Udzielanie zamówień publicznych przez urzędy górnicze.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2007.17.66

Akt utracił moc

Wersja od: 1 lipca 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 16

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 11 października 2007 r.

w sprawie udzielania zamówień publicznych przez urzędy górnicze

Na podstawie art. 107 ust. 9 oraz art. 108 ust. 6 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr 228, poz. 1947, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa tryb udzielania przez urzędy górnicze zamówień publicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "jednostce" - należy przez to rozumieć Wyższy Urząd Górniczy, okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze;

2) "kierowniku zamawiającego" - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego;

3) "komórce" - należy przez to rozumieć komórki wymienione w § 2 ust. 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (M. P. Nr 62, poz. 710);

4) "najkorzystniejszej ofercie" - należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, w szczególności kosztów eksploatacji, parametrów technicznych, funkcjonalności i terminu wykonania, albo ofertę z najniższą ceną;

5) "ustawie" - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.²⁾);

6) "wnioskodawcy" - należy przez to rozumieć dyrektorów (naczelników) komórek, okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych;

7) "wykonawcy" - należy przez to rozumieć wykonawcę w rozumieniu ustawy;

8) "zamawiającym" - należy przez to rozumieć Wyższy Urząd Górniczy;

9) "zamówieniu publicznym" - należy przez to rozumieć zamówienie publiczne w rozumieniu ustawy.

§  3.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza zamawiający.

2. Kierownik zamawiającego może upoważnić do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, który działa wówczas jako pełnomocnik zamawiającego.

§  4.

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego, a w przypadku określonym w § 3 ust. 2, w zakresie określonym w upoważnieniu - pełnomocnik zamawiającego.

2. Kierownik zamawiającego może powierzyć wykonanie czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pracownikom jednostki lub członkom komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanej dalej "komisją przetargową".

3. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie zamawiającego lub jego pełnomocnika są obowiązane do:

1) stosowania ustawy oraz innych aktów prawnych regulujących udzielanie zamówień publicznych;

2) zachowania należytej staranności, bezstronności i obiektywizmu przy wyborze najkorzystniejszej oferty;

3) dbania o dobre imię i interes zamawiającego.

§  5.

1. Kierownik zamawiającego powołuje komisję przetargową, jeżeli wartość zamówienia publicznego jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

2. Kierownik zamawiającego może powołać komisję przetargową, jeżeli wartość zamówienia publicznego jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy.

3. Kierownik zamawiającego:

1) określa skład komisji przetargowej;

2) określa tryb prac komisji przetargowej w formie regulaminu.

4. W skład komisji przetargowej wchodzi co najmniej jeden pracownik Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "GAB".

5. Komisja przetargowa rozpoczyna wykonywanie czynności w postępowaniu, dla którego została powołana, z dniem powołania, a kończy z dniem zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania.

§  6.

1. Udzielanie zamówień publicznych na rzecz jednostek jest realizowane przez GAB.

2. Do obowiązków GAB w zakresie zamówień publicznych należą:

1) opracowywanie harmonogramu udzielania zamówień publicznych w urzędach górniczych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) prowadzenie rejestru zamówień publicznych udzielanych przez urzędy górnicze, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) przygotowywanie ogłoszeń i zapewnienie ich zamieszczenia w miejscach właściwych ze względu na wartość zamówienia publicznego oraz zatwierdzony tryb udzielenia zamówienia publicznego;

4) wykonywanie wszystkich, niezastrzeżonych dla komisji przetargowej, czynności związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z wymaganiami i procedurami określonymi w ustawie i aktach wykonawczych do ustawy;

5) prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, od momentu wystąpienia komórki, okręgowego urzędu górniczego albo specjalistycznego urzędu górniczego z wnioskiem o wszczęcie tego postępowania do momentu jego zakończenia, czyli zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania;

6) udzielanie porad komórkom, okręgowym urzędom górniczym oraz specjalistycznym urzędom górniczym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w związku z realizacją umów w sprawie zamówienia publicznego;

7) udział w pracach komisji przetargowej;

8) występowanie z wnioskiem o opinią prawną do Departamentu Prawnego Wyższego Urzędu Górniczego w razie wystąpienia poważnych wątpliwości natury prawnej w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego;

9) przygotowywanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych;

10) przygotowywanie wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych w sprawach, które wymagają jego rozstrzygnięcia.

§  7.

