Szczególny sposób organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych.
Dz.Urz.MON.2017.226
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 58/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 11 grudnia 2017 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 935) zarządza się, co następuje:
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych i innych niż kancelaria tajna komórek odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych
Rozdział 3
Zadania kierownika kancelarii oraz innej niż kancelaria tajna komórki odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych
Zadania kierownika kancelarii oraz innej niż kancelaria tajna komórki odpowiedzialnej za przetwarzanie materiałów niejawnych
Rozdział 4
System ewidencji
System ewidencji
Rozdział 5
Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych
Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych
Rozdział 6
Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych międzynarodowych
Sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych międzynarodowych
Rozdział 7
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych
Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych
WYKAZ
osób ....................................
(nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej)
upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych
Lp. | Imię i nazwisko | Nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej | Numer i data wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia | Zakres i termin ważności poświadczenia bezpieczeństwa lub upoważnienia do klauzuli: | |||
Ściśle tajne | Tajne | Poufne | Zastrzeżone | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Strona prawa
Nr zaświadczenia o przeszkoleniu i data jego wydania | Numer pomieszczenia służbowego, kompleksu wojskowego | Rodzaj strefy ochronnej | Klasa urządzenia do przechowywania materiałów niejawnych | Uwagi |
9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
(jednostki organizacyjnej, kancelarii)
L.p. | Nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej | Data | Liczba stron | Uwagi (Informacje uzupełniające) | |
Rozpoczęcia RTD | Zakończenia RTD | ||||
ZAŁĄCZNIK Nr 3
Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych
KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW, DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ
............................ ...................................
Nr porządkowy Nazwa dokumentu
Lp. | Otrzymano | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba załączników i liczba stron | |
............................ ...................................
Nr porządkowy Nazwa dokumentu
Lp. | Otrzymano | ||||
Numer i data faktury (pisma) | Skąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba załączników i liczba stron | |
str. ../...
Strona prawa
I STANDARYZACYJNEJ ORAZ MATERIAŁÓW FILMOWYCH
................... ............................ ........................... ............................................................
Sygnatura Rok wydania Klauzula tajności Adnotacje dot. zniesienia bądź
zmiany klauzuli tajności
Wystano / zniszczono | Pozostało | Numery teczki i stron podszytych faktur (pism) | Uwagi | ||||
Numer i data faktury (pisma) / protokołu zniszczenia | Dokąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba egz. | Numery egz. | ||
................... ............................ ........................... ............................................................
Sygnatura Rok wydania Klauzula tajności Adnotacje dot. zniesienia bądź
zmiany klauzuli tajności
Wysłano / zniszczono | Pozostało | Numery teczki i stron podszytych faktur (pism) | Uwagi | ||||
Numer i data faktury (pisma) / protokołu zniszczenia | Dokąd | Liczba egz. | Numery egz. | Liczba egz. | Numery egz. | ||
str. ../...
ZAŁĄCZNIK Nr 4
SKOROWIDZ REJESTRÓW WYDANYCH DOKUMENTÓW
SKOROWIDZ REJESTRÓW WYDANYCH DOKUMENTÓW
Strona lewa | Strona prawa | ||||||
Lp. | Stopień wojskowy | Imię i nazwisko lub nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej | Data założenia | Data zakończenia | Adnotacje o zniszczeniu | Uwagi | |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW Nr .......
.............................. ........................................................... .........................................
Stopień wojskowy Imię i nazwisko lub nazwa dokumentu Nazwa jednostki (komórki)
organizacyjnej
Oznaczenie klauzuli tajności | Lp. | Adnotacje dot. zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Nr ewidencyjny dokumentu | Nazwa dokumentu lub stopień wojskowy i nazwisko wykonawcy | Ilość stron lub nr egz. | Data i pokwitowanie wykonawcy | Data i pokwitowanie kancelarii | Adnotacja o zniszczeniu lub przerejestrowaniu |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
ZAŁĄCZNIK Nr 6
KSIĄŻKA DEPOZYTU MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH
KSIĄŻKA DEPOZYTU MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH
Lp. | Numer ewidencyjny deponowanego dokumentu | Data przyjęcia do depozytu | Podstawa przyjęcia do depozytu/ nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej będącej właścicielem materiału niejawnego | Nazwa dokumentu (materiału) lub czego dotyczy | Imię i nazwisko przekazującego do depozytu | Imię i nazwisko przyjmującego do depozytu. |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Strona prawa
Liczba | Imię i nazwisko osoby pobierającej dokument (materiał) z depozytu / Jednostka (komórka) organizacyjna | Potwierdzenie pobrania dokumentu (materiału) (data i podpis pobierającego) | Informacje uzupełniające | ||
stron dokumentu lub innych jednostek miary | załączników | stron wszystkich załączników lub innych jednostek miary | |||
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ZAŁĄCZNIK Nr 7
na zniszczenie dokumentów
wyszczególnionych w protokole
oceny dokumentacji niearchiwalnej
..............................................................................
