Wprowadzenie Instrukcji inwentaryzacyjnej dysponenta trzeciego stopnia - Centrali MSZ - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2015.28

Akt utracił moc

Wersja od: 27 sierpnia 2015 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH ¹

z dnia 26 sierpnia 2015 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej dysponenta trzeciego stopnia - Centrali MSZ - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 4 ust. 5 i art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania w Ministerstwie Spraw Zagranicznych Instrukcję inwentaryzacyjną dysponenta trzeciego stopnia - Centrali MSZ - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych stanowiącą załącznik do zarządzenia, zwaną dalej "Instrukcją inwentaryzacyjną dysponenta III stopnia - Centrali MSZ".

§ 2. Instrukcja inwentaryzacyjna dysponenta III stopnia - Centrali MSZ odnosi się do:

1) aktywów i pasywów wyszczególnionych w art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zaewidencjonowanych w księgach dysponenta trzeciego stopnia - Centrali MSZ - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) zapasów materiałów, produktów gotowych i środków pieniężnych ujętych w księgach rachunkowych dysponenta części 45 budżetu państwa - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

§ 3. Traci moc zarządzenie nr 2 Dyrektora Generalnego z dnia 26 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacyjnej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dysponent III stopnia - Centrala MSZ).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja inwentaryzacyjna

dysponenta III stopnia - Centrali MSZ

ROZDZIAŁ  I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

1) Jednostce - należy przez to rozumieć urząd obsługujący dysponenta trzeciego stopnia - Centralę MSZ- jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) DGSZ - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej będącego dyrektorem generalnym urzędu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 i 1199);

3) BA - należy przez to rozumieć Biuro Administracji Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

4) Dyrektorze BA - należy przez to rozumieć Dyrektora Biura Administracji Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub osoby przez niego upoważnione;

5) Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego dysponenta III stopnia jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

6) Głównym Księgowym Resortu - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego dysponenta części 45 budżetu państwa - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej - jednostki budżetowej Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

7) Wydziale Ewidencji - należy przez to rozumieć Wydział Ewidencji i Zarządzania Majątkiem Biura Administracji Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

8) pionie Głównego Księgowego - należy przez to rozumieć Wydział Planowania i Realizacji Budżetu Biura Administracji Ministerstwa Spraw Zagranicznych, bezpośrednio podległy Głównemu Księgowemu;

9) pionie Głównego Księgowego Resortu - należy przez to rozumieć Wydział Księgowości w Biurze Finansów Ministerstwa Spraw Zagranicznych, podległy bezpośrednio Głównemu Księgowemu Resortu;

10) Komisji ds. oceny i wyceny - należy przez to rozumieć Komisję, powołaną na podstawie decyzji nr 74 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 22 lipca 2014 r. w sprawie powołania Komisji do spraw oceny i wyceny składników rzeczowych majątku ruchomego Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

11) magazynie - należy przez to rozumieć strzeżone składowisko objęte ewidencją ilościowo - wartościową, w którym znajdują się zapasy materiałów i towary;

12) rejonie spisowym - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Jednostki, składowisko, magazyny znajdujące się na terenie Jednostki, miejsce przechowywania składników majątku objętych inwentaryzacją lub umownie wyodrębniony obszar Jednostki;

13) polu spisowym - należy przez to rozumieć umownie wyodrębniony, w ramach rejonu spisowego, obszar Jednostki, na którym znajduje się określony zbiór składników majątkowych podlegających inwentaryzacji;

14) harmonogramie - należy przez to rozumieć dokument sporządzany przez Komisję Inwentaryzacyjną, w porozumieniu z Głównym Księgowym, zatwierdzany przez Dyrektora BA oraz przekazywany do wiadomości DGSZ, sporządzany przy każdorazowo przeprowadzanej inwentaryzacji w formie spisu z natury (z wyłączeniem inwentaryzacji kasy i zbiorów bibliotecznych), określający m.in. składniki majątku, które mają zostać zinwentaryzowane, terminy wykonywania poszczególnych czynności w ramach przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie tych czynności;

15) składnikach nieprzydatnych - należy przez to rozumieć składniki wstępnie uznane przez zespoły spisowe jako nieprzydatne, zbędne bądź zużyte, posiadające wady lub uszkodzenia, których naprawa byłaby nieopłacalna lub zagrażająca bezpieczeństwu użytkowników lub najbliższego otoczenia lub które całkowicie utraciły wartość użytkową lub które są technicznie przestarzałe, a ich naprawa, remont, byłyby ekonomicznie nieuzasadnione dla Jednostki;

16) różnicach inwentaryzacyjnych - należy przez to rozumieć różnice wynikające z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością wynikającą z ewidencji księgowej tych składników;

17) kompensacie - należy przez to rozumieć formę rozliczenia niedoborów i nadwyżek na zasadach opisanych w niniejszej instrukcji;

18) odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę - należy przez to rozumieć odpowiedzialność materialną użytkowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, zgodnie z przepisami art. 114-127 Ustawy kodeks pracy (Dz. U. z 2011 r., Nr 144, poz. 855) oraz przepisami § 50-55 Regulaminu pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych, stanowiących załącznik do decyzji nr 8 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 29 marca 2004 r. w sprawie ustalenia regulaminu pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych;

19) użytkowniku - należy przez to rozumieć osobę świadczącą stosunek pracy na rzecz Jednostki, korzystającą ze składników mienia Jednostki w celu wykonywania obowiązków służbowych;

20) osobie odpowiedzialnej materialnie - należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za mienie powierzone jej przez pracodawcę, na podstawie zawartej umowy, z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się;

21) arkuszu spisu z natury - należy przez to rozumieć dowód księgowy w postaci gotowego druku, według wzoru powszechnie dostępnego na rynku, traktowany od momentu jego oznakowania i wydania jako druk ścisłego zarachowania, podlegający kontroli ilościowej oraz ewidencji w Księdze Druków Ścisłego Zarachowania. Arkusz spisowy może być generowany elektronicznie, zgodnie z wykorzystywanym programem do inwentaryzacji, przy użyciu elektronicznych czytników kodów;

22) ustawie o rachunkowości - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.);

23) polityce rachunkowości - należy przez to rozumieć załącznik do zarządzenia Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie zasad (polityki) rachunkowości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych;

24) ewidencji ilościowo-wartościowej - należy przez to rozumieć ewidencję prowadzoną w ujęciu ilościowym i wartościowym, według poszczególnych rodzajów składników majątku;

25) kontroli wyrywkowej spisu z natury - należy przez to rozumieć kontrolę części losowo wybranych składników majątkowych, przeprowadzoną przez Komisję Inwentaryzacyjną, znajdujących się w określonym polu spisowym.

§  2.

1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu Jednostki, porównanie tego stanu z ewidencją księgową, ustalenie i wyjaśnienie różnic, a w konsekwencji doprowadzenie do zgodności danych zawartych w ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym.

2. Celem inwentaryzacji jest:

1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na oznaczony moment (dzień);

2) porównanie stanu, o którym mowa w pkt 1 ze stanem księgowym oraz określenie występujących pomiędzy nimi różnic;

3) weryfikacja danych księgowych w oparciu o dane ujawnione na podstawie czynności określonych w pkt 1 - 2 w celu uzyskania zgodności zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym;

4) wyjaśnienie przyczyn powstania różnic ujawnionych, o których mowa w pkt 2;

5) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych, o których mowa w pkt 2;

6) wstępne dokonanie analizy składników pod kątem ich przydatności;

7) analiza ujawnionych nieprawidłowości i przeciwdziałanie stwierdzonym uchybieniom.

§  3.

1. Ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów dokonuje się zgodnie z zasadami i w trybie określonym w art. 26 ust. 1, pkt 1-3 i ust. 2 ustawy o rachunkowości.

2. Inwentaryzację przeprowadza się niezależnie od terminów określonych w ust. 1 w sytuacji:

1) objęcia przez pracownika stanowiska pracy związanego z powierzeniem mu odpowiedzialności materialnej za przekazane mienie;

2) zdania przez osobę odpowiedzialną materialnie stanowiska pracy;

3) naruszenia składników majątku Jednostki na skutek nieprzewidzianych wypadków losowych oraz działań lub zaniechań osób trzecich.

§ 4. Inwentaryzacja może być realizowana w formie okresowej, ciągłej lub doraźnej.

