System zarządzania jakością w Wyższym Urzędzie Górniczym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2009.12.73

Akt utracił moc

Wersja od: 17 września 2009 r.

ZARZĄDZENIE Nr 4

DYREKTORA GENERALNEGO WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 17 września 2009 r.

w sprawie systemu zarządzania jakością w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie z art. 25 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. W Wyższym Urzędzie Górniczym funkcjonuje system zarządzania jakością według normy PN-EN ISO 9001:2001, zwany dalej "systemem".

2. Opis systemu zawiera Księga Jakości Wyższego Urzędu Górniczego, zwana dalej "Księgą Jakości".

§  2.

1. Ustanawia się Politykę Jakości Wyższego Urzędu Górniczego według normy PN-EN ISO 9001:2001, zwaną dalej "Polityką Jakości", stanowiącą załącznik do zarządzenia.

2. Polityka Jakości jest rozpowszechniana w Wyższym Urzędzie Górniczym.

§ 3. Pracami związanymi z funkcjonowaniem, doskonaleniem i certyfikacją systemu w Wyższym Urzędzie Górniczym kieruje Pełnomocnik do spraw Systemu Zarządzania Jakością w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwany dalej "Pełnomocnikiem", powołany przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego.

§  4.

1. Do obowiązków Pełnomocnika należy:

1) podejmowanie działań, aby system był skutecznie utrzymywany oraz doskonalony;

2) nadzorowanie aktualności Księgi Jakości oraz opracowywanie propozycji zmian w Księdze Jakości z wykorzystaniem informacji przygotowanych przez komórki Wyższego Urzędu Górniczego;

3) analizowanie procesów;

4) opracowywanie programów wewnętrznych auditów jakości, zwanych dalej "auditami", w oparciu o analizy procesów oraz wyniki poprzednich auditów, a także zarządzanie tymi programami;

5) badanie potrzeb w zakresie przeprowadzania pozaplanowych auditów oraz planowanie auditów uznanych za niezbędne;

6) nadzorowanie przebiegu auditów oraz udział w wybranych auditach;

7) analizowanie raportów z auditów w zakresie stwierdzonych niezgodności oraz dokonanych spostrzeżeń i uwag ogólnych pod względem działań korygujących lub zapobiegawczych, podejmowanych przez właścicieli procesów;

8) opracowywanie oraz przedstawianie osobom kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego co najmniej 2 razy w roku sprawozdania z funkcjonowania systemu;

9) opracowywanie protokołów z przeglądów systemu (przeglądów zarządzania), a także przedstawianie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Wyższego Urzędu Górniczego oraz do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego;

10) planowanie oraz inicjowanie szkoleń dla wewnętrznych auditorów systemu, zwanych dalej "auditorami", koordynatorów do spraw systemu, zwanych dalej "koordynatorami", oraz innych pracowników Wyższego Urzędu Górniczego z zakresu systemu, technik przeprowadzania auditów oraz roli i zadań poszczególnych komórek Wyższego Urzędu Górniczego w systemie;

11) udzielanie informacji o funkcjonowaniu systemu;

12) redagowanie biuletynu ISO;

13) koordynowanie działań przygotowujących Wyższy Urząd Górniczy do zewnętrznych auditów jakości;

14) reprezentowanie Wyższego Urzędu Górniczego w sprawach systemu przed jednostką certyfikującą system;

15) propagowanie oraz współudział we wdrażaniu nowych narzędzi wspomagających doskonalenie funkcjonowania Wyższego Urzędu Górniczego.

2. Do uprawnień Pełnomocnika należy w szczególności:

1) nadzorowanie auditorów, w tym poprzez analizowanie ich działalności;

2) dokonywanie przesunięć czasowych i tematycznych auditów zaplanowanych na dany rok;

3) inicjowanie pozaplanowych auditów;

4) pozyskiwanie informacji z komórek Wyższego Urzędu Górniczego na temat przebiegu procesów oraz wyników pomiarów skuteczności procesów;

5) proponowanie zmian w procedurach systemu i kartach procesów oraz wskazywanie w porozumieniu z dyrektorami lub naczelnikami właściwych komórek Wyższego Urzędu Górniczego osób odpowiedzialnych za opracowanie zmian lub dokonanie przeglądu odpowiedniej dokumentacji systemu.

§  5.

1. Celem auditów jest stwierdzenie, czy:

1) system jest skutecznie utrzymywany oraz doskonalony,

2) działania dotyczące jakości oraz ich wyniki odpowiadają zaplanowanym ustaleniom,

3) system jest zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001,

4) przebieg procesów jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, normą PN-EN ISO 9001:2001 oraz dokumentacją systemu,

a także dostarczenie osobom kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego obiektywnej informacji w tym zakresie.

2. Audity przeprowadzają auditorzy,

3. Auditorzy wchodzą w skład Zespołu Auditorów Wewnętrznych Systemu Zarządzania Jakością w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanego dalej "Zespołem Auditorów".

