Wprowadzenie do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej "Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej".
Dz.Urz.MON.2011.21.316
Akt utracił mocDECYZJA Nr 378/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 12 października 2011 r.
w sprawie wprowadzenia do użytku w Ministerstwie Obrony Narodowej "Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej"
Na podstawie § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) w związku art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) ustala się, co następuje:
Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.
ZAŁĄCZNIK
MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ
MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ
DEPARTAMENT OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
MINISTERSTWA OBRONY NARODOWEJ
WARSZAWA
___________________________________________________________________________
2011 r.
Lp. Rozdział Tytuł
1. Rozdział I Postanowienia ogólne
2. Rozdział II Organizacja i funkcjonowanie kancelarii
3. Rozdział III Wytwarzanie dokumentów
4. Rozdział IV Obieg dokumentów
5. Rozdział V Postępowanie z korespondencją wchodzącą
6. Rozdział VI Postępowanie z dokumentami wytworzonymi w komórce organizacyjnej
7. Rozdział VII Urządzenia ewidencyjne kancelarii
8. Rozdział VIII Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
9. Rozdział IX System elektronicznego obiegu dokumentów
10. Rozdział X Zasady kompletowania i niszczenia dokumentów.
Przygotowanie akt do archiwum
11. Rozdział XI Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji komórki organizacyjnej
12. Rozdział XI Zasady ochrony dokumentów
Załączniki: Załącznik nr 1. Rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych
Załącznik nr 2. Dziennik korespondencji dokumentów
Załącznik nr 3. Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych
Załącznik nr 4. Rejestr wydanych dokumentów
Załącznik nr 5. Skorowidz rejestrów wydanych dokumentów
Załącznik nr 6. Książka doręczeń przesyłek miejscowych
Załącznik nr 7. Dziennik wykonawcy
Załącznik nr 8. Obieg dokumentu jawnego wytworzonego w komórce organizacyjnej
Załącznik nr 9. Obieg dokumentu (wchodzącego) otrzymanego
przez kancelarię jawną w formie papierowej
Załącznik nr 10. Obieg dokumentu otrzymanego przez kancelarię jawną z wykorzystaniem systemu EOD
Rozdział I
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział II
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii
Rozdział III
Wytwarzanie dokumentów
Wytwarzanie dokumentów
- kancelaria może odmówić przyjęcia dokumentu i zwrócić go do wykonawcy, w celu jego wykonania zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Rozdział IV
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów
Rozdział V
Postępowanie z korespondencją wchodzącą
Postępowanie z korespondencją wchodzącą
- pracownik kancelarii obowiązany jest dołączyć do dokumentów opakowanie zewnętrzne, w którym nadesłano przesyłkę. Decyzję w zakresie zniszczenia lub przechowywania opakowania podejmuje wykonawca odpowiedzialny za realizację sprawy, dokonując odpowiedniego wpisu na dokumencie, potwierdzonego datą i czytelnym podpisem lub wpisem w systemie EOD.
Rozdział VI
Postępowanie z dokumentami wytworzonymi w komórce organizacyjnej
Postępowanie z dokumentami wytworzonymi w komórce organizacyjnej
Rozdział VII
Urządzenia ewidencyjne kancelarii
Urządzenia ewidencyjne kancelarii
Rozdział VIII
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
Rozdział IX
System elektronicznego obiegu dokumentów
System elektronicznego obiegu dokumentów
Rozdział X
Zasady kompletowania i niszczenia dokumentów. Przygotowanie akt do archiwizacji
Zasady kompletowania i niszczenia dokumentów. Przygotowanie akt do archiwizacji
Rozdział XI
Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji komórki organizacyjnej
Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji komórki organizacyjnej
Rozdział XII
Zasady ochrony dokumentów
Zasady ochrony dokumentów
______
1) Przesyłanie dokumentów z wykorzystaniem urządzeń fax może odbywać się tylko do instytucji, które nie korzystają z systemu EOD.
2) Książkę ewidencji wydawnictw prowadzi się w kancelariach, w których ewidencjonuje i przechowuje się wydawnictwa, czasopisma, dokumentację techniczną, standaryzacyjną i materiały filmowe.
3) Dokumentacja obejmuje: "Szczególne wymagania bezpieczeństwa dla sieci teleinformatycznej MIL-WAN w Ministerstwie Obrony Narodowej", "Procedury bezpiecznej eksploatacji dla użytkowników sieci teleinformatycznej MIL-WAN w Ministerstwie Obrony Narodowej" oraz "Procedury bezpiecznej eksploatacji dla osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo teleinformatyczne sieci teleinformatycznej MIL-WAN w Ministerstwie Obrony Narodowej".
4) T- 1/10 - numer teczki akt, B5 - kategoria dokumentu.
5) W uzasadnionych przypadkach, wykonawca może wystąpić do kancelarii (w dyspozycji określającej dalszy tryb postępowania z dokumentem) o wykonanie wydruku dekretacji (poleceń przełożonych związanych z realizacją dokumentu, zapisanych w systemie EOD) i dołączenia ich do dokumentu wpinanego do teczki akt.
