Tymczasowa organizacja kancelarii tajnej, stosowanie środków ochrony fizycznej oraz obieg informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2007.1.6

Akt utracił moc

Wersja od: 28 września 2006 r.

ZARZĄDZENIE Nr 7/06

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 28 września 2006 r.

w sprawie tymczasowej organizacji kancelarii tajnej, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) CBA - należy przez to rozumieć Centralne Biuro Antykorupcyjne;

2) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.);

3) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną, o której mowa w § 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 111 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 lipca 2006 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 49, poz. 527);

4) funkcjonariuszu - należy przez to rozumieć funkcjonariusza lub pracownika CBA dopuszczonego do pełnienia służby lub pracy na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych;

5) upoważnionym funkcjonariuszu pionu ochrony - należy przez to rozumieć Dyrektora Departamentu Ochrony CBA, Naczelnika Wydziału Kontroli Ochrony Informacji Niejawnych Departamentu Ochrony CBA albo zastępującego ich funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA;

6) kancelarii tajnej - należy przez to rozumieć kancelarię tajną CBA;

7) stanowisku rejestracji - należy przez to rozumieć wyznaczone pomieszczenie w CBA, w którym dokumenty lub materiały niejawne mogą być wytwarzane, rejestrowane, odbierane, przekazywane funkcjonariuszom, w tym do wysłania przez kancelarię tajną;

8) dokumencie - należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy;

9) materiale - należy przez to rozumieć materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy;

10) przesyłce - należy przez to rozumieć list lub paczkę zawierającą materiał;

11) ewidencjach - należy przez to rozumieć dzienniki, książki, rejestry, skorowidze itp. służące do rejestrowania dokumentów i materiałów;

12) strefie bezpieczeństwa - należy przez to rozumieć strefę, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy;

13) dekretacji - należy przez to rozumieć datę i odręczną adnotację właściwego przełożonego na opakowaniu przesyłki i/lub pierwszej stronie dokumentu, informującą o sposobie dalszego postępowania;

14) ostatnim adresacie - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, do którego zaadresowana lub na którego zadekretowana została przesyłka i nie dokonującego kolejnej dekretacji;

15) pokwitowaniu - należy przez to rozumieć podanie daty, czytelnego imienia i nazwiska oraz podpisu funkcjonariusza odbierającego dokument.

Rozdział  II

Organizacja kancelarii tajnej

§  2.

1. Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną w strukturze Departamentu Ochrony CBA, podlegającą bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Czynności związane z obsługą kancelarii tajnej wykonują zatrudnieni w niej funkcjonariusze Departamentu Ochrony CBA.

2. W przypadkach uzasadnionych potrzebami jednostki organizacyjnej wytwarzającej, przetwarzającej, przechowującej, wysyłającej dokumenty lub materiały niejawne mogą być tworzone oddziały kancelarii tajnej albo jedno lub wieloosobowe stanowiska rejestracji. Czynności związane z obsługą stanowisk rejestracji wykonują funkcjonariusze jednostki, w której zostało zorganizowane stanowisko rejestracji. W zależności od potrzeb czynności te mogą być czynnościami podstawowymi lub dodatkowymi.

3. Wniosek w sprawie utworzenia oddziału kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji kierownik jednostki organizacyjnej składa do Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych. Wniosek powinien zawierać uzasadnienie określające przewidywaną w skali roku liczbę dokumentów podlegających rejestracji wysyłanych i otrzymywanych z zewnątrz oraz liczbę dokumentów wytworzonych w jednostce. Wnioskodawca powinien także określić, czy do obsługi ewidencyjnej przewiduje wykorzystanie funkcjonariuszy w pełnym wymiarze czasu pracy, czy będą to czynności dodatkowe.

4. Zorganizowanie stanowiska rejestracji w jednostce organizacyjnej może mieć miejsce jedynie w odpowiedniej strefie bezpieczeństwa i po uzyskaniu zgody Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

5. Dopuszcza się uzgodnione między kierownikami zainteresowanych jednostek organizacyjnych wzajemne zastępstwa funkcjonariuszy obsługujących kancelarię tajną i stanowiska rejestracji.

