Dziennik resortowy

Dz.Urz.PAA.2012.1

| Akt utracił moc
Wersja od: 5 czerwca 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 1
PREZESA PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI
z dnia 5 czerwca 2012 r.
w sprawie ustalenia Regulaminu kontroli zarządczej w Państwowej Agencji Atomistyki

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.1)) w zw. z § 1 ust. 2 statutu Państwowej Agencji Atomistyki, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 69 Ministra Środowiska z dnia 3 listopada 2011 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Agencji Atomistyki (Dz. Urz. MŚ i GIOŚ Nr 4, poz. 66), zarządza się, co następuje:
§  1. Ustala się Regulamin kontroli zarządczej w Państwowej Agencji Atomistyki stanowiący załącznik do zarządzenia.
§  2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726 oraz z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 i Nr 291, poz. 1707.

Dz.Urz.PAA.12.1

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W PAŃSTWOWEJ AGENCJI ATOMISTYKI

Rozdział  1.

POJĘCIE, CELE I SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ

§  1.
1. Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki, Wiceprezesa Państwowej Agencji Atomistyki, dyrektora generalnego, dyrektorów komórek organizacyjnych, głównego księgowego, zwanych dalej "Kierownictwem PAA", dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Pracownicy Państwowej Agencji Atomistyki, zwanej dalej "PAA", realizują zadania ustalone przez Kierownictwo PAA określone w procedurach wewnętrznych.
3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
§  2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do kompetencji Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki.
§  3. Kontrola zarządczą zapewnia działania PAA według kryteriów:
1) legalności - gwarantując zgodność działań z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, aktami prawa o charakterze wewnętrznym w granicach powierzonych kompetencji oraz prawidłowość stosowania przepisów obowiązujących komórkę organizacyjną i stanowisko pracy, zapewniając także zgodność obowiązujących procedur wewnętrznych z przepisami powszechnie obowiązującymi i obowiązującą praktyką;
2) rzetelności - mając na celu wypełnianie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, przestrzeganie procedur wewnętrznych dotyczących funkcjonowania PAA, dokumentowanie określonych działań i stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach;
3) celowości - służąc zapewnieniu zgodności działań z celami PAA, eliminowaniu działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów PAA, a także optymalizacji zastosowanych metod i środków odpowiednich dla osiągnięcia założonych celów oraz osiągnięcia tych celów;
4) gospodarności - obejmując badanie oszczędnego i wydajnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów, wykorzystania możliwości zapobieżenia powstaniu szkód lub ograniczenia wysokości zaistniałych szkód.
§  4.
1. Procedury funkcjonowania kontroli zarządczej w PAA zawarte są w pięciu obszarach standardów i odpowiadają następującym elementom kontroli zarządczej:
1) środowisko wewnętrzne;
2) cele i zarządzanie ryzykiem;
3) mechanizmy kontroli;
4) informacja i komunikacja;
5) monitorowanie i ocena.
2. Zasady funkcjonowania elementów kontroli zarządczej wskazanych w ust. 1 określają przepisy zewnętrzne i procedury wewnętrzne. Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą określa, aktualizowany corocznie, dokument wiodący kontroli zarządczej.
3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy mają obowiązek monitorowania przepisów z obszarów wskazanych w ust. 1 oraz niezwłocznego zgłaszania do dyrektora generalnego potrzeby aktualizacji procedur wewnętrznych lub wprowadzenia nowych procedur wewnętrznych.

Rozdział  2.

ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

§  5. Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej i obejmuje:
1) przestrzeganie wartości etycznych:
a) Kierownictwo PAA oraz pracownicy PAA są świadomi wartości etycznych przyjętych w PAA, a wykonując powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością,
b) Kierownictwo PAA poprzez przykład i codzienne decyzje wspiera i promuje przyjęte w PAA wartości etyczne, osobiste i zawodowe;
2) kompetencje zawodowe:
a) Kierownictwo PAA i pracownicy PAA posiadają poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalający na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków,
b) proces zatrudnienia prowadzony jest na zasadach konkurencyjnego i otwartego naboru w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy,
c) rozwój kompetencji zawodowych zapewniony jest poprzez szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników PAA,
d) dla każdego stanowiska pracy w PAA sporządzony został, w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy, opis zawierający wymagane kompetencje i doświadczenie zawodowe na danym stanowisku pracy,
e) przeprowadzane są oceny pracowników PAA zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i zasadami wskazanymi w procedurach wewnętrznych;
3) strukturę organizacyjną:
a) struktura organizacyjna PAA dostosowana jest do aktualnych celów i zadań PAA,
b) dla każdego pracownika PAA sporządzany jest na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, podlegający bieżącej aktualizacji;
4) delegowanie uprawnień:
a) zakres uprawnień delegowanych na Wiceprezesa Agencji, dyrektora generalnego i poszczególnych pracowników PAA jest precyzyjnie określony i odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka,
b) prowadzone są rejestry pełnomocnictw dla Wiceprezesa Agencji, dyrektora generalnego oraz każdego z dyrektorów komórek organizacyjnych,
c) przy powierzaniu uprawnień poszczególnym pracownikom PAA stosuje się zasadę pisemności, a przyjęcie uprawnień potwierdzane jest podpisem pracownika PAA.

Rozdział  3.

ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

§  6.
1. Zarządzanie ryzykiem ma na celu usprawnienie procesu zarządzania w PAA, zapewnienie realizacji misji PAA poprzez zminimalizowanie negatywnych skutków ryzyka mogącego wpływać na realizację zadań i celów PAA oraz wdrożenie mechanizmów sprzyjających wydajnemu i właściwemu wykorzystaniu posiadanych zasobów oraz mechanizmów wspomagających ich ochronę.
2. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany i obejmuje:
1) określenie celów i zadań oraz monitorowanie ich realizacji:
a) cele i zadania określone są jasno, w rocznej perspektywie, w planie działania PAA, a ich wykonanie monitorowane jest za pomocą wyznaczonych mierników,
b) przeprowadzana jest ocena realizacji celów z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności,
c) dla określonego celu i zadania wskazane są komórki organizacyjne i osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji;
2) kontrolę ryzyka, w tym:
a) analizę i identyfikację ryzyka wraz z oceną ryzyka w stosunku do określonych celów i zadań,
b) sposób postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem wraz z określeniem komórek organizacyjnych i stanowisk pracy odpowiedzialnych za proces zarządzania ryzykiem,
c) monitoring działań podjętych w ramach zarządzania ryzykiem.

Rozdział  4.

MECHANIZMY KONTROLI

§  7. Mechanizmy kontroli zarządczej funkcjonujące w PAA zapewniają, że podejmowane działania są odpowiednie, żeby optymalnie reagować na konkretne ryzyko i obejmują:
1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej:
a) dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią: procedury wewnętrzne, zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne,
b) dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich pracowników, dla których jest niezbędna do wykonywania zadań i których obowiązkiem jest bieżące zgłaszanie zmian w dokumentacji kontroli zarządczej;
2) nadzór nad wykonywaniem zadań prowadzony w celu oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji zadań;
3) ciągłość działalności PAA, komórki organizacyjnej, stanowiska pracy: ciągłość działalności w każdym czasie i okolicznościach zapewniają odpowiednie mechanizmy;
4) ochronę zasobów:
a) dostęp do zasobów PAA mają wyłącznie osoby upoważnione, stosownie do wykonywanych zadań,
b) celem jest zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów PAA;
5) szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, które obejmują przede wszystkim:
a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
b) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby upoważnione,
c) podział kluczowych obowiązków,
d) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji;
6) mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych, zapewnione przede wszystkim poprzez:
a) dokonany podział obowiązków - kluczowe obowiązki dotyczące funkcjonowania systemów informatycznych zostały rozdzielone pomiędzy pracowników, tak żeby uniemożliwić nieuprawniony dostęp do zasobów lub danych,
b) wdrożenie mechanizmów zapewniających ciągłość działalności, tak żeby w przypadku wystąpienia niespodziewanych zdarzeń najważniejsze operacje mogły być prowadzone bez przeszkód lub wznowione, a najważniejsze dane mogły być właściwie chronione,
c) poszczególne aplikacje użytkowe wyposażone w odpowiednie mechanizmy kontroli, których celem jest zapobieganie, wykrywanie i korygowanie błędów związanych z przetwarzaniem i przepływem danych,
d) aplikacyjne mechanizmy kontroli funkcjonują na etapie wprowadzaniai przetwarzania danych, a także generowania informacji z systemu.

