Szczególne zasady organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych i jawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2009.2.18

Akt utracił moc

Wersja od: 8 lutego 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15

SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO

z dnia 6 maja 2009 r.

w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych i jawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z poźn. zm.¹⁾) oraz w związku z art. 38 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2002 r. Nr 74, poz. 676, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) organizację kancelarii tajnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;

2) stosowanie środków ochrony fizycznej;

3) obieg informacji niejawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,

4) kontrolę przez Pełnomocnika Ochrony ABW zasad przestrzegania ochrony informacji niejawnych, w tym przetwarzanych w drodze elektronicznej,

5) obieg informacji jawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

§ 2. Zasady obiegu w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej ABW:

1) dokumentów ewidencyjnych;

2) materiałów archiwalnych;

3) materiałów opiniodawczych w rozumieniu przepisów w sprawie zasad prowadzenia niektórych procedur opiniodawczych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego;

4) materiałów uzyskanych w wyniku stosowania kontroli operacyjnej, o której mowa w art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu;

5) dokumentów, o których mowa w art. 35 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu - regulują odrębne przepisy.

§ 3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

2) dokumencie - należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy;

3) materiale - należy przez to rozumieć materiał, o którym mowa w art. 2 pkt 6 ustawy;

4) dokumencie jawnym - należy przez to rozumieć każdą utrwaloną informację nie stanowiącą tajemnicy państwowej lub służbowej, w postaci określonej w art. 2 pkt. 6 ustawy;

5) dokumentacji bezpieczeństwa systemu lub sieci teleinformatycznej - należy przez to rozumieć dokumentację, o której mowa w art. 2 pkt 11 ustawy;

6) sieci teleinformatycznej (sieci TI) - należy przez to rozumieć sieć, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy;

7) systemie teleinformatycznym (systemie TI) - należy przez to rozumieć system, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy;

8) strefie bezpieczeństwa - należy przez to rozumieć strefę, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy;

9) strefie administracyjnej - należy przez to rozumieć strefę, o której mowa w art. 57 pkt 2 ustawy;

10) rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2005 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego (Dz. U. Nr 171, poz. 1433);

11) incydencie bezpieczeństwa teleinformatycznego - należy przez to rozumieć incydent, o którym mowa w § 2 pkt 1 rozporządzenia;

12) jednostce organizacyjnej ABW - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną ABW wymienioną w § 3 ust. 1 statutu Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 73 Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2002 r. w sprawie nadania statutu Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (M. P. Nr 26, poz. 432, z późn. zm.³⁾);

13) kierowniku jednostki organizacyjnej ABW - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, zajmującego stanowisko dyrektora w jednostce organizacyjnej ABW lub jego zastępcę;

14) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wyodrębnioną organizacyjnie część struktury jednostki organizacyjnej ABW;

15) kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, zajmującego stanowisko naczelnika wydziału, jego zastępcy, kierownika samodzielnej sekcji, kierownika samodzielnego zespołu albo kancelarii w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie;

16) funkcjonariuszu - należy przez to rozumieć funkcjonariusza lub pracownika ABW dopuszczonego do pełnienia służby lub pracy na stanowiskach, o których mowa w art. 26 ustawy oraz inne osoby, którym zlecono pracę związaną z dostępem do informacji niejawnych na rzecz ABW;

17) upoważnionym funkcjonariuszu pionu ochrony - należy przez to rozumieć kierownika kancelarii tajnej w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, kierownika samodzielnej sekcji ochrony w delegaturze lub Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW albo zastępującego ich funkcjonariusza pionu ochrony;

18) punkcie kontroli - należy przez to rozumieć sekretariaty:

a) Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego i jego zastępców,

b) kierowników jednostek organizacyjnych ABW,

c) komórek organizacyjnych,

19) kancelarii - należy przez to rozumieć kancelarię tajną jednostki organizacyjnej ABW;

20) ESOD - należy przez to rozumieć elektroniczny system obiegu dokumentów, zawierający ewidencję dokumentów, zapewniający integralność, poufność i rozliczalność ewidencjonowanych i przechowywanych w nim dokumentów;

21) ERD - należy przez to rozumieć ewidencję w postaci elektronicznego systemu rejestracji dokumentów, funkcjonującego w ramach ESOD, zapewniającego integralność, poufność i rozliczalność ewidencjonowanych w nim dokumentów;

22) dokumencie elektronicznym - należy przez to rozumieć stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej zawartości (treści) i utrwalony na elektronicznym nośniku danych;

23) atrybutach dokumentu - należy przez to rozumieć logicznie powiązany z dokumentem elektronicznym, usystematyzowany zbiór cech charakterystycznych (informacyjnych) dla dokumentu, opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

24) integralności - należy przez to rozumieć właściwość systemu (sieci) polegającą na tym, że jakakolwiek zmiana zawartości dokumentu elektronicznego wiąże się ze zmianą jego atrybutów;

25) konwersji dokumentu - należy przez to rozumieć przekształcenie dokumentu papierowego w dokument elektroniczny z zachowaniem jego oryginalnej treści (zawartości) umożliwiające wprowadzenie go do obiegu elektronicznego;

26) kopii dokumentu elektronicznego - należy przez to rozumieć identyczne odwzorowanie treści dokumentu elektronicznego składające się z zawartości (treści) dokumentu oryginalnego, jego atrybutów i informacji kto i z jaką datą sporządził kopię;

27) niezaprzeczalności - należy przez to rozumieć właściwość systemu lub sieci uniemożliwiającą skuteczne zaprzeczenie wytworzenia lub rejestracji dokumentu elektronicznego;

28) pokwitowaniu elektronicznym - należy przez to rozumieć informację w systemie lub sieci potwierdzającą fakt odebrania dokumentu elektronicznego;

29) pokwitowaniu - należy przez to rozumieć datę oraz czytelny podpis funkcjonariusza odbierającego dokument, przy czym pokwitowanie powinno spełniać wymogi określone przez daną ewidencję;

30) przekazaniu dokumentu - należy przez to rozumieć wydanie dyspozycji przekazania, odpowiednio przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, kierownika komórki organizacyjnej, ich zastępców lub innego upoważnionego funkcjonariusza, w konsekwencji której dokument może zostać przejęty za pokwitowaniem elektronicznym przez wskazanego funkcjonariusza lub jest udostępniany funkcjonariuszowi, który jest głównym wykonawcą poleceń związanych z dokumentem;

31) rozliczalności - należy przez to rozumieć możliwość jednoznacznego identyfikowania czynności wykonywanych w systemie TI lub sieci TI przez określonego funkcjonariusza;

32) udostępnieniu dokumentu - należy przez to rozumieć operację w systemie polegającą na wydaniu dyspozycji, odpowiednio przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, kierownika komórki organizacyjnej, ich zastępców lub innego upoważnionego funkcjonariusza, zgodnie z którą upoważniony funkcjonariusz ma możliwość zapoznania się z treścią dokumentu, bez konieczności przejęcia go na swój stan;

33) uwierzytelnieniu - należy przez to rozumieć proces, którego celem jest weryfikacja operacji w systemie lub sieci deklarowanej tożsamości funkcjonariusza w systemie TI lub sieci TI;

34) przesyłce - należy przez to rozumieć list lub paczkę zawierającą materiał;

35) zbiorze dokumentów niejawnych - należy przez to rozumieć logicznie uporządkowaną, wyodrębnioną grupę dokumentów niejawnych wraz ze spisem tych dokumentów;

36) dokumencie roboczym - należy przez to rozumieć informację w formie elektronicznej (nie posiadającej formy papierowej), której wymiana pomiędzy jednostkami organizacyjnymi ABW, w ramach wewnętrznych konsultacji, odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej funkcjonującej w sieci ABWAN;

37) ewidencjach - należy przez to rozumieć dzienniki, książki i rejestry, służące do rejestrowania dokumentów i materiałów, a także rejestry systemu ERD i ESOD;

38) dyspozycji elektronicznej - należy przez to rozumieć, równoważną z dekretacją pisemną adnotację właściwego przełożonego, w postaci danych dołączonych do dokumentu elektronicznego, informującą o sposobie dalszego postępowania;

39) dekretacji - to forma dyspozycji, przez którą należy rozumieć naniesienie przez właściwego przełożonego na pierwszej stronie dokumentu daty i odręcznej adnotacji wskazującej adresata oraz sposób postępowania z dokumentem, potwierdzonej jego podpisem. Na opakowaniu przesyłki, przełożony nanosi wyłącznie datę i odręczną adnotację wskazującą adresata potwierdzoną jego podpisem;

40) nadawcy - należy przez to rozumieć każdy podmiot kierujący przesyłkę do ABW albo funkcjonariusza wysyłającego przesyłkę lub dokonującego dekretacji;

41) ostatnim adresacie - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, do którego zaadresowana lub zadekretowana została przesyłka i nie dokonującego kolejnej dekretacji;

42) stacji szyfrów - należy przez to rozumieć każde stanowisko przeznaczone do przesyłania informacji, przy wykorzystaniu urządzenia szyfrującego;

43) terminalu przekazania - należy przez to rozumieć stanowisko komputerowe, z którego możliwe jest potwierdzenie przejęcia na swój stan dokumentów;

44) planie ochrony informacji niejawnych - należy przez to rozumieć plan określający w szczególności zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy do kancelarii oraz innych pomieszczeń, w których przechowywane są informacje niejawne;

45) Dyżurnej Służbie Operacyjnej ABW - zwanej dalej "DSO ABW" - należy przez to rozumieć zespół funkcjonariuszy, pozostający w strukturze Wydziału VI - Spraw Obronnych INKiBW ABW, realizujący zadania określone odrębnymi przepisami;

46) zarządzającym zbiorem informacji - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, którego kierownik jednostki organizacyjnej ABW upoważnił do wykonywania czynności konfiguracyjnych, w szczególności nadawania uprawnień, wprowadzania i aktualizacji danych ewidencyjnych (słownikowych) dotyczących zwłaszcza ewidencji użytkowników systemu ESOD lub ERD w danej jednostce organizacyjnej ABW;

47) kierowniku kancelarii - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, o którym mowa w § 4 ust. 2 zarządzenia.

Rozdział  2

Organizacja kancelarii tajnych

Postanowienia ogólne

§  4.

1. Kancelarie podlegają merytorycznie Pełnomocnikowi Ochrony ABW.

2. Kancelarią kieruje funkcjonariusz pionu ochrony:

1) w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, z zastrzeżeniem pkt 3, funkcjonariusz pionu ochrony mianowany na stanowisko służbowe kierownika;

2) w delegaturach ABW oraz Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW, wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW funkcjonariusz Samodzielnej Sekcji Ochrony;

3) w Inspektoracie Nadzoru, Kontroli i Bezpieczeństwa Wewnętrznego ABW, zwanym dalej "INKiBW", wyznaczony przez Pełnomocnika Ochrony ABW funkcjonariusz Inspektoratu.

3. Kancelarie w jednostkach organizacyjnych ABW odpowiedzialne są za przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także od innych podmiotów.

4. Kancelaria przyjmuje, rejestruje, wysyła, a także może przechowywać dokumenty o wszystkich klauzulach tajności oraz dokumenty jawne.

5. Na uzasadniony wniosek kierownika jednostki organizacyjnej ABW, Pełnomocnik Ochrony ABW może wydać zgodę na realizację zadań, o których mowa w ust. 3 i 4, w ściśle określonym zakresie, przez inne komórki organizacyjne jednostki organizacyjnej ABW.

§  5.

1. Organizację kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których funkcjonuje ESOD, określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Organizację kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których funkcjonuje ERD, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Organizację kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których nie funkcjonuje ESOD lub ERD, określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  6.

1. Kancelaria INKiBW pełni dla jednostek organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie rolę Dyżurnej Kancelarii Tajnej ABW w godz. 16.00-8.00 oraz w dni wolne od służby. O fakcie dostarczenia przesyłki przez przewoźnika lub nadawcę powiadamia kancelarię Oficer Dyżurny Wydziału III INKiBW. Pokwitowania odbioru przesyłki dokonuje funkcjonariusz kancelarii.

2. W delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW, w celu dokumentowania obiegu przesyłek wpływających po godzinach służby kancelarii, funkcjonariusz pionu ochrony prowadzi "Dziennik podawczy", o którym mowa w § 10 ust. 1.

3. Funkcjonariusze kancelarii INKiBW przesyłki oznaczone jako "Pilne", "Doręczyć natychmiast", "Do rąk własnych" lub w inny podobny sposób, podczas nieobecności kierownictwa ABW, między godziną 16.00-8.00 oraz w dni wolne od służby, rejestrują w odpowiednich ewidencjach i przekazują do DSO ABW.

4. Obieg korespondencji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi ABW z siedzibą w Warszawie, po godzinach służby następuje bez pośrednictwa kancelarii INKiBW, o ile przesyłki nie są kierowane do DSO ABW lub INKiBW.

§  7.

1. Kancelaria, obok obowiązującego w jednostce organizacyjnej ABW, podstawowego systemu rejestracji dokumentów, dla dokumentowania obiegu przesyłek, prowadzi w szczególności:

1) "Rejestr dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych", którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

2) "Rejestr przepisów" do ewidencjonowania przepisów wydawanych przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

3) "Książkę ewidencji pieczęci i stempli", której wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

4) "Książkę doręczeń przesyłek miejscowych", której wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

5) "Rejestr wydanych przedmiotów", którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia.

2. Samodzielna Sekcja Przepisów Prawnych Biura Prawnego prowadzi "Rejestr przepisów" do rejestracji przepisów wydanych przez Szefa ABW.

3. Biuro Prawne prowadzi Dziennik podawczy, o którym mowa w § 10 ust. 1, do rejestracji korespondencji wpływającej z sądów lub prokuratur, kierowanej w szczególności do Szefa ABW lub do tej jednostki.

4. Biuro Kadr prowadzi "Dziennik rejestracji rozkazów personalnych" do rejestracji rozkazów personalnych wydawanych przez Szefa ABW oraz rozkazów personalnych dyrektora Biura Kadr wydawanych w imieniu Szefa ABW. Wzór "Dziennika rejestracji rozkazów personalnych" określa załącznik nr 9 do zarządzenia.

5. Wydziały Logistyki lub Samodzielne Sekcje Organizacyjno-Kadrowe w delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW do rozkazów personalnych wydawanych odpowiednio przez dyrektora delegatury lub dyrektora Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW oraz rozkazów personalnych dyrektora delegatury i dyrektora Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW wydawanych w imieniu Szefa ABW prowadzą "Dziennik rejestracji rozkazów personalnych", o którym mowa w ust. 4.

6. Rozkazy personalne wpływające do jednostki organizacyjnej ABW, rejestruje się na zasadach określonych odpowiednio w § 7 załącznika nr 1, § 8-10 załącznika nr 2, § 8-11 załącznika nr 3.

7. Kancelaria, z wyłączeniem kancelarii INKiBW, prowadzi "Wykaz osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych", którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia. W wykazie kierownik kancelarii wpisuje imiona i nazwiska funkcjonariuszy upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych oraz osób, którym zlecono prace związane z dostępem do informacji niejawnych, zakres i okres ważności posiadanych przez te osoby poświadczeń bezpieczeństwa.

8. Kancelaria INKiBW może prowadzić inne dzienniki i ewidencje, których tryb wprowadzenia określony został w przepisach odrębnych i szczególnych. W rejestrach, o których mowa w ust. 1 pkt 4 i 5, kancelaria INKiBW ewidencjonuje materiały przeznaczone na potrzeby DSO ABW.

9. Biuro Przepustek dla dokumentowania odbioru przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierowników jednostek organizacyjnych ABW lub komórek organizacyjnych, prowadzi "Dziennik podawczy", o którym mowa w § 10 ust. 1.

§  8.

1. W rejestrze, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 1, kancelaria rejestruje wszystkie ewidencje posiadające formę papierową, prowadzone w jednostce organizacyjnej ABW, przeszywa je i pieczętuje. Na karcie tytułowej rejestrowanej ewidencji, w jej lewym górnym rogu umieszcza odcisk pieczęci z nazwą jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej oraz z właściwym oznaczeniem literowo-cyfrowym, klauzulą i numerem pozycji z "Rejestru dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych", łamanym przez rok, łamane przez "KT".

2. Funkcjonariusz kancelarii oznacza ewidencję odpowiednią, określoną przez wnioskodawcę klauzulą tajności i numeruje strony.

§  9.

1. Kancelaria jednej jednostki organizacyjnej ABW może obsługiwać inną jednostkę organizacyjną ABW lub komórki organizacyjne różnych jednostek organizacyjnych ABW usytuowane w tej samej strefie bezpieczeństwa.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej ABW mający zapewnić obsługę kancelaryjną innym jednostkom organizacyjnym ABW lub komórkom organizacyjnym obowiązany jest przedstawić Pełnomocnikowi Ochrony ABW do akceptacji szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

3. Przejęcie przez kancelarię jednostki organizacyjnej ABW zadań z zakresu rejestracji materiałów oraz prowadzenia ewidencji przewidzianych dla punktów kontroli komórek organizacyjnych, punktów kontroli kierowników jednostek organizacyjnych ABW i ich zastępców lub punktów kontroli Szefa ABW i jego zastępców w systemach innych niż ESOD, możliwe jest wyłącznie za zgodą Pełnomocnika Ochrony ABW, po uzyskaniu akceptacji przedstawionych przez właściwego kierownika jednostki organizacyjnej ABW szczegółowych rozwiązań w tym zakresie.

§  10.

1. Kancelaria tajna w jednostkach organizacyjnych ABW, w których nie funkcjonuje ESOD lub ERD dla dokumentowania obiegu przesyłek oprócz ewidencji wymienionych w § 7 ust. 1 prowadzi "Dziennik podawczy" do przesyłek oznaczonych wszystkimi klauzulami, którego wzór określa załącznik nr 11 do zarządzenia.

2. Punkt kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit. c, w którym nie funkcjonuje ESOD lub ERD dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi w szczególności:

1) "Dziennik korespondencji" dla dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności, którego wzór określa załącznik nr 12 do zarządzenia, oznaczony klauzulą "Poufne";

2) "Dziennik korespondencji" dla dokumentów jawnych;

3) "Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów" dla dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności, którego wzór określa załącznik nr 13 do zarządzenia, oznaczony klauzulą "Poufne";

4) "Książkę doręczeń przesyłek miejscowych".

3. 1 Stacja szyfrów w jednostkach organizacyjnych ABW prowadzi:

1) "Dziennik ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów", którego wzór określa załącznik nr 16 do zarządzenia;

2) "Książkę doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów", której wzór określa załącznik nr 17 do zarządzenia.

Rozdział  3

Środki ochrony fizycznej

§  11.

1. Kancelarię lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa.

2. Kancelari powinna być usytuowana w pomieszczeniach oddzielonych od innych pomieszczeń trwałymi, niepalnymi ścianami i stropami oraz o architekturze uniemożliwiającej do nich dostęp z zewnątrz osobom nieuprawnionym.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, stosownie do potrzeb, może zlecić wyposażenie kancelarii w dodatkowe środki ochrony fizycznej.

4. W kancelarii powinna znajdować się barierka oddzielająca funkcjonariuszy kancelarii od interesantów.

5. Kancelaria powinna, w miarę możliwości, składać się z co najmniej trzech pomieszczeń, z przeznaczeniem na:

1) pokój pracy dla funkcjonariuszy pełniących służbę w kancelarii z usytuowanymi w nim punktami przekazań;

2) pomieszczenie magazynowe służące do przechowywania materiałów jawnych i niejawnych;

3) pokój, w którym upoważnieni funkcjonariusze mogą zapoznać się z dokumentami niejawnymi (czytelnię). Pokój ten powinien być pod stałym nadzorem ze strony funkcjonariuszy kancelarii, jednakże zabrania się instalowania w nim systemu nadzoru wizyjnego.

6. Kancelaria powinna być, w miarę możliwości, wyposażona w dodatkowe stanowisko komputerowe przystosowane do odczytu informacji niejawnych zapisanych na elektronicznych nośnikach danych.

§  12.

1. W kancelarii materiały przechowuje się w szafach metalowych.

2. Na drzwiach każdej szafy metalowej nakleja się kartę informacyjną, której wzór określa załącznik nr 14 do zarządzenia.

3. O ile jest to uzasadnione potrzebami służby, dopuszcza się przechowywanie materiałów zaewidencjonowanych na jednego lub więcej funkcjonariuszy w szafach metalowych, zestawach kartotecznych i na regałach.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, kierownik jednostki organizacyjnej ABW przedstawi Pełnomocnikowi Ochrony ABW do akceptacji, szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

5. Pomieszczenia kancelarii, w których materiały przechowywane są poza szafami metalowymi, powinny dodatkowo:

1) być wyposażone w drzwi antywłamaniowe klasy C, zgodnie z normą PN-90/B-92270, wyposażone w 2 atestowane zamki;

2) posiadać okna zabezpieczone stalowymi kratami lub innymi zabezpieczeniami posiadającymi odporność na włamanie nie mniejszą niż krata, gdy dolna krawędź okna w pomieszczeniu znajduje się na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu dachu;

3) mieć wnętrze zabezpieczone przed podglądem z zewnątrz.

