Tryb przeprowadzania okresowych ocen całości gospodarki finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Kultury.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MKul.2004.6.31

Akt utracił moc

Wersja od: 6 lipca 2004 r.

ZARZĄDZENIE NR 18

MINISTRA KULTURY¹⁾

z dnia 6 lipca 2004 r.

w sprawie trybu przeprowadzania okresowych ocen całości gospodarki finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Kultury.

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 i Nr 80, poz. 717) w związku z art. 91 ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia prawidłowości i przejrzystości dokonywania ocen całości gospodarki finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra Kultury, zwanego dalej "ministrem", wydaje się Instrukcję w sprawie trybu i zasad postępowania przy sporządzaniu kwartalnych ocen gospodarki finansowej podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§  2.

1. Instrukcję, o której mowa w § 1, stosuje się do jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra, wymienionych w załączniku do Obwieszczenia Ministra Kultury z dnia 3 czerwca 2003 r. (M.P. Nr 32, poz. 429), z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W odniesieniu do jednostek nadzorowanych, Instrukcję stosuje się w zakresie uprawnień nadzorczych ministra wynikających z odrębnych przepisów.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

________

¹⁾ Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 maja 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 106, poz. 1122).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851 i z 2004 r. Nr 19, poz. 177.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie trybu i zasad postępowania przy sporządzaniu kwartalnych ocen całości gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Kultury.

Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w niniejszej Instrukcji mowa jest o:

1) departamencie nadzorującym, należy przez to rozumieć każdą komórkę organizacyjną, której według właściwości przedmiotowej przypisano nadzór nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi, zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa Kultury, zwanego dalej "regulaminem", wprowadzonego zarządzeniem Nr 26 Ministra Kultury z dnia 23 września 2003 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Kultury (Dz.Urz. MK Nr 7, poz. 41);

2) jednostce podporządkowanej, należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną podległą lub nadzorowaną wymienioną w wykazie stanowiącym załącznik do regulaminu.

§ 2. Kwartalna ocena dotycząca prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę podporządkowaną, ma zapewnić pełną realizację zadań w terminach uregulowanych odrębnymi przepisami, zapobiec powstawaniu nieprawidłowości w procesie wydatkowania środków budżetowych i umożliwić podjęcie, w razie potrzeby, działań zmierzających do prawidłowego wykonania budżetu.

§  3.

1. Departament Ekonomiczny na podstawie własnych materiałów dotyczących planowania i realizacji budżetu oraz kwartalnej oceny, zwanej dalej "oceną" sporządzonej, zgodnie z niniejszą instrukcją, przez pozostałe departamenty nadzorujące, przedkłada ministrowi w terminach, o których mowa w § 10, zbiorczą ocenę przebiegu kwartalnego wykonywania budżetu przez jednostki podporządkowane.

2. Departament Ekonomiczny sporządzając zbiorczą ocenę, o której mowa w ust. 1, bierze pod uwagę ustalenia wynikające z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, w tym corocznej kontroli wykonania budżetu przez Najwyższą Izbę Kontroli, raportów oraz opinii biegłych rewidentów.

Materiały stanowiące podstawę oceny

§  4.

1. Plan finansowo-rzeczowy opracowany według zasad i w trybie określonym w załączniku nr 1 do instrukcji.

2. Część opisowa do planu finansowego.

3. Informacje uzyskane od jednostek podporządkowanych niezbędne do oceny ich działalności według kryteriów opracowanych przez departament nadzorujący.

4. Inne materiały, a w szczególności: sprawozdania finansowe, w tym o stanie zobowiązań i należności, sprawozdania roczne, opinie biegłych rewidentów, informacje uzyskane w wyniku kontroli, informacje własne departamentów nadzorujących oraz Departamentu Ekonomicznego.

Ocena kwartalna

§ 5. Departamenty nadzorujące dokonują kwartalnej oceny działalności jednostek podporządkowanych biorąc pod uwagę plany finansowo-rzeczowe tych jednostek oraz pozostałe materiały, o których mowa w § 4.

§  6.

