  10

Postępowanie z dokumentacją w przypadku przerwy w działaniu systemu EZD lub niemożności jego użytkowania

§  66. 

1. W przypadku wystąpienia:

1) okoliczności skutkujących przerwą w działaniu systemu EZD potwierdzonych oficjalnym komunikatem,

2) ważnych przyczyn technicznych, uniemożliwiających użytkowanie systemu EZD w istotnym zakresie jego funkcjonalności w izbie albo urzędzie lub niektórych komórkach organizacyjnych

- podejmuje się działania zgodne z zasadami określonymi w wewnętrznych regulacjach określonych przez dyrektora izby.

2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1, dyrektor izby może podjąć decyzję o wysyłce sporządzonych w postaci elektronicznej dokumentów:

1) wewnętrznych - za pomocą poczty elektronicznej;

2) wychodzących - na dostępne adresy ESP za pomocą dostępnych kanałów wysyłki, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego przewidują inny sposób wysyłki dokumentów.

Załącznik Nr  1

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarno-białe)	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy, format A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	>50%
teksty drukowane -czarno-białe, format mniej szy niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi - w zależności od tego, która zastosowana rozdzielczość da lepszą jakość	1 bit	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy, format mniejszy niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi - w zależności od tego, która zastosowana rozdzielczość da lepszą jakość	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)	200 dpi	dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	>50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	>50%

^*) Kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, w szczególności gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a

jedynie nagłówki, stopki, pieczątki lub podpisy są w innym kolorze.

^**) Kolor ma znaczenie, w szczególności gdy fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem lub tekst zawiera kolorowe rysunki.

Załącznik Nr  2

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym:			tak
1a	NIP	wartość liczbowa podlegająca walidacji	opcjonalne	nie
1b	PESEL	wartość liczbowa podlegająca walidacji	opcjonalne	nie
1c	nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli określono 1a, opcjonalnie, gdy 1a i 1b jest puste	nie
1d	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli określono 1b opcjonalne, gdy 1a i 1b jest puste	nie
2	Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, w tym:			nie
2a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
2b	miejscowość (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
2c	ulica (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2d	budynek (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2e	lokal (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
2f	skrytka pocztowa (numer skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
2g	kraj	tekst	wymagane	nie
2h	adres poczty elektronicznej	tekst	opcjonalne	tak
2i	adres środka komunikacji elektronicznej, z wyłączeniem adresu poczty elektronicznej	tekst	opcjonalne	nie
3	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
4	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
5	Data wpływu przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia	wymagane	nie
6	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
7	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka)	tekst	opcjonalne	tak
8	Nadany automatycznie unikalny identyfikator dokumentu w całym systemie EZD (UNP)	tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik	wymagane	nie
9	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
10	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości:	wymagane	nie
		"publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny"
11	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
12	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
13	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (w szczególności skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)	tekst	opcjonalne	tak
14	Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
15	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza)	tekst	opcjonalne	nie
16	Znak nadany przesyłce przez nadawcę	tekst	wymagane, jeżeli jest	nie

