Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2017.59

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 września 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 43

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ¹

z dnia 28 września 2017 r.

w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu ministrowi lub przez niego nadzorowane

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanego dalej "Ministerstwem", oraz w archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanych;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, zwanego dalej "Ministrem", oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

§  2. 

1. Przepisy zarządzenia stosuje się do dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej - sprawy wewnętrzne.

2. Wykaz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych określają odrębne przepisy.

§ 3. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) archiwa wyodrębnione - archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie działu administracji rządowej - sprawy wewnętrzne;

2) Centralne Archiwum - archiwum Ministerstwa;

3) dokumentacja niearchiwalna - dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem "B" lub "BE";

4) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa, a także wewnętrzną komórkę organizacyjną w urzędach obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

5) materiały archiwalne - dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

6) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej.

§  4. 

1. Centralne Archiwum jest podporządkowane Ministrowi.

2. Archiwa wyodrębnione są podporządkowane odpowiednio właściwym organom lub kierownikom jednostek organizacyjnych.

Rozdział  2.

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  5. 

1. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, podlega brakowaniu.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.

3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się wyłącznie w Centralnym Archiwum lub w archiwach wyodrębnionych.

4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

§ 6. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje Komisja, w składzie co najmniej trzech członków, powoływana przez:

1) kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) właściwe organy lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych.

§  7. 

1. Do zadań Komisji należy:

1) dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzielenie dokumentacji proponowanej do zniszczenia;

2) przekazanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, proponowanej do zniszczenia, kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez Komisję terminie;

3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia wraz ze spisem tej dokumentacji, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja może wnioskować o:

1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji z kategorii "B" do kategorii "BE";

2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych;

3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;

4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.

3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, podejmują:

1) Minister lub osoba przez niego upoważniona - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych.

§ 8. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zatwierdzają:

1) dla Centralnego Archiwum - Minister lub osoba przez niego upoważniona;

2) dla archiwów wyodrębnionych - organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, lub osoby przez nich upoważnione.

§  9. 

1. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się na podstawie zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści.

2. Nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzeniem protokołu zniszczenia tej dokumentacji, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia, sprawuje co najmniej jeden członek Komisji, powołany przez podmiot, o którym mowa w § 6.

3. Zniszczenia dokonują Centralne Archiwum, archiwa wyodrębnione, komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane albo podmiot zewnętrzny na podstawie zlecenia.

4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane zapewniają pomoc techniczną niezbędną przy przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia.

§  10. 

1. Fakt wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej odnotowuje się we właściwych pomocach ewidencyjnych, prowadzonych przez Centralne Archiwum lub archiwa wyodrębnione.

2. Dokumenty dotyczące wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane odrębnie i stanowią materiały archiwalne.

§  11. 

1. Brakowanie dokumentacji pochodzącej ze składu chronologicznego wykonuje Centralne Archiwum oraz archiwa wyodrębnione po zakończeniu procedury brakowania dokumentów elektronicznych i odwzorowanych cyfrowo dokumentów znajdujących się w elektronicznym systemie obiegu dokumentów prowadzonym w Ministerstwie oraz w urzędach organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych.

2. Brakowanie informatycznych nośników danych określają odrębne przepisy dotyczące szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

§ 12. Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej i Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, każdy w swoim zakresie, zapewnią funkcjonowanie archiwów i składnic akt w zakresie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Rozdział  3.

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu Ministrowi lub przez niego nadzorowane

§  13. 

1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy i jednostki organizacyjne podległe temu Ministrowi lub przez niego nadzorowane materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przejmuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych następca prawny, na którego przechodzą określone prawem obowiązki i prawa Ministra oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych związane z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.

2. W przypadku braku następcy prawnego:

1) likwidator Ministerstwa przekazuje materiały archiwalne na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum państwowego o charakterze centralnym;

2) likwidatorzy organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych przekazują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do Centralnego Archiwum.

Rozdział  4.

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 14. Przepisy zarządzenia stosuje się od dnia 1 marca 2017 r.

§ 15. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia. ²

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR PROTOKOŁU OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

.....................................................

ZATWIERDZAM

..................................................... ..........................................

nazwa jednostki organizacyjnej data

oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną w składzie

(imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji):

1. .......................................................................................................

2. .......................................................................................................

3. .......................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia, zgodnie z załączonym spisem, przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości ........ teczek (tomów), co stanowi około ................. mb., stwierdzając, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych dla ..................................., oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Członkowie Komisji .......................................

(podpisy)

.......................................

.......................................

Załącznik:

Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

na ... kartach (..................... poz. spisu)

Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

Lp.	Nr i Lp. spisu zdawczo- odbiorczego	Symbol z wykazu akt i kat. arch.	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Członkowie Komisji .......................................

(podpisy)

.......................................

.......................................

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

PROTOKOŁU ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

..................................................... ..........................................

nazwa jednostki organizacyjnej data

W dniu ............................. w obecności Komisji w składzie:

Członkowie Komisji: ..............................................................

..............................................................

..............................................................

zniszczone zostały, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, materiały niearchiwalne wymienione w zatwierdzonym przez ..................... protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia z dnia ............... w ilości ............... teczek (tomów), tj. ok ................ mb.

Sposób zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Członkowie Komisji .......................................

.......................................

.......................................

¹ Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 1897 i 2088 oraz z 2017 r. poz. 1140).

² Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 23 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 października 2015 r. w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. poz. 44), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r., w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. poz. 1948 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379 i 1537).