Szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MFFiPR.2021.128

Akt obowiązujący

Wersja od: 30 sierpnia 2021 r.

KOMUNIKAT

MINISTRA FINANSÓW, FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ ^{1 , 2}

z dnia 30 sierpnia 2021 r.

w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe

Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305 i 1236) ustala się co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Określa się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe.

2. Szczegółowe zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów regulują odrębne przepisy.

§ 2. Ilekroć w komunikacie jest mowa o:

1) dyrektorze generalnym - należy przez to rozumieć dyrektora generalnego Ministerstwa;

2) działach - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1220 i 2327 oraz z 2021 r. poz. 255 i 464);

3) jednostce KAS - należy przez to rozumieć Krajową Informację Skarbową, Krajową Szkołę Skarbowości oraz izby administracji skarbowej wraz z podległymi urzędami skarbowymi i urzędami celno-skarbowymi;

4) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę w dziale w rozumieniu art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5) KAS - należy przez to rozumieć Krajową Administrację Skarbową;

6) kierownictwie Ministerstwa - należy przez to rozumieć ministra, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu i dyrektora generalnego;

7) kierowniku jednostki w dziale - należy przez to rozumieć odpowiednio:

a) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej,

b) dyrektora izby administracji skarbowej, również w odniesieniu do podległych mu urzędów skarbowych i urzędów celno-skarbowych,

c) Dyrektora Krajowej Szkoły Skarbowości,

d) Dyrektora Centrum Informatyki Resortu Finansów,

e) Prezesa Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego,

f) Dyrektora Instytutu Finansów;

8) Komitecie Audytu - należy przez to rozumieć Komitet Audytu w rozumieniu art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe;

9) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono koordynację zadań związanych z wykonywaniem nadzoru ministra nad jednostką podległą w dziale lub przez niego nadzorowaną;

10) kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć kontrolę zarządczą w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

11) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Finansów;

12) ministrze - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw budżetu, finansów publicznych, instytucji finansowych;

13) oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej dyrektora generalnego - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za dany rok składane przez dyrektora generalnego;

14) planie działalności - należy przez to rozumieć plan działalności na dany rok kalendarzowy, sporządzony przez kierownika jednostki w dziale, o którym mowa w pkt 7, zawierający najważniejsze cele, mierniki i zadania przewidziane do realizacji przez jednostkę w dziale;

15) planie działalności ministra - należy przez to rozumieć plan działalności ministra w rozumieniu art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

16) standardach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć standardy dla sektora finansów publicznych określone na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

17) Szefie KAS - Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;

18) właścicielu celu - należy przez to rozumieć odpowiedzialnego za realizację celu kierownika jednostki w dziale lub dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa.

§ 3. Obowiązki w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej realizuje odpowiednio w:

1) działach - minister,

2) KAS - Szef KAS,

3) jednostce w dziale - kierownik jednostki w dziale

- podejmując w szczególności bieżące działania, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej.

Rozdział  2

Planowanie działalności w resorcie finansów

§ 4. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje, w terminie do dnia 31 sierpnia, do akceptacji kierownictwa Ministerstwa propozycję celów do realizacji na kolejny rok wraz ze wskazaniem propozycji właścicieli tych celów, z uwzględnieniem:

1) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Ministerstwa Finansów;

2) czteroletnich kierunków działania i rozwoju Krajowej Administracji Skarbowej;

3) propozycji celów zgłoszonych do budżetu zadaniowego w ramach planowania finansowego.

§  5. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz kierownicy jednostek w dziale, o których mowa w § 2 pkt 7:

1) lit. a-c, w porozumieniu z Szefem KAS,

2) lit. d-f, w porozumieniu z komórką organizacyjną nadzorującą jednostkę w dziale

- przygotowują, na podstawie zaakceptowanych przez kierownictwo Ministerstwa celów, a następnie przekazują, w terminie do dnia 30 września, do uzgodnienia, do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie propozycje mierników wraz z ich definicjami i planowanymi wartościami docelowymi oraz najważniejszych zadań służących realizacji celów, do planu działalności ministra.

2. Kierownicy jednostek w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. a-c, przekazują propozycje, o których mowa w ust. 1, w uzgodnieniu z Szefem KAS, za pośrednictwem komórki właściwej do spraw kontroli zarządczej w jednostkach KAS.

3. Kierownik jednostki w dziale może wskazać propozycje w zakresie, o którym mowa w ust. 1, także dla celów innych niż te, dla których został zaproponowany jako właściciel celu na etapie, o którym mowa w § 4.

§ 6. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, na podstawie przekazanych propozycji, o których mowa w § 5, w uzgodnieniu z właścicielami celów, opracowuje projekt planu działalności ministra i przekazuje go do zatwierdzenia ministrowi.

§  7. 

1. Zatwierdzony plan działalności ministra jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów przez ministra za pośrednictwem komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie w terminie do dnia 31 października.

2. Plan działalności ministra, po przekazaniu Prezesowi Rady Ministrów, jest udostępniany przez komórkę właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie kierownikom jednostek w działach, a w przypadku jednostek KAS za pośrednictwem Szefa KAS.

§  8. 

1. Szef KAS, po uzyskaniu opinii komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje roczne kierunki działania i rozwoju Krajowej Administracji Skarbowej ministrowi do zatwierdzenia.

2. Szef KAS przekazuje roczne kierunki działania i rozwoju krajowej Administracji Skarbowej do jednostek KAS w terminie umożliwiającym sporządzenie planów działalności przez kierowników jednostek KAS.

§  9. 

1. Kierownik jednostki w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, sporządza projekt planu działalności na rok następny, uwzględniając plan działalności ministra, i przekazuje do opiniowania komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale w terminie do dnia 15 grudnia.

