Wprowadzenie do użytku "Instrukcji o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej".
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MON.2012.305
Akt utracił moc Wersja od: 1 stycznia 2014 r.
DECYZJA Nr 235 /MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 3 sierpnia 2012 r.
w sprawie wprowadzenia do użytku "Instrukcji o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej".
Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1
Na podstawie § 2 pkt 4 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426), w związku z § 41 zarządzenia Nr 16/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 22 lipca 2005 r. w sprawie działalności kompetencyjnej i organizacyjno-etatowej w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. MON Nr 14, poz. 107, z późn. zm.), ustala się, co następuje:
1.
Wprowadza się do użytku służbowego "Instrukcję o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej", stanowiącą załącznik do decyzji.2.
Traci moc decyzja Nr 392/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 8 grudnia 2005 r. w sprawie postępowania z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. MON Nr 22, poz. 211, z 2007 r. Nr 4, poz. 47 i Nr 23, poz. 239, z 2008 r. Nr 23, poz. 294 oraz z 2009 r. Nr 16, poz. 188).3.
Decyzja wchodzi w życie z dniem 15 sierpnia 2012 r.ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA O POSTĘPOWANIU Z DOKUMENTAMI ETATOWYMI I TABELAMI NALEŻNOŚCI W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ
INSTRUKCJA O POSTĘPOWANIU Z DOKUMENTAMI ETATOWYMI I TABELAMI NALEŻNOŚCI W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ
Rozdział 1 - Postanowienia ogólne
Rozdział 2 - Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
Rozdział 3 - Ewidencja dokumentów
Rozdział 4 - Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
Rozdział 5 - Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
Rozdział 6 - Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
Rozdział 7 - Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
Rozdział 8 - Postanowienia końcowe
Załączniki:
Nr 1 Wzór etatu
Nr 2 Wzór etatu zbiorczego
Nr 3 Wzór wykazu stanowisk
Nr 4 Wzór zestawienia rozdysponowanych środków etatowych
Nr 5 Wzór zbiorczego zestawienia rozdysponowanych środków etatowych
Nr 6 Wzór wykazu zmian do etatu
Nr 7 Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na niedokonywanie zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
Nr 8 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian
Nr 9 Wzór korekty do wykazu zmian
Nr 10 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
Nr 11 Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Nr 12 Wzór wykazu zmian do tabeli należności oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Nr 13 Wzór wykazu dodatkowego
Nr 14 Wzór poprawki technicznej do etatu w formie wykazu zmian
Nr 15 Wzór poprawki technicznej do etatu w formie pisma
Nr 16 Wzór wykazu dokumentów dołączonych do etatu
Nr 17 Wzór zestawienia wprowadzonych zmian do etatu
Nr 18 Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Nr 19 Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
Nr 20 Wzór rozdzielnika pojazdów
Nr 21 Wzór jednostkowej tabeli należności
Nr 22 Wzór okładki etatu oraz przykładowy sposób opisania okładki etatu
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
§ 1.
Instrukcja określa zasady technicznego wykonywania dokumentów etatowych oraz tabel należności, wzory tych dokumentów oraz tabel, zasady ich kompletowania, ewidencjonowania i uaktualniania, a także zasady przesyłania, przechowywania i niszczenia dokumentów etatowych oraz tabel należności.§ 2.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:1)
część materiałowa etatu - załączone do etatu: tabelę należności, normę - rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego oraz jednostkową tabelę należności;2)
dokument etatowy - etat, etat zbiorczy, wykaz stanowisk służbowych, wykaz dodatkowy do etatu, wykaz zmian do etatu (etatu zbiorczego, wykazu stanowisk, wykazu dodatkowego), korekta do wykazu zmian;3)
dysponent środków etatowych - osoba funkcyjna resortu, której przydzielono środki etatowe;4)
etat - dokument określający cechy i charakterystykę jednostki (komórki) organizacyjnej, jej wewnętrzną strukturę organizacyjną, liczbę, rodzaje i rangę wszystkich stanowisk służbowych ujętych w tym dokumencie oraz liczbę i rodzaje uzbrojenia, sprzętu wojskowego, środków transportu i innego wyposażenia należnego jednostce;5)
