Szczególne zasady organizacji kancelarii tajnych, stosowanie środków ochrony fizycznej i obieg informacji niejawnych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.1999.7.82

Akt utracił moc

Wersja od: 31 grudnia 1999 r.

ZARZĄDZENIE NR 41

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 30 grudnia 1999 r.

w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej i obiegu informacji niejawnych.

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95) zarządza się, co następuje:

§ 1. Przepisy zarządzenia stosuje się do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§  2.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której występują dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" lub "poufne", zwane dalej "dokumentami", jest obowiązany do utworzenia kancelarii tajnej, zwanej dalej "kancelarią".

2. W uzasadnionych przypadkach w jednostce organizacyjnej można utworzyć oddziały kancelarii; przepisy dotyczące kancelarii stosuje się odpowiednio do jej oddziałów.

§  3.

1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa, w miarę możliwości na piętrze, z wyłączeniem poddaszy.

2. Pomieszczenia kancelarii powinny być oddzielone od pozostałych pomieszczeń trwałymi ścianami i stropami o dużej wytrzymałości.

3. Drzwi kancelarii powinny być metalowe lub obite blachą stalową o grubości minimum 2 mm i wyposażone w dwa zamki o skomplikowanym mechanizmie, z zabezpieczeniem antywłamaniowym.

4. Okna kancelarii powinny być zabezpieczone przed włamaniem, oraz przed obserwacją wnętrza kancelarii z zewnątrz.

5. Wyposażenie kancelarii powinny stanowić szafy pancerne z zamkami o skomplikowanym mechanizmie.

6. Pomieszczenia kancelarii mogą być wyposażone w barierkę odgradzającą pracowników od interesantów oraz w urządzenia nadzoru wizyjnego, w celu kontroli dostępu do kancelarii.

7. W kancelarii wydziela się pomieszczenie lub stanowisko, umożliwiające zapoznawanie się i pracę z dokumentami.

§  4.

1. Do zadań kancelarii należy: przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie, udostępnianie i wysyłanie dokumentów.

2. Kancelaria prowadzi następujące rejestry dokumentów:

1) rejestr teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 1,

2) dziennik korespondencji dokumentów, odrębnie dla każdej klauzuli tajności, którego wzór określa załącznik nr 2 i 2a,

3) karty zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulami "ściśle tajne" i "tajne", których wzór określa załącznik nr 3,

4) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4,

5) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 5,

6) w miarę potrzeby, inne pomocnicze urządzenia ewidencyjne, nie określone w niniejszym zarządzeniu, w szczególności: skorowidze, kartoteki, wykazy, rozdzielniki.

3. Wpisów do rejestrów dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1-5 dokonuje się atramentem lub tuszem, a ich zmianę - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmianę; wpisy do rejestrów dokumentów nie powinny być wycierane lub zamazywane.

§  5.

1. Dokumenty oznaczone klauzulami: "ściśle tajne", "tajne" i "poufne", powinny być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach pancernych, bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów.

2. W kancelarii mogą być przechowywane dokumenty nie zawierające informacji niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru dokumentów.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej lub pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych, zwany dalej "pełnomocnikiem ochrony", może wyrazić zgodę na przechowywanie dokumentów poza kancelarią, pod warunkiem spełnienia wymogów bezpieczeństwa odpowiednich do ich klauzul tajności, na czas niezbędny do realizacji zadań związanych z dostępem do tych informacji.

4. Przedmioty lub urządzenia o dużych wymiarach, stanowiące bądź zawierające informacje niejawne, przechowuje się w oddzielnych pomieszczeniach spełniających wymogi przewidziane dla kancelarii.

§  6.

1. Kancelarią i jej oddziałami kieruje kierownik kancelarii, wyznaczany przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony.

2. Do obowiązków kierownika kancelarii należy w szczególności:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów w jednostce organizacyjnej,

2) planowanie, organizowanie i kontrola wykonywania zadań przez pracowników kancelarii,

3) przeprowadzanie bieżącej i okresowych kontroli w zakresie postępowania z dokumentami oraz nadzorowanie rejestrowania zmian klauzul tajności dokumentów w rejestrach dokumentów,

4) informowanie pełnomocnika ochrony o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów,

5) udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom upoważnionym w celach określonych w art. 49 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95),

6) prowadzenie rejestru teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych,

7) prowadzenie ewidencji pieczęci kancelaryjnych,

8) udział w niszczeniu dokumentów kategorii Bc, nie podlegających archiwizowaniu.

§  7.

1. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy, w dwóch egzemplarzach, w obecności pełnomocnika ochrony, kierownika zdającego obowiązki oraz osoby przejmującej obowiązki kierownika; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, drugi natomiast - u pełnomocnika ochrony.

2. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki przejmuje inny pracownik, upoważniony przez pełnomocnika ochrony.

§  8.

1. Po zakończeniu pracy (służby) sprawdza się prawidłowość zamknięcia szaf pancernych, a następnie zamyka się i plombuje pomieszczenia kancelarii; klucze do szaf i pomieszczeń kancelarii przekazuje się za pokwitowaniem w zaplombowanych workach dyżurnemu ochrony obiektu.

