Tryb ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe.
Dz.Urz.NDAP.2020.31
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 31
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 7 grudnia 2020 r.
w sprawie trybu ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:
ZAŁĄCZNIK
..........................................3)
.........................................................4)
Działając na podstawie art. 33 ust. 3 pkt ........5) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. ............................... 6)), zwanej dalej "ustawą", ustalam
............................................................................................7)
jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia, archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i 35 ustawy.8) 9)
...........................................................10). Wykaz dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne gromadzonej i wytwarzanej przez ................................... 12) zostanie zawarty w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującym .............................................. 13).
Jednocześnie informuję, że kontrolę, o której mowa w art. 28 ust. 1 pkt 3 ustawy,
w ................................................ 14) przeprowadzać będzie .......................... 15), do którego należy w terminie 30 dni od dnia doręczenia niniejszego pisma przesłać informację o podjętych w ................................................ 16) działaniach, mających na celu zorganizowanie archiwum zakładowego oraz o przepisach wewnętrznych odnoszących się do usytuowania archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej ............................................ 17).
Utworzenie archiwum zakładowego skutkuje koniecznością opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych:
1) instrukcji kancelaryjnej określającej szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych,
2) sposobu klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
- określanych w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych lub dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, co wynika z art. 6 ust. 2 i 2h ustawy.18)
Od niniejszego aktu administracyjnego nie służy środek odwoławczy.
Stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w ..................... 19) (WSA) na niniejszy akt. Skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego wnosi się za pośrednictwem Naczełnego Dyrektora Archiwów Państwowych, w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia niniejszego aktu. Wpis stały od skargi do WSA na niniejszy akt wynosi 200 zł, przy czym Strona ma możliwość ubiegania się w WSA o prawo pomocy obejmujące zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata lub radcy prawnego. 20)
................................................21)
Objaśnienia:
1) Miejsce na określenie odpowiednio Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego.
2) Miejsce na określenie miejscowości i daty sporządzenia aktu.
3) Miejsce na znak sprawy.
4) Miejsce na informację o kierowniku jednostki oraz jej nazwie i adresie.
5) w przypadku aktu wydawanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych jest to pkt 1, a w przypadku dyrektora archiwum państwowego - pkt 2.
6) Miejsce na aktualny adres publikacyjny ustawy.
7) Miejsce na wpisanie pełnej nazwy jednostki.
8) W przypadku kierowania aktu do ministerstwa należy uzupełnić podstawę prawną o ust. 2 przy art. 33.
9) W przypadku kierowania aktu do jednostki, o której mowa w art. 36a ustawy, należy uzupełnić podstawę prawną o art. 36a.
10) Miejsce na wyjaśnienie, jakie były przesłanki wydania aktu ustalenia dla danej jednostki, tzn. dlaczego uznana jest za jednostkę organizacyjną, dlaczego spełnia kryteria państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej oraz dlaczego część jej dokumentacji stanowi materiały archiwalne. W tym zakresie należy powołać się na przepisy, którymi uregulowane zostało utworzenie i zakres działania danego podmiotu, na ustalenia ekspertyz archiwum państwowego, opinię komisji archiwalnej oceny dokumentacji (o ile została wydana). Należy też pamiętać o przepisie art. 2 ust. 2 ustawy, z którego wynika, że przynależność materiałów archiwalnych do danego zasobu (państwowego lub niepaństwowego) wynika ze stosunku ich własności. Uzasadnienie powinno też zawierać informacje na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne w myśl art. 1 ustawy, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.
12) Miejsce na nazwę jednostki.
13) Miejsce na nazwę jednostki.
14) Miejsce na nazwę jednostki.
15) Pełna nazwa archiwum państwowego.
16) Miejsce na nazwę jednostki.
17) Miejsce na nazwę jednostki.
18) Dopuszcza się możliwość modyfikacji tego fragmentu lub jego usunięcie w przypadku kierowania aktu do jednostki, która przepisy kancelaryjne i archiwalne ma już wprowadzone na podstawie odrębnych przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz na podstawie art. 6 ust. 2e i 2f ustawy.
19) Miejsce na nazwę miasta, w którym znajduje się siedziba właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
20) Należy mieć na względzie zmiany w tym zakresie, w szczególności wysokości wpisu od skargi. W przypadku zmian w przepisach prawa skutkujących koniecznością aktualizacji pouczenia, należy dostosować je do tych zmian.
