Ustalenie Polityki zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MIiR.2014.56

Akt utracił moc

Wersja od: 24 lipca 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 42

MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU ¹

z dnia 22 lipca 2014 r.

w sprawie ustalenia Polityki zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1, w związku z art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się Politykę zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

POLITYKA ZARZĄDZANIA RYZYKIEM W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY I ROZWOJU

Warszawa, lipiec 2014 r.

I.

 Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w Polityce zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju, zwanej dalej "Polityką", jest mowa o:

1) Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju - należy przez to rozumieć Plan działalności, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. Nr 187, poz. 1254), sporządzony przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju;

2) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Infrastruktury i Rozwoju;

3) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju;

4) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarza stanu, podsekretarza stanu, dyrektora generalnego Ministerstwa;

5) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację zaplanowanych celów;

6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć ocenę ryzyka wyliczaną jako iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i jego wpływu na działalność Ministerstwa;

7) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie celów określonych, w szczególności, w Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju, lub zagrażające ich realizacji, którego istotność przyjmuje wartość od 16 do 25 punktów.

§ 2. Zarządzanie ryzykiem stanowi element kontroli zarządczej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm. ² ).

II.

 Proces zarządzania ryzykiem

§ 3. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez ograniczenie potencjalnych, negatywnych skutków zdarzeń do akceptowalnego poziomu, usprawnienie procesu planowania oraz zapewnienie członkom kierownictwa Ministerstwa informacji o zagrożeniach realizacji zadań i osiągnięcia celów, w tym w szczególności określonych w Planie działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju, a także dokumentach tworzonych przez kierowników komórek organizacyjnych zgodnie z § 17 ust. 4 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 2 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 3 stycznia 2014 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 3).

§ 4. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1) identyfikację i analizę ryzyka;

2) podejmowanie działań zaradczych;

3) monitorowanie ryzyka;

4) przegląd procedur zarządzania ryzykiem;

5) komunikację zarządzania ryzykiem.

§ 5. W procesie zarządzania ryzykiem uczestniczą wszyscy pracownicy Ministerstwa oraz członkowie kierownictwa Ministerstwa.

§  6.

1. Każda komórka organizacyjna Ministerstwa zobowiązana jest do dokonywania systematycznego przeglądu swoich działań w celu identyfikowania i analizy ryzyk.

2. W procesie identyfikacji ryzyka, należy wziąć w szczególności pod uwagę ryzyka związane m.in. z późn. zm. zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu, z systemami informatycznymi, ryzyka o charakterze finansowym, jak również zagrażające wizerunkowi Ministerstwa jako urzędu administracji publicznej sprawnego i przyjaznego obywatelom, ryzyka związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej oraz ryzyko korupcji.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyka wykorzystywane są ustalenia audytu i kontroli wewnętrznych, audytów i kontroli zewnętrznych, wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz wszelkie inne źródła informacji.

4. Za realizację oraz udokumentowanie procesu identyfikacji i analizy ryzyka odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych.

§  7.

1. Identyfikacja i analiza ryzyka przeprowadzana jest przez każdą komórkę organizacyjną Ministerstwa co najmniej raz na pół roku, w sposób i w terminie umożliwiającym dochowanie terminów określonych w § 9 ust. 2 Polityki.

2. Wszystkie zidentyfikowane ryzyka należy opisać w Rejestrze ryzyk, który stanowi załącznik do Polityki.

3. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów Ministerstwa i prawdopodobieństwo jego wystąpienia oraz zaplanować działania zaradcze.