§ 5. Metodami przeprowadzania inwentaryzacji są:

1) spis z natury stanu rzeczowych i pieniężnych składników aktywów;

2) uzyskanie od banków i od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu aktywów oraz powierzonych kontrahentom składników aktywów Jednostki;

3) porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi i weryfikacja realnej wartości składników aktywów i pasywów (weryfikacja sald).

§ 6. Inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów w sposób zapewniający objęcie spisem z natury wszystkich składników majątku, w ciągu wymaganego przepisami okresu inwentaryzacyjnego.

§  7.

1. Inwentaryzację przeprowadza się w terminach określonych w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

2. Przeprowadzenie inwentaryzacji dodatkowych, nieujętych w harmonogramie inwentaryzacji, na polecenie DGSZ, Dyrektora BA lub przedstawicieli kontroli zewnętrznych, może być zaliczone na poczet realizacji zamierzeń inwentaryzacyjnych ujętych w tym harmonogramie, w celu uniknięcia powtórzenia inwentaryzacji tych samych składników majątku w krótkim czasie.

ROZDZIAŁ  II

ETAPY PRAC INWENTARYZACYJNYCH

§ 8. Inwentaryzacja aktywów i pasywów, niezależnie od przyjętej metody inwentaryzacji i drogi ustalania stanów faktycznych składników majątku, składa się z następujących etapów:

1) przygotowanie do inwentaryzacji;

2) przeprowadzenie spisów z natury, potwierdzenie sald z kontrahentami i bankami, porównanie stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami oraz ich weryfikacja;

3) rozliczenie inwentaryzacji poprzez wycenę ustalonych w efekcie inwentaryzacji składników majątku, ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie po uprzednim ich zweryfikowaniu przez Komisję Inwentaryzacyjną;

4) analiza wyników inwentaryzacji oraz usunięcie i przeciwdziałanie stwierdzonym uchybieniom.

§  9.

1. Za czynności związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji drogą uzgodnienia z bankami i kontrahentami, porównania stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami oraz inwentaryzacją kasy, zgodnie z polityką rachunkowości, odpowiedzialny jest Główny Księgowy.

2. Za inwentaryzację zbiorów bibliotecznych Jednostki (skontrum) odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gromadzenie, ewidencjonowanie i zarządzanie zasobami Mediateki i Biblioteki Europejskiej Jednostki.

3. Za czynności związane z przeprowadzeniem spisów z natury stanu rzeczowych składników aktywów, z wyłączeniem inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych, odpowiedzialny jest Dyrektor BA.

§ 10. Podczas trwania spisu z natury nie przeprowadza się likwidacji majątku.

§ 11. Zapewnienie właściwego przygotowania inwentaryzacji aktywów, zgodnie z § 9 ust. 3, w tym powierzonych przez inne podmioty składników aktywów rzeczowych, w formie spisu z natury, polega na:

1) wydaniu decyzji o przeprowadzeniu inwentaryzacji przez Dyrektora BA lub osoby przez niego upoważnionej;

2) opracowaniu przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, w porozumieniu z Głównym Księgowym, harmonogramu inwentaryzacji, określającego zakres, przedmiot i terminarz inwentaryzacji (załącznik nr 1). W przypadku inwentaryzacji ciągłej, harmonogram sporządza się przed każdym rozpoczętym czteroletnim cyklem inwentaryzacji;

3) porównaniu przez naczelnika w Wydziale Ewidencji, ewidencji środków trwałych z ewidencją prowadzoną przez pion Głównego Księgowego;

4) porównaniu przez osoby odpowiedzialne materialnie ewidencji magazynowej z ewidencją prowadzoną przez pion Głównego Księgowego oraz z ewidencją prowadzoną przez pion Głównego Księgowego Resortu, na dzień wyznaczony w decyzji dotyczącej przeprowadzenia inwentaryzacji;

5) przekazaniu informacji o porównanej ewidencji przez naczelnika w Wydziale Ewidencji Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej;

6) dokonaniu przez naczelnika w Wydziale Ewidencji przeglądów stanu przygotowania rejonów i pól spisowych do inwentaryzacji;

7) odpowiednim przygotowaniu przez pracowników Wydziału Ewidencji lub, w przypadku inwentaryzacji magazynów, przez osoby odpowiedzialne materialnie, rejonów i pól spisowych oraz znajdujących się w nich składników majątku, m. in. poprzez:

a) uzupełnienie w składowiskach wywieszek materiałowych zawierających symbole i nazwy stosowane w indeksie wykorzystywanym w ewidencji, bez podawania w nich ilości;

b) zgromadzenie tych samych rodzajów składników w jednym miejscu;

c) oddzielenie i oznaczenie składników przyjętych w depozyt;

d) przygotowanie do inwentaryzacji artykułów nietypowych (np. ciężkich, przestrzennych, zwałowych, sypkich) inwentaryzowanych z reguły metodami szacunkowymi;

e) wyposażenie rejonów spisowych w urządzenia pomiarowe zgodne z zobowiązującym normami i niezbędnymi atestami;

8) zorganizowaniu przed rozpoczęciem inwentaryzacji narady instruktażowo-szkoleniowej przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, przeznaczonej dla członków zespołów spisowych. W przypadku inwentaryzacji realizowanej metodą ciągłą, naradę należy organizować przed rozpoczęciem każdego 4-letniego cyklu prac spisowych;

9) przygotowaniu przez Sekretarza Komisji Inwentaryzacyjnej dokumentów i formularzy niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, w tym:

a) arkuszy spisu z natury, rozumianych jako arkusze generowane z elektronicznych czytników kodów lub gotowe, powszechnie stosowane, dostępne na rynku druki;

b) oświadczeń wstępnych osób odpowiedzialnych materialnie (załączniki nr 2 i 3);

c) oświadczeń końcowych (po spisie) osób odpowiedzialnych materialnie (załącznik nr 4);

d) oświadczeń końcowych (po spisie) osób obecnych przy spisie z natury lub użytkowników (załącznik nr 5);

e) zestawień różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 6);

f) protokołów z kontroli wyrywkowej spisu z natury (załącznik nr 7);

g) sprawozdań zespołów spisowych z dokonanych spisów z natury (załącznik nr 8);

h) protokołów weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 9);

i) oświadczeń o niedoborach lub nadwyżkach stwierdzonych podczas spisu z natury (załącznik nr 10);

j) sprawozdań końcowych Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji;

10) Dla dokumentów inwentaryzacyjnych, o których mowa w pkt 8 lit. a, e oraz h niniejszego paragrafu, dopuszcza się możliwość korzystania z generowanych elektronicznie załączników, różniących się od załączników określonych w niniejszej instrukcji.

§ 12. Przeprowadzenie procesu inwentaryzacji w szczególności polega na:

1) powiadomieniu przez Dyrektora BA dyrektorów komórek organizacyjnych Jednostki oraz osób odpowiedzialnych materialnie o zakresie, terminie i sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji;

2) wykonaniu przez zespoły spisowe czynności związanych z technicznym przeprowadzeniem inwentaryzacji;

3) wydaniu przez Sekretarza Komisji Inwentaryzacyjnej zespołom spisowym arkuszy spisu z natury, uprzednio zarejestrowanych w rejestrze Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania prowadzonym przez Sekretarza Komisji Inwentaryzacyjnej, chyba że arkusze będą generowane elektronicznie;

4) zebraniu przez zespoły spisowe oświadczeń wstępnych (załącznik nr 3), a po przeprowadzeniu spisu i oświadczeń końcowych (załączniki nr 4 i 5) od osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie lub użytkowników;

5) przeprowadzeniu przez zespoły spisowe spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów oraz opracowaniu do nich materiałów pomocniczych (wyliczeń, specyfikacji, tabel przeliczeń);

6) dokonaniu przez członków Komisji Inwentaryzacyjnej ewentualnych kontroli wyrywkowych poprawności przeprowadzania spisów z natury, zwłaszcza poprawności ustalania ilości i ujmowania ich w arkuszach spisowych (załącznik nr 7);

7) sporządzaniu sprawozdań przez zespoły spisowe dotyczących przygotowania i przebiegu procesu spisu z natury, zabezpieczenia pomieszczeń, składowisk, a także znajdujących się w nich składników oraz oceny ich stanu jakościowego (załącznik nr 8);

