System zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.
Dz.Urz.MSZ.2014.28
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 28
MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH 1
z dnia 18 listopada 2014 r.
w sprawie systemu zarządzania jakością i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
System Zarządzania Jakością i System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym
System Zarządzania Jakością i System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym
Rozdział 3
Pełnomocnik Systemu Zarządzania Jakością
Pełnomocnik Systemu Zarządzania Jakością
Rozdział 4
Przedstawiciel Kierownictwa Ministerstwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym
Przedstawiciel Kierownictwa Ministerstwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym
Rozdział 5
Przepisy końcowe
Przepisy końcowe
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Księga Jakości
Księga Jakości
Spis treści
Koncepcja zastosowania kompleksowego zarządzania jakością w działaniu Ministerstwa
Spraw Zagranicznych
Skróty i definicje
Zakres SZJ i SPZK
Wyłączenia z wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009
Klient
Usługi
Zasady stosowania systemu
Podejście procesowe
Dokumentacja
Zaangażowanie Kierownictwa
Zasoby
Realizacja usług
Doskonalenie
Załączniki
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Minister Spraw Zagranicznych jest naczelnym organem administracji publicznej i kieruje działami administracji rządowej "sprawy zagraniczne" oraz "członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej". Minister jest dysponentem części 45 budżetu państwa.
W skład Ministerstwa Spraw Zagranicznych wchodzą departamenty, biura, Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny, jako komórki organizacyjne realizujące merytoryczne zadania Ministerstwa, zadania w zakresie obsługi Ministerstwa, jaki i obsługi Ministra. Komórki organizacyjne Ministerstwa wykonują swoje zadania zgodnie z zakresem określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz regulaminami wewnętrznym komórek organizacyjnych. Placówki zagraniczne wykonują zadania określone w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych placówek zagranicznych oraz inne zadania wyznaczone przez Ministra Spraw Zagranicznych.
Koncepcja zastosowania kompleksowego zarządzania jakością w działaniu Ministerstwa Spraw Zagranicznych
Koncepcja zastosowania kompleksowego zarządzania jakością w działaniu Ministerstwa Spraw Zagranicznych
Skróty i definicje
Skróty i definicje
2. Ministerstwo - Ministerstwo Spraw Zagranicznych;
3. Dyrektor Generalny - Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej;
4. norma - norma PN-EN ISO 9001:2009 dotycząca wymagań dla systemu zarządzania jakością;
5. Kierownictwo Ministerstwa - oznacza to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego;
6. placówka zagraniczna - przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inna placówka podległa Ministrowi Spraw Zagranicznych, mająca siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;
7. proces - zaplanowany ciąg działań mających na celu uzyskanie określonego rezultatu;
8. regulamin - regulamin organizacyjny Ministerstwa Spraw Zagranicznych;
9. SZJ - system zarządzania jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2009;
10. SPZK - system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym zgodny z wymaganiami dodatkowymi do normy PN-EN ISO 9001:2009;
11. System-SZJ i SPZK;
12. wymagania dodatkowe - wymagania dodatkowe do normy PN-EN ISO 9001:2009 określające wymagania dla SPZK;
Zakres SZJ i SPZK
Zakres SZJ i SPZK
Zakres podmiotowy
Zakres podmiotowy
Zakres przedmiotowy
Zakres przedmiotowy
System i wszystkie jego elementy obowiązują w wyżej określonym zakresie podmiotowym i przedmiotowym.
System w ograniczonym zakresie, o którym mowa poniżej, obowiązuje także w szerszym zakresie podmiotowym. Podejście takie wynika ze specyfiki i etapowego wdrażania systemu:
- Ministerstwo i placówki zagraniczne są zobowiązane do realizowania procesów zgodnie z kartami procesu z wyłączeniem następujących procesów:
* Przeprowadzanie audytów jakości;
* Realizacja działań doskonalących;
* Badanie satysfakcji klienta;
* Przeprowadzanie przeglądów zarządzania;
- Ministerstwo i placówki zagraniczne są zobowiązane do stosowania procedury pn. "Procedura reakcji na zdarzenia korupcyjne lub podejrzenie takich zdarzeń ".
W związku z wydzieleniem z MSZ jednostki budżetowej (Polski Instytut Dyplomacji im. Ignacego Jana Paderewskiego) wyspecjalizowanej w doskonaleniu zawodowym pracowników, powyższe działania zostały jej zlecone do realizacji. Ponieważ kwestie podnoszenia kompetencji pracowników i ich doskonalenia zawodowego są elementem istotnie wpływającym na skuteczne i prawidłowe realizowanie celów i zadań Ministerstwa, postanowiono traktować je jako proces zlecony na zewnątrz. Działalność w zakresie doskonalenia zawodowego nadzorowana jest w ramach procesu objętego SZJ - Planowanie i nadzór nad realizacją doskonalenia zawodowego zgodnie z właściwym zarządzeniem Ministra.
Wyłączenia z wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009
Wyłączenia z wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009
Walidacja dotyczy produktów i usług, których jakość na etapie ich powstawania jest trudna do zweryfikowania. Każda usługa świadczona przez Ministerstwo i placówki zagraniczne może zostać sprawdzona na podstawie zgodności z przepisami prawa i innymi wymaganiami mającymi zastosowanie w trakcie realizacji procesu. W związku z powyższym postanowiono o wyłączeniu tego wymagania.
Punkt 7.6. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów
Monitorowanie i weryfikacja usług oraz procesów objętych zakresem systemu w Ministerstwie i placówkach zagranicznych nie wymaga stosowania wyposażenia do monitorowania i pomiarów. W związku z powyższym postanowiono o wyłączeniu tego wymagania.
Ze względu na zakres systemu w ograniczonym stopniu stosuje się wymaganie punktów dotyczących zakupów: 7.4.1 oraz 7.4.3. Wynika to z tego, że tylko niewielka część procesów, w których następuje realizacja dostawy lub usługi objęta jest systemem. Dlatego wymaganie określone w punkcie 7.4.1 dotyczące ponownej oceny dostawców oraz wymagania dotyczące odbioru usługi lub dostawy (punkt 7.4.3) stosowane są tam, gdzie to jest możliwe w obecnym zakresie systemu.
Klient
Klient
- odbiorcy usług publicznych i działań związanych z realizacją polityki w zakresie spraw zagranicznych i członkostwa Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej - zwani dalej klientami;
- odbiorcy usług wewnętrznych (pracownicy i komórki organizacyjne, Ministerstwo i placówki zagraniczne) - zwani dalej klientami wewnętrznymi.
Usługi
Usługi
- usługi publiczne - wyniki procesów świadczonych na rzecz klientów (np. wydanie wizy, paszportu);
- usługi wewnętrzne - wyniki procesów świadczonych na rzecz klientów wewnętrznych (np. zatrudnienie pracownika, obsługa zgłoszenia IT).
Zasady stosowania systemu
Zasady stosowania systemu
Zasada nadrzędności misji i celów Ministerstwa, w tym określonych w polityce jakości, nad procedurami.
Zasada nadrzędności misji i celów Ministerstwa, w tym określonych w polityce jakości, nad procedurami.
W przypadku, gdyby realizacja niniejszej zasady wymagała dokonania odstępstw od obowiązujących wymagań, należy kierować się zasadą zarządzania odstępstwami.
Zasada zarządzania odstępstwami
Zasada zarządzania odstępstwami
- mieć charakter jednostkowy-dotyczyć konkretnego przypadku;
- być uzasadnione;
- być zaakceptowane przez osobę uprawnioną;
- być udokumentowane.
W przypadku, gdy niemożliwe jest uzyskanie akceptacji w formie pisemnej, odstępstwo może być udokumentowane w terminie późniejszym niż moment podjęcia decyzji o dokonaniu odstępstwa. Za wystarczające udokumentowanie uważa się:
- korespondencję elektroniczną;
- ręczną adnotację na dokumencie;
- notatkę służbową sporządzoną lub podpisaną przez osobę uprawnioną.
