Tryb i sposób postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.1992.1.3

Akt utracił moc

Wersja od: 22 września 1993 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 20 grudnia 1991 r.

w sprawie trybu i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości

Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dz. U. Nr 40, poz. 271 z późniejszymi zmianami) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. 1 Jednostkami organizacyjnymi resortu sprawiedliwości, zwanymi dalej "jednostkami organizacyjnymi", są: sądy apelacyjne, sądy wojewódzkie, sądy rejonowe, prokuratury apelacyjne, prokuratury wojewódzkie, prokuratury rejonowe, państwowe biura notarialne, zakłady dla nieletnich, rejonowe zakłady karne, rejonowe areszty śledcze, zakłady karne, areszty śledcze, Ośrodek Szkolenia Służby Więziennej, Ośrodki Doskonalenia Kadr Ministerstwa Sprawiedliwości i Służby Więziennej, Instytut Wymiaru Sprawiedliwości, Instytut Ekspertyz Sądowych, Przedsiębiorstwo Państwowe "Wydawnictwo Prawnicze", przedsiębiorstwa państwowe działające przy rejonowych zakładach karnych, rejonowych aresztach śledczych, zakładach karnych i aresztach śledczych, Główna Komisja Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytut Pamięci Narodowej oraz okręgowe komisje tej Komisji.

2. W Ministerstwie Sprawiedliwości jednostkami organizacyjnymi są: Gabinet Ministra, departamenty, biura, Centralny Zarząd Zakładów Karnych.

§  2.

1. Dyrektor Biura Spraw Obronnych koordynuje i kontroluje ochronę tajemnicy państwowej i służbowej we wszystkich jednostkach organizacyjnych, wymienionych w § 1.

2. 2 Dyrektor Centralnego Zarządu Zakładów Karnych, dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów apelacyjnych, prezesi sądów wojewódzkich, prokuratorzy apelacyjni, prokuratorzy wojewódzcy, naczelnicy rejonowych zakładów karnych i rejonowych aresztów śledczych koordynują i kontrolują realizację zadań w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w podległych im jednostkach organizacyjnych.

3. Naczelnicy rejonowych zakładów karnych i rejonowych aresztów śledczych koordynują i kontrolują realizację zadań w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w przedsiębiorstwach państwowych działających przy zakładach karnych i aresztach śledczych.

§  3.

1. W Biurze Spraw Obronnych wyznacza się stanowisko do spraw koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej.

2. W jednostkach organizacyjnych, w których jest powołana komórka lub stanowisko pracy do spraw obronnych - zadania w zakresie koordynacji i ochrony tajemnicy państwowej i służbowej włącza się do zakresu czynności przewidzianych dla tej komórki lub stanowiska.

3. Zadania w zakresie koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w Centralnym Zarządzie Zakładów Karnych włącza się do zakresu czynności Wydziału Organizacyjno-Prawnego.

4. W jednostkach organizacyjnych nie wymienionych w ust. 1-3 - z wyjątkiem jednostek organizacyjnych w Ministerstwie Sprawiedliwości - zadania, o których mowa w ust. 2, włącza się do zakresu czynności wyznaczonego pracownika, upoważnionego do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową.

§  4.

1. 3 W Ministerstwie Sprawiedliwości, sądach apelacyjnych, sądach wojewódzkich, prokuraturach apelacyjnych, prokuraturach wojewódzkich, rejonowych zakładach karnych i rejonowych aresztach śledczych działają kancelarie tajne. W pozostałych jednostkach organizacyjnych, wymienionych w § 1 ust. 1, można odstąpić od tworzenia kancelarii tajnej, a wykonywanie czynności przewidzianych dla prowadzącego tę kancelarię, włączyć do zakresu czynności wyznaczonego pracownika.

2. W Ministerstwie Sprawiedliwości kancelarie tajne działają w:

1) Biurze Spraw Obronnych dla potrzeb jednostek organizacyjnych Ministerstwa, z wyłączeniem Centralnego Zarządu Zakładów Karnych,

2) Centralnym Zarządzie Zakładów Karnych dla potrzeb komórek organizacyjnych tego Zarządu.

3. Jednostki organizacyjne Ministerstwa Sprawiedliwości dostarczają korespondencję przeznaczoną do wysłania określonym adresatom do kancelarii tajnej w Biurze Spraw Obronnych. Korespondencja ta powinna być przygotowana zgodnie z ustaleniami dyrektora tego Biura.

