Tryb i sposób postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.1997.4.47

Akt utracił moc

Wersja od: 16 września 1998 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 15 września 1997 r.

w sprawie trybu i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości

Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271, z 1989 r. Nr 34, poz. 178, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1996 r. Nr 106, poz. 496) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Jednostkami organizacyjnymi resortu sprawiedliwości, zwanymi dalej "jednostkami organizacyjnymi", są: sądy apelacyjne, sądy wojewódzkie, sądy rejonowe, prokuratury apelacyjne, prokuratury wojewódzkie, prokuratury rejonowe, zakłady poprawcze i schroniska dla nieletnich, okręgowe inspektoraty Służby Więziennej, zakłady karne, areszty śledcze, ośrodki szkolenia i ośrodki doskonalenia kadr Służby Więziennej, ośrodki doskonalenia kadr Ministerstwa Sprawiedliwości, Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, Instytut Ekspertyz Sądowych im. prof. dr. Jana Sehna, przedsiębiorstwa działające przy zakładach karnych, Główna Komisja Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytut Pamięci Narodowej oraz okręgowe komisje tej Komisji.

2. W Ministerstwie Sprawiedliwości jednostkami organizacyjnymi są: Prokuratura Krajowa i jej biura, Centralny Zarząd Służby Więziennej, Gabinet Polityczny Ministra, departamenty i biura.

§  2.

1. 1 Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolenia koordynuje i kontroluje ochronę tajemnicy państwowej i służbowej w jednostkach organizacyjnych wymienionych w § 1.

2. Dyrektor Generalny Służby Więziennej, dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów apelacyjnych, prezesi sądów wojewódzkich, prokuratorzy apelacyjni, prokuratorzy wojewódzcy i dyrektorzy okręgowi Służby Więziennej koordynują i kontrolują realizację zadań w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w podległych im jednostkach organizacyjnych.

3. Dyrektorzy okręgowi Służby Więziennej koordynują i kontrolują realizację zadań w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w przedsiębiorstwach działających przy zakładach karnych.

§  3.

1. 2 W Departamencie Kadr i Szkolenia wyznacza się stanowisko do spraw koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej.

2. Zadania w zakresie koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w Prokuraturze Krajowej wykonuje dyrektor Biura Prezydialnego tej Prokuratury.

3. W sądach apelacyjnych i sądach wojewódzkich, prokuraturach apelacyjnych i prokuraturach wojewódzkich zadania w zakresie koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej włącza się do zakresu zadań i czynności zespołu lub samodzielnych stanowisk pracy do spraw obronnych albo odpowiednio wydziałów (działów) organizacyjnych lub oddziałów (wydziałów) administracyjnych.

4. Zadania w zakresie koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej włącza się do zakresu zadań i czynności Biura Organizacyjno-Prawnego.

5. W jednostkach organizacyjnych nie wymienionych w ust. 1-4 - z wyjątkiem jednostek organizacyjnych w Ministerstwie Sprawiedliwości - zadania w zakresie koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej włącza się do zakresu czynności wyznaczonego pracownika, upoważnionego do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową.

§  4.

1. W Ministerstwie Sprawiedliwości, sądach apelacyjnych, sądach wojewódzkich, prokuraturach apelacyjnych i prokuraturach wojewódzkich działają kancelarie tajne. W pozostałych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w § 1 ust. 1, można odstąpić od tworzenia kancelarii tajnej, a zadania przewidziane dla prowadzącego tę kancelarię włączyć do zakresu czynności wyznaczonego pracownika.

2. 3 W Ministerstwie Sprawiedliwości kancelarie tajne działają w:

1) Biurze Ministra na potrzeby jednostek organizacyjnych Ministerstwa z wyłączeniem jednostki organizacyjnej wymienionej w pkt 2,

2) Centralnym Zarządzie Służby Więziennej na potrzeby komórek organizacyjnych tego Zarządu.

