Wprowadzenie do stosowania w Centrali Narodowego Funduszu Zdrowia "Zakładowej instrukcji obiegu dowodów księgowych".
NFZ.2008.4.75
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 75/2008/BK
PREZESA NARODOWEGO FUNDUSZU ZDROWIA
z dnia 30 września 2008 r.
w sprawie wprowadzenia do stosowania w Centrali Narodowego Funduszu Zdrowia "Zakładowej instrukcji obiegu dowodów księgowych"
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 94, poz. 788, Nr 132, poz. 1110, Nr 138, poz. 1154, Nr 157, poz. 1314, Nr 164, poz. 1366, Nr 167, poz. 1398, Nr 169, poz. 1411, Nr 179, poz. 1485, z 2006 r. Nr 75, poz. 519, Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 143, poz. 1030, Nr 170, poz. 1217, Nr 191, poz. 1410, Nr 227, poz. 1658 i Nr 249, poz. 1824 z 2007 r. Nr 64, poz. 427 i 433, Nr 82, poz. 559; Nr 115, poz. 793, Nr 133, poz. 922, Nr 166, poz. 1172, Nr 171, poz. 1208, Nr 176, poz. 1243 i Nr 180, poz. 1280, oraz z 2008 r. Nr 52, poz. 305 i Nr 70, poz. 416.
2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124 poz. 1152, Nr 139 poz. 1324, Nr 229 poz. 2276, z 2004 r. Nr 96 poz. 959, Nr 145 poz. 1535, Nr 146 poz. 1546, Nr 213 poz. 2155, z 2005 r. Nr 10 poz. 66, Nr 164 poz. 1365, Nr 184 poz. 1539, Nr 267 poz. 2252, z 2006 Nr 157 poz. 1119, Nr 208 poz. 1540 oraz z 2008 r. Nr 63, poz. 393.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK
CENTRALA
___________________________________________________________________________
ZAKŁADOWA INSTRUKCJA
OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH
___________________________________________________________________________
Warszawa, wrzesień 2008 r.
I. WSTĘP
1. Instrukcja ustala zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w zakresie operacji finansowych i gospodarczych, realizowanych w Centrali Narodowego Funduszu Zdrowia.
1a) Zasady sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych w zakresie operacji finansowych i gospodarczych, realizowanych w Centrali Narodowego Funduszu Zdrowia w ramach programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z UE zostały określone w rozdziale IX niniejszej instrukcji.
1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z późn. zm.), zwana dalej "ustawą o rachunkowości",
2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. Nr 210, poz. 2135 z późn. zm.), zwana dalej "ustawą",
3) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), zwana dalej "ustawą o finansach publicznych",
4) ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.),
5) ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.), zwana dalej "ustawą o VAT",
6) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.),
7) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.),
8) ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.), zwana dalej "ustawą o podpisie elektronicznym",
9) ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.),
10) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.),
11) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwane dalej "rozporządzeniem w sprawie e-faktur",
12) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie ustalenia zasad rachunkowości w Narodowym Funduszu Zdrowia, zwane dalej "zasadami rachunkowości w NFZ",
13) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i przechowywania dokumentów związanych z gospodarką środkami trwałymi w Narodowym Funduszu Zdrowia,
14) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w Narodowym Funduszu Zdrowia,
15) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie zasad rozporządzania niezagospodarowanymi ruchomymi składnikami majątkowymi i likwidacji składników majątkowych w Narodowym Fundusz Zdrowia,
16) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie określenia zadań Centrali i Oddziałów Wojewódzkich Narodowego Funduszu Zdrowia w zakresie opodatkowania podatkiem od towarów i usług,
17) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie bezpieczeństwa danych osobowych w Narodowym Funduszu Zdrowia,
18) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie dokumentów księgowych dotyczących rozliczania rzeczywistych kosztów świadczeń zdrowotnych powstałych w wyniku stosowania przepisów wspólnotowych o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego,
19) regulacje wewnętrzne Narodowego Funduszu Zdrowia w sprawie regulaminu udzielania zamówień publicznych oraz regulaminu pracy komisji przetargowych,
20) bilateralne umowy międzynarodowe w zakresie rozliczania rzeczywistych kosztów świadczeń zdrowotnych, podpisane pomiędzy krajami członkowskimi UE, na podstawie delegacji zawartej w art. 102 ust. 5 rozporządzenia Rady (EWG) nr 574/72 z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonywania rozporządzenia (EWG) nr 1408/71 w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie,
21) rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiając przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999,
22) rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1784/1999,
23) rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
24) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. Nr 175, poz. 1232),
25) wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL,
26) umowa o dofinansowanie projektu systemowego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 31 lipca 2008 r., Nr POKL.02.03.03-00-004/08-00 zawarta pomiędzy Ministerstwem Zdrowia zwanym dalej "Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia), a Narodowym Funduszem Zdrowia zwanym dalej "Beneficjentem".
II. DOWODY KSIĘGOWE
1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy stanowi podstawę do ujęcia go w księgach rachunkowych. Dowód księgowy dokumentuje daną operację gospodarczą lub finansową co do miejsca i czasu powstania (podmiotowo i przedmiotowo) oraz określa jej wymiar (wartościowo, albo ilościowo - wartościowo). Powinien być rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, kompletny, wolny od wymazań, przeróbek i błędów. Rodzaje podstawowych dowodów księgowych określone zostały w rozdziale IV.
2. Dowód księgowy, z zastrzeżeniem ust. 3 powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron (nazw, adresów) dokonujących operacji gospodarczej lub finansowej,
3) opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
III. KSIĘGI RACHUNKOWE
1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:
1) dziennik,
2) księgę główną,
3) księgi pomocnicze,
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
2. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zasadami rachunkowości w NFZ.
3. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. Zapis powinien zawierać co najmniej:
1) datę dokonania operacji,
2) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,
3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,
4) kwotę zapisu.
4. Zapis w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera musi posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie programu wprowadzenia danych i osoby zlecającej tę czynność.
5. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:
1) przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub
2) przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.
6. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko korekty dokonane w sposób określony w ust. 5 pkt 2.
IV. RODZAJE PODSTAWOWYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH
1. Dowody kasowe:
1) dowód wpłaty,
2) polecenie przyjęcia wpłaty,
3) dowód wypłaty,
4) raport kasowy,
5) wniosek o zaliczkę,
6) rozliczenie zaliczki,
7) rozliczenie wyjazdu służbowego,
8) czek gotówkowy,
9) przekaz pocztowy.
2. Dowody bankowe:
1) bankowy dowód wpłaty,
2) polecenie przelewu,
3) wyciąg bankowy.
3. Dowody płacowe:
1) lista uposażeń, wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
2) lista wynagrodzeń członków Rady Narodowego Funduszu Zdrowia,
3) rachunek za prace zlecone wg:
a) umowy zlecenia,
b) umowy o dzieło,
4) lista dodatkowych wynagrodzeń i świadczeń.