4. Prezesi sądów wojewódzkich, przy których mają swoje siedziby okręgowe komisje Głównej Komisji, o której mowa w § 1, zapewniają tym jednostkom niezbędne warunki do prowadzenia ewidencji i przechowywania w kancelarii tajnej sądu wojewódzkiego wpływającej do tych jednostek korespondencji zawierającej wiadomości stanowiące tajemnicę państwową. Prezes Sądu Wojewódzkiego w Warszawie zapewni takie warunki również Centralnemu Rejestrowi Skazanych.

5. Naczelnicy rejonowych zakładów karnych, rejonowych aresztów śledczych, zakładów karnych i aresztów śledczych zapewniają warunki, o których mowa w ust. 4, przedsiębiorstwom państwowym działającym przy tych zakładach i aresztach.

6. 4 Jeżeli w jednej miejscowości ma siedzibę kilka jednostek organizacyjnych, prezes sądu apelacyjnego, prezes sądu wojewódzkiego, prokurator apelacyjny, prokurator wojewódzki, naczelnik rejonowego zakładu karnego i rejonowego aresztu śledczego wyznaczą, w porozumieniu, spośród podległych jednostek odpowiednią z nich do wykonywania czynności w zakresie doręczenia i odbioru przesyłek tajnych z Poczty Specjalnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

§  5.

1. Kancelaria tajna - poza dokumentacją ewidencyjną określoną w przepisach Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową - prowadzi wykaz spraw objętych tajemnicą państwową według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.*

2. Do prowadzenia wykazu spraw i ich znakowania stosuje się odpowiednio przepisy Ministra Sprawiedliwości w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości, z uwzględnieniem szczegółowych wymagań określonych w ust. 3 i 4. Wykaz dołącza się do właściwej teczki.

3. Na dokumentach i pismach umieszcza się znak sprawy, której pismo dotyczy, ustalony na podstawie wykazu spraw, oraz numer odpowiedniego dziennika ewidencyjnego, w którym pismo zostało zarejestrowane.

4. W wykazie spraw, w odpowiedniej rubryce wpisuje się pod właściwymi pozycjami - numery porządkowe dzienników ewidencyjnych, pod którymi zarejestrowano poszczególne pisma załączone do akt sprawy.

§  6.

1. W uzasadnionych wypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może zezwolić na przechowywanie poza kancelarią tajną dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, pod warunkiem zachowania wymagań zapewniających ochronę tej tajemnicy. Decyzja w tej sprawie, wyrażona na piśmie, wymaga uzgodnienia:

1) w Ministerstwie Sprawiedliwości - z dyrektorem Biura Spraw Obronnych,

2) 5 w jednostkach organizacyjnych podległych dyrektorowi Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutowi Pamięci Narodowej, prezesom sądów apelacyjnych, prezesom sądów wojewódzkich, prokuratorom apelacyjnym i prokuratorom wojewódzkim - odpowiednio z dyrektorem tej Komisji, prezesem właściwego sądu lub prokuratorem właściwej prokuratury,

2. Dyrektor Centralnego Zarządu Zakładów Karnych - w odniesieniu do tego Zarządu, podległych jednostek organizacyjnych Służby Więziennej oraz przedsiębiorstw działających przy zakładach karnych i aresztach śledczych - ustali komórki organizacyjne oraz rodzaje dokumentów tajnych i okresy, przez które dokumenty te mogą być przechowywane poza kancelarią tajną, pod warunkiem zachowania wymagań zapewniających ochronę tajemnicy państwowej.

3. Teczki wydawane do przechowania lub doraźnego wykorzystania poza kancelarią tajną lub innym miejscem stałego ich przechowywania osoba pobierająca kwituje w prowadzonym przez kierownika tej kancelarii rejestrze wydanych teczek. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.* Zwrot teczki następuje za pokwitowaniem w rejestrze przez kierownika kancelarii tajnej.

4. Dokumenty przechowywane poza kancelarią tajną podlegają zwrotowi do tej kancelarii przed upływem każdego roku kalendarzowego, z wyjątkiem wypadku ustalenia przez osobę uprawnioną innego terminu.

§ 7. 6 Do nadawania wiadomościom (dokumentom) klauzuli "tajne specjalnego znaczenia" upoważnia się kierowników jednostek organizacyjnych w Ministerstwie Sprawiedliwości, dyrektora Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesów sądów apelacyjnych, prezesów sądów wojewódzkich, prokuratorów apelacyjnych, prokuratorów wojewódzkich oraz kierowników jednostek organizacyjnych Służby Więziennej.

