Szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - środowisko.
Dz.Urz.MŚ.2019.1
Akt utracił mocKOMUNIKAT
MINISTRA ŚRODOWISKA
z dnia 9 stycznia 2019 r.
w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - środowisko
Rozdział I
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział II
System kontroli zarządczej w dziale
System kontroli zarządczej w dziale
Rozdział III
Zakres odpowiedzialności oraz metodologia przeprowadzania cyklicznej oceny kontroli zarządczej
Zakres odpowiedzialności oraz metodologia przeprowadzania cyklicznej oceny kontroli zarządczej
Rozdział IV
Standardy kontroli zarządczej w dziale
Standardy kontroli zarządczej w dziale
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Zarządzanie ryzykiem oraz reakcja na ryzyko.
Zarządzanie ryzykiem oraz reakcja na ryzyko.
Ryzykami, które mogą utrudnić lub uniemożliwić realizację celów, należy zarządzać. Warunkiem właściwego zarządzania ryzykiem jest dokładne poznanie i opisanie ryzyka.
Proces zarządzania ryzykiem w dziale administracji rządowej środowisko przedstawiono na poniższym schemacie.
Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu występującego lub możliwego do wystąpienia ryzyka zagrażającego realizacji celów i zadań jednostki w dziale. Dla zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji celów i zadań kierownik jednostki powinien identyfikować wszystkie zagrożenia związane z realizacją poszczególnych celów i zadań. Ryzyka identyfikowane są przez poszczególnych kierowników jednostek w ramach podległych im obszarów, z uwzględnieniem zagrożeń w jednostkach podległych lub nadzorowanych. Każdy właściciel ryzyka prowadzi własny rejestr ryzyk w formie udokumentowanej (np. w formie elektronicznej z możliwością wydruku i podpisania), przy czym obowiązek ten może delegować na wyznaczonego przez siebie koordynatora do spraw ryzyka. Podstawą do budowania rejestru ryzyk są cele i zadania określone w jednostkowych planach działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa Środowiska oraz planach działalności jednostek w dziale.
Identyfikując ryzyka należy:
Istotne jest, aby zidentyfikowane ryzyka w rzeczywisty sposób opisywały zagrożenia, które mogą wpłynąć na realizację celów i zadań.
Identyfikacja ryzyka powinna być przeprowadzana:
Właściwym momentem analizy ryzyka jest czas, kiedy określane są cele i zadania jednostki na rok następny oraz zasoby przeznaczane na realizację tych zamierzeń.
W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane te same osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań jednostki.
Po zakończonej identyfikacji ryzyk może się okazać, że ryzyka będą tworzyć określone grupy, dlatego też wskazane jest ich grupowanie, dzięki czemu zarządzanie ryzykiem zostanie ułatwione i usprawnione.
Ryzyko występuje na wszystkich szczeblach organizacji (osoby zarządzające i pozostali pracownicy), dlatego też identyfikacja ryzyka powinna być przeprowadzana na wszystkich poziomach jednostki.
Ryzyka zidentyfikowane przez pracowników:
Ocena ryzyka powinna być dokonywana przynajmniej dwa razy w roku w terminach uwzględniających termin opracowania planu działalności jednostki w dziale oraz termin okresowej sprawozdawczości z wykonania planu działalności jednostki.
Dokonując oceny ryzyka właściciel ryzyka powinien określić:
Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Należy stosować takie mechanizmy kontroli, których koszty wdrożenia i stosowania nie przewyższają uzyskanych dzięki nim korzyści.
Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Środowiska oraz kierownicy jednostek podległych lub nadzorowanych powinni przekazać właściwemu członkowi kierownictwa wyniki oceny ryzyka wraz z:
Ocena ryzyka dostarcza informacji niezbędnych do uszeregowania ryzyk oraz zawiera propozycje postępowania z nimi.
Poziom ryzyka oraz poziom skuteczności mechanizmów kontroli należy określać przyporządkowując im właściwą wartość liczbową, określoną w załączniku nr 3 do komunikatu. Opis dla danej wartości jest pomocniczy i nie w każdym przypadku będzie w pełni adekwatny.
Każdy właściciel ryzyka w ramach przeprowadzanej oceny ryzyka powinien wskazać ryzyka z grupy ryzyk o najwyższej wartości poziomu ryzyka, które uważa za nieakceptowalne w swojej działalności.
Dla każdego z ryzyk nieakceptowalnych należy zaproponować działania - sposób postępowania. Poprzez uszeregowanie ryzyk zostaną wskazane:
W celu określenia metody postępowania z ryzykiem należy przeanalizować:
Aby określić metody postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym rekomendowane jest rozpisanie ryzyka zgodnie z załącznikiem nr 4 do komunikatu.
