Ustanowienie Polityki rachunkowości w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2022.30

Akt obowiązujący

Wersja od: 15 grudnia 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 30

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 15 grudnia 2022 r.

w sprawie ustanowienia Polityki rachunkowości w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, w związku z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.) oraz art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej "GDDKiA", ustanawia się Politykę rachunkowości, zawierającą:

1) zasady organizacji rachunkowości, określone w załączniku nr 1 do zarządzenia;

2) zasady ewidencjonowania środków w ramach programów współfinansowanych przy udziale środków Unii Europejskiej (Fundusz Spójności, TEN-T, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, Pomoc Techniczna POIiŚ, Program Operacyjny Polska Wschodnia) oraz innych środków, określone w załączniku nr 2 do zarządzenia;

3) metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku obrotowego i na dzień bilansowy oraz ustalenia wyniku finansowego, określone w załączniku nr 3 do zarządzenia;

4) wykaz systemów informatycznych używanych w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA, określony w załączniku nr 4 do zarządzenia;

5) zakładowy plan kont GDDKiA, określony w załączniku nr 5 do zarządzenia;

6) opis kont zakładowego planu kont GDDKiA, określony w załączniku nr 6 do zarządzenia;

7) zasady budowy kont i prowadzenia ewidencji w systemie finansowo-księgowym SAP, określone w załączniku nr 7 do zarządzenia;

8) wykaz kont syntetycznych i analitycznych dla Centrali GDDKiA i Oddziałów GDDKiA prowadzących ewidencję w systemie finansowo-księgowym SAP, określony w załączniku nr 8 do zarządzenia;

9) systemy ochrony danych i zbiorów dla Centrali GDDKiA i Oddziałów GDDKiA, określone w załączniku nr 9 do zarządzenia;

10) zasady przyjmowania środków trwałych w budowie - inwestycji budowlanych zakończonych - na stan ewidencyjny majątku GDDKiA, określone w załączniku nr 10 do zarządzenia;

11) zasady wyliczania wartości początkowej infrastruktury transportu metodą odtworzeniową, określone w załączniku nr 11 do zarządzenia;

12) wzór wniosku o dokonanie odpisów aktualizujących należności, określony w załączniku nr 12 do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Nr 32 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 21 grudnia 2021 r. w sprawie ustanowienia Polityki rachunkowości w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, z tym że rozwiązania przewidziane w załącznikach, o których mowa w § 1, są stosowane ze skutkiem od dnia 1 stycznia 2022 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Zasady organizacji rachunkowości

Rozdział  1

Podstawy prawne

§ 1. Podstawę prawną obowiązujących w GDDKiA zasad organizacji rachunkowości stanowi, w szczególności:

1) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm. ¹ );

2) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm. ² );

3) rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342);

4) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (Dz. U. z 2021 r. poz. 259);

5) rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 144);

6) rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2396 i z 2021 r. poz. 2431);

7) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2011 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w układzie zadaniowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1731);

8) rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 513);

9) ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r. poz. 2000 i 2185);

10) ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2022 r. poz. 479, z późn. zm. ³ );

11) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540, z późn. zm. ⁴ );

12) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm. ⁵ );

13) ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342 i z 2022 r. poz. 1079).

Rozdział  2

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

§  2. 

1. Księgi rachunkowe GDDKiA prowadzone są przy użyciu programów komputerowych odpowiednio dla:

1) Centrali GDDKiA z siedzibą w Warszawie przy ul. Wroniej 53, 00-847 Warszawa;

2) poszczególnych Oddziałów GDDKiA z siedzibami w:

