Ustalenie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.1985.8.55

Akt utracił moc

Wersja od: 1 czerwca 2018 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 30 grudnia 1985 r.

w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych ¹

W związku, z art. 6 ust. 1 i 2 i art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. 2  Dokumentacja powstająca w wyniku działalności jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych zwanych dalej, jednostkami organizacyjnymi", w których powstają materiały archiwalne podlegające przekazaniu do archiwów państwowych, jest przechowywana po wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

2. Organizację i zakres działania archiwów zakładowych oraz tryb postępowania z dokumentacją przyjmowaną na przechowanie lub pozostającą w przechowaniu archiwum zakładowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia.

§ 2. 3  Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych.

§ 3. Postępowanie z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją powstałą w jednostkach organizacyjnych Centralnego Zarządu Zakładów Karnych oraz organizację i zakres działania archiwów zakładowych w tych jednostkach regulują odrębne przepisy.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 1986 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Resorcie sprawiedliwości

I.

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Archiwum zakładowe służy do czasowego przechowywania dokumentacji powstałej w toku działalności jednostki organizacyjnej, w której zostało utworzone.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, archiwum zakładowe przechowuje do czasu przekazania jej do archiwum państwowego (materiały archiwalne - kategria "A") lub do składnicy surowców wtórnych (dokumentacja niearchiwalna - kategoria "B").

§  2. 

1. Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwum zakładowego sprawuje kierownik komórki organizacyjni (oddziału, działu), której archiwum jest podporządkowane organizacyjnie.

2. Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwum zakładowego sprawuje właściwe archiwum państwowe.

§  3.  ⁴

1. W każdej jednostce organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne, powinno być utworzone jedno archiwum zakładowe.

2. W przypadku, gdy kilka jednostek organizacyjnych ma siedziby w jednej miejscowości dopuszcza się po uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym prowadzenie jednego archiwum międzyzakładowego dla kilku jednostek organizacyjnych, przy czym w archiwum takim stosuje się podział podmiotowy zgromadzonej dokumentacji, wydzielając dla każdej z tych jednostek część pomieszczeń i prowadząc dla nich odrębną ewidencję.

§  4. 

1. W przypadku zaprzestania, działalności jednostki organizacyjnej (zniesienie, połączenie) archiwum zakładowe (zasób i jego ewidencja) przekazane zostaje prawnemu następcy. Kopię protokołu zdawczo-odbiorczego przekazuje się do wiadomości archiwum państwowego, drugi egzemplarz dołącza do akt likwidacyjnych danej jednostki, a oryginał protokołu pozostawia w dokumentacji archiwum zakładowego. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy następuje reorganizacja, w wyniku której inna jednostka organizacyjna przejmuje część zadań reorganizowanej jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej bez prawnego następcy, materiały archiwalne przekazuje się archiwum państwowemu, a dokumentację niearchiwalną - właściwemu rzeczowo organowi administracji państwowej.

3. Archiwum zakładowe ulega likwidacji po całkowitym zaprzestaniu działalności jednostki organizacyjnej.

§ 5. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy w szczególności:

1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek jednostki organizacyjnej,

2) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom upoważnionym,

4) przygotowywanie i przekazywanie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne (kategoria "A") do właściwego archiwum państwowego,

5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kategoria "B"), udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów na makulaturę,

6) utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym archiwum państwowym.

II.

Podział zasobu archiwum zakładowego na kategorie

§  6. 

1. Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym dzieli się na kategorie oznaczone symbolami:

1) "A" - dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), którą po upływie obowiązującego okresu przechowywania przekazuje się do archiwum państwowego,

2) "B" - dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

3) "BE" - dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze wzglądu na jej charakter, treść i znaczenie. Archiwum państwowe może dokonać ewentualnej zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne.

2. W archiwum zakładowym może znajdować się tylko zaewidencjonowana dokumentacja wymieniona w ust. 1.

§  7. 

1. 5  Podział dokumentacji na kategorie "A" i "B" określony jest w jednolitym rzeczowym wykazie akt ustalonym przez kierowników jednostek organizacyjnych.

2. W uzasadnionych przypadkach kierownicy jednostek organizacyjnych w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym mogą zaliczyć część dokumentacji kategorii "B" do kategorii "A" lub zmienić okresy przechowywania dokumentacji kategorii "B".