Załącznik Nr 1
- WZÓR -
- WZÓR -
Strona lewa | ||||||
Oznaczenie klauzuli tajności | Numer kolejny zapisu | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Nazwa teczki, dziennika, książki itp. | Data rozpoczęcia | Data zakończenia | Liczba stron |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Strona prawa | |||||
Komórka odpowiedzialna za prowadzenie teczki, dziennika, książki itp. | Pokwitowanie odbioru teczki, dziennika, książki itp. | Adnotacje o przekazaniu do archiwum lub zniszczeniu | Uwagi | ||
imię i nazwisko osoby prowadzącej | data i podpis | potwierdzenie zwrotu - data i podpis | |||
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Załącznik Nr 2
- WZÓR -
- WZÓR -
Strona lewa | ||||||||
Oznaczenie klauzuli tajności | Numer kolejny zapisu | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Numer i data dokumentu otrzymanego | Nazwa instytucji nadawcy (przy odbiorze), adresata (przy wysyłce) | Jakiej sprawy dotyczy | Liczba | ||
stron dokumentu wraz z załącznikami | załączników | stron załączników | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Strona prawa | |||||
Numer według DEWD | Kto wykonał dokument, komu przekazano lub numer RWD | Pokwitowanie i data | Symbol (numer) akt, w których przechowuje się dokument | Uwagi | |
wykonawcy pobierającego dokument do załatwienia | pracownika kancelarii potwierdzającego zwrot dokumentu | ||||
10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Załącznik Nr 3
- WZÓR -
- WZÓR -
Strona lewa
KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW, DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ
............................................. .............................................................
Nr porządkowy Nazwa dokumentu
Lp. | Otrzymano | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba załączników i liczba stron | |
............................................. .............................................................
Nr porządkowy Nazwa dokumentu
Lp. | Otrzymano | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba załączników i liczba stron | |
Strona prawa
I STANDARYZACYJNEJ ORAZ MATERIAŁÓW FILMOWYCH
............ | .............. | ................. | ................................. |
Sygnatura | Rok wydania | Klauzula tajności | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności |
Wysłano / zniszczono | Pozostało | Numery teczki i stron podszytych faktur (pism) | Uwagi | ||||
Numer i data faktury (pisma) / protokołu zniszczenia | Dokąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba egz. | Numery egz. | ||
............ | .............. | ................. | ................................. |
Sygnatura | Rok wydania | Klauzula tajności | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności |
Wysłano / zniszczono | Pozostało | Numery teczki i stron podszytych faktur (pism) | Uwagi | ||||
Numer i data faktury (pisma) / protokołu zniszczenia | Dokąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba egz. | Numery egz. | ||
Załącznik Nr 5
- WZÓR -
- WZÓR -
Strona lewa | Strona prawa | ||||||
Lp. | Stopień wojskowy | Imię i nazwisko lub nazwa komórki organizacyjnej | Data założenia | Data zakończenia | Adnotacje o zniszczeniu | Uwagi | |
Załącznik Nr 6
- WZÓR -
- WZÓR -
Lp. | Data przyjęcia przesyłki (dzień, miesiąc, godzina) | Numer ewidencyjny dokumentu | Adresat | Potwierdzenie odbioru dokumentu | |
stopień wojskowy, imię i nazwisko | Pieczęć, data i podpis | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Załącznik Nr 7
- WZÓR -
- WZÓR -
Strona lewa
Oznaczenie klauzuli tajności | Lp. | Numery dokumentów | Ilość stron dokumentu | Skąd wpłynął lub dokąd wysłano dokument | Czego dokument dotyczy lub jego nazwa | ||
Wchodzący | Wychodzący | Według DEWD | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Strona prawa
Komu przekazano dokument | Nr teczki w której znajduje się pismo | Uwagi | |
stopień wojskowy, imię i nazwisko | data i podpis | ||
9 | 10 | 11 | 12 |
Załącznik Nr 9
OBIEG DOKUMENTU (WCHODZĄCEGO) OTRZYMANEGO PRZEZ KANCELARIĘ JAWNĄ W FORMIE PAPIEROWEJ
OBIEG DOKUMENTU (WCHODZĄCEGO) OTRZYMANEGO PRZEZ KANCELARIĘ JAWNĄ W FORMIE PAPIEROWEJ
Załącznik Nr 10
OBIEG DOKUMENTU OTRZYMANEGO PRZEZ KANCELARIĘ JAWNĄ Z WYKORZYSTANIEM SYSTEMU EOD
OBIEG DOKUMENTU OTRZYMANEGO PRZEZ KANCELARIĘ JAWNĄ Z WYKORZYSTANIEM SYSTEMU EOD
Załącznik Nr 11
6 grafika
6 grafika
Załącznik Nr 12
7 grafika
7 grafika