Tryb ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NDAP.2020.31

Akt obowiązujący
Wersja od: 13 lutego 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 31
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 7 grudnia 2020 r.
w sprawie trybu ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe

DKN.410.4.2020

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§  1. 
Zarządzenie określa tryb ustalania - w rozumieniu art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą" - jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe w związku z powstawaniem w tych jednostkach materiałów archiwalnych.
§  2. 
1. 
Przed podjęciem decyzji w sprawie ustalenia, o którym mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może skorzystać z wyników ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej przez:
1)
Archiwum Akt Nowych - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 16 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246), z wyłączeniem jednostek organizacyjnych, o których mowa w pkt 3;
2)
właściwe archiwum państwowe - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia wymienionego w pkt 1, mających siedzibę na obszarze działania tego archiwum państwowego;
3)
Narodowe Archiwum Cyfrowe - w odniesieniu do jednostek organizacyjnych powołanych do wytwarzania dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej, utrwalających swoją działalność podstawową w formie fotograficznej oraz audiowizualnej, mających siedzibę w Warszawie;
4)
właściwe archiwum państwowe - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, innych niż wymienione w pkt 1-3, mających siedzibę na obszarze działania tego archiwum państwowego.
1a.  1
 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może zlecić pracownikom komórki organizacyjnej właściwej do spraw kształtowania narodowego zasobu archiwalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych przeprowadzenie dodatkowej ekspertyzy archiwalnej w celu uzupełnienia lub weryfikacji ustaleń ekspertyzy archiwalnej, o których mowa w ust. 1.
1b.  2
 Z przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 1a, sporządza się notatkę, którą włącza się do akt sprawy.
2. 
Ustalenia, o którym mowa w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy, dyrektor właściwego archiwum państwowego dokonuje na podstawie wyników ekspertyzy archiwalnej.
3. 
Wątpliwości dotyczące właściwości archiwów państwowych w zakresie ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe, rozstrzyga Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego.
§  3. 
Ustalenie, o którym mowa w § 1, zwane dalej "ustaleniem", następuje w formie aktu administracyjnego, zwanego dalej "aktem ustalenia", którego wzór stanowi załącznik do zarządzenia.
§  4. 
1. 
Archiwum państwowe prowadzi, wśród jednostek organizacyjnych należących do jego właściwości, systematyczne rozpoznanie potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego.
2. 
Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe uwzględnia następujące czynniki:
1)
funkcje jednostki organizacyjnej w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju bądź regionu;
2)
charakter i przedmiot prowadzonej działalności oraz zasięg działania;
3)
znaczenie społeczne, gospodarcze i kulturalne jednostki organizacyjnej;
4)
powtarzalność wytwarzanych materiałów archiwalnych;
5)
wartość informacyjną dokumentacji;
6)
znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub regionu, w szczególności politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych;
7)
status prawno - organizacyjny jednostki organizacyjnej.
3. 
Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe posiłkowo uwzględnia przede wszystkim:
1)
obowiązujące przepisy prawa, w tym prawa miejscowego, w szczególności statuty, regulaminy oraz inne dokumenty organizacyjne;
2)
rejestry prowadzone przez sądy i inne organy, plany i programy rozwoju, umowy i porozumienia, sprawozdania, materiały i publikacje Głównego Urzędu Statystycznego oraz różnego rodzaju opracowania.
§  5. 
1. 
W przypadku, gdy w wyniku rozpoznania, o którym mowa w § 4, archiwum państwowe wytypuje jednostkę organizacyjną obowiązaną do utworzenia archiwum zakładowego, wówczas rozpoczyna czynności związane z ustaleniem.
2.  3
 Podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem dyrektor archiwum państwowego może zasięgnąć opinii właściwej regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji.
3.  4
 Zasięgnięcie opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji przez dyrektora archiwum państwowego jest obligatoryjne w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem, czynników budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej.
4. 
Czynności związane z ustaleniem obejmują w kolejności:
1)
pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy;
2)
przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy;
3)
sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne;
4) 5
 w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy - przesłanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji, o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;
5) 6
 w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy - włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji do akt sprawy, o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;
6)
w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej, przy czym w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię aktu ustalenia przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego;
7)
w przypadku nieustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - przesłanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego do kierownika jednostki organizacyjnej informacji o zakończeniu czynności ustalenia, przy czym:
a)
w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię tej informacji przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego,
b)
jeżeli ta informacja dotyczy jednostki organizacyjnej, która została uznana za wytwórcę wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej, wówczas powinna w szczególności zawierać przypomnienie obowiązku utworzenia i prowadzenia składnicy akt oraz wytyczne dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej i uzgadniania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
5. 
W przypadku państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako obowiązane do utworzenia archiwum zakładowego do momentu zaprzestania tej działalności, archiwum państwowe może odstąpić od obowiązku przeprowadzenia w takiej jednostce ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2.
6. 
Dopuszcza się, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, w trybie zdalnym, wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
7. 
Po upływie 30 dni, jednak nie później niż przed upływem 60 dni, od dnia doręczenia aktu ustalenia jednostce organizacyjnej, właściwe archiwum państwowe wprowadza informacje jej dotyczące, do systemu teleinformatycznego "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", zwanego dalej "systemem NiKA", lub - w przypadku gdy dane dotyczące tej jednostki organizacyjnej zostały wprowadzone wcześniej - zmienia jej status na oznaczony w systemie jako "N - podmiot pod nadzorem".
§  6. 
1. 
Archiwum państwowe prowadzi wśród nadzorowanych przez siebie jednostek organizacyjnych systematyczne rozpoznanie w celu stwierdzenia, które z nich przestały podlegać obowiązkowi prowadzenia utworzenia archiwum zakładowego.
2. 
Dyrektor właściwego archiwum państwowego niezwłocznie zawiadamia pisemnie kierownika jednostki organizacyjnej, dla której wydano akt ustalenia, o wygaśnięciu tego aktu w związku z ustaniem obowiązku prowadzenia archiwum zakładowego, w szczególności w przypadku, gdy:
1)
na skutek zmian własnościowych w jednostce organizacyjnej nie powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;
2) 7
 dokumentacja jednostki organizacyjnej na skutek istotnych zmian w zakresie jej działania przestała mieć charakter materiałów archiwalnych, co potwierdziła ekspertyza archiwalna i opinia właściwej regionalnej komisji archiwalnej oceny dokumentacji.
3. 
Równocześnie z zawiadomieniem, o którym mowa w ust. 2, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych o jednostce w systemie NiKA.
4. 
W przypadku gdy jednostka organizacyjna, dla której wydano akt ustalenia, trwale zaprzestała działalności, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych jej dotyczących w systemie NiKA niezwłocznie po zgromadzeniu dokumentów potwierdzających trwałe zaprzestanie działalności przez tę jednostkę.
§  7. 
1. 
Akty ustalenia wydane przed dniem wejścia w życie zarządzenia zachowują ważność.
2. 
Do spraw ustalenia, wszczętych i niezakończonych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się jego przepisy, z tym że pozostają w mocy czynności dokonane przed tym dniem na podstawie przepisów zarządzenia, o którym mowa w § 8.
§  8. 
Traci moc zarządzenie nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 12 lutego 2016 r. w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek organizacyjnych, jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych jako jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, zmienione zarządzeniem nr 83 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 listopada 2017 r.
§  9. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 4 stycznia 2021 r.