8) przekazaniu przez zespoły spisowe arkuszy spisu z natury wraz z materiałami pomocniczymi, oświadczeniami wstępnymi i końcowymi oraz sprawozdaniem zespołu spisowego z dokonanego spisu z natury Sekretarzowi Komisji Inwentaryzacyjnej oraz rozliczenie się z pobranych arkuszy spisowych, w przypadkach gdy arkusze nie będą generowane elektronicznie;

9) kontroli przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej poprawności wypełniania arkuszy spisu z natury;

10) wysyłaniu przez Głównego Księgowego lub przez osobę przez niego upoważnioną potwierdzeń sald należności, w celu uzgodnienia i wyjaśnienia ewentualnych różnic;

11) wykonaniu, przez pracowników pionu Głównego Księgowego, w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnienia sald, porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji poprawności danych ilościowych i wartościowych tych składników oraz sporządzenia stosownego protokołu z tych czynności (załącznik nr 11);

12) przeprowadzeniu ewentualnej inwentaryzacji powtórnej lub uzupełniającej na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

§ 13. Rozliczenie inwentaryzacji przeprowadzonej w formie spisu z natury polega na:

1) ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 6);

2) wyjaśnieniu przyczyn i okoliczności powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, składanemu na piśmie przez Wydział Ewidencji, osoby odpowiedzialne materialnie, członków zespołów spisowych oraz inne osoby pomocne przy udzielaniu wyjaśnień Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej;

3) kompensacie niedoborów z nadwyżkami, stwierdzonych na artykułach podobnych, zgodnie z zasadami zawartymi w niniejszej instrukcji;

4) weryfikacji przez Komisję Inwentaryzacyjną ujawnionych w czasie inwentaryzacji różnic;

5) akceptacji przez DGSZ sprawozdania końcowego Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji, zawierającego w szczególności propozycję rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych lub podjęciu przez DGSZ innej decyzji w tym zakresie;

6) ujęciu w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, wyników inwentaryzacji, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

ROZDZIAŁ  III

ZASADY INWENTARYZACJI W FORMIE SPISU Z NATURY

§ 14. Przed przystąpieniem do spisu z natury, magazynierzy odpowiedzialni materialnie za zapasy materiałów znajdujące się w magazynach oraz kasjer odpowiedzialny materialnie za środki pieniężne znajdujące się w kasie, składają zespołowi spisowemu oświadczenie wstępne (załączniki nr 2 lub 3).

§  15.

1. Składniki aktywów, podlegające inwentaryzacji drogą spisów z natury, za wyjątkiem środków pieniężnych znajdujących się w kasie, członkowie zespołu spisowego ujmują w arkuszach spisu z natury, traktowanych od momentu ich ponumerowania i zarejestrowania w Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania jako druki ścisłego zarachowania.

2. W przypadku arkuszy generowanych elektronicznie, ich numeracja i rejestracja odbywa się automatycznie, za pomocą elektronicznego systemu do inwentaryzacji.

§  16.

1. Arkusz spisu z natury powinien zawierać następujące dane oraz informacje:

1) nazwę komórki organizacyjnej Jednostki, określenie rejonu i pola spisowego (magazynu, składowiska, nr pomieszczenia, pokoju oraz adresu i piętra w przypadku pomieszczeń nieoznakowanych);

2) numer arkusza spisowego;

3) rodzaj inwentaryzacji, dzień na który przypada inwentaryzacja oraz sposób jej przeprowadzenia;

4) datę, a w miarę możliwości godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu składników ujętych na każdym arkuszu;

5) szczegółowe określenie stwierdzonego w toku spisu majątku z podaniem jego cech charakterystycznych, numeru inwentarzowego oraz w miarę możliwości numeru seryjnego;

6) ilość stwierdzoną podczas spisu wyrażoną w jednostkach naturalnych (np. sztuki, kilogramy, metry);

7) imiona, nazwiska i podpisy członków zespołu spisowego i osób odpowiedzialnych materialnie lub użytkowników;

8) imiona, nazwiska i podpisy innych osób uczestniczących w spisie;

9) zachowanie ciągłości w numeracji dla każdego pola spisowego.

2. Informacje wymienione w ust. 1, oprócz stwierdzonych ilości, dat i godzin oraz podpisów, wpisuje się do arkusza spisowego w sposób trwały, z możliwością wykorzystania w tym celu, np. komputerów, natomiast ilości, daty, godziny i podpisy powinny być wpisywane ręcznie (piórem, długopisem w kolorze niebieskim), chyba że arkusze będę generowane elektronicznie.

3. Błędnie wypełnione przez członków zespołu spisowego arkusze, w przypadku braku możliwości ich poprawy, np. z uwagi na ich nieczytelność, należy zwrócić do unieważnienia Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej.

4. Unieważnienie arkusza spisu z natury następuje poprzez jego skreślenie oraz dokonanie wpisu "unieważniono" przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej bądź przez osobę przez niego upoważnioną, na unieważnionym arkuszu oraz w Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania, z podaniem daty unieważnienia i podpisem.

5. W przypadku gdy arkusze będą generowane elektronicznie, unieważnienia arkusza następuje poprzez wpisanie stosownej adnotacji bezpośrednio w czytniku kodów kreskowych lub w elektronicznym systemie do inwentaryzacji.

§  17.

1. Wszelkie poprawki zapisów ujętych w arkuszach spisu z natury powinny być dokonywane poprzez przekreślenie błędnej treści, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisów osób do tego uprawnionych (użytkowników lub osób odpowiedzialnych materialnie oraz członków zespołu spisowego).

2. Poprawki zapisów powinny być opisane w sprawozdaniu zespołu spisowego z dokonanego spisu z natury, poprzez podanie informacji o ilości poprawek, numerach poprawionych pozycji arkusza.

§  18.

1. Ilość spisywanych rzeczowych aktywów trwałych lub obrotowych, ujmuje się do kolejnej pozycji arkusza spisowego bezpośrednio po dokonaniu pomiaru i ustaleniu ilości.

2. Ilość składników znajdujących się w nienaruszonych opakowaniach można ustalać poprzez przeliczenie liczby opakowań i pomnożenie ich przez zawartość każdego z nich. D1a stwierdzenia autentyczności zawartości opakowania, znajdujących się w nim towarów, co do rodzaju i gatunku, próbnie sprawdza się zawartość wybranych opakowań.

§ 19. Przyjmuje się, że dla towarów przestrzennych (np. śrubki, gwoździe) i sypkich (np. kawa, cukier) przechowywanych w pojemnikach, torebkach, itp., ewidencjonowanych w jednostkach objętości lub masy, granica norm ubytków naturalnych wynosi 2 %.

§  20.

1. Zespoły spisowe dokonujące spisu z natury nie mogą korzystać z żadnych dostępnych ewidencji inwentaryzowanych składników, ani też nie mogą być informowane o ilościach, z wyjątkiem przypadków szczególnych, za zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

2. W czasie spisu zespoły spisowe wypełniają wszystkie pozycje i kolumny arkuszy spisowych, z wyjątkiem ceny i wartości.

§ 21. Ustalenia ilości rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników członkowie zespołu spisowego dokonują, w miarę możliwości, w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie, a w przypadku braku osoby odpowiedzialnej materialnie, w obecności użytkownika.

§  22.

1. W przypadku przekazywania pola spisowego, osoba odpowiedzialna materialnie za dane pole spisowe, przekazuje je innej lub innym osobom odpowiedzialnym materialnie i wspólnie z tą lub z tymi osobami ustala stan faktyczny przekazywanego mienia, w obecności osoby trzeciej wyznaczonej przez Dyrektora BA.

2. Spisu może dokonać, zamiast osoby trzeciej wyznaczonej przez Dyrektora BA, zespół spisowy, powołany na zasadach, o których mowa w § 37 ust. 1.

3. W razie braku możliwości uczestniczenia z ważnych przyczyn w spisie osoby odpowiedzialnej materialnie, może ona upoważnić do tego inną osobę w formie pisemnej.

4. W przypadku braku upoważnienia, o którym mowa w ust. 3, Dyrektor BA powołuje w formie decyzji, użytkownika reprezentującego nieobecną osobę odpowiedzialną materialnie.