Przyjmuje się, iż w odniesieniu do ryzyk nieakceptowalnych można podjąć następujące działania:
Dla każdej propozycji postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym należy dokonać analizy korzyści i kosztów, zgodnie z załącznikiem nr 5 do komunikatu, a następnie ustalić "budżet na dane ryzyko". Analiza kosztów i korzyści powinna obejmować porównanie każdego z proponowanych działań w zakresie:
Komórka organizacyjna Ministerstwa Środowiska właściwa do spraw kontroli zarządczej, powinna gromadzić zebrane od osób kierujących komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Środowiska oraz kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych dane w zakresie planów postępowania z ryzykiem.
Za wdrożenie planów postępowania z ryzykiem odpowiadają właściciele ryzyk.
Ryzyko zmaterializowane jest to ryzyko, które faktycznie zaistniało i miało wpływ na osiągnięcie celów i zadań jednostki w dziale w danym roku.
Właściciel ryzyka przed złożeniem oświadczenia/oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej powinien stworzyć wykaz obrazujący zaistniałe ryzyka w roku poprzednim.
Kierownik jednostki podległej lub nadzorowanej powinien przekazać Ministrowi Środowiska, wraz z oświadczeniem o stanie kontroli zarządczej, wykaz wszystkich ryzyk zmaterializowanych w roku poprzednim, za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Środowiska realizującej zadania z zakresu nadzoru nad daną jednostką na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska, w terminie do 15 lutego każdego roku.
Kierownicy jednostek podległych lub nadzorowanych, w których nie funkcjonuje kontrola zarządcza, powinni przekazać Ministrowi Środowiska wykaz wszystkich ryzyk zmaterializowanych w roku poprzednim, za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Środowiska realizującej zadania z zakresu nadzoru nad daną jednostką na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Środowiska, w terminie do 15 lutego każdego roku.
Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Ministerstwa Środowiska powinny przekazać wraz z oświadczeniem cząstkowym o stanie kontroli zarządczej, wykaz wszystkich ryzyk zmaterializowanych w roku, za który składane jest oświadczenie, do komórki organizacyjnej MŚ, właściwej do spraw kontroli zarządczej, w terminie do końca lutego każdego roku.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Kategorie Ryzyk
Kategorie Ryzyk
Obszar ryzyka | Kategoria | Opis |
I. Ryzyko strategiczne Ryzyka związane ze zdarzeniami mającymi bezpośredni wpływ na osiągnięcie celów strategicznych lub ich zaniechanie. Ryzyka w tym obszarze mają charakter długoterminowy. | I.1 Otoczenie polityczne | Ryzyka związane z tworzeniem prawa. |
I.2 Otoczenie społeczne | Ryzyka związane ze społecznym odbiorem działalności jednostki. | |
II. Ryzyko finansowe Ryzyka związane z finansowaniem działalności jednostki, w tym między innymi zapewnieniem środków na bieżące funkcjonowanie, racjonalnym zarządzaniem wolnymi środkami oraz właściwym rozliczaniem wyniku finansowego. | II.1 Proces inwestycyjny | Ryzyka związane z uczestnictwem w procesach inwestycyjnych. |
II.2 Księgowanie | Ryzyka związane z błędami księgowymi. | |
II.3 Sprawozdawczość finansowa | Ryzyka związane z przygotowaniem, przekazaniem sprawozdań finansowych. | |
II.4 Pozyskanie środków finansowych | Ryzyka związane z finansowaniem działalności jednostki. | |
II.5 Wydatkowanie środków finansowych | Ryzyka związane z wydatkowaniem środków finansowych przez jednostkę. | |
III. Ryzyko operacyjne Ryzyka związane bezpośrednio z zadaniami realizowanymi przez poszczególne komórki organizacyjne i wynikające z niedoskonałości procesów wewnętrznych, błędów ludzkich, błędów systemów komputerowych oraz zdarzeń zewnętrznych. | III.1 Bezpieczeństwo informacji | Ryzyka związane z utratą poufności, integralności, dostępności informacji. |
III.2 Informatyka | Ryzyka związane z zapewnieniem i wykorzystywaniem zasobów informatycznych. | |
III.3 Zasoby ludzkie | Ryzyka związane z zatrudnianiem, szkoleniem zasobów ludzkich. | |
III.4 Organizacja | Ryzyka związane bezpośrednio z organizacyjnymi problemami w działalności jednostki. | |
III.5 Sprawozdawczość | Ryzyka związane z przygotowaniem, przekazaniem sprawozdań (nie dotyczących stricte finansów). | |
