Szczególny sposób organizacji kancelarii tajnych, stosowanie środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.
Dz.Urz.KGSG.2010.12.60
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 74
KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ
z dnia 17 grudnia 2010 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Organizacja kancelarii
Organizacja kancelarii
Rozdział 3
Pomieszczenia kancelarii, wyposażenie i środki ochrony fizycznej
Pomieszczenia kancelarii, wyposażenie i środki ochrony fizycznej
Rozdział 4
Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii
Urządzenia ewidencyjne wykorzystywane w kancelarii
Rozdział 5
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
Rozdział 6
Wykonywanie, oznaczanie i obieg dokumentów
Wykonywanie, oznaczanie i obieg dokumentów
Rozdział 7
Szczególne zasady obiegu dokumentów włączanych do teczek akt osobowych, postępowań sprawdzających i ewidencji operacyjnej
Szczególne zasady obiegu dokumentów włączanych do teczek akt osobowych, postępowań sprawdzających i ewidencji operacyjnej
Rozdział 8
Przechowywanie dokumentów stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności "poufne" poza kancelarią
Przechowywanie dokumentów stanowiących tajemnicę państwową lub służbową oznaczoną klauzulą tajności "poufne" poza kancelarią
Rozdział 9
Brakowanie i niszczenie dokumentów
Brakowanie i niszczenie dokumentów
Rozdział 10
Depozyty
Depozyty
Rozdział 11
Dostęp do dokumentów posiadanych przez funkcjonariuszy i pracowników w przypadku ich nieobecności w służbie lub pracy
Dostęp do dokumentów posiadanych przez funkcjonariuszy i pracowników w przypadku ich nieobecności w służbie lub pracy
Rozdział 12
Zasady postępowania w przypadku utraty kontroli nad dokumentem
Zasady postępowania w przypadku utraty kontroli nad dokumentem
Rozdział 13
Zniesienie kancelarii
Zniesienie kancelarii
Rozdział 14
Przepisy przejściowe i końcowe
Przepisy przejściowe i końcowe
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
UPOWAŻNIENIE NR ......
UPOWAŻNIENIE NR ......
z dnia .......... 20.... r.
Na podstawie § .......... zarządzenia nr .......... Komendanta Głównego Straży Granicznej w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych z dniem ........................... na wniosek .......................................................................................................................................................
(stanowisko, stopień, imię i nazwisko wnioskodawcy)
upoważniam na okres od .....................................do ......................................., na czas pełnienia służby/wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku służbowym*
.......................................................................................................................................................
(stopień, imię, nazwisko i stanowisko służbowe upoważnianego funkcjonariusza/pracownika*)
legitymującego się ważnym poświadczeniem bezpieczeństwa uprawniającym do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę ..........................., oznaczonych klauzulą tajności .............................do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów niejawnych zawierających tajemnicę .................................................. w zakresie:........................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(określić zakres czynności lub podać "w pełnym zakresie")
w odniesieniu do dokumentacji ....................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej, której dokumentacja będzie obsługiwana przez upoważnionego funkcjonariusza/pracownika)
UZASADNIENIE
......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Wykonano w 3 egzemplarzach:
Egz. Nr 1 - pełnomocnik ochrony
Egz. Nr 2 - teczka akt osobowych upoważnionego funkcjonariusza/ pracownika*
Egz. Nr 3 - upoważniony funkcjonariusz/ pracownik*
.................................................................
(pieczęć i podpis pełnomocnika ochrony)
* niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 2
REJESTR
REJESTR
Wg Rtdn. .....................................
teczek dokumentów niejawnych,
dzienników i książek ewidencyjnych
Rozpoczęto:.........................
Zakończono:........................
Rok ...............
Numer kolejny zapisu | Nazwa urządzenia ewidencyjnego, teczki, sprawy, książki | Inf. dot.zmiany/ zniesienia klauzuli tajności |
1 | 2 | 3 |
Rok ...............
Data | Liczba stron/kart | Adnotacje o przekazaniu do archiwum lub zniszczeniu | Uwagi | |
rozpoczęcia | zakończenia | |||
4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
ZAŁĄCZNIK Nr 3
DZIENNIK KORESPONDENCJI
DZIENNIK KORESPONDENCJI
Wg Rtdn. ....................................
dokumentów........................................................................
.............................................................................................
Rozpoczęto: ..............................
Zakończono: .............................