§  13.

1. W uzasadnionych przypadkach, przechowywanie materiałów zaewidencjonowanych na jednego lub więcej funkcjonariuszy w zestawach kartotecznych i na regałach, może mieć miejsce w pomieszczeniach, które nie spełniają wymogów określonych w § 11 i 12.

2. Decyzję o ograniczeniu zastosowania odpowiednich zabezpieczeń podejmuje Pełnomocnik Ochrony ABW na podstawie pisemnego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej ABW, zawierającego m.in. analizę ryzyka.

3. Analiza ryzyka, o której mowa w ust. 2, obejmuje w szczególności ocenę:

1) zagrożenia wtargnięcia osób na teren obiektów jednostki organizacyjnej ABW z zamiarem uzyskania dostępu do dokumentów przechowywanych w pomieszczeniach kancelarii lub w innych pomieszczeniach;

2) zagrożenia dostępu osób nieuprawnionych do pomieszczeń, nie zarejestrowane przez system ochrony, w których znajdują się dokumenty;

3) zagrożenia sforsowania przez osoby nieuprawnione zabezpieczeń fizycznych pomieszczeń, nie zarejestrowane przez system ochrony, w których znajdują się dokumenty;

4) zagrożenia sforsowania przez osoby nieuprawnione zabezpieczeń chroniących materiały wewnątrz pomieszczeń, nie zarejestrowane przez system ochrony;

5) czasu, w jakim służby ochrony podejmą interwencję, w przypadku uruchomienia alarmu związanego z próbą lub nieuprawnionym dostępem do pomieszczeń, w których znajdują się dokumenty;

6) stanu kadrowego i poziomu wyszkolenia funkcjonariuszy kancelarii oraz warunków jej funkcjonowania (logistyka, sprzęt, zabezpieczenia, pomieszczenia).

§ 14. Kancelaria - w przypadku braku całodobowej ochrony obiektu - musi spełniać kryteria określone w przepisach o organizacji i funkcjonowaniu kancelarii tajnych, w zależności od nadanej przechowywanym materiałom klauzuli tajności, z zastrzeżeniem, iż instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny odpowiadać co najmniej klasie SA 4 według Polskiej Normy PN-93 E-08390/14.

§  15.

1. Szafy metalowe, jeśli kancelaria jest w nie wyposażona oraz pomieszczenia kancelarii po zakończeniu służby, kierownik lub funkcjonariusz kancelarii zamyka i plombuje, a klucze deponuje zgodnie z planem ochrony informacji niejawnych.

2. Czynności plombowania, o których mowa w ust. 1, dokonuje się przez czytelne odciśnięcie na wypełnieniu uchwytu plombującego, treści indywidualnie przydzielonej funkcjonariuszowi pieczęci metalowej.

§  16.

1. W jednostkach organizacyjnych ABW dopuszcza się przechowywanie materiałów przez funkcjonariusza poza kancelarią w pozostającej w jego dyspozycji szafie metalowej. Po zakończeniu służby szafę zamyka się i plombuje, a klucze deponuje zgodnie z planem ochrony informacji niejawnych. Przepis § 12 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

2. O ile jest to uzasadnione potrzebami służby, dopuszcza się przechowywanie materiałów zaewidencjonowanych na jednego lub więcej funkcjonariuszy w szafach metalowych, zestawach kartotecznych i na regałach. Po zakończeniu służby pomieszczenie zamyka się i plombuje, a klucze deponuje zgodnie z planem ochrony informacji niejawnych.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki organizacyjnej ABW przedstawi Pełnomocnikowi Ochrony ABW do akceptacji, szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

4. Czynności plombowania, o której mowa w ust. 1 i 2, dokonuje się przez czytelne odciśnięcie na wypełnieniu uchwytu plombującego, treści indywidualnie przydzielonej funkcjonariuszowi pieczęci metalowej.

§  17.

1. Funkcjonariusz, który stwierdzi uszkodzenie zabezpieczeń lub niezgodność plomby, o których mowa w § 15 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 i 2, zawiadamia pisemnie, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, upoważnionego funkcjonariusza pionu ochrony, który podejmuje czynności ustaleniowo-wyjaśniające.

2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności ustaleniowo-wyjaśniających przedstawia się do wiadomości kierownikowi jednostki organizacyjnej ABW.

3. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2, podlega rejestracji i przechowywana jest w kancelarii jednostki organizacyjnej ABW.

§  18.

1. W przypadku utraty kluczy, o których mowa w § 15 ust. 1 oraz § 16 ust. 1 i 2, funkcjonariusz pisemnie zawiadamia bezpośredniego przełożonego, na wniosek którego upoważniony funkcjonariusz pionu ochrony, przeprowadza czynności ustaleniowo-wyjaśniające i określa sposób zabezpieczenia zgromadzonych w tych szafach lub pomieszczeniach materiałów.

2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności ustaleniowo-wyjaśniających przedstawia się do wiadomości kierownikowi jednostki organizacyjnej ABW.

3. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2, podlega rejestracji i przechowywana jest w kancelarii jednostki organizacyjnej ABW.

§  19.

1. Jeżeli drzwi pomieszczeń lub szafy metalowe są wyposażone w zamki szyfrowe, hasła zamków zmieniane są:

1) w instalowanych urządzeniach;

2) po każdej naprawie lub konserwacji zamka;

3) każdorazowo, w przypadku zmiany użytkownika;

4) w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia ujawnienia hasła;

5) na polecenie kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

2. Dokumenty zawierające treść haseł, o których mowa w ust. 1, wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 15 przechowuje się zgodnie z planem ochrony informacji niejawnych.

§  20.

1. 2 Nośnik danych lub urządzenie z trwale zainstalowaną pamięcią na którym są wytwarzane, przetwarzane, przechowywanie lub przekazywane informacje niejawne, umieszcza się w pomieszczeniu zlokalizowanym w strefie bezpieczeństwa. Nośniki danych lub urządzenia z trwale zainstalowaną pamięcią powinny być zabezpieczone nalepką bądź hologramem w taki sposób, aby dostęp do trwale zainstalowanego nośnika nie był możliwy bez uszkodzenia zabezpieczenia, z zastrzeżeniem ust. 6.

2. 3 W "Rejestrze wydanych przedmiotów", który prowadzi kancelaria jednostki organizacyjnej ABW rejestruje się:

1) urządzenia, o których mowa w ust. 1, w oparciu o dane uzyskane z systemu operacyjnego urządzenia lub specyfikacji przekazywanej przez Departament Bezpieczeństwa Teleinformatycznego, zwany dalej "DBTI", z zastrzeżeniem ust. 6;

2) nośniki danych, o których mowa w ust. 1, w oparciu o dane identyfikujące umieszczone na nośniku lub zapisane w jego pamięci;

3) całe urządzenia - w przypadku braku możliwości wyodrębnienia danych identyfikujących pamięć urządzenia (np. wbudowana pamięć typu flash).

3. Czynności opisane w ust. 1 i 2, funkcjonariusze pełniący służbę w kancelarii przeprowadzają, z zastrzeżeniem ust. 4, w uzgodnieniu i z udziałem odpowiednio, funkcjonariusza DBTI, w stosunku do jednostek organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, funkcjonariusza Samodzielnej Sekcji Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w delegaturach oraz Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW.

4. Funkcjonariusze pełniący służbę w kancelarii INKiBW przeprowadzają czynności opisane w ust. 1 i 2, bez udziału funkcjonariusza DBTI.

5. 4 Sygnaturę literowo-cyfrową zawierającą numer nośnika/urządzenia z "Rejestru wydanych przedmiotów" umieszcza się odpowiednio na nośniku lub jego obudowie, a w przypadku zaistnienia specjalnych okoliczności uniemożliwiających dostęp do nośnika danych wyłącznie na obudowie urządzenia. W przypadku demontażu nośnika dokonywanego w obecności jego dysponenta, w związku z przekazaniem urządzenia do serwisu zewnętrznego lub DBTI, numer z obudowy nanosi się w widoczny sposób na nośnik. W przypadku przekazywania urządzenia do serwisu zewnętrznego należy usunąć z obudowy oznaczenia wskazujące na jego wykorzystywanie do wytwarzania, przetwarzania, przechowywania lub przekazywania informacji niejawnych.

6. 5 Zapisów ust. 1, 2 i 5 nie stosuje się do nośnika danych lub urządzenia z trwale zainstalowaną pamięcią, wykorzystywanego przy realizacji czynności operacyjno-rozpoznawczych, jeśli uniemożliwiłoby to w znacznym stopniu lub utrudniło ich realizację lub stwarzało zagrożenie dla informacji niejawnych.

§ 20a. 6

1. Pełnomocnik Ochrony ABW, w porozumieniu z Dyrektorem DBTI, określa rodzaje nośników i urządzeń z trwale zainstalowaną pamięcią podlegających rejestracji w odrębnym "Rejestrze wydanych przedmiotów", który prowadzi kancelaria jednostki organizacyjnej ABW, na których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje jawne.

2. Na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej ABW, w porozumieniu z Pełnomocnikiem Ochrony ABW, rejestracja nośników i urządzeń, o których mowa w ust. 1, może być prowadzona w "Rejestrze wydanych przedmiotów", o którym mowa w § 20 ust. 2.

§  21.

1. Sprzątanie pomieszczeń kancelarii i innych pomieszczeń, w których mogą być wytwarzane, przetwarzane i przechowywane informacje niejawne, może odbywać się wyłącznie w obecności funkcjonariusza odpowiadającego za to pomieszczenie.

2. Na czas sprzątania funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 1, zabezpiecza materiały niejawne w sposób uniemożliwiający przypadkowe ujawnienie ich treści osobom nieuprawnionym.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW może określić w planie ochrony informacji niejawnych inne zasady udostępniania podległych mu pomieszczeń do sprzątania.

Rozdział  4

Obieg informacji niejawnych i jawnych

Postanowienia Ogólne

§  22.

1. Dokument zawierający informacje niejawne, bez względu na technikę, jaką został wytworzony, podlega rejestracji, otrzymuje numer z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", a w przypadku przekazania do innej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW, również numer korespondencyjny. Wpisów, w zależności od funkcjonującego w jednostce organizacyjnej ABW sposobu rejestracji dokumentów, dokonuje wytwórca dokumentu lub funkcjonariusz punktu kontroli.

2. Numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów" nie nadaje się na pisma jawne oraz posiadające dyspozycję wytwórcy "jawne po odłączeniu załączników".

3. Rejestracji dokumentu dokonuje się po podpisaniu ich przez osobę upoważnioną.

4. Zwroty rejestrowanych dokumentów przekazywanych za "Książką doręczeń przesyłek miejscowych" do wiadomości lub zatwierdzenia Szefowi ABW, jego zastępcom lub kierownikom jednostek organizacyjnych ABW i ich zastępcom, odnotowywać należy w pozycjach, w których nastąpiła rejestracja ich wysłania, pod warunkiem, że na kopercie umieszczony jest numer ewidencyjny nadawcy umożliwiający odnotowanie faktu zwrotu bez otwierania koperty.

5. Zwroty rejestrowanych dokumentów, na których adresat udziela pisemnej odpowiedzi, tzw. "karty sprawdzeń", przekazywanych za "Książką doręczeń przesyłek miejscowych" odnotowywać należy w pozycjach, w których nastąpiła rejestracja ich wysłania, pod warunkiem, że na kopercie umieszczony jest numer ewidencyjny nadawcy umożliwiający odnotowanie faktu zwrotu bez otwierania koperty.

6. Dokumenty zbędne, a zarejestrowane w ewidencjach, archiwizuje lub brakuje się na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

7. Przesyłanie dokumentu roboczego odbywa się z uwzględnieniem ograniczeń poziomu akredytacji sieci ABWAN określonym w decyzji nr 274 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 30 września 2005 r. w sprawie uruchomienia w jednostkach organizacyjnych ABW wewnętrznej sieci teleinformatycznej ABWAN (Dz. Urz. ABW Nr 3, poz. 60).

8. Dokument roboczy zawierający informacje niejawne zawiera oznaczenie proponowanej klauzuli tajności (na początku i końcu dokumentu). Zabronione jest drukowanie dokumentu roboczego zawierającego informacje niejawne.

§  23.

1. Dopuszcza się przesyłanie informacji niejawnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych lub materiałach fotograficznych, jako załączników do pisma przewodniego. Na piśmie nadawca określa dyspozycję dotyczącą dalszego postępowania z nośnikiem, w tym jego ewentualnego zwrotu.

2. Nośniki, o których mowa w ust. 1, ewidencjonuje się w "Rejestrze wydanych przedmiotów", trwale nanosząc na nie sygnaturę literowo-cyfrową lub też poprzez trwałe dołączenie metek, nalepek itp.

3. Sposoby i procedury niszczenia informatycznych nośników danych, o których mowa w ust. 1, regulują odrębne przepisy.

§  24.

1. Odciski pieczęci tuszowych ABW nanosi się kolorem innym niż czarny.

2. Zapisów w ewidencjach, podlegających rejestracji w "Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych", dokonuje się w sposób czytelny atramentem (tuszem) czarnym lub niebieskim, a zmiany tych zapisów atramentem (tuszem) czerwonym z podaniem daty i czytelnym podpisem dokonującego zmiany. Dopuszcza się dokonywanie zapisów przy pomocy czytelnych odcisków pieczęci oraz nanoszenie adnotacji o przekazaniu dokumentu do archiwum lub jego wybrakowaniu, wyróżniającym się kolorem, z wyjątkiem koloru czerwonego. Zmianę wpisu lub jego zniesienie bez wpisania daty oraz czytelnego podpisu dokonującego zmiany lub zniesienia uważa się za niedokonaną.

3. Wycieranie i zamazywanie zapisów, w tym używanie korektora, w ewidencjach, o których mowa w ust. 2 oraz na materiałach jest zabronione.

4. W przypadku anulowania lub wykreślenia pozycji w ewidencjach wymienionych w ust. 2 należy odnotować powód anulowania, przy jednoczesnym zachowaniu wymogów określonych w § 22 ust. 6.

5. Zapisów w ewidencjach dokonuje się zgodnie z treścią poszczególnych rubryk lub pól. W ewidencjach posiadających formę papierową, o ile zachodzi taka potrzeba, można dokonywać zapisów co dwie, trzy lub kilka rubryk, jednocześnie dokonując ich odkreślenia w sposób uniemożliwiający tzw. "dorejestrowanie" innych dokumentów. Dorysowywanie w ewidencjach rubryk, stosowanie klamer, "znaków powtórzeń", a także rezerwacja numerów dla dokumentów przed ich wytworzeniem jest zabronione.

6. Informacje dot. zniesienia, zmiany klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentu niejawnego odnotowuje się zarówno w ewidencjach i na dokumentach. Zmiany na dokumentach dokonuje się na zasadach określonych w przepisach w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności.

7. Po dokonaniu wpisu w ostatniej pozycji w ewidencji należy:

1) na stronie tytułowej tej ewidencji wpisać datę i numer pozycji, na której daną ewidencję zakończono;

2) ostatni wpis podkreślić i dokonać adnotacji o treści "Dziennik (Książkę) zakończono pozycją nr ........... w dniu ....................................", podać datę wykonywanej czynności i potwierdzić czytelnym podpisem funkcjonariusza jej dokonującego, co akceptuje właściwy przełożony składając swój podpis i odciskając pieczęć stanowiskową;

3) w sytuacji, gdy ewidencja prowadzona jest poza kancelarią, potwierdzić zakończenie prowadzenia ewidencji przez umieszczenie, przez funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii, pod akceptacją, o której mowa w pkt 2, czytelnego podpisu i daty. Fakt zakończenia prowadzenia ewidencji należy odnotować w "Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnej i książek ewidencyjnych". W delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW potwierdzenie zakończenia ewidencji prowadzonych przez Samodzielną Sekcję INKiBW dokonywane jest bez przeglądu i kontroli przedmiotowej ewidencji.

8. Z końcem każdego roku kalendarzowego, ewidencje prowadzone w jednostce organizacyjnej ABW (w tradycyjnej formie papierowej), należy zakończyć na zasadach określonych w ust. 7, z wyłączeniem ewidencji, których sposób zakończenia został uregulowany odrębnymi przepisami. Ewidencje, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt. 1-3 i 5, ust. 2-6 można kontynuować w kolejnych latach, jednakże z końcem każdego roku należy podsumować dany rok na zasadach określonych w ust. 7 pkt 1-2. Z początkiem roku wpisów w kolejnych pozycjach dokonuje się rozpoczynając od pozycji nr 1.

9. W kolejnym dzienniku (książce) z danego roku kalendarzowego, wpisów w kolejnych pozycjach dokonuje się uwzględniając kontynuację numeracji z poprzedniego dziennika (książki), z wyłączeniem "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", w którym numeracja rozpoczyna się od pozycji 1.

10. Dopuszcza się dokonywanie zmian na dokumentach atramentem (tuszem) czerwonym z podaniem daty i czytelnym podpisem dokonującego zmiany.

§  25.

1. Wadliwe wydruki, odbitki, klisze, matryce, kalki oraz brudnopisy powstałe w toku prac nad dokumentem, jeśli nie zostały wcześniej zarejestrowane, funkcjonariusz, który je sporządził niszczy bezzwłocznie, w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub odtworzenie.

2. Dokument uważa się za ostatecznie zniszczony, jeśli został pocięty na paski o wymiarach maksymalnych 1,5x25 mm lub odpowiadającej im powierzchni o innych wymiarach, albo zmielony na miał papierowy.

3. Zbędne zapisy zawierające informacje niejawne na dyskach lub taśmach elektromagnetycznych, funkcjonariusz dokonujący tych zapisów kasuje bezzwłocznie, w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.

4. Zabrania się wywożenia częściowo zniszczonych dokumentów niejawnych oraz kopert i innych opakowań, w których otrzymano dokumenty niejawne na wysypiska śmieci.

§  26.

1. Materiały zawierające informacje niejawne należy wytwarzać, przetwarzać lub przechowywać oraz udostępniać w pomieszczeniach usytuowanych w strefie bezpieczeństwa.

2. Bez pisemnej zgody funkcjonariuszy, o których mowa odpowiednio w § 18 ust. 2 załącznika nr 1, § 17 ust. 2 załącznika nr 2, § 16 ust. 2 załącznika nr 3, w zależności od klauzuli dokumentów, funkcjonariuszowi zabrania się wynoszenia materiałów poza strefę bezpieczeństwa.

§  27.

1. W obiegu wewnętrznym, w ramach strefy bezpieczeństwa, przesyłkę można zapakować wyłącznie w kopertę wewnętrzną w sposób uniemożliwiający odczytanie treści materiału bez jej otwierania, a numery rejestracyjne należy wpisać pod kolejną pozycją książki doręczeń przesyłek miejscowych. W strefie bezpieczeństwa dopuszcza się, przekazywanie dokumentów jawnych bez opakowań.

2. Przy przesyłaniu wielu pism do jednego adresata można dokonać w jednej pozycji książki doręczeń wpisu wielu numerów dokumentów, określając dodatkowo w formie liczby ich ilość.

3. Numer i pozycję z wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy odnotować we właściwym polu ewidencji, w której dokument został zarejestrowany.

4. W jednej kopercie wewnętrznej może znajdować się materiał zarejestrowany wyłącznie pod jedną pozycją odpowiednio ESOD, ERD lub "Dziennika korespondencji", z zastrzeżeniem ust. 6.

5. W kopercie zewnętrznej może znajdować się tylko jedna przesyłka zapakowana w kopertę wewnętrzną.

6. W uzasadnionych przypadkach, dopuszcza się przesyłanie w jednej kopercie wewnętrznej większej ilości materiałów o podobnej tematyce oznaczonych taką samą klauzulą tajności, zarejestrowanych pod więcej niż jedną pozycją odpowiednio ESOD, ERD lub "Dziennika korespondencji".

7. W przypadkach, o których mowa w ust. 6, na kopercie wewnętrznej umieszcza się wszystkie numery korespondencyjne materiałów, pod którymi zostały one zarejestrowane w ewidencji.

§  28.

1. DSO ABW otrzymane:

1) przesyłki oznaczone jako "Pilne", "Doręczyć natychmiast" lub w inny podobny sposób adresowane do Szefa ABW, jego Zastępców lub ABW - otwiera i po zapoznaniu się z ich treścią podejmuje decyzję o sposobie dalszego postępowania, w tym o konieczności niezwłocznego powiadomienia adresata;

2) przesyłki dodatkowo oznaczone adnotacją "Do rąk własnych" adresowane do Szefa ABW, jego Zastępców, albo kierowników jednostek organizacyjnych ABW - pozostawia bez otwierania i podejmuje decyzję o ewentualnym poinformowaniu adresata o ich wpływie;

3) przesyłki oznaczone jako "Pilne", "Doręczyć natychmiast" lub w inny podobny sposób adresowane do kierowników jednostek organizacyjnych - pozostawia bez otwierania i informuje o ich wpływie adresatów, uzgadniając z nimi dalszy sposób postępowania;

4) przesyłki adresowane do Szefa ABW, jego Zastępców, Gabinetu Szefa ABW lub ABW bez względu na treść oznaczenia, dostarcza się, odpowiednio do punktu kontroli Szefa ABW, punktów kontroli Zastępców Szefa ABW a także punktu kontroli Dyrektora Gabinetu Szefa ABW, w godzinach ich pracy.