4. Do szacowania prawdopodobieństwa stosuje się poniższą skalę:

Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka
Ocena	Punkty	Opis
Bardzo niskie	1	Prawdopodobieństwo wynosi poniżej 10%
Niskie	2	Prawdopodobieństwo wynosi od 11-30%
Średnie	3	Prawdopodobieństwo wynosi od 31-50%
Wysokie	4	Prawdopodobieństwo wynosi od 51%-70%
Bardzo wysokie	5	Prawdopodobieństwo powyżej 71%

5. Do szacowania wpływu stosuje się poniższą skalę:

Wpływ na realizację celów Ministerstwa
Ocena	Punkty	Opis
Nieznaczny	1	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczne zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań, nie wpływa na wizerunek Ministerstwa. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć.
Mały	2	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje małe zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań, częściowo wpływa na wizerunek Ministerstwa. Skutki zdarzenia można usunąć.
Średni	3	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje małą stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, wizerunek Ministerstwa. Z wystąpieniem zdarzenia może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Duży	4	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje średnią stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, wizerunek Ministerstwa. Z wystąpieniem zdarzenia wiąże się trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Krytyczny	5	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje poważną stratę zasobów lub uszczerbek mający krytyczny wpływ na realizację kluczowych zadań i osiąganie założonych celów. Z wystąpieniem zdarzenia wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.

6. Ryzyko o istotności od 1 do 9 punktów jest ryzykiem akceptowalnym, co oznacza brak obowiązku podejmowania działań ograniczających jego istotność.

7. Ryzyko o istotności od 10 do 25 punktów wymaga zaplanowania i podjęcia dodatkowych działań ograniczających jego istotność do poziomu akceptowalnego, z zastrzeżeniem ust. 9.

8. Działania w odniesieniu do ryzyk, o których mowa w ust. 7, mogą polegać na:

1) przeniesieniu ryzyka w całości lub części na inny podmiot, instytucję;

2) wycofaniu się z działań, które wiążą się z ryzykiem;

3) minimalizowaniu ryzyka poprzez podjęcie działań mających na celu zmniejszenie istotności ryzyka, w tym wzmocnienie mechanizmów kontroli w ramach realizowanego zadania.

9. W przypadku, gdy istnieją trudności/ograniczenia w przeciwdziałaniu ryzyku, a także gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywalne korzyści, działanie, o którym mowa w ust. 7, może polegać na tolerowaniu ryzyka.

§  8.

1. Zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej Rejestr ryzyk, przedkładany jest do akceptacji właściwemu członkowi kierownictwa Ministerstwa, nadzorującemu daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

2. W terminie 10 dni po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa przekazuje kopię Rejestru ryzyk w formie papierowej oraz elektronicznej do Departamentu Kontroli, zwanego dalej "DK", w celu wykorzystania informacji w nim zawartych w trakcie realizacji zadań audytowych oraz przy tworzeniu rocznego planu audytu wewnętrznego.

§  9.

1. Rejestr ryzyk zawierający tylko zidentyfikowane w komórce organizacyjnej ryzyka kluczowe, nazywany jest "Rejestrem ryzyk kluczowych".

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła do Biura Dyrektora Generalnego, zwanego dalej "BDG", zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej i nadzorującego daną komórkę organizacyjną członka kierownictwa Ministerstwa Rejestr ryzyk kluczowych w terminie, odpowiednio, do:

1) 10 grudnia ³ ;

2) 31 lipca.

3. W przypadku braku zidentyfikowania ryzyk kluczowych, komórka organizacyjna Ministerstwa przesyła stosowną informację do BDG w terminie określonym w ust. 2.

4. BDG opracowuje projekt Informacji o ryzykach kluczowych w Ministerstwie, zwanej dalej "Informacją", zawierający listę ryzyk kluczowych Ministerstwa.

5. Projekt Informacji przekazywany jest członkom Zespołu do spraw oceny ryzyka, o którym mowa w § 10, w terminie 20 dni po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2.

§  10.