Rozdział  5.

INFORMACJA I KOMUNIKACJA

§  8. Istniejące w PAA efektywne systemy informacyjne i komunikacyjne zapewniają dostęp wszystkich pracowników do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków służbowych oraz właściwe ich zrozumienie i obejmują:
1) bieżącą informację:
a) Kierownictwo PAA oraz pracownicy PAA otrzymują w odpowiedniej formie i czasie, właściwe i rzetelne informacje niezbędne do wypełniania obowiązków,
b) cyklicznie odbywają się spotkania Kierownictwa PAA, na których omawiane są: stan realizacji zadań przyjętych w planie działania PAA, ryzyka związane z realizacją zadań, podejmowane inicjatywy, ważniejsze wydarzenia oraz sprawy bieżące;
2) komunikację wewnętrzną, zapewnianą przez efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej PAA;
3) komunikację zewnętrzną, zapewnianą przez system wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na osiąganie celów i realizację zadań PAA.

Rozdział  6.

MONITOROWANIE I OCENA

§  9. System kontroli zarządczej w PAA podlega weryfikacji i ocenie w celu zapewnienia ciągłej oceny jakości tego systemu oraz jego prawidłowego funkcjonowania, w szczególności poprzez:
1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej, w tym skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, w celu bieżącego rozwiązywania zidentyfikowanych problemów;
2) samoocenę polegającą na udokumentowanej ocenie systemu kontroli zarządczej realizowanej w drodze odrębnych ocen dokonywanych przez:
a) dyrektorów komórek organizacyjnych; termin na złożenie oceny do dyrektora generalnego wyznaczony zostaje na 31 stycznia każdego roku; wzór arkusza samooceny określa załącznik nr 1 do regulaminu,
b) osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy; termin na złożenie oceny do dyrektora generalnego wyznaczony zostaje na 31 stycznia każdego roku; wzór arkusza samooceny określa załącznik nr 2 do regulaminu;
3) audyt wewnętrzny: w przypadkach i na warunkach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i w odrębnej procedurze wewnętrznej audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej;
4) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej poprzez:
a) złożenie przez dyrektorów komórek organizacyjnych i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy w terminie do 31 stycznia każdego roku oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; wzór oświadczenia określa załącznik nr 3 do regulaminu,
b) złożenie przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Prezesa Państwowej Agencji Atomistyki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny, przeprowadzonych audytów wewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych i wewnętrznych, potwierdzenie uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej wskazane w lit. a; zasady, tryb składania oświadczenia oraz jego treść określają przepisy odrębne.

Załącznik Nr  1

WZÓR

ARKUSZ SAMOOCENY DLA DYREKTORÓW KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

ZAGADNIENIA PODLEGAJĄCE OCENIE

Formułowane ZAGADNIENIA dotyczą oceny stanu elementów kontroli zarządczej w całej komórce organizacyjnej oraz samooceny dyrektora komórki organizacyjnej

I.