2. Klucze, o których mowa w ust. 1, pobierają za pokwitowaniem upoważnieni pracownicy kancelarii.

3. Przed otwarciem pomieszczeń kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń.

4. W przypadku stosowania zamków i zabezpieczeń szyfrowych, kierownik kancelarii określa co miesiąc obowiązujące hasła i szyfry.

5. Hasła i szyfry oraz duplikaty kluczy do szaf i pomieszczeń kancelarii przechowuje pełnomocnik ochrony.

6. Nieprawidłowości związane z naruszeniem zasad, o których mowa w ust. 1, 2 i 3 niezwłocznie zgłasza się pełnomocnikowi ochrony.

§  9.

1. Przyjęcie przesyłki może nastąpić po uprzednim sprawdzeniu:

1) prawidłowości adresu,

2) całości pieczęci i opakowania,

3) zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy,

4) zgodności numerów na przesyłce z numerami w wykazie przesyłek nadanych lub w książce doręczeń.

2. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania należy sporządzić w obecności doręczającego protokół uszkodzenia; jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy przesyłki, drugi - pełnomocnikowi ochrony, a trzeci - pozostaje u doręczającego; przyjęcie uszkodzonej przesyłki następuje po uprzednim jej otwarciu w obecności doręczającego i sprawdzeniu zawartości.

3. Po otwarciu przesyłki należy sprawdzić zgodność zawartości z oznaczeniami na przesyłce oraz zgodność ilości załączników i ich stron z adnotacjami dokonanymi na poszczególnych dokumentach.

4. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, można odmówić przyjęcia przesyłki lub zwrócić przesyłkę nadawcy.

§  10.

1. Przesyłki przyjęte przez służbę dyżurną jednostki organizacyjnej, po godzinach pracy kancelarii, przekazuje się do kancelarii, z zastrzeżeniem ust. 2, niezwłocznie po rozpoczęciu przez nią pracy.

2. O przyjęciu przesyłki "pilnej" lub "bardzo pilnej" służba dyżurna jednostki organizacyjnej zawiadamia jej adresata lub osobę przez niego upoważnioną; w przypadku przekazania przesyłki - informuje o tym kancelarię.

§  11.

1. Dokumenty rejestruje się we właściwym dzienniku korespondencji, przy czym dla dokumentów oznaczonych klauzulami "ściśle tajne" lub "tajne" zakłada się karty zapoznania się z dokumentem.

2. Przesyłki oznaczone "Do rąk własnych" rejestruje się w dzienniku korespondencji bez ich otwierania, wpisując z opakowania nadawcę, numer i datę wpływu, a w rubryce "Uwagi" zaznaczając, że przesyłka jest oznaczona "Do rąk własnych".

3. Przesyłki oznaczone jako "Pilne" lub "Bardzo pilne" rejestruje się w dzienniku korespondencji, odnotowując godzinę ich doręczenia.

4. Rejestrowany dokument oznacza się pieczęcią wpływu na jego pierwszej stronie, a w przypadku przesyłki adresowanej "Do rąk własnych" - na kopercie; w obrębie odcisku pieczęci wpływu wpisuje się datę, numer z dziennika korespondencji, a w przypadku dołączenia do pisma załączników, również liczbę załączników i ilość stron.

§  12.

1. Korespondencji otrzymanej, mylnie skierowanej, nie rejestruje się.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1, przekazuje się, łącznie z pierwotnym opakowaniem, właściwemu adresatowi za pokwitowaniem w książce doręczeń lub w wykazie przesyłek; w przypadku trudności z doręczeniem właściwemu adresatowi - przesyłkę zwraca się nadawcy.

§  13.

1. O otrzymaniu korespondencji niezwłocznie informuje się adresata lub osobę przez niego upoważnioną.

2. Udostępnianie dokumentów odbywa się w kancelarii, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji, a w odniesieniu do dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową - również w karcie zapoznania się z dokumentem.

§  14.

1. Przed przyjęciem dokumentu do wysłania należy sprawdzić, czy dokument jest właściwie oznaczony.

2. Dokumenty wysyła się zgodnie z rozdzielnikiem, pozostawiając jeden egzemplarz dokumentu w kancelarii.

§  15.

1. Każdy wykonany dokument, sporządzoną kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie dokumentu rejestruje się w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 6.

2. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu następuje na pisemne zlecenie sporządzającego dokument lub adresata, odnotowane na tym dokumencie lub w zleceniu wykonania.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, mogą wykonywać wyłącznie osoby uprawnione do dostępu do wiadomości zawierających informacje niejawne i w warunkach gwarantujących ochronę tych informacji.

§  16.

1. Kancelaria zapewnia bieżącą kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej.

2. W przypadku nieobecności pracownika, będącego dysponentem dokumentów pobranych z kancelarii, dopuszcza się komisyjne otwarcie szafy, w której przechowywane są dokumenty zawierające informacje niejawne.