1. Przedmiotem ocen w odniesieniu do wydatków bieżących jest w przypadku:

1) instytucji kultury, instytucji filmowych, wyższych szkół artystycznych, jednostek badawczo-rozwojowych w szczególności:

a) przebieg wykonania zadań przewidzianych do realizacji w okresie, którego dotyczy ocena,

b) prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu pod względem zgodności z przeznaczeniem,

c) prawidłowość wykorzystania dotacji pod względem wysokości pobranej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją;

2) jednostek budżetowych w szczególności:

a) prawidłowość i terminowość pobierania dochodów,

b) prawidłowość dokonywania wydatków budżetowych,

c) analiza zaciągniętych zobowiązań, w tym zobowiązań wymagalnych;

2. Przedmiotem ocen w odniesieniu do wydatków majątkowych, powinna być w szczególności:

1) prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu pod względem zgodności zakresu rzeczowego realizowanego zadania inwestycyjnego z przeznaczeniem określonym w decyzji ministra o przyznaniu dotacji;

2) prawidłowość wykorzystania dotacji pod względem wysokości wydatkowanych środków, a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, w tym ocenie podlega możliwość wykorzystania kwoty przyznanej dotacji do końca roku budżetowego;

3) terminowość wykorzystania dotacji (wskaźnik: zasilenie/plan i wskaźnik: wydatkowanie/plan) wraz ze wskazaniem ewentualnych odchyleń między kwotą uruchomioną i kwotą faktycznie wydatkowaną;

4) legalność wydatkowania dotacji pod względem zgodności poniesionych kosztów z kosztami realizacji inwestycji określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 133, poz. 1480).

§ 7. Ocena powinna być sporządzona osobno dla każdego zadania inwestycyjnego, dla którego została wydzielona odrębna kwota w planie inwestycyjnym. Zadania inwestycyjne realizowane przez danego inwestora mogą być oceniane łącznie, jeśli w planie inwestycyjnym nie zostały wydzielone odrębne kwoty.

§  8.

1. W celu dokonania oceny departamenty nadzorujące winny uzyskać od jednostek podporządkowanych:

1) informację o realizacji planu finansowo-rzeczowego w danym kwartale składającą się z:

a) części tabelarycznej - stanowiącej załącznik nr 2 do instrukcji - WYBRANE ELEMENTY PLANU FINANSOWEGO, gdzie dane prezentowane są narastająco od początku roku do końca każdego kwartału, którego dotyczy informacja,

b) części opisowej,

c) sprawozdawczości budżetowej określonej w trybie art. 15 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, z późn. zm.);

2) informację o wykorzystaniu dotacji celowej na wydatki majątkowe, składającej się z:

a) części tabelarycznej - stanowiącej załącznik nr 3 do instrukcji - WYKAZ UMÓW ZAWARTYCH Z WYKONAWCAMI oraz WYKAZ PONIESIONYCH WYDATKÓW MAJĄTKOWYCH,

b) części opisowej obejmującej zrealizowany zakres rzeczowy zadań inwestycyjnych, zestawienie kwoty dotacji uruchomionej i wydatkowanej wraz ze wskazaniem przyczyn ewentualnych odchyleń, a także porównanie wydatkowanej dotacji ze stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, w tym ocenę możliwości wydatkowania pełnej kwoty przyznanej dotacji do końca roku budżetowego;

3) materiały uwzględniające kryteria oceny działalności jednostek podporządkowanych opracowane i podane do wiadomości tym jednostkom przez departamenty nadzorujące.

§  9.

1. W oparciu o dokumenty wymienione w § 8, departamenty nadzorujące sporządzają ocenę działalności jednostek podporządkowanych i przedkładają ją Departamentowi Ekonomicznemu do dnia 25 kwietnia, 25 lipca, 25 października roku budżetowego oraz do dnia 25 lutego następnego roku za poprzedni rok budżetowy.

2. W odniesieniu do wydatków majątkowych ocena winna być sporządzona na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do instrukcji - KARTA OCENY ZADANIA INWESTYCYJNEGO.

