Wprowadzenie blankietów korespondencyjnych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2020.29

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 sierpnia 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 29

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 17 sierpnia 2020 r.

w sprawie wprowadzenia blankietów korespondencyjnych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad ¹  zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej "GDDKiA", stosuje się jednolite oznakowanie dokumentów wytwarzanych przy załatwianiu spraw na zasadach, o których mowa w § 29-36 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 61 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 18 grudnia 2014 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w GDDKiA.

2. W GDDKiA wprowadza się blankiety korespondencyjne stosowane do sporządzania dokumentów, o których mowa w ust. 1, których wzory określają załączniki do zarządzenia.

§  2. 

1. Dokumenty, o których mowa w § 1 ust. 1, tworzone w sposób tradycyjny lub w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego w rozumieniu przepisów odrębnych, przygotowuje się wyłącznie na blankiecie korespondencyjnym:

1) Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad dla korespondencji kierowanej do adresatów zamieszkałych lub mających siedzibę:

a) w granicach Rzeczypospolitej Polskiej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 lub nr 2 do zarządzenia,

b) poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia;

2) Zastępcy Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia;

3) Dyrektora Generalnego GDDKiA, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia;

4) Radcy Generalnego Dyrektora - w rozumieniu § 1 zarządzenia Nr 1 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 8 stycznia 2020 r. w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA ² , którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia;

5) samodzielnego stanowiska pracy - w rozumieniu § 4 ust. 3 pkt 3 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego GDDKiA oraz § 2 ust. 2 pkt 3 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 37 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia ramowego regulaminu organizacyjnego oddziałów GDDKiA, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia;

6) komórki organizacyjnej - w rozumieniu § 4 ust. 2 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego GDDKiA, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia;

7) oddziału, rejonu, obwodu GDDKiA lub Kierownika Projektu - w rozumieniu § 1 ust. 1, § 2 ust. 2 pkt 4, ust. 3 pkt 4 oraz § 20 ust. 3 pkt 3 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 37 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia ramowego regulaminu organizacyjnego oddziałów GDDKiA, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia, z uwzględnieniem, że w miejsce kropek oraz w miejsce wyrazów "kod pocztowy" należy wpisać odpowiednie dane teleadresowe właściwego oddziału albo rejonu GDDKiA.

2. Dokumenty przygotowane na blankietach korespondencyjnych, o których mowa w ust. 1, tworzone w sprawach związanych z przygotowaniem, realizacją i wdrażaniem:

1) Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 opatruje się stopką, której wzór stanowi załącznik nr 10 do zarządzenia;

2) projektów współfinansowanych w ramach III i X osi priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 opatruje się stopką, której wzór stanowi załącznik nr 11 do zarządzenia;

3) projektów współfinansowanych w ramach IV osi priorytetowej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2014-2020 opatruje się stopką, której wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia;

4) projektów współfinansowanych w ramach instrumentu "Łącząc Europę" (Connecting Europe Facility - CEF) opatruje się stopką, której wzór stanowi załącznik nr 13 do zarządzenia.

3. Notatki służbowe tworzone w sposób tradycyjny lub w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego w rozumieniu przepisów odrębnych przygotowuje się na blankiecie, którego wzór stanowi załącznik nr 14 do zarządzenia.

§  3. 

1. Wzory blankietów korespondencyjnych, o których mowa w § 1 i 2, stosuje się do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej w GDDKiA przy zastosowaniu:

1) czcionki typu "Verdana" w rozmiarze 10 pkt i skali 100%;

2) odstępów pomiędzy znakami o wartości 0 pkt;

3) odstępów pomiędzy wierszami o wartości 1,5 pkt;

4) odstępów pomiędzy akapitami o wartości 0 pkt.

2. W blankietach, o których mowa w ust. 1, wszelkie adnotacje i klauzule informacyjne, w tym informacje, o których mowa w ust. 6 i 7, umieszczane pod podpisem sporządzane są przy zastosowaniu:

1) czcionki typu "Verdana" w rozmiarze 8 pkt i skali 100%;

2) odstępów pomiędzy znakami o wartości 0 pkt;

3) odstępów pomiędzy wierszami o wartości 1 pkt;

4) odstępów pomiędzy akapitami o wartości 0 pkt.