3. Decyzję o komisyjnym otwarciu szafy, o której mowa w ust. 2, podejmuje kierownik jednostki (komórki) organizacyjnej lub pełnomocnik ochrony.

4. Z czynności, o której mowa w ust. 2, sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz protokołu przechowywany jest w kancelarii, natomiast drugi - u pełnomocnika ochrony.

§  17.

1. Akta spraw zakończonych przechowuje się w kancelarii przez okres dwóch lat, licząc od daty sporządzenia ostatniego dokumentu; po upływie tego okresu akta przekazuje się, z zastrzeżeniem ust. 2, do archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi w jednostce organizacyjnej zasadami.

2. W przypadku braku archiwum zakładowego, akta spraw przechowuje się w kancelarii.

§  18.

1. W przypadku likwidacji kancelarii kierownik jednostki organizacyjnej w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony powołuje komisję likwidacyjną.

2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu faktycznego, znajdujących się w kancelarii dokumentów, pieczęci i stempli ze stanem ewidencyjnym,

2) wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął i komisyjne jej zniszczenie, po uzyskaniu zgody archiwum zakładowego,

3) przekazanie protokolarne dokumentów niejawnych wyznaczonemu następcy prawnemu, a w przypadku jego braku do właściwego archiwum.

§ 19. Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej, Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, a także Szef Obrony Cywilnej Kraju, każdy w swoim zakresie, zapewnią funkcjonowanie kancelarii tajnych oraz obieg dokumentów niejawnych w sposób umożliwiający współdziałanie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 20. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2000 roku.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

REJESTR

TECZEK DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH, DZIENNIKÓW I KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH

Lp.	Nazwa teczki, dziennika, książki itp.	Klauzula tajności	Data	Liczba arkuszy (pozycji)	Uwagi
			rozpocz.			zakończ.
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr 2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu	Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Ilość stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (nazwisko i imię)	Podpis i data pobierającego dokument
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Strona prawa

Korespondencja uzupełniająca (numer, data, nadawca dodatkowego dokumentu)	Załatwienie sprawy
	Data i potwierdzenie wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15

ZAŁĄCZNIK Nr 2a

DZIENNIK KORESPONDENCJI

DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "TAJNE" i "POUFNE"

Strona lewa

Wpływ dokumentu	Przekazanie dokumentu
Numer kolejny sprawy	Data wpływu dokumentu	Nazwa instytucji nadawcy dokumentu	Numer i data dokumentu otrzymanego	Jakiej sprawy dokument dotyczy	Ilość stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Komu przekazano dokument (nazwisko i imię)	Podpis i data pobierającego dokument
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Strona prawa

Informacje uzupełniające	Sposób załatwienia
	Data i potwierdzenie zwrotu dokumentu	Data wysłania dokumentu	Adresat	Liczba stron dokumentu	Ilość załączników i ilość arkuszy załączników	Uwagi
10	11	12	13	14	15	16

ZAŁĄCZNIK Nr 3

KARTA ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM

OZNACZONYM KLAUZULĄ*

"ŚCIŚLE TAJNE"

"TAJNE" nr .......

Lp.	Udostępnienie dokumentu	Zwrot dokumentu
	Numer i nazwa dokumentu	Klauzula	Imię i nazwisko	Data	Podpis	Imię i nazwisko	Data	Podpis	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

* niepotrzebną klauzulę skreślić.

ZAŁĄCZNIK Nr 4

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Data	Odbiorca i jego podpis	Znak pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć i podpis)

ZAŁĄCZNIK Nr 5

WYKAZ Nr ............

PRZESYŁEK NADANYCH

przez ...........................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

........................ w ......................

(nazwa przewoźnika)

Lp.	Nr przesyłki	Rodzaj przesyłki	Adresat	Uwagi
1	2	3	4	5

Ogółem przesyłek ........... .............................

(liczbowo) (podpis sporządzającego wykaz)

....................... ..................................

(słownie) (podpis przyjmującego przesyłki)

.............................

(data przyjęcia)

.........................................

(pieczęć do pokwitowań przewoźnika)

ZAŁĄCZNIK Nr 6

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW OZNACZONYCH KLAUZULĄ "ŚCIŚLE TAJNE", "TAJNE" I "POUFNE"

(technika maszynopisania, kopiowania, powielania, fotografowania itp.)

Lewa strona

Lp.	Pokwitowanie dokumentu oddanego do wykonania
	Data oddania brudnopisu do przepisania - dokumentu do reprodukcji	Adresat względnie nazwa dokumentu	Nazwisko lub nazwa komórki organizacyjnej oddającej dokument do reprodukcji	Nr dokumentu z dziennika korespondencji, klauzula tajności i liczba stron	Nazwisko wykonującego
1	2	3	4	5	6

Prawa strona

Liczba wykonanych	Pokwitowanie odbioru	Adnotacje
egz.	ark.	imię i nazwisko	data	podpis	o wysłaniu (Nr wychodzący)	o zniszczeniu	Uwagi
7	8	9	10	11	12	13	14