Ustanowienie projektu racjonalizacji i restrukturyzacji sieci placówek zagranicznych, a zwłaszcza ich organizacji i zatrudnienia.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.2.17

Akt utracił moc

Wersja od: 1 maja 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 6

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 25 kwietnia 2008 r.

w sprawie ustanowienia projektu racjonalizacji i restrukturyzacji sieci placówek zagranicznych, a zwłaszcza ich organizacji i zatrudnienia

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy ogólne

1. Ustanawia się projekt restrukturyzacji sieci placówek zagranicznych, a zwłaszcza ich organizacji oraz zatrudnienia, zwany dalej "projektem".

2. Celem projektu jest stworzenie optymalnej dla właściwej realizacji zadań Ministra Spraw Zagranicznych sieci placówek zagranicznych, funkcjonujących w oparciu o strukturę i zasady działania, gwarantujące implementację założeń systemowych, określonych w § 2.

3. Struktura zadaniowa projektu obejmuje:

1) w pierwszym etapie projektu - opracowanie spójnej i kompleksowej polityki urzędu w kwestii tworzenia i likwidacji oraz funkcjonowania i struktury placówek zagranicznych, a także struktury zatrudnienia ich personelu, realizującej założenia systemowe określone w zarządzeniu;

2) w drugim etapie projektu - przegląd istniejących placówek zagranicznych pod względem polityki, o której mowa w pkt 1, a następnie przygotowanie propozycji likwidacji bądź utworzenia albo przekształcenia oraz zmian struktury organizacyjnej i zatrudnienia placówek zagranicznych;

3) w trzecim etapie projektu - wdrożenie rezultatów przeglądu placówek Zagranicznych oraz ocenę końcową projektu.

4. Projektowi nadaje się najwyższy priorytet wśród zadań realizowanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

§ 2. Założenia systemowe

Ustanawia się następujące założenia systemowe:

Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605).

1) sieć placówek zagranicznych i ich struktura powinny służyć sprawnemu osiąganiu celów polityki Państwa w stosunkach zewnętrznych i odpowiadać priorytetom tej polityki wynikającym z:

a) ustaw i innych aktów prawnych,

b) kierunków polityki zagranicznej i innych dokumentów rządowych,

c) strategii oraz polityk rządowych oraz resortowych;

2) placówki zagraniczne zapewniają bezpośrednio obsługę ustawowych zadań Ministra Spraw Zagranicznych, określonych w ustawie z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 65, poz. 437 ze zm.) i innych przepisach prawa oraz dokumentach rządowych, a także obsługę zadań innych organów administracji, w zakresie i granicach ustalonych przez Ministra Spraw Zagranicznych z tymi organami;

3) sieć placówek zagranicznych powinna uwzględniać istnienie i rozwój obszarów międzynarodowej współpracy państw pod względem politycznym, ekonomicznym oraz kulturowym;

4) sieć placówek zagranicznych powinna uwzględniać zobowiązania oraz służyć wspieraniu polskich interesów w ramach Unii Europejskiej, z uwzględnieniem wyzwań, jakie niesie ze sobą prezydencja Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej;

5) sieć placówek zagranicznych powinna być uzupełniona takimi rozwiązaniami organizacyjnymi i faktycznymi, które zapewniają maksymalną mobilność i dynamikę działania służby zagranicznej, w tym konsulów RP;

6) placówki zagraniczne oraz nadzorujące ich pracę komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych powinny tworzyć system obsługujący podstawowe procesy: przepływu informacji, przydzielania zadań oraz oceny ich realizacji, monitorowania sytuacji międzynarodowej;

7) poza obszarem Europy należy dążyć do stworzenia silnych placówek, pełniących rolę centrów regionalnych, które poza aspektem politycznym - będą wykonywały określone zadania, w szczególności w zakresie łączności, obsługi systemów informatycznych, monitoringu bezpieczeństwa, zamówień publicznych, na rzecz innych, mniejszych placówek zagranicznych regionu.

