Wprowadzenie do użytku "Instrukcji zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2016.174

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 października 2016 r.

DECYZJA Nr 302/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 14 października 2016 r.

w sprawie wprowadzenia do użytku "Instrukcji zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej"

Komenda Główna Żandarmerii Wojskowej

Na podstawie art. 6 ust. 2i, w związku z art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) oraz art. 2 pkt 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852 oraz z 2014 r. poz. 932) ustala się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do użytku "Instrukcję zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej", stanowiącą załącznik do decyzji.

§ 2. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja zarządzania dokumentacją w Archiwum Żandarmerii Wojskowej, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb postępowania z dokumentacją, stanowiącą zasób Archiwum Żandarmerii Wojskowej, w tym:

1) zasady przygotowania dokumentacji do przekazania do archiwum,

2) tryb i zasady przyjmowania dokumentacji do archiwum;

3) zasady i sposób prowadzenia środków ewidencyjnych archiwum;

4) zasady i sposób przechowywania oraz zabezpieczania dokumentacji;

5) zasady udostępniania dokumentacji jednostkom organizacyjnym Żandarmerii Wojskowej.

§ 2. Określenia użyte w Instrukcji oznaczają:

1) archiwum - Archiwum Żandarmerii Wojskowej;

2) digitalizacja - wykonywanie kopii cyfrowych z przechowywanych w archiwum materiałów archiwalnych oraz zapisywanie ich na informatyczne nośniki danych;

3) dokumentacja niejawna - dokumentację zawierającą informacje niejawne chronione stosownymi klauzulami tajności;

4) jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służący do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;

5) jednostka organizacyjna Żandarmerii Wojskowej - Komendę Główną Żandarmerii Wojskowej, Oddziały Specjalne Żandarmerii Wojskowej, Oddziały Żandarmerii Wojskowej, Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, Oddział Zabezpieczenia Żandarmerii Wojskowej, Wydziały Żandarmerii Wojskowej;

6) klasyfikacja archiwalna - system podziału i układu dokumentów według tytułów i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej;

7) kwalifikacja archiwalna - przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania, przeprowadzana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt;

8) materiały archiwalne - wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, bez względu na sposób wytworzenia, mające znaczenie jako źródło informacji - powstałe w przeszłości i powstające współcześnie, które ze względu na swoją wartość historyczną kwalifikują się do wieczystego przechowywania w archiwum;

9) skontrum - kontrolę stanu liczbowego zasobu archiwalnego, polegającą na jego fizycznym porównaniu z właściwymi środkami ewidencyjnymi;

10) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie czy instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt;

11) spis akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z jednostek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

12) symbol kwalifikacyjny - oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej jednolitym rzeczowym wykazem akt: "A" dla materiałów archiwalnych oraz "B" i "BE" z dodaniem cyfr arabskich, a także "Bc" dla dokumentacji niearchiwalnej (cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt);

13) symbol klasyfikacyjny - oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Rozdział  2

Gromadzenie dokumentacji

§ 3. Jednostki organizacyjne Żandarmerii Wojskowej przekazują do archiwum materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną oznaczoną kategorią archiwalną B10 oraz o dłuższym okresie przechowywania, nie później niż po upływie 5 lat od jej wytworzenia.

§ 4. Za przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum odpowiedzialny jest kierownik jednostki organizacyjnej przekazującej akta.

§ 5. Przygotowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do przekazania do archiwum odbywa się według poniższych zasad:

1) zakwalifikowanie i zaklasyfikowanie dokumentacji, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt;

2) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy, począwszy od najwcześniejszego pisma;

3) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism, wyjęcie metalowych lub plastikowych części spinających (zszywek, spinaczy);

4) umieszczenie dokumentacji, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru, wykonanym z materiału litego bezkwasowego;

5) dokumenty w teczce powinny być spięte klipsami archiwizacyjnymi lub związane sznurkiem i opieczętowane;

6) grubość teczki nie może przekraczać 5 cm;

7) ponumerowanie stron teczki akt, poprzez umieszczenie kolejnego numeru w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony - przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom należy numerować oddzielnie), ostateczną liczbę stron podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki opakowania w formie zapisu: Niniejsze ... [rodzaj opakowania] zawiera ... stron kolejno ponumerowanych.;

