Warunki i sposób dostępu w Policji do systemu RemDat oraz korzystanie z informacji przetwarzanych w tym systemie.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2023.37

Akt obowiązujący

Wersja od: 9 maja 2023 r.

DECYZJA Nr 140

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 8 maja 2023 r.

w sprawie warunków i sposobu dostępu w Policji do systemu RemDat oraz korzystania z informacji przetwarzanych w tym systemie

Na podstawie art. 5 ust. 2 w związku z art. 20 ust. 1d, 1e oraz ust. 5a pkt 1 i 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2023 r. poz. 171, z późn. zm. ¹ ), art. 298 pkt 5b i art. 299 § 1 i 2 w zw. z art. 299e § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2022 r. poz. 2651, 2707 oraz z 2023 r. poz. 180), art. 15 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2022 r. poz. 2500, 1301 i 1933) oraz art. 35 ust. 3 pkt 1 lit. a i b ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 813, z późn. zm. ² ) postanawia się, co następuje:

§ 1. Decyzja określa:

1) warunki i sposób dostępu w Policji do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat;

2) warunki korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat w Policji;

3) tryb nadawania, zmiany i odbierania uprawnień dostępu do systemu RemDat w Policji;

4) podział zadań administratora w odniesieniu do danych osobowych uzyskiwanych z systemu RemDat przez Policję i przetwarzanych w związku z realizacją zadań ustawowych;

5) tryb i sposób kontroli oraz nadzoru nad uzyskiwaniem w Policji informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat oraz ich przetwarzaniem w związku z realizacją zadań ustawowych.

§ 2. Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) administrator danych z systemu RemDat - Komendanta Głównego Policji będącego administratorem w rozumieniu przepisów art. 4 pkt 1 uodozzp w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych z systemu RemDat oraz przetwarzanych przez Policję w związku z realizacją zadań ustawowych;

2) CBŚP - Centralne Biuro Śledcze Policji, o którym mowa w art. 5a ustawy o Policji;

3) BSWP - Biuro Spraw Wewnętrznych Policji, o którym mowa w art. 5b ustawy o Policji;

4) CBZC - Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości, o którym mowa w art. 5d ustawy o Policji;

5) KGP - Komendę Główną Policji;

6) koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji - policjanta pełniącego służbę lub pracownika zatrudnionego w komórce organizacyjnej KGP właściwej w sprawach przestępstw ekonomicznych, komórce organizacyjnej CBŚP właściwej w sprawach analizy kryminalnej, komórce organizacyjnej BSWP wskazanej przez Komendanta BSWP lub jego właściwego zastępcę lub komórce organizacyjnej CBZC wskazanej przez Komendanta CBZC lub jego właściwego zastępcę - wyznaczonego do kontaktów z Ministerstwem Finansów w zakresie obsługi wniosków o nadanie, zmianę oraz odebranie uprawnień dostępu do systemu RemDat policjantom pełniącym służbę w KGP, CBŚP, BSWP, CBZC oraz komendach wojewódzkich (Stołecznej) Policji;

7) Ordynacja podatkowa - ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa;

8) PSTD - Policyjna Sieć Transmisji Danych;

9) system RemDat - system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do raportowania danych z systemu PoltaxPlus. System PoltaxPlus zawiera deklaracje podatkowe, z wyłączeniem podatków obsługiwanych w innych systemach (w szczególności PCC, SD, karta podatkowa, akcyza);

10) uprawniony przedstawiciel - Komendanta Głównego Policji, Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC albo komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji lub upoważnionego przez nich pisemnie policjanta do występowania z wnioskiem o udostępnienie informacji, o których mowa w art. 20 ust. 5a pkt 1 i 2 ustawy o Policji;

11) użytkownik systemu RemDat w Policji - policjant posiadający dostęp do systemu RemDat na podstawie uprawnień do dostępu do systemu RemDat;

12) uodozzp - ustawę z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125 oraz z 2022 r. poz. 1700);

13) ustawa o ewidencji podatników - ustawę z dnia 13 października 1995 r. o zasadach identyfikacji i ewidencji podatników i płatników;

14) ustawa o KAS - ustawę z dnia 16 października 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej;

15) ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji.

§  3. 