§  8. 

1. Materiały archiwalne (kategoria "A") są przechowywane w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, a następnie przekazuje się je do archiwum państwowego.

2. Okresy przechowywania dokumentacji zaliczonej do kategorii "B" są oznaczone cyframi arabskimi umieszczonymi obok symbolu "B"; np. materiały, które należy przechowywać przez 5 lat mają oznaczenie "B-5".

§ 9. Przepisy § 7 i § 8 ust. 1 nie mają zastosowania do akt sądowych oraz repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych dotyczących spraw sądowych, których zasady kwalifikowania do odpowiedniej kategorii oraz okresy przechowywania w archiwum zakładowym określają odrębne przepisy.

III.

Personel archiwum zakładowego i zakres jego obowiązków

§  10. 

1. Kierownik i pozostali pracownicy archiwum zakładowego powinni posiadać następujące kwalifikacje:

1) ukończone policealne studium archiwistów lub

2) wykształcenie średnie i odpowiednie przygotowanie zawodowe, np. ukończony kurs archiwistów organizowany przez państwową służbę archiwalną.

2. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego, poza czynnościami związanymi z prowadzeniem archiwum zakładowego, należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych w ścisłym kontakcie z właściwym archiwum państwowym.

3. Pracownicy archiwum zakładowego powinni być przeszkoleni teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

§ 11. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada kierownik (samodzielny pracownik) wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej.

§  12. 

1. Do obowiązków kierownika (samodzielnego pracownika) archiwum zakładowego, poza czynnościami związanymi z realizacją podstawowych zadań tej komórki wymienionych w § 5, należy:

a) sporządzanie rocznego planu pracy archiwum zakładowego, uwzględniającego liczbę materiałów przeznaczonych do: przejęcia do archiwum zakładowego, uporządkowania, wybrakowania oraz przekazania właściwemu archiwum państwowemu,

b) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego z uwzględnieniem liczby: dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, materiałów udostępnionych lub wypożyczonych, wybrakowanych i przekazanych na makulaturę oraz materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego.

§ 13. Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego za okres roczny składa jego kierownik (samodzielny pracownik prowadzący archiwum zakładowe) kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie sprawującej bezpośrednio nadzór nad archiwum zakładowym (§ 2 ust. 1) w I półroczu roku następnego; sprawozdanie to przekazuje się również do wiadomości właściwemu archiwum państwowemu.

§ 14. Przekazanie archiwum zakładowego związane ze zmianą na stanowisku jego kierownika (samodzielnego pracownika prowadzącego archiwum) odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

IV.

Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego

§ 15. Lokal archiwum zakładowego powinien składać się z magazynu, w którym przechowywane są materiały stanowiące zasób archiwum, pokoju biurowego oraz oddzielnego pomieszczenia na makulaturę.

§ 16. Magazyn archiwum zakładowego powinien być:

a) suchy, dobrze wietrzony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku,

b) nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych,

c) dostatecznie przestronny, zapewniający rezerwę wolnego miejsca na regałach,

d) wyposażony w termometr pokojowy i higrometr; temperatura nie może przekraczać 18°C, a wilgotność - 55%,

e) zabezpieczony przed pożarem i wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy sprawdzany w terminach gwarantujących jego pełną sprawność użytkową oraz w instrukcję przeciwpożarową dostosowaną do potrzeb archiwum zakładowego,

f) zabezpieczony przez okratowanie okien, obicie blachą drzwi i zaopatrzenie ich w mocne zamki.

§  17. 

1. W magazynie archiwum zakładowego powinna znajdować się dostateczna liczba regałów wykonanych z metalu lub odpowiednio zakonserwowanego drewna. Regały powinny być ustawione prostopadle do ściany, w której znajduje się okno i w odpowiednim oddaleniu (ok. 2 m) od urządzeń grzewczych, w sposób zapewniający należyte wykorzystanie powierzchni magazynu oraz łatwy dostęp do przechowywanej na nich dokumentacji.

2. Przy ścianach magazynu ustawia się tzw. regały jednostronne o szerokości 40 cm, a pozostałe regały, tzw. dwustronne o szerokości 80 cm, ustawia się w środkowej części magazynu. Wysokość półek regałowych powinna wynosić 40 cm. Najniższe półki regałów powinny znajdować się na wysokości co najmniej 12 cm od podłogi. Część półek może mieć wymiary odbiegające od podanych, a dostosowane do przechowywania akt i ksiąg o wymiarach nietypowych.

3. Regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a poszczególne półki - cyframi arabskimi. Oznakowane w ten sposób miejsce złożenia określonej dokumentacji odnotowuje się w spisie zdawczo-odbiorczym, co pozwala na łatwo wyszukiwanie potrzebnych materiałów.

§ 18. W magazynie archiwum zakładowego powinna znajdować się ponadto szafa żelazna do przechowywania dokumentacji zawierającej wiadomości stanowiące tajemnicę służbową ("Poufne").

§  19. 

1. Pokój biurowy w archiwum zakładowym powinien być wyposażony w odpowiedni sprzęt i materiały umożliwiające pracę personelowi archiwum oraz osobom korzystającym na miejscu z udostępnionych materiałów.

2. W pokoju biurowym powinna w zasadzie znajdować się specjalna szafa przeznaczona do przechowywania ewidencji materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii "A").

§ 20. W lokalu archiwum zakładowego powinien znajdować się aparat telefoniczny, przy którym na widocznym miejscu umieszcza się numery telefoniczne Straży Pożarnej, Milicji Obywatelskiej i Pogotowia Ratunkowego.

§ 21. Po zakończeniu pracy, pomieszczenia archiwum zakładowego zamyka się, a klucze od zamków oddaje wartownikowi w gmachu, który przechowuje je pod zamknięciem.

§ 22. Prawo wstępu do archiwum zakładowego mają tylko pracownicy archiwum, ich przełożeni, upoważnieni przedstawiciele organów kontroli oraz osoby upoważnione do korzystania z przechowywanej dokumentacji w pomieszczeniach archiwum zakładowego.

V.

Przejmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe na przechowanie

§  23. 

1. Archiwum zakładowe przejmuje z poszczególnych komórek organizacyjnych dokumentację aktową zgromadzoną w teczkach, zgodnie z zasadą, iż w odrębnych teczkach gromadzone są akta kategorii "A" - stanowiące materiały archiwalne oraz akta kategorii "B" z jednakowym okresem przechowywania.

2. Jeżeli zachodzi potrzeba łączenia w jednej teczce (paczce) akt kategorii "A" z aktami kategorii "B", całą zawartość teczki zalicza się do kategorii "A". W przypadku. połączenia w jednej teczce akt kategorii "B" o różnych okresach przechowywania - całą zawartość teczki zalicza się do najdłuższego spośród ustalonych okresu przechowywania.

§  24. 

1. Dokumentacja przejmowana przez archiwum zakładowe powinna być uporządkowana w komórkach organizacyjnych przekazujących ją na przechowanie.

2. Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się:

a) ułożenie pism w obrąbie poszczególnych akt spraw w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej lub w przepisach szczególnych (np. w odniesieniu do akt spraw sądowych - w instrukcji o biurowości);

b) ułożenie akt w obrębie teczki w kolejności zgodnej z numeracją "spisu spraw" odpowiadającego teczce lub z numeracją zapisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym (np. w repertorium);

c) opisanie teczek przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie:

- na środku u góry - nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

- w lewym górnym rogu - znaku teczki składającego się z symbolu komórki organizacyjnej i liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego właściwego dla spraw złożonych w teczce,

- na środku - tytułu teczki, to jest słownej nazwy hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt właściwego dla spraw złożonych w teczce, uzupełnionej o bliższe wyjaśnienie, co jest w danej teczce,

- pod tytułem teczki - dat skrajnych, to jest daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy, której akta znajdują się w teczce;

d) zszycie lub trwałe złączenie w inny sposób pism znajdujących się w teczkach akt kategorii "A" oraz akt oznaczonych klauzulą "Poufne" oraz ponumerowanie kart w tych aktach;

e) usunięcie z akt wszelkich części metalowych (zszywek, spinaczy);

f) zagięcie arkuszy o wymiarach większych od formatu "A-4" równolegle do brzegów pozostałych kart.

3. Kartoteki powinny być przekazywane do archiwum zakładowego w pudełkach tekturowych o długości do 40 cm, a szerokości i wysokości przystosowanej do wymiaru kart.

