Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli przez Ministra Infrastruktury.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MI.2002.2.6

Akt utracił moc

Wersja od: 28 grudnia 2004 r.

DECYZJA Nr 7

MINISTRA INFRASTRUKTURY

z dnia 11 lutego 2002 r.

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Ministra Infrastruktury

Na podstawie art. 34 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 929, z 2000 r. Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116 i Nr 154, poz. 1799) i w związku z art. 20 ust. 2 pkt 1 lit. a) i f) ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483, Nr 70, poz. 778, Nr 110, poz. 1255, z 2001 r. Nr 111, poz. 1194, Nr 102, poz. 1116) ustala się, co następuje:

§  1.

1. Wprowadza się "Szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli w Ministerstwie Infrastruktury" zwanym dalej "Ministerstwem", w komórkach organizacyjnych Ministerstwa oraz w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Infrastruktury, zwanego dalej "Ministrem", stanowiące załącznik do decyzji.

2. Analogiczne zasady i tryb obowiązują przy przeprowadzaniu kontroli wewnętrznej, w tym postępowań wyjaśniających, w komórkach organizacyjnych Ministerstwa, przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Infrastruktury, zwanego dalej "Dyrektorem Generalnym".

§ 2. Przeprowadzenie postępowania kontrolnego ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanych jednostek, rzetelne jego udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

§  3.

1. Przeprowadzanie, nadzór i koordynację postępowań kontrolnych sprawuje komórka kontrolna Ministerstwa.

2. Komórka kontrolna Ministerstwa może przeprowadzać postępowanie kontrolne przy współpracy pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, właściwych ze względu na przedmiot prowadzonego postępowania.

§  4.

1. Pracownicy komórki kontrolnej przeprowadzają kontrolę w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra na podstawie imiennego upoważnienia Ministra lub osoby przez niego upoważnionej, ważnego z legitymacją służbową.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, przeprowadzają kontrolę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa na podstawie imiennego upoważnienia Dyrektora Generalnego lub osoby przez niego upoważnionej, ważnego z legitymacją służbową.

3. Upoważnienie do kontroli, o którym mowa w ust. 1 i ust. 2, określa jednostkę kontrolowaną oraz przedmiot kontroli.

4. Kierownik komórki kontrolnej przeprowadza kontrolę na podstawie legitymacji służbowej.

5. 2 Kontrolujący przeprowadza kontrolę zgodnie z programem kontroli, zatwierdzonym przez kierownika komórki kontrolnej.

§  5.

1. Kontrolującym nie może być małżonek, krewny i powinowaty kierownika kontrolowanej jednostki.

2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

3. O wyłączeniu pracownika z przyczyn wymienionych w ust. 1 i 2 decyduje kierownik komórki kontrolnej.

§ 6. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

SZCZEGÓŁOWE ZASADY I TRYB PRZEPROWADZANIA KONTROLI W MINISTERSTWIE INFRASTRUKTURY

§  1.

1. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolowanej w czasie wykonywania jej zadań, a jeżeli tego wymaga dobro kontroli, również poza godzinami pracy i w dniach wolnych od pracy.

2. Postępowanie kontrolne może być, w miarę potrzeby i możliwości, przeprowadzane również w siedzibie komórki kontrolnej Ministerstwa.

§  2.

1. Kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych powiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o przedmiocie i zakresie kontroli.

2. Kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych,

2) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,

3) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych,

4) żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych i pisemnych wyjaśnień,

5) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów,

6) zabezpieczania materiałów dowodowych.

§  3.

1. Kontrolujący jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej, bez obowiązku uzyskiwania przepustki.

2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli. Dotyczy to w szczególności niezwłocznego przedstawienia kontrolującemu dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników, udostępnienia urządzeń technicznych oraz środków transportowych.

§  4.

1. Kontrolujący dokonuje ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

2. Dowodami są w szczególności: dokumenty, zabezpieczone rzeczy, opinie biegłych, wyniki oględzin, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Zebrane w toku postępowania kontrolnego materiały dowodowe kontrolujący odpowiednio zabezpiecza, w miarę potrzeby przez oddanie na przechowanie kierownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem lub przechowuje w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu. Zabranie z jednostki kontrolowanej materiałów dowodowych następuje za pokwitowaniem. O zwolnieniu materiałów dowodowych spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.

4. Kontrolujący może żądać od kierownika jednostki kontrolowanej sporządzenia niezbędnych do kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

5. Zgodność odpisów i wyciągów z oryginałami oraz prawidłowość zestawień i obliczeń potwierdza kierownik komórki organizacyjnej, której one dotyczą.

§  5.

1. W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu i innych składników majątkowych kontrolujący może przeprowadzić oględziny.

2. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej, odpowiedzialnego za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom, a w razie jego nieobecności, pracownika wyznaczonego przez kierownika jednostki kontrolowanej.

3. Z przebiegu i wyniku oględzin sporządza się niezwłocznie protokół, który podpisuje kontrolujący i osoba wymieniona w ust. 2.

§  6.

1. Pracownicy jednostki kontrolowanej są zobowiązani udzielać, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujących sporządza, w razie potrzeby, notatkę.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień przez pracowników jednostki kontrolowanej może nastąpić jedynie w przypadkach, gdy wyjaśnienia mogą dotyczyć faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, a także jego małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia bądź osoby związane z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Kontrolujący przed przyjęciem wyjaśnień zobowiązany jest poinformować składającego wyjaśnienia o prawie do odmowy ich udzielania.

