Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MPS.2007.2.4

Akt utracił moc

Wersja od: 18 kwietnia 2007 r.

ZARZĄDZENIE Nr 2

MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ¹⁾

z dnia 18 kwietnia 2007 r.

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej

Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia prawidłowego przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, organach, urzędach, jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, wydaje się Instrukcję, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Instrukcja określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 19 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 października 2006 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Minister Pracy i Polityki Społecznej kieruje działami administracji rządowej - praca, zabezpieczenie społeczne, sprawy rodziny na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 marca 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U. Nr 38, poz. 243).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego ustawy zostały ogłoszone w: Dz.U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 273 poz. 2703 i Nr 238, poz. 2390, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz.319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

ZAŁĄCZNIK I 

ZAŁĄCZNIK 

Instrukcja w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej "Ministrem".

§ 2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) kontroli - rozumie się przez to kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną;

2) kontrolerze - rozumie się przez to upoważnionego do przeprowadzenia kontroli pracownika Biura Kontroli;

3) kontrolowanej jednostce organizacyjnej - rozumie się przez to komórki organizacyjne Ministerstwa, organy, urzędy, jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra;

4) zarządzającym kontrolę - rozumie się przez to Ministra.

§ 3. Kontrola ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie realizacji zadań określonych przepisami prawa, pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności, jego udokumentowanie, ocenę prawidłowości wykonywanych zadań, wskazanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz sformułowanie wystąpień pokontrolnych.

§ 4. Kontrola może być prowadzona jako:

1) kompleksowa;

2) problemowa;

3) sprawdzająca;

4) doraźna.

§ 5. Planowanie kontroli

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa, w terminie do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok objęty planem kontroli, zgłaszają do Biura Kontroli propozycje do planu, zawierające w szczególności następujące informacje:

1) temat kontroli;

2) zakres przedmiotowy kontroli;

3) zakres podmiotowy kontroli;

4) podstawę prawną kontroli;

5) uzasadnienie wniosku i szczegółowy opis problemów.

2. Biuro Kontroli sporządza projekt planu kontroli, o którym mowa w ust. 1, na podstawie propozycji tematów zgłoszonych przez Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz własnych propozycji, wynikających z analizy wyników wcześniej przeprowadzonych kontroli.

3. Plan kontroli zatwierdza Minister.

§ 6. Plan kontroli określa w szczególności:

1) temat kontroli;

2) numer kontroli;

3) zakres przedmiotowy kontroli;

4) zakres podmiotowy kontroli;

5) wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;

6) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

7) termin przeprowadzenia kontroli w ujęciu kwartalnym;

8) osobę koordynatora kontroli wyznaczoną spośród pracowników Biura Kontroli.

§  7.

1. Na podstawie planu kontroli Biuro Kontroli sporządza programy kontroli.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa zobowiązane są do udostępniania Biuru Kontroli wszelkich informacji i dokumentów niezbędnych do opracowania programów kontroli.

3. Program kontroli zawiera w szczególności:

1) tytuł kontroli;

2) cel kontroli;

3) podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;

4) okres objęty kontrolą;

5) wykaz aktów prawnych dotyczących tematyki kontroli;

6) analizę przedkontrolną i wskazówki metodyczne;

7) zakres podmiotowy kontroli;

8) zakres przedmiotowy kontroli.

4. Program kontroli zatwierdza Minister.

5. Biuro Kontroli przedkłada Ministrowi sprawozdanie z realizacji rocznego planu kontroli w terminie do końca lutego następnego roku.

§ 8. Przebieg kontroli

1. Kontrolę zarządza Minister.

2. Kontrolę przeprowadza się na podstawie imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez Ministra oraz legitymacji służbowej, a w przypadku osób nie będących pracownikami Biura Kontroli - dokumentu potwierdzającego tożsamość. Wzór upoważnienia stanowi załącznik Nr 1 do zarządzenia.

3. Biuro Kontroli prowadzi rejestr wszystkich upoważnień do przeprowadzenia kontroli w imieniu Ministra.

4. Do kontroli spraw, przy których zachodzi konieczność zapoznania się z informacjami niejawnymi, kontroler musi posiadać poświadczenie bezpieczeństwa wydane na podstawie przepisów ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95).

5. W uzasadnionych przypadkach Minister może za pośrednictwem Dyrektora Biura Kontroli przedłużyć lub zawiesić kontrolę.

§  9.

1. Kontroler podlega wyłączeniu z kontroli, na wniosek kontrolowanej jednostki organizacyjnej, własny lub z urzędu, w razie zaistnienia przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

2. Kontroler podlega również wyłączeniu od udziału w postępowaniu kontrolnym, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego roszczeń, praw lub obowiązków albo roszczeń, praw lub obowiązków jego małżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia albo osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Powody wyłączenia kontrolującego trwają, mimo ustania małżeństwa, wspólnego pożycia, przysposobienia, opieki lub kurateli.