B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść przesyłki, w tym:			tak
1a	imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD, w szczególności przygotowania projektu pisma, o którym mowa w § 46 ust. 1, lub akceptacji pisma, o której mowa w § 48	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w pkt 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Oznaczenie adresata, w tym:			tak
2a	NIP	wartość liczbowa podlegająca walidacji	opcjonalne	nie
2b	PESEL	wartość liczbowa podlegająca walidacji	opcjonalne	nie
2c	nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli określono 2a, opcjonalne, gdy 2a i 2b jest puste	nie
2d	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli określono 2b, opcjonalne, gdy 2a i 2b jest puste	nie
3	Adres adresata, o którym mowa w pkt 2, w tym:			nie
3a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
3b	miejscowość (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	wymagane	nie
3c	ulica (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3d	budynek (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3e	lokal (odpowiednik cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne)	tekst	opcjonalne	nie
3f	skrytka pocztowa (numer skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
3g	kraj	tekst	wymagane	nie
3h	adres poczty elektronicznej	tekst	opcjonalne	tak
3i	adres środka komunikacji elektronicznej, z wyłączeniem adresu poczty elektronicznej	tekst	opcjonalne	nie
4	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana	wymagane	nie
5	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia; dopuszcza się podanie niepełnej daty, na przykład tylko "RRRR" albo "RRRR- MM", jeżeli dokładna data nie jest znana	opcjonalne	nie
6	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka)	tekst	opcjonalne	tak
7	Nadany automatycznie unikalny identyfikator dokumentu w całym systemie EZD (UNP)	tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik	wymagane	nie
8	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
9	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: "publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny"	wymagane	nie
10	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
11	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
12	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki	tekst	opcjonalne	tak
13	Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie
14	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (w szczególności list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza)	tekst	wymagane	nie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść:			tak
1a	imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD, w szczególności przygotowania projektu pisma, o którym mowa w § 46 ust. 1, przygotowania notatki, opinii lub stanowiska, o których mowa w § 8 ust. 2, lub akceptacji pisma, o której mowa w § 48	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w pkt 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (w szczególności pismo, notatka, opinia, prezentacja)	tekst	opcjonalne	tak
4	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu (UNP)	tekst bez spacji i znaków specjalnych, takich jak: (\) - ukośnik lewy, (/) - ukośnik prawy, (*) - gwiazdka, (?) - znak zapytania, (:) - dwukropek, (=) - znak równości, (,) - przecinek, (;) - średnik	wymagane	nie
5	Opis pisma - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (w szczególności sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości:	wymagane	nie
		"publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny"
7	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
8	Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi- type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych, "Dataset" - uporządkowany zbiór danych, "Movingimage" - obraz ruchomy, "PhysicalObject" - obiekt fizyczny, "Software" - oprogramowanie, "Sound" - dźwięk, "Stillimage" - obraz nieruchomy, "Text" - tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitka fotograficzna tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę

(zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść:			tak
1a	imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1a	tak
2	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR-MM- DDThh:mm:ss, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, "DD" to dwie cyfry dnia, "hh" to dwie cyfry godziny, "mm" to dwie cyfry minut, a "ss" to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)	data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie "RRRR" to cztery cyfry roku, "MM" to dwie cyfry arabskie miesiąca, a "DD" to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
4	Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)	zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (w szczególności przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
6	Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)	możliwe wartości: "publiczny - dostępny w całości", "publiczny - dostępny częściowo", "niepubliczny"	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
7	Format	ustalona wartość:	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której	nie
		"Multipart/Header-Set"	mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej
8	Typ (według Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type- vocabulary/ zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	ustalona wartość: "Collection" - nieuporządkowany zbiór danych	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
9	Opis	Tekst	opcjonalny	nie

* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

W IZBACH ADMINISTRACJI SKARBOWEJ

Spis treści

Rozdział 1 Przepisy ogólne

Rozdział 2 Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego

Rozdział 4 Lokal archiwum zakładowego

Rozdział 5 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji

Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum i porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

Rozdział 9 Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

Rozdział 10 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu właściwego archiwum państwowego

Rozdział 12 Sprawozdawczość archiwum zakładowego

Załącznik do instrukcji archiwalnej - Warunki wilgotności i temperatury w magazynach archiwum zakładowego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego izb administracji skarbowej, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego oraz postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

archiwum zakładowe	komórkę organizacyjną funkcjonującą w izbie administracji skarbowej, zajmującą się dokumentacją prowadzoną w postaci papierowej oraz dokumentacją elektroniczną w szczególności w zakresie gromadzenia, ewidencjonowania, czasowego przechowywania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
dyrektor	dyrektora izby administracji skarbowej;
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją	system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego;
informatyczny nośnik danych	materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej;
kierownik komórki organizacyjnej	osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą jednoosobowe stanowisko pracy;
komórka organizacyjna	wydzieloną organizacyjnie część izby administracji skarbowej, urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego, w tym wydział, oddział, dział, referat, jednoosobowe i wieloosobowe stanowisko pracy, sekcję;
pracownik archiwum zakładowego	pracownik komórki organizacyjnej realizującej zadania archiwum zakładowego, w tym kierujący archiwum zakładowym
skład chronologiczny	uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
skład informatycznych nośników danych	uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej, przychodzącą i powstającą w związku z załatwianiem spraw przez izbę administracji skarbowej, urząd skarbowy albo urząd celno-skarbowy;
system EZD	system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją;
system dziedzinowy	system teleinformatyczny wskazany do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
teczka aktowa	materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
właściwe archiwum państwowe	archiwum państwowe właściwe miejscowo dla izby administracji skarbowej albo archiwum państwowe wskazane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

§  3. 

1. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje:

1) materiały archiwalne (akta kategorii A) - z komórek organizacyjnych izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych oraz urzędów celno-skarbowych;

2) dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) - z komórek organizacyjnych izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych oraz urzędów celno-skarbowych;

3) dokumentację odziedziczoną przez izbę administracji skarbowej.

2. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w nim przechowywana jest zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

3. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są jednolite rzeczowe wykazy akt, obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

4. Zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji może dokonać dyrektor właściwego archiwum państwowego.

§  4. 

1. Do obsługi dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, zwane dalej "formą papierową":, wykorzystuje się system EZD, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do zasobu właściwego archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;

6) udostępniania informacji o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Środki ewidencyjne archiwum zakładowego dla dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji prowadzonej w formie papierowej, prowadzone są w systemie EZD.

Rozdział  2

Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

§  5. 

1. W izbie administracji skarbowej działa jedno archiwum zakładowe usytuowane w strukturze organizacyjnej izby administracji skarbowej.

2. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej obsługiwanej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD.

3. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie dziedzinowym funkcję archiwum zakładowego spełnia ten system.

§ 6. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji uporządkowanej na podstawie przepisów Instrukcji kancelaryjnej izb administracji skarbowej, urzędów skarbowych oraz urzędów celno-skarbowych, zwanej dalej "instrukcją kancelaryjną":

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) w postaci papierowej ze składów chronologicznych,

c) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składach informatycznych nośników danych;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia spraw w komórce organizacyjnej;

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwania w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń czy określonej problematyki;

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w komisyjnym jej brakowaniu i niszczeniu, po uprzednim uzyskaniu zgody z właściwego archiwum państwowego;

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do zasobu właściwego archiwum państwowego;

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

11) udzielanie instruktażu komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD, czy poza nim.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  7. 

1. Kierujący archiwum zakładowym odpowiedzialny jest za realizację zadań, o których mowa w § 6, w archiwum zakładowym.

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań, o których mowa w § 6, w archiwum zakładowym.

3. Funkcji kierującego archiwum zakładowym nie powierza się pracownikowi izby administracji skarbowej, realizującemu sprawy z zakresu informatyki oraz sprawującemu nadzór techniczny nad systemem EZD.

4. Pracownicy archiwum zakładowego powinni posiadać wykształcenie w dziedzinie archiwistyki lub ukończyć kurs kancelaryjno-archiwalny co najmniej I stopnia.

§ 8. W przypadku zmiany na stanowisku kierującego archiwum zakładowym, przekazanie archiwum zakładowego nowemu kierującemu archiwum zakładowym odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal archiwum zakładowego

§  9. 

1. Na lokal archiwum zakładowego składają się pomieszczenia pełniące funkcję magazynów, w których przechowuje się dokumentację oraz pomieszczenia biurowe, umożliwiające pracę pracownikom archiwum zakładowego i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji dyrektora dopuszcza się zorganizowanie pomieszczenia biurowego oraz pomieszczenia umożliwiającego korzystanie z dokumentacji na miejscu, w pomieszczeniach pełniących funkcję magazynów, jeśli posiadają one okna.

§ 10. Magazyny archiwum zakładowego powinny zabezpieczać przechowywaną w nich dokumentację w postaci nieelektronicznej przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności magazyny te powinny:

1) być usytuowane w pomieszczeniach składających się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności;

2) być suche, zapewniać właściwą temperaturę i wilgotność powietrza w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem poprzez co najmniej wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;

5) być zabezpieczone przed pożarem poprzez co najmniej system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych poprzez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przekładania części dokumentacji, w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  11. 

1. Magazyny archiwum zakładowego wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne, zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi nie mniejszym niż 75 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;

4) podręczny sprzęt gaśniczy;

5) schemat topograficzny rozmieszczenia dokumentacji, umieszczony w widocznym miejscu.