a) Białymstoku przy ul. Zwycięstwa 2, 15-703 Białystok,

b) Bydgoszczy przy ul. Fordońska 6, 85-085 Bydgoszcz,

c) Gdańsku przy ul. Subisława 5, 80-354 Gdańsk,

d) Katowicach przy ul. Myśliwskiej 5, 40-017 Katowice,

e) Kielcach przy ul. Paderewskiego 43/45, 25-950 Kielce,

f) Krakowie przy ul. Mogilskiej 25, 31-542 Kraków,

g) Lublinie przy ul. Ogrodowej 21, 20-075 Lublin,

h) Łodzi przy ul. Irysowej 2, 91-857 Łódź,

i) Olsztynie przy ul. Warszawskiej 89, 10-083 Olsztyn,

j) Opolu przy ul. Niedziałkowskiego 6, 45-085 Opole,

k) Poznaniu przy ul. Siemiradzkiego 5a, 60-763 Poznań,

l) Rzeszowie przy ul. Legionów 20, 35-959 Rzeszów,

m) Szczecinie przy Al. Bohaterów Warszawy 33, 70-340 Szczecin,

n) Warszawie przy ul. Mińskiej 25, 03-808 Warszawa,

o) Wrocławiu przy ul. Powstańców Śląskich 186, 53-139 Wrocław,

p) Zielonej Górze przy ul. Boh. Westerplatte 31, 65-950 Zielona Góra.

2. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy, który rozpoczyna się w dniu 1 stycznia, a kończy 31 grudnia. Okresami sprawozdawczymi są poszczególne miesiące w roku obrotowym.

3. Księgi rachunkowe jednostki otwiera się na początek każdego roku obrotowego, tj. na 1 stycznia, a zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, tj. na 31 grudnia, przy czym ostateczne otwarcie tych ksiąg następuje do 30 kwietnia danego roku, zaś ostateczne ich zamknięcie następuje do 30 kwietnia roku następnego. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi. Księgi rachunkowe zawierają wszystkie operacje gospodarcze wykonywane przez Centralę i Oddziały GDDKiA.

4. Okresy sprawozdawcze wchodzące w skład roku obrotowego w ramach sprawozdawczości finansowej i budżetowej, dzielą się na:

1) miesięczne;

2) kwartalne;

3) roczne.

5. W ciągu roku obrotowego okresy sprawozdawcze zamykane są po sporządzeniu sprawozdań nie później niż do dnia 20 następnego miesiąca, po miesiącu kończącym dany okres sprawozdawczy. Gdy dzień ten przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, okres sprawozdawczy zamykany jest w pierwszym dniu roboczym następującym po tym dniu.

6. W ciągu roku obrotowego sporządza się w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA, na podstawie zapisów ksiąg rachunkowych, jednostkowe sprawozdania budżetowe i finansowe.

Rozdział  3

Ustalenia szczegółowe prowadzonej ewidencji księgowej

§  3. 

1. Wykaz systemów informatycznych używanych przez poszczególne komórki Centrali GDDKiA i Oddziałów GDDKiA, określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Szczegółowe informacje dotyczące wykazu struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz wzajemnych powiązań na komputerowych nośnikach danych zawarte są w instrukcjach do poszczególnych programów.

3. Obowiązującym systemem informatycznym w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA w zakresie ewidencji finansowo-księgowej jest program finansowo-księgowy SAP.

4. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

5. Wszystkie zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz pozwalają na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

6. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w powiązaniu ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty liczone są w sposób ciągły.

7. Księgi pomocnicze zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem kont księgi głównej. Prowadzi się je jako wyodrębniony system kartotek.

8. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zasada jednostronnego zapisu z tym, że w systemie finansowo- księgowym SAP zapisy na kontach pozabilansowych wymagają dwustronnego zapisu z uwagi na uwarunkowania techniczne systemu.

9. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe, określone w art. 20-22 ustawy o rachunkowości.

10. Ewidencja wykonania budżetu w układzie zadaniowym w Centrali GDDKiA i w Oddziałach GDDKiA prowadzona jest na koncie pozabilansowym 990. Konta analityczne do wymienionego konta prowadzone są w układzie: funkcje, zadania, podzadania i działania w podziale na: budżet - wkład krajowy, środki europejskie. Zapisy na kontach ewidencji budżetu zadaniowego prowadzone są na koniec każdego okresu sprawozdawczego nie później niż na koniec każdego kwartału.

11. Z uwagi na czystość obrotów kont, do zapisów księgowych dotyczących zwrotów, nadpłat, korekt stosowany jest dodatkowo zapis techniczny.

12. Operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych w danym miesiącu pod datą dokonania kontroli formalno-rachunkowej. Wyjątek od tej zasady stanowią dowody z poprzednich miesięcy, które wpłynęły po kontroli merytorycznej do Departamentu Budżetu i Projektów UE w Centrali GDDKiA lub komórki właściwej do spraw finansowo-księgowych w Oddziałach GDDKiA, po drugim dniu roboczym i ujmuje się je jako zobowiązania bieżącego miesiąca. Dla tych dowodów za datę księgowania przyjmuje się datę dokonania wstępnej kontroli przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną.

13. Dowody księgowe zewnętrzne obce, z datą operacji gospodarczej z poprzednich miesięcy wpływające po kontroli merytorycznej do Departamentu Budżetu i Projektów UE w Centrali GDDKiA lub komórki właściwej do spraw finansowo-księgowych w Oddziałach GDDKiA do drugiego dnia roboczego danego miesiąca, ujmowane są w księgach jako zobowiązanie poprzedniego miesiąca, a po drugim dniu jako zobowiązanie bieżącego miesiąca. Decyzje przyznające rezerwy środków finansowych Unii Europejskiej ujmowane w sprawozdaniu Rb-28 UE księgowane są do dnia 10 następnego miesiąca. Księgowanie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, obowiązuje dla dowodów księgowych dotyczących zdarzeń z poprzedniego okresu.

14. W przypadku zniszczenia lub zaginięcia dowodu księgowego, wprowadzenie zapisu dokonuje się na podstawie duplikatu dowodu księgowego.

15. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu systemu finansowo-księgowego SAP, w okresach od 1 do 12 dokonuje się księgowań bieżących, dotyczących danego roku obrotowego. W okresie 13 dokonuje się przeksięgowań rocznych do bilansu, np. przeksięgowanie rozliczenia z Oddziałami GDDKiA dochodów i wydatków budżetowych, naliczenie różnic kursowych. W okresie 14 dokonywane są przegrupowania rozrachunków do bilansu. W okresie 15 dokonywane jest tylko przeniesienie kont wynikowych na wynik finansowy. W okresie 16 następuje odwrócenie przegrupowań rozrachunków dokonanych w okresie 14.

16. Uregulowania określone w ust. 13 nie dotyczą zamknięcia roku obrotowego, gdzie wszystkie dowody dotyczące danego okresu (roku obrotowego) ujmowane są w księgach niezależnie od daty wpływu, jeżeli nastąpiło to przed sporządzeniem sprawozdania finansowego, nie później jednak niż do końca lutego następnego roku obrotowego zaś w zakresie zobowiązań do bilansu nie później niż do 15-tego lutego. Uwzględniając zasadę istotności, której próg wyznaczono na 0,001% sumy bilansowej GDDKiA roku poprzedniego, powyższy zapis ma nieznaczący wpływ na wynik finansowy.

17. Decyzje administracyjne, wydawane przez Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad lub osobę upoważnioną, ujmuje się w księgach rachunkowych w miesiącu, w którym stały się one ostateczne. Dopuszcza się ujmowanie w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego decyzji nieostatecznych, pod warunkiem uregulowania należności w tym okresie.

18. W przypadku wpłaty przez dłużnika należności cywilnoprawnej bez wskazania tytułu wpłaty, kolejność pokrywania należności określają właściwe przepisy prawne - ustala się, że wpłatę w pierwszej kolejności wierzyciel zalicza na poczet należności ubocznych. Na wniosek radcy prawnego od tej zasady dopuszcza się odstępstwo w uzasadnionych ze względów procesowych przypadkach.

19. W przypadku wpłaty wierzytelności stanowiącej dochody budżetu państwa lub przychody KFD przez organ egzekucyjny, wydatki związane z egzekucją pomniejszają należność główną.

20. Operacje na rachunkach bankowych w zakresie środków budżetowych realizowane są z wykorzystaniem bankowości elektronicznej Narodowego Banku Polskiego oraz za pomocą tradycyjnego przelewu, w formie papierowej, w przypadku awarii systemu.