3. O wyłączeniu z postępowania kontrolnego decyduje dyrektor Biura Kontroli.

§  10.

1. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej jednostki organizacyjnej.

2. Czynności kontrolne mogą być też przeprowadzane w siedzibie Biura Kontroli.

§ 11. Kontrolujący i kontrolowany

1. Kontrole przeprowadzają pracownicy Biura Kontroli. W szczególnych przypadkach kontroler może korzystać z pomocy innych pracowników Ministerstwa oraz zasięgać opinii biegłych i rzeczoznawców.

2. Obowiązkiem kontrolującego jest:

1) prowadzenie kontroli zgodnie z programem;

2) obiektywne ustalanie oraz rzetelne udokumentowanie ustaleń kontroli w protokole kontroli;

3) sporządzanie projektu wystąpienia pokontrolnego;

4) prowadzenie postępowania w sprawie zastrzeżeń zgłoszonych do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

3. Dyrektor Biura Kontroli może wyznaczyć innego kontrolera w trakcie realizacji zadań kontrolnych, bez konieczności dokonywania zmian w planie kontroli i w programie kontroli.

§  12.

1. Kontroler zobowiązany jest przestrzegać przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, o zasadach postępowania z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi oraz innych przepisów obowiązujących w kontrolowanej jednostce.

2. W ramach udzielonego upoważnienia kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki;

2) wglądu do wszelkich dokumentów i innych materiałów związanych z działalnością kontrolowanej jednostki;

3) przeprowadzenia oględzin majątku należącego do kontrolowanej jednostki organizacyjnej;

4) żądania od kierownika i pracowników kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej ustnych i pisemnych wyjaśnień;

5) zabezpieczania dowodów;

6) zasięgania informacji w innych jednostkach organizacyjnych administracji rządowej nieobjętych kontrolą;

7) wnioskowania o zwoływanie przez kierownika jednostki kontrolowanej narad w trakcie trwania kontroli lub po jej zakończeniu, z udziałem osób odpowiedzialnych za obszar objęty kontrolą, w celu omówienia ustaleń kontroli i stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest do zapewnienia:

1) niezwłocznego przedstawienia na żądanie kontrolującego wszelkich dokumentów i materiałów związanych z tematem kontroli, terminowego udzielania wyjaśnień i zapewnienia terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników;

2) warunków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności oddzielnego pomieszczenia oraz niezbędnych urządzeń biurowych;

3) zwoływania na wniosek kontrolera narad, o których mowa w ust. 2 pkt 7 oraz przewodniczenia tym naradom i zapewnienia ich protokołowania.

§ 13. Dowody

1. Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku kontroli.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, rzeczy, protokół oględzin, opinie biegłych, wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Kontrolujący może żądać od kierownika kontrolowanej jednostki sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów, kserokopii lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń wynikających z dokumentów.

4. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej, odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności - pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej.

5. Z oględzin sporządza się protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba wymieniona w ust. 4. Wzór protokołu oględzin stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

6. Kontroler dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych w założonych w tym celu aktach kontroli, które zawierają: spis zawartości dokumentów ze wskazaniem odpowiednich stron, upoważnienie do kontroli, o którym mowa w § 8 ust. 2, dowody, o których mowa w § 13 ust. 2, poświadczenie odbioru protokołu kontroli, o którym mowa w § 14 ust. 5. Do akt dołącza się również protokoły z narad, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 3, wystąpienia pokontrolne i inne dokumenty.

7. Akta kontroli prowadzi się:

1) zgodnie z kolejnością dokonywanych czynności, numerując kolejno strony akt;

2) w jednym egzemplarzu i przechowuje w Biurze Kontroli.

8. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody kontroler zabezpiecza poprzez:

1) przechowanie w kontrolowanej jednostce w oddzielnym zamkniętym pomieszczeniu;

2) oddanie na przechowanie kierownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem.

§ 14. Protokół kontroli i wystąpienie pokontrolne

1. Ustalenia z postępowania kontrolnego kontroler opisuje w protokole kontroli w sposób zwięzły, przejrzysty i uporządkowany.

2. Protokół kontroli powinien zawierać:

1) znaczenie kontrolowanej jednostki, jej siedzibę i adres, imię i nazwisko kierownika, z uwzględnieniem zmian zaistniałych w okresie objętym kontrolą;

2) imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę upoważnienia do kontroli;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych w kontrolowanej jednostce, z wymienieniem dni przerw w kontroli;

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego programem kontroli;

5) opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym ujawnionych nieprawidłowości oraz ich zakresu i skutków;

6) wskazanie podstaw dokonanych ustaleń, z powołaniem odpowiednich stron akt kontroli;

7) pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie do odmowy podpisania protokołu;

8) wzmiankę o zgłoszeniu zastrzeżeń oraz o stanowisku zajętym wobec nich przez kontrolera;

9) omówienie dokonanych w protokole kontroli poprawek, skreśleń i uzupełnień;

10) wzmiankę o doręczeniu protokołu kontroli kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej;

11) adnotację o wpisie do rejestru kontroli w kontrolowanej jednostce;

12) parafy kontrolującego i kierownika kontrolowanej jednostki na każdej stronie protokołu;

13) podpisy kontrolera i kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli, z zastrzeżeniem § 15;

14) w razie odmowy podpisania protokołu kontroli - wzmiankę o tym fakcie.

