Ustalenie regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub przez niego nadzorowanych, finansowanych z części 24 budżetu państwa.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MKiDN.2022.28
Akt obowiązujący Wersja od: 12 kwietnia 2022 r.
ZARZĄDZENIE
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1
z dnia 12 kwietnia 2022 r.
w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub przez niego nadzorowanych, finansowanych z części 24 budżetu państwa
Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Ustala się regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub przez niego nadzorowanych, finansowanych z części 24 budżetu państwa, zwany dalej "regulaminem", stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Osoby korzystające ze służbowych kart płatniczych wydanych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia mogą korzystać z tych kart pod warunkiem złożenia oświadczenia o użytkowaniu i rozliczaniu karty albo zawarcia umowy o wydanie i użytkowanie karty, zgodnych z niniejszym zarządzeniem, w terminie 30 dni od dnia wejście w życie zarządzenia.§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub przez niego nadzorowanych, finansowanych z części 24 budżetu państwa
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego lub przez niego nadzorowanych, finansowanych z części 24 budżetu państwa
§ 1.
1.
Regulamin zawiera zasady przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami", w tym określa:1)
funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;2)
tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;3)
rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;4)
przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;5)
sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;6)
sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.2.
Regulamin obowiązuje w:1)
Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zwanym dalej "Ministerstwem",2)
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, zwanej dalej "NDAP",3)
jednostkach podległych lub nadzorowanych przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, o których mowa w załączniku do regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wprowadzonego zarządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 31 marca 2022 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 26), zwanymi dalej odpowiednio "jednostkami" oraz "regulaminem organizacyjnym Ministerstwa".3.
Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej "użytkownikiem karty", może być:1)
w Ministerstwie:a)
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwany dalej "dyrektorem generalnym", w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,b)
kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa lub jego zastępca, w związku z realizacją zadań służbowych,c)
pracownik, imiennie wskazany przez dyrektora generalnego, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;2)
w NDAP:a)
Naczelny DyrektorArchiwów Państwowych, jego zastępcy oraz dyrektor generalny NDAP, w związku z realizacja zdań służbowych,b)
kierownik komórki organizacyjnej NDAP lub jego zastępca, w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w NDAP;3)
w jednostkach:a)
osoba kierująca jednostką, w związku z realizacją zadań służbowych,b)
pracownik imiennie wskazany przez osobę kierującą jednostką, jeżeli zajmuje stanowisko służbowe związane z realizacją zadań, podczas których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.4.
Karta może być przyznana:1)
jeżeli zakres obowiązków służbowych uzasadnia przyznanie karty, w szczególności w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju lub poza jego granicami, organizacją spotkań, koniecznością korzystania z usług transportowych oraz potrzebą korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną;2)
osobie będącej w stosunku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania odpowiednio w Ministerstwie, NDAP lub w jednostce albo osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1233, 2447 i 2448 oraz z 2022 r. poz. 655), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.5.
Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny, w NDAP dyrektor generalny NDAP, a w jednostkach osoba kierująca daną jednostką, z zastrzeżeniem ust. 7 oraz z uwzględnieniem następującego trybu:1)
decyzja o przyznaniu karty w Ministerstwie następuje na wniosek:a)
kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw obsługi finansowej członków kierownictwa Ministerstwa, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa, w przypadku kart dla osób, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. a,b)
osób, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b, w przypadku kart na ich służbowy użytek,c)
kierownika komórki organizacyjnej w przypadku karty dla pracownika, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 lit. c, zatrudnionego w tej komórce;2)
decyzja o przyznaniu karty w jednostce następuje na wniosek:a)
osób, o których mowa w ust. 3 pkt 3 lit. a, w przypadku kart na ich służbowy użytek,b)
pracownika, o którym mowa w ust. 3 pkt 3 lit. b, kierowany odpowiednio do osób o których mowa w ust. 3 pkt 3 lit. a;3)
decyzja o przyznaniu karty w NDAP następuje na wniosek osób zajmujących stanowiska, o których mowa w ust. 3 pkt 2.6.
Wzory wniosków, o których mowa w ust. 5, określają odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do regulaminu.7.
W przypadku gdy użytkownikiem karty jest dyrektor generalny, dyrektor generalny NDAP albo osoba kierująca jednostką składają oni pisemne oświadczenia o użytkowaniu i rozliczaniu karty. Wzory oświadczeń określają odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do regulaminu.8.
Przyznanie karty, z zastrzeżeniem ust. 7, następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o wydanie i użytkowanie karty, określającej prawa i obowiązki użytkownika karty, zwanej dalej "umową", zawartej w:1)
Ministerstwie, reprezentowanym przez dyrektora generalnego albo osobę upoważnioną do reprezentowania Ministerstwa a użytkownikiem karty;2)
NDAP reprezentowanej przez dyrektora generalnego NDAP albo osobę upoważnioną do reprezentowania NDAP a użytkownikiem karty;3)
jednostkach pomiędzy jednostką, reprezentowaną przez osobę kierującą jednostką albo upoważnioną do reprezentowania jednostki a użytkownikiem karty.9.