2. DSO ABW umożliwia rejestrowanie materiałów wytworzonych przez funkcjonariuszy innych jednostek organizacyjnych ABW w godzinach 16.00-8.00 oraz w dni wolne od służby oraz ich zabezpieczenie i zakopertowanie.

3. Pozostające egzemplarze dokumentów, po naniesieniu dekretacji przez funkcjonariusza DSO ABW lub upoważnioną do tego osobę, przekazuje się zgodnie z dyspozycją za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych", umieszczając w rubryce "Uwagi" prowadzonej ewidencji numer przekazywanego egzemplarza dokumentu.

4. W przypadku konieczności przesłania korespondencji, o której mowa w ust. 1 i 2, zainteresowana jednostka organizacyjna ABW zapewnia środki transportu, w tym konwojentów. Możliwość doręczenia przesyłki za pośrednictwem Oficera Dyżurnego Wydziału III - Ochrony INKiBW ABW ogranicza się do niezbędnych i nieprzewidzianych przypadków i wymaga zgody Dyżurnego Oficera Operacyjnego ABW lub Dyrektora INKiBW. Doręczenie przesyłki za pośrednictwem Dyżurnego Wydziału III - Ochrony INKiBW ABW odbywa się na podstawie pokwitowania adresata na druku "wykaz przesyłek nadanych", przechowywanym w kancelarii INKiBW.

§  29.

1. Udostępnianie dokumentów innemu funkcjonariuszowi niż ten, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument, może nastąpić tylko na pisemne polecenie kierownika jednostki organizacyjnej ABW, jego zastępcy lub bezpośredniego przełożonego, umieszczone na dokumencie, z zastrzeżeniem § 20 załącznika nr 1, § 19 załącznika nr 2 i § 18 załącznika nr 3. Fakt zapoznania się z dokumentem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą na dokumencie bądź na karcie zapoznania z dokumentem. W przypadku udostępniania znacznej liczby dokumentów innemu funkcjonariuszowi, niż ten, na którego stanie ewidencyjnym pozostają udostępniane dokumenty, polecenie może być wydane w formie odrębnego dokumentu, a w przypadku zbiorów dokumentów niejawnych pod ostatnią pozycją na spisie zawartości.

2. W przypadku:

1) materiałów archiwalnych;

2) procedur operacyjnych;

3) materiałów opracowania kadrowego kandydatów do służby lub pracy;

4) akt osobowych;

5) akt kontroli;

6) akt postępowań prowadzonych na podstawie ustawy;

7) akt postępowań przygotowawczych;

8) akt postępowań dyscyplinarnych;

9) akt postępowań administracyjnych;

10) trwale oprawionych książek, broszur lub innych zbiorów dokumentów

zapoznanie się z tymi materiałami odnotowuje się na "Kartach zapoznania z dokumentem" lub kartach kontrolnych w aktach.

3. W ESOD, polecenie o którym mowa w ust. 1, wydawane jest w formie zapisu w systemie.

§  30.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, po uzyskaniu pisemnej opinii Dyrektora DBTI, może tworzyć i przetwarzać w systemie TI zbiory informacji niejawnych, niezbędne ze względu na zadania jednostki organizacyjnej ABW.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, tworząc zbiór, o którym mowa w ust. 1, obowiązany jest:

1) korzystać wyłącznie z systemu, który został zatwierdzony przez Dyrektora DBTI;

2) wyznaczyć zarządzającego zbiorem informacji w systemie TI;

3) umożliwić przeszkolenie funkcjonariuszy z zasad wykorzystania zbioru oraz, gdy jest to niezbędne, współdziałać w tym zakresie z kierownikami innych jednostek organizacyjnych ABW.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW umożliwia dostęp lub w drodze decyzji określa zasady dostępu funkcjonariuszy podległej jednostki organizacyjnej ABW do zbiorów, o których mowa w ust. 1.

4. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, na wniosek kierownika innej jednostki organizacyjnej ABW, uzasadniony potrzebą dostępu do danych wynikającą z odrębnych przepisów umożliwia dostęp funkcjonariuszy spoza podległej jednostki organizacyjnej ABW do zbiorów, o których mowa w ust. 1.

5. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW może umożliwić dostęp funkcjonariuszy innej jednostki organizacyjnej ABW do zbiorów, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  5

Szczególne zasady obiegu dokumentów włączanych do teczek akt osobowych, przygotowawczych, postępowań sprawdzających, kontroli, kontrolnych, dyscyplinarnych, administracyjnych i procedur operacyjnych

§  31.

1. Włączenie dokumentu do teczki akt osobowych, postępowań sprawdzających, przygotowawczych, kontroli, kontrolnych, dyscyplinarnych, administracyjnych lub teczki procedury operacyjnej, podlega niezwłocznemu odnotowaniu w ewidencji, w której zarejestrowano ten dokument.

2. Włączenie dokumentu do teczki, o której mowa w ust. 1, polega na umieszczeniu dokumentu w teczce i wyszczególnieniu go w spisie zawartości.

3. O włączeniu dokumentu do właściwej teczki lub akt, jeśli pozostaje ona poza kancelarią lub punktem kontroli, funkcjonariusz odpowiedzialny za jej prowadzenie informuje funkcjonariusza upoważnionego do prowadzenia i dokonywania zmian w ewidencji podając numer ewidencyjny prowadzonej teczki lub inne oznaczenia identyfikujące teczkę (kryptonim, pseudonim itp.).

4. Fakt, o którym mowa w ust. 3, funkcjonariusz kancelarii lub punktu kontroli, w zależności od rodzaju funkcjonującego w jednostce organizacyjnej ABW sposobu rejestracji i obiegu materiałów, odnotowuje we właściwym polu ewidencji, w pozycji, pod którą zarejestrowano włączony dokument, określając:

1) rodzaj teczki za pomocą skrótów:

a) t.p.o. - teczka procedury operacyjnej,

b) t.a.o. - teczka akt osobowych,

c) t.a.k. - teczka akt kontrolnych,

d) t.a.p.s. - teczka akt postępowania sprawdzającego,

e) t.m.o.k. - teczka materiałów opracowania kadrowego kandydatów do służby lub pracy,

f) t.a.k.o. - teczka akt kontroli,

g) t.a.p.p. - teczka akt postępowań przygotowawczych,

h) t.a.p.d. - teczka akt postępowań dyscyplinarnych,

i) t.a.p.a. - teczka akt postępowań administracyjnych,

2) numer ewidencyjny teczki, do której włączono dokument lub inne oznaczenia identyfikujące teczkę (kryptonim, pseudonim itp.).

§  32.

1. Dla dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, które niezwłocznie po wykonaniu i zaewidencjonowaniu podlegają włączeniu do teczki akt osobowych, postępowań sprawdzających, przygotowawczych, kontroli, kontrolnych, dyscyplinarnych, administracyjnych lub teczki procedury operacyjnej, nie zakłada się karty zapoznania, a jej rolę spełnia karta kontrolna teczki.

2. Jeśli do dokumentów, o których mowa w ust. 1, wcześniej założono karty zapoznania to podlegają one włączeniu do teczki razem z tymi kartami.

3. Każdy funkcjonariusz, który zapoznaje się z zawartością teczki, o której mowa w ust. 1, zobowiązany jest do odnotowania tego faktu w karcie kontrolnej.

4. Za przestrzeganie obowiązku określonego w ust. 3 odpowiada funkcjonariusz prowadzący teczkę oraz funkcjonariusz, któremu zostały one udostępnione.

§  33.

1. Przekazanie w ramach komórki teczki lub akt przez prowadzącą osobę, do dalszego prowadzenia innemu funkcjonariuszowi, odbywa się na podstawie dekretacji naniesionej na dokumentach lub protokolarnie.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać:

1) stanowisko, stopień imię i nazwisko funkcjonariusza przekazującego teczkę lub akta;

2) stanowisko, stopień, imię i nazwisko funkcjonariusza przyjmującego teczkę lub akta;

3) datę przekazania;

4) nazwisko i imię osoby, dla której prowadzi się teczkę lub akta oraz numer ewidencyjny przekazywanej teczki lub akt, a w przypadku teczek procedur operacyjnych, kryptonim i numer ewidencyjny tej teczki, w przypadku akt postępowań przygotowawczych numer prowadzonego postępowania;

5) liczbę stron teczki lub akt, łącznie z kartą kontrolną i stronami spisu zawartości teczki;

6) dokładny spis przekazywanych dokumentów oraz stwierdzenie zgodności ze stanem faktycznym, dokonane przez osobę przekazującą oraz osobę przyjmującą teczkę lub akta;

7) podpisy funkcjonariusza przekazującego oraz funkcjonariusza przyjmującego teczkę lub akta.

3. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu, zatwierdza go bezpośredni przełożony funkcjonariusza przekazującego i przechowywany jest w miejscu jego rejestracji.

4. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 1, lub dekretacji, funkcjonariusz upoważniony do prowadzenia i dokonywania zmian w ewidencjach, w których były ewidencjonowane dokumenty dokonuje, jeżeli przekazanie protokołem tych dokumentów nie miało charakteru czasowego zastępstwa, zmian w tych ewidencjach.

§  34.

1. Przesłanie teczki akt osobowych, postępowań sprawdzających, przygotowawczych, kontroli, kontrolnych, dyscyplinarnych, administracyjnych lub teczki procedury operacyjnej, do innej jednostki organizacyjnej ABW lub poza ABW, następuje za pismem przewodnim, w którym każdą z przekazywanych teczek wymienia się jako odrębny załącznik do pisma.

2. Przekazanie teczek akt, o których mowa w ust. 1, innej komórce lub jednostce organizacyjnej ABW, bez dyspozycji "do zwrotu" należy odnotować we właściwych ewidencjach, w których materiały wchodzące w ich skład były zarejestrowane.

3. Funkcjonariusz komórki lub jednostki organizacyjnej ABW, która otrzymała teczkę akt, o których mowa w ust. 1, rejestruje ją, w prowadzonej w jednostce organizacyjnej ABW ewidencji, na zasadach określonych odpowiednio w § 7 załącznika nr 1, § 8-10 załącznika nr 2, § 8-11 załącznika nr 3.

4. Udostępnianie teczek akt, o których mowa w ust. 1, może odbywać się w oparciu o pokwitowanie na "karcie zapoznania z dokumentem" stanowiącej rewers teczki.

Rozdział  6

Ochrona informacji niejawnych w trakcie obrad i konferencji

§  35.

1. Za ochronę informacji niejawnych w trakcie obrad i konferencji w ABW, zwanych dalej "konferencjami", odpowiedzialny jest wyznaczony funkcjonariusz pionu ochrony jednostki organizacyjnej ABW odpowiedzialnej za obsługę konferencji, ewentualnie inni wyznaczeni przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW funkcjonariusze.

2. Uczestnicy konferencji sporządzają notatki, jeżeli organizator na to zezwolił, w brulionach wydawanych przez kancelarię jednostki organizacyjnej ABW organizującej konferencję. Z brulionami postępuje się jak z dokumentami zawierającymi informacje niejawne. Bruliony podlegają rejestracji w "Rejestrze wydanych przedmiotów".

3. Uczestnikom konferencji kancelaria jednostki organizacyjnej ABW odpowiedzialna za obsługę konferencji zapewnia możliwość przechowywania brulionów, o których mowa w ust. 2, w przerwach obrad i po ich zakończeniu.

4. Po zakończeniu konferencji uczestnicy zobowiązani są przekazać materiały, o których mowa w ust. 2, do kancelarii jednostki organizacyjnej ABW organizującej konferencję. Funkcjonariusz kancelarii przesyła bruliony do jednostki organizacyjnej ABW uczestnika konferencji lub za jego zgodą wyrażoną w rubryce "Uwagi" "Rejestru wydanych przedmiotów" oraz podpisem, niszczy się w jego obecności, jak brudnopisy, dokonując wpisu w rubryce "Zatarto lub zniszczono dnia .....................".

§  36.

1. Pomieszczenie, w którym odbywa się konferencja, powinno być sprawdzone w celu wyeliminowania możliwości podglądu i podsłuchu.

2. Wyznaczony funkcjonariusz pionu ochrony jednostki organizacyjnej ABW odpowiedzialnej za organizację konferencji, dokonuje sprawdzenia tożsamości uczestników konferencji każdorazowo przed rozpoczęciem obrad.

3. Uczestnikom konferencji zabrania się bez zgody wyznaczonego funkcjonariusza pionu ochrony wnoszenia do pomieszczeń, w których odbywa się konferencja, urządzeń nagrywających oraz łączności bezprzewodowej. W przypadku posiadania takich urządzeń należy je zdeponować przed rozpoczęciem konferencji, u wyznaczonego funkcjonariusza pionu ochrony lub innego upoważnionego funkcjonariusza.

4. O zakazie wnoszenia i obowiązku zdeponowania urządzeń nagrywających oraz łączności bezprzewodowej, funkcjonariusz pionu ochrony lub inny upoważniony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW funkcjonariusz informuje uczestników poprzez odpowiednie oznaczenie wejścia do pomieszczenia.

Rozdział  7

Ochrona informacji niejawnych w trakcie ćwiczeń i szkoleń

§  37.

1. Do ćwiczeń lub szkoleń organizowanych przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, z wykorzystaniem dokumentów i materiałów wytworzonych w ich trakcie, za zgodą Pełnomocnika Ochrony ABW, jednostka organizacyjna ABW może prowadzić odrębne ewidencje, niezbędne do prowadzenia zajęć na zasadach określonych przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

2. Po zakończeniu ćwiczeń lub szkolenia ewidencje, dokumenty i materiały mogą zostać komisyjnie zniszczone przez organizatora szkolenia we własnym zakresie. Protokoły podlegają rejestracji i przechowywane są w kancelarii jednostki organizacyjnej ABW organizującej szkolenie.

3. W przypadku ćwiczeń lub szkoleń z wykorzystaniem dokumentów i materiałów o charakterze ćwiczebnym lub szkoleniowym, organizowanych przez Centralny Ośrodek Szkolenia ABW, zgoda Pełnomocnika Ochrony ABW, o której mowa w ust. 1, nie jest wymagana.

4. Za rozliczenie dokumentacji wytworzonej podczas szkolenia odpowiada jego organizator.

Rozdział  8

Sprawozdawczość

§  38.

1. W terminach określonych przez Pełnomocnika Ochrony ABW, kierownik jednostki organizacyjnej ABW powołuje komisję inwentaryzacyjną, w celu przeprowadzenia inwentaryzacji materiałów będących w dyspozycji podległych mu funkcjonariuszy, połączonej z kontrolą przestrzegania przepisów ustawy i jej aktów wykonawczych.

2. Z czynności, o których mowa w ust. 1, sporządza się w dwóch egzemplarzach protokół, którego egzemplarz nr 1 do dnia 31 marca każdego roku, przesyła się Pełnomocnikowi Ochrony ABW, a egzemplarz nr 2 pozostaje w jednostce organizacyjnej ABW.

3. Kierownik kancelarii nie bierze udziału w czynnościach, o których mowa w ust. 1, ma jednak prawo odniesienia się na piśmie do protokołu, o którym mowa w ust. 2.

4. Zakres i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji i kontroli, o których mowa w ust. 1, określa Pełnomocnik Ochrony ABW.

§  39.

1. W przypadku utraty kontroli nad dokumentem, funkcjonariusz który stwierdził jego brak jest zobowiązany złożyć kierownikowi jednostki organizacyjnej ABW pisemny raport za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW jest zobowiązany powiadomić Pełnomocnika Ochrony ABW o utracie kontroli nad dokumentem, podając wszelkie możliwe do ustalenia dane dotyczące dokumentu, okoliczności, w jakich ujawniono utratę oraz plan czynności wyjaśniających mających na celu ustalenie miejsca przechowywania dokumentu.

3. O wyniku czynności wyjaśniających, o których mowa w ust. 2, należy poinformować Pełnomocnika Ochrony ABW, wskazując jednoznacznie na charakter utraty oraz podając dodatkowe informacje dotyczące utraconego dokumentu wynikające z ustaleń poczynionych w trakcie czynności wyjaśniających.

4. W przypadku stwierdzenia utraty kontroli nad dokumentem, po przeprowadzeniu procedury określonej w ust. 1-3, powyższy fakt należy odnotować w ewidencji, w postaci numeru dokumentu, za którym przekazano Pełnomocnikowi Ochrony ABW informację o wyniku prowadzonych czynności wyjaśniających utratę.

Rozdział  9

Postanowienia końcowe

§ 40. W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających pracę w systemie ESOD lub ERD takich zwłaszcza jak awaria systemu, Pełnomocnik Ochrony ABW, na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej ABW, może podjąć decyzję o wprowadzeniu w jednostce organizacyjnej ABW, organizacji kancelarii tajnych i obiegu informacji niejawnych i jawnych określonych w załączniku nr 3 do zarządzenia.

§  41.

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych ABW, w których funkcjonuje ESOD, w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, wprowadzą w podległych im jednostkach zmiany organizacyjne i logistyczne zgodnie z wymogami określonymi przepisami zarządzenia.

2. Dyrektor DBTI, w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia, dostosuje system ESOD i ERD oraz sieć ABWAN do rozwiązań wprowadzonych zarządzeniem.

3. Kierownicy jednostek organizacyjnych ABW, w których nie funkcjonuje ESOD i ERD, po uzgodnieniu z Dyrektorem DBTI i Pełnomocnikiem Ochrony ABW, wprowadzą w podległych im jednostkach ERD lub ESOD, zgodnie z harmonogramem określonym przez Szefa ABW.

4. Kierownicy jednostek organizacyjnych ABW zobowiążą podległych sobie funkcjonariuszy do dokonania przeglądu dokumentacji będącej na ich stanie ewidencyjnym, pod kątem dokonania oceny jej dalszej przydatności do zadań realizowanych przez właściwą komórkę lub jednostkę organizacyjną ABW. Funkcjonariusze w okresie 36 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia przeprowadzą proces związany z archiwizacją lub brakowaniem dokumentacji niewykorzystywanej, odnotowując ten fakt w odpowiednich ewidencjach.

5. O realizacji zadania określonego w ust. 4, jego stopnia zaawansowania i planowanego terminu zakończenia, kierownicy jednostek ABW zobowiązani są informować Pełnomocnika Ochrony ABW w okresach półrocznych od wdrożenia systemu w jednostce organizacyjnej ABW.

6. W jednostkach organizacyjnych, w których wykonano zadanie określone w ust. 4, niezwłocznie wprowadza się do systemu ERD lub ESOD pozostające na stanie jednostki organizacyjnej ABW dokumenty pozostające poza tymi systemami. Fakt wprowadzenia dokumentu do systemu ESOD lub ERD należy odnotować w rubryce "Uwagi" ewidencji posiadających formę papierową, tj. dziennika korespondencji oraz dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. W prawym górnym rogu wprowadzonych do systemu dokumentów należy zielonym atramentem (tuszem) dokonać adnotacji o treści: odpowiednio "ESOD" lub "ERD", wraz z podaniem daty i czytelnego podpisu funkcjonariusza dokonującego rejestracji.

7. Zrealizowanie czynności, o których mowa w ust. 4, 5 i 6 oraz § 39 ust. 4 stanowi podstawę rozliczenia ewidencji umożliwiającą ich archiwizację.

8. W okresie 1 miesiąca od dnia wprowadzenia w jednostce organizacyjnej ABW ESOD lub ERD, w kancelarii dokonuje się codziennych wydruków z rejestru elektronicznego, w celu weryfikacji prawidłowości działania systemu. Wydruki podlegają rejestracji i oznaczeniu klauzulą "Poufne". Zasady ich archiwizacji regulują odrębne przepisy.

§  42.

1. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, po przeprowadzeniu czynności, o których mowa w § 39 ust. 4 oraz § 41 ust. 4-6 może wystąpić do Pełnomocnika Ochrony ABW z wnioskiem o przejęcie nadzoru nad obiegiem i udostępnianiem dokumentów w tej jednostce.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, po uzyskaniu przez Pełnomocnika Ochrony ABW pisemnej akceptacji Szefa ABW w jednostce, o której mowa w ust. 1, tworzy się oddział kancelarii tajnej INKiBW ABW.

§ 43. Nie podlegają rejestracji:

1) Dziennik Ustaw, Monitor Polski, Dzienniki Urzędowe;

2) publikacje, gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty;

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe;

5) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§  44.

1. Dokumenty jawne mogą być wynoszone z obiektów ABW przez funkcjonariuszy za zgodą bezpośredniego przełożonego.

2. Informacje zawarte w dokumentach jawnych ABW mogą być wykorzystywane wyłącznie w związku z realizacją zadań służbowych.

§ 45. Zasady organizacji i obiegu dokumentów niejawnych oraz stosowania środków ochrony fizycznej, funkcjonującej w ABW kancelarii tajnej NATO, UZE i UE, regulują odrębne przepisy.

§ 46. Zasady organizacji i obiegu informacji niejawnych pomiędzy ABW a Oficerami Łącznikowymi ABW pełniącymi służbę na placówkach zagranicznych RP, regulują odrębne przepisy.

§ 46a. 7 Zasady obiegu informacji w sieci Bezpiecznej Poczty Elektronicznej Użytkowników Mobilnych Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego krypt. "CAT-el" regulują odrębne przepisy.

§ 47. W zakresie nieuregulowanym niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 208, poz.1741), rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650).

§ 48. Traci moc:

1) zarządzenie nr 20 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 29 czerwca 2002 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. Urz. ABW Nr 1, poz. 1, z późn. zm.);

2) zarządzenie nr 3 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 24 stycznia 2003 r. w sprawie obiegu informacji jawnych w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. Urz. ABW Nr 1, poz. 2, z późn. zm.).

§ 49. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2009 r.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 218, poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162 oraz z 2008 r. Nr 11, poz. 59.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 90, poz. 844, Nr 113, poz. 1070, Nr 130, poz. 1188, Nr 166, poz. 1609, z 2004 r. Nr 109, poz. 1159, Nr 171, poz. 1800, Nr 267, poz. 2647, Nr 273, poz. 2703, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 218, poz. 1592, z 2007 r. Nr 25, poz. 162 oraz z 2008 r. Nr 11, poz. 59 i Nr 220, poz. 1428.

³⁾ Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M. P. z 2005 r. Nr 46, poz. 634, z 2006 r. Nr 21, poz. 241, z 2007 r. Nr 21, poz. 243, Nr 67, poz. 744, z 2008 r. Nr 3, poz. 36, Nr 69, poz. 622.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Organizacja kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których funkcjonuje ESOD

§  1.

1. Do zadań kierownika kancelarii należy:

1) nadzór oraz zapewnienie prawidłowej realizacji zadań przez kancelarię;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu materiałów w jednostce organizacyjnej ABW;

3) kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania i ewidencjonowania obiegu przesyłek;

4) kontrola stanu ewidencyjnego pieczęci i stempli;

5) zabezpieczanie materiałów i dokumentów niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania systemu obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

6) szkolenie funkcjonariuszy przeznaczonych do pełnienia służby w kancelarii w zakresie przepisów dotyczących obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) nadzór nad archiwizowaniem oraz brakowaniem dokumentów jawnych i niejawnych będących na stanie kancelarii;

9) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

10) przeprowadzanie okresowej kontroli stanu dokumentów niejawnych, znajdujących się w kancelarii, z zastrzeżeniem § 38 zarządzenia;

11) rozliczanie funkcjonariuszy z posiadanych przez nich jawnych i niejawnych materiałów w przypadku zmiany zakresu obowiązków funkcjonariusza, rozwiązania stosunku służbowego lub przeniesienia do służby w innej jednostce organizacyjnej ABW lub komórce organizacyjnej oraz egzekwowanie zwrotu dokumentów, z wyłączeniem materiałów zarejestrowanych w "Dzienniku rejestracji i doręczeń kart ewidencji operacyjnej", "Książce rejestracji otrzymanych materiałów" oraz innych ewidencjach prowadzonych poza kancelarią;

12) dokonywanie aktualizacji zapisów w ESOD;

13) informowanie, z zachowaniem drogi służbowej, Pełnomocnika Ochrony ABW o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów niejawnych;

14) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby kancelarii oraz w przypadku:

a) remontu pomieszczeń kancelarii,

b) naprawy urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii,

c) zmiany lokalizacji jednostki organizacyjnej ABW,

d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg służby.

2. Do zadań kierownika kancelarii w delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należy także kontrola właściwego oznaczania i zabezpieczania przesyłek przez punkty kontroli Samodzielnych Sekcji INKiBW.

3. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii należy:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej;

3) prowadzenie czynności związanych z rejestracją materiałów;

4) rejestrowanie prowadzonych w jednostce organizacyjnej ABW ewidencji w "Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych" oraz ich zabezpieczenie w sposób określony w§ 8 zarządzenia;

5) ewidencjonowanie i dystrybucja pieczęci i stempli będących w dyspozycji funkcjonariuszy jednostki organizacyjnej ABW;

6) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach, prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) sporządzanie i rejestrowanie kopii dokumentów, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

9) archiwizowanie oraz brakowanie dokumentów jawnych i niejawnych znajdujących się w kancelarii;

10) dokonywanie aktualizacji zapisów w ESOD.

4. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii delegatury i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należą także zadania, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3-5, realizowane w zakresie obsługi kancelaryjnej Samodzielnych Sekcji INKiBW. W ramach obsługi Samodzielnych Sekcji INKiBW, rejestracja dokumentów przez kancelarię, bez względu na ich klauzulę, odbywa się na zasadach obowiązujących w ERD.

5. Wyznaczony przez dyrektora delegatury funkcjonariusz Wydziału Zamiejscowego lub Samodzielnej Sekcji Zamiejscowej wykonuje odpowiednio obowiązki przewidziane dla funkcjonariusza kancelarii, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3 i 6, a także w zakresie odbioru przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika komórki organizacyjnej.

§  2.

1. Kancelaria dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi ewidencje wymienione w § 7 ust. 1 zarządzenia oraz:

1) rejestr elektroniczny funkcjonujący w ramach ESOD;

2) inne ewidencje, po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Ochrony ABW.

2. Wyłączenie w zakresie rejestracji jakiejkolwiek dokumentacji poza system ESOD, możliwe jest wyłącznie w oparciu o pisemną zgodę Szefa ABW, wyrażoną na wniosku kierowanym przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

3. Informację, o której mowa w ust. 2 przekazuje się do wiadomości Pełnomocnikowi Ochrony ABW.

§  3.

1. Kierownik kancelarii, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, może wydać zgodę na prowadzenie w komórce organizacyjnej dodatkowych ewidencji:

1) o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 5 zarządzenia;

2) innych ewidencji, nie ujętych w odrębnych i szczególnych przepisach, po uzyskaniu pisemnej zgody Pełnomocnika Ochrony ABW.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, sporządza się na piśmie w egzemplarzu pojedynczym wraz z uzasadnieniem. Wniosek przechowywany jest w kancelarii.

3. Wniosek rejestruje się w ESOD prowadzonym przez kancelarię.

4. Za zgodą Pełnomocnika Ochrony ABW, możliwa jest instalacja dodatkowych terminali przekazań w komórkach organizacyjnych poza obiektem stałej siedziby jednostki organizacyjnej ABW, w której skład komórki wchodzą.

§  4.

1. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii, w szczególności jego urlopu, choroby lub wyjazdu służbowego, jego obowiązki przejmuje pisemnie upoważniony przez przełożonego funkcjonariusz kancelarii. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej ABW obowiązki może przejąć inny pisemnie upoważniony funkcjonariusz pionu ochrony, przeszkolony w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. W uzasadnionych przypadkach, w razie nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki może przejąć funkcjonariusz spoza pionu ochrony, pisemnie upoważniony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW. Czynność ta dokonywana jest na podstawie protokołu przekazania, w zakresie niezbędnym do właściwego realizowania obowiązków służbowych. O zaistniałym zdarzeniu należy niezwłocznie poinformować Pełnomocnika Ochrony ABW.

3. Funkcjonariusze, o których mowa w ust. 1 i 2, mają takie same uprawnienia oraz obowiązki, jak też ponoszą taką samą odpowiedzialność jak kierownik kancelarii. Upoważnienia określone w ust. 1 i 2 rejestruje się w ESOD.

4. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w egzemplarzu pojedynczym protokół zdawczo-odbiorczy kancelarii.

5. Przy przekazaniu kancelarii i sporządzaniu protokołu, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, powinien być obecny funkcjonariusz zdający obowiązki oraz funkcjonariusz przejmujący obowiązki kierownika kancelarii.

6. W przypadku, gdy przekazujący kancelarię kierownik kancelarii nie uczestniczy w czynnościach, o których mowa w ust. 5, kierownik jednostki organizacyjnej ABW powołuje komisję w celu przekazania obowiązków kierownika kancelarii. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przez komisję zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

7. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać w szczególności:

1) wykaz ewidencji;

2) wykaz dokumentów;

3) wykaz pieczęci i stempli;

4) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów jawnych i niejawnych znajdujących się w kancelarii;

5) uwagi lub wnioski funkcjonariusza przejmującego obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

8. Pod protokołem podpisuje się funkcjonariusz zdający materiały oraz je przejmujący. Protokół podlega obowiązkowi rejestracji w ESOD. Protokół po zatwierdzeniu go przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW przechowuje kancelaria.

§  5.

1. Dla dokumentowania obiegu dokumentów, w tym wprowadzonych do obiegu elektronicznego informacji utrwalonych na piśmie, jednostka organizacyjna ABW prowadzi ESOD, który:

1) zapewnia integralność treści dokumentów elektronicznych i ich atrybutów, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian;

2) zapewnia stałą, nieprzerwaną możliwość ustalenia funkcjonariusza, u którego znajduje się dokument pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej ABW;

3) zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach elektronicznych spraw zrealizowanych;

4) zabezpiecza przed usunięciem dokumentów elektronicznych z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, w szczególności, mylnie zapisanych, mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu, usunięcie których wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

5) zapewnia stały i skuteczny dostęp uprawnionych funkcjonariuszy do zasobów systemu na założonym poziomie, określonym w jego dokumentacji bezpieczeństwa oraz ich wyszukiwanie;

6) zapewnia integralność oraz jednoznaczną możliwość zidentyfikowania oryginału dla wszystkich kopii dokumentu elektronicznego;

7) umożliwia odczytanie atrybutów dla każdego dokumentu elektronicznego;

8) identyfikuje uprawnionych funkcjonariuszy i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach elektronicznych i ich atrybutach;

9) zapewnia kontrolę dostępu uprawnionych funkcjonariuszy do dokumentów elektronicznych i ich atrybutów;

10) umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów elektronicznych;

11) zapewnia wgląd w przebieg realizacji i rozstrzygania spraw;

12) rejestruje fakt sporządzenia kopii dokumentu elektronicznego i jej przekazania;

13) rejestruje czynności związane z pracą w systemie TI, w tym umożliwia przełożonym bieżące monitorowanie stanu realizacji zadania wynikającego z treści dokumentu oraz monitorowanie częstotliwości dostępu wykonawcy do dokumentu.

2. Rejestr elektroniczny, o którym mowa w ust. 1, składa się z:

1) rejestru właściwego, który zapewnia pełną rozliczalność zaewidencjonowanych w systemie dokumentów elektronicznych,

2) wykazów pomocniczych zapewniających dodatkowe funkcje systemu, w szczególności:

a) rejestru dokumentów elektronicznych,

b) rejestru kopii dokumentów elektronicznych,

c) rejestru przekazanych kopii dokumentów elektronicznych,

d) rejestru wydanych dyspozycji elektronicznych,

e) rejestru zapoznań z dokumentem elektronicznym,

f) wykazu zastępstw,

g) wykazu użytkowników korzystających z systemu,

h) wykazu korespondentów,

i) wykazu struktury jednostek organizacyjnych.

3. Na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej ABW, Dyrektor DBTI może rozszerzyć funkcjonalność rejestru, o którym mowa w ust. 1 i 2.

4. W zakresie wspomagania procesu zarządzania obiegiem dokumentów w systemie ESOD można dodać dodatkowe funkcjonalności, w szczególności, zlecanie zadań podległym funkcjonariuszom i bieżące monitorowanie stanu ich realizacji (kierowanie pracą).

5. Za utrzymanie systemu ESOD odpowiada Dyrektor DBTI.

§ 6. Do atrybutów dokumentu, niezależnie od formy, należą:

1) numer ewidencyjny dokumentu albo jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu otrzymanego, który umożliwia jego identyfikację oraz identyfikację numeru egzemplarza;

2) dane wytwórcy - funkcjonariusza lub inny podmiot wprowadzający dokument do ESOD, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;

3) temat - określenie, czego dokument dotyczy;

4) data:

a) data jego otrzymania,

b) data jego sporządzenia;

5) format - jednoznacznie określony sposób zapisu danych, który występuje tylko w przypadku istnienia wersji elektronicznej dokumentu;

6) zależność - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania, o ile takie powiązanie istnieje;

7) adresat - funkcjonariusz lub inny podmiot, do którego dokument jest adresowany;

8) nadawca - funkcjonariusz lub inny podmiot, który wysyła dokument poza komórkę lub jednostkę organizacyjną;

9) klauzula tajności dokumentu;

10) klasyfikacja - wskazanie rodzaju klasy dokumentu z jednolitego rzeczowego wykazu akt ABW;

11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;

12) kategoria - kategoria tematyczna dokumentu;

13) informacja o dokumentach powiązanych z dokumentem i sposobie dostępu do nich, w szczególności załącznikach do dokumentu;

14) liczba stron lub inna jednostka miary.

§  7.

1. Ewidencjonowanie w kancelarii przesyłek otrzymanych obejmuje:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do właściwego kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej;

3) sprawdzenie prawidłowości zaadresowania, oznakowania, opakowania przesyłki oraz przyjmowanie przesyłek na podstawie:

a) wykazu przesyłek wydanych - potwierdzenie podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci "do pakietów" lub "do pokwitowań",

b) książki doręczeń przesyłek miejscowych lub innego wykazu;

4) otwieranie kopert zewnętrznych przesyłek wpływających do kancelarii;

5) 8 otwieranie kopert wewnętrznych przesyłek wpływających do kancelarii, z wyjątkiem przesyłek oznaczonych klauzulą "Ściśle Tajne" lub przesyłek z dyspozycją "do rąk własnych", ewentualnie innym oznaczeniem wskazującym na zakaz otwierania koperty;

6) ewidencjonowanie przesyłek w prowadzonym elektronicznym rejestrze, ostemplowanie ich pieczęcią wpływu i wpisanie numeru kolejnego nadanego przez system, ilości załączników i stron załączników lub innej jednostki miary oraz daty wpływu, dokonanie ich konwersji;

7) 9 w przypadku przesyłek oznaczonych klauzulą "Ściśle Tajne" lub przesyłek z dyspozycją "do rąk własnych", ewentualnie innym oznaczeniem wskazującym na zakaz otwierania koperty, zaewidencjonowanie polega na wprowadzeniu do elektronicznego rejestru wyłącznie atrybutów dokumentu zamieszczonych na kopercie wewnętrznej materiału, ostemplowanie koperty pieczęcią wpływu i wpisanie numeru kolejnego nadanego przez system;

8) 10 dokonywanie konwersji otrzymanych dokumentów, z wyłączeniem oznaczonych klauzulą "Ściśle Tajne", z dyspozycją "do rąk własnych", ewentualnie innym oznaczeniem wskazującym na zakaz konwersji, chyba że adresat postanowi inaczej, a także posiadających dyspozycję "kopiowanie tylko za pisemną zgodą nadawcy", "kopiowanie stron ... tylko za pisemną zgodą nadawcy", "odpis tylko za pisemną zgodą nadawcy", "odpis od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy", "wypis (wyciąg) od ... do ... tylko za pisemną zgodą nadawcy". Po dokonaniu konwersji, funkcjonariusz, który jej dokonał, zamieszcza na dokumencie papierowym adnotację "Dokonano konwersji dnia..." wraz z czytelnym podpisem.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 7, przekazuje się, po ich wstępnej rejestracji w kancelarii, w zależności od wskazanego na kopercie adresata, tj. do punktu kontroli kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub do kierownika komórki organizacyjnej, na zasadach obowiązujących podczas rejestracji przesyłek w ERD. Dekretujący, w swojej dyspozycji określa dalszy sposób postępowania z przesyłką, a w szczególności dokonanie jej konwersji, co odnotowuje na dokumencie oraz opakowaniu przesyłki.

3. Odpowiedzialność za przesyłki przekazywane do dekretacji Szefowi ABW lub jego zastępcom, kierownikom jednostek organizacyjnych ABW lub ich zastępcom ponoszą ich odbiorcy. Funkcjonariusze właściwych kancelarii zobowiązani są co najmniej raz w tygodniu sprawdzić stan faktyczny przekazanych przesyłek.

4. "Instrukcja szczegółowego sposobu rejestracji dokumentów elektronicznych", w tym wprowadzonych do obiegu elektronicznego dokumentów papierowych, jest dostępna w ramach systemu ESOD.

5. Wprowadzenie zmiany w ESOD skutkujących zmianą w "Instrukcji szczegółowego sposobu rejestracji dokumentów elektronicznych" dotyczącą sposobu rejestracji dokumentów oraz istotnych atrybutów dokumentu wymaga uzgodnienia z kierownikiem jednostki organizacyjnej ABW, w której będą one wprowadzane, w terminie co najmniej 5 dni roboczych przed jej wprowadzeniem.

6. W przypadku zwrotu do kancelarii przesyłki, o której mowa w ust. 2, kierownik lub funkcjonariusz kancelarii dokonuje jej pełnej rejestracji przy udziale wskazanego w dekretacji adresata, który dodatkowo na pierwszej stronie dokumentu odciska pieczęć wpływu, w obrębie której wpisuje: datę wpływu, kolejny numer nadany przez system, ilość załączników i liczbę stron załączników lub innej jednostki miary.

7. Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu przesyłki z dyspozycją "do rąk własnych" w kancelarii w stanie zamkniętym, kierownik lub funkcjonariusz kancelarii dokonuje jej pełnej rejestracji przy udziale adresata. Odpowiednio zabezpieczona przez adresata przesyłka przechowywana jest w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce "Uwagi". W powyższym przypadku rejestrowany dokument nie podlega konwersji.

8. Wszystkie czynności związane z realizacją dyspozycji, w szczególności fakt odbioru oraz sposób realizacji dyspozycji przez wykonawcę jest odnotowywany w systemie ESOD.

9. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW może podjęć decyzję o dokonaniu ponownej konwersji dokumentu wpływającego, jeżeli w jego treści dokonano zmian lub naniesiono dekretacje, mające znaczenie dla dalszej realizacji sprawy.

§  8.

1. W przypadku dokumentu wychodzącego z jednostki organizacyjnej ABW, funkcjonariusz sporządzający dokument podczas procesu rejestracji wskazuje adresata lub adresatów dokumentu, dołącza kopię dokumentu elektronicznego oraz przekazuje jego papierową wersję, w odpowiedniej liczbie egzemplarzy, do kancelarii.

2. Dokumenty, które wymagają szczególnej ochrony mogą być rejestrowane w systemie ESOD bez wprowadzania do systemu ich wersji elektronicznych. Rodzaje takich dokumentów określa kierownik jednostki organizacyjnej ABW w decyzji.

3. Funkcjonariusz kancelarii przed przyjęciem dokumentu wychodzącego sprawdza w obecności funkcjonariusza, który go sporządził lub wykonał prawidłowość jego oznaczenia, w tym m.in., czy dokument:

1) jest zarejestrowany;

2) posiada właściwy adres;

3) podpisany jest przez uprawnioną osobę;

4) posiada rozdzielnik;

5) zawiera nazwisko (w przypadku pracownika cywilnego) lub inne oznaczenie funkcjonariusza sporządzającego i wykonującego dokument (numer kadrowy w przypadku funkcjonariusza), ilość wykonanych egzemplarzy i numer z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w przypadku, gdy zawiera informacje niejawne;

6) został dostarczony w takiej ilości, jaką podano w rozdzielniku;

7) zawiera dane określające faktyczną ilość załączników, stron lub innych jednostek miary.

4. W razie niedopełnienia warunków określonych w ust. 3, funkcjonariusz kancelarii zwraca dokument wykonawcy celem skorygowania ewentualnych nieprawidłowości lub uzupełnienia braków formalnych.

5. Po dokonaniu rejestracji, numery przesyłki zapakowanej w kopertę wewnętrzną i zewnętrzną, funkcjonariusz kancelarii wpisuje do egz. nr 2 wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego w dwóch egzemplarzach i przekazuje ją, w zależności od jej klauzuli, do Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, do Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" lub do innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów.

6. Numer i pozycję wykazu przesyłek lub książki doręczeń należy odnotować we właściwym polu elektronicznego rejestru.

7. Dokumenty, które wymagają szczególnej ochrony, o których mowa w ust. 2, pakowane są w kopertę wewnętrzną przez funkcjonariusza dostarczającego dokument do kancelarii celem rejestracji i wysyłki, w obecności funkcjonariusza kancelarii. Powyższe odnotowuje się w odpowiednim polu elektronicznego rejestru.

§  9.

