Szczególny sposób organizacji kancelarii tajnych, stosowanie środków ochrony fizycznej oraz obieg informacji niejawnych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2006.1.1

Akt utracił moc

Wersja od: 17 grudnia 2005 r.

ZARZĄDZENIE Nr 49

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 15 grudnia 2005 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy zarządzenia stosuje się do komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych Policji, Straży Granicznej oraz Biura Ochrony Rządu.

§ 2. Zarządzenie określa:

1) strukturę organizacyjną kancelarii tajnej;

2) podstawowe zadania kierownika kancelarii tajnej;

3) zakres i warunki stosowania środków ochrony fizycznej;

4) tryb obiegu informacji niejawnych;

5) wzory urządzeń ewidencyjnych.

§  3.

1. Kancelarię tajną, zwaną dalej "kancelarią", tworzy kierownik jednostki organizacyjnej.

2. Kancelaria, ze względów organizacyjnych, może mieć swoje oddziały, tworzone i funkcjonujące zgodnie z zasadami i na warunkach przewidzianych dla kancelarii.

3. Kancelarią kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

4. Oddziałem kancelarii kieruje wyznaczony przez pełnomocnika ochrony pracownik pionu ochrony.

§  4.

1. Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów;

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii;

3) przeprowadzanie kontroli w zakresie postępowania z dokumentami, ich właściwego oznaczania i rejestrowania w kancelarii, a także rejestrowanie zmian ich klauzul tajności w rejestrach dokumentów;

4) informowanie pełnomocnika ochrony o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów;

5) sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem akt do przekazania do archiwum;

6) udział w niszczeniu dokumentów niearchiwalnych kategorii Bc;

7) nadzór i koordynacja pracy oddziałów kancelarii;

8) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów oraz innych urządzeń ewidencyjnych.

2. Pracownik pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 4 wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-6.

§  5.

1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa.

2. Pomieszczenia kancelarii są oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami, spełniającymi wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm.

3. Drzwi do kancelarii są metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm i wyposażone w dwa zamki drzwiowe spełniające wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270.

4. Okna kancelarii są zabezpieczone przed włamaniem oraz przed obserwacją wnętrza kancelarii z zewnątrz.

5. W wyposażeniu kancelarii są szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. Pomieszczenia kancelarii są wyposażone w barierkę odgradzającą pracowników od interesantów oraz system kontroli dostępu.

7. W pomieszczeniach kancelarii są zainstalowane co najmniej:

1) system sygnalizacji pożarowej;

2) system sygnalizacji włamania i napadu;

3) system nadzoru wizyjnego wraz z rejestracją obrazu, wyłącznie do obserwacji wejścia do pomieszczeń kancelarii.

8. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko, w którym osoby upoważnione mogą zapoznać się z dokumentami - czytelnię. W czytelni nie instaluje się systemu nadzoru wizyjnego.

§  6.

1. Dokumenty oznaczone klauzulami: "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", powinny być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów, chyba że wchodzą one w skład zbioru dokumentów.

2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty nie zawierające informacji niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru dokumentów.

3. Kierownik jednostki lub pełnomocnik ochrony może wyrazić, na piśmie, zgodę na przechowywanie dokumentów poza kancelarią, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji, gdy zapewnione są warunki ochrony takich dokumentów przed nieuprawnionym ujawnieniem, odpowiednie do ich klauzuli tajności.

4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje niejawne, mogą być przechowywane w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi przewidziane dla kancelarii.

§  7.

1. Po zakończeniu pracy kierownik lub pracownik kancelarii sprawdza prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje za pokwitowaniem w zaplombowanych workach lub kasetkach dyżurnemu ochrony obiektu.

2. Klucze, o których mowa w ust. 1, zdaje i pobiera za pokwitowaniem kierownik lub pracownik kancelarii.

3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

4. W przypadku stosowania zamków i zabezpieczeń szyfrowych, kierownik kancelarii określa co sześć miesięcy obowiązujące hasła i szyfry.

5. Hasła i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje pełnomocnik ochrony.

6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1-3, niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

§  8.

1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów, a także ich brakowanie i przygotowanie do przekazania do archiwum.

2. Kancelaria prowadzi następujące urządzenia ewidencyjne:

1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 1;

2) dziennik korespondencyjny dokumentów, odrębnie dla każdej klauzuli tajności, którego wzór określa załącznik nr 2;

3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 3;

4) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 4;

5) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5.

3. W uzasadnionych przypadkach można prowadzić jeden dziennik korespondencyjny dla dokumentów oznaczonych różnymi klauzulami tajności.