(stanowisko, stopień wojskowy, imię, nazwisko)
Data.........................
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
Zgodnie z rozkazem dziennym (decyzją) Nr .......... z dnia ................. , komisja
w składzie:
- przewodniczący: ...........................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
- członkowie: ...................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
..................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
dokumenty wymienione w "Protokole brakowania dokumentacji niearchiwalnej"
w pozycjach "Spisu dokumentacji niearchiwalnej" nr ...................... przeprowadzonego
w ...................................................................................................................................................
(pełna nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej)
zniszczyła ostatecznie w dniu .........................................
przez .............................................................................................................................................
(określenie sposobu zniszczenia materiału)
Imiona, nazwiska oraz podpisy:
- przewodniczący: ..........................................
- członkowie: ....................................
...................................
ZAŁĄCZNIK Nr 8
DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW
DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW
Oznaczenie klauzuli tajności | Lp. | Data wykonania dokumentu | Nazwa wykonanego dokumentu | Sposób lub metoda wykonania dokumentu | Nazwa systemu, w którym wykonano dokument lub nr IND z którego wykonano wydruk lub nr dokumentu, z którego wykonano kopię | Nazwisko osoby wykonującej dokument |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Strona prawa
Liczba wykonanych | Pokwitowanie odbioru | Adnotacje kancelarii | Uwagi | |||
Egzemplarzy | Stron egzemplarza | Imię i nazwisko | Data | Pokwitowanie odbioru (data i podpis) | Informacja o ujęciu na ewidencji lub potwierdzenie zniszczenia | |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
ZAŁĄCZNIK Nr 9
DZIENNIK WYKONAWCY
DZIENNIK WYKONAWCY
Oznaczenie klauzuli tajności | Lp. | Numer ewidencyjny | Ilość stron dokumentu | Skąd wpłynął lub dokąd wysłano dokument | Czego dokument dotyczy lub jego nazwa |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Strona prawa
Komu przekazano dokument | Nr teczki, w której znajduje się pismo | Uwagi | |
Stopień wojskowy, imię i nazwisko | Data i podpis | ||
7 | 8 | 9 | 10 |
ZAŁĄCZNIK Nr 10
SKOROWIDZ KART CZYTELNIKA
SKOROWIDZ KART CZYTELNIKA
Strona lewa | Strona prawa | ||||||
Lp. | Stopień wojskowy | Imię i nazwisko | Data założenia | Data zakończenia | Adnotacje o zniszczeniu | Uwagi | |
ZAŁĄCZNIK Nr 11
KARTA CZYTELNIKA Nr ......
.................................. .............................................. ..............................................................
stop. nazwisko nr poświadczenia bezpieczeństwa jednostka (komórka)
organizacyjna
.............................. .................................. .....................................................................
imię data ważności tel. sł.
Numer biblioteczny | Numer egz. | TYTUŁ | Wypożyczenie | Zwrot | ||
Data | Podpis czytelnika | Data | Podpis pracownika biblioteki | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
rewers
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ZAŁĄCZNIK Nr 12
........................................................ Klauzula tajności wydawnictwa | ||||||
KARTA WYDAWNICTWA NR ............ Autor / sygnatura.............................................................................................................................. Tytuł............................................................................................................................................................................................................................................................................................................ | ||||||
Rok wydania..................................................................................................................................... Ilość egzemplarzy ................... Nr egz....................................... Ilość stron pojedynczego egz. .......................................... | ||||||
Stopień, nazwisko i imię | Nr karty czytelnika | Nr egz. | Data pobrania | Data zwrotu | Uwagi | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
rewers
Stopień, nazwisko i imię | Nr karty czytelnika | Nr egz. | Data pobrania | Data zwrotu | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ZAŁĄCZNIK Nr 13
UPOWAŻNIENIE DO WYPOŻYCZENIA WYDAWNICTWA NIEJAWNEGO | ||||||
NAZWA INSTYTUCJI | NAZWA JEDNOSTKI (KOMÓRKI) ORGANIZACYJNEJ | |||||
OSOBA UPOWAŻNIONA: ..................................................................................................................... | ||||||
(stopień, imię nazwisko) | ||||||
KLAUZULA WYDAWNICTWA | ŚCIŚLE TAJNE | POUFNE | ||||
TAJNE | ZASTRZEŻONE | |||||
SYGNATURA(Y) / TYTUŁ(Y) WYDAWNICTW(A): | ||||||
OSOBA UPOWAŻNIAJĄCA ..................................................................... (st. imię i nazwisko) | Data | Podpis |
ZAŁĄCZNIK Nr 14 7
Zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz rejestrowania materiałów niejawnych
Zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz rejestrowania materiałów niejawnych
I.