§ 10. Departament Ekonomiczny w terminach do dnia 5 maja, 5 sierpnia, 5 listopada oraz 1 kwietnia w przypadku informacji rocznej, sporządza zbiorczą ocenę działania jednostek podporządkowanych i przedkłada ją ministrowi z tym, że jednostki, które uzyskały negatywną ocenę umieszczane są na odrębnym zestawieniu.

Załącznik Nr 1

ZASADY I TRYB OPRACOWANIA PLANU FINANSOWO-RZECZOWEGO

§  1.

1. Do dnia 25 kwietnia departamenty nadzorujące na podstawie materiałów przekazanych z jednostek podporządkowanych zawierających szczegółowy plan działalności bieżącej i inwestycyjnej na przyszły rok budżetowy, sporządzają dla Departamentu Ekonomicznego wykaz rekomendowanych przedsięwzięć bieżących i inwestycyjnych, które winny być zrealizowane przez jednostki podporządkowane w roku następnym wraz z proponowaną kwotą rocznych środków budżetowych, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, wyłączone są jednostki podporządkowane, które nie otrzymują środków finansowych z budżetu ministra.

§ 2. Departament Ekonomiczny przedkłada do zatwierdzenia ministrowi plany rzeczowe zadań realizowanych ze środków budżetowych, przygotowane na podstawie materiałów, o których mowa w § 1 ust. 1 oraz na podstawie formularzy planów rzeczowych sporządzonych przez jednostki podporządkowane.

§  3.

1. W terminie 3 dni od otrzymania z Departamentu Ekonomicznego (zgodnie z projektem założeń do projektu budżetu na przyszły rok budżetowy) szacunkowych wielkości przyszłorocznego budżetu, departamenty nadzorujące przedkładają Departamentowi Ekonomicznemu propozycje wysokości środków budżetowych na działalność bieżącą i inwestycje dla poszczególnych jednostek podporządkowanych.

2. W terminie wynikającym z prac nad budżetem danego roku Departament Ekonomiczny, uwzględniając propozycje departamentów nadzorujących, przedstawia do decyzji ministra podział limitu wydatków budżetowych na przyszły rok budżetowy dla części 24 w podziale na działy, rozdziały i poszczególne jednostki podporządkowane.

§  4.

1. Po opublikowaniu ustawy budżetowej oraz sporządzeniu układu wykonawczego Departament Ekonomiczny zawiadamia departamenty nadzorujące i jednostki podporządkowane o wielkości dotacji oraz wydatków zgodnie z ustawą budżetową, stanowiących dla tych jednostek podstawę sporządzenia planów finansowo-rzeczowych.

2. W ciągu 14 dni od daty zawiadomień, o których mowa w ust. 1, departamenty nadzorujące otrzymują od jednostek podporządkowanych plan finansowo-rzeczowy w 2 egzemplarzach (na druku planistycznym ustalonym przez Ministra Finansów oraz dodatkowym druku inwestycyjnym) wraz z opisem i wykazem działań do realizacji, w tym również inwestycyjnych oraz informacją o terminach realizacji tych zadań.

3. Po zaakceptowaniu przez dyrektora departamentu nadzorującego, a w przypadku państwowych instytucji filmowych po zatwierdzeniu przez ministra, indywidualnych planów finansowo-rzeczowych sporządzonych przez jednostki podporządkowane, departamenty nadzorujące przesyłają - w ciągu kolejnych 7 dni - jeden egzemplarz planu do Departamentu Ekonomicznego.

4. Ustalony zgodnie z ust. 2 i 3, plan finansowo-rzeczowy jednostek podporządkowanych jest podstawą oceny, o której mowa w instrukcji.

§ 5. Wszelkie zmiany w stosunku do powyższych ustaleń wymagają zachowania trybu i formy przewidzianej prawem oraz procedur ustalonych w instrukcji.

