Ustalenie struktury zarządzania projektem "pl.ID".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSW.2013.48

Akt obowiązujący

Wersja od: 13 czerwca 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 43

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH

z dnia 15 maja 2013 r.

w sprawie ustalenia struktury zarządzania projektem "pl.ID"

Na podstawie art. 7 ust. 4 pkt 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

§ 1. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) Minister - Ministra Spraw Wewnętrznych;

2) Ministerstwo - Ministerstwo Spraw Wewnętrznych;

3) Program - projekt "pl.ID", dofinansowywany ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, którego beneficjentem jest Minister Spraw Wewnętrznych;

4) Projekty - poszczególne projekty składające się na całość projektu "pl.ID";

5) Wykonawca - Centralny Ośrodek Informatyki, z którym Skarb Państwa - Minister Spraw Wewnętrznych zawarł w dniu 25 lutego 2013 r. umowę 4/DSiA/2013 o realizacji projektu "pl.ID".

§ 2. Na Program składają się następujące Projekty:

1) System Rejestrów Państwowych (SRP), w którego zakres wchodzą w szczególności następujące zadania:

a) modernizacja Systemu Rejestrów Państwowych,

b) budowa Systemu Odznaczeń Państwowych,

c) budowa Centralnego Rejestru Sprzeciwów,

d) optymalizacja Zintegrowanego Modułu Obsługi Końcowego Użytkownika,

e) dostawa infrastruktury IT do gmin wraz z wdrożeniem zoptymalizowanego Zintegrowanego Modułu Obsługi Końcowego Użytkownika;

2) Rejestr Dowodów Osobistych (RDO), w którego zakres wchodzą w szczególności następujące zadania:

a) budowa Rejestru Dowodów Osobistych,

b) budowa systemu do zarządzania Centrum Personalizacji Dokumentów,

c) modernizacja parku maszynowego Centrum Personalizacji Dokumentów;

3) Rejestracja Stanu Cywilnego (RSC), w którego zakres wchodzi w szczególności zadanie modernizacji Bazy Usług Stanu Cywilnego;

4) Legalizacja, w którego zakres wchodzą w szczególności następujące zadania:

a) dostarczenie i instalacja sprzętu dla części niejawnej Systemu Rejestrów Państwowych,

b) dostosowanie części niejawnej Systemu Rejestrów Państwowych;

5) Serwerownia, w którego zakres wchodzą w szczególności następujące zadania:

a) modernizacja serwerowni aktualnie eksploatowanej przez Ministerstwo,

b) dostarczenie i instalacja sprzętu dla dwóch ośrodków przetwarzania danych.

§  3.

1. Tworzy się strukturę zarządzania Programem.

2. W strukturze zarządzania Programem wyodrębnia się następujące poziomy zarządzania:

1) zarządzanie na poziomie Programu;

2) zarządzanie na poziomie Projektów.

§  4.

1. 1 W skład struktury zarządzania na poziomie Programu wchodzą:

1) Właściciel Programu;

2) Rada Programu;

3) Kierownik Programu.

2. 2 Strukturę zarządzania na poziomie Programu uzupełniają:

1) Zespół Audytowo-Kontrolny, który wspiera Radę Programu w zakresie monitorowania poprawności realizacji Programu;

2) Zespół Ekspertów, który pełni funkcję opiniodawczo-doradczą.

3. 3 (uchylony).

§  5.

1. Właścicielem Programu jest podsekretarz stanu w Ministerstwie, sprawujący nadzór nad rozwojem i utrzymaniem rejestrów państwowych oraz infrastruktury teleinformatycznej na potrzeby rejestrów państwowych będących we właściwości Ministra.

2. Właściciel Programu jest odpowiedzialny za ostateczne osiągnięcie celów i korzyści Programu.

3. Właściciel Programu, w szczególności:

1) kieruje realizacją Programu;

2) podejmuje strategiczne decyzje w ramach Programu, w tym zatwierdza harmonogram rzeczowo-finansowy Programu i Projektów, inicjuje dokonanie zmian w podziale Programu na Projekty lub zmian w zakresach poszczególnych Projektów;

3) powołuje członków Rady Programu;

4) zwołuje Radę Programu i przewodniczy jej obradom;

5) informuje Ministra o stanie realizacji Programu oraz Projektów.