§  3.

1. Kancelarią tajną kieruje funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA, wyznaczony na stanowisko służbowe kierownika kancelarii, zwany dalej "kierownikiem kancelarii".

2. Do zadań kierownika kancelarii należą:

1) zapewnienie prawidłowej realizacji zadań kancelarii;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu dokumentów i materiałów niejawnych;

3) kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania, ewidencjonowania i obiegu dokumentów i materiałów na stanowiskach rejestracji;

4) zaopatrywanie stanowisk rejestracji i funkcjonariuszy w niezbędne materiały i ewidencje wymagane przepisami o ochronie informacji niejawnych;

5) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby oraz w przypadku:

a) remontu pomieszczeń kancelarii,

b) naprawy urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii,

c) zmian lokalizacji jednostki organizacyjnej,

d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg pracy kancelarii.

6) wspólnie z Wydziałem Kontroli Ochrony Informacji Niejawnych Departamentu Ochrony CBA i przygotowanie sprawozdania z inwentaryzacji i materiałów za rok ubiegły, będących na stanie ewidencyjnym jednostki organizacyjnej oraz przedłożenie go do zatwierdzenia Szefowi CBA.

§ 4. Kancelaria dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi w szczególności:

1) Rejestry przepisów niejawnych do ewidencjonowania przepisów wydawanych przez Szefa CBA;

2) Rejestr dzienników dokumentacji niejawnej i książek ewidencyjnych;

3) Książkę ewidencji pieczęci i stempli;

4) Dziennik korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami "Ściśle tajne" i "Tajne", którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;

5) Dziennik korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami "Poufne", którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;

6) Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;

7) Książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia;

8) inne urządzenia kancelaryjne niezbędne do ustalenia, gdzie znajduje się klasyfikowany dokument lub materiał.

§  5.

1. Stanowisko rejestracji, o którym mowa w § 1 pkt 6, dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi w szczególności:

1) Dziennik korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami "Ściśle tajne" i "Tajne";

2) Dziennik korespondencji dla dokumentów oznaczonych klauzulami "Poufne";

3) Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów;

4) Książkę doręczeń przesyłek miejscowych.

2. Na stanowisku rejestracji mogą być prowadzone inne ewidencje, rejestry, skorowidze itp., służące do kontroli obiegu dokumentów lub materiałów niejawnych. Wzory wszystkich dodatkowych ewidencji nie wymienionych w niniejszym zarządzeniu podlegają zatwierdzeniu przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych i rejestracji w kancelarii tajnej w rejestrze dzienników dokumentacji niejawnej i książek ewidencyjnych.

§  6.

1. Za zgodą kierownika kancelarii tajnej mogą być wydane dodatkowe dzienniki i ewidencje dla stanowisk rejestracji, w tym:

1) Dziennik podawczy;

2) Rejestr wydanych przedmiotów do ewidencjonowania wydanych nośników do zapisów informacji w postaci cyfrowej, dysków optycznych oraz innych przedmiotów;

3) inne ewidencje, po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej sporządza na piśmie wraz z uzasadnieniem. Wniosek przechowywany jest w kancelarii.

§ 7. Wysyłanie i przyjmowanie poczty zewnętrznej prowadzi kancelaria tajna.

§  8.

1. Przesyłki wpływające po godzinach służby kancelarii tajnej, przyjmuje funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA pełniący obowiązki dyżurnego.

2. W celu ewidencjonowania przesyłek wpływających po godzinach pracy kancelarii tajnej CBA, funkcjonariusz pełniący obowiązki dyżurnego, prowadzi dziennik podawczy.

§  9.

1. W Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych kancelaria tajna rejestruje wszystkie ewidencje prowadzone w CBA, przeszywa je i pieczętuje.

2. Dziennik korespondencji oznacza się klauzulą "Zastrzeżone".

3. Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów oznacza się klauzulą "Tajne".

4. Za prawidłowe oznaczenie odpowiednią klauzulą tajności prowadzonych ewidencji odpowiedzialny jest kierownik kancelarii tajnej lub funkcjonariusz pełniący służbę na stanowisku rejestracji.