1. Za organizację obiegu dokumentów, w tym również elektronicznego obiegu dokumentów oraz nadzór nad jego prawidłowym przebiegiem odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, organizując obieg elektroniczny, obowiązany jest:

1) korzystać wyłącznie z systemu, który został zatwierdzony przez Dyrektora DBTI;

2) wyznaczyć zarządzającego zbiorem informacji w systemie TI;

3) umożliwić przeszkolenie funkcjonariuszy z zasad prowadzenia obiegu elektronicznego.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW pełniąc nadzór nad prawidłowym przebiegiem obiegu, o którym mowa w ust. 1, w szczególności:

1) zapewnia bieżący nadzór nad przestrzeganiem przez podległych funkcjonariuszy, przepisów o zasadach obiegu i ochronie informacji;

2) zawiadamia inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach Szefa ABW w sprawie organizacji pionu ochrony w ABW o zaistniałym incydencie bezpieczeństwa teleinformatycznego dotyczącym informacji niejawnych oznaczonych co najmniej klauzulą "Poufne".

4. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, może w drodze decyzji, uwzględniając specyfikę działania tej jednostki, określić rodzaje dokumentów, które nie będą podlegać konwersji w systemie ESOD.

§  10.

1. Przekazanie dokumentu elektronicznego adresatowi spoza jednostki organizacyjnej ABW, w ramach ABW, jeśli system dopuszcza taką możliwość, dokonuje się poprzez przekazanie kopii dokumentu elektronicznego za pomocą systemu ESOD. Przekazania kopii dokumentu elektronicznego dokonują funkcjonariusze kancelarii.

2. Odbiór kopii dokumentu elektronicznego przez kancelarię adresata następuje za pokwitowaniem elektronicznym.

§  11.

1. Przekazanie dokumentu elektronicznego pomiędzy ABW, a innym podmiotem zewnętrznym, jeśli system dopuszcza taką możliwość, dokonuje się poprzez przekazanie kopii dokumentu elektronicznego za pomocą systemu, spełniającego wymagania bezpieczeństwa teleinformatycznego, określonego przepisami ustawy, z zastrzeżeniem ust. 2. System ten w szczególności uzależnia zapoznanie się przez korespondenta z treścią dokumentu elektronicznego od złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego na pokwitowaniu elektronicznym.

2. Jeżeli adresatem dokumentu elektronicznego niezawierającego informacji niejawnych jest organ administracji publicznej, doręczenie następuje na warunkach i w formie określonych w odrębnych przepisach.

§  12.

1. Informacjom niejawnym przetwarzanym w systemie ESOD należy zapewnić bezpieczeństwo teleinformatyczne, o którym mowa w § 3 rozporządzenia, o którym mowa w § 3 pkt 10 zarządzenia.

2. System ESOD, umożliwia Pełnomocnikowi Ochrony ABW kontrolę obiegu elektronicznego materiałów w ABW.

3. Na wniosek Pełnomocnika Ochrony ABW, w celu realizacji uprawnień, o których mowa w ust. 2, w porozumieniu z właściwym kierownikiem jednostki organizacyjnej ABW, Dyrektor DBTI ABW umożliwia wyznaczonym funkcjonariuszom INKiBW dostęp do danych w systemie ESOD oraz przyznaje uprawnienia umożliwiające im kontrolę zasad postępowania z dokumentami.

§ 13. W łączności krajowej i zagranicznej, wysyłane i przyjmowane dokumenty (szyfrogramy, szyfrofaksy) funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Dzienniku ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów", a następnie oznacza właściwą dla jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej pieczęcią wpływu lub nadania, w obrębie której wpisuje się datę oraz numer pozycji z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności, łamany przez rok.

§  14.

1. Fakt przekazania do kancelarii w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, a w przypadku delegatur do punktu kontroli adresata otrzymanego dokumentu funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów". Funkcjonariusz stacji szyfrów zobowiązany jest do umieszczenia dodatkowo na kopercie, oprócz numeru z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" adnotacji informującej o numerze ewidencyjnym nadanym przez nadawcę.

2. Dokumenty przekazywane za pośrednictwem stacji szyfrów są rejestrowane w kancelarii, w ewidencji, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, przez funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii.

3. Fakt zwrotu do nadawcy dokumentu wysyłanego, funkcjonariusz:

1) pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów";

2) pełniący służbę w kancelarii odnotowuje w systemie ESOD.

4. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, stacja szyfrów może przekazać otrzymany szyfrogram lub szyfrofaks bezpośrednio, w zależności od adresata, do punktu kontroli kierownika jednostki organizacyjnej ABW z pominięciem kancelarii.

5. Przekazywanie dokumentów do stacji szyfrów następuje za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" z wyłączeniem przypadków, gdy stacja szyfrów zlokalizowana jest w jednostce organizacyjnej ABW sporządzającej szyfrogram lub szyfrofaks.

§  15.

1. Dokumentacja gromadzona w jednostce organizacyjnej ABW, w ramach współpracy ze służbami specjalnymi innych państw, z którymi ABW wymienia informacje, zwanymi dalej "służbą partnerską", podlega rejestracji w ESOD.

2. Funkcjonariusz pełniący służbę w jednostce organizacyjnej ABW, o której mowa w ust. 1, lub inny upoważniony funkcjonariusz odbierający przesyłkę od przedstawiciela służby partnerskiej, zobowiązany jest zarejestrować ją w ewidencji, o której mowa w ust. 1.

3. Przekazanie przesyłki przedstawicielowi służby partnerskiej przez funkcjonariusza pełniącego służbę w jednostce organizacyjnej ABW, o której mowa w ust. 1, odbywa się z wyłączeniem kancelarii, za pokwitowaniem na egzemplarzu przesyłki pozostającym w jednostce organizacyjnej ABW lub pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" albo dokumentuje się notatką służbową.

§  16.

1. W przypadku stwierdzenia braku w przesyłce wpływającej dokumentów, załączników lub ich uszkodzeniu albo rozbieżności w numerach ewidencyjnych i oznaczeniach klauzulami tajności, funkcjonariusz dokonuje pełnej rejestracji przesyłki oraz wykonuje następujące czynności:

1) sporządza w 2 egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, z przeznaczeniem dla nadawcy i sporządzającego protokół, a następnie rejestruje go w ESOD;

2) dokonuje zapisu o sporządzeniu protokołu, o którym mowa w pkt 1, w "rejestrze elektronicznym", w polu "Uwagi";

3) wyjaśnia opisane rozbieżności z nadawcą przesyłki, a ustalenia dokumentuje w formie notatki służbowej lub odnotowuje odręcznie na posiadanym egzemplarzu protokołu.

2. W przypadku, gdy nadawca może bezpośrednio usunąć nieprawidłowości, dopuszcza się odstąpienie od sporządzania protokołu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

3. Czynności, o których mowa w ust. 1, dokonuje funkcjonariusz, który stwierdził nieprawidłowości w przesyłce lub jego bezpośredni przełożony.

§  17.

1. Jeśli otrzymana przesyłka niejawna po otwarciu koperty zewnętrznej posiada na kopercie wewnętrznej innego adresata (tzn. została mylnie skierowana), materiały te nie podlegają rejestracji w kancelarii.

2. W przypadku błędnego oznaczenia koperty wewnętrznej, funkcjonariusz kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie i przedstawia ją bezpośredniemu przełożonemu do wiadomości;

2) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje błędnie zaadresowaną, nie otwartą przesyłkę wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania od nadawcy ustnej zgody przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

3. W przypadku błędnie zaadresowanego dokumentu, funkcjonariusz kancelarii lub inny funkcjonariusz, który dokonał otwarcia przesyłki albo ostatni adresat wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie, a w szczególności wymienia funkcjonariuszy, którzy mieli dostęp do dokumentu;

2) przedstawia notatkę, o której mowa w pkt 1, do wiadomości bezpośredniego przełożonego wraz z dokumentem;

3) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje dokument wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania ustnej zgody nadawcy przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie wewnętrznej i zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

4. Notatki rejestrowane są w ESOD oraz przechowywane są przez kancelarie właściwych jednostek organizacyjnych ABW.

§  18.

1. Kopie dokumentów wykonywane są przez funkcjonariusza posiadającego kopiowany dokument na stanie ewidencyjnym lub przez innego upoważnionego funkcjonariusza, w miejscach wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, w warunkach zapewniających bezpieczeństwo kopiowanych dokumentów.

2. Zezwolenie na sporządzanie kopii, odpisów, wyciągów lub tłumaczeń z dokumentu zawierającego informacje niejawne, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie wydaje na piśmie odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów ewidencjonowanych w jednostce organizacyjnej ABW, oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

3) kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca, w zakresie dokumentów oznaczonych klauzulę "Poufne" lub "Zastrzeżone", a w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne" lub "Tajne" - po uzyskaniu stałego lub okresowego pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

3. Zakres upoważnień, o których mowa w ust. 2 pkt 3, pisemnie określają właściwi kierownicy jednostek organizacyjnych ABW. Upoważnienia rejestruje się w ESOD i przechowuje się w kancelarii.

4. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na pierwszej stronie dokumentu, z którego ma być sporządzona kopia, odpis, wyciąg lub tłumaczenie, z wyjątkiem materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej i procesowej, oraz z zastrzeżeniem ust. 6, uwzględniając ilość egzemplarzy bądź określenie stron dokumentu, numerów załączników, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, stopnia, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody. W przypadku dokumentów elektronicznych, nie posiadających wersji papierowej zezwolenie umieszcza się jako dyspozycję w ESOD.

5. W przypadku pism z załącznikami dopuszcza się umieszczenie zezwolenia na pierwszej stronie pisma. Zezwolenie powinno określać sposób postępowania z załącznikami.

6. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na odwrocie ostatniej drukowanej strony.

7. Zgodność kopii, odpisu lub wyciągu potwierdza na ostatniej stronie funkcjonariusz, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument, z którego kopię, odpis lub wyciąg wykonano lub funkcjonariusz upoważniony do wykonania kopii, sporządzenia odpisu lub wyciągu.

8. Obowiązek rejestracji wykonywanych kopii w ESOD spoczywa na funkcjonariuszu wykonującym kopię.

9. Na kopiowanych pismach przewodnich z dyspozycją "jawne po odłączeniu załączników" nie nanosi się numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", z zastrzeżeniem ust. 10.

10. W przypadku kopiowania pism przewodnich wraz z załącznikami, odrębny numer "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów" z ESOD nanosi się na pierwszej stronie pisma i każdego skopiowanego załącznika.

11. W przypadku wykonywania kopii materiałów, stanowiących zbiór dokumentów niejawnych (ponumerowanych i opisanych) dopuszcza się nadanie na cały zbiór jednego numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", który umieszcza się na obwolucie i pierwszej stronie pierwszego rejestrowanego dokumentu ze zbioru dokumentów.

12. W przypadku wyłączenia przed kopiowaniem jakiegokolwiek dokumentu ze zbioru dokumentów, zbiór ten należy traktować jak odrębne dokumenty, z których każdy podlega odrębnej rejestracji w ESOD.

13. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 2.

§  19.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej, uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach. Zezwolenie wydają odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępcy, w stosunku do wszystkich funkcjonariuszy;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępcy, w stosunku do podległych funkcjonariuszy.

2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach, komisja sporządza protokół, który powinien w szczególności zawierać:

1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydał polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

2) dane identyfikujące członków komisji;

3) określenie zadań komisji;

4) czas i miejsce czynności;

5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę metalową otwarto lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, albo pomieszczenie, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

6) opis zabezpieczenia otwieranego pomieszczenia, szafy lub uruchamianego komputera;

7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania materiałów ich spis oraz dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione;

8) treść pieczęci metalowej jaką zabezpieczono pomieszczenie albo szafę na zasadach określonych w § 15 ust. 2, § 16 ust. 1 zarządzenia lub podanie nowego hasła jakim zabezpieczono komputer;

9) podpisy członków komisji;

10) informację o zatwierdzeniu protokołu przez jednego z funkcjonariuszy wymienionych w ust. 1.

3. Pobranie i zwrot materiałów w sposób czytelny odnotowuje się w protokole. Protokół rejestruje się w ESOD prowadzonym przez kancelarię. Protokół przechowuje się w kancelarii.

4. Z treścią protokołu zapoznaje się funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1. Fakt zapoznania się z protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą.

5. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 1. Protokół rejestruje się w ESOD, a następnie odsyła do kierownika jednostki organizacyjnej ABW, na terenie której dokonano komisyjnego otwarcia szafy metalowej lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskano dostęp do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach.

6. Dyrektor DBTI sporządza i aktualizuje wykaz funkcjonariuszy z podległej mu jednostki uprawnionych do bezpośredniego dostępu do danych w systemie ESOD, który przesyła do INKiBW.

§  20.

1. W przypadku zmiany zakresu obowiązków funkcjonariusza, jego przeniesienia do innej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW albo zwolnienia ze służby, bezpośredni przełożony sporządza w egzemplarzu pojedynczym polecenie rozliczenia z materiałów, które w szczególności powinno zawierać:

1) określenie sposobu rozliczenia się funkcjonariusza z materiałów;

2) wskazanie terminu, do którego funkcjonariusz powinien się rozliczyć;

3) wskazanie funkcjonariusza odpowiedzialnego za prawidłowe rozliczenie funkcjonariusza z materiałów;

4) potwierdzenie faktu zapoznania się z poleceniem czytelnym podpisem funkcjonariusza oraz datą;

5) potwierdzenie rozliczenia z materiałów przez osobę weryfikującą prawidłowość rozliczenia się funkcjonariusza.

2. Rozliczenie się z materiałów funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić poprzez:

1) odnotowanie przekazania materiałów w systemie ESOD na wskazanego przez przełożonego funkcjonariusza i ich odebranie;

2) przekazanie materiałów za pomocą protokołu zdawczo-odbiorczego w przypadku dokumentów rejestrowanych poza ESOD;

3) przekazanie materiałów zgodnie z dekretacją właściwego przełożonego umieszczoną na tych materiałach;

4) odesłanie za pismem do właściwej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW;

5) przeprowadzenie procedury archiwizacji lub brakowania materiałów.

3. Fakt przekazania materiałów odnotowuje się w ewidencjach będących w dyspozycji komórki organizacyjnej i kancelarii, poprzez przerejestrowanie ich na innego funkcjonariusza.

4. W przypadku, gdy funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 1, w dniu wydania polecenia rozliczenia z materiałów, nie posiada na swoim stanie takich materiałów umieszcza na poleceniu rozliczenia stosowne oświadczenie, potwierdzone podpisem funkcjonariusza kancelarii jednostki organizacyjnej ABW, w której pełni służbę oraz funkcjonariuszy prowadzących inne ewidencje, w których rejestrowane są dokumenty.

5. Pisemne polecenie, o którym mowa w ust. 1, wraz z dokumentacją potwierdzającą rozliczenie przechowuje się w kancelarii. Pisemne polecenia oraz dokumentacja potwierdzająca rozliczenie podlega rejestracji w ESOD.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Organizacja kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których funkcjonuje ERD

§  1.

1. Do zadań kierownika kancelarii należy:

1) nadzór oraz zapewnienie prawidłowej realizacji zadań przez kancelarię;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu materiałów w jednostce organizacyjnej ABW;

3) kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania i ewidencjonowania obiegu przesyłek;

4) kontrola stanu ewidencyjnego pieczęci i stempli;

5) zabezpieczanie materiałów i dokumentów niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania systemu obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

6) szkolenie funkcjonariuszy przeznaczonych do pełnienia służby w kancelarii i punktach kontroli w zakresie przepisów dotyczących obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) nadzór nad archiwizowaniem oraz brakowaniem dokumentów jawnych i niejawnych będących na stanie kancelarii;

9) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

10) przeprowadzanie okresowej kontroli stanu dokumentów niejawnych, znajdujących się w kancelarii, z zastrzeżeniem § 38 zarządzenia;

11) dokonywanie aktualizacji zapisów w ERD;

12) informowanie, z zachowaniem drogi służbowej, Pełnomocnika Ochrony ABW o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów niejawnych;

13) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby kancelarii oraz w przypadku:

a) remontu pomieszczeń kancelarii,

b) naprawy urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii,

c) zmiany lokalizacji jednostki organizacyjnej ABW,

d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg służby.

2. Do zadań kierownika kancelarii w delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należy także kontrola właściwego oznaczania i zabezpieczania przesyłek przez punkty kontroli Samodzielnych Sekcji INKiBW.

3. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii należy:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej;

3) prowadzenie czynności związanych z rejestracją materiałów;

4) rejestrowanie prowadzonych w jednostce organizacyjnej ABW ewidencji w "Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych" oraz ich zabezpieczenie w sposób określony w§ 8 zarządzenia;

5) ewidencjonowanie i dystrybucja pieczęci i stempli będących w dyspozycji funkcjonariuszy jednostki organizacyjnej ABW;

6) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach, prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) sporządzanie i rejestrowanie kopii dokumentów, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

9) archiwizowanie oraz brakowanie dokumentów jawnych i niejawnych znajdujących się w kancelarii;

10) dokonywanie aktualizacji zapisów w ERD;

11) kontrola właściwego oznaczania i zabezpieczania przesyłek przez punkty kontroli jednostki organizacyjnej ABW.

4. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii delegatury i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należą także zadania, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3-5, realizowane w zakresie obsługi kancelaryjnej Samodzielnych Sekcji INKiBW.

5. Wyznaczony przez dyrektora delegatury funkcjonariusz Wydziału Zamiejscowego lub Samodzielnej Sekcji Zamiejscowej wykonuje odpowiednio obowiązki przewidziane dla funkcjonariusza kancelarii, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3 i 6, a także w zakresie odbioru przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika komórki organizacyjnej.

§  2.

1. Kancelaria dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi ewidencje wymienione w § 7 ust. 1 zarządzenia oraz:

1) "Elektroniczny rejestr dokumentów" funkcjonujący w ramach ESOD, zwany dalej ERD,

2) inne ewidencje, po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Ochrony ABW.

2. Odbiór dokumentu na stan następuje poprzez realizację dyspozycji "przekazanie dokumentu" i odbywa się przy wykorzystaniu terminali znajdujących się odpowiednio w kancelarii, punktach kontroli oraz w miejscach prowadzenia rejestracji i odbioru dokumentów.

3. Ze względu na specyfikę funkcjonowania jednostki organizacyjnej ABW, za zgodą Pełnomocnika Ochrony ABW, możliwe jest tworzenie terminali przekazań w jednostce poza miejscami wskazanymi w ust. 2.

4. Wyłączenie w zakresie rejestracji jakiejkolwiek dokumentacji poza system ERD, możliwe jest wyłącznie w oparciu o pisemną zgodę Szefa ABW, wyrażoną na wniosku kierowanym przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

5. Informację, o której mowa w ust. 4 przekazuje się do wiadomości Pełnomocnikowi Ochrony ABW.

§  3.

1. Kierownik kancelarii, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, może wydać zgodę na prowadzenie w komórce organizacyjnej dodatkowych ewidencji:

1) wymienionej w § 7 ust. 1 pkt 5 zarządzenia;

2) innych ewidencji nie ujętych w odrębnych i szczególnych przepisach, po uzyskaniu pisemnej zgody Pełnomocnika Ochrony ABW.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, sporządza się na piśmie w egzemplarzu pojedynczym wraz z uzasadnieniem. Wniosek przechowywany jest w kancelarii.

3. Wniosek rejestruje się w ERD, w punkcie kontroli komórki wnioskującej.

§  4.

1. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii, w szczególności jego urlopu, choroby lub wyjazdu służbowego, jego obowiązki przejmuje pisemnie upoważniony przez przełożonego funkcjonariusz kancelarii. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej ABW obowiązki może przejąć inny pisemnie upoważniony funkcjonariusz pionu ochrony, przeszkolony w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. W uzasadnionych przypadkach, w razie nieobecności kierownika kancelarii jego obowiązki może przejąć funkcjonariusz spoza pionu ochrony, pisemnie upoważniony przez kierownika jednostki organizacyjnej. Czynność ta dokonywana jest na podstawie protokołu przekazania, w zakresie niezbędnym do właściwego realizowania obowiązków służbowych. O zaistniałym zdarzeniu należy niezwłocznie poinformować Pełnomocnika Ochrony ABW.

3. Funkcjonariusze, o których mowa w ust. 1 i 2, mają takie same uprawnienia oraz obowiązki, jak też ponoszą taką samą odpowiedzialność jak kierownik kancelarii. Upoważnienia, o których mowa w ust. 1 i 2, rejestruje się w ERD.

4. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w pojedynczym egzemplarzu protokół zdawczo-odbiorczy kancelarii.

5. Przy przekazaniu kancelarii i sporządzaniu protokołu, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, powinien być obecny funkcjonariusz zdający obowiązki oraz funkcjonariusz przejmujący obowiązki kierownika kancelarii.