ZAŁĄCZNIK

..............................................................1) ...........................................................2)

..........................................3)

.........................................................4)

Działając na podstawie art. 33 ust. 3 pkt ........5) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. ............................... 6)), zwanej dalej "ustawą", ustalam

............................................................................................7)

jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia, archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy.8) 9)

...........................................................10). Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne gromadzonej i wytwarzanej przez ................................... 12) zostanie zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym .............................................. 13).

Jednocześnie informuję, że kontrolę, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy,

w ................................................ 14) przeprowadzać będzie .......................... 15), do którego należy w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przesłać informację o podjętych w ................................................ 16) działaniach, mających na celu zorganizowanie archiwum zakładowego oraz o przepisach wewnętrznych odnoszących się do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej ............................................ 17).

Utworzenie archiwum zakładowego skutkuje koniecznością opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych:

1) instrukcji kancelaryjnej określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,

2) sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

- określanych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, co wynika z art. 6 ust. 2 i 2h ustawy.18)

Od niniejszego aktu administracyjnego nie służy środek odwoławczy.

Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w ..................... 19) (WSA) na niniejszy akt. Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnosi się za pośrednictwem Naczełnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia niniejszego aktu. Wpis stały od skargi do WSA na niniejszy akt wynosi 200 zł, przy czym Strona ma możliwość ubiegania się w WSA o prawo pomocy obejmujące zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata lub radcy prawnego. 20)

................................................21)

Objaśnienia:

1) Miejsce na określenie odpowiednio Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2) Miejsce na określenie miejscowości i daty sporządzenia aktu.

3) Miejsce na znak sprawy.

4) Miejsce na informację o kierowniku jednostki oraz jej nazwie i adresie.

5) w przypadku aktu wydawanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest to pkt 1, a w przypadku dyrektora archiwum państwowego - pkt 2.

6) Miejsce na aktualny adres publikacyjny ustawy.

7) Miejsce na wpisanie pełnej nazwy jednostki.

8) W przypadku kierowania aktu do ministerstwa należy uzupełnić podstawę prawną o ust. 2 przy art. 33.