2. Numerowanie regałów, o których mowa w ust.1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej numeracji regałom i półkom w obrębie regału.

3. W magazynach archiwum zakładowego:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródła światła sztucznego należy używać oświetlenia o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) posadzka powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości, w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna;

6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w załączniku do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu;

8) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 12. Przebywanie w magazynie archiwum zakładowego jest możliwe tylko w obecności pracownika archiwum zakładowego lub osoby upoważnionej przez dyrektora.

Rozdział  5

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  13. 

1. Dokumentacja uporządkowana przez prowadzącego sprawę jest przekazywana do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według terminarza ustalonego przez kierującego archiwum zakładowym, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

3. Przekazanie dokumentacji uporządkowanej przez prowadzącego sprawę odbywa się w systemie EZD, a w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie papierowej oraz składów chronologicznych, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Przed przekazaniem dokumentacji do archiwum zakładowego prowadzący sprawę lub osoba wyznaczona przez kierownika komórki organizacyjnej przegląda i w razie konieczności ponownie porządkuje dokumentację.

§ 14. Pracownik archiwum zakładowego odmawia przyjęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

Rozdział  6

Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji

§  15. 

1. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami informatycznymi do prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym, pracownik archiwum zakładowego kolejno:

1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) pełną nazwę izby administracji skarbowej, urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) pełną nazwę izby administracji skarbowej, urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego i komórki organizacyjnej wytwarzającej dokumentację,

e) nazwę izby administracji skarbowej, urzędu skarbowego, urzędu celno-skarbowego i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

f) liczbę pozycji w spisie,

g) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów;

3) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

4) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;

5) nanosi w lewym dolnym rogu teczki aktowej sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 16 ust. 2.

§  16. 

1. W archiwum zakładowym prowadzi się jeden wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.

2. W archiwum zakładowym prowadzi się dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji prowadzonej w formie papierowej:

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

3. Czwarty egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych otrzymuje właściwe archiwum państwowe.

4. Przepisów ust. 2 pkt 1-2 i ust. 3 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 ust. 1.

§  17. 

1. Przy przekazywaniu do archiwum zakładowego informatycznych nośników danych, których zawartość nie została przeniesiona do systemu EZD należy utworzyć kopie ich zawartości na aktualnie stosowanym w izbie administracji skarbowej typie nośnika elektronicznego. Kopia powinna być przechowywana w sposób umożliwiający jej szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

2. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

3 3  W przypadku, gdy uszkodzenie uniemożliwia wykonanie kopii zawartości nośnika informatycznego, którego zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD, informacje, o których mowa w ust. 2, odnotowuje się w systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach elementu, o którym mowa w lp. 13 części A załącznika nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 18. Dokumentację elektroniczną w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez izbę administracji skarbowej, urząd skarbowy albo urząd celno-skarbowy do realizacji zadań;

2) przepisów wykonawczych wydanych na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 19. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) akta osobowe i listy płac;

3) dokumentację techniczną;

4) dokumentację ze składów chronologicznych;

5) informatyczne nośniki danych ze składów informatycznych nośników danych.

§  20. 

1. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi, w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek aktowych czy pudeł na nowe.

2. Izba administracji skarbowej poddaje konserwacji uszkodzoną lub częściowo zniszczoną dokumentację w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

§ 21. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do magazynu archiwum zakładowego jego zalania lub zniszczenia w inny sposób, kierujący archiwum zakładowym powiadamia odpowiednio dyrektora, który powiadamia właściwe archiwum państwowe.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum i porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 22. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu ewentualnych różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  23. 

1. Skontrum przeprowadza się na polecenie dyrektora.

2. Skontrum przeprowadza komisja skontrowa powołana przez dyrektora, w której skład wchodzi co najmniej dwóch członków w tym pracownik archiwum zakładowego.

3. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala dyrektor.

4. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji, jeżeli taki przypadek stwierdzono i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie jest ujęta w środkach ewidencyjnych, a jest przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 24. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD albo innym systemie, o którym mowa w § 5 ust. 3.

§ 25. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 26. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  27. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się:

1) w oryginale na miejscu w archiwum zakładowym lub

2) przez jej wypożyczenie, lub

3) w postaci kopii.