6. W przypadku, gdy przekazujący kancelarię kierownik kancelarii nie uczestniczy w czynnościach, o których mowa w ust. 5, kierownik jednostki organizacyjnej ABW powołuje komisję w celu przekazania obowiązków kierownika kancelarii. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przez komisję zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

7. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać w szczególności:

1) wykaz ewidencji;

2) wykaz dokumentów;

3) wykaz pieczęci i stempli;

4) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów niejawnych znajdujących się w kancelarii;

5) uwagi lub wnioski funkcjonariusza przejmującego obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

8. Pod protokołem podpisuje się funkcjonariusz zdający materiały oraz je przejmujący. Protokół podlega obowiązkowi rejestracji w ERD. Protokół po zatwierdzeniu go przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW przechowuje kancelaria.

§  5.

1. W przypadku nieobecności funkcjonariusza pełniącego służbę w punkcie kontroli sporządza się, w egzemplarzu pojedynczym protokół przekazania dokumentacji ewidencyjnej oraz pieczęci, funkcjonariuszowi wyznaczonemu przez bezpośredniego przełożonego. Protokół podlega rejestracji w ERD.

2. Ewidencje i pieczęcie, o których mowa w ust. 1, wyznaczony funkcjonariusz przechowuje w szafie metalowej pozostającej w jego dyspozycji.

3. Otwarcie szafy metalowej funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, w celu pobrania innych materiałów odbywa się na zasadach określonych w § 18.

4. Protokół można sporządzić w formie pozwalającej na wielokrotne przekazywanie i zwrot dokumentacji ewidencyjnej, pieczęci oraz innych materiałów niezbędnych do funkcjonowania punktu kontroli.

5. Przekazanie i zwrot materiałów każdorazowo potwierdza na protokole przełożony wydający polecenie przekazania.

§  6.

1. Dla dokumentowania procesu rejestracji dokumentów papierowych jednostka organizacyjna ABW prowadzi ERD, który:

1) zapewnia integralność atrybutów dokumentów, polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian;

2) zapewnia stałą, nieprzerwaną możliwość ustalenia funkcjonariusza, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument pozostający w dyspozycji jednostki organizacyjnej ABW;

3) zabezpiecza przed usunięciem wpisów o zarejestrowanych dokumentach z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, w szczególności mylnie zapisanych, mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego funkcjonowania systemu, usunięcie których wymagane jest na podstawie przepisu prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;

4) zapewnia stały i skuteczny dostęp uprawnionych funkcjonariuszy do zasobów systemu na założonym poziomie, określonym w jego dokumentacji bezpieczeństwa oraz ich wyszukiwanie;

5) umożliwia odczytanie atrybutów dla każdego dokumentu;

6) identyfikuje uprawnionych funkcjonariuszy i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w wartościach atrybutów zarejestrowanych dokumentów;

7) umożliwia odczytanie bez zniekształceń zapisów w ERD;

8) umożliwia funkcjonariuszom kancelarii dostęp do danych o dokumentach ewidencjonowanych w systemie ERD.

2. ERD składa się z:

1) rejestru właściwego, który zapewnia pełną rozliczalność ewidencjonowanych w systemie dokumentów;

2) wykazów pomocniczych zapewniających dodatkowe funkcje systemu, w szczególności:

a) rejestru dokumentów,

b) wykazu zastępstw,

c) wykazu użytkowników korzystających z systemu,

d) wykazu korespondentów,

e) wykazu struktury jednostek organizacyjnych ABW.

3. Na pisemny wniosek kierownika jednostki organizacyjnej ABW, Dyrektor DBTI może rozszerzyć funkcjonalność systemu ERD.

4. System ERD w zakresie wspomagania procesu zarządzania obiegiem dokumentów może umożliwiać dodatkowe funkcjonalności, w szczególności, zlecanie zadań podległym funkcjonariuszom i bieżące monitorowanie stanu ich realizacji (kierowanie pracą).

5. Za utrzymanie systemu ERD odpowiada Dyrektor DBTI.

§ 7. Do atrybutów dokumentu, niezależnie od formy, należą:

1) numer ewidencyjny dokumentu albo jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu otrzymanego, który umożliwia jego identyfikację oraz identyfikację numeru egzemplarza;

2) dane wytwórcy - funkcjonariusza lub innego podmiotu odpowiedzialnego za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;

3) temat - określenie, czego dokument dotyczy;

4) data:

a) data jego otrzymania,

b) data jego sporządzenia;

5) format - jednoznacznie określony sposób zapisu danych, który występuje tylko w przypadku istnienia wersji elektronicznej dokumentu;

6) zależność - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania, o ile takie powiązanie istnieje;

7) adresat - funkcjonariusz lub inny podmiot, do którego dokument jest adresowany;

8) nadawca - funkcjonariusz lub inny podmiot, który wysyła dokument poza komórkę lub jednostkę organizacyjną;

9) klauzula tajności dokumentu;

10) klasyfikacja - wskazanie rodzaju klasy dokumentu z jednolitego rzeczowego wykazu akt ABW;

11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;

12) kategoria - kategoria tematyczna dokumentu;

13) informacja o dokumentach powiązanych z dokumentem i sposobie dostępu do nich, w szczególności załącznikach do dokumentu;

14) liczba stron lub inna jednostka miary.

§  8.

1. Ewidencjonowanie w kancelarii przesyłek otrzymanych obejmuje:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub do komórki organizacyjnej;

3) sprawdzenie prawidłowości zaadresowania, oznakowania, opakowania przesyłki oraz przyjmowanie przesyłek na podstawie:

a) wykazu przesyłek wydanych - potwierdzenie podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci "do pakietów" lub "do pokwitowań",

b) książki doręczeń przesyłek miejscowych lub innego wykazu;

4) otwieranie kopert zewnętrznych przesyłek wpływających do kancelarii;

5) wprowadzenie do elektronicznego rejestru wyłącznie atrybutów dokumentu zamieszczonych na kopercie wewnętrznej materiału, ostemplowanie koperty pieczęcią wpływu i wpisanie numeru kolejnego nadanego przez system.

2. Przesyłki ewidencjonowane w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, przekazuje się, po ich rejestracji, bezpośrednio do punktu kontroli adresata. Funkcjonariusz punktu kontroli potwierdza w terminalu przekazania jej odbiór. Adresat może przekazać dokument do dalszej realizacji, o ile ma takie uprawnienia.

3. Odpowiedzialność za przesyłki przekazywane do dekretacji Szefowi ABW lub jego zastępcom, kierownikom jednostek organizacyjnych ABW lub ich zastępcom oraz kierownikom komórek organizacyjnych ponoszą ich odbiorcy.

4. Instrukcja szczegółowego sposobu rejestracji dokumentów w systemie ERD dostępna jest w ramach systemu ESOD. Przepis § 7 ust. 5 załącznika nr 1 stosuje się odpowiednio.

5. W procesie rejestracji materiałów w ERD nie dokonuje się konwersji dokumentów.

§  9.

1. Funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit. a i b zarządzenia, potwierdza kancelarii odbiór przesyłek kierowanych do kierownika jednostki organizacyjnej ABW i przekazuje je do dekretacji.

2. Funkcjonariusz punktu kontroli, o którym mowa w ust. 1, zobowiązany jest, co najmniej raz w tygodniu, sprawdzić stan faktyczny przekazanych przełożonym przesyłek.

3. Przesyłki po dekretacji, za potwierdzeniem przekazywane są do punktów kontroli komórek organizacyjnych lub zwracane do kancelarii.

4. W stosunku do punktów kontroli, o których mowa w § 3 pkt 18 lit. c zarządzenia przepis ust. 1 i 2, stosuje się odpowiednio.

5. Przekazywanie zakopertowanych przesyłek między punktami kontroli w ramach jednostki organizacyjnej ABW, odbywa się z pominięciem kancelarii, z wykorzystaniem terminala przekazań.

§  10.

1. W punkcie kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit. c zarządzenia, wychodzące przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) w obecności nadawcy, rejestruje pod kolejną pozycją w ERD, poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności i kopertuje;

2) na kopercie umieszcza:

a) numer ewidencyjny, klauzulę tajności i ewentualnie dodatkowe oznaczenia,

b) określenie adresata,

c) imię, nazwisko i podpis funkcjonariusza kopertującego,

3) przekazuje za pośrednictwem terminala przekazań do kancelarii lub innej komórki organizacyjnej w jednostce organizacyjnej ABW.

2. Funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli, o którym mowa w ust. 1, w przypadku przesyłki wpływającej:

1) potwierdza w terminalu przekazania jej odbiór;

2) przekazuje do dekretacji.

3. W punkcie kontroli, o którym mowa w ust. 1, funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) wydaje przesyłki ostatnim adresatom, za pokwitowaniem w ERD;

2) dokonuje przy udziale ostatniego adresata pełnej rejestracji materiału zawartego w przesyłce w ERD.

4. Ostatni adresat na pierwszej stronie dokumentu odciska pieczęć wpływu, w obrębie której wpisuje: datę wpływu, numer pozycji ERD oraz liczbę załączników i liczbę stron załączników.

§  11.

1. Za organizację obiegu i rejestracji dokumentów, oraz nadzór nad jego prawidłowym przebiegiem odpowiada kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW, obowiązany jest:

1) korzystać wyłącznie z systemu, który został zatwierdzony przez Dyrektora DBTI;

2) wyznaczyć zarządzającego zbiorem informacji w systemie TI;

3) umożliwić przeszkolenie funkcjonariuszy z zasad obsługi ERD.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej ABW pełniąc nadzór nad prawidłowym przebiegiem obiegu i rejestracji dokumentów, o którym mowa w ust. 1, w szczególności:

1) zapewnia bieżący nadzór nad przestrzeganiem przez podległych funkcjonariuszy przepisów o zasadach obiegu i ochronie informacji;

2) zawiadamia inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach Szefa ABW w sprawie organizacji pionu ochrony w ABW o zaistniałym incydencie bezpieczeństwa teleinformatycznego dotyczącym informacji niejawnych oznaczonych co najmniej klauzulą "Poufne".

§  12.

1. Informacjom niejawnym w systemie ERD należy zapewnić bezpieczeństwo teleinformatyczne, o którym mowa w § 3 rozporządzenia.

2. System ERD, umożliwia Pełnomocnikowi Ochrony ABW kontrolę obiegu i rejestracji materiałów w jednostkach organizacyjnych ABW, w których system funkcjonuje.

3. Na wniosek Pełnomocnika Ochrony ABW, w celu realizacji uprawnień, o których mowa w ust. 2, Dyrektor DBTI ABW umożliwia wyznaczonym funkcjonariuszom INKiBW dostęp do danych w systemie ERD oraz przyznaje uprawnienia umożliwiające im kontrolę zasad postępowania z dokumentami.

§  13.

1. W łączności krajowej i zagranicznej, wysyłane i przyjmowane dokumenty (szyfrogramy, szyfrofaksy) funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Dzienniku ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów", a następnie oznacza właściwą dla jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej pieczęcią wpływu lub nadania, w obrębie której wpisuje się datę oraz numer pozycji z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności, łamany przez rok.

2. Fakt przekazania do kancelarii w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, a w przypadku delegatur do punktu kontroli adresata otrzymanego dokumentu funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów". Funkcjonariusz stacji szyfrów zobowiązany jest do umieszczenia dodatkowo na kopercie, oprócz numeru z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" adnotacji informującej o numerze ewidencyjnym nadanym przez nadawcę.

3. Dokumenty przekazywane za pośrednictwem stacji szyfrów są rejestrowane przez wytwórcę we właściwej ewidencji, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1.

4. Fakt zwrotu do nadawcy dokumentu wysyłanego, funkcjonariusz:

1) pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów";

2) kancelarii lub punktu kontroli, w zależności od miejsca zlokalizowania stacji szyfrów odnotowuje w systemie ERD.

5. Przekazywanie dokumentów do stacji szyfrów następuje za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" z wyłączeniem przypadków, gdy stacja szyfrów zlokalizowana jest w sporządzającej szyfrogram lub szyfrofaks jednostce organizacyjnej ABW.

6. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby oraz wynikającymi ze specyfiki pracy jednostki organizacyjnej ABW za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej ABW szyfrogramy mogą być przekazywane bezpośrednio od adresata do punktu kontroli komórki organizacyjnej z pominięciem kancelarii.

§  14.

1. Dokumentacja gromadzona w jednostce organizacyjnej ABW, w ramach współpracy ze służbami partnerskimi, z którymi ABW wymienia informacje podlega rejestracji w ERD.

2. Funkcjonariusz pełniący służbę w jednostce organizacyjnej ABW, o której mowa w ust. 1 lub inny upoważniony funkcjonariusz odbierający przesyłkę od przedstawiciela służby partnerskiej, zobowiązany jest zarejestrować ją w ewidencji, o której mowa w ust. 1.

3. Przekazanie przesyłki przedstawicielowi służby partnerskiej przez funkcjonariusza pełniącego służbę w jednostce organizacyjnej, o której mowa w ust. 1, odbywa się z wyłączeniem kancelarii, za pokwitowaniem na egzemplarzu przesyłki pozostającym w jednostce organizacyjnej ABW lub pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" albo dokumentuje się notatką służbową.

§  15.

1. W przypadku stwierdzenia braku w przesyłce wpływającej dokumentów, załączników lub ich uszkodzenia, rozbieżności w numerach ewidencyjnych i oznaczeniach klauzulami tajności, funkcjonariusz dokonuje pełnej rejestracji przesyłki oraz wykonuje następujące czynności:

1) sporządza w 2 egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, z przeznaczeniem dla nadawcy i sporządzającego protokół, który podlega rejestracji w ERD;

2) dokonuje zapisu o sporządzeniu protokołu, o którym mowa w pkt 1 w ERD, w polu "Uwagi";

3) wyjaśnia opisane rozbieżności z nadawcą przesyłki, a ustalenia dokumentuje w formie notatki służbowej lub odnotowuje odręcznie na posiadanym egzemplarzu protokołu.

2. W przypadku, gdy nadawca może bezpośrednio usunąć nieprawidłowości, dopuszcza się odstąpienie od sporządzania protokołu z czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1.

3. Czynności, o których mowa w ust: 1 dokonuje funkcjonariusz, który stwierdził nieprawidłowości w przesyłce lub jego bezpośredni przełożony.

§  16.

1. Jeśli otrzymana przesyłka niejawna po otwarciu koperty zewnętrznej posiada na kopercie wewnętrznej innego adresata (tzn. została mylnie skierowana), materiały te nie podlegają rejestracji w kancelarii.

2. W przypadku błędnego oznaczenia koperty wewnętrznej, funkcjonariusz kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie i przedstawia ją bezpośredniemu przełożonemu do wiadomości;

2) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje błędnie zaadresowaną, nie otwartą przesyłkę wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania od nadawcy ustnej zgody przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

3. W przypadku błędnie zaadresowanego dokumentu, funkcjonariusz kancelarii lub inny funkcjonariusz, który dokonał otwarcia przesyłki albo ostatni adresat wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie, a w szczególności wymienia funkcjonariuszy, którzy mieli dostęp do dokumentu;

2) przedstawia notatkę, o której mowa w pkt 1, do wiadomości bezpośredniego przełożonego wraz z dokumentem;

3) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje dokument wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania ustnej zgody nadawcy przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie wewnętrznej i zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

4. Notatki rejestrowane są w ERD oraz przechowywane są przez właściwe kancelarie jednostek organizacyjnych ABW.

§  17.

1. Kopie dokumentów wykonywane są przez funkcjonariusza posiadającego kopiowany dokument na stanie ewidencyjnym lub innego upoważnionego funkcjonariusza, w miejscach wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, w warunkach zapewniających bezpieczeństwo kopiowanych dokumentów.

2. Zezwolenie na sporządzanie kopii, odpisów, wyciągów lub tłumaczeń z dokumentu zawierającego informacje niejawne, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie wydaje na piśmie odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów ewidencjonowanych w jednostce organizacyjnej ABW, oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

3) kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca, w zakresie dokumentów oznaczonych klauzulą "Poufne" lub "Zastrzeżone", a w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne" lub "Tajne" - po uzyskaniu stałego lub okresowego pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

3. Zakres upoważnień, o których mowa w ust. 2 pkt 3, pisemnie określają właściwi kierownicy jednostek organizacyjnych ABW. Upoważnienia podlegają rejestracji w ERD i przechowywane są w kancelarii.

4. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na pierwszej stronie dokumentu, z którego ma być sporządzona kopia, odpis, wyciąg lub tłumaczenie, z wyjątkiem materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej i procesowej, oraz z zastrzeżeniem ust. 6, uwzględniając ilość egzemplarzy bądź określenie stron dokumentu, numerów załączników, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, stopnia, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody.

5. W przypadku pism z załącznikami dopuszcza się umieszczenie zezwolenia na pierwszej stronie pisma. Zezwolenie powinno określać sposób postępowania z załącznikami.

6. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na odwrocie ostatniej drukowanej strony.

7. Zgodność kopii, odpisu lub wyciągu potwierdza na ostatniej stronie funkcjonariusz, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument, z którego kopię, odpis lub wyciąg wykonano lub funkcjonariusz upoważniony do wykonania kopii, sporządzenia odpisu lub wyciągu.

8. Obowiązek rejestracji wykonywanych kopii w ERD spoczywa na funkcjonariuszu wykonującym kopię.

9. Na kopiowanych pismach przewodnich z dyspozycją "jawne po odłączeniu załączników" nie nanosi się numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", z zastrzeżeniem ust. 10.

10. W przypadku kopiowania pism przewodnich wraz z załącznikami, odrębny numer "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów" z ERD nanosi się na pierwszej stronie pisma i każdego skopiowanego załącznika.

11. W przypadku wykonywania kopii materiałów, stanowiących zbiór dokumentów niejawnych (ponumerowanych i opisanych) dopuszcza się nadanie na cały zbiór jednego numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", który umieszcza się na obwolucie i pierwszej stronie pierwszego rejestrowanego dokumentu ze zbioru dokumentów.

12. W przypadku wyłączenia przed kopiowaniem jakiegokolwiek dokumentu ze zbioru dokumentów, zbiór ten należy traktować jak odrębne dokumenty, z których każdy podlega odrębnej rejestracji w ERD.

13. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 2.

§  18.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej, uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach. Zezwolenie wydają odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępcy, w stosunku do wszystkich funkcjonariuszy;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępcy, w stosunku do podległych funkcjonariuszy.

2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach, komisja sporządza protokół, który powinien w szczególności zawierać:

1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydał polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

2) dane identyfikujące członków komisji;

3) określenie zadań komisji;

4) czas i miejsce czynności;

5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę metalową otwarto lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, albo pomieszczenie, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

6) opis zabezpieczenia otwieranego pomieszczenia, szafy lub uruchamianego komputera,

7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania materiałów ich spis oraz dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione;

8) treść pieczęci metalowej jaką zabezpieczono pomieszczenie albo szafę na zasadach określonych w § 15 ust. 2, § 16 ust. 1 zarządzenia lub podanie nowego hasła jakim zabezpieczono komputer;

9) podpisy członków komisji;

10) informację o zatwierdzeniu protokołu przez jednego z funkcjonariuszy wymienionych w ust. 1.

3. Pobranie i zwrot materiałów w sposób czytelny odnotowuje się w protokole.

4. Protokół rejestruje i przechowuje się w punkcie kontroli obsługującym funkcjonariusza, którego dotyczyły czynności.

5. Z treścią protokołu zapoznaje się funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1. Fakt zapoznania się z protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą.

6. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 1. Protokół rejestruje się w ERD, a następnie odsyła do kierownika jednostki organizacyjnej ABW, na terenie której dokonano komisyjnego otwarcia szafy metalowej lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskano dostęp do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach.

7. Dyrektor DBTI sporządza i aktualizuje wykaz funkcjonariuszy z podległej mu jednostki uprawnionych do bezpośredniego dostępu do danych w systemie ERD, który przesyła do INKiBW.

§  19.

1. W przypadku zmiany zakresu obowiązków, przeniesienia funkcjonariusza do innej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW albo zwolnienia ze służby, bezpośredni przełożony sporządza w pojedynczym egzemplarzu polecenie rozliczenia z materiałów, które w szczególności powinno zawierać:

1) określenie sposobu rozliczenia się funkcjonariusza z materiałów;

2) wskazanie terminu, do którego funkcjonariusz powinien się rozliczyć;

3) wskazanie funkcjonariusza odpowiedzialnego za prawidłowe rozliczenie funkcjonariusza z materiałów;

4) potwierdzenie czytelnym podpisem funkcjonariusza oraz datą, faktu zapoznania się z poleceniem;

5) potwierdzenie rozliczenia z materiałów przez osobę weryfikującą prawidłowość rozliczenia się funkcjonariusza.

2. Rozliczenie się z materiałów funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić poprzez:

1) odnotowanie przekazania materiałów w systemie ERD na wskazanego przez przełożonego innego funkcjonariusza;

2) przekazanie materiałów za pomocą protokołu zdawczo-odbiorczego;

3) przekazanie materiałów zgodnie z dekretacją właściwego przełożonego umieszczoną na tych materiałach;

4) odesłanie za pismem do właściwej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW;

5) przeprowadzenie procedury archiwizacji lub brakowania materiałów.