4. Skład Zespołu Auditorów ustala Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego.

5. Pracę Zespołu Auditorów organizuje i koordynuje Pełnomocnik.

6. Audit w komórce Wyższego Urzędu Górniczego przeprowadzają auditorzy wskazani przez Pełnomocnika.

7. Auditorzy nie mogą przeprowadzać auditu procesu w obszarze, w jakim ponoszą odpowiedzialność za ten obszar.

8. Auditorzy ponoszą odpowiedzialność za właściwe przeprowadzenie auditów oraz sporządzanie i przekazywanie wyników auditów właścicielom procesów oraz Pełnomocnikowi.

§  6.

1. Koordynatorzy działają w komórkach Wyższego Urzędu Górniczego, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 - 5 oraz 7 i 8 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (M. P. Nr 62, poz. 710).

2. Do obowiązków koordynatora w danej komórce należy:

1) nadzorowanie dokumentacji systemu będącej w posiadaniu komórki;

2) analizowanie Księgi Jakości oraz procedur systemu w zakresie odnoszącym się do procesów realizowanych w komórce pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz normą PN-EN ISO 9001:2001, a także przygotowywanie propozycji zmian w tych dokumentach;

3) analizowanie kart procesów w zakresie odnoszącym się do procesów realizowanych w komórce pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz normą PN-EN ISO 9001:2001, a także przygotowywanie propozycji zmian w tych dokumentach;

4) uczestniczenie w audicie przeprowadzanym w komórce;

5) analizowanie raportów z auditów oraz przygotowywanie w uzgodnieniu z właścicielami procesów propozycji działań korygujących, a także przygotowywanie dokumentacji związanej z podejmowanymi działaniami korygującymi;

6) przygotowywanie danych wejściowych do przeglądu systemu (przeglądu zarządzania), w tym wyników realizowanych w komórce procesów z zastosowaniem przyjętych mierników;

7) analizowanie protokołów z przeglądów systemu (przeglądów zarządzania) pod względem terminowości realizacji zadań nałożonych w wyniku tych przeglądów na komórkę;

8) okresowe analizowanie wyników ankiet badania satysfakcji klienta w odniesieniu do procesów realizowanych w komórce;

9) analizowanie działalności komórki pod względem potrzeby podjęcia działań zapobiegawczych;

10) gromadzenie oraz przekazywanie Pełnomocnikowi propozycji pracowników komórki, mających na celu doskonalenie funkcjonowania Wyższego Urzędu Górniczego.

3. Koordynatorów powołuje Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego.

§  7.

1. Księga Jakości w rozumieniu dotychczasowych przepisów staje się Księgą Jakości w rozumieniu zarządzenia.

2. Osoba powołana na Pełnomocnika, działającego na podstawie dotychczasowych przepisów, staje się Pełnomocnikiem w rozumieniu zarządzenia.

3. Zespół Auditorów działający na podstawie dotychczasowych przepisów staje się Zespołem Auditorów w rozumieniu zarządzenia.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.¹⁾

______

¹⁾ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 6 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 grudnia 2008 r. w sprawie systemu zarządzania jakością w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 104).

ZAŁĄCZNIK 

POLITYKA JAKOŚCI WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

Wyższy Urząd Górniczy, wykonując służbę publiczną, jest przyjaznym dla klientów, nowocześnie zarządzanym Urzędem, pełniącym wiodącą rolę w zakresie poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach górniczych, optymalizacji gospodarowania złożami kopalin oraz ograniczania uciążliwości oddziaływania górnictwa na ludzi i środowisko.

Wyższy Urząd Górniczy realizuje swoje zadania i cele poprzez:

1) profesjonalne, bezstronne i zgodne z prawem załatwianie spraw;

2) stosowanie przejrzystych procedur administracyjnych wspomaganych systemem informatycznym;

3) zatrudnianie wysoko wykwalifikowanej kadry przestrzegającej standardy etyczne;

4) przeciwdziałanie zjawisku korupcji;

5) zapewnianie systematycznego podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu;

6) troskę o utrzymanie dobrej atmosfery pracy;

7) zapewnianie zasobów umożliwiających racjonalną realizację celów;

8) zwiększanie poziomu jakości usług świadczonych przez Urząd;

9) sprawne dostosowywanie się do nowych zadań nakładanych na Urząd;

10) doskonalenie polityki informacyjnej Urzędu;

11) ciągłe doskonalenie wdrożonego systemu zarządzania jakością;

12) propagowanie idei zarządzania przez jakość w okręgowych i specjalistycznych urzędach górniczych.

Wyższy Urząd Górniczy przywiązuje szczególną wagę do budowania partnerskich relacji ze wszystkimi instytucjami tworzącymi i realizującymi cele polityki administracji rządowej, w tym skutecznej i przyjaznej dla obywateli administracji publicznej.