1. Z systemu RemDat, w drodze teletransmisji, uzyskuje się informacje, w tym dane osobowe, objęte tajemnicą skarbową w zakresie o którym mowa w art. 20 ust. 5a pkt 1 i 2 ustawy o Policji, jeżeli jest to konieczne do skutecznego zapobieżenia przestępstwom, o których mowa w art. 19 ust. 1, lub ich wykrycia, ustalenia ich sprawców, uzyskania i utrwalenia dowodów, a także wykrycia i identyfikacji przedmiotów i innych korzyści majątkowych pochodzących z tych przestępstw albo ich równowartości.

2. Informacje, w tym dane osobowe, z systemu RemDat uzyskuje się na podstawie art. 20 ust. 5a pkt 1 i 2 oraz art. 298 pkt 5b i art. 299 § 1 i 2 w zw. z art. 20 ust. 1d i 1e ustawy o Policji, art. 299e § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej oraz art. 15 ust. 2 pkt 1 ustawy o ewidencji podatników i art. 35 ust. 3 pkt 1 lit. a i b i pkt 2 ustawy o KAS oraz przetwarza w celach, o których mowa w ust. 1, z zachowaniem tajemnicy skarbowej, chyba, że przepis prawa zezwala na ich ujawnienie i przetwarzanie.

3. Podstawę faktyczną uzyskania informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat stanowi pisemny wniosek o udostępnienie informacji, o których mowa w ust. 1, sporządzony zgodnie z przepisami art. 20 ust. 6a w zw. z ust. 6 i 5a pkt 1 i 2 ustawy o Policji, podpisany przez uprawnionego przedstawiciela.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, może również zawierać określenie okresu, którego dotyczy wniosek o udostępnienie informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat.

5. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 3, określa załącznik nr 1 do decyzji.

6. Korespondencja dotycząca wniosku, o którym mowa w ust. 3, przesyłana drogą elektroniczną na każdym etapie jego procedowania oraz nadsyłania odpowiedzi z systemu jest szyfrowana.

§  4. 

1. Dostęp do systemu RemDat w Policji odbywa się przy spełnieniu łącznie następujących warunków:

1) w systemach teleinformatycznych Policji poprzez sieć PSTD;

2) na podstawie i w ramach uprawnień do systemu RemDat nadanych zgodnie z przepisami niniejszej decyzji;

3) na podstawie i w zakresie określonym we wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 3.

2. Dostęp do systemu RemDat w Policji następuje poprzez adres strony: prd-oim-pp.mf.gov.pl (10.122.8.37) lub prd-app-pp.mf.gov.pl (10.122.8.38) oraz następnie po podaniu loginu i hasła użytkownika systemu RemDat w Policji.

§  5. 

1. Uprawnienia dostępu do systemu RemDat nadaje się na pisemny wniosek o nadanie, modyfikację lub odebranie dostępu do systemu RemDat:

1) Komendanta Głównego Policji, jego zastępcy, dyrektora biura KGP właściwego w sprawach przestępstw ekonomicznych lub ich zastępców w odniesieniu do podległych im policjantów pełniących służbę w KGP;

2) Komendanta CBŚP, jego zastępcy, kierownika zarządu terenowego CBŚP lub jego zastępcy w odniesieniu do podległych im policjantów pełniących służbę w CBŚP;

3) Komendanta BSWP, jego zastępcy, kierownika komórki organizacyjnej BSWP lub jego zastępcy w odniesieniu do podległych policjantów pełniących służbę w BSWP;

4) Komendanta CBZC, jego zastępcy, kierownika komórki organizacyjnej CBZC lub jego zastępcy w odniesieniu do podległych policjantów pełniących służbę w CBZC;

5) właściwego komendanta wojewódzkiego (Stołecznego) Policji lub jego zastępcę w odniesieniu do podległych im policjantów pełniących służbę w podległych im jednostkach organizacyjnych Policji.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę policjant, którego dotyczy wniosek;

2) dane policjanta, którego dotyczy wniosek obejmujące:

a) imię (imiona) i nazwisko,

b) stanowisko służbowe,

c) służbowy numer telefonu,

d) służbowy adres poczty elektronicznej (adres e-mail);

3) określenie zakresu dostępu dla Policji do danych podatkowych REMKON = REMDAT kontrola;

4) podpis i pieczątkę wnioskującego o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień zgodnie z właściwością określoną w ust. 1;

5) datę i miejsce sporządzenia wniosku;

6) pieczątkę jednostki organizacyjnej Policji wysyłającej wniosek;

7) wnioskowany okres obowiązywania uprawnień.