4. Dowody operacyjno - księgowe:
1) dowody zakupu usług oraz aktywów trwałych i obrotowych powszechnych:
a) faktura VAT,
b) faktura vat korygująca,
c) nota vat korygująca,
d) faktura,
e) faktura korygująca,
f) rachunek,
g) rachunek korygujący.
2) dowody zakupu świadczeń zdrowotnych, przedmiotów, środków, sprzętu i materiałów medycznych oraz leków*:
a) faktura VAT,
b) faktura vat korygująca,
c) nota vat korygująca,
d) faktura,
e) faktura korygująca,
f) rachunek,
g) rachunek korygujący,
h) nota księgowa obca zewnętrzna**,
i) zbiorcze zestawienie recept na leki i wyroby medyczne podlegających refundacji,
j) zbiorcze zestawienie recept na leki i wyroby medyczne podlegających refundacji- korekta.
3) dowody sprzedaży towarów i usług:
a) faktura vat***,
b) faktura vat korygująca***,
c) faktura,
d) faktura korygująca,
e) rachunek,
f) rachunek korygujący.
5. Dowody księgowe stosowne przy rozliczeniach świadczeń zdrowotnych wynikających z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:
1) nota księgowa (własna) zewnętrzna, nota księgowa korygująca (własna) zewnętrzna,
2) nota księgowa (obca) zewnętrzna, nota księgowa korygująca (obca) zewnętrzna - (przez notę księgową obcą zewnętrzną lub notę księgową korygująca obcą zewnętrzną rozumie się również pismo lub inny dokument otrzymany z instytucji łącznikowej danego kraju UE i EOG dotyczący obciążenia lub uznania z tytułu rozliczeń międzynarodowych za właściwe formularze serii E),
3) nota księgowa zewnętrzna obca lub nota księgowa korygująca zewnętrzna obca, wystawiana przez OW, dotycząca kosztów ponoszonych w związku ze zwrotami indywidualnymi za leczenie w krajach UE i EOG - realizowanymi na podstawie potwierdzonych formularzy E-126 wraz z załączonym "Wykazem zrealizowanych indywidualnych zwrotów",
4) zestawienie zbiorcze uznanych formularzy serii E (sporządzane przez Departament Współpracy Międzynarodowej Centrali NFZ),
5) zestawienie zbiorcze zakwestionowanych formularzy serii E (sporządzane przez Departament Współpracy Międzynarodowej Centrali NFZ),
6) zestawienie nie uznanych formularzy serii E (sporządzane przez Departament Współpracy Międzynarodowej Centrali NFZ),
7) zestawienie zbiorcze z OW NFZ zatwierdzonych do wypłaty formularzy serii E (sporządzane przez OW NFZ),
8) zestawienie zbiorcze z OW NFZ zaakceptowanych formularzy serii E (sporządzane przez OW NFZ).
6. Dowody księgowe rozliczeniowe:
1) nota księgowa (własna i obca) zewnętrzna,
2) nota księgowa wewnętrzna,
3) polecenie księgowania,
4) zestawienie przeksięgowań,
5) dokumentujące rozliczenie dotacji, programów profilaktycznych oraz programów polityki zdrowotnej.
7. Dowody księgowe aktywów trwałych:
1) przyjęcie środka trwałego w użytkowanie OT,
2) protokół odbioru (aktualizacji wyceny środka trwałego),
3) protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego PT,
4) dowód zmiany miejsca użytkowania środka trwałego MT,
5) likwidacja środka trwałego LT,
6) nota umorzeń (amortyzacji) środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
8. Dowody obrotu magazynowego:
1) dowód przyjęcia do magazynu,
2) dowód wydania z magazynu.
V. ZASADY KONTROLI I ZATWIERDZANIA DO WYPŁATY DOWODÓW KSIĘGOWYCH
1. Dowody księgowe przed zaewidencjonowaniem w księgach rachunkowych w systemie finansowo - księgowym zwanym dalej "systemem FK", powinny być sprawdzone oraz zatwierdzone do wypłaty albo zatwierdzone, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3 oraz 16. Zatwierdzenie do wypłaty albo zatwierdzenie jest równoznaczne z zatwierdzeniem do ujęcia w księgach rachunkowych.
2. Dowody zakupu świadczeń zdrowotnych, przedmiotów, środków, sprzętu i materiałów medycznych oraz leków wraz z właściwymi załącznikami, przed zatwierdzeniem do wypłaty, podlegają uprzednio wprowadzeniu do elektronicznego systemu gromadzenia i przetwarzania ilościowych i wartościowych informacji o ubezpieczonych i uprawnionych, świadczeniodawcach oraz zakontraktowanych i wykonanych usługach medycznych, zwanego dalej "systemem medycznym". Jako system medyczny rozumie się system SINFZ lub inny przyjęty do stosowania system elektroniczny. Osoba wprowadzająca dokumenty do systemu medycznego, zobowiązana jest w szczególności do sprawdzenia zgodności kwot wartości występujących w dokumencie elektronicznym i pisemnym. Dowody zakupu świadczeń zdrowotnych oraz leków w krajach członkowskich UE i EOG udokumentowane odpowiednimi formularzami serii E-100, przed zatwierdzeniem do wypłaty, podlegają uprzednio wprowadzeniu do elektronicznego systemu ewidencji informacji o uprawnionych, otrzymanych i wydanych wnioskach i formularzach serii E-100, zwanego dalej "elektronicznym systemem ewidencji". Osoba wprowadzająca dokumenty do "elektronicznego systemu ewidencji", zobowiązana jest w szczególności do sprawdzenia zgodności kwot wartości występujących w dokumentach elektronicznych i pisemnym. W przypadku dowodów księgowych wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej sygnowanych bezpiecznym podpisem elektronicznym ich obieg wewnątrz jednostki prowadzony jest w oparciu o moduł stanowiący część systemu użytkowanego w Narodowym Funduszu Zdrowia, zwany dalej "e-kancelarią". Nadzór nad właściwym wprowadzaniem dokumentów zakupu do wymienionych systemów informatycznych sprawują kierownicy komórek organizacyjnych wskazanych w schemacie obiegu dowodów księgowych jako wprowadzające dowody do systemu, natomiast nadzór nad funkcjonowaniem tych systemów pod względem technicznym sprawuje Dyrektor Departamentu Informatyki.
3. Utworzona rezerwa na koszty świadczeń medycznych, administracyjnych oraz rezerwa ogólna ewidencjonowane są bezpośrednio w systemie FK.
4. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych z wyłączeniem ust. 4a. polega na sprawdzeniu, czy:
1) odzwierciedlają one stan faktyczny konkretnych zdarzeń i operacji gospodarczych lub finansowych,
2) dane zdarzenia, operacje gospodarcze lub finansowe są celowe, gospodarczo uzasadnione, racjonalne i przeprowadzone z zachowaniem obowiązujących przepisów,
3) zastosowane ilości, ceny, stawki i wartości są zgodne z zawartymi umowami, wydanymi na podstawie ustawy decyzjami lub obowiązującymi przepisami, a w razie braku umów, decyzji lub przepisów, czy powyższe wielkości dobrane zostały na podstawie kryteriów celowości, racjonalności i legalności,
4) poniesione wydatki dokonano zgodnie z prawem zamówień publicznych oraz uregulowaniami wewnętrznymi, w tym zakresie,
5) udokumentowane są one sporządzonymi zgodnie z umowami, wydanymi na podstawie ustawy decyzjami lub obowiązującymi przepisami, kompletnymi i właściwymi załącznikami i obowiązującymi przepisami, kompletnymi i właściwymi załącznikami (np. sprawozdaniami, raportami statystycznymi, listami ubezpieczonych, informacjami, komunikatami) sporządzonymi w zakresie zakupu:
a) świadczeń zdrowotnych, przedmiotów, środków, sprzętu i materiałów medycznych oraz leków - w formie pisemnej i/lub elektronicznej,
b) usług oraz aktywów trwałych i obrotowych powszechnych (np. administracyjnych) - w formie pisemnej i/lub elektronicznej,
6) prawidłowo zastosowano nazewnictwo dokonanych operacji i ich symbolikę klasyfikacyjną,
7) wykazani odbiorcy świadczeń zdrowotnych, są ubezpieczonymi NFZ lub uprawnionymi do odbioru wyżej wymienionych świadczeń i dostaw,
8) zastosowane procedury weryfikacyjne w systemie medycznym oraz ewentualnie w innych programach, sporządzonych w celu weryfikacji zgodności realizacji świadczeń z warunkami umów, w tym procedury wykrycia problemu i zakwestionowania wykrytych pozycji, nie stwierdziły nieprawidłowości,
9) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym lub inwestycyjnym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie,
10) należności pieniężne do wypłaty, a w szczególności dotyczące:
a) wynagrodzeń i świadczeń z tytułu stosunku pracy,
b) wynagrodzeń z tytułu umów: o dzieło, zlecenia, agencyjnej oraz o świadczenie usług,
wynikają z planu zatrudnienia lub zawartych umów, a poszczególne potrącenia: podatkowe, z tytułu składek społecznych i zdrowotnych oraz opłat na rzecz osób trzecich są uzasadnione, prawidłowo obliczone i zgodne z obowiązującymi przepisami.
10) dowody księgowe dokumentujące zakupu świadczeń zdrowotnych, przedmiotów, środków, sprzętu i materiałów medycznych oraz leków zostały prawidłowo wprowadzone w postaci elektronicznej do systemu medycznego lub elektronicznego systemu ewidencji, a wprowadzone dane są zgodne z tymi dowodami w postaci pisemnej i/lub elektronicznej.
4a. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych dotyczących rozliczeń wynikających z przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego sprawowana przez Departament Współpracy Międzynarodowej polega na sprawdzeniu, czy:
1) odzwierciedlają one stan faktyczny konkretnych zdarzeń i operacji gospodarczych lub finansowych, w tym w szczególności:
- udzielone świadczenie zdrowotne zostało potwierdzone przez upoważnioną instytucję kraju UE/EOG,
- potwierdzenie zostało dokonane na właściwych drukach serii E, a druki te zostały prawidłowo wypełnione i potwierdzone przez stronę wystawiającą i potwierdzającą,
- nota lub druki serii E nie zawierają elementów wskazujących na nieprawidłowości (przeróbki, zamazywania, nieczytelny tekst, itp.),
2) dane zdarzenia, operacje gospodarcze lub finansowe mają pokrycie w planie finansowym oraz są celowe, gospodarczo uzasadnione, racjonalne i przeprowadzone z zachowaniem obowiązujących przepisów, w tym w szczególności:
- ujęcie w księgach rachunkowych not otrzymanych z instytucji łącznikowych oraz z OW jest celowe (nie przypadkowe), gospodarczo uzasadnione i racjonalne (wynikające ze sprawdzenia omówionego w pkt. 1) oraz przeprowadzone z zachowaniem obowiązujących przepisów (unijnych i krajowych),
- kwoty wykazane w notach nie spowodują przekroczenia planu finansowego Centrali z uwzględnieniem dotychczasowych kosztów i utworzonych rezerw,
- wysokość tworzonych rezerw jest oparta o racjonalne dowody i wyliczenia,
3) zastosowane ilości, ceny, stawki i wartości są zgodne z obowiązującymi przepisami. Realizacja tego zadania powinna opierać się na kontroli druków serii E oraz okresowej kontroli dokumentacji źródłowej w OW.
4) udokumentowane są one sporządzonymi zgodnie z umowami, wydanymi na podstawie ustawy decyzjami lub obowiązującymi przepisami, kompletnymi i właściwymi załącznikami i obowiązującymi przepisami, kompletnymi i właściwymi załącznikami (np. formularzami serii E-100, zestawieniami lub innymi dokumentami obowiązującymi w ramach rozliczeń międzynarodowych) sporządzonymi w zakresie zakupu: świadczeń zdrowotnych wynikających z przepisów o koordynacji - w formie pisemnej i/lub elektronicznej,
5) wartość udzielonych zwrotów wykazana na nocie oraz załączonym do noty "Wykazie zrealizowanych indywidualnych zwrotów" odpowiada wartości wynikających z załączonych formularzy E 126,
6) w przypadku wskazania na nocie zbiorczej liczby formularzy czy zgadza się ona z liczbą załączonych do niej formularzy oraz zestawień zbiorczych,
7) kwota roszczenia wskazana na nocie jest sumą kwot widniejących na poszczególnych formularzach,
8) prawidłowo zastosowano nazewnictwo dokonanych operacji i ich symbolikę klasyfikacyjną,
9) wykazani odbiorcy świadczeń zdrowotnych, są ubezpieczonymi NFZ lub uprawnionymi do odbioru wyżej wymienionych świadczeń,
10) zastosowane procedury weryfikacyjne w elektronicznym systemie ewidencji oraz ewentualnie w innych programach, sporządzonych w celu weryfikacji zgodności realizacji świadczeń z obowiązującymi przepisami, w tym procedury wykrycia problemu i zakwestionowania wykrytych pozycji, nie stwierdziły nieprawidłowości,