4. W przypadku użytkowania w jednostce organizacyjnej zestawów komputerowych klasy "Tempest", kancelaria prowadzi właściwe urządzenia ewidencyjne, zgodnie ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz procedurami bezpiecznej eksploatacji.

5. W miarę potrzeby kancelaria może prowadzić także inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne, w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy, rozdzielniki.

6. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych, o których mowa w ust. 2-5 dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmianę - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmianę.

7. Niedopuszczalne jest wycieranie lub zamazywanie wpisów w urządzeniach ewidencyjnych.

§  9.

1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:

1) prawidłowości adresu;

2) całości pieczęci i opakowania;

3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy;

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek lub w książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania, należy sporządzić w obecności doręczającego protokół uszkodzenia; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi - pełnomocnikowi ochrony, a trzeci pozostaje u doręczającego; przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po uprzednim jej otwarciu w obecności doręczającego i sprawdzeniu zawartości.

3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce oraz zgodność ilości załączników i ich stron z adnotacjami dokonanymi na poszczególnych dokumentach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 3, sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do kancelarii nadawcy.

5. Fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2 i 4, odnotowuje się w odpowiednim dzienniku lub rejestrze, w rubryce "Informacje uzupełniające/uwagi".

6. W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1-3, można odmówić przyjęcia przesyłki i dokonać zwrotu przesyłki do nadawcy.

§  10.

1. Dokumenty rejestruje się we właściwym dzienniku korespondencji, przy czym dla dokumentów oznaczonych klauzulami "ściśle tajne" lub "tajne" zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. Kartę zapoznania się z dokumentem można założyć dla dokumentu zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne".

2. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie, w obrębie odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z dziennika korespondencji, a w przypadku dołączenia do pisma załączników, również liczbę załączników i ilość stron.

3. Przesyłki oznaczone "Do rąk własnych" rejestruje się w dzienniku korespondencji bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu, a w rubryce "Uwagi" zaznaczając, że przesyłka jest oznaczona "Do rąk własnych".

4. W przypadku przesyłki adresowanej "Do rąk własnych" - pieczęć wpływu stawia się na kopercie, w obrębie odcisku pieczęci wpisuje się datę i numer z dziennika korespondencji.

5. Przesyłki oznaczone jako "Pilne" lub "Bardzo pilne" rejestruje się zgodnie z zasadami, o których mowa w ust. 1-4, odnotowując dodatkowo godzinę ich otrzymania i doręcza się adresatowi bezzwłocznie.

§  11.

1. O otrzymaniu korespondencji bezzwłocznie informuje się adresata lub osobę przez niego upoważnioną.

2. Udostępnianie dokumentów odbywa się w kancelarii, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji; w odniesieniu do dokumentów, dla których założono kartę zapoznania się z dokumentem udostępnienie odnotowuje się także w tej karcie.

§  12.

1. Nie rejestruje się korespondencji, która wpłynęła do kancelarii omyłkowo.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z pierwotnym opakowaniem, właściwemu adresatowi za pokwitowaniem w książce doręczeń lub w wykazie przesyłek; w przypadku trudności z doręczeniem właściwemu adresatowi - przesyłkę zwraca się nadawcy.

§  13.

1. Po godzinach pracy kancelarii przesyłki niejawne przyjmuje służba dyżurna. Przepisy § 9, § 10 ust. 1, 3-5 i § 11 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

2. Przesyłki przyjęte przez służbę dyżurną przekazuje się do kancelarii niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy; w przypadku przekazania przesyłki adresatowi - informuje o tym kancelarię.

§  14.

1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania pracownik kancelarii sprawdza, czy dokument jest właściwie oznaczony.

2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden egzemplarz dokumentu w kancelarii.

3. Dokument wykonany w jednym egzemplarzu przekazuje się adresatowi.

§  15.

1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu następuje na pisemne zlecenie sporządzającego dokument lub adresata, odnotowane na tym dokumencie.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, mogą wykonywać wyłącznie osoby uprawnione do dostępu do informacji niejawnych w warunkach gwarantujących ochronę tych informacji.

3. Sporządzone z dokumentów niejawnych kopie, odpisy, wypisy, wyciągi lub tłumaczenia są rejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

§  16.

1. Kancelaria zapewnia kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów pobranych z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, o której mowa w ust. 2, podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, natomiast drugi - w szafie u dysponenta dokumentu.

5. Wzór protokołu określa załącznik nr 6.

§  17.

1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w obecności pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przejmującej obowiązki kierownika, protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, drugi - u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje inny pracownik, upoważniony przez pełnomocnika ochrony.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do pracownika pionu ochrony, o którym mowa w § 3 ust. 4.

§  18.

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres 2 lat, licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu; po upływie tego okresu akta przekazuje się do archiwum, zgodnie z obowiązującymi w jednostce organizacyjnej zasadami.