1. GAB opracowuje harmonogram udzielania zamówień publicznych w urzędach górniczych, zwany dalej "harmonogramem", do 31 marca danego roku i prowadzi bieżącą kontrolę jego realizacji.

2. Podstawą sporządzenia harmonogramu są plany zamówień publicznych na dany rok, sporządzane przez komórki, okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia i składane do GAB w terminie do dnia 31 stycznia danego roku.

3. Komórki, okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze są obowiązane do ustalania terminów wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i realizacji zamówienia publicznego gwarantujących sprawne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz uwzględniających ewentualne unieważnienie i ogłoszenie nowego postępowania; termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien uwzględniać realizację zadania w danym roku budżetowym (jeżeli takie są założenia planu) oraz wykonanie zadania w ściśle określonym terminie ze względu na założenia technologiczne.

4. Harmonogram jest zatwierdzany przez kierownika zamawiającego.

§ 8. Udzielenie zamówienia publicznego nieujętego w harmonogramie jest możliwe jedynie po zatwierdzeniu wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez Głównego Księgowego Wyższego Urzędu Górniczego w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego oraz wyrażeniu zgody na tym wniosku przez kierownika zamawiającego.

§  9.

1. Na podstawie planów zamówień publicznych, o których mowa w § 7 ust. 2, GAB dokonuje zgrupowania zamówień publicznych proponowanych przez komórki, okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze, w celu ustalenia ich sumarycznej wartości, decydującej o wyborze procedury właściwej według tej wartości oraz obowiązku publikacji informacji o planowanych zamówieniach publicznych.

2. Zamówienia publiczne, których wartość nie przekracza kwoty, powyżej której stosuje się przepisy ustawy, są realizowane w trybie określonym przez zarządzenie nr 17 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 67).

3. Pełnomocnik zamawiającego jest obowiązany do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego według trybu wynikającego z ustalonej sumarycznej wartości zamówień publicznych stosownie do przepisu ust. 1.

§  10.

1. Podstawą rozpoczęcia przygotowywania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest złożenie przez wnioskodawcę do GAB wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanego dalej "wnioskiem", według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Do obowiązków wnioskodawcy należą w szczególności:

1) sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia publicznego, które następuje:

a) w przypadku dostaw i usług - poprzez jednoznaczne i wyczerpujące sprecyzowanie za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniające wszelkie wymagania mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty (podstawowa charakterystyka techniczna i eksploatacyjna oraz warunki eksploatacji przedmiotu zamówienia publicznego lub wymagany zakres usług podstawowych i towarzyszących, w szczególności szkolenia i naprawy serwisowe),

b) w przypadku robót budowlanych - poprzez opracowanie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, zgodnie z wymaganiami przepisów ustawy i aktów wykonawczych do ustawy;

2) ustalenie szacunkowej wartości zamówienia publicznego, będącej całkowitym szacunkowym wynagrodzeniem wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalonym z należytą starannością;

3) przygotowanie propozycji trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego uzasadnienia, z wyjątkiem przetargu nieograniczonego i ograniczonego;

4) wskazanie osób biorących udział w przygotowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i odpowiedzialnych za merytoryczne prowadzenie sprawy;

5) wskazanie kandydatów na osoby wchodzące w skład komisji przetargowej w charakterze członków;

6) jeżeli przedmiot zamówienia publicznego dotyczy również zakresu działania innych komórek, okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznych urzędów górniczych:

a) określenie sposobu współpracy z tymi komórkami i urzędami,

b) uzgodnienie, potwierdzone parafami, wniosku z tymi komórkami i urzędami;

7) uzyskanie zatwierdzenia wniosku przez Głównego Księgowego Wyższego Urzędu Górniczego w zakresie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia publicznego.

3. GAB sprawdza wniosek w zakresie jego poprawności formalnej oraz zgodności z ustawą, aktami wykonawczymi do ustawy oraz zarządzeniem; w przypadku stwierdzenia, że złożony wniosek nie spełnia wszystkich wymagań, GAB zwraca wniosek wnioskodawcy, ze wskazaniem uchybień i koniecznych uzupełnień lub zmian we wniosku oraz w załącznikach do wniosku.

§  11.

1. Specyfikację istotnych warunków zamówienia, zwaną dalej "SIWZ", opracowuje się, mając na względzie, że będzie ona stanowić podstawę ogłoszenia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz integralną część umowy w sprawie zamówienia publicznego, zwanej dalej "umową".

