Ustalenie regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MR.2020.27
Akt obowiązujący Wersja od: 28 września 2020 r.
ZARZĄDZENIE Nr 22.
MINISTRA ROZWOJU 1
z dnia 28 września 2020 r.
w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych
Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Ustala się regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych, zwany dalej "regulaminem", stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 46 Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 24 lipca 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Przedsiębiorczości i Technologii oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Przedsiębiorczości i Technologii lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Przed. i Tech. poz. 46).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.ZAŁĄCZNIK
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych
§ 1.
1.
Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonywanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych, określa procedury przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej "kartami" oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Rozwoju, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w następujących jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej "jednostkami", podległych Ministrowi Rozwoju lub przez niego nadzorowanych:1)
Biurze Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców,2)
wydziałach i zespołach stałych przedstawicielstw Rzeczpospolitej Polskiej przy organizacjach międzynarodowych za granicą,3)
Głównym Urzędzie Geodezji i Kartografii,4)
Głównym Urzędzie Nadzoru Budowlanego,5)
Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości,6)
Polskim Centrum Akredytacji,7)
Urzędzie Dozoru Technicznego,8)
Polskiej Agencji Kosmicznej,9)
Krajowym Zasobie Nieruchomości,10)
Polskiej Organizacji Turystycznej.2.
Regulamin określa:1)
funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania z karty;2)
tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;3)
rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą karty;4)
przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;5)
sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;6)
sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu karty.3.
Uprawnionym do korzystania z karty, zwanym dalej "Użytkownikiem karty" może zostać:1)
w Ministerstwie:a)
Minister Rozwoju, sekretarz stanu, podsekretarz stanu, dyrektor generalny Ministerstwa, zwany dalej "dyrektorem generalnym" - w związku z realizacją zadań wynikających z podziału pracy w kierownictwie Ministerstwa, zgodnie z odrębnymi przepisami,b)
dyrektor lub zastępca dyrektora Biura Ministra - w związku z realizacją przez Biuro Ministra zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Biura Ministra,c)
dyrektor lub zastępca dyrektora Biura Dyrektora Generalnego - w związku z realizacją przez Biuro Dyrektora Generalnego zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Biura Dyrektora Generalnego,d)
pracownicy imiennie wskazani przez dyrektora generalnego, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas wykonywania których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą;2)
w jednostkach:a)
kierownik jednostki,b)
zastępca kierownika jednostki,c)
pracownicy imiennie wskazani przez kierownika jednostki, jeżeli zajmują stanowiska służbowe związane z realizacją zadań, podczas wykonywania których uzasadnione jest dokonywanie płatności służbową kartą płatniczą.4.
Karta może być przyznana:1)
jeżeli zakres obowiązków służbowych pracownika uzasadnia przyznanie karty, w szczególności; w związku z odbywaniem podróży służbowych na terenie kraju i poza jego granicami, organizacją spotkań oraz koniecznością korzystania z usług transportowych;2)
jedynie osobie będącej pracownikiem Ministerstwa, jednostki lub osobie oddelegowanej zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2020 r. poz. 265 i 285), niepozostającej w okresie wypowiedzenia stosunku pracy.5.
Decyzję o przyznaniu karty podejmuje w Ministerstwie dyrektor generalny, a w jednostkach kierownik jednostki. Decyzja o przyznaniu karty pracownikom, o których mowa w ust. 3 pkt 1 lit. b-d oraz pkt 2 lit. b i c, następuje na podstawie wniosku. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.6.
Przyznanie karty następuje na czas oznaczony na podstawie umowy o przyznanie i korzystanie z karty określającej prawa i obowiązki Użytkownika karty, zwanej dalej "umową", zawartej w Ministerstwie pomiędzy dyrektorem generalnym lub osobą upoważnioną do reprezentowania Ministerstwa a Użytkownikiem karty, a w jednostkach pomiędzy kierownikiem jednostki lub osobą upoważnioną do reprezentowania jednostki a Użytkownikiem karty, z wyłączeniem osób o których mowa w ust. 8. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.7.
W przypadku, gdy Użytkownikiem karty ma być dyrektor generalny albo kierownik jednostki, składają oni pisemne oświadczenia o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do regulaminu.8.
W przypadku ustania przyczyn uzasadniających przyznanie karty, w tym: odwołania z pełnionej funkcji, przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty, wypowiedzenia stosunku pracy, Użytkownik karty jest zobowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty, rozliczenia dokonanych przy jej użyciu operacji finansowych oraz natychmiastowego zwrotu karty za pisemnym pokwitowaniem do:1)
Departamentu Budżetu i Finansów, zwanego dalej "DBF" w Ministerstwie;2)
komórki organizacyjnej wskazanej w umowie w jednostkach.§ 2.