etat zbiorczy - dokument określający liczbę, rodzaje i rangę wszystkich stanowisk służbowych ujętych w tym dokumencie, przeznaczonych dla jednostek organizacyjnych Ordynariatu Polowego, Prawosławnego Ordynariatu Wojska Polskiego, a także na czas "W" jednostek organizacyjnych Służby Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz liczbę i rodzaje sprzętu wojskowego, środków transportu i innego wyposażenia należnego tym jednostkom;6)
etatowy stan stały - liczbę stanowisk służbowych przeznaczonych dla żołnierzy i pracowników wojska oraz uzbrojenia i sprzętu wojskowego określoną w etacie jednostki (komórki) organizacyjnej, przeznaczoną wyłącznie dla tej jednostki (komórki) organizacyjnej;7)
etatowy stan zmienny - określoną w etacie liczbę stanowisk służbowych (wliczaną do limitów stanowisk służbowych Sił Zbrojnych RP), przeznaczoną dla żołnierzy i pracowników wojska przewidzianych do cyklicznego szkolenia i uzupełniania na potrzeby własne oraz innych jednostek (komórek) organizacyjnych;8)
jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;9)
jednostkowa tabela należności - dokument wydany przez dysponenta środków etatowych na podstawie tabeli należności do etatu zbiorczego, określający należną jednostce organizacyjnej ogólną liczbę sprzętu etatowego oraz sprzętu i wyposażenia tabelarycznego określonego w normach należności;10)
karta ewidencji etatu - wykaz instytucji otrzymujących dokument etatowy;11)
komórka organizacyjna - Sekretariat Ministra Obrony Narodowej, departament, zarząd, biuro wchodzące w skład Ministerstwa Obrony Narodowej;12)
komórka wewnętrzna - część składowa jednostki (komórki) organizacyjnej;13)
korekta do wykazu zmian - dokument wydany przed terminem obowiązywania wykazu zmian, stanowiący podstawę do dokonania zmian w etacie, po uprzednim wprowadzeniu zapisów wynikających z wykazu zmian (data obowiązywania jest taka sama jak data obowiązywania wykazu zmian, do którego została wydana korekta);14)
nieetatowy stan zmienny - liczbę cyklicznie szkolonych żołnierzy i pracowników wojska (nie wliczaną do limitów stanowisk służbowych Sił Zbrojnych RP), na potrzeby innych jednostek /komórek/ organizacyjnych (stanowiska szkolonych żołnierzy i pracowników wojska ujęte są w etatach właściwych /macierzystych/ jednostek /komórek/ organizacyjnych);15)
norma - rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego - dokument stanowiący integralną część tabeli należności, będący podstawą do podziału w jednostkach (komórkach) organizacyjnych ogólnej liczby sprzętu i wyposażenia tabelarycznego na poszczególne komórki wewnętrzne oraz określone stanowiska służbowe i sprzęt etatowy;16)
poprawka techniczna - dokument stanowiący podstawę do sprostowania (usunięcia) błędów technicznych w dokumentach etatowych, tabelach należności oraz normach - rozdzielnikach sprzętu i wyposażenia tabelarycznego;17)
rozdzielnik samochodów osobowych - dokument stanowiący załącznik do etatu, określający przeznaczenie i przydział ujętych w etacie samochodów osobowych;18)
samochód osobowy "A" - samochód osobowy z kartą drogową A, przeznaczony do wyłącznego dysponowania przez osobę uprawnioną, z uwzględnieniem pełnej jej dyspozycyjności i bez ograniczenia limitu kilometrów;19)
samochód osobowy "B" - samochód osobowy z kartą drogową B, przeznaczony do zabezpieczenia potrzeb transportowych komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, w tym do przejazdów służbowych osoby uprawnionej, w ramach przydzielonego limitu kilometrów;20)
samochód osobowy "D" - samochód dyżurny, przeznaczony do zabezpieczenia potrzeb transportowych komórek lub jednostek organizacyjnych, który może być również wykorzystywany w dyspozycyjnej kolumnie transportowej;21)
sprzęt etatowy - uzbrojenie i sprzęt wojskowy ujęty w etacie jednostki (komórki) organizacyjnej;22)
sprzęt i wyposażenie tabelaryczne - nieujętą w etacie część sprzętu wojskowego oraz wyposażenia przeznaczonego dla danej jednostki (komórki) organizacyjnej, która jest niezbędna do wykonania określonych dla niej zadań;23)
stan etatowy - liczbę stanowisk służbowych przeznaczonych dla żołnierzy, pracowników resortu obrony narodowej, zwanych dalej "pracownikami wojska" oraz liczbę uzbrojenia i sprzętu wojskowego określoną w etacie jednostki (komórki) organizacyjnej;24)