8) w przypadku zaplombowanych pakietów, informację o liczbie stron podaje się na odwrocie koperty;

9) opisanie pierwszej strony okładki akt zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Instrukcji;

10) zamieszczenie na początku każdej teczki kategorii A spisu spraw lub spisu dokumentów nietworzących akt sprawy;

11) umieszczenie teczek akt w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka), wykonanych z materiału litego bezkwasowego (opakowania zbiorcze opisuje pracownik archiwum po przyjęciu dokumentacji do archiwum, przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy wytwórcy akt sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz);

12) opakowania o których mowa w pkt 4 i 11 powinny spełniać wymogi wyszczególnione w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743);

13) materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przygotowana do przekazania do archiwum, przed obowiązywaniem zapisów niniejszej Instrukcji, mogą zostać przyjęte do archiwum na podstawie przepisów obowiązujących w chwili przygotowywania teczek, po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem archiwum.

§  6.

1. Układ teczek dokumentacji z pracy operacyjno-rozpoznawczej, wymagane w niej druki oraz wzór okładki regulują odrębne przepisy.

2. Kartki ewidencji operacyjnej przekazuje się do archiwum w kopertach lub innych dostosowanych do przechowywania opakowaniach bez konieczności ich łączenia (spinania, sznurowania). O układzie kartek w kopertach decyduje osoba przekazująca dokumentację do archiwum. Wzór opisu koperty stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji.

3. Zasady sporządzania spisów akt dokumentacji z pracy operacyjno-rozpoznawczej określone zostaną w odrębnych przepisach.

§  7.

1. Dokumentacja, o której mowa w § 6, przechowywana jest w archiwum w formie opieczętowanego pakietu w celu uniemożliwienia zapoznania się z nią przez osoby nieuprawnione.

2. Przekazanie dokumentacji w formie przedstawionej w ust. 1 odbywa się w archiwum w obecności pracownika archiwum, który przed zaplombowaniem pakietu sprawdza jego zawartość pod względem formalnym.

§ 8. Komendant Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej przekazującej dokumentację, wyznacza pracownika archiwum do udzielenia wskazówek w zakresie właściwego zaklasyfikowania oraz przygotowania dokumentacji do przekazania.

§  9.

1. Materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przekazuje się do archiwum na podstawie spisu akt, stanowiącego załącznik nr 2 do Instrukcji, przy czym:

1) nazwę twórcy akt stanowi pełna nazwa jednostki organizacyjnej, która je wytworzyła;

2) spisowi akt numer nadaje archiwum w momencie przyjęcia dokumentacji;

3) daty skrajne przekazywanych teczek akt należy podać w systemie rocznym;

4) poszczególne pozycje spisu należy rozdzielać separatorem, każda kolejna strona spisu powinna zaczynać się od umieszczenia nagłówka tabeli, wiersze tabeli nie powinny być rozdzielone na dwóch stronach;

5) tytuł teczki akt powinien być zgodny z hasłem klasyfikacyjnym występującym w rzeczowym wykazie akt, na podstawie którego dana teczka była klasyfikowana;

6) spis akt należy wykonać w formacie A4, w pionowym układzie strony, w wydruku dwustronnym (czcionka 12 pt.), z marginesem na zszycie o szerokości 3,5 cm;

7) spisy wykonuje się oddzielnie dla każdej kategorii archiwalnej oraz w przypadku dokumentacji niejawnej oddzielnie dla materiałów o poszczególnej klauzuli tajności.

2. Spis akt sporządza się w trzech egzemplarzach, z których pierwszy przeznaczony jest dla jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację, natomiast pozostałe dwa pozostają w archiwum. Spisy akt przekazuje się w formie wydruku i na nośniku elektronicznym, w formacie określonym przez kierownika archiwum.

§  10.