§  25. 

1. Klauzulę o zakwalifikowaniu akt znajdujących się w teczce do odpowiedniej kategorii ("A" lub "B...") podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, w której akta powstały.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy akt spraw sądowych.

§  26. 

1. W uzgodnionych terminach poszczególne komórki organizacyjne przekazują uporządkowane teczki do archiwum zakładowego na podstawie sporządzanych przez siebie spisów zdawczo-odbiorczych (formularz "PuA-30").

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla każdej kategorii; w czterech egzemplarzach dla akt kategorii "A" i w trzech egzemplarzach dla akt kategorii "B".

3. Komórka organizacyjna przekazująca dokumentację do archiwum zakładowego wypełnia następujące rubryki spisu zdawczo-odbiorczego:

1 - liczba porządkowa,

2 - znak teczki,

3 - tytuł teczki,

4 - daty skrajne,

5 - kategoria akt ("A" lub "B..."),

6 - liczba teczek (tomów).

Teczki aktowe umieszczone w spisie zdawczo-odbiorczym powinny być ułożone w kolejności haseł wykazu akt.

4. Pracownik sporządzający spis zdawczo-odbiorczy podpisuje go z lewej strony pod tekstem.

§  27. 

1. Kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego przyjmując dokumentację sprawdza, czy spisy zdawczo-odbiorcze są właściwie sporządzone, czy dokumentacja została uporządkowana w sposób określony w § 24 ust. 2 i czy jest zgodna ze spisem zdawczo-odbiorczym.

2. Po dokonaniu czynności sprawdzających kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego przyjmuje dokumentację i potwierdza jej odbiór swoim podpisem umieszczanym z prawej strony pod tekstem spisu zdawczo-odbiorczego.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery bieżące wykazu.

4. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna jako potwierdzenie przekazania dokumentacji do archiwum; dwa egzemplarze pozostawia się w archiwum zakładowym. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii "A" otrzymuje właściwe archiwum państwowe.

5. Treść spisów zdawczo-odbiorczych uzupełnia się przez odnotowanie w rubryce 7 ("miejsce przechowywania akt") numeru regału i półki, na której odnośne teczki aktowe zostały złożone.

6. Przejęte teczki zostają oznaczone sygnaturą archiwum zakładowego składającą się z kolejnego numeru wykazu spisów zdawczo-odbiorczych i po znaku łamania - numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którym teczka aktowa została w nim zapisana.

VI.

Przechowywanie i ewidencja zasobu archiwum zakładowego

§  28. 

1. Dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym można układać:

1) według podziału na poszczególne komórki organizacyjne, zostawiając rezerwę miejsca na przekazywane akta,

2) sukcesywnie - w miarę wpływu dokumentacji do archiwum.

2. Układ teczek aktowych na półkach może być:

1) pionowy - systemem bibliotecznym (od lewej ku prawej stronie) - akta w teczkach lub oprawach sztywnych,

2) poziomy - teczka na teczce, księga na księdze; oddzielnie lub zapakowane w paczki - po kilka teczek lub ksiąg.

3. Wybór układu teczek aktowych w archiwum zakładowym pozostawia się kierownikowi (samodzielnemu prawnikowi), który ma obowiązek wybrać rozwiązanie najbardziej ekonomiczne, mające na względzie właściwości pomieszczeń magazynowych i przechowywanej dokumentacji.

4. Dokumentację kategorii "A", zgodnie z przyjętym układem, przechowuje się na wydzielonych specjalnie regałach lub w odrębnych pomieszczeniach magazynowych.

§  29. 

1. Dokumentacja stanowiąca zasób archiwum zakładowego powinna być - w miarę potrzeby - poddawana konserwacji.

Przez konserwację akt rozumie się:

1) działania profilaktyczne polegające na stworzeniu odpowiednich warunków przechowywania (§ 16 i § 17 ust. 1),

2) konserwację właściwą, mającą na celu zabezpieczenie akt już częściowo zniszczonych przed dalszym ich zniszczeniem oraz wzmacnianie rozsypujących się teczek aktowych. Czynności konserwacyjne polegać mogą na dezynfekcji, dezynsekcji, laminowaniu, podklejaniu, wzmacnianiu zniszczonych akt itp.

