Ustalenie regulaminu organizacyjnego Centrum Projektów Europejskich.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MIiR.2014.32

Akt utracił moc

Wersja od: 1 kwietnia 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26

MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU ¹

z dnia 29 kwietnia 2014 r.

w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Centrum Projektów Europejskich

Na podstawie art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Ustala się regulamin organizacyjny Centrum Projektów Europejskich, zwanego dalej "Centrum", który określa szczegółową organizację, zakres zadań i tryb pracy Centrum.

2. Regulamin organizacyjny Centrum stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 14 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 29 lipca 2013 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Centrum Projektów Europejskich.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia, z mocą od dnia 1 kwietnia 2014 r.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

CENTRUM PROJEKTÓW EUROPEJSKICH

§ 1. Centrum Projektów Europejskich, zwane dalej "Centrum", realizuje zadania określone w Statucie, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 16 Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2008 r. w sprawie utworzenia państwowej jednostki budżetowej - Centrum Projektów Europejskich.

§  2.

1. W skład Centrum wchodzą:

1) Dyrektor;

2) Zastępca Dyrektora do Spraw Europejskiego Funduszu Społecznego i Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (ds. EFS i PIFE),

3) Zastępca Dyrektora do Spraw Wspólnych Sekretariatów Technicznych i Kontroli (ds. WST i Kontroli)

- zwani dalej "Zastępcami Dyrektora";

4) Główny Księgowy;

5) Radca Prawny;

6) Wydział Finansowy;

7) Wydział Administracji;

8) Wydział Kadr i Rozwoju Zasobów Ludzkich;

9) Wspólny Sekretariat Techniczny Polska - Słowacja z siedzibą w Krakowie (WST PL-SK), pełniący funkcje:

a) Wspólnego Sekretariatu Technicznego Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska - Republika Słowacka 2007-2013,

b) Wspólnego Sekretariatu Współpracy Transgranicznej Rzeczpospolita Polska - Republika Słowacka 2014-2020;

10) Wspólny Sekretariat Techniczny Południowy Bałtyk z siedzibą w Gdańsku (WST PB), pełniący funkcje:

a) Wspólnego Sekretariatu Technicznego Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013,

b) Wspólnego Sekretariatu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2014-2020;

11) Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) - Brandenburgia 2007-2013 z siedzibą w Zielonej Górze (WST PL-BB);

12) Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013 z siedzibą w Warszawie (WST PL-BY-UA);

13) Wspólny Sekretariat Techniczny Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 z siedzibą w Warszawie (WST LT-PL-RU);

14) Wspólny Sekretariat Współpracy Transgranicznej Polska-Saksonia 2014-2020 z siedzibą we Wrocławiu (WST PL-SN);

15) Wydział Kontroli;

16) Wydział Krajowej Instytucji Wspomagającej dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (KIW);

17) Wydział Koordynacji Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE);

18) Wydział Centralnego Punktu Informacyjnego (CPI);

19) Zespół Krajowego Ośrodka Europejskiego Funduszu Społecznego (KOEFS);

20) Sekretariat.

2. Strukturę organizacyjną Centrum przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik do regulaminu.

§  3.

1. Centrum kieruje Dyrektor przy pomocy dwóch Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6-19.

2. Zastępców Dyrektora powołuje i odwołuje Dyrektor.

3. W razie nieobecności Dyrektora pracą Centrum kieruje Zastępca Dyrektora lub kierownik komórki organizacyjnej wyznaczony w trybie określonym w § 18 ust. 1.

4. Dyrektor jednoosobowo reprezentuje Centrum i wykonuje czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Centrum.

5. Dyrektor może powoływać zespoły o charakterze stałym lub doraźnym w celu realizacji określonych zadań.

6. Dyrektor może, w trybie określonym w § 18 ust. 1, upoważnić Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego i kierowników komórek organizacyjnych, o których mowa w § 2, do podejmowania w jego imieniu decyzji w określonych sprawach.

§ 4. Do zadań Dyrektora należy kierowanie działalnością Centrum, w szczególności:

1) realizowanie zadań kierownika państwowej jednostki budżetowej wynikających z:

a) przepisów o finansach publicznych,

b) przepisów o rachunkowości;

2) wypełnianie obowiązków ciążących na dysponencie środków budżetu państwa trzeciego stopnia, podległym dysponentowi części budżetowej;

3) bezpośrednie nadzorowanie pracy Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego, Radcy Prawnego, Wydziału Administracji, Wydziału Kadr i Rozwoju Zasobów Ludzkich oraz Sekretariatu.