3. Protokół kontroli podpisują kontroler i kierownik kontrolowanej jednostki lub osoba przez niego upoważniona, z zastrzeżeniem § 15.

4. Protokół kontroli sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

5. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się za poświadczeniem odbioru kierownikowi kontrolowanej jednostki.

6. Protokołowi zawierającemu informacje niejawne nadaje się odpowiednią klauzulę tajności.

§  15.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba posiadająca jego pisemne upoważnienie może, przed podpisaniem protokołu kontroli, zgłosić dyrektorowi Biura Kontroli umotywowane zastrzeżenia w sprawie ustaleń zawartych w protokole kontroli.

2. Zastrzeżenia powinny być złożone na piśmie w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania protokołu kontroli.

3. W przypadku umotywowanych zastrzeżeń kontroler przeprowadza dodatkowe czynności kontrolne.

4. Protokół kontroli zmieniony w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, przekazuje się ponownie kierownikowi jednostki kontrolowanej w celu podpisania.

5. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń, w całości lub w części, kontroler sporządza stanowisko na piśmie i przekazuje je dyrektorowi Biura Kontroli do akceptacji.

6. W razie nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, dyrektor Biura Kontroli przekazuje swoje stanowisko na piśmie kierownikowi jednostki kontrolowanej.

7. Stanowisko dyrektora Biura Kontroli jest ostateczne.

§  16.

1. Po zakończeniu postępowania kontrolnego kontroler sporządza projekt wystąpienia pokontrolnego.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę działalności kontrolowanej jednostki, wynikającą z ustaleń zawartych w protokole kontroli, opis przyczyn powstania, zakres i skutki stwierdzonych nieprawidłowości, osoby odpowiedzialne za ich powstanie oraz uwagi, wnioski i zalecenia w sprawie ich usunięcia.

3. Po zaakceptowaniu projektu wystąpienia pokontrolnego, dyrektor Biura Kontroli przekazuje go, wraz z kopią protokołu, do zatwierdzenia Ministrowi.

4. Kopię wystąpienia pokontrolnego i kopię protokołu, dyrektor Biura Kontroli przekazuje do wiadomości właściwego Sekretarza, Podsekretarza Stanu lub Dyrektora Generalnego, nadzorującego pracę kontrolowanej jednostki organizacyjnej.

5. Zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie pokontrolne do kierownika kontrolowanej jednostki za pośrednictwem Biura Kontroli.

§ 17. Kontrola w trybie uproszczonym

1. Biuro Kontroli przeprowadza kontrolę doraźną, zleconą przez zarządzającego, przy zastosowaniu trybu uproszczonego.

2. Do kontroli, o której mowa w ust. 1, stosuje się przepisy zarządzenia, z wyjątkiem § 14-16.

3. Tryb uproszczony stosuje się celem:

1) sporządzenia odpowiedniej informacji dla zarządzającego kontrolę;

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg i wniosków oraz listów obywateli.

4. Z kontroli, o której mowa w ust. 1, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontroler.

§ 18. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego, naruszenia dyscypliny finansów publicznych, okoliczności uzasadniających odpowiedzialność dyscyplinarną lub porządkową, zawiadamia się o tym fakcie zarządzającego kontrolę.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Warszawa, dnia .................

MINISTER PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

(godło państwowe)

UPOWAŻNIENIE

nr ...............

Na podstawie: ................................................

..............................................................

..............................................................

upoważniam:

Pana/Panią

..............................................................

imię i nazwisko

..............................................................

stanowisko służbowe

do przeprowadzenia kontroli w: ...............................

..............................................................

nazwa i adres jednostki kontrolowanej

............................................................................................................................

Temat kontroli:

..............................................................

..............................................................

Termin kontroli: .............................................

Upoważnienie jest ważne wraz z legitymacją służbową.

.............................

pieczęć i podpis

zarządzającego kontrolę

Termin kontroli przedłuża się do: ............................

.............................

pieczęć i podpis

zarządzającego kontrolę

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

MINISTER PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Protokół oględzin

...................................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera)

działając w obecności ........................................

(imię, nazwisko i stanowisko służbowe

osoby uczestniczącej w oględzinach)

dokonał w dniu ...............................................

oględzin .....................................................

(określenie obiektu, składników majątkowych,

przebiegu czynności poddanych oględzinom)

w wyniku których ustalono, co następuje:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

.............................................................

W toku oględzin dokonano utrwalenia stanu

za pomocą ..........................................

które stanowią załącznik do protokołu.

...................... dnia .................

(miejscowość)

.............................

(podpisy)