2. Podstawą opracowania SIWZ są: obowiązujące przepisy, normy, instrukcje oraz wiedza techniczna.

3. Projekt SIWZ przygotowuje pracownik GAB odpowiedzialny za prowadzenie spraw dotyczących zamówień publicznych, zwany dalej "pracownikiem GAB", przy współpracy wnioskodawcy.

4. SIWZ jest parafowana przez wnioskodawcę, a następnie zatwierdzana przez kierownika zamawiającego.

§ 12. 1 Departament Prawny Wyższego Urzędu Górniczego:

1) opracowuje wzór umowy, ogólne postanowienia umowy lub istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy, stanowiące integralną część SIWZ, w oparciu o sporządzone przez GAB, przy współpracy z wnioskodawcą, i przekazane temu departamentowi założenia merytoryczne;

2) przedkłada do GAB wzór umowy, ogólne postanowienia umowy lub istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania założeń merytorycznych, o których mowa w pkt 1.

§  13.

1. W umowie umieszcza się postanowienia zabezpieczające interesy jednostki, w szczególności postanowienia:

1) dotyczące kary umownej lub innego odszkodowania umownego, przysługującego w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego przez wykonawcę;

2) precyzyjnie określające uprawnienia i obowiązki z tytułu gwarancji i rękojmi;

3) precyzyjnie określające przesłanki odbioru (odbiorów częściowych i odbioru końcowego) przedmiotu umowy oraz zapewniające ścisłe powiązanie tych przesłanek z przesłankami płatności.

2. Umowa przed podpisaniem jest parafowana przez:

1) wnioskodawcę;

2) 2 (uchylony);

3) Głównego Księgowego Wyższego Urzędu Górniczego, po dokonaniu sprawdzenia postanowień umowy w zakresie dostępności środków finansowych.

3. Umowę oraz jej uzupełnienia albo zmiany podpisuje, a w uzasadnionych przypadkach ją rozwiązuje, odstępuje od niej albo ją wypowiada, kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona przez kierownika zamawiającego w drodze pisemnego pełnomocnictwa.

4. Podpisana umowa podlega rejestracji w rejestrze prowadzonym przez Wydział Budżetowo-Księgowy GAB.

5. Pracownik GAB przekazuje wnioskodawcy podpisaną umowę, a także jej uzupełnienia oraz zmiany.

§  14.

1. Wnioskodawca ponosi odpowiedzialność za realizację umowy zgodnie z jej postanowieniami, w szczególności za dotrzymanie terminów dostaw, realizacji usług i wykonania robót budowlanych, a także za odbiór przedmiotu umowy.

2. Odbiór przedmiotu umowy następuje poprzez, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą, potwierdzenie wykonania umowy w opisie faktury, wraz z podaniem numeru umowy, lub w protokole wykonania umowy.

3. Protokół wykonania umowy jest sporządzany w dwóch egzemplarzach i zawiera spis wszystkich czynności potwierdzających należytą realizację umowy lub wskazanie rozbieżności wynikających z faktycznie zrealizowanego przedmiotu zamówienia publicznego w stosunku do podpisanej umowy oraz informację, czy i w jakiej wysokości były dochodzona ewentualna kara umowna lub inne odszkodowanie umowne.

4. Płatność faktury następuje przelewem, po sprawdzeniu jej pod względem formalnym i rachunkowym przez Wydział Budżetowo-Księgowy GAB.

§  15.

1. GAB prowadzi, przechowuje i archiwizuje dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) wniosek;

2) SIWZ lub inne dokumenty stanowiące podstawę złożenia oferty;

3) protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami (w tym ofertami i umową);

4) inne dokumenty dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wytworzone w jego trakcie przez wnioskodawcę, GAB oraz inne osoby prowadzące to postępowanie, a w szczególności osoby, o których mowa w § 10 ust. 2 pkt 4, a także przez komisję przetargową.

3. GAB przechowuje dokumentację, o której mowa w ust. 1, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność przez okres 4 lat; okres przechowywania jest liczony od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zawarto umowę.

§  16.

1. GAB sporządza półroczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia, w terminie do końca miesiąca następującego po półroczu, którego dotyczy sprawozdanie, i przekazuje je kierownikowi zamawiającego.

2. GAB sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, w terminie do dnia 1 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie, i przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych; zakres informacji zawartych w sprawozdaniu, jego wzór oraz sposób przekazywania określa ustawa i rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1110 oraz z 2007 r. Nr 175, poz. 1226).