§  5.

1. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. EFS i PIFE należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącą pracą KIW, PIFE, CPI i KOEFS;

2) bezpośrednie nadzorowanie Naczelników KIW, PIFE i CPI oraz koordynatora KOEFS;

3) koordynacja zadań związanych z wdrożeniem Strategii Centrum Projektów Europejskich, zwanej dalej "Strategią", w tym koordynacja zadań związanych z monitorowaniem realizacji Strategii we współpracy z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych Centrum;

4) koordynacja zadań związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem w Centrum systemu kontroli zarządczej, w tym systemu zarządzania przez cele;

5) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora.

2. Do zadań Zastępcy Dyrektora ds. WST i Kontroli należy w szczególności:

1) bezpośrednie nadzorowanie Kierowników Wspólnych Sekretariatów Technicznych, w zakresie określonym w obowiązujących porozumieniach zawartych między ministrem właściwym do spraw rozwoju regionalnego a państwową jednostką budżetową Centrum Projektów Europejskich w sprawie zapewnienia ciągłości i funkcjonowania Wspólnych Sekretariatów Technicznych;

2) bezpośrednie nadzorowanie naczelnika Wydziału Kontroli;

3) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora.

§ 6. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:

1) kierowanie bieżącą pracą Wydziału Finansowego;

2) bezpośrednie nadzorowanie Naczelnika Wydziału Finansowego;

3) prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z przepisami o finansach publicznych i o rachunkowości oraz zgodnie z przepisami finansowymi programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej obsługiwanych przez Centrum;

4) wykonywanie zadań i czynności zleconych przez Dyrektora.

§ 7. Do zadań Radcy Prawnego należy w szczególności:

1) prowadzenie obsługi legislacyjnej Centrum, w tym opiniowanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych;

2) prowadzenie obsługi prawnej Centrum:

a) opiniowanie projektów umów,

b) wydawanie opinii prawnych,

c) reprezentowanie Centrum przed sądami, innymi organami i instytucjami.

§ 8. Do zadań Wydziału Finansowego należy w szczególności:

1) prowadzenie bieżącej obsługi finansowo-księgowej;

2) sporządzanie planu finansowego we współpracy z odpowiednią Instytucją Zarządzającą, dokonywanie bieżących korekt w planie finansowym;

3) prowadzenie gospodarki środkami finansowymi, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami;

4) prowadzenie sprawozdawczości budżetowej i finansowej;

5) dokonywanie analiz finansowych i ocen w zakresie działalności finansowej Centrum;

6) prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą wynagrodzeń pracowników Centrum oraz wynagrodzeń bezosobowych.

§ 9. Do zadań Wydziału Administracji należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw z zakresu informacji i promocji Centrum;

2) obsługa administracyjna Centrum, w szczególności w zakresie:

a) zaopatrzenia, łączności, transportu,

b) gospodarowania mieniem, prowadzenia ewidencji środków trwałych, wyposażenia oraz gospodarki magazynowej;

3) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych związanych z zadaniami Centrum, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

4) prowadzenie spraw związanych z organizacją Centrum;

5) planowanie i realizacja działań związanych z rozwojem i utrzymaniem systemu informatycznego;

6) prowadzenie archiwum zakładowego;

7) organizacja kontroli warunków pracy w Centrum, w tym przestrzegania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych;

8) prowadzenie rejestrów umów, pełnomocnictw i upoważnień;

9) publikowanie w formie elektronicznej w intranecie wewnętrznych aktów prawnych Dyrektora oraz decyzji i zarządzeń Ministra Infrastruktury i Rozwoju.

§ 10. Do zadań Wydziału Kadr i Rozwoju Zasobów Ludzkich należy w szczególności:

1) prowadzenie bieżącej obsługi kadrowej pracowników Centrum;

2) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych;

3) współpraca z Wydziałem Finansowym w zakresie spraw płacowo-kadrowych;

4) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników;

5) koordynowanie prac związanych z procesem ocen okresowych pracowników oraz analizowanie ich wyników;

6) organizowanie w Centrum staży, praktyk oraz wolontariatu;

7) prowadzenie spraw związanych z rozwojem zawodowym pracowników;

8) realizowanie zadań związanych z działalnością zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

§  11.

1. Do zadań Wspólnych Sekretariatów Technicznych należy w szczególności:

1) wspieranie Instytucji Zarządzającej i Komitetu Monitorującego oraz w stosownych przypadkach, Instytucji Audytowej w realizacji ich obowiązków;

2) promowanie programów i rozpowszechnianie informacji o programach oraz ich celach;

3) udzielanie informacji wnioskodawcom i beneficjentom programów dotyczących warunków uzyskania dofinasowania ze środków programów oraz przygotowania wniosków o dofinansowanie;

4) przygotowanie zestawu dokumentów dla wnioskodawców oraz zapewnienie dostępności dokumentów dla beneficjentów programów;

5) ogłaszanie i organizacja naboru projektów;

6) rejestrowanie projektów;

7) koordynacja procesu oceny wniosków projektowych;

8) organizacja posiedzeń komitetów i grup roboczych utworzonych w ramach programów oraz sporządzanie protokołów z posiedzeń komitetów i grup roboczych;

9) wdrażanie decyzji Komitetu Monitorującego;

10) weryfikacja raportów sporządzanych przez beneficjentów programów;

11) przygotowywanie raportów z realizacji programów;

12) organizowanie szkoleń w zakresie programów EWT oraz EISP.

2. W skład WST PL-SK wchodzą:

1) Zespół do Spraw Programowych;

2) Zespół do Spraw Projektowych;

3) Stanowisko do Spraw Informacji i Promocji;

4) Stanowisko do Spraw Obsługi Administracyjnej.

3. W skład WST PL-BY-UA wchodzą:

1) Zespół do Spraw Programowych;

2) Zespół do Spraw Projektowych;

3) Stanowisko do Spraw Informacji i Promocji;

4) Stanowisko do Spraw Obsługi Administracyjnej.

4. W skład WST LT-PL-RU wchodzą:

1) Zespół do Spraw Projektowych I;

2) Zespół do Spraw Projektowych II;

3) Stanowisko do Spraw Informacji i Promocji;

4) Stanowisko do Spraw Obsługi Administracyjnej.

§ 12. Do zadań Wydziału Kontroli należy w szczególności:

1) realizowanie zadań związanych z kontrolą w zakresie działania Centrum;

2) kontrola I-go stopnia w programach transnarodowych i międzyregionalnych w tym:

a) weryfikacja wydatków polskich beneficjentów programów,

b) aktualizacja wytycznych dla beneficjentów programów dotyczących rozliczenia projektów; aktualizacja wytycznych jest przekazywana do zatwierdzenia Ministrowi Infrastruktury i Rozwoju,

c) udzielanie beneficjentom programów informacji związanych z kontrolą,

d) uczestniczenie w spotkaniach i grupach roboczych związanych z kontrolą zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym,

e) przeprowadzenie kontroli projektów, w tym kontroli na miejscu.

§  13.

1. Do zadań KIW należy koordynacja działań związanych z wyborem i realizacją projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej oraz współpracą ponadnarodową, a w szczególności:

1) pełnienie roli szkoleniowo - doradczej, w tym opracowywanie i aktualizowanie dokumentów i materiałów w zakresie projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej;

2) wspieranie i koordynowanie Instytucji Pośredniczących w procesie planowania, wyboru oraz realizacji projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej, realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), w tym informowanie Instytucji Pośredniczących na temat tych projektów i o ich rezultatach;

3) wspieranie Instytucji Zarządzającej i Grupy Roboczej ds. horyzontalnych w kwestiach dotyczących projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, w tym przy aktualizacji Tematów projektów innowacyjnych oraz przy realizacji Planu Komunikacji PO KL;

4) zarządzanie wypracowanymi rezultatami projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej oraz wspieranie i monitorowanie procesu upowszechniania i włączania rezultatów projektów innowacyjnych do głównego nurtu polityki na poziomie projektów, w tym prowadzenie współpracy z mediami w tym zakresie;

5) koordynowanie i monitorowanie działań informacyjnych i promocyjnych Instytucji Pośredniczących PO KL oraz prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych na rzecz projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej;

6) pełnienie roli sekretariatu oraz koordynowanie i monitorowanie prac Sieci Tematycznych PO KL;

7) wspieranie podmiotów polskich i z innych krajów w poszukiwaniu partnera do współpracy ponadnarodowej.

2. W skład KIW wchodzą:

1) Zespół do Spraw Projektów Współpracy Ponadnarodowej;

2) Zespół do Spraw Projektów Innowacyjnych;

3) Zespół do Spraw Wsparcia Realizacji Projektów.