§  10.

1. Przejęcie obowiązków kierownika kancelarii tajnej następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego w pojedynczym egzemplarzu.

2. W przypadku konieczności czasowego przejęcia obowiązków funkcjonariusza pełniącego służbę na stanowisku rejestracji sporządza się, w pojedynczym egzemplarzu, protokół przekazania dokumentacji ewidencyjnej oraz pieczęci, funkcjonariuszowi wyznaczonemu przez bezpośredniego przełożonego.

3. Ewidencje i pieczęcie, o których mowa w ust. 2, wyznaczony funkcjonariusz przechowuje w szafie metalowej pozostającej w jego dyspozycji.

4. Otwarcie szafy metalowej funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 2, w celu pobrania innych materiałów odbywa się na zasadach określonych w § 33.

Rozdział  III

Środki ochrony fizycznej

§  11.

1. Funkcjonariusz przechowuje materiały w przydzielonej wyłącznie do jego dyspozycji szafie metalowej, z zamkiem o skomplikowanym mechanizmie lub odrębnie zamykanej skrytce, będącej częścią szafy metalowej.

2. W jednostkach organizacyjnych, o ile jest to uzasadnione potrzebami służby, dopuszcza się przechowywanie w szafach metalowych i zestawach kartotecznych dokumentów, zaewidencjonowanych na więcej niż jednego funkcjonariusza.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki organizacyjnej przedstawi do akceptacji Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

§  12.

1. Kancelarię tajną lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa, możliwie na piętrze z wyłączeniem poddaszy.

2. Kancelaria tajna powinna być wyposażona w szafy metalowe z zamkiem o skomplikowanym mechanizmie.

3. Dyrektor Departamentu Ochrony CBA, stosownie do potrzeb, może zlecić wyposażenie kancelarii tajnej w dodatkowe środki ochrony fizycznej.

§ 13. Szafy metalowe oraz pomieszczenia kancelarii po zakończeniu służby zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony jednostki organizacyjnej.

§  14.

1. W jednostkach organizacyjnych dopuszcza się przechowywanie materiałów w szafach metalowych z dwoma zamkami o skomplikowanym mechanizmie lub w odrębnie zamykanych skrytkach, będących częścią szafy metalowej oraz w zestawach kartotecznych, w pomieszczeniach innych niż kancelaria, zlokalizowanych w strefie bezpieczeństwa.

2. Szafy, o których mowa w ust. 1, po zakończeniu służby, zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony.

3. Pomieszczenia, o których mowa w ust. 1, w przypadku przechowywania w nich materiałów, których rozmiary nie pozwalają na przechowywanie w szafie metalowej, zamyka się i plombuje, a klucze deponuje zgodnie z planem ochrony.

§ 15. Funkcjonariusz, otwierający pomieszczenie lub szafę metalową, w razie stwierdzenia uszkodzenia lub innych oznak wskazujących na naruszenie zabezpieczeń, zawiadamia bezpośredniego przełożonego i kierownika jednostki organizacyjnej oraz upoważnionego funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA, który podejmuje czynności wyjaśniające.

§ 16. W przypadku utraty kluczy od szaf lub pomieszczeń, w których przechowywane są materiały lub dokumenty niejawne funkcjonariusz zawiadamia bezpośredniego przełożonego, na wniosek którego upoważniony funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA przeprowadza czynności wyjaśniające i określa sposób zabezpieczenia zgromadzonych w tych szafach lub pomieszczeniach materiałów.

Rozdział  IV

Obieg informacji niejawnych

§ 17. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii tajnej należą:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek funkcjonariuszom na stanowiska rejestracji oraz ich wysyłanie, a także odbieranie przesyłek od podmiotów zewnętrznych;

2) sprawdzanie poprawności zapakowania koperty wewnętrznej i zewnętrznej przesyłki;

3) pakowanie w koperty zewnętrzne przesyłek wysyłanych poza strefę bezpieczeństwa;

4) otwieranie kopert zewnętrznych przesyłek wpływających oraz wewnętrznych, jeżeli adresat nie jest skonkretyzowany;

5) rejestrowanie przesyłek;

6) rejestrowanie prowadzonych ewidencji w rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych oraz ich wydawanie stanowiskom rejestracji, po przesznurowaniu i opieczętowaniu.