1. Powołuje się Zespół do spraw oceny ryzyka, zwany dalej "Zespołem", w skład którego wchodzą następujący członkowie:

1) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego - kierujący pracami Zespołu;

2) dyrektor Biura Ministra;

3) dyrektor Departamentu Budżetu Infrastruktury;

4) dyrektor Departamentu Budżetu Rozwoju;

5) dyrektor Departamentu Certyfikacji i Desygnacji;

6) dyrektor Departamentu Kontroli;

7) dyrektor Departamentu Koordynacji Strategii i Polityk Rozwoju;

8) dyrektor Departamentu Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej.

2. Członek Zespołu może w ramach zastępstwa wyznaczyć osobę do uczestnictwa w pracach Zespołu wraz z pisemnym upoważnieniem do podejmowania decyzji.

3. Do zadań Zespołu należy w szczególności:

1) analiza projektu Informacji, w tym pod względem poprawności oszacowania ryzyka, skutkującego jego klasyfikacją jako kluczowego;

2) inicjowanie modyfikacji projektu Informacji;

3) wypracowanie stanowiska w zakresie ostatecznej wersji Informacji.

4. Zespół rozpatruje sprawy i podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach. Zespół może również podejmować rozstrzygnięcia w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk.

5. Na wniosek kierującego pracami Zespołu lub członka Zespołu, uzgodniony z pozostałymi członkami Zespołu, możliwy jest udział w pracach Zespołu przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na merytoryczne oddziaływanie zidentyfikowanego ryzyka, w celu konsultacji i wypracowania stanowiska.

6. W przypadku rozbieżności zdań między członkami Zespołu ich stanowiska są dokumentowane, a jako rozstrzygające traktuje się stanowisko kierującego pracami Zespołu, uzgodnione z dyrektorem Biura Ministra.

7. Zespół uzgadnia ostateczne stanowisko w terminie, odpowiednio, do:

1) 25 stycznia;

2) 15 września.

8. Obsługę administracyjną Zespołu, w tym protokołowanie rozstrzygnięć podejmowanych przez Zespół zapewnia BDG.

§  11.

1. BDG sporządza Informację, uwzględniając wyniki prac Zespołu.

2. BDG przedstawia Informację do akceptacji dyrektora generalnego Ministerstwa, w terminie, odpowiednio, do:

1) 10 lutego;

2) 30 września.

3. Zaakceptowaną Informację dyrektor generalny Ministerstwa przedstawia członkom kierownictwa Ministerstwa.

4. Kopia zaakceptowanej Informacji, przekazywana jest do wiadomości kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz, za pośrednictwem DK, do komitetu audytu ⁴ .

III.

 Monitorowanie ryzyk

§  12.

1. Proces monitorowania ryzyka jest procesem ciągłym, realizowanym na każdym szczeblu zarządzania, pozwalającym na podejmowanie decyzji w odpowiednim czasie. W ramach monitoringu dokonywany jest przegląd wszystkich ryzyk, ich istotności oraz zaplanowanych działań zaradczych.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz członkowie kierownictwa Ministerstwa w ramach sprawowanego nadzoru odpowiadają za monitorowanie ryzyk oraz podejmowanie stosownych działań zaradczych w odniesieniu do zidentyfikowanych ryzyk.

3. W przypadku zidentyfikowania nowych ryzyk kluczowych po przesłaniu Rejestru ryzyk kluczowych lub informacji o braku ryzyk kluczowych, o których mowa w § 9 ust. 2 i 3, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przesyła zaktualizowany Rejestr ryzyk kluczowych do BDG. Przepisy § 9 ust. 4 i 5 oraz § 11 ust. 1,3 i 4 stosuje się odpowiednio.

IV.

 Ocena zarządzania ryzykiem

§  13.

1. Niezależną ocenę procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie przeprowadzają audytorzy wewnętrzni.

2. Wyniki niezależnej oceny audytu wewnętrznego mogą być wykorzystywane w procesie składania przez Ministra oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§  14.

1. BDG odpowiada za dokonywanie okresowego przeglądu Polityki, nie rzadziej niż raz na rok i przedstawia jej wyniki dyrektorowi generalnemu Ministerstwa w terminie do dnia 31 maja roku, w którym dokonywany jest przegląd.