3. W dokumentach wielostronicowych oznakowanie określone w załącznikach do zarządzenia występuje wyłącznie na pierwszej stronie.

4. W dokumentach wielostronicowych w prawym dolnym rogu zamieszcza się numerację stron, rozpoczynając ją od strony numer 2.

5. W sytuacji stosowania w treści pisma przypisów wykonuje się je przy zastosowaniu czcionki typu "Verdana" w rozmiarze 8, na którego końcu umieszcza się nawias zarówno w treści pisma, jak i w stopce.

6. W wewnętrznej korespondencji GDDKiA na końcu pisma w lewym dolnym rogu zamieszcza się dane osoby prowadzącej sprawę w następującym brzmieniu:

"Sprawę prowadzi:

Imię i nazwisko, stanowisko, tek, e-mail".

7. W wewnętrznej i zewnętrznej korespondencji w GDDKiA na końcu pisma w lewym dolnym rogu opcjonalnie można zamieścić adnotacje, które w blankietach stanowiących załączniki do zarządzenia, oznaczono

§  4. 

1. Kierujący komórkami organizacyjnymi - w rozumieniu § 4 ust. 2 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego GDDKiA, i dyrektorzy oddziałów GDDKiA są odpowiedzialni za zapewnienie, w podległych sobie komórkach organizacyjnych i oddziałach GDDKiA, stosowania w korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej blankietów korespondencyjnych, których wzory określają załączniki do zarządzenia.

2. Samodzielne stanowiska pracy w GDDKiA są odpowiedzialne za stosowanie w przygotowywanej na danym stanowisku pracy korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej - blankietów korespondencyjnych, których wzory określają załączniki do zarządzenia.

3. Wewnętrzna korespondencja odbywa się w GDDKiA poprzez imienne wskazanie jako adresatów kierujących komórkami organizacyjnymi Centrali GDDKiA lub ich zastępców oraz dyrektorów oddziałów GDDKiA lub ich zastępców - właściwych ze względu na przedmiot sprawy albo kierowników rejonu, obwodu lub projektu.

4. W sytuacji braku możliwości ustalenia właściwości ze względu na przedmiot sprawy:

1) kierującego lub zastępcy kierującego komórką organizacyjną w Centrali GDDKiA, korespondencję kieruje się poprzez imienne wskazanie wyłącznie kierującego tą komórką;

2) komórki organizacyjnej w Centrali GDDKiA, korespondencję kieruje się poprzez imienne wskazanie adresata spośród wymienionych w § 1 zarządzenia Nr 1 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 8 stycznia 2020 r. w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA;

3) dyrektora oddziału GDDKiA lub jego zastępców albo kierowników rejonu, obwodu lub projektu, korespondencję kieruje się poprzez imienne wskazanie jako adresata dyrektora oddziału GDDKiA.

5. Nie dopuszcza się kierowania wewnętrznej korespondencji w GDDKiA na pracowników prowadzących sprawę, z wyjątkiem spraw kierowanych do pracowników zajmujących samodzielne stanowiska pracy.

§ 5. Traci moc zarządzenie Nr 45 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 10 września 2009 r. w sprawie blankietów korespondencyjnych stosowanych w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad ³ .

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  7

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  8

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  9

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  9

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  10

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  11

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  12

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  13

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  14

grafika

¹ Niniejsze zarządzenie zostało zmienione zarządzeniem Nr 13 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 6 maja 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad oraz zarządzeniem Nr 25 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 13 lipca 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

² Niniejsze zarządzenie zostało zmienione zarządzeniem Nr 4 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych ¡Autostrad z dnia 7 lutego 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA oraz zarządzeniem Nr 18 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 27 maja 2020 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie podziału zadań w ramach Kierownictwa GDDKiA.

³ Niniejsze zarządzenie zostało zmienione zarządzeniem Nr 26 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 21 maja 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie blankietów korespondencyjnych stosowanych w GDDKiA oraz zarządzeniem Nr 39 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 grudnia 2018 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie blankietów korespondencyjnych stosowanych w GDDKiA.