2. Czynności konserwacyjne, po stwierdzeniu potrzeby ich dokonania i zgłoszeniu tego faktu właściwemu archiwum państwowemu dokonuje się według wskazówek tego archiwum.

§ 30. Cała dokumentacja przechowywana w archiwum składowym jest objęta ścisłą ewidencją prowadzoną zawsze na bieżąco. Ewidencja ta służy do kontroli liczby i stanu zasobu przechowywanego w archiwum zakładowym oraz umożliwia szybkie odszukiwanie akt w magazynie.

§  30. 

1. Ewidencję zasobu archiwum zakładowego stanowią::

1) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przekazanych do archiwum zakładowego na przechowanie według wzoru "PuA-30",

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (§ 27 ust. 3) według wzoru "PuA-31",

3) kartoteka udostępniania akt karty według wzoru "PuA-32",

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego według wzoru "PuA-33",

5) spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia według wzoru "PuA-33" wraz z protokołami brakowania akt kategorii "B" według wzoru "PuA-34" i wydanymi przez właściwe archiwum państwowe zezwoleniami na zniszczenie akt.

2. Urządzenia ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt 1, 2, 4 i 5 stanowią dokumentację kategorii "A". Nie mogą być wynoszone na zewnątrz i są przechowywane w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach tak długo, jak długo archiwum działa i zabezpiecza dokumentację danej jednostki organizacyjnej.

3. Karty udostępniania akt (ust. 1 pkt 3) przechowywane są w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat.

§ 32. Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów przejętych na przechowanie przez archiwum zakładowe prowadzi się w oddzielnych teczkach dla akt kategorii "A" i kategorii "B". Stanowią one inwentarze zasobu archiwum zakładowego i są przechowywane w dwóch zbiorach:

- zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych,

- zbiór II stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 33. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, służący do rejestracji otrzymanych spisów, prowadzi się systemem numeracji ciągłej, to jest bez podziału na lata kalendarzowe.

§ 34. Ponadto w archiwum zakładowym mogą być stosowane - w miarę potrzeb - pomocnicze urządzenia ewidencyjne, jak np. inwentarze kartkowe lub książkowe, skorowidze do inwentarzy - stosownie do wymagań stawianych przez właściwe archiwum państwowe.

VII.

Korzystanie z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§  35. 

1. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym jest udostępniana dla celów służbowych oraz naukowo-badawczych w zasadzie na miejscu (w pomieszczeniach archiwum), a w uzasadnionych wypadkach może być wypożyczana poza archiwum.

2. Materiały archiwalne (akta kategorii "A") dla celów innych niż służbowe udostępnia się po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli. Wcześniejsze udostępnienie materiałów archiwalnych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. Nr 41, poz. 217).

§  36. 

1. Dla celów służbowych akta udostępnia się na miejscu lub wypożycza poza archiwum zakładowe, ale w obrębie pomieszczeń danej jednostki organizacyjnej, na podstawie "karty udostępnienia akt" wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce z akt skorzystać i podpisanej przez jej kierownika - po uzyskaniu zezwolenia kierownika komórki organizacyjnej, w której przedmiotowe akta powstały.

2. Wypożyczanie akt poza obręb jednostki organizacyjnej może nastąpić tylko za zgodą kierownika tej jednostki, udzieloną na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, w której akta te powstały i za pośrednictwem tej komórki.

§ 37. Archiwum zakładowe udostępnia lub wypożycza kompletne akta, a nie pojedyncze dokumenty z nich wyjęte.

§ 38. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione lub wypożyczone mu akta i za ich zwrot w oznaczonym terminie.

§  39. 

1. Akta wydaje tylko kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego, na podstawie "karty udostępnienia akt", wkładając w miejsce wyjętych z półki materiałów zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i ich znaku.

2. Przy zwrocie materiałów, kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego obowiązany jest sprawdzić ich stan oraz odnotować fakt zwrócenia materiałów na odnośnej "karcie udostępnienia akt" - w obecności zwracającego. Wkładając akta na ich właściwe miejsce należy usunąć zakładkę, o której mowa w ust. 1.

§  40. 

1. W przypadku zagubienia lub stwierdzenia braków akt albo uszkodzeń materiałów wypożyczonych, kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują: wypożyczający materiały, jego bezpośredni przełożony i kierownik archiwum zakładowego.

2. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje się w przeznaczonej na ten cel teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki (jednostki) organizacyjnej, która akta wypożyczyła w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy i podjęcia stosownych decyzji.

§  41. 

1. W ostatnim miesiącu każdego półrocza, kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego przedstawia kierownikom poszczególnych komórek organizacyjnych wykazy akt wypożyczonych przez te komórki i nie zwróconych mimo upływu trzech miesięcy od ich wypożyczenia.

2. Wykazy akt, o których mowa w ust. 1, wypożyczonych innym jednostkom organizacyjnym przedstawia się kierownikom tych jednostek za pośrednictwem kierownika własnej jednostki organizacyjnej.

VIII.

Brakowanie akt

§  42. 

1. Dokumentacja niearchiwalna (akta kategorii "B") podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania podanego w klauzuli kwalifikacyjnej na teczce aktowej i wymienionego w spisie zdawczo-odbiorczym.

2. Brakowanie akt w archiwum zakładowym powinno odbywać się systematycznie; w drugim półroczu każdego roku.

§ 43. Czynności związane z brakowaniem akt polegają na:

a) przejrzeniu spisów zdawczo-odbiorczych w celu wybrakowania tych akt, których okresy przechowywania już minęły,

b) wydzieleniu z zasobu archiwum zakładowego akt przewidzianych do wybrakowania i umieszczaniu ich w odrębnej grupie w porządku, w jakim występowały w odpowiednich spisach zdawczo-odbiorczych,

c) sporządzeniu protokołu komisyjnego brakowania akt,

d) sporządzeniu spisu akt wybrakowanych,

e) wystąpieniu do archiwum państwowego z wnioskiem o zatwierdzenie protokołu brakowania akt i wydanie zezwolenia na ich zniszczenie,

f) po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego - przekazaniu wybrakowanych akt wraz z jednym egzemplarzem zezwolenia do składnicy surowców wtórnych.

§  44. 

1. Brakowanie akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzą: bezpośredni przełożony kierownika archiwum zakładowego, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta poddawane są brakowaniu, oraz kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego. Przy brakowaniu akt sądowych jednym z członków komisji powinien być sędzia.

2. Do zadań komisji brakowania akt należy:

1) zakwalifikowanie do zniszczenia wydzielonych akt kategorii "B", których okres przechowywania minął,

2) sporządzenie protokołu brakowania akt według wzoru "PuA-34" oraz spisu tych akt (wzór "PuA-33").

3. Protokół brakowania akt i spis akt podpisują wszyscy członkowie komisji.

4. Spis wybrakowanych, przewidzianych do zniszczenia akt sporządza się w dwóch egzemplarzach.

§ 45. Komisja brakowania akt w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii "B" na kategorię "A" lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kategorii "B". Nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych w wykazie akt do kategorii "A", to jest do materiałów archiwalnych.

§ 46. Jeden egzemplarz spisu akt przewidzianych do zniszczenia wraz z protokołem brakowania i wnioskiem o jego zatwierdzenie przedstawia się archiwum państwowemu w celu uzyskania zezwolenia na zniszczenie akt.

§ 47. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w brakowaniu materiałów lub niezgodnego z przepisami sporządzenia protokołu i spisu akt przewidzianych do zniszczenia, archiwum państwowe może żądać zmiany kwalifikacji akt lub przeprowadzenia ponownego brakowania.

§ 48. Do czasu otrzymania zezwolenia archiwum państwowego na zniszczenie akt - wymienione w spisie akta przechowuje się w wydzielonym miejscu, w kolejności wyszczególnienia ich w spisie przekazanym do archiwum państwowego.

§  49. 

1. Po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego (w dwóch egzemplarzach) na brakowanie materiałów niearchiwalnych, należy:

1) wyłączyć z akt przeznaczonych na zniszczenie oryginały dokumentów osobistych (metryki, świadectwa itp),

2) doprowadzić dokumentację do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści,

3) uzyskaną z wybrakowanych materiałów makulaturę przekazać do składnicy surowców wtórnych wraz z jednym egzemplarzem zezwolenia wydanego przez archiwum państwowe.

2. Wyłączone z akt dokumenty (ust. 1 pkt 1) przechowuje się w archiwum zakładowym i zwraca za pokwitowaniem na żądanie osób zainteresowanych.