11) zastosowano właściwe kursy przeliczeniowe (przeliczenie wartości dowodów opiewających na waluty obce na walutę polską),
12) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie,
13) dowody księgowe dokumentujące zakupu świadczeń zdrowotnych, zostały prawidłowo wprowadzone w postaci elektronicznej do elektronicznego systemu ewidencji, a wprowadzone dane są zgodne z tymi dowodami w postaci pisemnej i/lub elektronicznej czego dowodem jest podpis złożony na dokumentach pod formułą "sprawdzono pod względem prawidłowości wprowadzenia do elektronicznego systemu ewidencji formularzy serii E-100",
14) otrzymane z OW NFZ:
- zestawienia zbiorcze zatwierdzonych do wypłaty formularzy serii E-100 za świadczenia zdrowotne udzielone w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego - za obywateli RP, stanowiące podstawę do wypłaty środków pieniężnych na rzecz instytucji łącznikowych innych państw członkowskich,
- zestawienia zbiorcze formularzy serii E-100 za świadczenia zdrowotne udzielone w ramach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego- za obywateli innych państw członkowskich, stanowiące podstawę obciążenia przez Centralę NFZ innych instytucji łącznikowych,
- nota księgowa zewnętrzna obca lub nota księgowa korygująca zewnętrzna obca, wystawiana przez OW, dotycząca kosztów ponoszonych w związku ze zwrotami indywidualnymi za leczenie w krajach UE i EOG - realizowanymi na podstawie potwierdzonych formularzy E-126 wraz z załączonym "Wykazem zrealizowanych indywidualnych zwrotów",
zostały sporządzone zgodnie z ustalonymi wymogami, ewentualnymi wzorami, czy OW NFZ przeprowadził kontrolę merytoryczną, formalno rachunkową oraz dokonał zatwierdzenia lub zatwierdzenia do wypłaty oraz czy zestawienie opatrzono stosownymi podpisami,
15) opracowane przez Departament Współpracy Międzynarodowej Centrali NFZ:
- zestawienie zbiorcze uznanych formularzy serii E-100,
- zestawienie zbiorcze zakwestionowanych formularzy serii E-100,
- zestawienie nie uznanych formularzy serii E-100,
zostały sporządzone zgodnie z ustalonymi wymogami i wzorami, a liczba formularzy wskazana na zestawieniach zgadza się z liczbą formularzy wskazaną na nocie (liczbą załączonych do noty formularzy). Sprawdzeniu podlega również, czy kwota roszczenia wskazana na nocie jest sumą kwot poszczególnych formularzy widniejących na zestawieniach oraz czy istnieje zgodność danych wykazanych w zestawieniu zbiorczym uznanych formularzy serii E-100 z zestawieniem, o których mowa w pkt 14.
5. Dowodem dokonania kontroli merytorycznej, o której mowa w ust. 4 i 4a. jest data i podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji pod formułą: "Sprawdzono pod względem merytorycznym" lub zgodnie z określeniem użytym w schemacie obiegu dowodów księgowych dla poszczególnego rodzaju dowodu księgowego.
6. W przypadku stwierdzenia, że dowód księgowy lub załączniki pisemne albo elektroniczne, sporządzone zostały niezgodnie z zawartą umową lub właściwymi przepisami, dokumenty te - w zależności od rodzaju i wagi nieprawidłowości - zwraca się wystawcy z odpowiednim wyjaśnieniem, lub żąda dostarczenia dokumentu uzupełniającego, albo dowodu korygującego. Obowiązki powyższe spoczywają na komórkach organizacyjnych sprawujących kontrolę merytoryczną. Do kontroli formalno - rachunkowej przekazywane są dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym.
7. Kontrola formalno - rachunkowa dowodów księgowych jest wyrazem dokonania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.
8. Dowodem dokonania kontroli formalno - rachunkowej, o której mowa w pkt. 7 jest data i podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji pod formułą "Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym" lub zgodnie z określeniem użytym w schemacie obiegu dowodów księgowych dla poszczególnego rodzaju dowodu księgowego. Złożenie podpisu na dokumencie, oznacza, że:
1) dany dowód księgowy został uprzednio sprawdzony pod względem merytorycznym przez właściwych rzeczowo pracowników,
2) nie istnieją podstawy do zgłaszania zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników, oceny prawidłowości merytorycznej operacji i jej zgodności z prawem,
3) nie istnieją podstawy do zgłaszania zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji,
4) dane liczbowe na dowodach księgowych są prawidłowo wyliczone rachunkowo, zgodnie z zasadami działań matematycznych,
5) dowody księgowe własne wystawione zostały przez upoważnione do tego osoby, na właściwych drukach oraz we właściwej ilości,
6) dowody księgowe posiadają prawidłowe nazwy stron, adresy, daty, pieczątki, numery identyfikacyjne i podpisy,
7) dowody zakupu środków trwałych i obrotowych udokumentowane są odpowiednimi dokumentami obrotu materiałowego,
8) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka posiada środki finansowe na ich pokrycie.
9. Osoba kontrolująca, w razie ujawnienia dowodu księgowego zawierającego nielegalną operację gospodarczą lub zobowiązanie nie mające pokrycia w planie finansowym - odmawia jego podpisania.
10. W razie ujawnienia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 9, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o powyższym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje dalsze decyzje, w tym działania niezbędne do usunięcia tych nieprawidłowości.
11. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia Prezesa NFZ oraz zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.
12. Fakt przeprowadzenia kontroli, a także wprowadzenia dokumentu do systemu medycznego lub elektronicznego systemu ewidencji powinien być odnotowany w sposób trwały na kontrolowanych dokumentach przez złożenie właściwej adnotacji, daty oraz podpisu. W przypadkach, w których sprawa wymaga szerszego przedstawienia, należy sporządzić notatkę na dokumencie lub oddzielny protokół.