§  18.

1. W kancelarii każdą przesyłkę rejestruje się pod kolejną pozycją w dzienniku korespondencyjnym poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniom klauzuli tajności, a następnie oznacza się pieczęcią wpływu, w obrębie której wpisuje się datę wpływu.

2. W przypadku wykonywania przez kancelarię tajną czynności przewidzianych dla stanowiska rejestracji, zasady postępowania przewidziane dla stanowiska rejestracji odnoszą się odpowiednio także dla kancelarii tajnej.

§  19.

1. W łączności krajowej wysyłane i przyjmowane szyfrogramy, funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w dzienniku ewidencji szyfrogramów.

2. Fakt przekazania otrzymanego szyfrogramu adresatowi, funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w książce doręczeń szyfrogramów.

3. Szyfrogramy przekazywane przez stację szyfrów są rejestrowane w kancelarii tajnej lub na stanowisku rejestracji we właściwej ewidencji przez funkcjonariusza pełniącego służbę na stanowisku rejestracji.

§  20.

1. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę na stanowisku rejestracji należy:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii tajnej i innych stanowisk rejestracji;

2) rejestrowanie przesyłek;

3) wydawanie przesyłek do dekretacji.

2. Przekazywanie zakopertowanych przesyłek między punktami rejestracji w ramach jednostki organizacyjnej odbywa się, z wyłączeniem kancelarii tajnej, za pokwitowaniem.

§  21.

1. Na stanowisku rejestracji, wychodzące przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę:

1) w obecności nadawcy, rejestruje pod kolejną pozycją w dzienniku korespondencji, poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności i kopertuje;

2) na kopercie umieszcza:

a) numer ewidencyjny, klauzule tajności i ewentualnie dodatkowe oznaczenia,

b) określenie adresata,

c) imię, nazwisko i podpis osoby kopertującej.

2. Na stanowisku rejestracji, wpływające przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę:

1) rejestruje pod kolejną pozycją właściwego dziennika korespondencji, poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności;

2) oznacza pieczęcią wpływu, w obrębie której wpisuje datę oraz numer pozycji dziennika korespondencji;

3) przekazuje do dekretacji.

3. Na stanowisku rejestracji funkcjonariusz pełniący służbę:

1) wydaje przesyłki ostatnim adresatom, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji;

2) dokonuje przy udziale ostatniego adresata pełnej rejestracji materiału zawartego w przesyłce w dzienniku korespondencji.

4. Na pierwszej stronie dokumentu odciska się pieczęć wpływu, w obrębie której ostatni adresat wpisuje: datę wpływu, numer pozycji dziennika korespondencji, liczbę załączników i liczbę stron załączników oraz numer klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt.

5. Przekazanie i pozostawienie do aprobaty uprawnionej osoby projektów dokumentów niejawnych powinno być potwierdzone w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, zwanym dalej "DEWD" lub w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub w inny sposób przyjęty w jednostce organizacyjnej.

§  22.

1. Dopuszcza się przesyłanie informacji niejawnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych lub materiałach fotograficznych, jako załącznik do pisma przewodniego, w którym nadawca określa dyspozycję dotyczącą ewentualnego zwrotu nośnika.

2. Nośniki, o których mowa w ust. 1, ewidencjonuje się w rejestrze wydanych przedmiotów, trwale nanosząc na nie numery z rejestru i klauzule tajności.

3. Fizyczne niszczenie nośników odbywa się komisyjnie na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

§ 23. Materiały dotyczące stosowania środków techniki operacyjnej rejestruje się i przekazuje na zasadach określonych w zarządzeniu.

§  24.

1. Dekretujący i ostatni adresat zobowiązani są sprawdzić:

1) prawidłowość adresu;

2) zgodność numeru ewidencyjnego przesyłki z numerem ewidencyjnym umieszczonym na kopercie;

3) zgodność liczby załączników i ich stron z liczbą podaną w dokumencie.