 Środowisko wewnętrzne

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Istnieje świadomość wartości etycznych przyjętych w PAA oraz konsekwencji nieetycznych zachowań.
2.Zachowana jest dbałość o dobre imię i prestiż PAA.
3.Przy wykonywaniu powierzonych zadań zachowana jest osobista i zawodowa uczciwość.
4.Posiadany poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwala na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.
5.Nabór na wolne stanowiska pracy prowadzony jest na zasadach konkurencyjnego i otwartego naboru, w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.
6.Zapewniony jest rozwój kompetencji zawodowych poprzez szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji.
7.Dla każdego stanowiska pracy sporządzony został i jest aktualizowany, w oparciu o powszechnie obowiązujące w tym zakresie przepisy, opis zawierający wymagane kompetencje i doświadczenie zawodowe.
8.Prowadzone są oceny pracowników PAA zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami i zasadami wskazanymi w procedurach wewnętrznych.
9.Struktura organizacyjna komórki organizacyjnej dostosowana jest do aktualnych celów i realizowanych zadań oraz podlega przeglądowi i weryfikacji.
10.Podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zapewnia skuteczną i efektywną realizację zadań w komórce organizacyjnej.
11.Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzane są na piśmie i podlegają bieżącej aktualizacji.
12.Zakres delegowanych uprawnień jest precyzyjnie określany i odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka.
13.Przy delegowaniu uprawnień stosuje się zasadę pisemności, a ich przyjęcie potwierdzane jest podpisem.

II.

 Zarządzanie ryzykiem

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Określone zostały cele i zadania komórki organizacyjnej.
2.Dokonuje się identyfikacji i analizy ryzyk wraz z oceną ryzyka w stosunku do określonych celów i zadań.
3.Monitorowana i oceniana jest realizacja celów i zadań komórki organizacyjnej.
4.Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany.
5.Dokonano oceny systemu zarządzania ryzykiem.
6.Dla określonego celu i zadania wskazane są osoby bezpośrednio odpowiedzialne za ich wykonanie.

III.

 Mechanizmy kontroli

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest spójna i reguluje wszystkie obszary działania komórki organizacyjnej.
2.Dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest aktualizowana.
3.W ramach hierarchii służbowej prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań dla osiągnięcia celów.
4.Zapewnione zostały mechanizmy zapewniające ciągłość działalności w każdym czasie i okolicznościach.
5.Dostęp do zasobów PAA mają wyłącznie osoby upoważnione.
6.Funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w szczególności poprzez ich dokumentowanie i rejestrowanie, zatwierdzanie przez osoby upoważnione oraz weryfikację przed i po realizacji.
7.W ramach mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych dokonany jest podział kluczowych obowiązków.
8.Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych są na bieżąco monitorowane i aktualizowane.
9.Funkcjonują mechanizmy kontroli dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych, systemów informatycznych i informacji prawnie chronionych.
10.Funkcjonujące mechanizmy kontroli dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa danych, systemów informatycznych i informacji prawnie chronionych są na bieżąco kontrolowane, a potrzeby usprawnienia i aktualizacji zgłaszane i realizowane.

IV.

 Informacja i komunikacja

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.W ramach wykonywanych zadań i obowiązków służbowych zapewniony jest wystarczający dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.
2.Istniejący system komunikacji wewnętrznej zapewnia prawidłowy przepływ informacji w obrębie struktury organizacyjnej PAA.
3.Istniejący system komunikacji zewnętrznej zapewnia właściwą wymianę informacji z podmiotami zewnętrznymi.
4.Funkcjonujące w komórce organizacyjnej systemy informacyjne i komunikacyjne podlegają monitorowaniu i usprawnianiu.

V.

 Monitorowanie i ocena

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej jest monitorowana.
2.Zidentyfikowane w wyniku monitorowania systemu kontroli zarządczej problemy są na bieżąco rozwiązywane.
3.System kontroli zarządczej funkcjonujący w:

1) komórce organizacyjnej,

2) urzędzie

1) 1) 1)
- jest efektywny i skuteczny.2) 2) 2)
4.Zdefiniowany w PAA system kontroli zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na skuteczną realizację celów i zadań komórki organizacyjnej i PAA.
5.Istnieje potrzeba usprawnienia systemu kontroli zarządczej, jeśli tak to w jaki sposób (można wpisać w dodatkowych uwagach i spostrzeżeniach do systemu kontroli zarządczej)
Dodatkowe uwagi i spostrzeżenia do systemu kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

...........................................................................

data i podpis dyrektora komórki organizacyjnej

* Wstawić "X" w odpowiedniej rubryce

** Wypełnić w przypadku braku możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi na "TAK" lub "NIE" lub konieczności uzupełnienia o dodatkowe informacje, wyjaśnienia, uwagi itp.