Wpływ dokumentu | Przekazanie dokumentu | ||||||||
Numer kolejny zapisu | Data rejestracji dokumentu | Numer i data dokumentu otrzymanego | Nazwa instytucji nadawcy | Jakiej sprawy dokument dotyczy | Ilość | Komu przekazano (imię i nazwisko) | Podpis i data pobierającego dokument | ||
str. dok. lub inn. jed. miar (wraz z załącznikami) | załączników | stron lub inn. jed. miar załączników | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Data i potwierdzenie zwrotu dokumentu | Informacje uzupełniające | Sposób załatwienia | Numer lub sygnatura akt, w których dokument jest przechowywany | Uwagi | ||||
Data wysiania dokumentu | Adresat | Ilość | ||||||
str. dok. lub inn. jed. miar (wraz z załącznikami) | załączników | stron lub inn. jed. miar załączników | ||||||
11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
ZAŁĄCZNIK Nr 4
KSIĄŻKA EWIDENCJI DOKUMENTÓW
KSIĄŻKA EWIDENCJI DOKUMENTÓW
Wg Rtdn. ..................................
.............................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
Rozpoczęto: ................................
Zakończono: ...............................
Klauzula tajności, kolejny nr zapisu | Informacje dot. dokumentu oddanego do wykonania/zaewidencjonowania | ||||
Data | Nazwa dokumentu (czego dotyczy) | Nazwisko sporządzającego dokument lub przekazującego dokument do reprodukcji | Oznaczenie stanowiska lub nr ewid. dokumentu przekazanego do reprodukcji | Nazwisko ewidencjonującego dokument | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Liczba wykonanych | Pokwitowanie odbioru dokumentu | Adnotacje | Uwagi | ||||
egz. | stron jednego egzemplarza | Imię i nazwisko | data | podpis | o ujęciu na ewidencję | o zniszczeniu lub inne | |
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
KSIĄŻKA
KSIĄŻKA
Wg Rtdn. ....................................
ewidencji wydawnictw................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Rozpoczęto: .........................
Zakończono: ........................
............................... ..................................................................
(numer porządkowy) (nazwa dokumentu)
L.p. | Otrzymano | ||||
Nr i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | Liczba załączników i ich arkuszy | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
............................... ..................................................................
(numer porządkowy) (nazwa dokumentu)
L.p. | Otrzymano | ||||
Nr i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | Liczba załączników i ich arkuszy | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
................................... ...........................
(sygnatura) (klauzula tajności)
Wysłano | Pozostało | Nr teczki i arkuszy podszytych faktur | Adnotacje o zniszczeniu lub inne | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Dokąd | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | ||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
................................... ...........................
(sygnatura) (klauzula tajności)
Wysłano | Pozostało | Nr teczki i arkuszy podszytych faktur | Adnotacje o zniszczeniu lub inne | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Dokąd | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | Liczba egzemplarzy | Numer egzemplarza | ||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
ZAŁĄCZNIK Nr 6
SKOROWIDZ REJESTRÓW
SKOROWIDZ REJESTRÓW
Wg. Rtdn. ..................................
.......................................................................................................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Rozpoczęto: ................................
Zakończono: ...............................
L.p. | Stopień, imię i nazwisko lub nazwa komórki organizacyjnej | Data założenia | Data zakończenia | Uwagi lub adnotacje o zniszczeniu |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
ZAŁĄCZNIK Nr 7
REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW Nr ..................... | (stopień, imię i nazwisko lub nazwa dokumentu) | |||||
.................................................. (nazwa komórki organizacyjnej) | ||||||
L.p. | Nr ewidencyjny dokumentu | Nazwa dokumentu lub stopień i nazwisko wykonawcy | Ilość stron lub in. jed. miar. | Data i pokwitowanie wykonawcy | Data i pokwitowanie kancelarii | Adnotacje o zniszczeniu lub ujęciu na ewidencji |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ZAŁĄCZNIK Nr 8
WYKAZ Nr ........................
WYKAZ Nr ........................
PRZESYŁEK NADANYCH
przez: ............................................................................................................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
........................................................................ w ..........................................................................
(nazwa przewoźnika)
Lp. | Numer przesyłki | Rodzaj przesyłki | Adresat | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Ogółem przesyłek:
............................................... .........................................................
(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)
.............................................. .........................................................
(słownie) (podpis przyjmującego przesyłki)
.........................................................
(data przyjęcia)
...............................................................
(pieczęć do pokwitowań przewoźnika)
ZAŁĄCZNIK Nr 9
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ
Wg RWD ...................................
przesyłek miejscowych
.......................................................................................................................................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
Rozpoczęto: ................................
Zakończono: ...............................
L.p. | Data | Odbiorca i jego adres | Nr dokumentu (rodzaj przesyłki) | Pokwitowanie odbioru (data, pieczęć i podpis) |
ZAŁĄCZNIK Nr 10
KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM OZNACZONYM KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE"*/TAJNE"*
nr................
KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM OZNACZONYM KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE"*/TAJNE"*
nr................
L.p. | UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTU | ZWROT DOKUMENTU | Uwagi | ||||
Imię i nazwisko osoby, której dokument udostępniono | data | podpis | Imię i nazwisko osoby, której dokument zwrócono | data | podpis | ||
ZAŁĄCZNIK Nr 11
DZIENNIK EWIDENCJI INFORMATCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH
DZIENNIK EWIDENCJI INFORMATCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH
(nazwa jednostki organizacyjnej)
Rozpoczęto ...............................
Zakończono ..............................
Lp. | Numer ewidencyjny nośnika | Nazwa rodzaju nośnika | Numer fabryczny lub seryjny nośnika | Nr plomby | Data przyjęcia nośnika na ewidencję | Data zdjęcia nośnika z ewidencji | Numer rejestru wydanych dokumentów użytkownika odpowiedzialnego za nośnik | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 12
Metryka informatycznego nośnika danych ............... | Rodzaj nośnika | Wypełnia kancelaria | ||
Marka fabryczna | ||||
Pojemność, długość, ewentualnie inne dane techniczne | ||||
Data zaewidencjonowania nośnika i wydania metryki | ||||
Stopień, imię i nazwisko osoby ewidencjonującej nośnik | ||||
Podpis pracownika kancelarii i pieczęć |
Data | Pozycja | Temat | Klauzula tajności | Stopień, imię i nazwisko zapisującego plik | Oznaczenie pliku | Data skasowania | Stopień, imię i nazwisko osoby kasującej |
ZAŁĄCZNIK Nr 13
Protokół
Protokół
wyszczególnionych w załączniku do protokołu nr .........
........................................................
(kierownik jednostki organizacyjnej;
kierownik komórki organizacyjnej) ....................................................................
(pełnomocnik ochrony lub osoba przez niego wyznaczona)
........................................ ..................................................................
(miejscowość, data) (miejscowość, data)
brakowania/zniszczenia dokumentów niearchiwalnych - oznaczonych symbolem "Bc"
Nr ..........
Na podstawie decyzji: ...........................................................................................................
(nazwa decyzji)
z dnia ......................................... w sprawie powołania komisji do brakowania/zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" w:
.......................................................................................................................................................
(gdzie)
komisja w składzie:
- przewodniczący ..............................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
- członkowie
.........................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
.........................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
.........................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
dokonała w dniu ................................... przeglądu dokumentów niearchiwalnych oznaczonych symbolem "Bc" i zakwalifikowała do zniszczenia dokumenty, zgodnie z załącznikiem do niniejszego protokołu zawierającym ...................... pozycji.
Komisja prosi o zatwierdzenie wniosku odnośnie dokumentów zakwalifikowanych do wybrakowania i zniszczenia.
Podpisy:
- przewodniczący ..................................................
- członkowie .........................................................
........................................................
........................................................
___________________________________________________________________________
W dniu .......................... ww. komisja z zastosowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych dokonała zniszczenia dokumentów niearchiwalnych oznaczonych symbolem "Bc" wyszczególnionych w wykazie dokumentów stanowiącym załącznik (załączniki) do niniejszego protokołu zawierającym .............................. pozycji.
Załączników ................... na ........................ stronach.
Załącznik - wykaz dokumentów zakwalifikowanych jako dokumenty niearchiwalne oznaczone symbolem "Bc" do brakowania i zniszczenia w - ......................................................
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
..................... stron, .................... pozycji.
Podpisy:
- przewodniczący ...................................................
- członkowie ..........................................................
.........................................................
.........................................................
Wykaz dokumentów
zakwalifikowanych jako dokumenty niearchiwalne oznaczone symbolem "Bc" do brakowania/zniszczenia w - .....................................................................................stanowiący
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
załącznik nr ...........do protokołu nr .......... z dnia ................
Lp | Rok rejestracji | Numer ewidencyjny1 | Egz. nr | Ilość stron lub in. jed. miar dokumentu | Czego dokument dotyczy | Uwagi | ||
Wch. | Wych. | KED/RWD/ DEIND | ||||||
Razem: ................... pozycji.
Podpisy: przewodniczący ..........................................
- członkowie .................................................
.................................................
1 - wpisać tylko ostatni numer rejestracji dokumentu, tzn. KED, RWD, DEIND, wchodzący albo wychodzący.
ZAŁĄCZNIK Nr 14
SPIS ZAWARTOŚCI TECZKI/DEPOZYTU* | ||||||
L.p. | Numer ewidencyjny1 | Nazwa dokumentu | Numer karty | Uwagi | ||
wchodzący | wychodzący | KED/RWD/ DEIND | ||||
-1- | -2- | -3- | -4- | -5- | -6- | -7- |
* - niepotrzebne skreślić.
ZAŁĄCZNIK Nr 15
WYKAZ
OSÓB DOPUSZCZONYCH DO DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH
WYKAZ
OSÓB DOPUSZCZONYCH DO DOSTĘPU DO INFORMACJI NIEJAWNYCH
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
L.p. | Nazwisko | Imię | Jednostka/komórka organizacyjna | Nr poświadczenia bezpieczeństwa | Termin ważności "Ściśle Tajne" | Termin ważności "Tajne" | Termin ważności "Poufne" "Zastrzeżone" | Nr zaświadczenia o przeszkoleniu |
ZAŁĄCZNIK Nr 16
Wykaz pomieszczeń, w których dopuszcza się przechowywanie dokumentów poza kancelarią oraz osób, które uzyskały zgodę na ich przechowywanie na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych
Wykaz pomieszczeń, w których dopuszcza się przechowywanie dokumentów poza kancelarią oraz osób, które uzyskały zgodę na ich przechowywanie na czas niezbędny do wykonywania czynności służbowych
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
L.p. | Nazwisko i imię | Nr budynku i pomieszczenia | Dopuszczalna klauzula tajności przechowywanych dokumentów | Termin ważności zgody | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 17
PROTOKÓŁ Z KOMISYJNEGO OTWARCIA POMIESZCZENIA/SZAFY/DEPOZYTU*
PROTOKÓŁ Z KOMISYJNEGO OTWARCIA POMIESZCZENIA/SZAFY/DEPOZYTU*
pozostającego w dyspozycji: .................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko dysponenta pomieszczenia/szafy/depozytu*)
W dniu ................................r., komisja w składzie:
1. ................................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, numer poświadczenia bezpieczeństwa)
2. ................................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, numer poświadczenia bezpieczeństwa)
3. ................................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, numer poświadczenia bezpieczeństwa)
dokonała komisyjnego otwarcia pomieszczenia/szafy/depozytu* pozostającego(ej) w dyspozycji wyżej wymienionego funkcjonariusza (pracownika).
1. Pomieszczenie/szafę/depozyt* otwarto zgodnie z poleceniem - ..........................................
.......................................................................................................................................................
2. Otwierane pomieszczenie/szafa/depozyt* opatrzona była referentką nr: .............................
3. Z ww. pomieszczenia/szafy/depozytu* wyjęto: ....................................................................
.......................................................................................................................................................
4. Dokument(y), o którym(ch) mowa w pkt 3, przekazano: .....................................................
.......................................................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko, stanowisko i numer poświadczenia bezpieczeństwa)
Pomieszczenie/szafę/depozyt* zamknięto i opatrzono referentką nr: ..................................
.............................................
.............................................
.............................................
(podpisy członków komisji)
.................................................................................
(podpis osoby odbierającej przekazane dokumenty)
* niepotrzebne skreślić.
ZAŁĄCZNIK Nr 18
WNIOSEK
WNIOSEK
Egz. pojedynczy
.......................................................................
(nazwa wnioskującej komórki organizacyjnej)
..............................
miejscowość, data
....................................
(pełnomocnik ochrony)
o udzielenie zgody na przechowywanie dokumentów poza kancelarią
Wnoszę o udzielenie zgody na przechowywanie poza kancelarią przez:
.......................................................................................................................... w pomieszczeniu
(stopień, imię, nazwisko i stanowisko),
nr ........................................... w obiekcie .................................................................................... dokumentów i materiałów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową/służbową* o klauzuli tajności ................................... na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji.
Wyżej wymieniony legitymuje się poświadczeniem bezpieczeństwa nr ..............................., uprawniającym do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową/służbową* o klauzuli tajności ...................................................................................
Pomieszczenie, o którym mowa powyżej, spełnia niżej określone wymogi:
1. SPECYFIKACJA POMIESZCZENIA | NR | PIĘTRO | ILOŚĆ DRZWI | ILOŚĆ OKIEN | RODZAJ | LICZBA OSÓB POSIADAJĄCA DOSTĘP | |||||
2. SPOSÓB ZABEZPIECZENIA POMIESZCZENIA | DRZWI | ZAMKI | OKNA | ||||||||
RODZAJ | ILOŚĆ | SPOSÓB ZABEZPIECZENIA/KLASA/ Nr CERTYFIKATU | |||||||||
KLASA/ Nr CERTYFIKATU | RODZAJ-KLASA | ||||||||||
3. ZABEZPIECZENIA BUDOWLANE | GRUBOŚĆ ŚCIAN I RODZAJ ZASTOSOWANYCH MATERIAŁÓW | ||||||||||
4. SYSTEM OCHRONY KLUCZY DO DRZWI | DO BIEŻĄCEGO UŻYTKU | ZAPASOWE | |||||||||
ILOŚĆ | ILOŚĆ | ||||||||||
MIEJSCE I SPOSÓB OCHRONY | MIEJSCE I SPOSÓB OCHRONY | ||||||||||
LICZBA OSÓB POSIADAJĄCA DOSTĘP DO KLUCZY | KTO POSIADA DOSTĘP DO KLUCZY | ||||||||||
5. SPECYFIKACJA SZAFY METALOWEJ | Nr SZAFY | KLASA | NR CERTYFIKATU | LICZBA OSÓB POSIADAJĄCYCH DOSTĘP DO SZAFY | |||||||
6. SPOSÓB OCHRONY FIZYCZNEJ I ELEKTRONICZNEJ | POMIESZCZENIA: - SYSTEM ALARMOWY - SYSTEM KONTROLI DOSTĘPU - KAMERY TELEWIZJI DOZOROWEJ | ||||||||||
BUDYNKU/KORYTARZA: - SPOSÓB ZABEZPIECZENIA WEJŚCIA - KAMERY TELEWIZJI DOZOROWEJ - POSTERUNEK WARTOWNICZY | |||||||||||
OBIEKTU: - KTO OCHRANIA I W JAKI SPOSÓB |
................................... ......................................................
(data złożenia wniosku) (pieczątka i podpis wnioskującego)
Część B - wypełnia opiniujący
SZANSA WYSTĄPIENIA RYZYKA | POZIOM DOPUSZCZALNY | POZIOM NIEDOPUSZCZALNY |
BARDZO NISKA, NISKA, RACZEJ NISKA* | WYSOKA, BARDZO WYSOKA* | |
PRAWDOPODOBIEŃSTWO WYSTĄPIENIA ZAGROŻEŃ | BARDZO MAŁE, MAŁE, RACZEJ MAŁE, DUŻE, BARDZO DUŻE* | |
OCENA POZIOMU BEZPIECZEŃSTWA | ||
WNIOSKI/ZALECENIA DO REALIZACJI |
.................................................................. ..........................................
(imię i nazwisko osoby opiniującej wniosek) (podpis osoby opiniującej)
ZATWIERDZAM: WNIOSEK - SPIS ZALECEŃ*
........................................................................
(PODPIS PEŁNOMOCNIKA OCHRONY)
Wykonano w egz. pojedynczym
Sporządził - ........................................... - tel.
Wykonał - ............................................. - tel.
Dnia ......................................................
* niepotrzebne skreślić
Zastrzeżone
(......../.......)
ZAŁĄCZNIK Nr 19
REJESTR OSÓB WCHODZĄCYCH DO KANCELARII
REJESTR OSÓB WCHODZĄCYCH DO KANCELARII
L.p. | Stopień, imię i nazwisko | Data | Godzina wejścia | Godzina wyjścia | Podpis |
ZAŁĄCZNIK Nr 20
WYKAZ OZNACZEŃ DOKUMENTÓW WEDŁUG KSIĄŻEK EWIDENCJI DOKUMENTÓW ORAZ DANYCH OSÓB PROWADZĄCYCH TE KSIĄŻKI
WYKAZ OZNACZEŃ DOKUMENTÓW WEDŁUG KSIĄŻEK EWIDENCJI DOKUMENTÓW ORAZ DANYCH OSÓB PROWADZĄCYCH TE KSIĄŻKI
(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
L.p. | Nazwa jednostki /komórki organizacyjnej | Oznaczenie nadawane na dokumencie | Stopień, imię i nazwisko, stanowisko osoby wyznaczonej i odpowiedzialnej za prowadzenie książki ewidencji dokumentów | Rozpoczęto prowadzenie książki | Zakończono prowadzenie książki | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 21
WYKAZ DEPOZYTÓW
WYKAZ DEPOZYTÓW
(nazwa jednostki/ komórki organizacyjnej)
L.p. | Numer depozytu | Stopień, imię i nazwisko osoby, której przydzielono depozyt | Nazwa komórki organizacyjnej | Dopuszczalna klauzula tajności | Numer referentki | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 22
DZIENNIK WYKONAWCY
DZIENNIK WYKONAWCY
Wg RWD ................................
.........................................................................................................................
(stopień, imię i nazwisko)
Rozpoczęto: ....................................
Zakończono: ...................................
L.p. | Numery dokumentów | Ilość stron dokumentu | Skąd wpłynął, lub dokąd wysłano dokument | ||
wchodz. | wychodz. | według książki ewidencji dokumentów | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Czego dokument dotyczy | Komu przekazano dokument | Numer teczki, w której znajduje się dokument | Uwagi | |
Stopień, imię i nazwisko | data, podpis | |||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
ZAŁĄCZNIK Nr 23
REJESTR
REJESTR
Numer protokołu | Numer ewidencyjny i data | Komórka organizacyjna | Data zaopiniowania | Ilość dokumentów | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 24
ZAŁĄCZNIK Nr 25
REJESTR ZAPYTAŃ
REJESTR ZAPYTAŃ
Wg, Rtdn. ................................................
Rozpoczęto: ..................................
Zakończono: .................................
L.p.- numer sprawdzenia | Imię i nazwisko, imię ojca osoby sprawdzanej | Data rejestracji | Nazwa jednostki (komórki) sprawdzającej | Nazwisko i imię osoby sprawdzającej | Pokwitowanie odbioru | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 26
PROTOKÓŁ
PROTOKÓŁ
TYMCZASOWEGO PRZEKAZANIA KSIĄŻKI EWIDENCJI DOKUMENTÓW
W dniu ............................r., prowadzący książkę ewidencji dokumentów
.......................................................................................................................................................
(dane funkcjonariusza/pracownika prowadzącego KED)
zarejestrowaną wg Rtdn, ......................................, wydaną zgodnie z RWD nr ............. poz. ..... przekazał wyżej wymienione urządzenie ewidencyjne do prowadzenia w czasie nieobecności w dniach od ........................................ do .................................................niżej wymienionemu:
.......................................................................................................................................................
(dane funkcjonariusza/pracownika wyznaczonego do prowadzenia KED w zastępstwie)
Pozycja zaewidencjonowanych dokumentów w dniu przekazania ..............................................
.............................................................................. ...................................................................
(podpis osoby wyznaczonej do prowadzenia KED) (podpis osoby wyznaczonej do prowadzenia KED w zastępstwie)
Wyszczególnienie ewentualnych nieprawidłowości w ewidencjonowaniu dokumentów w dniu przekazania KED:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
Pozycja zaewidencjonowanych dokumentów w dniu zwrotu KED ............................................
Wyszczególnienie ewentualnych nieprawidłowości w ewidencjonowaniu dokumentów w dniu zwrotu KED do dalszego prowadzenia:
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
............................................................................. .......................................................