2. Wyniki przeglądu zatwierdzone przez dyrektora generalnego Ministerstwa mogą stanowić podstawę do podjęcia działań mających na celu aktualizację Polityki.

3. W procesie przeglądu Polityki, BDG uwzględnia także ewentualne uwagi w tym zakresie, sformułowane przez komórkę Audytu Wewnętrznego, w ramach przeprowadzanych zadań audytowych.

Załącznik:

Rejestr ryzyk

Rejestr ryzyk - załącznik do Polityki zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju												TYLKO DLA RYZYK O ISTOTNOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ AKCEPTOWALNY POZIOM - 9
Nr ryzyka ^1)	Skrót komórki organizacyjnej	Dokument źródłowy dla celu i zadania (P - Plan działalności MIiR, w pozostałych przypadkach pełna nazwa)	Cel ^2)	Zadanie ^3)	Opis zidentyfikowanego ryzyka	Data rejestracji ryzyka ^4) (dd.mm.rrrr)	Prawdopodobieństwo	wpływ	istotność	Właściciel ryzyka ^5) (symbol komórki wewnętrznej KO)	Istniejące mechanizmy kontrolne ^6)	Typ reakcji na ryzyko ^7) (lista rozwijana)	Konieczne do podjęcia działania ^8)	Termin podjęcia działań ^9)	Skutki zmaterializowania się ryzyka	Plan na wypadek zmaterializowania się ryzyka ^10)
1	2	3	4	5	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0
									0

¹⁾ Numer w formacie: skrót komórki organizacyjnej + liczba porządkowa ryzyka.

²⁾ Cel np. z Planu działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju lub dokumentów utworzonych przez dyrektorów komórek organizacyjnych zgodnie z § 17 ust. 4 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.

³⁾ Zadanie np.: z Planu działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju lub dokumentów utworzonych przez dyrektorów komórek organizacyjnych zgodnie z § 17 ust. 4 Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.

⁴⁾ Data wpisania ryzyka do Rejestru ryzyk.

⁵⁾ Właściciel ryzyka to wskazana przez kierownika komórki organizacyjnej komórka wewnętrzna departamentu/biura/sekretariatu, bezpośrednio zarządzająca ryzykiem, w tym odpowiedzialna za podjęcie działań, jeżeli poziom istotności ryzyka przekracza poziom akceptowalny.

⁶⁾ Mechanizmy kontrolne, które już są stosowane i których wpływ jest brany pod uwagę przy ocenie ryzyka.

⁷⁾ Typ reakcji na ryzyko, do wyboru z listy rozwijanej, która zostanie zastosowana w celu ograniczenia istotności ryzyka do poziomu akceptowalnego.

⁸⁾ Działania, których podjęcie ograniczy istotność ryzyka do poziomu akceptowalnego.

⁹⁾ Termin podjęcia działań określonych w kolumnie nr 15.

¹⁰⁾ Działania, które zostaną podjęte, gdy ryzyko się zmaterializuje.

¹ Minister Infrastruktury i Rozwoju kieruje działami administracji rządowej - budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny oraz transport na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 listopada 2013 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Infrastruktury i Rozwoju (Dz. U. poz. 1391).

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938 i 1646 oraz z 2014 r. poz. 379.

³ Jeżeli do dnia 10 grudnia Plan działalności Ministra Infrastruktury i Rozwoju na następny rok nie został zatwierdzony, komórki organizacyjne Ministerstwa sporządzają Rejestr ryzyk, w oparciu o projekt Planu.

⁴ Komitet audytu dla działów administracji rządowej budownictwo, lokalne planowanie i zagospodarowanie przestrzenne oraz mieszkalnictwo, gospodarka morska, rozwój regionalny i transport, powołany zarządzeniem nr 3 Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie powołania komitetu audytu (Dz. Urz. Min. Inf. i Roz. poz. 7).