Załącznik Nr  2

WZÓR

ARKUSZ SAMOOCENY DLA OSÓB ZAJMUJĄCYCH SAMODZIELNE STANOWISKA PRACY

ZAGADNIENIA PODLEGAJĄCE OCENIE

I.

 Środowisko wewnętrzne

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Mam świadomość wartości etycznych przyjętych w PAA oraz konsekwencji wynikających z nieetycznych zachowań.
2.Dbam o dobre imię i prestiż PAA.
3.Przy wykonywaniu powierzonych zadań zachowuję osobistą i zawodową uczciwość.
4.Posiadany przeze mnie poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwala na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków.
5.Korzystam z możliwości podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
6.Zapoznałam/łem się z opisem stanowiska pracy.
7.Posiadam aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.
8.Rozumiem znaczenie i funkcję swojego stanowiska pracy w organizacji dla realizacji celów PAA.
9.Delegowane zostały na mnie uprawnienia (np. upoważnienia imienne) w związku z realizacją zadań na zajmowanym stanowisku.
10.Znam przepisy regulujące tryb postępowania na powierzonym stanowisku pracy.
11.Mam zorganizowane stanowisko pracy w sposób zabezpieczający prawidłowe, terminowe i efektywne wykonywanie zadań, zgodnie z obowiązującymi dyspozycjami i przepisami.
12.Przestrzegam dyscypliny pracy oraz przepisów bhp i ppoż.
13.Właściwie zabezpieczam powierzone mienie oraz dokumentację przed zniszczeniem i kradzieżą.
14.Wykazuję inicjatywę w zakresie nowych rozwiązań dotyczących funkcjonowania stanowiska, komórki organizacyjnej lub PAA.

II.

 Zarządzanie ryzykiem

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Znam i rozumiem misję PAA.
2.Rozumiem cele i zadania realizowane na swoim stanowisku pracy i ich znaczenie dla realizacji celów i zadań PAA.
3.Prawidłowo i terminowo realizuję powierzone zadania.
4.Zidentyfikowane na stanowisku ryzyka i problemy przedstawiam na bieżąco bezpośredniemu przełożonemu.
5.Identyfikuję ryzyko w odniesieniu do realizowanych przeze mnie zadań.
6.Właściwie wykorzystuję powierzone zasoby, system kontroli zarządczej oraz zdobyte umiejętności w celu realizacji zadań.

III.

 Mechanizmy kontroli

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Znam dokumentację kontroli zarządczej: procedury wewnętrzne, zarządzenia wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności oraz inne dokumenty wewnętrzne, niezbędne do wykonywania zadań.
2.Wykazuję inicjatywę w zakresie aktualizacji dokumentacji kontroli zarządczej.
3.Dokonuję bieżącej samokontroli prawidłowości realizowanych zadań.
4.Przestrzegam i stosuję obowiązujące w PAA procedury związane z wykonywanymi zadaniami.
5.Mam dostęp do niezbędnych zasobów informacyjnych i materialnych PAA.
6.Jestem świadoma/my ponoszonej odpowiedzialności za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów PAA.
7.Korzystam z zasobów PAA w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp do tych zasobów.
8.Rzetelnie i zgodnie z przepisami - procedurami wewnętrznymi i przepisami powszechnie obowiązującymi dokumentuję wykonywane przeze mnie czynności w ramach realizacji zadań.
9.Przestrzegam i stosuję mechanizmy służące bezpieczeństwu danych, systemów informatycznych oraz tajemnic prawnie chronionych.
10.Uważam, że PAA posiada odpowiednie zabezpieczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych, informatycznych i informacyjnych. Jeśli nie to proszę wskazać, co należy poprawić (może być wpisane w dodatkowych uwagach i spostrzeżeniach do systemu kontroli zarządczej).