1. Zamiar przekazania dokumentacji do archiwum, jest uzgadniany w trybie roboczym z kierownikiem archiwum.

2. Kierownik archiwum sprawdza pod względem formalnym sposób opracowania przedstawionych projektów spisów, a następnie:

1) w razie zaakceptowania spisów, uzgadnia z osobą upoważnioną do przekazania dokumentów termin przekazania dokumentacji do archiwum;

2) w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek uchybień, odsyła spisy do ponownego sporządzenia, jednocześnie przekazując wskazówki dotyczące uzupełnienia braków.

§ 11. Przyjęcie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przez archiwum polega na:

1) sprawdzeniu pod względem formalnym stanu przygotowania przekazywanej dokumentacji;

2) przyjęciu ilościowym przekazywanej dokumentacji, na podstawie spisów akt;

3) nadaniu przez pracownika archiwum, każdej nowoprzyjętej jednostce archiwalnej sygnatury archiwalnej, to jest niepowtarzalnego numeru ewidencyjnego stanowiącego połączenie numeru spisu akt, roku w którym przyjęto dokumentację oraz liczby porządkowej teczki w spisie akt;

4) podpisaniu czytelnie spisów zdawczo-odbiorczych przez osobę przekazującą i przyjmującą akta z podaniem daty przekazania.

§ 12. W przypadku stwierdzenia niespełnienia wymogów prawidłowego przygotowania akt do przekazania, kierownik archiwum odmawia przyjęcia dokumentacji uzasadniając swoją decyzję na piśmie.

§ 13. Fakt przyjęcia dokumentów do archiwum odnotowuje się niezwłocznie w urządzeniach ewidencyjnych.

Rozdział  3

Ewidencja archiwalna

§ 14. Akta przechowywane w archiwum muszą być objęte ewidencją. Nie wolno przechowywać akt niezaewidencjonowanych oraz w stanie nieuporządkowanym.

§ 15. Na ewidencję prowadzoną w archiwum składają się:

1) spisy akt przekazanych;

2) rejestr spisów akt;

3) rejestr zezwoleń na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do Instrukcji;

4) książka ewidencji akt wypożyczonych i udostępnionych;

5) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz z dołączonymi spisami dokumentacji niearchiwalnej i zezwoleniami na zniszczenie;

6) elektroniczne bazy danych;

7) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu udostępnionych akt;

8) protokoły skontrum zasobu.

§ 16. Spisy akt przekazanych do archiwum rejestruje się w kolejności wpływu i nadaje kolejny numer zgodnie z rejestrem spisów, stanowiącym załącznik nr 4 do Instrukcji. Jeden egzemplarz spisów akt przechowuje się według kolejności numerów z rejestru natomiast drugi według jednostek organizacyjnych przekazujących akta. Drugi egzemplarz spisów akt przeznaczony jest do działalności bieżącej.

§ 17. Urządzenia ewidencyjne archiwum stanowią materiał archiwalny.

Rozdział  4

Przechowywanie, zabezpieczanie oraz skontrum zasobu archiwalnego

§ 18. Pomieszczenia archiwum spełniają warunki zgodne z Polską Normą PN - ISO 11799 z czerwca 2006 r. Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych.

§ 19. Magazyny archiwum służą wyłącznie do przechowywania zasobu archiwum. Dla akt oznaczonych klauzulą "ściśle tajne" oraz "tajne" przeznacza się odrębne pomieszczenie, podobnie jak dla materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kryminalnej.

§ 20. Dokumentację niejawną przechowuje się w pomieszczeniach magazynowych spełniających warunki określone w przepisach wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167).

§ 21. Akta w magazynach przechowuje się w kartonach zbiorczych w układzie pionowym, akta o formatach niestandardowych mogą być przechowywane luzem w układzie poziomym.

§ 22. Dołączone do akt informatyczne nośniki danych przechowywane są oddzielnie.

§ 23. W celu zabezpieczenia zasobu archiwum materiały archiwalne jawne poddaje się procesowi digitalizacji.

§  24.

1. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;

2) zabrania się spożywania posiłków i napojów.

2. Nie pozostawia się pomieszczenia magazynowego bez uprzedniego zabezpieczenia przed niepowołanym wejściem.

§  25.

1. W celu regularnej kontroli przechowywanego zasobu w archiwum przeprowadza się raz na dwa lata skontrum całości zasobu archiwum.