(podpis osoby wyznaczonej do prowadzenia KED) (podpis osoby wyznaczonej do prowadzenia KED w zastępstwie)
ZAŁĄCZNIK Nr 27
Przykłady oznaczania dokumentów
Przykłady oznaczania dokumentów
KED KG-ZG-Pf-1234/IV/10
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) KG- oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) ZG - oznaczenie komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej;
4) Pf - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 1234 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) IV - numer książki ewidencji dokumentów, zgodny z wykazem oznaczeń dokumentów według książek ewidencji dokumentów;
7) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
2. Oznaczenie dokumentu zaewidencjonowanego w książce ewidencji dokumentów, w przypadku, gdy w komórce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej prowadzona jest jedna książka, a ewidencjonowany dokument nie został wytworzony na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym:
KED KG-ZG-00-25/10
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) KG- oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) ZG - komórka organizacyjna Komendy Głównej Straży Granicznej;
4) 00 - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 25 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
3. Oznaczenie dokumentu zaewidencjonowanego w książce ewidencji dokumentów, w przypadku, gdy w komórce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej prowadzona jest jedna książka, a ewidencjonowany dokument został wytworzony na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym:
KED KG-ZG-00-25/IV/RUBIN-2/10
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) KG- oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) ZG - komórka organizacyjna Komendy Głównej Straży Granicznej;
4) 00 - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 25 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) IV - numer książki ewidencji dokumentów, zgodny z wykazem oznaczeń dokumentów według książek ewidencji dokumentów;
7) RUBIN-2 -oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego;
8) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
4. Oznaczenie dokumentu zaewidencjonowanego w książce ewidencji dokumentów w oddziale Straży Granicznej, w przypadku, gdy w komórce organizacyjnej komendy oddziału Straży Granicznej prowadzona jest więcej niż jedna książka, a ewidencjonowany dokument nie został wytworzony na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym
KED MO-ZG-0-52/IV/10
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) MO - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) ZG - oznaczenie komórki organizacyjnej;
4) 0 - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 52 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) IV - numer książki ewidencji dokumentów, zgodny z wykazem oznaczeń dokumentów według książek ewidencji dokumentów;
7) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
5. Oznaczenie dokumentu zaewidencjonowanego w książce ewidencji dokumentów w oddziale Straży Granicznej, w przypadku, gdy w komórce organizacyjnej komendy oddziału Straży Granicznej prowadzona jest jedna książka, a ewidencjonowany dokument nie został wytworzony na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym
KED NA-KS-PF-54/06
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) NA - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) KS - oznaczenie komórki organizacyjnej;
4) PF - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 54 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
6. Oznaczenie dokumentu zaewidencjonowanego w książce ewidencji dokumentów w oddziale (ośrodku szkolenia) Straży Granicznej, w przypadku, gdy w komórce organizacyjnej komendy oddziału Straży Granicznej prowadzona jest jedna książka, a ewidencjonowany dokument został wytworzony na akredytowanym stanowisku teleinformatycznym:
KED PD-KS-PF-54/ANALITYK/10
1) KED - skrót oznaczenia książki ewidencji dokumentów;
2) PD - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) KS - oznaczenie komórki organizacyjnej;
4) PF - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 54 - numer zapisu z książki ewidencji dokumentów;
6) ANALITYK - oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego;
7) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
7. Oznaczenie dokumentu zarejestrowanego w dzienniku korespondencji wchodzącej:
00-123/10
1) 00 - oznaczenie klauzuli tajności;
2) 123 - numer zapisu z dziennika korespondencji;
3) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja dokumentu.
8. Oznaczenia dokumentów zarejestrowanych w dziennikach korespondencji wychodzącej w Komendzie Głównej Straży Granicznej:
KG-ZG-00-68/Rubin-2/10
KG-OŚ-00-245/I/Rubin-2/10
KG-BŁ-Pf-58/III/Brzoza BŁI-4/10
1) KG - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
2) ZG, OŚ, BŁ, - oznaczenia komórek organizacyjnych;
3) 00, Pf- oznaczenia klauzuli tajności;
4) 68, 245, 58 - numery zapisów z dzienników korespondencji;
5) I, III - oznaczenia oddziałów kancelarii tajnej;
6) Rubin-2, Brzoza BŁI-4 - woznaczenia akredytowanych stanowisk teleinformatycznych;
7) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja dokumentu.
9. Oznaczenie dokumentu zarejestrowanego w dzienniku korespondencji wychodzącej w oddziale Straży Granicznej:
CS-OI-00-16/Analityk/10
1) CS - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
2) OI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
3) 00 - oznaczenie klauzuli tajności;
4) 16 - numer zapisu z dziennika korespondencji;
5) Analityk - oznaczenie akredytowanego stanowiska teleinformatycznego;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja dokumentu.
10. Oznaczenie formularza ewidencyjnego zarejestrowanego w rejestrze zapytań prowadzonym w Biurze Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej:
KG-OI-PF-73/Z-50/10
1) KG - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
2) OI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
3) PF - oznaczenie klauzuli tajności;
4) 73 - numer zapisu z rejestru zapytań;
5) Z-50 - numer ewidencyjny rejestru zapytań;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
11. Oznaczenie formularza ewidencyjnego zarejestrowanego w rejestrze zapytań prowadzonym w wydziale ochrony informacji niejawnych oddziału Straży Granicznej:
KA-OI-Z-73/Z-63/10
1) KA - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
2) OI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
3) Z - oznaczenie klauzuli tajności;
4) 73 - kolejny numer zapisu z rejestru zapytań;
5) Z-63 - numer ewidencyjny rejestru zapytań;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje zaewidencjonowanie dokumentu.
