Wprowadzenie Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek służb statystyki publicznej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla Głównego Urzędu Statystycznego, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla urzędów statystycznych oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek służb statystyki publicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GUS.2019.63

Akt obowiązujący

Wersja od: 30 grudnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 17

PREZESA GŁÓWNEGO URZĘDU STATYSTYCZNEGO

z dnia 19 grudnia 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek służb statystyki publicznej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla Głównego Urzędu Statystycznego, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla urzędów statystycznych oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek służb statystyki publicznej

Na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 2 oraz ust. 2e ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020) oraz w związku z art. 39 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 649, 730 i 2294) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania:

1) Instrukcję Kancelaryjną dla jednostek służb statystyki publicznej, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla Głównego Urzędu Statystycznego, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla urzędów statystycznych, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia;

4) Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek służb statystyki publicznej, stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia.

§ 2. Sprawy niezakończone do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia załatwiane są bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy.

§  3. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Głównym Urzędzie Statystycznym i urzędach statystycznych przed dniem 1 stycznia 2015 r., która do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie została poddana ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych na podstawie § 3 ust. 1 zarządzenia nr 22 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla Głównego Urzędu Statystycznego i urzędów statystycznych (Dz. Urz. GUS poz. 64), podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitych rzeczowych wykazach akt, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3 niniejszego zarządzenia, jeżeli przepisy, na podstawie których była ona kwalifikowana określały dla niej niższą wartość archiwalną lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 4. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie była w Głównym Urzędzie Statystycznym i urzędach statystycznych kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt lub kwalifikatora dokumentacji będącego wyciągiem z Planu Opracowań Statystycznych:

1) aktowa oraz statystyczna jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem;

2) wypełnione jednostkowe formularze statystyczne są kwalifikowane, jako dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, do kategorii Bc.

§ 5. Tracą moc:

1) zarządzenie nr 22 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla Głównego Urzędu Statystycznego i urzędów statystycznych (Dz. Urz. GUS poz. 64);

2) zarządzenie nr 1 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 8 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej (Dz. Urz. GUS poz. 1).

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Instrukcja Kancelaryjna dla jednostek służb statystyki publicznej

grafika

Załącznik Nr  1

SPIS SPRAW

grafika

Załącznik Nr  2

Wzór opisu teczki spraw obsługiwanych w postaci nieelektronicznej

grafika

Załącznik Nr  3

WNIOSEK O WSZCZĘCIE PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII Bc

grafika

Załącznik Nr  4

Przykładowy spis dokumentacji niearchiwalnej kategorii Be podlegającej brakowaniu

grafika

Załącznik Nr  5

grafika

Załącznik Nr  6

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA GŁÓWNEGO URZĘDU STATYSTYCZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA URZĘDÓW STATYSTYCZNYCH

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów jednostek służb statystyki publicznej

grafika

Załącznik Nr  1

Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

grafika

Załącznik Nr  2

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym

grafika

Załącznik Nr  3

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów statystycznych

grafika

Załącznik Nr  4

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji przechowywanej w składzie chronologicznym

grafika

Załącznik Nr  5

Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji przechowywanej w składzie informatycznych nośników danych

grafika

Załącznik Nr  6

Wzór opisu pudła zawierającego dokumentację przechowywaną w składach chronologicznych

grafika

Załącznik Nr  7

Wzór opisu pudła zawierającego dokumentację na informatycznych nośnikach danych

grafika

Załącznik Nr  8

Wzór opisu teczki aktowej (akta spraw wyłączonych z EZD)

grafika

Załącznik Nr  9

Wzór opisu teczki zawierającej materiały statystyczne

grafika

Załącznik Nr  10

Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

grafika

Załącznik Nr  11

Wzór wniosku o udostępnienie dokumentacji przechowywanej w systemie EZD

grafika

Załącznik Nr  12

Wzór karty udostępnienia dokumentacji

grafika

Załącznik Nr  13

Wzór oświadczenia osoby wnioskującej o udostępnienie akt do celów innych niż służbowe

grafika

Załącznik Nr  14

Wzór protokołu utraty wypożyczonej dokumentacji

grafika

Załącznik Nr  15

Wzór ewidencji udostępniania dokumentacji

grafika

Załącznik Nr  16

Wzór protokołu wycofania akt z ewidencji archiwum zakładowego

grafika

Załącznik Nr  17

Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej wytypowanej do brakowania

grafika

Załącznik Nr  18

Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do dalszego przechowywania

grafika

Załącznik Nr  19

Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu

grafika

Załącznik Nr  20

Przykładowy wzór wniosku o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

grafika

Załącznik Nr  21

Wzór sprawozdania z działalności archiwum zakładowego

grafika