§ 3. Kierownik projektu

1. Tworzy się funkcję Kierownika projektu, którego wyznacza Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej w drodze odrębnej decyzji.

2. Kierownik projektu podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

3. Kierownik projektu koordynuje całość prac związanych z realizacją projektu i odpowiada za jego przeprowadzenie.

4. Do szczegółowych zadań kierownika projektu należy:

1) przewodniczenie posiedzeniom grup roboczych, organizacja ich pracy i przydzielanie zadań w ramach poszczególnych grup;

2) zapewnienie sprawnego obiegu informacji między grupami roboczymi oraz grupami roboczymi i Komitetem Sterującym, niezbędnego do realizacji projektu;

3) uczestniczenie w pracach Komitetu Sterującego;

4) zapewnienie właściwego składu grup roboczych;

5) zorganizowanie i przeprowadzenie przy pomocy właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych szkolenia, o którym mowa w § 8 zarządzenia;

5. Kierownik projektu upoważniony jest do wdawania wiążących poleceń dyrektorom komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz placówek zagranicznych, w zakresie niezbędnym do realizacji projektu.

6. Obsługę Kierownika projektu zapewnia Biuro Dyrektora Generalnego.

§ 4. Komitet Sterujący

1. Tworzy się Komitet Sterujący, którego zadaniem jest:

1) zatwierdzenie składu grup roboczych;

2) zatwierdzanie raportów z realizacji poszczególnych etapów projektu;

3) zatwierdzenie ostatecznego tekstu polityki urzędu w kwestii tworzenia i likwidacji oraz funkcjonowania i struktury placówek zagranicznych;

4) zatwierdzenie ostatecznego raportu z przeglądu placówek zagranicznych;

5) zapewnienie komunikacji z kierownictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz instytucjami zewnętrznymi w istotnych sprawach związanych z projektem;

6) nadzór nad realizacją projektu, w tym przekazywanie grupom roboczym wiążących wytycznych i poleceń.

2. W skład Komitetu Sterującego wchodzą:

1) Dyrektor generalny służby zagranicznej, jako jego Przewodniczący;

2) Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego;

3) Dyrektor Biura Kadr i Szkolenia;

4) Sekretarz Komitetu Sterującego, wyznaczony przez Przewodniczącego;

5) przedstawiciel Sekretariatu Ministra.

3. W posiedzeniach Komitetu Sterującego bierze udział kierownik projektu oraz inne osoby zaproszone przez Przewodniczącego.

§ 5. Grupy robocze

1. Tworzy się grupy robocze do spraw:

1) konsularnych;

2) politycznych;

3) dyplomacji publicznej, ekonomicznej i pomocowej;

4) administracyjnych i obsługi;

5) informatyzacji, łączności i bezpieczeństwa;

2. Do zadań grupy roboczej należy:

1) zebranie i analiza informacji niezbędnych do realizacji I i II etapu projektu;

2) przeprowadzenie niezbędnych analiz oraz przygotowanie - w zakresie działania grupy - raportu z realizacji I i II etapu projektu zawierającego:

a) w I etapie - projekt polityki urzędu w zakresie spraw należących do właściwości grupy roboczej,

b) w II etapie - rezultaty przeglądu placówek wraz z rekomendacjami dotyczącymi niezbędnych wdrożeń i przedstawienie go do oceny Komitetowi Sterującemu.

3. W skład każdej z grup roboczych wchodzą:

1) Kierownik projektu, jako jej przewodniczący;

2) członkowie wyznaczeni przez Kierownika projektu;

3) sekretarz grupy, wyznaczony przez Kierownika projektu.

4. Skład grup roboczych ulega zmianie w zależności od poddanych analizie placówek zagranicznych lub typów stanowisk albo innych zagadnień szczegółowych będących przedmiotem pracy grupy.

5. Stosownie do potrzeb określanych przez kierownika projektu - w pracach grup roboczych biorą udział przedstawiciele Biura kadr i Szkolenia oraz Biura Administracji i Finansów, wyznaczeni przez ich dyrektorów.