1.
Umowa określa w szczególności:1)
wskazanie okresu, na jaki jest przyznawana karta;2)
wskazanie miesięcznego limitu wydatków;3)
określenie zakresu wydatków realizowanych przy wykorzystaniu karty, w tym rodzajów dozwolonych operacji finansowych;4)
wskazanie trybu postępowania w przypadku naruszenia umowy lub regulaminu;5)
pouczenie o odpowiedzialności za nieprawidłowe wykorzystanie karty, w szczególności za powstałą z tego tytułu szkodę;6)
zobowiązanie Użytkownika karty do przestrzegania regulaminu oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank wydający kartę, zwanego dalej "regulaminem bankowym".2.
Wraz z zawarciem umowy albo złożeniem oświadczenia, o którym mowa w § 1 ust. 7 Użytkownik karty składa oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę lub dodatku zagranicznego Użytkownika karty należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty oraz oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem bankowym i niniejszym regulaminem. Wzory oświadczeń stanowią odpowiednio załączniki nr 5 i 6 do regulaminu.§ 3.
1.
Kwota wydatków dla Użytkownika karty jest określana w umowie, przez wydającego decyzję o przyznaniu karty, o której mowa w § 1 ust. 5, po dokonaniu analizy wydatków, które będą dokonywane przy użyciu karty przez jej Użytkownika, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.2.
Miesięczny limit wydatków dokonywanych przy wykorzystaniu karty, na jednego Użytkownika karty wynosi nie więcej niż 10.000,00 zł (dziesięć tysięcy złotych) lub równowartość tej kwoty w walucie planu finansowego jednostki.3.
Limit wydatków, o którym mowa w ust. 2, nie dotyczy rezerwacji miejsc hotelowych, zakupu biletów lotniczych i innych usług związanych z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa i delegacji towarzyszącej oraz pracowników Ministerstwa, członków kierownictwa jednostek, w tym saloniku VIP, usług meet&assist oraz usług transportowych.§ 4.
1.
Za pomocą karty mogą być dokonywane wyłącznie płatności związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, gdy nie jest możliwe uregulowanie zobowiązania z tytułu operacji gospodarczej w innej formie. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.2.
Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez Użytkownika karty.3.
Niedopuszczalna jest wypłata gotówki przy wykorzystaniu karty, z wyjątkiem4.
Kartą płatniczą mogą być dokonywane płatności za towary i usługi, w szczególności:1)
usługi hotelowe w kraju i za granicą oraz inne usługi związane z podróżami służbowymi członków kierownictwa Ministerstwa, delegacji towarzyszącej oraz pracowników Ministerstwa, członków kierownictwa jednostek, w tym Saloniku VIP;2)
usługi transportowe;3)
opłaty z tytułu uczestnictwa w szczególności w konferencjach, sympozjach, szkoleniach, kongresach, wizytach studyjnych, warsztatach, targach;4)
wydatki na zakupy niezbędnych materiałów i wyposażenia na bieżące potrzeby jednostki;5)
wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych z zakresu współpracy z zagranicą;6)
wydatki związane z pilnym i nieprzewidzianym zakupem materiałów lub usług informatycznych;§ 5.
1.
Wydatki dokonywane przy wykorzystaniu karty, mogą być realizowane po dokonaniu kontroli wstępnej:1)
przez głównego księgowego Ministerstwa lub upoważnionego pracownika DBF - w Ministerstwie;2)
przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych - w jednostkach.2.
W przypadku nagłych, uprzednio niezaplanowanych wydatków, kontrola wstępna może zostać dokonana po zrealizowaniu wydatku, na umotywowany wniosek Użytkownika karty, po uprzednim zatwierdzeniu wydatku w Ministerstwie przez dyrektora generalnego lub osobę przez niego upoważnioną, a w jednostkach przez kierującego jednostką.§ 6.
1.
Wydatki dokonane w Ministerstwie lub w jednostkach przy wykorzystaniu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym, wystawionymi odpowiednio na Ministerstwo, jednostkę lub pracownika. Do faktury należy dołączyć potwierdzenie dokonania transakcji (wydruk z terminala) lub wydruk ze strony internetowej potwierdzający dokonanie operacji.2.
Dokument księgowy potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty, powinien umożliwiać ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Opis dokumentu powinien zawierać elementy spełniające warunki przeprowadzenia i zatwierdzenia kontroli merytorycznej zgodnie z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.3.