21. Operacje na rachunkach bankowych w zakresie innych środków niż budżetowe realizowane są z wykorzystaniem bankowości elektronicznej Banku Gospodarstwa Krajowego oraz za pomocą tradycyjnego przelewu/wniosku, w formie papierowej, w przypadku awarii systemu.

22. Realizacja dyspozycji pieniężnych w GDDKiA następuje przy zastosowaniu obrotu bezgotówkowego w formie przelewu lub za pośrednictwem elektronicznego systemu pocztowego na podstawie zawartej umowy oświadczenie usług pocztowych, z zastrzeżeniem ust. 25.

23. Obrót gotówkowy dotyczy wyłącznie wydatków bieżących w zakresie podróży służbowych oraz jednorazowych zaliczek na drobne zakupy, opłaty rejestracyjne, opłaty za wypisy z ewidencji nieruchomości itp. Stan, przychody i rozchody gotówki oraz waluty obcej ujmowane są na bieżąco w raportach kasowych.

24. Raporty kasowe sporządzane są w okresach miesięcznych, tj. od 1 do ostatniego dnia kalendarzowego miesiąca (osobno dla każdej waluty).

25. Gwarancje bankowe oraz zabezpieczenia w formie bezgotówkowej składane przez kontrahentów wykazywane są w ewidencji pozabilansowej.

26. W przypadku otrzymania dowodu, co do którego komórka merytoryczna wydaje dyspozycję o częściowej zapłacie przyjmuje się, iż na pieczątce "Zatwierdzono do zapłaty" wpisuje się kwotę zaakceptowaną przez komórkę merytoryczną. Kwota do wyjaśnienia pozostaje na wydzielonym koncie rozrachunkowym (241) do czasu wyjaśnienia. Kwota nieuznana przez komórkę merytoryczną lub kwota uznana przez komórkę merytoryczną za kwotę nienależną pozostaje na koncie pozabilansowym 968, w zależności od charakteru zobowiązania.

27. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się i uzgadnia wydruki zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się wydruki zestawienia sald wszystkich kont. Za rok obrotowy zestawienie obrotów i sald drukuje się nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. Dziennik drukowany jest nie później, niż na koniec roku obrotowego.

28. Równoznaczne z wydrukiem jest przeniesienie zapisów treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisów informacji, przez czas wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Rozdział  4

Metody wyceny aktywów i pasywów

§ 4. Metody wyceny aktywów i pasywów, określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

Rozdział  5

Zakładowy plan kont

§  5. 

1. Plan kont obowiązujący w GDDKiA, określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

2. Rozszerzenie zakresu kont analitycznych w GDDKiA w ciągu roku obrotowego nie wymaga zmiany Polityki rachunkowości.

Rozdział  6

Sprawozdania budżetowe i finansowe

§  6. 

1. Sprawozdania budżetowe sporządzane są na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych, odrębnie przez Centralę GDDKiA i poszczególne Oddziały GDDKiA. Centrala GDDKiA sporządza sprawozdania dla całej GDDKiA w oparciu o sprawozdania opracowywane przez Centralę GDDKiA i Oddziały GDDKiA.

2. Zasada sporządzania sprawozdań, określona w ust. 1, nie dotyczy sprawozdania miesięcznego Rb-27, które sporządzane jest przez Centralę GDDKiA oraz sprawozdania Rb- 28 Programy. Sprawozdanie Rb-28 Programy sporządzane jest przez Centralę GDDKiA w oparciu o dane wykazane w sprawozdaniu RB-28, w paragrafach z czwartą cyfrą "8" i "9" w zbiorczym sprawozdaniu.

3. Sprawozdania budżetowe i finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe wykazuje się w złotych i groszach.

4. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się sprawozdania finansowe obejmujące:

1) bilans;

2) rachunek zysków i strat;

3) zestawienie zmian w funduszu jednostki;

4) informację dodatkową.

5. Sprawozdania finansowe za dany rok obrotowy Oddziały GDDKiA składają do Centrali GDDKiA w terminie do dnia 15 marca następnego roku kalendarzowego. Jeżeli 15 marca jest dniem wolnym od pracy to sprawozdania składa się w pierwszym dniu roboczym następującym po tym dniu.