2. Dekretujący, przed przekazaniem przesyłki do kancelarii bądź stanowiska rejestracji, przeszywa lub zakleja przesyłkę.

3. W przypadku stwierdzenia przez dekretującego lub ostatniego adresata braku w przesyłce dokumentów, załączników lub rozbieżności w numerach ewidencyjnych i oznaczeniach klauzulami tajności, wykonuje się następujące czynności:

1) sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, z przeznaczeniem dla kancelarii adresata oraz nadawcy i przekazuje oba egzemplarze protokołu do Departamentu Ochrony CBA;

2) dokonuje się zapisu o sporządzeniu protokołu we właściwym dzienniku korespondencji.

4. Funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA:

1) przekazuje odpowiednio po jednym egzemplarzu protokołu do kancelarii adresata oraz nadawcy;

2) wyjaśnia sprawę z nadawcą przesyłki i sporządza notatkę służbową w tej sprawie;

3) powiadamia pisemnie adresata o wynikach ustaleń, o których mowa w pkt 3.

5. Czynności, o których mowa w ust. 1-4, nie powinny wstrzymywać ani bez koniecznej potrzeby opóźniać toku sprawy, której przesyłka dotyczy.

§  25.

1. Odciski pieczęci tuszowych CBA nanosi się kolorem innym niż czarny.

2. Zapisów w ewidencjach, będących załącznikami do zarządzenia, dokonuje się atramentem (tuszem) czarnym lub niebieskim, a zmiany tych zapisów atramentem (tuszem) czerwonym, z podaniem daty i czytelnym podpisem dokonującego zmiany. Dopuszcza się nanoszenie adnotacji o przekazaniu dokumentu do archiwum lub jego wybrakowaniu, wyróżniającym kolorem, z wyjątkiem koloru czerwonego.

3. Wycieranie i zamazywanie zapisów w ewidencjach, o których mowa w ust. 2 oraz na materiałach, jest zabronione.

4. Zapisów w ewidencjach, o których mowa w ust. 2, dokonuje się zgodnie z treścią poszczególnych rubryk.

5. Po dokonaniu wpisu do ostatniej pozycji w ewidencji zarejestrowanej w rejestrze, o którym mowa w § 4 pkt 2, należy:

1) na stronie tytułowej tej ewidencji wpisać datę i numer pozycji, na której daną ewidencję zakończono;

2) ostatni wpis podkreślić i dokonać adnotacji o treści: "Dziennik (Książkę) zakończono pozycją nr w dniu", którą akceptuje właściwy przełożony składając swój podpis i odciskając imienną pieczęć;

3) potwierdzić zakończenie prowadzenia ewidencji przez umieszczenie przez funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii tajnej, pod akceptacją, o której mowa w pkt 2, czytelnego podpisu i daty; fakt zakończenia prowadzenia ewidencji należy odnotować w rejestrze dzienników dokumentacji niejawnej i książek ewidencyjnych.

6. Z końcem każdego roku kalendarzowego ewidencje prowadzone w jednostce organizacyjnej należy zakończyć na zasadach określonych w ust. 5, z wyłączeniem ewidencji, o których mowa w § 4 pkt 2, 3 i 5 oraz w § 6 ust. 1 pkt 3.

7. W kolejnym dzienniku (książce) z danego roku kalendarzowego, wpisów w kolejnych pozycjach dokonuje się, uwzględniając kontynuację numeracji z poprzedniego dziennika (książki), z wyłączeniem DEWD, w których numeracja rozpoczyna się od pozycji 1.

§  26.

1. Funkcjonariusz, o którym mowa w § 8 ust. 1, przekazuje za pokwitowaniem przesyłkę kancelarii tajnej, a gdy to nie jest możliwe, adresatowi.

2. Adresat, który otrzymał przesyłkę od funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, zobowiązany jest zarejestrować ją w kancelarii tajnej lub na stanowisku rejestracji.

§  27.

1. Dokument, bez względu na technikę, jaką został wytworzony, rejestruje się pod kolejnym numerem pozycji DEWD, poprzedzonym cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności, z zastrzeżeniem ust. 2. Obowiązek rejestracji spoczywa na funkcjonariuszu, który go sporządził.