3. Do modyfikacji oraz odebrania uprawnień dostępu do systemu RemDat przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 2 do decyzji.

§  6. 

1. Zadania w zakresie obsługi wniosków, o których mowa w § 5, w Policji oraz koordynowania wymiany tych wniosków oraz informacji o nadaniu, modyfikacji lub odebraniu uprawnień do systemu RemDat dla użytkowników systemu RemDat w Policji przez uprawnionego przedstawiciela komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów realizują koordynatorzy zewnętrzni systemu RemDat w Policji, których wyznacza:

1) kierownik biura KGP właściwego w sprawach przestępstw ekonomicznych lub jego zastępca spośród podległych policjantów lub pracowników Policji;

2) Komendant CBŚP, kierownik komórki organizacyjnej CBŚP właściwej w sprawach analizy kryminalnej lub ich zastępcy spośród podległych policjantów lub pracowników Policji;

3) Komendant BSWP lub wyznaczony przez Komendanta BSWP lub jego właściwego zastępcę kierownik komórki organizacyjnej BSWP lub jego zastępca spośród podległych policjantów lub pracowników Policji;

4) Komendant CBZC lub wyznaczony przez Komendanta CBZC lub jego właściwego zastępcę kierownik komórki organizacyjnej CBZC lub jego zastępca spośród podległych policjantów lub pracowników Policji.

2. W KGP, CBŚP, BSWP i CBZC kierownicy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają po dwóch koordynatorów zewnętrznych systemu RemDat w Policji dla każdej z tych jednostek zgodnie z właściwością określoną w tym przepisie.

3. Kierownicy, o których mowa w ust. 1, informują jednostki i komórki organizacyjne Policji o wyznaczeniu właściwych do obsługi ich wniosków o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień dostępu do systemu RemDat koordynatorów zewnętrznych systemu RemDat w Policji przekazując ich dane obejmujące: imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, stopień służbowy oraz nazwę komórki i jednostki komórki organizacyjnej Policji, w której pełnią służbę lub wykonują pracę oraz dane kontaktowe, w tym służbowy numer telefonu i adres służbowej poczty elektronicznej a także informacje o właściwości tych koordynatorów - w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia wyznaczenia przez nich koordynatora.

4. Przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio do zmiany i wyznaczenia innej osoby na koordynatora zewnętrznego systemu RemDat w Policji.

§  7. 

1. Wniosek o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień, o którym mowa w § 5, sporządzony zgodnie z właściwością, o której mowa w tym przepisie przesyła się zgodnie z następującą właściwością koordynatorowi zewnętrznemu systemu RemDat w Policji w:

1) KGP - wnioski dotyczące policjantów z komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach przestępstw ekonomicznych, komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach analizy kryminalnej oraz z komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji;

2) CBŚP - wnioski dotyczące policjantów z komórek organizacyjnych CBŚP;

3) BSWP - wnioski dotyczące policjantów z komórek organizacyjnych BSWP;

4) CBZC - wnioski dotyczące policjantów z komórek organizacyjnych CBZC.

2. Wnioski, o których mowa w § 5, przesyła się w formie scanu, drogą elektroniczną, w postaci zaszyfrowanej na adres służbowej poczty elektronicznej (adres e-mail) koordynatora zewnętrznego systemu RemDat w Policji według właściwości określonej w ust. 1.

3. Po otrzymaniu wniosku o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień do systemu RemDat właściwy koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji:

1) weryfikuje ten wniosek po względem formalnym;

2) wypełnia wniosek o utworzenie konta w domenie mf.gov.pl zwany dalej "wnioskiem prostym o utworzenie konta w AD" dla użytkownika systemu RemDat w Policji objętego wnioskiem o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień dostępu do systemu RemDat;

3) przesyła wnioski, o których mowa w pkt 1 i 2, na adres poczty elektronicznej wskazany przez komórkę organizacyjną Ministerstwa Finansów właściwą do administrowania systemem RemDat celem nadania, modyfikacji lub odebrania uprawnień dostępu do systemu RemDat policjantowi, którego dotyczy wniosek przez uprawnionego w tym zakresie przedstawiciela tej komórki.