6. Sprawozdania finansowe GDDKiA, sporządza się w Centrali GDDKiA na podstawie wszystkich sprawozdań finansowych, sporządzanych przez Centralę GDDKiA i Oddziały GDDKiA, w terminie do dnia 31 marca następnego roku kalendarzowego.

7. Ustala się, że dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej oraz wyniku finansowego GDDKiA, jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 0,001% sumy bilansowej GDDKiA roku poprzedniego.

Rozdział  7

System ochrony danych

§ 7. System ochrony danych i zbiorów dla Centrali GDDKiA i Oddziałów GDDKiA, określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Zasady ewidencjonowania środków w ramach programów współfinansowanych przy udziale środków Unii Europejskiej (Fundusz Spójności, TEN-T, Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko, Pomoc Techniczna POIiŚ, Program Operacyjny Polska Wschodnia) oraz innych środków

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§ 1. Podstawę prawną obowiązującej w GDDKiA polityki rachunkowości dla programów współfinansowanych przy udziale środków UE stanowi w szczególności:

1) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm. ⁶ );

2) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm. ⁷ );

3) ustawa z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz o Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z z 2022 r. poz. 659, z późn. zm. ⁸ );

4) przepisy wykonawcze do ustaw wymienionych w pkt 1-3;

5) procedury i wytyczne programowe, umowy o dofinansowanie obowiązujące GDDKiA, jako beneficjenta projektów realizowanych w ramach programów UE.

Rozdział  2

Szczególne zasady ewidencji dowodów księgowych w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA, związanych z realizacją programów współfinansowanych z Unii Europejskiej (UE)

§  2. 

1. Księgi rachunkowe dotyczące projektów unijnych prowadzi się w Centrali GDDKiA w Departamencie Budżetu i Projektów UE, a w Oddziałach GDDKiA odpowiednio w komórkach organizacyjnych do spraw finansowo-księgowych.

2. Księgi, o których mowa w ust. 1 obejmują wszystkie operacje gospodarcze w zakresie ewidencjonowania środków unijnych. Księgi zapewniają wydzielenie odrębnej ewidencji wykorzystania środków unijnych według poszczególnych tytułów inwestycyjnych poprzez nadanie odrębnego kodu księgowego.

3. W systemie finansowo-księgowym SAP nadanie odrębnego kodu księgowego polega na wpisaniu kodu oznaczającego przypisaną mu inwestycję w polu: Referencja, Przypisanie, Kod referencyjny 1, Tekst nagłówka dokumentu. Tabela kodów księgowych na dany rok jest opracowywana i aktualizowana przez Departament Budżetu i Projektów UE w Centrali GDDKiA i komórki finansowo-księgowe w Oddziałach GDDKiA, a następnie zatwierdzana przez Kierownika Jednostki lub osobę upoważnioną. Nadany raz kod księgowy obowiązuje przez cały okres trwania inwestycji. W przypadku księgowania potwierdzenia wydatków z KFD w polu Referencja stosowane są nazwy skrócone inwestycji.

4. Ewidencja analityczna na kontach księgowych wyodrębnia podział kosztów według źródeł finansowania. W systemie finansowo-księgowym SAP źródła finansowania wyodrębnione są przy pomocy obszarów funkcjonalnych.

5. Każdy projekt posiada:

1) odrębne rachunki bankowe - Centrala GDDKiA;

2) odrębne księgowe konto kosztów z wyszczególnieniem dla projektów POIiŚ dwóch perspektyw POIiŚ I (perspektywa 2007-2013), POIiŚ II (perspektywa 2014-2020); POIiŚ III (perspektywa 2021-2027);

3) odrębny kod księgowy do konta przychodów i dochodów incydentalnych w ewidencji pozabilansowej.