2. Kierownik archiwum może zarządzić przeprowadzenie skontrum w innym terminie jeżeli wystąpiły uzasadnione przesłanki do sprawdzenia zasobu archiwum.

§ 26. Skontrum dokumentacji stanowiącej zasób archiwum polega na:

1) porównaniu zapisów w urządzeniach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  27.

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika archiwum, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik archiwum.

3. Z przeprowadzonej kontroli komisja skontrowa sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji.

Rozdział  5

Udostępnianie dokumentacji zgromadzonej w archiwum

§  28.

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do celów służbowych jednostkom organizacyjnym Żandarmerii Wojskowej oraz ich komórkom odbywa się w archiwum, za zgodą komendanta Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej, poprzez:

1) umożliwienie osobistego zapoznania się przez interesantów z oryginalnymi materiałami;

2) przekazanie interesantom informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;

3) przekazanie interesantom kopii dokumentów;

4) wypożyczanie akt poza archiwum.

2. Zgodę na udostępnianie materiałów z pracy operacyjno-rozpoznawczej wydaje szef Oddziału Kryminalnego Komendy Głównej Żandarmerii Wojskowej.

§ 29. Zgodę na wykonanie kopii z dokumentów niejawnych wydaje komendant Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej.

§  30.

1. Podstawą do udostępnienia dokumentacji z zasobu archiwum jest prawidłowo wypełniona "Karta udostępnienia", której wzór stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji.

2. W razie przesłania "Karty udostępnienia" przy pomocy faksu lub poczty elektronicznej, osoba zamawiająca materiały jest zobowiązana do dostarczenia oryginału karty w momencie udostępnienia dokumentów.

3. Każdorazowe wypożyczenie akt odnotowuje się w Książce ewidencji akt wypożyczonych i udostępnionych, której wzór stanowi załącznik nr 7 do Instrukcji.

§ 31. Akta udostępniane są po okazaniu przez korzystającego dokumentu tożsamości wraz ze zdjęciem. W przypadku korzystania z dokumentów niejawnych konieczne jest okazanie aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa lub stosownego upoważnienia, odpowiedniego do klauzuli tajności dokumentów, o które ubiega się zainteresowany oraz kopii aktualnego zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

§ 32. Udostępnianie akt w ramach Żandarmerii Wojskowej może odbyć się poprzez ich wysyłkę pocztą za pośrednictwem kancelarii Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej. W takim wypadku, po dostarczeniu przez zainteresowanego oryginału "Karty udostępnienia", akta są bezpośrednio przesyłane do kierownika jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej lub komórki wewnętrznej wnioskującej o udostępnienie akt, który osobiście odpowiada za zgodne z przepisami postępowanie z otrzymanymi dokumentami.

§ 33. Dokumentacja przekazywana zgodnie z § 7, udostępniana jest upoważnionym osobom wyłącznie osobiście.

§ 34. Zwrot akt następuję w terminie umówionym z archiwum. W razie potrzeby dłuższego korzystania z akt, korzystający jest zobowiązany powiadomić o tym fakcie archiwum i podać przewidywany termin zwrotu dokumentów.

§ 35. Poza archiwum nie wypożycza się dokumentacji:

1) zastrzeżonej przez kierownika jednostki organizacyjnej, która ją przekazała;

2) ze względu na jej zły stan fizyczny;

3) stanowiącej urządzenia ewidencyjne archiwum.

§  36.

1. Zabrania się przekazywania udostępnionych akt innym podmiotom niż wskazanym we wniosku lub karcie udostępniania. W przypadku uzasadnionej konieczności przekazanie akt może nastąpić za zgodą Komendanta Centrum Szkolenia Żandarmerii Wojskowej.

2. Z akt wypożyczonych zabrania się wyłączania poszczególnych dokumentów.

§ 37. Korzystający z zasobu archiwum ponoszą pełną odpowiedzialność za zagubienie, uszkodzenie lub zniszczenie udostępnionej im dokumentacji, ochronę danych osobowych i informacji niejawnych zawartych w tej dokumentacji oraz jej zwrot w określonym terminie.

§  38.