Faktury oraz inne dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, należy przekazać:1)
w Ministerstwie - do DBF,2)
w jednostkach - do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę księgową jednostki niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania operacji finansowej lub zakończenia podróży służbowej.§ 7.
1.
Użytkownik karty, w przypadku naruszenia procedur dokonywania wydatków przy wykorzystaniu karty, poprzez dokonanie wydatku o charakterze prywatnym jest obowiązany niezwłocznie dokonać zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją:1)
w Ministerstwie - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez DBF,2)
w jednostkach - na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez komórkę organizacyjną zapewniającą obsługę księgową jednostki.2.
W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania zwrotu w niepełnej wysokości należna kwota zostaje potrącona z najbliższego wynagrodzenia za pracę Użytkownika karty lub dodatku zagranicznego Użytkownika karty.3.
W przypadku braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dokumentu potwierdzającego dokonanie wydatku przy wykorzystaniu karty lub w przypadku wypłaty gotówki celem dokonania wydatku z przyczyn niezależnych od Użytkownika karty jest on zobowiązany, w terminie określonym w § 6 ust. 3, do złożenia oświadczenia, które posiada wszelkie cechy dokumentu, w szczególności: datę i miejsce dokonania wydatku, kwotę wydatku oraz przedmiot zakupu. Oświadczenie musi zawierać wyjaśnienia uzasadniające dokonanie wydatku w takim trybie. Do oświadczenia należy dołączyć potwierdzenie dokonania zapłaty oraz opis merytoryczny. Tak udokumentowany wydatek w Ministerstwie akceptuje dyrektor generalny lub osoba przez niego upoważniona, a w jednostkach kierownik jednostki lub osoba upoważniona.4.
W przypadku niezłożenia przez Użytkownika karty oświadczenia, o którym mowa w ust. 3 w terminie lub niezaakceptowania wydatku przez osoby wskazane w ust. 3, dokonany wydatek uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.§ 8.
Wykorzystanie karty niezgodnie z umową lub regulaminem powoduje odpowiednio odpowiedzialność pracowniczą lub dyscyplinarną użytkownika karty na zasadach określonych w odrębnych przepisach.§ 9.
1.
Ewidencję kart prowadzi w Ministerstwie DBF, a w jednostkach komórka organizacyjna zapewniająca obsługę księgową jednostki.2.
Ewidencja kart zawiera w szczególności: imię i nazwisko Użytkownika karty, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej, limit karty, okres, na który karta została przyznana, numer karty.3.
Ministerstwo i jednostki prowadzą ewidencję księgową operacji finansowanych przy wykorzystaniu karty w taki sposób, aby możliwe było przygotowanie sprawozdania z wydatków, zawierającego w szczególności: imię i nazwisko użytkownika karty, stanowisko, kwota wydatku dla każdej transakcji, rodzaj wydatku (w tym usługi hotelowe, gastronomiczne, transport, materiały i wyposażenie, reprezentacyjne, pozostałe), opis merytoryczny każdego wydatku.4.
Jednostki zobowiązane są do przekazywania zestawień, według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do regulaminu w terminach określonych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów odrębnym pismem.5.
Na żądanie Ministra jednostka ma obowiązek udostępnienia danych, o których mowa w § 9 ust. 3.6.
Ministerstwo może dokonywać okresowych kontroli przestrzegania przez jednostki regulacji w zakresie przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych.§ 10.
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się obowiązujące w Ministerstwie oraz w jednostkach regulacje wewnętrzne dotyczące wydatkowania środków finansowych, w tym w szczególności dotyczące obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz w sprawie zasad i trybu postępowania komórek organizacyjnych Ministerstwa w procesie dokonywania wydatków publicznych.Załącznik Nr 1
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej
Wniosek o przyznanie służbowej karty płatniczej
grafika
Załącznik Nr 2
Umowa nr ............. o przyznanie i korzystanie z karty ...............
Umowa nr ............. o przyznanie i korzystanie z karty ...............
grafika
Załącznik Nr 3
Oświadczenie o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej
Oświadczenie o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej
grafika
Załącznik Nr 4
Oświadczenie o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej
Oświadczenie o korzystaniu ze służbowej karty płatniczej
grafika
Załącznik Nr 5
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę lub dodatku zagranicznego należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę lub dodatku zagranicznego należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania karty
grafika
Załącznik Nr 6
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem:
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem:
grafika
Załącznik Nr 7
Informacja dotycząca ewidencji służbowych kart płatniczych
Informacja dotycząca ewidencji służbowych kart płatniczych
grafika
1 Minister Rozwoju kieruje działem administracji rządowej - budownictwo, planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo,