Ustalenie Regulaminu kontroli zarządczej w Państwowej Agencji Atomistyki.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PAA.2012.1

Akt utracił moc

Wersja od: 5 czerwca 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 1

PREZESA PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI

z dnia 5 czerwca 2012 r.

w sprawie ustalenia Regulaminu kontroli zarządczej w Państwowej Agencji Atomistyki

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.¹⁾) w zw. z § 1 ust. 2 statutu Państwowej Agencji Atomistyki, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 69 Ministra Środowiska z dnia 3 listopada 2011 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Agencji Atomistyki (Dz. Urz. MŚ i GIOŚ Nr 4, poz. 66), zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się Regulamin kontroli zarządczej w Państwowej Agencji Atomistyki stanowiący załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726 oraz z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 i Nr 291, poz. 1707.

Dz.Urz.PAA.12.1

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI

Rozdział  1.

POJĘCIE, CELE I SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ

§  1.

1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki, Wiceprezesa Państwowej Agencji Atomistyki, dyrektora generalnego, dyrektorów komórek organizacyjnych, głównego księgowego, zwanych dalej "Kierownictwem PAA", dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Pracownicy Państwowej Agencji Atomistyki, zwanej dalej "PAA", realizują zadania ustalone przez Kierownictwo PAA określone w procedurach wewnętrznych.

3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

§ 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kompetencji Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki.

§ 3. Kontrola zarządczą zapewnia działania PAA według kryteriów:

1) legalności - gwarantując zgodność działań z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, aktami prawa o charakterze wewnętrznym w granicach powierzonych kompetencji oraz prawidłowość stosowania przepisów obowiązujących komórkę organizacyjną i stanowisko pracy, zapewniając także zgodność obowiązujących procedur wewnętrznych z przepisami powszechnie obowiązującymi i obowiązującą praktyką;

2) rzetelności - mając na celu wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, przestrzeganie procedur wewnętrznych dotyczących funkcjonowania PAA, dokumentowanie określonych działań i stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach;

3) celowości - służąc zapewnieniu zgodności działań z celami PAA, eliminowaniu działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów PAA, a także optymalizacji zastosowanych metod i środków odpowiednich dla osiągnięcia założonych celów oraz osiągnięcia tych celów;

4) gospodarności - obejmując badanie oszczędnego i wydajnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów, wykorzystania możliwości zapobieżenia powstaniu szkód lub ograniczenia wysokości zaistniałych szkód.

§  4.

1. Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w PAA zawarte są w pięciu obszarach standardów i odpowiadają następującym elementom kontroli zarządczej:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

2. Zasady funkcjonowania elementów kontroli zarządczej wskazanych w ust. 1 określają przepisy zewnętrzne i procedury wewnętrzne. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą określa, aktualizowany corocznie, dokument wiodący kontroli zarządczej.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy mają obowiązek monitorowania przepisów z obszarów wskazanych w ust. 1 oraz niezwłocznego zgłaszania do dyrektora generalnego potrzeby aktualizacji procedur wewnętrznych lub wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych.

Rozdział  2.

ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

§ 5. Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej i obejmuje:

1) przestrzeganie wartości etycznych:

a) Kierownictwo PAA oraz pracownicy PAA są świadomi wartości etycznych przyjętych w PAA, a wykonując powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością,

b) Kierownictwo PAA poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte w PAA wartości etyczne, osobiste i zawodowe;

2) kompetencje zawodowe:

a) Kierownictwo PAA i pracownicy PAA posiadają poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków,

b) proces zatrudnienia prowadzony jest na zasadach konkurencyjnego i otwartego naboru w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy,

c) rozwój kompetencji zawodowych zapewniony jest poprzez szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników PAA,

d) dla każdego stanowiska pracy w PAA sporządzony został, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, opis zawierający wymagane kompetencje i doświadczenie zawodowe na danym stanowisku pracy,

e) przeprowadzane są oceny pracowników PAA zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i zasadami wskazanymi w procedurach wewnętrznych;

3) strukturę organizacyjną:

a) struktura organizacyjna PAA dostosowana jest do aktualnych celów i zadań PAA,

b) dla każdego pracownika PAA sporządzany jest na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, podlegający bieżącej aktualizacji;

4) delegowanie uprawnień:

a) zakres uprawnień delegowanych na Wiceprezesa Agencji, dyrektora generalnego i poszczególnych pracowników PAA jest precyzyjnie określony i odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka,

b) prowadzone są rejestry pełnomocnictw dla Wiceprezesa Agencji, dyrektora generalnego oraz każdego z dyrektorów komórek organizacyjnych,

c) przy powierzaniu uprawnień poszczególnym pracownikom PAA stosuje się zasadę pisemności, a przyjęcie uprawnień potwierdzane jest podpisem pracownika PAA.

Rozdział  3.

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

§  6.

1. Zarządzanie ryzykiem ma na celu usprawnienie procesu zarządzania w PAA, zapewnienie realizacji misji PAA poprzez zminimalizowanie negatywnych skutków ryzyka mogącego wpływać na realizację zadań i celów PAA oraz wdrożenie mechanizmów sprzyjających wydajnemu i właściwemu wykorzystaniu posiadanych zasobów oraz mechanizmów wspomagających ich ochronę.

2. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany i obejmuje:

1) określenie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji:

a) cele i zadania określone są jasno, w rocznej perspektywie, w planie działania PAA, a ich wykonanie monitorowane jest za pomocą wyznaczonych mierników,

b) przeprowadzana jest ocena realizacji celów z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności,

c) dla określonego celu i zadania wskazane są komórki organizacyjne i osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji;

2) kontrolę ryzyka, w tym:

a) analizę i identyfikację ryzyka wraz z oceną ryzyka w stosunku do określonych celów i zadań,

b) sposób postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem wraz z określeniem komórek organizacyjnych i stanowisk pracy odpowiedzialnych za proces zarządzania ryzykiem,

c) monitoring działań podjętych w ramach zarządzania ryzykiem.

Rozdział  4.

MECHANIZMY KONTROLI

§ 7. Mechanizmy kontroli zarządczej funkcjonujące w PAA zapewniają, że podejmowane działania są odpowiednie, żeby optymalnie reagować na konkretne ryzyko i obejmują:

1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej:

a) dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią: procedury wewnętrzne, zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne,

b) dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich pracowników, dla których jest niezbędna do wykonywania zadań i których obowiązkiem jest bieżące zgłaszanie zmian w dokumentacji kontroli zarządczej;

2) nadzór nad wykonywaniem zadań prowadzony w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadań;

3) ciągłość działalności PAA, komórki organizacyjnej, stanowiska pracy: ciągłość działalności w każdym czasie i okolicznościach zapewniają odpowiednie mechanizmy;

4) ochronę zasobów:

a) dostęp do zasobów PAA mają wyłącznie osoby upoważnione, stosownie do wykonywanych zadań,

b) celem jest zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów PAA;

5) szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, które obejmują przede wszystkim:

a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

b) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby upoważnione,

c) podział kluczowych obowiązków,

d) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji;

6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych, zapewnione przede wszystkim poprzez:

a) dokonany podział obowiązków - kluczowe obowiązki dotyczące funkcjonowania systemów informatycznych zostały rozdzielone pomiędzy pracowników, tak żeby uniemożliwić nieuprawniony dostęp do zasobów lub danych,

b) wdrożenie mechanizmów zapewniających ciągłość działalności, tak żeby w przypadku wystąpienia niespodziewanych zdarzeń najważniejsze operacje mogły być prowadzone bez przeszkód lub wznowione, a najważniejsze dane mogły być właściwie chronione,

c) poszczególne aplikacje użytkowe wyposażone w odpowiednie mechanizmy kontroli, których celem jest zapobieganie, wykrywanie i korygowanie błędów związanych z przetwarzaniem i przepływem danych,

d) aplikacyjne mechanizmy kontroli funkcjonują na etapie wprowadzaniai przetwarzania danych, a także generowania informacji z systemu.

Rozdział  5.

INFORMACJA I KOMUNIKACJA

§ 8. Istniejące w PAA efektywne systemy informacyjne i komunikacyjne zapewniają dostęp wszystkich pracowników do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków służbowych oraz właściwe ich zrozumienie i obejmują:

1) bieżącą informację:

a) Kierownictwo PAA oraz pracownicy PAA otrzymują w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje niezbędne do wypełniania obowiązków,

b) cyklicznie odbywają się spotkania Kierownictwa PAA, na których omawiane są: stan realizacji zadań przyjętych w planie działania PAA, ryzyka związane z realizacją zadań, podejmowane inicjatywy, ważniejsze wydarzenia oraz sprawy bieżące;

2) komunikację wewnętrzną, zapewnianą przez efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej PAA;

3) komunikację zewnętrzną, zapewnianą przez system wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na osiąganie celów i realizację zadań PAA.

Rozdział  6.

MONITOROWANIE I OCENA

§ 9. System kontroli zarządczej w PAA podlega weryfikacji i ocenie w celu zapewnienia ciągłej oceny jakości tego systemu oraz jego prawidłowego funkcjonowania, w szczególności poprzez:

1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej, w tym skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w celu bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów;

2) samoocenę polegającą na udokumentowanej ocenie systemu kontroli zarządczej realizowanej w drodze odrębnych ocen dokonywanych przez:

a) dyrektorów komórek organizacyjnych; termin na złożenie oceny do dyrektora generalnego wyznaczony zostaje na 31 stycznia każdego roku; wzór arkusza samooceny określa załącznik nr 1 do regulaminu,

b) osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy; termin na złożenie oceny do dyrektora generalnego wyznaczony zostaje na 31 stycznia każdego roku; wzór arkusza samooceny określa załącznik nr 2 do regulaminu;

3) audyt wewnętrzny: w przypadkach i na warunkach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i w odrębnej procedurze wewnętrznej audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej;

4) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej poprzez:

a) złożenie przez dyrektorów komórek organizacyjnych i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy w terminie do 31 stycznia każdego roku oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; wzór oświadczenia określa załącznik nr 3 do regulaminu,

b) złożenie przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny, przeprowadzonych audytów wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, potwierdzenie uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej wskazane w lit. a; zasady, tryb składania oświadczenia oraz jego treść określają przepisy odrębne.

Załącznik Nr  1

WZÓR

ARKUSZ SAMOOCENY DLA DYREKTORÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

ZAGADNIENIA PODLEGAJĄCE OCENIE

Formułowane ZAGADNIENIA dotyczą oceny stanu elementów kontroli zarządczej w całej komórce organizacyjnej oraz samooceny dyrektora komórki organizacyjnej

I.

 Środowisko wewnętrzne

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Istnieje świadomość wartości etycznych przyjętych w PAA oraz konsekwencji nieetycznych zachowań.
2.	Zachowana jest dbałość o dobre imię i prestiż PAA.
3.	Przy wykonywaniu powierzonych zadań zachowana jest osobista i zawodowa uczciwość.
4.	Posiadany poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwala na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.
5.	Nabór na wolne stanowiska pracy prowadzony jest na zasadach konkurencyjnego i otwartego naboru, w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
6.	Zapewniony jest rozwój kompetencji zawodowych poprzez szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji.
7.	Dla każdego stanowiska pracy sporządzony został i jest aktualizowany, w oparciu o powszechnie obowiązujące w tym zakresie przepisy, opis zawierający wymagane kompetencje i doświadczenie zawodowe.
8.	Prowadzone są oceny pracowników PAA zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i zasadami wskazanymi w procedurach wewnętrznych.
9.	Struktura organizacyjna komórki organizacyjnej dostosowana jest do aktualnych celów i realizowanych zadań oraz podlega przeglądowi i weryfikacji.
10.	Podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zapewnia skuteczną i efektywną realizację zadań w komórce organizacyjnej.
11.	Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzane są na piśmie i podlegają bieżącej aktualizacji.
12.	Zakres delegowanych uprawnień jest precyzyjnie określany i odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka.
13.	Przy delegowaniu uprawnień stosuje się zasadę pisemności, a ich przyjęcie potwierdzane jest podpisem.

II.

 Zarządzanie ryzykiem

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Określone zostały cele i zadania komórki organizacyjnej.
2.	Dokonuje się identyfikacji i analizy ryzyk wraz z oceną ryzyka w stosunku do określonych celów i zadań.
3.	Monitorowana i oceniana jest realizacja celów i zadań komórki organizacyjnej.
4.	Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany.
5.	Dokonano oceny systemu zarządzania ryzykiem.
6.	Dla określonego celu i zadania wskazane są osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ich wykonanie.

III.

 Mechanizmy kontroli

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest spójna i reguluje wszystkie obszary działania komórki organizacyjnej.
2.	Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest aktualizowana.
3.	W ramach hierarchii służbowej prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań dla osiągnięcia celów.
4.	Zapewnione zostały mechanizmy zapewniające ciągłość działalności w każdym czasie i okolicznościach.
5.	Dostęp do zasobów PAA mają wyłącznie osoby upoważnione.
6.	Funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w szczególności poprzez ich dokumentowanie i rejestrowanie, zatwierdzanie przez osoby upoważnione oraz weryfikację przed i po realizacji.
7.	W ramach mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych dokonany jest podział kluczowych obowiązków.
8.	Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych są na bieżąco monitorowane i aktualizowane.
9.	Funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych, systemów informatycznych i informacji prawnie chronionych.
10.	Funkcjonujące mechanizmy kontroli dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych, systemów informatycznych i informacji prawnie chronionych są na bieżąco kontrolowane, a potrzeby usprawnienia i aktualizacji zgłaszane i realizowane.

IV.

 Informacja i komunikacja

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	W ramach wykonywanych zadań i obowiązków służbowych zapewniony jest wystarczający dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.
2.	Istniejący system komunikacji wewnętrznej zapewnia prawidłowy przepływ informacji w obrębie struktury organizacyjnej PAA.
3.	Istniejący system komunikacji zewnętrznej zapewnia właściwą wymianę informacji z podmiotami zewnętrznymi.
4.	Funkcjonujące w komórce organizacyjnej systemy informacyjne i komunikacyjne podlegają monitorowaniu i usprawnianiu.

V.

 Monitorowanie i ocena

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej jest monitorowana.
2.	Zidentyfikowane w wyniku monitorowania systemu kontroli zarządczej problemy są na bieżąco rozwiązywane.
3.	System kontroli zarządczej funkcjonujący w: 1) komórce organizacyjnej, 2) urzędzie	1)	1)	1)
	- jest efektywny i skuteczny.	2)	2)	2)
4.	Zdefiniowany w PAA system kontroli zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na skuteczną realizację celów i zadań komórki organizacyjnej i PAA.
5.	Istnieje potrzeba usprawnienia systemu kontroli zarządczej, jeśli tak to w jaki sposób (można wpisać w dodatkowych uwagach i spostrzeżeniach do systemu kontroli zarządczej)

Dodatkowe uwagi i spostrzeżenia do systemu kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

...........................................................................

data i podpis dyrektora komórki organizacyjnej

* Wstawić "X" w odpowiedniej rubryce

** Wypełnić w przypadku braku możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi na "TAK" lub "NIE" lub konieczności uzupełnienia o dodatkowe informacje, wyjaśnienia, uwagi itp.

Załącznik Nr  2

WZÓR

ARKUSZ SAMOOCENY DLA OSÓB ZAJMUJĄCYCH SAMODZIELNE STANOWISKA PRACY

ZAGADNIENIA PODLEGAJĄCE OCENIE

I.

 Środowisko wewnętrzne

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Mam świadomość wartości etycznych przyjętych w PAA oraz konsekwencji wynikających z nieetycznych zachowań.
2.	Dbam o dobre imię i prestiż PAA.
3.	Przy wykonywaniu powierzonych zadań zachowuję osobistą i zawodową uczciwość.
4.	Posiadany przeze mnie poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwala na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.
5.	Korzystam z możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
6.	Zapoznałam/łem się z opisem stanowiska pracy.
7.	Posiadam aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
8.	Rozumiem znaczenie i funkcję swojego stanowiska pracy w organizacji dla realizacji celów PAA.
9.	Delegowane zostały na mnie uprawnienia (np. upoważnienia imienne) w związku z realizacją zadań na zajmowanym stanowisku.
10.	Znam przepisy regulujące tryb postępowania na powierzonym stanowisku pracy.
11.	Mam zorganizowane stanowisko pracy w sposób zabezpieczający prawidłowe, terminowe i efektywne wykonywanie zadań, zgodnie z obowiązującymi dyspozycjami i przepisami.
12.	Przestrzegam dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż.
13.	Właściwie zabezpieczam powierzone mienie oraz dokumentację przed zniszczeniem i kradzieżą.
14.	Wykazuję inicjatywę w zakresie nowych rozwiązań dotyczących funkcjonowania stanowiska, komórki organizacyjnej lub PAA.

II.

 Zarządzanie ryzykiem

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Znam i rozumiem misję PAA.
2.	Rozumiem cele i zadania realizowane na swoim stanowisku pracy i ich znaczenie dla realizacji celów i zadań PAA.
3.	Prawidłowo i terminowo realizuję powierzone zadania.
4.	Zidentyfikowane na stanowisku ryzyka i problemy przedstawiam na bieżąco bezpośredniemu przełożonemu.
5.	Identyfikuję ryzyko w odniesieniu do realizowanych przeze mnie zadań.
6.	Właściwie wykorzystuję powierzone zasoby, system kontroli zarządczej oraz zdobyte umiejętności w celu realizacji zadań.

III.

