Tryb i zasady przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych oraz zakres obowiązków konsula w tych sprawach.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.2.79

Akt utracił moc

Wersja od: 5 czerwca 2007 r.

INSTRUKCJA Nr 4

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 5 czerwca 2007 r.

w sprawie trybu i zasad przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych oraz zakresu obowiązków konsula w tych sprawach

Na podstawie ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych (Dz. U z 2006 r. Nr 143, poz. 1027) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie trybu i miejsca przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz zakresu czynności konsula w tych sprawach (Dz. U. z 2007 r. Nr 34, poz. 209) określa się następujące zasady przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych w centrali Ministerstwa Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych:

Rozdział  I

Zasady przechowywania paszportów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

§  1.

1. Paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych, deponowane w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, są przechowywane w składnicy paszportowej, zwanej dalej składnicą paszportową MSZ, która mieści się w odpowiednio zabezpieczonych pomieszczeniach komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych właściwej dla tych paszportów.

2. Nadzór nad składnicą paszportową MSZ sprawuje dyrektor właściwej komórki organizacyjnej, który może do tego upoważnić jednego ze swoich zastępców, a także wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie składnicy.

§ 2. W składnicy paszportowej MSZ przechowywane są wszystkie paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych z wyłączeniem paszportów, które przechowywane są w innych urzędach obsługujących organy władzy publicznej upoważnionych przez ministra spraw zagranicznych, w placówkach zagranicznych oraz z wyłączeniem paszportów osób, które zostały zwolnione z obowiązku ich deponowania.

§ 3. W składnicy paszportowej MSZ prowadzona jest ewidencja wszystkich wydanych paszportów dyplomatycznych oraz paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych. W składnicy paszportowej MSZ prowadzona jest także ewidencja pobrań i zwrotów paszportów. Fakt oraz datę pobrania paszportu poświadcza swoim podpisem osoba pobierająca paszport.

§  4.

1. Wydanie paszportu członkowi służby zagranicznej udającemu się w podróż służbową następuje na podstawie wystawionej delegacji służbowej. Wydanie paszportu osobom udającym się do pracy w placówce zagranicznej oraz uprawnionym członkom ich rodzin następuje na podstawie dokumentu wyznaczającego stanowisko na placówce.

2. Deponowane w Ministerstwie Spraw Zagranicznych paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych osób zatrudnionych w innych urzędach obsługujących organy władzy publicznej są wydawane na wniosek tych organów.

3. Paszporty dyplomatyczne i służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych osób, które otrzymały je na podstawie art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych wydawane są na wniosek tych osób.

§ 5. Paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych są wydawane ze składnicy paszportowej MSZ osobom udającym się w podróże służbowe za granicę nie wcześniej niż 7 dni przed planowaną datą wyjazdu i są zwracane do depozytu do MSZ bez zbędnej zwłoki po powrocie do kraju, nie później jednak niż w terminie 7 dni od daty przekroczenia granicy.

§ 6. W uzasadnionych przypadkach minister spraw zagranicznych lub osoba przez niego upoważniona może zwolnić z obowiązku deponowania paszportu dyplomatycznego lub paszportu służbowego Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Rozdział  II

Zasady przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych w placówkach zagranicznych

§ 7. Członkowie służby zagranicznej wykonujący obowiązki w placówkach zagranicznych oraz przebywający z nimi członkowie rodzin obowiązani są oddać paszport w depozyt do składnicy paszportowej w placówce zagranicznej niezwłocznie po otrzymaniu dokumentów tożsamości wydawanych przez władze państwa pobytu.

§  8.

1. Paszport przechowywany jest we właściwej - ze względu na miejsce pobytu i wykonywania obowiązków - polskiej placówce dyplomatycznej lub konsularnej.

2. W miejscowościach, w których istnieją dwie lub więcej placówek, paszporty mogą być przechowywane w jednej z nich, na podstawie pisemnych uzgodnień poczynionych pomiędzy kierownikami tych placówek, jeśli jest to uzasadnione warunkami bezpiecznego składowania i jeśli praktyka taka nie będzie utrudniać sprawnego dostępu do paszportów.

§  9.

1. Paszporty należy przechowywać w ognioodpornej i odpowiednio zabezpieczonej przed włamaniem szafie metalowej, w pomieszczeniu zlokalizowanym w co najmniej II strefie bezpieczeństwa, do którego dostęp jest kontrolowany (składnica paszportowa placówki).

2. Nie jest wymagane zapewnianie odrębnych pomieszczeń lub szaf przeznaczonych wyłącznie na użytek składowania paszportów.

3. Do paszportów zabezpieczonych w sposób opisany w ustępie 1, należy zapewnić swobodny dostęp kierownikowi placówki, osobie go zastępującej oraz konsulowi w zakresie czynności, o których mowa w dalszej części instrukcji.

§  10.

1. Nadzór nad składnicą paszportową, placówki sprawuje kierownik placówki osobiście lub poprzez upoważnionego przez niego członka służby zagranicznej.

2. Zgodę na wydanie i użycie paszportu podejmuje każdorazowo - na wniosek zainteresowanego - kierownik placówki właściwej ze względu na wykonywanie obowiązków służbowych przez zainteresowanego.

3. Wyznaczona przez kierownika placówki osoba odpowiedzialna za składnicę paszportową prowadzi ewidencję wydań i zwrotów paszportów. Fakt oraz datę wydania i zdania paszportu poświadcza swoim podpisem osoba pobierająca paszport.

§  11.

1. W wyjątkowych wypadkach, uzasadnionych specyfiką państwa urzędowania lub charakterem wykonywanych obowiązków, a w szczególności względami bezpieczeństwa, kierownik placówki wyraża zgodę na nie deponowanie paszportu przez członków służby zagranicznej lub członków ich rodzin.

2. O wyrażeniu zgody o jakiej mowa w ustępie 1 oraz o okolicznościach ją uzasadniających, kierownik placówki powiadamia pisemnie dyrektora komórki organizacyjnej właściwej dla spraw paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

§  12.

1. Kierownik placówki informuje właściwego terytorialnie konsula o trybie przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych w kierowanej przez niego placówce oraz zasięga opinii konsula w tym zakresie.

2. Na polecenie dyrektora właściwej do spraw paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych komórki organizacyjnej MSZ, konsul dokonuje kontroli trybu składowania paszportów.

3. W uzasadnionych przypadkach, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych może polecić konsulowi złożenie sprawozdania, o którym mowa w § 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie trybu i miejsca przechowywania paszportów dyplomatycznych i służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz zakresu czynności konsula w tych sprawach.

§ 13. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.