System oceniania i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2017.36

Akt obowiązujący

Wersja od: 23 kwietnia 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 19

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH ¹

z dnia 28 czerwca 2017 r.

sprawie systemu oceniania i usprawniania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych ²

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) w związku z art. 69 ust. 1. pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. 3  Zarządzenie określa system oceniania i usprawniania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) celach kontroli zarządczej - rozumie się przez to cele kontroli zarządczej określone w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

3) jednostce organizacyjnej - rozumie się przez to jednostkę podległą lub nadzorowaną przez Ministra Spraw Zagranicznych, wymienioną w załączniku do obwieszczenia Ministra Spraw Zagranicznych w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych lub przez niego nadzorowanych;

4) Komitecie Audytu - rozumie się przez to ciało doradcze powołane zarządzeniem nr 6 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 23 lutego 2010 r. w sprawie Komitetu Audytu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. poz. 9, z 2013 r. poz. 20 oraz z 2015 r. poz. 49);

5) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną Ministerstwa wymienioną w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych;

6) kontroli zarządczej - rozumie się przez to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;

7) 4  oświadczeniu o stanie kontroli zarządczej - rozumie się przez to oświadczenie składane przez Ministra Spraw Zagranicznych za poprzedni rok dotyczące kierowanego przez niego działu administracji rządowej;

8) samoocenie kontroli zarządczej - rozumie się przez to sformalizowaną ocenę funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie, dotyczącą określonego przedziału czasu dokonywaną co najmniej raz w roku;

9) standardach kontroli zarządczej - rozumie się przez to standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych określone w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

§  3. 

1. 5  Za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w nadzorowanych lub kierowanych komórkach organizacyjnych i jednostkach organizacyjnych, jej monitorowanie i ocenę, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, odpowiadają sekretarze stanu, podsekretarze stanu, Szef Służby Zagranicznej, dyrektor generalny służby zagranicznej, pełnomocnicy Ministra Spraw Zagranicznych, dyrektorzy komórek organizacyjnych i kierownicy jednostek organizacyjnych.

2. Monitorowanie i ocena kontroli zarządczej prowadzone jest przez osoby wymienione w ust. 1. i polega w szczególności na ustaleniu, czy:

1) działania jednostek organizacyjnych oraz podległych pracowników pozostają w zgodzie z przepisami prawa, zasadami przyjętymi w jednostce oraz ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych;

2) nadano odpowiednią rangę zapewnieniu jakości wykonywanych zadań i usług;

3) zadania i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych oraz pracowników zostały przypisane w sposób jasny i przejrzysty;

4) zasoby, w tym finansowe, są wykorzystywane oszczędnie, celowo, efektywnie i terminowo oraz są dostatecznie chronione i nadzorowane;

5) cele i zadania ujęte w planach działalności, programach, planach działania i w innych dokumentach planistycznych są osiągalne, a ich realizacja jest właściwie nadzorowana;

6) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnątrz i na zewnątrz Ministerstwa i jednostek organizacyjnych są dokładne, wiarygodne i aktualne;

7) ryzyka związane z realizacją zadań są na bieżąco identyfikowane i analizowane w celu zapewnienia realizacji celów i zadań ministerstwa oraz poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej;

8) przestrzegane są zasady etycznego postępowania;

9) identyfikowane są przyczyny nieprawidłowości i problemów w funkcjonowaniu Ministerstwa, a realizowane działania w celu jego poprawy są oceniane pod kątem skuteczności i efektywności.

4. Osoby wymienione w ust. 1 wdrażają na bieżąco środki zaradcze wobec zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez:

1) zmianę i aktualizację funkcjonujących procedur i procesów w zakresie swojej właściwości;

2) inicjowanie zmian i aktualizacji funkcjonujących procedur i procesów, będących we właściwości innych podmiotów.

5. Osoby wymienione w ust. 1 przekazują, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, informację na temat stopnia zapewnienia celów kontroli zarządczej w terminie określonym we wniosku.

§ 4. 6  Obowiązkiem każdego pracownika Ministerstwa i jednostki organizacyjnej jest zgłaszanie bezpośredniemu przełożonemu uwag i propozycji usprawnień dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych.