1. Pracownik archiwum sprawdza zawartość akt przed ich udostępnieniem oraz po ich zwrocie. Sprawdzenie dokumentacji po zwrocie dotyczy również pakietów, o których mowa § 7.

2. W przypadku stwierdzenia braku dokumentów, ich uszkodzenia lub zniszczenia sporządza się protokół, który podpisuje zwracający akta oraz kierownik archiwum. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 8 do Instrukcji.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach a drugi przekazuje się kierownikowi jednostki organizacyjnej, której udostępniono akta.

§ 39. Udostępnianie materiałów archiwalnych zgromadzonych w archiwum osobom i podmiotom zewnętrznym regulują przepisy wydane na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506).

§ 40. Podmiotom zewnętrznym nie udostępnia się dokumentacji niearchiwalnej.

Załącznik Nr  1

Wzór

Pierwsza strona okładki akt

"Wzór"

TECZKA AKT ................................................

(symbol klasyfikacyjny)

KOPERTA ZAWIERA AKTA ............................................... *

(symbol klasyfikacyjny)

...................................................................................................................................

(hasło klasyfikacyjne)

.......................................................................................................................................

(informacje o dokumentacji zawartej w teczce)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

TOM .....

KATEGORIA ARCHIWALNA ..................

ROZPOCZĘTO:..........................

ZAKOŃCZONO:.........................

ILOŚĆ STRON:............................

* - dotyczy dokumentów przekazywanych w kopertach

Załącznik Nr  2

Spis akt przekazanych

..............................................................

(pełna nazwa jednostki organizacyjnej

przekazującej akta)

SPIS AKT NR ........./.........

...........................................................................

(nazwa twórcy akt)

przekazanych do ....................................................................................

(nazwa archiwum)

Lp.	Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny	Hasło klasyfikacyjne (tom, nr egzemplarza)	Kategoria archiwalna	Data rozpoczęcia	Data zakończenia	Ilość stron	Informacje uzupełniające
1	2	3	4	5	6	7	8

Razem pozycji ........... (słownie: ..................................)

Przekazania dokonano w dniu ..... ..... ........ r.

Przekazał: ...................................................... Przyjął: .......................................................

(stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis) (stanowisko, imię i nazwisko

oraz podpis)

mp.

archiwum

Załącznik Nr  3

Rejestr zezwoleń na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej

Lp.	Numer zezwolenia	Data wykonania protokołu	Nazwa komórki	Zniszczono akta za lata	Ilość j.a. wydzielonych do zniszczenia wg protokołu	Ilość j.a. faktycznie zniszczonych	Data zatwierdzenia protokołu	Nazwisko osoby wyrażającej zgodę na zniszczenie akt	Numer protokołu stwierdzającego zniszczenie akt	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Załącznik Nr  4

Rejestr spisów akt

Lp.	Data spisu akt	Nazwa komórki lub jednostki organizacyjnej	Rok powstania akt	Ilość teczek		Rozliczenie z akt			Rozmieszczenie akt			Uwagi
				wg spisu akt	przyjętych	zniszczono	przekazano	pozostało	sala	szafa	pion
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Załącznik Nr  5

Protokół skontrum zasobu archiwum

1. Arkusz skontrum.

L.p.	Numer spisu	Kategoria archiwalna	Daty krańcowe spisu	Ilość jednostek archiwalnych według ewidencji	Ilość jednostek archiwalnych zgodnie ze stanem faktycznym	Rozmiar w metrach bieżących przed skontrum	Rozmiar w metrach bieżących po skontrum

2. Rodzaj środka ewidencyjnego, na podstawie którego przeprowadzono skontrum ................

.......................................................................................................................................................

........................................................................................................................................

3. W dniach................................................................... 20.... r. przeprowadzone zostało przez

(nazwiska, imiona, stanowiska) ..................................................................................................