13. Kontrolę merytoryczną dowodów księgowych sprawują:
1) Dyrektor Departamentu Świadczeń Opieki Zdrowotnej - w zakresie:
- kosztów zakupu świadczeń zdrowotnych, w przypadku wystąpienia rozliczeń kosztów dokonywanych przez Centralę NFZ, z wyłączeniem kosztów, o których mowa w ust. 13 pkt 2,
- zestawienia zbiorczego kosztów oraz wydatków dotyczącego świadczeń zdrowotnych związanych z realizacją zadań zleconych oraz zadań, o którym mowa w art. 97 ust. 3 pkt 2a i 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, z wyłączeniem kosztów, o których mowa w ust. 13 pkt 3 - sporządzonego na podstawie danych otrzymanych z OW NFZ,
2) Dyrektor Departamentu Spraw Świadczeniobiorców- w zakresie:
- zestawienia zbiorczego kosztów oraz wydatków dotyczącego świadczeń opieki zdrowotnej związanych z realizacją zadań, o którym mowa w art. 97 ust. 3 pkt 3b ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - sporządzonego na podstawie danych otrzymanych z OW NFZ,
3) Dyrektor Departamentu Gospodarki Lekami - w zakresie:
- zestawienia zbiorczego kosztów oraz wydatków dotyczącego świadczeń opieki zdrowotnej w pozycji refundacja cen leków związanych z realizacją zadań, o którym mowa w art. 97 ust. 3 pkt 2a i 3 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - sporządzonego na podstawie danych otrzymanych z OW NFZ,
4) Dyrektor Departamentu Współpracy Międzynarodowej - w zakresie:
- rozliczeń międzynarodowych świadczeń zdrowotnych dokonywanych z Oddziałami Wojewódzkimi NFZ oraz Instytucjami Łącznikowymi krajów członkowskich UE i EOG,
- rozliczeń dokonywanych z OW NFZ, dotyczących kosztów ponoszonych w związku ze zwrotami indywidualnymi za leczenie w krajach UE i EOG - realizowanymi na podstawie potwierdzonych formularzy E-126,
- wysokości rezerwy na przewidywane koszty świadczeń zdrowotnych wykonanych na rzecz świadczeniobiorców w krajach członkowskich UE i EOG - oszacowanej na podstawie otrzymanych przez Centralę NFZ z tychże krajów roszczeń wynikających z formularzy E-125,
- wysokości rezerwy na przewidywane koszty świadczeń zdrowotnych za świadczeniobiorców - oszacowanej na podstawie otrzymanych przez Centralę NFZ z krajach członkowskich UE i EOG roszczeń wynikających z formularzy E-127 oraz kwoty zatwierdzonego przez Komisję Administracyjną ryczałtu,
- tłumaczenia dowodów rozliczeniowych sporządzonych w języku obcym na język polski,
- przeliczenie wartości dowodów opiewających na waluty obce na walutę polską,
- windykacji należności od Instytucji Łącznikowych krajów członkowskich UE i EOG,
5) Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego, w zakresie:
- kosztów zakupu literatury fachowej,
- kosztów zakupu paliwa oraz części zamiennych do samochodu,
- kosztów zakupu usług pocztowych,
- kosztów reprezentacji i reklamy,
- środków trwałych oraz środków trwałych w budowie oraz kosztów remontów dotyczących środków trwałych i wyposażenia rzeczowego,
- wartości niematerialnych i prawnych (w zakresie licencji/sublicencji) na oprogramowanie komputerów po wcześniejszym potwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Informatyki faktu posiadania stosownej dokumentacji),
- kosztów zakupu energii elektrycznej, gazu, wody i co,
- kosztów opłat czynszowych i dzierżawnych,
- kosztów ubezpieczeń majątkowych,
- kosztów zakupu materiałów biurowych i socjalnych,
- kosztów zakupu usług transportowych,
- kosztów zakupu materiałów i usług obcych związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu informatycznego (w zakresie zakupu usług obcych związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu informatycznego po wcześniejszym potwierdzeniu przez Dyrektora Departamentu Informatyki faktu wykonania usługi),
- kosztów rozmów telefonicznych,
- kosztów zakupu pozostałych usług obcych,
- podatku od nieruchomości, opłaty za wieczyste użytkowanie gruntów,
- kosztów związanych z organizacją konferencji, posiedzeń Kierownictwa NFZ z pracownikami Funduszu,
- kosztów związanych z organizacją posiedzeń Rady Funduszu,
- pozostałych kosztów ogólno - administracyjnych związanych z zadaniami wykonywanymi przez Narodowy Fundusz Zdrowia,
6) Dyrektor Biura Kadr i Szkoleń lub osoba upoważniona, w zakresie:
- kosztów wynagrodzeń osobowych i nagród oraz ponoszonych na podstawie umów zleceń i o dzieło,
- kosztów naliczenia i uruchomienia ZFŚS,
- pożyczek przyznanych ze środków pieniężnych ZFŚS,
- kosztów wynagrodzeń Rady NFZ,
- kosztów wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich pracowników oraz kosztów innych świadczeń na rzecz pracowników,
- kosztów szkoleń,
- kosztów podróży służbowych,
- kosztów odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy oraz innych tytułów,
7) Dyrektor Departamentu Ekonomiczno - Finansowego, w zakresie:
- wysokości rezerwy ogólnej tworzonej na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
- spłaty pożyczek i kredytów zaciągniętych zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
- wysokości środków tworzonych w ramach CFI,
8) Dyrektor Biura Prawnego lub osoba upoważniana, w zakresie:
- opłat sądowych, kosztów postępowania sądowego i egzekucyjnego,
9) Dyrektor Biura Księgowości-Główny Księgowy lub upoważniona przez niego osoba, w zakresie:
- podatku dochodowego od osób fizycznych, składek społecznych, zdrowotnych i na rzecz Funduszu Pracy oraz opłat na rzecz osób trzecich,
10) Dyrektor Biura Rady Funduszu lub osoba upoważniona, w zakresie:
- kosztów podróży służbowych członków Rady NFZ,
- wniosku stanowiącego podstawę sporządzenia listy wynagrodzeń członków Rady NFZ,
11) Naczelnik Wydziału Księgowości lub upoważniona osoba, w zakresie:
- kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
12) Naczelnik Wydziału Nadzoru i Sprawozdawczości lub upoważniona przez niego osoba, zakresie:
- prawidłowości sporządzenia not przez OW NFZ dotyczące podatku od towarów i usług (VAT - naliczonego, należnego) na podstawie deklaracji VAT-7,
13) osoby wymienione w instrukcji lub załączniku, w zakresie:
- określonym w ww. dokumentach.
14. Kontrolę formalno - rachunkową dowodów księgowych sprawują Dyrektor Biura Księgowości - Główny Księgowy oraz pracownicy Biura Księgowości, w zakresie:
- wszystkich dowodów księgowych.
15. Zatwierdzanie dowodów księgowych:
1) zatwierdzenie do wypłaty dowodów księgowych jest wyrazem akceptacji poszczególnych operacji gospodarczych i finansowych w tym w szczególności, poniesienia kosztów (wydatków) związanych z nimi oraz dokonanych uprzednio przez upoważnione do tego osoby, sprawdzeń dowodów księgowych. Dowodem zatwierdzenia do wypłaty jest data i podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji pod formułą: "Zatwierdzono do wypłaty". W przypadku dowodów nie skutkujących poniesieniem kosztów (wydatków) ww. formuła powinna być skrócona do treści "Zatwierdzam".
2) upoważnionymi do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty z zastrzeżeniem ust. 15 pkt 3, są:
a) Prezes Narodowego Funduszu Zdrowia - w zakresie wszystkich dowodów księgowych.
b) Zastępca Prezesa ds. Finansowych - w zakresie wszystkich dowodów księgowych.
c) Dyrektor Biura Księgowości - Główny Księgowy - w zakresie wszystkich dowodów księgowych do kwoty 8.000.000 zł z zastrzeżeniem, że dowód księgowy powinien być uprzednio sprawdzony pod względem formalno-rachunkowym przez uprawnionego do tej czynności pracownika Biura Księgowości,
d) Dyrektor Departamentu Ekonomiczno - Finansowego - w zakresie dowodów księgowych do kwoty 8.000.000 zł,
e) Naczelnicy Wydziałów w Biurze Księgowości - w zakresie dowodów księgowych do kwoty 10.000 zł z zastrzeżeniem, że dowód księgowy powinien być uprzednio sprawdzony pod względem formalno - rachunkowym przez uprawnionego do tej czynności pracownika Biura Księgowości.