21) Stempel imienny i podpis odpowiednio Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego albo informacja o podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym.
UZASADNIENIE
Celem wprowadzenia nowego zarządzenia w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek, w których tworzy się archiwa zakładowe, była konieczność doprecyzowania i uzupełnienia wielu kwestii dotyczących tego obszaru. Zarządzenie wskazuje czynniki, które należy uwzględnić podczas przeprowadzania rozpoznania potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. W nowym zarządzeniu odciążono komisje archiwalnej oceny dokumentacji, w efekcie czego dyrektorzy archiwów państwowych będą obowiązani do zasięgania opinii tych komisji tylko w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem jednostek jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, sytuacji budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej. Zarządzenie zwalnia z obowiązku przeprowadzania przez archiwa państwowe ekspertyz archiwalnych, jeżeli czynności związane z ustalaniem jednostek organizacyjnych jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, dotyczyć będą państwowych lub samorządowych jednostek organizacyjnych, które przejęły zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego do momentu zaprzestania tej działalności. Uzupełniono także informacje, które powinny zostać uwzględnione w notatkach z ekspertyz archiwalnych oraz doprecyzowano czynności w systemie teleinformatycznym "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", do przeprowadzenia których obowiązane są archiwa państwowe po ustaleniu danej jednostki jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. Dopuszczono, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej w trybie zdalnym, jednak wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W akcie ustalenia stanowiącym załącznik do zarządzenia uzupełniono objaśnienie w zakresie uzasadnienia aktu ustalenia o konieczność wpisywania w nim dodatkowych danych oraz poszerzono samo uzasadnienie w treści aktu ustalenia o dodatkowe zdanie dotyczące jednolitego rzeczowego wykazu akt. Dopuszczono również możliwość modyfikacji lub usunięcia fragmentu aktu ustalenia dotyczącego konieczności opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, w przypadku kierowania aktu do jednostki, która przepisy te ma już wprowadzone odrębnym aktem prawnym. Wpisano także treść pouczenia z jednoczesnym nakazem, ujętym w objaśnieniach, śledzenia zmian w przepisach prawa w tym zakresie i w przypadku ich wystąpienia - aktualizacji pouczenia.
Celem wprowadzenia nowego zarządzenia w sprawie trybu ustalania państwowych jednostek, w których tworzy się archiwa zakładowe, była konieczność doprecyzowania i uzupełnienia wielu kwestii dotyczących tego obszaru. Zarządzenie wskazuje czynniki, które należy uwzględnić podczas przeprowadzania rozpoznania potencjalnych wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. W nowym zarządzeniu odciążono komisje archiwalnej oceny dokumentacji, w efekcie czego dyrektorzy archiwów państwowych będą obowiązani do zasięgania opinii tych komisji tylko w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem jednostek jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, sytuacji budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej. Zarządzenie zwalnia z obowiązku przeprowadzania przez archiwa państwowe ekspertyz archiwalnych, jeżeli czynności związane z ustalaniem jednostek organizacyjnych jako wytwórców materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, dotyczyć będą państwowych lub samorządowych jednostek organizacyjnych, które przejęły zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego do momentu zaprzestania tej działalności. Uzupełniono także informacje, które powinny zostać uwzględnione w notatkach z ekspertyz archiwalnych oraz doprecyzowano czynności w systemie teleinformatycznym "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", do przeprowadzenia których obowiązane są archiwa państwowe po ustaleniu danej jednostki jako wytwórcy materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego. Dopuszczono, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej w trybie zdalnym, jednak wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. W akcie ustalenia stanowiącym załącznik do zarządzenia uzupełniono objaśnienie w zakresie uzasadnienia aktu ustalenia o konieczność wpisywania w nim dodatkowych danych oraz poszerzono samo uzasadnienie w treści aktu ustalenia o dodatkowe zdanie dotyczące jednolitego rzeczowego wykazu akt. Dopuszczono również możliwość modyfikacji lub usunięcia fragmentu aktu ustalenia dotyczącego konieczności opracowania nowych lub znowelizowania dotychczasowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, w przypadku kierowania aktu do jednostki, która przepisy te ma już wprowadzone odrębnym aktem prawnym. Wpisano także treść pouczenia z jednoczesnym nakazem, ujętym w objaśnieniach, śledzenia zmian w przepisach prawa w tym zakresie i w przypadku ich wystąpienia - aktualizacji pouczenia.