4. W przypadku wniosków o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień dostępu do systemu RemDat zawierających braki formalne, właściwy koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji zwraca wniosek wnioskodawcy.

5. Wniosek prosty o utworzenie konta w AD zawiera:

1) dane koordynatora zewnętrznego systemu RemDat w Policji składającego ten wniosek komórce organizacyjnej Ministerstwa Finansów, o której mowa w ust. 3 pkt 3, obejmujące: jego imię, nazwisko, nazwę użytkownika w domenie mf.gov.pl, służbowy numer telefonu i adres służbowej poczty elektronicznej;

2) dane policjantów, których dotyczą wnioski o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnień do systemu RemDat obejmujące: ich imiona, nazwiska, służbowy numer telefonu i adres służbowej poczty elektronicznej, określenie Policji jako instytucji uprawnionej do dostępu do systemu RemDat, określenie rodzaju czynności, której dotyczy wniosek to jest nadania, modyfikacji albo odebrania uprawnień;

3) datę i podpis koordynatora zewnętrznego systemu RemDat w Policji składającego wniosek prosty o utworzenia konta w AD;

4) ewentualne dodatkowe informacje.

6. Użytkownik systemu RemDat w Policji, który otrzymał od komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów właściwej do administrowania systemem RemDat na swój adres służbowej poczty elektronicznej informację o nadaniu, modyfikacji lub odebraniu uprawnień dostępu do systemu RemDat przekazuje, informacje o nadanych, zmodyfikowanych lub odebranych mu uprawnieniach dostępu do systemu RemDat koordynatorowi zewnętrznemu systemu RemDat w Policji, zgodnie z właściwością, o której mowa w ust. 1, a także bezpośredniemu przełożonemu niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od ich otrzymania. Informacje te użytkownik systemu RemDat w Policji przesyła drogą elektroniczną na adres służbowej poczty elektronicznej właściwego koordynatora oraz bezpośredniego przełożonego.

7. Przepisy § 5 i 6 oraz ust. 1-5 stosuje się odpowiednio do modyfikacji i odbierania użytkownikom systemu RemDat w Policji uprawnień dostępu do systemu RemDat.

8. Wzór wniosku prostego utworzenia konta w AD określa załącznik nr 3 do decyzji.

9. Oryginał wniosku, o którym mowa w § 5, pozostawia się w komórce organizacyjnej Policji kierującej wniosek o nadanie, modyfikację lub odebranie użytkownikowi systemu RemDat w Policji uprawnień dostępu do systemu RemDat.

§  8. 

1. Koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji, zgodnie z właściwością, o której mowa w § 7 ust. 1, prowadzi ewidencję użytkowników systemu RemDat w Policji, zwaną dalej "ewidencją użytkowników".

2. Ewidencja użytkowników zawiera informacje, o których mowa w art. 42 ust. 1 uodozzp. użytkowników oraz może być prowadzona w postaci elektronicznej.

3. Ewidencję użytkowników stanowi wykaz użytkowników sytemu RemDat w Policji prowadzony na podstawie nadanych, zmodyfikowanych lub odebranych uprawnień dostępu do systemu RemDat, które przechowuje koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji.

4. Wzór ewidencji użytkowników systemu RemDat w Policji, określa załącznik nr 4 do decyzji.

§  9. 

1. Użytkownik systemu RemDat jest obowiązany:

1) uzyskiwać i przetwarzać informacje, w tym dane osobowe, z systemu RemDat zgodnie z § 3 i 4, na zasadach określonych w tych przepisach;

2) znać przepisy, o których mowa w § 3 ust. 1, uprawniające Policję do uzyskiwania informacji, w tym danych osobowych objętych tajemnicą skarbową, o których mowa w § 3 ust. 1, a także ochronę tych danych osobowych;

3) zachowywać w tajemnicy informacje, w tym dane osobowe, z którymi zapoznaje się w związku z uzyskiwaniem informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat oraz ich przetwarzaniem, a także sposoby ich zabezpieczenia;

4) zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych uzyskanych z systemu RemDat i przetwarzanych w ramach prowadzonych spraw w związku z realizacją zadań ustawowych Policji, w tym również zapewnić ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych oraz ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;

5) realizować obowiązki związane z ujawnieniem lub stwierdzeniem naruszenia ochrony danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych uzyskanych z systemu RemDat, w szczególności związanych z ujawnieniem nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, zniekształcenia lub zniszczenia informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych z tego systemu;

6) zapoznać się z polityką ochrony danych osobowych systemu RemDat;

7) zgłaszać problemy techniczne związane z dostępem do systemu RemDat, w tym z logowaniem, działaniem aplikacji i zauważonych incydentów bezpieczeństwa na służbowy adres poczty elektronicznej przedstawiciela komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów właściwej w sprawie administrowania systemem RemDat.

2. Użytkownik systemu RemDat przed dopuszczeniem do uzyskiwania informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat składa własnoręcznie podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z obowiązkami, o których mowa w ust. 1 oraz o obowiązku ich przestrzegania.

3. Podpisane oświadczenie przez użytkownika systemu RemDat w Policji, o którym mowa w ust. 2, włącza się do jego akt osobowych.

4. Wzór oświadczenia użytkownika systemu RemDat w Policji, o którym mowa w ust. 2, określa załącznik nr 5 do decyzji.

5. Adres poczty elektronicznej, o którym mowa w ust. 1 pkt 7, przekazuje użytkownikom systemu RemDat w Policji koordynator zewnętrzny systemu RemDat w Policji.

§  10. 

1. Komendanci wojewódzcy (Stołeczny) Policji, dyrektorzy biur KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC lub kierownicy komórek organizacyjnych CBŚP, BSWP i CBZC, w zakresie swojej właściwości i w odniesieniu do podległych im użytkowników systemu RemDat w Policji, lub upoważniona przez nich osoba, prowadzą rejestry dostępu do systemu RemDat, zwane dalej "rejestrami".

2. W rejestrach odnotowuje się:

1) numer (l.dz.) wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 3;

2) dane użytkownika systemu RemDat w Policji, który uzyskał dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat, obejmujące imię i nazwisko, stopień, identyfikator kadrowy;

3) datę i godzinę uzyskania dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat;

4) cel uzyskania dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat, w tym zawierający ogólny opis sprawy, rodzaj przestępczości oraz kwalifikację prawną czynu;

5) numer sprawy, w związku z którą uzyskano dostęp do tych informacji wraz z oznaczeniem (nazwą) jednostki i komórki organizacyjnej Policji, która ją prowadzi.

3. Rejestr dostępu do systemu RemDat prowadzi się w formie papierowej.

4. Wzór rejestru dostępu do systemu RemDat określa załącznik nr 6 do decyzji.

§  11. 

1. Użytkownik systemu RemDat w Policji uzyskuje informacje, w tym dane osobowe, z systemu RemDat na podstawie wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 3 oraz w zakresie wynikającym z tego wniosku.

2. Każdorazowy dostęp do systemu RemDat, użytkownik systemu RemDat w Policji odnotowuje w rejestrze, o którym mowa w § 10.

3. Dostęp do systemu RemDat użytkownik systemu RemDat w Policji realizuje ze służbowych stanowisk komputerowych spełniających warunki i wytyczne w Policji dotyczące dostępu do sieci PSTD, a także wyłącznie po zalogowaniu się do system RemDat przy użyciu indywidualnego loginu i hasła dostępu należących wyłącznie do danego użytkownika.

§  12. 

1. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora danych z systemu RemDat wynikające z przepisów uodozzp, w imieniu Komendanta Głównego Policji w zakresie określonym w niniejszej decyzji realizują komendanci wojewódzcy (Stołeczny) Policji, dyrektorzy biur KGP, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC oraz kierownicy komórek organizacyjnych CBŚP, BSWP i CBZC, w zakresie swojej właściwości i w odniesieniu do podległych im użytkowników systemu RemDat w Policji.

2. Zadania administratora danych z systemu RemDat w Policji wynikające z przepisów uodozzp w zakresie środków technicznych zapewniających zgodność przetwarzania danych osobowych z tymi przepisami, w imieniu Komendanta Głównego Policji realizuje dyrektor biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki.

3. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 1 i 2, sprawują nadzór nad spełnieniem wymogów dostępu do systemu RemDat w trybie teletransmisji danych, o których mowa w art. 20 ust. 1e ustawy o Policji.

4. Kierownicy jednostek i komórek organizacyjnych Policji sprawują nadzór nad uzyskiwaniem informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat oraz ich przetwarzaniem przez podległych im koordynatorów zewnętrznych systemu RemDat w Policji, użytkowników systemu RemDat w Policji oraz policjantów i pracowników przetwarzających te informacje w związku z prowadzonymi sprawami i w zakresie realizacji ich obowiązków służbowych.

§  13. 

1. W odniesieniu do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, uzyskiwanych i uzyskanych z systemu RemDat, w celu zapewnienia zgodności trybu gromadzenia informacji z celem ich przetwarzania, zapewnienia integralności, poufności i bezpieczeństwa informacji, monitorowania działalności dotyczącej przetwarzania tych informacji oraz w celu weryfikacji zgodności przetwarzania z prawem (legalności), celowości, prawidłowości i zakresu przetwarzania, a także jako jeden ze środków zapewnienia ochrony przetwarzanych danych osobowych w zakresie kontroli, o której mowa w art. 39 pkt 3-7 uodozzp oraz kontroli nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 1 i pkt 4-6 tej ustawy wykonuje się czynności kontroli i nadzoru służbowego obejmujące:

1) dostęp do systemu RemDat oraz do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tym systemie realizowany przez użytkowników systemu RemDat w Policji;

2) przetwarzanie informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych z systemu RemDat przez użytkowników systemu RemDat;

3) uprawnienia dostępu do systemu RemDat w Policji.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, realizuje się w szczególności przez:

1) sprawdzanie zakresu dostępu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w systemie RemDat oraz ocenę, analizę lub weryfikację wyników tego sprawdzenia;

2) kontrolę rejestrów czynności (logowań) odnotowywanych w systemie teleinformatycznym Ministerstwa Finansów, w którym prowadzony jest system RemDat oraz kontrolę czynności, w tym logów, na stanowiskach komputerowych, z których uzyskiwany jest dostęp do systemu RemDat;

3) kontrolę i ocenę legalności, poprawności i celowości uzyskiwania informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat oraz ich dalszego przetwarzania w Policji a także przeprowadzenie analizy w tym zakresie;

4) sprawdzanie dokumentacji stanowiącej podstawę uzyskania informacji, w tym danych osobowych z systemu RemDat, w tym wniosków, o których mowa w § 3 ust. 3;

5) przegląd i weryfikację rejestrów, o których mowa w § 10 oraz ewidencji użytkowników, o których mowa w § 8;

6) usuwanie informacji, w tym danych osobowych, uzyskanych z systemu RemDat wobec których stwierdzono brak przesłanek lub podstaw do ich przetwarzania przez Policję.

3. Czynności, o których mowa w ust. 2, realizują kierownicy, o których mowa w § 12 ust. 1 i 4, w zakresie nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat w Policji zgodnie z właściwością określoną w tym przepisach.

4. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, realizują również inspektorzy ochrony danych w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

5. W celu uzyskania rejestru czynności (logów) z systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dotyczących użytkowników systemu RemDat w Policji kierownicy, o których mowa w § 12 ust. 1 i 4, zgodnie z właściwością określoną w tych przepisach występują do komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów właściwej w zakresie administrowania systemem RemDat.

§ 14. Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

"Wzór"

WNIOSEK o udostępnienie informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w art. 20 ust. 5a pkt 1 i 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji stanowiących tajemnicę skarbową

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WNIOSEK o nadanie/modyfikację/odebranie dostępu do systemu RemDat

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wniosek prosty Utworzenie konta w AD

[dla firm zewnętrznych]

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

"Wzór"

Ewidencja użytkowników systemu RemDat w Policji

l.p.	Dane użytkownika sytemu RemDat w Policji: stopień, imię, nazwisko, identyfikator kadrowy (ID)	Okres obowiązywania uprawnienia dostępu do sytemu RemDat	Data odebrania dostępu do sytemu RemDat	L.dz.^1)	Wnioskodawca^2)	L.dz. Wnioskodawcy^3)

___________________

¹⁾ Liczba dziennika wpływu Wniosku o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnienia dostępu do systemu RemDat, w tym do aplikacji umożliwiającej dostęp do tego systemu.

