Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w resorcie spraw zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.5.164

Akt utracił moc

Wersja od: 10 września 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 13

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 18 września 2008 r.

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznej w resorcie spraw zagranicznych

Na podstawie art. 39 ust. 6 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

1. Zarządzenie określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz w jednostkach organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

2. Przepisy zarządzenia stosuje się także do kontroli zadań zleconych przez Ministra Spraw Zagranicznych na podstawie odrębnych przepisów, chyba że umowa zawarta z podmiotem wykonującym zadanie zlecone przewiduje inaczej.

3. Przepisów zarządzenia nie stosuje się do kontroli prowadzonej na bieżąco w ramach nadzoru przez dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz kierowników jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi MSZ w zakresie kompetencji kierowniczych, nadzorczych i kontrolnych określonych w regulaminie organizacyjnym MSZ oraz w przepisach odrębnych.

§ 2. Przeprowadzenie kontroli ma na celu ustalenie stanu faktycznego realizacji zadań w kontrolowanym zakresie, pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności, jego udokumentowanie, dokonanie oceny kontrolowanych zadań, wskazanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych.

§ 3. Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o jednostce kontrolowanej, należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa Spraw Zagranicznych lub jednostkę organizacyjną podległą i nadzorowaną przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§  4.

1. Działalność kontrolna prowadzona jest na podstawie rocznych planów kontroli, zatwierdzanych przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

2. W razie konieczności przeprowadza się doraźne postępowania kontrolne poza planem, o którym mowa w ust. 1.

Rozdział  2

Postępowanie kontrolne

§  5.

1. Postępowanie kontrolne może być wszczęte z urzędu lub na wniosek.

2.1. O wszczęciu postępowania kontrolnego przewidzianego zatwierdzonym przez Dyrektora Generalnego planem kontroli postanawia dyrektor Biura Kontroli i Audytu.

2.2. O wszczęciu postępowania kontrolnego nie objętego planem kontroli postanawia Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej w drodze decyzji, która określa jednostkę kontrolowaną, termin, przedmiot i zakres kontroli.

3. Z wnioskiem o wszczęcie postępowania kontrolnego może wystąpić:

1) kierownik komórki organizacyjnej MSZ oraz kierownik jednostki organizacyjnej podległej i nadzorowanej przez Ministra Spraw Zagranicznych, a także Dyrektor Zarządu Obsługi MSZ;

2) dyrektor Biura Kontroli i Audytu MSZ.

§ 6. Postępowanie kontrolne w jednostce kontrolowanej prowadzone jest w siedzibie jednostki kontrolowanej, w czasie wykonywania jej zadań, a jeżeli wymaga tego dobro kontroli, również poza godzinami pracy i w dniach wolnych od pracy.

§  7.

1. Czynności kontrolne w ramach prowadzonych postępowań kontrolnych wykonywane są przez kontrolera wyznaczanego przez dyrektora Biura Kontroli i Audytu, który udziela mu pisemnego imiennego upoważnienia.

2. Upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 dla dyrektora Biura Kontroli i Audytu udziela Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej.

3. Kontrolerem jest pracownik Biura Kontroli i Audytu lub inna osoba upoważniona do przeprowadzenia postępowania kontrolnego na podstawie pisemnego upoważnienia dyrektora Biura Kontroli i Audytu.

4. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do zarządzenia.

5. Do kontroli spraw, przy których zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, kontroler obowiązany jest posiadać poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych, uzyskane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.).

§ 8. Przed przystąpieniem do wykonywania czynności kontrolnych, kontroler zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie i zakresie kontroli, okazując stosowne upoważnienie.

§ 9. Jeżeli kontrola prowadzona jest w wieloosobowym zespole kontrolnym, dyrektor Biura Kontroli i Audytu wyznacza kierownika zespołu, który dokonuje podziału czynności pomiędzy kontrolerów.

§  10.

1. Obowiązkiem kontrolera jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, wszczęcie działań mających na celu ustalenie ich przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Kontroler jest obowiązany znać przepisy normujące działalność jednostek poddanych kontroli oraz posiadać stosowną wiedzę w zakresie przedmiotu prowadzonego postępowania kontrolnego. W razie potrzeby kontroler jest obowiązany udzielić stosownych porad i wyjaśnień kierownikowi jednostki kontrolowanej i jej pracownikom.

§  11.

1. Kontroler podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, na wniosek lub z urzędu, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolera trwają mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Kontroler podlega wyłączeniu również w razie zaistnienia w toku kontroli okoliczności mogących wywołać uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

3. Kontroler podlega wyłączeniu z urzędu z udziału w postępowaniu kontrolnym prowadzonym w jednostce kontrolowanej, w której był zatrudniony w okresie 2 lat poprzedzających wszczęcie postępowania kontrolnego.

4. O wyłączeniu kontrolera decyduje Dyrektor Biura Kontroli i Audytu.

5. O przyczynach powodujących wyłączenie kontroler powiadamia niezwłocznie swego bezpośredniego przełożonego.

6. Do czasu wyłączenia kontroler podejmuje jedynie czynności nie cierpiące zwłoki.

§  12.