§  5. 

1. 7  Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wspiera działania podejmowane na rzecz zapewnienia adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych, w tym ich monitorowanie i ocenę.

2. Do zadań komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej należy w szczególności:

1) realizacja, co najmniej 1 raz w roku, samooceny kontroli zarządczej, zwanej dalej "samooceną", przy wykorzystaniu dedykowanego kwestionariusza samooceny;

2) pozyskiwanie od osób określonych w § 3 ust. 1 informacji o stopniu zapewnienia osiągania celów kontroli zarządczej;

3) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej;

4) opracowanie, przy wykorzystaniu dostępnych źródeł informacji projektu planu usprawnienia kontroli zarządczej w danym roku oraz sprawozdania z jego wykonania.

3. 8  Źródłami informacji na temat stanu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej kierowanym przez Ministra Spraw Zagranicznych są w szczególności:

1) wnioski z monitorowania realizacji celów i zadań Ministerstwa, w szczególności w zakresie realizacji celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra, w planach wydatków w układzie zadaniowym oraz w planach działania komórek organizacyjnych;

2) wyniki samooceny;

3) sprawozdanie z wykonania planu usprawnienia kontroli zarządczej, o którym mowa w § 7 ust. 2;

4) wyniki zadań audytowych;

5) ustalenia kontroli przeprowadzonych przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kontroli wewnętrznej i instytucje zewnętrzne;

6) wyniki analizy skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

4. Osoby wymienione w § 3 ust. 1 przekazują dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej wyniki samooceny w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu samooceny przez tę komórkę organizacyjną, wraz z informacją na temat stwierdzonych problemów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i propozycjami wdrożenia adekwatnych środków zaradczych.

5. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach kontroli, audytu wewnętrznego oraz koordynacji załatwiania petycji, skarg i wniosków przygotowuje informacje w zakresie określonym w ust. 3 pkt 4-6 w terminie 2 tygodni od uruchomienia procesu przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach koordynacji kontroli zarządczej.

§  6. 

1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, na podstawie źródeł wymienionych w § 5 ust. 3, przygotowuje projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni oraz harmonogramu wdrożenia ewentualnych działań usprawniających wskazanych w projekcie oświadczenia.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przekazuje projekt oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, Komitetowi Audytu w celu zaopiniowania.

3. Komitet Audytu przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach koordynacji kontroli zarządczej opinię na temat projektu oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, w terminie 2 tygodni od ich otrzymania.

4. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej przedkłada projekt oświadczenia oraz harmonogramu, o których mowa w ust. 1, wraz z opinią Komitetu Audytu, dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do akceptacji; po jej uzyskaniu przekazuje je, wraz z opinią Komitetu Audytu, Ministrowi Spraw Zagranicznych w celu ich zatwierdzenia.

§  7. 

1. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej, na podstawie źródeł wymienionych w § 5 ust. 3 przygotowuje projekt planu usprawnienia kontroli zarządczej oraz przekazuje go do zatwierdzenia dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej.

2. Komórka organizacyjna właściwa w sprawach koordynacji kontroli zarządczej nadzoruje realizację planu usprawnienia kontroli zarządczej oraz sporządza sprawozdanie z jego wykonania według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, a także każdorazowo na wniosek dyrektora generalnego służby zagranicznej.

§ 8. Traci moc zarządzenie nr 32 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 4 września 2012 r. w sprawie systemu oceny i usprawniania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2013 r. poz. 2).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej - sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1899 oraz z 2016 r. poz. 131).

² Tytuł zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.

³ § 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.

⁴ § 2 pkt 7 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.

⁵ § 3 ust. 1 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 14 z dnia 21 kwietnia 2022 r. (Dz.Urz.MSZ.2022.17) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 23 kwietnia 2022 r.

⁶ § 4 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.

⁷ § 5 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.

⁸ § 5 ust. 3 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 2 1 z dnia 8 lipca 2020 r. (Dz.Urz.MSZ.2020.34) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 lipca 2020 r.