§ 23. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, podczas trwającego spisu z natury zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach, może nastąpić wydanie lub przyjęcie określonego składnika, z zachowaniem dodatkowych procedur kontrolnych polegających na:

1) udokumentowaniu przez osoby odpowiedzialne materialnie wydań lub przyjęć, w formie dokumentów wydania lub przyjęcia, parafowanych przez członków zespołu spisowego wraz z dodaniem adnotacji, czy dany składnik został wydany przed czy po spisie oraz parafowanych przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej;

2) odnotowaniu na dokumentach wydania lub przyjęcia oraz na arkuszu spisu z natury w pozycji spisu dotyczącej składnika wydawanego lub przyjętego, informacji, czy wydania lub przyjęcia dokonano po ujęciu tego składnika w spisie, czy też przed ujęciem.

§ 24. Arkusze spisu z natury, o których mowa w § 16, sporządza się w 2 egzemplarzach, a w przypadku inwentaryzacji przeprowadzonej z udziałem osoby odpowiedzialnej materialnie, w 3 egzemplarzach.

§  25.

1. Składniki nieprzydatne oraz będące własnością innych podmiotów oraz przekazane w depozyt winno się, w miarę możliwości, spisywać na odrębnych arkuszach spisu z natury.

2. W treści arkuszy spisu z natury składników nieprzydatnych lub w sprawozdaniach zespołów spisowych z dokonanego spisu z natury, podaje się dodatkowo stopień uszkodzenia lub powód nieprzydatności składników. Informacje te mają na celu ułatwienie podjęcia decyzji o sposobie zagospodarowania tych składników.

3. Informacje o składnikach, o którym mowa w ust. 2, Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przekazuje Komisji ds. oceny i wyceny.

4. Poświadczone za zgodność z oryginałem przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub przez osobę przez niego upoważnioną kopie arkuszy spisu z natury, wskazujące obce składniki majątkowe, Wydział Ewidencji wysyła ich właścicielowi, oryginały natomiast podlegają archiwizacji w siedzibie Jednostki.

5. W przypadku braku możliwości spisania na odrębnych arkuszach spisu z natury składników nieprzydatnych oraz będących własnością innych podmiotów oraz przekazanych w depozyt, należy sporządzić zestawienie spisanych składników, które następnie Wydział Ewidencji wysyła ich właścicielowi.

§  26.

1. Po zakończeniu spisu z natury zespół spisowy sporządza sprawozdanie zespołu spisowego z dokonanego spisu z natury, które wraz z pozostałymi dokumentami inwentaryzacyjnymi przekazuje Sekretarzowi Komisji Inwentaryzacyjnej.

2. Wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w ust. 1, zespół spisowy przekazuje Sekretarzowi Komisji Inwentaryzacyjnej oświadczenia wstępne w zakresie określonym w załączniku nr 3 oraz oświadczenia końcowe w zakresie określonym w załącznikach nr 4 i 5 oraz opracowane do nich materiały pomocnicze, w szczególności notatki i brudnopisy.

ROZDZIAŁ  IV

INWENTARYZACJA DROGĄ UZGODNIENIA STANU PRZEZ JEGO POTWIERDZENIE ORAZ PORÓWNANIA STANU ZAPISÓW Z DOKUMENTAMI

§  27.

1. Szczegółowe zasady inwentaryzacji drogą uzgodnienia stanu przez jego potwierdzenie w Jednostce zostały określone w polityce rachunkowości.

2. W przypadku rozrachunków z kontrahentami, dopuszcza się potwierdzenie w formie wiadomości elektronicznej.

3. W przypadku braku potwierdzenia przez kontrahentów, dokonuje się weryfikacji salda, o której mowa w § 28 instrukcji.

§  28.

1. Szczegółowe zasady inwentaryzacji drogą porównania stanu zapisów w księgach z dokumentami w Jednostce zostały określone w polityce rachunkowości.

2. Inwentaryzację drogą porównania stanu zapisów w księgach z dokumentami dokonuje się w terminie umożliwiającym ujęcie jej wyników w sprawozdaniu finansowym.

§  29.

1. Inwentaryzację drogą uzgodnienia stanu przez jego potwierdzenie oraz porównania stanu zapisów z dokumentami przeprowadza zespół weryfikacyjny, w którego skład wchodzą pracownicy pionu Głównego Księgowego, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Uzgodnienia stanu wartości powierzonych innym podmiotom własnych składników aktywów dokonuje Wydział Ewidencji.

ROZDZIAŁ  V

POWOŁANIE I TRYB PRACY KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ

§  30.

1. Dyrektor BA powołuje Komisję Inwentaryzacyjną do przeprowadzenia czynności określonych w § 2 ust. 2.

2. Dyrektor BA powołuje w skład Komisji Inwentaryzacyjnej spośród pracowników BA posiadających doświadczenie w sprawie organizowania i przeprowadzania inwentaryzacji.

3. Dyrektor BA może powołać w skład Komisji Inwentaryzacyjnej, także pracowników z innych komórek organizacyjnych Jednostki, za zgodą dyrektora danej komórki organizacyjnej.

4. W skład Komisji Inwentaryzacyjnej wchodzą:

1) Przewodniczący;

2) Zastępca Przewodniczącego;

3) Sekretarz;

4) co najmniej dwóch członków.

5. Komisja Inwentaryzacyjna podejmuje decyzje w składzie co najmniej 3-osobowym, łącznie z Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej lub w razie jego nieobecności, Zastępcą Przewodniczącego.

6. W skład Komisji Inwentaryzacyjnej nie może być powołana osoba:

1) zatrudniona na stanowisku Głównego Księgowego;

2) podlegając a Głównemu Księgowemu;

2) odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji majątku Jednostki;

3) odpowiedzialna materialnie.

7. Komisja Inwentaryzacyjna winna być powoływana w terminach zapewniających rzetelne przygotowanie do planowanej inwentaryzacji oraz umożliwiających wykonanie wszystkich czynności przygotowawczych, w tym m.in. sporządzenie harmonogramu inwentaryzacji.

§ 31. Do zadań Komisji Inwentaryzacyjnej należy:

1) opracowywanie, w porozumieniu z Głównym Księgowym, harmonogramu inwentaryzacji;

2) organizacja, prowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji;

3) sprawdzanie poprawności i kompletności dokumentacji inwentaryzacyjnej;

4) przedkładanie Dyrektorowi BA, w porozumieniu z Głównym Księgowym, wniosków i propozycji w sprawach:

a) powołania rzeczoznawców lub ekspertów bądź doradców do udziału w pracach inwentaryzacyjnych, o ile zajdzie taka potrzeba;

b) propozycji korekt i zmian w harmonogramie inwentaryzacji;

c) unieważniania w części lub w całości spisów z natury oraz o przeprowadzenie spisów powtórnych, dodatkowych lub uzupełniających;

5) przygotowywanie i kontrola wydawania arkuszy spisu z natury;

6) dokonanie wyceny arkuszy spisu z natury przy udziale osób odpowiedzialnych materialnie w przypadku inwentaryzacji magazynów, lub pracowników Wydziału Ewidencji, w przypadku inwentaryzacji środków trwałych;

7) przeprowadzanie kontroli wyrywkowych spisu z natury, według wzoru określonego w załączniku nr 7;

8) czuwanie nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z treścią harmonogramu inwentaryzacji;

9) ustalanie różnic inwentaryzacyjnych przy udziale pracowników Wydziału Ewidencji oraz osób odpowiedzialnych materialnie;

10) przeprowadzanie czynności wyjaśniających różnice stwierdzone w trakcie inwentaryzacji, w tym zbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie i innych osób posiadających wiedzę pomocną w sprawie, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn i okoliczności powstania różnic inwentaryzacyjnych;

11) dokonywanie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, sporządzanie protokołów z dokonanej weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz formułowanie wniosków i propozycji dotyczących:

a) uznania całości lub części różnic za pozorne albo mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych,

b) dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach podobnych na zasadach określonych w niniejszej instrukcji,

c) uznania całości lub części różnic jako niezawinione, z podaniem przyczyn, i podlegające zaliczeniu w ciężar kosztów lub strat Jednostki lub jako zyski nadzwyczajne,

d) uznania całości lub części różnic jako zawinione, z podaniem przyczyn, i sformułowania wniosków do DGSZ, o obciążenie ich wartością osoby odpowiedzialne za ich powstanie, chyba że osoby te udowodnią, że wina nie leży po ich stronie;

12) sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonej inwentaryzacji, zawierającego propozycje dotyczące sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

13) uzyskanie opinii Głównego Księgowego Jednostki, a w przypadku inwentaryzacji magazynów - również opinii Głównego Księgowego Resortu, dotyczących propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, a następnie przekazanie ich wraz ze sprawozdaniem z przeprowadzonej inwentaryzacji, DGSZ.

