Dz.Urz.MF.2018.74

| Akt obowiązujący
Wersja od: 5 lipca 2018 r.

ZARZĄDZENIE
MINISTRA FINANSÓW 1
z dnia 5 lipca 2018 r.
w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 1000) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  Zarządzenie określa zasady i tryb funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.
§  2.  Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:
1) Dyrektor Generalny - Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów;
2) informacja o celach - dokument zawierający informację o celach komórki organizacyjnej, wyznaczonych do realizacji na dany rok;
3) kierownictwo - Kierownictwo Ministerstwa;
4) Komitet Audytu - Komitet Audytu dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe;
5) komórka organizacyjna - biuro, departament i Samodzielne Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie;
6) kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
7) Ministerstwo - Ministerstwo Finansów;
8) plan działalności Ministerstwa - plan działalności Ministerstwa Finansów na dany rok kalendarzowy.
§  3. 
1.  System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:
1) wyznaczanie celów do planu działalności Ministerstwa, mierników określających stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu;
2) zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie;
3) monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w szczególności sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działalności Ministerstwa;
4) kontrolę i audyt;
5) zarządzanie portfelem programów i projektów;
6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;
7) politykę antykorupcyjną;
8) zarządzanie ciągłością działania;
9) zarządzanie finansami;
10) zarządzanie zasobami ludzkimi;
11) dokonywanie oceny systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie;
12) zapewnianie członkom kierownictwa informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie.
2.  Elementy systemu kontroli zarządczej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 4-10, regulują odrębne przepisy.
§  4. 
1.  Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawuje Dyrektor Generalny przy pomocy komórek organizacyjnych, w porozumieniu z Szefem Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie komórek organizacyjnych będących jednostkami organizacyjnymi Krajowej Administracji Skarbowej.
2.  W przypadku komórek organizacyjnych będących jednostkami organizacyjnymi Krajowej Administracji Skarbowej, gdy wymagana jest akceptacja lub zatwierdzenie nadzorującego członka kierownictwa, wymagana jest również akceptacja lub zatwierdzenie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
§  5.  Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie udostępnia formularze i kwestionariusze w celu realizacji zadań określonych w zarządzeniu.

Rozdział  2

Planowanie działalności i zarządzanie ryzykiem

§  6. 
1.  Dyrektor Generalny przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej propozycję celów wyznaczonych do realizacji na dany rok, w terminie do dnia 5 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt planu. W propozycji celów wskazuje się w szczególności:
1) cele komórki organizacyjnej, wynikające z projektu planu działalności dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe;
2) inne cele komórki organizacyjnej na dany rok, jednak nie więcej niż trzy.
2.  Sporządzając propozycję celów Dyrektor Generalny uwzględnia:
1) kierunki i cele dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe;
2) informację o przyznanych Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej;
3) zasoby kadrowe, którymi dysponować będzie komórka organizacyjna w danym roku;
4) propozycje celów przedstawione przez dyrektorów komórek organizacyjnych.
§  7. 
1.  Na podstawie propozycji celów wyznaczonych do realizacji na dany rok dyrektorzy komórek organizacyjnych, w porozumieniu z nadzorującymi członkami kierownictwa, przygotowują i przekazują do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie do uzgodnienia w terminie do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt, w zakresie swojej właściwości informacje o celach, zawierające:
1) cele komórek organizacyjnych na dany rok;
2) mierniki stopnia realizacji celów;
3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;
4) zadania i projekty służące realizacji każdego z celów;
5) najważniejsze ryzyka mające wpływ na osiąganie celów oraz realizację zadań i projektów.
2.  Uzgodnione z komórką właściwą do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informacje o celach, o których mowa w ust. 1, są zatwierdzane przez dyrektorów komórek organizacyjnych i przekazywane do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa, a następnie za pośrednictwem komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu.
§  8. 
1.  Plan działalności Ministerstwa stanowią elementy informacji o celach, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 1-4.
2.  W przypadku gdy informacje o celach nie zostaną zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego do końca roku poprzedzającego rok, którego dotyczą, dyrektorzy komórek organizacyjnych zobowiązani są do realizacji informacji o celach uzgodnionych na etapie, o którym mowa § 7 ust. 2.
§  9.  Komórki organizacyjne zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów, zadań i projektów określonych w planie działalności Ministerstwa.
§  10. 
1.  W przypadku konieczności zmiany planu działalności Ministerstwa:
1) polegającej na aktualizacji wartości mierników określonych w planie działalności Ministerstwa - dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie aktualizację wartości mierników wraz z uzasadnieniem, w terminie do dnia 1 marca;
2) wynikającej z reorganizacji w Ministerstwie, ze zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej - dyrektor komórki organizacyjnej, której zmiany dotyczą, sporządza i przekazuje do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie propozycję aktualizacji planu działalności Ministerstwa wraz z uzasadnieniem, w terminie 30 dni od dnia wprowadzenia tych zmian.
2.  Przepisy § 7 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  3

Monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i zapewnianie informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  11.  Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają i przekazują do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawozdania z realizacji planu działalności Ministerstwa, za okres od 1 stycznia danego roku do końca danego kwartału, w terminie 14 dni od zakończenia każdego kwartału.
§  12.  Monitorowania elementów systemu kontroli zarządczej, określonych w § 3 ust. 1 pkt 4-10 dokonują właściwe komórki organizacyjne, które na wniosek komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie udzielają informacji o wynikach monitorowania.
§  13.  Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie zapewnia członkom kierownictwa cykliczne informacje o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, w tym dotyczące stanu realizacji zadań w Ministerstwie, nie rzadziej niż raz na kwartał.

Rozdział  4

Sprawozdawczość, ocena kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  14.  Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają sprawozdanie z realizacji planu działalności Ministerstwa oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w zakresie właściwej komórki organizacyjnej, i przekazują do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie i nadzorującemu członkowi kierownictwa, w terminie do dnia 5 lutego.
§  15. 
1.  Komórka właściwa do spraw prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok, uwzględniając wyniki przeprowadzonych audytów, i przekazuje jej wyniki Dyrektorowi Generalnemu oraz komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie, w terminie do dnia 15 lutego.
2.  Komórka właściwa do spraw prowadzenia kontroli wewnętrznej w Ministerstwie przekazuje komórce właściwej do spraw prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie oraz komórce właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie w terminie do 15 lutego informację dotyczącą:
1) wyników kontroli prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa;
2) wyników kontroli prowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne;
3) stanu realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych przez komórki organizacyjne Ministerstwa.
3.  Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje członkom kierownictwa i komórce właściwej do spraw prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie wyniki samooceny systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok, w terminie do dnia 15 lutego.
§  16.  Komórka właściwa do spraw prowadzenia audytu wewnętrznego w Ministerstwie przekazuje niezwłocznie Komitetowi Audytu dokumenty, o których mowa w § 15.
§  17. 
1.  Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przedstawia Dyrektorowi Generalnemu do zatwierdzenia.
2.  Dyrektor Generalny zatwierdza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie w terminie do dnia 15 marca.
3.  Komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przekazuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, komórkom organizacyjnym, których zakres działalności dotyczy zastrzeżeń wskazanych w oświadczeniu.
4.  Do dnia 21 lipca i 21 stycznia komórki organizacyjne sporządzają i przesyłają do komórki właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie informacje o działaniach podjętych w danym półroczu, w zakresie zastrzeżeń wskazanych w oświadczeniu o którym mowa w ust. 3.
5.  Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 4, komórka właściwa do spraw koordynacji kontroli zarządczej w Ministerstwie przygotowuje stanowisko o działaniach podejmowanych w danym półroczu wraz z rekomendacjami i przedstawia je Dyrektorowi Generalnemu.

Rozdział  5

Przepisy końcowe

§  18.  Traci moc zarządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 8 czerwca 2017 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Roz. i Fin. poz. 116).
§  19.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
1 Minister Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 92).