§ 6. 4

1. W skład Rady Programu wchodzą:

1) Przewodniczący - Właściciel Programu;

2) członkowie - dyrektorzy lub zastępcy dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa i kierownicy jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra odpowiedzialni za poszczególne Projekty oraz Dyrektor lub zastępca Dyrektora Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa;

3) Kierownik Programu.

2. Członków Rady Programu powołuje Właściciel Programu.

3. W przypadku nieobsadzenia lub nieobecności członka Rady Programu, jego zadania wykonuje osoba sprawująca funkcję kierownika właściwej komórki lub jednostki organizacyjnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, zwana dalej "zastępcą członka Rady Programu".

4. Do trybu wyznaczenia osoby, o której mowa w ust. 3, stosuje się odpowiednio przepisy regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

5. Zastępca członka Rady Programu wykonuje zadania członka Rady Programu. Zadania wykonywane są do czasu odpowiednio obsadzenia lub powrotu z nieobecności członka Rady Programu.

6. Członkowi Rady Programu przysługuje tylko jeden głos.

7. W pracach Rady Programu mogą uczestniczyć - na zaproszenie Przewodniczącego - inne osoby w charakterze obserwatora, w szczególności:

1) Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki lub osoba przez niego wskazana;

2) przedstawiciele instytucji zarządzającej środkami finansowymi pochodzącymi z funduszy europejskich;

3) przedstawiciele instytucji zainteresowanych produktami Programu.

8. Zaproszonym do prac w Radzie Programu w charakterze obserwatora przysługuje jedynie głos doradczy.

9. Rada Programu wydaje rekomendacje w sprawach przedłożonych jej do rozpoznania przez Właściciela Programu, w tym dotyczących zmian w harmonogramie rzeczowo - finansowym Programu i Projektów.

10. Rekomendacje wydawane są w drodze głosowania. Decyduje zwykła większość głosów. W głosowaniu nie uczestniczy Przewodniczący i Kierownik Programu.

11. Rekomendacje nie są wiążące dla Przewodniczącego Rady Programu.

12. Decyzje podejmuje Przewodniczący Rady Programu.

13. Posiedzenia Rady Programu zwoływane są przez Przewodniczącego z jego własnej inicjatywy lub na wniosek jednego z członków Rady Programu lub Kierownika Programu.

14. Posiedzenia Rady Programu odbywają się w terminach określonych przez Przewodniczącego Rady Programu.

15. Przewodniczący Rady Programu może zarządzić rozpatrzenie sprawy w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk przez członków Rady Programu (tryb obiegowy). Przewodniczący może również zwrócić się w drodze korespondencyjnej o przedstawienie stanowisk przez osoby, o których mowa w ust. 7.

§  7.

1. 5 Kierownika Programu powołuje, po uzyskaniu pozytywnej opinii Właściciela Programu, Dyrektor Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa.

2. Kierownik Programu jest odpowiedzialny przed Właścicielem Programu.

3. Kierownik Programu jest odpowiedzialny za realizację Programu i bieżące nim zarządzanie.

4. Kierownik Programu, w szczególności:

1) współpracuje z dyrektorami lub zastępcami dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa i kierownikami jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra odpowiedzialnymi za poszczególne Projekty oraz dyrektorem lub zastępcą dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za nadzór i monitorowanie realizacji Programu;

2) koordynuje działania Kierowników Projektów;

3) koordynuje realizację postanowień umowy 4/DSiA/2013 o realizacji projektu "pl.ID" zawartej z Wykonawcą w dniu 25 lutego 2013 r. i współpracuje z Kierownikiem Projektu po stronie Wykonawcy;

4) składa sprawozdanie Właścicielowi Programu o stanie realizacji Programu oraz poszczególnych Projektów na wniosek Właściciela Programu; niezwłocznie przekazuje Właścicielowi Programu informacje o wszelkich zagrożeniach dla realizacji Programu, w szczególności mogących stanowić ryzyko dla osiągnięcia oczekiwanych celów i korzyści Programu.