2. Kierownik jednostki w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, zatwierdza uzgodniony projekt planu działalności na rok następny i przekazuje zatwierdzony plan działalności do wiadomości ministra oraz komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, w terminie do 31 grudnia.

§ 10. Właściciel celu dla celu określonego w planie działalności ministra oraz kierownik jednostki w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, dla celu określonego w planie działalności, w terminie do 15 dnia pierwszego miesiąca danego kwartału określa i przekazuje do komórki właściwej do spraw

koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie planowane wartości do osiągnięcia na koniec kwartału dla mierników ujętych odpowiednio w planie działalności ministra oraz w planie działalności.

Rozdział  3

Monitorowanie realizacji planów

§  11. 

1. Właściciel celu dla celu określonego w planie działalności ministra, przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informację o stopniu realizacji planu działalności ministra za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, wraz z informacją o ewentualnych ryzykach, w terminie do 5 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

2. Szef KAS przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informację o realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, wraz z informacją o ewentualnych ryzykach, w terminie do 10 dnia drugiego miesiąca po zakończeniu kwartału.

3. Kierownik jednostki w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, dla celu określonego w planie działalności, przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie i komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale, informację o realizacji planu działalności za pierwszy, drugi i trzeci kwartał danego roku, wraz z informacją o ewentualnych ryzykach, w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

4. Minister oraz kierownicy jednostek w działach zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań określonych w planie działalności ministra albo w planach działalności.

5. Szef KAS oraz kierownicy jednostek KAS zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań określonych w rocznych kierunkach działania i rozwoju KAS.

§  12. 

1. Na podstawie informacji, o których mowa w § 11, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie opracowuje kwartalne raporty ze stopnia realizacji celów i zadań określonych w:

1) planie działalności ministra,

2) rocznych kierunkach działania i rozwoju KAS,

3) planie działalności kierownika jednostki w dziale, o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f

- wraz z informacją o ryzykach w odniesieniu do celów i zadań.

2. Raporty, o których mowa w ust. 1, komórka właściwa do spraw kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje członkom kierownictwa Ministerstwa i komórce właściwej do spraw obsługi Komitetu Audytu.

3. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, z własnej inicjatywy lub na polecenie ministra, może zwrócić się do Szefa KAS lub kierownika jednostki w dziale,

o którym mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f, o złożenie dodatkowych wyjaśnień dotyczących realizacji danego celu lub zadania z planu działalności ministra.

Rozdział  4

Sprawozdawczość i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

§  13. 

1. Właściciel celu w planie działalności ministra sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informację z wykonania planu działalności ministra za poprzedni rok w terminie do dnia 5 lutego.

2. Kierownik jednostki w dziale sporządza sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej jednostki w terminie do dnia 1 marca:

1) do Szefa KAS w przypadku jednostek KAS;

2) do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz komórki organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale w przypadku Centrum Informatyki Resortu Finansów, Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego i Instytutu Finansów.

3. Szef KAS sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie raport z realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS oraz zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w obszarze KAS, w terminie do dnia 15 marca.

4. Na podstawie informacji, o której umowa w ust. 1, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie sporządza raport ze stopnia realizacji celów i zadań określonych w planie działalności ministra.

5. Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, z własnej inicjatywy lub na polecenie ministra, może zwrócić się do Szefa KAS lub kierowników jednostek w działach o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania z wykonania planu działalności ministra i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§  14. 

1. Komitet Audytu przedstawia członkom kierownictwa Ministerstwa, a następnie przekazuje komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie pisemną opinię o funkcjonowaniu kontroli zarządczej w działach za poprzedni rok, w terminie do dnia 5 kwietnia.

2. Opinia, o której mowa w ust. 1, jest sporządzana w szczególności na podstawie:

1) raportu ze stopnia realizacji celów i zadań określonych w planie działalności ministra;

2) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dyrektora generalnego;

3) raportu z realizacji rocznych kierunków działania i rozwoju KAS;

4) oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Szefa KAS;

5) sprawozdań z wykonania planów działalności kierowników jednostek, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f;

6) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek, o których mowa w § 2 pkt 7 lit. d-f;

7) zbiorczej analizy sprawozdań z wykonania planów audytu wewnętrznego w jednostkach w działach;

8) wyników oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok;

9) informacji dotyczącej:

a) wyników kontroli prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa,

b) wyników kontroli prowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne,

c) stanu realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych przez komórki organizacyjne Ministerstwa.

3. Jeżeli opinia, o której mowa w ust. 1, zawiera informacje o istotnych słabościach kontroli zarządczej, Komitet Audytu wskazuje propozycje jej usprawnień.

4. Informacje, o których mowa w ust. 2:

1) pkt 1-6, są przekazywane przez komórkę właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie,

2) pkt 7 i 8, są przekazywane przez komórkę właściwą do spraw prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie,

3) pkt 9, są przekazywane przez komórkę właściwą do spraw prowadzenia kontroli wewnętrznej w Ministerstwie

- Komitetowi Audytu.

5. Informacje, o których mowa w ust. 2, mogą obejmować inne dostępne dokumenty mające na celu uzyskanie informacji o stanie kontroli zarządczej.

§ 15. Na podstawie otrzymanych informacji z wykonania planu działalności ministra, sprawozdań z wykonania planu działalności i oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, o których mowa w § 13 oraz opinii Komitetu Audytu, o której mowa w § 14, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie opracowuje i przedkłada do podpisu ministrowi projekt sprawozdania z wykonania planu działalności ministra oraz projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe, w terminie do dnia 30 kwietnia.

¹ Minister Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1-3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 1719).

² Niniejszy komunikat był poprzedzony komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 10 lipca 2018 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 80).