.......................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

skontrum zasobu, które wykazało:

- zgodność faktycznej liczby ....................................... jednostek archiwalnych (fizycznych)

w zasobie z liczbą .................................... jednostek archiwalnych (fizycznych) wymienionych

w środkach ewidencyjnych określonych w pkt 2,

- niezgodność faktycznej liczby ................................... jednostek archiwalnych (fizycznych)

z liczbą ...................................................... jednostek archiwalnych (fizycznych) wymienionych

w środkach ewidencyjnych określonych w pkt 2,

polegającą na

- braku jednostek archiwalnych (podać ogólną liczbę ...................................... o sygnaturach

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

- bądź nieuwzględnieniu odnalezionych jednostek archiwalnych przynależnych do zespołu

w środku ewidencyjnym określonym w pkt 2 (podać ogólną liczbę) ...........................................

o sygnaturach:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Podpisy prowadzących skontrum

.................................................................

.................................................................

.................................................................

4. Uwagi wyjaśniające stwierdzone braki i niezgodności oraz inne ważne informacje dla stanu zasobu, dokonane po zakończeniu skontrum zasobu archiwalnego.

Podpisy osób dokonujących wpisu

...............................................................

...............................................................

...............................................................

data .......................................................

Załącznik Nr  6

Wzór

KARTA UDOSTĘPNIENIENIA AKT Z ARCHIWUM ŻW NR ...........................

......................................................................... Dnia ......................................

Nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej

występującej o udostępnienie dokumentacji

(nadaje archiwum)

Proszę o udostępnienie dokumentacji wytworzonych przez .........................................................

(nazwa twórcy dokumentacji)

Przekazanych do archiwum przez .................................................................................................

(nazwa jedn. lub kom. wewn. która przekazała

dokumentację do archiwum)

Za numerem spisu akt przekazanych ........./......... , numer pozycji w spisie ....... ,

........./........ , numer pozycji w spisie .........,

........./........ , numer pozycji w spisie ..........

Dotyczących ............................................................................................................................

(podać pełny tytuł akt oraz lata ich wytworzenia)

.......................................................................................................................................................

Cel udostępnienia: ....................................................................................................................

Sposób udostępnienia (właściwe podkreślić):

na miejscu - skopiowanie na miejscu - wypożyczenie poza archiwum

Do odbioru / wykorzystania na miejscu dokumentacji upoważniam Pana/Panią:

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko, nr telefonu, nr legitymacji służbowej/dowodu osobistego)

.......................................................................................................................................................

(numer poświadczenia bezpieczeństwa - w razie korzystania z dokumentacji niejawnej)

(Upoważniona powyżej osoba pobiera akta dla: ...............................................................)*

(imię i nazwisko , nr telefonu)

Planowany termin zwrotu dokumentacji .....................................................................................

..................................................................................................................

(data, czytelny podpis kierownika jednostki lub komórki wewnętrznej

występującego o udostępnienie dokumentacji)

Zgadzam się na Wyrażam zgodę na

udostępnienie ww. dokumentacji wypożyczenie akt poza archiwum

.................................................... ........................................................

Potwierdzam odbiór ww. dokumentacji Kwituję zwrot ww. dokumentacji

........................................................................ ...........................................................

(data, podpis pobierającego dokumentację) (data, podpis pracownika archiwum)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik Nr  7

Książka ewidencji akt wypożyczonych i udostępnionych

L.p.	Sygnatura archiwum wojskowego	Tytuł teczki	Rok powstania akt	Ilość kart	Nazwa zespołu	Wypożyczający (nazwa jednostki) stopień, nazwisko i imię upoważnionego	Nr karty udostępnienia	Data		UWAGI
								Wypożyczenia	Zwrotu
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Załącznik Nr  8

Wzór

Protokół

.............................. dnia ....................

(miejscowość)

o braku* - uszkodzeniu* - zniszczeniu* udostępnionych akt

sporządzony dnia .......................... w sprawie:

1) stwierdzonych braków*, 2) uszkodzenia*, 3) zniszczenia - wypożyczonych z archiwum akt.

Akta o sygnaturze nr ................................... wypożyczone przez .................................................

.......................................................................................................................................................

(imię i nazwisko - stanowisko służbowe osoby wypożyczającej akta)

1) zaginęły*

2) uległy następującym uszkodzeniom*:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

3) mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt*:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia*, uszkodzenia* zniszczenia* akt:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.................................... ........................................

(kierownik archiwum) (wypożyczający akta)

..............................................................................

(bezpośredni przełożony wypożyczającego akta)

* niepotrzebne skreślić