Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego.
Dz.Urz.MON.2016.210
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 39/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 15 grudnia 2016 r.
w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Służbę Kontrwywiadu Wojskowego
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 3
Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez SKW
Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez SKW
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Egz. pojedynczy
"ZATWIERDZAM"
.............................................
dokumentacji niearchiwalnej - ekspertyza 2
Komisja powołana decyzją nr ................................... w składzie:
Przewodniczący komisji: ...............................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
Członkowie komisji: ................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
..............................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
..............................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
dokonała ekspertyzy archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej
symbolem "BE" znajdującej się w ...........................................................................................
(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)
Z kategorii "B" oznaczonej symbolem "BE" wydzielono dokumentację, którą:
1) przeznaczono do brakowania (podać klasę z wykazu akt, kategorię archiwalną oraz wymienić numery zarejestrowanych dokumentów): ...........................
2) przedłużono okres przechowywania: ......................................................................
3) zakwalifikowano do materiałów archiwalnych: ...............................................................
Przewodniczący komisji: - ......................................................
(podpis)
Członkowie komisji: - ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
ZAŁĄCZNIK Nr 2
..............................................................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,
której dokumenty są brakowane)
"Zatwierdzam"
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
L.p. | Symbol z wykazu akt SKW 5 | Hasło klasyfikacyjne | Kategoria archiwalna | Daty skrajne | Ilość metrów bieżących | Uwagi |
UWAGA:
Kierownik jednostki organizacyjnej SKW występujący z wnioskiem o wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej odpowiada za zachowanie akt niezbędnych do prac bieżących w jednostce organizacyjnej SKW oraz dla celów kontrolnych lub dowodowych będących lub mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
..............................................................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej,
której dokumenty są brakowane)
"Zatwierdzam"
(pieczęć i podpis osoby zatwierdzającej)
Komisja powołana decyzją nr .......................................................... w składzie:
Przewodniczący komisji: .................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
Członkowie komisji: .................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
...............................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
...............................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
kategorii "B" oznaczonej symbolem ...... 7 znajdującej się w
......................................................................................................................
(podać jednostkę/komórkę organizacyjną)
w ilości .................. mb. Komisja stwierdziła, że dokumentacja wymieniona w załączonym
spisie jest nieprzydatna dla celów praktycznych SKW oraz jej terminy przechowywania,
określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt SKW upłynęły.
Przewodniczący komisji: - ......................................................
(podpis)
Członkowie komisji: - ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
Załącznik:
Spis dokumentacji niearchiwalnej - .....................................
(ilość stron)
ZAŁĄCZNIK Nr 4
L.p. | Nr ewidencyjny dokumentu | Nazwa dokumentu (krótki opis, czego dotyczy dokument) | Data rejestracji | Liczba stron/ kart | Uwagi (np. nr egzemplarza, wskazanie komórki merytorycznej) |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
.............................................................
(miejscowość, data)
Egz. nr .........
na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej 9
Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej
symbolem ................................... znajdującej się w ....................................................................
z lat ................................................................. zgodnie ze spisem dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej do zniszczenia ........................................................... z dnia ................................
w ilości około ............................. mb. z wyjątkiem poz. ............................................................
...................................................................................................
(pieczęć imienna i podpis osoby wydającej zezwolenie)
Egz. nr 1 - pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW brakującej dokumentację
Egz. nr 2. - pozostaje w archiwum SKW
ZAŁĄCZNIK Nr 6
L.p. | Nazwa jednostki/komórki organizacyjnej niszczącej dokumentację | Daty skrajne | Liczba | Rodzaj dokumentacji/kategoria archiwalna | Uwagi | |
mb. | pozycji ze spisu | |||||
ZAŁĄCZNIK Nr 7
"Zatwierdzam" ......................................................
(miejscowość, data)
...........................................
zniszczenia komunikatów oraz materiałów z obserwacji/zniszczenia dokumentacji i materiałów, zawierających informacje i dane, o których mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o SKW oraz SWW/zniszczenia dokumentacji legalizacyjnej 11
Przewodniczący komisji: .................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
Członkowie komisji: .................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
...............................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
...............................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)
zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty/materiały:
L.p. | Nazwa dokumentu/materiałów | Nr ewidencyjny dokumentu/materiału | Uwagi |
Po zatwierdzeniu protokołu wyszczególnione dokumenty zostaną zniszczone komisyjnie.
Przewodniczący komisji: - ......................................................
(podpis)
Członkowie komisji: - ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
Komisja stwierdza, iż w dniu ...... wyszczególnione w protokole dokumenty/materiały
zostały zniszczone.
Przewodniczący komisji: - ......................................................
(podpis)
Członkowie komisji: - ......................................................
(podpis)
- ......................................................
(podpis)
ZAŁĄCZNIK Nr 8
L.p. | Nr spisu zdawczo- odbiorczego | Data przekazania materiałów | Nazwa instytucji / archiwum do której przekazano materiały | Sygnatura archiwalna przekazywanych materiałów | Liczba jednostek archiwalnych | Rodzaj materiałów | Uwagi |