3. 4 Kancelaria tajna Ministerstwa Sprawiedliwości prowadzi, z uwzględnieniem zasad określonych innymi przepisami, odrębną ewidencję dokumentów dotyczących realizacji kompetencji Prokuratora Generalnego, wynikających z ustaw o Policji, o Urzędzie Ochrony Państwa, o Straży Granicznej, o kontroli skarbowej i o Inspekcji Celnej.

4. Prezesi sądów wojewódzkich, przy których mają swoje siedziby okręgowe komisje Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, zapewniają tym jednostkom niezbędne warunki do prowadzenia ewidencji i przechowywania w kancelarii tajnej sądu wojewódzkiego wpływającej do tych jednostek korespondencji zawierającej wiadomości stanowiące tajemnicę państwową. Prezes Sądu Wojewódzkiego w Warszawie zapewni takie warunki również Centralnemu Rejestrowi Skazanych.

5. Dyrektorzy zakładów karnych zapewniają warunki, o których mowa w ust. 4, przedsiębiorstwom działającym przy tych zakładach karnych.

6. Jeżeli w jednej miejscowości ma siedzibę kilka jednostek organizacyjnych, prezes sądu apelacyjnego, prezes sądu wojewódzkiego, prokurator apelacyjny, prokurator wojewódzki i dyrektor okręgowy Służby Więziennej mogą wyznaczyć w porozumieniu, spośród podległych jednostek, jednostkę do wykonania czynności w zakresie doręczania i odbioru przesyłek tajnych z Poczty Specjalnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§  5.

1. W uzasadnionych przypadkach, z zastrzeżeniem ust. 2, kierownik jednostki organizacyjnej może zezwolić na przechowywanie poza kancelarią tajną dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, pod warunkiem zachowania wymagań zapewniających ochronę tej tajemnicy. Decyzja w tej sprawie, wyrażona na piśmie, wymaga uzgodnienia:

1) 5 w Ministerstwie Sprawiedliwości - z wyjątkiem Prokuratury Krajowej - dyrektorem Departamentu Kadr i Szkolenia,

2) 6 w Prokuraturze Krajowej - z Prokuratorem Krajowym,

3) w jednostkach organizacyjnych podległych dyrektorowi Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesom sądów apelacyjnych, prezesom sądów wojewódzkich, prokuratorom apelacyjnym, prokuratorom wojewódzkim - odpowiednio z dyrektorem tej Komisji, prezesem właściwego sądu lub właściwym prokuratorem.

2. Dyrektor Generalny Służby Więziennej - w odniesieniu do Centralnego Zarządu Służby Więziennej i podległych jednostek organizacyjnych Służby Więziennej oraz przedsiębiorstw działających przy zakładach karnych - ustali komórki organizacyjne oraz rodzaje dokumentów tajnych i okresy, przez które dokumenty te mogą być przechowywane poza kancelarią tajną, pod warunkiem zachowania wymagań zapewniających ochronę tajemnicy państwowej.

3. Teczki wydawane do przechowywania lub doraźnego wykorzystania poza kancelarią tajną lub innym miejscem stałego ich przechowywania osoba pobierająca kwituje w prowadzonym przez kierownika kancelarii rejestrze wydanych teczek. Wzór rejestru stanowi załącznik do zarządzenia. Zwrot teczki następuje za pokwitowaniem w rejestrze przez kierownika kancelarii tajnej.

4. Dokumenty przechowywane poza kancelarią tajną podlegają zwrotowi do kancelarii przed upływem każdego roku kalendarzowego, z wyjątkiem przypadku ustalenia przez osobę uprawnioną innego terminu.

§ 6. Do nadania wiadomościom (dokumentom) klauzuli "tajne specjalnego znaczenia" upoważnia się kierowników jednostek organizacyjnych w Ministerstwie Sprawiedliwości, dyrektora Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, dyrektora Instytutu Ekspertyz Sądowych im. prof. dr. Jana Sehna, prezesów sądów apelacyjnych, prezesów sądów wojewódzkich, prokuratorów apelacyjnych, prokuratorów wojewódzkich oraz kierowników jednostek organizacyjnych Służby Więziennej.

§  7.