3. Fakt przekazania materiałów odnotowuje się w ewidencjach punktu kontroli i kancelarii, poprzez prze-rejestrowanie ich na innego funkcjonariusza.

4. W przypadku, gdy funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 1, w dniu wydania polecenia rozliczenia z materiałów, nie posiada na swoim stanie takich materiałów umieszcza na poleceniu rozliczenia stosowne oświadczenie, potwierdzone podpisem funkcjonariusza kancelarii jednostki organizacyjnej ABW, w której pełni służbę oraz funkcjonariuszy prowadzących inne ewidencje, w których rejestrowane są dokumenty.

5. Pisemne polecenie, o którym mowa w ust. 1, wraz z dokumentacją potwierdzającą rozliczenie rejestruje się i przechowuje w ewidencji punktu kontroli obsługującego funkcjonariusza.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Organizacja kancelarii tajnych oraz obieg informacji niejawnych i jawnych w jednostkach organizacyjnych ABW, w których nie funkcjonuje ESOD lub ERD

§  1.

1. Do zadań kierownika kancelarii należy:

1) nadzór oraz zapewnienie prawidłowej realizacji zadań przez kancelarię;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu materiałów w jednostce organizacyjnej ABW;

3) kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania i ewidencjonowania obiegu przesyłek;

4) kontrola stanu ewidencyjnego pieczęci i stempli;

5) zabezpieczanie materiałów i dokumentów niezbędnych dla sprawnego funkcjonowania systemu obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

6) szkolenie funkcjonariuszy przeznaczonych do pełnienia służby w kancelarii i punktach kontroli w zakresie przepisów dotyczących obiegu informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej ABW;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) nadzór nad archiwizowaniem oraz brakowaniem dokumentów jawnych i niejawnych będących na stanie kancelarii;

9) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

10) przeprowadzanie okresowej kontroli stanu dokumentów niejawnych, znajdujących się w kancelarii, z zastrzeżeniem § 38 zarządzenia;

11) informowanie, z zachowaniem drogi służbowej, Pełnomocnika Ochrony ABW o zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentów niejawnych;

12) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby kancelarii oraz w przypadku:

a) remontu pomieszczeń kancelarii,

b) naprawy urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii,

c) zmiany lokalizacji jednostki organizacyjnej ABW,

d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg służby.

2. Do zadań kierownika kancelarii w delegaturach i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należy także kontrola właściwego oznaczania i zabezpieczania przesyłek przez punkty kontroli Samodzielnych Sekcji INKiBW.

3. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii należy:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej;

3) prowadzenie czynności związanych z rejestracją materiałów;

4) rejestrowanie prowadzonych w jednostce organizacyjnej ABW ewidencji w "Rejestrze dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych" oraz ich zabezpieczenie w sposób określony w§ 8 zarządzenia;

5) ewidencjonowanie i dystrybucja pieczęci i stempli będących w dyspozycji funkcjonariuszy jednostki organizacyjnej ABW;

6) przekazywanie lub udostępnianie, za pokwitowaniem, dokumentów jawnych i niejawnych funkcjonariuszom jednostki organizacyjnej ABW oraz sprawowanie bieżącej kontroli postępowania z tymi dokumentami, a także egzekwowanie ich zwrotu;

7) odnotowywanie zmiany, zniesienia klauzuli tajności, przedłużenia lub skrócenia okresu ochrony dokumentów niejawnych w ewidencjach i na dokumentach, prowadzonych i rejestrowanych w jednostce organizacyjnej ABW, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

8) sporządzanie i rejestrowanie kopii dokumentów, pozostających na stanie ewidencyjnym kancelarii;

9) archiwizowanie oraz brakowanie dokumentów jawnych i niejawnych znajdujących się w kancelarii;

10) kontrola właściwego oznaczania i zabezpieczania przesyłek przez punkty kontroli jednostki organizacyjnej ABW.

4. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii delegatury i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW należą także zadania, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3-5, realizowane w zakresie obsługi kancelaryjnej Samodzielnych Sekcji INKiBW.

5. Wyznaczony przez dyrektora delegatury funkcjonariusz Wydziału Zamiejscowego lub Samodzielnej Sekcji Zamiejscowej wykonuje odpowiednio obowiązki przewidziane dla funkcjonariusza kancelarii, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 3 i 6, a także w zakresie odbioru przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do kierownika komórki organizacyjnej.

§  2.

1. Kancelaria dla dokumentowania obiegu przesyłek oprócz ewidencji wymienionych w § 7 ust. 1 zarządzenia prowadzi w szczególności:

1) "Dziennik podawczy" do przesyłek oznaczonych wszystkimi klauzulami;

2) inne ewidencje, po uzgodnieniu z Pełnomocnikiem Ochrony ABW.

2. Kancelarie w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, z wyłączeniem kancelarii INKiBW, dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzą dodatkowo ewidencje, o których mowa w § 10 ust. 2 zarządzenia.

§ 3. Punkt kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit. a i b zarządzenia, dla dokumentowania obiegu przesyłek prowadzi "Dziennik podawczy".

§  4.

1. Kierownik kancelarii, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW, może wydać zgodę na prowadzenie w komórce organizacyjnej dodatkowych ewidencji:

1) o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 5 oraz § 10 ust. 2 zarządzenia;

2) innych ewidencji, nie ujętych w odrębnych i szczególnych przepisach, po uzyskaniu pisemnej zgody Pełnomocnika Ochrony ABW.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, sporządza się na piśmie w egzemplarzu pojedynczym wraz z uzasadnieniem. Wniosek podlega rejestracji i przechowywany jest w kancelarii.

3. W przypadku prowadzenia w punkcie kontroli równocześnie więcej niż jednego "Dziennika korespondencji" dla dokumentów o tych samych klauzulach tajności lub jawnych, na pismach korespondencyjnych, po sygnaturze literowo-cyfrowej składającej się z literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej, oznaczenia klauzuli tajności pisma oraz numeru, pod którym pismo zostało zarejestrowane w "Dzienniku korespondencji" łamanym przez rok, należy wpisać numer pozycji z "Rejestru dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych", pod którym dany dziennik został zarejestrowany.

4. Na dokumentach rejestrowanych w "Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów", numer powinien składać się z literowego oznaczenia jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej, klauzuli i numeru pozycji z "Rejestru dzienników dokumentacji niejawnych i książek ewidencyjnych", pod którym dany dziennik został zarejestrowany łamany przez rok, pozycję, pod którą pismo zostało zarejestrowane w "Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów", łamaną przez rok, poprzedzoną klauzulą tajności. Numer powinien być poprzedzony skrótem "DEWD".

5. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, podlega rejestracji w ewidencji prowadzonej przez wnioskującą komórkę organizacyjną.

§  5.

1. W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii, w szczególności jego urlopu, choroby lub wyjazdu służbowego, jego obowiązki przejmuje pisemnie upoważniony przez przełożonego funkcjonariusz kancelarii. Za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej ABW obowiązki może przejąć inny pisemnie upoważniony funkcjonariusz pionu ochrony, przeszkolony w zakresie wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. W uzasadnionych przypadkach, w razie nieobecności kierownika kancelarii, jego obowiązki może przejąć funkcjonariusz spoza pionu ochrony, pisemnie upoważniony przez kierownika jednostki organizacyjnej. Czynność ta dokonywana jest na podstawie protokołu przekazania, w zakresie niezbędnym do właściwego realizowania obowiązków służbowych. O zaistniałym zdarzeniu należy niezwłocznie poinformować Pełnomocnika Ochrony ABW.

3. Funkcjonariusze, o których mowa w ust. 1 i 2, mają takie same uprawnienia oraz obowiązki, jak też ponoszą taką samą odpowiedzialność jak kierownik kancelarii. Upoważnienia określone w ust. 1 i 2 podlegają rejestracji w odpowiedniej ewidencji.

4. W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii sporządza się w egzemplarzu pojedynczym protokół zdawczo-odbiorczy kancelarii.

5. Przy przekazaniu kancelarii i sporządzaniu protokołu, w przypadkach, o których mowa w ust. 2 i 4, powinien być obecny funkcjonariusz zdający obowiązki oraz funkcjonariusz przejmujący obowiązki kierownika kancelarii.

6. W przypadku, gdy przekazujący kancelarię kierownik kancelarii nie uczestniczy w czynnościach, o których mowa w ust. 5, kierownik jednostki organizacyjnej ABW powołuje komisję w celu przekazania obowiązków kierownika kancelarii. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony przez komisję zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej ABW.

7. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać w szczególności:

1) wykaz ewidencji;

2) wykaz dokumentów;

3) wykaz pieczęci i stempli;

4) nformacje dotyczące zgodności lub niezgodności ze stanem ewidencyjnym faktycznego stanu dokumentów jawnych i niejawnych znajdujących się w kancelarii;

5) uwagi lub wnioski funkcjonariusza przejmującego obowiązki kierownika kancelarii, dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

8. Pod protokołem podpisuje się funkcjonariusz zdający materiały oraz je przejmujący. Protokół podlega obowiązkowi rejestracji. Protokół po zatwierdzeniu go przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW przechowuje kancelaria.

§  6.

1. W przypadku nieobecności funkcjonariusza pełniącego służbę w punkcie kontroli sporządza się, w egzemplarzu pojedynczym protokół przekazania dokumentacji ewidencyjnej oraz pieczęci, funkcjonariuszowi wyznaczonemu przez bezpośredniego przełożonego.

2. Ewidencje i pieczęcie, o których mowa w ust. 1, wyznaczony funkcjonariusz przechowuje w szafie metalowej pozostającej w jego dyspozycji.

3. Otwarcie szafy metalowej funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, w celu pobrania innych materiałów odbywa się na zasadach określonych w § 17.

4. Protokół podlega rejestracji w ewidencji prowadzonej przez komórkę organizacyjną, której dotyczy.

5. Protokół można sporządzić w formie pozwalającej na wielokrotne przekazywanie i zwrot dokumentacji ewidencyjnej, pieczęci oraz innych materiałów niezbędnych do funkcjonowania punktu kontroli.

6. Każdorazowe przekazanie i zwrot materiałów potwierdza na protokole przełożony wydający polecenie przekazania.

§  7.

1. Ewidencjonowanie w kancelarii przesyłek otrzymanych obejmuje:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii innych jednostek organizacyjnych ABW, z kancelarii podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy, a także Poczty Specjalnej podlegającej ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji, Państwowego Przedsiębiorstwa Użyteczności Publicznej "Poczta Polska" oraz innych przewoźników spełniających wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych, a także innych podmiotów;

2) odbieranie przyjętych przez Biuro Przepustek ABW lub dyżurnego w delegaturze ABW i Centralnym Ośrodku Szkolenia ABW przesyłek dostarczanych przez osoby fizyczne, przewoźników oraz pracowników innych instytucji, adresowanych do właściwego kierownika jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej;

3) sprawdzenie prawidłowości zaadresowania, oznakowania, opakowania przesyłki oraz przyjmowanie przesyłek na podstawie:

a) wykazu przesyłek wydanych - potwierdzenie podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci "do pakietów" lub "do pokwitowań",

b) książki doręczeń przesyłek miejscowych lub innego wykazu;

4) otwieranie kopert zewnętrznych przesyłek wpływających do kancelarii;

5) rejestrowanie przesyłek w "Dzienniku podawczym" oraz ostemplowanie koperty pieczęcią wpływu, w obrębie której wpisuje się datę wpływu oraz numer pozycji z "Dziennika podawczego" poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności łamany przez rok.

2. Przesyłki ewidencjonowane w sposób, o którym mowa w ust.1 pkt 5 przekazuje się, po ich rejestracji, bezpośrednio do punktu kontroli adresata. W kancelarii wydaje się przesyłki punktom kontroli adresatów, za pokwitowaniem w "Dzienniku podawczym". Adresat może przekazać dokument do dalszej realizacji, o ile ma takie uprawnienia.

3. Odpowiedzialność za przesyłki przekazywane do dekretacji Szefowi ABW lub jego zastępcom, kierownikom jednostek organizacyjnych ABW lub ich zastępcom oraz kierownikom komórek organizacyjnych ponoszą ich odbiorcy.

§  8.

1. Do zadań funkcjonariusza pełniącego służbę w punkcie kontroli należy:

1) przyjmowanie i przekazywanie przesyłek z kancelarii i punktów kontroli, w ramach jednostki organizacyjnej ABW;

2) rejestrowanie przesyłek;

3) wydawanie przesyłek do dekretacji;

4) przekazywanie przesyłek od dekretującego do adresata.

2. W punkcie kontroli można przechowywać przesyłki, do czasu ich wydania adresatowi określonemu w dekretacji.

3. W punkcie kontroli nie otwiera się kopert wewnętrznych.

§ 9. W punkcie kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit. a zarządzenia, wpływające przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) rejestruje pod kolejną pozycją "Dziennika podawczego" poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności;

2) oznacza pieczęcią wpływu, w obrębie której wpisuje datę oraz numer pozycji z "Dziennika podawczego", poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności, łamany przez rok;

3) przekazuje do dekretacji;

4) przekazuje za pokwitowaniem w "Dzienniku podawczym" przesyłkę do kancelarii adresata określonego w dekretacji.

§  10.

1. Funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit b zarządzenia, wykonuje odpowiednio czynności, o których mowa w § 9, z wyłączeniem pkt 4, a przesyłkę za pokwitowaniem w "Dzienniku podawczym" przekazuje do kancelarii.

2. Przekazywanie zakopertowanych przesyłek między punktami kontroli w ramach jednostki organizacyjnej, odbywa się z wyłączeniem kancelarii, za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych".

3. Przepis ust. 2 dotyczący obiegu przesyłek stosuje się między punktami kontroli komórek organizacyjnych delegatury lub Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW, a punktami kontroli Samodzielnych Sekcji INKiBW, jeśli są zlokalizowane odpowiednio na terenie siedziby delegatury albo Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW.

§  11.

1. W punkcie kontroli, o którym mowa w § 3 pkt 18 lit c zarządzenia, wychodzące przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) w obecności nadawcy, rejestruje pod kolejną pozycją w "Dzienniku korespondencji", poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności i kopertuje;

2) na kopercie umieszcza:

a) numer ewidencyjny, klauzulę tajności i ewentualnie dodatkowe oznaczenia,

b) określenie adresata,

c) imię, nazwisko i podpis funkcjonariusza kopertującego.

2. W punkcie kontroli, o którym mowa w ust. 1, wpływające przesyłki funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) rejestruje pod kolejną pozycją właściwego "Dziennika korespondencji", poprzedzoną cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności łamaną przez rok;

2) oznacza pieczęcią wpływu, w obrębie której wpisuje datę oraz numer pozycji z "Dziennika korespondencji", poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności i sygnaturą literową komórki organizacyjnej łamany przez rok;

3) przekazuje do dekretacji.

3. W punkcie kontroli, o którym mowa w ust. 1, funkcjonariusz pełniący służbę w punkcie kontroli:

1) wydaje przesyłki ostatnim adresatom, za pokwitowaniem w "Dzienniku korespondencji";

2) dokonuje przy udziale ostatniego adresata pełnej rejestracji materiału zawartego w przesyłce w "Dzienniku korespondencji".

4. Ostatni adresat na pierwszej stronie dokumentu odciska pieczęć wpływu, w obrębie której wpisuje: datę wpływu, numer pozycji z "Dziennika korespondencji" poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności i sygnaturą literową komórki organizacyjnej łamany przez rok oraz liczbę załączników i liczbę stron załączników.

§  12.

1. Do ewidencjonowania korespondencji ze służbami partnerskimi, z którymi ABW wymienia informacje, można stosować odrębny "Dziennik korespondencji" do materiałów oznaczonych wszystkimi klauzulami.

2. Dziennik, o którym mowa w ust. 1, prowadzony jest w punkcie kontroli komórki organizacyjnej, upoważnionej do koordynacji współpracy ze służbami partnerskimi.

3. Funkcjonariusz pełniący służbę w komórce organizacyjnej, o której mowa w ust. 2, odbierający przesyłkę od przedstawiciela służby partnerskiej, zobowiązany jest zarejestrować ją w kancelarii, a następnie w punkcie kontroli.

4. Przekazanie przesyłki przedstawicielowi służby partnerskiej przez funkcjonariusza pełniącego służbę w komórce organizacyjnej, o której mowa w ust. 2, odbywa się z wyłączeniem kancelarii, za pokwitowaniem na egzemplarzu przesyłki pozostającym w jednostce organizacyjnej ABW lub w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" albo dokumentuje się notatką służbową.

§  13.

1. W łączności krajowej i zagranicznej, wysyłane i przyjmowane dokumenty (szyfrogramy, szyfrofaksy) funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Dzienniku ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów", a następnie oznacza właściwą dla jednostki organizacyjnej ABW lub komórki organizacyjnej pieczęcią wpływu lub nadania, w obrębie której wpisuje się datę oraz numer pozycji z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" poprzedzony cyfrowym lub literowym oznaczeniem klauzuli tajności, łamany przez rok.

2. Fakt przekazania do kancelarii w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie, a w przypadku delegatur do punktu kontroli adresata otrzymanego dokumentu funkcjonariusz pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów". Funkcjonariusz stacji szyfrów zobowiązany jest do umieszczenia dodatkowo na kopercie, oprócz numeru z "Dziennika ewidencji szyfrogramów lub szyfrofaksów" adnotacji informującej o numerze ewidencyjnym nadanym przez nadawcę.

3. Dokumenty przekazywane za pośrednictwem stacji szyfrów są rejestrowane w kancelarii, we właściwej ewidencji, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 1, przez funkcjonariusza pełniącego służbę w kancelarii, z wyłączeniem przypadków, gdy stacja szyfrów zlokalizowana jest w jednostce organizacyjnej ABW będącej adresatem otrzymanego dokumentu.

4. Fakt zwrotu do nadawcy dokumentu wysyłanego, funkcjonariusz:

1) pełniący służbę w stacji szyfrów rejestruje w "Książce doręczeń szyfrogramów lub szyfrofaksów";

2) punktu kontroli komórki organizacyjnej odnotowuje w ewidencji, pod pozycją, w której zarejestrowano wysyłany szyfrofaks (szyfrogram).

5. Przekazywanie dokumentów do stacji szyfrów następuje za pokwitowaniem w "Książce doręczeń przesyłek miejscowych" z wyłączeniem przypadków, gdy stacja szyfrów zlokalizowana jest w sporządzającej szyfrogram lub szyfrofaks komórce organizacyjnej.

6. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby oraz wynikającymi ze specyfiki pracy jednostki organizacyjnej ABW za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej ABW szyfrogramy (szyfrofaksy) mogą być przekazywane bezpośrednio od adresata do punktu kontroli komórki organizacyjnej z pominięciem kancelarii.

§  14.

1. W przypadku stwierdzenia braku w przesyłce wpływającej dokumentów, załączników lub ich uszkodzenia, rozbieżności w numerach ewidencyjnych i oznaczeniach klauzulami tajności, funkcjonariusz dokonuje pełnej rejestracji przesyłki oraz wykonuje następujące czynności:

1) sporządza w 2 egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, z przeznaczeniem dla nadawcy i sporządzającego protokół, który rejestruje we właściwej ewidencji;

2) dokonuje zapisu o sporządzeniu protokołu, o którym mowa w pkt 1, w "Dzienniku korespondencyjnym", w polu "Uwagi";

3) wyjaśnia opisane rozbieżności z nadawcą przesyłki, a ustalenia dokumentuje w formie notatki służbowej lub odnotowuje odręcznie na posiadanym egzemplarzu protokołu.

2. W przypadku, gdy nadawca może bezpośrednio usunąć nieprawidłowości, dopuszcza się odstąpienie od sporządzania protokołu, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

3. Czynności, o których mowa w ust. 1 dokonuje funkcjonariusz, który stwierdził nieprawidłowości w przesyłce lub jego bezpośredni przełożony.

§  15.

1. Jeśli otrzymana przesyłka niejawna po otwarciu koperty zewnętrznej posiada na kopercie wewnętrznej innego adresata (tzn. została mylnie skierowana), materiały te nie podlegają rejestracji w kancelarii.

2. W przypadku błędnego oznaczenia koperty wewnętrznej, funkcjonariusz kancelarii wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie i przedstawia ją bezpośredniemu przełożonemu do wiadomości;

2) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje błędnie zaadresowaną, nie otwartą przesyłkę wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania od nadawcy ustnej zgody przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

3. W przypadku błędnie zaadresowanego dokumentu, funkcjonariusz kancelarii lub inny funkcjonariusz, który dokonał otwarcia przesyłki wykonuje następujące czynności:

1) sporządza notatkę służbową opisującą zdarzenie, a w szczególności wymienia funkcjonariuszy, którzy mieli dostęp do dokumentu;

2) przedstawia notatkę, o której mowa w pkt 1, do wiadomości bezpośredniego przełożonego wraz z dokumentem;

3) wykonuje kopię notatki, o której mowa w pkt 1, pakuje dokument wraz z kopią notatki i odsyła do nadawcy lub w przypadku uzyskania ustnej zgody nadawcy przesyła właściwemu adresatowi w poprawnie zaadresowanej kopercie wewnętrznej i zewnętrznej. W przypadku przekazania przesyłki właściwemu adresatowi informuje nadawcę przesyłki o powyższym fakcie, przesyłając równocześnie kopię notatki, o której mowa w pkt 1.