3) niezależnie od uregulowań zawartych w ust. 15 pkt 2, ppkt a i b Prezes Narodowego Funduszu Zdrowia, Zastępca Prezesa ds. Finansowych lub osoba upoważniona zatwierdza do wypłaty środki finansowe przekazywane Oddziałom Wojewódzkim w celu bieżącego regulowania zobowiązań zgodnie z przyjętą w NFZ procedurą oraz spłatę pożyczek i kredytów zaciągniętych zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z odsetkami.
4) upoważnionym do zatwierdzania dowodów księgowych nie skutkujących poniesieniem wydatków pod formułą "Zatwierdzam", jest Dyrektor Biura Księgowości - Główny Księgowy oraz upoważnieni do sprawowania kontroli formalno - rachunkowej pracownicy Biura Księgowości.
16. Dowody księgowe wewnętrzne oraz zewnętrzne własne mogą być kontrolowane pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym oraz zatwierdzane w trybie uproszczonym, w tym przypadku zezwala się na:
1) przeprowadzanie kontroli merytorycznej oraz formalno - rachunkowej przez jedną osobę; udokumentowaniem wymienionych czynności będzie złożenie jednego podpisu i daty,
2) przeprowadzanie kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz zatwierdzanie przez jedną osobę; udokumentowaniem wymienionych czynności będzie złożenie jednego podpisu i daty,
3) stosowanie formuł dotyczących sprawdzenia oraz zatwierdzenia w skróconej wersji lub poprzez wykorzystanie formuł istniejących na stosowanych drukach.
Dowody księgowe wewnętrzne oraz zewnętrzne własne mogą być kontrolowane pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym oraz zatwierdzane w trybie uproszczonym przez Dyrektora Biura Księgowości - Głównego Księgowego oraz upoważnionych do sprawowania kontroli formalno rachunkowej pracowników Biura Księgowości.
17. W przypadku dowodów księgowych wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej, za podpisy o których mowa w ust.: 5, 8, 12, 15 i 16 należy uważać złożenie podpisu, którego autentyczność będzie zagwarantowana przy pomocy bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym.
18. W przypadku dowodów księgowych wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej, w sytuacjach, w których sprawa wymaga szerszego przedstawienia, uwagi są nanoszone w załączeniu.
19. Podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 17 winien być znakowany czasem, w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym.
VI. DEKRETACJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH
1. Dekretacja określa czynności związane z przygotowaniem dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych oraz wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania.
Obejmuje ona następujące etapy:
- segregację dowodów,
- sprawdzenie prawidłowości dowodów,
- właściwą pisemną dekretację (oznaczenie sposobu księgowania).
2. Segregacja dowodów polega na:
- wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do komórki księgowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (np. nie wyrażają operacji gospodarczych i finansowych lub są ich zapowiedzią),
- podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy objęte poszczególnymi rejestrami (np. zakupu, sprzedaży, kasowym),
- kontroli kompletności dowodów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę, miesiąc, rok).
3. Sprawdzenie prawidłowości dowodów polega na ustaleniu, czy są one sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno - rachunkowym, a także zatwierdzone do wypłaty. W przypadku stwierdzenia, że dokumenty nie spełniają wszystkich wymagań, należy żądać ich uzupełnienia.
4. Po przeprowadzonej kontroli następuje pisemna dekretacja każdego dowodu księgowego, która polega na:
- określeniu sposobu ewidencji w urządzeniach księgowych tj. naniesieniu na dokumenty odpowiednich symboli (cyfrowych) kont syntetycznych i analitycznych zgodnie z zakładowym planem kont;
- umieszczeniu adnotacji odnośnie właściwego rejestru;
- podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie.
5. Po kontroli i dekretacji dokumentów księgowych są one grupowane według rodzajów dokumentów, a następnie ujmowane w księgach rachunkowych.
Osoba księgująca nanosi na dowód księgowy automatycznie nadawany numer komputerowy (tj. symbol rejestru, numer pozycji w rejestrze), pod którym został on zaksięgowany i przechowywany, niezależnie od numeru nadanego przez wystawcę (z zewnątrz i wewnątrz).
Celem nadawania dokumentom numerów księgowych - komputerowych jest ułatwienie kontroli poprawności zapisów księgowych, umożliwienie lepszej orientacji co do kompletności księgowych operacji gospodarczych, zachowanie chronologii przy zapisach oraz usprawnienie przechowywania dokumentów księgowych.
VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SKŁADNIKI MAJĄTKOWE
1. Za prawidłową gospodarkę składnikami majątkowymi odpowiedzialni są:
1) w zakresie wszystkich składników majątkowych - Prezes NFZ,
2) w zakresie składników majątkowych objętych zakresem obowiązków służbowych -Zastępcy Prezesa NFZ,
3) w zakresie środków trwałych w budowie, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia rzeczowego i niematerialnego oraz rzeczowych aktywów obrotowych - Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego,
4) w zakresie dokumentacji dotyczącej licencji (sublicencji) na oprogramowanie komputerów - Dyrektor Departamentu Informatyki,
5) w zakresie udokumentowanych należności oraz środków pieniężnych za wyjątkiem: aktywów finansowych oraz bankowych lokat pieniężnych - Dyrektor Biura Księgowości - Główny Księgowy,
6) w zakresie aktywów finansowych oraz bankowych lokat pieniężnych - Dyrektor Departamentu Ekonomiczno - Finansowego.
2. Osoby wymienione w ust. 1, w ramach swoich kompetencji oraz obowiązków i uprawnień określonych instrukcją, sprawują nadzór nad:
- celowością zakupów aktywów trwałych i obrotowych w ramach planu finansowego i inwestycyjnego, z uwzględnieniem racjonalności i obowiązujących w tym względzie przepisów,
- ewidencją ilościowo - wartościową lub ilościową oraz związanym z tym obiegiem dokumentów,
- właściwym wykorzystaniem składników majątkowych, zabezpieczeniem przed kradzieżą i nieszczęśliwymi wypadkami,
- przekazaniem do użytkowania, sprzedaży lub likwidacji,
- przesunięciami wewnątrz NFZ lub nieodpłatnym przekazaniem,
- przestrzeganiem instrukcji inwentaryzacyjnej,
- przechowywaniem, transportem i wydatkowaniem środków pieniężnych,
- zakupem aktywów finansowych oraz zakładaniem lokat bankowych.