§ 32. Do zadań Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w szczególności należy:

1) zwoływanie posiedzeń Komisji Inwentaryzacyjnej;

2) czuwanie nad zgodnością przebiegu prac inwentaryzacyjnych z harmonogramem inwentaryzacji;

3) dokonywanie ewentualnych kontroli poprawności przeprowadzania spisów z natury, zwłaszcza poprawności ustalania ilości składników majątku i ujmowania ich w arkuszach spisu z natury (załącznik nr 7);

4) zwoływanie oraz przeprowadzanie narad instruktażowo-szkoleniowych przed rozpoczęciem inwentaryzacji dla członków zespołów spisowych;

5) w uzasadnionych przypadkach, np. błędnego wypełnienia arkuszy spisu z natury, niezgodnego z zasadami wynikającymi z art. 22 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości, unieważnianie arkuszy spisu z natury;

6) ilościowe rozliczenie, na podstawie Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania, arkuszy spisu z natury przekazanych, a następnie odebranych przez Sekretarza Komisji od członków zespołów spisowych, sprawdzonych pod względem ich kompletności i prawidłowości wypełnienia, z wyłączeniem arkuszy generowanych elektronicznie;

7) wydawanie dyspozycji w sprawie dopuszczenia do ruchu czyli przyjmowania i wydawania materiałów znajdujących się w magazynach.

§ 33. Zastępca Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej zastępuje jej Przewodniczącego oraz jest odpowiedzialny za czynności, o których mowa w § 32, podczas nieobecności Przewodniczącego.

§ 34. Sekretarz Komisji Inwentaryzacyjnej jest odpowiedzialny w szczególności za:

1) prowadzenie Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania;

2) przygotowanie dokumentów i formularzy niezbędnych do przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji, o których mowa w § 11 pkt 9;

3) zapewnienie właściwej archiwizacji dokumentów inwentaryzacyjnych;

4) sprawdzanie poprawności i kompletności dokumentacji inwentaryzacyjnej;

5) wydawanie zespołom spisowym arkuszy spisu z natury, uprzednio zarejestrowanych w Ewidencji Druków Ścisłego Zarachowania;

6) przyjmowanie od zespołów spisowych kompletnych dokumentów, wraz ze sprawozdaniem zespołu, sprawdzenie ich kompletności i prawidłowości wypełnienia.

§  35.

1. Podstawową formą pracy Komisji Inwentaryzacyjnej są posiedzenia, organizowane i kierowane przez jej przewodniczącego.

2. Posiedzenia odbywają się w siedzibie BA, w terminach określonych przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, w godzinach pracy urzędu.

3. W posiedzeniach Komisji uczestniczy Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej lub w razie jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej oraz co najmniej jej dwóch członków.

4. Z posiedzeń Komisji Inwentaryzacyjnej, na których rozpatrywane są różnice inwentaryzacyjne, sporządza się protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, według wzoru określonego w załączniku nr 9.

5. Zatwierdzone przez DGSZ Sprawozdanie końcowe Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji wraz z protokołem weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych dołącza się do dokumentów inwentaryzacyjnych, natomiast kopie dokumentów, w których wystąpiły różnice, przekazuje się do Wydziału Ewidencji, Pionu Głównego Księgowego oraz w przypadku inwentaryzacji magazynów do Pionu Głównego Księgowego Resortu jako podstawę do dokonania zmian w zapisach ich ewidencji.

§  36.

1. W posiedzeniach Komisji Inwentaryzacyjnej mogą brać udział pracownicy Jednostki nie będący członkami Komisji, na uzasadniony wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, po uzyskaniu zgody dyrektorów właściwych komórek organizacyjnych.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, obowiązane są do składania pisemnych wyjaśnień oraz ustnych informacji w zakresie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych oraz ustalania stanu faktycznego inwentaryzowanych składników mienia.

ROZDZIAŁ  VI

POWOŁANIE I TRYB PRACY ZESPOŁÓW SPISOWYCH

§  37.

1. Zespoły spisowe powołuje Dyrektor BA spośród pracowników BA, za wyjątkiem przypadków określonych w § 9 ust. 1.

2. Dyrektor BA może powołać na członków zespołów spisowych, o których mowa w ust. 1, także pracowników z innych niż BA komórek organizacyjnych Jednostki, za zgodą dyrektorów właściwych komórek organizacyjnych.

3. W przypadku inwentaryzacji realizowanej w formie okresowej, Dyrektor BA, za zgodą DGSZ lub osoby przez niego upoważnionej, może powołać, w szczególności poprzez zawarcie umowy zlecenie lub umowy, będącej wynikiem rozstrzygniętego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, na członków zespołów spisowych, o których mowa w ust. 1, także osoby spoza Jednostki.

4. Dyrektor BA na wniosek Głównego Księgowego lub Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej może dodatkowo powołać do udziału w inwentaryzacji składników o skomplikowanej strukturze i sposobie rozliczeń, dodatkowo niezależnych ekspertów lub rzeczoznawców spoza urzędu.

5. Liczbę zespołów spisowych koniecznych do przeprowadzenia inwentaryzacji określa Dyrektor BA.

6. Zespół spisowy składa się z co najmniej dwóch członków.

7. W skład zespołu spisowego nie może być powołana osoba:

1) zatrudniona na stanowisku Głównego Księgowego;

2) podległa Głównemu Księgowemu;

3) odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji majątku Jednostki;

4) odpowiedzialna materialnie.

§ 38. Do obowiązków członków zespołu spisowego należy:

1) przeprowadzanie spisu z natury rzeczowych składników majątku;

2) udział w naradach instruktażowo-szkoleniowych;

3) pobieranie od Sekretarza Komisji Inwentaryzacyjnej za pokwitowaniem, niezbędnych do przeprowadzenia spisu z natury druków arkuszy spisu z natury oraz innych dokumentów inwentaryzacyjnych. W przypadku użycia elektronicznych czytników arkusze spisu z natury będę generowane z elektronicznego systemu do inwentaryzacji;

4) przeprowadzanie spisu z natury zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji i terminami zawartymi w harmonogramie inwentaryzacji;

5) odbieranie od osób odpowiedzialnych materialnie i użytkowników oświadczeń wstępnych (załączniki nr 3) i oświadczeń końcowych (załączniki nr 4 i 5);

6) bieżące przeprowadzanie, wraz z osobą odpowiedzialną materialnie lub użytkownikiem, analizy przydatności inwentaryzowanych składników, stanu zabezpieczenia pomieszczeń, w których są one przechowywane, przed kradzieżą, zaborem, wpływami atmosferycznymi, uszkodzeniami, zniszczeniem oraz ujęcie tych uwag w sprawozdaniu zespołu spisowego (załącznik nr 8);

7) przekazanie dokumentów inwentaryzacyjnych Sekretarzowi, w terminie 3 dni roboczych od zakończenia spisu.

§  39.

1. Zespoły spisowe dokonujące spisu z natury nie mogą korzystać z ewidencji inwentaryzowanych składników, ani też nie mogą być informowane o ilościach, za wyjątkiem sytuacji uzasadnionych szczególnymi względami, za zgodą Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

2. Ustalenia ilości rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników dokonują członkowie zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie lub użytkownika.

3. Zespół spisowy dokonuje wpisu do właściwego arkusza spisu z natury niezwłocznie po ustaleniu ilości danego składnika.

ROZDZIAŁ  VII

INWENTARYZACJA ZBIORÓW BIBLIOTECZNYCH

§  40.

1. Inwentaryzację zbiorów bibliotecznych Jednostki przeprowadza Komisja powołana przez Dyrektora BA spośród pracowników wskazanych przez dyrektora komórki odpowiedzialnej za gromadzenie, ewidencjonowanie i zarządzanie zasobami Mediateki i Biblioteki Europejskiej Jednostki.

2. Inwentaryzacji podlegają zbiory biblioteczne ewidencjonowane na koncie 014 "Zbiory biblioteczne" (wydawnictwa fachowe, naukowe, szkolne, pedagogiczne, filmy, przeźrocza, płyty, taśmy magnetofonowe i magnetowidowe) oraz pozostałe księgozbiory, czasopisma objęte ewidencją ilościową.