III.6 Oszustwo | Ryzyka związane z łamaniem prawa oraz przekraczaniem uprawnień. | |
III.7 Współpraca | Ryzyka związane ze współdziałaniem Ministerstwa z innymi jednostkami. | |
III.8 Bezpieczeństwo i ochrona | Ryzyka związane z bezpieczeństwem i ochroną obiektów jednostki oraz zawartych w nich zasobów. |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
Skale oceny ryzyka
Skale oceny ryzyka
CZĘŚĆ A
Pierwszym kryterium oceny każdego z ryzyk jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka na dzień przeprowadzenia oceny. Prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka należy ocenić w pięciostopniowej skali:
Pierwszym kryterium oceny każdego z ryzyk jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka na dzień przeprowadzenia oceny. Prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka należy ocenić w pięciostopniowej skali:
P | Prawdopodobieństwo |
5 | Zagrożenie jest bardzo wysokie. |
4 | Zagrożenie jest wysokie. |
3 | Zagrożenie jest realne. |
2 | Zagrożenie jest mało realne. |
1 | Zagrożenie jest raczej nierealne. |
CZĘŚĆ B
Dokonując oceny wystąpienia danego ryzyka należy brać pod uwagę najbardziej prawdopodobne konsekwencje zmaterializowania się ryzyka. Skutki zmaterializowania się ryzyka oceniane są według trzech kryteriów: finanse, reputacja oraz realizacja zadań. Przyjęte skale oceny skutków wystąpienia ryzyka na poziomie resortu wskazane zostały poniżej. Skala oceny skutków wystąpienia ryzyka na poziomie jednostki powinna być dostosowana, w zakresie opisów poszczególnych ocen, do charakterystyki jednostki.
Dokonując oceny wystąpienia danego ryzyka należy brać pod uwagę najbardziej prawdopodobne konsekwencje zmaterializowania się ryzyka. Skutki zmaterializowania się ryzyka oceniane są według trzech kryteriów: finanse, reputacja oraz realizacja zadań. Przyjęte skale oceny skutków wystąpienia ryzyka na poziomie resortu wskazane zostały poniżej. Skala oceny skutków wystąpienia ryzyka na poziomie jednostki powinna być dostosowana, w zakresie opisów poszczególnych ocen, do charakterystyki jednostki.
Skutek - finanse | |
5 | Bardzo duży wpływ na finanse dla całego resortu. |
4 | Znaczny wpływ na finanse jednostki lub resortu. |
3 | Umiarkowany wpływ na finanse jednostki lub resortu. |
2 | Nieznaczny wpływ na finanse jednostki lub resortu. |
1 | Brak wpływu finansowego. |
Skutek - reputacja | |
5 | Długoterminowe negatywne informacje w mediach / w administracji rządowej. |
4 | Krótkoterminowe negatywne informacje w mediach / w administracji rządowej. |
3 | Zwiększona liczba skarg, wniosków, listów, telefonów. |
2 | Negatywne informacje wewnątrz jednostki. |
1 | Brak negatywnych skutków wizerunkowych. |
Skutek - realizacja zadań | |
5 | Zdarzenie znacząco utrudnia funkcjonowanie jednostki. |
4 | Zdarzenie w nieznaczny sposób utrudnia funkcjonowanie jednostki. |
3 | Zdarzenie znacząco utrudnia funkcjonowanie komórki organizacyjnej. |
2 | Zdarzenie w nieznaczny sposób utrudnia funkcjonowanie komórki organizacyjnej. |
1 | Zdarzenie nie wpływa na funkcjonowanie komórki organizacyjnej. |
CZĘŚĆ C
Każdy z mechanizmów kontroli powinien zostać przyporządkowany do jednej z kategorii:
Każdy z mechanizmów kontroli powinien zostać przyporządkowany do jednej z kategorii:
Skala oceny skuteczności mechanizmów kontroli ryzyka pozwala na ocenę działań zarządczych wdrożonych względem zidentyfikowanych ryzyk. Skala przygotowana została w celu oceny możliwości wpłynięcia na wartość ryzyka poprzez podniesienie skuteczności aktualnie wdrożonych działań zarządczych (kontroli) względem zidentyfikowanych ryzyk. Każdy z mechanizmów kontroli oceniany jest osobno. Skala oceny skuteczności mechanizmów kontroli:
P | Skuteczność mechanizmów kontroli |
3 | Wysoka skuteczność - środek adekwatny i optymalny dla ryzyka. |
2 | Średnia skuteczność - środki kontroli z umiarkowanym potencjałem do poprawy. |
1 | Niska skuteczność - środek kontroli z dużym potencjałem do poprawy. |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
Tabela postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym
Tabela postępowania z ryzykiem nieakceptowalnym
Liczba porządkowa ryzyka z rejestru ryzyk oraz nazwa ryzyka | ||||||
Lp. | Opis działania | Korzyści | Osoba odpowiedzialna | Termin realizacji | Szacowany koszt | Stan realizacji1) |
1. | ||||||
2. | ||||||
3. |