System zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.4.96

Akt utracił moc

Wersja od: 21 marca 2009 r.

ZARZĄDZENIE NR 10

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH¹

z dnia 18 października 2007 r.

w sprawie systemu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.²) oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 131, poz. 920) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia organizacyjne

§  1.

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych tworzy się system zarządzania ryzykiem.

2. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej sprawuje nadzór nad funkcjonowaniem systemu oraz ponosi odpowiedzialność za jego prawidłowe działanie.

§ 2. 1 W skład systemu wchodzą:

1) Biuro Dyrektora Generalnego - jako koordynująca komórka organizacyjna;

2) Pozostałe komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

3) Komitet ds. zarządzania ryzykiem w MSZ, zwany dalej "komitetem".

§  3.

1. 2 W skład komitetu wchodzą dyrektorzy:

1) Departamentu Strategii i Planowania Polityki;

2) Departamentu Konsularnego;

3) Biura Dyrektora Generalnego;

4) Biura Spraw Osobowych i Szkolenia;

5) Biura Infrastruktury;

6) Biura Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych;

7) Biura Informatyki i Telekomunikacji;

8) Biura Finansów;

9) Biura Prawnego i Zamówień Publicznych.

2. Komitetowi przewodniczy dyrektor Biura Dyrektora Generalnego.

3. Komitet podlega Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

§  4.

1. 3 Komitet dokonuje analizy zbiorczego raportu na temat ryzyk (w tym mapy ryzyk) oraz po konsultacjach z Biurem Kontroli i Audytu zatwierdza i przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z zaleceniami i rekomendacjami dotyczącymi działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

2. Komitet dokonuje analizy i zatwierdzenia zbiorczego sprawozdania na temat zarządzania ryzykiem oraz przedstawia je Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

3. Kopia sprawozdania, o którym mowa w ustępie poprzedzającym przekazywana jest do wiadomości komórce organizacyjnej MSZ właściwej w sprawach kontroli wewnętrznej.

§ 5. 4 Dyrektorzy komórek organizacyjnych wymienionych w § 3 ust. 1. wyznaczają spośród pracowników kierowanych przez nich komórek organizacyjnych po jednej osobie odpowiedzialnej za kontakt z Biurem Dyrektora Generalnego w sprawach związanych z zarządzaniem ryzykiem.

§ 6. 5 Biuro Dyrektora Generalnego wykonuje zadania związane z zarządzaniem ryzykiem w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zlecone przez komitet, a w szczególności:

1) opracowuje i rozsyła do komórek organizacyjnych MSZ kwestionariusze analizy ryzyka;

2) prowadzi rejestr ryzyk i na bieżąco go aktualizuje;

3) przygotowuje i przedkłada komitetowi zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z mapą ryzyk oraz projektami działań naprawczych i ograniczających ryzyko;

4) na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych MSZ z podjętych działań sporządza i przekazuje komitetowi zbiorcze sprawozdanie na temat zarządzania ryzykiem w MSZ oraz o podjętych działaniach naprawczych i ograniczających ryzyko.

§ 7. 6 Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych:

1) monitorują ryzyko i uzupełniają na bieżąco rejestr ryzyk związanych z ich działalnością;

2) przekazują do Biura Dyrektora Generalnego wypełnione kwestionariusze analizy ryzyka;

3) w wyznaczonym przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej terminie wdrażają i realizują zalecenia dotyczące działań naprawczych i ograniczających ryzyko;

4) sporządzają i przekazują do Biura Dyrektora Generalnego sprawozdanie z podjętych działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

Rozdział  II

Działanie i obieg dokumentów w systemie zarządzania ryzykiem

§  8.

1. 7 Cykl procesu analizy ryzyka rozpoczyna opracowanie i rozesłanie przez Biuro Dyrektora Generalnego do komórek organizacyjnych MSZ kwestionariuszy analizy ryzyka w terminie do 15 stycznia każdego roku.

2. 8 Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych przesyłają do Biura Dyrektora Generalnego wypełnione kwestionariusze analizy ryzyka w terminie do 15 lutego każdego roku.

3. 9 Biuro Dyrektora Generalnego przygotowuje i przedkłada komitetowi w terminie do 15 marca każdego roku zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z mapą ryzyk oraz projektami działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

4. W terminie do 31 marca każdego roku komitet dokonuje analizy zbiorczego raportu na temat ryzyk (w tym mapy ryzyk) oraz przekazuje go do Biura Audytu do konsultacji.

5. 10 W terminie do 15 kwietnia każdego roku Biuro Kontroli i Audytu dokonuje oceny zbiorczego raportu na temat ryzyk (w tym mapy ryzyk) i przekazuje komitetowi opinie w tej sprawie.

6. W terminie do 30 kwietnia każdego roku komitet przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z zaleceniami i rekomendacjami dotyczącymi działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

7. W terminie do 15 maja każdego roku Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej przekazuje do realizacji dyrektorom komórek organizacyjnych MSZ i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych zbiorczy raport na temat ryzyk wraz z zaleceniami i rekomendacjami dotyczącymi działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

8. 11 Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Zarządu Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych w wyznaczonym przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej terminie wdrażają i realizują zalecenia dotyczące działań naprawczych i ograniczających ryzyko oraz przesyłają do biura Dyrektora Generalnego sprawozdanie z tych działań w terminie do 30 listopada każdego roku.

9. 12 Biuro Dyrektora Generalnego na podstawie sprawozdań komórek organizacyjnych MSZ i Zarządu Obsługi MSZ z podjętych działań sporządza i przekazuje komitetowi zbiorcze sprawozdanie na temat zarządzania ryzykiem w MSZ oraz o podjętych działaniach naprawczych i ograniczających ryzyko w terminie do 15 grudnia każdego roku.

10. Komitet w terminie do 31 grudnia każdego roku dokonuje analizy i zatwierdzenia zbiorczego sprawozdania na temat ryzyk oraz przedstawia je Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

§ 9. Komórka organizacyjna MSZ właściwa w sprawach kontroli wewnętrznej przeprowadza kontrole wdrożenia działań naprawczych i ograniczających ryzyko.

§ 10. Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej przedstawia Ministrowi Spraw Zagranicznych w terminie do 30 stycznia każdego roku sprawozdanie z zarządzania ryzykiem w MSZ w roku poprzedzającym.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

______

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 131, poz. 920).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

¹ § 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

² § 3 ust. 1 zmieniony przez § 7 pkt 1 zarządzenia nr 8 z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych oraz zmiany i uchylenia niektórych zarządzeń Ministra Spraw Zagranicznych (Dz.Urz.MSZ.09.2.12) z dniem 21 marca 2009 r.

³ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 7 pkt 2 zarządzenia nr 8 z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych oraz zmiany i uchylenia niektórych zarządzeń Ministra Spraw Zagranicznych (Dz.Urz.MSZ.09.2.12) z dniem 21 marca 2009 r.

⁴ § 5 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

⁵ § 6 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

⁶ § 7 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

⁷ § 8 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

⁸ § 8 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

⁹ § 8 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

¹⁰ § 8 ust. 5 zmieniony przez § 7 pkt 3 zarządzenia nr 8 z dnia 24 marca 2009 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych oraz zmiany i uchylenia niektórych zarządzeń Ministra Spraw Zagranicznych (Dz.Urz.MSZ.09.2.12) z dniem 21 marca 2009 r.

¹¹ § 8 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. b) zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.

¹² § 8 ust. 9 zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. b) zarządzenia nr 9 z dnia 14 maja 2008 r. (Dz.Urz.MSZ.08.2.20) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 maja 2008 r.