1. Kontroler w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:

1) podejmowania czynności kontrolnych w siedzibie jednostki kontrolowanej i jej komórkach organizacyjnych;

2) żądania informacji i danych niezbędnych do oceny prawidłowości wykonywania zadań oraz do udostępnienia mu dokumentów związanych z prowadzoną kontrolą;

3) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych związanych z prowadzoną kontrolą;

4) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych fotokopii dokumentów oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów będących przedmiotem kontroli;

5) żądania pisemnych i ustnych wyjaśnień oraz przyjmowania oświadczeń;

6) sprawdzania przebiegu określonych czynności;

7) zasięgania opinii biegłych;

8) przeprowadzania oględzin majątku należącego do jednostki kontrolowanej;

9) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.

2. Kontroler obowiązany jest dokonywać ustaleń kontroli w sposób obiektywny oraz rzetelnie je dokumentować.

§  13.

1. Kontroler upoważniony jest do swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej.

2. Kontroler podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi oraz innym przepisom szczególnym obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

§  14.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej oraz jej pracownicy są obowiązani:

1) umożliwić kontrolerowi dokonanie czynności kontrolnych;

2) udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli;

3) przedstawić żądane dokumenty i dowody;

4) zapewnić wgląd w dokumentację i ewidencje objęte zakresem kontroli;

5) sporządzić oraz potwierdzić za zgodność kopie dokumentów, odpisy i wyciągi określone przez kontrolującego oraz zestawienia i obliczenia oparte na dokumentach z kontroli;

6) zapewnić warunki do pracy, w tym w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem i miejsce do przechowywania dokumentów;

7) udostępnić środki łączności, a także inne środki techniczne jakimi dysponuje w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.

2. Zgodność kopii, odpisów, wyciągów dokumentów oraz zestawień i obliczeń potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej lub komórki organizacyjnej, w której one się znajdują.

3. Zgodność kopii, odpisów, wyciągów dokumentów finansowo-księgowych oraz związanych z nimi zestawień i obliczeń finansowo-księgowych potwierdza pracownik wykonujący funkcje głównego księgowego jednostki kontrolowanej.

4. Odmowa udzielenia wyjaśnień, o których mowa w ust. 1 pkt 2, może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mają dotyczyć tajemnicy ustawowo chronionej innej niż tajemnica służbowa, a kontroler nie posiada odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa.

5. Kontrolowany ma prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.

Rozdział  3

Dowody

§  15.

1. Kontroler dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, rzeczy, oględziny, opinie biegłych oraz wyjaśnienia i oświadczenia.

§  16.

1. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w założonych w tym celu aktach kontroli, które w szczególności obejmują:

1) dowody, o których mowa w § 14 ust. 2;

2) inne dokumenty.

2. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, numerując kolejne załączniki.

3. Akta kontroli sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje w Biurze Kontroli i Audytu.

§  17.

1. Dowody zebrane w toku postępowania kontrolnego kontroler zabezpiecza, w miarę potrzeby, przez:

1) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,

2) opieczętowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem,

3) zabranie z jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem odbioru.

2. O zwolnieniu dowodów z zabezpieczenia decyduje kontroler.

3. Kopie, odpisy i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych w sposób określony w ust. 1 mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolera, który, na żądanie kierownika jednostki kontrolowanej, potwierdza zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem.

4. Zabezpieczone przez kontrolera dokumenty tajne powinny być przechowywane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

§  18.

1. W razie potrzeby, kontrolujący może przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej odpowiedzialnego za przedmiot oględzin, a w razie jego nieobecności - pracownika pisemnie upoważnionego przez kierownika kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej.

3. Z przebiegu i wyniku oględzin kontrolujący sporządza protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba wymieniona w ust. 2.

§  19.

1. Każdy może złożyć kontrolerowi ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

2. Kontroler nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 20. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych, kontroler niezwłocznie pisemnie informuje o tym Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, za pośrednictwem dyrektora Biura Kontroli i Audytu.

Rozdział  4

Protokół kontroli i wystąpienie pokontrolne

§  21.

1. Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontroler opisuje w protokole kontroli w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:

1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, jej siedzibę, imię i nazwisko kierownika, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą, a w miarę potrzeby - imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych oraz daty objęcia przez nich stanowisk służbowych;

2) imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą;

5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości oraz ich zakresu i skutków;

6) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń;

7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolującego;

9) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;

10) wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej,

11) parafy kontrolującego i kierownika jednostki kontrolowanej na każdej stronie protokołu;

12) podpisy kontrolera i kierownika jednostki kontrolowanej oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli, z zastrzeżeniem § 23;

13) w razie odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmiankę o tym fakcie.

3. W przypadku gdy protokół kontroli zawiera informacje niejawne, protokół lub jego część opatruje się odpowiednią klauzulą tajności.