 Mechanizmy kontroli

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Znam dokumentację kontroli zarządczej: procedury wewnętrzne, zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności oraz inne dokumenty wewnętrzne, niezbędne do wykonywania zadań.
2.	Wykazuję inicjatywę w zakresie aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej.
3.	Dokonuję bieżącej samokontroli prawidłowości realizowanych zadań.
4.	Przestrzegam i stosuję obowiązujące w PAA procedury związane z wykonywanymi zadaniami.
5.	Mam dostęp do niezbędnych zasobów informacyjnych i materialnych PAA.
6.	Jestem świadoma/my ponoszonej odpowiedzialności za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów PAA.
7.	Korzystam z zasobów PAA w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp do tych zasobów.
8.	Rzetelnie i zgodnie z przepisami - procedurami wewnętrznymi i przepisami powszechnie obowiązującymi dokumentuję wykonywane przeze mnie czynności w ramach realizacji zadań.
9.	Przestrzegam i stosuję mechanizmy służące bezpieczeństwu danych, systemów informatycznych oraz tajemnic prawnie chronionych.
10.	Uważam, że PAA posiada odpowiednie zabezpieczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych, informatycznych i informacyjnych. Jeśli nie to proszę wskazać, co należy poprawić (może być wpisane w dodatkowych uwagach i spostrzeżeniach do systemu kontroli zarządczej).

IV.

 Informacja i komunikacja

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Korzystam z funkcjonujących w PAA systemów informacyjnych i komunikacyjnych celem dostępu do informacji niezbędnych do wykonywanych obowiązków służbowych.
2.	Rozumiem i weryfikuję przekazywane mi informacje.
3.	Przekazuję informacje w odpowiedniej formie i czasie, właściwie i rzetelnie, w sposób zapewniający ich właściwe zrozumienie.
4.	Informuję na bieżąco przełożonego o stanie wykonywanych zadań.
5.	Informuję na bieżąco przełożonego o napotykanych trudnościach mogących mieć wpływ na terminowe wykonywanie zadań.

V.

 Monitorowanie i ocena

LP.	ZAGADNIENIA	MOŻLIWE ODPOWIEDZI
		TAK*	NIE*	INNE**
1	2	3	4	5
1.	Dokonuję oceny prawidłowości realizowanych zadań.
2.	Dokonany przeze mnie proces identyfikacji i zarządzania ryzykiem w stosunku do zadań i celów wpływają na zmniejszenie lub wyeliminowanie tych ryzyk.
3.	Monitoruję aktualność przepisów związanych z wykonywanymi zadaniami.
4.	Wykonuję i stosuję zalecenia wskazane w wyniku przeprowadzonych audytów wewnętrznych oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.

Dodatkowe uwagi i spostrzeżenia do systemu kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.............................................................

data i podpis pracownika

* Wstawić "X" w odpowiedniej rubryce

** Wypełnić w przypadku braku możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi na "TAK" lub "NIE" lub konieczności uzupełnienia o dodatkowe informacje, wyjaśnienia, uwagi itp.

Załącznik Nr  3

WZÓR

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

za rok ........................

dla dyrektorów komórek organizacyjnych

i osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy¹⁾ )

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

1) zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem

- oświadczam, że w kierowanej przeze mnie komórce organizacyjnej/na zajmowanym przeze mnie samodzielnym stanowisku pracy²⁾:

...........................................................................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej/samodzielnego stanowiska pracy ²⁾ )

Część A³⁾

w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B⁴⁾

w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą:⁵⁾

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:⁶⁾

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część C⁷⁾

nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą:⁵⁾

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:⁶⁾

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część D ⁸⁾

W ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część E

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:⁹⁾

- monitoringu realizacji celów i zadań,

- samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych¹⁰⁾,

- systemu zarządzania ryzykiem,

- audytu wewnętrznego,

- kontroli wewnętrznych,

- kontroli zewnętrznych,

- innych źródeł informacji:

................................................................................................................................................

......

................................................................................................................................................

......

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

................................................................................................................................................

......

(podpis dyrektora komórki organizacyjnej /osoby wykonującej pracę na samodzielnym stanowisku pracy²⁾)

Objaśnienia

¹⁾ W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C, pozostałe skreśla się. Część D wypełnia się w przypadku gdy, w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była wypełniona część B albo C. Część E wypełnia się w każdym przypadku. W oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej za rok 2010 nie wypełnia się części D.

²⁾ Niepotrzebne skreślić.

³⁾ Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza zapewniła łącznie: zgodność działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

⁴⁾ Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła co najmniej zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania lub wiarygodności sprawozdań lub ochrony zasobów lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

⁵⁾ Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu komórki organizacyjnej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane.

⁶⁾ Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń wraz z podaniem terminu ich realizacji.

⁷⁾ Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła łącznie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności oraz skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

⁸⁾ Należy opisać najistotniejsze działania jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w części B albo C w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

⁹⁾ Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze.

¹⁰⁾ Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) i wytyczne ogłoszone przez Ministra Środowiska na podstawie art. 69 ust. 5 ww. ustawy.