6. Dyrektor Biura Kadr i Szkolenia oraz Dyrektor Biura Administracji i Finansów, dyrektorzy innych komórek organizacyjnych, a także kierownicy placówek zagranicznych przekażą grupom roboczym informacje niezbędne dla ich pracy.

7. Kierownik projektu może zapraszać do udziału w pracach grupy także inne osoby, w tym nie będące członkami służby zagranicznej.

8. Kierownik projektu może, w razie potrzeby, organizować wspólne posiedzenia grup roboczych.

§ 6. Wdrożenie projektu

1. Realizację zadań III etapu projektu zapewniają właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zgodnie z podziałem obowiązków i harmonogramem ich realizacji zatwierdzonym przez Komitet Sterujący na zakończenie II etapu projektu.

2. Przewodniczący Komitetu Sterującego, stosownie do potrzeb, może wyznaczyć komórkę organizacyjną, koordynującą szczegółowe zadania wdrożeniowe III etapu projektu.

§ 7. Harmonogram projektu

1. Ustala się dzień rozpoczęcia realizacji projektu na 5 maja 2008 r.

2. Ustala się następujący, ramowy harmonogram realizacji projektu:

1) przedłożenie przez grupy robocze raportów z realizacji I etapu projektu Komitetowi Sterującemu - do 15 dni od dnia rozpoczęcia projektu;

2) zakończenie I etapu projektu - do 30 dni od dnia rozpoczęcia projektu;

3) przedłożenie przez grupy robocze raportów z realizacji II etapu projektu Komitetowi Sterującemu - do 60 dni od dnia rozpoczęcia projektu;

4) zakończenie II etapu projektu - do 90 dni od dnia rozpoczęcia projektu;

5) zakończenie III etapu projektu - do końca 2008 r.

3. Przewodniczący Komitetu Sterującego jest upoważniony do modyfikacji terminów, określonych w ust. 2, w tym ich skracania w odniesieniu do określonych placówek lub grup stanowisk, jeżeli przemawiają za tym wymogi planowanej rotacji pracowników, przy czym jeżeli modyfikacja opóźnia realizację projektu o więcej niż 30 dni, obowiązany jest uzyskać na nią pisemną zgodę Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 8. Warunki realizacji projektu

1. Osoby wchodzące w skład Komitetu Sterującego oraz grup roboczych, a także inne osoby, które uczestniczą w realizacji projektu zwolnione są z wykonywania obowiązków służbowych na czas niezbędny do prac nad projektem.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 obowiązane są do odbycia szkolenia z metodyki zarządzania projektami PRINCE2.

3. Przewodniczący Komitetu Sterującego może utworzyć inne niż określone w niniejszym zarządzeniu grupy robocze, zespoły oraz samodzielne funkcje niezbędne do właściwego wdrożenia projektu.

4. Sekretarz Komitetu Sterującego oraz sekretarze grup roboczych prowadzą wyodrębniony zbiór dokumentów powstałych w wyniku prac nad projektem. Dokumentacja zakończonych prac przekazywana jest do Biura Dyrektora Generalnego, gdzie podlega archiwizacji, stosownie do obowiązujących przepisów.

5. Przewodniczący Komitetu Sterującego składa Ministrowi Spraw Zagranicznych okresowe raporty z realizacji projektu oraz informuje go o zagrożeniach dla realizacji projektu.

§ 9. Schemat projektu stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 10. Po zakończeniu II etapu projektu Przewodniczący Komitetu Sterującego oceni zaawansowanie realizacji Programu Kompleksowej Analizy Kompetencyjnej oraz projektu mapowania procesów w resorcie spraw zagranicznych i przedstawi Ministrowi Spraw Zagranicznych propozycję synchronizacji tych projektów.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od 1 maja 2008 r.

______

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 listopada 2007 roku w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 216, poz. 1605).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy ogłoszone w Dz.U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Schemat projektu

grafika