stanowisko etatowe - stanowisko ujęte w dokumencie etatowym;25)
środki etatowe - przewidziane w dokumentach etatowych stanowiska służbowe (pracy), uzbrojenie i sprzęt wojskowy;26)
tabela należności - dokument określający należną jednostce (komórce) organizacyjnej ogólną liczbę sprzętu etatowego oraz sprzętu i wyposażenia tabelarycznego określonego w normach należności, według jej przeznaczenia;27)
termin obowiązywania poprawki technicznej - określony przez Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 lub Szefa Zarządu Planowania Logistyki - P4 dzień obowiązywania sprostowania (usunięcia) błędów technicznych;28)
termin obowiązywania wykazu zmian - określony przez Ministra Obrony Narodowej lub uprawniony organ wojskowy dzień rozpoczęcia lub zakończenia funkcjonowania komórki wewnętrznej, stanowiska służbowego albo wprowadzenia lub wycofania z wyposażenia jednostki (komórki) organizacyjnej uzbrojenia i sprzętu wojskowego;29)
urządzenie ewidencyjne - księgę, rejestr, dziennik, wykaz, spis, kartotekę o ustalonych rubrykach, służące do rejestrowania dokumentów oraz umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu;30)
wyciąg z dokumentu etatowego - część dokumentu etatowego uwierzytelniona przez osobę uprawnioną do jego sporządzania;31)
wykaz dodatkowy do etatu - dokument opracowywany dla jednostki (komórki) organizacyjnej w przypadku wystąpienia uzasadnionej potrzeby utworzenia na określony czas, dodatkowych komórek wewnętrznych (stanowisk służbowych i pracy) niezbędnych do realizacji zadań nie związanych bezpośrednio z dotychczasowym przeznaczeniem tej jednostki (komórki) organizacyjnej;32)
wykaz stanowisk - dokument zawierający zestawienie stanowisk służbowych żołnierzy zawodowych pełniących służbę w instytutach badawczych, samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej oraz stanowisk służbowych występujących poza granicami państwa, a także w innych jednostkach organizacyjnych - według decyzji Ministra Obrony Narodowej;33)
wykaz zmian - dokument stanowiący podstawę do dokonywania zmian w etacie, etacie zbiorczym, wykazie stanowisk, wykazie dodatkowym do etatu, zestawieniu rozdysponowanych środków etatowych, tabeli należności, normie-rozdzielniku sprzętu i wyposażenia tabelarycznego oraz jednostkowej tabeli należności;34)
zestawienie rozdysponowanych środków etatowych - dokument wydany przez dysponenta środków etatowych na podstawie etatu zbiorczego, określający strukturę wewnętrzną jednostki organizacyjnej, liczbę, rodzaje i rangę wszystkich stanowisk służbowych występujących w tej jednostce, jak również liczbę i rodzaje uzbrojenia, środków transportu i innego wyposażenia należnego tej jednostce albo dokument wydany przez dysponenta środków etatowych na podstawie etatu zbiorczego, zawierający liczbę stanowisk etatowych w jednostce organizacyjnej na czas "W" i "P", przeznaczonych dla właściwej jednostki (komórki) organizacyjnej pod względem podporządkowania i zaopatrzenia;35)
zestawienie wprowadzonych zmian - dokument ewidencyjny zawierający zestawienie wykazów zmian, korekt do wykazu zamian i poprawek technicznych.§ 3.
1.
Dokumenty etatowe, tabele należności i zestawienia rozdysponowanych środków etatowych wykonuje się w formie wynikającej z zastosowania Elektronicznego Programu Przetwarzania Danych, zwanego dalej "EPPD" (system informatyczny ETAT).2.
W przypadku braku EPPD oraz w wyjątkowych sytuacjach (awaria systemu itp.) dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być tymczasowo wykonywane z pominięciem EPPD. Po usunięciu przeszkody dokumenty te należy niezwłocznie wprowadzić do systemu.Rozdział 2
Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
§ 4.
1.
Wydruk dokumentów etatowych oraz ich utrwalony zapis na informatycznych nośnikach danych wykonywany jest przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1.2.
Po zatwierdzeniu dokumentów etatowych, następuje ich powielenie (utrwalenie) oraz rozesłanie - na podstawie rozdzielnika - przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1 do Departamentu Kadr, Zarządu Planowania Logistyki - P4, właściwego dysponenta środków etatowych, Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych lub innego właściwego dysponenta środków budżetowych drugiego stopnia.3.