5. 6 Na czas nieobecności Kierownika Programu, Dyrektor Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa, wyznacza Zastępcę Kierownika Programu zgodnie z zasadami określonymi w ust. 1. Wyznaczenie następuje w formie pisemnej ze wskazaniem z imienia i nazwiska osoby mającej pełnić funkcję Zastępcy Kierownika Programu.

6. 7 Zastępca Kierownika Programu wykonuje czynności Kierownika Programu, o których mowa w ust. 3 i 4 oraz uczestniczy w posiedzeniach Rady Programu.

§ 8. 8

1. 9 Członków Zespołu Audytowo-Kontrolnego powołuje Właściciel Programu na wniosek Dyrektora Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa spośród osób wskazanych przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 15 pkt 1.

2. Zespół Audytowo-Kontrolny prowadzi działania monitorujące pozbawione bezpośredniego wpływu na doraźne działania w ramach Programu oraz wspiera Właściciela Programu i Kierownika Programu w formie czynności doradczych, które nie będą powodować przyjęcia przez Zespół Audytowo-Kontrolny obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania Ministerstwem oraz Programem.

3. Zespół Audytowo-Kontrolny składa sprawozdania Właścicielowi Programu na wniosek Właściciela Programu.

§  9.

1. Zespół Ekspertów pełni funkcję doradczo-ekspercką w ramach Programu.

2. Członków Zespołu Ekspertów powołuje Właściciel Programu spośród osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Ministerstwie, jednostkach organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra oraz przedstawicieli środowisk naukowych, informatycznych, samorządowych i innych związanych z tematyką lub realizacją Programu.

§ 10. 10

1. Tworzy się Biuro Programu, w skład którego wchodzą pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa spośród osób wskazanych przez kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, o których mowa w § 15 pkt 1.

2. Kierownik Biura Programu oraz jego zastępca są wyznaczani przez Dyrektora Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa.

3. Biuro Programu wspiera realizację Programu w zakresie organizacyjnym, administracyjnym i merytorycznym.

§ 11. W skład struktury zarządzania na poziomie Projektów wchodzą:

1) dyrektorzy lub zastępcy dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa i kierownicy jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra odpowiedzialni za Projekty;

2) Kierownicy Projektów;

3) zespoły projektowe.

§  12.

1. Za Projekty odpowiedzialni są dyrektorzy lub zastępcy dyrektorów następujących komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierownicy jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra:

1) za System Rejestrów Państwowych (SRP) - Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa;

2) za Rejestr Dowodów Osobistych (RDO) - Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych;

3) za Rejestrację Stanu Cywilnego (RSC) - Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa;

4) 11 za Legalizację - Departamentu Ewidencji Państwowych Ministerstwa;

5) za Serwerownię - Departamentu Teleinformatyki Ministerstwa.

2. Dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierowników jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, o których mowa w ust. 1, wyznacza Właściciel Programu.

3. Dyrektorzy i zastępcy dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierownicy jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, o których mowa w ust. 1:

1) są odpowiedzialni za realizację Projektów;

2) wyznaczają Kierowników Projektów dla Projektów, za które są odpowiedzialni;

3) zatwierdzają zaproponowane przez Kierowników Projektów wymagania jakościowe i kryteria akceptacji dla produktów poszczególnych Projektów.

§  13.

1. Kierownicy Projektów są wyznaczani przez dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierowników jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, odpowiedzialnych zgodnie z § 12 ust. 1 za poszczególne Projekty.

2. Kierownicy Projektów są odpowiedzialni przed dyrektorami lub zastępcami dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierownikami jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, przez których zostali powołani oraz przed Kierownikiem Programu w zakresie realizacji Projektów.