6. Faktury obce finansowane ze środków UE opisywane i opieczętowywane są zgodnie z zasadami zawartymi w wytycznych programowych właściwych dla danego projektu. Obowiązkowe elementy opisu to:

1) numer umowy o dofinansowanie projektu;

2) nazwa projektu;

3) określenie wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych (proporcje) oraz luki ryczałtowej;

4) źródło finansowania projektu;

5) potwierdzenie poprawności formalno-merytorycznej i rachunkowej, opatrzone datą zatwierdzenia dokumentu wraz z podpisem sporządzonym w sposób identyfikowalny (pełne imię i nazwisko) lub parafą i pieczątką imienną osoby upoważnionej;

6) numer, pod którym dokument został zaksięgowany na koncie wyodrębnionym dla potrzeb projektu;

7) stwierdzenie dokonania zapłaty - pieczątka stwierdzająca dokonanie zapłaty.

7. Płatności za faktury realizowane są z rachunków bankowych otwartych w Narodowym Banku Polskim, zwanym dalej "NBP", lub Banku Gospodarstwa Krajowego, zwanym dalej "BGK":

1) w Centrali GDDKiA dla projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu UE stosowane są rachunki bankowe odrębne dla każdego zadania w NBP:

a) rachunek podstawowy - wydatki kwalifikowane,

b) rachunek pomocniczy - wydatki kwalifikowane lub niekwalifikowane,

c) rachunek odsetkowy - wydatki kwalifikowane (krajowy wkład publiczny);

2) w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA zgodnie z listą podmiotów wskazanych przez Ministerstwo Finansów - w BGK;

3) w Centrali GDDKiA dla projektów Pomoc Techniczna POIiŚ dokonywane są z rachunku wydatków budżetowych prowadzonym w NBP;

4) w Oddziałach GDDKiA płatności za programy unijne dokonywane są według określonych zasad z rachunku pomocniczego wydatków budżetowych w NBP lub BGK.

8. Dokumentację księgową (faktury, wyciągi bankowe, PŚP, listy sprawdzające), dotyczącą poniesionych kosztów i wydatków oraz uzyskania środków finansowych z UE potwierdzają za zgodność z oryginałem pracownicy Departamentu Budżetu i Projektów UE w Centrali GDDKiA posiadający upoważnienia Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad, a w Oddziałach GDDKiA uprawnieni pracownicy komórki finansowo-księgowej lub pracownicy komórek merytorycznych.

9. Obowiązki i odpowiedzialność pracowników realizujących finansową obsługę zadań UE wynikają z opisu stanowisk pracy i zakresów czynności.

10. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów finansowo -księgowych dotyczących projektów infrastrukturalnych są przekazywane do Departamentu Przygotowania i Realizacji Inwestycji w Centrali GDDKiA, celem przygotowania sprawozdań z realizacji projektów, w terminach określonych w umowie o dofinansowanie.

11. Oprócz faktur, dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z projektem są wszelkie dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie finansowo-księgowym jednostki organizacyjnej (Centrala GDDKiA, Oddział GDDKiA), odpowiedzialnej za realizację danego projektu i dokonującej płatności w związku z jego realizacją.

12. W zależności od rodzaju wydatku projektowego, dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie są także inne dokumenty sporządzane przez GDDKiA do rozliczeń kosztów, określone w wytycznych lub zaleceniach właściwych dla danego programu operacyjnego, np. zestawienia wydatków osobowych pracowników, których wynagrodzenie jest współfinansowane przez UE, wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę wszystkich składników wynagrodzenia, koszty delegacji służbowych i inne.

13. Oryginały dokumentów, po opisaniu ich w zakresie kwalifikowalności podlegają dekretacji i ewidencji w systemie finansowo-księgowym. Oryginały lub kopie dokumentów dotyczących wydatków ponoszonych w związku z realizacją danego projektu dofinansowanego ze środków unijnych przechowywane są w odrębnym segregatorze (oznaczonym zgodnie z wymogami), wyodrębnionym na cele tego projektu zgodnie z kryterium rzeczowym i czasowym.

14. Wszystkie zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz pozwalają na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły.