1. Kancelaria Główna Ministerstwa Sprawiedliwości ewidencjonuje pisma zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową w odrębnym dzienniku korespondencji: wzór WKT-101, wpisując odpowiednie dane do rubryk 1, 2, 4, 5, 11, 12 i 14.

2. Jednostki organizacyjne w Ministerstwie Sprawiedliwości, z wyłączeniem Centralnego Zarządu Służby Więziennej, prowadzą w sekretariatach tych jednostek odrębne dzienniki ewidencyjne dla rejestracji pism i dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową według wzorów: WKT-101, WKT-102 i WKT-107.

3. W Centralnym Zarządzie Służby Więziennej ewidencję pism i dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową prowadzą sekretariaty biur, wydziałów i zespołów tego Zarządu. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. W jednostkach organizacyjnych, wymienionych w ust. 2 i 3, teczki spraw zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową przechowuje się we właściwych przedmiotowo komórkach organizacyjnych zapewniających ochronę tej tajemnicy.

5. Kierownicy jednostek organizacyjnych, nie wymienionych w ust. 2 i 3, zapewniają w podległych jednostkach odpowiednie wykonywanie przepisów ust. 1-4 w zakresie ewidencji oraz przechowywania spraw i dokumentów, zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową.

§  8.

1. 7 Kierownicy jednostek organizacyjnych, ich zastępcy, sędziowie i prokuratorzy oraz funkcjonariusze Służby Więziennej są z tytułu powołania ich na te stanowiska upoważnieni do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową, występujących w danej jednostce organizacyjnej. Podpisują oni wyłącznie oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej oraz o odpowiedzialności karnej za naruszenie tajemnicy państwowej i służbowej.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych upoważniają podległych im pracowników do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową, jeżeli taka potrzeba wynika z zakresu wykonywania przez nich obowiązków służbowych.

3. Zasady oraz tryb upoważniania, o którym mowa w ust. 2, regulują odrębne przepisy.

4. Upoważnienia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową i oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami podlegają zarejestrowaniu w ewidencji prowadzonej w Ministerstwie Sprawiedliwości przez Departament Kadr i Szkolenia, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych - przez komórki kadrowe lub wyznaczone osoby.

5. Upoważnienia i oświadczenia, wymienione w ust. 1 i 4, włącza się do akt osobowych upoważnionych pracowników.

§  9.

1. Przebywanie pracowników po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy w pomieszczeniach, w których są przechowywane dokumenty stanowiące tajemnicę państwową, wymaga pisemnego zezwolenia kierownika jednostki organizacyjnej, a w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej - kierownika komórki organizacyjnej.

2. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej, określenie daty i godzin przebywania oraz pomieszczenia, do którego pracownik ma prawo wstępu.

3. Zasady określone w ust. 1 i 2 obowiązują odpowiednio również w odniesieniu do innych osób, w przypadkach uzasadnionej konieczności ich wstępu lub przebywania w pomieszczeniach służbowych po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy.

§  10.

1. 8 (skreślony).

2. 9 Klucze od kancelarii tajnej Ministerstwa Sprawiedliwości oraz innych pomieszczeń w Ministerstwie Sprawiedliwości, o których mowa w § 5, w których przechowuje się dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, należy przekazywać w zaplombowanych pojemnikach po zakończeniu pracy wartownikowi pełniącemu służbę przy wejściu do gmachu Ministerstwa Sprawiedliwości, który zapewnia ich właściwe zabezpieczenie przed dostępem osób nie upoważnionych.

3. Wydanie, pobranie, zwrot i przyjęcie pojemnika z kluczami osoby dokonujące wydania, pobrania, zwrotu lub przyjęcia kwitują w książce kluczy (wzór WKT-108), znajdującej się u wartownika.

4. Klucze od pomieszczeń w Ministerstwie Sprawiedliwości, w których przechowuje się dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, przekazuje się po zakończeniu pracy wartownikowi pełniącemu służbę przy wejściu do gmachu Ministerstwa Sprawiedliwości, który zapewnia właściwe ich zabezpieczenie przed dostępem osób nie upoważnionych.