§ 50. Po wykonaniu czynności, o których mowa w § 49 ust. 1, na podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe spisu akt przeznaczonych do zniszczenia, kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego sporządza w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacje o zniszczeniu tych materiałów, wpisując w rubryce 8 datę wybrakowania oraz numer zezwolenia wydanego przez archiwum państwowe.

§ 51. Jeden egzemplarz spisu akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia przechowuje się w archiwum zakładowym (§ 31 ust. 1 pkt 5), drugi egzemplarz otrzymuje właściwa komórka organizacyjna.

§  52. 

1. Materiały oznaczone kategorią "BE", po upływie okresu ich przechowywania, zgłasza się archiwum państwowemu do ekspertyzy w formie uzgodnionej z tym archiwum.

2. Dalsze postępowanie z aktami kategorii "BE" jest uzależnione od postanowień ekspertyzy, które wykonuje się zgodnie z odpowiednimi przepisami niniejszej instrukcji.

IX.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§  53. 

1. Materiały archiwalne (akta kategorii "A") po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym (§ 8 ust. 1 i § 9) przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.*

2. Etapy i terminy przekazywania akt należy każdorazowo uzgadniać z archiwum państwowym.

§ 54. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania archiwum państwowemu polega na:

1) dokładnym sprawdzeniu, czy materiały te zostały uporządkowane w sposób określony w § 24 ust. 2 oraz usunięciu - w miarę potrzeby - stwierdzonych nieprawidłowości,

2) nadaniu materiałom archiwalnym układu strukturalno-rzeczowo-chronologicznego; to jest w obrębie poszczególnych komórek organizacyjnych, według symboli i haseł klasyfikacyjnych obowiązującego w danym okresie wykazu akt i z zachowaniem chronologii,

3) sporządzeniu inwentarza kartkowego lub skorowidza, jeśli archiwum państwowe tego zażąda,

4) sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

§ 55. Przygotowane do przekazania teczki, w których akta wykazują ślady zniszczenia przez mikroorganizmy (pleśń, bakterie) lub przez owady, powinny być oznaczone w prawym dolnym rogu teczki literą "K" (konserwacja) i owinięte w dezynfekowany papier.

§  56. 

1. Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

2. Spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych sporządza archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach. Spis ten podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej przekazującej materiały lub osoba przez niego upoważniona oraz kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego.

3. Dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego przedstawia się archiwum państwowemu co najmniej na dwa tygodnie przed uzgodnionym terminem przekazania akt.

4. Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego dołącza się krótki opis historyczny jednostki organizacyjnej i jej struktury organizacyjnej z okresu, w którym powstawały przekazywane akta.

§  57. 

1. Archiwum państwowe potwierdza odbiór akt na trzecim egzemplarzu spisu zdawczo-odbiorczego. Egzemplarz ten archiwum zakładowe przechowuje w oddzielnej teczce (§ 31 ust. 1 pkt 4).

2. Na podstawie spisu, o którym mowa w ust. 1, kierownik (samodzielny pracownik) archiwum zakładowego sporządza w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacje o przekazaniu akt do archiwum państwowego, wpisując w rubryce 8 datę przekazania.

§ 58. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna przekazująca materiały.

X.

Przepisy końcowe

§  59. 

1. W wypadku stwierdzenia utraty jakiejkolwiek dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym lub włamania do pomieszczeń tego archiwum, kierownik jednostki organizacyjnej zawiadamia niezwłocznie o tym fakcie właściwy terytorialnie rejonowy urząd spraw wewnętrznych oraz kierownika nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

2. Ślady włamania należy starannie zabezpieczyć.

______

* W odniesieniu. do materiałów archiwalnych z zakresu spraw obronnych - przez archiwum państwowe należy rozumieć właściwe terytorialnie archiwum wojskowe.

¹ Tytuł zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 24 maja 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.183) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 czerwca 2018 r.

² § 1 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 24 maja 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.183) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 czerwca 2018 r.

³ § 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia z dnia 24 maja 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.183) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 czerwca 2018 r.

⁴ Załącznik § 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a zarządzenia z dnia 24 maja 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.183) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 czerwca 2018 r.

⁵ Załącznik § 7 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. b zarządzenia z dnia 24 maja 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.183) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 czerwca 2018 r.