9) W przypadku kierowania aktu do jednostki, o której mowa w art. 36a ustawy, należy uzupełnić podstawę prawną o art. 36a.

10) Miejsce na wyjaśnienie, jakie były przesłanki wydania aktu ustalenia dla danej jednostki, tzn. dlaczego uznana jest za jednostkę organizacyjną, dlaczego spełnia kryteria państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej oraz dlaczego część jej dokumentacji stanowi materiały archiwalne. W tym zakresie należy powołać się na przepisy, którymi uregulowane zostało utworzenie i zakres działania danego podmiotu, na ustalenia ekspertyz archiwum państwowego, opinię komisji archiwalnej oceny dokumentacji (o ile została wydana). Należy też pamiętać o przepisie art. 2 ust. 2 ustawy, z którego wynika, że przynależność materiałów archiwalnych do danego zasobu (państwowego lub niepaństwowego) wynika ze stosunku ich własności. Uzasadnienie powinno też zawierać informacje na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne w myśl art. 1 ustawy, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.

12) Miejsce na nazwę jednostki.

13) Miejsce na nazwę jednostki.

14) Miejsce na nazwę jednostki.

15) Pełna nazwa archiwum państwowego.

16) Miejsce na nazwę jednostki.

17) Miejsce na nazwę jednostki.

18) Dopuszcza się możliwość modyfikacji tego fragmentu lub jego usunięcie w przypadku kierowania aktu do jednostki, która przepisy kancelaryjne i archiwalne ma już wprowadzone na podstawie odrębnych przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz na podstawie art. 6 ust. 2e i 2f ustawy.

19) Miejsce na nazwę miasta, w którym znajduje się siedziba właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

20) Należy mieć na względzie zmiany w tym zakresie, w szczególności wysokości wpisu od skargi. W przypadku zmian w przepisach prawa skutkujących koniecznością aktualizacji pouczenia, należy dostosować je do tych zmian.

21) Stempel imienny i podpis odpowiednio Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego albo informacja o podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym.

UZASADNIENIE

Celem wprowadzenia nowego zarządzenia w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek, w których tworzy się archiwa zakładowe, była konieczność doprecyzowania i uzupełnienia wielu kwestii dotyczących tego obszaru. Zarządzenie wskazuje czynniki, które należy uwzględnić podczas przeprowadzania rozpoznania potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. W nowym zarządzeniu odciążono komisje archiwalnej oceny dokumentacji, w efekcie czego dyrektorzy archiwów państwowych będą obowiązani do zasięgania opinii tych komisji tylko w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem jednostek jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, sytuacji budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej. Zarządzenie zwalnia z obowiązku przeprowadzania przez archiwa państwowe ekspertyz archiwalnych, jeżeli czynności związane z ustalaniem jednostek organizacyjnych jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, dotyczyć będą państwowych lub samorządowych jednostek organizacyjnych, które przejęły zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego do momentu zaprzestania tej działalności. Uzupełniono także informacje, które powinny zostać uwzględnione w notatkach z ekspertyz archiwalnych oraz doprecyzowano czynności w systemie teleinformatycznym "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", do przeprowadzenia których obowiązane są archiwa państwowe po ustaleniu danej jednostki jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. Dopuszczono, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej w trybie zdalnym, jednak wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W akcie ustalenia stanowiącym załącznik do zarządzenia uzupełniono objaśnienie w zakresie uzasadnienia aktu ustalenia o konieczność wpisywania w nim dodatkowych danych oraz poszerzono samo uzasadnienie w treści aktu ustalenia o dodatkowe zdanie dotyczące jednolitego rzeczowego wykazu akt. Dopuszczono również możliwość modyfikacji lub usunięcia fragmentu aktu ustalenia dotyczącego konieczności opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, w przypadku kierowania aktu do jednostki, która przepisy te ma już wprowadzone odrębnym aktem prawnym. Wpisano także treść pouczenia z jednoczesnym nakazem, ujętym w objaśnieniach, śledzenia zmian w przepisach prawa w tym zakresie i w przypadku ich wystąpienia - aktualizacji pouczenia.

1 § 2 ust. 1a dodany przez § 1 zarządzenia nr 11 z dnia 11 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.NDAP.2021.11) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 12 sierpnia 2021 r.
2 § 2 ust. 1b dodany przez § 1 zarządzenia nr 11 z dnia 11 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.NDAP.2021.11) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 12 sierpnia 2021 r.
3 § 5 ust. 2 zmieniony przez § 3 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.
4 § 5 ust. 3 zmieniony przez § 3 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.
5 § 5 ust. 4 pkt 4 zmieniony przez § 3 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.
6 § 5 ust. 4 pkt 5 zmieniony przez § 3 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.
7 § 6 ust. 2 pkt 2 zmieniony przez § 3 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.