3. Zbiory biblioteczne ewidencjonowane na koncie 014 inwentaryzowane są z wykorzystaniem arkuszy skontrowych, określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych, (Dz. U. Nr 205, poz. 1283).

4. Z przeprowadzonej inwentaryzacji, Komisja, o której mowa w ust. 1, sporządza protokół, który powinien zawierać m.in. informacje o brakujących pozycjach wraz z określeniem ich wartości i propozycją ich rozliczenia. Protokół podlega zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego.

5. Protokół z inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych podlega zatwierdzeniu przez DGSZ.

ROZDZIAŁ  VIII

INWENTARYZACJA KASY

§  41.

1. Inwentaryzację środków pieniężnych i innych walorów znajdujących się w kasie, przeprowadza komisja inwentaryzacyjna, powołana zgodnie z zasadami określonymi w polityce rachunkowości.

2. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół określony w załączniku nr 12.

ROZDZIAŁ  IX

OBOWIĄZKI GŁÓWNEGO KSIĘGOWEGO

§ 42. Do obowiązków Głównego Księgowego, w zakresie inwentaryzacji, należy:

1) sprawowanie ogólnego nadzoru nad tokiem czynności inwentaryzacyjnych we wszystkich etapach inwentaryzacji - w jej przygotowaniu, przeprowadzaniu i rozliczaniu;

2) współpraca z Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej podczas opracowywania harmonogramu inwentaryzacji;

3) zapewnienie:

a) inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury, a więc inwentaryzowanych drogą uzgodnień sald lub porównania danych ewidencyjnych z odpowiednią dokumentacją oraz ich analizy i weryfikacji, za wyjątkiem przypadków o których mowa w § 29 ust. 2,

b) ujęcia w księgach rachunkowych treści decyzji DGSZ w sprawie rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, o której mowa w § 13 pkt 5.

ROZDZIAŁ  X

OBOWIĄZKI OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH MATERIALNIE

§ 43. Do obowiązków osób odpowiedzialnych materialnie należy:

1) przygotowanie do inwentaryzacji rejonów lub pól spisowych i znajdujących się w nich składników majątku poprzez:

a) ujęcie w ewidencji i przekazanie do pionu Głównego Księgowego oraz Głównego Księgowego Resortu, zbiorczego zestawienia obrotów (kasjer) oraz oświadczenia o sporządzeniu sprawozdania z obrotów magazynowych (magazynierzy),

b) uzgodnienie prowadzonej ewidencji magazynowej ze stanem ewidencji prowadzonej w pionie Głównego Księgowego oraz w pionie Głównego Księgowego Resortu, na dzień przeprowadzania inwentaryzacji,

c) uporządkowanie indeksów, jednostek miar inwentaryzowanych składników,

d) prawidłowe oznakowanie składników majątkowych zgodnie z numerami inwentarzowymi nadanymi w ewidencji ilościowo-wartościowej,

e) udostępnienie zespołom spisowym pomieszczeń, w których znajduje się mienie powierzone im przez pracodawcę,

f) przekazanie wszystkich składników nieznajdujących się w ewidencji magazynowej do depozytu,

g) składowanie w jednym miejscu towarów tego samego rodzaju,

h) wskazywanie zapasów zbędnych, niepełnowartościowych i nadmiernych;

2) złożenie zespołowi spisowemu stosownych oświadczeń wstępnych (załącznik nr 3) i oświadczeń końcowych (załączniki nr 4 i 5);

3) obecność w trakcie ustalania przez zespół spisowy ilości inwentaryzowanych składników, drogą liczenia, ważenia lub mierzenia;

4) sprawdzenie poprawności ujęcia rzeczywistych ilości składników w arkuszach spisu z natury, a także ujęcia na odrębnych arkuszach składników nieprzydatnych, stanowiących własność innych podmiotów oraz znajdujących się w depozycie, a następnie potwierdzenie zgodności stanu faktycznego z treścią zawartą w arkuszach spisu z natury poprzez złożenie podpisu;

5) wyznaczenie pełnomocnika do udziału w pracach inwentaryzacyjnych, w przypadku braku możliwości osobistego w nich uczestnictwa. Pełnomocnictwo musi być udzielone w formie pisemnej;

6) w przypadku pojawienia się wątpliwości dotyczących rzetelności przeprowadzenia spisu z natury, bezzwłocznie poinformowanie na piśmie o tym fakcie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej;

7) udzielanie osobom zajmującym się inwentaryzacją, a zwłaszcza zespołom spisowym i członkom Komisji Inwentaryzacyjnej, wszelkich niezbędnych informacji i pisemnych wyjaśnień w wyznaczonych przez nich terminach;

8) wyjaśnianie przyczyn i okoliczności powstania ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych oraz złożenia oświadczenia o niedoborach lub nadwyżkach stwierdzonych podczas spisu z natury (załącznik nr 10);

9) wprowadzenie do prowadzonej przez siebie ewidencji stosownych zapisów, zgodnych z treścią decyzji DGSZ;

10) wykonywanie zaleceń DGSZ, Dyrektora BA oraz Komisji Inwentaryzacyjnej dotyczących poprawy stanu gospodarowania powierzonymi im składnikami majątku.

ROZDZIAŁ  XI

OBOWIĄZKI DGSZ I DYREKTORA BA

§ 44. Do obowiązków DGSZ w zakresie inwentaryzacji należy zatwierdzanie zaopiniowanych przez Głównego Księgowego i Głównego Księgowego Resortu wyników inwentaryzacji.

§ 45. Do obowiązków Dyrektora BA w zakresie inwentaryzacji należy:

1) zarządzanie przeprowadzenia inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) powoływanie decyzją Komisji Inwentaryzacyjnej oraz członków zespołów spisowych;

3) powiadamianie dyrektorów komórek organizacyjnych Jednostki o zakresie, terminie i sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji;

4) rozpatrywanie wniosków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie konieczności dokonania unieważnienia całości lub części spisu z natury;

5) rozpatrywanie wniosków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie konieczności przeprowadzenia spisów uzupełniających, dodatkowych oraz powtórnych;

6) rozpatrywanie wniosków Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w sprawie powoływania rzeczoznawców lub ekspertów.

ROZDZIAŁ  XII

USTALENIE, WERYFIKACJA ORAZ ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

§  46.

1. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 6) lub w odpowiednich wydrukach komputerowych umożliwiających:

1) powiązanie poszczególnych pozycji arkuszy spisu z natury z właściwymi pozycjami ewidencji;

2) ustalenie łącznej ilości i wartości niedoborów i nadwyżek.

2. Ustalenia różnic inwentaryzacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna dokonuje w terminie określonym w harmonogramie.

§ 47. Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1) niedobory inwentaryzacyjne, gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego;

2) nadwyżki inwentaryzacyjne, gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego.

§ 48. Zależnie od przyczyn oraz okoliczności powstania różnic inwentaryzacyjnych, mogą być one zakwalifikowane jako:

1) niedobory pozorne;

2) niedobory rzeczywiste niezawinione;

3) niedobory rzeczywiste zawinione;

4) niedobory stanowiące ubytki naturalne;

5) nadwyżki pozorne;

6) nadwyżki rzeczywiste.

§  49.

1. Niedobory rzeczywiste zawinione powstają z winy osób odpowiedzialnych materialnie lub użytkowników, w wyniku działania lub zaniechania, zaniedbania obowiązków, a zwłaszcza na skutek naruszenia obowiązujących przepisów wewnętrznych dotyczących obrotu składnikami aktywów lub braku troski o ich zabezpieczenie.

2. Niedobory stanowiące ubytki naturalne powstają w rezultacie utraty ilości lub użyteczności i wartości składników, z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych materialnie lub użytkowników.

§ 50. Na podstawie dokonanej weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych Komisja Inwentaryzacyjna formułuje i sporządza Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych według wzoru określonego w załączniku nr 9.

§  51.

1. Kompensatom podlegają tylko różnice inwentaryzacyjne składników majątku, stwierdzone na artykułach podobnych pod względem użytkowym, ujawnionym w czasie tego samego spisu z natury, w tym samym rejonie lub polu spisowym, u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie. Kompensacie mogą podlegać jedynie nadwyżki i niedobory rzeczywiste. Kompensacie nie podlegają środki trwałe.