3. Ponadto osoby upoważnione w Centrali NFZ:
1) w bankowej karcie wzoru podpisów, w ramach swoich kompetencji oraz obowiązków i uprawnień, sprawują nadzór nad:
- przechowywaniem, użytkowaniem i zabezpieczeniem przed osobami nieuprawnionymi identyfikatora użytkownika, hasła, karty identyfikacyjnej, dyskietki dostępowej oraz numeru (kodu) pin, lub innego nośnika - służących do elektronicznego przesyłania środków pieniężnych,
2) do obsługi bankowego systemu elektronicznego, w ramach swoich kompetencji oraz obowiązków i uprawnień, sprawują nadzór nad:
- przechowywaniem, użytkowaniem i zabezpieczeniem przed osobami nieuprawnionymi identyfikatora użytkownika oraz hasła - służących do obsługi bankowego systemu elektronicznego,
3) do podpisu elektronicznego, w ramach swoich kompetencji oraz obowiązków i uprawnień, sprawują nadzór nad:
- przechowywaniem, użytkowaniem i zabezpieczeniem przed osobami nieuprawnionymi identyfikatora użytkownika, hasła, karty identyfikacyjnej, użytkowanych przy składaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego.
4. Składniki majątkowe podlegają okresowej inwentaryzacji na zasadach określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej.
VIII. OBIEG DOWODÓW KSIĘGOWYCH
Schemat obiegu dowodów księgowych wraz z innymi szczegółowymi ustaleniami związanymi z tym obiegiem, przedstawia załącznik nr 1 do instrukcji, z zastrzeżeniem uregulowań zawartych w rozdziale IX ust. 12 niniejszej instrukcji.
IX. ZASADY SPORZĄDZANIA, WYSTAWIANIA I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH DOTYCZĄCE PROGRAMU LUB PROJEKTU FINANSOWANEGO ZE ŚRODKÓW POCHODZĄCYCH Z UNII EUROPEJSKIEJ
1. W stosunku do programu lub projektu finansowanego ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, zwanego dalej "programem UE", stosuje się "Zakładową instrukcję obiegu dowodów księgowych", z zastrzeżeniem pierwszeństwa uregulowań zawartych w niniejszym rozdziale.
2. Każdy dowód księgowy dotyczący programu UE poza cechami określonymi w rozdziale II niniejszej instrukcji powinien zawierać w szczególności następujące elementy naniesione na odwrocie dokumentu lub załączniku:
1) numer umowy o dofinansowanie projektu,
2) nazwę projektu,
3) nazwę i kwotę wydatku kwalifikowanego z jednoznacznym przyporządkowaniem do kosztu bezpośredniego lub pośredniego zgodnie z budżetem zawartym w projekcie, w tym w szczególności nazwę zadania jego numer oraz liczbę porządkową i nazwę poszczególnych czynności realizowanych w ramach danego zadania zgodnie z zatwierdzonym szczegółowym budżetem projektu zawartym we wniosku o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony,
4) potwierdzenie przez Koordynatora Projektu, realizacji prac ujętych w dokumencie, pod formułą: "Sprawdzono pod względem formalnym",
5) zapis o zgodności realizowanego projektu z ustawą Prawo Zamówień Publicznych w przypadku gdy dany wydatek podlega ww. ustawie.
Każdy dowód księgowy dotyczący poniesienia wydatku kwalifikowanego w ramach realizacji danego programu UE winien zostać opisany ręcznie lub opatrzony stosowną pieczęcią zawierającą wyżej wymienione elementy.
3. W księgach rachunkowych poza wymogami określonymi w rozdziale III niniejszej instrukcji wprowadza się dodatkowy unikalny kod księgowy, który stosowany jest przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu dowodu księgowego. Kod księgowy wykorzystywany jest także do sporządzenia zestawienia lub rejestru dowodów księgowych w określonym przedziale czasowym. Powyższe zestawienie lub rejestr dowodów ujmuje wszystkie operacje związane z programem UE oraz obejmuje co najmniej następujący zakres danych: nr dokumentu źródłowego, nr ewidencyjny lub księgowy dokumentu, datę wystawienia dokumentu, kwotę brutto dokumentu oraz kwotę kwalifikowaną dotyczącą programu UE.
4. Dowody księgowe stosowane przy rozliczeniach w ramach programu UE:
1) Dowody bankowe:
a) polecenie przelewu,
b) wyciąg bankowy.
2) Dowody płacowe:
a) lista uposażeń, wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
b) rachunek za prace zlecone wg:
- umowy zlecenia,
- umowy o dzieło,
c) lista dodatkowych wynagrodzeń i świadczeń.
3) Dowody operacyjno-księgowe:
* dotyczące zakupu usług oraz aktywów trwałych i obrotowych powszechnych:
a) faktura VAT,
b) faktura VAT korygująca,
c) nota VAT korygująca,
d) faktura,
e) faktura korygująca,
f) rachunek,
g) rachunek korygujący.
* dowody sprzedaży towarów i usług:
a) faktura VAT,
b) faktura VAT korygująca,
c) faktura,
d) faktura korygująca,
e) rachunek,
f) rachunek korygujący.
4) Dowody księgowe rozliczeniowe:
a) nota księgowa (własna i obca) zewnętrzna,
b) nota księgowa wewnętrzna,
c) polecenie księgowania,
d) wniosek o zaliczkę,
e) rozliczenie zaliczki,
f) rozliczenie wyjazdu służbowego,
g) zestawienie przeksięgowań,
h) dokumentujące rozliczenie dotacji z programu UE,
5) Dowody księgowe dotyczące aktywów trwałych:
a) przyjęcie środka trwałego w użytkowanie OT,
b) protokół odbioru (aktualizacji wyceny środka trwałego),
c) protokół zdawczo - odbiorczy środka trwałego PT,
d) likwidacja środka trwałego,
e) polecenie księgowania- umorzeń (amortyzacji) środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
5. Kontrola formalna dowodów księgowych dotyczących programu UE:
1) kontrola formalna dowodów księgowych dotyczących programu UE polega na sprawdzeniu, czy:
a) wydatek/koszt jest racjonalny, niezbędny dla realizacji projektu zgodnie z obowiązującą umową o dofinansowanie projektu systemowego w ramach programu operacyjnego kapitał ludzki oraz rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania,
b) wydatek/koszt został uwzględniony i mieści się w budżecie zadaniowym wniosku o dofinansowanie programu UE,
c) wydatek/koszt został faktycznie poniesiony przez beneficjenta w ramach projektu,
d) wydatek/koszt odzwierciedla stan faktyczny konkretnych zdarzeń i operacji gospodarczych lub finansowych,
e) dane zdarzenia, operacje gospodarcze lub finansowe mają pokrycie w planie finansowym lub inwestycyjnym oraz są celowe, gospodarczo uzasadnione, racjonalne i przeprowadzone z zachowaniem obowiązujących przepisów,
f) zastosowane ilości, ceny, stawki i wartości są zgodne z zawartymi umowami, a w razie braku umów, czy powyższe wielkości dobrane zostały na podstawie kryteriów celowości, racjonalności i legalności,
g) wydatki udokumentowane są sporządzonymi zgodnie z umowami, kompletnymi i właściwymi załącznikami sporządzonymi w zakresie zakupu usług oraz aktywów trwałych i obrotowych powszechnych (np. administracyjnych) - w formie pisemnej,
h) prawidłowo zastosowano nazewnictwo dokonanych operacji i ich symbolikę klasyfikacyjną (symbol towaru lub usługi określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej),
i) na odwrocie dokumentu lub na załączniku zostały naniesiono elementy, o których mowa ust. 2 pkt 1-3 niniejszego rozdziału.