5. 10 Klucze zapasowe od kancelarii tajnej oraz innych pomieszczeń, o których mowa w ust. 2, w Ministerstwie Sprawiedliwości przechowują w zaplombowanych pojemnikach kierownicy właściwych jednostek organizacyjnych, a w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej - kierownicy właściwych komórek organizacyjnych tego Zarządu.

6. 11 W jednostkach organizacyjnych, nie wymienionych w ust. 2, zasady i sposób przechowywania i postępowania z kluczami od pomieszczeń, w których przechowuje się dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, określą kierownicy tych jednostek.

§ 11. Fotografowanie, filmowanie, szkicowanie i rysowanie znajdujących się na terenie jednostek organizacyjnych Służby Więziennej rejonów, budynków, pomieszczeń i urządzeń wymaga - ze względu na tajemnicę służbową - zezwolenia kierownika tej jednostki.

§  12.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, wymienionych w § 1 ust. 1, opracowują i przesyłają analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej za rok ubiegły, wraz z materiałami z posiedzenia kierownictwa (kolegium) dotyczącymi ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, do kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, wyznaczonego do koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy, oraz, zgodnie z odrębnymi przepisami, do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Dyrektor Generalny Służby Więziennej, dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów apelacyjnych, prokuratorzy apelacyjni oraz dyrektorzy okręgowi Służby Więziennej opracowują analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej za rok ubiegły, obejmujące wszystkie podległe jednostki organizacyjne. Zbiorczą analizę stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej za rok ubiegły opracowuje w Prokuraturze Krajowej dyrektor Biura Prezydialnego tej Prokuratury.

3. 12 Dyrektor Generalny Służby Więziennej i dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej oraz dyrektor Biura Prezydialnego Prokuratury Krajowej analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej przekazują wyłącznie dyrektorowi Departamentu Kadr i Szkolenia.

4. Analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej i materiały z posiedzeń kolegium (kierownictwa), dotyczące ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, przesyła się z zachowaniem następujących terminów:

1) do dnia 31 stycznia - kierownicy jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem wyszczególnionych w pkt 2 i 3,

2) do dnia 15 lutego - dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów apelacyjnych, prokuratorzy apelacyjni, dyrektorzy okręgowi Służby Więziennej,

3) do dnia 28 lutego - Dyrektor Generalny Służby Więziennej.

§ 13. 13 Dyrektor Departamentu Kadr i Szkolenia w terminie do dnia 31 marca każdego roku przedstawia zbiorczą analizę stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w resorcie sprawiedliwości za rok ubiegły - do rozpatrzenia przez Kolegium Ministerstwa Sprawiedliwości.

§ 14. 14 Materiały z posiedzenia Kolegium Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, wraz z analizą, dyrektor Departamentu Kadr i Szkolenia przesyła zgodnie z odrębnymi przepisami Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 15. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się przepisy w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej wydane przez Ministrów: Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej.

§ 16. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 grudnia 1991 r. w sprawie trybu i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 1992 r. Nr 1, poz. 3 i z 1993 r. Nr 6, poz. 23).

§ 17. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

REJESTR WYDANYCH TECZEK

Lp.	Symbol teczki	Liczba arkuszy	Nazwa komórki - nazwisko i imię osoby otrzymującej	Data wydania	Podpis osoby otrzymującej	Data zwrotu	Podpis osoby przyjmującej	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9

¹ § 2 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

² § 3 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

³ § 4 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁴ § 4 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁵ § 5 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁶ § 5 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁷ § 8 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 7 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁸ § 10 ust. 1 skreślony przez § 1 pkt 8 lit. a) zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

⁹ § 10 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 8 lit. b) zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

¹⁰ § 10 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 8 lit. c) zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

¹¹ § 10 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 8 lit. d) zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

¹² § 12 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 9 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

¹³ § 13 zmieniony przez § 1 pkt 10 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.

¹⁴ § 14 zmieniony przez § 1 pkt 11 zarządzenia z dnia 16 września 1998 r. (Dz.Urz.MS.98.4.16) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 16 września 1998 r.