System kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.2015.230

Akt utracił moc

Wersja od: 3 listopada 2015 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 3 listopada 2015 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

1. Zarządzenie określa zasady i tryb funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości, zwanym dalej "Ministerstwem".

2. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) wyznaczanie celów do planu działań Ministerstwa, mierników określających stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu;

2) zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie;

3) monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w szczególności sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działań i zarządzania ryzykiem;

4) kontrolę i audyt;

5) zarządzanie portfelem projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) politykę antykorupcyjną;

8) zarządzanie finansami;

9) zarządzanie zasobami ludzkimi, w tym zarządzanie przez kompetencje;

10) dokonywanie oceny systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie;

11) zapewnianie członkom kierownictwa Ministerstwa i Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, w szczególności sporządzanie raportów i przeprowadzanie przeglądu systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

3. Elementy systemu kontroli zarządczej, określone w ust. 2:

1) pkt 1-3, 10 i 11 - reguluje niniejsze zarządzenie;

2) pkt 4-9 - regulują odrębne przepisy.

§ 2. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawuje Dyrektor Generalny Ministerstwa przy pomocy właściwych komórek organizacyjnych.

§ 3. Jeżeli do sprawnej realizacji zadań określonych w zarządzeniu niezbędne jest stosowanie jednolitych form przedstawiania danych, Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego opracowuje przy współpracy z komórkami organizacyjnymi odpowiednie formularze i kwestionariusze oraz udostępnia je im, po ich zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

Rozdział  2

Planowanie działań i analiza ryzyka

§  4.

1. Plan działań Ministerstwa, obejmujący jeden rok kalendarzowy, jest opracowywany na podstawie informacji o celach do realizacji na dany rok.

2. Informację, o której mowa w ust. 1, nadzorujący członek kierownictwa Ministerstwa i Dyrektor Generalny Ministerstwa przekazuje do dnia 2 listopada każdego roku dyrektorowi właściwej komórki organizacyjnej. W informacji wskazuje się w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej, wynikające z projektu planu działalności dla działu administracji rządowej - sprawiedliwość;

2) pozostałe cele komórki organizacyjnej na dany rok, jednak nie więcej niż trzy;

3) zasoby finansowe określone dla komórki organizacyjnej na podstawie danych do projektu ustawy budżetowej;

4) zasoby kadrowe, którymi dysponować będzie komórka organizacyjna w danym roku.

3. Przygotowując informację, o której mowa w ust. 1, bierze się pod uwagę:

1) kierunki i cele działalności działu administracji rządowej - sprawiedliwość;

2) informację o przypadających Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej;

3) czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów;

4) propozycje celów, o których mowa w ust. 2 pkt 2, przedstawione przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

§ 5. Plan działań Ministerstwa określa w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej na dany rok, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 1 i 2;

2) mierniki stopnia realizacji celów;

3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;

4) zadania służące realizacji każdego z celów;

5) informację o dodatkowym zapotrzebowaniu finansowym i kadrowym, niezbędnym do realizacji celów komórki organizacyjnej i nieznajdującym pokrycia w zasobach, o których mowa w § 4 ust. 2 pkt 3 i 4;

6) najważniejsze czynniki mogące zagrażać osiągnięciu celów.

§  6.

1. Na podstawie informacji, o której mowa w § 4 ust. 1, komórki organizacyjne, w porozumieniu z nadzorującymi je członkami kierownictwa Ministerstwa i Dyrektorem Generalnym Ministerstwa, przygotowują w zakresie swojej właściwości propozycje planów działań.

2. Do propozycji planu działań komórka organizacyjna dołącza zestawienie najważniejszych rezultatów swojej pracy w danym roku. Tworząc zestawienie komórka organizacyjna korzysta z katalogu rezultatów opracowanego przez Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Zestawienie załącza się do planu działań Ministerstwa.

3. Propozycje planów działań i zestawienie, o którym mowa w ust. 2, komórki organizacyjne przekazują do dnia 15 listopada każdego roku do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego do zaopiniowania.

§  7.

1. Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego sporządza opinię o propozycjach planów działań oraz o zestawieniu, o których mowa w § 6 ust. 1 i 2, a następnie przekazuje ją komórce organizacyjnej.

2. Propozycje planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1, są przekazywane przez komórki organizacyjne nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa lub Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia.

3. Zatwierdzone przez nadzorującego członka kierownictwa Ministerstwa lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa propozycje planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1, przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§  8.

1. Na podstawie zatwierdzonych propozycji planów działań Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego opracowuje projekt planu działań Ministerstwa i do dnia 15 grudnia każdego roku przedkłada go Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do akceptacji.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa akceptuje projekt planu działań Ministerstwa i do dnia 20 grudnia każdego roku przedkłada go Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia.