2) kontrolę formalną dowodów księgowych dotyczących programu UE sprawuje Koordynator Projektu.
3) dowodem dokonania kontroli formalnej jest data i podpis Koordynatora Projektu złożony na dokumentach dotyczących danej operacji pod formułą: "Sprawdzono pod względem formalnym".
4) po dokonaniu kontroli formalnej dowody księgowe dotyczące programu UE podlegają dalszej kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzeniu do wypłaty zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale V niniejszej instrukcji.
6. Dowody księgowe rozliczeniowe dokumentujące rozliczenie dotacji programu UE:
1) podstawowym dowodem jest wniosek o płatność, który jest dokumentem umożliwiającym rozliczenie pomiędzy beneficjentem realizującym program UE, a instytucją wdrażającą na zasadach wnioskowania o kolejne transze dofinansowania lub refundacji poniesionych wcześniej kosztów.
Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność następujące dokumenty:
a) "Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem", tj.: poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię ewidencji księgowej projektu dotyczącą wydatków poniesionych w okresie rozliczeniowy /tabela "Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem"/ lub wydruk z komputerowego systemu księgowego potwierdzony przez osoby upoważnione.
b) wyciągi z rachunku bankowego,
c) informację o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z zawartą umową.
Kopie dokumentów, potwierdzających poniesione wydatki powinny być opisane w sposób wskazany w instrukcji obiegu dokumentów, zgodnie z wytycznymi UE.
Wszystkie kopie dokumentów załączone do wniosku o płatność, o których mowa w ppkt a i b powinny być podpisane za zgodność z oryginałem przez Dyrektora Biura Księgowości - Głównego Księgowego lub osobę przez niego upoważnioną. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem "Potwierdzam za zgodność z oryginałem".
Wzory dokumentów rozliczeniowych dotyczących projektu stanowią integralną część umowy o dofinansowanie programu UE.
2) osobą zobowiązaną do sporządzenia wniosku o płatność wraz z załącznikami jest Koordynator Projektu. Wniosek o płatność Koordynator Projektu sporządza w porozumieniu z Biurem Księgowości.
Biuro Księgowości do 5 dnia każdego następnego miesiąca przekazuje za okresy miesięczne Koordynatorowi Projektu:
a) zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki,
b) kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych dotyczące poniesionych wydatków,
c) kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem wyciągów bankowych,
d) informację dotyczącą kwoty odsetek naliczonych przez Bank od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym programu UE.
3) Koordynator projektu sporządzony wniosek o płatność wraz z załącznikami przedkłada Zastępcy Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osobie upoważnionej w celu dokonania jego weryfikacji oraz akceptacji. Zastępca Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osoba upoważniona sprawdza poprawność sporządzenia wniosku i załączonych dokumentów z umową na realizację programu UE oraz innymi uregulowaniami w tym zakresie.
Koordynator Projektu zaakceptowany wniosek podpisany przez osoby, o których mowa w pkt 4 przekazuje do Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia).
W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność Koordynator Projektu dokonuje jego korekty w wyznaczonym przez Instytucję Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) terminie.
4) osobami upoważnionymi do podpisywania wniosku o płatność są:
a) Koordynator Projektu,
b) Dyrektor Biura Księgowości - Główny Księgowy,
c) Zastępca Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osoba upoważniona.
7. Koordynator Projektu jest zobowiązany do poinformowania Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) w terminie do 15 października danego roku budżetowego o kwocie dotacji rozwojowej wypłaconej w formie zaliczki, która nie zostanie wydatkowana do końca roku budżetowego, lecz rozliczona we wnioskach o płatność lub zwrócona na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) w terminie do 30 dni przed upływem terminu wynikającego z Rozporządzenia wydanego na podstawie art. 157 ust. 3, 4 i 8a ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Powyższą informację Koordynator projektu jest zobowiązany przygotować w porozumieniu z Biurem Księgowości i Departamentem Ekonomiczno Finansowym oraz uzyskać akceptację Zastępcy Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osoby upoważnionej.
8. Koordynator Projektu prowadzi dokumentację projektu w celu wykazania prawidłowości jego realizacji, w szczególności udokumentowania kwalifikowalności poniesionych wydatków oraz udokumentowania osiągania założonych rezultatów programu UE.
9. Koordynator Projektu odpowiada za prawidłową realizację programu UE zgodnie z umową o dofinansowanie programu UE i harmonogramem realizacji programu UE oraz jest osobą odpowiedzialną za składanie wszelkich informacji i wyjaśnień przed Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) w zakresie objętym programem UE. W przypadku składania wszelkich informacji i wyjaśnień dotyczących programu UE na piśmie Koordynator Projektu jest zobowiązany do uzyskania pisemnej akceptacji Zastępcy Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osoby upoważnionej.
10. Koordynator Projektu sprawuje nadzór nad całością dokumentacji dotyczącej programu UE i jest odpowiedzialny za jej przechowywanie oraz przekazanie przedmiotowych dokumentów do archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi w tym zakresie z wyłączeniem oryginałów dowodów księgowych. Zasady przechowywania oraz archiwizacji oryginałów dowodów księgowych określono w zasadach rachunkowości NFZ.
11. Nadzór nad realizacją zadań wykonywanych przez Koordynatora Projektu omówionych we wcześniejszych ustępach sprawuje Zastępca Prezesa Narodowego Funduszu Zdrowia do spraw medycznych lub osoba upoważniona.
12. Schemat obiegu dowodów księgowych dotyczących programu UE wraz z innymi szczegółowymi ustaleniami związanymi z tym obiegiem, przedstawia załącznik nr 2 do instrukcji.
X. WZORY DOWODÓW KSIĘGOWYCH
W NFZ stosowane są dowody księgowe powszechnie stosowane wśród przedsiębiorców.
______
pod określeniem "zakup leków" należy rozumieć dokonywane zgodnie z ustawą refundacje na rzecz aptek oraz zakup leków,
** możliwość stosowania not dopuszcza się tylko do przypadków odrębnie uregulowanych przepisami lub decyzjami właściwych organów,
*** w przypadku gdy jednostka jest podatnikiem podatku od towarów i usług.