2. Wartość niedoboru kompensowanego z nadwyżką należy ustalać zgodnie z zasadą mniejszej ilości i mniejszej ceny tj. mnożąc niższą cenę przez mniejszą ilość.

§  52.

1. Komisja Inwentaryzacyjna sporządza, niezależnie od Protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, Sprawozdanie końcowe Komisji Inwentaryzacyjnej z przeprowadzonej inwentaryzacji, zawierające ocenę przygotowania, przebiegu inwentaryzacji, z propozycją rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych zawartych w Protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, podając w nim stwierdzone nieprawidłowości w zakresie m.in. przechowywania, dokumentacji, ewidencji, oznaczenia i ochrony składników, a także błędy w ich inwentaryzacji.

2. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej przedstawia sprawozdanie końcowe Komisji Inwentaryzacyjnej wraz z opinią, o której mowa w § 31 pkt 14 DGSZ w celu zatwierdzenia wyników inwentaryzacji, niezwłocznie po dokonaniu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych.

3. Sprawozdanie końcowe Komisji Inwentaryzacyjnej powinno zawierać informacje, czy wszelkie czynności inwentaryzacyjne zostały przeprowadzone zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji.

4. W przypadku inwentaryzacji ciągłej, sporządza się coroczne Sprawozdania końcowe Komisji Inwentaryzacyjnej z realizacji harmonogramu. Sprawozdanie za ostatni rok inwentaryzacji przewidzianej w harmonogramie, powinno zawierać również informacje dotyczące całego 4-letniego okresu objętego harmonogramem.

§ 53. Wnioski Komisji Inwentaryzacyjnej zawarte w Sprawozdaniu końcowym Komisji Inwentaryzacyjnej, zaopiniowane przez Głównego Księgowego, a w przypadku inwentaryzacji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach, również przez Głównego Księgowego Resortu oraz zatwierdzone przez DGSZ, stanowią podstawę do:

1) księgowania sposobu rozliczenia różnic oraz doprowadzenia do zgodności stanów ewidencyjnych w ewidencji księgowej, magazynowej oraz ewidencji prowadzonej przez Wydział Ewidencji;

2) dochodzenia od osób odpowiedzialnych materialnie należności z tytułu stwierdzonych zawinionych niedoborów.

§ 54. Wyniki rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych winny być ujęte w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

ROZDZIAŁ  XIII

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

§  55.

1. Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Jednostki przez okres co najmniej 5 lat.

2. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

3. Sporządzoną dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać w sposób należyty i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

Załącznik nr 1 - Harmonogram inwentaryzacji

Załącznik nr 2 - Oświadczenie wstępne kasjera

Załącznik nr 3 - Oświadczenie wstępne osoby odpowiedzialnej materialnie

Załącznik nr 4 - Oświadczenie końcowe (po spisie) osób odpowiedzialnych materialnie

Załącznik nr 5 - Oświadczenie końcowe (po spisie) osoby obecnej przy spisie z natury/użytkownika

Załącznik nr 6 - Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

Załącznik nr 7 - Protokół kontroli wyrywkowej spisu z natury

Załącznik nr 8 - Sprawozdanie zespołu spisowego z dokonanego spisu z natury

Załącznik nr 9 - Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych

Załącznik nr 10 - Oświadczenie o niedoborach/nadwyżkach stwierdzonych podczas spisu z natury

Załącznik nr 11 - Protokół weryfikacji sald nr...

Załącznik nr 12 - Protokół inwentaryzacji kasy w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Zatwierdzam

.............................................

Dyrektor BA

Załącznik Nr  1

HARMONOGRAM INWENTARYZACJI

.....................................................................................................................................................

(metoda inwentaryzacji, rodzaj inwentaryzowanych składników i termin inwentaryzacji)

I	Czynności przygotowawcze
	Nazwa czynności		Termin wykonania		Osoby/komórki odpowiedzialne
1.
2.
3.
II.	Czynności przeprowadzania spisu z natury
	Numery i adres rejonów spisowych	Numery pól spisowych	Termin wykonania		Osoby/komórki odpowiedzialne
1.
2.
3.
III.	Inne czynności dokonywane w trakcie spisu z natury
	Nazwa czynności			Termin wykonania		Osoby/komórki odpowiedzialne
1.
2.
3.
IV.	Czynności pospisowe (rozliczanie)
	Nazwa czynności			Termin wykonania		Osoby/komórki odpowiedzialne
1.
2.
3.

Główny Księgowy Przewodniczący Komisji

.................................................. ...........................................

podpis podpis

Załącznik Nr  2

OŚWIADCZENIE WSTĘPNE

osoby odpowiedzialnej materialnie za środki pieniężne znajdujące się w kasie (kasjer)

Ja ........................... (imię i nazwisko), legitymujący/a się dowodem osobistym nr ..........., jako osoba materialnie odpowiedzialna za środki pieniężne, znajdujące się w kasie ..........................

w ................................ przy ul. ..................................., oświadczam, że:

1. wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe wyżej wymienionych składników majątkowych zostały ujęte w ewidencji i przekazane księgowości;

2. pole spisowe zostało przygotowane do spisu z natury zgodnie z postanowieniami Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

3. nie zgłaszam zastrzeżeń co do zabezpieczenia powierzonego mi mienia oraz do składu komisji inwentaryzacyjnej.

Data Podpis kasjera

......................................... .........................................

Załącznik Nr  3

OŚWIADCZENIE WSTĘPNE

osoby/osób materialnie odpowiedzialnej/ych za zapasy materiałów znajdujących się w magazynach (magazynier)

Ja ........................ (imię i nazwisko), legitymujący/a się dowodem osobistym nr .............., jako osoba materialnie odpowiedzialna za zapasy materiałów, znajdujące się w pomieszczeniach magazynowych ......................... w ..................... przy ul. ..............................., oświadczam, że:

1. zestawienia z obrotów magazynowych zostały przekazane do Pionu Głównego Księgowego oraz Pionu Głównego Księgowego Resortu;

2. stan prowadzonej przeze mnie ewidencji został uzgodniony ze stanem ewidencji prowadzonej w księgowości na dzień ..................................;

3. pole spisowe zostało przygotowane do spisu z natury zgodnie z postanowieniami Instrukcji Inwentaryzacyjnej;

4. nie zgłaszam zastrzeżeń co do zabezpieczenia powierzonego mi mienia oraz do składu zespołu spisowego.

Data Podpis(y) osoby (osób) odpowiedzialnej(ych) materialnie

........................ .............................................................................................

.............................................................................................

Załącznik Nr  4

OŚWIADCZENIE KOŃCOWE (PO SPISIE)

osób odpowiedzialnych materialnie

Niniejszym oświadczam(y), że spis z natury składników majątkowych, za które ponoszę odpowiedzialność materialną, znajdujących się w magazynach/kasie* ......................................

Ministerstwa Spraw Zagranicznych w ................... przy ul. ............................ (pole spisowe nr ..............), został dokonany w mojej obecności i nie wnoszę/wnoszę* zastrzeżeń, co do kompletności spisu i pracy zespołów spisowych/komisji inwentaryzacyjnej* w zakresie ilości zinwentaryzowanych składników.

Data Podpis(y) osoby (osób) odpowiedzialnej(ych) materialnie

........................ .............................................................................................

.............................................................................................

* niewłaściwe skreślić

Załącznik Nr  5

OŚWIADCZENIE KOŃCOWE (PO SPISIE)

osoby obecnej przy spisie z natury/użytkownika*

Niniejszym oświadczam, że wszystkie składniki majątkowe znajdujące się w pomieszczeniu nr .......... w ...................... (biuro/departament) Ministerstwa Spraw Zagranicznych (pole spisowe nr ...........), przygotowano i udostępniono do spisu oraz, że spis z natury został dokonany w mojej obecności i nie wnoszę/wnoszę* zastrzeżeń co do pracy zespołów spisowych.

Data Podpis osoby obecnej przy spisie/użytkownika*

........................ ...............................................................................

* niewłaściwe skreślić

Załącznik Nr  6

ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

Lp.

Nr dok. spisu z natury

Nr indeksu

Nazwa składnika

J.m.