3. Kierownicy Projektów są odpowiedzialni za realizację Projektów w zakresie wykonawczym.

4. Kierownicy Projektów, w szczególności, są odpowiedzialni za:

1) definiowanie wymagań i monitorowanie, czy realizacja Projektów przebiega zgodnie z ich uzasadnieniem biznesowym oraz określanie wymagań jakościowych i kryteriów akceptacji dla produktów w ramach poszczególnych Projektów;

2) organizację Projektów, w tym ustanawianie zespołów projektowych;

3) niezwłoczne przekazywanie Kierownikowi Programu oraz dyrektorom lub zastępcom dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierownikom jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, przez których zostali wyznaczeni, informacji o postępach w realizacji poszczególnych Projektów, jak również informacji o wszelkich zagrożeniach dla realizacji Projektów, w szczególności mogących stanowić ryzyko dla osiągnięcia oczekiwanych celów i korzyści poszczególnych Projektów lub Programu.

§  14.

1. Zespoły projektowe powołują Kierownicy Projektów spośród pracowników wskazanych przez dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierowników jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, odpowiedzialnych za poszczególne Projekty.

2. Zespoły projektowe są odpowiedzialne za realizację zadań wyznaczonych przez Kierowników Projektów w ramach poszczególnych Projektów.

3. Zespoły projektowe są zarządzane i nadzorowane przez odpowiednich Kierowników Projektów.

4. Zespoły projektowe wspierają dyrektorów lub zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa lub kierowników jednostek organizacyjnych podległych albo nadzorowanych przez Ministra, odpowiedzialnych za poszczególne Projekty, w podejmowaniu decyzji dotyczących realizacji Projektów.

§ 15. Niezależnie od struktury zarządczej, o której mowa w § 3, § 4 i § 11, w realizację Programu zaangażowane są:

1) komórki organizacyjne Ministerstwa, zgodnie z właściwością określoną w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz wewnętrznych regulaminach organizacyjnych tych komórek, a w szczególności:

a) 12 Departament Ewidencji Państwowych - w zakresie nadzoru, kontroli, monitoringu i weryfikacji realizacji Programu, koordynacji Programu w obszarze rozliczania i certyfikacji wydatków ponoszonych w toku realizacji Programu oraz w obszarze zgodności z zakresem rzeczowym określonym we wniosku o dofinansowanie i studium wykonalności, a także za prowadzenie spraw związanych z legalizacją,

b) Departament Ewidencji Państwowych - w zakresie przebudowy i integracji rejestrów państwowych pozostających w gestii Ministra,

c) Departament Teleinformatyki - w zakresie utrzymania trwałości infrastruktury teleinformatycznej eksploatowanych w MSW systemów informatycznych i ewidencji ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa i efektywności przetwarzania i udostępniania danych,

d) Departament Spraw Obywatelskich - w zakresie ewidencji ludności, rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oraz wydawania dowodów osobistych,

e) inne komórki organizacyjne Ministerstwa, których udział będzie niezbędny do prawidłowego realizowania Programu, w szczególności Departament Budżetu, Departament Prawny, Biuro Administracyjno-Finansowe, Biuro Kadr, Szkolenia i Organizacji, Biuro Ochrony Informacji Niejawnych oraz Biuro Ministra;

2) jednostki organizacyjne podległe albo nadzorowane przez Ministra, a w szczególności:

a) Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych - w zakresie personalizacji dowodów osobistych i innych dokumentów,

b) Centralny Ośrodek Informatyki - w zakresie wykonania i dostarczenia produktów Programu, zgodnie z postanowieniami umowy 4/DSiA/2013 o realizacji projektu "pl.ID".

§ 16. Traci moc Zarządzenie Nr 27 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2009 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu "pl.ID-polska ID karta".

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2 z dnia 22 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 23 stycznia 2014 r.

² § 4 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2 z dnia 22 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 23 stycznia 2014 r.

³ § 4 ust. 3 uchylony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

⁴ § 6 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

⁵ § 7 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

⁶ § 7 ust. 5 dodany przez § 1 pkt 3 lit. b zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

⁷ § 7 ust. 6 dodany przez § 1 pkt 3 lit. b zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

⁸ § 8 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 2 z dnia 22 stycznia 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 23 stycznia 2014 r.

⁹ § 8 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

¹⁰ § 10 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

¹¹ § 12 ust. 1 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.

¹² § 15 pkt 1 lit. a zmieniona przez § 1 pkt 7 zarządzenia nr 21 z dnia 12 czerwca 2014 r. (Dz.Urz.MSW.2014.39) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 czerwca 2014 r.