§ 17. Traci moc zarządzenie nr 4 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 grudnia 2004 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG z 2006 r. Nr 7, poz. 43).

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 133, poz. 934, Nr 170, poz. 1217, Nr 190, poz. 1399 i Nr 249, poz. 1834 oraz z 2007 r. Nr 21, poz. 125 i Nr 82, poz. 556.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 170. poz. 1217 i Nr 227, poz. 1658 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 427 i Nr 82, poz. 560.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

HARMONOGRAM UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W URZĘDACH GÓRNICZYCH W ROKU ......

Miesiąc	Przedmiot zamówienia publicznego (z podaniem kodu CPV)	Planujące postępowanie: komórka / okręgowy urząd górniczy / specjalistyczny urząd górniczy	Tryb postępowania	Wartość zamówienia publicznego (w PLN i w euro)

........................ ........................

miejscowość i data miejscowość i data

........................ ........................

sporządził zatwierdzam

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH UDZIELANYCH PRZEZ URZĘDY GÓRNICZE

Numer postępowania	Przedmiot zamówienia publicznego	Wartość szacunkowa (w PLN i w euro)	Tryb postępowania	Termin składania ofert	Ilość ważnych ofert	Nazwa i adres wykonawcy	Wartość rzeczywista wynikająca z umowy	Termin realizacji umowy	Numer i data zawarcia umowy	Uwagi

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

PLAN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W ROKU ...

..............................

komórka/

okręgowy urząd górniczy/

specjalistyczny urząd górniczy

L.p.	Przedmiot zamówienia publicznego (w podziale na grupy, opis ogólny)	Proponowany tryb postępowania	Szacunkowa wartość zamówienia publicznego	Proponowany termin wszczęcia postępowania	Proponowany termin realizacji zamówienia publicznego
	DOSTAWY:
1.
2.
3.
	USŁUGI:
1.
2.
3.
	ROBOTY BUDOWLANE:
1.
2.
3.

.................... ..............................

miejscowość i data podpis dyrektora (naczelnika)

komórki/okręgowego urzędu

górniczego/specjalistycznego

urzędu górniczego

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

1. Komórka / okręgowy urząd górniczy / specjalistyczny urząd

górniczy:

..............................................................

2. Opis przedmiotu zamówienia publicznego:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

3. Szacunkowa wartość zamówienia publicznego (wartość netto)

wraz z podstawą dokonania jej obliczenia:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

4. Pozycja w harmonogramie udzielania zamówień publicznych:

..............................................................

5. Proponowany tryb postępowania:

..............................................................

..............................................................

6. Osoby uczestniczące w opracowaniu SIWZ oraz odpowiedzialne

za merytoryczne prowadzenie sprawy:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

7. Wniosek o powołanie komisji przetargowej:

..............................................................

..............................................................

Kandydaci na osoby wchodzące w skład komisji przetargowej w

charakterze członków:

..............................................................

..............................................................

8. Sposób współpracy z innymi komórkami lub urzędami:

..............................................................

..............................................................

9. Termin lub okres realizacji zamówienia publicznego:

..............................................................

10. Określenie warunków wymaganych od wykonawcy:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

11. Wykaz żądanych dokumentów, jakie powinien dołączyć

wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału

w postępowaniu:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

12. Proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

13. Postanowienia umowy wymagane ze względu na rodzaj

zamówienia publicznego:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

.................... ..............................

miejscowość i data podpis wnioskodawcy

(parafy innych komórek lub

urzędów)

Zatwierdzam w zakresie zabezpieczenia środków finansowych

.................... ..............................

miejscowość i data podpis Głównego Księgowego

Wyższego Urzędu Górniczego

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

SPRAWOZDANIE O UDZIELONYCH ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

W ...... PÓŁROCZU ROKU ......

Numer rejestru zamówień publicznych	Przedmiot zamówienia publicznego	Rodzaj zamówienia publicznego	Wartość zamówienia publicznego (w euro)	Tryb postępowania	Wartość zamówienia publicznego według umowy

....................... ..............................

miejscowość i data sporządził

¹ § 12 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 25 z dnia 21 czerwca 2010 r. (Dz.Urz.WUG.10.10.62) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 lipca 2010 r.

² § 13 ust. 2 pkt 2 uchylony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 25 z dnia 21 czerwca 2010 r. (Dz.Urz.WUG.10.10.62) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 lipca 2010 r.