§  8.

1. Kancelaria Główna Ministerstwa Sprawiedliwości ewidencjonuje pisma zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową w odrębnym dzienniku korespondencji: wzór WKT-101, wpisując odpowiednie dane do rubryk 1, 2, 4, 5, 11, 12 i 14.

2. Jednostki organizacyjne w Ministerstwie Sprawiedliwości z wyłączeniem Centralnego Zarządu Zakładów Karnych, prowadzą w sekretariatach tych jednostek odrębne dzienniki ewidencyjne dla rejestracji pism i dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową według wzorów: WKT-101, WKT-102 i WKT-107 oraz odrębny wykaz spraw, których te pisma i dokumenty dotyczą. Przepisy § 5 stosuje się odpowiednio.

3. W Centralnym Zarządzie Zakładów Karnych ewidencję pism i dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową prowadzą sekretariaty biur, wydziałów, zespołów tego Zarządu. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. W jednostkach organizacyjnych, wymienionych w ust. 2 i 3, teczki spraw zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową przechowuje się we właściwych przedmiotowo komórkach tych jednostek, z zachowaniem wymagań zapewniających ochronę tej tajemnicy.

5. Kierownicy jednostek organizacyjnych, nie wymienionych w ust. 2 i 3, zapewnią w podległych jednostkach odpowiednie wykonywanie przepisów ust. 1-4 w zakresie ewidencji oraz przechowywania spraw i dokumentów, zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową.

§  9.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz ich zastępcy są z tytułu powołania ich na te stanowiska upoważnieni do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową, występujących w danej jednostce organizacyjnej. Podpisują oni wyłącznie oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami, o których mowa w ust. 4.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych upoważniają podległych im pracowników do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową, jeżeli taka potrzeba wynika z zakresu wykonywanych przez nich obowiązków służbowych.

3. Zasady i tryb upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, regulują odrębne przepisy.

4. Upoważnienia do dostępu do wiadomości stanowiących tajemnicę służbową oraz oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami podlegają zarejestrowaniu w ewidencji prowadzonej w Ministerstwie Sprawiedliwości przez Departament Kadr i Wydział Kadr Centralnego Zarządu Zakładów Karnych, a w pozostałych jednostkach organizacyjnych - przez komórki kadrowe lub wyznaczone osoby.

5. Upoważnienia i oświadczenia, wymienione w ust. 4, załącza się do akt osobowych upoważnionych pracowników.

§  10.

1. Przebywanie pracowników po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy w pomieszczeniach służbowych, w których są przechowywane dokumenty stanowiące tajemnicę państwową, wymaga każdorazowo pisemnego zezwolenia kierownika jednostki organizacyjnej, a w Centralnym Zarządzie Zakładów Karnych - kierownika komórki organizacyjnej.

2. Zezwolenie powinno zawierać: imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwę komórki organizacyjnej, określenie daty i godzin przebywania oraz pomieszczenia, do którego pracownik ma prawo wstępu.

3. Zasady, określone w ust. 1 i 2, obowiązują odpowiednio również w odniesieniu do innych osób, w przypadkach uzasadnionej konieczności ich wstępu lub przebywania w pomieszczeniach służbowych po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy.

§  11.

1. Klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii tajnej, sejfów i pomieszczeń Biura Spraw Obronnych powinny być przechowywane w zaplombowanym sejfie w sekretariacie Biura.

2. Klucze od sekretariatu Biura, powielarni Departamentu Budżetowo-Administracyjnego oraz innych pomieszczeń w Ministerstwie Sprawiedliwości, w których przechowuje się dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę państwową, należy przekazywać w zaplombowanych pojemnikach po zakończeniu pracy wartownikowi pełniącemu służbę przy wejściu do gmachu Ministerstwa Sprawiedliwości, który zapewnia ich właściwe zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

3. Wydanie, pobranie, zwrot i przyjęcie pojemnika z kluczami osoby dokonującej wydania, pobrania, zwrotu lub przyjęcia kwitują w książce ewidencji kluczy (wzór WKT-108), znajdującej się u wartownika.

4. Klucze od pomieszczeń w Ministerstwie Sprawiedliwości, w których przechowuje się dokumenty zawierające wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, przekazuje się po zakończeniu pracy wartownikowi pełniącemu służbę przy wejściu do gmachu Ministerstwa Sprawiedliwości, który zapewnia właściwe ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.