Stan faktyczny w dniu spisu

Stan ewidencji w dniu spisu

Rozchód

Przychód

Różnice ilościowo-wartościowe pomiędzy stanami

Różnice wartości

Uwagi

ilość

cena

wartość

ilość

cena

wartość

ilość

wartość

ilość

wartość

niedobory

nadwyżki

niedobory

nadwyżki

ark.

poz.

ilość

wartość

ilość

wartość

Łącznie:

Załącznik Nr  7

PROTOKÓŁ Z KONTROLI WYRYWKOWEJ SPISU Z NATURY

Kontrolę spisu z natury przeprowadzono zgodnie z ................................................

Kontrolę przeprowadził/a: ........................ w terminie ...................., w obecności osoby odpowiedzialnej materialnie/użytkownika* .........................................................

Wyrywkową kontrolą objęto poniższe składniki majątkowe znajdujące się w polu (rejonie) spisowym nr ................................, ........................ przy ul. .......................... w .........................:

Lp.	Nazwa składnika	Oznaczenie składnika majątku	J.m.	Numer i pozycja arkusza spisowego spisu z natury	Ilość podana w arkuszu spisowym spisu z natury	Stan faktyczny w dniu kontroli	Stwierdzone rozbieżności pomiędzy ilością w arkuszu spisu z natury a stanem faktycznym

W toku kontroli stwierdzono, co następuje:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Inne uwagi: .................................................................

* niewłaściwe skreślić

Podpisy kontrolującego/kontrolujących: Podpisy osób obecnych przy kontroli

1. ............................................................ 1. .............................................................

2. ............................................................ 2. .............................................................

Załącznik Nr  8

SPRAWOZDANIE ZESPOŁU SPISOWEGO Z DOKONANEGO SPISU Z NATURY

Sprawozdanie zespołu spisowego nr ...................... dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polach spisowych:

.......................................................................................................................................................

............................................ dokonanego w okresie od .......................................................... do

.......................................................................................................................................................

Skład zespołu spisowego (imiona i nazwiska członków):

............................................................

.............................................................

Osoba(y) materialnie odpowiedzialna(e) / użytkownik(cy)/komórka organizacyjna MSZ*

............................................................

.............................................................

1. Rozliczenie pobranych arkuszy spisu z natury:**

1. pobrano w dniu .............................. arkuszy szt. ........................ o numerach:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

2. wykorzystano arkuszy szt. ......................................... o numerach

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

3. zwrócono arkuszy czystych szt. ...................................... o numerach

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

4. zwrócono arkuszy anulowanych i zniszczonych szt. .............................. o numerach

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

2. Uwagi do przygotowania inwentaryzacji (pola spisowego):

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

w tym, zabezpieczenie pomieszczeń i inwentaryzowanych składników:

a) okna ...............................................................................................................................

b) drzwi ..............................................................................................................................

c) klucze .............................................................................................................................

d) ppoż ...............................................................................................................................

3. Uwagi do przebiegu inwentaryzacji

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

4. Składniki majątkowe zniszczone, uszkodzone, nieprzydatne:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

5. Inne uwagi:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

6. Wnioski i spostrzeżenia:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Data Podpisy członków zespołu spisowego

........................ .................................................................

.................................................................

Data

* zakreślić właściwe

** nie dotyczy sytuacji, gdy arkusze są generowane elektronicznie

Załącznik Nr  9

PROTOKÓŁ WERYFIKACJI RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

Komisja Inwentaryzacyjna w składzie:

Przewodniczący - ...........................................................

Zastępca Przewodniczącego - ........................................

Sekretarz - ......................................................................

Członek - ........................................................................

Członek - ........................................................................

powołana ......................................................................................................................................

ustaliła co następuje:

1. Wyniki spisu z natury zostały ujęte na arkuszach spisowych o numerach:

................................................................................................................................................

2. Wyszczególnienie nadwyżek i niedoborów pozornych wraz z wyjaśnieniami:

a) ........................................................................................................................................

b) ........................................................................................................................................

c) ........................................................................................................................................

3. Komisja Inwentaryzacyjna po szczegółowej analizie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnień otrzymanych od ......., a także wyeliminowaniu nadwyżek i niedoborów pozornych, ustaliła następujące niedobory oraz nadwyżki rzeczywiste:

a) ........................................................................................................................................

b) ........................................................................................................................................

c) ........................................................................................................................................

4. Uwagi:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Podpisy Członków Komisji Inwentaryzacyjnej:

....................................................

....................................................

....................................................

....................................................

....................................................

Załącznik Nr  10

OŚWIADCZENIE

Imię i nazwisko

..........................................................

Nazwa komórki organizacyjnej

o niedoborach/nadwyżkach* stwierdzonych podczas spisu z natury

W związku z niedoborami i/lub nadwyżkami, stwierdzonymi w czasie spisu z natury mienia znajdującego się w moim użytkowaniu/ za które ponoszę odpowiedzialność materialną * a wykazanymi w zestawieniu różnic inwentaryzacyjnych dotyczącymi::

- nr ......................................... poz. ..........................................;

- nr ......................................... poz. ..........................................;

- nr ......................................... poz. ..........................................;

oświadczam:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

* niewłaściwe skreślić

Warszawa, dn. .................20......... r. .........................................................

Podpis użytkownika/

osoby odpowiedzialnej materialnie

Załącznik Nr  11

PROTOKÓŁ WERYFIKACJI SALD NR ...............

Ministerstwo Spraw Zagranicznych - Centrala

na dzień ................................ r.

Symbol i nazwa konta: .................................................................................................................

1. Saldo konta ...................................................... wynika z załączonego wydruku zestawienia obrotów i sald kont analitycznych i wynosi:

- saldo Wn - ......................................... zł

- saldo Ma - ......................................... zł

2. Przebieg inwentaryzacji

Zespół weryfikacyjny w składzie: 1. ................................................................................

2. ................................................................................

2.1. Dokonał weryfikacji salda konta .......................................................................................

2.2. W wyniku porównania danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami ustalono, że saldo konta ............................................. jest prawidłowe/nieprawidłowe* na dzień ....................

i wynosi:

- saldo Wn - ......................................... zł

- saldo Ma - ......................................... zł

3. Uwagi:

Data i podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:

1. .....................................................

2. .....................................................

Podpis Głównego Księgowego

........................................................

* niewłaściwe skreślić

Załącznik Nr  12

PROTOKÓŁ

z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

w dniu ..................... o godz. .........................

Komisja inwentaryzacyjna działająca na podstawie ...................................... r. w składzie:

Przewodniczący: ..........................................................................................................................

Członek: .......................................................................................................................................

Członek: .......................................................................................................................................

w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - .................................................., dokonał w dniu .................. r. komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących gospodarki kasowej to znaczy czeków gotówkowych, rozrachunkowych dowodów kasa przyjmie - "KP", kasa wypłaci - "KW" oraz innych wartości pieniężnych.

Stwierdzony stan gotówki w kasie:

a) banknoty .................................... szt. .................. wartość zł ............................................

banknoty .................................... szt. .................. wartość zł ............................................

banknoty .................................... szt. .................. wartość zł ............................................

banknoty .................................... szt. .................. wartość zł ............................................

banknoty .................................... szt. .................. wartość zł ............................................

b) bilon wartość zł ................................................

c) wartość razem (a + b) zł ................................................

CENTRALA MSZ RESORT SZ

1. Ostatni Raport kasowy wypłat bieżących nr ................................ ........................

2. Ostatni Raport kasowy wypłat wynagrodzeń nr............................ ........................

3. Ostatni Raport wypłat ZFŚS nr................................ ........................

4. Ostatni nr czeku gotówkowego (rachunek bieżący) ..................... ........................

5. Ostatni nr czeku gotówkowego ZFŚS .......................................... ........................

6. Ostatni nr dowodu KP .................................................................. ........................

7. Ostatni nr dowodu KW ................................................................ ........................

Stan gotówki w kasie jest zgodny z saldem raportów kasowych.

Stwierdzono depozyty w kasie w postaci gwarancji bankowych oraz papierów wartościowych (wykaz wg załącznika).

W związku z ustaleniami zawartymi w tym protokole, osoba materialnie odpowiedzialna nie wnosi zastrzeżeń, co do treści merytorycznej protokołu, członków komisji inwetaryzacyjnej oraz sposobu przeprowadzenia przez nich spisu.

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiano w kasie.

Uwagi: ..........................................................................................................................................

Podpis osoby Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej

materialnie odpowiedzialnej

...................................................... .......................................................................

...................................................... .......................................................................

...................................................... .......................................................................

Podpis Głównego Księgowego

..............................................................

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Polski w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1266).