2. Zasady rejestracji kart ewidencji operacyjnej regulują odrębne przepisy.

3. Dokumenty zbędne, a zarejestrowane w DEWD, brakuje się na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

§  28.

1. Zezwolenie na sporządzanie kopii, odpisów, wyciągów lub tłumaczeń z dokumentu:

1) uwierającego informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową, wydaje na piśmie odpowiednio:

a) Szef CBA lub jego zastępca,

b) kierownik jednostki organizacyjnej lub jego zastępca,

c) w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach inny funkcjonariusz za zgodą Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych;

2) zawierającego informacje niejawne, zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową wydaje naczelnik wydziału lub jego zastępca.

2. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 1, dekretuje się na dokumencie, z którego ma być sporządzona kopia, odpis, wyciąg lub tłumaczenie, z wyjątkiem materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej i procesowej, z zastrzeżeniem ust. 4.

3. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie, o którym mowa w ust. 1, dekretuje się na ostatniej stronie lub w przypadku aktu jednostronnicowego na odwrocie strony.

4. Zgodność kopii, odpisu lub wyciągu potwierdza na każdej stronie funkcjonariusz, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument, z którego kopię, odpis lub wyciąg wykonano.

5. W sytuacjach uzasadnionych szczególnymi względami, wydanie zezwolenia na sporządzenie kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia oraz potwierdzenie ich zgodności z oryginałem może mieć inne formy niż wymienione w ust. 2-4.

§  29.

1. Na dokumencie kopiowanym funkcjonariusz obsługujący urządzenie kopiujące, odciska pieczęć informującą o:

1) nazwie jednostki organizacyjnej, w której dokonano kopiowania;

2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii;

3) dacie sporządzenia kopii.

2. Numer DEWD w obrębie pieczęci, o której mowa w ust. 1, wpisuje funkcjonariusz obsługujący urządzenie kopiujące, po zakończeniu czynności kopiowania.

3. Na sporządzonych kopiach funkcjonariusz, obsługujący urządzenie kopiujące odciska na każdej stronie pieczęć o treści "Kopia egz. Nr ..." oraz "DEWD Nr ...".

4. Obowiązek rejestracji wykonanych kopii w DEWD spoczywa na funkcjonariuszu dostarczającym dokument do kopiowania. Rejestracji kopii dokonuje się w kancelarii bądź stanowisku rejestracji, w którym kopiowany dokument jest zarejestrowany.

§  30.

1. Wytwarzanie dokumentów dozwolone jest w pomieszczeniach usytuowanych w strefie bezpieczeństwa.

2. Kopiowanie i drukowanie dokumentu odbywa się w obecności funkcjonariusza dostarczającego dokument do kopiowania lub drukowania.

3. Bez pisemnej zgody osób, o których mowa w § 28 ust. 1, funkcjonariuszowi zabrania się wynoszenia materiałów poza strefę bezpieczeństwa.

4. W uzasadnionych przypadkach pisemna zgoda może być wyrażona w formie upoważnienia do wynoszenia szczegółowo określonego rodzaju materiałów lub dokumentów.

§  31.

1. Udostępnienie dokumentów innemu funkcjonariuszowi niż ten, na którego stanie ewidencyjnym dokument się znajduje, może nastąpić tylko na pisemne polecenie bezpośredniego przełożonego, kierownika jednostki organizacyjnej lub jego zastępcy umieszczone na dokumencie, z zastrzeżeniem § 34. Fakt zapoznania się z dokumentem funkcjonariusz potwierdza na dokumencie czytelnym podpisem i datą, z wyjątkiem materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kartotecznej i ewidencyjnej.

2. Fakt zapoznania się z dokumentem w trybie obiegowym, jest potwierdzany przez funkcjonariusza na "Karcie zapoznania z dokumentem".

§  32.

1. Wadliwe wydruki, odbitki, klisze, matryce, kalki oraz brudnopisy, powstałe w toku prac nad dokumentem, funkcjonariusz, który go sporządził, niszczy bezzwłocznie we własnym zakresie w kancelarii tajnej, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub odtworzenie.

2. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne na dyskach lub taśmach elektromagnetycznych kasuje funkcjonariusz dokonujący tych zapisów.

§  33.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej lub uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera. Członków komisji wyznaczają odpowiednio:

1) Szef CBA lub jego zastępca;

2) kierownik jednostki organizacyjnej lub jego zastępca.

2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, komisja sporządza protokół, który powinien w szczególności zawierać:

1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydal polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera;

2) dane identyfikujące członków komisji;

3) określenie zadań komisji;

4) czas i miejsce czynności;

5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę metalową otwarto lub uzyskano dostęp do pamięci masowej komputera;

6) opis zabezpieczenia metalowej szafy lub uruchamianego komputera;

7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania materiałów, dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione;

8) treść pieczęci metalowej, jaką zabezpieczono szafę na zasadach określonych w § 13 ust. 2 lub podanie nowego hasła, jakim zabezpieczono komputer;

9) podpisy członków komisji;

10) informacje o zatwierdzeniu protokołu przez jedną z osób wymienionych w ust. 1.

3. Protokół rejestruje się w DEWD kancelarii tajnej obsługującej funkcjonariusza lub stanowiska rejestracji, którego dotyczyły czynności wymienione w ust. 2.

4. Z treścią protokołu zapoznaje funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, przełożony. Fakt zapoznania się z protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą.

5. Protokół przechowuje się w kancelarii lub stanowisku rejestracji.

§  34.

1. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do innej komórki lub jednostki organizacyjnej albo zwolnienia ze służby, funkcjonariusz przekazuje materiały, zgodnie z pisemnym poleceniem bezpośredniego przełożonego, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który przechowuje się w kancelarii tajnej lub na stanowisku rejestracji.

2. Fakt przekazania materiałów odnotowuje się w ewidencjach poprzez przerejestrowanie ich na innego funkcjonariusza.

§ 35. Zasady dokumentowania obiegu i rejestracji kart ewidencji operacyjnej oraz postępowania z materiałami archiwalnymi regulują odrębne przepisy.

Rozdział  V

Ochrona informacji niejawnych w trakcie obrad, szkoleń i konferencji

§  36.

1. Za ochronę informacji niejawnych w trakcie obrad, szkoleń i konferencji w CBA, zwanych dalej "konferencjami", odpowiedzialny jest wyznaczony funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA.

2. Uczestnicy konferencji sporządzają notatki, jeżeli organizator na to zezwolił, w brulionach ewidencjonowanych w rejestrze wydanych przedmiotów, prowadzonym przez kancelarię. Z brulionami postępuje się tak jak z dokumentami zawierającymi informacje niejawne.

3. Uczestnikom konferencji Departament Ochrony CBA zapewnia możliwość przechowywania brulionów, o których mowa w ust. 2, w przerwach obrad i po ich zakończeniu.

4. Po zakończeniu konferencji uczestnicy zobowiązani są przekazać materiały, o których mowa w ust. 2, do wyznaczonego funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA. Bruliony funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA przekazuje do kancelarii lub za zgodą uczestnika niszczy komisyjnie jako brudnopisy. Zgodę tę uczestnik konferencji wyraża w rubryce "Uwagi" rejestru wydanych przedmiotów.

§  37.

1. Pomieszczenie, w którym odbywa się konferencja, powinno być sprawdzone w celu wyeliminowania możliwości podglądu i podsłuchu.

2. Wyznaczony funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA, w przypadku znacznej liczby osób uczestniczących w konferencji, dokonuje sprawdzenia ich tożsamości, każdorazowo, przed rozpoczęciem obrad.

3. Uczestnikom konferencji zabrania się bez zgody wyznaczonego funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA wnoszenia do pomieszczeń, w których odbywa się konferencja, urządzeń nagrywających oraz łączności bezprzewodowej. W przypadku posiadania takich urządzeń należy je zdeponować przed rozpoczęciem konferencji, wyznaczonemu funkcjonariuszowi Departamentu Ochrony CBA.

Rozdział  VI

Sprawozdawczość

§  38.