²⁾ Należy wskazać jednostkę organizacyjną/komórkę organizacyjną Policji wnioskodawcy.

³⁾ Liczba dziennika z jaką wnioskodawca skierował wniosek o nadanie, modyfikację lub odebranie uprawnienia dostępu do systemu RemDat, w tym do aplikacji umożliwiającej dostęp do tego systemu.

ZAŁĄCZNIK Nr  5

......................... dnia ...../..../.... r.

(miejsce i data sporządzenia wniosku)

OŚWIADCZENIE

Użytkownika systemu RemDat w Policji

Ja, niżej podpisana/y:

1) Zapoznałam/em się z obowiązkami użytkownika systemu RemDat w Policji, o których mowa w § 9 ust. 1 decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie warunków i sposobu dostępu do systemu RemDat oraz korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tym systemie;

2) Zostałam/em zaznajomiona/ny z przepisami dotyczącymi systemu RemDat oraz przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym systemie, a także z przepisami dotyczącymi ochrony informacji, w tym danych osobowych w nim przetwarzanych;

3) Zobowiązuję się do:

a) przetwarzania, w tym uzyskiwania informacji, w tym danych osobowych, z systemu RemDat, zgodnie z § 3 i 4 decyzji Komendanta Głównego Policji w sprawie warunków i sposobu dostępu do systemu RemDat oraz korzystania z informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w tym systemie, na zasadach określonych w tych przepisach,

b) zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych, w tym uzyskanych z systemu RemDat, w tym ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych oraz ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, jak również do zachowania w tajemnicy udostępnionych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia,

c) realizowania obowiązków związanych z wystąpieniem naruszenia ochrony danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych pochodzących z systemu RemDat, w tym niezwłocznego powiadomienia na piśmie drogą służbową bezpośredniego przełożonego o wystąpieniu naruszenia ochrony danych osobowych, zabezpieczenia danych osobowych przed zagrożeniem i ich bezpieczeństwa lub dalszym naruszeniem ich ochrony oraz zabezpieczenia dowodów tego zagrożenia w przypadku:

- spowodowania, współuczestniczenia w spowodowaniu lub będąc świadkiem spowodowania zagrożenia bezpieczeństwa danych osobowych lub naruszenia ochrony danych osobowych,

- ujawnienia lub uzyskania informacji, dokumentów lub innych materiałów wskazujących na zagrożenie bezpieczeństwa danych osobowych lub wystąpienie naruszenia;

d) zgłoszenia problemów technicznych związanych z dostępem do systemu RemDat, w tym z logowaniem, działaniem aplikacji i zauważonych incydentów bezpieczeństwa, na służbowy adres poczty elektronicznej przedstawiciela komórki organizacyjnej Ministerstwa Finansów, właściwej w sprawie administrowania RemDat.

....................................................................................................................................

(data i podpis użytkownika systemu RemDat w Policji składającego oświadczenie)

ZAŁĄCZNIK Nr  6

"Wzór"

REJESTR DOSTĘPU DO SYSTEMU REMDAT

l.p.	l.dz. wpływu wniosku	Dane użytkownika: stopień, imię, nazwisko, identyfikator kadrowy (ID)	data dokonania sprawdzenia w systemie RemDat	godz. dokonania sprawdzenia w systemie RemDat	Wnioskodawca^1)	l.dz. Wnioskodawcy/ kryp. nr sprawy operacyjnej	Cel uzyskania dostępu do informacji zgromadzonych w systemie RemDat^2)

__________________

¹⁾ Należy wskazać jednostkę organizacyjną/komórkę organizacyjną wnioskodawcy.

²⁾ W rubryce "Cel uzyskania dostępu do informacji zgromadzonych w systemie RemDat" należy wpisać ogólny opis sprawy, rodzaj przestępczości wraz z kwalifikacja prawną.

¹ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 2600 oraz z 2023 r. poz. 185, 240, 289, 347, 535 i 641.

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2022 r. poz. 835, 1079, 1301, 1488, 1713, 1730, 1933, 2015 i 2707 oraz z 2023 r. poz. 177, 180 i 185.