Podejście procesowe
Podejście procesowe
Charakterystyka podejścia procesowego
Charakterystyka podejścia procesowego
Pierwszym poziomem identyfikacji procesów są procesy na poziomie głównym.
Procesy główne zostały zdekomponowane na podprocesy I poziomu (poziom drugi). Na tym poziomie pogrupowane są procesy według ich przynależności do komórek wiodących w danym procesie.
Podprocesy I poziomu są dekomponowane na podprocesy II poziomu (poziom trzeci). Na tym poziomie wyspecyfikowano procesy, które są zarządzane i dla których w zakresie objętym systemem opracowano karty procesów.
Biorąc pod uwagę cel realizacji procesów, podzielono je na dwie kategorie:
- procesy podstawowe, czyli procesy, w których realizowane są cele i zadania Ministerstwa;
- procesy wspomagające, czyli procesy, które zabezpieczają prawidłowe działanie procesów podstawowych przez zapewnienie wszystkich niezbędnych zasobów materialnych, finansowych, informacyjnych oraz ludzkich.
Procesy główne i ich wzajemne oddziaływanie zostało przedstawione na poziomie mapy procesów.
Mapa procesów
Przez politykę zagraniczną rozumiemy oba nadzorowane przez Ministra działy administracji rządowej.
Powiązania i relacje procesów na poziomie trzecim zostały opisane w kartach procesów.
W celu zapewnienia spójności i przejrzystości w zastosowaniu podejścia procesowego Biuro Dyrektora Generalnego prowadzi i aktualizuje wykaz procesów zawarty w dokumencie pn. "Rama procesowa".
Wszystkie procesy objęte zakresem systemu są poddawane analizie ryzyka korupcyjnego. Analiza ryzyka prowadzona jest zgodnie z procedurą pn. "Procedura analizy ryzyka korupcyjnego".
W celu zapewnienia, że podejście procesowe przyczyni się do lepszego realizowania celów i zadań Ministerstwa zdecydowano, że będzie ono jedną z obowiązujących form zarządczych wraz z formą tradycyjną- hierarchiczną i projektową.
W związku z powyższym wprowadzono w Ministerstwie rolę właściciela procesu, którego zadaniem jest zorganizowanie, monitorowanie i doskonalenie procesu.
Charakterystyka roli właściciela procesu.
Charakterystyka roli właściciela procesu.
Właściciel procesu nie ma uprawnień do wydawania poleceń służbowych pracownikom innej komórki organizacyjnej i placówki zagranicznej, jak i jej kierownikowi. Może natomiast i powinien realizować swoje zadania na zasadzie dobrej współpracy i partnerstwa. Ma prawo i obowiązek monitorować i oceniać proces oraz jakość powstających w nim usług.
Zadania właściciela procesu
Zadania właściciela procesu
2. Określenie klientów procesu i ich oczekiwań, potrzeb oraz wymagań prawnych;
3. Określenie celu procesu, dobór mierników dla procesu;
4. Zaplanowanie sposobu monitorowania i oceny procesu;
5. Zdefiniowanie procesu - określenie granic procesu (wejścia i wyjścia procesu), zakresu przedmiotowego i podmiotowego, uzgodnienie powiązań z innymi procesami z zachowaniem zasad zarządzania "Ramą procesów";
6. Określenie generalnych założeń i wytycznych dotyczących realizacji procesu m.in. przebiegu procesu, zasad, procedur, kryteriów, dokumentów związanych, itd.;
7. Określenie standardów jakości produktów procesu;
8. Określenie niezbędnych zapisów;
9. Opracowanie, zatwierdzanie i nadzorowanie dokumentacji procesu, w tym zatwierdzanie karty procesu i zmian do karty procesu, wnioskowanie o zmiany dokumentów związanych zatwierdzanych przez inne uprawnione osoby (m.in. przez właściwego członka Kierownictwa Ministerstwa); opiniowanie zmian wprowadzanych do dokumentów związanych, zatwierdzanych przez inne osoby;
10. Skoordynowanie realizacji procesu z innymi procesami (współpraca z właścicielami innych procesów powiązanych);
11. Przeprowadzenie analizy ryzyka korupcyjnego i, jeżeli ma to zastosowanie, podjęcie działań ograniczających ryzyko;
12. Wnioskowanie o zasoby niezbędne do prawidłowej realizacji procesu w zakresie dotyczącym całego procesu np. narzędzie informatyczne do jego monitorowania;
13. Planowanie zasobów niezbędnych do realizacji danego procesu wykonywane będzie zgodnie z układem hierarchicznym. Może jednak wystąpić przypadek, w którym będzie niezbędne zgłoszenie potrzeb w zakresie zasobów lub szkoleń z poziomu całego procesu;
14. Zgłaszanie potrzeby w zakresie przeprowadzenia audytów jakości (planowanych i pozaplanowych);
15. Raportowanie kierownictwu Ministerstwa (w tym na przeglądy zarządzania) zagadnień związanych z procesem (w tym: realizacji celu, jakości produktów procesu i jakości procesu, konfliktów i problemów, których nie może rozwiązać właściciel procesu, np. wykraczają one ponad jego uprawnienia);
16. Monitorowanie realizacji procesu i podejmowanie działań zapewniających osiąganie przez proces zakładanych celów (dostęp do danych, możliwość żądania raportów);
17. Przeprowadzanie okresowych analiz w zakresie potrzeb i możliwości doskonalenia procesu;
18. Inicjowanie, realizacja i ocena działań doskonalących dotyczących całego procesu.
Dokumentacja
Dokumentacja
- Dokumenty prawa zewnętrznego, m.in.: ustawy, rozporządzenia, akty prawa UE;
- Dokumenty zewnętrzne, m.in.: normy i inne regulacje, które mają zastosowanie do działania Ministerstwa i placówek zagranicznych;
- Akty prawne wydawane przez Ministra i Dyrektora Generalnego, w szczególności zarządzenia, decyzje, instrukcje i wytyczne;
- Dokumenty wewnętrzne, m.in.: Polityka jakości, dokument zawierający cele jakości, Karty procesów, Procedury, Formularze, Karty usług.
W ramach działania systemu powstają także dokumenty o charakterze zapisów, potwierdzające działania i ich wyniki.
Pełnomocnik Ministra Spraw Zagranicznych ds. Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych jest odpowiedzialny za opracowanie, uaktualnianie, zatwierdzanie oraz ogłaszanie "Wykazu podstawowych aktów prawnych regulujących funkcjonowanie Ministerstwa w obszarach objętych SZJ i SPZK, w których mogą występować zagrożenia korupcyjne".
Zasady nadzorowania dokumentów i zapisów zostały określone w procedurze pn. "Procedura nadzoru nad dokumentami i zapisami".
Zaangażowanie Kierownictwa
Zaangażowanie Kierownictwa
- Określeniu misji Ministerstwa i placówek zagranicznych;
- Określeniu założeń i kierunków wdrożenia kompleksowego zarządzania jakością;
- Określeniu polityki jakości i celów jakości;
- Podjęciu decyzji o wprowadzeniu systemów;
- Wprowadzeniu rozwiązań zapewniających identyfikację potrzeb i oczekiwań klientów oraz ich wykorzystanie do planowania i realizacji usług;
- Kształtowaniu świadomości oraz właściwych postaw etycznych pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych, również poprzez zapewnienie znajomości polityki jakości i antykorupcyjnej przez pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych;
- Rozwoju kultury organizacyjnej zgodnie z zasadami zarządzania jakością;
- Wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za zagadnienia jakości i antykorupcji, w tym wymaganych normą i wymaganiami dodatkowymi; jak również dodatkowo Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych do spraw kontroli zarządczej i procedur antykorupcyjnych;
- Zapewnieniu form i narzędzi komunikacji wewnętrznej, m.in. intranet, poczta elektroniczna, spotkań Kierownictwa MSZ i spotkań w komórkach organizacyjnych;
- Dokonywaniu przeglądów i oceny systemu zgodnie z kartą procesu pn. "Przeprowadzanie przeglądów zarządzania" oraz podejmowaniu decyzji dotyczących zapewnienia adekwatności i integralności systemu, jego rozwoju i doskonalenia, jak również zapewnieniu niezbędnych zasobów;
- Określeniu procedur współpracy z otoczeniem dla zakresu objętego systemem, m.in. kart usług, dokumentów prawa wewnętrznego i dokumentów wewnętrznych określających np. dokonywanie zakupów, rekrutację, przeprowadzanie egzaminów językowych, przygotowanie aktów prawnych;
- Określeniu odpowiedzialności i uprawnień pracowników przez ich uregulowanie m.in. w regulaminie organizacyjnym, regulaminach wewnętrznych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy oraz indywidualnych upoważnieniach i pełnomocnictwach.