W przypadku wygaśnięcia przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, użytkownik karty jest obowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty w:1)
Ministerstwie - do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach obsługi finansowo-księgowej urzędu, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa,2)
jednostkach albo w NDAP - do komórki organizacyjnej wskazanej w umowie- za pisemnym potwierdzeniem zwrotu karty, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do regulaminu.
§ 2.
1.
Wzór umowy określa załącznik nr 6 do regulaminu.2.
Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 1 ust. 7, użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzory oświadczeń określają odpowiednio załączniki nr 7 i 8 do regulaminu.§ 3.
1.
Limit wydatków dla poszczególnego użytkownika karty jest określany w umowie, przez wydającego decyzję o przyznaniu karty, o którym mowa w § 1 ust. 5, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej użytkownika, z zastrzeżeniem ust. 2.2.
Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty w jednostce zostanie określony przez jednostkę, zgodnie z charakterystyką obowiązków służbowych na danym stanowisku pracy, w porozumieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą do nadzoru nad jednostką, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa.§ 4.
1.
Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności za towary i usługi związane z wykonywaniem obowiązków służbowych lub niezbędne na potrzeby działalności statutowej jednostki.2.
Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.3.
Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika karty.4.
Wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty dopuszczalna jest tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy nie jest możliwa realizacja płatności za towary i usługi w formie bezgotówkowej. Postępowanie związane z wypłatą gotówki za pomocą karty zostanie szczegółowo określone w umowie, o której mowa w § 1 ust. 8.§ 5.
Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty podlegają monitorowaniu:1)
w Ministerstwie - przez głównego księgowego Ministerstwa lub upoważnionego pracownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach obsługi finansowo-księgowej urzędu, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa;2)
w jednostkach albo w NDAP - przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika - zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.§ 6.
1.
Wydatki dokonane przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym dowodem księgowym wystawionym odpowiednio na Ministerstwo, NDAP albo jednostkę.2.
Dokument księgowy powinien potwierdzać operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis dokumentu powinien zawierać elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.3.
Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać:1)
w Ministerstwie - do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach obsługi finansowo-księgowej urzędu, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa,2)
w jednostkach albo w NDAP - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki- niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.
§ 7.
1.
Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty poprzez dokonanie wydatku o charakterze prywatnym, jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją:1)
w Ministerstwie - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą w sprawach obsługi finansowo-księgowej urzędu, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa;2)
w jednostkach albo w NDAP - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki albo NDAP.2.
W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z wynagrodzenia za pracę użytkownika karty.3.
W przypadku braku faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego potwierdzającego dokonanie wydatku przy wykorzystaniu karty lub w przypadku wypłaty gotówki celem dokonania wydatku z przyczyn niezależnych od użytkownika karty jest on obowiązany, w terminie określonym w § 6 ust. 3, do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, w tym w szczególności datę i miejsce dokonania wydatku, kwotę wydatku oraz przedmiot zakupu. Oświadczenie zawiera wyjaśnienia uzasadniające dokonanie wydatku w takim trybie. Do oświadczenia dołącza się potwierdzenie dokonania zapłaty oraz opis merytoryczny. Tak udokumentowany wydatek podlega akceptacji:1)
dyrektora generalnego, w przypadku kart wydanych pracownikom Ministerstwa;2)
dyrektora generalnego NDAP, w przypadku kart wydanych pracownikom NDAP;3)
osoby kierującej jednostką lub osoby upoważnionej, w przypadku kart wydanych pracownikom tej jednostki.4.
W przypadku niezłożenia przez użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, w terminie lub braku akceptacji, o której mowa w ust. 3, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Postanowienia ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.§ 8.
Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.§ 9.
1.
Ewidencję kart w Ministerstwie prowadzi komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach obsługi finansowo-księgowej urzędu, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa, a w NDAP albo w jednostkach komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową odpowiednio NDAP albo jednostki.2.
Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, limit karty, okres, na który karta została przyznana, numer karty.3.
Ewidencja kart w Ministerstwie jest prowadzona w sposób umożliwiający sporządzenie, wymaganego przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, rocznego raportu dotyczącego wydatków dokonanych za pomocą kart płatniczych.4.
W przypadku uszkodzenia karty użytkownik jest zobowiązany powiadomić o tym fakcie odpowiednio dyrektora generalnego, dyrektora generalnego NDAP albo osobę kierującą jednostką w celu rozpoczęcia procedury dotyczącej wydania nowej karty.5.
W przypadku zagubienia lub kradzieży karty jak również ujawnienia kodu PIN osobom nieupoważnionym użytkownik jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie odpowiednio dyrektora generalnego, dyrektora generalnego NDAP albo osobę kierującą jednostką w celu wszczęcia procedur bezpieczeństwa związanych w szczególności z zablokowaniem możliwości użytkowania utraconej karty przez osoby nieuprawnione.§ 10.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie, NDAP albo jednostkach regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie zasad i trybu postępowania komórek organizacyjnych Ministerstwa w procesie dokonywania wydatków publicznych.Załącznik Nr 1
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej dla osób zatrudnionych w Ministerstwie i NDAP
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej dla osób zatrudnionych w Ministerstwie i NDAP
Załącznik Nr 2
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej dla osób zatrudnionych w jednostce
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej dla osób zatrudnionych w jednostce
1 Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. poz. 1951).