5. Klucze zapasowe od kancelarii tajnej oraz innych pomieszczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, w Ministerstwie Sprawiedliwości przechowują w zaplombowanych pojemnikach kierownicy właściwych jednostek organizacyjnych, a w Centralnym Zarządzie Zakładów Karnych - kierownicy właściwych komórek organizacyjnych tego Zarządu.

6. W jednostkach organizacyjnych, nie wymienionych w ust. 1 i 2, zasady i sposób przechowywania i postępowania z kluczami od pomieszczeń, w których przechowuje się dokumenty zawierające tajemnicę państwową, określą kierownicy tych jednostek.

§ 12. Fotografowanie, filmowanie, szkocowanie i rysowanie znajdujących się na terenie jednostek organizacyjnych Służby Więziennej rejonów budynków, pomieszczeń i urządzeń wymaga - ze względu na tajemnicę służbową - zezwolenia kierownika tej jednostki.

§  13.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, wymienionych w § 1 ust. 1, przesyłają materiały z dokonanej corocznie analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej za rok ubiegły i z jej rozpatrzenia na posiedzeniu kierownictwa (kolegium) do Departamentu Społeczno-Administracyjnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych oraz do kierownika właściwej jednostki organizacyjnej, wyznaczonego do koordynacji i kontroli ochrony tajemnicy.

2. Dyrektor Centralnego Zarządu Zakładów Karnych, dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów wojewódzkich, prokuratorzy wojewódzcy oraz naczelnicy rejonowych zakładów karnych i rejonowych aresztów śledczych opracowują corocznie zbiorcze analizy stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, obejmujące wszystkie podległe jednostki organizacyjne.

3. Dyrektor Centralnego Zarządu Zakładów Karnych i dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej materiały z opracowanych analiz, wymienionych w ust. materiały z opracowanych analiz, wymienionych w ust. 2, przekazują wyłącznie dyrektorowi Biura Spraw Obron - analizie resortu, o której mowa w § 14.

4. Materiały z analiz, o których mowa w ust. 1 i 2, przesyła się z zachowaniem następujących terminów:

1) do dnia 31 stycznia - kierownicy wszystkich jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem wyszczególnionych w pkt 2 i 3.

2) do dnia 15 lutego - dyrektor Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu - Instytutu Pamięci Narodowej, prezesi sądów wojewódzkich, prokuratorzy wojewódzcy oraz naczelnicy rejonowych zakładów karnych i rejonowych aresztów śledczych.

3) do dnia 28 lutego - dyrektor Centralnego Zarządu Zakładów Karnych.

§ 14. Dyrektor Biura Spraw Obronnych w terminie do dnia 31 marca każdego roku przedstawia zbiorczą analizę stanu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w resorcie sprawiedliwości za rok ubiegły - do rozpatrzenia przez Kolegium Ministerstwa Sprawiedliwości.

§ 15. Materiały z posiedzenia Kolegium Ministerstwa Sprawiedliwości, o których mowa w § 14, dyrektor Biura Spraw Obronnych, przy współdziałaniu z dyrektorem Gabinetu Ministra, kompletuje i przesyła Ministrowi Spraw Wewnętrznych do wiadomości.

§ 16. W sprawach nie uregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się przepisy w zakresie ochrony tajemnicy państwowej i służbowej wydane przez Ministrów: Spraw Wewnętrznych i Obrony Narodowej.

§ 17. Tracą moc:

1) zarządzenie nr PF-13/88 Prokuratora Generalnego Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej z dnia 16 lipca 1988 r.w sprawie organizacji ochrony tajemnicy państwowej i służbowej w powszechnych jednostkach organizacyjnych Prokuratury Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej,

2) zarządzenie PF-7/BO/84 Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 1984 r. w sprawie trybu i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości,

3) zarządzenie nr PF-3/BO/88 Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 stycznia 1988 r. zmieniające zarządzenie w sprawie trybu i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości,

4) zarządzenie nr PF-9/BO/84 Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 lipca 1984 r. w sprawie udzielania zezwoleń na fotografowanie, filmowanie, szkicowanie i rysowanie obiektów znajdujących się na terenie jednostek organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

________________

* Wzorów nie zamieszczono. Zostaną one rozesłane do jednostek organizacyjnych resortu.

¹ § 1 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.

² § 2 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.

³ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.

⁴ § 4 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.

⁵ § 6 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.

⁶ § 7 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia z dnia 22 września 1993 r. (Dz.Urz.MS.93.6.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 1993 r.