§ 14. Do zadań PIFE należy w szczególności:

1) opracowywanie i rozwój standardów świadczenia usług w Sieci PIFE 2014-2020 oraz systemu certyfikacji Punktów Informacyjnych i ich pracowników;

2) realizacja certyfikacji Sieci PIFE 2014-2020 zgodnie z Zasadami prowadzenia certyfikacji Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich i ich pracowników;

3) monitorowanie jakości pracy oraz działań podejmowanych przez Sieć PIFE 2014-2020;

4) zapewnienie szkoleń i rozwoju kompetencji personelu Sieci PIFE 2014-2020;

5) wsparcie współpracy i wymiany doświadczeń w ramach Sieci PIFE 2014-2020;

6) prowadzenie działań zmierzających do wprowadzenia jednolitej wizualizacji Sieci PIFE 2014-2020.

§ 15. Do zadań CPI należy w szczególności:

1) prowadzenie w oparciu o przeprowadzoną diagnozę potrzeb informacyjnych klienta telefonicznej, elektronicznej, pisemnej i osobistej obsługi klientów poszukujących informacji o Funduszach Europejskich (programy Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia i Umowy Partnerstwa) w poniższym zakresie:

a) informowanie o możliwościach uzyskania dofinansowania z Funduszy Europejskich,

b) informowanie o dostępnych, aktualnie realizowanych projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich,

c) informowanie o zasadach przygotowania projektu lub wniosku o dofinansowanie z Funduszy Europejskich,

d) informowanie o zasadach realizacji i rozliczania projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich,

e) informowanie o możliwościach realizacji projektów w formule partnerstwa publiczno -prywatnego, dofinansowanych z Funduszy Europejskich,

f) udzielanie informacji uzupełniających w zakresie programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich;

2) organizowanie spotkań informacyjnych i szkoleń w zakresie tematyki Funduszy Europejskich, a także udział w tego typu przedsięwzięciach;

3) opracowywanie, wydawanie i dystrybuowanie materiałów informacyjno-promocyjnych oraz publikacji związanych z działalnością CPI;

4) wykonywanie innych zadań wynikających z udziału w Sieci PIFE 2014-2020 koordynowanych przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju.

§ 16. Do zadań KOEFS należą zadania związane z koordynacją funkcjonowania sieci Regionalnych Ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego (ROEFS) oraz prowadzeniem działań informacyjnych i promocyjnych propagujących PO KL w szczególności:

1) certyfikacja pracowników oraz usług ROEFS, a także monitorowanie działań ROEFS;

2) kontrola i nadzór nad ROEFS w zakresie tworzenia i wdrażania standardów działania ROEFS;

3) obsługa ogólnopolskiej infolinii Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS);

4) wydawanie publikacji poświęconych EFS;

5) organizacja kampanii i akcji promocyjnych poświęconych EFS;

6) organizacja spotkań, warsztatów, seminariów, grup roboczych poświęconych wdrażaniu PO KL, w tym organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego PO KL, Pre-Komitetu Monitorującego Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój oraz pełnienie roli wspólnego Sekretariatu dla 6 grup roboczych funkcjonujących przy KM PO KL w zakresie administracyjno-technicznym.

§ 17. Do zadań Sekretariatu należy w szczególności:

1) przyjmowanie, wysyłanie oraz rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej;

2) prowadzenie terminarza spotkań kierownictwa Centrum;

3) prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych Centrum, w szczególności listy obecności, delegacje;

4) prowadzenie rejestrów zarządzeń i decyzji Dyrektora oraz gromadzenie zbiorów zarządzeń i decyzji Ministra Infrastruktury i Rozwoju mających związek z działalnością Centrum;

5) przygotowywanie na polecenia Dyrektora lub Zastępców Dyrektora pism dotyczących spraw z zakresu działania Centrum;

6) obsługa jednostki w zakresie administracyjno-biurowym, w tym zabezpieczenie materiałów biurowych i eksploatacyjnych;

7) archiwizacja dokumentów.

§  18.

1. System zastępstw i upoważnień oraz szczegółowy zakres działania poszczególnych komórek organizacyjnych Centrum określa Dyrektor w drodze decyzji.

2. Strukturę etatową komórek organizacyjnych Centrum i zakresy obowiązków pracowników zatwierdza Dyrektor.

Załącznik

SCHEMAT ORGANIZACYJNY CENTRUM PROJEKTÓW EUROPEJSKICH

grafika

¹ Minister Infrastruktury i Rozwoju kieruje działem administracji rządowej - rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury i Rozwoju (Dz. U. poz. 1391).