Oryginał dokumentu etatowego w formie wydruku przechowuje się w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1.§ 5.
Dysponenci środków etatowych rozsyłają otrzymane z Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 dokumenty etatowe do właściwych, podległych jednostek organizacyjnych (do jednostek posiadających możliwości stosowania EPPD dysponenci środków etatowych rozsyłają dokumenty etatowe również na informatycznych nośnikach danych).§ 6.
Wydruk dokumentów, opracowanych na podstawie etatu zbiorczego w ramach jego rozdysponowania (zestawienie rozdysponowanych środków etatowych i jednostkowe tabele należności dla każdej jednostki), dokonywany jest w jednostce organizacyjnej podległej dysponentowi środków etatowych.§ 7.
1.
Etat, wykaz zmian do etatu jednostki organizacyjnej, korekta do wykazu zmian, poprawka techniczna - po zeskanowaniu w formacie zabezpieczonym przed dokonywaniem zmian i nagraniu na informatycznych nośnikach danych w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1 może być rozesłany w tej formie do zainteresowanych podmiotów wymienionych w § 4 ust. 2. Odbiorcy po otrzymaniu nośnika i otwarciu pliku z zapisanymi danymi etatowymi, mogą dokonać wydruku potrzebnej liczby egzemplarzy dokumentu, a po wydrukowaniu potwierdzają jego zgodność z dokumentem zapisanym na nośniku.2.
Do przesyłania dokumentów wymienionych w ust. 1. dopuszcza się wykorzystanie systemów teleinformatycznych posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego.3.
Na potrzeby realizacji planu przydziałów gospodarczych, dopuszcza się możliwość sporządzania i dalszego rozsyłania wyciągów z dokumentów etatowych z zachowaniem zasad pracy biurowej.§ 8.
Dokumenty etatowe, zestawienia rozdysponowanych środków etatowych, poprawki techniczne oraz zestawienia wprowadzonych zmian - wykonywane są według wzorów, stanowiących załączniki do instrukcji:1)
etat - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 1;2)
etat zbiorczy według wzoru, stanowiącego załącznik nr 2;3)
wykaz stanowisk - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 3;4)
wykaz dodatkowy do etatu - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 13;5)
zestawienie rozdysponowanych środków etatowych - według wzoru, stanowiącego załączniki nr 4 i 5;6)
wykaz zmian do etatu - według wzoru, stanowiącego załączniki nr 6 i 7;7)
korekta do wykazu zmian - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 9;8)
poprawka techniczna - według wzoru, stanowiącego załączniki nr 14 i 15;9)
zestawienie wprowadzonych zmian do etatu - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 17.§ 9.
Część materiałowa etatu wykonywana jest w Zarządzie Planowania Logistyki - P4 według wzorów, stanowiących załączniki do instrukcji:1)
tabela należności do etatu oraz norma-rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 11;2)
wykaz zmian do tabeli należności oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 12.§ 10.
1.
Dokumenty etatowe (w tym również część materiałową etatu) kompletuje się w okładce, o której mowa w § 11 ust. 1, według następujących zasad:1)
przed etatem, etatem zbiorczym oraz wykazem stanowisk zamieszcza się:a)
wykaz dokumentów dołączonych do etatu, według wzoru MON-Org.-et./2, stanowiącego załącznik nr 16,b)
zestawienie wprowadzonych zmian do etatu (oddzielnie na czas "P" i na czas "W"), według wzoru MON-Org.-et./3, stanowiącego załącznik nr 17;2)
po etacie, etacie zbiorczym, wykazie stanowisk, wykazie dodatkowym zamieszcza się:a)
tabelę należności oraz normę-rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego,b)
rozdzielnik samochodów osobowych - według wzoru, stanowiącego załączniki nr 18 i 19,c)
rozdzielnik pojazdów (dotyczy jednostek zabezpieczających) - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 20.2.
Osoba funkcyjna uprawniona do dysponowania środkami etatowymi z etatu zbiorczego, po otrzymaniu skompletowanego etatu zbiorczego dołącza do niego zestawienia rozdysponowanych środków etatowych oraz jednostkowe tabele należności - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 21.3.
Zabrania się dołączania do skompletowanego etatu innych dokumentów, niż wymienione w ust. 1 i 2.§ 11.
1.
Skompletowany etat, etat zbiorczy oraz wykaz stanowisk oprawia się w okładkę (okładki) wykonaną według wzoru MON-Org.-et./1. Na zewnętrznej stronie okładki (okładek) wpisuje się:1)
na środku - jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności;2)
w prawym górnym rogu - numer egzemplarza etatu;3)
w lewym górnym rogu - symbol literowy, określający charakter jednostki:a)
literę "P" - dla etatu czasu pokojowego,b)
literę "W" - dla etatu czasu wojennego,c)
litery "W-P" - dla etatu czasu wojenno - pokojowego;4)
centralnie u góry - akt prawny, którym nadano etat; na oryginale wznowionego lub unieważnionego etatu (przechowywanego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1) dodatkowo (pod aktem prawnym) wpisuje się numer archiwalny etatu;5)
na środku - oznaczenie (numer) etatu i nazwę jednostki;6)
na środku - jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności;2.
Wzór okładki skompletowanego etatu, etatu zbiorczego, wykazu stanowisk oraz przykładowy sposób ich opisania określa załącznik nr 22;3.
Do oryginału etatu pozostającego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1 dołącza się kartę ewidencji etatu.Rozdział 3
Ewidencja dokumentów
Ewidencja dokumentów
§ 12.
1.
Dokumenty etatowe ewidencjonuje się w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1. W ramach tej działalności prowadzona jest:1)
ewidencja etatów, etatów zbiorczych oraz wykazów stanowisk, według grup i kolejności numerów - w "Książce ewidencji etatów", według wzoru MON-Org.-et/6;2)
ewidencja unieważnionych etatów, etatów zbiorczych oraz wykazów stanowisk - w "Książce ewidencji etatów archiwalnych" według wzoru MON-Org.-et/7;3)
ewidencja wykazów zmian, korekt do wykazów zmian i poprawek technicznych - w "Księdze ewidencji i rozdziału zarządzeń (decyzji) wykazów zmian, korekt i poprawek technicznych".2.
Rozdzielniki dokumentów etatowych (według adresatów i numerów egzemplarzy), wysyłanych do jednostek (komórek) organizacyjnych, załącza się do oryginału dokumentu etatowego pozostającego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1.3.
W jednostkach (komórkach) organizacyjnych otrzymujących dokumenty etatowe, po odłączeniu tych dokumentów od zarządzenia (decyzji, pisma), dokonuje się ich ewidencji:1)
w "Książce ewidencji etatów", według wzoru MON-Org.-et/4, jeżeli część otrzymywanych dokumentów etatowych przekazywana jest podległym jednostkom;2)
w "Książce ewidencji etatów", według wzoru MON-Org.-et/5, jeżeli dokumenty etatowe, w tym dokumenty etatowe jednostek przydzielonych na zaopatrzenie, przeznaczone są wyłącznie do własnego użytku;3)
w "Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych", jeżeli dokumenty etatowe dotyczą wyłącznie jednostki (komórki) organizacyjnej, do której wpłynęły.§ 13.
Dokumenty, o których mowa w § 5, ewidencjonuje się w jednostkach (komórkach) organizacyjnych podległych dysponentowi środków etatowych, który określa zasady ewidencji tych dokumentów.Rozdział 4
Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
§ 14.
1.
Dokonywanie zmian następuje:1) 1
w tekście etatu (etatu zbiorczego, wykazu stanowisk) - na podstawie decyzji Ministra Obrony Narodowej, wykazu zmian do etatu i korekty do wykazu zmian;2)
w tekście części materiałowej etatu - na podstawie wykazu zmian do tabeli należności;3)
w tekście dokumentów wydanych w ramach rozdysponowania etatu zbiorczego - na podstawie dokumentów wydanych przez dysponenta środków etatowych;4)
poprzez korygowanie błędów:a)
w dokumentach etatowych opracowanych przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1 - na podstawie poprawki technicznej do etatu podpisanej przez Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 - według wzoru, stanowiącego załączniki nr 14 i 15,b)
w części materiałowej etatu opracowanej przez Zarząd Planowania Logistyki - P4 - na podstawie wykazu zmian do tabeli należności, podpisanego przez Szefa Zarządu Planowania Logistyki - P4 lub osobę funkcyjną przez niego upoważnioną - według wzoru, stanowiącego załącznik nr 12.§ 15.
1. 2
W jednostkach (komórkach) organizacyjnych dokonuje się zmian (odręcznie kolorem czerwonym) w tekście dokumentów etatowych, tabelach należności, dokumentach wydanych w ramach rozdysponowania etatu zbiorczego - niezwłocznie po otrzymaniu właściwego aktu wprowadzającego te zmiany.2.
Podstawę prawną zmian dokonanych w etacie wpisuje się w "zestawieniu wprowadzonych zmian" pod kolejnym numerem, który stanowi "cechę zmiany". Cechą tą oznacza się zmiany naniesione w tekście etatu.3.
Przykładowy sposób odnotowywania wprowadzonych zmian określa załącznik nr 17.4.
Przykład wprowadzenia zmian w tekście etatu określają załączniki nr 8 i 10.§ 16.
Jeżeli wprowadzenie zmian uczyniłoby część etatu mało czytelną lub uniemożliwiałoby zamieszczenie odpowiednich wpisów, to część tę należy przekreślić kolorem czerwonym i sporządzić adnotację "patrz strona...", a następnie nową treść wpisać na niezadrukowanej (odwrotnej) stronie etatu.§ 17.
Jeżeli wykaz zmian zawiera uwagę o ujęciu zmian w najbliższej edycji ujednoliconego tekstu dokumentu etatowego (załącznik nr 7) to zmiany nie nanosi się w etacie, a w "zestawieniu wprowadzonych zmian" nanosi się tylko informację wg wzoru określonego w załączniku nr 17.§ 18.
Kopie wykazów zmian, korekt do wykazów zmian i poprawek technicznych lub otrzymane elektroniczne nośniki danych z tymi zeskanowanymi dokumentami, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów, niszczy się zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.§ 19.
Zmiany w strukturze organizacyjnej jednostki oraz w jej stanie osobowym, uzbrojeniu i sprzęcie wojskowym należy wprowadzić (wpisać) w odpowiednich pozycjach wewnątrz etatu (organizacja, stan etatowy), a także w odpowiednich działach tabeli należności (na podstawie wykazu zmian do tabeli należności).§ 20.
1.
W przypadku, gdy etat lub jego część materiałowa, w wyniku wprowadzonych zmian, stały się mało czytelne lub gdy zaistniały inne uzasadnione przyczyny, należy wydać jednolity tekst tych dokumentów, uwzględniający wszystkie wprowadzone zmiany.2.
Na pierwszej stronie jednolitego tekstu etatu, etatu zbiorczego i wykazu stanowisk zamieszcza się informację (opis) o dacie uaktualnienia zawartości dokumentu oraz numerze i dacie wydania ostatniego wykazu zmian uwzględnionego w tym jednolitym tekście.3.
Wydruk jednolitego tekstu etatu lub jego części materiałowej następuje na zasadach określonych w rozdziale 2.Rozdział 5
Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
§ 21.
Dokumenty etatowe, tabele należności, zestawienia rozdysponowanych środków etatowych i jednostkowe tabele należności przechowuje się zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, z tym że:1)
nadane przez Ministra Obrony Narodowej lub przez Szefa Sztabu Generalnego WP - w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1;2)
nadane przez upoważnionych dysponentów środków etatowych w ramach rozdysponowania etatów zbiorczych - w jednostkach organizacyjnych im podległych.§ 22.
1.
Dokumenty, o których mowa w §21, mogą być udostępniane tylko w pomieszczeniach spełniających warunki określone w przepisach o ochronie informacji niejawnych, wyłącznie osobom upoważnionym pisemnie przez dowódcę (szefa, dyrektora, równorzędnego) jednostki (komórki) organizacyjnej oraz osobom upoważnionym do kontroli tych dokumentów.2.
Do korzystania z dokumentów, o których mowa w §21, mogą być upoważnione jedynie te osoby, których wykonywanie zadań służbowych wymaga dostępu do tych dokumentów i posiadają odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub właściwe upoważnienie wydane w myśl przepisów o ochronie informacji niejawnych.§ 23.
Każdorazowe pobranie i zwrot dokumentu, o którym mowa w §21, osoba pobierająca etat i osoba przyjmująca go, stwierdzają własnoręcznymi podpisami w urządzeniu ewidencyjnym.Rozdział 6
Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
§ 24.
1.
Dokumenty etatowe unieważnia się na podstawie dokumentów organizacyjnych lub decyzji podjętych przez osoby funkcyjne uprawnione do zatwierdzania tych dokumentów etatowych.2.
Zestawienia rozdysponowanych środków etatowych oraz jednostkowe tabele należności unieważnia się na podstawie decyzji właściwych organów.3.
Fakt unieważnienia dokumentu, o którym mowa w ust. 1 lub 2, odnotowuje się, z podaniem podstawy tego unieważnienia, w urządzeniach ewidencyjnych, w których dokument ten został zarejestrowany.§ 25.
1.Oryginały unieważnionych dokumentów etatowych, tabel należności, zestawień rozdysponowanych środków etatowych, jednostkowych tabel należności przechowuje się, jako materiały archiwalne, przez okres 5 lat (od daty ich unieważnienia).2.
Po upływie 5 lat oryginały dokumentów, o których mowa w ust. 1, przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego w celu dalszego ich przechowywania.§ 26.
1.
Kopie unieważnionych dokumentów, o których mowa w § 24 ust. 1 i 2, znajdujące się w jednostkach (komórkach) organizacyjnych podlegają niszczeniu, jako dokumenty niearchiwalne, zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w resorcie obrony narodowej oraz przepisami o ochronie informacji niejawnych.2.
Fakt zniszczenia dokumentów odnotowuje się w "Książce ewidencji etatów" i innych urządzeniach ewidencyjnych, w których dokumenty te zaewidencjonowano, podając jednocześnie podstawę prawną zniszczenia.Rozdział 7
Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
§ 27.
1. 3
W ramach działalności organizacyjno - etatowej mogą być wydawane - w celach szkoleniowych - etaty ćwiczebne jednostek (komórek) organizacyjnych i pododdziałów.2.
Wykazy zmian do etatów ćwiczebnych i korekty do wykazów zmian zatwierdza Szef Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1.§ 28.
Każdy etat ćwiczebny podlega zarejestrowaniu, zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.§ 29.
Przechowywanie, udostępnianie i niszczenie etatów ćwiczebnych odbywa się na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.Rozdział 8
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
§ 30.
1.
Zatwierdzone dokumenty etatowe przesyłane są przez osoby funkcyjne upoważnione przez Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1, do adresatów - zgodnie z rozdzielnikiem.2.
Zatwierdzone tabele należności przesyłane są przez osoby funkcyjne upoważnione przez Szefa Zarządu Planowania Logistyki - P4, do adresatów - zgodnie z rozdzielnikiem.§ 31.
Dokumenty etatowe oraz tabele należności nadane jednostkom (komórkom) organizacyjnym na podstawie dotychczas obowiązujących wzorów, zachowują ważność do czasu wydania nowych dokumentów, zgodnych z instrukcją.§ 32.
Dokumenty dołączone do etatów, etatów zbiorczych i wykazów stanowisk, przed terminem wejścia w życie instrukcji, zachowują ważność do czasu unieważnienia etatów, etatów zbiorczych i wykazów stanowisk lub wyczerpania możliwości nanoszenia zapisów w tych dokumentach.§ 33.
W przypadku zmiany sposobu oznaczania klauzul niejawności dokumentów etatowych, należy stosować oznaczenia zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie informacji niejawnych.Załącznik Nr 7
10 Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na niedokonywanie zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
10 Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na niedokonywanie zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
Załącznik Nr 8
11 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian
11 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian
Załącznik Nr 10
13 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
13 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
Załącznik Nr 11
Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Załącznik Nr 12
Wzór wykazu zmian do tabeli należności oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Wzór wykazu zmian do tabeli należności oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Załącznik Nr 18
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Załącznik Nr 19
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
1 Załącznik § 14 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez pkt 7 ppkt 1 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
2 Załącznik § 15 ust. 1 zmieniony przez pkt 7 ppkt 2 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
3 Załącznik § 27 ust. 1 zmieniony przez pkt 7 ppkt 3 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
4 Załącznik nr 1 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
5 Załącznik nr 2 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
6 Załącznik nr 3 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
7 Załącznik nr 4 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
8 Załącznik nr 5 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
9 Załącznik nr 6 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
10 Załącznik nr 7 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
11 Załącznik nr 8 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
12 Załącznik nr 9 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
13 Załącznik nr 10 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
14 Załącznik nr 13 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
15 Załącznik nr 14 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.
16 Załącznik nr 22 zmieniony przez pkt 7 ppkt 4 decyzji nr 302/MON z dnia 17 października 2013 r. (Dz.Urz.MON.2013.268) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 stycznia 2014 r.