Zasoby
Zasoby
Szczególną uwagę Ministerstwo przywiązuje do jakości kadry. Dbałość ta wyraża się, zarówno w określaniu wymagań kompetencyjnych, które wynikają z przepisów prawa zewnętrznego jak również ustaleń wewnętrznych określanych w opisach stanowiska pracy, a także odpowiedniego doboru pracowników pod kątem ich rzetelności i uczciwości. Działania związane z odpowiednim doborem, doskonaleniem i oceną pracowników prowadzone są zgodnie z kartami procesów pn. "Nabór"; "Nawiązanie stosunku pracy"; "Przygotowanie do objęcia stanowiska w placówce zagranicznej"; "Oceny pracownicze w służbie cywilnej"; "Opisywanie i wartościowanie stanowisk ", jak również "Planowanie, realizacja i nadzór doskonalenia zawodowego; "Organizacja resortowych egzaminów językowych" i "Egzamin dyplomatyczno - konsularny".
Ministerstwo zapewnia właściwą infrastrukturę, wyposażenie i środowisko pracy, jak również dostęp do niezbędnych informacji. W ramach zakresu systemu jest to realizowane zgodnie z kartami procesów pn. "Przygotowanie budżetu MSZ"; "Korekta planu budżetu MSZ"; "Opinie prawne" oraz procesami z obszaru teleinformatycznego: "Wydanie sprzętu"; "Zgłoszenie użytkownika"; "Wymiana sprzętu".
Realizacja usług
Realizacja usług
W planowaniu procesów w ramach działań doskonalących wykorzystano wyniki analizy ryzyka korupcyjnego. Podejście Ministerstwa do wdrażania systemów zakłada, że wymagania normy oraz wymagania dodatkowe z rozdziału dot. realizacji wyrobu stosowane są również do usług wewnętrznych.
Wymagania klientów zostały przeanalizowane w fazie opracowania regulaminu organizacyjnego, jak również w przypadku usług publicznych - kart usług. Analiza możliwości ich spełnienia dokonywana jest na poziomie poszczególnych usług.
Ministerstwo zapewnia klientom dostęp do niezbędnych informacji o swoim działaniu, jak również realizowanych usługach. W tym zakresie stosowane są rozwiązania oparte na narzędziach elektronicznych takich jak: strona internetowa MSZ i biuletyn informacji publicznej, strony internetowe placówek zagranicznych. W przypadku usług wewnętrznych informacje dla klientów wewnętrznych umieszczone są na stronie intranetowej, jak również są udostępniane z zastosowaniem form komunikacji wewnętrznej.
W systemie przyjęto procedurę pn. "Procedura reakcji na zdarzenia korupcyjne lub podejrzenie takich zdarzeń", która określa zasady komunikacji i informowania w przypadkach podejrzenia albo stwierdzenia korupcji.
W zakresie działania Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych systemem jest opracowanie lub wydawanie aktów normatywnych. Działania te zostały zaplanowane i realizowane są zgodnie z kartą procesu pn. "Zewnętrzne akty prawne dot. MSZ".