2. W przypadku braku archiwum zakładowego akta spraw przechowuje się w kancelarii.

§ 19. Dotychczasowe dzienniki, księgi, wykazy i rejestry mogą być używane do dnia 31 grudnia 2005 r.

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 17 grudnia 2005 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK DOKUMENTÓW

Oznaczenie klauzuli tajności dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Numer kolejny dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Data rejestracji dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia, bądź zmiany klauzuli tajności	Nazwa teczki, dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Data		Liczba stron dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Komórka organizacyjna odpowiedzialna za prowadzenie dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	Pokwitowanie odbioru dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp
					rozpoczęcia dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.	zakończenia dziennika rejestru, książki ewidencyjnej itp.			Imię i nazwisko	Data oraz podpis osoby prowadzącej dziennik rejestr, książkę ewidencyjną itp.	Potwierdzenie zwrotu, data i podpis	Informacje uzupełniające / Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

....../......

..........................

(klauzula tajności)

....../......

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

strona lewa

Oznaczenie klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia, bądź zmiany klauzuli tajności	Data rejestracji dokumentu	Rodzaj dokumentu W-wych. P-przych.	Nazwa nadawcy/adresata	Numer i data dokumentu otrzymanego	Nazwa dokumentu lub czego dotyczy	Liczba
								stron dokumentów z załącznikami lub innych jednostek miary	załączników	stron załączników lub innych jednostek miary
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
										..../....

strona prawa

Nr pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów	Imię i nazwisko osoby otrzymującej dokument, data i podpis	Potwierdzenie zwrotu dokumentu do kancelarii, data i podpis	Adnotacje o wysłaniu dokumentu lub załącznika (poz. ks dor. przesyłek miejscowych/poz. wyk. przesyłek nadanych)	Informacje uzupełniające/uwagi
12	13	14	15	16
				...../.....

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Numer kolejny zapisu	Data	Adresat	Numer pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru
				Podpis, pieczęć i data
1	2	3	4	5
				....../......

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

................... .............. dnia ....... 20...r.

(pieczęć nagłówkowa (miejscowość)

jednostki organizacyjnej)

WYKAZ Nr .......

PRZESYŁEK NADANYCH

przekazanych przez ...........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)

do wysłania ................................... w ............

(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)

L.p.	Numer przesyłki	Rodzaj przesyłki	Nazwa adresata	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek ............ ..........................

(liczbowo) (słownie)

..............................

(podpis sporządzającego wykaz)

...............................

(podpis doręczającego)

...............................

(podpis przyjmującego)

...............................

(data i godzina przyjęcia)

...............................

(pieczęć przewoźnika)

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE", "TAJNE" I "POUFNE"

strona lewa

Oznaczenie klauzuli tajności	Numer kolejny zapisu	Data oddania brudnopisu do przepisania dokumentu do reprodukcji	Adresat lub nazwa dokumentu	Nazwisko osoby oddającej brudnopis do przepisania, dokument do reprodukcji	Numer dokumentu kopiowanego	Nazwisko wykonującego
1	2	3	4	5	6	7

strona prawa

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru			Adnotacje		Uwagi
egz.	stron jednego egzemplarza	Imię i nazwisko	data	podpis	o wysłaniu (Nr z dz. koresp./poz. ks. dor. przesyłek miejscowych)	o brakowaniu (nr protokołu)
8	9	10	11	12	13	14	15
							..../....

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

................................... Warszawa, dnia ...........

(nazwa komórki organizacyjnej)

WYRAŻAM ZGODĘ NA OTWARCIE

POMIESZCZENIA/SZAFY/SEJFU*

...........................

(czytelny podpis dyrektora

departamentu/biura*)

PROTOKÓŁ Z KOMISYJNEGO OTWARCIA (ZAMKNIĘCIA) POMIESZCZENIA/SZAFY/SEJFU*

Na polecenie ..............................................

w dniu .......... r. o godz. ........ komisja w składzie:

1) .........................

2) .........................

3) .........................

dokonała komisyjnego otwarcia pomieszczenia/szafy/sejfu*

Nr .......... będącego w dyspozycji ..........................

W wyniku otwarcia stwierdzono ................................

(opis zawartości pomieszczenia

/szafy/sejfu*)

..............................................................

..............................................................

i pobrano ....................................................

..............................................................

..............................................................

Powyższe .............................................. wydano

..................................... - ......................

(imię i nazwisko osoby pobierającej) (podpis czytelny)

Pomieszczenie/szafę/sejf* zamknięto i zaplombowano

pieczęcią numerową Numer ........ . Klucze przekazano ........

PODPISY KOMISJI: ................

................

................

*) niepotrzebne skreślić