4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostawia się kierownikowi jednostki kontrolowanej, a drugi dołącza do akt kontroli.

§  22.

1. Protokół kontroli podpisują wszyscy kontrolerzy biorący udział w postępowaniu kontrolnym, kierownik jednostki kontrolowanej oraz osoba odpowiedzialna za problematykę merytoryczną kontroli, z zastrzeżeniem § 23.

2. Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole.

3. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do dyrektora Biura Kontroli i Audytu w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

4. Zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń przez kierownika jednostki kontrolowanej mającej siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może być przekazane faksem w terminie, o którym mowa w ustępie 3.

§  23.

1. Kontroler analizuje pisemne zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli zgłoszone przez kierownika jednostki kontrolowanej.

2. Kontroler przeprowadza dodatkowe czynności kontrolne, jeżeli z analizy zastrzeżeń wynika potrzeba ich podjęcia.

3. Jeżeli Kontroler stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmian w protokole kontroli w ten sposób, że dołącza do niego stosowny tekst w brzmieniu:

1) "Ustalenia na str. ..... skreśla się.";

2) "Protokół kontroli na str. ..... uzupełnia się przez dopisanie .......";

3) "Treść ustaleń na str. ..... otrzymuje brzmienie: ........".

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontroler sporządza stanowisko na piśmie i przekazuje je w terminie 14 dni kierownikowi jednostki kontrolowanej.

§  24.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, pisemne wyjaśnienie przyczyn tej odmowy.

2. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolera i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego.

§ 25. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli, o których mowa w § 22 ust. 2, termin odmowy podpisania protokołu wraz z podaniem jej przyczyn biegnie od dnia doręczenia kierownikowi jednostki kontrolowanej stanowiska kontrolera wobec zastrzeżeń.

§  26.

1. Po zakończeniu postępowania kontrolnego, z uwzględnieniem terminów, o których mowa w § 22 ust. 3, § 23 ust. 4 oraz § 24 ust. 1, kontroler sporządza wystąpienie pokontrolne.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera wnioski i zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej wynikających z ustaleń zawartych w protokole kontroli.

3. Wystąpienie pokontrolne może zawierać wnioski i zalecenia dla innych komórek organizacyjnych, jeżeli stwierdzone w toku postępowania kontrolnego nieprawidłowości dotyczą ich działalności.

4. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu przekazuje Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej wystąpienie pokontrolne do akceptacji.

5. Dyrektor Biura Kontroli i Audytu, po uzyskaniu akceptacji, o której mowa w ust. 4, kieruje wystąpienie pokontrolne do kierownika jednostki kontrolowanej oraz komórek organizacyjnych MSZ.

§ 27. Kierownik jednostki, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, informuje dyrektora Biura Kontroli i Audytu o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań.

Rozdział  5

Kontrola w trybie uproszczonym

§  28.

1. W przypadku kontroli doraźnych dopuszcza się zastosowanie trybu uproszczonego kontroli.

2. Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy zarządzenia, z wyjątkiem §§ 21-27.

3. Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności, w razie potrzeby:

1) sporządzenia odpowiedniej informacji dla Ministra Spraw Zagranicznych, członków kierownictwa resortu spraw zagranicznych lub Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

2) zbadania spraw wynikających ze skarg, wniosków i listów obywateli oraz informacji uzyskanych od innych podmiotów;

3) dokonania analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek organizacyjnych podlegających kontroli.

4. Z kontroli, o której mowa w ust. 1, sporządza się sprawozdanie, które po podpisaniu kontroler przekazuje dyrektorowi Biura Kontroli i Audytu.

§ 29. W razie ujawnienia w toku kontroli w trybie uproszczonym okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo też naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub okoliczności uzasadniających odpowiedzialność dyscyplinarną lub porządkową, sporządza się protokół kontroli.

Rozdział  6

Przepis końcowy

§ 30. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia z mocą od 10 września 2008 r.

______

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy ogłoszone zostały w Dz.U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WZÓR UPOWAŻNIENIA DO PRZEPROWADZENIA KONTROLI

Ministerstwo Spraw ZagranicznychBiuro Kontroli i AudytuDyrektor Warszawa, .......... r.

UPOWAŻNIENIE nr....../......

Na podstawie § 7 ust. 1 zarządzenia Ministra Spraw

Zagranicznych z dnia ............................ r. w sprawie

szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli

wewnętrznej w resorcie spraw zagranicznych (Dz. Urz. Min.

Spraw Zagr. Nr ....., poz. ......) - upoważniam:

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz

nazwa komórki lub samodzielnego stanowiska, na którym

kontrolujący jest zatrudniony)

do przeprowadzenia w dniach ..................................

(termin kontroli)

kontroli w ...................................................

(nazwa i adres siedziby kontrolowanego organu,

jednostki lub komórki organizacyjnej)

przedmiot kontroli ...........................................

..............................................................

..............................................................

..............................

(pieczątka i podpis osoby

wydającej upoważnienie)