Wybór wykonawców w Ministerstwie odbywa się zgodnie z kartami procesu pn. "Udzielanie zamówień publicznych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP" i "Udzielanie zamówień publicznych wg ustawy PZP" oraz dokumentów związanych z tymi kartami. Ministerstwo realizuje swoje zadania zlecając je podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych. W ramach działań związanych z wyborem wykonawcy przyjęto rozwiązania, które eliminują wykonawców nierzetelnych. Wszystkie procesy Ministerstwa realizowane są w warunkach nadzorowanych, które obejmują m.in.:
- właściwy nadzór nad realizacją procesów i usług, zgodny z kartami procesów;
- stosowanie identyfikacji i identyfikowalności wynikającej z instrukcji kancelaryjnej lub zastosowanych narzędzi informatycznych;
- prowadzenie nadzoru nad własnością klienta, którą są dane osobowe klientów, zgodnie z przepisami prawa ogólnie obowiązującymi, jak również przepisami prawa wewnętrznego;
- właściwe postępowanie w przypadku procesów, dla których korupcyjne ryzyko szczątkowe przekracza akceptowalny poziom, w tym odpowiedni dobór pracowników i dokumentowanie tych procesów;
- określenie i przestrzeganie zasad poufności informacji w procesach, w których zidentyfikowano ryzyko korupcyjne związane z ewentualnym dostępem do informacji osób do tego nieuprawnionych.
W przypadku, gdy Ministerstwo realizuje swoje zadania poprzez ich zlecanie na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz ustawy o finansach publicznych, działania z tego zakresu, w tym wybór i ocena projektów oraz realizatorów tych projektów dotyczących wykonania zadania publicznego, a następnie monitorowanie ich wdrożenia, są realizowane w procesach udzielania dotacji w konkursie ofert Ministra SZ w zakresie dyplomacji publicznej i kulturalnej, współpracy rozwojowej oraz spraw polonijnych, a także w procesie monitorowania realizacji umów dotacji.
Doskonalenie
Doskonalenie
Rozwiązania określone w procedurze pn. "Procedura reakcji na zdarzenia korupcyjne lub podejrzenie takich zdarzeń" określa m.in. zasady przyjmowania i przekazywania informacji od klientów w zakresie ewentualnych podejrzeń o charakterze korupcyjnym.
W celu monitorowania i oceny systemu prowadzone są audyty jakości zgodnie z kartą procesu pn. "Przeprowadzanie audytów jakości" i procedurą pn. "Audyty jakości".
Wszystkie procesy realizowane w Ministerstwie są monitorowane przez właścicieli procesów. Oni też decydują o działaniach korekcyjnych i korygujących dotyczących procesów. Właściciele procesów dokonują co najmniej raz w roku udokumentowanego pomiaru mierników procesów określonych w kartach procesów. Wyniki pomiarów są przedstawiane podczas przeglądów zarządzania.
Usługi publiczne, jak również usługi wewnętrzne, są monitorowane i zanim zostaną przekazane klientowi następuje ich końcowe sprawdzenie i zatwierdzenie. W stosunku do wszystkich usług utrzymywane są zapisy potwierdzające przeprowadzenie weryfikacji i identyfikujące osoby je przeprowadzające.
W przypadku, gdy podczas realizacji usługi zostanie stwierdzona jej niezgodność, jak również w przypadku, gdy niezgodność taka zostanie zidentyfikowana po jej przekazaniu do klienta, realizowane są działania korekcyjne zgodnie z procedurą pn. "Procedura postępowania z niezgodnościami".
W przypadku, gdy zidentyfikowana zostanie informacja o podejrzeniu lub stwierdzeniu korupcji, podejmowane są działania o charakterze wyjaśniającym i zapobiegawczym określone w procedurze pn. "Procedura reakcji na zdarzenia korupcyjne lub podejrzenie takich zdarzeń".