3. Każdy może złożyć kontrolującemu ustne lub pisemne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli.

4. Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli.

§ 7. Kontrolujący, w toku kontroli, w miarę potrzeby, informuje kierownika jednostki kontrolowanej o ustaleniach wskazujących na ujawnione nieprawidłowości i uchybienia w jej działalności.

§ 8. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia kierownika komórki kontrolnej Ministerstwa, który zawiadamia organ powołany do ścigania przestępstw.

§ 9. Przeprowadzenie kontroli spraw lub dokumentów zaklasyfikowanych jako informacje niejawne oraz wstęp i przebywanie kontrolującego na terenie obiektów lub w pomieszczeniach, w których występują takie wiadomości, wymaga posiadania przez kontrolującego poświadczenia bezpieczeństwa zgodnie z przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95).

§  10.

1. Wyniki przeprowadzonej kontroli kontrolujący przedstawia w protokóle kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli działalności jednostki kontrolowanej, w tym ustalonych nieprawidłowości, z uwzględnieniem przyczyn ich powstania, zakresu i skutków tych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

3. Ponadto protokół kontroli powinien zawierać:

1) nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu i adres oraz imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej, a w miarę potrzeby, także kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych oraz daty objęcia przez nich stanowisk,

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem przerw w kontroli,

3) imiona i nazwiska kontrolujących,

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

5) opis załączników stanowiących część składową protokółu,

6) wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o prawie zgłoszenia zastrzeżeń i składania wyjaśnień do protokółu, o którym mowa w § 11.

§  11.

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności osoba pełniąca jego obowiązki.

2. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokóle.

3. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokółu kontroli.

4. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, kontrolujący jest zobowiązany dokonać ich analizy i w miarę potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokółu kontroli.

5. W razie nie uwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części, kontrolujący przekazuje na piśmie stanowisko zgłaszającemu zastrzeżenia.

6. Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo do złożenia wyjaśnień co do przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości opisanych w protokóle kontroli terminu 7 dni od otrzymania protokółu.

§  12.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba pełniąca jego obowiązki może odmówić podpisania protokółu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania wyjaśnienie przyczyn tej odmowy.

2. O odmowie podpisania protokółu kontroli i złożenia wyjaśnienia kontrolujący czyni wzmiankę w protokóle.

3. Odmowa podpisania protokółu przez osobę wymienioną w ust. 1, nie stanowi przeszkody do podpisania protokółu przez kontrolującego i realizacji ustaleń kontroli.

§  13.

1. W uzasadnionych okolicznościach kontrolujący może wnioskować o zwołanie narady pokontrolnej z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia kwestii związanych z przeprowadzoną kontrolą.

2. Naradę zarządza kierownik jednostki kontrolowanej.

§  14.

1. 3 Komórka kontrolna Ministerstwa sporządza wystąpienie pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej. Wystąpienie pokontrolne podpisuje Minister lub osoba przez niego upoważniona.

2. Wystąpienie pokontrolne zawiera ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w protokóle kontroli, a także uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej zobowiązany jest w terminie wyznaczonym w wystąpieniu pokontrolnym do złożenia informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

§  15.

1. Kierownik jednostki podporządkowanej lub nadzorowanej przez Ministra, kontrolowanej przez komórkę kontrolną, w ciągu 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego może odwołać się do Ministra od zawartych w wystąpieniu pokontrolnym ocen, uwag i wniosków.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Ministerstwa, może w ciągu 7 dni od daty wystąpienia pokontrolnego, odwołać się do Dyrektora Generalnego od zawartych w wystąpieniu pokontrolnym ocen, uwag i wniosków.

3. Minister lub Dyrektor Generalny rozpatrzy odwołanie w ciągu 14 dni od daty jego otrzymania i zajmie stanowisko.

4. Stanowisko Ministra lub Dyrektora Generalnego jest doręczane jednostce kontrolowanej wraz z uzasadnieniem.

§  16.

1. Kontrolę jednostek lub komórek organizacyjnych, o których mowa w § 1 decyzji, można przeprowadzić przy zastosowaniu trybu uproszczonego.

2. Do kontroli takiej stosuje się przepisy niniejszych szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli z wyjątkiem § 10-12.

3. Tryb uproszczony może być stosowany w szczególności w razie potrzeby:

1) przeprowadzenia postępowań wyjaśniających,

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, wniosków i listów obywateli,

3) przeprowadzenia badań metodą analizy dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli.

5. Z kontroli, o której mowa w ust. 1, sporządza się sprawozdanie, które podpisuje kontrolujący. Do sprawozdania załącza się dowody związane z jego treścią.

6. Komórka kontrolna, w razie potrzeby, informuje kierownika jednostki kontrolowanej o wynikach przeprowadzonej w tym trybie kontroli.

¹ Data ogłoszenia zmieniona przez obwieszczenie z dnia 25 marca 2002 r. o sprostowaniu błędu (Dz.Urz.MI.02.3.9).

² § 4 ust. 5 dodany przez § 1 pkt 1 decyzji nr 268 z dnia 28 grudnia 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.23.232) zmieniającej nin. decyzję z dniem 28 grudnia 2004 r.

³ Załącznik § 14 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 268 z dnia 28 grudnia 2004 r. (Dz.Urz.MI.04.23.232) zmieniającej nin. decyzję z dniem 28 grudnia 2004 r.