1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji dokumentów i materiałów niejawnych, kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję inwentaryzacyjną. Zakres i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji określa Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

2. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden do dnia 31 marca każdego roku, przesyła się do Departamentu Ochrony CBA.

§ 39. Kierownik jednostki organizacyjnej jest zobowiązany powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych o fakcie utraty w podległej mu jednostce organizacyjnej materiału niejawnego oraz o wynikach podjętych czynności wyjaśniających.

Rozdział  VII

Postanowienia przejściowe i końcowe

§  40.

1. Do czasu wydzielenia stref bezpieczeństwa, zainstalowania urządzeń, opracowania procedur zapewniających skuteczną ochronę podczas wytwarzania, przetwarzania, obiegu, przechowywania dokumentów i materiałów niejawnych, funkcjonariusze, pracujący na dokumentach lub materiałach zawierających informacje niejawne, mogą wytwarzać, przetwarzać, przechowywać takie dokumenty (materiały) wyłącznie w kancelarii tajnej.

2. Przez okres, o którym mowa w ust. 1, kancelaria tajna zapewni:

1) funkcjonariuszom niezbędną ochronę podczas wytwarzania lub przetwarzania dokumentów, zawierających informacje niejawne;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych przez funkcjonariuszy wytwarzających, przetwarzających, rejestrujących dokumenty lub materiały zawierające informacje niejawne;

3) kontrolę właściwego oznaczania, zabezpieczania, ewidencjonowania i obiegu dokumentów i materiałów zawierających informacje niejawne.

3. Jeżeli w jednostce organizacyjnej zaistnieją warunki skutecznej ochrony informacji niejawnych, odpowiednie do klauzuli tajności, Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych może, na uzasadniony wniosek kierownika jednostki, wyrazić zgodę na wytwarzanie, przetwarzanie i/lub przechowywanie dokumentów lub materiałów niejawnych w danej jednostce.

§  41.

1. W okresie adaptacji pomieszczeń przeznaczonych na kancelarię tajną CBA obsługa kancelaryjna w zakresie określonym w § 40 ust. 1 i 2, prowadzona jest w pomieszczeniach i przez pracowników kancelarii tajnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

2. Przepis 40 i 41 ust. 1 dotyczy również dokumentów i materiałów zastrzeżonych.

§ 42. W zakresie nieuregulowanym zarządzeniem stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz. 1741).

§ 43. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WZÓR

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

strona lewa

Oznaczenie klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia, bądź zmiany klauzuli tajności	Data rejestracji dokumentu	Rodzaj dokumentu W-wychodzących P-przychodzących	Nazwa Nadawcy/adresata	Numer i data dokumentu otrzymanego	Nazwa dokumentu lub czego dotyczy	Liczba
								stron dokumentów z załącznikami lub innych jednostek miary	załączników	stron załączników lub innych jednostek miary
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

strona prawa

Nr pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów	Imię i nazwisko osoby otrzymującej dokument, data i podpis	Potwierdzenie zwrotu dokumentu do kancelarii, data i podpis	Adnotacje o wysłaniu dokumentu lub załącznika (poz. ks dor. przesyłek miejscowych/poz. wyk. przesyłek nadanych)	Informacje uzupełniające/uwagi
12	13	14	15	16

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

WZÓR

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE", "TAJNE" I "POUFNE"

strona lewa

Oznaczenie klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Data oddania brudnopisu do przepisania dokumentu do reprodukcji	Adresat lub nazwa dokumentu	Nazwisko osoby oddającej brudnopis do przepisania, dokument do reprodukcji	Numer dokumentu kopiowanego
1	2	3	4	5	6

strona prawa

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru			Adnotacje		Uwagi
egz.	stron jednego egz.	Imię i nazwisko	Data	Podpis	o wysłaniu (Nr z dz. koresp., poz. ks. dor. przesyłek miejscowych)	o brakowaniu (nr protokołu)
7	8	9	10	11	12	13	14

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

WZÓR

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Numer kolejny zapisu	Data	Adresat	Numer pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru
				Podpis, pieczęć i data
1	2	3	4	5