3. Minister Sprawiedliwości zatwierdza projekt planu działań Ministerstwa do dnia 31 grudnia każdego roku.

§ 9. W przypadku niezaakceptowania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub niezatwierdzenia przez Ministra Sprawiedliwości projektu planu działań Ministerstwa, a także w przypadku istnienia różnic w zatwierdzonym planie działalności dla działu administracji rządowej - sprawiedliwość w stosunku do projektu tego planu, propozycje planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1, zwraca się właściwej komórce organizacyjnej w celu wprowadzenia odpowiednich zmian. Przepisy § 7 i 8 stosuje się odpowiednio.

§  10.

1. Komórki organizacyjne przeprowadzają analizę ryzyka w zakresie celów i zadań określonych w propozycjach planów działań, o których mowa w § 6 ust. 1. Wyniki analizy ryzyka są przekazywane do zaopiniowania przez Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego do dnia 15 listopada każdego roku.

2. Poza analizą ryzyka, o której mowa w ust. 1, komórki organizacyjne identyfikują czynniki mogące zagrażać realizacji pozostałych zadań wskazanych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa i przeprowadzają analizę w zakresie ryzyka korupcyjnego, bezpieczeństwa informacji i systemów informatycznych oraz innych ryzyk uznanych za szczególnie istotne. Wyniki analizy przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego do dnia 15 grudnia każdego roku.

3. Komórki organizacyjne na bieżąco monitorują kompletność i aktualizują wyniki analizy ryzyka, o której mowa w ust. 1 i 2. Zaktualizowane wyniki analizy ryzyka są przekazywane do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§ 11. Komórki organizacyjne do dnia 31 marca każdego roku sporządzają i przekazują do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego aktualizację wartości mierników określonych w planie działań Ministerstwa.

§  12.

1. W terminie 21 dni od dnia wprowadzenia zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej, które rodzą potrzebę zmiany planu działań Ministerstwa, komórka organizacyjna przekazuje propozycję jego aktualizacji do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Przepisy § 7 stosuje się odpowiednio.

2. W uzasadnionych przypadkach można dokonać zmiany informacji o celach do realizacji na dany rok, o której mowa w § 4 ust. 1. Przepisy § 4, 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  3

Monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i zapewnianie informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  13.

1. W terminie 14 dni od zakończenia każdego kwartału komórki organizacyjne sporządzają i przekazują do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego:

1) kwartalne sprawozdania z realizacji planu działań Ministerstwa;

2) kwartalną informację o najważniejszych rezultatach pracy, o których mowa w § 6 ust. 2;

3) kwartalne sprawozdanie z podjętych działań służących zapobieganiu, ograniczeniu lub wyeliminowaniu ryzyka, zidentyfikowanego w trybie wskazanym w § 10 ust. 1 i 2.

2. Sprawozdania i informacja, o których mowa w ust. 1, za IV kwartał są sporządzane do dnia 21 stycznia każdego roku.

§ 14. Monitorowania elementów systemu kontroli zarządczej, określonych w § 1 ust. 2 pkt 5-9 dokonują właściwe komórki organizacyjne, o wynikach powiadamiając Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

§ 15. Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego zapewnia członkom kierownictwa Ministerstwa, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i dyrektorom komórek organizacyjnych cykliczne informacje o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, które uwzględniają dane finansowe, kadrowe i dotyczące stanu realizacji zadań w Ministerstwie.

§ 16. Do dnia 31 marca każdego roku Dyrektor Generalny Ministerstwa przeprowadza przegląd funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie za rok ubiegły.

Rozdział  4

Ocena kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  17.

1. Funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie podlega ocenie co najmniej raz w roku.

2. Podczas oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie uwzględnia się w szczególności:

1) wyniki monitoringu realizacji celów i zadań;

2) wyniki analizy ryzyka;

3) wyniki samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów.

§  18.

1. Samooceny systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok w Ministerstwie dokonuje się do dnia 15 marca każdego roku. Proces przeprowadzania samooceny oraz przygotowania i opracowania jej wyników koordynuje komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

2. Wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie udostępnia się członkom kierownictwa Ministerstwa, Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i pracownikom Ministerstwa.

§  19.

1. Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

2. Zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa oświadczenie przekazywane jest do dnia 31 marca każdego roku Departamentowi Strategii i Funduszy Europejskich, który uwzględnia je przy sporządzaniu projektu oświadczenia Ministra Sprawiedliwości o stanie kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawiedliwość za poprzedni rok.

3. Do dnia 21 lipca i 21 stycznia każdego roku komórki organizacyjne zobowiązane do podjęcia działań w zakresie zastrzeżeń, wskazanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2, sporządzają i przesyłają do Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego informacje o zadaniach zrealizowanych w tym zakresie w danym półroczu.

4. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 3, Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa stanowisko o działaniach podejmowanych w danym półroczu wraz z rekomendacjami. Komórki organizacyjne zobowiązane do podjęcia działań w zakresie zastrzeżeń, wskazanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2, mogą odnieść się do przedstawionych rekomendacji.

Rozdział  5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 20. Sporządzanie sprawozdań z planu pracy i analizy ryzyka Ministerstwa za 2015 r. odbywa się na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 21. Traci moc zarządzenie nr 63/14/BOF Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2014 r. w sprawie kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. poz. 61).

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.