IV.

 Informacja i komunikacja

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Korzystam z funkcjonujących w PAA systemów informacyjnych i komunikacyjnych celem dostępu do informacji niezbędnych do wykonywanych obowiązków służbowych.
2.Rozumiem i weryfikuję przekazywane mi informacje.
3.Przekazuję informacje w odpowiedniej formie i czasie, właściwie i rzetelnie, w sposób zapewniający ich właściwe zrozumienie.
4.Informuję na bieżąco przełożonego o stanie wykonywanych zadań.
5.Informuję na bieżąco przełożonego o napotykanych trudnościach mogących mieć wpływ na terminowe wykonywanie zadań.

V.

 Monitorowanie i ocena

LP.ZAGADNIENIAMOŻLIWE ODPOWIEDZI
TAK*NIE*INNE**
12345
1.Dokonuję oceny prawidłowości realizowanych zadań.
2.Dokonany przeze mnie proces identyfikacji i zarządzania ryzykiem w stosunku do zadań i celów wpływają na zmniejszenie lub wyeliminowanie tych ryzyk.
3.Monitoruję aktualność przepisów związanych z wykonywanymi zadaniami.
4.Wykonuję i stosuję zalecenia wskazane w wyniku przeprowadzonych audytów wewnętrznych oraz kontroli wewnętrznych i zewnętrznych.
Dodatkowe uwagi i spostrzeżenia do systemu kontroli zarządczej:

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.......................................................................................................................................................

....

.............................................................

data i podpis pracownika

* Wstawić "X" w odpowiedniej rubryce

** Wypełnić w przypadku braku możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi na "TAK" lub "NIE" lub konieczności uzupełnienia o dodatkowe informacje, wyjaśnienia, uwagi itp.

Załącznik Nr  3

WZÓR

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

za rok ........................

dla dyrektorów komórek organizacyjnych

i osób zajmujących samodzielne stanowiska pracy1) )

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

1) zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem

- oświadczam, że w kierowanej przeze mnie komórce organizacyjnej/na zajmowanym przeze mnie samodzielnym stanowisku pracy2):

...........................................................................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej/samodzielnego stanowiska pracy 2) )

Część A3)

w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B4)

w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą:5)

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:6)

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część C7)

nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

1) Zastrzeżenia dotyczą:5)

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

2) Zostaną podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:6)

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część D 8)

W ubiegłym roku zostały podjęte następujące działania w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Część E

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:9)

- monitoringu realizacji celów i zadań,

- samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych10),

- systemu zarządzania ryzykiem,

- audytu wewnętrznego,

- kontroli wewnętrznych,

- kontroli zewnętrznych,

- innych źródeł informacji:

................................................................................................................................................

......

................................................................................................................................................

......

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

................................................................................................................................................

......

(podpis dyrektora komórki organizacyjnej /osoby wykonującej pracę na samodzielnym stanowisku pracy2))

Objaśnienia

1) W zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej wypełnia się tylko jedną część z części A albo B albo C, pozostałe skreśla się. Część D wypełnia się w przypadku gdy, w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była wypełniona część B albo C. Część E wypełnia się w każdym przypadku. W oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej za rok 2010 nie wypełnia się części D.

2) Niepotrzebne skreślić.

3) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza zapewniła łącznie: zgodność działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

4) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła co najmniej zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania lub wiarygodności sprawozdań lub ochrony zasobów lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

5) Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu komórki organizacyjnej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane.

6) Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń wraz z podaniem terminu ich realizacji.

7) Wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła łącznie zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności oraz skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

8) Należy opisać najistotniejsze działania jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w części B albo C w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.

9) Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze.

10) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) i wytyczne ogłoszone przez Ministra Środowiska na podstawie art. 69 ust. 5 ww. ustawy.