4. Notatki podlegają rejestracji oraz przechowywane są przez właściwe kancelarie jednostek organizacyjnych.

§  16.

1. Kopie dokumentów wykonywane są przez funkcjonariusza posiadającego kopiowany dokument na stanie ewidencyjnym lub innego upoważnionego funkcjonariusza, w miejscach wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej, w warunkach zapewniających bezpieczeństwo kopiowanych dokumentów.

2. Zezwolenie na sporządzanie kopii, odpisów, wyciągów lub tłumaczeń z dokumentu zawierającego informacje niejawne, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie wydaje na piśmie odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępca w zakresie dokumentów ewidencjonowanych w jednostce organizacyjnej ABW, oznaczonych wszystkimi klauzulami tajności;

3) kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca, w zakresie dokumentów oznaczonych klauzulą "Poufne" lub "Zastrzeżone", a w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne" lub "Tajne" - po uzyskaniu stałego lub okresowego pisemnego upoważnienia wydanego przez kierownika jednostki organizacyjnej ABW.

3. Zakres upoważnień, o których mowa w ust. 2 pkt 3, pisemnie określają właściwi kierownicy jednostek organizacyjnych. Upoważnienia podlegają rejestracji i przechowywane są w kancelarii.

4. Zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na pierwszej stronie dokumentu, z którego ma być sporządzona kopia, odpis, wyciąg lub tłumaczenie, z wyjątkiem materiałów archiwalnych oraz dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej i procesowej, oraz z zastrzeżeniem ust. 6, uwzględniając ilość egzemplarzy bądź określenie stron dokumentu, numerów załączników, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, stopnia, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody.

5. W przypadku pism z załącznikami dopuszcza się umieszczenie zezwolenia na pierwszej stronie pisma. Zezwolenie powinno określać sposób postępowania z załącznikami.

6. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie, o którym mowa w ust. 2, dekretuje się na odwrocie ostatniej drukowanej strony.

7. Zgodność kopii, odpisu lub wyciągu potwierdza na ostatniej stronie funkcjonariusz, na którego stanie ewidencyjnym znajduje się dokument, z którego kopię, odpis lub wyciąg wykonano lub funkcjonariusz upoważniony do wykonania kopii, sporządzenia odpisu lub wyciągu.

8. Obowiązek rejestracji wykonywanych kopii spoczywa na funkcjonariuszu wykonującym kopię.

9. Na kopiowanych pismach przewodnich z dyspozycją "jawne po odłączeniu załączników" nie nanosi się numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", z zastrzeżeniem ust. 10.

10. W przypadku kopiowania pism przewodnich wraz z załącznikami, odrębny numer "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów" nanosi się na pierwszej stronie pisma i każdego skopiowanego załącznika.

11. W przypadku wykonywania kopii materiałów, stanowiących zbiór dokumentów niejawnych (ponumerowanych i opisanych) dopuszcza się nadanie na cały zbiór jednego numeru z "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów", który umieszcza się na obwolucie i pierwszej stronie pierwszego rejestrowanego dokumentu ze zbioru dokumentów.

12. W przypadku wyłączenia przed kopiowaniem jakiegokolwiek dokumentu ze zbioru dokumentów, zbiór ten należy traktować jak odrębne dokumenty, z których każdy podlega odrębnej rejestracji.

13. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 2.

§  17.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej, uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach. Zezwolenie wydają odpowiednio:

1) Szef ABW lub jego zastępcy, w stosunku do wszystkich funkcjonariuszy;

2) kierownik jednostki organizacyjnej ABW lub jego zastępcy, w stosunku do podległych funkcjonariuszy.

2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach, komisja sporządza protokół, który powinien w szczególności zawierać:

1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydał polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskania dostępu do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

2) dane identyfikujące członków komisji;

3) określenie zadań komisji;

4) czas i miejsce czynności;

5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę metalową otwarto lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, albo pomieszczenie, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach;

6) opis zabezpieczenia otwieranego pomieszczenia, szafy lub uruchamianego komputera;

7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania materiałów ich spis oraz dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione;

8) treść pieczęci metalowej jaką zabezpieczono pomieszczenie albo szafę na zasadach określonych w §15 ust. 2, §16 ust. 1 lub podanie nowego hasła jakim zabezpieczono komputer;

9) podpisy członków komisji;

10) informację o zatwierdzeniu protokołu przez jednego z funkcjonariuszy wymienionych w ust. 1.

3. Pobranie i zwrot materiałów w sposób czytelny odnotowuje się w protokole.

4. Protokół rejestruje i przechowuje się w punkcie kontroli obsługującym funkcjonariusza, którego dotyczyły czynności.

5. Z treścią protokołu zapoznaje się funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1. Fakt zapoznania się z protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą.

6. DSO ABW posiada uprawnienia, o których mowa w ust. 1. Protokół rejestruje się w ewidencji przeznaczonej do rejestracji dokumentacji DSO ABW, a następnie odsyła do kierownika jednostki organizacyjnej ABW, na terenie której dokonano komisyjnego otwarcia szafy metalowej lub uzyskano dostęp do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, a także uzyskano dostęp do pomieszczenia, w którym materiały przechowywane są w zestawach kartotecznych i na regałach.

§  18.

1. W przypadku zmiany zakresu obowiązków, przeniesienia funkcjonariusza do innej komórki lub jednostki organizacyjnej ABW albo zwolnienia ze służby, bezpośredni przełożony sporządza w pojedynczym egzemplarzu polecenie rozliczenia z materiałów, które w szczególności powinno zawierać:

1) określenie sposobu rozliczenia się funkcjonariusza z materiałów;

2) wskazanie terminu, do którego funkcjonariusz powinien się rozliczyć;

3) wskazanie funkcjonariusza odpowiedzialnego za prawidłowe rozliczenie funkcjonariusza z materiałów;

4) potwierdzenie czytelnym podpisem funkcjonariusza oraz datą faktu zapoznania się z poleceniem;

5) potwierdzenie rozliczenia z materiałów przez osobę weryfikującą prawidłowość rozliczenia się funkcjonariusza.

2. Rozliczenie się z materiałów funkcjonariusza, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić poprzez:

1) przekazanie materiałów za pomocą protokołu zdawczo-odbiorczego;

2) przekazanie materiałów zgodnie z dekretacją właściwego przełożonego umieszczoną na tych materiałach;

3) odesłanie za pismem do właściwej komórki lub jednostki organizacyjnej;

4) przeprowadzenie procedury archiwizacji lub brakowania materiałów.

3. Fakt przekazania materiałów odnotowuje się w ewidencjach punktu kontroli i kancelarii, poprzez przerejestrowanie ich na innego funkcjonariusza.

4. W przypadku, gdy funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 1, w dniu wydania polecenia rozliczenia z materiałów, nie posiada na swoim stanie takich materiałów, umieszcza na poleceniu rozliczenia stosowne oświadczenie, potwierdzone podpisem funkcjonariusza kancelarii jednostki organizacyjnej ABW, w której pełni służbę oraz funkcjonariuszy prowadzących inne ewidencje, w których rejestrowane są dokumenty.

5. Pisemne polecenie, o którym mowa w ust. 1, wraz z dokumentacją potwierdzającą rozliczenie rejestruje się i przechowuje w ewidencji punktu kontroli obsługującego funkcjonariusza.

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

REJESTR

DZIENNIKÓW DOKUMENTACJI NIEJAWNYCH

I KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH

......................................................................................................................................

(jednostka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. .........................................

Od pozycji nr ............................................

Zakończono dn. ........................................

Na pozycji nr ............................................

....... / ......

Numer	Nazwa	Klauzula	Data		Liczba	Komórka	Pokwitowanie odbioru
kolejny zapisu	teczki, dziennika, książki itp.	tajności	rozpoczęcia	zakończenia	stron	organizacyjna	Imię i nazwisko	Data	Podpis
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

....... / ......

Rejestr zawiera ............................. stron, ponumerowanych

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość) (podpis)

....... / ......

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

POUFNE

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

REJESTR PRZEPISÓW

......................................................................................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ..........................................

Zakończono dn. .........................................

POUFNE

....... / .......

Data	Jednostka	Numer kolejny wpisu							Treść	Uwagi
wydania przepisu	merytoryczna	Zarządzenia	Rozkazu	Decyzji	Wytycznych	Pisma okólnego	Porozumienia		przepisu

......./......

Rejestr zawiera ............................. ponumerowanych stron

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

....... / ......

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

POUFNE

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

KSIĄŻKA

EWIDENCJI PIECZĘCI I STEMPLI

.................................................................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

Rozpoczęto dnia ..........................................

Zakończono dnia .........................................

POUFNE

....... / .......

Numer kolejny	Odcisk pieczęci lub stempli	Odcisk pieczęci metalowych	Pokwitowanie i data (imię i nazwisko)		L.dz. i data protokołu	Protokół zniszczenia
zapisu			Odbioru	Zdania	przekazania pieczęci	lub zwrotu (L.dz. i data)
1	2	3	4	5	6	7

....... / ......

Rejestr zawiera ................................ stron, ponumerowanych

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość) (podpis)

....... / ......

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

.................................................................................................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

Rozpoczęcia ..........................................

Data

Zakończenia ..........................................

......... / .........

Numer	Data	Adresat	Numer	Potwierdzenie odbioru
kolejny zapisu			przesyłki	Podpis	Pieczęć i data
1	2	3	4	5	6

Książka zawiera ............................. ponumerowanych stron,

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

Książkę zakończono w dniu .............................. na pozycji ....................

.........................................................

(podpis)

....... / ......

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

REJESTR WYDANYCH PRZEDMIOTÓW

.................................................................................................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ..........................................

Od pozycji nr .............................................

Zakończono dn. .........................................

Na pozycji nr .............................................

......... / .........

Oznaczenie klauzuli

Numer kolejny

Data

Pojemność dysku,

Pobierający

Nr dziennika korespondencji

Zatarto lub zniszczono

Uwagi

zapisu

taśmy. Rodzaj przedmiotu

Imię i nazwisko

Data

Podpis

Przy wysyłce

Po zwrocie

Data

Imię i nazwisko

Podpis

....... / ......

Rejestr zawiera ............................. ponumerowanych stron

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

........ / ........

ZAŁĄCZNIK  Nr 9

.................................................... TAJNE

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

DZIENNIK

REJESTRACJI ROZKAZÓW PERSONALNYCH

....................................................................................................

(jednostka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ...........................

Od pozycji nr ..............................

Zakończono dn. ..........................

Na pozycji nr ..............................

TAJNE

........ / ........

Klauzula nr rozkazu	Data podpisu	Podpisujący	Treść rozkazu	Wykonał	Liczba stron	DEWD oryginału
1	2	3	4	5	6	7

......... / .........

Oryginał	Liczba powielonych	Kopia egz. nr	Pokwitowanie		Uwagi
Pokwitowanie/ data	egz. DEWD kopii	(miejsce przeznaczenia)	ks. dor. / podpis	data
8	9	10	11	12	13
		1.	1.
		2.	2.
		3.	3.
		4.	4.
		5.	5.
		6.	6.
		7.	7.
		8.	8.
		9.	9.
		10.	10.
		1.	1.
		2.	2.
		3.	3.
		4.	4.
		5.	5.
		6.	6.
		7.	7.
		8.	8.
		9.	9.
		10.	10.
		1.	1.
		2.	2.
		3.	3.
		4.	4.
		5.	5.
		6.	6.
		7.	7.
		8.	8.
		9.	9.
		10.	10.

.......... / ........

Dziennik zawiera ............................. ponumerowanych stron

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

......... / .........

ZAŁĄCZNIK  Nr 10

.................................................... TAJNE

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

WYKAZ

osób .....................................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych

Rozpoczęto dn. ............................

Od pozycji nr. ..............................

Zakończono dn. ...........................

Na pozycji nr ...............................

TAJNE

.......... / ..........

L.p.	Stopień	Imię i nazwisko	Nazwa komórki organizacyjnej	Zakres i numer poświadczenia bezpieczeństwa	Termin ważności poświadczenia bezpieczeństwa do klauzuli			Uwagi
					Ściśle tajne	Tajne	Poufne/ Zastrzeżone
1	2	3	4	5	6	7	8	9

.......... / .........

Dziennik zawiera ............................. ponumerowanych stron,

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

........ / ........

ZAŁĄCZNIK  Nr 11

....................................................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

DZIENNIK PODAWCZY

.........................................................................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ...........................

Od pozycji nr ..............................

Zakończono dn. ..........................

Na pozycji nr ..............................

.......... / .........

Oznaczenie klauzuli	Numer kolejny zapisu	Data wpływu	Nadawca	Numer przesyłki	Dokąd skierowano	Data i godzina odbioru	Pokwitowanie odbioru	Uwagi

.......... / .........

Dziennik zawiera ............................. ponumerowanych stron

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

........ / ........

ZAŁĄCZNIK  Nr 12

.................................................... .................................................

(pieczęć nagłówkowa) (klauzula tajności)

(numer z ewidencji)

DZIENNIK

KORESPONDENCJI

..................................................................................................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ...........................

Od pozycji nr ..............................

Zakończono dn. ..........................

Na pozycji nr ..............................

............................................

(klauzula tajności)

.......... / .........

Oznaczenie	Numer	Data	Nr (symbol)	Nazwa	Numer i data	Jakiej sprawy	Liczba
klauzuli	kolejny zapisu	odbioru lub wysiania dokumentu	akt, w których przechowywany jest dokument lub jego kopia	instytucji nadawcy (przy odbiorze) adresata (przy wysyłce)	dokumentu otrzymanego	dotyczy	Stron dokumentu z załącznikami	Załączników	Stron załączników
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
						*

......... / .........

Numer pozycji	Imię i nazwisko	Podpis i data		Uwagi
dziennika ewidencji wykonanych dokumentów	sporządzającego/odbierającego dokument	Sporządzającego/odbierającego dokument	Numer pozycji dziennika podawczego lub książki doręczeń miejscowych
11	12	13	14	15

.......... / .........

Dziennik zawiera ............................. ponumerowanych stron

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

......... / .........

ZAŁĄCZNIK  Nr 13

.................................................... POUFNE

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

DZIENNIK EWIDENCJI

WYKONANYCH DOKUMENTÓW

...................................................................................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ...........................

Od pozycji nr ..............................

Zakończono dn. ..........................

Na pozycji nr ..............................

POUFNE

......... / .........

Oznaczenie klauzuli	Numer kolejny zapisu	Data oddania brudnopisu do przepisania, dokumentu do reprodukcji	Adresat lub nazwa dokumentu	Nazwisko osoby oddającej brudnopis do przepisania, dokument do reprodukcji	Numer dokumentu kopiowanego	Nazwisko wykonującego
1	2	3	4	5	6	7

......... / .........

Liczba wykonanych		Pokwitowanie odbioru			Adnotacje		Uwagi
egzemplarzy	stron jednego egzemplarza	Imię i nazwisko	Data	Podpis	o wysłaniu (nr z dz. koresp./poz. ks. dor. miejscowych)	o brakowaniu (nr protokołu)
8	9	10	11	12	13	14	15

.......... / .........

Dziennik zawiera ............................. ponumerowanych stron,

przesznurowanych i opieczętowanych.

.................................................... ...........................................

(miejscowość i data) (podpis)

......... / .........

ZAŁĄCZNIK  Nr 14

	STRZEŻ TAJEMNICY PAŃSTWOWEJ I SŁUŻBOWEJ!
	SZAFA NR _________________
	Nr ewidencyjny BAG _________________
	Zabezpieczono referentką nr _________________
	Nr kadrowy dysponenta _________________
	Odcisk referentki:
	Klucz zapasowy przechowywany jest u:
	.......................................
	PRZED OPUSZCZENIEM MIEJSCA PRACY SPRAWDŹ
	ZABEZPIECZENIE POWIERZONYCH CI DOKUMENTÓW!

ZAŁĄCZNIK  Nr 15

WZÓR

KOD DO SEJFU NR ..........	KOMBINACJA ZAMKA SZYFROWEGO
lokalizacja .................................	FORMULARZ TEN POWINIEN BYĆ ZGIĘTY W POŁOWIE I ODPOWIEDNIO ZAMKNIĘTY W
PRAWO POBIERANIA POSIADAJĄ:	NIEPRZEŹROCZYSTEJ KOPERCIE
1. ..........................................
(stopień, imię i nazwisko)
2. ..........................................	INSTRUKCJA: ABW	JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA:		KOMÓRKA ORGANIZACYJNA:
(stopień, imię i nazwisko)	NR POJEMNIKA/SEJFU:	NR POMIESZCZENIA:		DATA OSTATNIEJ ZMIANY KOMBINACJI:
3. ..........................................	KOMBINACJA */**
(stopień, imię i nazwisko)	1. OBRÓT W LEWO .................... 2. OBRÓT W PRAWO ................... 3. OBRÓT W LEWO .................... 4. OBRÓT W PRAWO ................... 5. OBRÓT W LEWO ....................		RAZY DO NUMERU................... RAZY DO NUMERU................... RAZY DO NUMERU................... RAZY DO NUMERU................... RAZY DO NUMERU...................
	* Jeśli kombinacja zaczyna się przekręceniem pokrętła zamka szyfrowego w lewo, zaczynamy opis od poz. nr 1. Jeśli kombinacja zaczyna się przekręceniem pokrętła zamka szyfrowego w prawo, zaczynamy opis od poz. 2. ** Wypełniać miękkim 54 ołówkiem.
............................................. (miejsce zagięcia kartki)	...................................................................... (miejsce zagięcia kartki)

ZAŁĄCZNIK  Nr 16

.................................................... POUFNE

(pieczęć nagłówkowa i

numer z ewidencji)

DZIENNIK EWIDENCJI

SZYFROGRAMÓW LUB SZYFROFAKSÓW

Rozpoczęto dn. ..................... poz. ......

Zakończono dn. .................... poz. ......

POUFNE

......... / ........

Numer i klauzula	Numer i klauzula	Liczba dziennika lub	Ilość stron	Stopień pilności	Czas przyjęcia do wysłania		Dokąd (do kogo)
tajności szyfrogramu lub szyfrofaksu wysyłanego	tajności szyfrogramu lub szyfrofaksu otrzymanego	numer klauzula tajności szyfrogramu lub szyfrofaksu nadawcy			Data	Godz. i min.
1	2	3	4	5	6	7	8

......... / .........

Skąd	Kto wysłał lub odebrał			Pokwitowanie odbioru			Uwagi
(od kogo)	Nazwisko	Data	Godz. i min.	Nazwisko	Data	Godz. i min.
9	10	11	12	13	14	15	16

......... / ........

Dziennik zawiera ..................................................... stron

(słownie .................................................................................... )

.................................................... ...........................................

(miejscowość) (podpis)

......... / .........

ZAŁĄCZNIK  Nr 17

.................................................... ZASTRZEŻONE

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

KSIĄŻKA

DORĘCZEŃ SZYFROGRAMÓW

LUB SZYFROFAKSÓW

Rozpoczęto dnia .................... poz. .......

Zakończono dnia ................... poz. .......

ZASTRZEŻONE ........ / .........

L.p.	Nr	Nr	Nazwa	Potwierdzenie odbioru				Potwierdzenie zwrotu
	szyfrogramu lub szyfrofaksu otrzymanego	szyfrogramu lub szyfrofaksu nadawcy	jednostki adresata	Data	Godz.	Nazwisko odbierającego	Podpis	Data	Podpis	Uwagi
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.	9.	10.	11.

......... / ........

Książka zawiera .......................................... stron

(słownie ................................................................................... )

.................................................... ...........................................

(miejscowość) (podpis)

......... / .........

¹ § 10 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

² § 20 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

³ § 20 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a) zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

⁴ § 20 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

⁵ § 20 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b) zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

⁶ § 20a dodany przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

⁷ § 46a dodany przez § 1 zarządzenia nr 2 z dnia 8 lutego 2010 r. (Dz.Urz.ABW.10.1.1) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 8 lutego 2010 r.

⁸ Załącznik nr 1 § 7 ust. 1 pkt 5 zmieniony przez § 2 pkt 1 zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

⁹ Załącznik nr 1 § 7 ust. 1 pkt 7 zmieniony przez § 2 pkt 2 zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.

¹⁰ Załącznik nr 1 § 7 ust. 1 pkt 8 zmieniony przez § 2 pkt 3 zarządzenia nr 38 z dnia 15 października 2009 r. (Dz.Urz.ABW.09.4.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 października 2009 r.