2. Wypożyczając oryginalną dokumentację poza siedzibę izby administracji skarbowej, można wykonać jej kopię i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§  28. 

1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, poprzez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) sygnatury archiwalnej,

c) znaku sprawy albo oznaczenia dokumentacji w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy,

d) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza izby administracji skarbowej:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom izby skarbowej, urzędu skarbowego, urzędu celno - skarbowego jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego.

3. W przypadku, gdy nie istnieje komórka organizacyjna, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego, zgodę na udostępnienie tej dokumentacji wydaje dyrektor albo naczelnik urzędu skarbowego albo celno - skarbowego albo osoba przez nich upoważniona.

4. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza izby administracji skarbowej jest wymagane zezwolenie dyrektora.

§  29. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie dokumentów z udostępnianej dokumentacji;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom lub komórkom organizacyjnym;

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag;

4) dołączanie nowych dokumentów do wypożyczonej dokumentacji.

§  30. 

1. Pracownik archiwum zakładowego numeruje strony dokumentacji w formie papierowej przed jej udostępnieniem, o ile nie została wcześniej ponumerowana, oraz sprawdza kompletność po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis uszkodzonej lub zagubionej dokumentacji;

4) podpis sporządzającego.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym, w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która dokumenty wypożyczyła celem wyjaśnienia okoliczności sprawy.

§ 31. Każde udostępnienie i zwrot dokumentacji powinno zostać odnotowane.

Rozdział  9

Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego

§ 32. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została przekazana do archiwum zakładowego, pracownik archiwum zakładowego, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki organizacyjnej.

§  33. 

1. Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego polega na:

1) sporządzeniu protokołu wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego zawierającego:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej;

2) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu wycofania do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofywana dokumentacja.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, podpisują pracownik archiwum zakładowego i kierownik komórki organizacyjnej.

Rozdział  10

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§ 34. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§  35. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik archiwum zakładowego poprzez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, pracownik archiwum zakładowego sporządza spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu.

3. Spis, o którym mowa w ust. 2, wymaga zaopiniowania przez komisję oceny dokumentacji niearchiwalnej powołanej przez dyrektora, w której skład wchodzą kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu oraz pracownik archiwum zakładowego.

4. W wyniku czynności opiniowania, o których mowa w ust. 3, komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej może wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, co wymaga zatwierdzenia przez dyrektora.

5. Po zakończeniu prac komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, dyrektor zwraca się do właściwego archiwum państwowego o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ujętej w spisie, o którym mowa w ust. 2.

§  36. 

1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe uzna całość lub część tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik archiwum zakładowym jest obowiązany:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w kwalifikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej do:

a) jej uporządkowania,

b) sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, o którym mowa w § 15 ust. 1 pkt 1.

§ 37. W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki zgromadzone w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  38. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, pracownik archiwum zakładowego odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydanej przez właściwe archiwum państwowe, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia w systemie EZD.

2. Dokumentacja z brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu właściwego archiwum państwowego

§ 39. Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu właściwego archiwum państwowego następuje w trybie określonym na podstawie przepisów art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wydanych na jej podstawie.

§ 40. Przekazując do zasobu właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane w systemie EZD, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych, sporządzając ich spisy.

§  41. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego, pracownik archiwum zakładowego odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazywania materiałów archiwalnych do zasobu właściwego archiwum państwowego przechowywana jest przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  42. 

1. Kierujący archiwum zakładowym sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie jest przekazywane dyrektorowi oraz dyrektorowi właściwego archiwum państwowego.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko kierującego archiwum zakładowym oraz pracowników archiwum zakładowego;

2) opis magazynu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych;

5) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób z niej korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do właściwego archiwum państwowego;

7) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilości, o której mowa w ust. 3 pkt 3-7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci papierowej - liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Załącznik

Warunki wilgotności i temperatury w magazynach archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	maks.		min.	maks.
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2.a. Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2.b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2.c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5

¹ Minister Rozwoju i Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595).

² Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 sierpnia 2022 r. (Dz.Urz.MF.2022.93) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 20 września 2022 r.

³ Załącznik nr 2 § 17 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 23 sierpnia 2022 r. (Dz.Urz.MF.2022.93) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 20 września 2022 r.