Ministerstwo prowadzi starania związane z monitorowaniem wielu aspektów swojego funkcjonowania i funkcjonowania otoczenia, m.in. percepcji klienta, realizacji procesów i świadczenia usług, działań antykorupcyjnych podejmowanych w skali całego kraju. Dane uzyskiwane dzięki monitorowaniu są analizowane w celu uzyskiwania informacji o skuteczności działania systemu oraz potrzeb jego rozwoju i doskonalenia.
Ministerstwo prowadzi ciągłe działania zmierzające do rozwoju i doskonalenia systemu. Działania te realizowane są zgodnie z kartą procesu pn. "Realizacja działań doskonalących" oraz procedurą "Działania doskonalące".
Załącznik Nr 1
Polityka jakości i antykorupcyjna na lata 2014 - 2016
Polityka jakości i antykorupcyjna na lata 2014 - 2016
"Polsce - służyć, Europę - tworzyć, Świat - rozumieć"
Misją Ministerstwa Spraw Zagranicznych jest realizowanie interesów
Rzeczypospolitej Polskiej poprzez współpracę w Europie i świecie
na rzecz bezpieczeństwa, demokracji i rozwoju.
Kierownictwo Ministerstwa Spraw Zagranicznych uznaje, że do realizacji misji oraz zapewnienia wysokich standardów działania urzędu niezbędny jest rozwój kultury organizacyjnej opartej o filozofię zarządzania jakością i wartości etyczne. W tym celu Kierownictwo MSZ postanowiło wdrożyć, rozwijać (kolejne etapy wdrażania systemu obejmujące szerszy zakres procesów) i doskonalić system zarządzania jakością i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.
Ministerstwo Spraw Zagranicznych zobowiązuje się do wypełniania swej służby publicznej, w tym świadczenia usług publicznych i działania na rzecz ich odbiorców, a w szczególności obywateli i innych instytucji Państwa, w sposób zgodny z prawem i z należytą starannością, tak, aby służba ta przyczyniała się do budowania wiarygodności Ministerstwa Spraw Zagranicznych i państwa.
Cele i zadania związane z doskonaleniem jakości działania Ministerstwa Spraw Zagranicznych to:
* Utrzymanie zadowolenia klientów dzięki stałej identyfikacji ich potrzeb oraz dostosowywania do nich działań Ministerstwa Spraw Zagranicznych przy uwzględnieniu uwarunkowań i ograniczeń prawnych, organizacyjnych i finansowych;
* zapewnienie zaufania opinii publicznej do Ministerstwa Spraw Zagranicznych i polskiej polityki zagranicznej;
* zapewnienie właściwej jakości usług publicznych poprzez między innymi opracowanie o wprowadzanie standardów obsługi klienta;
* wprowadzenie rozwiązań zapewniających racjonalne identyfikowanie potrzeb klientów i skuteczne ich zaspokajanie;
* zapewnienie skuteczności i jakości komunikacji wewnętrznej;
* utrzymanie właściwej atmosfery pracy, a w szczególności relacji pracowników i kadry zarządzającej;
* rozwijanie skutecznych mechanizmów zapobiegających występowaniu konfliktu interesów, niegospodarności i korupcji;
* podnoszenie standardów etycznego postępowania;
* przestrzeganie obowiązujących przepisów.
Pracownicy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych są świadomi konieczności przestrzegania zasad etycznych i procedur, zapewniających rzetelne i obiektywne działanie, w tym świadczenie usług publicznych.
Kierownictwo MSZ deklaruje, że nieprzestrzeganie obowiązujących zasad i przepisów, w szczególności działania naruszające zasady polityki antykorupcyjnej, może wiązać się z odpowiedzialnością służbową lub dyscyplinarną, a w szczególnych przypadkach nawet karną.
Kierownictwo Ministerstwa Spraw Zagranicznych deklaruje dokonywanie okresowych przeglądów i aktualizacji niniejszej polityki oraz zapewnienie niezbędnych zasobów na jej realizację, z zachowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy o finansach publicznych.