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych i dokonywania w nich zapisów.
Ogólne zasady prowadzenia urządzeń ewidencyjnych i dokonywania w nich zapisów.
II.
Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
Wykaz rejestrów dzienników ewidencji i teczek
L.p. | Nazwa jednostki (komórki) organizacyjnej | Data | Liczba stron | Uwagi (Informacje uzupełniające) | |
Rozpoczęcia RTD | Zakończenia RTD | ||||
1. | JW XXXX Tom 1 | 02.01.2010 r. | 31.12.2014 r. | 192 | |
2. | JW XXYY | 10.09.2014 r. | 12.04.2015 r. | 192 | Zakończono obsługę jednostki organizacyjnej - RTD JW XXYY wraz z dokumentacją przesłano do JW HHMM - pismo nr wych. PF 100 z dnia 14.04.2015 r. |
3. | JW NNMM | 12.09.2014 r. | 192 | ||
4. | JW XXXX Tom 2 | 02.01.2015 r. | 192 |
III
Rejestr dzienników ewidencji i teczek
Rejestr dzienników ewidencji i teczek
IV.
Dziennik ewidencyjny
Dziennik ewidencyjny
organizacyjnej, których ewidencję prowadzi kancelaria, przy czym:
do pieczętowania dokumentów wchodzących do jednostki (komórki) organizacyjnej zwaną pieczęcią wpływu oraz odciśnięciu pieczęci formularzowej na załącznikach, z zastrzeżeniem, iż pieczęci formularzowej nie używa się do załączników w formie dokumentów personalnych, dowodów materiałowo-finansowych, wydawnictw oraz dokumentów przesyłanych do akceptacji lub podpisu (projekty decyzji, rozkazów, zarządzeń);
V.
Rejestr Wydanych Przedmiotów - "RWP"
Rejestr Wydanych Przedmiotów - "RWP"
VI.
Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych
Książka ewidencji wydawnictw, dokumentacji technicznej i standaryzacyjnej oraz materiałów filmowych
VII.
Kartoteka czytelnika
Kartoteka czytelnika
VIII.
Skorowidz Rejestrów Wydanych Dokumentów - "Skorowidz RWD"
Skorowidz Rejestrów Wydanych Dokumentów - "Skorowidz RWD"
IX.
Wykaz przesyłek nadanych
Wykaz przesyłek nadanych
X.
Książka doręczeń
Książka doręczeń
XI.
Karta zapoznania z dokumentem
Karta zapoznania z dokumentem
XII.
Książka depozytu
Książka depozytu
XIII.
Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów - "DEWD"
Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów - "DEWD"
XIV.
Dziennik wykonawcy
Dziennik wykonawcy
ZAŁĄCZNIK Nr 15
na zniszczenie dokumentów
wyszczególnionych w protokole
..............................................................................
(stanowisko, stopień wojskowy, imię, nazwisko
kierownika jednostki (komórki) organizacyjnej)
Data.........................
PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH
Zgodnie z rozkazem dziennym (decyzją) Nr .......................... z dnia .............. , komisja w składzie:
- przewodniczący: ...........................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
- członkowie: ....................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
..................................................................................................
(stopień wojskowy, imię i nazwisko; klauzula, numer i data ważności poświadczenia bezpieczeństwa)
zakwalifikowała niżej wymienione dokumenty do zniszczenia:
Lp. | Nazwa materiału | Nr ewidencyjny | Nr wg DEWD | Liczba egz. | Nr egz. | Liczba stron (inna jednostka miary) | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
- PODPISY: ......................
- ...........................
- ...........................
Dokumenty wymienione w pozycjach ......................... zostały zniszczone ostatecznie w dniu ......................... przez ...............................................................................
(określenie sposobu zniszczenia materiału)
Imiona, nazwiska oraz podpisy:
- przewodniczący: ..........................................
- członkowie: ....................................
...................................