15. Odsetki wynikające z przechowywania na rachunkach bankowych GDDKiA w Centrali GDDKiA, środków przekazanych przez Komisję Europejską i Ministerstwo Infrastruktury, wykorzystywane są na sfinansowanie wydatków stanowiących krajowy wkład publiczny. Odsetki karne pomniejszają kwotę wydatków kwalifikowanych wykazywanych w poświadczeniach i deklaracjach wydatków oraz wnioskach o płatność. Pozostałe odsetki, zwane odsetkami umownymi, nie pomniejszają kwoty wydatków kwalifikowanych, wykazywanych w poświadczeniach i zestawieniach wydatków oraz wnioskach o płatność. W przypadku gdy projekt, w ramach którego wykonawca zapłaci odsetki umowne, bądź karne został zakończony, odsetki płacone przez wykonawcę, odprowadzane są na wydzielony rachunek dochodów budżetu państwa. Dyspozycję odnośnie środków finansowych pozostających na rachunkach bankowych po zakończeniu realizacji zadania wydaje Ministerstwo Infrastruktury.

16. Dla zadań finansowanych z Krajowego Funduszu Drogowego, zwanego dalej "KFD" odsetki i kary umowne obciążające wykonawców zasilają KFD.

17. Sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich, z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów, rozliczenie środków pochodzących z budżetu UE z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa - sporządzane są w okresach i według wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

18. Zasady i okres archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych projektów realizowanych z funduszy UE, określone są w załączniku nr 9 do zarządzenia.

Rozdział  3

Konta służące do ewidencji funduszy pomocowych w Centrali GDDKiA i Oddziałach GDDKiA

§  3. 

1. Konta bilansowe:

1) 011 - Środki trwałe;

2) 013 - Pozostałe środki trwałe;

3) 020 - Wartości niematerialne i prawne umarzane w czasie;

4) 021 - Wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo;

5) 080 - Środki trwałe w budowie (zakupy inwestycyjne);

6) 081 - Środki trwałe w budowie (inwestycje drogowe);

7) 130 - Rachunek bieżący/pomocniczy jednostki;

8) 137 - Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegający zwrotowi;

9) 201 - Rozrachunki z dostawcami krajowymi;

10) 202 - Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi;

11) 212 - Rozrachunki z dostawcami krajowymi (finansowane z KFD);

12) 213 - Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi (finansowane ze środków KFD);

13) 214 - KFD - potwierdzenie wydatków;

14) 215 - Rozrachunki z KFD z tytułu opłat drogowych;

15) 218 - Rozrachunki z kontrahentami z tytułu udzielonych zaliczek na środki trwałe w budowie;

16) 219 - Rozrachunki z Funduszem Rozwoju Przewozów Autobusowych;

17) 225 - Rozrachunki z budżetami;

18) 227 - Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich;

19) 228 - Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi;

20) 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;

21) 240 - Pozostałe rozrachunki;

22) 241 - Pozostałe rozrachunki - Roszczenia sporne;

23) *4 - Konta zespołu "4";

24) 800 - Fundusz jednostki;

25) 810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje.

2. Konta pozabilansowe:

1) 900 - Konta techniczne;

2) 968 - Zobowiązania warunkowe i kwoty wstrzymane;

3) 970 - Płatności ze środków europejskich;

4) 973 - Wydatki niekwalifikowane w sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości;

5) 974 - Zmiany poziomu kwalifikowalności;

6) 977 - Przychody incydentalne i dochody;

7) 978 - Wydatki poniesione przed podpisaniem umów o dofinansowanie projektu;

8) 979 - Wydatki niezwiązane z projektem;

9) 982 - Plan wydatków środków europejskich;

10) 983 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego;

11) 984 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat;

12) 985 - Zmiana źródła finansowania;

13) 988 - Zwrot wydatków z budżetu środków europejskich;

14) 989 - Luka finansowa;

15) 990 - Plan finansowy wydatków budżetowych i wydatków środków europejskich w układzie zadaniowym.

3. Opisy funkcjonowania kont, o których mowa w ust. 1 i 2 określone są w załączniku nr 6 do zarządzenia.

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Metody wyceny aktywów i pasywów w ciągu roku obrotowego i na dzień bilansowy oraz ustalenia wyniku finansowego

Rozdział  1

Metody wyceny aktywów i pasywów

§ 1. Aktywa i pasywa GDDKiA wycenia się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, z późn. zm. ⁹ ) oraz w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm. ¹⁰ ), z uwzględnieniem niżej przedstawionych metod i zasad wyceny.