Załącznik Nr 2

WYBRANE ELEMENTY PLANU FINANSOWEGO

Lp.	Treść	Plan na 200... r.	Wykonanie za kw. ... 200... r.	w tys. zł %% (4 : 3)
1	2	3	4	5
I.	PRZYCHODY DZIAŁALNOŚCI BIEŻĄCEJ
	OGÓŁEM
1.	dotacje podmiotowe
2.	przychody ze sprzedaży usług własnych
	w tym:
	ze sprzedaży biletów
	ze sprzedaży usług
	ze sprzedaży wydawnictw
	ze sprzedaży licencji
3.	pozostałe przychody
	w tym:
	darowizny
II.	KOSZTY DZIAŁALNOŚCI BIEŻĄCEJ
	OGÓŁEM
	z tego:
1.	wynagrodzenia ogółem
	w tym:
	osobowe
	honoraria
2.	składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy
3.	materiały i usługi
	w tym:
	remonty
4.	amortyzacja
5.	pozostałe koszty
III.	WYNIK FINANSOWY BRUTTO
IV.	WYNIK FINANSOWY NETTO
V.	PRZECIĘTNE ZATRUDNIENIE (w przeliczaniu na pełne etaty)
VI.	ZOBOWIĄZANIA
	z tego:
1.	zobowiązania krótkoterminowe
	w tym:
	z tytułu dostaw i usług
	z tytułu wynagrodzeń
2.	zobowiązania długoterminowe
VII.	INWESTYCJE I ZAKUPY INWESTYCYJNE
	OGÓŁEM
	w tym:
	dotacje z budżetu

ZAŁĄCZNIK Nr 3

Wykaz umów zawartych z wykonawcami inwestycji finansowanymi z budżetu państwa w ......... kwartale 200... r.

nazwa inwestycji	nazwa wykonawcy / sprzedawcy	numer umowy i data jej zawarcia	przedmiot umowy / zakres prac	wynagrodzenie wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy z VAT*	termin rozpoczęcia przedmiotu umowy	termin zakończenia przedmiotu umowy

Wykaz poniesionych wydatków majątkowych

nazwa inwestycji, której dotyczy wydatek	nazwa sprzedawcy / wystawcy faktury / rachunku	numer i data wystawienia faktury / rachunku	zakres wykonanych prac / nazwa towaru lub usługi	kwota faktury z VAT*	data zapłaty	numer konta w ewidencji księgowej**

________

* - podatek VAT będący kosztem zadania inwestycyjnego (gdy nie podlega odliczeniu)

** - strona Wn konta, na którym są księgowane koszty zadania inwestycyjnego i nabyte składniki majątku (proszę podać w części opisowej zestawienie nazw stosowanych kont)

ZAŁĄCZNIK Nr 4

KARTA OCENY ZADANIA INWESTYCYJNEGO

Nazwa inwestora (jednostka podporządkowana, która ma przyznane środki budżetowe z Ministerstwa Kultury)

Nazwa zadania inwestycyjnego

Planowany zakres rzeczowy na ......... rok

Kwota dotacji przyznana na zadanie zgodnie z planem inwestycyjnym na ......... rok

___________________________________________________________________________

Zakres rzeczowy zrealizowany narastająco od początku roku do końca każdego kwartału

Dotacja uruchomiona na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego kwartału:

nominalnie (w zł)	procentowo (wskaźnik zasilenie / plan)

Dotacja wydatkowana na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego kwartału:

nominalnie (w zł)	procentowo (wskaźnik wydatkowanie / plan)

OCENY:

1. Ocena terminowości wykorzystania dotacji wraz ze wskazaniem przyczyn ewentualnych odchyleń między kwotą uruchomioną i faktycznie wydatkowaną

2. Ocena legalności wydatkowania dotacji pod względem zgodności poniesionych kosztów z kosztami realizacji inwestycji określonymi w § 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 października 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 133, poz. 1480)

3. Ocena prawidłowości wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu pod względem zgodności zakresu rzeczowego realizowanego zadania inwestycyjnego z przeznaczeniem określonym w decyzji ministra o przyznaniu dotacji

4. Ocena prawidłowości wykorzystania dotacji pod względem wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, w tym ocena możliwości wykorzystania pełnej kwoty przyznanej dotacji do końca roku budżetowego

Uwagi i zalecenia departamentu nadzorującego:

data i podpis osoby dokonującej oceny	data i podpis dyrektora departamentu nadzorującego