12. Oznaczenia teczki zagadnieniowej, urządzenia ewidencyjnego lub innego materiału zarejestrowanego w rejestrach dokumentacji prowadzonych w kancelarii tajnej i jej oddziałach w Komendzie Głównej Straży Granicznej:
Rtdn KG-ZG-Pf-75/10
Rtdn KG-OŚ-Pf-15/I/10
Rtdn KG-SK-0-85/IV/10
1) Rtdn - oznaczenie rejestru dokumentacji;
2) KG - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) ZG,OŚ,SK - oznaczenia komórek organizacyjnych;
4) Pf,0 - oznaczenia klauzuli tajności;
5) 75, 15, 85 - numery zapisów z rejestru dokumentacji;
6) I,IV - oznaczenia oddziałów kancelarii tajnej;
7) 10- ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja teczki, urządzenia lub materiału.
13. Oznaczenia teczki zagadnieniowej, urządzenia ewidencyjnego lub innego materiału zarejestrowanego w rejestrach dokumentacji prowadzonych w kancelarii tajnej oddziału Straży Granicznej:
Rtdn NO-ZG-Pf-75/10
Rtdn WM-OŚ-Pf-15/10
Rtdn SU-TZ-Z-85/10
2. Rtdn - oznaczenie rejestru dokumentacji;
3. NO, WM, SU - oznaczenia jednostek organizacyjnych;
4. ZG,OŚ,TZ - oznaczenia komórek organizacyjnych;
5. Pf,0, Z - oznaczenia klauzuli tajności;
6. 75, 15, 85 - numery zapisów z rejestru dokumentacji;
7. 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja teczki, urządzenia lub materiału;
14. Oznaczenie informatycznego nośnika danych zarejestrowanego w dzienniku ewidencji informatycznych nośników danych:
DEIND NW-OI-Pf-73/10
1) DEIND - oznaczenia dziennika ewidencji informatycznych nośników danych;
2) NW - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
3) OI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
4) Pf - oznaczenie klauzuli tajności;
5) 73 - numer zapisu z dziennika ewidencji informatycznych nośników danych;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja nośnika.
15. Oznaczenie umieszczane na dokumencie, urządzeniu ewidencyjnym, informatycznym nośniku danych, informujące o wydaniu dokumentu, urządzenia ewidencyjnego, nośnika funkcjonariuszowi lub pracownikowi, za pośrednictwem karty RWD.
RWD 25/poz. 35
1) RWD - oznaczenie karty;
2) 25 - numer karty,
3) 35 - numer pozycji w karcie.
16. Oznaczenie dokumentu zarejestrowanego w karcie RWD:
RWD 15-ŚL-OI-Pf-35/10
1) RWD - oznaczenie karty;
2) 15 - numer karty,
3) ŚL - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
4) OI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
5) PF - oznaczenie klauzuli tajności;
6) 35 - numer pozycji w karcie;
7) 10 ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja dokumentu.
17. Oznaczenia kart spisu zawartości zarejestrowanych w karcie RWD:
RWD 25-KG-OŚ-76/10/0349
RWD 25-KG-OŚ-76/10/0349/1
RWD 25-KG-OŚ-76/10/0349/2
1) RWD - oznaczenie karty;
2) 25 - numer karty,
3) KG - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
4) OŚ - oznaczenie komórki organizacyjnej;
5) 76 - numer pozycji w karcie;
6) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego, w którym następuje rejestracja spisu zawartości;
7) 0349 - numer ewidencyjny teczki;
8) 1,2 - numery kolejnych kart spisu zawartości.
18. Oznaczenie akt komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej:
KG-OŚ-0230/10
1) KG- oznaczenie jednostki organizacyjnej;
2) OŚ - oznaczenie komórki organizacyjnej;
3) 0230 - symbol akt zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;
4) 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.
19. Oznaczenie akt oddziału Straży Granicznej:
BI-ŁI-0230/10
6. BI - oznaczenie jednostki organizacyjnej;
7. ŁI - oznaczenie komórki organizacyjnej;
8. 0230 - symbol akt zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej;
9. 10 - ostatnie dwie cyfry roku kalendarzowego.