Rozdział  2

Aktywa trwałe

§  2. 

1. Za środki trwałe GDDKiA uznaje się środki, o których mowa w art. 3 pkt 15 ustawy o rachunkowości, jako rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby GDDKiA, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Składniki majątku spełniające wszystkie kryteria zaliczania do środków trwałych przyjmuje się do ewidencji, dokonując ich podziału na grupy, podgrupy i rodzaje, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. poz. 1864).

2. Dla kont środków trwałych prowadzi się ewidencję szczegółową umożliwiającą:

1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów inwentarzowych środków trwałych;

2) ustalenie wartości poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych określonych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), tj.:

a) gruntów (grupa 0),

b) budynków i lokali (grupa 1),

c) obiektów inżynierii lądowej i wodnej (grupa 2),

d) kotłów i maszyn energetycznych (grupa 3),

e) maszyn, urządzeń i aparatów ogólnego zastosowania (grupa 4),

f) specjalistycznych maszyn, urządzeń i aparatów (grupa 5),

g) urządzeń technicznych (grupa 6),

h) środków transportu (grupa 7),

i) narzędzi, przyrządów, ruchomości i wyposażenia (grupa 8),

j) inwentarza żywego (grupa 9);

3) ustalenie komórek organizacyjnych, w których znajdują się poszczególne środki trwałe;

4) obliczenie amortyzacji i umorzenia poszczególnych środków trwałych.

3. Ewidencję ilościowo - wartościową pozostałych środków trwałych prowadzi się jeżeli ich wartość nie jest niższa niż 2000 zł. Pozostałymi środkami trwałymi bez względu na wartość są:

1) meble;

2) dywany;

3) sprzęt audiowizualny;

4) aparaty fotograficzne;

5) elektronarzędzia;

6) lodówki, zmywarki, odkurzacze, kuchenki;

7) mechaniczny i elektromechaniczny sprzęt do robót drogowych;

8) sprzęt informatyczny.

Dla ww. środków trwałych prowadzi się księgi inwentarzowe.

4. Pozostałe środki trwałe są to środki trwałe o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

5. Księgi inwentarzowe środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych wymienionych w ust. 3 oraz karty ewidencyjne pracowników prowadzi Biuro Organizacyjno- Administracyjne w Centrali GDDKiA oraz wyznaczone komórki organizacyjne w Oddziałach GDDKiA. Księgi inwentarzowe są księgą pomocniczą dla kont zbiorczych aktywów trwałych. W GDDKiA księgi inwentarzowe są prowadzone w systemie SAP.

6. Ewidencji ilościowej (pozaksięgowej) podlegają pozostałe środki trwałe o wartości poniżej 2000 zł nie wymienione w ust. 3 (np. kalkulatory, aparaty telefoniczne, itp.).

7. Ewidencję środków trwałych, określonych w ust. 6 z podziałem na miejsce ich użytkowania prowadzi Biuro Organizacyjno-Administracyjne w Centrali GDDKiA oraz wyznaczone komórki organizacyjne w Oddziałach GDDKiA.

8. Nie podlegają ewidencji ilościowej oraz ilościowo-wartościowej:

1) drobny sprzęt taki jak np.: kwietniki, wazony, doniczki, wieszaki, kosze na śmieci, firany, zasłony, karnisze, lampy, żyrandole, lustra, naczynia, drobne narzędzia (np. młotek, grabie, szpadle, kilofy, klucze, gabloty, tablice informacyjne), itp.;

2) zakupione pozostałe środki trwałe i zamontowane - przytwierdzone w sposób trwały do ścian, podłóg np. wykładziny, umywalki, armatura łazienkowa, itp.

9. Składniki majątku wymienione w ust. 8 są odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia materiałów.

10. Środki trwałe w dniu przyjęcia do używania wycenia się następująco:

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia;

2) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia - według wartości rynkowej ustalonej przez komisję powołaną przez Kierownika jednostki lub Dyrektora Oddziału GDDKiA lub rzeczoznawcę;